Gua bsica para la gestin de proyectos IT de forma

exitosa
Publicado el 15 de enero de 2013

Artculos tecnolgicos
Pocas cosas son tan relevantes para la productividad de un
empresa como la gestin de sus proyectos.
En nuestro trabajo diario recibimos multitud de peticiones de
asesora relacionadas con esta temtica. A travs de las consultas
recibidas hemos detectado que las empresas se preocupan
excesivamente por encontrar una aplicacin software para la
gestin de proyectos buena, bonita y barata.
ste es un enfoque errneo, ya que antes de elegir una
herramienta software para la gestin de proyectos es necesario
definir e institucionalizar el proceso de trabajo que permita
optimizar el desarrollo de proyectos.
La mejor aplicacin software no sirve de nada si no se dispone
de un procedimiento de trabajo bien definido. Sin embargo, con
una aplicacin ordinaria y una buena metodologa de gestin de
proyectos se pueden conseguir grandes resultados en el desarrollo
de proyectos.
Generalmente, cuando planteamos la necesidad de definir un
proceso metodolgico, las empresas se echan a temblar, pues lo
relacionan con una tarea titnica y de escasa utilidad para su
organizacin.
Sin embargo, la realidad es bien distinta, las empresas y sus
trabajadores ejecutan procesos diariamente, aunque no son
conscientes. Lo nico que necesitan es pararse a pensar como
realizan las tareas diarias, unificar las mejores prcticas y
plasmarlas en un documento de obligado cumplimiento para
todo el personal.
Las 5 fases esenciales para la gestin de proyectos
El proceso para la gestin de proyectos que hoy proponemos es
vlido para cualquier tipo de empresa y proyecto, aunque es
especialmente adecuado para los proyectos it o de ingeniera.

Puedes profundizar en este proceso a travs de la <media 3261 - "TEXT, guia-procedimiento-gestion-proyectos, guia-procedimientogestion-proyectos.pdf, 229 KB">Gua de recomendaciones para la
definicin de un proceso de gestin de proyectos</media>.
1. Anlisis de viabilidad del proyecto
Es la fase primigenia de cualquier proyecto y su objetivo es
analizar si la empresa debe o no embarcarse en dicho
proyecto, pues en ciertas ocasiones la empresa puede tener ms
problemas que beneficios a la hora de realizar un proyecto.
El anlisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes
actividades:
Creacin del registro de seguimiento en la herramienta de
gestin de la empresa.
Anlisis previo del alcance del proyecto.
Anlisis de los riesgos de ejecucin del proyecto.
Anlisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad.
Si el anlisis de viabilidad es positivo, es decir, no existen motivos
iniciales para no abordar el proyecto, podemos pasar a la 2 fase
del proceso.
2. Planificacin detallada del trabajo a realizar

El objetivo de esta fase es definir con el mximo detalle posible las

tareas a realizar y los recursos necesarios para llevar a buen
trmino el proyecto. Un error de clculo en esta fase puede ser
muy daino para la empresa.
Las actividades clave en esta etapa son:
Anlisis del alcance del proyecto.
Realizacin de estimaciones de esfuerzo, costes y recursos.
Definicin del plan de proyecto.
Negociacin del contrato.
Si finalmente el proyecto es aprobado, debe plasmarse en un
contrato que recoja todos los trminos del acuerdo.
3. Ejecucin del proyecto
La tercera fase de la gestin de proyectos es donde las empresas
despliegan todo su Know how (conocimiento) y donde menos
problemas suelen encontrar.
Las actividades principales de esta etapa son:
Establecimiento del entorno de trabajo.
Asignacin de las tareas planificadas a los recursos
disponibles.
Ejecucin de las tareas planificadas.
Gestin de las peticiones de cambio.
De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un
seguimiento y control del proyecto que velar por el
cumplimiento de la planificacin y la calidad del trabajo realizado.
De manera que se detecten las desviaciones antes de que se
conviertan en un problema para el xito del proyecto.
4. Seguimiento y control del trabajo

Esta etapa, junto a la de planificacin detallada, es una de las ms

importantes para el xito del proyecto, y por desgracia tambin
una de las ms denostadas.
En esta fase se realizan esencialmente 4 tipo de actividades:
Seguimiento de tareas e hitos planificados.
Gestin de entregables (incluido control de la calidad).
Gestin de incidencias.
Generacin de informes de seguimiento.

5. Cierre del proyecto

El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control
para verificar que no quedan cabos sueltos antes de dar por
cerrado el proyecto. Esta fase suele ejecutarse a travs de un
checklist o lista de control.
Las tareas clsicas a realizar dentro de esta fase son:
Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores
involucrados en el proyecto (stakeholders).
Realizacin del backup del proyecto.
Anlisis de los resultados con respecto a las estimaciones
iniciales.
Actualizacin de la base de conocimiento con todo lo
aprendido.

Y despus qu?
Una vez que la empresa ha definido el procedimiento ms
adecuado para la administracin de sus proyectos (siempre
evolucionando hacia la mejora continua), es cuando debe
preocuparse por encontrar la herramienta que mejor se ajuste a su
forma de trabajar.

En software libre existen decenas de aplicaciones para

administrar proyectos colaborativos: teambox, redmine,
dotproject, todoyou, opengoo, webcollab, collabtive, fengoffice,
En prximos artculos abordaremos las mejores soluciones
software libre para la gestin de proyectos.

Si ests interesado en implantar un proceso de mejora en tu

organizacin o encontrar una herramienta adecuada a tus
necesidades puedes ponerte en contacto con bilib para recibir una
orientacin totalmente gratuita.
GESTIN DE PROYECTOS TECNOLGICOS
Se puede definir un proyecto tecnolgico como una actividad
dirigida a conseguir un objetivo especfico de Investigacin,
Desarrollo o Innovacin en un intervalo de tiempo definido, con un
alcance estipulado y con un presupuesto acordado. Adems de ello,
pero no menos importante, es la posibilidad de solicitar
financiamiento a agencias de promocin en innovacin.
Teniendo en cuenta diferentes experiencias, el propsito de una
buena Gestin de Proyectos es reducir los riesgos del mismo y
asegurar, en la medida de lo posible, teniendo en cuenta las
inevitables incertidumbres, sobre todo en el caso de innovacin, que
una organizacin obtenga los mejores resultados posibles, como
herramientas de financiamiento que le permitan compartir los
riesgos.
Existen otros muchos beneficios, ms all del econmico, menos
tangibles pero igualmente importantes, tales como el aumento de la
satisfaccin del personal, que influye en el incremento de la
motivacin y mejora de la eficacia del equipo, el prestigio de la
Organizacin, la innovacin social, la mejora en la estructura de
riesgos, potenciar una regin, entre otros.
Es en este caso que Grupo Consultor Conciencia cuenta con una
alianza estratgica con la Unidad de Vinculacin Tecnolgica de
Fundacin Santo Domingo, que se especializa en la Formulacin de
Proyectos como as tambin en la Gestin de los mismos frente a

los organismos que ofrecen financiamiento ya sean estos

nacional, provinciales o internacionales.
Los objetivos de la Gestin de Proyecto son:
Dar soporte y/o dirigir al equipo tcnico desde el punto de vista de
los objetivos del Proyecto y asegurar que todos los implicados
mantengan sus compromisos con dichos objetivos.
Gestionar los procesos y actividades que aplican recursos escasos
para conseguir los objetivos definidos, dentro de unos intervalos de
tiempo y costes acotados, colaborando con la Direccin General en
la Gestin Estratgica del mismo.
Asegurar que se preparan los informes y documentos
correspondientes
y
se
comunica a todos los interesados la informacin adecuada, para
facilitar la toma de decisiones correcta durante la realizacin del
Proyecto
Agenda de Instrumentos de Financiacin
Para un detalle exhaustivo de los instrumentos y lneas disponibles
de financiacin de proyectos puede consultar nuestra agenda. All
encontrar las lneas vigentes, como as tambin los destinatarios,
los montos, como otra informacin de relevancia.
PLANEACION Y CONTROL DEL PROYECTO

PLANEACIN
En esta etapa determinamos todas las actividades a
realizar durante el proyecto, delimitamos los objetivos, las
metas a alcanzar para cuando este finalizado el proceso, se
determinan las responsabilidades y los responsables,
definimos
las
actividades
y
las
estructuramos.

PROGRAMACIN

En esta fase nos concentramos a delimitar las actividades

con fechas de inicio y finalizacin teniendo en cuenta los
tiempos de holgura de tal manera que ninguna actividad se
sobreponga con otra y se pueda cumplir con la fecha de
terminacin del proyecto sin ningn inconveniente de
reprogramacin.

CONTROL DEL PROGRAMA

Etapa en la cual se verifica que se este cumpliendo a
cabalidad con las actividades planeadas, comprando
planeacin con realidad si es necesario en esta etapa se
realizan cambios en la programacin segn se convenga
con el cliente y se actualiza el proyecto para continuar en
su ejecucin.

Consideraciones acerca de los Recursos

Fase en la que verificamos el tipo de recursos, la cantidad
con los cuales contamos y programamos adecuadamente
su uso para que la programacin del proyecto no se vea
perjudicada, distribuirlos en tiempo, calidad y prioridades
de manera coordinada para todos los eventos.

Planeacin y Desempeo de los Costos

Siempre debemos estimar los costos del proyecto desde el
inicio de la propuesta, definirlos en forma global y
detallada, debe incluirse imprevistos y luego determinamos
en la ejecucin el costo real y podemos comprar lo
proyectado con lo ejecutado sacando un indicie de
desempeo de costos si esta dentro del rango estimado o
se sobrepaso lo planeado.