Recursos Humanos - La definicin de funciones

Organigramas
Un organigrama representa en forma grfica las principales funciones y lneas de autoridad de una
empresa en un momento dado. Existen diversos criterios para fijar el nombre con que se designan las
grficas en las que se representa la estructura de un organismo social.
Pasos para elaborar un organigrama:
1.

Elaborar una lista de funciones y subfunciones probables;

2.

Compararla con una lista de comprobacin;

3.

Preparar cuadros o plantillas, y

4.

Disear el organigrama.

Todo organigrama debe contener los siguientes datos: ttulo o descripcin condensada de las
actividades, fecha de formulacin, nombre del responsable de elaboracin, aprobacin, explicacin de
lneas y smbolos especiales.
Los organigramas pueden ser clasificados en tres tipos, de acuerdo con su:

a) Contenido

b) Ambito de
aplicacin

c)
Presentacin

Estructurales. Tiene por objeto la

representacin de los rganos que integran
el organismo social.

Funcionales. Indican en el cuerpo de la

grfica, adems de los rganos, las
funciones principales que stos realizan.

De integracin de puestos. Sealan en

cada rgano, los diferentes puestos
establecidos, as como el nmero de
puestos existentes y requeridos.

Generales. Representan slo a los

rganos principales de la empresa y sus
interrelaciones.

Especficos. Ofrecen mayor detalle sobre

determinados aspectos de la organizacin
de una unidad o rea de la empresa.

Vertical. Es el que muestra la jerarqua

orgnica en sus diferentes niveles desde el

ms alto hasta el ms bajo.

Horizontal. Se aprecia y se interpreta de

izquierda a derecha ms bien que de arriba
hacia abajo.

Mixtos. Se representa la estructura de

una empresa utilizando combinaciones
verticales y horizontales.

De bloque. Tienen la particularidad de

representar un mayor nmero de unidades
en espacios reducidos.

Circular. Se sita al ejecutivo en el centro

de un crculo con lneas horizontales de la
grfica vertical, formando una serie de
crculos concntricos alrededor del
ejecutivo jefe.

Manual de organizacin
Un manual de organizacin complementa con ms detalle la informacin que bosqueja un organigrama.
Los manuales de organizacin exponen la estructura de la empresa; sealan los puestos y las
interrelaciones que existen entre ellos; explican la estructura funcional, los grados de autoridad y
responsabilidad, los canales de comunicacin, y coordinacin y las actividades de los rganos de la
empresa.
El manual, preparado adecuadamente, ofrece informacin completa sobre los asuntos correspondientes
a cada puesto; permite conocer y entender mejor los requisitos, las limitaciones, y las relaciones entre
unos y otros elementos del mismo puesto con los dems de la empresa.

Tipos de manuales de organizacin:

a.

Manuales generales de organizacin. Son aqullos que abarcan toda la empresa.

b.

Manuales especficos. Son los que se ocupan de una funcin o unidad administrativa en
particular.

El contenido de los manuales de organizacin vara en forma amplia; sin embargo, hay dos
herramientas de anlisis organizacional que se incluyen en casi todos los manuales, las descripciones
de puestos y los organigramas. La combinacin de estos instrumentos muestra las lneas de autoridad
y obligacin, las principales funciones de cada puesto, las responsabilidades y autoridad para cada
puesto y las interrelaciones primordiales entre las posiciones clave. Adems los manuales de
organizacin suelen incluir la enunciacin del o los objetivos de la empresa.
Entre los puntos ms importantes que contiene un manual de organizacin se encuentran:

Presentacin o identificacin

Indice o contenido

Prlogo o introduccin

Directorio

Antecedentes histricos

Objetivo

Estructura orgnica

Organigrama

Estructura funcional

Asimismo, es conveniente analizar en detalle los siguientes aspectos:

Conocer y entender los objetivos de la empresa para que su estructura refleje los objetivos
que se pretenden alcanzar.

Realizar el agrupamiento de funciones de acuerdo a las actividades principales de la empresa.

El diseo de la organizacin de la micro y pequea empresa es proyectada en la mayora de los casos

por el propio empresario. Aun cuando algunos empresarios pueden solicitar ayuda de expertos, stos
por lo general deben tomar las principales decisiones a partir de la estructuracin de la empresa.
El diseo de la organizacin tiene como principal finalidad la eficiencia y humanizacin de las
relaciones. Mayor racionalidad, rentabilidad, estabilidad y flexibilidad para los propietarios.
Como resultado de la interaccin de diversas fuerzas, algunas empresas sufren cambios estructurales
un tanto frecuentes, por lo que el avance a estructuras dinmicas y flexibles es una tendencia en las
empresas de hoy en da.