OTIMIZAO DA GESTO PBLICA ATRAVS DE

TCNICAS DE BUSINESS INTELLIGENCE

Guimarilza Barbosa de Souza

Joo Gabriel Ribeiro
Luiz Cludio de Arruda Isoton

II Congresso Consad de Gesto Pblica Painel 5: Novas tcnicas para a otimizao da gesto
pblica

OTIMIZAO DA GESTO PBLICA ATRAVS DE TCNICAS DE BUSINESS

INTELLIGENCE
Guimarilza Barbosa de Souza
Joo Gabriel Ribeiro
Luiz Cludio de Arruda Isoton

RESUMO
Com a informatizao dos processos no setor pblico atravs de ferramentas para
controle coorporativo, gerou-se uma grande quantidade de dados armazenados em
diversos sistemas transacionais. Estes dados no utilizados foram coletados e
manipulados, para a otimizao dos processos do Governo. Para otimizar o cenrio
da gesto pblica, numa esfera altamente dinmica, foi criado o projeto de BI
(Business Intelligence), "uma tcnica" para analisar e compreender melhor os
assuntos trabalhados. Com os resultados foi possvel melhorar a auditoria e buscar
novas alternativas para uma melhor gesto de Governo, o qual segue o principio de
uma Gesto Inteligente, por meio da ferramenta Business Objects, na qual dispe de
um mdulo que permite a criao e formatao de relatrios gerenciais, flexvel e
dinmicos e outro mdulo que gere um ambiente mais pontual que o painel de
indicadores, que permite visualizar os dados corporativos de uma maneira muito
mais intuitiva e de fcil compreenso atravs de grficos interativos, dinmicos que
possibilitam mtodos para facilitar o controle de metas e fazer Xcelsius para
simulao de ambientes futuros para o processo de tomada de deciso. neste
contexto que o Governo de Mato Grosso, definiu objetivos estratgicos para
melhorar o desempenho da sua gesto publica estadual, inserindo o Sistema de
Informaes Gerenciais, propiciando a centralizao das informaes gerenciais e
estratgicas do Estado em um ambiente confivel, flexvel e estratgico aos
gestores que podero tomar suas decises baseadas em fatos e no em mera
especulao.

SUMRIO

1 INTRODUO........................................................................................................ 03
2 JUSTIFICATIVAS.................................................................................................... 04
3 HISTRICO............................................................................................................ 05
4 CONCEITO DA TECNOLOGIA BUSINESS INTELLIGENCE E
BUSINESS OBJECTS............................................................................................... 06
5 PBLICO-ALVO...................................................................................................... 07
5.1 Descrio do pblico-alvo.................................................................................... 07
6 CENRIO ANTIGO................................................................................................. 08
7 NOVO MODELO GESTO UTILIZANDO TCNICAS DE BI................................. 09
7.1 Cenrio atual........................................................................................................ 09
7.2 Estudo de caso.................................................................................................... 10
7.2.1 Gesto de combustvel..................................................................................... 10
7.2.1.1 Principais benefcios para gesto de combustvel......................................... 10
7.2.1.2 Resultados obtidos.........................................................................................11
8 CONSIDERAES FINAIS.................................................................................... 12

1 INTRODUO

A Secretaria de Estado de Administrao sensvel crescente demanda

por informaes gerenciais dos diversos nveis da administrao pblica do Estado
de Mato Grosso possui assuntos no Sistema de Informaes Gerencias do Estado
de Mato Grosso (SIG-MT), que so capazes de fornecer relatrios gerenciais sobre
a execuo oramentria do Estado.
O que se busca com este projeto o desdobramento do Eixo Estratgico
com a Revitalizao do Estado, melhorando o desempenho da gesto pblica
estadual, e da Estratgia com competncias e capacidades necessrias para
mobilizar seus recursos da maneira mais eficiente possvel para alcanar resultados
concretos em benefcio da comunidade. Uma das ferramentas mais utilizadas para a
medio do desempenho atravs do acompanhamento de um conjunto de
indicadores que proporcionam informaes a respeito da evoluo dos recursos,
ampliando a autonomia dos gestores, permitindo a avaliao quantitativa e
qualitativa do desempenho organizacional.
A informao a maior riqueza de um gestor. Quem melhor fizer uso dela,
por mais tempo permanecer na funo por apresentar os melhores
resultados no comando da organizao. Porm, sabe-se que a informao
no o simples dado. A informao o dado trabalhado, a pedra bruta
lapidada e transformada em diamante.

2 JUSTIFICATIVAS

A Secretaria de Estado de Administrao (SAD) visando obter

transparncias nas aes e nos servios prestados passa pelo propsito de dotar a
secretaria de objetivos estratgicos para melhorar o desempenho institucional
definindo metas e indicadores de desempenho estratgico.
Assim, como na iniciativa privada, o ambiente governamental tambm
necessita de dados trabalhados, transformados em informaes consistentes,
centralizadas, atualizadas e principalmente combinadas de forma que permitam,
alm do acompanhamento das aes, do controle dos investimentos, da
transparncia ao cidado, subsidiar a correta tomada de deciso em cenrios de
crise ou de ordem.

3 HISTRICO

A Secretaria de Estado de Administrao responsvel pelas polticas de

Aquisies Governamentais, Arquivo Pblico, Imprensa Oficial, Desenvolvimento
Organizacional, Previdncia, Sistema de Recursos Humanos, Gesto de Pessoas,
Patrimnio e Servios do Estado.
Como rgo instrumental de governo, seus servios e informaes esto
vinculados a diversos rgos da administrao pblica estadual no mbito do Poder
Executivo do Estado de Mato Grosso. Assim como a responsabilidade de gerir os
sistemas (assuntos corporativos) de administrao central do Estado.
Para se gerenciar os assuntos corporativos, surgiu a necessidade de
informatizar os processos manuais das reas chaves do governo como gesto de
Pessoas, Aquisies, Combustvel, Locao de veculos, Oficina e Auditagem,
Viagens e Dirias, Txi, Energia eltrica, Dirio oficial, protocolo, Patrimnio e
Telefonia mvel e fixa.
Aps a informatizao destes processos com a aquisio de ferramentas
de controle dos assuntos corporativos comuns aos rgos do Estado, percebeu se
que a variedade e complexidade das informaes dos sistemas transacionais
inviabilizam a produo de informaes teis a tomada de deciso, pois os gestores
das reas perdiam muito tempo no agrupamento das informaes, visto que os
dados dos sistemas operacionais nem sempre tinha a consistncia necessria para
subsidiar a Camada estratgica com informaes de cunho gerencial de forma hbil,
confivel e nem um ambiente de explorao e analise informacional. A realidade que
se apresenta hoje para o ambiente informacional:
As tecnologias empregadas so diversificadas, o que dificulta a
integrao entre os sistemas estaduais e a produo de informaes para subsidiar
tomadas de decises
As bases de dados no possibilitam cruzamento de informaes por
estarem tanto fisicamente dispersas, como tambm por estarem a bases de dados
com padronizaes incompatveis entre si.

4 CONCEITO DA TECNOLOGIA BUSINESS INTELLIGENCE E BUSINESS

OBJECTS
Business Intelligence ou inteligncia do negcio vem para resolver o maior
problema para as empresas segundo o Gartner Group, que o desconhecimento
sobre seu conjunto de informaes o B.I., serve para eliminar as dvidas e a
ignorncia das empresas sobre seus dados, usando para isso a enorme quantidade
de dados coletados pela empresa.
O seu conceito surgiu na dcada de 80, mas sua prtica j era usada pelo
povo antigo. A sociedade do Oriente Mdio antigo utilizavam os princpios bsicos
do BI quando cruzavam informaes obtidas junto natureza em benefcio de suas
aldeias.
Podemos dizer que o conceito de BI pode ser utilizado nas trs camadas da
pirmide organizacional. Na camada operacional podemos analisar e auditar dados
e detalhes dos clientes. Na camada ttica, simular melhores condies de compra e
de venda. Na estratgica conseguimos controlas as metas e os objetivos das
empresas. Com isso atingindo todos os nveis da organizao.
Uma das primeiras ferramentas comerciais de BI o BO (Bussines Objects)
que um do lideres de mercado com mais de 10 anos de mercado e com mais de
25 mil clientes no mundo. Essa ferramenta atende todas as camadas da
organizao, a camada operacional com o WebIntellinge um gerador de relatrio, a
camada ttica com o WebIntelligence e o Xcelsius (Painis de Simulao e
acompanhamento), e na camada estratgica com o Xcelsius e com os Dashoard
(Painis de Acompanhamento).

5 PBLICO-ALVO

Com essa ferramenta hoje conseguimos subsidiar as trs camadas

lgicas, Operacional, ttica e estratgica. Na qual iremos classificar como camada
operacional os usurios, para camada ttica, os gerentes e coordenadores e para a
camada estratgica: o Governador, secretrios e superintendentes.

5.1 Descrio do pblico-alvo

a) Para atender a camada operacional, a ferramenta dispe de um
mdulo no qual permite a criao e formatao de relatrios gerenciais
flexveis e dinmicos.
b) Com a criao dos relatrios dinmicos, a ferramenta permite aos
gestores

da

camada

ttica

fazerem

analise

da

informao,

possibilitando a escolha do qu fazer e como trabalhar com as

informaes apresentadas nos relatrios.
c) Para dar subsidio a camada estratgica, a ferramenta dispe de um
ambiente mais pontual que os Dashboards (painel de indicadores),
que permite ter o controle dos gastos dos assuntos corporativos
visualizando de uma maneira muito mais intuitiva e de fcil
compreenso atravs de grficos interativos e dinmicos. Proporciona
tambm por meio da ferramenta Xcelsius a criao de vrios cenrios
atravs de grficos baseado em simulao de ambientes futuros, como
mtodos para facilitar o controle de metas para o processo de tomada
de deciso.

6 CENRIO ANTIGO

Antigamente os gestores perdiam muito tempo na elaborao dos

relatrios que eram feitos em planilhas Excel, podendo ter falhas e estando sujeitos
a manipulao por pessoas, visto que se tratava de um processo manual.

Entraves burocrticos

Falhas, controle e fraudes

Inconsistncia dos dados disponveis

Inexistncia de relatrios gerenciais

Falta de dados para o planejamento

7 NOVO MODELO GESTO UTILIZANDO TCNICAS DE BI

7.1 Cenrio atual

Aps a implementao dos assuntos corporativos (sistemas) o qual est

sob a Gesto da Secretaria de Administrao do Estado de Mato Grosso na
ferramenta Business Objects, atualmente os gestores obtiveram ganho no tempo
que era perdido na elaborao dos relatrios para se analisar as informaes.
A ferramenta fornece informaes de cunho gerencial, em tempo hbil e
principalmente de forma confivel, visto que insero de dados um processo
totalmente automatizado que busca as informaes diretamente na origem dos
dados dos sistemas transacionais, onde as possibilidades de erros e manipulao
das informaes so reduzidas a praticamente a zero, enquanto a possibilidade de
auditoria dos dados aumenta a potencialidade da ferramenta.
Citaremos um exemplo de otimizao do cenrio da gesto numa esfera
altamente dinmica do Assunto Gesto de Combustvel do Estado de Mato Grosso,
atravs da implementao de Tcnicas de BI, onde estaremos utilizando este
assunto como estudo de Caso.

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7.2 Estudo de caso

7.2.1 Gesto de combustvel
Para se controlar o gasto dos abastecimentos de combustvel o Estado
adquiriu dois sistemas distintos de base de dados diferentes para controlar o
consumo da Capital e do Interior. O que de certa forma dificultava os trabalhos dos
gestores na extrao de relatrios, pois para se obter informaes dos
abastecimentos, o gestor precisava extrair de duas bases de dados diferentes e
fazer a consolidao das informaes na ferramenta Excel, para se chegar o
consumo aproximado do que era realizado na capital e no interior com gastos de
combustvel para auxiliar os tomadores de deciso.
Aps a implementao dos sistemas transacionais de Combustvel na
ferramenta Business Objects, um ambiente que possibilita a consolidao e a
centralizao das informaes gerenciais, consentindo que os gestores extraiam
informaes consolidadas dos abastecimentos do Interior e Capital, mesmo tendo
origem de Base de dados diferentes e ainda possvel se obter informaes dirias
dos abastecimentos realizados, tanto na capital, quanto no interior de forma hbil,
eficaz e confivel.
Os tomadores deciso atravs dos Painis de bordo conseguem obter os
principais indicadores relacionados ao gasto consolidado capital e interior por tipo de
combustvel, em litros, reais, total de carros abastecidos na capital e interior, os
rgos que mais consome combustvel no Estado e consumo individual capital e
interior entre outros.
Alm disso, possvel fazer simulaes por meio de grficos utilizando
vrios cenrios diferentes para se fazer previso futura e controlar suas metas no
consumo de combustvel, baseado melhor opo de combustvel, projees prevista
por tipo de combustvel, filtro por tipo Quilometragem rodada por tipo de veiculo,
baseada na escolha do tipo de combustvel, comparativo de veiculo por modelo qual
gera maior economicidade para o Estado.
7.2.1.1 Principais benefcios para gesto de combustvel

Analisar o impacto de uma troca de combustvel, uma nova aquisio
de veculo e economicidade de combustveis.

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Permitir a avaliao quantitativa e qualitativa do desempenho

organizacional com consumo de combustvel gerando economicidade
na escolha do melhor tipo de combustvel.

Possibilita o controle de metas e simulaes futuras do assunto de
Combustveis.

Proporcionam informaes a respeito da evoluo dos recursos,
ampliando a autonomia dos gestores.

Com os resultados foi possvel melhorar a auditoria e a evoluo dos
recursos,

Permite fazer projees dos abastecimentos em tempo hbil.
7.2.1.2 Resultados obtidos

Centralizao das informaes gerenciais/ estratgicas do Estado em
um ambiente tecnolgico;

Garantia da confiabilidade da informao;

Processos de tomada de deciso com maior visibilidade de todas as
informaes sobre o negcio;

Extrao e anlise de dados para facilitar e agilizar a tomada de
deciso;

Acompanhamento de Indicadores estratgicos de Forma grfica;

Informaes de cunho gerencial, em tempo hbil e de forma confivel;

Efetiva a atuao do Gestor Pblico como agente de mudana

Permite gesto integrada dos recursos, apoiando as decises do gestor

Incorpora prticas de sucesso da iniciativa privada

Reduz custos, melhora a eficincia e a qualidade dos servios
prestados.

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8 CONSIDERAES FINAIS

Devido constante necessidade de informaes gerenciais de diversos

rgos combinados de forma a contribuir para o acompanhamento pelo Governador,
Secretrios e pelo prprio cidado mato-grossense foi proposto numa esfera
altamente dinmica buscar novas alternativas para uma melhor gesto de Governo,
o qual segue o principio de uma Gesto Inteligente.
Com objetivo de amparar os tomadores de deciso com informaes
precisas e atualizadas, oportunizando a transparncia da administrao pblica do
Estado do Mato Grosso junto sociedade.
Com os resultados foi possvel melhorar a auditoria e para as tomadas de
decises eficientes possvel para alcanar resultados concretos em benefcio da
comunidade. Uma das ferramentas mais utilizadas para a medio do desempenho
atravs do acompanhamento de um conjunto de indicadores que proporcionam
informaes a respeito da evoluo dos recursos, ampliando a autonomia dos
gestores, permitindo a avaliao quantitativa e qualitativa do desempenho
organizacional.

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AUTORIA
Guimarilza Barbosa de Souza Formada em Redes de Computadores pela Universidade de Cuiab
com MBA em Governana de T.I, pela Faculdade Catlica de Cuiab. Atualmente desempenha a
funo de Gerente de Projetos de Business Intelligence na Secretaria de Estado de Administrao de
Mato Grosso.
Endereo eletrnico: guimarilzasouza@sad.mt.gov.br
Joo Gabriel Ribeiro Graduado em Cincia da Computao pela Universidade Federal do Paran.
Atualmente desempenha a funo de Coordenador de Projeto e Consultor de Business Intelligence
pela empresa Esfera Informtica.
Endereo eletrnico: gabriel@esfera.com.br
Luiz Cludio de Arruda Isoton Ps-graduando em Segurana da Informao pela Universidade de
Cuiab, graduado em Desenvolvimento de Sistemas para Web pelo Centro Federal de Educao
Tecnolgica de Mato Grosso, Licenciatura Plena em Matemtica pela Universidade Federal de Mato
Grosso. Atualmente desempenha a funo de Analista de Sistemas junto a Secretaria de Estado de
Administrao de Mato Grosso.
Endereo eletrnico: luizisoton@sad.mt.gov.br