PNTE APPS: HERRAMIENTAS DE GOOGLE PARA DOCENTES

INTRODUCCIN
A comienzos del curso 2012-13 el Departamento de Educacin del Gobierno de Navarra
puso en marcha el proyecto PNTE Apps con el que se pone a disposicin de la
comunidad educativa de los centros pblicos no universitarios dependientes de Educacin
un conjunto de varias aplicaciones de comunicacin y colaboracin con un gran inters y
potencialidad para las actividades didcticas. (Se puede obtener ms informacin sobre
este proyecto en esta web: http://pnteapps.educacion.navarra.es/ )
El objetivo de este curso es ensear a utilizar las herramientas ms importantes de PNTE
Apps: el correo electrnico, el calendario-dietario Calendar y la suite ofimtica a la que
puedes acceder desde Drive, una potente herramienta de almacenamiento en la nube.
Tambin vamos a presentar algunas herramientas que pueden ser de mucha utilidad en
nuestro trabajo diario: Google Maps, Grupos Google, Picassa, Google Sites, Google Talk y
Google Books. Todas estas herramientas son gratuitas, fciles de usar y aprovechan toda
la potencia de la tecnologa desarrollada por Google.
Especialmente vamos a profundizar en el servicio de correo, la agenda dietario Calendar y
en Google Drive que incluye un grupo de aplicaciones que nos permiten disponer de
una completa suite ofimtica en cualquier sitio en el que nos encontremos y de los
documentos que hayamos guardado en la plataforma de Google. Las ventajas que
ofrecen las aplicaciones de PNTE Apps frente al software tradicional son principalmente
estas cuatro:

Son servicios que tenemos a nuestra disposicin en todo momento en el que

dispongamos de acceso a internet con cualquier navegador web.
Permiten el trabajo de varias personas en el mismo documento, es decir, son
herramientas colaborativas
No hay que instalar ni mantener nada en el ordenador (Aunque el trabajo se facilita
mucho instalando una pequea aplicacin).
Son accesibles a travs de dispositivos mviles.

Como te deca, para acceder a todos estos servicios web solamente hace falta el
navegador, una conexin a Internet y recordar el usuario y contrasea de la cuenta que te
han facilitado en el PNTE.

EL SERVICIO DE CORREO ELECTRNICO EN PNTE APPS

El servicio de correo electrnico incluido en PNTE Apps es el servicio de correo ofrecido
habitualmente por la compaa Google, conocido como GMail y
personalizado para el Departamento de Educacin del Gobierno
de Navarra. Este servicio

puede ser utilizado desde el

navegador de internet y en clientes de correo como Thunderbird,

Outlook Express o Apple Mail. Tambin es accesible desde
telfonos mviles.
Las principales caractersticas de este servicio de correo son:
Ofrece una gran capacidad de almacenamiento (30 Gb)
Sistema de etiquetas en sustitucin de las carpetas tradicionales.
Excelente filtro anti-spam.
Disponible para telfonos mviles.
Soportado por la mayora de los navegadores.

Al servicio de correo de PNTE Apps se puede acceder de varias maneras: bien desde la
pgina del correo Gmail (http://mail.google.com ) introduciendo el usuario completo de la
cuenta de correo del PNTE (usuario@educacion.navarra.es ), bien desde la pgina
principal del buscador Google haciendo clic en el enlace GMail (que lleva a la misma
pgina de antes). Tambin se puede acceder desde la pgina de acceso a las cuentas de
Google

(https://accounts.google.com/),

desde

la

direccin

URL

http://mail.educacion.navarra.es que te llevar a la pgina anterior, e identificndote en la

pgina que aparece a continuacin.

En

el

campo

electrnico

correo

debers

de

introducir tu direccin de
correo electrnico completa
(por

ejemplo

Javier@educacion.navarra.
es) y la contrasea que te
hayan

facilitado

en

el

PNTE. Debajo de estos

dos campos se encuentra un control (no cerrar sesin) que aparece marcado por defecto,
que puedes dejar as si accedes desde tu propio ordenador y no deseas cerrar la sesin
cuando cierres el navegador. Al pulsar el botn Iniciar sesin y si los datos introducidos
son los correctos, aparecer una nueva ventana con la bandeja de entrada del programa
de correo.
Si marcas el cuadro No cerrar sesin, la prxima vez que intentes acceder a tu cuenta
de correo, irs directamente a ella.
Ni que decir tiene, que esta opcin es recomendable desactivarla cuando ests en un
ordenador de uso compartido o pblico.
Si ya estabas identificado en cualquier otra de las aplicaciones de PNTE Apps bastar
con hacer clic en el enlace Correo que se encuentra incluido en el men desplegable que
se esconde tras estos iconos que aparecen en la pgina principal de Google, junto a tu
nombre de usuario o en la parte superior de cualquier aplicacin incluida en PNTE Apps.

Cuando se hace clic sobre ellos aparece este men

desplegable (puede cambiar en funcin de las aplicaciones
que se puedan haber aadido)

TU CUENTA DE CORREO
Si ya has utilizado una cuenta de correo de GMail, el aspecto del servicio de correo de
PNTE Apps te va a resultar muy familiar.

En la parte superior, junto al logotipo del PNTE, una caja de bsqueda te va a permitir
buscar y encontrar rpidamente un mensaje de correo determinado. Junto a esta caja, se
encuentra el icono que esconde el men desplegable de las aplicaciones de Google y tu
direccin de correo electrnico y junto a ella una flecha hacia abajo. Pulsando sobre ella
aparecen varias opciones.

Desde el enlace Cuenta se pueden modificar algunos de los parmetros de la cuenta,

como cambiar la contrasea, conectar o desconectar otras cuentas de correo, ver la
actividad de la cuenta o ver las aplicaciones a las que tienes acceso con esa cuenta.
Al hacer clic en ese enlace aparece una nueva ventana con esas opciones.

Pulsar en las pestaas de la parte superior permite cambiar la informacin personal

asociada a la cuenta en la pestaa Informacin personal, cambiar la contrasea, ver la
actividad reciente de la cuenta y las aplicaciones asociadas a esa cuenta en la pestaa
Seguridad, en Idioma se modificar el idioma predeterminado,

en Herramientas de

datos se puede ver la capacidad de almacenamiento de la que dispone la cuenta y el

espacio utilizado, en Historial de la cuenta se pueden habilitar distintas opciones como el
acceso al historial de bsquedas en Google o en YouTube as como recuperar algunos de
los videos que hayas visto recientemente. Finalmente, la pestaa ayuda lleva
directamente al centro de ayuda de Google.
Con los botones de la parte inferior de este desplegable podrs aadir otra cuenta o

cerrar la sesin en el servicio de correo. El cierre de la sesin es muy importante si has

accedido al servicio de correo desde un ordenador de acceso pblico y no quieres que
nadie ms pueda acceder a tu servicio de correo. Tambin tendrs que cerrar la sesin si
quieres acceder a otra cuenta de correo.
.

Un poco ms abajo se encuentra la barra de herramientas de mensajes. Si no hay ningn

mensaje seleccionado se muestra como se ve en la imagen superior. Si seleccionas algn
mensaje la podrs ampliada con todos los iconos de las acciones que se pueden utilizar
con cada mensaje.

Junto a la palabra Correo hay una flecha hacia abajo. Desplegndola puedes acceder a
tus Contactos, o a la opcin Tareas, una sencilla herramienta con la que puedes incluir
algn recordatorio o tarea pendiente.
Pasando el ratn por encima de los iconos tienes una ayuda rpida en forma de nota
emergente sobre las acciones que se pueden realizar con cada uno de ellos.
Estos iconos representan acciones que te ayudarn a administrar tu cuenta de correo.
Desde aqu puedes archivar mensajes de correo, marcar los mensajes de correo no
deseado como spam, eliminar un mensaje que no te interesa, moverlo a alguna etiqueta
que le corresponda o bien crear las etiquetas que necesites para organizar los mensajes.
El ltimo de los iconos con la palabra Ms y una flecha hacia abajo contiene otras
opciones que no son muy utilizadas (marcar como ledo o no ledo, marcar como
importante, aadir a tareas, etc.) En el extremo derecho de esta barra puedes avanzar o
retroceder por la secuencia de mensajes y en el icono con forma de rueda estrellada
puedes acceder a las diversas vistas del servicio y a su configuracin.
Todo esto lo veremos un poco ms adelante.
ETIQUETAS
A la izquierda de la pantalla aparece una columna lateral con dos zonas
bien definidas.
Debajo del botn REDACTAR, aparecen una serie de enlaces (Recibidos,
destacados, Importante, etc.) que los creadores de este servicio de correo

denominan Etiquetas. Tienen la misma funcin que las carpetas del sistema operativo y
nos ayudarn a mantener organizados y asequibles nuestros mensajes de correo.
En la parte inferior se encuentra la herramienta de Chat. Bajo ella aparecer una lista con
tus contactos de correo y con un cdigo de colores podrs ver su estado. Si un contacto
aparece con un crculo en color verde quiere decir que est disponible y haciendo clic
sobre su nombre podrs iniciar una conversacin, bien con mensajes escritos, bien con
mensajes de audio o con videoconferencia, en funcin de los accesorios que tenga el
equipo.
Como en la mayora de los programas de correo, los mensajes no ledos aparecen en
negrita. Haciendo clic sobre el mensaje se abre en la misma ventana y lo puedes leer.
Para volver a la bandeja de entrada solamente tienes que hacer clic sobre el enlace
Recibidos del men que hay en la barra lateral a la izquierda de la ventana.
Desde el botn Redactar, que se encuentra en la columna de la izquierda, podrs crear
un mensaje nuevo.

Debajo de ese botn puedes ver resaltada la etiqueta Recibidos, es decir la bandeja de
entrada de la herramienta de correo.
Ms abajo hay otras etiquetas que se utilizan para clasificar los mensajes de correo.
Teniendo en cuenta que este servicio de correo ofrece una gran
capacidad de almacenamiento, la tendencia va a ser la de no
borrar nada. De modo que cuando tengas muchos mensajes de
correo y quieras buscar algn mensaje en concreto debers de
pensar en alguna manera de organizar los mensajes.
En este punto entran en juego las etiquetas. Las etiquetas
funcionan igual que las carpetas del sistema operativo o las
tradicionales carpetas de cartn que se usan en las oficinas.
Por defecto, el sistema tiene creadas una serie de etiquetas
(Importante, Enviados, Borradores, etc.) pero t puedes crear
todas las etiquetas que te interese. Para crear una etiqueta nueva
coloca el cursor cerca de la lista de etiquetas existentes en la
columna de la izquierda y haz clic sobre el enlace Ms. Se
desplegarn todas las etiquetas y en la parte inferior aparecen
dos enlaces muy interesantes, el de ms abajo es Crear etiqueta
nueva.

Haz clic sobre l y aparece la ventana de crear etiqueta.

En la caja de texto de la parte superior tienes que escribir el nombre

de la etiqueta que vas a crear. La casilla de verificacin que hay un
poco ms abajo te permite anidar esa etiqueta dentro de otra. Es
como si colocaras una carpeta dentro de otra. Por ejemplo, ests
organizando un viaje y quieres tener todos los mensajes relacionados
con ese viaje agrupados en un solo sitio para poder consultarlos
cuando lo necesites. En ese caso tendrs que crear una etiqueta con
el nombre Viaje. Pero adems quieres tener una etiqueta para
guardar todo lo relacionado con los pagos de ese viaje. Como las dos
cosas estn relacionadas, lo mejor es crear una nueva etiqueta
anidada en la etiqueta Viaje, que puedes llamar Facturas. As, dentro
de la etiqueta Viaje encontrars la etiqueta Facturas, en la que encontrars todo lo
relacionado con los pagos del viaje.
Si colocas el cursor junto a una etiqueta ya creada vers que aparece una flecha hacia
abajo. Al hacer clic sobre ella aparece esta otra ventana.
Aqu puedes elegir un color para la etiqueta, puedes cambiar algunos parmetros e
incluso puedes modificar la etiqueta, eliminarla o aadir una etiqueta anidada en la
etiqueta en la que has posado el cursor.
Esto te abre una amplia gama de posibilidades de organizacin y personalizacin de los
mensajes.
Cada vez que hagas clic en el nombre de una etiqueta, en la ventana de correo te
aparecern todos los mensajes a los que hayas asignado esa etiqueta.
Una posibilidad rpida de destacar mensajes es la estrella que aparece junto al nombre
del remitente del mensaje y el icono en forma de carpeta. Los mensajes marcados con la
estrella van a la etiqueta Destacados y los marcados con el icono de la carpeta van a la
etiqueta Importante, dos etiquetas que el servicio trae activas por defecto.

Cuando haces clic en el botn Archivar de la

barra superior con un mensaje

seleccionado, el mensaje desaparece de la etiqueta Recibidos y pasa a la Etiqueta

Todos.
La etiqueta Todos no se muestra por defecto, por lo que cuando quieras ver el contenido
de esa carpeta tendrs que hacer clic en la etiqueta Ms que aparece al final de la lista.
Al hacer clic en esa etiqueta se muestran todas las etiquetas que no se muestran.
Si crees que necesitas que alguna de esas etiquetas se muestre permanentemente en la
parte de arriba, basta con que la arrastres hasta el sitio deseado.

REGLAS DE MENSAJE
Junto a las etiquetas, las reglas de mensaje son otra herramienta bsica para mantener
los mensajes de correo bien organizados.
Mediante las reglas de mensajes puedes hacer que determinados mensajes que cumplan
unas condiciones concretas se etiqueten automticamente.
Para crear una regla de mensaje tienes que seleccionar un mensaje de la etiqueta
Recibidos y hacer clic en el icono Ms de la barra de herramientas de mensajes.

En el men desplegable tienes que seleccionar la opcin Filtrar mensajes similares.

Aparece esta ventana:

En ella puedes insertar varios criterios de bsqueda de mensaje. Por defecto aparecer
completo el campo del remitente del mensaje. Pero podemos aadir todas las condiciones
que deseemos.
Seguidamente tienes que pulsar el enlace Crear un filtro con estos criterios, que se
encuentra en la parte inferior de esa pantalla.

En la nueva ventana que aparece puedes seleccionar las decisiones que quieres que el
servicio de correo tome en relacin con las condiciones que has introducido en la ventana
anterior. Es decir, puedes etiquetar todos los mensajes con una etiqueta que puedes
seleccionar del desplegable Elige una etiqueta (que muestra todas las etiquetas que
tienes creadas en ese momento y un enlace para crear nuevas etiquetas) o bien puedes
borrar, archivar, marcar como importante, etc. Incluso puedes, haciendo clic en la casilla
de verificacin de la parte inferior, aplicar esos criterios a todos los mensajes que tienes
en la etiqueta de Recibidos y que coinciden con los criterios de bsqueda establecidos.
Finalmente, para que el filtro quede creado debes pulsar el botn Crear filtro.
Esta accin nicamente adjudica la etiqueta que hayas decidido al mensaje. Para que no
aparezca en la etiqueta recibidos (o la bandeja de entrada) hay que seleccionar el
mensaje y pulsar en el icono de la carpeta (Mover a) (que muestra todas las etiquetas) y
seleccionar la etiqueta que corresponda.

INFORMACIN DE LA CUENTA. CONFIGURACIN

La personalizacin de la cuenta de correo se realiza a travs del icono que tiene forma de
rueda que hay bajo tu direccin de correo y despus hacer clic en Configuracin.

La pantalla de configuracin tiene varias pestaas desde las que se puede acceder a las
diferentes secciones.

En la pestaa General puedes cambiar diversos parmetros, la mayora de ellos bastante

obvios:
Las preferencias de idioma
Tamao mximo de la pgina: muestra el nmero de mensajes por pgina
Combinaciones de teclas: permiten la gestin de mensajes sin tener que usar el
ratn. Para activar o desactivar estas combinaciones de teclas haz click en
Configuracin y selecciona la opcin que desees junto a la combinacin de teclas.
Solamente funcionan con teclados estndar de 101/102 teclas y con teclados PS/2
Mi imagen: permite mostrar una imagen (fotografa o avatar) que el usuario ver
cuando se desplace con el ratn por encima de un mensaje tuyo.

Para insertar o cambiar una imagen hay que seguir los siguientes pasos:
En la seccin Mi imagen haz click en Seleccionar una imagen, Aparecer la
ventana subir una imagen
Al hacer clic en Examinar puedes desplazarte hasta el archivo que desees
utilizar, tiene que ser un archivo .jpg, .gif o .png
Haz clic en el botn Abrir

 Utiliza el ratn para mover el marco de seleccin a la parte de la imagen que te

interese. Puedes arrastrar desde la esquinas para aumentar la seleccin.
Finalmente, haz clic en aplicar los cambios.
Puedes mostrar esa imagen a todos los usuarios a los que enves correo o
solamente a aquellos que con los que puedes chatear.
Mostrar imgenes de los contactos: te permite ver o no las imgenes de tus
contactos.
Firma: te permite poner una firma al pie de todos tus mensajes. La firma puede
consistir en un fragmento de texto a modo de tarjeta de visita en el que incluyas
nmeros de telfono, direcciones de correo alternativas, departamento en el que
ests ubicado dentro de la organizacin, etc.
Indicadores de nivel personal: por defecto est desactivado pero permite mostrar
una serie de indicadores junto a los mensajes enviados a una cuenta personal o a
una lista de distribucin.
Fragmentos: si est activado se muestran fragmentos del mensaje como en la
bsqueda web de Google.
Respuesta automtica: permite enviar una respuesta automtica a los mensajes
entrantes. Si un contacto te enva varios mensajes, esa respuesta se enva una vez
cada cuatro das.
Codificacin de los mensajes salientes: esto solamente tienes que activarlo en el
caso de que tus contactos no vean bien tus mensajes. Es recomendable utilizar
UTF-8 (Unicode) para todos los mensajes salientes. Se trata de un sistema de
codificacin estndar aceptado por muchos clientes de correo electrnico.
Archivos adjuntos: permite seleccionar el modo en el que se adjuntan archivos a un
mensaje: de uno en uno o varios al mismo tiempo.
Si has realizado algn cambio tienes que hacer clic en el botn guardar cambios, para
que los cambios tengan efecto.

PESTAA CONFIGURACIN: ETIQUETAS

En esta pestaa podemos gestionar tanto las etiquetas que vienen predefinidas por
Google, como las que creemos mientras usamos el programa. Tambin se pueden crear
etiquetas desde esta pestaa.

Las etiquetas sirven para organizar la bandeja de recibidos. Su uso no afecta a los
mensajes y si eliminamos una etiqueta no se suprimen los mensajes que hayan sido
etiquetados (todos los mensajes recibidos se encuentran en la etiqueta Todos).
En la parte de arriba se muestran las etiquetas que el sistema tiene predefinidas y
haciendo clic en el enlace que aparece activo las puedes mostrar en el men lateral u
ocultarlas.
En la parte de abajo aparecen las etiquetas que t hayas creado y se gestionan del mismo
modo que las de arriba. Para modificar una etiqueta tienes que hacer clic en el enlace
Modificar que aparece a la derecha de la lnea descriptiva de la etiqueta y hacer los
cambios que necesites en la ventana que aparece.

Como es habitual, para mantener los cambios tienes que pulsar Guardar.
PESTAA CONFIGURACIN: RECIBIDOS
En la pestaa Recibidos puedes modificar algunos parmetros relacionados con el modo
como el servicio de correo trata los elementos recibidos.

En primer lugar, puedes elegir el modo como se presenta la bandeja de entrada. El modo
que el sistema tiene activo por defecto es el que llama bandeja Predeterminado que
presenta los mensajes ordenados por fecha de recepcin. Pero este modo lo puedes
cambiar aqu y presentar primero los mensajes no ledos, los marcados como importantes
o los marcados como prioritarios.
El sistema analiza el modo cmo has etiquetado los precedentes y trata de predecir cmo
vas a etiquetar los sucesivos.
En esta pestaa tambin puedes cancelar los filtros de correo que hayas creado.
PESTAA CONFIGURACIN: CUENTAS
En esta pestaa podemos cambiar nuestra informacin personal a la hora de enviar
mensajes como el nombre que aparece, recibir mensajes de otras cuentas, informacin
sobre el espacio disponible y cambiar la contrasea y la pregunta de seguridad.

Desde el primer apartado puedes cambiar la contrasea, cambiar las opciones de

recuperacin de contrasea (pregunta de seguridad, recibir contrasea por SMS, aadir
cuenta, etc.)
En el segundo apartado puedes importar tus mensajes desde otra cuenta de correo.
Seguidamente puedes cambiar las opciones de envo de correo, como cambiar el nombre
que aparece en los mensajes o seleccionar otra cuenta para enviar los mensajes.
En el tercer apartado puedes aadir otra cuenta de correo tuya para recibir los mensajes
en este servicio de correo.
Se puede cambiar el nombre de usuario?

No se puede cambiar el nombre de usuario pero existen varias formas de cambiar el

modo en el que se muestra el nombre de usuario. Los aspectos que puedes modificar en
este sentido los tienes en el segundo apartado de esta pestaa.
PESTAA CONFIGURACIN: FILTROS
En esta pestaa se muestran los filtros que hayas creado y desde ella puedes
modificarlos. Al principio se mostrar vaca de contenido, pero a medida que vayas
creando filtros o reglas de correo se ir llenando.

Los filtros permiten administrar los flujos de mensajes entrantes. Mediante un filtro puedes
etiquetar, archivar, eliminar, destacar o reenviar automticamente un mensaje, en funcin
de cualquier combinacin de palabras clave, remitente, destinatario, etc.
Desde los enlaces Editar o Suprimir puedes modificar o eliminar el filtro correspondiente.
Puedes acceder a filtros desde cualquier pgina del servicio de correo haciendo clic en el
icono Ms y seleccionando la opcin Filtrar mensajes similares, o bien desde esta
pestaa.
Una de las novedades que ofrece esta herramienta es la opcin de exportar un filtro ya
creado a otra cuenta de Gmail y su correspondiente importacin de un filtro desde otra
cuenta de Gmail.
Desde el enlace Crear un filtro nuevo se accede a la ventana de creacin de filtros (que
es la misma que aparece cuando se selecciona un mensaje y se despliega el men del
icono Ms y se selecciona la opcin Filtrar mensajes similares con la diferencia de que
en este caso todos los campos estn el blanco)

En esta ventana puedes establecer los criterios que ha de reunir el mensaje. Puedes
hacer una bsqueda de pruebas para ver que mensajes de tu bandeja de recibidos
concuerdan con el/los criterio elegido. Cuando tengas los criterios que necesites haz
Crear un filtro con estos criterios de bsqueda que te lleva al paso siguiente en el que
aparece una ventana que ya te debe resultar familiar.

En esta ventana puedes seleccionar una o varias opciones de la lista. Estas acciones se
aplicaran a los mensajes cuyos criterios de filtrado coincidan con los criterios que has
introducido en la ventana anterior en el orden en que se muestran las acciones. Por
ejemplo, puedes reenviar un mensaje determinado a una cuenta de correo y despus
suprimirlo.
Si quieres aplicar el filtro a los mensajes que ya tienes en Recibidos tienes que marcar la
casilla Aplicar a las X conversaciones siguientes.

Para finalizar haz clic en Crear filtro.

Tambin se puede crear un filtro a partir de un mensaje en la etiqueta Recibidos.
Para ello abre el mensaje y haz clic en el men desplegable junto a Responder.
Selecciona la opcin Filtrar mensajes como ste y se abrir la ventana de criterios de
filtrado.

Las siguientes ventanas que te aparecern son las mismas que hemos visto
anteriormente.
Puedes crear tantos filtros como quieras, pero solamente puedes crear 20 filtros que
reenven correo a otras direcciones.
PESTAA CONFIGURACIN DE REENVIO Y CORREO POP IMAP
Esta opcin nos sirve para recibir los mensajes de esta cuenta en nuestro cliente de
correo habitual como Apple Mail, Thunderbird o Outlook Express. Si lo habilitas puedes
tener una copia de los mensajes en tu propio ordenador y tener una copia en los
servidores dedicados de Google al Departamento de Educacin.

Las opciones que estn disponibles en esta ventana son bastante intuitivas. En el
apartado Reenvo, el botn Aadir direccin de reenvo permite aadir una cuenta de
correo para reenviar los mensajes desde este servicio de correo. Esta opcin reenva
todos los mensajes, por lo que si solamente quieres reenviar algunos mensajes es ms
interesante crear un filtro de correo.

En el apartado Descargar correo POP (Post Office Protocol) tienes la opcin de descargar
los mensajes de correo a un cliente de correo (Apple Mail, Thunderbird, Outlook Express,
etc.) Por defecto esta opcin est Habilitada por lo que solamente tienes que configurar tu
cliente de correo. Los datos para la configuracin del cliente de correo los puedes obtener
haciendo clic en el enlace Ms informacin y seleccionando el cliente de correo de tu
inters de la lista que te muestra.
Ms abajo tienes la opcin Acceso IMAP (Internet Message Access Protocol) que ofrece
una funcionalidad similar al correo POP pero que permite la bidireccionalidad de
comunicaciones entre el cliente de correo y el servicio de correo de PNTE Apps, de modo
que las acciones que implementes en el cliente de correo se transmiten al servicio de
correo de PNTE Apps, por ejemplo, si en el cliente de correo envas un mensaje a una
carpeta llamada Viajes, PNTE Apps etiquetar ese mensaje con la etiqueta Viajes.
PESTAA CONFIGURACIN DE CHAT
Las funciones de chat de PNTE Apps te permiten chatear, hablar y hacer video
conferencias con personas desde tu cuenta, ya que ests conectado a Google Talk, red
constituida por usuarios de Google que pueden usar el servicio de mensajera instantnea
Google Voice

En esta pestaa puedes ver la configuracin de los dispositivos que PNTE Apps ha
detectado en el ordenador desde el que ests conectado. Si quieres, y dispones de otros
dispositivos, puedes modificarlos en el apartado Chat de voz y video.

PESTAA CONFIGURACIN DE LABS

En esta pestaa puedes probar algunas funciones experimentales de GMail. Son

funcionalidades que an no estn implantadas y estn ah simplemente para que las
pruebes si te apetece. Si lo vas a hacer es interesante que sepas que:
Pueden presentar problemas en cualquier momento
De la misma manera, puede que desaparezcan temporalmente
O puede que funcionen tan bien que se conviertan en funciones habituales.

PESTAA CONFIGURACIN SIN CONEXIN

Desde esta pestaa puedes configurar el servicio de correo para poder revisar y
administrar los mensajes sin necesidad de estar conectado a internet.
Para hacerlo debes de utilizar el navegador de Chrome de Google, hacer clic en el enlace
Instalar GMail sin conexin y seguir las instrucciones que vayan apareciendo.
PESTAA CONFIGURACIN DE TEMAS
Los temas te permiten personalizar el aspecto de tu cuenta de correo.

Para seleccionar un tema solamente tienes que hacer clic en la miniatura del que ms te
guste.
TUS MENSAJES
Una vez que has visto cmo configurar el servicio de correo de PNTE Apps, vas a ver

cmo utilizar las funciones bsicas de este servicio, que son las habituales en cualquier
programa de correo.
Una vez que te hayas identificado y accedido al programa de corre tendrs en la ventana
de tu navegador la ventana principal del servicio de correo de PNTE Apps.
Si ya ests familiarizado con el correo de GMail comprobars que el servicio de correo de
PNTE Apps funciona exactamente igual.
1. Redactar mensaje
Cuando haces clic en el botn Redactar aparece la ventana de redaccin de
mensajes.

En la parte superior derecha se encuentran tres botones, similares a los del

sistema operativo, para minimizar esta ventana de edicin, para acceder al modo
de pantalla completa y para guardar el mensaje y cerrar la ventana. Al pulsar este
botn el mensaje se guarda en la etiqueta Borrador, y puede seguir siendo editado
ms tarde. Un poco ms abajo se encuentran los campos tpicos de cualquier
programa de correo electrnico: Para, CC, CCO y Asunto. Las opciones CC y
CCO envan una copia del mensaje a otro destinatario de correo electrnico; la
diferencia es que con la opcin CC el destinatario del campo Para puede ver la
direccin de correo del que recibe la copia y con la opcin CCO el destinatario del
campo Para no puede ver la direccin del que recibe la copia.
En la parte inferior del cuerpo de mensaje se encuentran los iconos que te
permiten dar formato al texto del mensaje, aadir archivos, imgenes, enlaces y

emoticonos. Con el icono de la papelera se descarta el mensaje activo antes de

enviar (no se guarda en Borrador) y desde el icono de la flecha hacia abajo
aparece un men desplegable con diversas opciones.
La primera de estas opciones permite establecer el modo de pantalla completa
como el modo predeterminado para la redaccin de mensajes.
Etiqueta nos ofrece la posibilidad de
etiquetar el mensaje con algunas de las
etiquetas que tenemos creadas de modo
que si el destinatario responde el
mensaje aparecer con la etiqueta
correspondiente.
La opcin Solicitar confirmacin de
lectura incluye en los mensajes un aviso
para que el destinatario nos indique la recepcin del mensaje (Una vez activada esta
opcin se aplica a todos los mensajes hasta que la volvamos a desactivar)
Si deseamos el texto sin formato seleccionaremos esta opcin y si necesitamos una copia
impresa del mensaje tambin lo podemos hacer desde este men. La ltima opcin
permite comprobar la ortografa de los mensajes.

2. Enviar mensajes
Cuando hayas terminado el mensaje al hacer clic en Enviar y el servicio de correo
enviar el mensaje a su destinatario o destinatarios. En el caso de que no hayas
escrito o seleccionado un destinatario te advertir de ello.
3. Los mensajes que hayas guardado para seguir editando ms tarde los recuperars
haciendo clic en Borradores, en el lateral izquierdo de cualquier pgina del
servicio de correo. Si quieres eliminar un borrador tienes que hacer clic en
Descartar.
4. Responder mensajes
Cuando respondes a un mensaje que te han enviado, la respuesta se queda junto
al mensaje respondido. Al conjunto de mensajes recibidos y sus respuestas
correspondientes y el servicio de correo lo considera una conversacin.
Para responder a un mensaje tienes que hacer clic en el icono Responder que se
encuentra en la parte superior del
mensaje.

Tambin puedes hacer clic en estos enlaces en la parte inferior de cada mensaje.

5. Reenviar mensajes.
Reenviar un mensaje de correo es enviar un mensaje que hemos recibido a otro
contacto o destinatario de correo distinto del emisor. Para reenviar un mensaje hay
que abrir la conversacin correspondiente y seleccionar el mensaje que se desea
reenviar. Despus haces clic sobre la flecha hacia abajo junto al icono Responder y
seleccionar la opcin
Reenviar.

En el campo Para hay que introducir, al menos una direccin de correo electrnico.
El reenvo de mensajes se puede hacer a varias direcciones de correo electrnico
utilizando las opciones CC y CCO. Si el mensaje contiene archivos adjuntos y no
quieres reenviarlos, tienes que desmarcar la casilla de verificacin que hay debajo
del campo Asunto. Una vez que hayas completado estos pasos debers de pulsar

el botn Enviar. Si lo que quieres es enviar una conversacin completa, debes de

abrir la conversacin y haciendo clic en la flecha que hay junto a responder abrir el
men desplegable y seleccionar de este men la opcin Reenviar.
Si envas una conversacin completa se aadirn todos los mensajes que
contenga en un solo mensaje. Cada uno de ellos se marcar claramente y se
clasificarn por orden cronolgico.
6. LMITE DE ENVIOS
Para evitar el uso inadecuado del correo y luchar contra el spam, GMail
deshabilitar la cuenta si envas un mensaje a ms de 500 destinatarios o una gran
cantidad de mensajes no se pueden entregar. La cuenta se rehabilitar en 24
horas.
7. ENVO DE ARCHIVOS ADJUNTOS
Para aadir un archivo
adjunto a un mensaje que
ests redactando tienes
que seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic en el icono del clip debajo del cuerpo del mensaje.
2. Examinar tus archivos y seleccionar el o los archivos que quieres adjuntar.
3. Hacer clic en abrir.
Para eliminar un archivo que has adjuntado tienes que desmarcar la casilla de
verificacin al lado del archivo.
Si el archivo que deseas enviar se encuentra almacenado en Google Drive (esto lo
veremos ms adelante) puedes insertarlo haciendo clic directamente en el icono de
la derecha. Otra opcin es tomar una fotografa desde la cmara de tu dispositivo
(icono de cmara) o insertar emoticonos (icono de la carita)
No es posible enviar archivos ejecutables (.exe) ni mensajes superiores a 20 Mb.

8. LECTURA
El servicio de correo electrnico muestra el total de mensajes sin leer junto a la
etiqueta Recibidos y en la barra de ttulo del navegador. El servicio comprueba si
hay mensajes nuevos cada dos minutos y actualiza el recuento si es necesario.
CONVERSACIONES
El servicio de correo electrnico de PNTE Apps agrupa todas las respuestas con
sus respectivos mensajes originales para formar una conversacin. En otros
sistemas de correo electrnico las respuestas aparecen como nuevos mensajes de

correo, lo que obliga a revisar todo el correo para seguir una conversacin.

En la imagen puedes ver una conversacin que tiene 6 mensajes en total. (lo indica el
nmero seis junto al nombre del contacto y el usuario)
Al abrir una conversacin los mensajes se muestran estructurados uno encima de otro.
Para ver todos los mensajes de una conversacin simplemente haz clic en Mostrar
todos que se encuentra en la parte superior derecha de la conversacin.

9. ELIMINAR EL SPAM
El spam es el correo no deseado. El servicio de correo de PNTE Apps tiene un
excelente filtro anti-spam pero en ocasiones hay que ayudarle a distinguir los
mensajes no deseados.
Para eliminar mensajes de correo no deseados de Recibidos tienes que
seleccionar los mensajes no deseados y hacer clic en Marcar como spam. El
mensaje o mensajes seleccionados son automticamente etiquetados como spam.

Para eliminar permanentemente el spam tienes que hacer clic sobre la etiqueta Spam
de la barra lateral en la izquierda (puede ser necesario pulsar el enlace Ms para
mostrar todas las etiquetas) y seleccionar los mensajes que quieres eliminar. Despus
clic en Suprimir definitivamente. Tambin puedes eliminar todos los mensajes de
spam haciendo clic en Suprimir todos los mensajes spam ahora.

Si al abrir la etiqueta spam encuentras algn mensaje que no es spam tienes que
seleccionarlo y hacer clic en el botn No es spam en la parte superior del mensaje. y
el mensaje se vuelve automticamente a mensajes recibidos.
Si observas que reiteradamente algunos mensajes son clasificados como spam
puedes evitarlo aadiendo a tu libreta de direcciones los remitentes de esos mensajes.
10. ARCHIVOS ADJUNTOS
En el servicio de coreo de PNTE Apps puedes enviar y recibir archivos adjuntos de
hasta 20 Megabytes (20 MB) de tamao.

Los archivos adjuntos pueden visualizarse de diferentes maneras.

Puedes verlos en su formato original abriendo:

1. El mensaje que contiene el adjunto.
2. Haz clic en el icono de la flecha hacia abajo para descargarlo a tu ordenador
o hacer clic en el icono de Drive para guardarlo en tu espacio de Google
Drive.

3. Una vez que se ha descargado el documento, sea en tu ordenador sea en

Drive puedes abrirlo haciendo doble clic sobre l.
4. O bien, desde el mensaje hacer clic sobre el archivo adjunto y, si ste es de
un formato soportado, se abre el visor de archivos.
ste se abre en una nueva ventana (con el fondo semitransparente) y diversos
controles para realizar algunas tareas sobre el archivo en cuestin. (los ejemplos
se han realizado sobre archivos de imagen)

Adems de los iconos que permiten descargar el documento, guardarlo en Drive e

imprimirlo, hay un men desplegable Abrir con que, en funcin del tipo de archivo, nos
ofrece algunas herramientas de edicin bsica que se pueden conectar con las
herramientas de Google Drive que veremos ms adelante.
Si los documentos adjuntos son imgenes el visor de imgenes permite ver todas las
imgenes incluidas en el mensaje pulsando sobre la flecha hacia la derecha.
Cuando un mensaje contiene varios archivos adjuntos, GMail nos ofrece la posibilidad de
descargarlos todos juntos (en tu propio ordenador o en Drive).

Al pulsar el icono de la flecha hacia abajo se descargarn todos los archivos adjuntos en
un solo archivo .zip que ms tarde podemos descomprimir en nuestro ordenador, o si se
hace clic en el icono de Drive todas las imgenes se guardarn en nuestro espacio en
Drive.
Cuando el contenido de un mensaje es un archivo .mp3, GMail nos da, igualmente, la
opcin de reproducirlo sin necesidad de descargarlo.
Al hacer clic sobre el icono del archivo adjunto se abre un reproductor en una ventana
nueva.
Algunos archivos adjuntos pueden ser bloqueados por el servicio de correo para impedir
la posible ejecucin de virus. Por este motivo no se pueden enviar archivos ejecutables,
incluso si van comprimidos, los devuelve automticamente.
11. ELIMINAR CORREO
Desde cualquiera de las etiquetas del servicio de correo puedes suprimir un
mensaje nico o una conversacin completa. En cualquier caso, si suprimes un

mensaje, ste va a la papelera. Una vez all, podrs suprimirlo de forma

permanente o espera a que se suprima automticamente transcurridos 30 das.
Si desear conservar un mensaje o una conversacin completa fuera de Recibidos,
lo mejor que puedes hacer es Archivarla. Los mensajes archivados van a la
etiqueta Todos,
Para suprimir una conversacin completa, selecciona o abre el mensaje y haz clic
en Eliminar este mensaje.
Para suprimir un solo mensaje de una conversacin, tienes que abrir la
conversacin y buscar el mensaje que quieres suprimir. Despus haces clic sobre
la flecha que despliega el men junto a Responder.

Selecciona la opcin Eliminar este mensaje.

Si eliminas un mensaje o una conversacin e inmediatamente te das cuenta de que
realmente lo queras conservar, solamente tienes que hacer clic en Deshacer en la
barra amarilla que te indicar la operacin realizada.
BSQUEDA
Cuando tengas muchos mensajes en Recibidos y tengas que buscar un mensaje
concreto, podrs usar la bsqueda de mensajes de la misma manera que utilizas la
bsqueda en Google, introduciendo una o varias palabras que aparezcan en cualquier
parte del mensaje.
Tambin puedes hacer clic en la flecha hacia abajo junto al cuadro de bsqueda y
desplegar las opciones de bsqueda avanzada.

Por ejemplo, si queremos que nos muestre todos los mensajes que contengan la palabra
facturas escribimos la palabra en el campo de bsqueda y hacemos clic en Buscar. Se
mostrarn todos los mensajes que renan la condicin de bsqueda y al abrir el mensaje
mostrar las coincidencias resaltadas en amarillo.
Se pueden incluir tantos criterios de bsqueda como creas conveniente.

CONTACTOS
Contactos es un sitio en el que guardar, importar o ver toda la informacin de tus
contactos que sea relevante para ti. Tambin puedes crear tus propios grupos de
contactos para enviar mensajes de correo electrnico a varias personas al mismo tiempo.

Para acceder a Contactos hay que pulsar en el icono de flecha hacia abajo junto al enlace
Correo y seleccionar la opcin Contactos.

Puedes crear contactos desde un mensaje de correo o bien desde esta ventana haciendo
clic en el botn Contacto nuevo.
Cada vez que utilizas las funciones Responder, Responder a todos o Reenviar para
mandar mensajes a direcciones que no figuran en tu lista de contactos, esas direcciones
se aaden directamente a tu lista de contactos. Estos contactos aparecen en el grupo
Otros contactos en la columna de la izquierda.
Si quieres crear un contacto nuevo desde la pantalla de contactos aparece la ventana con
los campos correspondientes.

Lo completas y haces clic en el botn Aadir.

Para eliminar el contacto tienes que seleccionar el contacto y desde el botn Ms

seleccionar la opcin Eliminar contacto.
Los grupos de contactos son muy interesantes para tener organizados los contactos por
afinidades y enviar correo a todos los participantes de un grupo.

Crear un grupo es tan sencillo como hacer clic en el enlace Grupo nuevo que aparece al
desplegar el icono de Grupos.

Tambin se puede crear un grupo nuevo desde el enlace Nuevo grupo al final de la lista
de grupos.

Para agregar un contacto a un grupo tienes que seleccionarlo, hacer clic

en la flecha junto a icono Grupo para desplegar el men y hacer clic en la
casilla del grupo al que quieras enviar el contacto. Un contacto puede estar
en varios grupos al mismo tiempo.

En el ejemplo de arriba, el contacto sealado est en el grupo Mis contactos y

Departamento.
Para eliminar un contacto de un grupo hay que desmarcar la casilla del grupo del que lo
quieras eliminar.
El correo de PNTE Apps permite importar contactos desde otros programas de correo
como Yahoo, Hotmail o la libreta de direcciones de Outlook. Importar contacto no es difcil,
pero tienes que seguir una serie de pasos.
1. Exportar los contactos en formato .CSV, la mayora de las libretas de
direcciones se pueden exportar de esta manera.
2. Cuando dispongas de un archivo .CSV puedes importarlo al servicio de correo
de PNTE Apps haciendo clic sobre el botn Ms y seleccionar el enlace
importar

y seleccionando el archivo .CSV que has creado anteriormente en el campo

correspondiente.

12. BUENAS PRCTICAS EN EL CORREO ELECTRNICO

A la hora de utilizar el correo electrnico hay que tener siempre en cuenta una serie de
consideraciones, lo que llamaramos buenas prcticas que nos permitan trabajar de
manera ms eficiente con el correo electrnico. En realidad se trata de utilizar
racionalmente esta plataforma. Entre lo que consideramos buenas prcticas tendramos:
1. Evitar escribir todo el mensaje con letras maysculas. Igual que cuando

hablamos por telfono no lo hacemos gritando, escribir todo el mensaje con

letras maysculas, adems de hacerlo menos legible, en Internet se interpreta
como si estuvieses gritando a una persona.
2. Contestar todos los mensajes. Nos hemos acostumbrado a no contestar los
mensajes de correo electrnico. No se trata de contestar simplemente con un
gracias, que es algo que solamente genera ruido, se trata de dar a entender a
nuestro interlocutor que hemos recibido su mensaje. GMail no cuenta con un
sistema que permita saber si un destinatario ha recibido un mensaje que se ha
enviado, por lo que responder es una opcin interesante.
3. No poner las direcciones de todos los destinatarios en el campo Para del
mensaje. Si vamos a enviar un mensaje a varios destinatarios es preferible
colocar un destinatario en el campo Para y poner al resto en el campo CC o
CCO. Es muy probable que todas esas direcciones de correo electrnico
acaben en alguna base de datos de spammer y con lo molesto que resulta el
correo electrnico no deseado lo menos que podemos hacer es ponrselo difcil
a los que lo propagan.
4. Utilizar los emoticonos para matizar nuestros mensajes. Ya que en el lenguaje
escrito resulta bastante complicado transmitir al interlocutor nuestro estado de
nimo, resulta interesante utilizar estos elementos grficos para matizar
nuestras palabras.
5. Utilizar el corrector ortogrfico. Parece bastante obvio, pero un mensaje de
correo electrnico no debe de contener faltas de ortografa. GMail facilita un
buen corrector ortogrfico que nos ayuda en esa tarea.
6. No utilizar demasiadas abreviaturas ni el lenguaje de los mensajes de mviles.
GMail va guardando regularmente los mensajes que escribimos, por lo que en
el caso de un mensaje muy largo podemos guardarlo y volver a editarlo en
cualquier momento. As nos aseguramos siempre de enviar un mensaje
perfecto.
7. Adems de estos consejos, cualquier otro que te dicte tu sentido comn de
modo que tu comunicacin con el correo electrnico sea lo ms correcta y
amigable que sea posible.