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INFORME DE PRCTICAS FINALES PRE-PROFESIONALES DE LA CARRERA DE

SECRETARIADO EJECUTIVO

PRACTICANTE

:
Saona Vilchez Liliana

ESPECIALIDAD

:
Secretariado Ejecutivo

INSTITUCIN

:
Instituto Superior Tecnolgico Privado Bitec

Chimbote-Per

2015
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Informe de Prcticas Pre- Profesionales

DEDICATORIA

Quiero dedicarle este trabajo


A Dios que me ha dado la vida y fortaleza
para terminar este proyecto,
A mis Padres por estar ah cuando ms los necesit; en
especial a mi madre por su ayuda y constante cooperacin.

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AGRADECIMIENTO

Primero y antes que nada, dar gracias a Dios, por estar


conmigo en cada paso que doy, por fortalecer mi corazn e
iluminar mi mente y por haber puesto en mi camino a
aquellas personas que han sido mi soporte y compaa
durante
todo
el
periodo
de
estudio.
Agradecer hoy y siempre a mi familia por el esfuerzo
realizado por ellos. A mis padres y dems familiares ya que
me brindan el apoyo, la alegra y me dan la fortaleza
necesaria para seguir adelante.

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Informe de Prcticas Pre- Profesionales

INTRODUCCIN
A continuacin mediante el presente documento, pongo a
disposicin a las personas interesadas del ISTP Bitec el
Informe del Desarrollo de las Prcticas Pre Profesionales
Intermedias de la Carrera de Secretariado Ejecutivo que se
llev a cabo en la I E N 89002 La Gloriosa 329 las cuales
fueron realizadas durante el ao 2015 con la finalidad de
dar a conocer la infraestructura, organizacin y funcin que
cumple dicha institucin para que sea de conocimiento
para otras personas interesadas
Las practicas pre profesionales son de mucha importancia
en la formacin de los profesionales que se desempean en
el mercado laboral tanto a nivel local regional o nacional ya
que en la actualidad la tecnologa y los diferentes procesos
que se realizan en las empresas pblicas y privadas se
desarrollan con celeridad y es necesario que la futura
secretaria ejecutiva conozca y aplique estas tecnologas.
Dar a conocer detalladamente mis actividades realizadas
as como mis datos generales como practicante entre otros
datos importantes y materiales e inmuebles que utilice en la
realizacin de mis practicas durante el periodo de
ejecucin, con esto espero dar a conocer la experiencia que
he obtenido durante mi permanencia de prcticas.
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NDICE
Dedicatoria
Agradecimiento
Introduccin
ndice
Esquema de Informe de Prcticas Pre-Profesionales
I.- Contenido
1.1.-Apellidos y Nombres del Practicante
1.2.- Tipo de Informe
1.3.- Institucin
1.4.- Especialidad
1.5.- Lugar de Presentacin
1.6.- Fecha de Presentacin
II.- Datos Generales del Centro de Prcticas
2.1.-.Razn Social
2.2.- Direccin del Centro de Prcticas
2.3.- Periodo de Ejecucin de la Prctica
2.4.- Total de Horas Acumuladas
2.5.- rea de Trabajo
2.6.- rea de Desarrollo de Prcticas
III.- Detalles de la Institucin
3.1.-Antecedentes de la institucin
3.2.-Funciones generales
3.3.-Objetivo Social
3.4.-Misin
3.5.-Visin
3.6.-Servicios
3.7.-Organizacin administrativa
3.8.-Funcin de la organizacin estructural
3.9.-Distribucin infraestructural
3.10.-Recursos
IV.- Relacin de Prcticas Pre-Profesionales
4.1.- Departamento del rea de prctica
4.2.- Periodos de Prcticas
4.3.- Ubicacin
4.4.- Tareas Asignadas
4.5. Descripcin del rea de trabajo
V.- Conclusiones Y Recomendaciones
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Informe de Prcticas Pre- Profesionales

ESQUEMA DE INFORME DE PRCTICAS PRE- PROFESIONALES

I.- CONTENIDO
1.1.- APELLIDOS Y NOMBRES DEL PRACTICANTE
Saona Vilchez Liliana
1.2.- TIPO DE INFORME
Informe de prcticas Intermedias
1.3.- INSTITUCIN
Instituto Superior Tecnolgico Privado Bitec
1.4.- ESPECIALIDAD
Secretariado ejecutivo
1.5.- LUGAR DE PRESENTACIN
Jr. Jos Olaya N 569- Chimbote Dpto. Ancash
1.6.- FECHA DE PRESENTACIN
01 de octubre 30 noviembre 2015

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II.- DATOS GENERALES DEL CENTRO DE PRCTICAS

2.1.

RAZN SOCIAL:

I E. N 89002 La Gloriosa 329


2.2.

DIRECCIN DEL CENTRO DE PRCTICAS:

Jr. Leoncio prado N 227

2.3.

PERIODO DE EJECUCION DE LA PRCTICA:

INTERMEDIAS:
Inicio : 01/10/2015
Termino

2.4.

: 30/11/2015

TOTAL DE HORAS ACUMULADAS:


360 Horas Intermedias

2.5.

REA DE TRABAJO:
Oficina

2.6.

REA DE DESARROLLO DE PRCTICAS:

I E. N 89002 La Gloriosa 329


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III. DETALLES DE LA EMPRESA:


3.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA:
Resea Histrica IE N 89002 Gloriosa 329
Nuestra institucin Educativa se cre el 29 de octubre de 1954 mediante R.M.N1065 como
escuela de primaria N 329, ocupando desde entonces el actual local situado en Leoncio Prado
N227, su Director fundador fue el profesor ROOSVELT MENACHO DUQUE, ilustre pedagogo que
dejo ejemplos notable .
Como Escuela Primaria de Varones N 329; se hace merecedor de ser llamado LA GLORIOSA
por su trayectoria en nuestra Ciudad y los lauros ganados en los desfiles campeonatos deportivos,
concursos de conocimientos, artsticos y por la frrea voluntad de lucha de sus maestros, nombre
con el cual hasta hoy se le conoce como escuela, funcion hasta el ao 1977 fecha en que adopta
el centro educativo N 89002 por R.D.Z.N 00105 de fecha 09-03-77para atender los niveles:
Primaria y Secundaria.
En 1975 por cese del profesor ROOSVELT MENACHO DUQUE, asume la Direccin del plantel el
profesor CESAR BASILIO VILLANUEVA OROPESA, En el ao de 1978 el centro educativo que vena
brindando servicios educativos en el I y II ciclo de educacin bsica regular, lo amplia al III ciclo de
E.B.R. Equivalente a educacin secundaria.
A partir del 31 de marzo de 1971 y por R.M. N 1117 de clasificacin, funcion integracin e
identificacin de los centros educativos .Nuestra I E, cambia de nomenclatura a la colegio N
89002 Glorioso 329,
Actualmente ocupa la Direccin de la institucin educativa el Mg. LUIS JUAN TOLENTINO ROJAS, la
sub direccin de formacin general el profesor WALDEMAR JOSE TINOCO MARIOS y la sub
direccin de educacin primaria el profesor LUIS ALBERTO YUPANQUI MERCEDES, acompaados
de la plana jerrquica y tutores quienes estn planteando nuevas estrategias para implementar
los preceptos de calidad y modernidad en educacin y brindar un servicio acorde con los avances
cientficos y tecnolgicos. La institucin educativa cuenta en el nivel primaria son 25 nombrados
que atienden a 700 alumnos distribuidos en sus 31 aulas todos ellos con mstica de trabajo y
entrega a su labor docente , En si se atienden a 1900 educandos de los dos niveles satisfaccin
compartida con la sociedad chimbotana.
La Gloriosa329 como se le conoce est preparado para afrontar el reto de la nueva educacin y
de ser una institucin educativa competitivo en nuestra regin, de ah la gran demanda por parte
de la comunidad de nuestra provincia del santa.

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3.2 FUNCIONES GENERALES:


Brindar un servicio de calidad y seguridad a los ciudadanos con constante supervisin y
monitoreo, desarrollndose cada uno en un su rea de trabajo.
3.3 OBJETIVO SOCIAL:
Concientizar a la familia en la enseanza de sus
Se realizan el da del logro dos veces al ao en julio y noviembre en el fin de dar a
conocer a la comunidad en general las enseanzas de sus hijos de que el Per en la
educacin avanza y nadie se queda atrs
3.4 MISIN:
Somos una empresa dedicada a la educacin con valores y principios ticos.
3.5 VISIN:
Convertirnos en la mejor empresa formando estudiantes con capacidades y
habilidades que se pueden desarrollar intelectualmente.

3.6 ORGANIZACIN INSTITUCIONAL:


Es una organizacin organizada conformada por un equipo de profesionales, que
orientan su gestin a brindar calidad de prestacin de servicios. Su organizacin es la
siguiente:

El director de la institucin
El sub director de la institucin
La secretaria.
Personal de servicio
Docentes

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ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA N 89002 GLORIOSA 329

DIRECTOR DE LA IE

SUB DIRECTOR

SECRETARIA

PERSONAL DE
SERVICIO

DOCENTES

SECUNDARIA

PRIMARIA

3.6 FUNCIN DE LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL:

A. FUNCION DEL DIRECTOR DE LA INSTITUCIN :

Dirige todo la institucin que cada docente haga bien su trabajo

Supervisa la enseanza de los docentes y los orienta hacerlo mejor

Supervisa al personal de servicio

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B. FUNCION DEL SUB DIRECTOR :

Cuando el Director se va a la Ugel Santa hacer trmites, el sub Director hace


las veces del Director

El director con el sub director hacen el trabajo cooperativamente en acuerdo

C. FUNCIN DE LA SECRETARIA :

Atiende al cliente

Realiza la documentacin que se requiere

Mantiene al da la agenda del Jefe

Recepcin documentos

Recepcin de llamadas

D. FUNCION DEL PERSONAL DE SERVICIO:

El personal de servicio es el encargado de mantener el plantel de la


institucin bien limpio, tambin rotan el personal para que pueden estar
abriendo la puerta central.

E. FUNCION DE LOS DOCENTES NIVEL PRIMARIA:

Los docentes de primaria estn encargados a ensear solo

el nivel

primario, cualquier cosa que sucede con los alumnos que no vienen a
clases varios das lo informa al Director mediante un informe.

F. FUNCION DE LOS DOCENTES NIVEL SECUNDARIA :

Los docentes de Secundaria realizan sus clases por horas ,donde los
estudiantes tienen varios docentes conforme a los cursos que tienen
Cualquier cosa que sucede con los alumnos que no vienen a clases varios
das lo informa al Director mediante un informe.
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IV.- RELACIN DE TAREAS DE PRCTICAS PRE PROFESIONALES


4.1.

DEPARTAMENTO DEL AREA DE PRCTICAS:


Secretaria

4.2.

PERIODO DE PRCTICAS:

INTERMEDIAS:
Inicio : 01/10/2015
Termino

4.3.

: 30/11/2015

UBICACIN:

Jr. Francisco Bolognesi N 825-Oficina 504

4.4.

TAREAS ASIGNADAS

En las tareas asignadas en el rea de secretaria pude realizar lo siguiente:


a)
b)
c)
d)
e)
4.5.

Atencin al cliente
Recepcin de llamadas
Archivar documentos
Llevar el control de la agenda
Redaccin de documentos

DESCRIPCIN DEL REA DE TRABAJO


a) Atencin al cliente
El servicio de atencin al cliente es el servicio que proporciona una
empresa para relacionarse con sus clientes.
En la institucin donde realice mis practicas pre profesionales llegaban
padres de familia para solicitar informacin de matrculas, pensiones,
informar alguna queja, solicitar certificados o constancias, por lo tanto
todo documento no deba tener error alguno.

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b) Recepcin de llamadas
El telfono es la primera impresin que tiene una personal del lugar a
donde llama, por lo que es necesario:
Tener actitud positiva
Diferenciar el uso del telfono: profesional / personal
Saber escuchar
Mi trabajo consisti en contestar las llamadas telefnicas, responda
primero saludando, seguido el nombre de la institucin y en que puedo
ayudarle luego la persona explicaba el motivo de su llamada a veces era
para hablar con el director, otras para recibir respuesta directa de algn
documento, entre otras, en caso que no estuviera el director presente le
preguntaba el nombre y que le devolvera la llamada cuando l estuviera de
regreso.

c) Archivar documentos
Se puede definir el concepto de archivar como el hecho de proteger
guardar y controlar la documentacin .Asimismo, se considera la custodia
de la documentacin.

Detalles bsicas antes de archivar.


Organizar nuestro archivo debe convertirse en una tarea
prioritaria, podramos decir que una labor de base y que mejorara
mucho otros aspectos de nuestra practica laboral diaria.
Archivar lleva tiempo. El tiempo que nos dediquemos a archivar,
tendremos que dedicarlo a buscar la documentacin que no
sabemos dnde est .Cada da que aplazamos el archivo correcto y
sistemtico de nuestra documentacin se hace ms difcil.
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Lo primero que realice es ordenar todos los archivadores, luego de all fue
archivando las nminas de matrcula de acuerdo a los grados y niveles,
asimismo archivaba los oficios u otros documentos que llegaban a mesa de
partes, una vez registrados los colocaba en su respectivo archivador.

d) Llevar el control de la agenda


Controlar la agenda es controlar el cundo el cmo de nuestras actividades
y de las del jefe;

Lleva un registro de nuestras actividades y apuntes al respecto de


ellas en el telfono mvil.
No olvidar nunca una fecha importante ,un aniversario ,reunin o
evento
Manejar los gastos los pagos pendientes

Una funcin que realice fue tomar el control de la agenda, anotar en la


agenda las actividades o eventos a la cual deba asistir el jefe y tambin las
actividades que deba realizar mientras el jefe est ausente

e) Redaccin de documentos
La redaccin es indispensable en una secretaria. Para saber cmo redactar un
oficio , en principio hay que tener en cuenta que existen dos tipos de este tipo
de comunicacin : el oficio simple o directo que es cuando el contenido va
dirigido a una sola personal , y el oficio mltiple que es el que se utiliza cuando
el mismo contenido va dirigido a distintos y varios destinatarios .

En la prctica los documentos que ms redacte fue memorndum los


tambin los oficios lo imprima doble una era el cargo y el otro se
entregaba a la entidad destinada.

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V.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

El presente informe fue realizado siguiendo criterios y procedimientos establecidos por el


instituto para dejar una constancia de haber realizado las practicas pre profesionales las
cuales son de suma importancia para la obtencin del ttulo profesional tcnico.
La consolidacin de la formacin de los profesionales, se realiza a travs de la ejecucin de
prcticas porque les permite contrastar la teora con la prctica y desarrollar sus
habilidades y destrezas en las tareas que desarrollan en el centro de prcticas
Que las instituciones nos permiten a los practicantes obtener experiencias reales acerca
del ambiente donde se trabajar y lograr la capacidad para tener una buena formacin
profesional.

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JUNTO CON LA SEORA


ANTONIA SECRETARIA DEL
DIRECTOR

RECEPCIONANDO LOS
DOCUMENTOS

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