Ups GT000386 PDF

UNIVERSIDAD POLITCNICA SALESIANA
CARRERA:
CONTABILIDAD Y AUDITORA
TESIS PREVIA A LA OBTENCIN DEL TTULO DE: INGENIEROS EN

CONTABILIDAD Y AUDITORA
TEMA:
MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO

TCNICO DEL INVENTARIO EN SU TRANSICIN AL NUEVO SISTEMA
INFORMTICO QUE IMPLEMENTAR LA COMPAA EXTRUSIONES
PLSTICAS EXPLAST S.A. DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL.
AUTORES:
MURILLO VARGAS GABRIELA DE LOURDES

MURILLO LPEZ JOS RUBN
TUTOR:
MSC. PRISCILLA PAREDES
Guayaquil - Ecuador
Febrero-2.013
AGRADECIMIENTOS
Faltan palabras para expresar cun agradecida estoy con

Dios por las bendiciones y poner luz a cada uno de mis pasos.
Gracias a mis padres Miriam y Freddy,
por ser la pieza
fundamental en mi formacin y el motor que me impulsa en los

momentos ms difciles a no desmallar y seguir adelante, sin ellos,
sus cuidados y consejos, no hubiera llegado hasta este peldao en
la escalera de la vida.
Gabriela
Agradezco en primer lugar a Dios por permitirme llegar hasta

esta etapa de mi vida, por estar conmigo en cada paso que doy y
por haber puesto en mi camino aquellas personas que han sido mi
soporte y compaa en el periodo de estudio, agradezco a mis
padres por ser el pilar fundamental en todo lo que soy, en toda mi
educacin, como de la vida, por su incondicional apoyo. A mi
querida esposa, por ser parte importante en el logro de mis metas
profesionales, gracias por ser mi fuente de inspiracin.
Rubn
Agradecemos a la Ing. Priscilla Paredes, nuestra tutora por

su paciencia y ayuda que contribuyeron para realizar nuestra tesis.
Y de manera especial agradecemos al Ing. Eduardo Viteri, Gerente
de Explast. S.A. por abrirnos las puertas de su empresa que es la
base de nuestro proyecto.
Gabriela y Rubn
II
DEDICATORIA
Dedico este trabajo a mis amados padres y a mis hermanas por el

incondicional apoyo y voz de aliento que me dan la fuerza para
crecer da a da como persona y profesional.
Gabriela
Dedico el presente trabajo al amor de mi vida, Andrea Vigo, por

todo el tiempo y paciencia dedicada, con lo que ha contribuido en
mi desarrollo profesional.
Rubn
III
Declaratoria de responsabilidad
La responsabilidad por las investigaciones realizadas, recoleccin de datos,

resultados, interpretacin y conclusiones corresponden exclusivamente a los
autores del presente trabajo.
GABRIELA MURILLO VARGAS

C.I.
RUBN MURILLO LPEZ
092252456-6
C.I.:
IV
092547787-9
NDICE GENERAL
PORTADA............................................................................................................ I
AGRADECIMIENTOS ........................................................................................ II
DEDICATORIA .................................................................................................. III
DECLARATORIA DE RESPONSABILIDAD ..................................................... IV
NDICE GENERAL............................................................................................. V
NDICE DE CUADROS ...................................................................................... X
NDICE DE GRFICOS .................................................................................... XI
NDICE DE IMGENES ................................................................................... XII
NDICE DE FIGURAS ..................................................................................... XIII
RESUMEN ...................................................................................................... XIV
ABSTRACT ...................................................................................................... XV
CAPTULO I........................................................................................................ 1
EL PROBLEMA .................................................................................................. 1
1.1 Planteamiento del problema ........................................................................... 1
1.1.1
Ubicacin del problema ............................................................................ 1
1.1.2
Justificacin e importancia ....................................................................... 2
1.1.3
Delimitacin del problema ........................................................................ 4
1.1.4
Evaluacin del problema .......................................................................... 5
1.2
Objetivos de la investigacin .......................................................................... 6
1.2.1
Objetivo General ........................................................................................ 6
1.2.2
Objetivos Especficos ............................................................................... 6
1.3
Hiptesis............................................................................................................. 7
1.3.1
Variable independiente: ............................................................................ 7
1.3.2
Variable dependiente ................................................................................ 7
MANEJO TCNICO DEL INVENTARIO ............................................................ 8

2.1. Inventarios ............................................................................................................ 8
2.1.1. Definicin e importancia .............................................................................. 9
2.1.2. Tipos de Inventarios................................................................................... 10
2.2. Medicin de los Inventarios ............................................................................. 11
2.2.1. Costos de los Inventarios .......................................................................... 11
2.3 Niveles de control sobre inventarios ................................................................ 13
2.3.1 Control Interno ............................................................................................. 13
2.3.2 Controles especficos en Inventarios ....................................................... 15
2.3.3 Funciones del ciclo de inventario y almacenamiento ............................ 16
2.3.4. Niveles y rotacin de inventario ............................................................... 21
V
2.4. Estafas, desfalcos, fraudes y otras irregularidades en los Inventarios ..... 22

2.4.1. Presentacin incorrecta de inventarios................................................... 22
2.4.2. Faltantes de Inventarios ............................................................................ 22
2.4.3. Subestimacin de Medidas de control Interno ...................................... 23
2.4.4. Distribucin y Entrega de Artculos ......................................................... 23
2.4.5. Facturaciones en beneficio propio........................................................... 24
2.4.6. Saqueos en embarques y mercancas en transito ............................... 24
2.4.7. Sobornos o pagos en efectivo y apropiacin de desperdicios ............ 24
2.5. Manual de Polticas y Procedimientos ........................................................... 24
2.5.1. Definiciones ................................................................................................. 25
2.5.2. Importancia .................................................................................................. 26
2.5.3 Objetivos del Manual de Polticas y Procedimientos: ............................ 26
2.5.4. Ventajas de los manuales de polticas y procedimientos .................... 27
2.5.5. Pasos fundamentales en la elaboracin de procedimientos ............... 27
2.5.6 Contenido del Manual de Polticas y procedimientos:........................... 28
2.6 Tecnologas de informacin .............................................................................. 32
METODOLOGA ............................................................................................... 34
3.1 Introduccin ......................................................................................................... 34
3.2 Mtodo de Investigacin .................................................................................... 34
3.4 Modalidad de la Investigacin .......................................................................... 35
3.5 Unidades de Observacin, Poblacin y Muestra........................................... 36
3.6 Operacionalizacin de las Variables ............................................................... 36
3.7 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos ...................................... 37
3.7.1 Tcnicas de Recoleccin de Datos .......................................................... 37
3.7.2 Instrumentos de Recoleccin de Datos ................................................... 38
3.7.3 Procedimiento de la Investigacin ............................................................ 39
CAPTULO IV ................................................................................................... 40
ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS ..................................... 40
4.1 Anlisis del documento Manual de Poltica de Gestin de la Calidad 40
4.1.1
Antecedentes ............................................................................................... 40
4.1.2
Organizacin de la empresa ..................................................................... 43
4.1.3
Visin y Misin ......................................................................................... 43
4.1.4
Objetivos ................................................................................................... 44
4.1.5
Estructura Organizacional ...................................................................... 44
VI
4.2 Anlisis de resultados de la entrevista efectuada al Gerente General

de Explast S.A. ...................................................................................................... 45
4.2.1
Anlisis FODA .......................................................................................... 45
4.2.2
Clientes ..................................................................................................... 47
4.2.3
Proveedores ............................................................................................. 48
4.2.4
Competidores ........................................................................................... 48
4.3
Ciclos del inventario y el proceso productivo de Explast S.A.................. 49
4.3.1
Compras ................................................................................................... 49
4.3.2
Contabilidad ............................................................................................. 50
4.3.3
Produccin ................................................................................................ 51
4.3.4
Bodega ...................................................................................................... 55
4.3.5
Ventas ....................................................................................................... 55
4.4
Resumen de la Observacin en el rea de Produccin ........................... 56
4.5
Sistema Informtico JM SOFTWARE ....................................................... 57
4.5.1
Contabilidad ............................................................................................. 58
4.5.2
Cuentas por cobrar ................................................................................. 58
4.5.3
Cuentas por pagar................................................................................... 59
4.5.4
Bancos ...................................................................................................... 59
4.5.5
Inventarios ................................................................................................ 60
CAPTULO V .................................................................................................... 62
MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO TCNICO
DEL INVENTARIO EN SU TRANSICIN AL NUEVO SISTEMA INFORMTICO
DE LA COMPAA EXPLAST S.A. ................................................................. 62
5.1 Introduccin ..................................................................................................... 65
5.2
Objetivo y Alcance .......................................................................................... 66
5.2.1
Objetivo general ....................................................................................... 66
5.2.2
Alcance ..................................................................................................... 66
5.3
Marco legal ...................................................................................................... 66
5.4
Organigramas y funciones de cada rea .................................................... 67
5.4.1
rea de COMPRAS ................................................................................ 67
5.4.2
rea de VENTAS..................................................................................... 75
5.4.3
rea de Produccin y Bodega............................................................... 84
5.5
Controles generales del manejo tcnico del inventario ............................ 94
5.6
Polticas generales para el personal ........................................................... 95
5.7
Polticas especficas para Compras, Ventas y Produccin ..................... 99

VII
5.7.1
Polticas de Compras .............................................................................. 99
5.7.2
Polticas de Ventas ............................................................................... 100
5.7.3
Polticas de Produccin y Almacenaje ............................................... 102
5.8
Polticas para el Uso del Sistema JM SOFTWARE ................................ 104
5.9
Procedimientos ............................................................................................. 105
5.9.1
Procedimientos de Compras (Importaciones) .................................. 105
5.9.2
Procedimientos de Compras (Locales) .............................................. 108
5.9.3
Procedimientos de Ventas (Pedidos de clientes)............................. 109
5.9.4
Procedimientos de Produccin ........................................................... 111
5.10 Flujos de los procedimientos ...................................................................... 114

5.10.1 Flujo de Importaciones ......................................................................... 114
5.10.2 Flujo de Compras locales..................................................................... 116
5.10.3 Flujo de Ventas ...................................................................................... 117
5.10.4 Flujo Devoluciones en Ventas ............................................................. 118
5.10.5 Flujo de Produccin .............................................................................. 119
5.11 Manual de Usuario para ingreso de informacin al Mdulo de Inventarios
121
5.12 Glosario de trminos ..................................................................................... 129
CAPTULO VI ................................................................................................. 131
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.................................................. 131
6.1 Conclusiones ................................................................................................. 131
6.2
Recomendaciones ........................................................................................ 132
Referencias Bibliogrficas ..................................................................................... 134

Referencias Electrnicas ....................................................................................... 135
ANEXOS
ANEXO 1
FICHA DE ENTREVISTA DIRIGIDO AL GERENTE GENERAL
ANEXO 2
FICHA DE ENTREVISTA DIRIGIDO AL JEFE DE COMPRAS
ANEXO 3
FICHA DE ENTREVISTA DIRIGIDO AL GERENTE GENERAL
ANEXO 4
FICHA DE ENTREVISTA DIRIGIDO A LA CONTADORA
VIII
ANEXO 5
FICHA DE ENTREVISTA DIRIGIDO AL JEFE DE PLANTA (PRODUCCIN)
ANEXO 6
FICHA DE ENTREVISTA DIRIGIDO AL JEFE DE PLANTA (BODEGA)
ANEXO 7
FICHA DE ENTREVISTA DIRIGIDO AL JEFE DE VENTAS
ANEXO 8
INSTRUCCIONES PARA LA VALIDACIN DEL CONTENIDO DEL
INSTRUMENTO SOBRE "MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA EL MANEJO TCNICO DEL INVENTARIO EN SU TRANSICIN AL

NUEVO SISTEMA INFORMTICO DE LA COMPAA EXTRUSIONES
PLSTICAS EXPLAST S.A."
ANEXO 9
REGISTRO DE VALIDACIN DE LOS INSTRUMENTOS PARA RECOLECCIN
DE DATOS.
ANEXO 10
INSTRUMENTO PARA LA VALIDACIN DE LA PROPUESTA
IX
NDICE DE CUADROS
Pgina
Cuadro No. 1
Variables de Investigacin
Cuadro No. 2
57
Detalle y descripcin de maquinarias de EXPLAST S.A.
NDICE DE GRFICOS
Pgina
Grfico No. 1
47
Distribucin del mercado clientes
Grfico No. 2
48
Distribucin del mercado proveedores
XI
NDICE DE IMGENES
Pgina
Imagen No. 1
40
Fundas plsticas
Imagen No. 2
41
Rollos plsticos
Imagen No. 3
52
Mquina Extrusora
Imagen No. 4
53
Mquina Impresora
Imagen No. 5
54
Mquina Selladora
Imagen No. 6
54
Mquina Troqueladora
Imagen No. 7
58
Ventana Mdulo de Inventarios

Imagen No. 8
119
Egreso de Materia Prima

Imagen No. 9
Ventana transferencia de materiales entre bodegas
Imagen No. 10
Ventana cierre de transferencias de materiales
Imagen No. 11
Ventana egreso de materiales produccin en proceso
Imagen No. 12
121
122
123
124
Ventana ingreso de rollos producidos

Imagen No. 13
Ventana egreso de produccin en proceso (rollos)
Imagen No. 14
125
126
Ventana ingreso desperdicio
XII
NDICE DE FIGURAS
Pgina
Figura No. 1
17
Funciones en el Inventario
Figura No. 2
23
Distribucin de Inventarios
Figura No. 3
31
Diagrama de Flujo (Modelo Inventario)

Figura No. 4
45
Organigrama de Explast S.A.
XIII
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORA

Autores:
Gabriela de Lourdes Murillo Vargas gaby_gdlmv@hotmail.com

Jos Rubn Murillo Lpez
j.ruben88@hotmail.com
Tutora:
Msc. Priscilla Paredes
pparedes@ups.edu.ec
RESUMEN
Palabras claves: Manual, manejo tcnico, plsticos, sistema
La compaa Explast S.A. con el pasar de los aos se ha especializado y

consolidado dentro de su industria en la elaboracin de fundas y rollos plsticos,
es necesario que se establezcan normas de control interno, para el buen
funcionamiento de las operaciones, y en este caso, especialmente con el manejo
del inventario, por ser uno de los principales activos, y el generador de ingresos
de la Compaa. Actualmente, no cuentan con polticas establecidas que den los
lineamientos que permitan el buen uso y control de los inventarios. El objetivo de
este trabajo es entregar un Manual de Polticas y Procedimientos, en el que se
encuentran plasmados los procesos, actividades y funciones de cada empleado.
Con la implementacin y cumplimiento del manual se podr tener informacin
real y oportuna, as como se evitar problemas de desabastecimiento y no
atender a los clientes en los tiempos establecidos.
XIV

Autores:
Gabriela de Lourdes Murillo Vargas gaby_gdlmv@hotmail.com

Jos Rubn Murillo Lpez
j.ruben88@hotmail.com
Tutora:
Msc. Priscilla Paredes
pparedes@ups.edu.ec
ABSTRACT
Keywords: Manual, technical management, plastics, system
With the passing of the years, Explast S.A. has specialized and
consolidated in the manufacture of bags and plastic rolls, being necessary to
have procedures of internal controls, in order to work well in its operations,
especially with the control of the inventory, since it is one of the principal assets
which stimulates the income of the company. Currently, Explast does not have
any manual of policies and procedures which reflects the good use and control of
stocks. The reason (purpose/objective/aim) of this work is to prepare a manual
of policies and procedures, activities and functions assigned to each employee.
With this, it will be possible to have real and (precise/accurate) opportune
information, avoid problems of shortage of supplies, and be able to attend the
clients in the established times.
XV
CAPTULO I
EL PROBLEMA
1.1
Planteamiento del problema
1.1.1 Ubicacin del problema
La compaa Explast, Extrusiones Plsticas S.A., fue fundada en el ao

de 1996, se encuentra ubicada la ciudad de Guayaquil Mapasingue este en el
Km. 3.5 Va Daule, Av. Primera y calle Tercera,
3 cuadras detrs de Mi
Comisariato; su actividad principal es la fabricacin y comercializacin de

empaques flexibles tales como fundas, rollos y lminas impresas de polietileno
en baja y alta densidad.
La empresa est calificada bajo Norma ISO9001:2008 lo que garantiza

un mejor control en los procesos y asi ofrecer un producto de calidad oportuna,
los productos se elaboran con materia Prima aprobada por la FDA (Food And
Drug Administration). que es una entidad internacional responsable de proteger
la salud pblica mediante regulaciones a este tipo de materiales que son de uso
humano.
Actualmente la empresa no posee polticas ni procedimientos para el

manejo y control del inventario, ni cuenta con un sistema informtico integrado
que permita llevar un control en las diferentes reas; debido a que el mdulo de
inventarios del sistema actual no fue implementado en su totalidad, al no definir
en la empresa una persona responsable de darle seguimento al proyecto.
En la empresas manufactureras uno de los activos mas importantes y

representativos monetariamente es el inventario; por lo tanto, es de vital
importancia contar con los controles adecuados para salvaguardarlo.
La administracin est realizando el proceso para adquirir e
implementar un nuevo sistema informtico que le permitir integrar todos sus
mdulos, lo que automatizar sus procesos y generar informacin de manera
oportuna; es por esto, que el Gerente General seala la necesidad de
establecer lineamientos y procedimientos para el manejo y control de los
inventarios que servir como punto de partida en la implementacion del nuevo
sistema.
1.1.2 Justificacin e importancia
Explast S.A. ha venido elaborando fundas y rollos plsticos por ms de

15 aos, y a partir de la decisin de invertir en la implementacin de un nuevo
sistema informtico, siente la necesidad de elaborar un manual en el que se
plasmen los lineamientos y procedimientos a seguir para el manejo de los
inventarios ya que son una parte muy importante del capital operativo de las
empresas (en algunas hasta el 40%), siendo activos de fcil realizacin. Por lo
tanto, se deben manejar con la misma firmeza con la que se administra una
caja de dinero, en donde generalmente existen controles y al final del da debe
terminar cuadrada.
Una de las interrogantes que se plantea la administracin es Qu tan

grande deben ser los inventarios para poder servir a la produccin y al
mercado?. Los inventarios deben ser lo suficientemente grandes para poder
servir a la clientela, y esto trae consigo la determinacin de polticas para su
administracin. El mantener niveles inadecuados de inventarios y la falta de
control puede traer consigo riesgos como obsolescencia, caducidad y robo.
Los inventarios de productos terminados son los bienes de una

empresa destinados para la venta; por lo tanto, debemos tener claro que la
finalidad de los inventarios es generar ingresos, lo que producir utilidad con un
precio superior al costo y/o fabricacin y esta utilidad permitir a la empresa su
existencia a travs del tiempo, cumpliendo as con el principio contable de
negocio en marcha, sin embargo si el inventario no se maneja de manera
efectiva la posibilidad de obtener utilidades se diluye porque simplemente sin
inventarios no hay ventas.
Los riesgos mencionados son inherentes en el manejo de los

inventarios, pero estos riesgos se pueden disminuir a travs de controles tales
como:
Una clasificacin ABC, que consiste en darle una categora a los
inventarios
de acuerdo al volumen monetario (A= Alto, B= Medio y
C=Bajo), con esta clasificacin se puede tener una idea mas clara de los
tems que necesitan un mayor control.
Conteo cclico, que consiste en la confrontacin, Fsico Vs. Krdex de
una muestra de tems a lo largo del periodo, con este control se busca
identificar la causa de errores y tomar decisiones para remediarlos,
mantener registro de inventarios exactos, eliminar los ajustes de
inventario anual, etc.
El manual brindar una gua de trabajo a ejecutar, que proporcionar al

personal de bodega y de planta una visin general de sus funciones y
responsabilidades, al ofrecer una descripcin del sistema operativo en su
conjunto, as como las interrelaciones de los rganos administrativos en la
realizacin de los procedimientos asignados, permitiendo una adecuada
coordinacin a travs de un flujo eficiente de informacin.
Con la implementacin de los manuales de polticas y procedimientos

se puede lograr un mayor control sobre los inventarios que son el elemento
principal de una empresa manufacturera como Explast S.A., y permitir:
Aumentar la rotacin de los inventarios lo que disminuir los
requerimientos de capital de trabajo.
Tener claridad en las cantidades que se requieren de inventarios lo que
agiliza los procesos administrativos y mejora la eficiencia
Disminucin de desperdicios, que se ver reflejado en los costos de
produccin.
Asignacin correcta de los costos de produccin.
Establecer niveles ideales de stock
1.1.3 Delimitacin del problema
El presente trabajo de Grado se refiere al Diseo de un Manual de

Polticas y Procedimientos para el manejo tctino de los inventarios en la
empresa Extrusiones Plsticas S.A. con la finalidad de llevar una secuencia
lgica de las actividades de los procedimientos para que sea aplicado
paralelamente al nuevo sistema informtico que implementar la compaa.
Nuestro campo de estudio ser principalmente el proceso productivo ya

que es el rea de Produccin en la que se concentr bsicamente el uso y
manejo de los inventarios; sin dejar de considerar los procesos secundarios
pero no menos importantes para el cumplimiento con la poltica de calidad de la
empresa.
El desarrollo del trabajo de tesis se lo realizar en las instalaciones de

la compaa desde Febrero-2012 a Noviembre 2012.
1.1.4 Evaluacin del problema
Los procedimientos administrativos se transforman en rutinas que con

el paso del tiempo necesitan plasmarse y modificarse peridicamente de
acuerdo a la estructura, tecnologa y cambios que se susciten en la empresa,
por lo que se hace necesario el uso de una herramienta que establezcan los
lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de la estructura
organizacional.
Los manuales de Polticas y procedimientos permiten reducir la

probabilidad de ocurrencia de errores o fraudes, por lo tanto se minimizan los
riesgos inherentes y de control. Adems facilitan la capacitacin de los nuevos
colaboradores al tener plasmados los procedimientos
Los
manuales
de polticas
y procedimientos son
documentos
organizativos utilizados para comunicar y documentar procedimientos cuya

finalidad es plasmar informacin clara, sencilla y concreta.
Cabe mencionar que las empresas necesitan de un manual de polticas

y procedimientos sobre todo aquellas compaas que han venido teniendo un
mayor desarrollo, con esta herramienta de control se puede simplificar la
manera de realizar las labores.
La gestin de inventario preocupa a la mayora de las empresas

cualquiera sea el sector de su actividad econmica por tres factores
importantes, que de no cumplirlos afectan al resultado de la empresa:
No hacer esperar al cliente.
Realizar la produccin a un ritmo regular, aun cuando fluctu la
demanda.
Comprar los insumos a precios ms bajos.
Por todo lo mencionado la empresa Explast S.A. necesita adoptar

actividades de control que mitigen riesgos, implementando como una
herramienta de control los manuales de polticas y procedimientos dirigido a
una problmatica que presenta en el control de los inventarios al no contar con
procedimientos que permitan el buen manejo de uno de los activos mas
importantes para la empresa.
La problemtica descrita anteriormente genera lo siguiente:

Desconocimiento de las funciones o actividades
Incorrecta asignacin de costos.
Niveles inadecuados de stock.
Deficiente control sobre los inventarios, etc.
Adems del Manual de Polticas y Procedimientos, la empresa ha
decidido invertir en un sistema informtico que le permita integrar todos sus
procesos y de esta manera poder aplicar los procedimientos y lineamentos del
manual dentro de la estructura del mencionado sistema.
1.2
Objetivos de la investigacin
1.2.1 Objetivo General
Disear un Manual de Polticas y Procedimientos para el manejo tcnico de

los inventarios para la compaa Explast S.A. que contenga lineamientos que
permitan llevar la secuencia lgica de las actividades de los procedimientos
con sus respectivos controles y que sirva de base al nuevo sistema informtico.
1.2.2 Objetivos Especficos
Minimizar los riesgos de error o fraude en el proceso de uso y
almacenamiento del inventario.
6
Integrar una gua de trabajo a ejecutar, que proporcionar al personal de

bodega
y de planta una visin general
de sus funciones
responsabilidades.
Facilitar
la
induccin
orientacin
sobre
las
actividades
responsabilidades de esa rea al personal que recin ingrese a laborar

en la compaa.
Describir las funciones, documentos y registros relacionados con el ciclo
de inventario y almacenamiento.
1.3
Hiptesis
La elaboracin de un manual de Polticas y Procedimientos para el

manejo tcnico del inventario en la compaa Explast, Extrusiones Plsticas
S.A., permitir llevar un mejor control de inventarios, minimizar los niveles de
desperdicio, evitar la escasez de materia prima, adems, cumplir con sus
polticas de calidad y servicio a los clientes y administrar mejor sus recursos
facilitando la toma de decisiones.
1.3.1 Variable independiente:
Manual de Polticas y Procedimientos
Actividades de control ciclo de inventarios
1.3.2 Variable dependiente
Manejo de los inventarios de Explast, y lograr la eficiencia y eficacia en el

uso de los recursos.
CAPTULO II
MANEJO TCNICO DEL INVENTARIO

2.1. Inventarios
Alonso Alejandro, (2006) expuso que desde los inicios de la humanidad
los pueblos acostumbraban almacenar alimentos para luego utilizarlos en los
tiempos de sequia, es por eso que desde entonces surge la necesidad de
administrar bien los inventarios como una forma de subsistir en los periodos de
escasez.
Posteriormente esta prctica fue llevada al mbito empresarial, por lo

que actualmente todas las compaas ya sean industriales o comerciales
buscan tener un control oportuno sobre los inventarios a travs de una
adecuada administracin de los mismos.
El propsito del inventario es proveer a la empresa de los materiales

necesarios para su normal y continua operacin, es decir, el adecuado manejo
del inventario garantiza un proceso coherente de la produccin y permite
afrontar la demanda.
Desde el punto de vista financiero, el inventario es considerado uno de

los activos ms importantes debido a su fcil realizacin y por ser la fuente de
ingreso para la compaa, por lo tanto es importante mantener niveles
adecuados para evitar costos de almacenamiento y as disminuir los
requerimientos de capital de trabajo.
2.1.1. Definicin e importancia

Las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC 2, prrafo 6) definen
a los inventarios:
Inventario son activos:
a) Mantenidos para ser vendidos en el curso normal de la
operacin;
b) En proceso de produccin con vistas a esa venta; o
c) En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en
el proceso de produccin, o en la prestacin de servicios.
Los inventarios son bienes muebles o inmuebles que se compran para
ser vendidos en el caso de empresas comerciales, o insumos que son
sometidos a procesos de transformacin en empresas manufactureras para
posteriormente ser vendidos.
Arens, Randal y Mark (2007) afirman que en general, el inventario es

una partida importante en el balance general, y a menudo es la partida ms
grande que constituye las cuentas incluidas en el capital de trabajo
Las empresas sean comerciales o industriales necesitarn de una

constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, los cual
obliga a la apertura de cuentas contables principales y auxiliares relacionadas al
control de este activo.
Los inventarios se deben proveer y distribuir adecuadamente en la

empresa, colocarlos a disposicin en el momento adecuado evitando as un
exceso de inversin satisfaciendo nicamente las necesidades reales de la
compaa.
2.1.2. Tipos de Inventarios

Es necesario identificar de acuerdo al proceso de produccin los tipos
de inventarios dependiendo de la industria, pero los ms comunes son los
siguientes:
Inventarios de Materia Prima
Inventarios de Productos en Proceso
Inventarios de Productos Terminados
2.1.2.1. Inventarios de Materia Prima

El inventario de materia prima comprende las unidades principales que
participan
en la elaboracin de un producto, el tipo de material que
mayormente interviene en el proceso de produccin es
considerado como
Materia prima, y es muy variado ya que va a depender del tipo de producto

que se fabrique.
2.1.2.2. Inventarios de Productos en Proceso

El inventario de productos en proceso consiste en todos los artculos
que se utilizan en el actual proceso de produccin. Es decir son los productos
parcialmente terminados y que se encuentran en un nivel intermedio de
produccin y a los cuales se les aplic mano de obra y/o costos y gastos
inherentes al proceso.
2.1.2.3. Inventarios de Productos Terminados

El Inventario de productos terminados comprende todos los artculos
destinados para la venta que han sido transferidos del departamento de
produccin al almacn. El nivel de este inventario va a depender directamente
de las ventas, es decir por el nivel de la demanda.
10
2.2. Medicin de los Inventarios

Para la medicin de los inventarios se deben conocer dos importantes
trminos que son:
Valor neto realizable
Valor razonable
La norma internacional de contabilidad NIC 2 expresa que el valor neto
realizable es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la
operacin menos los costos estimados para terminar su produccin y los
necesarios para llevar a cabo la venta.
Adems la norma indica que el valor razonable es el importe por el cual

puede ser intercambiado un activo, o cancelado un pasivo, entre un comprador
y un vendedor interesado y debidamente informado, que realizan una
transaccin libre.
En conclusin el valor neto realizable es el valor que la empresa espera

obtener al vender un activo, en este caso el inventario; mientras que el valor
razonable es el valor por el cual por el cual se intercambia el activo en un
mercado libre.
2.2.1. Costos de los Inventarios

El costo de los inventarios comprende todos los valores en que se ha
incurrido en la adquisicin, transporte y/o transformacin de los inventarios.
En una empresa industrial aplicar tres tipos de costos:

Costos de adquisicin
Costos de Transformacin
Otros Costos
11
2.2.1.1. Costos de Adquisicin

La NIC 2 en su prrafo 11 menciona que:
El costo de adquisicin de los inventarios comprender el
precio de compra, los aranceles de importacin y otros
impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las
autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y
otros costos directamente atribuibles a la adquisicin de las
mercaderas, los materiales o los servicios. Los descuentos
comerciales, las rebajas y otras partidas similares se
deducirn para determinar el costo de adquisicin.
2.2.1.2. Costos de Transformacin

Los costos de transformacin de los inventarios comprenden todos los
costos en los que se incurre en la transformacin del producto ya sea la mano
de obra directa o la materia prima asignada en la elaboracin de cada unidad
del inventario. Tambin se incluye una parte proporcional de los costos
indirectos en los que se ha incurrido en la transformacin del bien.
Los costos indirectos fijos son aquellos que permanecen constantes

independientemente del volumen de produccin, por ejemplo: Depreciacin,
mantenimiento de edificio, costo de administracin de la fbrica, etc.
Los costos indirectos variables son aquellos que son influenciados

directamente por el volumen de produccin, tales como la mano de obra y
materiales indirectos.
12
2.2.1.3. Otros Costos

La NIC 2 en el prrafo 15 menciona:
Se incluirn otros costos, en el costo de los inventarios,

siempre que se hubiera incurrido en ellos para dar a los
mismos su condicin y ubicacin actuales. Por ejemplo,
podr ser apropiado incluir, como costo de los inventarios,
algunos costos indirectos no derivados de la produccin, o
los costos del diseo de productos para clientes especficos.
2.3 Niveles de control sobre inventarios

2.3.1 Control Interno
Segn el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission (2002) define el control interno como:
un proceso, ejecutado por la Junta Directiva o Consejo de

administracin de una entidad y grupo directivo (gerencia) y
por el resto del personal, diseado para proporcionar
seguridad razonable de conseguir en la empresa las tres
siguientes categoras de objetivos: 1) efectividad y eficiencia
de las operaciones; 2) Suficiencia y confiabilidad de la
informacin financiera y 3) cumplimiento de la leyes y
regulaciones aplicables
El enfoque COSO II no solo se basa o enfoca en la eficiencia del

recurso humano sino que trata de abarcar a la entidad en un conjunto,
considerando como parte fundamental la creacin de culturas de gobierno
corporativo
con controles descentralizados y multidisciplinarios, en las que
cada uno de los individuos son parte importante y las operaciones y la

tecnologa deben ir ntimamente ligadas.
13
Estupian, Rodrigo (2006) indica que el COSO II es una estructura

conceptual para la administracin del riesgo empresarial denominada ERM,
considerando que el riesgo es la posibilidad de que un evento ocurra o afecte
adversamente el cumplimiento de los objetivos, en el proceso, en el personal y
en los sistemas internos generando prdidas.
Los componentes que se deben considerar dentro del proceso

administrativo en general son:
1. Entorno Interno
2. Definicin de los objetivos
3. Identificacin de los eventos
4. Valoracin del riesgo
5. Respuesta al riesgo
6. Actividades de control
7. Informacin y comunicacin
8. Monitoreo
Bsicamente al hablar de niveles de control interno se prioriza la

necesidad de dividir las funciones y responsabilidades en niveles jerrquicos
que acten como filtros con el fin de establecer controles preventivos,
detectivos, y en pocos casos se deberan presentar situaciones que ameriten la
aplicacin de controles correctivos.
El contar con tecnologas de informacin eficientes contribuir con la

organizacin en mejorar sus procesos, pero para lograr esto es necesario que
los sistemas tecnolgicos brinden seguridad suficiente y razonable al momento
de almacenar, procesar, acceder y extraer los datos.
14
2.3.2 Controles especficos en Inventarios
Al referirse a controles sobre los inventarios se debe tener en cuenta

todo el ciclo que empieza desde la necesidad de compra hasta la venta de los
productos terminados sea que se trate de una compaa comercial o industrial.
Los departamentos que intervienen en este proceso son:
Compras
Finanzas / Contabilidad
Bodega
Produccin
Ventas
En el inventario se centran las actividades e intereses de gran parte de

las reas funcionales de una empresa, cada una con sus prioridades, por
ejemplo, ventas requiere disponibilidad inmediata de toda la lnea de productos
en todo momento, mientras que finanzas requiere minimizar los costos
operativos, financieros e inclusive el riesgo al capital.
La manera de conciliar las dos reas con requerimientos contradictorios

es entender que el objetivo de la empresa no es ni maximizar las ventas, ni
minimizar los costos, sino maximizar la utilidad y lograr sustentabilidad de la
empresa a largo plazo y que los requerimientos de las reas son medios para
lograr este objetivo.
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios

afectan a muchos departamentos y cada uno de estos ejerce cierto grado de
control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a travs de
los distintos procesos de inventario. Todos estos controles que abarcan, desde
el procedimiento para desarrollar los presupuestos de ventas y produccin, la
operacin de un sistema de costo y la determinacin del mismo constituye un
sistema de control.
15
Arens, Randal y Mark (2007) indica que:
El ciclo de inventario y almacenamiento se considera como

dos sistemas separados pero muy relacionados entre s, uno
comprende el flujo fsico real de productos y el otro los
costos relacionados. A medida que los inventarios se
muevan a travs de la compaa, es necesario que haya
controles adecuados tanto sobre su movimiento fsico, como
sobre sus costos relacionados.
La contabilizacin de los inventarios permite mantener control contable

sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a
travs de los procesos de adquisicin, produccin y venta. Es decir la
administracin del inventario se refiere a la determinacin de la cantidad de
inventario que se debera mantener, la fecha en que se debern colocar las
rdenes y la cantidad de unidades que se deber ordenar cada vez. Los
inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las
utilidades.
2.3.3 Funciones del ciclo de inventario y almacenamiento

En la siguiente figura se especifican cada uno de los siete pasos a
considerarse que constituyen el ciclo y almacenamiento del inventario:
16
Figura 1: FUNCIONES EN EL INVENTARIO
Fuente: Autores
2.3.3.1 Planeamiento
Para determinar las necesidades de inventarios se debe realizar un
presupuesto de produccin que toma a su vez como base el presupuesto de
ventas. Es decir que los programas de produccin, presupuestos de inventarios
y el detalle de la materia prima y mano de obra se los realiza en base al
pronstico de ventas.
Los valores presupuestados se basan en estimados y por ende tendrn

alguna variacin con los resultados reales, sin embargo esto facilita un control
global de las actividades de produccin, niveles de inventario y adems ofrece
una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.
17
2.3.3.2 Procesamiento de rdenes de compra

Despus de realizada la planeacin y conociendo las necesidades de
materiales a utilizar, el ciclo de inventarios inicia con la adquisicin de materias
primas, es esencial que se conserven controles adecuados sobre las compras,
para esto es necesario que el departamento que requiera los materiales los
solicite al departamento de compras a travs de una requisicin.
El departamento de compras recibiendo la requisicin de compra,

genera una orden de compra solicitando los materiales al proveedor. Los
controles sobre las requisiciones de compra y las rdenes de compra
relacionadas se evalan y prueban como parte del ciclo de adquisicin y pago.
En la funcin de compra u obtencin se distinguen normalmente dos

responsabilidades separadas: Control de produccin, que consiste en
determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren y compras que
consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre
la entrega oportuna del material.
2.3.3.3 Recepcin de materias primas

El empleado encargado de la recepcin de materias primas
generalmente el Jefe de Bodega debe ser responsable de lo siguiente:
La aceptacin de los materiales recibidos, despus que estos hayan sido

debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y
comparados con una copia aprobada de la orden de compra.
La prelacin de informes de recepcin para registrar y notificar la

recepcin y aceptacin.
La entrega o envo de las partidas recibidas, a los almacenes (depsitos)

u otros lugares determinados como precaucin contra la apropiacin
indebida de activos.
18
Despus de la inspeccin, el material se enva al almacn, y los

documentos de recepcin o notificaciones electrnicas de recepcin de
productos generalmente se envan al departamento de compras, al almacn y al
departamento de cuentas por pagar.
2.3.3.4 Almacenamiento de materiales

Cuando se reciben los materiales, se guardan en el almacn hasta que
son requeridos para la produccin. Los materiales se transfieren del almacn a
produccin mediante la presentacin de una requisicin de materiales, orden de
trabajo o documento similar o mediante notificacin electrnica que indique el
tipo y la cantidad de materiales necesarios.
Este documento de requisicin se utiliza para actualizar los registros de

inventarios y traspasar de la cuenta de materia prima a las de proceso de
produccin. Estas actualizaciones se realizan de manera automtica mediante
una computadora en las organizaciones que cuentan con sistemas integrados
de contabilidad y administracin de inventarios.
La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo

siguiente:
a. Comprobacin de las cantidades que se reciben para determinar que
son correctas.
b. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de proteccin contra los
elementos y las extracciones no autorizadas.
c. Extraccin de materiales contra la presentacin de autorizaciones de
salida para produccin o embarque.
19
2.3.3.5 Procesamiento de Productos

La actividad de procesamiento del ciclo de inventario y almacenamiento
vara de acuerdo al tipo de empresa. La cantidad a producirse se basa, por lo
general, en la planeacin inicial que depende de los pedidos especficos de los
clientes, pronsticos de ventas, niveles predeterminados de productos y
corridas econmicas de produccin.
El departamento de produccin debe ser el responsable de:

Determinar el tipo y cantidad de produccin.
Justificar las cantidades producidas.
Controlar desperdicios.
Aplicar controles de calidad
Proteger el material en proceso.
Revisin de informes de produccin y desperdicio.
2.3.3.6 Almacenamiento de Productos Terminados

A medida que el departamento de produccin termina los productos,
estos se depositan en el almacn en espera de su embarque. En compaas
con buenos controles internos, los productos terminados se guardan bajo
control fsico en un rea separada con acceso limitado.
2.3.3.7 Embarque de Productos terminados

Todos los embarques, incluyndose aquellas partidas que no forman
parte de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de rdenes
de embarque, debidamente aprobadas y preparadas independientemente.
20
2.3.4. Niveles y rotacin de inventario

Una de las interrogantes que se plantea la administracin es Qu tan
grande deben ser los inventarios para poder servir a la produccin y al
mercado?. Los inventarios deben ser lo suficientemente grandes para poder
servir a la clientela, y esto trae consigo la determinacin de polticas para su
administracin. El mantener niveles inadecuados de inventarios y la falta de
control puede traer consigo riesgos como obsolescencia, caducidad y robo.
Los inventarios comnmente estn relacionados con la mantencin de

cantidades suficientes de bienes, ya sea de materias primas, producto
terminado, etc., que garanticen una operacin fluida en un sistema o actividad
comercial.
La forma efectiva de manejar los inventarios es minimizando su impacto

desfavorable, encontrando un punto
reserva.
entre la poca reserva y el exceso de
De esta manera la empresa no incurrira en costos elevados de
almacenamiento ni tendra problemas de abastecimiento a sus clientes.

Una buena gestin de los inventarios es definir perfectamente:
Mercadera a pedir.
Fechas de pedido.
Lugar de almacenamiento.
La manera de evaluar el nivel de stock.
Modo de reaprovisionamiento.
Sistema de reaprovisionamiento
21
2.4. Estafas, desfalcos, fraudes y otras irregularidades en los Inventarios
2.4.1. Presentacin incorrecta de inventarios

Segn
Estupin
Rodrigo
(2006)
Las
irregularidades
que
ordinariamente llevan a la presentacin incorrecta de los inventarios son el

hurto, colusin y falsificacin de registros de inventarios y de la contabilidad.
El hurto se lo puede realizar directa o indirectamente, desde los

inventarios o mediante registros ficticios, respectivamente, para ocultar
principalmente un posible faltante de efectivo. Adems se considera hurto
mantener un stock inflado de inventarios para encubrir la desviacin de
mercaderas, esto es, no permitir que llegue a su destino final.
Otra forma de efectuar hurtos de mercancas consiste en formular

documentos de ventas, no registrando la salida del inventario; embarcando
pedidos a clientes ficticios o no abriendo la cuenta respectiva en los libros
contables, para recoger posteriormente la mercadera
2.4.2. Faltantes de Inventarios

Los faltantes de inventario pueden encubrirse no descargando
cantidades expiradas o vendidas o incluyendo cantidades ficticias en los
registros, falseando documentos tales como reportes de recepcin de
materiales y documentos de embarque o despacho de mercancas.
22
2.4.3. Subestimacin de Medidas de control Interno

En el proceso de compra y venta se crean relaciones comerciales de
confianza y consideraciones recprocas entre el comprador y el vendedor
subestimando muchas veces las medidas de control interno, solicitando a
nombre del empleado el envo de mercaderas sin las debidas autorizaciones,
apropindose de los artculos. Tambin se puede cometer irregularidades en los
inventarios cambiando mercancas de buena calidad por obsoletas o con
especificaciones diferentes.
2.4.4. Distribucin y Entrega de Artculos

Se puede efectuar apropiacin indebida en el proceso de distribucin y
entrega de artculos, por ejemplo, en aquellos productos que por su naturaleza
requieren de envases o empaques frgiles. El empleado puede proceder a
deteriorar o romper el envase y presentar luego muestras o partes de l
justificando una prdida en las actividades de distribucin y as obtener la
restitucin del artculo.
Figura 2: DISTRIBUCIN DE INVENTARIOS
Fuente: www.tec-mex.com
23
2.4.5. Facturaciones en beneficio propio

Puede efectuarse hurto de mercancas, facturando a nombre del
empleado y cargando su importe a cuentas ficticias o despachando las
mercancas a casas o establecimientos propios para obtener beneficios.
2.4.6. Saqueos en embarques y mercancas en transito

En el proceso de la recepcin de las mercaderas en trnsito
(importaciones), se cometen actos irregulares debido a la carencia de seguridad
y proteccin en los puntos de embarque o desembarque, ocasionando saqueos
de manera insolente.
2.4.7. Sobornos o pagos en efectivo y apropiacin de desperdicios

Regularmente los fraudes comprenden pagos en efectivo que efectan
terceros a los empleados de la empresa, que tienen responsabilidad y funciones
de compra o venta de productos, incluyendo los desperdicios. De esta manera,
junto con un empleado de recepcin o almacn y el proveedor se entregan
artculos o materiales de menor calidad o de especificaciones diferentes o una
menor cantidad de la que factura y cobra (colusin). As mismo, pueden
alterarse los ingresos provenientes de ventas de desperdicios, reportando
pesos o medidas incorrectas u omitiendo obtener un precio razonable de venta.
2.5. Manual de Polticas y Procedimientos

Es
importante
el
saber
realizar
una
manual
de
polticas
procedimientos, pero sobre todo el aplicarlo y utilizarlo, pues de cierta forma

ahorra trabajo a los administradores, y hace que las empresas cuenten con una
mayor estructura de control.
24
2.5.1. Definiciones
2.5.1.1 Definicin de Poltica:
Segn establece Rodrguez Joaqun (2006) La poltica es una manera
de alcanzar objetivos. Es un plan permanente que proporciona guas generales
para canalizar el pensamiento administrativo en direcciones especficas. Las
polticas son la actitud de la administracin superior.
Las polticas establecen lineamientos, representan un marco dentro del
cual el personal operativo pueda balancear las actividades y objetivos de la
direccin superior segn se ajuste a las condiciones de la compaa.
2.5.1.2 Definicin de Manual de Procedimiento:

Gmez Giovanny (2001) indica que:
El manual de procedimientos es un componente del sistema
de control interno, el cual se crea para obtener una
informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que
contiene todas las instrucciones, responsabilidades e
informacin sobre polticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o actividades
que se realizan en una organizacin.
El manual debe contener informacin y ejemplos de formularios,
autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a
utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las
actividades dentro de la empresa.
En el manual se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la

informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades
administrativas, facilita las labores de auditora, la evaluacin y control interno y
su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se
est realizando o no adecuadamente.
25
2.5.2. Importancia
Su importancia radica en que representa un recurso tcnico para
ayudar a la orientacin del personal y tambin ayuda a declarar polticas y
procedimientos, o proporcionar soluciones rpidas a los malos entendimientos y
a mostrar cmo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos de la
organizacin. Ayuda a los administradores a no repetir la informacin o
instrucciones.
2.5.3 Objetivos del Manual de Polticas y Procedimientos:
Presentar una visin de conjunto de la organizacin para su adecuada

organizacin.
Proporcionar expresiones para agilitar los procesos.
Facilitar la descentralizacin, al suministrar a los niveles intermedios

lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
Servir de base para una constante y efectiva revisin administrativa.
Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del

personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.
Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema de

informacin.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y

evitar su alteracin arbitraria.
Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o

errores.
Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su

evaluacin.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer

y cmo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el

mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.
26
2.5.4. Ventajas de los manuales de polticas y procedimientos
Se proporciona un panorama general de accin para muchos asuntos, y

solamente los asuntos poco usuales requieren la atencin de altos
directivos.
Se proporciona un marco de accin dentro del cual el administrador

puede operar libremente.
Las polticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos

los empleados.
Las polticas escritas generan seguridad de comunicacin interna en

todos los niveles.
2.5.5. Pasos fundamentales en la elaboracin de procedimientos

La elaboracin del Manual de Procedimientos es una tarea exhaustiva y
minuciosa, que requiere disear la metodologa mnima necesaria que
conduzca en el menor tiempo posible a su elaboracin, los pasos
fundamentales a seguir son:
1. Investigacin
Para llevar a cabo la investigacin se debe planear las acciones a
ejecutar con respecto a la identificacin de las caractersticas de los
procedimientos a realizar, a travs de herramientas o tcnicas de
levantamiento de informacin.
2. Anlisis
El anlisis de la informacin recabada en la investigacin permite
identificar y conocer los principios, y objetivos de la organizacin y poder
contar as con las bases y los conocimientos para elaborar los
procedimientos.
3. Diseo
Es la transformacin de las ideas y el anlisis realizado a los procesos,
polticas y procedimientos que rijan las operaciones de la compaa.
27
2.5.6 Contenido del Manual de Polticas y procedimientos:

Un manual no debe contener ms que los apartados estrictamente
necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los
controles indispensables, y segn indica Fincowsky Franklin son los siguientes:
a) Identificacin
Este documento debe incorporar la siguiente informacin:
Logotipo de la organizacin.
Nombre oficial de la organizacin.
Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular

debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboracin.
Nmero de revisin (en su caso).
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en

segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la
forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero
debe colocarse un guin o diagonal.
b) ndice o contenido
Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del
documento.
c) Prlogo y/o introduccin
Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e
importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la
mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual.
28
d) Objetivos de los procedimientos

Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los
objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores;
facilitar las labores de auditora; la evaluacin del control interno y su vigilancia.
e) reas de aplicacin y/o alcance de los procedimientos

Esfera de accin que cubren los procedimientos, es decir las reas en las
que se aplicar el manual.
f) Responsables
Unidades
administrativas
y/o
puestos
que
intervienen
en
los
procedimientos en cualquiera de sus fases.

g) Polticas o normas de operacin
En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de
accin que se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de
responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los
procedimientos.
Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que

precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la
operacin de los procedimientos. A continuacin se mencionan algunos
lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:
Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el

marco general de actuacin del personal, a efecto de que est no incurra
en fallas.
29
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean

comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos o con el procedimiento mismo.
Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta

a los niveles jerrquicos superiores.
h) Conceptos
Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el
procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin
requieren de mayor informacin o ampliacin de su significado, para
hacer ms accesible al usuario la consulta del manual.
i) Procedimiento (descripcin de las operaciones).
Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de
las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu
consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen,
sealando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin
del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas,
debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada
operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad
administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada
operacin.
j) Formulario de impresos.
Formas impresas o documentos que se utilizan en un procedimiento, las
cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En
la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse
referencia especfica de stas, empleando para ello nmeros indicadores
que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se pueden adicionar
instructivos para su llenado.
30
Para el ciclo de inventarios se pueden utilizar los siguientes formularios:

Requisicin de compra.
Orden de Compra.
Informe de recepcin.
Factura del proveedor.
Requisicin de materias primas.
Registro contable.
Documento d embarque o gua de remisin.
k) Diagramas de flujo.
Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones
de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se
muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los
puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin
descrita. Adems, suelen hacer mencin del equipo o recursos utilizados
en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y
accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones,
lo que facilita su comprensin.
Figura 3: DIAGRAMA DE FLUJO (MODELO INVENTARIO)
Fuente: http://www.virtual.unal.edu.co
31
l) Glosario de trminos.
Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y
tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven
de apoyo para su uso o consulta.
2.6 Tecnologas de informacin

Hoy en da al hablar de tecnologas de informacin simplemente nos
referimos a los niveles de seguridad por los que optan las empresas para
salvaguarda tanto la informacin como el acceso a la misma. Es por ello que
da a da los sistemas informticos se vuelven ms interactivos pero al mismo
tiempo los niveles de seguridad son ms rigurosos.
Uno de los modelos ms utilizado para auditar la gestin y el control de

los sistemas de informacin es COBIT, modelo desarrollado por ISACA. COBIT
est basado en la filosofa de que los recursos TI necesitan ser administrados
por un conjunto de procesos naturalmente agrupados para proveer la
informacin pertinente y confiable que requiere una organizacin para lograr
sus objetivos.
ISACA es la institucin que desarroll este modelo el mismo que con el

pasar de los aos se ha ido perfeccionando y ajustndose a las necesidades de
los avances tecnolgicos.
COBIT 5 (2012), se plante como misin:
Ayudar a las empresas a reducir sus perfiles de riesgo a

travs de la adecuada administracin de la seguridad. La
informacin especfica y las tecnologas relacionadas son
cada vez ms esenciales para las organizaciones, pero la
seguridad de la informacin es esencial para la confianza de
los accionistas.
32
En su ltima edicin COBIT expone beneficios para las empresas sin

importar el tamao:
1.
Mantener informacin de alta calidad para apoyar las decisiones de

negocios
2.
Alcanzar los objetivos estratgicos y obtener los beneficios de negocio a

travs del uso efectivo e innovador de las TI
3.
Lograr la excelencia operativa a travs de una aplicacin fiable y

eficiente de la tecnologa
4.
Mantener los riesgos relacionados a TI bajo un nivel aceptable
5.
Optimizar los servicios el coste de las TI y la tecnologa
Apoyar el cumplimiento de las leyes, reglamentos, acuerdos contractuales y las

polticas
33
CAPTULO III
METODOLOGA
3.1 Introduccin
El marco metodolgico se expresa en un lenguaje claro y sencillo los
mtodos e instrumentos que se emplearon as como el tipo y diseo de la
investigacin.
De acuerdo a lo que afirma Hurtado J.(2000): "La metodologa es el
rea del conocimiento que estudia los mtodos generales de las disciplinas
cientficas. La metodologa incluye los mtodos, las tcnicas, las estrategias y
los procedimientos que utilizar el investigador para lograr los objetivos".( p. 75)
3.2 Mtodo de Investigacin

En la presente investigacin se utiliz el mtodo de investigacin
cientfica, el mismo que se caracteriza por ser verificable, aplica la lgica a los
hechos observados, es objetivo y busca generalizaciones ms amplias.
A travs del mtodo cientfico se dise cada uno de los captulos del
proyecto que inicia desde la definicin del problema, la recoleccin y anlisis de
los datos y culmina en la interpretacin de los resultados.
34
3.4 Modalidad de la Investigacin
Para
realizar
la
investigacin
se
aplicaron
tres
modalidades:
Descriptiva, documental y de Campo.
Segn Tamayo y Tamayo (1997): " La investigacin descriptiva trabaja

sobre realidades de hechos y su caracterstica fundamental es la de
presentarnos una interpretacin correcta"(p. 54). En el captulo I se describi la
problemtica que se presenta en la compaa Explast S.A. en el manejo de sus
inventarios por la carencia de un manual de polticas y procedimientos.
Para Zorrilla (1993) en la pgina 43 afirma que:

La investigacin documental es `aquella que se realiza a
travs de la consulta de documentos (libros, revistas,
peridicos,
memorias,
anuarios,
registros,
cdices,
constituciones, etc.). La de campo o investigacin directa es
la que se efecta en el lugar y tiempo en que ocurren los
fenmenos objeto de estudio
La compaa Explast S.A. nos proporcion la documentacin necesaria

como la estructura organizacional, misin, visin, etc. a travs de la cual se
realiz la investigacin documental.
As mismo se efectu la investigacin de campo mediante la visita

realizada a las instalaciones de la empresa, en la que se pudo constatar los
procesos.
35
La constatacin se realiz a travs de entrevistas que se realiz al

personal clave en cada una de las reas involucradas en el proceso. (Ver
Entrevistas en Anexos).
Tambin se hicimos observacin directa en el proceso productivo,

desde la toma del pedido hasta el despacho del producto terminado. (Ver Ficha
de Observacin en Anexos)
3.5 Unidades de Observacin, Poblacin y Muestra

EXPLAST S.A. es una compaa dedicada a la fabricacin de rollos y
fundas plsticas de alta y baja densidad, y las reas que se ven involucradas en
el proceso de la investigacin para la elaboracin del manual de polticas y
procedimientos para el manejo tcnico del inventario son:
Compras
Bodega
Produccin
Ventas
Contabilidad
Gerencia
Para seleccionar la muestra se emple la estrategia de muestreo no

probabilstico seleccionando a una persona en cada rea involucrada de
acuerdo al criterio de los investigadores.
3.6 Operacionalizacin de las Variables

En el siguiente cuadro se puede observar las variables de la investigacin,
que sern analizadas a travs de indicadores:
36
Cuadro 1: VARIABLES DE INVESTIGACIN

VARIABLES
DIMENSIONES
Procedimientos
INDICADORES
PARMETROS
Lineamientos en el manejo
Presente-Ausente
de Inventarios
La informacin concerniente
Informacin Oportuna a los inventarios se puede Presente-Ausente
analizar de manera oportuna
Control en el ciclo
de inventarios.
Existe orden en el
Organizacin
almacenamiento de los
Total - Parcial - Ausente
inventarios
(Total
Existen desperdicios y/o
Eficiencia
desperdicio+Faltantes) /
prdidas de inventarios
Total Produccin
Devoluciones
Calidad
Entrega oportuna
Normas
INSTRUM
Existen excesiva cantidad de

devoluciones de los clientes
Se satisface la demanda de
los clientes y se entrega
oportunamente el producto
Existen normas de calidad
Entrevistas
Total Devoluciones/Total
Ventas
Entrevistas
Total - Parcial - Ausente
Presente-Ausente
Fuente: Autores
3.7 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos
3.7.1 Tcnicas de Recoleccin de Datos

En todo proceso de investigacin a fin de obtener informacin o datos
es necesaria la utilizacin de diversas tcnicas.
Las tcnicas de recoleccin de datos utilizadas en la presente

investigacin fueron las siguientes:
La observacin directa: A travs de la visita realizada a las

instalaciones de la compaa Explast S.A.
37
Segn Sabino, C.(1997), Seala que: "La observacin directa es

aquella a travs de la cual se puedan conocer los hechos y situaciones de la
realidad social". (p. 134).
Entrevista no estructurada: A travs de una conversacin abierta con

el Gerente de la compaa Explast S.A. en donde se pudo identificar la
problemtica principal de la empresa.
Segn Ander E. (1982): "La entrevista no estructurada son preguntas
abiertas las cuales se responden dentro de una conversacin, la persona
interrogada da una respuesta, con sus propios trminos a la cuestin que se le
ha formulado".(p.227)
Entrevista
estructurada: Por medio del dilogo mantenido con el
personal de la empresa Explast S.A. utilizando cuestionarios formales

elaborados previamente.
Segn Ander E. (1982): " La entrevista estructurada tiene como base
para su desarrollo una serie de preguntas preestablecidas, abiertas o cerradas,
cuyo orden y formulacin deben ser respetados. (p.227)
3.7.2 Instrumentos de Recoleccin de Datos

Segn Acua R. (1982) Seala que: "Los instrumentos de recoleccin
de datos son medios utilizados para registrar la informacin que se obtiene
durante el proceso de investigacin (p.307).
Los instrumentos utilizados en la investigacin fueron hojas, lpices y

fichas en donde se registr la informacin recopilada.
38
3.7.3 Procedimiento de la Investigacin

A continuacin se describirn los pasos que se realizaron en el proceso
de investigacin:
1.- Planteamiento del Problema.- A travs de una entrevista con el gerente

de la compaa Explast S.A. se defini que el problema principal se enfocaba
en el manejo del Inventario.
2.- Desarrollo del Marco Terico.- En la elaboracin del Marco terico se

expusieron los conceptos ms importantes en los que se fundamenta el
proyecto basndose en la modalidad de investigacin Documental.
3.- Conocimiento del Negocio.-A travs de la Observacin directa y la

investigacin Documental.
4.- Determinacin de la Muestra.- Mediante la estrategia no probabilstica
basado en el criterio de los investigadores.
5.- Recoleccin de datos.- Una vez elaborado los formularios se recopil

informacin mediante las entrevistas y la observacin directa de los procesos.
6.- Anlisis e Interpretacin de los Datos.- Determinar los procesos e

identificar las falencias para la elaboracin del Manual de Polticas y
Procedimientos.
39
CAPTULO IV
ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS

4.1 Anlisis del documento Manual de Poltica de Gestin de la Calidad
Se realiz el anlisis documental del Manual de Poltica de Calidad de

la compaa Explast S.A. del que se obtuvieron los datos generales de la
compaa y su estructura organizacional, los que se detallan a continuacin:
4.1.1 Antecedentes
EXPLAST Extrusiones Plsticas S.A., se constituy el 4 de Mayo de

1991, mediante resolucin No. 01-G-IJ-0003774, en el cual en su parte ms
relevante menciona que EXPLAST Extrusiones Plsticas S.A., se dedica a la
fabricacin y comercializacin de empaques flexibles como fundas y rollos
plsticos de polietileno en baja y alta densidad.
Imagen 1: FUNDAS PLSTICAS
Fuente: Autores
40
Imagen 2: ROLLOS PLSTICOS
Fuente: Autores
La compaa inici sus actividades administrativas y operativas de
manera formal en Junio 24 de 1991 con la primera sesin de Directorio, misma
que se encuentra ubicada la ciudad de Guayaquil, Mapasingue Este Km. 3.5
Va Daule, Av. Primera y calle Tercera, 3 cuadras detrs de Mi Comisariato.
EXPLAST S.A., surge de la necesidad detectada dentro de la actividad

empresarial, de aplicar mtodos de gestin dotados con los ltimos recursos
disponibles para poder desarrollar en forma competitiva sus actividades.
Lacompaa esta calificada bajo Norma ISO9001:2008 desde el ao 2005, lo
que garantiza un mejor control en los procesos y asi ofrecer un producto de
calidad oportuna, los productos se elaboran con materia Prima aprobada por la
FDA (Food And Drug Administration). que es una entidad internacional
responsable de proteger la salud pblica mediante regulaciones a este tipo de
materiales que son de uso humano.
La compaa acepta y comparte el criterio y el dinamismo que impone

la constante evolucin de la tecnologa y su aplicacin en todos los mbitos de
la administracin empresarial, por eso a partir del ao 2005 inicia a incluir y
elaborar fundas y rollos con impresin, gracias a la gran demanda de este
servicio Explast S.A. adquiere su propia mquina impresora, brindando la
asesora al cliente en el desarrollo del diseo o derivando a empresas
especializadas en el tema, dependiendo de la complejidad o exigencia de los
clientes.
41
Actualmente para seguir a la vanguardia y preocupada por el cuidado

ambiental la compaa ampla su cartera de productos ofreciendo a sus clientes
fundas biodegradables.
Parte de su poltica de calidad es cumplir con todos los requerimientos

legales para la elaboracin de rollos y fundas bajo las exigencias establecidas
de cada uno de los clientes y las especificaciones tcnicas del producto
terminado.
Entre los servicios que incluye y ofrece la compaa tenemos:
Elaboracin de Fundas de polietileno con o sin impresin; con o sin

troquel.
o Fundas de Polietileno en todas las medidas de baja densidad
en estado natural.
o Fundas de Polietileno en todas las medidas de baja densidad
con pigmentacin.
o Fundas de Polietileno en todas las medidas de alta densidad
en estado natural.
o Fundas de Polietileno en todas las medidas de alta densidad
con pigmentacin.
Elaboracin de Rollos de polietileno con o sin impresin

o Rollos de Polietileno en todas las medidas de baja densidad
en estado natural.
o Rollos de Polietileno en todas las medidas de baja densidad
con pigmentacin.
o Rollos de Polietileno en todas las medidas de alta densidad
en estado natural.
o Rollos de Polietileno en todas las medidas de alta densidad
con pigmentacin.
42
4.1.2
Organizacin de la empresa
EXPLAST Extrusiones Plsticas S.A. es una organizacin con una

slida estructura, ya que todos los procesos se encuentran monitoreados por la
Gerencia y cumpliendo con los niveles jerrquicos que exige el estar
certificados bajo normas internacionales.
En el Manual de Sistema de Gestin de la Calidad se encuentran

claramente establecidas la misin, visin, estructura organizacional, su poltica
de Calidad como objetivo principal y los objetivos especficos que busca lograr
la compaa para crecer y perdurar en el tiempo.
4.1.3 Visin y Misin
4.1.3.1
Visin
La visin de la compaa es la siguiente:
Ser
la Industria Plstica que mantenga una relacin duradera con sus
clientes, mediante la entrega de altos estndares de calidad en todos sus

aportes, contribuyendo al incremento cualitativo de valores agregados,
integrados, integrndolos como parte de su Empresa.
4.1.3.2
Misin
La misin de la compaa es la siguiente:
Colaborar con nuestros clientes para mejorar su competitividad a travs del

cambio de comportamientos, generando proyectos que contribuyan a su
crecimiento econmico mediante el uso efectivo de todos sus recursos
43
4.1.4 Objetivos
El objetivo principal est centrado en su poltica de calidad; la misma que
es adecuada a las necesidades tanto de la organizacin como a las exigencias
de los clientes
4.1.4.1
Poltica de calidad
Satisfacer los requisitos de nuestros clientes en la elaboracin de

fundas y rollos de polietileno a travs del mejoramiento y optimizacin de
nuestros procesos.
4.1.4.2
Objetivos especficos
1. Lograr en un 90% la satisfaccin del cliente.

2. Reducir anualmente el 0.1% de los desperdicios aumentando de esa
manera la productividad.
3. Implantar por lo menos 2 proyectos de mejoras anuales que optimicen
nuestros procesos
4. Cumplir con el 90% de la Capacitacin para el mejoramiento continuo.
4.1.5 Estructura Organizacional
La estructura organizacional de EXPLAST Extrusiones Plsticas S.A. se

encuentra justificada, dicha estructura fue creada con la finalidad que cada
miembro colaborador sea responsable de los papeles que desarrollaran para
trabajar de forma ptima y se alcancen las metas establecidas por la
administracin para el cumplimiento de los objetivos.
44
Figura 4: ORGANIGRAMA DE EXPLAST S.A.
Fuente: Manual Sistema de Gestin de Calidad Explast S.A.-2011
4.2 Anlisis de resultados de la entrevista efectuada al Gerente General de

Explast S.A.
El anlisis de las caractersticas de la compaa y su entorno se
describen a continuacin, informacin que obtuvimos de la entrevista realiza al
Gerente General de la compaa: (VER ANEXO # 1)
4.2.1 ANALISIS FODA

4.2.1.1
Fortalezas
Buen servicio al cliente, ya que los procesos son basados en un sistema

de gestin de calidad
La compaa cuenta con certificacin internacional A otorgada por

COFACE.
45
Certificacin de empresa chilena lder en el mercado de certificacin de

productos para uso alimenticio y de empaque.
Personal capacitado con una vasta experiencia en la industria del

plstico.
4.2.1.2
Oportunidades
Mejor rentabilidad ya que se ha ampliado el mercado a la industria

alimenticia y pesquera, por ello se ha logrado un mejor posicionamiento
en Manta.
Crecimiento de clientes por contar con certificaciones a nivel nacional, lo

que les brinda una mejor carta de presentacin ante la competencia.
4.2.1.3
Debilidades
Falta de personal capacitado en el rea Financiera y de Costos.
Falta de espacio fsico para ampliar las instalaciones, ya que la

capacidad de produccin ha venido teniendo un crecimiento considerable
en los ltimos dos aos.
4.2.1.4
Amenazas
No regularizacin de Micro-empresas, que se han proliferado en los

ltimos 10 aos las que no cumplen con las leyes ofreciendo productos
que se pueden convertir en sustitutos para ciertos niveles econmicos.
Falta de apoyo gubernamental, al no existir preferencias arancelarias

para la importacin tanto de materia prima, maquinaria y repuestos, lo
que lleva al encarecimiento de la producto que se le brinda al cliente.
46
Dependencia de materia prima de pases de Asia y Estados Unidos
principalmente, situacin que se podra controlar si Ecuador contara con

su propia planta productora de polietileno, considerando que es un pas
petrolero.
4.2.2 Clientes
Entre los principales clientes de Explast Estruciones Plsticas S.A. se
encuentran
compaas
dedicadas
al
sector
alimenticio,
bsicamente
exportadoras de frutas (trozos, pure o pulpa) y mariscos.

Grfico 1: DISTRIBUCIN DEL MERCADO CLIENTES
Distribucin del Mercado por tipo

de Clientes
Empresas
exportadoras de
Mariscos
40%
50%
Empresas
Exportadoras de Frutas
y derivados
10%
Clientes tradicionales
Fuente: Autores
Sus principales clientes son:
Industria Pesquera
Industria de Frutas
EMPESEC
EXOFRUIT
TECA
INDUSTRIAS BORJA
GONDI
CONFOCO
47
4.2.3 Proveedores
En la industria del plstico la materia prima es el polietileno que se
extrae del petrleo, al Ecuador no contar con petroqumicas especializadas
Explast Extrusiones Plsticas S.A. se ve obligado a Importar toda su materia
prima; siendo sus principales proveedores industrias de Norte Amrica, Medio
Oriente y en poco escala Asia.
Grfico 2: DISTRIBUCIN DEL MERCADO PROVEEDORES
PROVEEDORES
USA: Mobil International
8%
26%
USA: ENTEC
22%
Brasil: BROSKEN
20%
24%
Mxico: Montachent
China-Arabia SauditaIndia: Otros
Fuente: Autores
4.2.4 Competidores
Entre los principales competidores de Explast Extrusiones Plsticas S.A
se encuentran:
Plastiempaques
Celoplast
Plasti Gmez
Plasti Export
Plastifunda
48
El resto de sus competidores no llegan ni al 0,5% del mercado de la

industria de plsticos (fundas y rollos), el tener certificacin ISO 9001-2008 es lo
que ha contribuido que el mercado para Explast S.A. se haya aperturado en la
industria de alimentos.
4.3 Ciclos del inventario y el proceso productivo de Explast S.A.

El ciclo del inventario comienza desde la adquisicin o compra de las
materias primas hasta el despacho y entrega de los productos terminados, es
por ello que toda la organizacin se ve involucrada ya que intervienen las
siguientes reas:
Compras
Produccin
Bodega
Ventas
Contabilidad
De las entrevistas realizadas al personal de la compaa por cada uno

de los departamentos a continuacin se detallan las actividades y procesos que
se llevan a cabo por cada una de las reas:
4.3.1 Compras
El departamento de compra trabaja en coordinacin con la Gerencia
General en la planificacin de las necesidades de compra que tendrn para el
cumplimiento de su poltica de calidad y entrega oportuna del producto a los
clientes.
49
Dependiendo de la planificacin de la planta y tomando en

consideracin el tiempo que demora el importar las materias primas la Gerencia
se pone en contacto con el proveedor del exterior para comenzar las
negociaciones; una vez que se han llegado a todos los acuerdos la asistente de
Compras es la que da el seguimiento a todo el proceso para que se cumplan los
trminos y tiempos establecidos y las materias primas lleguen a planta
oportunamente.
La Asistente de Compras que maneja el contacto con el agente

afianzado de aduna. Una vez que llega la importacin el agente de aduana
entrega todos los documentos y procede
a liquidar la importacin; con la
confirmacin de planta que confronta el Packing List con lo fsico. (VER ANEXO
# 2)
4.3.2 Contabilidad
El departamento contable es el que recibe la documentacin que
soportar los registros contables y ser el punto de partida para el registro de
los inventarios, actualmente el proceso se lo lleva de forma manual, es decir a
fin de mes se realizan los asientos de diario por el consumo de materias primas
y el Krdex se lo lleva en Excel, lo que se corrobora dicha informacin haciendo
un conteo fsico.
El Krdex en Excel es alimentado con los ingresos de materias cuando

llega una importacin o se realiza una compra local; y los egresos cuando se
consumen los inventarios para la produccin de las fundas o rollos segn la
planificacin de la planta. El jefe de produccin es quien entrega estos reportes
para que contabilidad haga el ingreso de los mismos al archivo en Excel.
La persona que est a cargo de realizar el control de los movimientos

del inventario es la contadora.
50
Si se necesita conocer el inventario real a una fecha determinada es

necesario que se realice un inventario fsico. (VER ANEXO # 3)
4.3.3 Produccin
El proceso de produccin puede durar 8 das cuando se trata de fundas

al natural y de 15 a 20 das cuando se trata de fundas con impresin y
troquelado.
La persona encargada del rea de Produccin es la Jefa de Planta,

pero existe una persona encargada del proceso productivo (Jefe de
Produccin), l es el encargado de realizar el cronograma de produccin diaria
en base a las rdenes de pedido que son ingresadas por el departamento de
ventas. (VER ANEXO # 4)
Una vez realizado el cronograma estas rdenes son entregadas al Jefe

de extrusin para que de inicio al proceso, como son:
4.3.3.1
Extrusin:
La extrusin es el primer proceso del que se pueden obtener producto

acabado como es el caso de los rollos para la venta o semi-acabados como es
el caso de los rollos que posteriormente sern utilizados para la elaboracin de
las fundas plsticas.
Es en esta rea donde empieza el proceso, ya que se transformar el
polietileno en la medida, espesor, color y densidad que se haya especificado
en la orden de produccin segn el requerimiento de cada cliente.
51
La persona encargada de este proceso es el encargado de hacer el

requerimiento de la materia prima a utilizarse tomando en consideracin la
planificacin previamente establecida y las rdenes de pedido que le han sido
entregadas.
Se genera la orden de extrusin en la que se detalla la materia prima a

utilizarse y posteriormente se detallarn los kilos de rollos producidos. Y se
pasa al siguiente proceso que puede ser Impresin si el servicio fue requerido o
directamente a corte y sellado.
Imagen 3: MQUINAS EXTRUSORAS
Fuente: Autores
4.3.3.2
Impresin
Segn las especificaciones del cliente se elaboran diseos sencillos

como parte del servicio que brinda la compaa o tambin el cliente se encarga
de proporcionar el bosquejo si desea una impresin ms compleja.
52
La persona encardada de este proceso recibe las rdenes de impresin

que se tendrn que poner en marcha, todo rollo para impresin debe pasar por
un proceso previo de preparacin.
El encargado solicitar a bodega los pigmentos necesarios que se

utilizarn, y una vez concluido el proceso los rollos impresos sern enviados al
rea de corte y sellado.
Imagen 4: MQUINA IMPRESORA
Fuente: Autores
4.3.3.3
Sellado
El rea de sellado dependiendo del proceso productivo puede ser el

segundo o tercer paso a seguir; los operarios de las mquinas deben calibrar
las cortadoras-selladoras en las medidas especificadas en las ordenes de
produccin .
53
Imagen 5: MQUINA SELLADORA
Fuente: Autores
4.3.3.4
Troquelado:
A esta rea pasan aquellas fundas que requieran de alguna perforacin
especial.
Imagen 6: MQUINA TROQUELADORA
Fuente: Autores
54
4.3.4 Bodega
El rea de bodega est dividida en dos partes, la materia prima
importada para el consumo normal y la materia prima comprada bajo el rgimen
de depsito industrial. La segregacin del inventario no solo es en espacio fsico
sino tambin en los registros contables.
Para que se pueda sacar el inventario de la bodega el requerimiento

tiene que especificar si se trata de produccin para consumo local o una
produccin para compaa exportadoras de alimentos.
El encargado de bodega soporta la entrega de los materiales con los

egresos de materia prima que nicamente se dan por consumos para la
produccin y las entradas de materiales se soportan con los ingresos que se
pueden dar por compra local o por importacin. Slo en algn caso especial se
puede pueden dar egresos por venta de materias primas.
Los egresos e ingresos son los que alimentan un archivo en Excel que
servir para determinar al fin de mes los consumos del inventario que se
corrobora con le toma de un inventario fsico. (VER ANEXO # 5)
4.3.5 Ventas
El departamento de ventas realiza su gestin ya sea a travs de visitas
personalizadas al cliente, en la se establecen las especificaciones del pedido,
las condiciones de crdito y pago (en el caso de clientes nuevos) el pedido
queda aceptado con la firma del cliente.
Una vez que se llega a la compaa el vendedor entrega el pedido a la

encargada de facturacin misma que lo ingresa al sistema y le da trmite para
su produccin.
55
Los precios para los productos estn previamente establecidos por la

Gerencia General ya sea para la venta por millar o por kilos. La gerencia
General emite una lista de precios con montos mnimos y mximos, para dar al
vendedor la flexibilidad de ofrecer un mejor precio al cliente y conseguir la
venta. Adicional se otorga un descuento por pronto pago.
As mismo se establecen las metas de venta para los vendedores de

planta y para quienes hacen un trabajo free-lance. El cumplimiento de estas
venta son evaluadas constantemente, no slo para el monitoreo interno sino
tambin para el monitoreo de la industria y poder detectar posibles amenazas o
debilidades de Explast S.A. (VER ANEXO # 6)
4.4
Resumen de la Observacin en el rea de Produccin

De la visita que se hizo a la planta y los dilogo abiertos con los
operarios y supervisores en las 4 reas de la planta a continuacin cuadro

resumen con las principales descripciones de cada uno de las mquinas. (VER
ANEXO # 7)
Cuadro 2: Detalle y descripcin de maquinarias de EXPLAST S.A.

Proceso
Extrusin
Impresin
Maquinarias Descripcin Produccin

Baja
Densidad
Bandera
24'' a 60''
1800 kg. / 24h
Alta y Baja
densidad
Cobex
10'' a 40''
800 kg. / 24h
Alta y Baja
densidad 6''
Bandera
a 28''
800 kg. / 24h
Baja
Densidad
Cobemax
16'' a 40''
700 kg. / 24h
Alta y Baja
densidad 3''
Matila
a 16''
200 kg. / 24h
Tambor
400 kg/ por
central 4
turno
Flexo Ter
colores
56
Ao
Operarios
Supervisor
ngel Vera
Jimmy Len
Juan Chuez
Gabino
Silva
Edwin Pin
Juan
Macas
1993
1993
1993
1993
1993
2006
Indemo 850
Indemo
1100
Indemo
1100
Indemo 850
Sellado
Polisac 750
Rudra 1000
Indemo 450
Rudra 750
Troquelado
Mecnico
Hidrulico
Sello Lateral 80 golpes por

y Fondo
min
100 golpes por
Sello Lateral min
100 golpes por
Sello Lateral min
Sello fondo
y lateral,
Fundas
75 golpes por
Impresas
min
Sello fondo
y lateral,
Fundas
150 golpes por
Impresas
min
Sello fondo
y lateral,
Fundas
Impresas
1000 kg / 24h
Sello fondo 70 golpes por
y lateral
min
Sello fondo
y lateral,
Fundas
Impresas
600 kg / 24h
Fundas de
500 kg por
Viveros
turno
Fundas
500 kg por
Camisetas
turno
1998
Byron
Murgeition
ngela
Rodrguez
1998
Flix Macas
1998
Daniel
Macas
2009
Orlando
Espinoza
2009
Nelson
Yuquilema
1998
Flix Macas
2009
Lder
Cobea
1998
Danny
Chez
Fuente: Autores
4.5
Sistema Informtico JM SOFTWARE

Para la obtencin de informacin del nuevo sistema informtico nos
proporcionaron el Manual de Usuario bsico que fue entregado a la empresa,

as como tambin el rea de Inventario se hizo una simulacin de cada una de
los pasos para el ingreso de la informacin de todo el proceso productivo.
JM SOFTWARE,
es una aplicacin informtica diseada por la
compaa PRODQUALITY S. A. el cual es un compendio de herramientas de

gestin empresarial que integra y simplifica los procesos de su empresa en la
gestin de ventas, distribucin, produccin y administracin. Permitiendo
obtener la informacin necesaria para la toma de decisiones y poder sentar las
bases para el crecimiento corporativo de la empresa.
57
Imagen 7: VENTANA MDULO DE INVENTARIOS
Fuente: Explast S.A., Sistema Informtico JM Software
Entre los principales mdulos que se presentan en esta herramienta

constan:
4.5.1 Contabilidad
Dentro de este mdulo se puede crear desde el Plan de cuentas
estructural de la compaa hasta la generacin de los informes para los
diferentes entes que solicitan informacin, tanto interna como externa y proveer
la informacin Financiera.
Gracias a que es un sistema parametrizado le permite al usuario, de una

manera dinmica y sencilla, adaptar el sistema a las condiciones imperantes y
polticas establecidas en la empresa.
4.5.2 Cuentas por cobrar
A travs de este mdulo se maneja no solo el rubro contable de las

cuentas por cobrar sino tambin permite dar el mantenimiento como la
aplicacin de Notas de crdito, dbito, pagos y los anticipos o valores a favor de
los clientes. Este mdulo trabaja integrado con el Mdulo de Inventarios que se
ve afectado en el momento de la facturacin sea a nombre de clientes o como
consumidor final.
58
Otra caracterstica es que podr administrar los documentos que negocia

por el crdito que ofrece a sus clientes como Cheques, Letras de Cambio u
otros documentos de crdito.
4.5.3 Cuentas por pagar
Este mdulo ofrece informacin detallada del las cuentas por Pagar a
proveedores, trabajo de la mano con el mdulo de Bancos e Inventarios.
Le permite al usuario crear proveedores, el registro y anulacin de
facturas, notas de dbito, crdito, y pagos. Con la informacin ingresada al
mdulo, este es capaz de generar informacin para el Sistema de Rentas
Internas.
4.5.4 Bancos
El Mdulo Bancos permite l usuario registrar las cuentas bancarias y

llevar el control de cheques, notas de crdito y dbito bancarios ya sea por
emisin o anulacin de los mismos; este mdulo est relacionado con el Mdulo
Contabilidad y Cuentas por pagar, ya que automticamente al momento de
generar un pago se puede traer la factura a la que se desea abonar o cancelar.
Desde este Mdulo se harn las Conciliaciones bancarias.
Los reportes que se generan son los siguientes:
Reporte de saldos a la fecha
Informe detallado de Libro Bancos
Listados de Cheques girados, anulados, Notas de Crdito y Notas

de dbito.
59
4.5.5 Inventarios
En el mdulo de Inventarios el registro de toda la informacin se la hace
manualmente, es decir que cada uno de los reportes que se generan en las
distintas reas de produccin se deben ingresar desde la transferencia de la
Materia Prima hasta las fundas listas y disponibles para entregar al cliente. La
persona encargada de alimentar este mdulo es la Jefa de Planta Merlin Tubay.
Las transacciones que se realizan en este mdulos son: i) los ingresos a

Bodegas pueden ser por Compra, manufactura o devoluciones; ii) egresos de
bodegas, y iii) transferencias entre bodegas.
Los costos del proceso productivo son estndares y parametrizados

mismos que son ingresados por el departamento contable los nicos costos que
se modifican son el de las Materias primas al momento que se ingresa una
nueva compra.
4.5.5.1
Registro de las transacciones
Para iniciar el proceso de produccin es necesario hacer Transferencias

de Materia Prima entre Bodegas.
1.
Para poder hacer las transferencias es necesario el Egreso de

Materiales pre-numerado que hace el Jefe de produccin
dependiendo de las rdenes que se han programado. Se debe
ingresar a la opcin de Transferencias entre Bodegas, la MP se
transferir desde la Bodega General a la Bodega de Planta.
2.
En una ventana aparte se debe hacer el cierre de la transferencia

para que se registre y contabilice internamente el proceso.
3.
Una vez que las MP ingresan al proceso de extrusin se debe

hacer los egresos de la bodega General a produccin el proceso.
60
4.
Cuando ha concluido el proceso de Extrusin, la informacin por el

consumo de MP por cada orden de Produccin es registrado en
los Reportes de Extrusin Pre-numerados mismos que los llena el
Jefe del rea en los que se especifica tipo, espesor y medida de
los rollos que se produjeron sean estos para la venta o para pasar
al siguiente proceso Impresin o Sellado.
5.
Para pasar al proceso de Sellado se debe hacer el egreso de los

Rollos.
6.
En el rea de Sellado por cada orden de produccin tambin se

genera un Reporte de Sellado en el que se especifica la cantidad
de fundas que se han producido tanto en unidades como en kilos.
Esta informacin es la que se ingresa al sistema, pero as mismo
se tienen que hacer el egreso de las fundas de produccin
producto terminado para que las fundas se carguen al inventario

disponible para la venta.
7.
De la misma forma en la que se registran los rollos se tiene que

registrar el desperdicio, esta informacin tambin se especifica en
los reportes de extrusin el desperdicio se lo denomina Scrap y
torta. Este se lo utiliza para ser reprocesado y convertirlo en
Materia prima para fundas de vivero. Se debe hacer el ingreso al
inventario y solo se har el egreso en el momento que se enve a
Peletizar, y se generar un nuevo ingreso cuando se recibe el
Polietileno de segunda.
Es necesario enfatizar que cada uno de las transacciones deben ser

ingresadas manualmente el proceso no se encuentra automatizado, y que se
debe hacer el cierre de cada transaccin para que se haga el registro contable.
61
CAPTULO V

INFORMTICO DE LA COMPAA EXPLAST S.A.
En el presente captulo consta el desarrollo del Manual de Polticas y

Procedimientos para el manejo tcnico del Inventario de la compaa Explast
S.A., en el que se han descrito los objetivos y el alcance que se desea obtener
con la implementacin y cumplimiento del mismo.
As mismo se especifican las responsabilidades, funciones, polticas

generales y especficas, y los procesos que se deben considerar en cada una
de las reas para llegar al cumplimiento de su objetivo de Gestin de la calidad
y satisfaccin de cada uno de los clientes por el servicio y producto que estn
recibiendo.
Adems se dise un manual de usuario para el ingreso de la

informacin al Sistema JM SOFTWARE, con los pasos bsicos que cualquier
colaborador que este familiarizado o no con el sistema lo pueda utilizar y
comprender.
62
EXTRUSIONES PLSTICAS EXPLAST S.A.
MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA EL MANEJO TCNICO DEL INVENTARIO
FEBRERO 2013
63

INDICE
5.1
Introduccin ............................................................................................................. 15
5.2
Objetivo y Alcance ................................................................................................... 26
5.2.1
Objetivo general ............................................................................................... 26
5.2.2
Alcance ............................................................................................................ 26
5.3
Marco legal .............................................................................................................. 26
5.4
Organigramas y funciones de cada rea .................................................................. 37
5.4.1
rea de COMPRAS .......................................................................................... 37
5.4.2
rea de VENTAS............................................................................................ 135
5.4.3
rea de Produccin y Bodega ........................................................................ 214
5.5
Controles generales del manejo tcnico del inventario............................................ 314
5.6
Polticas generales para el personal ....................................................................... 325
5.7
Polticas especficas para Compras, Ventas y Produccin ...................................... 369
5.7.1
Polticas de Compras...................................................................................... 369
5.7.2
Polticas de Ventas ......................................................................................... 377
5.7.3
Polticas de Produccin y Almacenaje ............................................................ 392
5.8
Polticas para el Uso del Sistema JM SOFTWARE ................................................. 414
5.9
Procedimientos ...................................................................................................... 425
5.9.1
Procedimientos de Compras (Importaciones) .................................................. 425
5.9.2
Procedimientos de Compras (Locales) ........................................................... 458
5.9.3
Procedimientos de Ventas (Pedidos de clientes) ............................................. 469
5.9.4
Procedimientos de Produccin ....................................................................... 481
5.10
Flujos de los procedimientos .................................................................................. 514
5.10.1
Flujo de Importaciones ................................................................................... 514
5.10.2
Flujo de Compras locales ............................................................................... 536
5.10.3
Flujo de Ventas .............................................................................................. 547
5.10.4
Flujo Devoluciones en Ventas ......................................................................... 558
5.10.5
Flujo de Produccin ........................................................................................ 569
5.11
Manual de Usuario para ingreso de informacin al Mdulo de Inventarios .............. 581
5.12 Glosario de trminos.....................................................................................................66
Elaborado por:
Aprobado por:
64

5.1
Introduccin
El desarrollo de un Manual de Polticas y Procedimientos para el

manejo tcnico del inventario en la compaa Extrusiones Plsticas Explast
S.A. es de vital importancia ya que complementa su poltica de calidad ISO
9001-2008 para trabajar de manera ordenada y optima internamente y cumplir
con sus clientes eficazmente, entregando un producto de calidad y en los
tiempos estimados.
El presente manual proporcionar los lineamientos necesarios para el

manejo del inventario desde su adquisicin que surge de la necesidad de
abastecimiento hasta su despacho y entrega al cliente. As como tambin el
establecer las polticas necesarias a cumplirse a fin de cubrir las necesidades
de mantener un control interno adecuado y evitar la mal utilizacin de los
recursos, error en sus registros contables, caer en desabastecimientos y la no
entrega oportuna de un pedido en el tiempo establecido en la negociacin con
el cliente.
El manual se dise considerando la necesidad actual de la compaa

y la transicin a su nuevo sistema informtico, por ende si se presentan
cambios a futuro debern hacerse los ajustes necesarios al manual, para que
siga siendo una gua til y necesaria dentro del funcionamiento normal de la
compaa.
Elaborado por:
Aprobado por:
65
Pg.: 1

5.2
Objetivo y Alcance
5.2.1 Objetivo general

Proporcionar las directrices necesarias que permitan optimizar el
manejo del Inventario que servir como gua para el desarrollo de los
procesos y las funciones del personal del rea de Compras, Produccin,
Bodega y Ventas.
5.2.2 Alcance
El presente manual ser de uso para el desarrollo de las funciones y
actividades cotidianas del personal de las reas que aqu se describen.
5.3
Marco legal
Manual de Poltica de la Calidad Explast 2010.
Norma Internacional de Contabilidad NIC 2 Existencias
COSO I y II
COBIT
Elaborado por:
Aprobado por:
66
Pg.: 2

5.4
Organigramas y funciones de cada rea
5.4.1 rea de COMPRAS
Jefe de Compras
5.4.1.1
Asistente 1
Asistente 2
Importaciones
Compras Locales
Funciones de los puestos
Jefe de compras
A. Datos de identificacin
Nombre del cargo:
Jefe de Compras
rea:
Compras
Reporta a:
Gerente General
Elaborado por:
Aprobado por:
67
Pg.: 3

B. Descripcin del cargo

1. Definicin
Coordinar, programar y controlar el abastecimiento oportuno tanto de
Materia Prima como de insumos y materiales sean por compra local o por
importaciones, velando que se realice en el momento justo, en las cantidades
necesarias con la calidad adecuada y los precios ms convenientes.
2. Funciones
Velar por el abastecimiento de Materia Prima, insumos y suministros en

las distintas reas de la compaa.
Buscar, seleccionar y mantener proveedores completes para analizar

las caractersticas de los productos, calidades, condiciones de servicio,
precio y formas de pago.
Controlar los plazos de entrega, estado de los artculos, recepcin y

condiciones de las facturas y entrega de las mismas a contabilidad para
su registro, pago y contabilizacin.
Bsqueda de proveedores alternativos que puedan suministrar los

mismos productos o materias primas en mejores condiciones de plazo,
calidad y precio que los actuales.
Elaborado por:
Aprobado por:
68
Pg.: 4

Manejar y controlar racionalmente los inventarios requeridos.
Evaluar permanentemente los costos de las Materias primas e insumos

a comprar, mediante anlisis comparativos tanto de precios como de
caractersticas de calidad, a fin de controlar los costos de produccin
de la compaa.
Controlar que sus dependientes utilicen de manera adecuada las

formas establecidas segn la ISO.
Verificar el cumplimiento del presupuesto de compras.
Elaborar y verificar el cumplimiento delo cronograma de compas.

3. Perfil Bsico
Educacin mnima requerida

o Profesional graduado en Administracin de Empresas, Finanzas,
Economa o carreras afines.
o Ttulo de cuarto nivel.
o Manejo avanzado de ingls.
Elaborado por:
Aprobado por:
69
Pg.: 6

Aos de experiencia
De 3 a 5 aos de conocimientos y experiencia en cargos similares,
manejo de personal,
negociacin con proveedores locales y del
exterior.
Habilidades y destrezas
o Liderazgo para trabajar en equipo y cumplir con los objetivos y
metas.
o Poder de negociacin.
o Capacidad de preparar informes peridicos a la Gerencia
General que permitan una buena toma de decisiones.
Asistente compras - Importaciones

Nombre del cargo:
Asistente de Compras Importaciones
rea:
Compras
Reporta a:
Jefe de Compras
Elaborado por:
Aprobado por:
70
Pg.: 7

1. Definicin
Brindar el soporte necesario al Jefe de Compras, a fin de mantener en
todo momento la documentacin e informacin del status de las compras al
exterior eficaz y eficientemente.
2. Funciones
Elaborar reportes de importaciones de materia prima liquidadas y en

trnsito.
Gestionar aprobacin y envo de la cotizacin al proveedor.
Coordinar con el Broker de Seguro la emisin de Pliza.
Entregar al Jefe de Compras el estatus de los pedidos colocados al

exterior.
Coordinar y mantener comunicacin constante con el proveedor para

que se d cumplimiento de los plazos, calidad y precios establecidos en
la negociacin.
Coordinar a travs de agentes afianzados, la salida de la mercadera

importada de aduanas, con los respectivos documentos de respaldo.
Elaborado por:
Aprobado por:
71
Pg.: 8

Coordinar con Bodega la recepcin de las Materias Primas.
Realizar el ingreso de mercadera importada en el sistema, con todos

los costos generados en la importacin
Entregar a Contabilidad carpeta de importacin para que se pueda

hacer la liquidacin de la misma.
Coordinar con los proveedores los reclamos y devoluciones de

productos y gestionar la nota de crdito correspondiente.
3. Perfil Bsico

o Profesional
estudiante
universitario
cursando
ltimos
semestres de Ingeniera en Comercio Exterior.

o Ingls avanzado.
o Dominio de Utilitarios de Office.
Aos de experiencia
De 1 a 3 aos de conocimientos y experiencia en cargos similares.
Elaborado por:
Aprobado por:
72
Pg.: 9

o Trabajo en equipo.
o Iniciativa
o Tolerancia a trabajo bajo presin
o Orientada a resultados.
Asistente compras - Locales
Nombre del cargo:
Asistente de Compras Locales
rea:
Compras
Reporta a:
Jefe de Compras

1. Definicin
Asistir al Jefe de compras con los requerimientos de los dems
departamentos para la compra de insumos para la produccin as como el
abastecimiento de suministros de limpieza, oficina, empaque repuestos.
Elaborado por:
Aprobado por:
73
Pg.: 10

2. Funciones
Recibir las requisiciones de compra de los diferentes departamentos y

gestionar visto bueno del Jefe de compras y aprobacin con la
Gerencia General.
Solicitar
cotizaciones
proveedores
seleccionados
nuevos
proveedores, escoger la ms conveniente y solicitar aprobacin a la

Gerencia General.
Comparar precios con compras anteriores.
Coordinar con el proveedor el despacho y entrega de la mercadera.
Recepcin y distribucin de la mercadera recibida segn las

requisiciones de compras recibidas.
3. Perfil Bsico

o Profesional
semestres
o
de
estudiante
universitario
Administracin
de
cursando
Empresas
ltimos
Ingeniera
Comercial.
o Dominio de Utilitarios de Office.
Elaborado por:
Aprobado por:
74
Pg.: 11

Aos de experiencia
De 1 a 3 aos de conocimientos y experiencia en cargos similares.
o Iniciativa
o Tolerancia a trabajo bajo presin
o Orientada a resultados.
5.4.2 rea de VENTAS
Jefe de
Ventas
Asistente
de Ventas
Vendedor 1
Elaborado por:
Vendedor 2
Vendedor 3
Aprobado por:
75
Pg.: 12

5.4.2.1
Jefe de ventas
Nombre del cargo:
Jefe de Ventas
rea:
Ventas
Reporta a:
Gerente General

1. Definicin
Dirigir, organizar y controlar el proceso de Ventas, con el cumplimiento
de los objetivos y metas establecidos por la Gerencia General.
2. Funciones
Preparar planes y presupuestos de ventas tomando en cuenta los

recursos necesarios y disponibles.
Seleccionar vendedores que cumplan con el perfil requerido por la

empresa para la atencin personalizada a los clientes.
Elaborado por:
Aprobado por:
76
Pg.: 13

Fomentar la cultura de satisfaccin de cliente.
Delimitar territorios, cuotas de vendedores acorde a los niveles de

produccin y definir los estndares de desempeo.
Monitorear que se cumplan las proyecciones de ventas peridicamente.
Establecer con la Gerencia General y el equipo de Ventas los precios

salvaguardando los mrgenes de rentabilidad.
Calificar el desempeo del equipo de ventas bsicamente comparando

las proyecciones con las ventas reales, cumplimiento de cuotas entre
perodos y vendedores
Monitorear el movimiento de la industria, nuevos mercados, territorios u

otras industrias a las que se les pueda vender cualquiera de la variedad
de fundas y rollos plsticos que produce la compaa.
Anlisis de los competidores ms cercanos, como estn incursionando

o abarcando mercado.
Identificar las pocas o temporadas de bajas de ventas y desarrollar

planes de accin a fin de lograr las metas de ventas propuestas.
Elaborado por:
Aprobado por:
77
Pg.: 14

3. Perfil Bsico

o Profesional graduado en Administracin de Empresas, Marketing
o Ttulo de cuarto nivel (de preferencia).
o Manejo de utilitarios.
Aos de experiencia
manejo de personal, trato directo y poder de negociacin con clientes.
metas.
o Capacidad para dar solucin o soporte a la fuerza de ventas por
problemas presentados por reclamos.
Asistente de ventas
Nombre del cargo:
Asistente de Ventas
rea:
Ventas
Reporta a:
Jefe de Ventas
Elaborado por:
Aprobado por:
78
Pg.: 15

1. Definicin
Asistir al Jefe de ventas en la coordinacin y control del cumplimiento
de los objetivos del equipo de ventas.
2. Funciones
Ayudar al Jefe de Ventas a organizar los planes y estrategias para la

distribucin de los rollos y fundas.
Elaborar las listas de precios, para presentacin a Jefe de ventas y su

posterior aprobacin por la Gerencia General.
Recibir los pedidos de los vendedores y para llenar la cotizacin.
Consultar el estado de cuenta de cada cliente a fin de que sea

aprobado el pedido, este no deber tener deuda con la compaa.
Coordinar y entregar pedido a Planta, para que sea incluida en la

planificacin de la produccin.
.Monitorear el cumplimiento de las especificaciones de las rdenes de

produccin a fin que la entrega se realice en el tiempo estipulado y bajo
las especificaciones del pedido.
Elaborado por:
Aprobado por:
79
Pg.: 16

Preparar reportes de ventas para ser analizado con el Jefe de ventas y

controlar el cumplimiento de las proyecciones.
Hacer clculo de liquidacin de comisiones del equipo de ventas.
Elaborar las solicitudes de crdito de los clientes que cumplen con los
requisitos, para que sea aprobada por el Gerente General.
Una vez concluida la produccin se verifica con la orden de pedido.
Elaboracin de Factura con datos del cliente.
Contactar al cliente para coordinar la entrega del producto.
En el caso de devoluciones deber contactar al cliente para indagar la

causa de la misma, y hacer una nueva negociacin para posterior
aprobacin por la Gerencia General. Las devoluciones sern aceptadas
por tratarse de problemas con la calidad del producto o porque no se
ha cumplido con las especificaciones del cliente.
Tramitar los descuentos por pronto pago, una vez aprobado elaborar la
Nota de Crdito al Cliente.
Elaborado por:
Aprobado por:
80
Pg.: 17

3. Perfil Bsico

o Estudiante cursando los ltimos semestres de Ingeniera
Comercial, Marketing o Administracin de Empresas.
Aos de experiencia
De 1 a 3 aos de conocimientos y experiencia.
o Poder de negociacin
o Trabajo bajo presin.
Vendedores
Nombre del cargo:
Vendedores
rea:
Ventas
Reporta a:
Jefe de Ventas
Elaborado por:
Aprobado por:
81
Pg.: 18


1. Definicin
Ser el nexo entre los clientes y la empresa, as como tambin buscar
nuevos clientes y territorios; tener iniciativa para generar e impulsar la
distribucin ordenada y eficiente de los productos a sus clientes.
2. Funciones
Atencin telefnica o personalizada a los clientes, entregando la

informacin necesaria acerca de la empresa.
.Asesorar a los clientes acerca de los productos, servicios y beneficios

que le brinda la compaa.
Visitar a los clientes en los distintos territorios designados sean fuera y

dentro de la ciudad y tomar los pedidos.
Cumplir con las cuotas de ventas establecidas.
Preparar reporte de ventas y entregar a Asistente de ventas.
Entregar informe de visitas a los clientes.
Elaborado por:
Aprobado por:
82
Pg.: 19

Dar seguimiento a pedidos ingresados a produccin.
Dar seguimiento Post- Venta y medir la satisfaccin de sus clientes.
3. Perfil Bsico

o Estudiante cursando los ltimos semestres de Ingeniera
Comercial, Marketing, Publicidad y Ventas.
Aos de experiencia
o Trato directo con clientes.
Elaborado por:
Aprobado por:
83
Pg.: 20

5.4.3 rea de Produccin y Bodega
Jefe de Planta
Aistente de Planta o
Inventarios
Jefe de Produccin
Produccin
Encargado de
Extrusin
Logistica
Encargado de
Impresin
Bodeguero
Operario 1
Operario 2
Chofer
Operario 3
Encargado de
Sellado
Encargado de
Troquelado
Operario 1
operario 2
Ooperario 3
Elaborado por:
Aprobado por:
84
Pg.: 21

5.4.3.1
Jefe de Planta
Nombre del cargo:
Jefe de Planta
rea:
Produccin
Reporta a:
Gerente General

1. Definicin
Organizar y controlar el manejo integral del rea de Produccin con el
cumplimiento de la planificacin as como el almacenaje y entrega de los
productos a los clientes.
2. Funciones
Trabajar en conjunto con la Gerencia General en la planificacin y

organizacin del equipo de produccin.
Supervisar el cumplimiento de la planificacin del proceso de

produccin.
Elaborado por:
Aprobado por:
85
Pg.: 22

Optimizar el uso y aprovechamiento de los recursos tanto humanos

como materiales y financieros.
Supervisar y aprobar las salidas e ingresos de inventarios tanto de

Materias primas, insumos productos en proceso y terminados.
Mantener un clima laboral adecuado.
Garantizar el cumplimiento de los requerimientos de calidad y

seguridad industrial.
Presentar
la
Gerencia
General
informes
de
produccin
cumplimiento de la planificacin de la misma.
Presentar a la Gerencia General informes de niveles de desperdicio.
Coordinar con el jefe de Produccin y la Gerencia General programas

de mantenimiento de la maquinaria.
Supervisin y control del cumplimiento de la Certificacin ISO.

3. Perfil Bsico

o Profesional graduado en Ingeniera Industrial carreras afines
o Capacitacin en manejo de Talento Humano
Elaborado por:
Aprobado por:
86
Pg.: 23

o Conocimiento de Norma de Calidad ISO 9001-2008
Aos de experiencia
manejo de personal, y direccin y control de los procesos productivos
de una compaa.
metas.
o Excelente comunicacin oral y escrita.
o Capacidad de iniciativa y criterio propio
o Solucin de problemas.
Jefe de Produccin
Nombre del cargo:
Jefe de Produccin
rea:
Produccin
Reporta a:
Jefe de Planta
Elaborado por:
Aprobado por:
87
Pg.: 24


1. Definicin
Supervisar el trabajo en las diferentes lneas de produccin, coordinar y
controlar que se cumpla el plan de trabajo establecido, revisar el desempeo
del personal y maquinarias, manteniendo siempre informado al Jefe de Planta.
2. Funciones
Elaborar la planificacin semanal de produccin.
Controlar que se cumplan el cronograma de produccin.
Supervisar el trabajo del personal de Extrusin, Impresin Sellado y

Troquelado.
Revisar los niveles mnimos de inventario.
Hacer requerimientos de materias primas e insumos, a fin de no quedar

desabastecido.
Revisar informes de los distintos procesos de produccin para ser

entregados a Jefe de Planta.
Elaborado por:
Aprobado por:
88
Pg.: 25

Elaborar informe de desperdicios por cada orden de produccin

ingresados y procurar que estos estn bajo los niveles normales y
ptimos establecidos.
Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de la maquinara.
Controlar que se cumplan con los estndares y niveles de calidad

establecidos.
Revisar y elaborar informe por devoluciones de clientes no conformes

con las especificaciones del pedido o por problemas de calidad del
mismo.
3. Perfil Bsico

o Profesional graduado en Ingeniera Industrial carreras afines
o Manejo de Maquinara en Industria de Plsticos
Elaborado por:
Aprobado por:
89
Pg.: 26

Aos de experiencia
manejo de personal, y direccin y control de los procesos productivos
de una compaa.
o Trabajo en equipo
o Trabajo bajo presin
o Manejo de grupos de trabajo
o Solucin de problemas y alto grado de responsabilidad.
Encargado de Extrusin, Impresin, Sellado y Troquelado
Nombre del cargo:
rea:
Encargado de Extrusin, Impresin,

Sellado y Troquelado
Produccin
Reporta a:
Jefe de Produccin

1. Definicin
Cumplir con la planificacin de produccin y cuidar la calidad del
producto.
Elaborado por:
Aprobado por:
90
Pg.: 27

2. Funciones
Preparar la Materia prima dependiendo de la necesidad para cada

orden de pedido.
.Preparar y regular las mquinas con las especificaciones de cada

pedido.
Elaborar los reportes dependiendo del rea: Extrusin, Impresin,

Sellado y Troquelado, que sern entregados el Jefe de Produccin.
Supervisar a los operadores de cada mquina.
Controlar los niveles de calidad de producto.

3. Perfil Bsico

o Ingeniero Industrial Tcnico en manejo de mquinas
industriales.
o Manejo de Word y Excel bsico
Aos de experiencia
Elaborado por:
Aprobado por:
91
Pg.: 28

o Trabajo en equipo
o Capacidad para trabajar bajo presin
Encargado de Bodega
Nombre del cargo:
Encargado de Bodega
rea:
Logstica
Reporta a:
Jefe de Produccin

1. Definicin
Responsable de la recepcin, almacenaje y entrega de las materias
primas e insumos, velando en todo el proceso por el mantenimiento fsico de
los inventarios.
2. Funciones
Recibir las materias primas e insumos sean importaciones o compras

locales y elaborar ingreso a bodega.
.Elaborar egresos de bodega.
Elaborado por:
Aprobado por:
92
Pg.: 29

Velar por el orden y la limpieza de la bodega.
Mantener un estricto orden en el manejo de los papeles y documentos

que soporten el movimiento del inventario que se encuentra bajo su
responsabilidad.
3. Perfil Bsico

o Mnimo ttulo de Bachiller
o Manejo de Word y Excel bsico
Aos de experiencia
o Habilidad numrica
o Alto grado de responsabilidad
o Sumamente ordenado
Elaborado por:
Aprobado por:
93
Pg.: 30

5.5
Controles generales del manejo tcnico del inventario
La necesidad de establecer y plasmar los controles generales para el

apropiado manejo del inventario se torna indispensable ya que se trata del
activo que mueve el giro del negocio.
Entre los principales controles:
Todos los documentos que soporten las transacciones del manejo

tcnico del inventario deben contar con la firma del responsable y la
autorizacin del jefe inmediato.
Es necesario establecer en el Sistema Informtico niveles de acceso a

la informacin.
Es necesario limitar el acceso a personal autorizado a la Bodega

General.
Las tomas fsicas de inventario no solo deben realizarse una vez al

ao, es necesario que se realicen por lo menos trimestralmente, as
como su inmediata confrontacin con los registros contables.
Elaborado por:
Aprobado por:
94
Pg.: 31

Los responsables de la custodia del inventario sern el Jefe de Planta,

Jefe de Produccin y el Encargado de la Bodega.
Las bodegas deben contar con los niveles de seguridad que protejan
del deterioro fsico.
El inventario deber contar con plizas de seguro contra robo, dao o

situaciones por incendios o desastres naturales.
Establecer niveles mximos y mnimos de inventarios para no caer en

dficit especialmente en pocas en las que escasea la Materia Prima.
5.6
Polticas generales para el personal

Adems de las polticas que por norma general deben cumplir los
empleados estipuladas en la Cdigo de trabajo deben considerar:
Guardar compostura y disciplina durante las horas de trabajo y

mientras el empleado se encuentre dentro de las instalaciones de la
compaa.
Elaborado por:
Aprobado por:
95
Pg.: 32

Cumplir con la jornada de trabajo completa en los horarios establecidos

por la compaa tanto para el personal de planta de 7:00 a 17:00 en
horario diurno y de 19.00 a 7:00 en horario nocturno de lunes a viernes;
como para el personal administrativo de 8:30 a 17:30 de lunes a
viernes.
Durante las horas de trabajo el empleado no se puede dedicar a otras

actividades que no le permitan cumplir eficaz y eficientemente con sus
labores.
Tratar con respeto y cortesa a todo el personal, sean funcionarios o

compaeros, sin importar el grado jerrquico que tengan en la
compaa.
Todo personal deber cuidar su imagen personal, debern utilizar

apropiadamente el uniforme proporcionado por la Compaa.
Cuidar las herramientas de trabajo y procurar el uso razonable de los

mismos.
Cumplir con las normas de seguridad industrial utilizando de manera

correcta todo el equipo de proteccin proporcionado por la empresa
para el desempeo de su labor. La empresa no ser responsable, s,
por no cumplimiento de esta norma el empleado resulte con afecciones
a su salud.
Elaborado por:
Aprobado por:
96
Pg.: 33

Cumplir con las normas de higiene que permitan trabajar en armona.
En casos de calamidad domstica o enfermedad (sean del empleado o

sus familiares) dar aviso a su jefe inmediato, con el fin que no sea
considerado como acto de rebelda y no presentacin a su jornada de
trabajo sin justificacin alguna.
Presentar los certificados necesarios a fin de justificar la inasistencia a

su jornada normal de trabajo.
Tratar de manera cordial y amable tanto a clientes como proveedores.
Si se presenta algn accidente de trabajo informar de manera

inmediata a sus superiores.
El empleado asumir la culpa si por negligencia propia causare dao a

sus compaeros o a los bienes de la compaa, mismo que
dependiendo de la gravedad del asunto ser decisin de la Gerencia
General el poner la medida correctiva.
Cumplir con las especificaciones del Manual de Gestin de la Calidad,

y contribuir de esta manera a mantener la certificacin ISO 9001-2008
que le da un valor agregado a la compaa frente a sus competidores.
El empleado no deber tener otro empleador que realice labores

similares o pertenezca a la misma industria de plsticos.
Elaborado por:
Aprobado por:
97
Pg.: 34

La compaa patentar como propia cualquier creacin, aporte, mejora

en procesos que realice el empleado mientras este preste sus servicios
para Extrusiones Plsticas Explast S.A.
Cuando el empleado es capacitado sean con cursos de actualizacin,

seminarios, talleres, etc., deber participar a sus compaeros de los
conocimientos adquiridos. Deber preparar una charla corta con los
puntos principales e importantes que contribuirn a la mejora del
trabajo de sus compaeros as como la mejor utilizacin de los
recursos de la Compaa.
Los empleados no podrn sacar de la empresa suministros, materiales,

equipos, informacin confidencial y solo podrn proceder con la
autorizacin de la Gerencia General.
En caso de tener que atender situaciones personales en horas

laborables deber con anticipacin solicitar permiso al Jefe Inmediato,
para que se coordine el trabajo a su cargo.
El rea de trabajo deber permanecer limpia y ordenada en todo

momento.
Elaborado por:
Aprobado por:
98
Pg.: 35

El empleado deber mantener comunicacin abierta con la empresa

acerca de cualquier cambio de domicilio, telfonos, estado civil, cargas
familiares a fin de mantener actualizada en todo momento su ficha
personal.
5.7
Polticas especficas para Compras, Ventas y Produccin
5.7.1 Polticas de Compras
Mantener actualizada informacin de base de datos de proveedores:

direcciones, telfonos, listas de precios, contactos.
En el caso de tratarse de nuevos proveedores estos no debern tener

ningn vnculo por consanguinidad o afinidad con el Jefe de Compras o
Asistentes ya sean en caso de clientes locales o del exterior.
Todo requerimiento de compra deber ser aprobado por la Gerencia

General, caso contrario no se podr proceder con la compra. En caso
de no cumplirse con esta disposicin, la responsabilidad recaer sobre
el Jefe del Departamento.
Elaborado por:
Aprobado por:
99
Pg.: 36

Se deber enviar al proveedor por fax o correo electrnico la Orden de

Compra debidamente firmada como confirmacin de aceptacin del
pedido.
Realizar el ingreso de manera inmediata de las compras luego de

recibir de Bodega informe de conformidad.
Se deber entregar a Bodega el reporte de materias primas, materiales

insumos que se recibirn a fin que se haga la confrontacin entre lo
facturado y lo real recibido.
Coordinar con proveedores entrega de soportes de la compra antes

del cierre de mes, y entregar de manera inmediata facturas y dems
documentacin soporte a contabilidad para el ingreso al Sistema JM
SOFTWARE, en la que se deber especificar condiciones y plazos para
pagos.
5.7.2 Polticas de Ventas
No se aprobar un pedido si que se haga el anlisis del cliente, como

son valores adeudados a la compaa, problemas de recuperacin de
cartera, problemas con la entrega del producto, etc.
Todo pedido debe ser previamente aprobado ya sea por el Jefe de

Ventas o la Asistente de ventas.
Elaborado por:
Aprobado por:
100
Pg.: 37

Para otorgar crdito a un cliente, ste por lo menos deber tener una
compra de contado, deber entregar referencias comerciales para
verificar que se trata de un buen cliente.
Clientes que tengan crdito y no hayan cumplido con los plazos de

pago, automticamente pierden este beneficio.
Las listas de precios deben mantenerse siempre actualizados y deben

ser entregadas a todos los vendedores, la responsable ser la
Asistente de ventas.
La base de datos de los clientes debe mantenerse siempre actualizada,

ser responsabilidad del vendedor asignado.
Las liquidaciones de comisiones se harn mensualmente y las mismas

sern pagadas una vez que la cobranza se haya efectivizado.
Para cumplir con la poltica de calidad de la empresa, los vendedores

debern hacer el seguimiento post-venta, a fin de medir el grado de
satisfaccin del cliente.
Se conceder descuentos a los clientes que cancelen sus deudas

antes de la fecha del vencimiento, este solo ser aprobado por el
Gerente General si l lo considera conveniente.
Elaborado por:
Aprobado por:
101
Pg.: 38

Solo se aceptarn devoluciones por problemas de calidad del producto,

o por el NO cumplimiento con las especificaciones descritas en el
Pedido del Cliente y esta ser aprobada por el Gerente General.
5.7.3 Polticas de Produccin y Almacenaje

Produccin
No se podr iniciar la produccin de una determinada Orden de pedido,

si esta no se encuentra debidamente autorizada por el Jefe de Ventas o
la Asistente de ventas.
Diariamente se debe hacer la planificacin de la produccin, y se dejar

constancia d la posible fecha de despacho..
Se harn excepciones de produccin slo con los pedidos que ingresen

como urgentes y sean aprobados por el Gerente General.
El Jefe de Produccin deber solicitar las materias primas e insumos a

utilizarse dependiendo de la planificacin.
Ser responsabilidad del Jefe de Produccin la supervisin y el

cumplimiento con las especificaciones de cada pedido.
Elaborado por:
Aprobado por:
102
Pg.: 39

El encargado de cada rea (Extrusin, Impresin, Sellado y

Troquelado) debern entregar los reportes de produccin y consumo de
materias e insumos al Jefe de Planta al finalizar su turno o en su
defecto al finalizar un determinado lote de produccin.
El Jefe de Produccin deber supervisar que se mantengan los niveles

de desperdicio dentro de los mrgenes establecidos.
Trimestralmente se deber dar mantenimiento preventivo a todas las

mquinas, de manera coordinada.
Almacenaje
Para la entrega de mercadera de la Bodega General para Planta debe

hacerse un Egreso de bodega debidamente firmado.
Todo Ingreso de mercadera por compras locales o importaciones debe

estar soportado con el Packing List entregado por el departamento de
compra y el ingreso de bodega que da aceptacin a lo que se est
recibiendo, debidamente firmado.
La bodega debe mantenerse siempre en orden y las materiales deben

tener su cdigo de identificacin.
Elaborado por:
Aprobado por:
103
Pg.: 40

5.8
Polticas para el Uso del Sistema JM SOFTWARE
El acceso a cada uno de los mdulos debe ser nico y exclusivo para
casa usuario.
La Asistente de Compras ser la encargada de hacer los ingresos de la

mercadera importada o compras locales al sistema con todos los costos
incurridos.
El registro de las facturas de importacin o compras locales y dems

gastos en los que se incurran debern ser ingresados por la Asistente
contable para su posterior pago al proveedor.
Las transferencias de materiales e insumos para la produccin deber

registrarlos en el sistema la Asistente de Planta o inventarios.
El registro de los Reportes de extrusin, o sea el detalle de Rollos

elaborados deber ser ingresado por la Asistente de Planta o Inventarios.
El consumo de los materiales e insumos, as como el ingreso del Scrap y

torta (desperdicio) debe ser ingresado por la Asistente de Planta o
Inventarios.
Elaborado por:
Aprobado por:
104
Pg.: 41

El reporte de Sellado, total d fundas elaboradas debe ser ingresado como

producto terminado disponible para la venta por la Asistente de Planta o
Inventarios.
La facturacin debe ser realizada en el sistema por la Asistente de

Ventas, debe tener cautela al momento de llenar todos los campos
requeridos en la factura autorizada por el SRI.
5.9
Procedimientos
La descripcin de los procedimientos del presente manual ser la base para la

eficaz y eficiente utilizacin de los recursos de la compaa y lograr los objetivos
y el cumplimiento de las metas.
5.9.1 Procedimientos de Compras (Importaciones)

N
Descripcin
Responsable
01
Realizar el requerimiento de compras de materias

primas e insumos
Recibir y entregar el requerimiento de materias
primas e insumos al Gerente General
Revisar, aprobar requerimiento de compra
Negociar con proveedor del exterior el
requerimiento de compra aprobado
Jefe de
Produccin
Asistente de
Compras
Gerente General
02
03
04
Elaborado por:
Aprobado por:
105
Jefe de compras
Pg.: 42

Descripcin
05
Generar, hacer firmar y enviar orden de compra al

proveedor como soporte de aceptacin del los
trminos negociados.
Solicitar al Broker la emisin de la pliza de
seguro
Firmar Pliza de seguro
Contactar a la Naviera para coordinar fechas de
embarque
Coordinar con proveedor despacho y embarque
del contenedor
Solicitar al proveedor el envo de los documentos
originales de la importacin
Contactar al Agente de aduanas y entregar
documentos e informacin de importacin en
trnsito
Rebir y dar trmite al pago de los impuestos
Arancelarios
Emitir Cheque y entregar al Gerente General para
la firma del mismo
Recibir del Agente de Aduana factura por
almacenaje, demoraje (de darse el caso) y
entregar a Contabilidad para la emisin del pago
Emitir y hacer firmar cheques por el Gerente
General los cheques por almacenaje y demoraje.
Para entrega al Agente de Aduana
Coordinar con el Jefe de Planta y Bodeguero la
recepcin y revisin de la mercadera.
Recibir Packing List y revisar la mercadera del
contenedor.
Realizar y enviar informe de Recepcin de la
Importacin al Asistente de Compras.
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
Elaborado por:
Aprobado por:
106
Responsable
Asistente de
Compras
Asistente de
Compras
Gerente General
Asistente de
Compras
Asistente de
Compras
Asistente de
Compras
Asistente de
Compras
Asistente de
Compras
Contabilidad
Asistente de
Compras
Contabilidad
Asistente de
Compras
Bodeguero
Bodeguero
Pg.: 43

Descripcin
19
Revisar informe de recepcin y hacer ingreso al

sistema de la importacin recibida y liquidar la
importacin.
Preparar carpeta de Importacin con toda la
documentacin soporte: factura del proveedor,
factura del flete (BL), pliza de seguro, facturas
por gastos locales, liquidacin de aduana,
packing list, etc.
Hacer ingreso de importacin al Sistema
20
21
Responsable
Asistente de
Compras
Asistente de
Compras
Asistente de
Compras
22
En el caso que la importacin no llegue conforme

con el pedido, envar informe al Jefe de Compras
23
Hacer reclamo al proveedor por inconformidad en

la recepcin de la importacin para solicitar Nota Jefe de Compras
de Crdito
Recibir Nota de Crdito del Proveedor y entregar
Asistente de
a contabilidad
Compras
Recibir Nota de Crdito del proveedor para su
aplicacin al costo de la importacin y ajuste al
Contabilidad
valor por pagar.
24
25
Elaborado por:
Aprobado por:
107
Asistente de
Compras
Pg.: 44

5.9.2 Procedimientos de Compras (Locales)
N
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
Descripcin
Responsable
Realizar el requerimiento de compras de materias

Jefe de
primas, insumos, suministros o repuestos
Produccin
Recibir y entregar el requerimiento de compras al
Asistente de
Gerente General
Compras
Revisar, aprobar requerimiento de compra
Gerente General
Solicitar cotizaciones a proveedores actuales o
nuevos proveedores, y hacer comparacin con
Asistente de
compras anteriores para el control de condiciones
Compras
de pago y precios.
Aprobar cotizaciones
Gerente General
Realizar orden de compra y enviar al Proveedor
Asistente de
como soporte de aceptacin de la cotizacin
Compras
Coordinar con el proveedor el despacho del
Asistente de
pedido
Compras
Recibir factura y mercadera comprada
Asistente de
Compras
Comparar la mercadera recibida con lo detallado
Asistente de
en la factura y comparar la factura con las
Compras
especificaciones de la orden de compra
Entregar factura y una copia de la orden de
Asistente de
compra a contabilidad para el registro de la
Compras
mercadera y la cuenta por pagar
Registro de factura en el sistema para generar
orden de pago al proveedor, dependiendo de las
Contabilidad
condiciones de la negociacin
Ingreso de la mercadera recibida al sistema
Asistente de
Compras
Distribucin de la mercadera al departamento que
Asistente de
lo solicito.
Compras
Elaborado por:
Aprobado por:
108
Pg.: 45

5.9.3 Procedimientos de Ventas (Pedidos de clientes)

N
Descripcin
01
09
Contactar al cliente (personal o telefnica) para

conocer necesidad de reposicin de fundas o
rollos plsticos y tomar el pedido del cliente
Recibir pedido del cliente y hacer cotizacin para
aprobacin
Revisar estado de cuenta del cliente y confirmar
que no tenga deudas con la empresa.
Aprobar el Pedido del cliente
Entregar una copia del pedido al Jefe de Planta
para que se d inicio al proceso productivo sean
rollos o fundas.
Una vez recibido el informe que se ha terminado
la produccin de rollos o de fundas el jefe de
produccin informa al Asistente de Ventas
Con informe de rollos producidos (kilos) o total de
fundas (kilos y unidades) hacer verificar que
cumplan con las especificaciones de la orden de
pedido
Una vez confirmado el pedido se procede a hacer
la factura del cliente
Hacer la Gua de Remisin
10
Recibir factura para preparar el despacho
11
Contactar al cliente e informar que su pedido est

listo
02
03
04
05
06
07
08
Elaborado por:
Aprobado por:
109
Responsable
Vendedor
Asistente de
Ventas
Asistente de
Ventas
Jefe de Ventas
Asistente de
Ventas
Jefe de
Produccin
Asistente de
Ventas
Asistente de
Ventas
Asistente de
Planta e
Inventarios
Asistente de
Planta e
Inventarios
Asistente de
Ventas
Pg.: 46

Descripcin
12
Entrega de mercadera al cliente en las

instalaciones de la compaa, o envo con camin
propio a clientes dentro de la ciudad y envo a
transportes para provincias.
Cuando se trata de mercadera enviada a
provincias, comunicar al cliente el nmero de gua
de transporte para que pueda recibir su
mercadera
Contacto con el cliente para confirmar recibido de
mercadera y satisfaccin del cliente
En el caso de haber devoluciones, negociar con el
cliente para una nueva entrega
Hacer informe detallando total de fundas
devueltas y especificando el o los motivos de la
devolucin.
Aprobar devolucin del cliente y nuevos trminos
de negociacin para no perder el total de la venta
Reingresar la orden de pedido para entrega de
forma inmediata
13
14
15
16
17
18
Elaborado por:
Aprobado por:
110
Responsable
Asistente de
Planta e
Inventarios
Asistente de
Ventas
Vendedor
Asistente de
Ventas
Asistente de
Ventas
Jefe de Ventas
Asistente de
Ventas
Pg.: 47

5.9.4 Procedimientos de Produccin
N
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
Descripcin
Recibir pedido del cliente debidamente
autorizada.
Recibir y revisar pedido del cliente
Incluir en la planificacin de produccin
las rdenes de pedido recibidas.
Solicitar materia prima necesaria para
comenzar la produccin planificada
Elaborar el Egreso de Bodega de
requerimiento de Materia Prima
Con egreso de Bodega, hacer la
transferencia en el sistema del la Bodega
General a Bodega de Planta
Entrega de las materias primas y
suministros al Encargado de Extrusin
con las copias de las rdenes de pedido
Preparar y calibrar las mquinas
extrusoras con las especificaciones de
cada orden de pedido
Supervisar el funcionamiento de cada
mquina designada
Elaborar el reporte de Extrusin, en el
que se detalla las materias e insumos
utilizados, el total de rollos de plstico y
kilos producidos, el total de desperdicio,
correspondiente a cada orden de pedido.
Si se trata de pedidos con Impresin los
rollos son enviados al rea de Impresin,
si son fundas llanas se las enva
directamente al rea de Sellado.
Elaborado por:
Aprobado por:
111
Responsable
Jefe de Planta
Jefe de Produccin
Jefe de Produccin
Jefe de Produccin
Bodeguero
Asistente de Planta e
inventarios
Jefe de Produccin
Encargado de Extrusin
Operarios
Pg.: 48

Descripcin
Responsable
12
Preparar y calibrar la mquina impresora con la

imagen requerida por el cliente
Concluido el proceso de impresin se envan los
rollos al rea de Sellado.
Entregar reporte de Extrusin a Asistente de
Planta e Inventarios.
Ingresar reporte de Extrusin al sistema y hacer el
consumo de materia prima e insumos.
Encargado de
Impresin
Encargado de
Impresin
Jefe de
Produccin
Asistente de
Planta e
Inventarios
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
Dependiendo de la clase de fundas que se

desean elaborar se selecciona la mquina a la
que ira cada pedido.
Preparar y calibrar las mquinas dependiendo del
tipo y medidas de las fundas.
Monitorear y preparar bultos producidos.
Elaborar reporte de Sellado por cada orden de
pedido especificando los rollos utilizados, el total
de fundas producidas tanto en Kilos como en
unidades.
Recibir y entregar reportes de sellado a Asistente
de Planta e Inventarios.
Ingresar total de fundas producidas y hacer el
consumo de rollos terminados.
Cuando se trata de fundas troqueladas, debern
pasar al rea de troquelado.
Dependiendo del tipo de troquel, seleccionar las
piezas a utilizar.
Fundas troqueladas y empaquetadas, informar a
Jefe de produccin que se ha concluido con el
proceso.
Elaborado por:
Aprobado por:
112
Encargado de
Sellado
Encargado de
Sellado
Operarios
Encargado de
Sellado
Jefe de
Produccin
Asistente de
Planta e
Inventarios
Encargado de
Sellado
Encargado de
Troquel
Encargado de
Troquel
Pg.: 49

Descripcin
25
Informar a Asistente de Ventas que el pedido se

encuentra listo para el despacho para que sea
elaborada la factura.
Hacer gua de remisin
26
27
Recibir factura y preparar la mercadera para el

despacho
28
Hacer el egreso de la mercadera despachada.
29
Hacer el ingreso del desperdicio
Elaborado por:
Aprobado por:
113
Responsable
Jefe de
Produccin
Asistente de
Planta e
Inventarios
Asistente de
Planta e
Inventarios
Asistente de
Planta e
Inventarios
Asistente de
Planta e
Inventarios
Pg.: 50

5.9.5 Flujos de los procedimientos

5.9.6 Flujo de Importaciones
Elaborado por:
Aprobado por:
114
Pg.: 51

Elaborado por:
Aprobado por:
115
Pg.: 52

5.9.7 Flujo de Compras locales
Elaborado por:
Aprobado por:
116
Pg.: 53

5.9.8 Flujo de Ventas
Elaborado por:
Aprobado por:
117
Pg.: 54

5.9.9 Flujo Devoluciones en Ventas
Elaborado por:
Aprobado por:
118
Pg.: 55

5.9.10 Flujo de Produccin
Elaborado por:
Aprobado por:
119
Pg.: 56

Elaborado por:
Aprobado por:
120
Pg.: 57

5.10
Manual de Usuario para ingreso de informacin al Mdulo de

Inventarios
Para mantener al da la informacin en el Sistema Iinformtico, es necesario

que los reportes se los ingrese de manera que va culminando cada proceso
productivo, a continuacin se detallan cada uno de los pasos que se deben
seguir en el sistema JM SOFTWARE:
1. Transferencias entre bodegas

Para hacer el registro de las Materias primas e insumos que se
requieren para la produccin se genera un Egreso de Materiales
que se encuentra pre-numerado.
Imagen 8: EGRESO DE MATERIA PRIMA
Fuente: Explast S.A.
Elaborado por:
Aprobado por:
121
Pg.: 58

Debemos ingresar al Sistema JM SOFTWARE al mdulo de

Inventarios y seleccionar la opcin transferencias entre bodegas,
en esta ventana se deber especificar:
i.
La bodega de origen (Bodega General),
ii.
La bodega de destinos (Bodega de Planta),
iii.
La fecha que deber ser la misma especificada en el

Egreso de Materia Prima.
iv.
Una pequea descripcin de las ordenes de pedido que

se atendern.
v.
Para poder detallas los materiales e insumos se debe

avanzar con F2.
vi.
En el caso que no se conozca el cdigo del producto se

encuentran tres puntos seguidos () damos clic aki y se
displaya una ventana en la que se puede buscar el
artculo por cdigo o descripcin.
vii.
Ingresar todos los materiales e insumos solicitados y dar

clic en el botn aceptar.
viii.
En caso de no querer Aceptar la transferencia solo se da

clic en el botn Limpiar y se borra toda la informacin
ingresada en la pantalla
Elaborado por:
Aprobado por:
122
Pg.: 59

Imagen 9: VENTANA TRANSFERENCIA DE MATERIALES ENTRE
BODEGAS
1. Cierre de transferencias
En una nueva ventana en el mdulo de Inventarios se encuentra
la opcin para hacer el cierre de la transferencia.
En esta ventana nos aparecern todas las transferencias que se
encuentran activas y se selecciona todas las que se desee
procesar y se da clic en el botn Procesar.
Elaborado por:
Aprobado por:
123
Pg.: 60

Recin en ese momento se har efectiva la transferencia entre
los dos puntos de cargo y se contabilizarn las transacciones.
Imagen 10: VENTANA CIERRE DE TRANSFERENCIA DE MATERIALES
2.
Consumo de Materia prima

El consumo de la materia prima e insumos se tomar de los
reportes de Extrusin.
Se deber ingresar a la opcin Egresos de Bodegas en la que
se detallar la siguiente informacin:
i.
Fecha deber ser la registrada en los Reportes de

Extrusin.
ii.
Tipo de transaccin Egresos
iii.
Seleccionar la Bodega Planta
Elaborado por:
Aprobado por:
124
Pg.: 61

iv.
Observaciones: se detallar el nmero de todos los

Reportes de Extrusin en los que se est consumiendo la
materia prima e insumos.
v.
Para poder ingresar el detalle de materiales se avanza

con F2.
vi.
En el caso de no tener el cdigo del producto se puede

hacer la bsqueda dando clic en los tres puntitos () y se
displaya el detalle de materiales.
vii.
Se ingresa el total en kilos consumidos
viii.
Para grabar la informacin se da clic en el botn

Ingresar
Imagen 11: VENTANA DE EGRESO DE MATERIALES PRODUCCIN EN

PROCESO
Elaborado por:
Aprobado por:
125
Pg.: 62

3.
Ingreso de Rollos producidos

Cuando ha concluido el proceso de Extrusin, la informacin por
el consumo de MP por cada orden de Produccin es registrado
en los Reportes de Extrusin Pre-numerados, en los que se
especifica tipo, espesor y medida de los rollos que se produjeron
sean estos para la venta o para pasar al siguiente proceso
Impresin o Sellado.
Se debe ingresar a la Opcin Ingresos a Bodega
Imagen 12: VENTANA INGRESO DE ROLLOS PRODUCIDOS
Elaborado por:
Aprobado por:
126
Pg.: 63

4.
Para pasar al proceso de Sellado se debe hacer el egreso de los

Rollos. Para este proceso se debe considerar la misma cantidad
de rollos que fueron ingresados en el proceso de extrisin.
Imagen 13: VENTANA EGRESO DE PRODUCCIN EN PROCESO

(ROLLOS)
Elaborado por:
Aprobado por:
127
Pg.: 64

5. De la misma forma en la que se registran los rollos se tiene que
registrar el desperdicio, esta informacin tambin se especifica
en los reportes de extrusin el desperdicio se lo denomina Scrap
y torta. Este se lo utiliza para ser reprocesado y convertirlo en
Materia prima para fundas de vivero. Se debe hacer el ingreso al
inventario y solo se har el egreso en el momento que se enve
a Peletizar, y se generar un nuevo ingreso cuando se recibe el
Polietileno de segunda.
Imagen 14: VENTANA INGRESO DESPERDICIO (SCRAP)
Elaborado por:
Aprobado por:
128
Pg.: 65

5.11
Glosario de trminos
Abastecimiento
El abastecimiento es el conjunto de actividades que permite identificar y
adquirir los bienes y servicios que la compaa requiere para su operacin, ya
sea de fuentes internas o externas.
Consumo
Accin por la cual los diversos bienes y servicios son usados o aplicados a
los fines a que estn destinados, ya sea satisfaciendo las necesidades de los
individuos o sirviendo los propsitos de la produccin. La economa considera
el consumo como el fin esencial de la actividad econmica. Consumo es la
utilizacin de bienes y servicios para nuestra satisfaccin y la de otros.
Desperdicio
Se llama desperdicio a cualquier ineficiencia en el uso de equipo, material,
trabajo, o capital en cantidades que son consideradas como necesarias en la
produccin de una construccin. Incluye tanto la incidencia de material
perdido y la ejecucin de trabajo innecesario, lo que origina costos adiciones y
no agrega valor al producto. El originar costos y no generar valor, es la base
del concepto de desperdicio.
Funciones
Son todas las responsabilidades y obligaciones que tiene que cumplir
determinada persona dentro de la organizacin.
Elaborado por:
Aprobado por:
129
Pg.: 66

Fraude
Podemos afirmar que es un engao hacia un tercero, abuso de confianza,
dolo, simulacin, etc. El trmino "fraude" se refiere al acto intencional de la
Administracin,
personal
terceros,
que
da
como
resultado
una
representacin equivocada de los estados financieros.
ISO 9001:2008
La ISO 9001:2008 es la base del sistema de gestion de la calidad ya que es
una norma internacional y que se centra en todos los elementos de
administracin de calidad con los que una empresa debe contar para tener un
sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus
productos o servicios.
Riesgo
Es la probabilidad de que suceda un evento, impacto o consecuencia
adverso. Se entiende tambin como los hechos u eventos adversos que
impiden el cumplimiento de los objetivos de una organizacin.
Toma fsica de inventarios

La toma de inventario es un proceso que consiste en verificar fsicamente los
bienes, a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real.
sta, permite contrastar los resultados obtenidos con los registros contables, a
fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran
existir, y proceder a realizar los ajustes necesarios.
Elaborado por:
Aprobado por:
130
Pg.: 67
CAPTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1
Conclusiones
Se crearon polticas y procedimientos
que llevan inmersos
controles de tal forma que se eviten o disminuyan los riesgos y

por ende la probabilidad de ocurrencia
de errores o fraudes
dentro de la organizacin.
Se disearon fichas de descripcin de cargos para cada una de

las jerarquas de la organizacin en donde se especifica la
definicin del puesto, funciones y perfil bsico requerido.
En el proceso de investigacin se determin que las Materias

primas,
especficamente
el
polietileno,
no
se
encuentra
almacenado de acuerdo a su respectivo rgimen de importacin

ya sea este consumo o depsito Industrial.
El ingreso de la informacin al sistema JM Software relativa al

proceso de produccin es realizado por el jefe de planta y debido
a sus funciones cotidianas habituales no se lo realiza de manera
oportuna.
131
6.2
Recomendaciones
Difundir
el manual de polticas y procedimientos a todos los
colaboradores
a travs de una comunicacin personal, adems de
incluir programas de entrenamiento y capacitacin para poder motivar al

personal y hacerlos partcipes de los objetivos empresariales de esta
manera se logra una mayor eficiencia y eficacia en la aplicacin de dicho
manual.
En funcin a la descripcin de cargos efectuados, se recomienda

elaborar fichas de Descripcin de Funciones (DF) para cada empleado
de la organizacin y compartirlos con cada colaborador a fin de que
tengan clara sus funciones, y en caso de que se incorpore un nuevo
colaborador a la empresa sirva de gua. Estas DF deben actualizarse
anualmente.
Almacenar todos los productos y Materias Primas de forma ordenada y

con especial cuidado los materiales importados bajo el rgimen de
Deposito Industrial con el objetivo de evitar sanciones por parte de los
organismos de control.
Asegurarse de que las personas de la organizacin reciban la formacin

pertinente para operar procesos nuevos antes de su implementacin.
Evaluar peridicamente el cumplimiento de las polticas y procedimientos

asegurando que las actividades realizadas se apeguen a los estndares
y criterios definidos.
Establecer y aplicar acciones para corregir las desviaciones de los

procesos o en su defecto redisear o actualizar los procedimientos de
ser necesarios con la respectiva autorizacin de la gerencia.
132
Para el registro oportuno de la informacin relacionada a la produccin

en el sistema JM SOFTWARE se recomienda incorporar en la
organizacin un asistente de planta e inventario tal como se menciona en
el manual de polticas y procedimientos.
A fin de cumplir con el objetivo principal de la implementacin del sistema

JM software que es presentar la informacin veraz y oportuna, se
recomienda realizar anlisis mensuales de las Ordenes de Produccin
emitidas vs. Las rdenes de Produccin ingresadas y as evitar que se
obvie el ingreso de alguna de estas y afecte a la presentacin de los
resultados de la empresa incumpliendo as con el principio contable de
Exposicin.
133
BIBLIOGRAFIA
Referencias Bibliogrficas
ARENS, Alvin, y Otros, Auditora un Enfoque Integral, 11 Edicin

Pearson, 2007.
ESTUPIAN, Rodrigo, Control interno y fraudes con base en los ciclos

transaccionales, Anlisis de COSO I y II, 2da Edicin, ECOE Ediciones,
2008.
HANSEN-HOLM, Mario, y otros, NIIF Teora y Prctica, Textos del

Pacfico S.A., Primera edicin, Ecuador, 2009.
RODRGUEZ VALENCIA, Joaqun, Como utilizar y elaborar manuales

administrativos, Manual de Polticas, 2006
FRANKLIN, Fincowsky, Manuales administrativos: Gua para su

elaboracin, UNAN, Mxico
GMEZ, Ceja, Sistemas Administrativos, Mc GRAW HILL, Mxico, 1997
134
Referencias Electrnicas
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission,

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www.coso.org/&prev=/search%3Fq%3DCOSO%26hl%3Des%26safe%3
Doff%26tbo%3Dd%26biw%3D1360%26bih%3D667&sa=X&ei=YB4bUfj3
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GMEZ, Geovany, Manuales de procedimientos y su Aplicacin dentro

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Control
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Lic. Alejandro Ral Alonso Bobes, Manejo de inventarios Produccin,

Procesos y Operaciones, 2008, www.gestiopolis.com/administracionestrategia/inventarios-y-administracion-de-operaciones.htm
135
ANEXO # 1
Herramienta: Ficha de Entrevista
REA:
GERENCIA GENERAL
Gerente
Manual de polticas y procedimientos para el manejo del inventario, en su transicin al muevo

sistema informtico que implementar la compaa Explast Extrusiones Plsticas S.A. de la ciudad
de Guayaquil.
Autores: Gabriela Murillo Vargas y Rubn Murillo Lpez
Tutora: Ing. Priscilla Paredes
Objetivo: Hacer un anlisis de la compaa y su entorno; conocer el mercado en el que se

desenvuelve y determinar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.
1.
Cmo ha evolucionado Explast S.A. en los ltimos aos?
2.
La estructura organizacional enfrenta de manera eficiente las exigencias de la empresa?

SI
NO
3.
Cules son las fortalezas que considera que tiene Explast S.A.?
4.
Qu oportinidades tienen frente a sus competidores?
5.
Dentro de la estructura organizacional, qu debilidades se presentan?
6.
Qu amenazas presenta el mercado?
7.
Cules son sus principales clientes? a qu tipo de industria pertenece?
8.
Cules son los principales proveedores?
9.
Dentro de la industria del plstico, cuales son los principales competidores que se encuentren especializados en fundas y rollos plsticos?
10. Qu servicio o valor agregado le da ventaja completitiva a Explast S.A.?
Entrevistado
ANEXO # 2
REA: COMPRAS
Jefe de Compras

de Guayaquil.
Objetivo: Conocer cules son los procesos para el re-abastecimiento de la Bodega, y qu medidas se
consideran a fin de permanecer con niveles optimos de stock.
1.
Se han establecidos niveles mnimos y mximos de inventario?
2.
Quin es la persona encargada de hacer el requerimiento de materia prima o materiales?
3.
Existen proveedores exclusivos?en base a que se realiza la seleccin del proveedor?
4.
Quin es la persona encargada de realizar el proceso de negociacin?
5.
El proceso de importacin est tercerizado o hay una persona responsable de realizar

todo el trmite?
6.
Cundo la mercadera llega a la planta que documentos se reciben para liquidar la importacin?
7.
Qu informacin entrega bodega, una vez que se ha hecho el ingreso de la importacin?
Entrevistado
ANEXO # 3
REA: CONTABILIDAD
Contadora

de Guayaquil.
Objetivo: Conocer las funciones que se realizan dentro del proceso contable acerca del manejo del
inventario y las medidas de control establecidas.
1.
Existe un sistema informtico integrado?
2.
Cul es el mtodo de valuacin de inventario que aplica Explast?
3.
Qu mtodo de costeo se utiliza?
4.
Existen inventarios fsicos perodicos o permanentes?
5.
Quin es la persona encargada de realizar el control de los inventarios?

Trabaja de forma coordinada con el encargado de la bodega?
6.
Cundo se reciben las importaciones o las compras locales, que documentacin entrega el encargado de la Bodega?
7.
Qu documentacin se recibe para hacer el costeo y registro del producto en proceso?
8.
Qu documentacin se recibe para hacer el costeo y registro del producto terminado?
9.
De existir devoluciones como se lo carga al inventario?quin es la persona encargada de informar a contabilidad y qu documentacin se requiere para hacer el registro?
10 Qu clase de controles se han implementado para la salvaguarda del inventario?
Entrevistado
ANEXO # 4
REA: PRODUCCIN
Jefe de Planta

de Guayaquil.
Objetivo: Identificar las funciones actuales de los trabajadores y conocer el manejo del inventario
dentro del proceso productivo hasta su despacho.
1.
Quin es el encargado de la planificacin de la produccin?
2.
Quin recibe la orden de pedido emitida por ventas?
3.
Cuntos y cules son los procesos productivos?
4.
Qu documentos se utilizan en cada uno de los procesos de produccin?
5.
El producto en proceso es almacenado en alguna bodega?es ingresado al sistema

informtico?
6.
Es el producto terminado almacenado en alguna bodega?es registrado el inventario

en algn reporte (excel) o sistema informtico?
7.
Se realiza produccin para mantenerla almacenada de uno o algunos clientes?

SI
NO
8.
Una vez terminada la produccin de una orden cual es el proceso para envo al cliente?
9.
Despus de cada proceso que informacin o documentacin es enviada a contabilidad

para su registro?
10. En el caso de recibir devoluciones, que tratamiento se le d a este producto?
Entrevistado
ANEXO # 5
REA:
BODEGA
Jefe de Planta

de Guayaquil.
Objetivo: Conocer el tratamiento del inventario, entradas, salidas y la coordinacin del reabastecimiento de materiales e insumos.
1.
Quin es la persona encargada de la bodega de Materia Prima y Materiales?
2.
Se encuentra la bodega dividida y los inventarios estn identificados?

SI
NO
3.
Qu documentos se utilizan tanto para el ingreso como para el egreso de inventario?
4.
Es ingresado al sistema informtico o al excel los movimientos del inventario? Quin

es la persona encargada?
5.
Quin es la persona encargada de coordinar el reabastecimiento de la bodega?

A quin entrega el requerimiento?
6.
Cundo se reciben las importaciones se compara contra la orden de compra y lo recibido?
7.
Se entrega algn informe del inventario recibido al Departamento de compras?
8.
en el proceso de produccin es almacenada la mercadera hasta su despacho? Qu

tratamiento se le da a la mercadera?
Entrevistado
ANEXO # 6
REA: VENTAS
Jefe de Ventas

de Guayaquil.
Objetivo: Identificar las funciones actuales de los vendedores, para determinar la relacin con el
cliente y de que manera se le hace el seguimiento a la venta desde el pedido hasta el despacho y
satisfaccin del cliente con el producto terminado.
1.
Qu cargo desempea actualmente en la empresa Explast S.A.?
2.
Cuenta actualmete la compaa con vendedores puerta a puerta o con operadores?

SI
3.
NO
Cmo es la atencin al cliente?

Telefnica
Personal
4.
Existe algn formato establecido para tomar el pedido del cliente? Y de qu forma
queda cerrada la negociacin (plazos, precios)?
5.
Una vez que se tiene el pedido del ciente, este es ingresado al Sistema Informtico?
SI
NO
6.
Si la respuesta anterior es positiva quin es la persona encargada de ingresarlo?
7.
De qu manera se informa a la Planta para que se ingrese el pedido a produccin?
8.
Se le hace seguimiento al producto una vez que se despacha la mercadera, para medir
el grado de satisfaccin del cliente?
9.
Se le hace seguimiento al producto una vez que se despacha la mercadera, para medir
el grado de satisfaccin del cliente?
Entrevistado
ANEXO # 7
Herramienta: Ficha de
Observacin
REA: PRODUCCIN BODEGA

de Guayaquil.
Objetivo: Observar como se realizan los procesos en el ejercicio prctico, adems de confrontar la
informacin recopilada en la entrevista con el fin de identificar las debilidades de los actuales
procesos de la compaa Explast S.A.
Observacin de los procesos

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UNIVERSIDAD POLITCNICA SALESIANA

TESIS PREVIA A LA OBTENCIN DEL TTULO DE: INGENIEROS EN

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO

MURILLO VARGAS GABRIELA DE LOURDES

Faltan palabras para expresar cun agradecida estoy con

por ser la pieza

fundamental en mi formacin y el motor que me impulsa en los

Agradezco en primer lugar a Dios por permitirme llegar hasta

Agradecemos a la Ing. Priscilla Paredes, nuestra tutora por

Dedico este trabajo a mis amados padres y a mis hermanas por el

Dedico el presente trabajo al amor de mi vida, Andrea Vigo, por

La responsabilidad por las investigaciones realizadas, recoleccin de datos,

GABRIELA MURILLO VARGAS

RUBN MURILLO LPEZ

Ubicacin del problema ............................................................................ 1

Justificacin e importancia ....................................................................... 2

Delimitacin del problema ........................................................................ 4

Evaluacin del problema .......................................................................... 5

Objetivos de la investigacin .......................................................................... 6

Objetivo General ........................................................................................ 6

Objetivos Especficos ............................................................................... 6

Variable independiente: ............................................................................ 7

Variable dependiente ................................................................................ 7

MANEJO TCNICO DEL INVENTARIO ............................................................ 8

2.4. Estafas, desfalcos, fraudes y otras irregularidades en los Inventarios ..... 22

Organizacin de la empresa ..................................................................... 43

Visin y Misin ......................................................................................... 43

Estructura Organizacional ...................................................................... 44

4.2 Anlisis de resultados de la entrevista efectuada al Gerente General

Anlisis FODA .......................................................................................... 45

Ciclos del inventario y el proceso productivo de Explast S.A.................. 49

Resumen de la Observacin en el rea de Produccin ........................... 56

Sistema Informtico JM SOFTWARE ....................................................... 57

Cuentas por cobrar ................................................................................. 58

Cuentas por pagar................................................................................... 59

Objetivo y Alcance .......................................................................................... 66

Objetivo general ....................................................................................... 66

Marco legal ...................................................................................................... 66

Organigramas y funciones de cada rea .................................................... 67

rea de COMPRAS ................................................................................ 67

rea de Produccin y Bodega............................................................... 84

Controles generales del manejo tcnico del inventario ............................ 94

Polticas generales para el personal ........................................................... 95

Polticas especficas para Compras, Ventas y Produccin ..................... 99

Polticas de Compras .............................................................................. 99

Polticas de Ventas ............................................................................... 100

Polticas de Produccin y Almacenaje ............................................... 102

Polticas para el Uso del Sistema JM SOFTWARE ................................ 104

Procedimientos ............................................................................................. 105

Procedimientos de Compras (Importaciones) .................................. 105

Procedimientos de Compras (Locales) .............................................. 108

Procedimientos de Ventas (Pedidos de clientes)............................. 109

Procedimientos de Produccin ........................................................... 111

5.10 Flujos de los procedimientos ...................................................................... 114

Recomendaciones ........................................................................................ 132

Referencias Bibliogrficas ..................................................................................... 134

PARA EL MANEJO TCNICO DEL INVENTARIO EN SU TRANSICIN AL

Detalle y descripcin de maquinarias de EXPLAST S.A.

Distribucin del mercado clientes

Distribucin del mercado proveedores

Ventana Mdulo de Inventarios

Egreso de Materia Prima

Ventana ingreso de rollos producidos