Procedimientos de control de

cierre

Mauricio Sierra Cubides

POLITECNICO GRAN COLOMBIANO BOTOT
COD 1111070706
CONTROL DE PROYECTOS - 4.GPR - 2015.1 - SECCIN A

Contenido
Procedimientos de control de cierre......................................................................0
Contenido..............................................................................................................1
Introduccin..........................................................................................................2
Cierre del Proyecto................................................................................................3

Procedimiento de Cierre Administrativo:..................................................3

Procedimiento de Cierre del Contrato:.....................................................4
Producto, Servicio o Resultado Final:.......................................................4
El cierre de la fase o proyecto incluye entre otras las siguientes actividades:..4
Cierre de las Adquisiciones................................................................................6
Tarea Inclusin en Histrico de Proyectos..........................................................8
Bibliografa............................................................................................................9

Introduccin
El cierre de proyectos ha sido y sigue siendo uno de los captulos ms abandonados de
la gerencia de proyectos. Inclusive muchas publicaciones o capacitacin no tratan
el tema con la profundidad necesaria. As como es importante realizar una reunin
de inicio y planificacin, es importante el proceso de cerrarlo exitosamente. El valor de
realizar una terminacin de proyecto adecuada es el aprovechamiento de toda la
informacin y la experiencia adquirida durante el proyecto. Si el cierre se lleva a
cabo y el equipo se disuelve inmediatamente, no se tendr la oportunidad de hacer
evaluaciones del personal, obtener los aprendizajes claves que garanticen que los
aportes correspondientes sean transferidos para otros proyectos. Por supuesto, un
proyecto puede terminar sin xito tambin. Incluso en este caso, las enseanzas son
tambin importantes para el equipo.
Este proceso tiene como objetivo el de Analizar, desde la perspectiva econmica;
balance de los recursos gastados y los beneficios obtenidos. Diagnosticar el
funcionamiento, tratando de analizar las desviaciones entre las previsiones iniciales y el
resultado. Corregir (proyectos futuros) los procedimientos que dieron cabida a
actuaciones que presentaron desviaciones.

Cierre del Proyecto

Esta actividad consiste en resumir los datos del proyecto, en cuanto a funcionalidad,
tecnologa, equipo tcnico, formacin recibida, experiencias, logros, problemas
encontrados y, en general, cualquier dato que el Jefe de Proyecto considere de inters.
Hay que tener en cuenta que esta informacin tiene la finalidad de servir de apoyo a
proyectos futuros, aprovechando las experiencias habidas y tratando de evitar incurrir en
los mismos errores.
1. El proceso de adjudicacin de cierre se utiliza para validar de manera formal que se
hayan cumplido todos los requisitos para las actividades de adjudicacin de cada
proyecto y que estos sean aceptables tanto para el vendedor como para el comprador.
2. Las entregas (salidas) del proceso de adjudicacin de cierre son las adquisiciones
cerradas y las actualizaciones de los activos de los procesos de la organizacin.
El primer proceso es parte del rea de Integracin mientras que el segundo es parte de
Adquisiciones. Estos procesos son aplicables a todas las actividades de cierre que
pueden ocurrir repetidamente en diferentes etapas de un proyecto
Se desarrollan dos procedimientos para establecer las interacciones necesarias para
realizar las actividades de cierre a lo largo de todo el proyecto o de una fase del
proyecto:
Procedimiento de Cierre Administrativo.
Procedimiento de Cierre del Contrato.

Procedimiento de Cierre Administrativo:

Este procedimiento
comprende todas las actividades, roles y responsabilidades relacionados de los
miembros del equipo del proyecto involucrados en la ejecucin del procedimiento de
cierre administrativo. Se desarrollan y establecen los procedimientos para transferir los
3

productos o servicios del proyecto a produccin y/u operaciones. Este procedimiento

suministra una metodologa paso a paso para el cierre administrativo, que comprende:
Acciones y actividades para definir los requisitos de aprobacin de los interesados para
los cambios y todos los niveles de productos entregables.
Acciones y actividades necesarias para confirmar que el proyecto ha cumplido con
todos los requisitos del patrocinador, del cliente y de los dems interesados, verificar
que se han suministrado y aceptado todos los productos entregables y validar que se ha
cumplido con los criterios de conclusin y salida.
Acciones y actividades necesarias para cumplir con los criterios de conclusin o salida
del proyecto.

Procedimiento de Cierre del Contrato:

Incluye todas las

actividades e interacciones requeridas para establecer y cerrar todo acuerdo contractual
establecido para el proyecto, y tambin para definir aquellas actividades relacionadas
que respaldan el cierre administrativo formal del proyecto.
Este procedimiento implica tanto la verificacin del producto (todo el trabajo
completado de forma correcta y satisfactoria) como el cierre administrativo
(actualizacin de registros de contrato para reflejar los resultados finales y archivo de
esa informacin para su uso futuro).

Producto, Servicio o Resultado Final:

La aceptacin formal y
entrega del producto, servicio o resultado final que el proyecto estaba autorizado a
producir. La aceptacin incluye la recepcin de una declaracin formal en la que se
establece que se ha cumplido con los trminos del contrato.

Activos de los Procesos de la Organizacin

Documentacin de Aceptacin Formal
Archivos del Proyecto
Documentos de Cierre del Proyecto
Informacin Histrica

Dentro de las tareas a iniciar la fase final de control de cierre se debe contener:
Cierre de Fase o del Proyecto

El cierre de la fase o proyecto incluye entre otras las

siguientes actividades:
Terminar los detalles
proyecto. La terminacin tcnica del
1.

tcnicos

faltantes

del

proyecto puede llegar a ser un drama. El

avance de un proyecto parece paralizarse y el proyecto es una historia sin fin. En el
4

desarrollo de software, es aqu donde se juega la calidad del producto final. Empresas
muy prestigiosas en el mundo de TI han retirado a ltima hora, mdulos completos que
estaban en el alcance original, o han decidido salir con cantidades excesivas de defectos,
con la idea de corregirlos en una versin posterior, a ser publicada a veces, varios meses
despus del lanzamiento. Retrasos en la entrega final o un proyecto fuera de
presupuesto, puede dar lugar a este tipo de decisiones.

Auditar los trabajos para asegurar que estn

completos. Auditar los trabajos significa evaluarlos con respecto a los
2.

requerimientos, alcance y calidad aprobados para el proyecto, asegurando que todo el

alcance que est en el proyecto (o sea todo lo que est definido en la estructura
desagregada - WBS) se haya realizado de acuerdo a las normas de calidad tambin
aprobadas. Se debe comprobar que todas las entregas planificadas se hayan realizado.

Transferencia del Producto, Servicio o Resultado

Final. Esta salida se refiere a la transferencia del producto, servicio o resultado final
3.

para el que se autoriz el proyecto (o el producto, servicio o resultado intermedio de esa

fase en el caso del cierre de una fase). Asegurar que todas las entregas han sido
realizadas y ordenadas adecuadamente y asegurar que el proyecto no dar lugar a
demandas legales futuras por parte de ninguno de los actores del proyecto. Un cierre
completo requiere el ordenamiento y la entrega de todos los documentos del proyecto de
tipo tcnico y administrativo, que no hayan sido todava entregados. Se debe asegurar
que todas las entregas lleguen a los participantes del proyecto. Es importante asegurarse
tambin de conseguir un documento que exprese la satisfaccin del cliente
recomendndonos para futuros trabajos. Pero si hay problemas y el cliente no est
satisfecho hay que demostrarle porque los eventos ocurrieron de una manera
determinada que causaron la insatisfaccin e insistir en obtener su recomendacin.
4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los archivos del proyecto. Debe recuperarse toda la informacin del proyecto y
archivarla para uso futuro de la empresa que ha ejecutado el proyecto, como por
ejemplo el plan para la direccin del proyecto, el alcance, el costo, el cronograma y los
calendarios del proyecto, los registros de riesgos, la documentacin de la gestin de
cambios, las acciones planificadas de respuesta a los riesgos y el impacto de los riesgos,
rdenes de compra, cotizaciones de proveedores, minutas y agendas de las reuniones
ms importantes, listas de eventos y problemas y como se resolvieron, y en general
cualquier documento esencial que permita aclarar cualquier duda en el futuro y que se
puedan llegar a utilizar para futuros proyectos.
Los documentos de cierre del proyecto o fase. Los documentos de cierre del
proyecto o fase, que consisten en la documentacin formal que indica la terminacin del
proyecto o fase y la transferencia de los entregables del proyecto o fase terminados a,
5

por ejemplo, un grupo de operaciones o la siguiente fase. Si el proyecto se da por

concluido antes de su terminacin, la documentacin formal indica por qu se concluy
el proyecto y formaliza los procedimientos para la transferencia de los entregables
terminados y sin terminar del proyecto cancelado.
La informacin histrica. Debe preparase un manual de lecciones aprendidas. Hay
que dejar claro que este no es un trabajo que se realiza al final del proyecto, sino que es
un conjunto de informacin recolectada desde el inicio mismo. Incluye solucin de
problemas tcnicos, historial de nuevos riesgos que de hecho se convirtieron en eventos,
por qu ocurrieron y como se realiz su identificacin, cul fue su impacto y la forma
de enfrentarlos, historiales que afectaron los tiempos y costos, problemas especficos de
calidad, cotizaciones, etc. En general debe indicarse cada evento relevante y como se
solucion, y el conjunto completo debe incorporarse a la base de datos de lecciones
aprendidas de la empresa.
5. Transferencia oportuna de los recursos. El proyecto ya no
puede pagar por los recursos humanos y materiales que deben ser transferidos, a otro
proyecto o a la gerencia de lnea que controla estos recursos. En algunas empresas bien
organizadas donde se hacen muchos proyectos, el cierre es realizado por un equipo de
trabajo que solamente se dedica a esta actividad. Los miembros del equipo pasan a otros
proyectos ya en marcha y son sustituidos por el equipo de cierre. Aun as es deseable
que el gerente de proyectos permanezca hasta donde sea necesario. Este mtodo tiene
sus ventajas (especializacin, rendimiento) y desventajas (falta de conocimiento
histrico del proyecto). En muchas empresas el grupo de cierre es un conjunto de
profesionales administrativos y abogados que se dedican nicamente a cerrar contratos
y ventilar asuntos legales

Cierre de las Adquisiciones

Cerrar las Adquisiciones es el proceso de finalizar cada adquisicin para el proyecto.
Brinda apoyo al proceso Cerrar el Proyecto o la Fase, ya que implica verificar que la
totalidad del trabajo y de los entregables sean aceptables.
El proceso Cerrar las Adquisiciones tambin implica actividades administrativas, tales
como finalizar reclamaciones abiertas, actualizar registros a fin de reflejar los resultados
finales y archivar dicha informacin para su uso en el futuro. Cerrar las Adquisiciones
aborda cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del mismo. Las reclamaciones
no resueltas pueden estar sujetas a litigio luego del cierre. Los trminos y condiciones
del contrato pueden prescribir procedimientos especficos para el cierre del contrato.
La finalizacin anticipada de un contrato es un caso especial de cierre de una
adquisicin, que puede deberse a un acuerdo mutuo entre las partes, al incumplimiento
de una de las partes o a la conveniencia del comprador, siempre que el contrato as lo
6

prevea. Los derechos y responsabilidades de las partes en caso de finalizacin

anticipada estn incluidos en una clusula de finalizacin del contrato. El cierre de las
adquisiciones incluye entre otras las siguientes actividades:
1. Auditoras de la Adquisicin. Una auditora de la adquisicin es
una revisin estructurada del proceso de adquisicin, cuyo objetivo es identificar los
xitos y los fracasos que merecen ser reconocidos en la preparacin o administracin de
los contratos de adquisicin en el proyecto. El comprador, por lo general mediante su
administrador de adquisiciones autorizado, proporciona al vendedor una notificacin
formal por escrito de que el contrato ha sido completado. Habitualmente, los requisitos
para el cierre formal de la adquisicin se definen en los trminos y condiciones del
contrato, y se incluyen en el plan de gestin de las adquisiciones.
2. Acuerdos Negociados. El cierre contractual implica limar todas las
asperezas legales, realizar la devolucin o la ejecucin de fianzas y multas, aprobar o
no los reclamos y hacer los pagos finales. Se debe asegurar que no habr problemas
futuros con posibles demandas por parte de proveedores, subcontratistas o el mismo
cliente. En toda relacin de adquisicin, un acuerdo definitivo con el comprador de
todos los asuntos, reclamaciones y controversias pendientes a travs de una buena
negociacin es un objetivo fundamental. En los casos en que no es factible llegar a un
acuerdo mediante la negociacin directa, puede examinarse el empleo de algn mtodo
alternativo para la resolucin de conflictos, incluyendo la mediacin o el arbitraje.
Cuando todo recurso falla, iniciar un litigio en los tribunales es la opcin menos
deseable.

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la

Organizacin. Entre los elementos de los activos de los procesos de la
3.

organizacin que pueden actualizarse, se encuentran: El archivo de la adquisicin. Se

prepara un juego completo indexado de la documentacin del contrato, incluyendo el
contrato cerrado, para su incorporacin a los archivos finales del proyecto. La
aceptacin de los entregables. El comprador, por lo general mediante su administrador
de adquisiciones autorizado, proporciona al vendedor un aviso formal por escrito de que
los entregables han sido aceptados o rechazados. Por lo general, los requisitos para la
aceptacin formal de los entregables y la manera de abordar los entregables que no
cumplen con los requisitos se definen en el contrato. La documentacin sobre
lecciones aprendidas. Las lecciones aprendidas, las experiencias vividas y las
recomendaciones para la mejora del proceso deben ser elaboradas para los archivos del
proyecto a fin de mejorar las adquisiciones futuras.

Tarea Inclusin en Histrico de Proyectos

El Histrico de Proyectos es esencialmente una base de datos, en soporte magntico o
en papel, donde se recoge toda la informacin importante de todos los sistemas que se
desarrollan en una organizacin, lo que en Ingeniera del Software se denomina
mtricas de gestin de proyectos. Esta base de datos debe servir de referencia para los
nuevos proyectos, ya que contendr informacin que podr ser consultada y facilitar
posteriores desarrollos. Al mismo tiempo, proporcionar informacin de aquellos
elementos que puedan ser reutilizados en otros proyectos, indicndose el lugar dnde se
encuentren. Si no existe se puede iniciar con este proyecto.
Cuando se est por finalizar un proyecto puede caer la moral de la gente dado que surge
la duda de si habr otros proyectos, lo que puede producir su despido de la empresa,
dada esta condicin, produce que los trabajos finales se realicen sin motivacin alguna,
y por lo tanto sin rendimiento (he aqu otra razn para usar equipos dedicados de cierre).
Es necesario implantar polticas en la empresa, a ser posible manejadas por la oficina de
Gerencia de Proyectos (PMO), que establezca con el rigor suficiente para que se
cumplan los procedimientos de cierre, no importando las circunstancias que obliguen a
salir con rapidez de un proyecto. Estos procedimientos deben establecerse de tal manera
que permita adelantar algunas de las actividades de cierre arriba mencionadas, y no se
espere siempre para el final. Un sistema adecuado de normas que produzca cierres
ordenados y completos en la mayora de los proyectos de la organizacin, garantizar un
paso adelante haca un modelo de madurez en gerencia de proyectos y hacia la
obtencin de los objetivos estratgicos de la empresa.

Bibliografa
1. https://sites.google.com/site/gpsguayana/cierre-del-proyecto
2. http://www.fundacionfes.org/sgi/5-gestion_de_programas_y_proyectos/1Procedimientos/P-GP-3%20Procedimiento%20Cierre%20del
%20Proyecto.pdf
3. https://articulospm.files.wordpress.com/2012/04/cierre-de-losproyectos.pdf
4. http://manglar.uninorte.edu.co/bitstream/handle/10584/2215/Cierre
%20de
%20Proyectos.pdf;jsessionid=7E199638D4F39E18A65C6CE3D257CCBB?
sequence=1
5. https://sites.google.com/site/gpsguayana/cierre-del-proyecto
6. http://www.juntadeandalucia.es/servicios/madeja/contenido/procedimient
o/28