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GENERALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACN GENERAL
C ON T E N I D O
PRESENTACION
RELACION DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
INDICADORES DE GESTIN
MARCO JURDICO
FORMATOS
PRESENTACIN.
Con el propsito de dar cumplimiento a lo dispuesto por el artculo tercero de los lineamientos
Generales para la Administracin de almacenes de las dependencias y entidades de la
Administracin Pblica Federal, as como para cumplimiento a las disposiciones normativas
correlacionadas, se difunde el Manual de procedimientos del Almacn General de la secretara de
Economa, mismo que tiene como objetivo fundamental facilitar al personal administrativo de las
Unidades Administrativas del rea Central de la Secretara de Economia, la comprensin y operacin
de los servicios que presta el Departamento de Almacn adscrito a la Direccin General de Recursos
Materiales y Servicios Generales (DGRMSG).
Entre los principales objetivos de este documento se encuentran:
Llevar a cabo el ingreso y alta contable de los materiales y tiles de oficina y materiales y
tiles de impresin y reproduccin recibidos en devolucin por parte de las unidades
administrativas del rea central de .la Secretaria.
Llevar a cabo el ingreso, alta contable y guarda de los bienes de consumo y de activo fijo
recibidos en el Almacn General del Departamento de Almacn.
Llevar acabo el ingreso y alta contable en el Almacn General de los bienes de consumo y/o
de activo fijo recibidos en forma directa por las Coordinaciones Administrativas del rea
central de la secretara de Economia.
Suministrar de manera oportuna los bienes de consumo y/o de activo fijo existentes en el
inventario del almacn, a las Coordinaciones Administrativas del rea central de la Secretara
de Economia.
Para que el presente Manual cumpla con sus objetivos, se requiere que sea difundido y observado
entre el personal encargado de su operacin y de su competencia.
RELACION DE PROCEDIMIENTOS.
Entrada y registro de bienes de consumo y/o activo fijo recibidos en el Almacn General.
Entrada y registro de bienes de consumo y/o activo fijo recibidos por las Unidades
Administrativas del rea central de la Secretara de Economia.
Suministro de bienes de consumo y/o de activo fijo existentes en el inventario del almacn
general a las Coordinaciones Administrativas del rea central de la Secretara de Economia.
Levantamiento del Inventario Fsico de los bienes de consumo y/o activo fijo resguardados en
el Almacn General.
Fecha de Emisin:
Control: PR-DAS-40
Pgina 1 de
OBJETIVO
Llevar a cabo el ingreso y alta contable en el Almacn General de los materiales y tiles de oficina y
materiales y tiles de impresin y reproduccin recibidos en devolucin por parte de las unidades
administrativas del rea central de la Secretara.
D E SC R I P C I O N
Coordinacin Administrativa
1. Presenta por escrito solicitud de devolucin de los materiales y tiles de oficina y materiales y
tiles de impresin y reproduccin al Departamento de Almacn, la cual deber ser acompaada
por relacin, indicando clave de los bienes, costo unitario de adquisicin, motivo de la devolucin.
Departamento de Almacn
4.- Dictamina y evala las condiciones de los bienes, conforme a lista de verificacin aplicable por
cada tipo de bien...
Elabor
Revis
Aprob
Fecha de Emisin:
Control: PR-DAS-40
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACN
Pgina 1 de
GENERAL.
rea Responsable: Direccin de Administracin de Servicios
Procedimiento: Entrada y Registro de material y tiles de oficina y materiales y tiles de impresin y
reproduccin por devolucin de las Unidades Administrativa
Elabor
Revis
Aprob
Fecha
Emisin:
de
Control: NO-DAS40
Pgina 1 de
rea Responsable: Direccin de Administracin de Servicios
Procedimiento: Entrada y Registro de material y tiles de oficina y materiales y tiles de impresin y
reproduccin por devolucin de las Unidades Administrativa
NORMAS DE OPERACION
La validacin tcnica de los bienes correr por cuenta del Departamento de Almacn.
El Departamento de Almacn redistribuir a las Unidades Administrativas que los requieran los
bienes que se encuentren en condiciones ptimas,
Elabor
Revis
Aprob
Fecha de Emisin:
Control: DF-DAS-40
DEPARTAMENTO DE ALMACEN
Inicio
Presenta
solicitud
de
devolucin de materiales
acompaando
relacin
Recibe de la Coordinacin
Administrativa los bienes y
evala conforme a lista de
verificacin
Dictamina la condicin de
los bienes conforme a lista
de verificacin por cada tipo
de bien.
Estn en
condiciones de
reaprovecharse
?
NO
No se acepta la
devolucin, se debe
proceder a su baja
conforme a PR-AS-02
SI
Acepta la devolucin
e
incorpora al inventario de
bienes de consumo
Fin
Fecha de Emisin:
Control: DF-DAS-40
DEPARTAMENTO DE ALMACEN
Fin
Fecha de Emisin:
Control: PR-DAS-41
Difunde a las Coordinaciones Administrativas del rea central, mediante oficio circular, la
necesidad de integrar el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios (PAAAS)
Coordinaciones Administrativas
2.
3.
4.
Elabor
Revis
Aprob
Fecha de Emisin:
Control: PR-DAS-41
8.
Elabora y/o recibe calendario de procedimiento de Adquisicin y participa en los eventos del
proceso de licitacin hasta la emisin del fallo correspondiente.
11.
Recibe del proveedor los bienes de consumo y/o de activo fijo y verifica que las caractersticas
de los bienes recibidos sean las especificadas en el pedido original.
12.
Recibe del proveedor factura y pedido original y verifica que ambos documentos cumplan con
los requisitos fiscales establecidos.
13.
Elabora aviso de alta en Almacn con base en la informacin del Sistema de Control y
Registro de Bienes (SICOREBAG), en el Almacn General (original y seis copias) y distribuye de
la siguiente manera:
Elabor
Revis
Aprob
10
DIRECCION GENERAL DE
RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL ALMACN GENERAL
Fecha de Emisin:
Control: PR-DAS-41
Pgina 1 de
14.
15.
Recibe del Departamento de Almacn factura y anexos debidamente firmados por el Jefe del
departamento.
17.
18.
19.
20.
Requisita formatos de autorizacin de pago para firma del Director General, previa firma del
Director del rea.
21.
22.
Revis
Aprob
11
DIRECCION GENERAL DE
RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL ALMACN GENERAL
Fecha de Emisin:
Control: PR-DAS-41
Pgina 1 de
24.
25.
Elabor
Revis
Aprob
12
DIRECCION GENERAL DE
RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL ALMACN GENERAL
Fecha de Emisin:
Control: NO-DAS-421
Pgina 1 de
NORMAS DE OPERACION
Elabor
Revis
Aprob
13
DIRECCION GENERAL DE
RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL ALMACN GENERAL
Fecha de Emisin:
Control: DF-DAS-41
Pgina 1 de
Subdireccin de Evaluacin
Inicio
Recibe de la Subdireccin
de
Adquisiciones,
Arrendamiento y Servicios
copia del pedido y coordina
recepcin de los bienes.
NO
Cumple?
SI
Aviso de alta
Fin
Elabora aviso de alta y
registro contable, captura
alta
los
bienes
el
SICOREBAG y distribuye
aviso de alta.
Fin
14
DIRECCION GENERAL DE
RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL ALMACN GENERAL
Fecha de Emisin:
Control: DF-DAS-41
Pgina 1 de
Recibe va SICOREBAG.
de
las
Coordinaciones
Administrativas del rea
central
solicitud
de
aprovisionamiento
Elabora
programa
de
suministro mensual a las
Coordinaciones
Administrativas.
Integra mensualmente en
el expediente de Cuenta
Pblica
copia
de
documentacin
de
movimientos
parar
abastecimiento de Las
Unidades Administrativas
Fin
15
DIRECCION GENERAL DE
RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL ALMACN GENERAL
Fecha de Emisin:
Control: PR-DAS-42
Pgina 1 de
Elabor
Revis
Aprob
16
DIRECCION GENERAL DE
RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
Fecha de Emisin:
Control: PR-DAS-42
Pgina 1 de
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL ALMACN GENERAL
rea Responsable: Direccin de Administracin de Servicios
Procedimiento: Entrada, Registro y Suministro de Bienes de consumo y de Activo fijo
Recibidos por las Unidades Administrativas del rea Central de la Secretaria de Economia
7
Captura en el Sistema de Control y Registro de Bienes en el Almacn General (SICOREBAG),
el registro contable (alta) de los bienes de consumo y/o de activo fijo de conformidad con el pedido,
actualizando las existencias.
8
Elabora el Aviso de alta en Almacn (original y seis copias) y distribuye de la siguiente
manera:
9
Enva a la Coordinacin Administrativa del rea requirente, para iniciar el trmite de pago ante
la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto los siguientes documentos:
Elabor
Revis
Aprob
17
DIRECCION GENERAL DE
RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL ALMACN GENERAL
Fecha de Emisin:
Control: NO-DAS-42
Pgina 1 de
NORMAS DE OPERACION
La elaboracin del Aviso de Alta en Almacn deber ser solicitado ante el Departamento de
Almacn a ms tardar al tercer da hbil de la recepcin de los bienes.
El proveedor deber entregar los bienes en los lugares sealados para tal efecto en las bases de
licitacin y / o los lugares determinados por la Coordinacin Administrativa de las unidades
administrativas requirentes.
No se dar registro de alta contable en el Almacn General a aquellos bienes que presenten
documentacin incompleta o no est debidamente requisitada.
El trmite para la elaboracin del Aviso de Alta por parte del Departamento de Almacn deber
realizarse a ms tardar al quinto da hbil posterior a la recepcin de los bienes por parte de las
Coordinaciones Administrativas.
Revis
Aprob
acta
18
Fecha de Emisin:
Control: NO-DAS-42
Pgina 1 de
Elabor
Revis
Aprob
19
Fecha de Emisin:
DIRECCION GENERAL DE
RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
Control: DF-DAS-42
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL ALMACN GENERAL
Pgina 1 de
Departamento de Almacn
Coordinacin Administrativa
rea Solicitante
Inicio
Recibe de la Subdireccin de
Comit
de
Adquisiciones,
Arrendamientos y servicios copia
del pedido.
NO
Cumple?
Rechaza
bienes
los
SI
Fin
Elabora
conjuntamente
con el proveedor acta
circunstanciada
de
entrega- recepcin, firma
e integra factura pedido
(original y seis copias)
para
remitir
al
Departamento
de
Almacn
20
Fecha de Emisin:
Control: DF-DAS-42
Pgina 1 de
Departamento de Almacn
Aviso de Alta
Aviso de Alta
Recibe
de
la
Coordinacin
Administrativa acta de
entrega, pedido y factura
original y anexos.
Solicita aviso de
alta
Coordinacin Administrativa
rea Solicitante
Solicita al Departamento
de
almacn
la
elaboracin del aviso de
alta, enviando factura
firmada al reverso y
pedido en original y seis
copias
Aviso de Alta
Aviso de Alta
Solicita aviso de
alta
Recibe
de
la
Coordinacin
Administrativa acta de
entrega, pedido y factura
original y anexos.
Captura
en
el
SICOREBAG el registro
contable conforme al
pedido.
Integra en expediente de
cuenta pblica copia de
los
movimientos
efectuados en el mes.
Fin
21
Fecha de Emisin:
Control: PR-DAS-43
Pgina 1 de
Departamento de Almacn
4.
5.
Valida el suministro de bienes de consumo y/o activo fijo de acuerdo a los requerimientos de
las Coordinaciones Administrativas y a las existencias en el almacn general
6.
7.
Revis
Aprob
22
Fecha de Emisin:
Control: PR-DAS-43
Pgina 1 de
9.
Recibe los bienes solicitados del Departamento de Almacn, verificando que las cantidades
consignadas en el formato Requisicin de aprovisionamiento concuerden con las cantidades
recibidas, firmando de recibido de conformidad.
Departamento de Almacn
10.
11.
Elabor
Revis
Aprob
23
Fecha de Emisin:
Control: NO-DAS-43
Pgina 1 de
Elabor
Revis
Aprob
24
DIRECCION GENERAL DE
RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL ALMACN GENERAL
Fecha de Emisin:
Control: DF-DAS-43
Pgina 1 de
Coordinacin Administrativa
Direccin de Administracin
de Servicios / Subdireccin de
Almacn y Bienes Muebles
Departamento de Almacn
Inicio
Captura
va
electrnica
(Intranet) en el SICOREBAG
la requisicin de suministro
de material de oficina y enva
al Departamento de Almacn
Recibe
la
solicitud
va
electrnica solicitada por las
Coordinaciones Administrativas
Migra
informacin
al
SICOREBAG
y
efecta
descargo de inventarios
Determina
conjuntamente
fecha de recepcin de los
bienes
Genera formato de
aprovisionamiento y
programa entrega determina
conjuntamente, va telefnica
con las Coordinaciones el da
de entrega.
Recibe
formato
de
aprovisionamiento firmado y
procede a afectar el kardex
con las salidas
Fin
25
Coordinacin Administrativa
6.
Recibe oficio de autorizacin de compra de los insumos solicitados y efecta la compra de los
mismos.
Elabor
Revis
Aprob
26
Fecha de Emisin:
Control: PR-DAS-44
Pgina 1 de
7.
Elabor
Revis
Aprob
27
Fecha de Emisin:
Control: NO-DAS-44
Pgina 1 de
NORMAS DE OPERACION
La solicitud de elaboracin del Aviso de Alta en Almacn ser presentada a ms tardar al tercer
da hbil de la recepcin de los bienes por parte de la unidad administrativa adquiriente en los
casos que as se estipule.
Revis
Aprob
28
Fecha de Emisin:
Control: DF-DAS-44
Pgina 1 de
Coordinacin Administrativa
rea solicitante
Departamento de Almacn
Inicio
SI
Cuenta con
existencias
Notifica
al
rea
solicitante para que
elabore solicitud de
abastecimiento
PR-DAS-43
NO
Fin
Recibe oficio de verificacin
de existencias y efecta
compra de artculos.
Fin
29
Fecha de Emisin:
Control: DF-DAS-45
Pgina 1 de
7-
Verificar que las tarjetas kardex y las tarjetas de anaquel se encuentren actualizadas
registrando en ellas el ltimo movimiento realizado en el inventario.
8.-
Revis
Aprob
30
Fecha de Emisin:
Control: DF-DAS-45
Pgina 1 de
Elabor
Revis
Aprob
31
Fecha de Emisin:
Control: NO-DAS-45
Pgina 1 de
NORMAS DE OPERACION
El responsable del Departamento de Almacn llevar a cabo antes de la toma del inventario el
reacomodo de insumos y/o materiales en los anaqueles para facilitar su conteo.
El responsable del Departamento de Almacn deber elaborar marbete por cada artculo y
colocarlo en los anaqueles.
El responsable de la ejecucin del levantamiento del inventario fsico levantar acta de inicio
de inventario
El personal asignado para toma de inventario inicia el primer conteo haciendo un recuento al
100% de los insumos anotando en el marbete la cantidad de primer conteo, nombre del
responsable de la toma, fecha del conteo.
El personal asignado para toma de inventario inicia el segundo conteo haciendo un recuento
al 100% de los insumos anotando en el marbete la cantidad de primer conteo, nombre del
responsable de la toma, fecha del conteo.
Elabor
Revis
Aprob
32
Fecha de Emisin:
Control: NO-DAS-45
Pgina 1 de
Errores de clasificacin.
Errores de localizacin
Errores contables
Duplicidad de informacin.
Elabor
Revis
Aprob
33
Fecha
Emisin:
Control:
45
de
DF-AS-
Pgina 1 de
Inicio
Fin
34
INDICADORES
Rotacin de Inventarios
Insumos requeridos por las Unidades Administrativas
Total de los insumos resguardados en el Almacn General
35
Con este indicador se pretende conocer los bienes y/o insumos con poco o nulo
movimiento y determinar su disposicin final. La aplicacin de este indicador se har
semestralmente.
x 100%
36
MARCO JURIDICO
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.
LEYES
REGLAMENTOS
CODIGOS
Cdigo de Comercio
OTRAS DISPOCISIONES
37
FORMATOS
Formato de Aviso de Alta en el Almacn General
Formato de solicitud de aprovisionamiento
Formato de oficio de verificacin de existencias en el Inventario del
almacn general
38
AVISO ALTA
No.
MES
ALMACEN
AO
GENERAL
DATOS DE LA FACTURA
SOLICITUD DE
COMPRA
COORD. ADMVA.
PEDIDO No.
ENTREGA DE
FECHA
NUMERO
DIA
BIENES Y / O INSUMOS
MES
AO
MAYOR
MENOR
PARCIAL
TOTAL
PARTIDA
SALDO
MES
CANTIDAD
UNITARIO
UNIDAD DE
DESCRIPCION DE LOS BIENES Y/O INSUMOS
MEDIDA
AO
PRECIO
IMPORTE
SUBTOTAL
15% I.V.A.
TOTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE SE APLICA EL DESCARGO PRESUPUESTAL
E LA B O R O
PARTIDA PRESUPUESTAL:
REVISO
APROBO
39
SECRETARIA DE ECONOMIA
DIRECCIN GENERAL DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
DIRECCIN DE ADMINSTRACION DE SERVICIOS
SUBDIRECCIN DE ALMACEN Y BIENES MUEBLES
Requisicin de Aprovisionamiento
CLASIFICCION
DESCRIPCIN
Fecha de Impresin:
UNIDAD
Folio:
PRECIO
CANTIDAD UNITARIO
TOTAL
TOTAL: ______________
ENTREGO
Fecha de Atencin
RECIBIO
COORDINACIN ADMINISTRATIVA
40
Datos de la Solicitud
Folio asignado
Fecha de captura
Hora de captura
Descripcin de la solicitud
Justificacin
Datos del solicitante del servicio
Nombre
Puesto
Unidad
Datos del servicio que proporciona la DGRMSG
Nombre del Servicio
Fecha de atencin
Respuesta
________________________________________
Jefe del Departamento de Almacn
41