TESIS INSTRUCTIVO ARCHIVO DEL PERSONAL DOCENTE DE LA FACULTAD DE

INGENIERA DE LA U.N.S.J.P.

AGRADECIMIENTOS
A quienes me animaron a iniciar esta carrera de pre-grado, y contribuyeron a realizar
mis estudios.

INTRODUCCIN
Los archivos son concebidos como centros de administracin e informacin,
convirtindose as en fuentes de investigacin histrica.
Por su propia naturaleza y la funcin social que cumplen, contribuyen al funcionamiento
de la administracin y de desarrollo institucional.
En la Repblica Argentina el problema de los archivos es una constante que podemos
observar tanto en el sector pblico como el privado. La falta de polticas archivsticas se
hace sentir en todas las administraciones ,y la facultad de ingeniera de la U.N.P.S.J.B.
no escapa ni es ajeno a esta problemtica.
El archivo de una facultad es el responsable de la custodia y administracin del
patrimonio documental, constituido por el conjunto de documentos producidos,
recibidos o reunidos por los rganos en el ejercicio de sus funciones.
Es pertinente entonces, establecer criterios y normas con relacin a la organizacin de
los archivos universitarios, orientados a mejorar la gestin administrativa que garantice
el acceso a la informacin y que promueva la conservacin del acervo documental para
que se constituya al servicio de la comunidad.
Esto contribuir a la eficacia administrativa de la facultad, que se ver plasmada en un
mejor servicio para atender las necesidades docentes. Proporcionar economa de
ahorro en tiempo, dinero y espacio al optimizar y agilizar la tramitacin, ejecucin, y
disposicin de los expedientes y documentos gestionados por los interesados.

CAPTULO I: CONTEXTO
El uso que se hace de los documentos obrantes en el archivo docente de la facultad
obedece

ms que a nada a las necesidades de testimoniar o justificar actos y/o

concluir un trmite administrativo. El personal a cargo del archivo da respuesta a estos

pedidos actuando simplemente de intermediario entre el archivo central y el de gestin.
El objetivo general planteado sobre este trabajo, reside en promover la implementacin
de un sistema de gestin de documentos para el archivo docente de la Facultad de
Ingeniera de la U.N.P.S.J.B. que contemple el ciclo de vida de los documentos desde
la produccin de los mismos hasta su conservacin definitiva o eliminacin.
Es la facultad la que debe velar por la disposicin de su propio archivo, para satisfacer
las necesidades de sus usuarios internos, pero con vistas al inters general.

CAPTULO II- MARCO TERICO

Las fuentes de informacin utilizadas han facilitado los datos necesarios, mediante el
anlisis bibliogrfico y documental bsico para darle sustento terico y metodolgico a
la realizacin y puesta en funcionamiento del archivo docente.
Ray Edmondson en las Directrices para la Salvaguarda del Patrimonio Documental
seala: La memoria del Mundo abarca el patrimonio documental de la humanidad. Un
documento es aquello que registra, algo con un propsito intelectual deliberado.
Aunque el concepto de documento es universal, se reconoce que algunas culturas son
ms documentales que otras.
La base de esta propuesta es el archivo, el mismo est conformado por su fondo
documental. Se entiende que est conformado por todos los documentos producidos,
conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones.
Por esta razn se hace necesaria una planificacin para lograr la perdurabilidad de los
mismos, un sistema de archivos junto con un programa de gestin de documentos que
contribuya a que se concrete.
El archivo docente universitario se vuelve importante, cuando a travs de su gestin
colabora con el resto de la institucin en la resolucin de problemas como archivo de
gestin, cumpliendo as con los objetivos propios de la universidad que son docencia,
extensin e investigacin.
Antonia Heredia, en su Manual Archivstica general, teora y prctica, al graficar su
concepto de archivo como la suma de tres elementos: documentos + organizacin +
servicio.
Documento de archivo, est definido como : testimonio material de un hecho o acto
realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fsicas y jurdicas, pblicas o
privadas, de acuerdo a una caracterstica de tipo material y formal.
El objetivo del proceso archivstico es recoger, organizar, describir, conservar, y servir
los documentos de archivo La necesidad de organizar un archivo reside en que es
necesario establecer una estructura lgica al fondo documental, que refleje la
naturaleza de la institucin y que adems brinde la ubicacin estructural o jerrquica
dentro del fondo, lo que permitir la ubicacin de los documentos de modo que los
usuarios puedan acceder a la informacin contenida en los mismos.

La organizacin es el conjunto de tcnicas y procedimientos archivsticos encaminados

a dotar de un orden lgico a un fondo, basado en los principios de procedencia y ciclo
de vida del documento de acuerdo con la disposicin orgnica y/o funcional de la
institucin productora de documentos. La organizacin consiste en reconstruir el
proceso natural por el cual los documentos han sido creados, involucra dos facetas,
una intelectual que es la clasificacin y otra mecnica que es la ordenacin.
Ambas operaciones son diferentes e importantes para la conservacin y servicio de los
fondos del archivo.
Se entiende por ciclo de vida de los documentos, las etapas que ste atraviesa desde
su existencia como producto del proceso de gestin y administracin determinada por
sus valores y usos. A cada etapa le corresponde un tratamiento especializado y se
conserva en un espacio especfico.
A traves de las etapas de su ciclo de vida, el fondo documental de una institucin se
estructura en archivo de gestin, intermedio e histrico, por lo que deben pautarse
diferentes regulaciones para su organizacin, conservacin y tratamiento.
Siendo la ordenacin una operacin de carcter mecnico, sta se aplica a cada serie
documental, tratndose del orden fsico que se le dan dentro de un fondo o seccin de
archivo relacionados entre s por su asunto o tipologa.
Lo primero que se debe hacer es decidir que criterio se usar para la ordenacin de
acuerdo con las propiedades del documento. Una vez elegida la ordenacin se la debe
respetar en toda la serie. Podr ser cronolgica (cuando se usan fechas), alfabtica (si
se usa el abecedario), topogrfica (si se trata de lugares), numrica (si se usan
nmeros) o por asuntos.

CAPTULO III- ESTRATEGIAS PARA IMPLEMENTAR LA PROPUESTA

ANLISIS DE LA EXPERIENCIA

CONCLUSIONES
Despus de haber realizado el trabajo de campo y confeccionado el instructivo, he
arribado a las siguientes conclusiones:
-

Que se hace necesario llevar adelante un relevamiento completo de todos los

documentos que el personal docente gestiona, y conserva.

Que la aplicacin de un Sistema de Gestin Documental

es viable, ya que

existen factores positivos para que se realice su implementacin como lo

demuestra: el equipo de recursos humanos que trabaja colaborativamente, la
disposicin de instalaciones e infraestructura adecuadas, el aporte y
conocimiento del personal.
-

Que sera positivo aplicar un Sistema de Gestin Documental por el aumento del
volumen de documentos que se viene observando en las ltimas dcadas, de
esta manera se lograra normalizar los procesos y mejorar la calidad y eficacia
en la organizacin y acceso a los documentos.

Que sera beneficiosa la creacin de instrumentos de descripcin archivstica

como el inventario, el cuadro de clasificacin, ya que a futuro permitira acceder
a ellos.

Que es oportuno presentar el proyecto de instructivo por los beneficios que

traera en la organizacin general del archivo.

Que se hace imperiosa la creacin del Archivo del personal docente para
conservacin de documentos que formarn parte del patrimonio documental de
la universidad.

Que se debe planificar un programa de organizacin, conservacin, descripcin,

valoracin, seleccin de documentos.

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