GESTION DE CONTRATOS Y

CONTRATISTAS

INSTRUCTIVO DE
DOCUMENTACION

Aquiles Per S.A.C.

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T: +511 7198776 F:+511 7198423
Piura: Av. Bolognesi B-60 Lateral Piura T: +51 (073) 382718
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INDICE

Pgina

GESTION DE CONTRATOS Y CONTRATISTAS ............................................................... 3

1. EVALUACION LABORAL MENSUAL .......................................................................... 3

1.1 OBSERVACIONES PRELIMINARES .................................................................... 3
1.2 ETAPAS DE RECEPCIN DE LA DOCUMENTACIN ............................................... 4
1.3 RESULTADOS DE LA VERIFICACION DE DOCUMENTOS ...................................... 4
1.4 DOCUMENTACIN A PRESENTAR...................................................................... 5
1.5 DE LA EMPRESA SUB-CONTRATISTA ................................................................. 5
1.6 DETALLE DE LA DOCUMENTACIN A PRESENTAR ............................................... 7

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GESTION DE CONTRATOS Y CONTRATISTAS

El presente instructivo mostrar el mtodo de trabajo que se emplear en la Gestin de
Contratos y Contratistas, basado en un control mensual en temas laborales, con la
finalidad de optimizar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos. La
ejecucin de la evaluacin laboral se basa en la validacin y emisin de certificados
mensuales a partir de la documentacin sealada en el presente instructivo y enviada por
la empresa contratista.

1. EVALUACION LABORAL MENSUAL

REFERENCIA:

ENTREGA

DE

DOCUMENTACION

POR

PARTE

DE

EMPRESAS

CONTRATISTAS/SUBCONTRATISTAS.

1.1 OBSERVACIONES PRELIMINARES

En adelante LA EMPRESA CONTRATISTA, deber presentar en las oficinas de Talar
de Aquiles Per, sito en Avenida Bolognesi B-60 Lateral, la documentacin detallada en el
presente instructivo cumpliendo en forma rigurosa las columnas de presentacin,
requisitos y comentarios.
La empresa contratista deber designar a un responsable para el envo mensual de los
documentos requeridos para la Evaluacin Laboral.

Plazo de Entrega El plazo de entrega de la documentacin ser dado por Aquiles Per el
01 da hbil de cada mes, considerando el ltimo dgito del RUC, para su entrega la
empresa contratista deber de enviar a las oficinas de Aquiles Per SAC los documentos
que figuran en el Anexo 1.
Adems

en

caso

que

la

documentacin

sea

enviada

por

courier

la

Empresa

Contratista/Subcontratista ser responsable de considerar los tiempos de envo por

traslado de documentacin, vale decir el contratista/subcontratista deber considerar el
tiempo de envo de la documentacin para poder cumplir con el plazo de entrega
detallado en el prrafo anterior, en caso que la documentacin sea recibida despus de

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dicho plazo se asignar

la verificacin el da hbil del mes siguiente, notificando a

la

empresa usuaria el no cumplimiento de las fechas establecidas.

La documentacin solicitada debe ser enviada en sobre sellado a las oficinas de Talar de
Aquiles Per, los formularios deben ser firmados por el representante legal de la empresa,
y la documentacin laboral en fotocopia simple.

1.2 ETAPAS DE RECEPCIN DE LA DOCUMENTACIN

Primera Etapa Revisin Fsica

La Primera Etapa corresponde a la revisin fsica de los documentos por parte del
Ejecutivo de Aquiles, quien verificar el orden de los documentos presentados, que se
cumpla con los formatos establecidos y orden solicitado por la empresa Aquiles Per, de
lo contrario el recepcionista de Aquiles dar las indicaciones respectivas a LA EMPRESA
CONTRATISTA para que esta ltima presente a la brevedad la documentacin de
acuerdo a las exigencias sealadas en el Instructivo.
Segunda Etapa Verificacin de la Documentacin
La Segunda Etapa corresponde a la verificacin que consta de la comprobacin efectiva
de los documentos laborales y previsionales as como el anlisis de la documentacin
entregada.
En este proceso se obtiene el resultado del cumplimiento de las obligaciones laborales y
previsionales las cuales se encontrarn a disposicin del contratista

y de la empresa

usuaria.

1.3 RESULTADOS DE LA VERIFICACION DE DOCUMENTOS

El plazo mximo para la emisin de los resultados

acerca del cumplimiento de

obligaciones laborales y previsionales as como la documentacin de inters solicitada por

la empresa usuaria ser de 15 das hbiles contados desde el da hbil siguiente a la
fecha de recepcin de la documentacin respectiva, el mismo plazo ser considerado para
las provincias.

En caso de detectarse documentacin incompleta durante la revisin, se suspender el

resultado de la verificacin otorgando una prorroga mxima de 5 das hbiles contados
desde el da hbil siguiente a la fecha de la notificacin de la documentacin faltante,

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quedando pendiente los das hbiles restantes producto de la suspensin del plazo de los
resultados en el sistema.
Se debern

considerar dentro de la documentacin faltante: El pago y

comprobante del PDT y los respectivos reportes del PDT.

La entrega de la documentacin faltante deber de ser enviada en fsico a las oficinas de

Aquiles Per en Talar; en caso no cumplir con la entrega de la documentacin faltante
en los plazos establecidos Aquiles Per emitir los resultados con los antecedentes que
obran en su poder.

En cuanto a los das hbiles restantes seguirn corriendo el da hbil siguiente de haber
recepcionado la documentacin solicitada, o bien cumplida la prorroga mxima, bajo el
apercibimiento de emitir los resultados de la verificacin con los antecedentes que obran
en poder de Aquiles Per.
Adems, con la entrega de la documentacin mensual, debern enviarse todas las
Declaraciones Juradas en Formato Aquiles firmadas por el Representante Legal, o persona
debidamente autorizada (Solicitud de Validacin y Nmina del Personal).

1.4 DOCUMENTACIN A PRESENTAR

LA EMPRESA CONTRATISTA, deber presentar la documentacin requerida de
acuerdo al tipo de periodicidad mencionada en los apartados que se indican a
continuacin. En la primera entrega, deber constar la documentacin incluida en todos
los apartados; y posteriormente, slo se presentar la documentacin indicada con
periodicidad mensual, la que se modifique o venza con respecto a la presentada
anteriormente.
Aquiles Per, bajo la supervisin de LA EMPRESA PRINCIPAL, se reserva el derecho
de solicitar ampliacin de cualquier informacin en referencia a la documentacin
solicitada.
Las Declaraciones Juradas debern ser presentadas en Formato Aquiles en forma mensual
y debern tener la respectiva firma del Representante Legal.

1.5 DE LA EMPRESA SUB-CONTRATISTA

En los casos en que LA EMPRESA CONTRATISTA subcontrate a terceros para realizar

trabajos o prestaciones de servicios para LA EMPRESA PRINCIPAL, LA EMPRESA

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CONTRATISTA deber comunicar por escrito por medio del formato SOLICITUD PARA
VALIDAR CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES LABORALES Y PREVISIONALES a Aquiles
Per el nombre y apellido de la persona fsica o denominacin de la persona jurdica que
oficiar como subcontratista, asimismo, LA EMPRESA CONTRATISTA tendr que
recabar y adjuntar la documentacin que sea de aplicabilidad a dicho subcontratista,
hacindose responsable de la misma.

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1.6 DETALLE DE LA DOCUMENTACIN A PRESENTAR

I. DOCUMENTOS OBLIGACIONES LABORALES, PREVISIONALES
FRECUENCIA

Mensual

DOCUMENTOS

OBSERVACIONES

1. SOLICITUD PARA VALIDAR CUMPLIMIENTO DE

OBLIGACIONES LABORALES, PREVISIONALES (Formato
Aquiles F.G 01.09) el formulario de solicitud es el
documento que da inicio al proceso de validacin.
Formato Aquiles

Inicio
Inicio/
Modificaciones

2. Contrato con la empresa SAVIA.

Fotocopia Simple

3. DNI del representante legal.

Fotocopia Simple

Inicio

4. Ficha RUC de la empresa solicitante.

Fotocopia Simple

Mensual

5. Nmina del Personal

Vinculados al Contrato
(Formato Aquiles F.G 02.09).
Formato Aquiles

Mensual

Mensual

Inicio/Modificacin

Inicio/Modificacin

Mensual

Inicio/Modificacin

Mensual

Mensual

Mensual

Mensual

Mensual

6. Planilla del PDT

7. Boletas de Pago y Transferencia Bancaria: del
personal vinculado a la realizacin de determinada obra y/o
servicios para la empresa usuaria, firmada por el trabajador
y empleador
8. Liquidacin de Beneficios Sociales
del personal
vinculado a la realizacin de determinada obra y/o servicios
para la empresa usuaria, firmada por el trabajador y
empleador.(Incluir Transferencia Bancaria)
9. Carta de Renuncia del personal vinculado a la realizacin
de determinada obra y/o servicios para la empresa usuaria,
firmada por el trabajador y por el empleador.
10. Registro de asistencia, el periodo deber ser el que se
utilice para el pago de planillas, el registro deber contener
como mnimo la siguiente informacin: Nombre o razn social
de la empresa, RUC del empleador, nombre y DNI del
trabajador, registrar los ingresos y salidas del trabajador y las
HORAS EXTRAS que realice.
11. Contratos del Personal, del personal vinculado a la
realizacin de determinada obra y/o servicios
para la
empresa usuaria, se deber incluir el Reporte de envo al
Ministerio de Trabajo.
12. Aportes Essalud del personal vinculado a la realizacin
de determinada obra y/o servicios para la empresa usuaria
(reporte de la planilla electrnica).
13. Aportes a Pensiones del personal vinculado a la
realizacin de determinada obra y/o servicios
para la
empresa usuaria (En el caso de AFP se pide los formularios de
pago- detalle del trabajador- y comprobante de pago en caso
de SNP se pide el reporte de la planilla electrnica).
14. Aporte SENATI: del personal vinculado a la realizacin
de determinada obra y/o servicios para la empresa usuaria
(reporte de la
planilla
electrnica). As como el
FORMULARIO DE PAGO MENSUAL
15. Aporte SENCICO: del personal vinculado a la realizacin
de determinada obra y/o servicios para la empresa usuaria
(reporte de la
planilla
electrnica). As como el
FORMULARIO DE PAGO MENSUAL
16. Retenciones CONAFOVISER: del personal vinculado a
la realizacin de determinada obra y/o servicios para la
empresa usuaria (reporte de la planilla electrnica). As como
el FORMULARIO DE PAGO MENSUAL

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Fotocopia Simple

Fotocopia Simple

Fotocopia Simple

Fotocopia Simple

Fotocopia Simple

Fotocopia Simple

Fotocopia Simple

Fotocopia Simple

Fotocopia Simple

Fotocopia Simple

Fotocopia Simple

Mensual

MAYO - NOVIEMBRE

JULIO - DICIEMBRE

MARZO

17. Retenciones de 5ta categora del personal vinculado a

la realizacin de determinada obra y/o servicios para la
empresa usuaria, (reporte de la planilla electrnica).
Fotocopia Simple
18. CTS: Liquidaciones de CTS firmado por el trabajador y
transferencias bancarias, del personal vinculado a la
realizacin de determinada obra y/o servicios para la empresa
usuaria.
Fotocopia Simple
19.
GRATIFICACIONES:
Comprobante
de
Pago
y
transferencias bancarias, del personal vinculado a la
realizacin de determinada obra y/o servicios para la empresa
usuaria.
Fotocopia Simple
20. UTILIDADES Hoja de Utilidades firmada por el
trabajador y transferencia y/o comprobante de pago
Fotocopia Simple
21. Certificado Anual de Aportes a las entidades
administradoras
de
las
contribuciones
correspondientes del ONP y SPP firmado por personal
vinculado a la realizacin de determinada obra y/o servicios
para la empresa usuaria,
Fotocopia Simple
22. Certificado Anual de Rentas y Retenciones de
Quinta Categora, firmado por personal vinculado a la
realizacin de determinada obra y/o servicios
para la
empresa usuaria,
Fotocopia Simple
23. Declaracin Anual del Impuesto a la Renta

Mensual

Fotocopia Simple

24. Constancia de Presentacin del PDT, y el respectivo

comprobante de pago de obligaciones laborales.
Fotocopia Simple

CASOS ESPECIALES
TRABAJADORES EXTRANJEROS (Personal vinculado a la
realizacin de determinada obra y/o servicios para la
empresa usuaria)
Fotocopia Simple
Inicio/
Modificaciones
Inicio/
Modificaciones
Inicio/
Modificaciones

25. Contratos Aprobados por la Autoridad Administrativa de

Trabajo.

Fotocopia Simple

26. Visa de Trabajo.

Fotocopia Simple

27. Carnet de Extranjera o Pasaporte.

Fotocopia Simple

II. DOCUMENTOS ADICIONALES

PRESENTACION

REQUISITO

Inicio/Modificaciones 28. CARTA FIANZA

29. SEGURO COMPLEMENTARIO DE TRABAJO DE
RIESGO (SALUD PENSION): POLIZA, COMPROBANTE DE
PAGO, RELACION DE CONSTANCIA DE ASEGURADOS: del
personal vinculado a la realizacin de determinada obra y/o
Inicio/
servicios para la empresa usuaria. (DOCUMENTOS DEL MES
Modificaciones
A VALIDAR)
30.
SEGURO
DE
VIDA
LEY:
POLIZA:
POLIZA,
COMPROBANTE DE PAGO, RELACION DE CONSTANCIA DE
ASEGURADOS, REPORTE DE REGISTRO DEL SEGURO VIDA
LEY-MINTRA (Listado de trabajadores asegurados): del
Inicio/
personal vinculado a la realizacin de determinada obra y/o
Modificaciones
servicios para la empresa usuaria.
Inicio/
28. COPIA DE SEGURO VIGENTE DE RESPONSABILIDAD
Modificaciones
CIVIL

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