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OLN KM_ UL LA Ilk PULL IC A E iNSTITUCIONES FINANCIERAS
CGR-CDGPIF NoF re
Junio de 2012
0 2 1
CONTRALORIA DELEGADA
GEE-PON PUBLIC',
(!)1
4 CONTRALORIA
' E itiatit'VCIONES FEVANCIERAE
PAL DE. to WE YU Ell
L
Responsable de Subsector
Supervisora
Equipo de auditores:
Lider de auditoria
Ingenieros de Apoyo
Johanna Cordoba Perez
Julian Ledesma Serrano
H6ctor Leonardo Reina
Jorge Luis Garcia Cortes
Gerencias Departamentales de:
Boyaca
Caldas
Cauca
Norte de Santander
Quindio
Risaralda
Valle del Cauca
CONTRALORIA
,:=PC=CDA""ADA
GE NEHAL DE LA R!:POIiL ICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS
Table de Contenido
Pagina
1.
1.1.
1.1.1.
1.1.1.1.
1.1.1.2.
1.1.1.3.
1.1.1.4.
1.1.2.
1.1.2.1.
1.1.2.2.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7
2.
2.1.
2.1.1.
2.1.1.1.
2.1.1.2.
2.1.1.3.
2.1.1.4.
2.1.2.
2.1.2.1.
2.1.2.2.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
3.
Anexo 1.
Anexo 2.
Anexo 3.
Anexo 4.
DICTAMEN INTEGRAL
GESTION Y RESULTADOS
Gestion Misional
Negocio misional
EyaluaciOn del Sistema de Control Interno
Cumplimiento de plan de mejoramiento
GestiOn del Talent
GestiOn en los recursos Oblicos
GestiOn contractual
Gesti6n presupuestal
HALLAZGOS COMUNES Y RELEVANTES DE LOS
PUNTOS DE CONTROL
CONCEPTO SOBRE GESTION Y RESULTADOS
OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES
FENECIMIENTO DE LA CUENTA
RELACION DE HALLAZGOS
PLAN DE MEJORAMIENTO
RESULTADOS DE LA AUDITORIA
EVALUACION DE LA GESTION Y RESULTADOS NIVEL
CENTRAL
GestiOn Misional
Negocio misional
EyaluaciOn del Sistema de Control Interno
Cumplimiento de plan de mejoramiento
GestiOn del talento humano
GestiOn en los recursos Oblicos Nivel Central
GestiOn contractual
GestiOn presupuestal y financiera
GESTION MISIONAL EN LOS PUNTOS DE CONTROL
EVALUACION DE LOS ESTADOS CONTABLES
ANALISIS DE DENUNCIAS
SEGUIMIENTO FUNCIONES DE ADVERTENCIA
HALLAZGOS SUBSANADOS DURANTE EL PROCESO
AUDITOR
ANEXOS
Registro Fotografico Visitas
Principales resultados auditorias al proceso de
modernizacion 2006-2010
Estados Contables
Matriz de codificacion de hallazgos
4
9
9
9
10
11
11
11
11
12
13
13
13
16
16
17
18
18
18
18
36
37
45
56
56
110
114
121
135
135
137
145
1\ ,
ff
CONTRALORIA lp,"trigALZ"Bri.DA""A"
Doctor
CARLOS ARIEL SANCHEZ TORRES
Registrador Nacional
Registraduria Nacional del Estado Civil
Ciudad
La Contraloria General de la RepUblica, con fundamento en las facultades
otorgadas por el Articulo 267 de la Constituci6n Politica, practico Auditoria
Gubernamental con Enfoque Integral, modalidad regular, a la Registraduria
Nacional del Estado Civil RNEC, a traves de la evaluaciOn de los principios
de la gesti6n fiscal: economia, eficiencia y eficacia con que administr6 los
recursos puestos a su disposici6n y los resultados de su gestion en las
areas, actividades o procesos examinados. De igual forma, se examin6 el
Balance General a 31 de diciembre de 2010 y el Estado de Actividad
Financiera, Econ6mica, Social y Ambiental por el alio terminado en esta
fecha. Dichos Estados Contables fueron examinados y comparados con los
del alio anterior, los cuales fueron auditados por la Contraloria General de la
RepUblica.
La auditoria incluy6 la comprobacion de que las operaciones financieras,
administrativas y econornicas se realizaron conforme a las normas legales,
estatutarias y de procedimientos aplicables. Asimismo, evaluo el Sistema de
Control Interno y el cumplimiento del Plan de Mejoramiento.
Es responsabilidad de la Administraci6n el contenido de la informaci6n
suministrada por la Registraduria y analizada por la Contraloria General de la
RepOblica. Igualmente es responsable por la preparacion y correcta
presentaci6n de estos Estados Contables de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados en Colombia y prescritos por la
Contaduria General de la Nacion. Esta responsabilidad incluye: disenar,
implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para el
cumplimiento de la misian institucional y para la preparaciOn y presentaci6n
de los Estados Contables, libres de errores significativos, bien sea por fraude
o error, seleccionar y aplicar las politicas contables apropiadas; y, efectuar
las estimaciones contables que resulten razonables en las circunstancias. La
responsabilidad de la Contraloria General de la RepOblica consiste en
producir un informe que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento
(o no) de la Cuenta, con fundamento en: el concepto sobre la gesti6n y
resultados alcanzados por la entidad en las areas o procesos auditados, y la
opini6n sobre la razonabilidad de los Estados Contables.
El Representante Legal de la Registraduria rindi6 la Cuenta Fiscal Anual
Consolidada por la vigencia fiscal 2010, dentro de los plazos establecidos en
la Resolucion Organica CGR No. 5544 de 2003.
CONTRALORIA
ENERAl. DI. LA
,C2NTF3,1%.95,1/2
CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUBLICA
E INSTETUCIONES I-ZNANCIERAS
ALCANCE DE LA AUDITORIA
La Auditoria a que se refiere el presente Informe tuvo el siguiente alcance en
el nivel central:
GESTION Y RESULTADOS
Gestion Misional
Negocio misional
Evaluacion del Sistema de Control Interno
Cumplimiento de plan de mejoramiento
GestiOn de Talento Humana
Gesti6n en los recursos publicos
Gestion contractual
Gesti6n presupuestal
EVALUACION DE LOS ESTADOS CONTABLES
ATENCION DE DENUNCIAS
CONTRALORIA , GCEsNyTigNALpricDELEGADA
GENERAL La. LA REPUBLICA E INSTITUC1ONES FINANCIERAS
E,ci?NiTLF,R,A,49F3,1/2
CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUBLIC:A
E INSTOUCIONES FINANCIERAS
c2T-GFER1/4,69fil,
ONTRALORIA DELEGADA
I Pt/BLIDA
INSTILUCIONES FINANCIERAS
pOuRBILD: L EGA DA
NTRALO RI A =1:71,1 L
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CENLR.AL DC lA RE RIML: A " E INSTITuCIONES FINANCIERAS
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Or ES Ff,'
PRESUPUESTO
CalificaciOn
por concepto
de gesti6n
74,05
76,00
85,46
65,61
67,00
88,50
99,19
60,60
CONTRALORIA gIT-7,c7;,'J'ZI:L'A""ADA
TUCIONES FINANCIERAS
GENLRAI, CE LA REPUBLIC" E INST
CONTRALORIA , =7:-Qnsine,,ELE""
"
ADA
C
SE.r..1As DE LA, HE PLII7 LILA E INSTOUCEO!-.$ FINANCIER4S
Abstencion
NO FENECE
NO FENECE
NO FENECE
Fuentes Guia de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Audite Version 4.0
Elaboro: Equipo auditor.
CONTRALO
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LA IfL,OBLIC
GENERAL Lt
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PUNTOS DE CONTROL
BOYACA
CALDAS
CAUCA
QUINDIO
NORTE S.
RISARALDA
VALLE
SUBTOTAL
Especial Primer Semestre
Especial electoral
NIVEL CENTRAL
TOTAL
Tabla No. 4
Relacion de hallazgos
ADM.
DISCIPL.
FISCAL
15
1
3
1
11
2
2
12
4
1
3
1
16
4
62
11
3
28
2
1
5
23
6
1
118
19
5
OTRA
PAS
1
1
1
2
(--LOIelE C127DA
1
LARRARTE
ontralor Delegado Ad-hoc
Contraloria Delegada para la GestiOn P0blica e
Instituciones Financieras
Revisaron: Juan Alberto Duque Garcia
Fernando Grillo Parra
Elabora:
Carolina Sanchez Bravo
Nicolas Sanchez Moreno
CONTRALORIA
;LNLUAL In
Et,,S1116CIONES ,-INANCIE .
4E
2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA
2.1. EVALUACION DE LA GESTION Y RESULTADOS NIVEL CENTRAL
Tabla No. 5
Consolidacion de la calificacion de la gestion Nivel Central
Calificacion
Factor de
Sub-componentes
Componentes
Sin ponderar Ponderacien
Negocio misional
69.4
0.20
Evaluacien del Sistema de
30.0
0.15
Control Intern
Gestion
misional
Cumplimiento de plan de
85.11
0.10
mejoramiento
Talento humano
85,25
0.05
Subtotal Gestion misional
0.50
Gestion contractual
76
0.25
Gesti6n en
los recursos
presupuestal
o
Gestion
95,75
0.25
publicos
financiera
Subtotal Gesti6n en los recursos miblicos
0.50
Calificacion final
1
Calificacion
Total
13.88
4,5
8,51
4,26
31.15
19
23,9
42,9
74.05
I8
CONTRALOR
IA grIML,:tRsr,f,""^"
OLNERAL L>L LA. REPtieL CA E INST
itiCIONES FINANCIERAS
Tabla No. 7
Plan de Acci6n
Actividades con Cum limiento Menor a 100%
Proceso
No.
Actividad
Planeacion Estrategica
10
Comunicacion externs
3
7
Direcci6n y organizacien
de debates electorales y
mecanismos de
participaciOn
10
AdministraciOn de
recursos financieros
Ejecucion presupuestal
1
Administration de
recursos fisicos
Adquisicien de bienes y
servicios
3
3
1
Asesoria Juridica
2
3
Asesoria y control de la
actividad disciplinaria
ACTIVIDADES
Realizar los cursos virtuales del Modelo Estandar de
Control Interno MECI
Sostener un trafico minimo de visitantes que consulten la
pagina de internet.
Organizar las Elecciones de Jueces de Paz y Concejos
Municipales de Juventud
Atender las Omisiones del Censo Electoral Congreso
2010.
Excluir as cedulas de las personas fallecidas, mayores de
dieciocho arias, inhabilitadas mediante Sentencia, las
reportadas por as Fuerzas Militares y Policia Nacional,
para actualizar el censo Electoral.
1
2
19
Cumplimiento
25
88
20
98
68
99
85
94
80
99
97
90
67
85
80
59
90
89
78
91
86
98
74
91
68
90
78
77
80
75
CONTRALORIA
%):-7,grt:-F?,,Raincr-B....
GENERAL DL LA HE PUBL 'CA i E INSMUCIONES FINANCIERAS
Para la actividad No. 10, del proceso de Planeacien Estrategica se estableci6
realizar 4 cursos virtuales del Modelo Estandar de Control Inferno MECI, de
los cuales realize un curso, equivalente al 25% de la meta.
Para la actividad de Organizer las elecciones de Jueces de Paz y Concejos
Municipales de Juventud, durante la vigencia 2010 la ejecuci6n acumulada
de esta actividad fue del 20% ya que se presentaron dificultades al evaluar
los requisitos para desarrollar este tipo de elecciones atipicas, como el no
cumplimiento de requisitos por parte de las organizaciones tales como los
Consejos Municipales de Juventud.
En el proceso de Gesti6n y Control Disciplinario, se estableci6 la meta No. 3,
relacionada con la elaboracion de informes correspondientes a procesos
Disciplinarios, de la cual se realizaron 240 informes de los 408 planeados
para la vigencia 2010. El nivel de cumplimiento se vio afectado por el
desplazamiento de funcionarios en la epoca electoral y el seguimiento de
debates electorales.
Se establecieron los siguientes hallazgos:
Hallazgo. No. 1: Sistema de informacion de Gestion SIGESCon base en lo establecido por la Ley 152 de 1994, Art.26 y 29 y la Circular
Interne de formulacian del Plan de Acci6n; se realize encuesta aplicada a 18
delegaciones sobre el aplicativo SIGES, y aspectos relacionados con la
planeaciOn de las cuales el 66.6% senalan problemas para bajar las
actualizaciones del aplicativo, toda vez que existen dificultades de
conectividad, es lento y no permite el ingreso de informacien.
Este aspecto limita el Ingreso, control y supervision a la programacion del
Plan de Accion por el Macroproceso de PlaneaciOn Estrategica y el
seguimiento a la formulaciOn y ejecucion del Plan de Accion.
Hallazgo No. 2: Quejas y Reclamos
En visita a las Registradurias auxiliares de Suba, Candelaria, Teusaquillo,
Ciudad Bolivar y Distrital, se evidencio la no aplicacian de criterios claros y
precisos para el manejo de las quejas y reclamos de los usuarios. El
Registrador Auxiliar, le da el tratamiento que el considere pertinente, lo cual
no responde a mecanismos establecidos por la RNEC. Esta situaci6n
contraviene la Ley 87 de 1993, en el subsistema de control de gesti6n,
procedimientos del componente de actividades de control del Sistema de
Control Interno; de igual forma, contraviene lo senalado en el Plan
Estrategicol "El Servicio es nuestra identidad", disenado para el periodo
2008-2011, el cual senala en uno de sus ejes estrategicos: "Reorientacien de
20
621;
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JCONTRALORIA
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21
CONTRALORIAlaTrTgLZRE
int:A" "A"
GENERAL DE LA RE PUBLiCA ' E INGETUGIONES HEANCIERAS
eficiencia haciendo falta los indicadores que evalnen la economia,
financieros y otros aspectos come la efectividad; lo que evidencia la falta de
gestion de la administraciOn en la construcciOn de estos instrumentos de
mediciem, lo que limita medir en forma integral la evaluaciOn y seguimiento de
la gestiOn de la entidad.
DepuraciOn actualizaciOn y conservaciOn de la informaciOn que integre el
Archivo Nacional de IdentificaciOn y reqistro de votantes.
El proceso de depuraci6n, actualizaciOn y conservacion de la informaciOn
que Integra el archivo nacional de identificacion adelantado durante la
vigencia del ano 2010, se realizO en cumplimiento de as funciones
delegadas en el Director Nacional de Identificacian, mediante Resolucion
1970 de 2003 por parte del Registrador Nacional del Estado Civil.
En desarrollo de esta fund& y basados en las facultades conferidas por la
Ley 1365 del 21 de Diciembre de 2009, por la cual se decreta el Presupuesto
de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia
fiscal del 10 de enero al 31 de diciembre de 2010, el cual en su articulo 84
dispuso lo siguiente:...
"...Asi mismo, el Registrador Nacional del Estado Civil podra cancelar las cedulas
de ciudadania correspondientes a personas fallecidas, previa confrontacien de las
bases de datos de la Registraduria Nacional del Estado Civil, en los casos en que
exista certeza del fallecimiento de una persona de acuerdo con los registros,
archivos y bases de datos de los Centros de Inhumacion, de Hospitales, Funerarias,
Clinicas, Secretarias de Salud, Institute) de Medicina Legal y Ciencias Forenses, los
cuales tendran para estos efectos, valor de plena prueba".
La Entidad realize) la verificaciOn de los registros civiles de defunciOn
existentes en las Notarias, Registradurias Auxiliares, Municipales y
Especiales, al igual que la informaciOn que reposaba en las funerarias,
parroquias, cementerios y oficinas de medicina legal de 824 municipios, con
relaciOn a personas fallecidas, validando que la informaciOn que reposaban
en estas entidades ya se encontraba reportada a la Registraduria;
igualmente, establecio aquellas personas de las cuales existe un registro de
fallecimiento en alguna de las entidades antes descritas y que su cedula de
ciudadania se encontraba vigente, para proceder a realizar la cancelaciOn de
su documento de identidad, previas las validaciones alfanumricas
requeridas.
De igual forma, se realize) la depuraciOn de aquellas cedulas de ciudadania
que se encontraban vinculadas a un Registro Civil de Defunci6n y que se
cargan al sistema de Registro Civil, el cual, mediante la interfase BDR (Base
articulo 3 del Decreto 4110 de 2004, donde se senala que las entidades deberan diseriar indicadores de eficiencia,
eficacia y efectividad.
22
CONTRALOR1A
`""
F114PNCIE
C x muerte
9.358
39.785
14.150
27.233
11.220
9.223
54.861
622.055
12.113
21.137
6.665
19.853
847.653
C x otros conceptos
1.432
5.592
2.843
1.722
429
341
1.567
888
561
774
1.207
620
17.976
Bajas
1.764
3.380
14.537
3.443
3.997
3.896
6.105
4.959
3.384
940
2.149
833
49.387
Extinciones Revocatorias
99
3.377
116
5.803
2.509
185
167
1.862
246
1.883
120
2.558
327
2.563
3.862
545
5.609
255
326
2.316
1.879
256
180
1.852
2.822
953.911
36.073
Fuente: RNEC
23
ccErct?1,\,{LF,9fil,e.
ONTRALORIA DELEGADA
E s NON PUBLICA
IllIGICIIES FIrTANCIERAS
CAMPANAS
DPTOS
MUNICIPIOS
LUGARES
DOCUMENTOS DE IDENTIFICACION
REGISTRO
CIVIL
TARJETA
DE
IDENTIDAD
CEDULA
POST-,
PoDLACiON
ATEND/DA
GRABACION
%
PART.
0
960
5.378
3.503
26.955
5.006
11.166
15.806
32.611
29.768
6.609
1%
0
0
38.477
4%
63
1. 603
26.351
40.491
38. 696
20 921
111
19.886
30.912
47.530
61.675
74.810
77. 644
98.328
6%
8%
8%
10%
7.996
60.334
17.172
85.502
20.048
15.695
36.986
46.692
50.234
58.994
18.860
40.194
67.569
0
10.931
5.935
9%
9%
72.047
356.009
55.256
340.938
8.417
25.283
85.600
117.054
169.484
156.212
37%
35%
26%
% PARTICIPACION POR DOCUMENTO
* Las cifras en el ano 2010 incluyen 8.527 Vanillas realizados por la OPADI. Puente: RN EC
3%
2000
2001
2002
12
11
17
12
19
28
49
86
60
55
85
133
77
86
207
492
76
619
399
1.510
20.492
249.165
2003
2004
2005
2006
12
12
10
21
31
18
2007
20
2008
2009
33
45
10
12
13
12
16
18
22
2010'
22
230
17
32
TOTALES
11
17
19
28
24
0
0
971.395
100%
12%
17%
16%
100%
IA
==ittif""4"
CONTRALOR
' I INSTI1UCIONES
FINANCIERAS
OLNLHAL Di LA REPUBL:CA
Cumplimiento tareas Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010
En relacion con el Plan Nacional de Desarrollo "Estado Comunitario:
Desarrollo para todos"5. En el tomo I se refiere a "Un mejor estado al servicio
de los ciudadanos" y se describen actividades que estan enfocadas a la
actividad misional de la Registraduria, entre las que se tiene el registro e
identificaciOn de los ciudadanos, implementando sistemas de registro y
digitalizacion de huellas, renovaciOn masiva de cedulas a aproximadamente
30 millones de ciudadanos, depuracion del censo electoral y apoyar
iniciativas para la reforma del c6digo electoral.
La RENEC, desarrollo actividades para la plena identificacion de los
ciudadanos colombianos y para el mejoramiento de los mecanismos para el
ejercicio del derecho al voto.
Al respecto, el Consejo Nacional de Politica Social, aprobO el Conpes 3323
de diciembre 20 de 2004, "Programa de ampliacion de la producciOn y
optimizaciOn de los sistemas de identificaci6n y registro civil de la
Registraduria Nacional del Estado Civil (PMT)", con el cual se asegur6 la
segunda fase de modernizacion de la Registraduria con el objeto de culminar
el proceso de cedulacion e identificaciOn de la poblacion mayor de 18 anos, a
la vez que se actualiza y mejora el proceso de registro civil e identificaci6n de
los menores. Todo ello, atado a la posibilidad de nutrir una base de datos de
informacion decadactilar que permite constatar la identidad real de la
persona.
Si bien es cierto se dio cumplimiento a este objetivo, se puede evidenciar
debilidades en el proyecto tanto en aspectos contables, tecnicos y legales,
los cuales se presentan en este informe.
En cuanto al Registro e identificacion de los ciudadanos colombianos, el
funcionamiento de un Estado de derecho6 se basa en la certeza de la
identidad de las personas. De alli que la identificacion se convierta en un
asunto estrategico que incide en todos los sectores del Estado y de la
sociedad.
Los procesos de registro civil e identificaci6n ciudadana, tienen un alto
impacto en las actividades y decisiones de los diferentes sectores
gubernamentales y en el accionar de todos los colombianos. Esto quiere
decir que la carencia de sistemas de identificaciOn confiables, seguros y
oportunos puede acarrear numerosos costos econOmicos, sociales, politicos,
entre otros.
5 De acuerdo con el Numeral 6 Arliculo 6 del Capitulo 11 de la Ley 1151 del 24 de Julio de 2007.
6 Consejo nacional de Politica Social, DNP. Documento Conpes 3323, 20 de Diciembre de 2004. Justificacion.
25
COINTRALORIA
' ZTCTI (TNLPU99rICDAE"""
LN
G
26
27
CONTRALO
REA rgi"-Zt.',`EA"
(3LNENAL DE LA HE PUBLiCA E INSIM:CiONES FINANCIERAS
millones mas que lo establecido por el documento CONPES 3323 del 2004, con forme lo
certifica la Interventoria CIDLIS UIS, en el Acta Monica de Recibo Final del 30 de noviembre
del 2010.
De Is misma manera, se garantiz6 un manejador de transacciones que tuviera la capacidad
de procesar 60.000 documentos diarios en sus diferentes medulos automaticos del sistema,
con forme lo certifica la Interventoria CIDLIS UIS, en el Acta Monica de Recibo Final del 30
de noviembre del 2010".
28
NTRALORIA DELEOADA
ESTION PUBLIC:A
CENEHAL OE LA IELEWEELICA E INSTECUCONES EINANCIERAS
CONTRALOR1A
29
D
:E
NTTIgi:LPC7.3LIC
GENERAL DE LA REPO E)LiCA L INS muctof
CONTRALOR1A
GADA
30
CONTRALOR1A
CONTRALORIA DELEGADA
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31
10
0 CONTRALOR1A
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L., HEE Uet C
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GES 51_
01.FF
32
CONTRALORIA
CONTRALORIA DELEOPDA
GESTION PUBLIC:A
E INSTITUCIONES FINANGIEPAS
33
CONTRALORIA MNITIZI.00ZDAELEGADA
GENE:RAL DL LA HE PUYSLICA E INSTIltiCtONES FINANCIERAS
Caldas, can ocasiOn al pago efectuado por parte de la Registraduria Nacional del Estado
Civil al incoante.
Los Integrantes del Comite de ConciliaciOn y Defensa Judicial de la Registraduria Nacional
del Estado Civil asistentes a la reunion, por unanimidad dispusieron y aprobaron, una vez
analizada y estudiada la Ficha Tecnica elaborada por parte de la Delegacion Departamental
de Caldas, asi como la documentation y el acervo probatorio obrante dentro del expediente
que reposa en la Secretaria Tecnica del ComitO de Conciliacion y Defensa Judicial de la
Entidad, y debatido en detalle este caso, lo siguiente: 1. Acoger los argumentos esgrimidos
en la Ficha Tecnica elaborada por parte de la DelegaciOn Departamental de Caldas: 2.
Como consecuencia de lo anterior, por unanimidad se dispone y aprueba, una vez analizada
y estudiada la Ficha Tecnica elaborada por parte de la DelegaciOn Departamental de Caldas,
asi como la documentaciOn y el acervo probatorio obrante dentro del expediente que reposa
en la Secretaria Tecnica del Comite de Conciliacion y Defensa Judicial de Ia Entidad. y
debatido en detalle este caso, que La Entidad -Registraduria Nacional del Estado Civilinstaure DEMANDA de ACCION DE REPETICION contra los Agentes Presuntamente
Responsables individualizados y determinados en la Ficha TOcnica como tales, doctores
...quienes para la 6poca de ocurrencia de los hechos fungian como delegados
departamentales del Registrador Nacional del Estado Civil en Caldas; 3. Aunado a lo
anterior, los Integrantes del Comite de Conciliacion y Defensa Judicial de la Entidad
autorizan y aprueban que se !lave a cabo el tra mite y/o proceso conciliatorio respectivo, a fin
de que los Agentes Presuntamente Responsables..., paguen a favor de La Nader?
Registraduria Nacional del Estado Civil, la suma de CINCO MILLONES CIENTO
CINCUENTA MIL PESOS ($5'150.000.00) M/L., as decir, se autoriza y aprueba por parte de
los Integrantes del Comite a solicitar y presentar, previo a instaurarse la Demanda de Accien
de RepeticiOn por parte de la Registraduria Nacional del Estado Civil, la Solicitud de
ConciliaciOn Prejudicial ante Procuraduria General de la Nacien, can el propOsito de que se
surta la Audiencia de ConcillaciOn correspondiente, como requisito de procedibilidad de Ia
Demanda de AcciOn de Repeticion a instaurarse de conformidad con la normatividad
vigente, por el valor que le fue cancelado al... an la cuantia antedicha, as decir, la suma de
CINCO MILLONES CIENTO CINCUENTA MIL PESOS ($5'150.000.00) M/L..: 4. Una vez
surtida la Conciliacion ante la Procuraduria General de la Naci6n de acuerdo al Reparto, se
debera adjuntar a la Demanda de Acci6n de Repeticiem como prueba el Acta de Conciliacion
debidamente surtida ante la Procuraduria, y 5. Presentar copia autentica de los
Antecedentes que dieron lugar a la decision adoptada por parte del Comite de Conciliacion y
Defensa Judicial de la Registraduria Nacional del Estado Civil, entre otros, la Ficha Tecnica
elaborada por pane de la Delegacien Departamental de Caldas an la cual se esgrimen los
fundamentos y se sustentan debidamente las razones y/o motivos que dan lugar a instaurar
la Accion de RepeticiOn".
34
ONES FINANCIEFIAS
HLPUBLICA E INSIITUC
Fecha ultimo
Pago
15-03-10
25-11-10
Fecha Comite de
conciliacion
25-08-11
21-12-11
35
CONTRALORIA
71 (7) rAJL11-41 D" "A "
C,LNLHAL DL LA HEPUBLTC A = E INSillerOONES FtNANCIEAAS
El Decreto 1151 de 2008, establece los lineamientos generales de la
Estrategia de Gobierno en Linea (GEL) y en el articulo primero precisa que
las disposiciones en el contenidas son de obligatorio cumplimiento para las
entidades que conforman la administracien pOblica. Y cuyo objetivo es
contribuir con la construccion de un Estado mas eficiente, ms transparente y
participative, y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las
empresas, a traves del aprovechamiento de las Tecnologias de la
Informacion y la Comunicacion.
En la Registraduria, las Fases del GEL se encuentran cumplidas8 en
promedio en el 70,4%,
Information
89%
Tabla No. 11
Avance fases del GEL
FASES GOBIERNO EN LINEA
Interaction
Transaction
TransformaciOn
77%
26%
76%
Democracia
84%
2.1.1.2
36
CONTRALORif6,
".""i--"A"
GESTIN
O PUBLicA
CT Is NLHAL DE LE, HE DUEL IC T, C INSTITUOIONES FINANCIER/TS
2.1.1.3
37
Hallazgos
3
8
9
1
1
2
1
2
1
3
1
2
2
17
3
5
14
17
1
8
14
13
14
4
7
17
35
4
209
Acciones
3
9
11
1
1
2
1
2
1
3
1
2
3
24
4
9
14
30
2
14
16
24
21
7
10
18
49
4
286
Metas
3
18
13
1
1
2
1
2
1
3
1
6
3
25
5
12
21
38
3
16
27
32
21
12
10
52
70
5
404
CONTRALO R IA Elr'sTigNALptRerioDAEL"A"
Tabla No. 15
Resultado verificaciOn Plan de Mejoramiento a 31 de diciembre de 2010
Hallazgo y Metas Vencidas y
Cumplidas pars excluir del Plan de
Mejoramiento
Auditoria
Vigencia
Centrales
2006
Oficinas
Informe
2008
Financiero
RNEC
Hallazgo 1, meta 2
Hallazgo 15, metas 2 y 3
Las metas de los hallazgos 5, 9, 16, 20 y
32
Hallazgo 10
Hallazgo 11
Hallazgo 1
Hallazgo 4GAF
Las metes del hallazgo 7GA
Los hallazgos 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 10, 11,
13, 17, 18, 21 y 22.
Hallazgo 4, meta 1
Las metes de los hallazgos 12 y 23
Hallazgo 1 meta I
Hallazgo 4
Hallazgo 5 metes 1 y 2 y Hallazgo No. 6,
meta I. Hallazgo 7, meta 1
Hallazgos 3, 9, 10, 11, 15, 16, 21, 22 y 23
La metas de los hallazgos 1 y 5, 6 y 8
DelegaciOn
Departamental
Quindio 2009
Hallazgos 2 y 8
Hallazgo 3 meta 2
Hallazgo 4, meta 1
Hallazgo 5, meta 1
Hallazgo 7 metes 1 y 2
Hallazgo 6, meta 1
Hallazgo 2 metas 1, 2 y 4
Hallazgo 4 metes 1 y2
Hallazgos 1, 3, 5, 6, 7, 8, 11, 12, 13 y 14
Las metas de los hallazgos 1, 2, 4, 5, 7, 9
y 10
1u
Hallazgos No. 6, 8, 11 y 13
Las metes de los hallazgos 1. 2, 3,10, 11,
12 y 13
Hallazgos No. 4, 5, 6, 8, 9 y 14
Las metas de los hallazgos No. 1, 3 y 4
Hallazgo No. 2 metes 1, 2 y 3
Delegacion Departamental de
Delegacion
Meta 2009
Departamental
Hallazgo 12
Hallazgo 1 FC
Delegacion Departamental de
Norte Santander
Delegacion
Departamental
Caqueta 2009
Hallazgo Cl 1,
meta 1
Hallazgos 30 y 38
Delegacion Departamental de
Caldas
Delegacidn Departamental de
Bolivar
No Efectivas
Hallazgo 1, meta 1
Hallazgo 4, metas 1 y 3
Hallazgo 5 metes 1 y 2
Hallazgo 8, metas 1 y 2
Hallazgo 10, metas 1 y 2
Hallazgo 12, meta 4
Hallazgo 16, meta 1
Hallazgo 17, metas 2, 3 y 4
Hallazgos 13, 15, 20, 22, 23 y 24
Acciones
Incumplidas
38
Hallazgo 10G1
Hallazgo No.
4, AcciOn 2
Hallazgo 1 meta 2,
Hallazgo 2 Meta 2,
Hallazgo 3
Hallazgo 6 metes 2,
Hallazgo
3 y 4.
Meta 2
Hallazgo 9
Hallazgo 1, meta 2,
hallazgo 2,
Hallazgo 4, meta 2,
hallazgo 5, meta 3,
Hallazgo 6
Hallazgo 10, meta 3
Hallazgo 12, metas
2y3
Hallazgo 16 meta 2
Hallazgo 17, metas
1, 5 y 6
Hallazgo 18
Hallazgos 4, meta 2
Hallazgo
meta 2
Hallazgo 9
Hallazgo 10
Hallazgo 3
Hallazgo 7
Hallazgo No. 2
5,
1E;TUTI1CD:L"A"
CONTRALOR I A giC.):7
rn_ 32 A, Eth t A tit e,,,eL
Auditoria
Santander
Delegacion
del Valle
Departamental
FINI.ClEgAb
Acciones
Incumplidas
Hallazgo 1, metas 2 y 3
Hallazgo 2, metas 1 y 4
Hallazgo 3, meta 3
Hallazgo 9, metas 2 y 3
Hallazgo 12. meta 1
Hallazgo 13, metas 1, 2, 5 y 6
Hallazgo 14, metas 1, 2, 3 y 4
Hallazgo 15, metas3 y 4
Hallazgo 16, metas 1, 3, 4, 5 y 6
Hallazgo 17, meta 1
Hallazgo 6, 7, 10
Hallazgo 2, metas 2
3
Hallazgo 5
9, meta 4
Hallazgo 11, metas
1y3
Hallazgo 12, meta 2
Y3
Hallazgo
13,
metas3 y 4
Hallazgo 14, meta 5
Hallazgo 15, meta 2
Hallazgos 1, 22 y
33
Hallazgo 28, metas
3, 4 y 6
Hallazgo 29, metas
3, 4 y 6
No Efectivas
Hallazgos
3,
metas 1
Hallaz goy21,
2
24
Hallazgo
meta 1
Hallazgo
28
metas 1 y 2
29
Hallazgo
metasl y 2
39
CONTRALO R I A
C
G rrTaAj YRbILA ,DE EG ADA
40
CONTRALORIA I g=`,Ztet-"A"
41
CONTRALOR I A gg'71:1-c'atpEL"A"
GENERAL DE LA ILEPINBLiCA E INSMUCIONES LINANCIENAS
42
R grgca>,A=A:""AA
E(40 CONTRALO
,, AE DE , RED,Dt
t
EUS:Mtee, EFN.n.NCIERAE
43
CONTRALO
R
Gt
M7grtiLpiricr)A
E""
44
CONTRALORIA
PueLicI grggt`p=:"E'ADA
r4
L HAL LEE LEE HE
E INSTITUCtOPEEE FINANCIEEns
Fecha
23/02/2011
23/01/2011
23/02/2011
21/06/2011
06/04/2011
Valor ($ Pesos)
1.492.920
9.077.000
395.560
4.944.685
8.326.480
24.236.645
45
Puntaje
total
28,00
33,25
24,00
85,25
CONTRALO FR IA
OL NE HAL DE LA R LPOBLECA
E INSTEWCtONLS FINANCIEHAS
A partir de la vigencia de la Ley la Registraduria Nacional del Estado Civil realizara las acciones necesarias para
poner en practica el sistema de carrera especial, que debera operar plenamente dentro de los 24 meses siguientes
a la entrada en vigencia de la presente Ley.
9
46
i=cr, "'""
CONTRALORIA
r:Vigrit
eENSTUUCtOtiEc1-1 ^.NCERAS
LNL ,AL l+L
Lf- nEE.ut,L.c,
47
400 CONTRALORIA C
( t Nat AL OL LA ((k 11,,,L CA
TH
ONALORIA
DELEGADA
6 E54
Sti
t I (sI ru- -","
r
48
CONTRALORIA
'_,NENAL OE Lo, HE PuBLICA
CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUBLIC,
EriAS
E INSTFEUCtONES FINANC
49
CONTRALORIA
GENERAL DE LA R
CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUSLICA
E INSTITUCIONES fINANGIERAS
50
CONTRALOR1A
LNE,AL DL LA
=Igt7LEGADA
fELFUBL:A E INS1ITUCKMEES FINANCIERAS
Analisis de la respuesta:
El equipo auditor considera que las normas de contrataci6n, incluyendo el
manual de Interventoria y Supervision (ResoluciOn 0307 de 2009) y el
Manual de Procedimientos de la Entidad (Resolucion 8486 de 2008) no
establecen excepciOn alguna para la realizacion de estas labores de
51
52
CONTRALOR1A
53
CONTRALORIA a'hTIrpirs'ncr),ELEGA"
OENLP/AL DE LA RL PUBLICA ' E INSTITUCIONES FINANCIEHAS
Tabla No. 18
Pagos en contratos de prestaciOn de servicios
Registrado RNEC
Neto a pagar
48.545.224
52.493.384
35 980.600
93.391.788
21.910.374
2.912.516
8.408.497
14.212.241
8.408.497
2.994.052
32.172.120
12.107.888
Elaboro: Equip) auditor
No. Identificacien
Liquidado CGR
Neto a pagar
47.353.300
36.113 650
21.568 330
8.395.860
8.395.860
32468.251
Diferencia
1.191.924
(133.050)
342.044
12.637
12.637
(296.131)
54
60
0 CONTRALOR1A
ALORIA DELEGADA
PUBLICA
UCE0r,FS AINANCIERAC
Sin embargo, la Entidad atendiendo las observaciones del Ente de Control aplicara de
manera uniforme la base disminuyendo los aportes en Seguridad Social tanto para la
RetenciOn en la fuente de Renta como para la Retenci6n de ICA".
Analisis de la respuesta
Los argumentos expuestos por la RNEC no desvirthan el hallazgo, toda vez
que no existe consistencia en la liquidacion de las retenciones. En la
respuesta, la entidad manifiesta que solo una persona anexa la constancia y
sin embargo en los 6 contratos analizados se presentan diferencias, porque a
unos le efectOan el descuento y a otros no.
Es importante indicar que el concepto No. 1195 del 3 de agosto de 2009, de
la Secretaria de Hacienda Distrital de Bogota,
concluye: "los aportes
obligatorios de salad y de pensiones que debe realizar el trabajador independiente,
por ser recursos parafiscales no pueden ser gravados por ningOn tipo de impuesto,
razdn por la cual los mismos deben ser deducidos de la base de retencion en la
fuente del impuesto de industria y comercio.
El valor a retener en el impuesto de industria y comercio, es el que resulte de aplicar
la tarifa establecida por cada actividad al valor del pago o abono en cuenta, menos
los aportes obligatorios de salud y pensiOn asociados al contrato que origina dicho
pago o abono en cuenta sujeto a retencion".
La entidad manifiesta que el articulo 647 del Estatuto Tributario no es
aplicable, explicacion que no se comparte, toda vez que el literal c que ellos
mencionan se cumple en lo expuesto en el hallazgo: "Declararlas por un
valor inferior situaci6n que se presenta en dos contratos de los analizados,
en donde declararon $133.050 y $296.131 por debajo del valor real. El
tratamiento debe ser uniforme para ICA y Retenci6n en la fuente.
Cifras Contratacion Prestacion de Servicios
En la evaluacian de la contrataci6n de prestacion de servicios personales de
las tres Oltimas vigencias, se evidencia:
Tabla No. 19
4.586
6.510
4.535
285
472
200
55
:GAGA
NTRALOR1A ge,"7.,RA.LXIA.,).
CO
ruCjr.ES
ek NERAL. Dt L/. PLPI.JULtn,E iNSI
GestiOn contractual
Puntaje
Total
70
0.20
14,0
65
0.20
13,0
75
70
60
0.30
0.15
0.15
22,5
10.5
9,0
1.00
69
83
76
Puntaje total
Calificacion Auditoria Especial
Calificacion ponderada
Fuente: Guia de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Audite Version 4.0
Elaboni: Equipo auditor.
56
CONTRALORIA
CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUSLICA
INSTOUSIONES LINANGSEflAE.
57
CONTRALORIA
GENERAL OE LA REPUBLICA
CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUBLICS
E INSTSFUCIONES SINANCIERAS
58
CONTRAApa,
GLNLHAL
ONTRALORIA DELEGADA
PUSLICA
INA MOOCHES FINANCIEHAS
Concepto
Valor Contrato lnicial a Diciembre 15 de 2005
Valor Contrato Adicional No. 01. Diciembre 31 de de 2008
Valor Prorroga No. 1 Contrato Adicional No. 02. Diciembre 31 de 2009
Valor Contrato Adicional No. 03. Marzo 30 de 2009
TOTAL
Valor
366.715
104
282
8.112
375.213
Este balance incluye el valor del adicional No 3 el cual fue terminado en forma anticipada y no cancelado.
59
CONTRALORR g=ptte"E"A
60
61
R IA gOSIVrTigAlpOoRelLOAELECIADA
CONTRALO
GENERAL DL LA HE POBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS
obligaciones derivados del contrato 057 de 2005, y que las partes declaran
que renuncian a cualquier reclamation judicial o extrajudicial, situation que
deja en riesgo a la entidad ante un escenario de incumplimiento de las
obligaciones previstas en el contrato 057, toda vez que la entrega de
insumos pendientes a la liquidaciOn del contrato esta diferida a un plazo de
30 meses, superior al termino de 2 arias de caducidad de la action
contractual, establecido en articulo 136 C.C.A. (Ver hallazgo No. 14)
4). El balance econ6mico general del contrato, insertado en el numeral 4LiquidaciOn y 4.1-Balance General del contrato, contiene lo informado por
parte de la supervision y por la Interventoria, asi como lo aceptado por el
contratista. No obstante, el equipo auditor evidencio inexactitudes on la
legalizaciOn, contabilizacion, incorporaci6n de los bienes tangibles e
intangibles y servicios. (Ver hallazgos 21, 22, 23 y 24)
Con relation al punto 4.6-Balance Final recoge los valores contratados y
pagados, se evidencia lo siguiente:
I. El valor del contrato proyectado en el acta de liquidation con los "contratos
adicionales" sin el descuento de la multa de $885.3 millones, impuesta al
contratista por el insuficiente avance del sub-proyecto de enrolamiento, se
estim6 on un valor de $367.101,3 millones.
II. El valor del contrato No. 057 de 2005, de acuerdo con las condiciones
contractuales pactadas inicialmente fue de $366.715 millones, sin tener en
cuenta el contrato adicional No. 3 el cual fue terminado de forma anticipada
por mutuo acuerdo, segiin acta de fecha 4 de agosto de 2010, por valor de
$8.112.5 millones, el cual habia sido celebrado con recursos del Fondo
Rotatorio de la Registraduria.
Ill. Habiendose estipulado en el numeral 14.2.4.1, dentro del Subproyecto
Production y Entrega, la producci6n de hasta 33 millones de documentos,
asi: hasta 30 millones de cedulas de ciudadania y hasta 3 millones de
tarjetas de identidad para menores entre 14 y 18 anos, se alcanzaron los
siguientes resultados, segUn lo manifesto la Interventoria on el Acta de Cierre
No. 10:
-Documentos de identidad producidos a diario on la fabrica PMT-I, desde el
inicio del contrato 057 de 2005 hasta mayo de 2008: 4.852.202.
-Documentos de identidad para cedulas de ciudadania producidos a diario en
la nueva fabrica PMT-II, desde su inicio en marzo de 2008 hasta el 31 de
diciembre 2009: 15.576.805.
62
CONT RALO R IA
LE,1, ',A
FEL PE,
ECA
"A"
E7,'1
,
aBiLA.,
E
E INS'TOLCIONES FIENCIE9AS
EL
Entregado a SAGEM
59 75172
59,61954
20.106
$568.5 millones
hara entrega al CONTRATISTA del inventario de insumos existente al momenta de iniciar la ejecuci6n del
contrato... Concluido el plazo previsto contractualmente, EL CONTRATISTA devolvera a LA REGISTRADURIA la
misma cantidad de insumos recibidos.
63
CONTRALO
R lf A g
GENERAL DE LA ,!E PUBLIC,. E INSUTIBBIOIMS ErNaNcieRAs
64
CONTRALOR1A
OE LA FtErbelL , CA
GONTRALORIA DELEGADA
GESTION ParaucA
E INEEDUC'ECNES
11NANCIERAS
65
CONTRALOR1A
GESTION
"""'"'A"`""A
PUSLICA
OLNLItAL DE LA FeEPUBleA E INSMUCtONES FINANCIE-RAS
que ello conlleve), con la suscripciOn del acta final 057/2005. asi las cosas, /a
Registraduria a traves del almacen e inventarios a /a fecha sustenta la tenencia de
los bienes y una vez que se suscriba la mencionada acta, se asumira plenamente /a
responsabilidad supervision, custodia, tenencia y propiedad de los bienes en el
campo juridico conforme los establece el contrato 057/2005, c/ausu/a cuarta,
numeral 4.4"; en la cual se estipula que la transferencia de propiedad y el
cumplimiento del contratista al objeto del contrato, solo se producira con el
acta del recibo final sin que se pueda considerarse la existencia de entrega
parciales como recibos definitivos para ningOn efecto.
Deben existir evidencias tecnicas, financieras y contables que demuestren
que los cambios propuestos alteran el equilibrio econ6mico del contrato No.
057 de 2005, contemplado en su Clausula 45, segOn la cual dicho equilibrio
"...se encuentra establecido por la asignacian de riesgos prevista en las clausulas
precedentes, todos los cuales, junto con los bienes y costos, mayores costos,
indemnizaciones o reconocimientos a cualquier titulo que pudieran Ilegar a
generarse por la realizaciOn de los mismos, se entienden remunerados plenamente
con los valores que fueron consignados por EL CONTRATISTA en la oferta
econOmica (...)".
La entrega parcial de bienes o servicios no puede ser considerada como
definitiva, toda vez que es sujeta al momento del recibo de final de
Subproyecto, periodo dentro del cual la perdida o depreciaciOn de estos
bienes no puede ser asumida por la RNEC de conformidad a los articulos
1730 y 1733 del C6digo Civil y del articulo 929 del C6digo de Comercio,
habida cuenta que si bien es cierto estan instalados al servicio del desarrollo
de la soluciOn integral a la que se comprometio el CONTRATISTA, tambien
es cierto que la entidad aim no es todavia la titular del derecho de dominio y
no lo puedo ingresar dentro de sus inventarios.
Por las anteriores razones, las entregas parciales no extinguen el
cumplimiento de la obligacion, pues de lo contrario se hubiera pactado un
contrato bajo la modalidad de suministro y no de "Ilave en mano". En
consecuencia, las entregas parciales no limitan el deber de actualizaciOn
tecnologica de los bienes que lo ameriten para el mejor desempeno de los
sistemas de Registro de Identificacian de la RNEC.
Se observa que el momento del cumplimiento de todas las obligaciones a
cargo del CONTRATISTA difiere del momento de cumplimiento de la
obligaciOn, esto es cuando se entrega de forma definitiva la soluciOn integral
para la satisfacci6n del cumplimiento del Proyecto de Modernizacion II.
A partir de la liquidacion del Contrato 057, PMTII, y teniendo en cuenta los
anteriores criterios y condiciones, determinados en desarrollo de la auditoria,
se establecieron los siguientes hallazgos:
66
CONTRALORIA
GEN:EP/11_ DEL LA FEE PLIBL t gE INSTITUCIONES FFNANCIERAS
21 Adicional 01 cuyo objeto es: Suministrar noventa y seis (96) impresoras Epson fx-890 de matriz de punto, y a
realizar la instalaciOn de las mismas en as diferentes oficinas remotas determinadas por la Registraduria, las cuales
reemplazaran los equipos antiguos. En la clausula segunda.- valor adicional es ciento cuatro millones ciento
veintitin mil' seiscientos / pesos ($104.121 .600.00 (m/I incluido IVA).
22 Prorroga 1 Adicional 2 en su clausula primera senala: Prorrogar en tres (3) meses el plaza de duracion y
ejecucion del contrato 057 de 2005 y en la clausula segunda se adiciona el valor del contrato en doscientos ochenta
X dos millones cincuenta y Guaira mil pesos ($282.054.000) menos $66.9 millones de las impresoras descontadas.
-3 En la pagina 15 de 21 del acta se senala como costo total del proyecto 057 can sus adicionales $367.101
millones.
24 El objeto de los contratos adicionales 1 y 2 de 1 de diciembre de 2008 y de 2009, respectivamente, relacionados
con la adquisicion de bienes (impresoras, escaners) para el PMT II. no debiO ser pagado por la Entidad, puesto que
la naturaleza del contrato 057, de Have en mane, establece que el servicio prestado por el contratista incluye todos
"los recursos humanos. logisticos, tecnolegicos y las prestacien de servicios tecnicos especializados".
67
CONTRALOR
IA I MNFT:tfr:=ICDA""A"
GENERAL DE: LA RL PLW LILA EINSTOUCEONES NANCIERAS
Por lo anterior, se presenta un presunto detrimento patrimonial por $319.2
millones, correspondientes al saldo de los adicionales 1 y 2.
El hallazgo con presunta connotaciOn fiscal y disciplinaria se trasladara a las
instancias correspondientes.
Respuesta de la entidad:
"Como bien se sefiala en el hallazgo, la glosa respecto de los adicionales 01 y 02 al contrato
057 de 2005 qued6 consignada en e/ informe de auditoria de la vigencia 2009 con
connoted& administrative, y como acci6n de mejoramiento la RNEC plante6 realizar la
evaluaciOn con base en los conceptos de Interventoria y de asesores externos para que
verificaran si los equipos objeto de los contratos adicionales estaban incluidos dentro de las
obligaciones contractuales del contratista consorcio SAGEM en su oferta inicial.
La acci& presentada y aceptada con pronunciamiento sin observaciones por parte de la
CGR, culmin6 el 30 de diciembre de 2010, con concepto de la Interventoria y de asesores
externos en el que ratifican que los bienes objeto de los contratos adicionales 01 y 02 al
contrato 057 de 2005, no estaban incluidos en los equipos que debia proveer el contratista
en su soluci& y que por ende era viable haber efectuado la adiciOn.
En ningOn momento el plan de mejoramiento presentado ante el organismo de control,
contempl6 la posibilidad de realizar el descuento del valor de los adicionales 01 y 02 como
parece interpretarlo la auditoria, situaci6n que solo procedia on el evento que el concepto
que se plante6 on el plan de mejoramiento, determinara que efectivamente los elementos
adquiridos con e/ valor de las adiciones formaban parte de la oferta inicial del contrato,
sit-tied& que no ocurri6 en el presente caso y que se corrobora al reviser uno a uno los
equipos incluidos on la propuesta presentada por el consorcio.
En cuanto este hallazgo, se establece que:
Adicional N 1 Diciembre 31 de 2008
Suscrito e/ 31 de Diciembre de 2008 y su objetivo fue la adquisicion de 96 impresoras
EPSON FX-890, para ser instaladas en las diferentes Registradurias a nivel nacional, Valor
total de $104.121.600.
Pr6rroga y contrato adicional N 2 Diciembre 31 de 2009.
Suscrito el 31 de diciembre de 2009 y su objetivo fue prorrogar en 3 meses ms el plazo de
duraci6n y ejecuciOn del contrato, a partir del 1 de enero de 2010 al 31 de marzo de 2010
para desarrollar entre otras tareas la verificaciOn de la finalized& del Subproyecto de
Producci6n y Entrega y el acta de cierre parole!, como la adquisiciem de treinta y cinco (35)
25 El Articulo 6 de la Ley 610 de 2000 establece: "Dario patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende
por dano patrimonial al Estado la lesion del patrimonio publico, representada en el menoscabo, disminucien,
perjuicio, detrimento, perdida, use indebido o deterioro de los bienes o recursos enblicos, o a los intereses
patrimoniales del Estado, producida por una gestien fiscal antieconomica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e
inoportuna, que en terminos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del
Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia
y control de las contralorias. Dicho dalio podra ocasionarse por acciOn u omisi6n de los servidores pUblicos o por la
persona natural o juridica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan
al detrimento al patrimonio publico." El texto subrayado fue declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional
mediante Sentencia C-340 de 2007.
68
CONTRALOR1A .7s77:::sric"""A
impresoras, quince (15) escaneres y setenta y cinco (75) captores biometricos para la
dotaciOn a nivel de delegaciones departamentales de algunos dispositivos requeridos para el
funcionamiento del Web Service, Valor Initial incluidas las impresoras: $282.054.000 IVA
Incluido; Valor final descontando las impresoras $215064.000.
Estableceremos, la incidencia de la suscripcion de estas figures contractuales, analizando
los documentos entregados por parte de la Interventoria CIDLIS UIS y los conceptos
presentados por parte de los Asesores Externos:
INTERVENTORIA UIS-CIDLIS
Tal como lo expresa la Interventoria sobre la ratificaciOn en el oficio GP-INT-PMT-1805-10
sobre la viabilidad para efectuar la adician No 1 al Contrato 057 de 2005 emitido mediante
documento GP-INT-1219-08 del 18 de diciembre de 2008 y la viabilidad para efectuar la
adicion No 2 al mismo contrato mediante comunicado No GP-INT-PMT-1673-09, en el que
se expresa:
"...dentro de las obligaciones y compromisos de SAGEM, establecidas en el marco de
ejecuciOn del Contrato 057 de 2005 no esta definida la adquisicion, suministro y
alistamiento o instalacion de equipos adicionales para la infraestructura del proyecto
PMT II, correspondientes a quince (15) escaneres EPSON V700 para apoyar el centro
de acopio piloto y algunos centros de acopio a nivel nacional, setenta y cinco (75)
captores de huella SAGEM MSO 300 para repotenciar el use del Web Service y treinta y
cinco (35) impresoras EPSON FX-890 para emptier la capacidad de impresi6n en las
oficinas remotes de la RNEC, que dicha implementaciOn beneficia el desempeno del
Sistema Integral de identificaciOn y que se dio cumplimiento a las normas legates y
contractuales aplicables, teniendo en cuenta la Reunion del 23 de diciembre de 2009
(Acta No 929),.." (Subrayado fuera de texto)
Por otra parte y como lo indica el citado documento:
"...Los citados presupuestos no se dan en el caso que nos ocupa, pues claramente se
trate de adiciones que contemplan bienes que NO se encontraban incluidos en los
documentos contractuales aplicables al PMT II (Terminos de Referencia, Contrato 057
de 2005, Oferta del Contratista, entre otros)..." (Subrayado fuera de texto)
69
CONTRALO
RIA g=grn=71`1.71-""A
or.
GENERAL
lA REPO
.
70
Il
l'tJE LILA
mismas impresoras ofertadas por el mismo contratista y adquiridas por la entidad en virtud
del adicional 01 de 2009 al contrato 057 de 2005.
A este respecto el contratista manifest6 que dicha situacian correspondia a un error en la
valorizacion de los precios de la impresora Epson FX890, debido a que el valor cotizado
corresponde a una impresora de diferentes caracteristicas, esto es la impresora FX2190.
Con base en ello, las partes acuerdan la devoluchan por parte de la RNEC al contratista
Consorcio SAGEM y posterior descuento en el tramite del pago del adicional 02 de 2009 al
contrato 057 de 2005 y en of acta de liquidacion..."
Dentro del Concepto presentado por parte de la Asesora Extema de la entidad Angela
Tamayo del 26 de noviembre de 2010, indica lo siguiente:
"...La adquisicien de los bienes que constan tanto on la propuesta aprobada del Consorcio
Sagem. como en el contrato adiciOn N 2 del 057 de 2005, la adquisiciOn "en sitio central de
35 lmpresoras Epson FX890 alistadas, 15 escaneres Epson V700 y 75 captores de huella
SAGEM MS0300 para web service" pueden aumentar la eficiencia on el proceso de
identificacion de los ciudadanos. Lo cual es deber de la RNEC, y esto implementer
mecanismos de transferencia tecnologica que permiten descentralizar los proceso propios
del trabajo de esta entidad de orden nacional..."
Para el caso del Concepto Juridico de uno de los Asesores Juridicos Extemos de la
Registraduria Nacional del Estado Civil, Raul Antonio Tob6n del 29 de noviembre de 2010,
en el aparte de las conclusiones se indica:
". las partes de comOn acuerdo haciendo alusiOn a la Clausula 58 Arreglo Directo del
mencionado contrato Ilegaron a un acuerdo on relaciOn con las 35 impresoras EPSON
FX890 para ser devueltas al Contratista y excluirlas de los Bienes que ingresan a los
inventarios y estados financieros de la Entidad, por no cumplir con las expectativas y las
obligaciones pactadas on la Clausula Cuarta de la prorroga NO 1 y contrato adicional NO 2 al
contrato 057 de 2005
Lo que le permite a la Registraduria Nacional del Estado Civil de acuerdo al Articulo 60 de la
Ley 80 de 1993 descontar los valores de los productos que no van a ingresar al patrimonio
de la entidad..."
La Supervision adelant6 el tramite de la verificacion de la posibilidad de adelantar los
adicionales, para lo cual requirio la evaluacion de la viabilidad para efectuar las adiciones 1 y
2 al contrato 057 de 2005 por parte de la Interventoria CIDLIS UIS, quien emitiO las
correspondientes comunicaciones afirmativas, dando el visto bueno para los tramites.
Con base en la documentacion relacionada, lo expresado por las diferentes patios
mencionadas (SupervisiOn del Contrato 057 de 2005, Interventoria CIDLIS UIS, Asesores
Externos), la Supervision suscribi6 los adicionales 1 y 2 al Contrato 057 de 2005, dando
cumplimiento a las normas legates y contractuales aplicables y con la finalidad de mejorar el
desempeao del Sistema Integral de identificackm y Registro Civil de la entidad, buscando el
beneficio no solo de la entidad sino tambian de optimizer la atencian a los ciudadanos
colombianos en general y en este sentido acoge los conceptos juridicos y tacnicos
sefialados.
La devoluciOn de las treinta y cinco (35) impresoras del Adicional 2 de 2009, correspondia no
porque fueran parte del contrato 057 de 2005, sino a un incremento on su valor unitario por
lo que no estuvo de acuerdo con lo requerido por la entidad y no que la Registraduria
Nacional del Estado Civil no requeria de los bienes, justificado en que se contaba con
71
CONTRALO R
=LzRze7LEGA"
72
111)
CONTRALORIA
LL
, ,,L,,
,
ONTRALORIA DELEGADA
El mismo Consejo de Estado en el concepto citado por el ente de control, reconoce que
existe un gran riesgo en este tipo de contratos pues nadie puede garantizar la definici6n de
los derechos y obligaciones contractuales, por el simple hecho de expresar una modalidad
de contrato que precisa una definiciOn exacta de lo que las partes han entendido como sus
obligaciones.
Lo que importa es tratar de evitar que un contrato "LLAVE EN MANO" abra las puertas de un
conflicto judicial y eso fue lo que sucedi6 en ejecuci6n del contrato 057 de 2005 con las
adiciones para la compra de equipos no contemplados en la oferta initial que no estaba
obligado a suministrar el contratista.
Por to anterior, no es aceptable el argumento planteado por el organismo de control, al
establecer que la modalidad de contratacien elegida por la RNEC de Ilave en mano o a
precio alzado no admite adiciones en el precio, toda vez que como se ha demostrado, en el
presente caso no hubo adiciones en el precio inicialmente ofertado para el desarrollo del
proyecto, sino que estas obedecieron a la inclusiOn de items no contemplados en el proyecto
ni en la oferta presentada por el contratista, situation que conforme a lo contemplado en las
normal vigentes y en la jurisprudencia y doctrina, admiten adiciones en el precio por
agregaciones o modificaciones de la obra o proyecto contratado.
Ahora bien. frente a la conclusiOn del ente de control a partir de lo contemplado en las
clausulas del contrato relacionadas con las obligaciones del contratista, en el que endilga un
supuesto detrimento patrimonial por una "doble inversion de los recursos pOblicos para
lograr el mismo alcance contractual", pasamos a demostrar que no hubo tal duplicidad de
inversiones para el cumplimiento del contrato.
El numeral 4.67 de la clausula 4 del contrato establece: "Llave en mano: Para los efectos de
este contrato la forma de cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la
secuencia de su entrega y la interrelation de los componentes entregables constituye
conceptualmente un contrato !lave on mano, que debera ejecutarse de conformidad con el
plan de trabajo y cronograma de actividades de la propuesta que hate parte integral de este
contrato, e implica que EL CONTRATISTA adquiere el compromiso de entregar a
satisfaction de LA REGISTRADURIA el objeto contractual en funcionamiento y con los
productos y servicios comprendidos on el." (Resaltado nuestro)
Como se puede observer, la clausula es tiara al establecer que las obligaciones que asume
el contratista bajo la modalidad de Ilave on mano son las contempladas en la propuesta y no
todos las que puedan surgir en la ejecuciOn del proyecto, caso en el cual procede la adici6n,
conforme a los argumentos antes expuestos.
Senate el numeral 7.7 de la clausula 7 sobre las obligaciones del contratista: "Suministrar
con cargo al valor pactado en este contrato, todos los bienes y servicios necesarios para el
cumplimiento del objeto, finalidades y funcionalidades requeridas on el presente contrato."
El contratista cumplio con esta obligation. conforme a lo pactado y suministro los insumos y
equipos requeridos para cumplir con el objeto del contrato.
Las adiciones para la compra de equipos, se soportaron en necesidades de la
administraciOn, que surgieron en desarrollo del proyecto, no pre vistas en la propuesta initial
y cuya fin Ultimo fue hater un use ms eficiente y fortalecer los servicios del proyecto, es
decir, contemplan un agregado al cumplimiento del objeto contractual, que surge como
necesidad de la administration durante la ejecucion del contrato, tal como se colige de la
revision de los estudios de necesidad y conveniencia para la adquisicion de los equipos.
73
CONTRALORIA,
GENEPAL DE LA REPUe- I CA
En concordancia con lo anterior, lo pactado en las clausulas 26 y 32 del contrato son claras
al establecer que el valor del contrato es Cmico para garantizar of cumplimiento del contrato
con forme a la oferta incorporada en la propuesta que forma parte del mismo, oferta que no
incluye los equipos que fueron objeto de las adiciones.
Es importante precisar que ninguna de las adiciones contempla reajustes sobre los servicios
ofertados inicialmente por el contratista y tampoco corresponden a riesgos y contingencies
derivadas de la ejecuciOn del contrato, caso en el cual con forme a la clausula 32, debia
asumirlo el contratista, como en efecto lo hizo.
Asi las cosas, exigirle al contratista, so pretexto de la modalidad de contratacien acordada, el
suministro de equipos no incluidos en su propuesta inicial, conllevaba al rompirniento del
equilibrio econOmico del contrato, por la lesion econOmica que representaba para el
contratista el suministro de bienes no contemplados en la oferta, con el consecuente
enriquecimiento para la RNEC. Sobre este tema, of Consejo de Estado, Sala de lo
contencioso Administrativo, SecciOn Tercera, en sentencia 21588 de 2002, senate:
Legal, jurisprudencial y doctrinariamente se ha admitido la posibilidad de que el
contratista pueda pretender la adopciOn de medidas tendientes a restablecer el equilibrio
econ6mico y financiero del contrato, teniendo on cuenta que existen diversos factores
que pueden dar lugar a que "la economia del contrato se lesione, en forma tal, que el
contratista no solo pierde la posibilidad de una ganancia justa sino que incurre en
perdidas que deben ser indemnizadas". Se ha entendido que dicho equilibrio, "implica
que el valor econOrnico convenido como retribucian o remuneraciOn a la ejecucien
perfecta de sus obligaciones (prestacien del servicio o suministro de bienes, etc.) debe
ser correspondiente, por equivalents, al que recibira como contraprestaciOn a su
ejecuciOn del objeto del contrato; si no es asi surge, en principio, su derecho de solicitar
la restitution de tal equilibrio, siempre y cuando tal ruptura no obedezca a situaciones
que le sean imputables".
Se ha sostenido tambien que dicho equilibrio puede verse alterado durante la ejecucion del
contrato, por las siguientes causas: actos o hechos de Is administraciOn contratante, actos
de la administracion como Estado y factores ex6genos a las partes del negocio juridico.
En e/ caso de las adiciones al contrato 057 de 2005, ha quedado demostrado que los bienes
adquiridos a traves de tales adiciones no estaban contemplados on la propuesta y que la
justification de las mismas surge de la entidad contratante y no del contratista, por lo que no
se admite la existencia del dello fiscal.
Al respecto, la Honorable Code Constitucional al referirse al dello fiscal ha sostenido: 'Para
la estimation del dano debe acudirse a las reglas generates aplicables en materia de
responsabilidad; por lo tan to, entre otros factores que han de valorarse, debe considerarse
que aquel ha de ser clerk), especial, anormal y cuantificable con arreglo a su real magnitud
En of proceso de determinaciOn del monto del dano, por consiguiente, ha de establecerse no
solo la dimensi6n de este, sino que debe examinarse tambien si eventualmente, a pesar de
la gestion fiscal irregular, la administracian obtuvo o no algOn beneficio." Sentencia SU 620
de 1996. M. P Antonio Barrera Carbone").
Y en sentencia C-840/2001 la Corte indica: "...De otra parte destaca el articulo 4 el de&
como fundamento de la responsabilidad fiscal, de modo que si no exists un perjuicio cleft,
un dello fiscal, no hay cabida para la declaraciOn de dicha responsabilidad. Por consiguiente,
quien tiene a su cargo fondos o bienes estatales solo responds cuando ha causado con su
conducta dolosa o culposa un dello fiscal. El perjuicio material se repara mediante
indemnizaciOn, que puede comprender tanto el dello emergente, como el lucro cesante. de
74
CONTRALORIA
_ENERAL GE LA GE GUEGL :CA
GONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUSLICA
E INSIGrUCtONEFS iGNANGIERAS
modo que el afectado quede indemne, esto es, como si el perjuicio nunca hubiera ocurrido.
Asi, "el resarcimiento del perjuicio, debe guardar correspondencia directa con la magnitud
del dello causado rims no puede superar ese limite." Y no podria ser de otro modo, pues de
indemnizarse por encima del monto se produciria un enriquecimiento sin cause, desde todo
panto de vista reprochable..."
Con base en los argumentos y pruebas que se anexan, solicitamos retirar la incidencia fiscal
del hallazgo, por cuanto queda demostrado que an el presente caso no estan dados los
elementos que con forme a la ley 610 de 2000, pueden configurar dafio al patrimonio
Analisis de la respuesta.
Adicional N 1 Diciembre 31 de 2008
Suscrito el 31 de Diciembre de 2008 y su objetivo fue la adquisiciOn de 96
impresoras EPSON FX-890, para ser instaladas en las diferentes
Registradurias a nivel nacional, valor total de $104.1 millones.
Con relaciOn al adicional No 1, con posterioridad a la suscripci6n de dicho
contrato, se siguio cumpliendo con la obligaciOn de la producciOn de las
cedulas y para ello se requeria el fortalecimiento del sistema de identificacion
a traves del suplir la necesidad de la actualizaciOn de equipos de impresion
utilizados en la toma de los datos biograficos de los ciudadanos, que hacia
parte de los bienes a suministrar para cumplir una de las obligaciones
principales; esto es la renovaciOn de los documentos. En ese orden de ideas,
el contratista tenia a su cargo la obligacion implicita del suministro de todos
los bienes necesarios y que le sirvieran de medio para cumplir la obligacion
de resultado, es decir, la renovacion de los documentos de identidad.
Aspecto que es coherente con la clausula 32 de este contrato que hace
referencia a "EL CONTRATISTA asumira en su totalidad los riesgos que se deriven
del cumplimiento de las obligaciones derivadas del presente contrato,..."
PrOrroga y contrato adicional N 2 Diciembre 31 de 2009.
Suscrito el 31 de diciembre de 2009 y su objetivo fue prorrogar en 3 meses
ms el plazo de duracion y ejecuci6n del contrato, a partir del 1 de enero de
2010 al 31 de marzo de 2010, para desarrollar, entre otras tareas, la
verificaciOn de la finalizaciOn del Subproyecto de ProducciOn y Entrega y el
acta de cierre parcial, como la adquisiciOn de treinta y cinco (35) impresoras,
quince (15) escaneres y setenta y cinco (75) captores biometricos para la
dotaciOn a nivel de delegaciones departamentales de algunos dispositivos
requeridos para el funcionamiento del Web Service y hacer "uso ms
eficiente y fortalecer los servicios" del Proyecto PMTII. Valor Inicial incluidas
las impresoras: $282 millones IVA Incluido. Valor final descontando las
impresoras $215 millones.
75
CONTRALORIA
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OLNDRAL DL LA
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76
CONTRALOR1A I g=p7:::`"A"
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CONTRALOIR1A
GESTION PUBL ICA
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78
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CONTRALOR1A
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TRALOPIA DELEGADA
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79
CONTRALORIA
usN=Fieinc-A""-GENEHAL. DE LA REPUBLICA E INSTITUCIONES FINANCIEHAS
80
CONTRALO
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GENF-FIAL Dt LA REPUBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS
81
CONTRALOR1A
DLNLDAL DL LA D4 DOW-DA
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IDALILDC'DDES ADJ ADDIEPAS
C 0 NT RALO R IA MT.Mtno".."-Ea"A
Por otro lado, no se observa en la obligaciOn del contrato adicional No. 1, una
variacion en el objeto contractual pactado en el contrato inicial, un
imprevisible o una situaciOn acontecida en el desarrollo de la ejecuciOn que
generara un eventual rompimiento a la ecuacion contractual del contrato, o
un imprevisible, razOn por la cual le correspondia al contratista y no a la
RNEC asumir la compra de las unidades adicionales de impresoras. Frente al
tema del posible rompimiento del equilibrio contractual, no hay evidencia de
dicha situaci6n en el texto de la justificacion de la contratacion adicional.
En el estudio de conveniencia de la compra de dichos equipos, la RNE
esgrime como parte de los argumentos, lo siguiente: "(...) Dentro de los
elementos necesarios para la entrada en servicio del aplicafivo, se requiere
/a adquisicion de dispositivos tales como escaneres, los cuales se utilizaran
para la digitalizacion de las tarjetas decadactilares en las diferentes oficinas
de la Registradurias y centros de acopio del pais, con el fin de dar
continuidad al plan de choque y mejorar las tasas de produccien en las
ciudades que eon tienen dificultades para alcanzar las cifras esperadas, de Ia
misma forma, para enviar /a informaciOn de las tarjetas digitalizadas, para ser
cotejadas a nivel central, ademas, se hace necesario adquirir captores
biometricos especificos del webservice, para dotar a las principales ciudades
del pais, con el fin de poder Ilevar a cabo los aplicativos de autenticacion de
la identidad de los ciudadanos, asi como tambien una serie de impresoras de
punto, las cuales saran entregadas en las oficinas en las cuales no hicieron
parte dentro de las ultimas adquiridas y que estan pendientes por ser
dotadas. Hay que resaltar que las oficinas que no cuentan con estos
perifericos, no podran hacer use de varias de las opciones que brinda el
webservice, las cuales son parte important de /a finalidad para la cual fue
disenado y desarrollado, teniendo en cuenta que es a traves de estos
dispositivos que se realiza la entrada de datos para la validacion y
autenticacion de Ia identidad de los ciudadanos(...) acfividades que hacen
parte de las bondades del PMTII y por ende de la mision de la Registraduria
Nacional del Estado Civil, asi mismo, los dispositivos de salida como las
impresoras".
Los anteriores elementos del estudio de conveniencia, permiten afirmar que
le asistia al contratista asumir la dotaci6n de la infraestructura tecnolOgica -la
cual comprende hardware y software- necesarios para modernizar y
optimizar los procesos de registro civil de la Registraduria Nacional, siendo el
reemplazo de las impresoras en estado de obsolescencia de las
Registradurias municipales una actividad necesaria en la soluciOn integral
ofrecida en su propuesta, y por lo tanto no constituye un valor agregado o un
plus al proyecto, que no se hubiera considerado al momento de la
contrataciOn inicial, ms at:m cuando conforme a lo afirmado por la RNEC,
tales impresoras eran necesarias para la operabilidad de los sistemas
informaticos y en especial del PMT II.
83
CONTRALOR1A
GEN kJ-7AL DE LA HEI-'013L ICA
s'llr,ZTt.A"""A
INSTITUC:ONES F,NANCIERAS
Sobre este particular no hay que perder de vista que el objeto del contrato
fue una soluciOn tecnolOgica integral, y la obligaciOn a la que se someti6 el
contratista es de resultado, por lo que no se concibe la entrega de una
herramienta integral sin un elemento de suyo necesario para la operabilidad
del PMT, en as cuantias requeridas. La operabilidad del sistema es algo
implicito de la obligaciOn establecida para el contratista, no puede
considerarse entonces que un nOmero adicional de impresoras (hardware)
requiera o genere la modificacien del objeto contractual.
De acuerdo con lo establecido en el hallazgo y este analisis, no se descarta o
controvierte que elementos tales como escaneres, impresoras y captores
biometricos sean necesarios para la funcionabilidad del webservice, sin
embargo, lo que se evidencia es que la adquisicien de dichos elementos,
constituye una de las obligaciones a cargo del contratista, de acuerdo con lo
previsto en el contrato No. 057-2005 y los terminos de su oferta.
El contratista, de acuerdo con el objeto y las clausulas pactadas del contrato
en menciOn, debia asumir el costo, dada la naturaleza del contrato, el costo
de todos los equipos necesarios para garantizar a la RNEC la funcionabilidad
del webservice y la operatividad del mismo con el fin de acceder a los
beneficios de dicha aplicaciOn, por tratarse este de un entregable de la
soluciOn integral.
Asi las cosas, no existe sustento juridico ni tecnico para afirmar que los
elementos adquiridos y pagados como adicionales por parte de la RNEC
fuesen extraordinarios, imprevisibles y anormales al componente que
implicaba la ejecuci6n del objeto contratado requisitos determinantes para
que la entidad estatal contratante se viese obligada a reparar la ecuaciOn
econemica del contrato.
Es importante tener en cuenta que para la adquisiciOn de escaneres y
captores biometricos, la RNEC en el estudio de necesidades y conveniencia,
anota que estos son elementos necesarios para la entrada en servicio del
aplicativo web servicie, que hace parte de uno de los subproyectos del
PMTII, usados para la digitalizaciOn de las tarjetas decadactilares de las
oficinas de la Registraduria y centros de acopio del pais y para Ilevar a cabo
los aplicativos de autenticacion de la identidad de los ciudadanos, lo cual es
indicativo que los escaneres y captores biometricos, eran adquisiciones
previsibles dentro de la ejecuciOn del contrato inicial.
Frente la afirmaciOn de la entidad sobre la supuesta interpretaci6n literal
realizada por el equipo auditor a la clausula 7.7 del contrato: 1- cuyas
exigencias tecnicas van dirigidas a la soluciOn que quieren implementar en la
RNEC dentro de la segunda fase del proyecto de modernizacion, y no a
exigencias de los medios a utilizar por el contratista para ello, 2- la oferta del
84
CONTRALOR1A
GENLRAL De LA HE P681-1C.
ALPURBLACDA ""A
GESNTT:N
'NSTaLieR)NES '"ANCIERAS
85
86
c9N,T,f 1,79,5Lfay.
CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUBLIC:A
E INSTI7 UGIONES FINANCIERAS
87
CONTRALOR1A eGrOsNT1g.L,OuRsiticIDAELEGADA
sin embargo, se adjuntan nuevamente, con el fin que se revisen los tiempos en los cuales el
contratista debia cumplir cada una de las obligaciones, incluido el aprovisionamiento de
material y equipos.
Una vez se contO con esta plataforma tecnolOgica, se adelantaron los subproyectos de
ConversiOn y mas adelante of AFIS y el Enrolamiento, teniendo on cuenta que se requeria
los equipos para almacenar la informaciOn capturada en cada uno de los procesos
adelantados en estos (decadactilares digitalizadas y solicitudes de tramites de documentos
de identidad) y su posterior procesamiento y finalizaci6n de la cadena productive en la
fabricaciOn de los documentos de identidad.
Para el caso de Registro Civil posterior al subproyecto de Repotenciacion de Sitio Central, se
procedi6 al desarrollo de las actividades de digitalizaciOn y grabacion de Registro civil
teniendo la infraestructura para su almacenamiento, posteriormente las actividades pare Ia
logistics del despliegue y de Ia conexiOn de nuevas oficinas a nivel nacional y to unificacion y
ajuste de las Aplicaciones de Registro Civil.
Hay que indicar que las laborer para cada uno de los subproyectos y la entrada on
operaci6n de los diferentes sistemas, requeria no solamente de una plataforma tecnolOgica
en la sede central de la Registraduria Nacional del Estado Civil, sino que tambien era
necesario la configuraciOn e instalacion de los mismos, en los centros de acopio y sedes de
la entidad a nivel nacional.
El suministro de los equipos se dio de acuerdo con el desarrollo y la necesidad de ejecucien
de cada uno de los subproyectos y el cumplimiento del cronograma del proyecto. tal como se
expres6 en los parrafos anteriores. por otra parte y tal como se ha hecho claridad on los
diferentes comunicados enviados, incluido el RDRCI-453, los bienes tecnolOgicos a entregar
se relacionan en la Oferta Monica Volumen II, Propuesta Detallada SE24-02-009546-03 de
Noviembre de 2005, capitulo 17. RelaciOn de los Entregables, que hace parte integral del
objeto contratado, se relacionan cada uno de los elementos de hardware objeto de entrega a
la Registraduria por parte del contratista, en ejecuciOn del contrato 057 de 2005, los cuales
correspondian a la tecnologia mas avanzada y liberada conocida on of mercado a Ia fecha
de la presentaci6n de la propuesta.
"... De otra parte la Clausula 30 del contrato 057/05, stipule que el contratista debe
suministrar la ultima tecnologia que exista en el mercado al momento de cumplir con
las obligaciones derivadas del contrato...", edemas, "... on of desarrollo del contrato.
y conforme a la dinamica del mercado de las TIC's, se presentaron los avances
tecnolOgicos que dejaron on evidencia soluciones de ultima tecnologia superiores a las
ofertadas..."
Hay que recordar que a la fecha, los saltos tecnolOgicos y cambios de modelos de
tecnologia por las mismas condiciones del mercado, se dan con mayor frecuencia y el
tiempo de cambio entre unos y otros se ha reducido bastante; sin embargo, los aspectos
relevantes no solamente se deben visualizer frente at modelo o version que se encuentra
disponible en of mercado o tecnologias futuras pr6ximas a salir, sino que por la importancia y
relevancia de los sistemas de informaci6n aqui manejados, se adelantO un analisis y
verificacian para que el desarrollo e implementaciOn de los sistemas de informacion
cumplieran con to expresado en el Conpes 3323 en sus recomendaciones Aprovechar y
no perder las inversiones realizadas y potenciar los logros obtenidos en el sistema
AFIS y Registro Civil, producto de la primera fase del proyecto de Modernizacion
Tecnolegica, P.M.T. de Ia Registraduria Nacional del Estado Civil' y que a su vez se
hiciera sobre una plataforma tecnolOgica estable, que brindara seguridad, garantia.
confianza y disponible en el mercado.
88
CONTRALO R IA
TgALO i DELEGADA
Por otro lado y desde la concepci6n del proyecto, el contratista ofert6 el desarrollo bajo la
plataforma Windows XP Profesional, a/ considerar este sistema operativo coma confiable,
con disponibilidad plena a nivel mondial y cuya madurez y seguridad estaba consolidada al
inicio del proyecto coma el sistema operativo que ofrecia las mejores garantias para
incorporar de acuerdo a las recomendaciones del COMPES No 3323, la plataforma PMT
existents e implementer la nueva plataforma PMT II en las estaciones misionales de
identification y registro civil.
Tal coma lo expresa el equipo auditor dentro del texto los modelos de equipos y versiones a
partir del alio 2006, hay que tener en cuenta que la Oferta TOcnica Volumen 11, Propuesta
Detallada SE24-02-009546-03 tiene fecha de Noviembre de 2005, edemas que el
cumplimiento de las obligaciones foe dado segOn las fechas descritas al siguiente cuadro,
par to tanto en el momenta del cumplimiento de la obligaciOn contractual, cumple con lo
estipulado en la Clausula:
Como lo expresa la citada clausula 30 del contrato 057 de 2005, los bienes debian
corresponder a Ultima tecnologia al momenta de cumplir con las obligaciones del contrato;
par otra parte, hay que resaltar que dentro del desarrollo y ejecuciem del Contrato 057 de
2005. para el caso de algunos bienes tecnolOgicos para los cuales on el momenta de su
entrega on el mercado se contaba can equipos de configuraciones superiores, se Ilevaron a
cabo las correspondientes Actas de Renovation Tecnologica, las cuales deberian ser
compatibles con la arquitectura definida para e/ PMT II y que se resumen on of siguiente
cuadro:
La Interventoria CIDLIS UIS dentro de su comunicacian GP-INT-PMT-1805-10 y GP-INTPMT-1902 entregadas en respuesta a las consideraciones hechas por parte de la comisian
auditora de ese momento, can respecto a la Clausula 30 del Contrato 057 de 2005, expresan
"... Por lo tanto, insistimos en que segOn el Contrato 057 de 2005 la tecnologia de los bienes
y servicios objeto del contrato, deberia ser la ultima vigente al momento de cumplir la
respective obligacian, segOn el plan de entrega contemplado on la Clausula 15 ibidem y no a
la finalizaciOn del proyecto, coma interpreta equivocadamente la Contraloria...".
Por otra parte, de acuerdo can los conceptos del 28 de octubre y 9 de diciembre de 2010,
entregados por parte de los asesores externos de la Registraduria Nacional del Estado Civil,
los doctores Chavarro y Lamas exmagistrados del Consejo de Estado, expresan lo siguiente:
"...En relation con la interpretaci6n de la clausula 30 ratificamos lo expresado on los
numerates 1 a 3, 4.1 y 5 de nuestro concepto de 28 de octubre de 2010, y precisamos el
alcance de lo expuesto on los numerates 3.1 y 4, en lo que concieme a la solicitud
presentada por ustedes.
Como ya se anotO, dado que el contratista se oblige a proveer la renovation tecnologicaque
se registre durante la ejecucian del contrato, es decir, a entregar a la REGISTRADURIA la
Ultima tecnologia que exista en el mercado "al momento de cumplir las obligaciones
derivadas del contrato.", se debe determiner oval es el momenta de cumplimiento de las
obligaciones habida cuenta de que of objeto contratado esta integrado por una serie de
subprogramas y subsistemas que configuran una obligaciOn de resultado y dentro de los
cuales el contratista se obligO a suministrar insumos, equipos, hardware, software,
construcciones, etc., realizando entregas parciales pero definitivas de los productos, de
acuerdo a un plan de trabajo y a tin cronograma de actividades aprobado por las partes,
hasta formalizer la entrega del producto final pactado con arreglo a la obligaciOn de entregar
a la Registraduria el sistema integrado correspondiente al PMT II.
89
CONTRALO R IA
PIA
ELEGADA
D,
90
CONTRALORIA
ONTRALORIA DETEOAL/A
91
CONTRALORIA
ob.N.ERA, DA LA PE FqieuicA
CONTRALORIA DELEGADA
GES HON pusucA
trysiEweraNEs FINANCmNAS
Analisis de la respuesta:
En el ambiente tecnolOgico cuando se desarrollan proyectos de la
envergadura, importancia y complejidad del referido en el contrato 057 de
2005, es bien sabido que se han de contemplar conceptos fundamentales
como son los de Escalabilidad e independencia de la plataforma con los
cuales se pretende que: "un sistema, una red o un proceso, posea /a habilidad
para extender el margen de operaciones sin perder calidad, o bien manejar el
crecimiento continuo de trabajo de manera fluida, o bien para estar preparado para
hacerse mss grande sin perder calidad en los servicios ofrecidos. En general,
tambien se podria definir como la capacidad del sistema informatico de cambiar su
tamallo o configuracian para adaptarse a las circunstancias cambiantes". 28.
Adicionalmente, se busca tambien que: "los programas puedan ejecutarse
igualmente en cualquier tipo de hardware. Esto significa que una vez escrito un
programa este pueda ejecutarse en cualquier dispositivo. En general, lndependencia
de Plataforma es la capacidad que tiene un programa para moverse de un sistema
de c6mputo a otro. "29.
Fundamentado en estos conceptos el equipo auditor entiende que el sentido
de la obligacion prevista en la clausula 30, dentro del contrato 057 busca que
el contrato de naturaleza Have en mano, a desarrollarse en 5 afios, finalizara
dotando a la RNEC con tecnologia actualizada y no obsolete.
Raz6n por la cual los cronogramas, a pesar de servir para el control de la
entrega del software desarrollado y hardware utilizado por SAGEM para
aplicabilidad en su momento, no cierran el subproyecto ni las actas de
entrega parcial lo hacen, esto solo se da cuando se suscribe el acta de
recibo final.
Lo cual permite colegir que los equipos eran de Ultima tecnologia cuando se
present6 la propuesta y no cuando se produjo la transferencia de propiedad
de los mismos, cinco anos despues de suscrito el contrato.
92
/1k
0
ULF L.
UtS 10 1 PUELL A
F
F
De igual forma el equipo auditor considera que el contrato No. 057 de 2007,
suscrito con el contratista SAGEM se realizO bajo la modalidad "Ilave en
mano" con prestaciones que involucran obligaciones de resultado.
El contrato suscrito, prove la ejecucion de 9 sub proyectos orientados at area
de registro civil y de identification; no obstante, el contrato es claro at definir
que el objeto del mismo es el de proveer a la Registraduria Nacional del
Estado Civil de una SOLUCION INTEGRAL, por lo que es apenas logic que
el cumplimiento del mismo, -tratandose de una obligaciOn de resultado- se
identifique con la entrega de la totalidad de los productos por parte del
contratista a la RNEC, y que esta se entienda cumplida unicamente con la
finalizaciOn del plazo de ejecucion del contrato.
El contrato, el cual constituye ley para las partes, es preciso al advertir que
"(...) el cumplimiento del contratista al objeto del contrato, solo se producira
con el acta de recibo final sin que pueda considerarse la existencia de
entregas parciales, como recibos definitivos para ningOn efecto. Lo anterior,
dada la naturaleza del contrato Ilave en mano."3,...
En el anterior orden de ideas, no puede ser de recibo la respuesta de la
RNEC cuando afirma que el contratista cumpliO con la clausula de
renovation tecnolOgica como quiera que al hacer las entregas parciales de
cada uno de los sub proyectos lo hizo con tecnologia del tiempo del
cumplimiento de los mismos., la cual presentaba obsolescencia al momento
de finalizar la ejecucion del contrato.
En lo que respecta a la configuracion de los elementos de la responsabilidad
fiscal o de la procedencia de una indagaciOn preliminar, se hacen las
siguientes consideraciones:
La ley 610 de 2000 Por la cual se establece el tramite de los procesos de
responsabilidad fiscal de las contralorias, prescribe: "AU. 5 Elementos de la
responsabilidad fiscal. La responsabilidad fiscal estara integrada por los siguientes
elementos: Una conducta dolosa o culposa atribuible a una persona que realize gesti6n
fiscal. Un dano patrimonial al Estado, Un nexo causal entre los dos elementos".
93
CONTRALO FRIA
GENERAL DL LA H EDUDL ECA E INSTDUCIODES ;ENANCILPAS
94
0
0
CONTRALORiA ti==LEGADA
U NEPAL DE LA RL PO 8 L iC A, E INSTITUCiONES FINANCIERAS
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95
CONTRAI_OR
IA , E EItESTIEECEOWES
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LEADA
GENERAL DE LA RE PIJEL
FINANCIESAS
'irT
Analisis de la respuesta:
El equipo auditor considera que la entidad en su respuesta no desvirt0a la
observacian de acuerdo a las siguientes consideraciones:
El control y vigilancia de la entrega los bienes relacionados con el objeto del
contrato 057 de 2005, no solo era una obligacidm de la Interventoria UIS
CIDLIS, toda vez que de acuerdo al articulo 1 de la ResoluciOn No. 0307 del
20 de enero de 2009, tambien es funcion de la SupervisiOn realizar la
inspecciOn fisica de cada bien o servicio contratado (check list), previa a la
entrega definitiva, razon por la cual de acuerdo a la clausula 4.4, las entregas
parciales constituyen un seguimiento del cronograma establecido para el
cumplimiento del objeto contractual, pues su verificaciOn determinante se
debe realizar al final del contrato, una vez este terminado, todo el proyecto y
del funcionamiento integrado del sistema ampliado y optimizado.
En este orden de ideas y de acuerdo a la clausula primera-inciso 2, clausula
segunda y quinta del contrato 057 de 2005, la soluciOn tecnolOgica y la
renovaciOn del documento de identidad de los colombianos es el resultado
final contratado y por ende no es una obligacion de tracto sucesivo como lo
manifiesta la entidad en su respuesta, habida cuenta la modalidad del
contrato de "Ilave en mano" o a precio global.
Para el objeto de verificacion de los bienes entregables, la ResoluciOn 307
del 20 de enero de 2009, establece ademas de las actas de entrega
parciales, la inspecciOn fisica de dichos bienes previa al acta de recibo
definitivo y el recibo a satisfacciOn, raz6n por la cual no basta la sob
compilaciOn de la informacion para la elaboracion del acta de recibo a
satisfacci6n, pues aceptarlo constituye un mero cumplimiento formal de la
ResoluciOn 307 de 2009, y la inobservancia de los fines Altimos de aquella,
como es la verificaciOn real y fisica de todos los bienes y servicios adquiridos
por medio de los contratos que celebra la RNEC.
Ahora bien, la existencia de las hojas vida de mantenimiento de los equipos,
no excluia la obligacion de inspecciOn fisica final de los bienes a recibir al
momento de la terminaciOn del funcionamiento del Proyecto PMTII, habida
cuenta que la entidad en su respuesta aduce que las inspecciones fisicas
fueron realizadas previamente al despliegue de los equipos, y que el
mantenimiento correctivo atendi6 por reparaciOn o reposici6n los imprevistos
y dallos que sufrieron los equipos en el desarrollo de su labor misional. Cabe
aclarar que las obligaciones contractuales, entre las cuales se encuentra
desde luego el mantenimiento, terminaban el 31 de diciembre de 2009, lo
que ratifica la evidencia de la ausencia de verificacion e inspeccion fisica de
dichos bienes en el periodo comprendido entre las fechas de cierre de cada
Subproyecto y el 17 de diciembre de 2010, fecha del acta de recibo definitivo
96
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CONTRALO R IA g':el7VtlD,"""
410
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97
CONTRALO
R lf A - g
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S
De igual forma, se revis6 la liquidaciOn del contrato No. 574 de 2009 con
UNE por $106.136 millones, en especial lo concerniente al componente de
DivulgaciOn Nacional para las elecciones del 14 de marzo de 2010.
De la anterior contrataci6n, se establecieron los siguientes hallazgos:
Hallazgo No. 18: Analisis de riesgos contractuales (D)
El numeral 6 del articulo 3 del Decreto 2474 de 2008 establece: "Estudios y
documentos previos. En desarrollo de lo senalado en los numerales 7 y 12 del
articulo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estaran
conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la
elaboracien del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes
puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por /a entidad, asi coma
el de /a distribucien de riesgos que /a entidad propone.
Los estudios y documentos previos se pondran a disposician de los interesados de
manera simultanea con el proyecto de pliego de condiciones y deberan contener los
siguientes elementos minimos:
(.4
6. El soporte que permita la tipificaciOn, estimaciOn, y asignaciOn de los riesgos
previsibles que puedan afectar el equilibria econ6mico del contrato".
La Ley 1150 de 2007, establece en el Articulo 4: "De /a distribuciOn de riesgos
en los contratos estatales. Los pliegos de condiciones o sus equivalentes deberan
incluir Is estimaciOn, tipificaciOn y asignacian de los riesgos previsibles involucrados
en la contratacian."
En el Capitulo 8-Plan de Comunicaciones del Estudio de Necesidad y
Conveniencia para suscribir el contrato interadministrativo 574 de 2009, se
estipul6 coma objeto del componente tecnico: Proporcionar el servicio
integral de una red de comunicaciones redundante y contingente, incluyendo
los servicios requeridos de gesti6n y seguridad de los resultados de las
elecciones de Congreso de la Republica, eleccion de Parlamento Andino y
Presidente y Vicepresidente, a celebrarse durante 2010, en todo el territorio
Nacional con un total de 82.000 mesas para la elecciOn de Congreso de la
Republica y Parlamento Andino, y de 63.000 mesas para la elecciOn de
Presidente y Vicepresidente y demas informaciOn relacionada con estos
eventos.
El estudio de necesidades y la oferta presentada para suscribir dicho
contrato, estableci6 que el contratista ofreceria una soluciOn contingente, que
garantizara la continuidad del proceso durante los simulacros y los eventos
electorales del 2010.
98
C
ONTRALO
3E NLPAL HE LA HEY UHL L:A E iNarEruceoNes F:NANCIERAS
Se entiende por contingencia, la capacidad redundante de la arquitectura de
la soluciOn aplicativa para divulged& en Internet, en cuanto a:
Garantizar que la soluciOn aplicativa para divulgaciOn en Internet,
tenga una arquitectura redundante, que en el evento de fallo de la
infraestructura primaria, cuente con dos grados de contingencia, uno on-site
y otro remoto.
OperaciOn redundante en la sede principal, de tal manera, que ante el
fallo de cualquier componente de la infraestructura de hardware (servidores
de aplicaciOn web y/o base de datos), el servicio no sea interrumpido.
OperaciOn contingente en la sede alterna, de tal manera que ante un
evento de fuerza mayor en la sede principal, el servicio este disponible sin
traumatismo.
La Registraduria Nacional no realizo un analisis detallado y preciso de los
riesgos asociados al proceso contractual para adquirir los componentes
informaticos para los eventos electorales de Congreso de la RepOblica,
eleccion de Parlamento Andino y presidente y vicepresidente a celebrarse
durante el 2010, ya que no incluy6 riesgos como: Sabotaje a los equipos
(servidores) que procesan el preconteo, escrutinios y estadisticas o
altered& de la informaci6n en estos tres componentes.
Para la elaboracion de la matriz de riesgos solo consider6 estadisticas
relacionadas con la participaci6n de la ciudadania en el proceso electoral
para el alio 2007. Ahora bien, los riesgos previstos por la RNEC en el
proceso para la formalized& del contrato interadministrativo, se describieron
en el estudio de necesidad y conveniencia correspondiente, numeral
"EstimaciOn, tipificacion y asignaci6n de riesgos previsibles que pueden
afectar el equilibrio economic del contrato", sin incluir los descritos
anteriormente.
Por otra parte, no se evidenciO documented& soporte que sustente el paso
de 21.000 accesos concurrentes en las elecciones del atio 2007, a una
estimada de 50.000 accesos concurrentes en el 2010, con los
correspondientes equipos de comunicaciones que los soportaran, ya que no
se encontraron estudios tecnicos o analisis estadisticas que permitieran
evaluar el volumen esperado de consultas.
Lo anterior, conllev6 a que en el evento electoral del 14 de marzo de 2010,
no se cumplieran los indicadores de oportunidad en el reporte de los datos
electorales y tuviera que implementarse planes paralelos de contingencia, ya
que en esa fecha se presentaron 70.000 hits en la pagina Web.
99
CONTRALO R iA ii,i'vtzLifutc,,""."
De los anteriores el Onico subproceso que present6 fallas, fue la publicaciOn en Internet,
suceso del cual nos ocuparemos ms adelante pero que en ningon momento comprometiO
la integridad, sequridad y privacidad de la informaciem electoral, fin Ultimo para el que fue
seleccionado el contratista. En este punto es importante anotar que el contratista
seleccionado acredito amplisima experiencia en el tema especifico de seguridad informatica,
especialmente on procesos electorates.
100
14.3
(CI"
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CONTRALORI A T =7,g,T-:Tn,!'EL""A
c,Lr4Li,,,I, DE LP RE F',16L A
INSMUC!Cf4ES FINANCIECIAS
101
CONTRAI_OR1A,
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102
c9N)7A ,179) 1A
0
ALORIA DELEGAIWA
N PUSLPCA
LICIONES HNANCIE,
IAS
durante los meses de Mayo y Junio del 2010. De este caracteristica se deduce que la
Registraduria Nacional del Estado Civil si tome las previsiones razonables para proteger la
information de los resultados electorates; recuerdese que el contrato celebrado incluia todas
las elecciones arriba mencionadas.
Al ser las elecciones colombianas un evento atipico en el desarrollo de procesos
tecnologicos en Colombia, no existen parametros de comparacion con las labores
desarrolladas por otras entidades oficiales y/o pUblicas en el pais.
En Colombia no existe un evento similar a la divulgaciOn de resultados electorates que
realiza la Registraduria Nacional, involucrando consulta masiva a una pagina Web en un
corto periodo de tiempo, por esta razOn es dificil Ilevar a cabo un comparativo para
determinar la cantidad de consultas que deberia permitir la infraestructura de Divulgacion en
un ano determinado; asi las cosas, la (mica fuente de referencia son las elecciones
anteriores (especialmente las del alio 2007) y el crecimiento de usuarios de Internet en
Colombia.
Al realizarse las elecciones de Congreso cada cuatro afios y al cambiar el entorno politico y
legal en of pais, es pMcticamente imposible comparar las elecciones del arm 2007 con las
elecciones del alio 2010; adicionalmente, los procesos son completamente dinamicos y
corresponden a realidades nacionales totalmente diferentes en distintos momentos del
tiempo. Estos factores sumados a las modalidades, origen e intensidad de los ataques
informaticos, conllevan a una diferencia sustancial en la evaluaciOn de riesgos, por lo que no
tendria sentido incluir en of analisis las elecciones parlamentarias del alio 2003.
Por tal motivo, Ia Entidad estimo nuevamente bajo una base razonable quo era suficiente
considerar que los accesos se incrementarian en ma's de un 100% (de 21.000 a 50.000) en
las elecciones del 2010. Sin embargo, a Ia fecha en el universo tecnolOgico no existe una
formula matematica exacta ni un recurso cientifico preciso para pronosticar los futuros
accesos, especialmente los desconocidos.
Finalmente n6tese que no obstante que con las herramientas disponibles en la arquitectura
de seguridad implementada por el contratista, solo se evidenciaron ms de 70.000 hits
concurrentes: sin embargo. el analisis detallado por parte de los especialistas en informatica
forense. arroje que desde una sole direction IP se realizaron mas de 1'300.000 accesos no
autorizados. lo que corresponde a una cifra 2.600% mayor a las estimadas en el estudio de
necesidad y conveniencia, que tan solo estim6 razonablemente contratar una arquitectura
para prever 5.000 hits.
Para mayor ilustraciOn vease el documento/estudio de informatica forense, el cual no
obstante reposar en la Contraloria General de la Naci6n, nuevamente nos permitimos
adjuntar y del cual a continuation reproducimos una de sus conclusiones:
to primero es que hay evidencia clara que la IP "200.118.171.217", estuvo involucrada en la
cadena de sucesos ocurridos el dia 14 de marzo de 2010. Porque gener6 trafico muy alto
detectado en el firewall, balanceador de carga y servidores web, edemas los registros en los
logs tienen cierta particularidad con respecto al resto de las demas conexiones, debido a
solicitudes directas a la IP de Ia Registraduria y no al nombre del dominio. En los registros
de logs aparecen 1.307.906 entradas con este IP, de las cuales of 99.99% son registros
con las banderas ACK, FIN, RST de los bits de control de TCP. Lo cual confirma una vez
ms que la actividad se debe a un ataque llamado "TCP Reset Attacks Adicionalmente,
desde of dia anterior esta IP tuvo muchos registros de error de acceso en el log hacia la
estructura de directorios de los servidores, la cual no era de conocimiento pablico.
103
PPNToleA07.9.,S.
CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUSLICA
E INSI ITVC10NES FINANCIERAS
104
105
CONTRALORiA
GC07,161Ai LpOufet r
, cDAE L EG A DA
Analisis de la respuesta:
El equipo auditor considera que la respuesta no desvirtUa la causa
determinante del hallazgo, teniendo en cuenta que si bien es cierto existe en
el estudio de necesidad y conveniencia del contrato No. 574 del 2009, en el
numeral "Estimation, tipificaciOn y asignaci6n de riesgos previsibles que puedan
afectar el equilibrio econOmico del contrato", tambien es cierto que la entidad en
dicho documento podia prever que podia ser objeto de peligro de ataques en
su plataforma informatica como puede sucederle en cualquier parte de su
infraestructura por actos delincuenciales. Circunstancias que establece la
Norma Tecnica Colombiana NTC 5254 DE 2006, "Gestion de Riesgos" en el
numeral 4.3 "Plamficacien de la GestiOn de Riesgo".
La gestion del riesgo debe prevalecer en los procesos de la entidad, de
manera tal que sea pertinente, eficaz, eficiente y sostenida en el desarrollo
de sus actividades misionales, en este caso de los procesos electorales
antes mencionados, que son la base y fundamento de la democracia
colombiana.
La respuesta de la Oficina Juridica no desvirtha la observaci6n, toda vez que
el numeral 12 del articulo 25 de la Ley 80 de 1993 hace parte del principio de
economia, pero de igual manera, la correcta aplicacion del principio de
planeacion se concreta precisamente a traves de los principios de economia
y eficiencia, de conformidad con los articulos 209 y 267 de la ConstituciOn
Politica34.
Igualmente, al indicar la entidad que, previo a la suscripciOn del contrato,
estructur6 el estudio de necesidad y conveniencia, teniendo en cuenta lo
establecido en el articulo 3 del Decreto 2474 de 2009, en el cual se
incluyeron claramente los riesgos previsibles que pudieran afectar el
equilibrio econOmico del contrato, no desvirtua el hallazgo, habida cuenta
que la causa de este no es la ausencia de un estudio de necesidad que
ocasione un desequilibrio econOmicoino que el analisis no es preciso de los
riesgos, tales como: Sabotaje a los equipos (servidores) que procesan el
preconteo, escrutinios y estadisticas o alteration de la informaci6n en estos
tres componentes.
La Registraduria argumenta en su respuesta que el Contratista implement6
una red redundante y contingente para atender los servicios de gestion y
seguridad, instalando dos centros de procesamiento de datos: uno principal y
otro alterno con distinta ubicaciOn geografica; en cuanto al centro alterno,
este se instal6 en un Data-Center de Ultima generation en la ciudad de
3 Tal como lo senala el concepto de la Procuraduria General de la Nation de Abril de 2010. denominado
"Recomendaciones para la Elaboracien de Estudios Previos-ApticaciOn del Principio en la Contratachin de las
Entidades Poblicas':
106
( CONTRALORIA
i'XTigtLZTnr"E""
...Lt.; AL 'Al LA ktE,
At3L.
e INSTALSEOLLES AVANCILAA.,Bogota. Sin embargo, la entidad no presenta argumentos con relation a la no
incorporation en Is matriz de riesgos asociados al proceso contractual para
adquirir los componentes informaticos pars los eventos electorales
relacionados en el hallazgo. La respuesta no lo desvirt0a porque no se
incluyeron riesgos relacionados con sabotaje de equipos (servidores) que
procesan el preconteo, escrutinios y estadisticas o alteration de la
informaci6n en estos tres componentes.
Con forme a su mision institucional, la Registraduria, en cuanto a la
seguridad de la informaci6n y de la comunicacion debe it a la vanguardia en
los aspectos de seguridad informatica, dado que los delitos sobre los mismos
son cada vez mas sofisticados.
Por otra parte, la entidad no alleg6 soporte documental que sustentara el
aumento de los accesos concurrentes de 21.000 a 50.000. No aportaron
estudios tecnicos o analisis estadisticos relacionados con el volumen de
consultas.
La entidad solo arguments que bajo una base razonable consider6 suficiente
incrementar en mas de un 100% (de 21.000 a 50.000) y que no existe una
formula matematica exacta ni un recurso cientifico preciso para pronosticar
los futuros accesos, sin embargo, el incremento en el nUmero de accesos
debe tener un sustento tecnico, estadistico o histOrico que lo soporte.
Por lo anterior, el hallazgo se ajusta, retirando lo relacionado con el evento
ocurrido el 14 de marzo, pero se mantiene en los dernas aspectos y con la
connotation dada en el informe preliminar.
Este hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria y sera trasladado a la
instancia correspondiente.
Liquidation de contratos
En la revision de la liquidation de los contratos se detect6 lo siguiente:
Hallazgo No. 19: Liquidation contractual
La Registraduria no ha liquidado 26 contratos35 dentro del termino fijado en
los pliegos de condiciones o terminos de referencia o en su defecto, en el
plazo establecido en el articulo 11 de Ley 1150 de 2007, donde se senala
que la liquidation se debe realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes
a la expiraci6n del termino previsto para la ejecucion del contrato. En Is
siguiente tabla se presentan los contratos que no se han liquidado:
35
107
GErION PUBL10.1
el NEPAL DL LA REF'llat.ICA B INel,ructonbs FINANCIERAS
Tabla No. 23
Contratos sin Li uidar
/timer
contrato
Fecha
Suscripcion
Fecha
termination
448
31-12-2008
05-02-2010
16
69
101
113
23-01-2009
17-02-2009
17-03-2009
20-03-2009
31-08-2009
16-11-2010
17-01-2010
19-11-2010
168
06-05-2009
06-05- 2010
497
06-10-2009
05-01-2010
513
22-10-2009
25-10-2009
568
07-12-2009
08-12-2010
29
26-01-2010
30-09-2010
34
27-01-2010
31-08-2010
41
27-01-2010
27-05-2010
57
28-01-2010
31-08-2010
89
29-01-2010
31-08-2010
112
29-01-2010
31-08-2010
125
29-01-2010
31-08-2010
128
29-01-2010
31-08-2010
132
29-01-2010
31-08-2010
182
09-04-2010
24-07-2010
188
27-04-2010
28-07-2010
195
18-05-2010
17-09-2010
200
20-05-2010
31-08-2010
204
26-05-2010
21-08-2010
205
26-05-2010
25-09-2010
226
02-07-2010
06-09-2010
241
28-07-2010
28-09-2010
TOTAL CONTRATOS SIN LIQUIDAR
108
3
R IA =',=7""A"
( CONTRALO
:3LNERAL
77
\.,.,_,
SICE
109
G
C ?NTT, gN
A LpOuRsItAKDAE LEGADA
CO
NTRIQORIA
GL NIL HAL DL LA HE PU DL ICA E iN51 tru=r:Es FINLAL*RAS
Factor de
.
Ponderacion
Pu
untaje Total
95
90
99
99
0.25
0.25
0.25
0.25
23.75
22.50
24.75
24.75
95.75
Programaci6n y aprobacion
Cumplimiento normativo
Cumplimiento de la ejecucion de ingresos
Cumplimiento de la ejecuciOn de gastos
Puntaje total
Fuente: Guia de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Audite Versi6n 4.0
Elabor6. Equipo auditor.
36 Informacion tomada del informe de la Contraloria General de la Republica-Contraloria Delegada para la Gesti6n
P6blica No. 40 de 2010.
110
CONTRALOR1A
DEOBLt
St NI i+ As DE LA
-
s'71,o'F';`,Tn.f.. `A"
Presupuesto
En materia presupuestal, se maneja la informaci6n por medio del Programa
SUF. La planeacion del presupuesto se realiza de acuerdo con la
normatividad legal aplicable.
El presupuesto final de la Registraduria para la vigencia 2010 ascendio a
$715.973 millones, del cual se comprometieron $709.304 millones,
equivalente al 99.06%.
Para funcionamiento, la Entidad cont6 con una apropiaci6n de $655.493
millones, de los cuales se comprometieron $648.869 millones, que
corresponden al 99%. Para inversion cont6 con una apropiacion presupuestal
definitiva de $60.480 millones, de los cuales se ejecutaron $60.435 millones.
Del presupuesto total ejecutado para la vigencia 2010, el 92,86%
corresponde al nivel central y el 7,14 a las Delegaciones.
Las cuentas por pagar fueron revisadas en un 92% y no presentaron
deficiencias; las mismas quedaron constituidas de la siguiente manera:
Table No. 26
Cuentas por Pagar
Millones de Pesos
CONCEPTO
Gastos de Funcionamiento
Servicios Personales
Gastos Generales
Transferencias
Gastos de InversiOn
TOTALES
VALOR
1.013.3
217.4
795.9
4.3
5.873.2
6.890.8
CONCEPTO
Gastos de Funcionamiento
Servicios Personales
Gastos Generales
Transferencias
Gastos de Inversion
TOTALES
Fuente: Presupuesto Registraduria
VALOR
11.591.9
7.571.5
4.020.4
648.9
9.629.3
21.870.1
112
Q140
I L:
RIAJCD"""A
R P,
CONTRALO R 1A gETTIO
L
LE
RE
113
CONTRALO
REA
CLNLRAL DE LA I PUBLIC
E INSTITL:LiONES L JNANCEERAS
114
EL
ONT R ALOMA DEGADA
:-
V.EILFGE
115
CONTRALOR1A n'Tir:-Z7,1n:EL"A"
tiEr4RAL OA LA 13APUOL
ENSUILALAMIeS)1-FHANCIEHAS
116
CONTRALORIA `,Ts"-,7,4',',L=r7A""""
117
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N
A LpOuReiLA, cDAE L 00 ADA
REA
CONTRALO
GtN LEAL DE LA ft E
L !CA E INSTITUCiONES HEIANCIERAS
118
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r0
CO:NTRALOR1
FINHIVG
LtREFtWL,CA
tI
En la visita se midieron las actividades de obra liquidadas y se estableci6 que
las cantidades de los item: 6- Panete muros y 9- Pintura sobre muros vinilo
Tipo I, es menor que lo liquidado en el documento "Cuadro Recibo de
Cantidades de Obra", que hace parte del acta de liquidacien del citado
contrato.
Realizados los celculos se determine que el valor presuntamente sin ejecutar
es por $2.2 millones. Lo anterior debido a falta de seguimiento y control a la
ejecucien del contrato lo que pone en riesgo la calidad del trabajo efectuado
e incumplimiento del principio de economia, dado que las instalaciones
locatives de la Registraduria Municipal de Santander continOan presentando
humedad y alto grado de deterioro en sus paredes y techos.
Contrato 439 de 2008. Acumula en el mismo objeto contractual actividades
que corresponden a diferentes clases de contratos, consultoria y obra civil.
La suscripcien del acta de inicio del contrato y de obra del 28 de enero de
2009 y de la entrega del anticipo del 17 de febrero de 2009 se realizaron sin
haber radicado la solicitud de licencia de construcciOn ni haber obtenido la
autorizaciOn previa de la Curaduria Urbana de Popayan.
El acta de liquidacien Unicamente justifica el anticipo entregado. La visita
tecnica de la CGR demuestra el estado inconcluso de las obra.
Asi mismo, en otro contrato de obra se evidencia el incumplimiento de la
calidad y estabilidad-Piso de madera, porque presenta deflectacion en
diferentes sectores, esto es, ondulaciones causadas por errores en el
proceso constructivo. Al medir algunos items, comparados con los cuadros
de obra ejecutada, se constat6 que presenta menos cantidad de obra por
$1.08 millones, incidencia Fiscal.
TIC
VALLE:
Se evidenciaron inconsistencias relacionadas con su administracien, como
son los mantenimientos preventivos y correctivos, la falta de un plan de
contingencia al presentarse danos en los equipos, la falta de control y
seguimiento sobre los equipos suministrados a otras entidades como los
hospitales, para el proceso de registro civil de nacimiento, la subutilizacien de
aplicativos que posibilitarian un trabajo mes eficiente.
En las oficinas de Argelia, El Dovio, Cartago, Calima - El Darien, Versalles,
Tullia, Guacari y La Victoria (Desde enero del 2010), la empresa UNE,
contratada con el fin de realizar la adecuacion e instalacion de los equipos de
comunicaciones e infraestructura de la red, no ha realizado la instalaciOn de
las antenas receptoras de serial de banda ancha y de los equipos de
119
120
ak
fO
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w ONTRALORIA
Ghs,,pus
C
CONTRALOR
121
122
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CONTRALORIA .$7.,
RIA DELEGADA
123
CONTRALORIA
DELEGADA
GEMON P tI9
ICA E 11,:ti1 CEC
UhES
CONTRALORIA
GENERAL DE LA Ht.
124
. CONTRALORIA
4)
CONTRALOPIA DELEGADA
GESTION PUSLICA
EINSTMJCNONES FINANCIEHAS
OTROS ACTIVOS
Hallazgo No. 23: Insumos PMTII
Los procedimientos de ingreso y traslado de bienes del proceso de
administraci6n de recursos fisicos establece los documentos soportes para
realizar estas operaciones.
125
CONTRALOR1A
Mtnti`,1,73'n(:'""'"
GENERAL DE LA DE, ODL 'CA ' E INSTIT UCEODES FINANCIEHAS
De acuerdo con el oficio RDRCI-1007 del 15 de diciembre de 2010, los
insumos utilizados en el proyecto ascendieron a $47.675 millones, de los
cuales se registraron $37.009 millones y $1.331 millones para un total de
$38.340 millones; el saldo por $9.335 millones, hace parte de la fiducia
constituida a la liquidacion del contrato. Sin embargo, en el ingreso y salida
de los insumos producto del PMTII se detectaron las siguientes situaciones:
No se han establecido los soportes de los ingresos y salidas de almacen
de estos insumos y en los informes entregados por SAGEM aparece la
discriminaciOn del total; sin embargo, no se evidencia documento alguno
suscrito por funcionarios de la Registraduria que validen esta informaciOn.
SAGEM incluye en la legalizaciOn de los insumos utilizados durante la
ejecuci6n del contrato los recibidos al inicio del mismo, relacionados en el
acta No. 1 del 30 de diciembre de 2005, los cuales son adicionales a los
adquiridos con los recursos del contrato 057 de 2005. Por lo anterior, la
legalizaciOn deberia ser por $367.669,8 millones y no $367.101,3 millones.
De acuerdo con el Acta 1 del 30 de diciembre de 2005, la RNEC entreg6 al
contratista los siguientes elementos:
Table No. 28
DESCRIPCION DE INSUMOS ENTREGADO A SAGEM
Descripci6n de Insumos
Entregado a SAGEM
Rollos de laminado anverso Cedula de Ciudadania
59,75172
Rollos de laminado reverso Cedula de Ciudadania
59,61954
Hojas de Teslin para Cedula de Ciudadania
20.106
Valoracion de los anteriores insumos
$568.5 millones
Fuente: Acta de Clerre 10 Producci6n y Entrega Cuadro No. 08 RNEC
126
CONTRALOR IA
)
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M- L.
(ttIRA P
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IL -,E E A DA
7,LITQ-ILL,Or.E-S
El equipo auditor tiene claro que el valor de los insumos de la fiducia hace
parte del valor total del contrato (367.101 millones) y los insumos del Acta 1,
fueron entregados al inicio del contrato y debian reintegrarse a su liquidacion.
En la respuesta al informe preliminar, la RNEC indic6 que el contratista
SAGEM, reintegro los insumos citados en el Acta 01 del 30 de diciembre de
2005, los cuales se recibieron con el "ACTA DEVOLUCION DE INSUMOS",
suscrita por los Supervisores del contrato, en la cual se indica: "...per teniendo
en cuenta las observaciones realizadas por la Contraloria General de la RepOblica. la
Supervision solicit() a Morph() Sucursal Colombia. adelantar las actividades necesarias para
la devoluciOn inmediata de los insumos entregados al inicio del Contrato 057 de 2005, razOn
por lo coal esta devoluciOn se llevo a cabo of dia de hoy 28 de junk) de 2011".
127
CONTRALORf
lA
GENEF,AL DL LA HE NLJ N LAC
A E IN$9Tuclor:Es FINANCIER AS
CUENTAS POR PAGAR TRANSFERENCIAS POR PAGAR
En esta cuenta se registran los valores adeudados por concepto de
reposiciOn de votos y financiaciOn de campanas segUn la Ley 130/94 y la
ResoluciOn 99 de 1997.
Hallazgo No. 25: Otras Responsabilidades Contingentes (919090)
El reconocimiento y pago de la Reposici6n de Gastos de Campana esta
reglado en Ley 130 de 1994, ResoluciOn 5608 de 2003, Resoluciones 0330 y
8811 de 2007, Resolucion 1139 de 2009, ResoluciOn No 109 de 2011 por las
cuales se adoptan los procesos y procedimientos en materia, presupuestal y
contable. De igual forma, se encuentra el procedimiento DP-GAF-ARFR 008
para la Expedici6n de Registro Presupuestal del compromiso Fondo Nacional
de Financiacion de Partidos y Campailas Electorales.
La subcuenta Cuentas de Orden-Otras Responsabilidades Contingentes
presentO, a 31 de diciembre de 2010, saldo por $127.596 millones, cifra que
contiene un registro por $91.009 millones realizado al cierre del ejercicio de
2010, con lo cual se subestima las Cuentas por Pagar por dicho valor, toda
vez que se encuentra soportado con Resoluciones de Reconocimiento de
Reposici6n de Gastos de Campana, elaboradas por el Consejo Nacional
Electoral.
Asi mismo, como hecho subsecuente, se evidenciaron pagos en el 2011 por
reposicion de gastos de campanas electorales y funcionamiento, a traves del
Fonda Nacional de Financiacion de Partidos y Campanas Electorales de
elecciones efectuadas en el 2010, por $2.129,3 millones, discriminados asi:
Tabla No. 28
PAGOS REGISTRADURIA
Cifras en Millones
CORPORACION
DEPARTAMENTO
PARTIDO
MOVIMIENTO
Camara
Camara
Camara
Senado
Camara
Camara
Camara
Camara
P. Andino
P. Andino
P. Andino
Camara
Exterior
Santander
Choco
Cauca
Nacional
Arauca
Nacional
Cundinamarca
Bogota
Nacional
Nacional
Nacional
Liberal
Integr. Regional
Liberal
Mov renovacion
Polo Democratic
Partido de la U
Fundalabor
Partido pin
Mov. RenovaciOn
Partido de la U
Conservador
Liberal
128
NETO A PAGAR
16.9
21.3
32.7
41.9
46.2
58.
70.4
168.2
205.9
332.6
498.9
636.1
2.129.3
`A1LPOnSiACD
"FINANCIERAS
"ADA
CONTRALORIA
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LA Ft EPEILIL
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129
CONTRALORIA
GENERAL DL LA REPUBLICA
CONTRALORIA DELEOADA
GESTION PUSLICA
E INSTITUCIONES itINANCIERAS
130
' CONTRALOR1A
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131
CONTRALORIA
GESNNON
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LA
132
CONTRALORIA
,
CA
CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUSLICA
E INSTITUCIONES EINANCIERAS
133
CONTRALORIA IUm-7,7=rI)""^"
GENERAL DE LA REP UW_ICA EINSTITUCIONES fiNANCAFRAS
134
DA
GEST' PUSLIGA
135
38 Informacion tomada del Oficio DCE- 1551 del 25 de mayo de 2011. suscrito por el Director Censo Nacional
Electoral de la Registraduria Nacional del Estado. Civil.
136
g9NTDF$,A,k59uFaLf,e.",
LOMA DELEGADA
1 PUBLIC:A
UCIONES FINANCIEVAS
39 Este documento presenta aspectos implementados en cada uno de los componentes de la solucign PMT II, con
miras a mitigar los incidentes mayores que se pudiesen presentar durante la operaci6n del mismo.
137
oDAEL EGAD?,
CONTRALO
FR ; gr7,1Y-pORrtI
OLNEDAL DE LA DE PLD31-ICA
138
CONTRALO R1A
17.7`,1","'2,EL" "A
139
CONTRALORk
CONTRALOR/A DELEGADA
GES HON PUSL.C ,
140
Piet:DUES ErNANCIERAS
'4!
CONTRALORFIA :1?r,rl`p,11:,,EL""A
dispositivos de hardware tales como impresoras, rack sin uso, archivador con
insumos de papeleria y sin una adecuada disposicion.
-No existe seguridad para el acceso al centro de computo ubicado dentro de
las instalaciones de Tecnologia, dado que comparte espacio con el area
mantenimiento de equipos y almacenamiento de articulos de insumos de
papeleria y elementos de aseo y no se diligencia un registro de entrada al
centro de c6mputo. La puerta no tiene ningOn sistema de seguridad.
Situacian que evidencia el no acatamiento al Decreto 4485 de 2009 y la
Norma Tecnica de Calidad de la Gestion POblica-NTCGP1000:200944
Numeral 6.3 y 6.4 "La entidad debe determinar, proporcionar y mantener la
infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto
y/o servicio. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable: ...b. herramientas,
equipos y sistemas de informaciOn (tanto hardware como software) para la gestion
de los procesos". De igual forma, a los numerales 14.3.3, 14.3.4, 14.3.5, 14.3.6
y 14.3.7, referentes a "Otros Requerimientos Generates" del Contrato 057 de
2005.
Se desconoce tambien las normas tecnicas de la materia, principalmente la
NTC-ISO/IEC 27000, la cual, especifica los requisitos para establecer,
implementar, operar, hacer seguimiento, reviser, mantener y mejorar un
Sistema de Gestion de Seguridad de la Informacian, la ISO/IEC 27002,
respecto de la valoraciOn y tratamiento de riesgos y literal C del Articulo 2 del
Decreto 614 de 1984.
La inobservancia de las normas senaladas, demuestran una exposician de
peligro de conflagracion, generando riesgo para los funcionarios, posibles
perdidas de informaciOn e interrupciones en la prestaciOn del servicio.
Adecuaciones Centro de Computo Registraduria Distrital
El cableado de datos del Centro de Computo de la Registraduria Distrital no
esta debidamente identificado y ajustado dentro de los organizadores del
Rack exhibiendo gran cantidad de cableado a la vista, sin etiquetado o
marquillado adecuado. Asimismo, parte del cableado electrico esta a la vista,
sin el cumplimiento de normas sobre ubicaci6n y seguridad.
De otra parte, en el centro de c6mputo de la Registraduria Distrital se pudo
evidenciar que el servidor del PMTII, se encuentra sin las condiciones
minimas requeridas para su funcionamiento tales como: adecuada aireaci6n
(nivel de temperatura), control de acceso a personas (bitacora), equipos
contra incendio, dado la alta acumulacian de papel de papel, cajas de carton.
Se encontraron ocho (8) maquinas Bookings, en el suelo sin ninguna
15. Norma Tecnica de Calidad de la Gesti6n P6blica
142
143
CONTRALORIA
'f'",71-Zn(TEcAA
CiENLHAL DE LA F(aptihtLICA
En caso de no haberse convenido por las partes termino para la liquidacion
del contrato, la garantia debera mantenerse vigente por el termino legal
previsto para ese efecto". (Negrillas fuera de texto)
El articulo 11 de la Ley 1150 de 2007 establece que la liquidaciOn de los
contratos se debe realizar dentro de los cuatro meses siguientes a la
expiraciOn del termino previsto para la ejecucion del contrato.
En el Contrato 258 de 2010 se constituy6 la poliza No. BO 1750782 expedida
por Liberty Seguros S.A., con los amparos de cumplimiento del contrato,
correcto funcionamiento de equipos, calidad del servicio y salarios y
prestaciones sociales. No obstante lo anterior, el amparo de cumplimiento se
constituy6 por una vigencia del 17 de septiembre de 2010 al 17 de abril de
2011, que corresponde al termino de ejecuciOn del contrato, el cual vencia el
17 de febrero de 2011 y 2 meses ms.
Asi las cosas, la vigencia del amparo de cumplimiento de la pOliza Unica No.
BO 1750782, no se extend6 por el termino de ejecuci6n del contrato y cuatro
meses ms, correspondiente al periodo de liquidaciOn legal para el efecto; lo
que evidencia debilidades en la estipulaciOn en el contrato del periodo legal
de la vigencia minima del amparo de cumplimiento ante la falta de pacto
entre las partes sobre el periodo de liquidaciOn de conformidad y denota la
inadecuada aprobaciOn de las pOlizas, lo que genera inobservancia del
Decreto 2493 de 2009.
La entidad manifiesta: "En cuanto a la suficiencia de la pOliza de cumplimiento que
amparaba el Contrato de Mantenimiento No. 258 de 2010, se reitera que /a vigencia del
amparo de cumplimiento estipulada en dos (2) meses posteriores a la terminaciOn del
contra to, se pact6 por acuerdo entre las partes; sin embargo, atendiendo to dispuesto por los
Decretos 4828 de 2008 y 2493 de 2009 y. Ia observaciOn No.16 presentada por la Corniskin
de la Contraloria General de Ia RepUblica en Is comunicacien ARRN-069, se suscribi6 el 21
de junio de 2011 un acta de compromiso entre las partes, con el propOsito ampliar la
vigencia del amparo de cumplimiento en dos (2) meses ms, lo coal se ye reflejado en el
anexo 6 de la POliza BO 1750782, expedida por la Compania Liberty Seguros S.A.. se anexa
copia de Is referida acta y Is pOliza debidamente aprobada por la Oficina Juridica .
En consideraciOn a que las polizas del Contrato de Mantenimiento No. 258 de 2010 fueron
ajustadas on debida forma y que este siempre estuvo debidamente amparado. como se
evidenci6 on la revision que de las pOlizas hizo la ComisiOn Auditora y a que se tomaron las
medidas necesarias para ajustar las vigencias de las polizas en dos (2) meses mas -.
I44
GESTION PUSICE1
L
LIELDAE DL LA HE PUEELEC A E 17ESTITUCEDNES FINANCIERAE
3. ANEXOS
145
GONTRALOR1A DELEGADA
GESTION
ON P
GENERAL DE LA REP OBL ICA E INSTITUCIONES FINANGIERAS
CONTRALOR1A
Anexo No. 1
REGISTRO FOTOGRAFICO INSPECCION OCULAR REGISTRADURIAS
AUXILIARES BOGOTA
REGISTRADURIAS
LOCALIDAD 13 TEUSAQUILLO
LOCALIDAD 17 CANDELARIA
LOCAL/DAD 11 SUBA
LOCALIDAD 18 RAFAEL URIBE
URIBE
LOCALIDAD 19 CIUDAD
BOLIVA R
REGISTRADURIA DISTRITAL
DEL ESTADO CIVIL
DIRECCION
Avenida Carrera 28 Bo 35-24
Carrera 7 No 17-75 Local 10 y II
Carrera 58 No. 127 D 30
Avenida Calle 44 Sur No 19-32
Autopista Sur Carrera 80 No 5746 Metrosur
Carrera 8 No. 13-31
Registraduria Distrita I
CONTRALORIA
or
GENERAL
LA RE POEILICA
CONTRALORIA DELEGADA
GESTION POOLICA
E INSTITUCIONES PINANGIERAS
'iv 'le:Stk.,"
cn ( VIS:r0
Se observo 3 CPU, 2 impresoras danados para arreglar tirados en el suelo Ilenos de polvo y una escoba, un armario con
utensilios de cafeteria y papeleria en el area del Centro de Acopio. Adicionalmente NO existe Seguridad para el Acceso a
esta Area.
CONTRALORIALH1A
GESTION POBLICA
"L "ADA
GENERAL DE LA REPUBLICA E INSTITUCIONES FINANCIEHAS
t.N.41
CONTRALORIA
CONTRALORIA DELECADA
GESTION aUSLICA
. ANCTIIS
E INS1No.
tou r giffabli7512.,...;
C
0 NT RALO R I A <=1=BI AEL EGADA
GC NE- RA I DC Iq RE OLII. ICA E INSTIttICIONES FINANCIE RAS
L
D
AELEG ADA
:44TTEZLZV
CONTRALORIA
GENERAL DE LA REPO. ElLiCA i E 1NSTITUCIONES FINANCIERAS
CONTRALORIA ; rzigazinL"ADA
Ambiente Fisico en las Estaciones de Trabajo Registraduria Auxiliar Rafael Uribe Uribe
NO
.,
1111 01 mile " Cenci.
pa la%shingle el acceso donde s
encuerUtra el
SElLIDOItC1..N1HA I.. Rieg.,
alhl ve[Ible trunsita personal
:UCM;(11111111
coNTGRAL.OuRIA
GONTAALORLA DELEGADA
GESTION POSLICA
E INSTITUCIC CS FINANCIERAS
Dos hardware sin usarse bien del PMT II, Ileno de polvo y
telarana sin ninguna protection para este dispositivo.
Registraduria Auxiliar Candelaria.
CONTRALORIA
GONTRALORiA DELEGADA
GESTION PUBLICS
GENERAL DE LA REPO 51 ICA E INSTITUCIONES FINANCEEHAS
.h tc,
;doles it
otimo I[.
CONTGALORLE DELEGADA
GESTION POBLICA
GENERAL DE LA REP OFIL ICA E INSTITU
SES FENANOIERAS
CONTRALORIA
III
1,17
STilattaa.
1r4ViW1
L-', 4
119111 E
ft i,,Ult
CONTRALORIA (E):TgtiLORlncCIAELEGADA
GENERAL DE LA REPUBLICA E INSTITUO/ONES FINANCIERAS
La Ubicacion de la Bodega Magnetica este situado en to Perimetro Urban en una Zona Industrial de Alto Riesgo
CONTRALORIA
GENERAL
HEbeLicA
DE LA
CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUSLICA
E INSTITUCIONES FINANCIERAS
ANEXO 1
Registro fotografico visitas Registradurias
CONTRALOR1A
sIA DE LEGADA
00E
0sNTTRZ LpOR
ANEXO 2
Principales resultados auditorias al proceso de modernizacion 2006-2010
Dada la complejidad del tema sobre el proceso de modernizaciOn de la
Registraduria Nacional del Estado Civil a traves de los contratos PMTI y PMTII, la
CGR ha realizado diferentes ejercicios auditores regulares y especiales, los cuales
originaron diferentes hallazgos incorporados en planes de mejoramiento.
A continuacion se resaltan los principales aspectos que la CGR ha venido
sustentando y que reafirman las condiciones particulares derivadas de la
contrataciOn de la RNEC en cumplimiento de su misi6n.
La Registraduria Nacional del Estado Civil-RNEC y el Consorcio SAGEM, el 15 de
diciembre de 2005, suscriben el Contrato 057 de 2005, por $366.715 millones, cuyo
objeto era disenar, desarrollar, suministrar, instalar, poner y entregar en
funcionamiento a la Registraduria una soluciOn integral que comprenda los recursos
humanos, logisticos, tecnolOgicos y la prestaciOn de servicios tecnicos
especializados, para la ejecuciOn del proyecto de "Ampliacion de la producciOn y
optimizacion de los actuates sistemas de Identificacion y Registro Civil de la Registraduria
Nacional del Estado Civil PMT".
CONTRALORIA
CONTRALORCA DELEGADA
GESTIOPI PUBLIC:A
CAENLUAL DE LA Hk.PC,eLic. E INSTIWOIONES FINANCIEHAS
AFIS y Fabrica de Cedulas), situaciOn que continua con el PMT-II, contrato 057
de diciembre 2005. (Informe CGR-CGPIF 070/07, pagina 53).
En la ejecuci6n del contrato 057/05, se evidenciaron varios aspectos que
generan riesgos en el desarrollo de algunos de los subproyectos, que pueden
conducir a incumplimientos de las obligaciones del contratista como son:
En el subproceso de enrolamiento en vivo se incumpli6 la clausula 7 del
contrato 057/05, que establece como obligaciOn del contratista "Suministrar con
cargo al valor pactado, todos los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento
del objeto, finalidades y funcionalidades requeridas en el presente contrato". Sin
46
CONTRALOR I A '"-,Tau-:Fgt,017`54A
CONTRALO R IA GCE0s715INALORBILA.DAELEGAIDA
La falta de equipos de soporte, hace que se deban paralizar las labores en las
Registraduria, en algunos casos, hasta por periodos superiores a 2 semanas,
afectando la produccion de la Entidad. (Informe CGR-CGPIF 064/08, pag. 23).
Hallazgo 11 Grupo de Apoyo Proyecto de Modernization Tecnologica - PMTII
Sobre la creaciOn, gesti6n y resultados a cargo de este Grupo de Apoyo, la CGR,
evidenci6 que el rol a cumplir hace parte de las obligaciones derivadas del contrato
057/05 y de la interventoria, contrato 075/05, asi como las funciones que deben
cumplir los supervisores y el equipo de control, segun lo establecido en los
paragrafos 1 y 2 de la clausula 23 del contrato 057 de 20054'. (Informe CGR-CGPIF
064/08 pag. 32).
Se concluyo que existieron debilidades en la planeaciOn y control en los estudios
desarrollados desde 2003 y hasta la aprobaciOn del CONPES 3323 "PMTII".
En cuanto a los origines del Grupo de Apoyo, siendo un componente del programa
principal, el documento fue parte del resultado del contrato 040 de 2006 y presento
con algunas modificaciones por el Registrador Delegado para Idenfificacion. No se
observe) la participaciOn del Equipo que conforma el Comite Directive para el PMTII
ni del interventor, quien tiene a su cargo precisamente la detecci6n de cualquier
riesgo asociado al proyecto... (Informe CGR-CGPIF 064/08, pag. 33).
Los gastos con cargo al Grupo de Apoyo incrementaron el rubro de Asesoria y
Soporte Tecnico en un 1.797%, toda vez que de $130.6 millones proyectados para
la vigencia 2006, se pas, a $2.347.2 millones, a razon de $586.8 millones anuales
47 En la Opine 94 del Contrato 057 de 2005, el paragrafo 1 de la clausula 23, dispone: "La Registraduria designara
un supervisor del contrato quien contara con las facultades descritas en la presente clausula durante el tiempo de
ejecucion y vigencia del contrato".
A su vez, el paragrafo 2 senala: "Sin perjuicio de la interventoria que ejercera la supervisiOn del contrato. la
Registraduria integrare, con funcionarios de la entidad, un equipo de control de ejecuciOn del proyecto objeto del
contrato, quienes contaran con las facultades necesarias para verificar los avances y curnplimiento de las
obligaciones adquiridas por el contratista, sin que ello exima al interventor de sus responsabilidades y obligaciones
contractuales."
DELEGADA
re
0CONTRALORIA"'""AtR1
E
AL !U. 1_, itE,LIL CA
cl+L ,
GESTIOPI Pt:BLit:it
1,ISTEIUSIONES rINANCIERAS
entre 2006 y 2009, sin que hays contribuido a controlar la ejecucion del PMT II.
(Informe CGR-CGPIF 064/08, paginas 33 y 41).
Lo anterior pese a que desde el inicio del proyecto, incluida la celebraciOn de los
contratos 057 y 075/05, se vinculo consultores expertos en este tipo de proyectos,
que le significaron a la entidad importantes esfuerzos econornicos, tecnicos y
humanos. (Informe CGR-CGPIF 064/08 pag. 34).
Hallazgo No. 12: Gesti6n Direccin Grupo de Apoyo PMTII
Se evidenciaron debilidades en la gesti6n a cargo de quienes han ocupado el cargo
de Director del Grupo de Apoyo:
La primera responsabilidad del Director del Grupo de Apoyo en relacion con las
personas a su cargo, es la formulacion de una politica y planes que vinculen a los
coordinadores, profesionales y tecnicos que conforman el Grupo a su cargo, con los
subproyectos en ejecucion por parte del contratista, sobre lo que se evidencio
incumplimiento, como se sigue de la lectura de los informes rendidos en el contrato
con formalidades plenas fluffier() 069 de 2007 y de acuerdo a la respuesta recibida
por la CGR al indagar sobre esta obligacion especifica. (Informe CGR-CGPIF
064/08, pag. 35).
Como en el caso anterior, las obligaciones, contenidas en la clausula 2, hacen parte
de las previstas a ejecutar por el contratista y el interventor del proyecto, contratos
057 y 075 de 2005 respectivamente, asi como las propias a cargo del gerente y los
supervisores del proyecto, funcionarios estos de planta de la RNEC. (Informe CGRCGPIF 064/08, pag. 35).
Los dos hallazgos precedentes son el resultado de la creacion de cargos mediante
la conformacion de un grupo sin las formalidades previstas en las normas que
regulan la materia al interior de la RNEC, tales como los Decretos 1010 y 1012 de
2000 y conlleva a duplicidad de funciones y roles y erogaciones, que derivan en una
gestion fiscal antiecon6mica. (Informe CGR-CGPIF 064/08, pag. 36).
Este hallazgo evidencia un posible menoscabo de los recursos apropiados por el
Proyecto de Modernizacion en cuantia de en $29.5 millones para el 2007, en virtud
de lo establecido el Articulo 3 de la Ley 610 de 2000, en concordancia con el
articulo 3 del Decreto 1737 de 1998, motivo por el cual se dara inicio a una
indagacion preliminar con el fin de verificar la existencia de los elementos previstos
en el Articulo 39 de la Ley 610. (Informe CGR-CGPIF 064/08, pag. 36).
Asi mismo, como el articulo 3 del Decreto 1737 de 1998 dispone que: "Tampoco
podran, celebrarse estos contratos cuando existan relaciones contractuales vigentes con
igual objeto al del contrato que se pretende suscribir", el hallazgo tambien tiene posible
CONTRALORIA
gET-7,NALp'uns'n:,,
E""
1,F,R1/4179f,f,c,,,,
Q9N1
CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUBLICA
E INS, ITUCIONES HP4ANCIERAS
CONTRALORIA
GENERAL OE LA REPOSLICA
CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUBLICA
E INSTNUCIONES FINANCIERAS
ConstituciOn Politica de Colombia "Articulo 14. Toda persona tiene derecho al reconocimiento de su
personalidad juridica,"
49 Sentencia C- 476 de 2005 (...) "De la existencia de la igualdad ante la ley y del reconocimiento constitucional a
la personalidad juridica, el Derecho tiene establecido que surgen los atributos de la personalidad y, entre ellos, el
del estado civil de las personas. Este, como se sabe, determina la situaci6n de una persona en la familia y en la
sociedad y de el se derivan derechos y obligaciones que se regulan por la ley civil."
5 Sentencia C-511-99 "(...) la cedula de ciudadania representa en nuestra organizacion juridica, un instrumento
de vastos alcances en el orden social, en la medida en la que se considera idOnea para identificar cabalmente a las
personas, acreditar la ciudadania y viabilizar el ejercicio de los derechos civiles y politicos."
48
PERNTiRti,E9alce,.
CONTRALORiA DELEGACA
GESTION PUSLICA
E INSTITUCIOCCES AINANCIER/kS
PROCESO DE IDENTIFICACION:
Hallazgo 5. Decadactilares
Mediante prueba realizada en las instalaciones de la Registraduria Nacional del
Estado Civil, se seleccionaron 36 tarjetas decadactilares con el fin de verificar si se
encontraban digitalizadas e incorporadas a la base de datos del Proyecto de
Modernizacion TecnolOgica - PMT II.
Con base en lo anterior se pudo constatar que en el 27% de la muestra
seleccionada, en (10) tarjetas decadactilares no se pudo visualizar la foto del
ciudadano, lo cual indica deficiencias en la consulta ONLINE de las imagenes de las
mencionadas tarjetas. (Informe CGR-CGPIF 069/09, pag 30).
Hallazgo 6. Enrolamiento
Se puede concluir que el subproyecto denominado Enrolamiento, Clausula 14.2.3
del contrato 057 de 2005, presenta debilidades relacionadas con la implementacion
y puesta en marcha del mismo, dado que como resultado de las visitas efectuadas
se observaron listados de cedulas que presentaron errores que estan directamente
relacionados con la obligaciOn del contratista de tener un control de calidad de
datos, foto y firma; lo anterior, con el fin de que la informaci6n Ilegue depurada al
sistema de gestiOn de producci6n y no genere c6digos de rechazo por estos
conceptos. (Informe CGR-CGPIF 069/09, pag 31).
Hallazgo 8. Correcci6n de documentos
Las delegaciones de Atlantic y Santander, han devuelto un importante numero de
documentos que presentan inconsistencias. Dichas devoluciones se realizan una
vez el ciudadano informa de los defectos en el documento, sin embargo, hay
solicitudes que datan del alio 2008 las cuales no han sido resueltas, lo que agudiza
el problema existente en la entrega de cedulas. (Informe CGR-CGPIF 066/09, pag.
32).
Hallazgo 9. Modulo Pistas de Auditoria
Con base en las visitas practicadas a las Delegaciones, se comprob6 que el
aplicativo de Registro Civil no tiene un modulo de auditoria, destinado al monitoreo
de las actividades realizadas por los operarios del sistema, que tiene como objetivo
obtener un reporte de las actividades, tiempos e identificar usuarios que realicen
modificaciones, lo que se denomina pistas de auditoria, no esta en funcionamiento,
lo cual impide un adecuado seguimiento a cada uno de los procesos generados por
el sistema. (Informe CGR-CGPIF 066/09, pag. 32).
Hallazgo 12. Funcionamiento de las Booking
En la visita realizada a los municipios de Gir6n, Floridablanca y Barranquilla, se
evidenciaron las siguientes situaciones:
RI
/A
CONTRALO
g's"T"=P=LEGADA
GENERAL CE LA REPUBLICA 5
E INSTIDICIONES FINANCIEgAS
CONTRALORIA i G
CONTRALORIA
gliSNTT,71
1ZRBILDA"""A
OEN :r3AL. DE LA RE POSLICA
INSTITUCRDNES
ANANCIERAS
conexion de enlace seguro para lugares externos de la Registraduria, aun no se
encuentra disponible para los ciudadanos.
De acuerdo a las Mesas de Trabajo realizadas para negociar, cual es el cOdigo
fuente a entregar, se han presentado divergencias sobre su determinaciOn, sin
tener en cuenta53 el numeral 8.3.12 de la clausula 8 y 69.2 de la clausula 69.
(Informe CGR-CGPIF 039/10, pag. 19).
Adicionalmente mediante pruebas de campo se verific6 el requerimiento de
acuerdo a lo estipulado en el CAPITULO 5 DESCRIPCION DE LOS
SUBSISTEMAS Y SUBPROYECTOS A SUMINISTRAR CLAUSULA 14.
SUBSISTEMAS Y SUBPROYECTOS 14.2 SUBSISTEMA IDENTIFICACION
ACTUALIZACION 14.2.5 Subproyecto de Web Service numeral (e) Dicha base
de datos sera actualizada con la informaciOn proveniente del sistema de
IdentificaciOn y del Registro Civil, se observ6 que la cedula 36.305.568 al ser
consultada por web service no se encontr6 en el CAIC y de acuerdo a la
explicaciOn de los funcionarios posiblemente por que al momento de realizar la
replica existi6 un bug en un campo de la tabla de transferencia y para estos
casos se realiza una depuraciOn permanente. (Informe CGR-CGPIF 039/10,
pag. 19).
En cuanto al pruebas de campo para verificar el requerimiento estipulado en el
CAPITULO 5 DESCRIPCION DE LOS SUBSISTEMAS Y SUBPROYECTOS A
SUMINISTRAR CLAUSULA 14. SUBSISTEMAS Y SUBPROYECTOS 14.2
SUBSISTEMA IDENTIFICACION ACTUALIZACION 14.2.5 Subproyecto de
Web Service numeral (g) Debera ser capaz de atender en forma oportuna y
segura solicitudes de consulta desde sistemas externos con velocidades de
respuesta de 30 segundos de 1:N y de 1 segundo para consultas de 1:1. Se
observo en Corferias donde cuentan con enlace seguro, que una consulta de 1:1
empleo un tiempo de 25 segundos y las consultas 1:N no son utilizadas en
Corferias raz6n por la cual no se verifico en sitio externo. (Informe CGR-CGPIF
039/10 peg. 19).
El subproyecto de Web Service fue recibido en diciembre 15 de 2009, habiendo
faltantes sin que se pudiera evidenciar su correccian y/o generaci6n de nuevos
faltantes a partir de enero de 2010, debido a que se solicit6 informacian a la
Entidad, como los Informes de la Interventoria CIDLIS - UIS de los meses de
enero a abril de 2010, con sus respectivas actas, las cuales no se allegaron a
esta Comisi6n y de otra parte, los ingenieros de sistemas de la DirecciOn de
53
Numeral "8.3.12 de la clausula 8 del contrato 057 de 2005, "La entrega en propiedad de todos los programas
fuentes y objetos de los sistemas de Informacian y subsistemas que cooperan armoniosamente y complementarios
del sistema excepto el del Sistema AFIS, incluyendo el del cedigo de barras bidimensional y la firma digital de las
cadulas de ciudadania, y demas que se actualicen y se desarrollen en virtud del cumplimiento de la presente
contratacion". Numeral 69.2 "Del software, aplicativos, programas, mOdulos, manuales, lnstrumentos de
capacitacion del Sistema de IdentificaciOn Registro Civil.
EL CONTRATISTA cedera a LA REGISTRADURIA la titularidad de todos los derechos de propiedad y derechos de
autos respecto del software y aplicativos de los subsistemas de Registro Civil, e Identificacian.
Con excepciOn de los codigos fuente del Sistema AFIS, todos los productos (software fuentes. librerias y objetos,
manuales, Instrumentos de capacitackin) entregados por EL CONTRATISTA como resultado de la ejecuciOn del
contrato seran de propiedad exclusiva de LA REGISTRADURIA. Incluye los desarrollos, los ajustes durante el
desarrollo y la garantia de ca fidad dentro de los alcances funcionales definidos."
,FLce1/4,
PL9N-LF,I9I
LA
CONTRALORIA GELEGADA
GESTION PUSLIONS
E 1545TH IJCIONES FINANGIERAS
CONTRALORI;('SNTIP4LP11
A ,
891LAICDAELE "A
numeral 7.7 del contrato que estipula dentro de las obligaciones del contratista
"Suministrar con cargo al valor pactado en este contrato, todos los bienes y servicios
necesarios para of cumplimiento del objeto, finalidades y funcionalidades requeridas en el
presente contrato". (Informe CGR-CGPIF 039/10, pag 21).
clausulas contractuales consideran incluidos dentro del precio global del contrato los
costos, gastos, actividades o suministros adicionales que cumplan con las
condiciones de ser requeridos para ejecutar el contrato y de ser previsibles a la
fecha de la presentaciOn de la propuesta, como lo son los equipos solicitados dentro
de las adiciones del caso, necesarios para la ejecuciOn de la segunda fase del PMT,
como se desprende de los estudios previos, en los cuales no se verifico su
condician de previsibles. (Informe CGR-CGPIF 039/10, pag. 22).
Esta situaci6n se genera por deficiencies en la planeaciOn del contrato y por
desconocimiento de las clausulas contractuales, que conducen a una duplicidad en
la inversion de los recursos publicos, debido a que la adquisicion contratada por los
otrosies ya se encontraba estipulada dentro del contrato inicial. Informe CGR-CGPIF
039/10, pag. 22).
Debe anotarse adicionalmente, que al presente hallazgo se atima el hecho de que
en las 35 impresoras adquiridas mediante la adiciOn No. 2, se increment6 su valor
un ario despues en 76%, pasando de $1,08 millones (adiciOn No. 1) a $1,9 millones
(adicion No. 2) por unidad, siendo de la misma marca y calidad. SituaciOn
evidenciada en los estudios de conveniencia y oportunidad, donde adicionalmente,
el estudio de mercado de la segunda adicion demuestra que otras tres empresas
mantienen un valor similar por el que se compraron las impresoras en el primer
contrato adicional. Y la Entidad justifica su compra por precio elevado por los
servicios de alistamiento, integraci6n e instalacian, los cuales tambien fueron
incluidos en la primera adiciOn, y no hubo valor diferencial por dicha situaciOn.
(Informe CGR-CGPIF 039/10, pag. 22).
Por todo lo anterior el hallazgo se mantiene.
Hallazgo 33: Registro contable de bienes proyecto PMTII
Contablemente no estan registrados en las Cuentas de Orden los bienes Tangibles
e Intangibles, entregados parcialmente en desarrollo del contrato 057 de 2005,
descrito anteriormente, el cual es modalidad Have en mane; es de precisar que los
La definici6n de CONTRATO LUNE EN MANO, la podemos encontrar en el libro GestiOn de Proyectos de JUAN
JOSE MIRANDA MIRANDA.
5'
CONTRALO
R{A
nitioDAELECADA
grrigv
UCEOliES PNANCIERAS
CONTRALORIA
GENERAL DE LA REPUBLICA
CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PLISLICA
E INSTITUCIONES FINANCIERAS
permita tarifar, facturar y cobrar el servicio mediante cualquier tipo de pago. (CGRCGPIF 099/10, pag. 12).
Subproyecto de Web Service, numeral d. "Debera contar con un sistema que permita
tarifar, facturar y cobrar el servicio mediante cualquier tipo de pago".
Hallazgo No. 3. Actualizacion Base de Datos de Booking
La Base de Datos de las Booking de las Registradurias Municipales del Valle y
Santander se encuentran desactualizadas, incumpliendo el articulo 2, literal e) de la
Ley 87 de 1993.
Se evidenciaron deficiencias de gestion en la actualizaciOn de las respectivas bases
de datos, lo que podria ocasionar demoras y sobrecostos en la expediciOn de
documentos, ya que dicha labor se tiene que hacer de forma manual y en papel. En
razOn a que no se cumple el procedimiento establecido para la actualizacion. (CGRCGPIF 099/10, pag. 18).
Hallazgo No. 4. Actualizacion de Antivirus
El cliente de antivirus local en los equipos de PMTII se encuentra desactualizado
desde noviembre 2009, incumpliendo el articulo 2, literal a) de la Ley 87 de 1993 y
el literal 210 del articulo 2 de la Resolucion 3257 de agosto de 2005. SituaciOn que
evidencia debilidades en la gesti6n de la administraciOn de la consola antivirus a
nivel central. Por lo tanto frente a un ataque de virus o de denegacion de servicio, la
Entidad se expone a la perdida de datos sensibles. (CGR-CGPIF 099/10, pag. 18).
Hallazgo No. 5. Seguridad en los Password
Los Password de ingreso de los usuarios a la VPN y al aplicativo PMTII, no son
cambiados periOdicamente, ni cuando hay cambio o rotaci6n de funcionarios. Esta
situaciOn denota debilidades en la formulacian de las politicas de seguridad, ligada a
la administracion del recurso humano, de red y de acceso a la informaciOn. De esta
forma se incumple el articulo 2, literal a) de la Ley 87 de 1993 y literal 111 del
articulo 2 de la Resolucion 3257 de agosto 5 de 2005. (CGR-CGPIF 099/10, pag.
18).
cE2NTFP)-9,,,T,e
CONTFEALORiA DELEOMEA
GESTION PUSUCA
E INSTITUCiONES FINANCIERAS
ANEXO 3
Estados Contables
REGISTRADURIA
Pi
Ct
CORRIENTE
11 Efectivo
1105 Caja
10 Dep6sitos en Instiluciones Financieras
14 Deudores
1401 Ingresos no Tributarios
1420 Avances y anticipos entregados
1470 Otros Deudores
19 Otros activos
1905 Bienes y Servicios Pagados por Antacipadr
1910 Cargos diferidos
1950 Responsabilidades
1955 Provision para Responsabilidades
1970 Intangibles
1975 Amortizaciort acumulada de intangibles
1999 Valorizations
NO CORRIENTE
CORRIENTE
15,333
14.410
923
184,478
0
184,478
19,640,243
4,626,164
11,921,283
3,092,796
309,503,813
713,365
306,245,182
2,545,266
154,785,144
O
1,508,594
O
0
196,830,285
-48,789,166
5,235,431
20,137,170
8,972,031
4,688,226
0
0
47,588,462
-46,346,980
5,235,431
63,641,721
40,186,651
23 Operaciones de Financiamiento
2306 Operaciones de Financiamiento
244,631
244,63
0
0
11 169,716
6,601,360
3,582
4,523,092
36.510
0
257
4,915
64,880,955
55,452,417
1,708,025
4,543,950
2,983,935
4,347
2,008
186,273
25 Obligaciones laborales
2505 Salarios y prestaciones sociales
44,160,392
44,160,392
58,669,410
58,669,410
1 685,691
1,685,691
0
1,669,058
1,669,058
0
27 Pasivos estimados
2710 Provision para contingencias
2715 Provisidn pare Prestaciones Social.
NO CORRIENTE
IP
TOTAL ACTIVO
63,641,721
7,319,095
166,656
15,010
2,022,700
25,740,275
6,621,874
27,910
16 177,307
78,164,092
3,749,481
162,834
-73,853,031
-2,672,482
40,186,651
4,299,734
3,483,239
38,019
870,208
28,861.772
2,454,977
31,287
13,474,440
57,560,205
2,464,937
206,419
-70,886,104
-2,672,482
238 082,441
370,012,112
8,677,593
0
2,120 221
O
-10,797,814
12,872.750
RIEL SANCH
Representant
ei
861,018
0
-13 533,768
SONIA FAJAR
Directora FInan
Pagina 1 de 1
244,792,689
31 Hacienda publica
3105 Capital fiscal
3110 Resuctados del ejercicio
3115 Superavit por valodzacion
3120 Superavit por donacien
3125 Patrimonio ptiblico incorporado
3128 Provisiones, Agotamiento, Deprech
180,822,011
194,305.306
-39,264,972
5,235,431
3,826,615
49,395,083
-32,675,452
244,792,689
183,867,853
16,107,284
5,235,431
1.039,525
44,212,427
-5,669,831
238,082 441
370,012,112
186,390,497
O
1,227,716
O
-187,618,213
89,800,555
0
695,214
0
-90,495,769
ds_.,
REGISTAADUKIA
354,300,574
41
4110
4195
Ingresos Fiscales
No Iribularios
Devoluciones y descuentos
44
4403
Trans( erencias
Transferencias corrientes recibidas
47
4705
4720
4722
Operaciones InterInstituclonales
Aportes y traspaso de tondos recibidos
Operaciones de enlace con situacion de tondos
Operaciones de enlace sin situaci6n de tondos
57
5705
5720
51
5101
5102
5103
5104
5111
5120
52
5202
5203
5204
5207
5211
53
5309
5314
5330
5345
54
5401
5403
5404
56
5611
2,159,683
2,159,683
0
0
0
48
4805
4810
4815
58
5801
5802
5805
5810
5815
709,045
709,045
0
EXIMOIdillarlOS
0
0
771,926 667
771,124,756
27,637
774,274
354,582,666
353,482,946
0
1099,720
1,942,947
0
1,942,947
991,137
0
991,137
830,166 704
541,370,939
239,757,992
505,216
28,649,305
6,260,805
265,423,347
774,274
133,865,752
42,673,880
2,468
463,653
100,487
90 625,264
2,125,184
0
2,125,184
0
0
152 804,829
152,804,829
0
0
0
0
339, 13,627
266,645,646
148,525,647
368,966
20,846,173
4,567,282
91,598,603
738,975
33,379 217
3,385,538
0
0
0
29 993,679
1,179,982
0
1,179,982
0
0
38,108,782
38,108,782
0
0
0
0
.58,023,301
14,986,947
3,676,391
0
51,734
3,624 657
95,191
213,323
14,514
-132,646
-15081938
29,414
0
0
55,298
-15,166,650
-1,025,146
5,165
0
0
3,981
-1,034,292
39,264 972
16,107,284
SONIA FAJA
Directera
INA
a
MARIA DE A NINO S A
Contadora P No. 35 2-T
REGISTRADURIA
244,792,689.00
63,970,678.00
180,822,011.00
IATRH
2009
2010
INCREMENTOS:
3105 CAPITAL FISCAL
3115 SUPERAVIT POR VALORIZACION
3120 SUPERAVIT POR DONACION
3125 PATRIMONIO PUBLICO INCORPORADO
DISMINUCIONES:
3110 RESULTADO DEL EJERCICIO
3128 PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACIIONES
VARIACION
252,762,435.00
234,355,236.00
194,305,306.00
5,235,431.00
3,826,615.00
49,395,083.00
183,867,853.00
5,235,431.00
1,039,525.00
44,212,427.00
-71,940,424.00
10,437,453.00 -
-39,264,972.00
-32,675,452.00 -
16,107,284.00
5,669,831.00
18,407,199.00
82,377,877.00
0.00
0.00
CA -1-1)
/ARLO ARIELSANAZ TORRE
R presentant Legal
MARIA DE A NINO S
T.P. N . 35592 - T
CONTRALO R IA CONTRA
L,
OuRalLAK;DAEL EG ADA
ANEXO 4
Matriz de codificaci6n de hallazgos
CONTRALORIA
CONTRALORIA DELECIALIA
GESTION POSLICA
GENERAL OE LA RE PCIGL ICA E INSTITUCIONES. FINANCIERAS
Anexo No. 4
CODIFICACION DE HALLAZGOS
No.
Codigo
1003004
Cuantia
Millones
$
TIPO DE
HALLAZGO
A F DP
CAUSA
EFECTO
Dificultades
de
conectividad,
es
lento y no permite
el
ing reso
de
informaci6n.
2003100
no aplicacien de
criterios claros y
precisos para el
manejo
de
las
quejas y reclamos
de los usuarios
Esta
situacian
contraviene la Ley 87
de 1993, en el
subsistema
de
control de gestion,
procedimientos
del
componente
de
actividades
de
control del Sistema
de Control Interno;
de
igual
forma,
contraviene
lo
senalado en el Plan
Estrategico:
"El
Servicio es nuestra
identidad", disefiado
para el periodo 20082011, el cual senala
en uno de sus ejes
estrateg icos:
"Reorientacien de la
Cultura del Servicio
al Cliente". De igual
forma la Circular 17
del 17 de febrero de
2009,
que
hace
referencia al informe
de quejas, derechos
de
peticiOn
y
acciones de tutela.
2003100
Falta de gesfiOn de
la administraci6n en
la construccion de
estos instrumentos
de medici6n.
CONTRALORIA i;P:Tr,zu-zRo'n::LEGADA
TIPO DE
HALLAZGO
2202002
Hallazgo
No.
4:
Centro
Alterno
El
nivel
Central
de
la
Registraduria no cuenta con un
centro alterno de dabs que
hospede los sistemas criticos de
computo, de almacenamiento y
de comunicaciones
2202002
Esta
situacian
denota debilidades
de gestic:i en la
administraci6n del
Centro de C6mputo
principal y en la
Gestion Informatica
al no tener en
cuenta las normas
de
seguridad
Informatica de la
familia ISO 27000 y
el
estandar
de
mejores
practicas
COBIT 4.1, DS4
(Garantizar
la
Continuidad
del
Servicio).
La
entidad
no
cumple
en
su
integridad
b
recomendaci6n
establecida por el
CONPES
en el
documento
3323
del 20 de diciembre
de
2004,
recomendacion
referida
en
el
numeral
14.2.5
subproyecto
de
Web Service del
contrato 057 de
2005, en el sentido
de: "Con un modelo
de validation de la
huella
los
ciudadanos
a
travas del Web con
todas
las
caracteristicas
necesarias
para
mantener
los
niveles
de
seguridad,
confiabilidad y el no
repudio
de
las
transacciones,
se
puede implementar
un
sistema
que
sirva
como
certificador de la
firma digital, asi el
ciudadano
no
necesitaria claves o
equipos especiales,
siendo sus Onicos
identificadores, por
ejemplo, su nirmero
la
entidad
esta
expuesta a la perdida
de informaci6n ya
sea
por
riesgos
ambientales, ataques
de seguridad u otro
tipo de fallas, lo que
puede
afectar
el
restablecimiento de
la continuidad de sus
operaciones, lo cual
Ilevaria a pardidas de
informacion de
identification.
CONTRALOR1A `gESNTTZLZRBILAICDA""ADA
G EN
TIPO DE
HALLAZGO
de identificacion y
su huella (Mailer"
Subrayado
fuera
del texto.
2202002
Cableado
estructurado
Evidencia la falls de
gesti6n
de
la
administration en la
adecuaci6n de las
instalaciones de las
Registradurias
auxiliares
Perimetro
de
seguridad Fisica
Por lo anterior no
se estan aplicando
las
normas
de
seguridad
informatica
ISO
27000, el estandar
TIA 942, Estandar
de
mejores
Practices
de
TI
COBIT 4.0, DS5
Administrar
la
seguridad de los
sistemas y DS12
Administrar
el
ambiente fisico y la
Resolution 3257 de
Agosto 5 de 2005,
RNEC,
de
la
establece
las
politicas
informaticas
que
deben acatarse en
el interior de la
entidad.
Ambiente
Fisico
en las Estaciones
de Trabajo
Inexistencia
de
politicas
de
seguridad de las
instalaciones
electrical
que
.
.
.
permitan evitar el
riesgo
de
conflagration.
Cableado
estructurado
Lo anterior pone en
riesgo la informaci6n
de
la
entidad.
inobservando
las
normas de seguridad
serialadas,
exponiendose
al
riesgo
de
conflagracion,
perdida y deo de
elementos, con la
subsecuente perdida
de informaci6n e
interrupciones en la
prestacien
del
servicio.
Perimetro
de
seguridad Fisica
SituaciOn que genera
alto riesgo a la
exposici6n de peligro
de
conflagraci6n,
generando
riesgo
para los funcionarios,
posibles perdidas de
informaci6n,
interrupciones en la
o r estacion
del
servicio y riesgo de
perdidas economical
de la Entidad. (Ver
anexo No. 1 archivo
fotografico)
Ambiente Fisico en
las Estaciones de
Trabajo
se
desconoce
lo
dispuesto
en
la
Resolucion
del
Ministerio de Minas y
Energia No. 80398
de 2004, en la cual
senala que se debe
garantizar que las
instalaciones,
e uipos y productos
equipos
usados
en
la
generation,
transmision,
transformackin,
distribuciOn
y
utilizaciOn
de
la
energia
electrica
CONTRALORIA
TIPO DE
HALLAZGO
cumplan
con
los
objetivos
leg ifimos
de Protecci6n de la
vida
y
la
Preservacion
del
medic
ambiente.
Adicionalmente,
la
inobservancia de la
Resolution 181294
de 2008, Reglamento
Tecnico
de
Instalaciones
Electricas
(RETIE)
del Ministerio
de
Minas y Energia.
1405003
Lo anterior evidencia
debilidades en la
gestion judicial de la
entidad,
inobservando
la
funciOn delegada del
Lo
anterior Control y Vigilancia
evidencia
de
los
terminos
debilidades en la judiciales
gestiOn judicial de establecidos en la
la entidad.
Circular No 051 de
Mayo 20 de 2009
proferida
por
la
Oficina Juridica
Grupo de defense
judicial.
1405003
La
entidad
manifiesta que lo
anterior
sucede
porque
se
presentan
debilidades en la
evaluacion de las
fichas tecnicas que
DELEOADA
CONTRALORIA CONTPALORIA
OESTION PUELICA
TIPO DE
HALLAZGO
los procesos: Ejecutivo No
2007-0449 y Accion Popular
2009-0112-00,
donde
fue
condenada al pago de $38.6
millones, los cuales cancele
durante la vigencia 2010.
10
contienen
la
informaciOn
necesaria
y
requerida
para
efectos
de
individualizar
e
identificar
plenamente a los
agentes
presuntamente
responsables.
decisiones oportunas
y a falta de control y
seguimiento
por
parte de la Oficina de
Control Inferno lo
que se traduce en la
inobservancia
del
Decreto 1716 de
2009.
debilidades
de
comunicacion,
coordinaci6n
y
control de acuerdo
a lo establecido en
el Modelo Estandar
de Control Interno
MECI
lo que expone a la
entidad a riesgos
derivados
de
la
conducta de esta
persona
debilidades
de
planeacitin en la
elaboration
el
contrato adicional
ya que no se'
evidencio estudio o
.
justification
del
nuevo valor a pagar
al contratista,
contraviniendo
los
numerales 5, 6, 7 y
15 del Procedimiento
10 del Proceso de
Adquisicion
de
Bienes (Codigo DPGAF-ABS-010),
adoptados mediante
Resolution 8486 de
2008 de la RNEC y
del articulo 3 del
Decreto 2474 de
2008 que establece
los requisitos
de
realizar estudios y
documentos previos.
CONTRALORIA
CONTRALORiA DELEGADA
GESTION PUBLICA
E INSTITUGIONJES FIVANCIERAS
TIPO DE
HALLAZGO
dia
ascend ia
a
$41.666,
mientras que en el contrato
adicional se fijo en $48.077,
segiin clausula tercera del
mismo. Es decir, el costo de 13
dias de acuerdo con el valor
diario inicial seria de $541.658
pero se cancele $625.001,
presentando un incremento de
$83.343.
Hallazgo No. 11: Supervision
Contratos de Prestacion de
Servicios (D)
En la evaluacion de los
contratos de prestaci6n de
servicios se evidenciaron las
siguientes
situaciones
relacionadas con la Supervision:
11
Lo anterior denota
debilidades en la
vigilancia
permanente
al
cumplimiento de las
obligaciones
y
funciones
del
Interventor
y/o
Supervisor durante
la ejecucithn del
contrato.
Estes
situaciones
contravienen
lo
senalado
en
el
Articulo 4 De los
Derechos y Deberes
de las Entidades
Estatales
y
el
Articulo 26.- Del
Principio
de
Responsabilidad, de
la Ley 80 de 1993;
as articulos 1 y 4 y
puntos 10, 11, 21 y
22 del numeral 2.3.1
"Funciones
Administrativas" de
Resolution No.0307
del 20 de enero de
2009 la actividad 14
estipulada
en
el
Procedimiento 11 del
Proceso
de
Adquisicion y Bienes
con C6digo DP-GAFABS-011 adoptado
mediante
la
Resolution 8486 de
2008 de la RNEC;
edemas, el numeral
31 del Procedimiento
10 del Proceso de
Adquisicion
de
Bienes con COdigo
DP-GAF-ABS-010
adoptados mediante
la ResoluciOn 8486
de 2008 de la RNEC
ordena al Area de
Contratos Oficina
Juridica.
CONTRALORIA
gALRIA L"ADA
GENERAL DE LA REP DIEL ICA riN
ST
R ID;VEXEARNANiERAs
CClin
TIPO DE
HALLAZGO
objeto contractual, lo que no
evidenciar
el
permite
seguimiento continuo durante el
desarrollo de las actividades
propias del objeto contractual.
- En el contrato No. 109, hasta
el 15 de Junio de 2010 el
remitio
a
la
Supervisor
Coordinacion de Grupo de
Contratos las copias de las
certificaciones de cumplimiento
y los informes de la contratista
correspondientes a los periodos:
del 3 de febrero al 2 de marzo
de 2010, 3 de marzo al 2 de
abril de 2010 y 3 de abril de
2010 al 2 de mayo de 2010.
-En el contrato No. 025 de 2010,
en la remisi6n de la Supervision
del contrato a la Coordinacion
de Grupo de Contratos, obran
copias de las certificaciones de
cumplimiento y los informes de
la contratista en cada periodo,
sin contener un informe que
las
permita
determinar
actividades del contratista para
adelantar los procesos
disciplinarios a su cargo.
- En el contrato No. 021, la
Coordinacion del Grupo de
evidencio
Contratos
inconsistencias respecto a lo
estipulado en el acta de recibo a
satisfacci6n, en razon a que se
indic6 que la fecha del acta era
del 25 de agosto de 2010 y se
suscribiO el 11 de junio de 2010,
(frente a la fecha de terminacion
del contrato el 22 de agosto de
2010), y requirio al Magistrado
del Consejo Nacional Electoral
para que allegara el original del
acta de recibo a satisfaccion
porque lo anexado era una
copia, en contravenciOn del
numeral 14 del Procedimiento
11 del Proceso de Adquisicion y
Bienes.
-En el contrato 266 de 2010, de
prestacion de servicios por
$32.5 millones, cuyo objeto es
"Blinder asesoria profesional en
el disetio y ejecuciOn de
estrategias que garanticen la
divulgacidon de los beneficios,
alcance e impottancia de la
obtenciOn de la nueva codula de
ciudadania que deben potter los
99N31,1,7.1/2b9IS
CONTRALOHiA DELEGADA
GESTION PUBLIC<
E INSTITVOONES FINANCIERAS
TIPO DE
HALLAZGO
colombianos de conformidad
con la propuesta presentada por
el contratista", no obra un
informe
que
describa
la
ejecuci6n y el porcentaje del
cumplimiento de las actividades
establecidas en el objeto
contractual para el periodo
comprendido entre el 06 de
febrero al 05 de marzo de 2011
y que sirvan de respaldo para
su posterior pago.
-El contrato No. 114 de 2010
por $36.1 millones, se celebro
para la prestacion de servicios
profesionales
de
contador
pOblico
especializado,
con
amplia experiencia en auditoria,
para realizar un sistema de
auditoria externa que vigile el
use dado por las partidos,
movimientos
politicos,
con
personeria
politica
vigente,
sobre los recursos estatales
aportados por el Estado para
financiar
sus
gastos
de
sostenimiento
durante
la
vigencia fiscal de 2009 y 2008
de los partidos (Mira, Cambio
Radical
y
Colombia
Democratica). En este contrato
no existe un adecuado control y
exigencia del cumplimiento de
las obligaciones del supervisor.
Los informes de seguimiento al
contrato
no
se
exigen
peri6dicamente para determinar
el avance y su cumplimiento.
-En el contrato No. 116 de 2010
para "Asesorar al Gerente de
Talento
Humano
de
la
Registraduria
Nacional
del
Estado Civil" por $36 millones,
no se observan informes
periodicos que describan las
actividades
desarrolladas,
distintas a emitir Conceptos
Juridico Laborales sobre temas
propuestos o consultados por la
Gerencia de Talento Humano,
para el cumplimiento del resto
de obligaciones objeto del
contrato y las certificaciones de
cumplido para efectos de los
pagos, no constituyen un
seguimiento
durante
el
desarrollo de las actividades
propias del objeto contractual,
con base en un esquema
CONTRALORIA
rs",-7VoRnlnDAELE040^
TIPO DE
HALLAZGO
12
13
1703004
1405001
Lo anterior evidencia
la inobservancia de
No
se
aplican la normatividad, al
uniformemente las respecto para el caso
normas tributarias
de las retenciones de
impuestos
nacionales
Este
situacion
evidencia
debilidades en la
planeacien para la
debida optimizacion
en la ejecucion del
Proyecto PMTII y la
omisiOn precise de
la aplicacien de las
cleusulas
contractuales, que
conducen a una
doble inversion de
los
recursos
publicos para lograr
el mismo alcance
contractual.
Como resultado de
la accion propuesta
en el plan de
mejoramiento
presentado a la
CGR de la auditoria
vigencia 2009, la
conclusion
del
Por lo anterior, se
presenta un presunto
detrimento
patrimonial
por
$319.2
millones,
correspondientes at
saldo
de
los
adicionales 1 y 2.
CONTRALORIAl="Zt::"""
TIPO DE
HALLAZGO
el "Hallazgo No. 3, Objeto de los
otrosies al Contrato 057 de
glosaron
los
2005",
se
adicionales 01 y 02 al contrato
por $104.1 millones y $282
millones, respectivamente. Sin
embargo, la RNEC no desconto
en la liquidacion del contrato
057 de 2005, la suma de $319.2
millones, teniendo en cuenta
$66.9
que
solo
desconto
millones, correspondiente a 35
impresoras.
14
15
1405004
1404100
La
entidad,
en aras de
garantizar
zar el ultimo pago del
contrato 057 de 2005, acord6
con el contratista obligaciones
que superan el termino de
action
caducidad
de
la
contractual
prevista
en el
articulo 136 del C.C.A,
No.
15:
Hallazgo
Clausula
Cumplimiento
Renovacion tecnologica (IP)
En visita tecnica realizada a las
de
la
dependencias
Registraduria, se estableci6 que
instalada
la
tecnologia
corresponde al alio 2006 y no
da cumplimiento a lo estipulado
en la clausula 30 "RenovaciOn
tecnolOgica" del contrato 057 de
2005.
Se evidenci6 que los equipos
mas utilizados en la plataforma
corresponden
a
PMTII
servidores DELL PowerEdge e
IBM series P y estaciones de
trabajo (Desktop) DELL Optiplex
portages IBM Think Pad e
impresoras Epson, dentro de la
asesor externo de
la RNEC no hace
referencia a las
razones
que
justifiquen
la
compra
de
los
equipos
con
contratos
adicionales y no
con recursos del
contrato inicial. Se
limita a explicar los
motivos
de
la
devoluciOn de las
35 impresoras, las
cuales
fueron
glosadas
adicionalmente por
sobrecosto en la
auditoria de la CGR
practicada
a
la
vigencia 2009.
debido a que en el
numeral 4.5.2 de la
liquidation
del
contrato No. 057 de
2005, realizada el
21 de diciembre de
2010, estableci6 la
constitution de una
fiducia por $9.335
millones, para los
insumos
de
i o oduccian
de
r
documentos
d
de
identidad,
cuyo
plazo es de treinta
(30) meses,
anterior
Lo
evidencia que la
tecnologia instalada
corresponde en su
alio
mayoria
al
2006, y
no a
tecnologia de 2010,
vigencia
de
en la cual
realizar la
se
renovaciOn
tecnolOgica de que
trata la clausula 30
del
contrato
en
comento.
La anterior situation
un
constituye
probable
dem
patrimonial para el
Estado,
cuya
y
valoracion
cuantificacion debe
determinarse
mediante
una
indagaci6n
preliminar.
CONTRALORI/a
afs'r:ua`.""'
GENERAL DE LA H LPL'S L ICA
TIPO DE
HALLAZGO
muestra
tomada
en
las
diferentes visitas se encontraron
servidores DELL PowerEdge
2900 y estaciones de trabajo
(Desktop) DELL Optiplex 745 y
GX520, impresoras Epson FX
2190, servidores IBM series P 5
modelo 90 u.
Se encontr6 que los equipos de
computo correspondientes al
"sub proyecto de 900 oficinas y
renovaciOn", corresponden en
su mayoria a equipos DELL
Optiplex 745 Y GX520, que, con
base
en
la
informacion
recaudada, fueron puestos en
produccion a finales del 2007 y
comienzos de 2008. Una vez
verificada la informaci6n de
fabricacion de los equipos de
computo ya mencionados, se
evidenciO
que
estos
corresponden
a
tecnologia
liberada en el alio 2006.
Igualmente, en la muestra
seleccionada, los servidores
encontrados corresponden en
su mayoria a equipos DELL
Poweredge 2900, fabricados en
el 2006.
De igual forma, se verifica en el
sitio web de Microsoft que para
los
sistemas
operativos
Windows Server 2003 R2
Standard Edition y Windows XP
Professional, asi como la
vigencia
del
soporte
del
respectivo sistema operativo,
una vez liberados al mercado
lograron disponibilidad plena a
nivel mundial en marzo de 2006
y diciembre de 2001 y su
soporte tecnico principal finaliza
en Julio de 2010 y abril de 2011
respectivamente.
16
Hallazgo
No.
16:
SuscripciOn de Actas de
Entrega Final (D)
Se evidencia la ausencia de
inspecci6n tecnica final de
los bienes y servicios
1405001
adquiridos a haves del
contrato 057 de 2005. No se
elaboro el acta de recibo de
cada
bien
o
servicio
entregado por el contratista,
habida
cuenta
que
la
Lo
anterior
evidencia
el
incumplimiento de
las funciones de
Supervision
relacionadas con
verificaciOn,
inspecciOn de los
bienes y servicios
y
recibo
a
satisfacciOn
del
objeto contratado,
Puesto
que
la
omisiOn
en
el
control y exigencia
al
servicio
suministrado
generan el riesgo
del
no
cumplimiento
de
las
obligaciones
contractuales.
CONTRALOR1A
::E7Jig,,,LZRar.:A"E`^"
GENERAL DE LA REP() a LiCA E iNnrrucioN,NANciERAs
TIPO DE
HALLAZGO
como
del
contrato asi
Supervision
057/05 y la Interventoria correcta
UIS,
realizaron liquidaci6n.
CIDLIS
actividades de verificaciOn y
documental
ajuste
pero
sobre las matrices de los
bienes del PMTII, elaboradas
en diferentes momentos de
la ejecuciOn del contrato,
verificaciOn e
pero sin
inspecci6n Fisica de dichos
el
periodo
bienes
en
entre
las
comprendido
fechas de cierre de cada
Subproyecto y el 17 de
Diciembre de 2010, fecha del
acta de recibo definitivo.
17
18
1405002
1402003
su
Esto
evidencia
inadecuado control
de la estipulacion
el
Contrato
en
Adicional No 01
para el ajuste de las
garantias
contractuales
Situacion
que
inobserva
lo
establecido por el
articulo
17
del
de
Decreto
679
1994, articulo 12 del
Decreto 4828 de
2008 y la clausula 40
del contrato 057 de
2005.
La
Registraduria
Nacional no realiz6
analisis
un
detallado y preciso
de
los
riesgos
asociados
al
proceso contractual
para adquirir los
componentes
informaticos
para
los
eventos
electorales
de
Lo anterior, conllevO
a que en el evento
electoral del 14 de
marzo de 2010, no
se cumplieran los
indicadores
de
oportunidad en el
reporte de los datos
electorales y tuviera
que implementarse
planes paralelos de
continqencia, ya que
9111
-F:1/21.41
9al
CONTRALORiA DELEGADA
DES ION POBLIOA
TITUCIONES FINANCIERAS
TIPO DE
HALLAZGO
19
1405001
participaciOn de la ciudadania
en el proceso electoral para el
alio 2007. Ahora bien, los
riesgos previstos por la RNEC
en
el
proceso
para
la
formalizacion
del
contrato
interadministrativo,
se
describieron en el estudio de
necesidad
y
conveniencia
correspondiente,
numeral
"EsfimaciOn,
tipificaciOn
y
asignacion
de
riesgos
previsibles que pueden afectar
el equilibrio economic del
contrato",
sin
incluir
los
descritos anteriormente.
Por otra parte, no se evidenci6
documentacion soporte que
sustente el paso de 21.000
accesos concurrentes en las
elecciones del alio 2007, a una
estimada de 50.000 accesos
concurrentes en el 2010, con los
correspondientes equipos de
comunicaciones
que
los
soportaran, ya que no se
encontraron estudios tecnicos o
analisis
estadisticos
que
permitieran evaluar el volumen
esperado de consultas..
Hallazgo No. 19: Liquidacion
contractual
La Registraduria no ha liquidado
26 contratos dentro del termino
fijado en los pliegos de
condiciones o terminos de
referencia o en su defecto, en el
plazo establecido en el articulo
11 de Ley 1150 de 2007, donde
se senala que la liquidaciOn se
debe realizar dentro de los
cuatro (4) meses siguientes a la
expiraci6n del termino previsto
para la ejecuci6n del contrato.
Igualmente se observe el no
cumplimiento de los numerates
6 y 7 del Procedimiento 13 del
Proceso de Adquisicion de
Bienes con C6digo DP-GAFABS-13 adoptados mediante la
Resolucion 8486 de 2008 de la
RNEC que ordenan:..."7. Hacer
firmer el acta de termination y
liquidaciOn del contrato por el
contratista, el supervisor y el
ordenador del gasto. 8. Remitir
Acta
de
Termination
y
Liquidacitin del Contrato a la
Gerencia
Administrativa
y
Congreso de la
RepUblica, elecciOn
de
Parlamento
Andino y presidente
y vicepresidente a
celebrarse durante
el 2010.
La RNEC no conto
con las soluciones
de
seguridad
informatica
sobre
una infraestructura
de comunicaciones
en su pagina Web
para
lograr
un
trafico
seguro,
integral y seguridad
de la informaciOn
durante el proceso
electoral.
en esa fecha se
presentaron 70.000
hits en la pagina
Web.
Lo anterior conlleva a
la inaplicaciOn del
principio
de
planeaciOn
de la
contrataciOn estatal
consagrado en el
numeral
6
del
articulo 3 del Decreto
2474 de 2008 y
articulo 4 de la Ley
1150 de 2007.
Este
situation
denota deficiencias
en la actividad de
supervisiOn,
pues
no
existe
un
adecuado control y
exigencia,
como
facultades propias
del supervisor, de
conformidad con el
numeral 2.3 y 23.1
del
Manual
de
Interventoria de la
Registraduria:
Funciones
Generates "Realizar
la
inspecci6n
Mcnica final previa
a
la
entrega
definitiva de las
obras o trabajos,
bienes
suministrados
y
servicios,
elaborando el acta
de recibo definitivo,
el
recibo
a
satisfacciOn
o
ingreso al almacen
Lo anterior, implica
adicionalmente
inobservancia
del
Manual
de
Interventoria
y
Supervision
(Resolucion 0307 de
2009) y del Manual
de
Procedimientos
de
la
Entidad
(Resolucion 8486 de
2008),
que
establecen
sin
exception alguna la
realization de las
funciones
y
actividades
de
vigilancia, con
la
finalidad de verificar
el cumplimiento de
las
obligaciones
pactadas
en
los
distintos
contratos
celebrados por la
RNEC,
segOn
la
naturaleza de cada
uno de estos dentro
de
las
cuales
comprenden
las
INSIGUCIONES FINANGIERAS
TIPO DE
HALLAZGO
Financiera y al Supervisor para
lo de su competencia, mediante
de
con
visto
memorando
aprobaciOn del asesor del Area
de Contratos y firma del Jefe de
la Oficina Juridica."
20
21
1802100
1601001
en donde CONSTE
que el contratista
a
ha
cumplido
cabalidad con el
objeto para el cual
fue contratado".
de
obligaciones
allegar los recibos a
satisfaccion,
informes
de
ejecuciOn mensual y
copia de recibos de
pago de anodes a
seguridad social del
Contratista,
que
correspondieran
al
termino de ejecuciOn
contrato,
del
incluyendo el recibo
definitivo
el
cual
debe ser expedido
de conformidad con
los formatos anexos
a la Circular 041 de
2010, a efectos de
Ilevar a cabo dentro
del plazo maxim, la
liquidacion de los
contratos.
Lo
anterior
originado en la falta
de
planeacien y
control por parte de
la Entidad.
Incumpliendo
lo
establecido en la ley
presupuesto
de
donde el limite es el
2%,
no existen soportes
para verificar que
los bienes tangibles
incorporados
al
inventario con base
en
la
matriz
suministrada por el
e
contratista
incluidos
en
el
informe
085 de
noviembre de 2010,
el cual es soportado
con las actas de
entrega
parciales
desde el alio 2006,
efectivamente
existen
y
se
encuentran en buen
estado
,
cual
origina
I
incertidumbre en las
cuentas
de
Propiedad, Planta y
Equipo y en la
Legalizacion
del
anticipo por $24.593
millones.
TIPO DE
HALLAZGO
controlaba; per lo tanto, en ese
lapso no entraron a los Estados
Financieros de la Registraduria
Nacional del Estado Civil, ni se
efectu6 registro alguno en
Cuentas de Orden, por ende no
fueron objeto de evaluation en
las auditorias anteriores, por
tratarse de un contrato de
Modalidad Llave en Mano.
2. La Circular No. 086 del 27
agosto de 2009, establecio el
para
el
procedimiento
levantamiento del inventario de
PMTII, en la cual se indica que
los formatos Al (Actualizacion
de Inventario) deberian estar en
la sede central entre septiembre
y octubre de 2009; sin embargo,
la liquidaciem del contrato se
realize) en diciembre de 2010 y
no se levanto inventario fisico
el
de
acuerdo
con
procedimiento senalado.
3. La incorporaciem al aplicativo
LEADER se realize) con las
matrices elaboradas por el
contratista con base en las
entregas parciales; en los
documentos de la liquidacion se
senala que las Actas de
Entregas Parciales hacen parte
de las actas de recibo final, sin
embargo, durante los cinco (5)
arias de ejecuciem del contrato
existiO un volumen importante
de novedades, tanto en los
equipos como en el personal
que los tiene a cargo, lo cual
impidi6 establecer realmente los
bienes incorporados, al no
existir una acta a la fecha de la
liquidacion.
Adicionalmente, se solicitaron
los formatos Al (Actualizacion
de Inventario) de 121 elementos
tangibles y 13 intangibles, de los
cuales 61 son del proyecto
PMTII y se recibieron 33 (19 de
PMTII), indicativo de que la
entidad tampoco cuenta con el
inventario fisico de los bien
recibidos.
4. Se realize) simultaneamente
el alta de bienes del almacen y
el traslado con los mismos
soportes y matrices, los cuales
se encuentran distribuidos a
nivel nacional.
CONTRALORIA
scETTrig."`PCaLAICDAELEA"
TIPO DE
HALLAZGO
5. En visitas realizadas a las
sedes en las Registradurias
auxiliares
de:
Teusaquillo,
Candelaria, Rafael Uribe Uribe,
Ciudad Bolivar, Suba y la
Registraduria
Distrital,
no
pudieron identificar los bienes
producto del PMT II dado que
no se evidencian los soportes
de las actas de entrega y
recibidos tales como: las
booking, los Morphos, los
lectores 2D, entre otros.
Hallazgo No. 22: PLACAS
PMTII
No obstante, en el manejo de
las placas de los bienes
tangibles, se establecieron las
siguientes
situaciones
deficientes:
22
Lo anterior denote
falta
de control
durante la ejecucien
del contrato, del
suministro de las
Placas y par ende Lo
cual
genera
de los bienes que incertidumbre en los
se encontraban en bienes recibidos.
1150
de
la
Registraduria, los
cuales estaban a
cargo
del
contratista SAGEM,
1 %"s",Tg,t.,uptner,:r-ca"A
CONTRALORIA
GENE-LA REPOOLICA
INSMUCIONES FINANCIERAS
TIPO DE
HALLAZGO
Hallazgo No. 23: Insumos
PMTII
en el ingreso y salida de los
insumos producto del PMTII se
detectaron
las
siguientes
situaciones:
23
24
25
1405001
1702100
Lo anterior, entre
otras
cosas
evidencia falta de
control
y
seguimiento de la
administraci6n en la
liquidaciOn
del
contrato.
Ia
SAGEM
incluy6
en
Lo
que
origins
subesfimacien
de
$568,5 millones en
las
cuestas
Deudores
y
por
contrapartida
sobreestimacion del
resultado
del
ejercicio
Lo anterior genera
incertidumbre
$12.671,4 millones
que hacen parte del
saldo de la cuenta
Intangibles.
I nobservando
el
prindpio de Devengo
y Causaci6n, porque
el reconocimiento de
los
hechos
es
independiente
del
instante en que se
efectUa
el
movimiento
de
efectivo.
Asi
mismo,
se
incumple el principio
de Prudencia, el cual
establece que los
gastos
deben
no
contabilizarse
solo los que se
incurren durante el
CONTRALORIA
CONTRALOICA DELEGADA
GESTION PU eLICA
E INSTITUDIONES FINANCIESAS
TIPO DE
HALLAZGO
periodo
contable,
sino Iambi&
los
potenciales,
desde
cuando se tenga
conocimiento.
Las
cuentas de orden
(Otras
Responsabilidades
Contingentes) y por
el
contrario,
se
encuentran
sobreestimadas
en
$91.009 millones.
Asi
mismo,
como
hecho
subsecuente, se evidenciaron
pagos en el 2011 por reposici6n
de
gastos
de
camparias
electorales y funcionamiento, a
traves del Fondo Nacional de
Financiacion de Partidos y
Campatlas
Electorales
de
elecciones efectuadas en el
2010, por $2.129,3 millones,
26
27
1801001
Contraviniendo
la
norms
ISO
27001:2005 referente
a
incidentes
de
seguridad
de
la
informaci6n
y
al
componente
de
informaciOn
y
comunicacion
del
sistema de control
inferno.
Lo
anterior
evidencia
debilidades en el
manejo y custodia
de la informaciOn
de la Entidad,
CONTRALORIA
,(ET,TZgrtIr"--LA REFODL
GENERAL DE
ICA
E INSTRUEIONES FINANGIERAS
TIPO DE
HALLAZGO
28
29
Medios
Custodia
en
Magneticos y Documental
En visite a las bodegas
arrendadas por la Registraduria
ubicadas en la carrera 42 bis
No. 17 A 75. y carrera 68 No.
10-05 para el "Manejo Tecnico
de InformaciOn
MTI
S.A.
Thomas GregMTI (Bodega de
almacenamiento magneticos y
bodega documental), el cual
comprende un espacio fisico
para el almacenamiento y
custodia de 25.000 cajas que
contiene registros civiles de
Nacimiento,
Matrimonios,
Defuncion, I nscripciones por
correo, soportes, copies y Este
situation
medios magneticos de la evidencia
entidad, se observe lo siguiente: debilidades
de
supervision en el
de
lo
que
genera
inobservancia de la
clausula tercera de
dicho
contrato,
donde se establecen
las obligaciones del
contratista,
las
cuales
incluyen
aspectos de espacio,
temperatura,
humedad,
ventilation,
estanteria,
entre
otras.
Ademas,
contraviene la norma
27001:2005
ISO
referente
a
incidentes
de
seguridad
de
Ia
information
y
al
componente
de
informaci6n
y
comunicaci6n
del
sistema de control
interno.
Lo cual dificulta el
ejercio
de
Ia
titularidad,
interpretation
y
verification de los
derechos de dominio
sobre el software lo
que consfituye
AELEGADA
.
;o7.7"Atc
CONTRALORIA
Oa._
GENERAL DE LA FI EP
IC A I E INSTITUCIONES FINANDIERAS
TIPO DE
HALLAZGO
Servicio
para
la
solution
PMTII
30
A pesar de la capacitaciOn
realizada para la operaci6n de
los sistemas del sifio central,
realizada bajo el contrato 057
de 2005, la Registraduria no
asumio la administration y
operation aut6noma de los
procesos misionales de la
entidad, establecida en el
Decreto
1010
de
2010,
relacionados con la ejecucion
del proyecto de modernizaciOn
tecnol6gica PMTII.
Lo
anterior
,
evidencia
debilidades de la
gesti6n
al
no
optimizer
la
capacitacion
realizada por el
contratista
al
recurso humano
Incide en que la
Registraduria en Is
actualidad no asume
en su totalidad la
responsabilidad y rol
del contratista del
PMTII,
en
la
administration de la
solution tecnica MTR
AFIS.
Totales
Resumen
Total Hallazgos Administrativos:
Total Hallazgos Fiscales:
Indagaciones Preliminares:
Total hallazgos Disciplinarios:
Total Hallazgos con otras incidencias
Total Hallazgos subsanados
$319.2
26 1
6
30
1
1
6
1
4
Hallazgo Comunicado en
Informe Preliminar
Analisis de Respuesta y
Conclusion
quejas y reclamos de los usuarios. tanto de caracter general como as de la Entidad, que
La respuesta no expone argumentos
El Registrador Auxiliar, le da el regulan la materia.
que desvithien el hallazgo, por lo que
considere
que
el
tratamiento
se mantiene en el informe final en los
pertinente, lo cual no responde a
mismos terminos, con connotaciOn
mecanismos establecidos por la
administrativa.
RNEC Esta situacion contraviene
la Ley 87 de 1993, en el
subsistema de control de gesti6n,
procedimientos del components de
actividades de control del Sistema
de Control !Memo; de igual forma,
contraviene lo senalado en el Plan
Estrategico: "El Servicio es nuestra
identidad", disefiado para el
periodo 2008-2011, el cual senala
en uno de sus ejes estrategicos:
"Reorientacion de la Culture del
Servicio al Cliente". De igual forma
la Circular 17 del 17 de febrero de
2009, que hace referencia al
informe de quejas, derechos de
peficien y acciones de tutela.
Hallazgo No. 3: Indicadores de RESPUESTA:_0ficina de Planeacion - ComunicaciOn SGOP-550
Gestion
La Ley 87 de 1993 establece: En primer lugar, me permito aclarar lo observado por el
Objetivos del sistema de Control equipo auditor en el informe preliminar sobre lo que anuncia
Inferno. Atendiendo los principios la Ley 87 de 1993, en la cual efectivamente menciona que el
debe control inferno se orientara al logro de los siquientes
que
constitucionales
administracion objetivos fundamentales:..., sin embargo, no expresa el
la
caracterizar
pablica, of diseno y el desarrollo cumplimiento de indicadores. Asi mismo, no hace mencion a
del Sistema de Control Inferno se que se tengan que disenar indicadores de economia,
orientara al logro de los siguientes financieros y otros aspectos como la efectividad; como si lo
menciona la Ley 872 de 2003 y el Decreto 4110 de 2004, en
objetivos fundamentales:...
Garantizar la eficacia, la donde senala que las entidades deberan disenar indicadores
b.
eficiencia y economia on todas las de eficiencia, eficacia y efectividad. Por lo tanto, no implica
promoviendo
y que la Entidad deba disenar e implementer indicadores para
operaciones
facilitando la correcta ejecuciOn de cada uno de los objetivos de la ley. (Subrayado es nuestro)
actividades
funciones
y
las
definidas para el logro de la mision Por otra parte, el principio de economia se puede medir a
la
on
cuenta
que
Teniendo
traves de los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad,
institucional;...
Registraduria realize procesos de
que
den
cuenta
de
la
gestiOn
que
realize
la
entidad
a
traves
correcta
Garantizar
la
d.
contratacion, maneja recursos
evaluacion y seguimiento de la de los procesos en el buen use y administracion de los financieros y produce documentos de
recursos (Humanos, tecnolOgicos, fisicos y financieros).
gestion organizacionaL...
identification en la fabrics, es
Garantizar que el Sistema de
g.
. procedente la construction de los
Control Inferno disponga de sus Con fundamento on lo anterior, No se comparte la afirmacto'n indicadores descritos en el hallazgo
de del equipo auditor en relaciOn a "lo que evidencia la falta de para efectos del control de gestiOn y
mecanismos
propios
gestiOn de la administracion en la construction de estos resultados.
verificacion y evaluacion;"
En cumplimiento de su Mision, la
Registraduria efectna actividades
como: contrataci6n, pago de factures
y compras en general, por lo cual
debe tenerse en cuenta si la acci6n
es econdmica, eficiente, efectiva y
eficaz para que la planeacion y el
presupuesto no se desfasen y/o se
incumplan.
En conclusion el hallazgo se
mantiene en los mismos terminos en
que fue determinado.
las entidades deberan disefiar programa una serie de reuniones con cada uno de los
indicadores de eficiencia, eficacia responsables de los Macroprocesos, para efectuar revision y
y efectividad.
actualizatiOn de los indicadores de gestion de los procesos,
lo que permiti6 en el Plan de Acci6n del 2011, identificar
La Registraduria, en la rendition indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad, para medir
de
la
cuenta
fiscalll el cumplimiento de los objetivos de los procesos.
correspondiente a la vigencia
2010, present6 indicadores de En consecuencia, consideramos respetuosamente que no
gestiOn para medir la eficacia y hay lugar al hallazgo propuesto.
eficiencia
haciendo
falta
los
indicadores
que
evallien
la
economia, financieros y otros
aspectos coma la efectividad; lo
que evidencia la falta de gest&
de la administratiOn en la
construction
de
estos
instrumentos de medicion, lo que
limita medir en forma integral la
evaluatiOn y seguimiento de la
gest& de la entidad.
Plan de Contingencia
Plan de Contingencia
o la probabilidad de una catastrofe Ministerio de Defensa, son los mismos a los que se ven
natural, lo que afectaria el enfrentadas las diferentes entidades ubicadas en el sector el
cumplimiento de su misi6n. Lo CAN en Bogota, dentro de las cuales se encuentra la
anterior implica debilidades en la Superintendencia de Sociedades, Ministerio de Trasporte y
planeacian
inobservando
las sus Institutos, Ministerio Educaci6n, Incoder, Instituto
normas de seguridad informatica Nacional de Salud, DANE y demas organizaciones del
de la familia de ISO 27000, y de la estado ubicadas en el sector. Se presume con mayores
Ley 87 de 1993 en su articulo 2 bases, que por la misma cercania al Ministerio de Defensa y
numerales b, c y f referidos a los los protocolos y esquemas de seguridad que en este se
objetivos de control inferno.
manejan, el sector goza de condiciones de seguridad
mayores que en otros sectores de la ciudad.
Seguridad en la informacion de Por estas razones, la Supervision del Contrato, no se
identificacion
manifiesta en acuerdo con lo expresado en el citado informe
La entidad no cuenta con un plan por parte del equipo auditor, y solicita respetuosamente,
actualizado de contingencia y de retirar el hallazgo mencionado.
continuidad de TI asi como de un
centro alterno de datos. El ANISeguridad en la informaciOn de identificaciOn
Archivo Nacional de idenfificaciOn
almacena en su base de datos
De acuerdo con lo indicado por el grupo auditor es
39,5 millones de registros y la
importante resaltar que la Registraduria Nacional del
entidad cuenta con dos (2)
Estado Civil cuenta con un Plan de RecuperaciOn ante
escenarios que involucran tanto a
Desastres, el cual se entrega como evidencia en el
la plataforma actual ANI Evolutivo
documento en 118 folios (se anexa 1CD), sin embargo
como ANI con plataforma Sybase
esta informaciOn fue remitida en su momenta al grupo
el cual corresponde a un sistema
auditor del alio 2010. Asimismo, la Entidad cuenta con
alterno de respaldo; sin embargo,
un Centro Alterno para la vigencia 2011 a partir del 9 de
ante la eventualidad de una
noviembre de 2011, a haves del Contrato 083 de 2011.
contingencia
por
terremoto,
asonada u otro tipo de acto Acorde a lo anterior, la Registraduria Nacional del Estado
vandalico, la informacion estaria Civil atiende la reglamentaciOn en la materia en pro de
expuesta a riesgos causando salvaguardar la informaciOn, la cual por su naturaliza es
graves perjuicios a la entidad y a la considerada de seguridad nacional.
seguridad nacional, en detrimento
de la idenfificaciOn y registro de la Particularmente, la contingencia en el centro alterno para el
ciudadania colombiana.
sistema del Archivo Nacional de Identificacion, cuenta con la
Lo anterior evidencia la falta de infraestructura necesaria para que ante alguna eventualidad
aplicaciOn de la norma ISO 27002 que Ilegase a presentarse en el sistema principal, el sistema
y los estandares de mejores alterno atienda de manera oportuna los servicios que se
practicas de TI relacionadas en facilitan a los funcionarios de la Registraduria Nacional del
Cobit 4.0 tales coma: P09 Estado Civil.
(Evaluar y Administrar los riesgos
de TI), DS4 (Garantizar la
continuidad del servicio), D55
(Garantizar la seguridad de los
sistemas y la ley 87 de 1993 en su
articulo 2, numerales a, b y f.
Hallazgo No. 5: Registro de Registro de AdministraciOn de Cuentas de Usuario
La RNEC anex6 a la respuesta las
Administraci6n de Cuentas de
copias de los formatos de solicitud de
Usuario
En cuanto a la observaciOn presentada por el grupo auditor, creacion y modificacien de cuentas
se cuentan con los formatos de creacion de cuentas de para el acceso al ANI (Formatos F-IDEl manejo de las cuentas de usuario institucional, mediante la Circular 003 del 19 de RAS-003, F-ID-RAS-004, F-ID-RASusuario presenta las siguientes enero de 2011 se establecieron las politicas para la 005, F-ID-RAS-006), el formate de
debilidades:
asignaciOn de usuarios de acceso al Archivo Nacional de solicitud de creacion y modificaciOn
- En el area de Tecnologia, no IdentificaciOn ANI, los formatos de solicitud de creacion y de
usuarios
al
Sistema
de
existe un registro documentado modificaciOn de cuentas para el acceso al ANI (Formatos F- InformaciOn
de
Registro
Civil
(bitacora) de monitoreo de los logs ID-RAS-003, F-ID-RAS-004, F-ID-RAS-005, F-ID-RAS-006), (Formato F-ID-RAS-007).
de auditoria para los aplicativos el formato de solicitud de creacion y modificaciOn de usuarios
del PMTII, que indique la creacion, al Sistema de InformaciOn de Registro Civil (Formato F-ID- Producto de lo anterior, se procedi6 a
modificaciOn y eliminaciOn de RAS-007). De acuerdo a lo establecido anteriormente, la realizar una prueba, solicitando a
cuentas de usuario, que facilite Entidad Ileva el registro de las solicitudes y modificaciones talento humano la base de datos con
identificar la clase de permisos de realizadas para el acceso a la red de la Entidad y a los la informaciOn que le entrega a la
cada funcionario y/o los accesos al sistemas ANI y SIRC.
Gerencia
Informatica.
Se
aplicativo,
que
permita
el
seleccionaron 15 personas que
seguimiento y control adecuado.
En cuanto a las contrasenas, en lo relacionado al aplicativo fueron desvinculadas on el 2011.
PMTII y acorde con el procedimiento establecido para el Una vez seleccionadas, se procedi6 a
- La entidad no realiza cruces manejo de as respectivas cloves, el sistema exige de verificar los formatos fisicos para
entre usuarios, personal activo, manera automatica el cambio de la contrasena cada 30 dias, retro de usuarios, encontrandolos
temporal yro retirado
procedimiento que no es opcional para el usuario y es diligenciados en su totalidad (aunque
- La entidad no cumple el exigible en el sistema PMT II, tal y como se evidencia on el on tres faltaba una de las cinco firmas
procedimiento pare la asignacit5n item "Campos Obligatorios de Contrasen" a" establecida en el requeridas). De igual forma, se
de contrasefias.
documento Politicas de Seguridad Informafica idenfificado verifice en el sistema, donde se
En visite a las bodegas arrendadas con la firma Manejo Tecnico de InformaciOn S.A., en cuyo que se realize visite a las bodegas
por la Registraduria ubicadas on la objeto "... EL CONTRATISTA se compromete para con EL con personal de la Registraduria, de
carrera 42 bis No. 17 A 75. y FONDO, a entregar on calidad de arrendamiento espacios la cual se levantd arta de la visite y
carrera 68 No. 10-05 para el para el almacenamiento, guarda y custodia de cajas que se tiene registro fotografico de dicha
donde
constan
las
"Manejo Tecnico de Informacion confienen Registro civiles de Nacimiento, Matrimonio, inspecciOn,
el
planteadas
en
MTI S.A. Thomas GregMTI Defuncion, Inscripciones por correo, soportes, copias y situaciones
(Bodega de almacenamiento medios magneticos de la Registraduria Nacional del Estado hallazgo.
De acuerdo a la respuesta de la
magneticos y bodega documental), Civil..?
el cual comprende un espacio En este sentido, vale la pena precisar que actualmente se entidad, se visite la nueva bodega
fisico para el almacenamiento y encuentran habilitadas dos (2) bodegas para almacenar la ubicada en la calls 17a No. 42 a- 43
custodia de 25.000 cajas que informacion: La primera ubicada on carrera 42 bis No. 17 A (Bodega Magnetica) para verificar las
civiles
registros
de 75., on la que se almacenan medios magneticos y la acciones realizadas por la entidad
contiene
hallazgos
corregir
los
Matrimonios, segunda ubicada on la carrera 68 No. 10-05, donde reposan para
Nacimiento,
Inscripciones
por las copias de Registro civiles de Nacimiento, Matrimonio, evidenciados en el informe preliminar.
Defuncion,
correo, soportes, copias y medios Defunci6n, Inscripciones por correo, soportes y copias. Se Al respecto se realize visite el 28 de
magneticos de la entidad, se realize visite a ambas bodegas con asistencia de febrero de 2012, on donde se
lo
este bodega
observe lo siguiente:
funcionarios de la comisi6n del ente auditor y de la evidencie on
siguiente:
Las instalaciones de Manejo Registraduria Nacional del Estado Civil.
Tecnico de InformaciOn S.A. No comparte la Supervision la afirmaci6n de la auditoria on
Thomas GregMTI (Bodega de el sentido que los techos "estan totalmente desprotegidos, Las instalaciones de Manejo
Tecnico de Informed& S.A.
almacenamiento magneticos), se por to que ante la contingencia de fuertes Iluvias o la
Thomas GregMTI. Ya fueron
reparaciones penetraciOn de personas, se pueden presentan datios o
en
encuentra
reparados su techos y no genera
locatives y los techos ester) perdida de informacien", habida cuenta que tanto los arreglos
riesgo por condiciones de fuertes
totalmente desprotegidos, por lo locativos como el posterior traslado de la informacion, fueron
Iluvias o la penetraci6n de
que ante la contingencia de informados al equipo auditor durante la visite realizada.
personas, que puedan producir
fuertes Iluvias o la penetration De la mano con lo anterior y gracias a la gesfien de la
clefts o perdida de inforrnacidn.
personas,
se
pueden Supervision, y tal coma consta on certification del 30 de
de
presentan defies o perdida de agosto de 2011 (anexamos copia) suscrita por el senor Se soluciond la Humedad en las
paredes que pueden danar los
Eduardo Andres Paredes Rodriguez, Director de OperaciOn
information.
medios magneticos.
Humedad en las paredes que de la firma MTI informa que a partir del mes de junio de
medios 2011, la informaci6n custodiada fue traslada a una nueva Se realize la numeration y coma
pueden
defier
los
politica de MTI los archivos se
edemas,
las bodega, e informa que "la bodega cuenta con las
magneticos;
encuentra con otras entidades
divisiones donde se ubican estos condiciones estructurales exigidas por el Archivo General de
claramente
pero
ester)
elementos se encuentran sin la NaciOn....", entidad esta Ultima rectora en el manejo y
identificados.
ninguna numeracien, incluso conservation de este tipo de informacion.
mezclados con los de otras Teniendo en cuenta lo anterior, se resalta que la metodologia
de conservation que se tiene establecida para los medios En conclusion el hallazgo se da por
entidades.
el
proceso
durante
evidencia magneticos y copies de los Registros Civiles, se encuentra subsanado
situation
Esta
debifidades de supervision on el conforme con la reglamentaciOn de la maxima autoridad en auditor, teniendo on cuenta las
contrato de arrendamiento No. 045 Colombia para este tipo de actividad, coma lo es el Archivo soluciones
plasmadas
en
la
de
2010,
lo
que
genera General de la Nacion. Si bien la norma ISO 27001:2005 respuesta de la entidad y verificadas
inobservancia de la clausula indica en el dominio de copias de seguridad de la en visita.
tercera de dicho contrato, donde informaciOn que estas deben salvaguardarse de manera
se establecen las obligaciones del adecuada, la Registraduria Nacional del Estado Civil aplica
contratista, las cuales incluyen lo indicado en dicha norma toda vez que se busca establecer
aspectos de espacio, temperatura, las mejores condiciones de almacenamiento, evitando que
humedad, ventilacion, estanteria, se produzca algOn deterioro. Con esto se evidencia que a
entre otras. Ademas, contraviene pesar de que la norma ISO 27001:2005 es una norma de
la
norma
ISO
27001:2005 caracter internacional de optativa aplicaciOn, la Registraduria
referente
a
incidentes
de Nacional del Estado Civil realiza las actividades que
seguridad de la informacion y al fomentan su cumplimiento, en concordancia con lo indicado
componente de informacion y por el Archivo General de la Nacion, contrario a lo indicado
comunicaci6n del sistema de por el grupo auditor en la afirmaciOn de contravenciOn de la
control interno.
norma internacional.
Cabe destacar que en la visita realizada a la bodega ubicada
en la carrera 68 No. 10-05, donde reposan las copias de
Registro civiles de Nacimiento, Matrimonio, Defuncion,
Inscripciones por correo, soportes y copias, se observe un
adecuado manejo de la informaci6n.
Como puede observarse, la Supervision del contrato ha
estado atenta y ha actuado conforme a la normatividad
vigente para garantizar el cabal cumplimiento del objeto
contractual, razon por la cual solicitamos de la manera ms
respetuosa el retiro del hallazgo.
Licencias del software AFIS y licencia de terceros
Las licencias entregadas en virtud del contrato 057 de 2005
estan en poder de la RNEC en as condiciones estipuladas
Hallazgo No. 7: Licencias del
en la clausula 62 del capitulo 18 del mismo, y como prueba
software AFIS y licencia de
de ello, anexamos copia de as licencias aludidas en el
terceros
hallazgo No. 7, traducidas del ingles al castellano.
Licencias del software AFIS y
Con referenda a las licencias del hallazgo, en el acta tecnica
Las licencias de IBM "Transaction
licencia de terceros
de recibo final del contrato 057 de 2005 de fecha 30 de
Profile"
y
"Sonic
Solufionns
noviembre de 2011 "Dienes que no se pueden certificar del
Volume License Agreement", entre
La entidad en su respuesta anexa
contrato 057 de 2005 y que deberan ser considerados por
otras, recibidas en virtud del
las copias de las licencias de IBM
las partes on of acta de fiquidacien del mismo (art 60 de la
contrato No. 057 de 2005, se
Transaction Profile" y SONIC Roxio,
ley 80 de 19931, en su anexo No. 01, Analisis tecnico,
.
presentan en idioma diferente al
'Sonic Solutions Volume License
administrativo, juridico y financiero para el acta de recibo
que estipula Ia clausula 62 del
Agreement". Traducidas al idioma
final, en su numeral 1.10.4.1, quedaron pendientes
capitulo 18 del mismo contrato,
castellano en cumplimiento de las
aclaraciones de licencias de software de IBM, Nokia y Sonic,
.
.
donde se establece que el idioma
obligaciones del contrato.
las cuales serian incluidas en la fiducia mercantil que
oficial del contrato es el castellano
garantizaria las obligaciones que quedaban diferidos al cierre
y que todos los documentos que
Se verificO la existencia de las polizas
del contrato.
deban suscribirse en relaciOn con
en idioma espaiiol.
En respuesta a esta obligaciOn, el contratista remifiO a la
el mismo saran redactados en el
Supervision
del
contrato
mediante
oficio
No.
mismo idioma. Lo cual dificulta el
Lo anterior indica que el hallazgo fue
110325RNEC2474 de fecha 25 de marzo de 2011, las
ejerci6
de
la
titularidad,
subsanado, por lo que traslada al
licencias de IBM "Transaction Profile" y con oficio
.
interpretacion y verificacion de los
cap
capitulo de hallazgos subsanados
110411RNEC2507 de fecha 11 de abril de 2011 las licencias
derechos de dominio sobre el
del informe final.
SONIC Roxio, "Sonic Solutions Volume License Agreement",
software lo que constituye
con la correspondiente traducci6n al idioma castellano en
incumplimiento de la clausula en
cumplimiento de las obligaciones del contrato. La supervision
menci6n.
anexo las licencias traducidas a la carpeta de las licencias
originales con destino a la Gerencia de Informatica,
dependencia en la cual reposa una copia en la Gerencia.
En el proyecto Web service se Respuesta: Comunicacion RDRCI 1211
Conpes Web Service
evidencio:
Conpes Web Service
En su oportunidad, con el oficio 102
Conpes Web Service
Como bien lo senala el equipo auditor, el CONPES 3323 de de la comision de auditoria donde se
La entidad no cumple en su 2004, introdujo una recomendacion para poner a disposiciOn comunica la validaciOn del hallazgo,
totalidad
la
recomendacion un sistema de validaci6n de huellas a haves de una se realize el analisis a la respuesta
establecida por el CONPES en el plataforma web, y sobre este mismo particular ya el ente de dada por Ia entidad, ya que es la
documento 3323 del 20 de control en el informe consolidado de auditoria gubernamental misma tanto en la respuesta a la
diciembre de 2004, recomendaci6n con enfoque integral vigencia 2009, habia senalado que: "Es observaciOn coma en la respuesta al
referida en el numeral 14.2.5 clam que se pretende brindar servicios al ciudadano a traves informe preliminar.
subproyecto de Web Service del de Ia Web, para servir como certificador de la firma digital
contrato 057 de 2005, en el mediante la interoperabilidad con el portal de la Entidad, Los
ingenieros
mantienen
Ia
sentido de: "Con an modelo de requerimiento que aim no ha sido implementado en el sitio observaciOn y realizan el siguiente
validacion de la huella los Web y de acuerdo con to expresado por la Registraduria, por analisis:
ciudadanos a travOs del Web con rezones de seguridad no se realize. Aunque el sistema "Para una mayor derided para Ia
Codas
las
caracteristicas funciona via Web, mediante la conexien de enlace seguro entidad los ingenieros sugieren
necesarias para mantener los pare lugares extemos de la Registraduria, win no se modificar el nombre del hallazgo est
20 de diciembre de 2004,
recomendacien referida en el numeral
14.2.5 subproyecto de Web Service
del contrato 057 de 2005, en el
sentido de: "Con un modelo de
validacion
de
la huella los
Ahora bien, siguiendo con el plan de trabajo, se programaron ciudadanos a troves del Web con
dos fases para su ejecucion y logro, la primera se encargaba todas las caracteristicas necesarias
del analisis - disefio y la segunda de la Implemented& y para mantener los niveles de
Establecimiento de la tarifa de los servicios de seguridad, confiabilidad y el no
procesamiento, consulta de datos de identificacien y yenta repudio de las transacciones, se
de licencias de software de los desarrollos tecnolOgicos que puede implementer un sistema que
se adelanten con base en los datos de propiedad de la sirva como certificador de la firma
Entidad, aclarando que estos desarrollos se hacen con los digital, est el ciudadano no
productos recibidos en el contrato 057 de 2005 pero de necesitarla claves o equipos
ninguna manera son obligaciones emanadas del mismo sino especiales, siendo sus finicos
que corresponden a tareas del giro normal de la funcion identificadores, por ejemplo, su
misional.
Flmer de identificacion y su huella
dactilar" Subrayado fuera del texto.
Asi mismo, para estos usos adicionales se traze un plan de
trabajo y on la primera fase (I), se identificaron y La Registraduria ha suscrito varios
desarrollaron actividades coma:
convenios con entidades del Estado,
por medio de los cuales se brinda
>
ElaboraciOn de la caracterizacion y perfil del acceso a la Web Service, sin que se
proceso: Se realize un documento que contiene una haya establecido un certificador de
breve descripcion de la situaci6n actual orientada a firma digital para el ciudadano, lo que
establecer la linea base de la cual parte el proceso, un impide contar con una forma efectiva
analisis de las partes interesadas, breve estudio de la y segura de validaciOn de la
interacciOn del proceso con el entorno institucional, identificaci6n del mismo.
econemico, tecnologico y social en el cual se va a
implementer el servicio y finalmente un analisis DOFA,
con sus conclusiones correspondientes.
>
Mineacien del proceso con la estrategia
organizational: Se analizaron estrategias nacionales,
institucionales, sectoriales y locales que pueden afectar
el proceso como son Gobierno en linea y la Intranet
Gubernamental.
>
Formulacion de los estudios financieros: Se realize
estudio financiero del proceso relacionado con
presupuesto de ingresos, caracterisficas del mercado
objetivo, analisis de la oferta, analisis de la demanda,
servicios sustitutos, servicios complementarios,
presupuesto de gastos, gastos de personal, gastos de
funcionamiento, inversiones a realizar, en conclusion
una cuantificaciOn economics del proceso.
>
Formulacion de los estudios tecnicos: Esta etapa
comprendie estudios sabre: tecnologia, localizaciOn,
tamatios, situaciOn actual de interoperabilidad,
esfimacion de costos tecnolOgicos, procedimientos,
requisitos y analisis de estandares internacionales
aplicables al servicio.
>
FormulaciOn de los estudios administrativos: Se
determinaron las alternativas posibles para la
administraci6n del proceso. Incluye administracion
interna y administracion externa on Co relacionado a
soporte y administracion del servicio.
>
Elaboration de las alternativas de operation y
prospective del proceso: Se analizaron las diferentes
alternatives de ejecuci6n del servicio y el mecanismo
juridico de prestaciOn, licitaciOn, concesiOn, convenio
inter administrativo entre otras.
Ademas, se indica que se continua con las acciones para
ampliar el cubrimiento por medio de este sistema para
algunas sedes de la Registraduria y los convenios
adelantados con otras entidades.
etc.
Finalmente, Es importan aclarar, de acuerdo a la complejidad
de la implementacion de la solucion solicitada, se
planificaron dos (2) fases para su ejecucion, la primera
consistia en el disefio de la estrategia de servicios y la
segunda el establecimiento e implementacion de la misma,
que en su conjunto Ilevan una ejecuci6n total de un 80%,
para la presente vigencia.
Respuesta: Comunicacion RDRCI 1211
De la manera ms respetuosa, la Supervision del Contrato
075 de 2005, reitera tal como se expres6 en la comunicaciOn
RDRCI 652 entregada en respuesta al oficio ARNN-093
que la observaciOn de la Interventoria, a que hace referencia
el equipo auditor se presenta en el ano 2008 y fue
evidenciada por la Interventoria en el cumplimiento de sus
obligaciones, mediante el Informe 17 de fecha 21 de mayo
de 2008.
Esta observaciOn fue atendido por la Supervision exigiendo
los correctivos a lugar, debe resaltarse que la Registraduria
Nacional tome las acciones correctivas necesarias, es asi,
que se requiriO al contratista, el cumplimiento de sus
obligaciones y se inicio un proceso de multa por este
subproyecto.
Las acciones administrativas surtieron efecto, puesto que
estas fueron corregidas y despues de estas medidas,
SAGEM cumpliO con lo establecido en los documentos
contractuales, tal como se puede evidenciar en la
certificaciOn de recibo a satisfaccion expedida por la
Interventoria.
La Interventoria CIDLIS UIS verific6 y evidenciO mediante
actas 758 y 777 de abril y mayo de 2009 la puesta en
marcha del Web Service en ambiente de producci6n,
edemas, mediante acta 848 y su respectivo plan de
ejecuci6n de pruebas de no regresion.
Sobre este particular del Web Service, una vez surtidas las
etapas descritas anteriormente y las diferentes
comunicaciones de tipo juridico, la Interventoria CIDLIS UIS
como parte del proceso de verificaciOn para la imposicion de
la multa al contratista, desarrollo una auditoria del sistema
Web Service en producci6n, como resumen de la misma
present6 a la supervision el documento INFORME No 60
Auditoria de Web Service en Ambiente de ProducciOn del 29
de mayo de 2009,
dentro del cual se evidencia el
cumplimiento de los diferentes aspectos que se encontraban
pendientes de cumplimiento en ese momenta tal como se
expresO en el oficio RDRCI 541 del 31 de Mayo de 2011
enviado como respuesta a los interrogantes planteados a
Craves de correo electronic, de este documento se adjunta
copia en medio magnetic.
Por lo senalado, se evidencia que el Web cumple con la
calidad funcional esperada y el cumplimiento de las
especificaciones contractuales, de tal forma que como se ha
expresado en diversas comunicaciones, este servicio no
solamente se encuentra en use por parte de las 32
delegaciones departamentales de la entidad, la Registraduria
Distrital de Bogota, las principales Registradurias Auxiliares
de las ciudades mas grandes del pais, las entidades de
seguridad del estado.
En el marco de la ejecuci6n del Contrato 057 de 2005, se
disefie, aprob6 y ejecuto de manera conjunta entre el
Consorcio Sagem, la Interventoria CIDLIS UIS y la
Registraduria Nacional del Estado Civil, los documentos Plan
de Pruebas Comunicaci6n Segura para Web Service - SSC CMS TRACK y Ejecucien al Plan de Pruebas ComunicaciOn
Segura para Web Service - SSC - CMS TRACK version
091028SC0L669 del 28 de octubre de 2009, con el fin de
verificar y Ilevar a cabo las diferentes pruebas para la
aceptacien de la conectividad segura de los usuarios hacia el
auditor
En cuanto a las UPS y las ocho (8)
Booking, se verifico su reubicacion
estas de tal manera que el Centro de
Acopio quedo aislado y con puerta de
seguridad mediante clave de acceso.
En este orden de ideas, se han tornado las medidas En este orden de ideas, se estan
necesarias para garantizar la operatividad del Centro de tomando las medidas necesarias
para garantizar la operatividad del
Acopio de la Registraduria Distrital.
Centro de Acopio de la Registraduria
Ahora bien, el Centro de Acopio de esta sede, fue objeto de Distrital. En este sentido la
una adecuaciOn y organizacion como resulted del contrato observaciOn se da par subsanada.
096 de 2011, en el cual se instaki una red LAN categoria 6,
conformada por 27 puntos de datos, 6 puntos de voz y 48 En cuanto a las REGISTRADURIAS
tomes electricas reguladas, se suministro e instale un rack Auxiliares el hallazgo se mantiene
de comunicaciones para un switch, 3 patch panel, uno de 48 dada que la Registraduria argumenta
puertos para datos y dos de 24 puertos para voz, se instal6 3 que incluira al plan de mejoramiento
Back Bone distribuidos en dos canales de UTP para datos y los correctivos necesarios para dar
Lo anterior pone en riesgo la un multipar de 12 pares desde strip telefOnico con todos los soluciOn a los hallazgos evidenciados
informaci6n de la entidad y conductores alojados on canaleta metalica y tuberia segOn por la Contraloria.
evidencia la falta de gestiOn de la recorrido, se suministro e instate el tablero de distribucien
Adecuaciones
Centro de
administracien en la adecuaci6n electrica tipo enchufable con totalizador y breakers de
C6mputo
Registraduria
de las instalaciones de las proteccion de circuitos ramales.
Distrital
Registradurias
auxiliares,
normas Como evidencia a las anteriores adecuaciones, se anexa la
inobservando
las
senaladas
de
seguridad evidencia fotografica, de la cual es conocedora el grupo el Para constatar la respuesta de la
exponiendose al riesgo de auditor, toda vez que los Registradores Distritales pusieron entidad se realize de nuevo visite al
conflagraciOn, perdida y daiio de on conocimiento las adecuaciones que se realizaron on esa Centro de Acopio de la Registraduria
elementos, con la subsecuente sede de la Registraduria
Distrital donde se evidenci6 que
perdida de informaci6n e
efectivamente se estan tomando
interrupciones en la prestaci6n del Los dos (2) servidores de Centro de Acopio, fueron correctivos para solucionar las
reubicados on el area de Soporte Tecnico para que cuando observaciones evidenciadas por el
servicio.
se instale el aire acondicionado estos queden en un area equipo auditor.
Perimetro de seguridad Fisica
segura y adecuada.
La "Norma Monica Colombian
En este sentido la observaci& se da
NTC-ISO/IEC 27002" en el item Con lo anterior se demuestra el cumplimiento, on cuanto a la por subsanada.
No. 9. "Seguridad fisica y del tarea de minimizar los riesgos a una exposici6n de peligro
entomo", numeral 9.1.1 "Perimetro de conflagracion, generando riesgo para los funcionarios, Perimetro de seguridad Fisica
de Seguridad Fisica", senala en su posibles perdidas de informed& e interrupciones en la
articulo: "Se deberian utilizer prestacien del servicio. Es importante indicar que la Entidad En cuanto a los perimetros de
perimetros de seguridad (barreras es conocedora de la NORMA TECNICA NTC-ISO/IEC seguridad fisica, se verifice en la
tales como parades, puertas de 27001, toda vez que la actualizaciOn de Politicas Registraduria
Distrital,
las
acceso controladas con tarjeta o nformaticas realizadas mediante ResoLucien 13829 se aplica modificaciones y adecuaciones
mostradores de reception dicha norma, lo que no concuerda con lo manifestado por el fisicas. En este sentido la
atendidos) para proteger las areas grupo auditor.
observaciOn ya no se presenta on la
que contienen information y
Registraduria Distrital, pero on las
servicios de procesamiento de Por lo anterior, se solicita la efiminaciOn de este hallazgo por auxiliares se mantiene. Por lo
information".
parte del grupo auditor, teniendo en cuenta lo expuesto y las anterior, se excluye de este punto, la
evidencias presentadas.
Registraduria Distrital.
En las Registradurias auxiliares de
Teusaquillo y Ciudad Bolivar se
Ambiente Fisico on las Estaciones
evidencia que el area de
de Trabajo
(donde
se
comunicaciones
encuentra el servidor, la UPS y el
En cuanto a las estaciones de trabajo
armario de comunicaciones), este
de la registraduria Distrital on la
al alcance del ciudadano que entra
segunda visite de la CGR constato
a realizar su tramite de cedula de
que efedivamente se han tornado los
ciudadania, sin que exista barrera
correctivos necesarios. En este
de contenciOn para ingresar a esta
Adecuaciones Centro de COmputo Registraduria sentido la observed& se da par
area y asi evitar or acceso fisico de
Distrital
subsanada.
personal no autorizado y de la
Respuesta: Comunicacion GI-3321
contaminaciOn ambiental.
Para las Registradurias auxiliares es
claro que de acuerdo al diagn6stico
Los equipos de computo del En concordancia con la respuesta iniciada en el item desarrollado por la entidad en el
PMTII, on as Registradurias anterior, Centro de Acopio de la Registraduria Distrital fue 2012, determinara las acciones que
auxiliares de Suba, Rafael Uribe objeto de una adecuacion y organized& coma resultado del se deben tomer a fin de subsanar las
Uribe, Teusaquillo, Ciudad Bolivar, contrato 096 de 2011, on el cual se una red LAN categoria 6, debilidades que se presenten en
La Candelaria y la Distrital no conformada por 27 puntos de datos, 6 puntos de voz y 48 cuanto a las instalaciones electricas,
estan ubicados en sitios Lomas electricas reguladas, se suministro e instalO un rack por lo cual este punto del hallazgo se
adecuados, ya que los servidores de comunicaciones para un switch, 3 patch panel, uno de 48 mantiene.
de equipos y almacenamiento de
articulos de insumos de papeleria
y elementos de aseo y no se
diligencia un registro de entrada al
centro de computo. La puerta no
Ilene ningOn sistema de seguridad.
SituaciOn que evidencia el no
acatamiento al Decreto 4485 de
2009. y la Norma Tecnica de
Calidad de la Gestion POblicaNTCGP1000:20099 Numeral 6.3 y
Adecuaciones Centro de
Computo Registraduria
Distrital
El cableado de datos del Centro de
Computo de la Registraduria
Distrital no este debidamente
identificado y ajustado dentro de
los organizadores del Rack
exhibiendo gran cantidad de
cableado a la vista, sin efiquetado
adecuado.
marquillado
o
Asimismo, parte del cableado
electric este a la vista, sin el
cumplimiento de normas sobre
ubicaci6n y seguridad.
De otra parte, en el centro de
computo de la Registraduria
Distrital se pudo evidenciar que el
servidor del PMTII, se encuentra
sin las condiciones minimas
establecidas on el Reglement
10
11
los parametros dentro de los cuales el representante legal o repetici6n. Los Comites de ConciliaciOn de
las entidades pUblicas deberan realizar los
estudios pertinentes para determiner la
procedencia de la accion de repeticion.
Pam ello, el ordenador del gasto, al die
siguiente del pago total del capital de una
condena, de una conciliaciOn o de
que contienen la informatiOn 6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en
necesaria y requerida para efectos contra de la entidad con el fin de determiner la
de individualizar e identificar procedencia de la acciOn de repetition e informer al
plenamente a los agentes Coordinador de los agentes del Ministerio POblico ante
presuntamente responsables Esta la Jurisdiction en lo Contentioso Administrativo las
situaciOn limita la gestiOn para correspondientes decisiones anexando copia de la
adelantar dentro del termino legal providencia condenatoria, de la prueba de su pago y
los Comites de ConciliaciOn que le sehalando el fundamento de la decisi6n on los casos en
permitan a la RNEC adoptar las que se decida no instaurar la action de repetition.
decisiones oportunas y a falta de 7. Determiner la procedencia o improcedencia del
control y seguimiento por parte de Ilamamiento on garantia con fines de repetici6n.
la Oficina de Control Intern lo que 8. Definir los criterios para la seleccien de abogados
se traduce en la inobservancia del externs que garanticen su idoneidad para la defensa de los
Decreto 1716 de 2009.
intereses pablitos y realizar seguimiento sobre los procesos
a ellos encomendados.
La entidad manifiesta en su 9. Designar al funcionario que ejertera la Secretaria Thank
respuesta:
del Comite, preferentemente un profesional del Derecho.
10.Dictar su propio reglamento." (Negrillas fuera de texto)
"1.
CASO: Ejecutivo No.
lgualmente respecto a las acciones de repetici6n la
2007-0449...este asunto ha sido
referida normative indica:
El Comite de Conciliation de la
entidad, dentro de los seis meses
establecidos como termino legal, no
adopto una decision motivada de
iniciar o no el proceso de repetition,
en los procesos: Ejecutivo No 20070449 y Acci6n Popular 2009-0112-00,
donde fue tondenada al pago de
$38.6 millones, los cuales cancele
durante la vigencia 2010.
12
Hallazgo No. 12 Gobierno en Sin perjuicio de lo establecido on el Decreto 1151 de 2008 y El Decreto 1151 de 2008, establece
!Inca
en considered& a que el ambito de aplicaciOn de este los lineamientos generales de la
norma no cobija a la Registraduria Nacional del Estado Civil, Estrategia de Gobierno en Linea
El Decreto 1151 de 2008, segtin lo estipulado en el articulo 40 de la Ley 489 de 1998 (GEL) y en el articulo primero precisa
establece
los
lineamientos que senala: "ARTICULO 40. ENTIDADES Y ORGANISMOS que
las
disposiciones
on
el
generales de la Estrategia de ESTATALES SUJETOS A REGIMEN ESPECIAL. El Banco contenidas son de obligatorio
Gobierno en Linea (GEL) y en el de la RepOblica, los entes universitarios autonomos, las cumplimiento para las entidades que
articulo primero precisa que las corporations autanomas regionales, la Comisi6n Nacional conforman la administracion priblica.
disposiciones on el contenidas son de Television y los demas organismos y entidades con
de obligatorio cumplimiento para regimen especial otorgado por la Constitucion Politica se La ResoluciOn 3933 de 2008, por
as entidades que conforman la sujetan a las disposiciones que para ellos establezcan las medio de la cual se conforma el
administracion priblica. Y cuyo rospectivas (eyes." (...) la Entidad y utilizando la descripci6n Comite de Gobierno en Linea de la
objetivo es contribuir con la normative del articulo 6 de la ley mencionada ut supra que Registraduria Nacional del Estado
construction de un Estado mas indica: ARTICULO 6o. PRINCIPIO DE COORDINACION. En Civil,
presenta
en
sus
eficiente, mas transparente y virtud del principio de coordination y colaboraci6n, las onsideraciones:
participativo, y que presto mejores autoridades administrativas deben garantizar la armonia on
servicios a los ciudadanos y a las of ejercicio de sus rospectivas funciones con el fin de lograr " Que el Decreto nOmero 1151 de abril
empresas,
a
traves
del los fines y cometidos estatales.
14
de
2008,
establece
los
aprovechamiento
de
las En consecuencia, prostaran su colaboraciOn a las denies l ineamientos
generales
de
la
Tecnologias de la Informed& y la entidades para facilitar el ejercicio de sus funciones y se Estrategia de Gobierno en Linea de
ComunicaciOn.
abstendran de impedir o estonhar su cumplimiento por los la RepOblica de Colombia para todas
organs, dependencies, organismos y entidades titulares. ha las entidades del Estado Colombiano
En la Registraduria, las Fases del tomado acciones definitivas que permiten el normal del orden nacional y territorial;
GEL se encuentran cumplidas13 en desarrollo de esta norma a las entidades a las que si se le
promedio on el 70,4%,
aplica y on consideracien a la naturaleza de nuestra funciOn Que el objetivo de la Estrategia de
misional, es asi como a continuaciOn se describen Gobierno En Linea "contribuir con la
Table No. 10
brevemente dichas acciones.
construed& de un Estado mas
Avance fases del GEL
eficiente, transparente y participativo,
Para la vigencia 2011, la entidad ha adelantando las y que preste mejores servicios a los
BUM
1 Vona.; Hen! Iowa. TraNtmetbni NmEa321
, siguientes actividades que han permitido cumplir en un ciudadanos y a las empresas, a
I, 39... , Nt
(6% I 14* 1 porcentaje significativo en cada una de las
fases del traves del aprovechamiento de las
ha* acie SG44151
Tecnologias de la Informed& y la
Fuentes Officio SG-0P161 de programa:
ComunicaciOn";
Oficina de PlaneaciOn.
Comite de Gobierno en Linea de la Entidad: El comite
Segtin el articulo 8 del Decreto de GEL, se reuni6 el dia 4 de agosto del 2011, para Que las disposiciones a que se
1151 de 2008, establece las Metes analizar el avance de las actividades del plan de action y refiere el citado decreto son de
obligatorio cumplimiento para las
de
Gobierno
el
(idea"En evaluar los criterios del programa en general.
entidades
que
conforman
la
cumplimiento de las directrices que
Plan de Accidn: Se consolidO y present6 el Plan de administracion
Oblica,
en
los
establezca la entidad responsable
de coordinar la Estrategia de Acci6n al Comae GEL y al asesor del Programa GEL, lo terminos de los articulos 2 de la Ley
Gobierno en Linea, las entidades anterior, producto del Plan de Mejoramiento para 962 de 2005 y 39 de la Ley 489 de
publicas deberan implementer los emprender acciones corrects/as al Plan de Acci6n de 2010. 1998;
criterios previstos para cada fase,
de acuerdo con las siguientes Pago por medios electrOnicos de algunos tramites y Que mediante el citado decreto, se
servicios que ofrece la Entidad.
establecen unas fases y unas fechas
Metes"
La DirecciOn Financiera, efectUo las gestiones pertinentes para la implemented& de la
para suscribir los convenios con el banco, quedando Estrategia de Gobierno en Linea;
Table No. 11
pendiente lo concerniente a la parte tecnica que lidera la
Plaza fases del GEL
Gerencia de informatica.
Que para la Registraduria Nacional
del Estado Civil, es importante
Consulta en Internet del estado del IMmite del Documento aprovechar las Tecnologias de la
de IdentificaciOn:
Information y la Comunicacion (TIC)
AranceandellE1
EASES GOBERNORI LMEA
WonAt braitt linsan inrsbnadio
11% [ 3
161
aez
az
Fase de Transacci6n
Sin perjuicio de lo establecido en el
Para esta fase, pese a su alta demanda de recursos Decreto 1151 de 2008 y en
tecnicos, humanos y financieros, la Registraduria con consideracion a que el ambito de
escasos recursos ha implementado algunos servicios como aplicacion de esta norma que no
la consulta del estado del tramite de la cedula de ciudadania, cobija a la Registraduria Nacional del
lugar de votaciOn y jurado de votaciOn, via dispositivos Estado Civil, segtin lo estipulado en
moviles. Una vez migrada la pagina a la nueva el articulo 40 de la Ley 489 de 1998,
infraestructura, esperamos implementar un mayor nfimero de la CGR, no desconoce los avances
servicios a traves de estos dispositivos. Es importante importantes y esfuerzos de la entidad
resaltar que actualmente, esta en servicio en linea, el en este aspecto, sin embargo se
tramite de la solicitud de envio de la cedula a un lugar debe tener en cuenta que la politica
distinto de su preparaciOn entre paises.
de Gobierno en Linea atane
directamente al cumplimiento
Fase de Transformation
misional de la Registraduria.
Para el intercambio de information entre las dos Entidades,
se contara con un Web Service que utilizare el lenguaje
estandar del Programa de Gobierno en Linea, lo cual
perrnitira la autenticacion de la identidad del ciudadano en
linea para este proyecto.
Fase de Democracia
La Entidad en cumplimiento a esta fase, viene realizando la
RendiciOn de Cuentas de la gesti6n adelantada en las
vigencias, es asi que el 14 de diciembre de 2011, se
convoc6 y participo a la ciudadania en general y entidades
gubernamentales a la presentation del informe de gestion
vigencia 2010 y 2011, lo cual se realiza en el auditorio de la
entidad y se transmitira en el canal institutional en el
programa de Registra TV, en el mes de diciembre del
presente afio. Asi mismo, permitio a los ciudadanos a traves
la pagina web de la Entidad, presentar los temas que
consideraban se debian tratar en la rendicion de cuentas.
Con fundamento en lo anterior, se informare sobre el
resultado de la rendicion de cuentas y se publica el informe
en la pagina. Como se menciono en la fase de interaction, la
entidad permanentemente tiene habilitado espacios para que
los ciudadanos hagan use de las redes sociales. La
Registraduria estructuro el correspondiente Plan de Acci6n
de la Estrategia de Gobierno en Linea, el cual padre dar
cumplimiento a los criterios que win se encuentran
pendientes de cumplir de cada lase.
En la siguiente table se ilustra el estado actual de cada una
de las fases, en cumplimiento al Decreto 1151 de 2008:
FASES
F1
F2
F3
F4
F5
Registraduria a
95% 77% 55%
76%
nov. 2011
mama
=mg
Registraduria a
89%
77%
26%
76%
84%
31 de dic. 2010
1111111111111111nala
Increment
o
0%
29%
0%
!"
Registraduria
MIIIISIBEial
11',....
5. CapacitaciOn
En cumplimiento del Programa Preparese se asistio a las
capacitaciones que se prcgramaron en relaciOn a:
13
14
Este
hallazgo
tiene
presunta
incidencia disciplinaria, por to cual se
trasladara a la instancia
correspondiente.
La respuesta no desvirtua el hallazgo
dado que las debilidades en la
elaboracion del contrato desde luego
hacen que consecuentemente la
ordenaci6n
del
gasto
hubiese
15
de servicios en el Consejo
Nacional Electoral, la forma de
pago correspondia al nUmero de
meses de ejecucion del contrato,
(7 meses) contados a partir de la
aprobaci6n de la garantia Unica.
El contrato vencit el 18 de Agosto
de 2010 y fue prorrogado mediante
el Adicional No. 01 del 17 de
Agosto de 2010 hasta el 31 de
agosto del mismo ano, a partir de
la
termination
del
contrato
principal, es decir se adicion6 en
13 dias por $625.000.
En el contrato initial el costo por
dia ascendia a $41.666, mientras
que en el contrato adicional se flit)
en $48.077, segfin clausula tercera
del mismo. Es decir, el costo de 13
dias de acuerdo con el valor diario
initial seria de $541.658 pero se
cance16 $625.001, presentando un
incremento de $83.343.
Lo anterior, evidencia debilidades
en la planeacion para elaborar el
contrato adicional, ya que no se
evidenci6 estudio o justificaciOn
tecnica del nuevo valor a pagar al
contratista, originando incremento
adicional injustificado y
contraviniendo los numerales 5, 6,
7 y 15 del Procedimiento 10 del
Proceso de Adquisicion de Bienes
(C6digo
DP-GAF-ABS-010),
adoptados mediante ResoluciOn
8486 de 2008 de la RNEC y del
articulo 3 del Decreto 2474 de
2008 que establece la necesidad
de realizar estudios y documentos
previos.
instrumento contractual.
AdquisiciOn de Bienes con C6digo
Se expidieron las Circulares 077 del 24 de mayo DP-GAF-ABS-010
adoptados
de 2011 y 113 del 19 de julio de la misma anualidad, a mediante la ResoluciOn 8486 de 2008
haves de las cuales se adopta e implementa el formato de la RNEC, normas que establecen
de seguimiento de supervisiOn e interventoria y la la obligaciOn de presentar informes
Circular 207 del 15 de diciembre de 2011, para el periedicos, se gun el plazo de los
cumplimiento oportuno, eficiente y eficaz de las contratos, sobre el desarrollo de
obligaciones de supervisiOn e interventoria.
estos, inforrnando de forma clara y
Con el formato de informe de supervision e precise sobre el estado de ejecucion
interventoria, se busca que los informes de estos y cumplimiento a la Oficina Juridica
presenten de manera clara y precisa el porcentaje de de la Entidad y a la Area que requiriO
avance y cumplimiento de los contratos, on acatamiento el servicio durante su avance y no
discontinuamente o solo hasta el
de los manuales adoptados por la Entidad.
2010) y edemas requirio al no presentacien de "un informe que pennita determinar la avance del contrato lo cual sino no
Magistrado del Consejo Naciona l forma como el contratista adelantO los procesos este sometido a reserve y por el
Electoral para que allegara e l disciplinarios a su cargo", es de senalar que no se podria contrario es una obligaciOn de la
original del acta de recibo a presenter un informe sobre "la forma como el contratista supervisiOn del mismo.
satisfacci6n ya que lo que habia adelante los procesos disciplinarios", por cuanto el
anexado era una copia, en contratista "no adelanta procesos disciplinarios", no tiene Con relaciOn al contrato 266 de 2010,
contravention del numeral 14 del procesos a su cargo, solo los funcionarios de Ia entidad se reitera que la obligee& no es el
Procedimiento 11 del Proceso de son comisionados para esa labor, razon por la cual no de presentar solamente el informe
AdquisiciOn y Bienes.
procedfa la presentacicin de un informe on tat sentido. El final, toda vez que se deben
-En or contrato 266 de 2010, de contratista, tat con se expresa en el objeto del contrato No. presenter informes periodicos, segOn
prestacion de servicios por $32.5 025, prostaba labores de asesoria a la Moine de Control el plaza de los contratos, que
millones, cuyo objeto es "Brindar disciplinario y dentro de sus obligaciones estaba Ia de: permitan evidenciar el correcto
asesoria profesional en el diseno y proyectar decisiones relacionadas con procesos sometidos desarrollo de estos, informando de
ejecucion de estrategias que a su conocimiento, proyectar comunicaciones, realizar forma clara y precisa sobre el estado
garanticen la divulgaciOn de los informes de seguimiento a delegations y las demas que de ejecucion y cumplimiento a la
beneficios, alcance e importancia
/e asignara el supervisor. Dichas labores constan on la Oficina Juridica de la Entidad y al
de la obtenciOn de la nueva cedula respective carpeta de contratista que repose on la Oficina area que requiriO el servicio durante
de ciudadania que deben porter de control disciplinario, a disposition de la Contralorfa. .
su avance; ms precisamente de las
los colombianos de conformidad De otra parte, reiteramos gran parte de los soportes que actividades establecidas en el objeto
con la propuesta presentada por el acreditan el cumplimiento de las obligaciones descritas en contractual
pare
el
periodo
contratista", no obra un informe el contrato 025 de 2010, correspondian a proyectos de comprendido entre el 06 de febrero al
claro y preciso que describa la procesos que se encontraban on etapa instructive y por 05 de marzo de 2011, que sirvan de
forma de ejecucion y el porcentaje tanto sometidos a reserve. Teniendo on cuenta lo anterior, respaldo para su posterior pago y no
del
cumplimiento
de
las los proyectos correspondientes a decisiones que se debian discontinuamente o solo haste el
actividades establecidas en el adopter dentro de procesos, fueron incorporados on la final o a la liquidacion del contrato.
objeto contractual para el periodo carpeta del contratista, asf como las corrections, Con relaciOn a Ia respuesta de Ia
comprendido entre el 06 de febrero observaciones y demas soportes de cumplimiento de Gerencia de Talento Humano del
al 05 de marzo de 2011 y que contrato".
ente auditado, referente al contrato
sirvan de respaldo para su Respecto a b liquidacion del contrato de prestaciOn de No. 116 de 2010, cabs precisar que
posterior pago.
servicios 266 de 2010, este se liquidO el 30 de junio de 2011, lo que se determina como causa del
-El contrato No. 114 de 2010 por previa presented& del informe final de supervisiOn y hallazgo, es la inexistencia de
$36.1 millones, se celebrO para suscripci6n del acta de recibo definitivo a satisfaccion, para informes periedicos que permitan
prestar servicios profesionales lo anterior, remito copia de los referidos documentos. (Anexo conocer las demas actividades
contador
alio() 11).
como
realizadas
distintas
a
emitir
amplia En consecuencia, se solicita muy respetuosamente tener en Conceptos Juridico Laborales sabre
especializado
con
experiencia en auditoria, para cuenta Ia gesti6n adelantada por la Oficina Juridica Grupo temas propuestos a consultados po r
realizar un sistema de auditoria de Contratos que aqui se detalla y soporta, a fin de retirar el la Gerencia de Talento Humano, on
externa que vigile el use dado por hallazgo presentado. la medida en que se ejecuta el
las partidos, movimientos politicos, Hallazgo No.15 Respuesta complementaria Gerencia del contrato para el cumplimiento del
con personeria politica vigente, Talento Humano
resto de obligaciones consagradas on
sobre los recursos estatales Comunicacian DRN-GTH- 9846
el mismo.
aportados por el Estado para Contrato 116de 2010:
financier
sus
gastos
de Sobre este particular la Gerencia del Talento Humano ha Con relaciOn a los contratos 109, 021
sostenimiento durante la vigencia seguido las instrucciones de Ia oficina juridica en materia y 114, Ia respuesta de Ia entidad no
fiscal de 2009 y 2008 de los de supervision a& mas cuando Ia capacitaciOn de estos presenta argumentos que los
partidos (Mira, Cambia Radical y temas se han coordinado de este despacho. En este caso desvirttien.
Colombia Democratica). En este en particular se hizo un seguimiento mensual al desarrollo
contrato no existe un adecuado del contrato y mas aun cuando los temas revisados Por las anteriores rezones el hallazgo
control
y
exigencia
del corresponden a los temas generados on esos periodos que se ajusta, con Ia misma presunta
cumplimiento de las obligaciones son del trabajo permanents de esta oficina, de esto da incidencia
disciplinaria
que se
del supervisor. Los informes de cuenta la carpeta del contrato en donde se encuentran comunice on el informe preliminar.
seguimiento al contrato no se todos y cada uno de los requisitos necesarios para el
exigen periodicamente para tramite del pago y liqudaciOn, como son los informes de El hallazgo queda en los siguientes
determinar el avance y su supervision, los trabajos realizados y la correspondencia terminos:
cumplimiento.
con el interes perseguido al contratar sus servicios on el
-En el contrato No. 116 de 2010 marco de un plan de trabajo que se pacto de corn& Hallazgo: Supervision Contratos de
para "Asesorar al Gerente de acuerdo.
PrestaciOn de Servicios (D)
Talento
Humana
de
la En consecuencia, consideramos respetuosamente que no
Registraduria Nacional del Estado hay lugar al hallazgo propuesto.
La ResoluciOn No. 0307 del 20 de
Civil" por $36 millones, no se
enero de 2009 actualize el manual de
observan informes peri6dicos que
funciones en materia de supervision e
describan de manera clara y
interventoria de la Organized&
precisa
las
actividades
Electoral- Registraduria Nacional del
desarrolladas, distintas a emitir
Estado Civil, establece las funciones
onceptos Juridico Laborales
generates en el numeral 2.3.
sobre temas propuestos o
consultados por la Gerencia de
En la evaluation de los contratos de
Talento Humano, para el
prestaciOn
de
servicios
se
cumplimiento del resto de
evidenciaron las siguientes
obligaciones objeto del contrato y
situaciones relacionadas con la
las certificaciones de cumplido
Supervision:
para efectos de los pagos, no
constituyen
un
seguimiento
durante el desarrollo de las
actividades propias del objeto
contractual, con base en un
esquema completo de lo ejecutado
por el contratista y que incluya
indicadores de cumplimiento a la
luz del programa de trabajo que se
debe realizar.
El expediente del contrato contiene
solo en la fase de liquidaciOn los
documentos soporte que
evidencien los informes periOdicos
que describen las actividades
desarrolladas
que
permitan
determinar la real ejecuci6n y
avance del contrato, a traves de
los cuales se verifique el
cumplimiento de las obligaciones
contractuales pagadas y el
esquema completo de lo ejecutado
por
el
contratista.
Estos
documentos deben ser requeridos
en el momento que se generen
cronolOgicamente.
Lo anterior denota debilidades en
la vigilancia permanente al
cumplimiento de las obligaciones y
funciones del Interventor y/o
Supervisor durante la ejecuci6n del
contrato. Aunque se evidencia el
seguimiento en algunos contratos,
por medio de las certificaciones de
cumplido, no existe un adecuado
control y exigencia, como
facultades propias del supervisor.
Estas situaciones contravienen lo
sefialado en el Articulo 4 De los
Derechos y Deberes de las
Entidades Estatales y el Articulo
26.Del
Principio
de
Responsabilidad, de la Ley 80 de
1993; los articulos 1 y 4 y puntos
10, 11, 21 y 22 del numeral 2.3.1
"Funciones Administrativas de
Resolucion No. 0307 del 20 de
enero de 2009 la actividad 14
estipulada en el Procedimiento 11
del Proceso de AdquisiciOn y
Bienes con COdigo DP-GAF-ABS011 adoptado mediante la
Resolucion 8486 de 2008 de la
RNEC; Adieulos 4 de los
Derechos y Deberes de las
Entidades Estatales y 26 del
Principio de Responsabilidad, de la
Ley 80 de 1993; edemas, el
numeral 31 del Procedimiento 10
del Proceso de AdquisiciOn de
Bienes con Cadigo DP-GAF-ABS010 adoptados mediante la
Resolucion 8486 de 2008 de la
RNEC ordena al Area de
Contratos Oficina Juridica.
Sobre el contrato 021, la entidad
present& argumentos que hicieron
ajustar el hallazgo en su momento,
quedando en los terminus
expuestos en este informe.
Para las contratos 025 y 109,
manifiestan que los informes
realizar.
El expediente del contrato contiene,
solo on la fase de liquidacidn, los
documentos soporte que evidencien
los informes peri6dicos que describen
las actividades desarrolladas que
permitan determinar la real ejecuciOn
y avance del contrato, a haves de los
cuales se pueda verificar el
cumplimiento de las obligaciones
contractuales pagadas y el esquema
completo de lo ejecutado por el
contratista. Estos documentos deben
ser requeridos en el momento que se
generen cronolOgicamente.
Lo anterior denota debilidades en la
vigilancia
permanente
al
cumplimiento de las obligaciones y
funciones del Interventor y/o
Supervisor durante la ejecuciOn del
contrato.
Estas
situaciones
contravienen lo senalado en el
Articulo 4 De los Derechos y
Deberes de las Entidades Estatales y
el Articulo 26.- Del Principio de
Responsabilidad, de la Ley 80 de
1993; los articulos 1 y 4 y puntos 10,
11, 21 y 22 del numeral 2.3.1
"Funciones Administrativas" de
Resolucien No.0307 del 20 de enero
de 2009, la actividad 14 estipulada on
el Procedimiento 11 del Proceso de
Adquisicidn y Bienes con C6digo DPGAF-ABS-011 adoptado mediante la
ResoluciOn 8486 de 2008 de la
RNEC; ademas, el numeral 31 del
Procedimiento 10 del Proceso de
Adquisici6n de Bienes con Codigo
DP-GAF-ABS-010
adoptados
mediante la ResoluciOn 8486 de 2008
de la RNEC ordena al Area de
Contratos Oficina Juridica.
16
articulos 36818, 37019, 37120, a salud y pensiones, NO opera autometicamente para todos observaciones del Ente de Control
Decreto 841 de 1998, Decreto los pagos por este concepto, sino que depende de pruebas y aplicara de manera uniforme la base
2271 de 2009 y Decreto 3655 del documentos que debe presentar el beneficiario, por lo cual disminuyendo los aportes on
2009, reglamentan lo relacionado en estricto derecho es normal que no se aplique Seguridad Social tanto para la
necesariamente para todos, sino para aquellos que Retencion en la fuente de Renta
a la retenciOn en la fuente e IVA.
El Acuerdo 65 del 2002, articulos cumplieron esa obligaciOn, todo ello bajo el principio general como para la Retencien de ICA".
721 y 1322 y el Decreto Distrital de derecho tributario, seg& el cual los contribuyentes est&
271 de 2002, articulos 223, 324 y obligados a demostrar los hechos que los hacen acreedores Los argumentos expuestos por la
6 se refieren a la reglamentaciOn a un tratamiento tributario especial, como en este caso es la RNEC no desvirtOan el hallazgo toda
disminuciOn de la base gravable de retenciOn.
vez que no existe consistencia on la
de la retenciOn del ICA.
Del analisis de los Contratos de En concreto, para la disminucian de la base de retencian en liquidaciOn de las retenciones. En la
PrestaciOn de Servicios Nos. 109, la fuente de los aportes obligatorios por salud, el Paragrafo 1 respuesta, la misma entkiad
004, 021, 005, 103 y 116 de 2010, del Articulo 4 del Decreto 2271 de 2009 establece que el manifiesta que solo una persona
se evidenciaron diferencias entre trabajador debe adjuntar a su facture un escrito dirigido al anexa la constancia y sin embargo on
los valores deducidos y lo que agente retenedor en el cual certifique bajo la gravedad de los 6 contratos analizados se
realmente se debi6 retener por juramento que los aportes que solicita se le disminuyan de la presentan diferencias ya que a unos
$1.02 millones, valor absoluto, lo base de retenciOn corresponden a ingresos provenientes del le efectOan el descuento y a otros no.
anterior evidencia la inobservancia contrato materia del pago sujeto a retencion. Ello con el fin
de la normatividad, al respecto de evitar que el trabajador solicite que su aporte real se lo Es importante indicar que segtin
para el caso de las retenciones de disminuyan varies veces los distintos contratantes de concepto No. 1195 del 3 de agosto
impuestos nacionales, el articulo quienes puede recibir pagos, situation de hecho que tambien de 2009, de la Secretaria de
647 del E.T., senala: "Sin perjuicio puede presentarse respecto de aportes obligatorios por Hacienda Distrital de Bogota, se
de las sanciones de tipo penal pensiones, razon por la cual resulta aplicable el mismo concluy6: "los aportes obligatorios de
salud y de pensiones que debe
vigentes, por no consigner los procedimiento de control.
valores retenidos, constituye De acuerdo con la norma, una vez analizado el hallazgo y los realizar el trabajador independiente,
inexactitud de la declaraciOn de soportes de los pagos de los contratos auditados se por ser recursos parafiscales no
retenciones en la fuente, el hecho evidenci6 que solo una persona solicith por escrito la pueden ser gravados por fling& tipo
de no incluir en la declared& la disminuci6n de la base por aportes efectuados al Sistema de impuesto, razon por la cual los
totalidad de retenciones que han General de Seguridad Social. Asi mismo ninguno contratista mismos deben ser deducidos de la
debido efectuarse, o el efectuarlas ha presentado solicitud de devoluciOn por retenciones base de retencian en la fuente del
impuesto de industria y comercio.
y no declararlas, o el declararlas efectuados on exceso.
por un valor inferior. En estos Siendo la esencia de este hallazgo que la Entidad puede El valor a retener en el impuesto de
casos la sanci6n por inexactitud ester practicando retenciones on exceso a algunos de sus industria y comercio, es el que resulte
sera equivalente al ciento sesenta contratistas independientes, aclaramos que ninguna manera de aplicar la tarifa establecida por
por ciento (160%) del valor de la es correcto el criteria que educe la CGR de aplicar para cada actividad al valor del pago o
retenciOn no efectuada o no esos casos el Art. 647 del Estatuto Tributario, pues la abono en cuenta, menos los aportes
sand& por inexactitud en la declared& de retenciones on obligatorios de salud y pension
declarada".
asociados al contrato que angina
Asi mismo, para la retencion del la fuente se aplica para los siguientes hechos taxativos:
dicho pago o abono en cuenta sujeto
1) No incluir on la declaration la totalidad de
ICA, el Decreto 271 de 2002, en el
retenciones que han debido efectuarse.
a retencian".
articulo 6.- Procedimiento cuando
2) Efectuarlas y no declararlas.
se efectaan retenciones del
La entidad manifiesta que el articulo
3) Declararlas por un valor inferior.
impuesto de industria y comercio
por mayor valor; establece: Sin embargo, la Entidad atendiendo las observaciones del 647 del estatuto tributario no es
"Cuando se efectUen retenciones Ente de Control aplicara de manera uniforme la base aplicable, explication que no se
del impuesto de industria y disminuyendo los aportes on Seguridad Social tanto para la comparte toda vez, que el literal c
comercio por un valor superior al RetenciOn on la fuente de Renta como para la RetenciOn de que ellos mencionan se cumple on lo
expuesto on el hallazgo: "Declararlas
que ha debido efectuarse, siempre ICA.
por un valor inferior" situacian que se
y cuando no se trate de aplicacian
presenta on dos contratos de los
de tarifa en los casos que no se
analizados, on donde declararon
informe la actividad, el agente
$133.050 y $296.131 por debajo del
retenedor reintegrara los valores
valor real. Es claro que cuando se
retenidos en exceso, previa
liquida y declare el impuesto por
solicitud escrita del afectado con la
mayor valor, a la DIAN no le afecta.
retenciem, acompanando las
Con relaciOn a lo que manifiesta la
pruebas cuando a ello hubiere
enfidad sobre la recomendacion, on
lugar. En el mismo periodo on que
ninguna parte del informe se realizan
el retenedor efectile el respectivo
recomendaciones, solo se indica lo
reintegro, descontaM este valor de
evidenciado frente a las normas
las retenciones por concepto del
tributaries.
impuesto de industria y comercio
El tratamiento debe ser uniforme para
por declarer y consignar. Cuando
ICA y RetenciOn on la fuente.
el monto de las retenciones sea
insuficiente, podra efectuar el
descuento del saldo en los
periodos siguientes".
Pagos en contratos de
prestacidn de servicios
5.5
ano
473stg
.....
zse4 ass
wow
t..
ean. 63.1
',.74,
' ,. einn .".s;
Macaw.hod.
Le..
17
12817
(9613I
Este
hallazgo
tiene
otras
incidencias y sera trasladado a la
DIAN y a la Secretaria de
Hacienda del Distrito de Bogota.
Hallazgo No. 17: Liquidacion Como bien se senala en el hallazgo Ia glosa respecto de los Analizada Ia Respuesta de la RNEC
contrato PMTII (F) (D)
adicionales 01 y 02 al contrato 057 de 2005 quedo el hallazgo se ratifica, por las
consignada en el informe de auditoria de la vigencia 2009 siguientes razones:
El Articulo 6 de la Ley 610 de con connotaciOn administrative, y como acci6n de
2000 establece: Deno patrimonial mejoramiento Ia RNEC plante6 realizar la evaluaciOn con Adicional N 1 Diciembre 31 de
al Estado. Para efectos de esta ley base en los conceptos de Interventoria y de asesores 2008
se entiende por dario patrimonial al externos para que verificaran si los equipos objeto de los
Estado la lesi6n del patrimonio contratos adicionales estaban incluidos dentro de las Suscrito el 31 de Diciembre de 2008
pOblico, representada en
el obligaciones contractuales del contratista consorcio SAGEM y su objetivo fue la adquisicion de 96
menoscabo, disminuci6n, perjuicio, en su oferta inicial.
impresoras EPSON FX-890, para ser
detrimento, perdida, use indebido
instaladas en las diferentes
o deterioro de los bienes o La accion presentada y aceptada con pronunciamiento sin Registradurias a nivel nacional, Valor
reoursos pithlicos, o a los intereses observaciones por parte de la CGR, culmindi el 30 de total de $104.121.600.
patrimoniales
del
Estado, diciembre de 2010, con concepto de la Interventoria y de
producida por una gestion fiscal asesores externos en el que ratifican que los bienes objeto Con relacien al adicional No 1, con
antieconomica,
ineficaz, de los contratos adicionales 01 y 02 al contrato 057 de 2005, posterioridad a Ia suscripci6n de
ineficiente,
inequitativa
e no estaban incluidos en los equipos que debia proveer el dicho contrato, se sigui6 cumpliendo
inoportuna, que en terminos contratista en su solution y que por ende era viable haber con la obligacian de la produccion de
generates, no se aplique al efectuado la adici6n.
las cedulas y en ese orden de ideas,
cumplimiento de los cometidos y
para
elle
se
requeria
el
de los fines esenciales del Estado, En ningim momento el plan de mejoramiento presentado fortalecimiento
del sistema
de
particularizados por el objetivo ante el organismo de control, contemplo la posibilidad de IdentificaciOn a traves del suplir Ia
funcional y organizacional, realizar el descuento del valor de los adicionales 01 y 02 necesidad de la actualizaciOn de
programa o proyecto de los sujetos como parece interpretarlo la auditoria, situaciOn que solo equipos de impresi6n utilizados en la
de vigilancia y control de las procedia en el evento que el concepto que se plante6 en el toma de los datos biograficos de los
contralorias. Dicho dark) padre plan de mejoramiento, determinara que efectivamente los ciudadanos, que hacia parte de los
ocasionarse por acciOn u omision elementos adquiridos con el valor de las adiciones formaban bienes a suministrar para cumplir una
de los servidores pOblicos o por la parte de Ia oferta inicial del contrato, situaciOn que no ocurri6 de las obligaciones principales; esto
persona natural o juridica de en el presente caso y que se corrobora al reviser uno a uno es la renovacian de los documentos,
derecho privado, que en forma los equipos incluidos en Ia propuesta presentada por el en ese orden de ideas el contratista
dolosa o culposa produzcan consorcio.
tenia a su cargo la obliged&
directamente o contribuyan al
implicita del suministro de todos los
detrimento al patrimonio pablico." En cuanto este hallazgo, se establece que:
bienes necesarios y que le sirvieran
El texto subrayado fue declarado
de medio para cumplir la obligation
INEXEQUIBLE por
/a Corte Adicional N 1 Diciembre 31 de 2008
de resultado, esto la renovation de
Constitucional mediante Sentencia
los documentos de identidad.
C-340 de 2007.
Suscrito el 31 de Diciembre de 2008 y su objetivo fue la
En el Contrato 057 de 2005 se adquisicion de 96 impresoras EPSON FX-890, para ser Prorroga y contrato adicional N 2
suscribieron nueve otrosies, los instaladas en las diferentes Registradurias a nivel nacional, Diciembre 31 de 2009.
adicionales No. 125 y 226 y la Valor total de $104.121.600.
prorroga No. 1. El acta de
Suscrito el 31 de diciembre de 2009 y
terminacion y liquidacion se firma Pr6rroga y contrato adicional N 2 Diciembre 31 de 2009.
su objetivo fue prorrogar en 3 meses
el 21 de diciembre de 2010 y en el
mas el plazo de duracion y ejecuci6n
numeral 4,6- balance final, solo se Suscrito el 31 de diciembre de 2009 y su objetivo fue del contrato, a partir del 1 de enero
descuentan
$66.9
de
las prorrogar en 3 meses ms el plazo de duraciOn y ejecuci6n de 2010 al 31 de marzo de 2010 para
impresoras y $885.2 millones por del contrato, a partir del 1 de enero de 2010 al 31 de marzo desarrollar entre otras tareas Ia
concepto de la multa interpuesta al de 2010 para desarrollar entre otras tareas la verificaciOn de verificacion de Ia finalizaciOn del
contratista por el subproyecto de la finalizaciOn del Subproyecto de Producci6n y Entrega y el Subproyecto de ProducciOn y Entrega
enrolamiento. Para la liquidacion, acta de cierre parcial, como la adquisicion de treinta y cinco y el acta de cierre parcial, como la
se firma el Acta tecnica de recibo (35) impresoras, quince (15) escaneres y setenta y cinco (75) adquisiciOn de treinta y cinco (35)
final del 30 de noviembre de captores biometricos para la dotacion a nivel de impresoras, quince (15) esceneres y
201027.
delegaciones departamentales de algunos dispositivos setenta y cinco (75) captores
requeridos para el funcionamiento del Web Service, Valor biometricos para Ia dotacion a nivel
De acuerdo con el analisis !nidel incluidas las impresoras: $282.054.000 IVA Incluido; de delegaciones departamentales de
financiero y juridic del contrato, Valor final descontando las impresoras $215.064.000.
algunos dispositivos requeridos para
se determino lo siguiente:
el funcionamiento del Web Service,
Estableceremos, Ia incidencia de Ia suscripci6n de estas Valor Initial incluidas las impresoras:
1. Contratos Adicional 01 y 02
figuras contractuales, analizando los documentos entregados $282.054.000 IVA Incluido; Valor final
por parte de la Interventoria CIDLIS UIS y los conceptos descontando las impresoras
En el informe de auditoria Regular presentados por parte de los Asesores Externos:
$215.064.000.
de la vigencia 2009, en el
"Hallazgo No. 3, Objeto de los INTERVENTORIA UIS-CIDLIS
De una parte lo que se plantea no es
el Acta de Cierre No. 10 del "...Desde el punto de vista tecnico, en nil concepto los MILLONES CIENTO SESENTA MIL
subproyecto produce& y adicionales se suscribieron correctamente, toda vez que los DOSCIENTOS TREINTA Y UN
entrega y anexa como equipos que conforrnan estos adicionales no se PESOS ($366.715.160.231) M/CTE.,
soporte copia de oficio del 13 contemplaron ni se concibieron en la propuesta presentada incluido el valor del IVA y la totalidad
de febrero de 2006, mediante por el Consorcio Sagem...".
de los costos directos e indirectos,
impuestos, tasas y contribuciones a
el cual el Gerente del
Proyecto PMTII, informo la Asi mismo, en el concepto juridico presentado por parte de que hays lugar de conformidad con
existencia de los tubos de los asesores externos Chavarro & Lemos del 14 de octubre las normas vigentes en la ejecuci6n
tinta en la CoordinaciOn de de 2010 expresan lo siguiente:
del contrato, y registrada como
Almacen e Inventarios; asi ... 2.- En la Oferta Tecnica Volumen H, Propuesta Detallada VALOR
TOTAL
por
EL
la SE24-02-009546-03 de Noviembre de 2005, capitulo 17. CONTRATISTA en
la
Oferta
mismo,
copia
de
RelaciOn de los Entregables, que hace parte integral del Economica
comunicacion
incorporada en su
060328RNEC065 del 28 de objeto contratado, se relacionan cada uno de los elementos Propuesta, la cual es parte integrante
marzo de 2006, suscrito por de hardware objeto de entrega a la Registraduria por parte del Contrato." (Subraya fuera de
el consorcio SAGEM en del contratista, en ejecuciOn del contrato 057 de 2005; la texto)
donde indican que no van revision minuciosa de este Estado proporciona la certeza
hacer uso de ellos. Es de plena de que los bienes objeto de los contratos adicionales 1 El paragrafo primero de dicha
precisar que los soportes y 2 no hacen parte de las obligaciones de entrega de bienes clausula establece: "El presente
descritos no permiten a cargo del contratista o que pudieran encontrarse contrato se pacta por el sistema de
establecer si los citados tubos contenidos en forma no explicita dentro de la carga precio global. por consiguiente, su
fueron entregados o no al obligacional de este, pactada en el contrato 057 de 2005. valor comprende y remunera
la
contratista. Adicionalmente, (Subrayado fuera de texto)
totalidad de las actividades y/o
en la presente auditoria, en
suministros que sean necesarios para
comunicacion DRN-RDRCI- 3.- Por lo tanto, una primera constataci6n perrnite afirrnar la ejecuci6n de su objeto, de
333 del 5 de abril de 2011, la que la Contraloria General de la Republica sustenta su glosa conformidad con lo pactado, e incluye
Registraduria
los
incluye en el hecho de considerar que el objeto, finalidades y todos los costos directos e indirectos
como
entregados
al funcionalidades del contrato 057 de 2005, a que alude el relacionados con aquella, gastos de
contratista, sin que se inciso final de las obligaciones generates del contratista, que administracion, imprevistos ordinarios
determine el uso final dado a transcribe, comprende un universo abierto e ilimitado de y utilidades.
los citados tubos.
obligaciones de entrega de bienes a cargo del contratista, sin
tener on cuenta que el mismo se encuentra circunscrito a la El
paragrafo
segundo
indica:
En la respuesta a la oferta del licitante contratista, que hace parte integral del "REAJUSTES. Dado que el contrato
comunicacion del hallazgo la objeto contratado...".
es
a
precio
global,
LA
RNEC
expresa
que
REGISTRADURIA, no despachara
cometieron un yerro, al incluir Por otra parte y como conclusion del concepto, expresa:
favorablemente
reclamos
en el oficio RDRCI-333 los
solicitudes de reajuste efectuadas por
tubos como entregados al ... 5.- Dados los hechos referidos y fehacientemente EL CONTRATISTA, por concepto de
contratista, sin embargo, no corroborados con documentos publicos, nos permitimos costos,
gastos,
actividades
o
suministra soportes que conceptuar: i) La percepciOn que orienta el sentido de los suministros adicionales que aquel
demuestren tal situaciOn y/o reparos de orden fiscal sobre los contratos adicionales 1 y 2 requiera para ejecutar el contrato, y
el uso de los mismos.
al contrato 057 de 2005, no toma en cuenta el verdadero que fueran previsibles a la fecha de
alcance del objeto contratado, toda vez que, imbuida de la presentaciOn de la propuesta."
Respecto a las 2.043.855 conceptualizaciOn doctrinaria del contrato "Have en mane,
tarjetas decadactilares, la categoria incorporada en el contrato 057 de 2005 y lgualmente, on la clausula 32 se
RNEC
sefiala
que
el expresada en algunos varies del clausulado en enunciados estipula: "EL CONTRATISTA asumira
contratista
suministro generates, olvida remihr esta oferta del contratista donde en su totalidad los riesqos que se
12.350.000 y se distribuyeron dicha voluntad contractual posee una materialidad precisa y deriven del cumplimiento de las
en total 14.043.855, con lo definida..."
obligaciones derivadas del presente
cual efechio la devolucion de
contrato y sere responsable frente a
las entregadas inicialmente y "...Estimamos, con todo respeto por opiniones discrepantes, LA
REGISTRADURIA,
por
el
cumpliO
con
el
objeto tales como la del hallazgo de la Contraloria General de la cumplimiento de las condiciones y
contractual de 10.000.000, Republica, que en relaciOn con la celebracion y ejecucion de funcionalidades minimas de los
generando un saldo adicional los contratos adicionales 1y 2 al contrato 057 de 2005, no bienes, equipos y aplicaciones
a favor de la Registraduria, existe riesgo alguno de detrimento patrimonial del Estado..." informaticas que se ha comprometido
situaciOn que no se refleja en a aportar, instalar e integrar por cada
la liquidacion del contrato, no Dentro del Acta de Reuni6n entre los Supervisores Contrato uno de los Subproyectos para la
se
evidenciaron Adicional 02 de 2009 al 057 de 2005 y El Consorcio Sagem integraci6n y entrega final en
modificaciones al contrato se expresa:
funcionamiento del Proyecto de
inicial en este aspecto, ni
Ampliacion de la ProducciOn y
se
tampoco
realizaron "...La supervision observa que la propuesta del Consorcio OptimizaciOn de los Sistemas de
registros contables de estos SAGEM. Incluye la impresora marca EPSON FX-890 por un Registro
Civil
e
IdentificaciOn
hechos econdmicos. valor unitario de un millon novecientos catorce mil pesos M/L Ciudadana, PMT, de LA
($1.914.000) IVA incluido, y que ese valor representa un REGISTRADURIA y de todos los
4. En el informe 085 del 26 de incremento del 76% frente a las mismas impresoras componentes
del
Proyecto,
noviembre de 2010, por concepto ofertadas por el mismo contratista y adquiridas por la entidad asumiendo, por lo tanto, a su riesgo,
de servicios en los diferentes en virtud del adicional 01 de 2009 al contrato 057 de 2005.
as costos, gastos y medios que se
subproyectos
se
incluyen
requieran a dicho efecto, can cargo al
$133.396
millones
A este respecto el contratista manifest6 que dicha situacion precio fijo que se ha pactado como
contablemente
se
registraron correspondia a un error en la valorizaciOn de los precios de remuneracion
por
tales
$122.740 Millones.
la impresora Epson FX890, debido a que el valor cotizado bienes".(Subraya fuera de texto)
corresponde a una impresora de diferentes caracteristicas,
Las
situaciones
descritas esto es la impresora FX2190.
Por otra parte, el numeral 8.3.13 de la
contratista solo se le cance16 el potenciar los logros obtenidos en el sistema AFIS y Registro de las clausulas contractuales del
saldo adeudado, descontado los Civil, producto de la primera fase del proyecto de contrato 057 de 2005 que consideran
valores senalados por el equipo Modernizaci6n TecnolOgica, P.M.T. de M Registraduria incluidos dentro del precio global del
contrato
los
costos,
gastos,
auditor correspondiente a la matte Nacional del Estado Civil".
y las impresoras del adicional 2, y De lo anterior la Interventoria y los asesores externos actividades o suministros adicionales
no se efectua ningOn conceptuaron que los bienes objeto de los contratos que cumplan con las condiciones
reconocimiento de ningOn valor adicionales No. 1 y 2 al contrato 057 de 2005, no estaban tecnolOgicas de ser requeridos para
descuento
por incluidos en los equipos que debia proveer el contratista en la optimizaciOn del objeto contrato
adicional
o
su solucion y que por ende era viable haber efectuado su (solucion integral) y ser previsibles a
insumos.
La entidad tratendose de los
insumos requeridos para la
producciOn de documentos de
identidad, producto del acta de
cierre del subproyecto, del acta
Monica final y del acta de
incluso
fiquidacido,
recibe
cantidades adicionales a las
pactadas en el contrato 057 de
2005 de elementos de mas para la
producciOn de documentos de
identidad.
funcionalidades requeridas en el
Con referencia a los tubos, indican
que el contratista Consorcio 1. El empresario no padre pedir aumento de precio a presente contrato".
Sagem no debia devolver los 660 pretexto de haber encarecido los jornales o los materiales,
tubos de tinta teniendo en cuenta o de haberse hecho agregaciones o modificaciones en el En el Estudio de Necesidad se
que no fueron usados por el. Por plan primitivo; salvo que se haya ajustado un precio justifico para el efecto lo siguiente:
tal raz6n, dentro del Acta 01 del 30 particular por dichas agregaciones o modificaciones. "La Registraduria Nacional del
de diciembre de 2005 no se citan 2. Si circunstancias desconocidas como un vicio oculto del Estado Civil no cuenta con stock de
Ms 660 tubos de tinta para resena, suelo, ocasionaren costos que no pudieron preverse, impresoras
para
reponer
o
toda vez que los insumos que se debera el empresario hacerse autorizar para ellos por el suministrar las que se dean".
relacionan como entregados por dueno; y si este rehusa podra acudir al juez o prefecto para
parte de la Registraduria Nacional que decida si ha debido o no preverse el recargo de la En consecuencia, la Entidad on la
del estado Civil hacia el Consorcio obra, y fife el aumento de precio que por este raz6n liquidaciOn del contrato 057 de 2010,
Sagem son Rollos de Laminado corresponda.
con relacien al valor de los bienes
Anverso, Rollos de Laminado 3. (...)". (Resaltado nuestro)
adquiridos mediante el "contrato"
Reverso y Hojas de Teslin.
adicional 01 al contrato 057 de 2005,
Manifiestan que efectivamente on Significa lo anterior que los contratos Ilave en mano o a no aplico la modalidad de "Ilave on
el oficio RDRCI-333 se cometi6 un precio fijo, admiten excepcionalmente un reajuste en el mano" con precio alzado, on los que
yerro, por el cual pidgin excusas, al precio tal como lo senala la legislaciOn civil vigente y eso fue el aumento del valor esta incluido, en
citar los tubos en la valeta 4 de la precisamente lo que ocurri6 en el caso on examen on el que el valor global del mismo, razOn por la
lista de insumos entregados al las adiciones este') sustentadas en hechos no contemplados cual no son objeto de adiciones, tal
en la oferta inicial del contrato y que en ningOn caso tuvieron como lo ha senalado la sale de
contratista.
por finalidad reajustar los precios inicialmente ofertados por consulta y servicio civil del Consejo
La entidad en su respuesta modificaciones del mercado en relacion con el costo de los de Estado, concepto 1439 de julio 18
manifiesta que la interventoria y insumos requeridos para el desarrollo del objeto contractual. de 2002, retomando el fallo de la
los asesores conceptuaron que los
secciOn Tercera del Consejo de
bienes objeto de los contratos De otra parte, conviene precisar que la genesis de los Estado del 06 de Agosto de 2006,
adicionales no estaban incluidos contratos Ilave en mano o por precio fijo, corresponde al Expediente 3886. Actor: CONIC;
en los equipos que debia proveer ambito de los contratos de obra, pero cuando traspasan el concepto on el que prohijo varies de
el contratista en su solucidin y que ambito de la arquitectura , corresponden a contratos de ajuste las consideraciones de la sentencia
por ende era viable realizar la alzado que significa una obra cuyo precio se fija a un tanto citada on los siguientes terminos:
adicion, sin aportar argumentos de global y requiere, por lo tanto, una invariabilidad de la obra
fondo que demuestren que realizar que corresponda a esa invariabilidad en el precio.
"Tratandose de contratos de obra
dichas adiciones con cargo al valor
pOblica, de manera general puede
global del contrato generarian un Para tal fin es necesario que se cumplan las condiciones de decirse que es muy frecuente que las
desequilibrio contractual, toda vez precio global fijado de antemano e invariable para la totalidad partes no conozcan a priori o desde
que no se allegaron pruebas de los trabajos previstos en la oferta y en el contrato y, el comienzo, las reales cantidades de
contundentes en materia correlativamente, que el contratista nunca podra sufrir obra que deben ser ejecutadas para
econ6mica y financiera que asi lo reduccion del precio o exigir aumento de este bajo ningtin completer el objeto contractual
demuestren.
pretext.
deseado, por to cual no estan
clausulas primera y quinta del tipo de contratos pues nadie puede garantizar la definici6n
De
otra
parte,
en
las
estipulaciones
contractuales
clausula cuarta, numeral 4.67 y el
numera 7.7 de la clausula septima
y las clausula veinfiseis y treinta y
dos, se consagre que los costos Por lo anterior, no es aceptable el argumento planteado por
directos o indirectos, riesgos y el organismo de control, al establecer que la modalidad de
contingencias, serian asumidos contratacidn elegida por la RNEC de Have on mano o a
por el contratista, mas no por precio alzado no admite adiciones on el precio, toda vez que
medio de adiciones que como se ha demostrado, en el presente caso no hubo
incrementaran el precio alzado del adiciones on el precio inicialmente ofertado para el desarrollo
contrato o modalidad Ilave en del proyecto, sino que estas obedecieron a la inclusion de
mano. Es de precisar que la items no contemplados on el proyecto ni on la oferta A lo anterior cabe aclarar que si bien
observation dejada en el informe presentada por el contratista, situation que conforme a lo las jurisprudencia on cita, se refiere a
de la vigencia 2009, no hace contemplado en las normas vigentes y on la jurisprudencia y contratos de obra bajo la modalidad
referencia a un hallazgo fiscal, por doctrine, admiten adiciones on el precio por agregaciones o de Ilave on mano con precio alzado o
cuanto a la esa fecha el contrato modificaciones de la obra o proyecto contratado.
global, esta fue la modalidad aplicada
no se habia liquidado y se podia
por la RNEC, para la celebracien del
realizar acciones tendientes a Ahora bien, frente a la conclusion del onto de control a partir contrato on comento de conformidad
subsanar la situation evidenciada. de lo contemplado on las clausulas del contrato relacionadas a su paragrafo y segundo de la
con las obligaciones del contratista, on el que endilga un clausula 26 antes citada.
En la respuesta la RNEC, aclara supuesto detrimento patrimonial por una "doble inversion de
que ni en el acta de liquidation, ni los recursos pahcos para lograr el mismo alcance Con relation al (liner de
el acta tecnica de recibo final se contractual", pasamos a demostrar que no hubo tal impresoras, se observe que aunque
contemplo valor alguno a cargo de duplicidad de inversiones para el cumplimiento del contrato. on la propuesta el consorcio se
la Registraduria por concepto de
incluye 900 unidades de impresoras
insumos, informed& que difiere El numeral 4.67 de la clausula 4 del contrato establece: dirigidas a las oficinas de registro
de lo expresado en el oficio DRN- "Llave on mano: Para los efectos de este contrato la forma civil, era previsible la necesidad de la
RDRCI-501 del 20 de mayo de de cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, renovation de las impresoras
2011, coma respuesta al informe la secuencia de su entrega y la interrelation de los obsoletas del PMTI con el fin de
preliminar contable senalando que componentes entregables consfituye conceptualmente un optimizar el sistema de Registro Civil
los insumos del Acta 01 si fueron contrato Have on mano, que debera ejecutarse de el cual fue incluido coma uno de los
reintegrados por el contratista y de conformidad con el plan de trabajo y cronograma de Subproyectos los cuales constituyen
ellos se descontaron $261.5 actividades de la propuesta que hace parte integral de este obligaciones principales del contrato,
millones por insumos (NI) y $358.9 contrato, e implica que EL CONTRATISTA adquiere el de conformidad a las clausulas 7.7 y
millones de rechazos asumidos compromiso de entregar a satisfacciOn de LA 32 del contrato.
por la RNEC. Por lo anterior la REGISTRADURIA el objeto contractual en funcionamiento y
observed& se ratifica y se le con los productos y servicios comprendidos on el." Ahora bien, respecto a la
aumentan los $261.5 millones de (Resaltado nuestro)
previsibilidad de las adquisiciones a
insumos NI (documentos con
la fecha de la presentation de la
datos incompletos). Es de precisar Como se puede observer, la clausula es Glare al establecer propuesta, estas se utilizan para la
que el uso y la devolucion de los que las obligaciones que asume el contratista bajo la expedici6n de documentos dentro del
insumos no se tuvieron en cuenta modalidad de Have en mano son las contempladas en la Sistema de Informed& de Registro
en la liquidation del contrato, los propuesta y no todas las que puedan surgir en la ejecucien Civil, lo cual es una actividad del giro
cuales aumentaban el valor del del proyecto, caso on el cual procede la adiciOn, conforme a ordinario del proyecto,
por ello
contrato a pesar que la clausula los argumentos antes expuestos.
estaba mas que dada la necesidad
senala que deberian ser devueltos
de entrega de nuevos equipos a
al finalizar el mismo.
Senate el numeral 7.7 de la clausula 7 sobre las obligaciones Registradurias cuyos dispositivos se
del contratista: "Suministrar con cargo al valor pactado en encuentren
on
estado
de
En relacion con los 660 tubos de este contrato, todos los bienes y servicios necesarios para el obsolescenda debido al continuo
tinta, la RNEC insiste que no cumplimiento del objeto, finalidades y funcionalidades uso de estos durante mas de cinco
fueron entregados al contratista, requeridas en el presente contrato."
arlos, en aras del correcto
pero no entrega soportes que
funcionamiento de la solution integral
demuestren el uso de los mismos El contratista cumplie con este obligaciOn, conforme a lo de ofrecida por el contratista a la
o que efectivamente no se pactado y suministro los insumos y equipos requeridos para Registraduria. Cuya oferta no es de
entregaron.
cumplir con el objeto del contrato.
estricto cumplimiento, on cuanto a
calidades y cantidades de los
Respecto a las 2.043.855 tarjetas Las adiciones para la compra de equipos, se soportaron en equipos, coma on otros tipos de
decadactilares, la RNEC da las necesidades de la administraci6n, que surgieron en contrato, debido a que su
explicaciones e indica que se desarrollo del proyecto, no previstas en la propuesta inicial y responsabilidad es de resultado, de
utilizaron en la ejecucien del cuya fin Ultimo fue hacer un uso mas eficiente y fortalecer los conformidad con el paragrafo de la
contrato y que el contratista servicios del proyecto, es decir, contemplan un agregado al clausula 5 del contrato. Esto es, que
sobrepas6 la obligation de cumplimiento del objeto contractual, que surge como lo importante dentro de la ejecucien
suministrar 10.000.000 tarjetas y necesidad de la administraci6n durante la ejecuciOn del del mismo, es que haga entrega de la
por el contrario suministr6 contrato, tal coma se colige de la revision de los estudios de soluciOn exigida por la RNEC. El
12.350.000 tarjetas, dejando a necesidad y conveniencia para la adquisicion de los equipos. mismo consorcio incluy6 esto dentro
de sus obligaciones contractuales, estipuladas en el Contrato que pudieran llegar a generarse por
075 de 2005, que contemplan entre otras las de certificar e l a realizacion de los mismos, se
cierre de los distintos subproyectos, entre ellos, el de entienden remunerados plenamente
producci6n y entrega por parte del Contratista, con base en con los valores que fueron
las verificaciones necesarias para el cierre del subproyecto consdnados par EL CONTRATISTA
en cuestion, determin6 un total de $20.429.007 cedulas de on la oferta econOmica (...) (Negtillas
ciudadania y 634.676 Tarjetas de Identidad, entregadas por y cursive fuera de texto).
el consorcio SAGEM, en virtud de la ejecuciOn del contrato
057 de 2005 al 31 de diciembre de 2009.3
De lo anterior se colige que los
contratos adicionales 01 y 02 no
De esta forma, se estableci6 que el saldo de documentos de debieron ser pagados por la Entidad,
identidad a producir para cumplir lo establecido en el puesto que la naturaleza del contrato
Contrato 057 de 2005, correspondia a 9.570.993 cedulas de 057, de Ilave en mano31, establece
ciudadania, y para el caso de las tarjetas de identidad que el servicio prestado por el
2.365.324.
contratista incluye todos "los recursos
de calculo para el total de insumos recibidos se soportan en debido al tipo de contrato escogido.
Asi las cosas, el resultado de sumar las actas de recibo de Ahora a la luz de la clausula 1 del
los materiales ingresados las cuales se anexa copia de cada contrato, en la que se estipulo la
una de ellas como elementos probatorios en 236 folios, en obligaciOn de la renovaciOn de haste
las que consta su recibo por parte de los funcionarios de la 30 millones de cadulas de ciudadania
entidad encargados de la coordinaci6n de production y a las personas mayores de 18 efts y
envies, arroja que en resumen se han ingresado insumos de haste 3 millones de tarjetas de
para producir ms de 28.7 millones de Cedulas de identidad para menores entre los 14 y
Ciudadania y ms de 2.3 millones de Tarjetas de Identidad. 18 anos, acompanada de otros
Lo anterior sumado al saldo de insumos pendiente a entregar objetivos de modernization como la
con carte al 30 del junio del 2011, en virtud del contrato de validacien y autenticaciOn biomatrica;
fiducia, en resumen la entidad recibira insumos para 131.3 los bienes objeto de los adicionales
millones de Cedulas y 3.1 millones de tarjetas, cifra que 01 y 02 constituyen bienes que hacen
garantiza la production de los 30.000.000 de cedulas de parte de la soluciOn tecnolOgica y
ciudadania y 3.0000.000 tarjetas de identidad, asi como los consecuentemente obligaciones de
rechazos documentados durante la ejecuciOn del proyecto, medio y que se derivan para el
como obligaciOn contractual.
cumplimiento de algunos de los
Finalmente, a manera de explicaciOn el concepto de resultados perseguidos, para el que
rechazos esta compuesto y clasificado por los siguientes tres fue celebrado el contrato 057 de 2005
criterios, haciendo la aclaracien al grupo auditor que los con el contratista SAGEM.
rechazos por "grupo sanguineo no informe "NI" se encuentra
inmerso dentro de lo que es considerado como rechazos, por Asi las cosas, teniendo en cuenta
lo que tecnicamente los 261.5 millones de rechazos por NI que para poder cumplir la obligation
(Grupo Sanguineo no Inforrna) estan inmersos dentro de los de la renovation de los documentos
359 millones de rechazos.
de identidad la misma conlleva a su
vez la obligaciOn de medio de
Reproducciones
suministrar
la
infraestructura
>
Grupo sanguineo no informe "NI"
necesaria para el efecto, dentro de la
rechazos por (Giese de expediciOn, huella, foto cual estan los equipos como lo son
firma, datos)
las impresoras utilizadas en la tome
de datos biograficos para cumplir con
Se observa que la entidad no asumi6 valor alguno por dicha obligaciOn de resultado, dado
concepto de Rechazos (Reproducciones, Grupo sanguineo que era previsibles que las
no informe "NI" y rechazos por (clase de expedicion, huella, impresoras adquiridas bajo el PMT I,
foto firma, dates), en razan las atlas de ingreso de material entraban en obsolescencia al
las cuales se adjuntan como elementos probatorios, momento de desarrollarse y
evidencian que el material utilizado para la producci6n de cumplirse la meta fijada para la
documentos (correctos y rechazados), fue a cuenta y riesgo renovacidin.
del contratista asumiendo ellos el valor econ6mico de los
mismos, en cumplimiento de sus obligaciones contractuales. En raz6n a lo anterior es que debe
Asi las cosas, se le prueba al ente de control, la no entenderse que la inclusion de los
existencia de un detrimento patrimonial por concepto de bienes de los contratos 01 y 02 no
rechazos.
constituye ajuste de precio en
Este demuestra con absolute claridad que el contratista agregaciones o modificaciones a la
Consorcio SAGEM asumi6 al 100% el costo de la producci6n solution pues esta precisamente
de los documentos, incluidos lo que fueron rechazados, y por consiste en la modernization
ende la Registraduria no realize ninguna erogacion por este tecnolegica que le permitiera a la
concepto, como lo senala acertadamente la auditoria al RNEC, mejorar inclusive entre otras
indicar en su informe preliminar que: "Los anteriores valores cosas su infraestructura para cumplir
no fueron reflejados en el Acta de Liquidacion del contrato ni con el resultado de renovar los
en los registros contables.", porque como queda demostrado, documentos de los ciudadanos
la RNEC no asumie tales costos.
colombianos.
Como se puede verificar en los valores consignados en el
acta suscrita y avalada por la Interventoria del contrato, al Respecto a este hallazgo, en la mesa
contratista solo se le cance16 el saldo adeudado, sin efectuar final con la entidad, el Director de
reconocimiento de ningiim valor adicional o descuento por Vigilancia Fiscal, se compromehe a
insumos de producci6n por concepto de rechazos o NI.
formar un equine multidisciplinario
Con base en las explicaciones precedentes, en los soportes para su evaluation, del cual se
que se anexan y en los valores que se establecen en el acta recibie este analisis:
de liquidaciOn del contrato 057 de 2005, queda totalmente
descartada la configuraciOn del daiio fiscal. Sobre el De la abogada Cynthia Ferrer
particular, es preciso indicar que la jurisprudencia, la doctrina Bermtidlez:
y los conceptos emitidos por la misma Contraloria General
de la Repthlica como ente superior de fiscalizaciOn, han sido "Luego entonces, 19 asistia al
claros al senalar que el presupuesto basico para endilgar contratista asumir la dotacien de la
responsabilidad fiscal sobre quienes desarrollan gestion infraestructura tecnolOgica -la cual
fiscal, es la existencia del dar) o lo que es lo mismo la comprende hardware y softwarecerteza de su ocurrencia.
necesarios para modemizar y
optimizer los procesos de registro
Sobre este particular, la Corte Constitutional en Sentencia civil de la Registraduria Nacional,
C-340 de 2007 precise:
donde el remplazo de las impresoras
"... En el articulo 6, que contiene las expresiones en estado de obsolescencia de las
demandadas, la ley incluy6 una definiciOn de daft Registradurias municipales as una
patrimonial al Estado, que puede descomponerse asi:
actividad necesaria, y no constituye
a. En primer lugar la norma contiene una descripciOn del un valor agregado o un plus al
dano como fen6meno objetivo.
proyecto que no se hubiera
De acuerdo con la norma que se estudia, para que exista considerado al momenta de la
responsabilidad fiscal debe haber una "lesion del patrimonio contrataciOn inicial, mas aim cuando
pUblico", sin la cual no existe daho patrimonial al Estado. El conforme al dicho de la RNEC,
legislador utilize el concepto juridico de "lesion" para precisar dichas impresoras son necesarias
el concepto general de "dello" lo cual implica que debe para la operabilidad de los sistemas
tratarse de un daho antijuridico. (Resaltado nuestro)
informaticos y on especial del PMT
A renglen seguido, la norma senala cual es el objeto sobre el En este particular no hay que perder
que recae la lesion y expresa que este pueden ser los bienes de vista que la obliged& a la que se
o recursos phblicos, o los intereses patrimoniales del Estado. sometiO el contratista es de resultado,
Luego describe el contenido de la lesion, al indicar que esta por lo que no se concibe la entrega
puede consistir en menoscabo, disminucion, perjuicio, de una herramienta integral sin un
detrimento, perdida, use indebido o deterioro. (...)"
elemento de suyo necesario pare la
correspondia al contratista y no a la
Insistir en tal afirmaci6n, implica para el ente de control, RNEC asumir la compra de las
asumir la carga de la prueba que soporte las aseveraciones unidades adicionales de impresoras.
tendientes a seiialar posible responsabilidad fiscal en la Ahora bien, frente al tema de
ejecucion del contrato No. 057 de 2005.
generacion de rompimiento de
"CLAUSULA
CUARTA.
EL
Con relacion a los 660 tubos de tinta, la Registraduria, indica CONTRATISTA se oblige con LA
que no existia obliged& de devolverlos y por lo tanto no REGISTRADURIA a SUMINISTRAR
fueron objeto de cuantificacion y analisis en el Ada de Cierre en sitio central 35 impresoras Epson
No. 10 del subproyecto producci6n y entrega y anexa como FX-890 alistadas, 15 escthneres
soporte copia de oficio del 13 de febrero de 2006, mediante Epson V700 y 75 captores de huella
el cual el Gerente del Proyecto PMTII, inform6 la existencia SAGEM MSO300 para web service,
de los tubos de tinta en la Coordinaci6n de Almacen e de que trate el anexo tecnico que
Inventarios; asi mismo, copia de la comunicacion hate parte integrante del presente
060328RNEC065 del 28 de marzo de 2006, suscrito por el contrato adicional, y a realizar la
consortia SAGEM en donde indican que no van hacer use instalaciOn de los esceneres y
de ellos. Es de precisar que los soportes descritos no captores on las diferentes oficinas de
permiten establecer si los citados tubas fueron entregados o ciudades capitales de departamento
no al contratista. Adicionalmente, en la presente auditoria, en determinadas
por
la
comunicacion DRN-RDRCI-333 del 5 de abril de 2011, la REGISTRADURIA, de conformidad
Registraduria los incluye coma entregados al contratista, sin con la programaciOn que para tal
que se determine el use final dada a los citados tubos.
efecto acuerden las partes."
En la respuesta a la comunicacion del hallazgo la RNEC En el studio de conveniencia de la
express que cometieron un yerro, al incluir en el oficio compra de dichos equipos, la RNE
RDRCI-333 los tubos coma entregados al contratista, sin esgrime coma parte de los
embargo, no suministra soportes que demuestren tal argumentos: " (...) Dentro de los
situation y/o el use de los mismos.
elementos necesarios para la entrada
Respuesta:
tubos teniendo en cuenta como primera instancia que dentro del pals, con e/ fin de dar continuidad
del Acta 01 del 30 de diciembre de 2005 no se incluyen los al plan de choque y mejorar las tasas
660 tubos de tinta para resefia, los insumos que se de producci6n en las ciudades que
relacionan como entregados formalmente por parte de la aim tienen dificultades para alcanzar
Registraduria Nacional del Estado Civil hacia el Contratista el las cifras esperadas, de la misma
Consorcio Sagem son Rollos de Laminado Anverso, Rollos forma, para envier la informed& de
de Laminado Reverso y Hojas de Teslin.
las tarjetas digitalizadas, para ser
cotejadas a nivel central; edemas, se
Tal como el mismo equipo auditor lo cita y se expres6 en el hace necesario adquirir captores
oficio RDRCI-333, desafortunadamente se cometi6 por biomOtricos
especificos
del
nuestra parte un yerro at citar los tubos en el listado de webservice, para dotar a las
insumos en la vineta 4 de la lista de insumos entregados al principales ciudades del pais, can el
contratista, sin embargo, tal como se expres6 en el mismo fin de poder Ilevar a cabo los
oficio (RDRCI - 333) en el parrafo inmediatamente continuo, aplicativos de autenticaciOn de la
los tubos no estan pendientes de entrega seg0n el Acta 10: identidad de los ciudadanos, asi
"...los insumos antes relacionados fueron considerados para como tambian una serie de
el proceso de liquidacian del Contrato 057 de 2005 de la impresoras de punto, las cuales
siguiente manera: en el Acta de Cierre No 10 "Subproyecto seran entregadas on las oficinas on
de ProducciOn y entrega a las Capitales de los las cuales no hicieron parte dentro de
Departamentos de los Nuevos Documentos de Identidad" las ultimas adquiridas y que estan
suscrita el 27 de Julio de 2010 por las partes, en su numeral pendientes por ser dotadas. Hay que
3.1.6. en el literal b, se contemplan los insumos de resaltar que las oficinas que no
producci6n a devolver por parte del contratista can cone a 31 cuentan can estos perifericos, no
de diciembre del 2009...".
podrOn hacer use de varies de las
opciones que brinda el webservice,
Haciendo enfasis en lo expresado, en el oficio las cuales son parte importante de la
060328RNEC065 el Consorcio SAGEM expreso "... el finalidad para la cual fue disefiado y
Consorcio SAGEM hara la entrega de los kits de desarrollado, teniendo on cuenta que
enrolamiento compuestos por Planchuelas, Radiilos y Tinta, es a travEs de estos dispositivos que
para ser utilizados en el periodo de enrolamiento masivo "en se realize la entrada de datos para la
papel", para toda la poblaciOn objetivo definida en el Contrato validaciOn y autenticaciOn de la
057 de 2005, raz6n por la cual no se hara use de los 660 identidad de los ciudadanos(...)
tubos de tinta para resefia dactiloscOpica...", los tubos de actividades que bacon parte de las
tinta forman parte de los Kits de enrolamiento en papel bondades del PMTII y por ende de la
suministrados por el Contratista y tal como lo expres6 el misi6n de la Registraduria Nacional
mismo Consorcio SAGEM no recibia los tubos de tinta que del Estado Civil, as! mismo, los
existian en la RNEC, por ende no utiliz6 los citados tubos, dispositivos de salida como las
raz6n por la cual no se relacionan en el Acta de Cierre No 10 impresoras".
del Subproyecto Produccion y Entrega a las Capitales de los
Departamentos de los Nuevos Documentos de Identificacion, TamblOn se debe verificar que las
la cual fue disenada, analizada y aprobada por las partes del adquisiciones hechas en este
Contrato 057 de 2005 (Consorcio Sagem, Interventoria adicional son requeridas para la
CIDLIS UIS y Registraduria Nacional del Estado Civil) y que funcionabifidad y operatividad del
reafirma que el Contratista el Consorcio Sagem no debia webservice, o lo son para repotenciar
entregar los tubos porque nunca los recibi6 y que no los o anadir valor agrogado al servicio;
utilizO. Tal y como se expresa dentro de la citada Acta 10 en para determiner entonces quien debe
su numeral 3.1.4 en el cuadro No 2 lila 2, el said por asumir el pago de los mismos.
entregar por el consorcio Sagem de Kit de resefia (tinta,
planchuela y rodillo) en cern (0).
Se observe que par medio del oficio
RDRCI-1195 de 28 de diciembre de
Los tubos citados por parte de la Comisi6n Auditora de la 2009 de solicitud de adicion y
Contraloria General de la Republica son serialados en los prerroga al contrato No. 057-2005 se
comunicados referenciados 13 de febrero de 2006 y del 21 lee: "De otra parte, se hace necesario
de febrero de 2006 los cuales fueron enviados como la necesidad de adquirir los equipos
documentos adjuntos en el oficio RDRCI 333 del 5 de abril que se relacionan, teniendo en
de 2011 enviado como respuesta al oficio ARRN 030; en el cuenta las siguientes razones, as!:
primero de estos (oficio del 13 de febrero de 2006) un escrito escaneres para apoyar el contra de
netamente informativo se indica ".., on la CoordinaciOn de acopio piloto y algunos centros de
Almacon e Inventarios de la RNEC, a la fecha solo existen acopio segan los acumulados
660 tubos del material referenciado..."; on el segundo oficio existentes, captores de huella con el
(del 21 de febrero de 2006) se hace referencia a Tarjetas fin de potencializar el use del
decadactilares y no a tubos de tinta.
webservice y respecto a las
improsoras para emptier la capacidad
De forma equivocada en el informe se expresa que "no de impresiOn on las oficinas remotes
suministra soportes que demuestren tal situacion y/o el use de la RNEC, (...)"
de los mismos", sin embargo, la Registraduria Nacional del
Estado Civil tiene y entreg6 como soportes de la no En el estudio de necesidades y
utilizacion de los mismos, los oficios citados anteriormente, conveniencia para la adici6n valor al
que para nuestro caso, son elementos suficientes can los contrato, "(...) Con la entrada on
cuales se expresa que los tubos que los mismos no fueron operacion del sistema Webservice es
entregados ni utilizados por parte del Contratista Consorcio necesario fortalecer los mecanismos
Sagem.
can los que se cuenta actualmente la
Mediante oficio DRDRCI 522 del 29 de Julio de 2010, Por su parte, el abogado Horacio
suscrito por la Supervision del Contrato y dirigido al Lopez Mosquera, indica:
Consorcio SAGEM, se evidencia el suministro del material
necesario para el proceso de enrolamiento de la poblacion "De/ analisis de los tarminos de
objeto del contrato. En virtud del mencionado oficio, se referencia, la oferta, la modalidad del
conmin6 al consorcio a hacer la entrega del faltante, contrato y
la complejidad que
correspondiente de 43.855 tarjetas decadactilares, para demandaba su ejecucien, se inhere
completer las tarjetas iniciales puestas a disposici6n en que el costa de los elementos
delegaciones y oficinas centrales, habida cuenta que ya se suministrados quedan comprendidos
habia surtido el suministro de dos millones (2.000.000) de dentro del alea normal del contrato,
tarjetas en la medida que se superb el compromiso los que debia asumir el contratista.
contractual de diez millones de tarjetas asi:
No existe prueba real, indicative que
dichos
insumos
fuesen
En atenci6n a lo observado, el Consorcio SAGEM mediante extraordinarios, imprevisibles y
comunicacion 10081 9RNEC2248, informa a la Supervision anormales al componente que
sobre la adquisicion de trescientas cincuenta mil (350.000) implicaba la ejecucien del objeto
tarjetas decadactilares, de lo que se concluye que se contratado, requisitos determinantes
devolvi6 y utilizo en el proceso el material entregado por la para que la entidad estatel
Registraduria correspondiente a 2.043.855 tarjetas. Es ms contratante se viese brigade a
acorde a esta cifra, se suministraron por parte del contratista reparar la ecuaci6n econamica del
trescientas seis mil ciento cuarenta y cinco (306.145) tarjetas contra to.
decadactilares sobrantes que se destinaron al proceso.
Asi las cosas, el costo de la
Por tal raz6n se prueba y reiteramos que el contratista renovacien y/o actualizacien de
entreg6 el material Decadactilar requerido para el equipos, como los que fueron objeto
enrolamiento en papel de todos los documentos producidos de los adicionales, debian ser
en marco del PMT II, el material decadactilar inicialmente asumidos por e/ contratista, maxime
entregado a SAGEM por parte de la Registraduria Nacional que el conocia muy bien la primera
del Estado Civil, que fue devuelto en su totalidad.
fase, porque la habia desarrollado.
Se adjunta nuevamente copia de las actas de entrega de Aunado a lo precedente, no aparece
tarjetas decadactilares y remisiOn como prueba, con las el mas minimo indicio del cual se
cuales se puede verificar las cifras de tarjetas entregadas por deduzca que de asumir el costo de
parte del Contratista Consorcio Sagem a la RNEC, en los adicionales, al contratista se le
cumplimiento de las obligaciones contractuales, privase de las ganancias y/o
adicionalmente, a continuaciOn se presenta un cuadro utilidades razonables, que hubiera
resumen con el detalle de la entrega de las decadactilares:
obtenido si la relaciOn contractual
hubiera poclido cumplirse en las
CUADRO DE DECADACTILARES ENTREGADAS CONTRATO 57 condiciones tenidas en cuenta
inicialmente. Es mas, no obra la mas
Remisiones
Cantidad
Total
minima prueba indicative de que, por
N
Fecha
(Panamerican
Decas
decas
asumir dicho costo, se to llevase at
N Facture
Facture
a)
Entregadas
facture punto de pardida, por ende no existia
217709
200.000
nada que equilibrar desde el punto de
vista economico".
218805
146.000
216992
151408
03/08/2006
216836
279.000
75.000
216575
216534
50.000
50.000
217472
200.000
224.842
225311
100.000
74.000
224404
224745
224095
50.000
150.000
94.000
224403
223995
224395
50.000
56.000
223850
223895
223702
223726
223095
223701
222969
2
154943 08/11/2006
157358
18/01/2007
222970
231543
231544
229005
229310
38.000
54.000
56.000
54.000
46.000
110.000
42.000
21.000
5.000
247.000
247.000
44.000
100.000
1.000.00
0
158333 15/02/2007 ,
158393 19/02/2007
159068 06/03/2007
159608 22/03/2007
160473 18/04/2007
161016 03/05/2007
10
170821 . 04/03/2008
11
171268 17/03/2008
229003
229004
227465
80.000
128.000
30.000
229002
232079
232080
233863
233864
234738
234739
234736
234737
234734
234735
234733
236212
236213
236211
236210
236207
236208
124.000
200.000
200.000
200.000
100.000
70.000
10.000
235975
238782
238781
238779
238780
238777
238778
238775
238774
238772
238773
238770
238771
238768
238769
238767
238758
238756
238757
238753
238755
238751
238752
238728
238749
238707
238727
238705
238706
239243
239244
239242
262773
262777
262767
262769
100.000
70000
60.000
30.000
13.000
120000
150.000
100000
88.000
5.000
150.000
10.000
4.000
262766
264202
264437
263736
263737
263504
263735
263502
263503
10.000
150.000
30.000
20.000
10.000
50.000
50.000
100.000
100000
100.000
100.000
10.000
10.000
10.000
30.000
30.000
30.000
55.000
15.000
100.000
10.000
150000
100000
100.000
150.000
200.000
200.000
100.000
100.000
200.000
100.000
50.000
500.000
150-000
200.000
100.000
50.000
40.000
150.000
10.000
60.000
100.000
40.000
Del
anterior
planteamiento
y
partiendo de la base de que los
equipos
comprados
no
se
encontraban incluidos de manera
particular y concreta en las pliegos, la
oferta y el contrato, surge la pregunta
que nos hemos hecho en varias
2.000.00 ocasiones con el doctor Ferney, pero
0
que no ha sido resuelta de manera
tecnica, y es la siguiente:
Los elementos comprados en virtud
de los adicionales 1 y 2 (lmpresoras y
scanner
biometricos)
eran,
al
momento
de
la
contrataci6n,
esenciales para el funcionamiento del
1.000.00
Web Service y la oficinas de la
0
Registraduria, de tal forma que sin
ellos no se hubiera podido entregar la
1.000.00
soluciOn integral objeto del contrato,
0
o si por el contrario, representaban
una mejora o plus a dicha solucion?
400.000
263321
263469
263067
12
171853 05/04/2008
263068
263065
20.000
15.000
15.000
263066
263063
35.000
80.000
263064
263061
50.000
50.000
263062
263059
20.000
5.000
263060
263056
10.000
5.000
263058
263054
5.000
10.000
263055
5.000
263051
5.000
263050
263048
5.000
5.000
263049
5.000
263047
5.000
264848
264849
50.000
150.000
264850
264980
264981
100.000
150.000
50.000
265033
265066
100.000
50.000
265650
265651
100.000
50.000
265723
140.000
265725
60.000
302528
200.000
14.000
302529
302530
302531
302532
302533
302534
302535
303241
303242
303243
303244
303254
303245
303246
303247
303248
303249
303251
303252
13
187148 04/08/2009
14
191258
14/12/2009
50.000
50.000
85.000
40.000
37.000
17.000
9.000
45.000
40.000
50.000
55.000
45.000
45.000
25.000
40.000
20.000
60.000
100.000
35.000
5.000
303253
5.000
303255
315802
28.000
50.000
316123
316126
45.000
4.000
316127
316128
316130
316132
50.000
10.000
10.000
6.000
316134
316155
316156
316157
5.000
25.000
15.000
5.000
316158
316159
20.000
35.000
316160
1.000
316308
316309
316110
5.000
10.000
15.000
316312
316313
20.000
316314
316315
316316
316317
316318
316332
316430
316431
25.000
25.000
5.000
10.000
25.000
10.000
15.000
34.000
15.000
316432
5.000
331546
300.000
200.000
200.000
15
196835 15/06/2010
331870
336529
16
198542 09/08/2010
336730
150.000
Total Decadactilares
Entregadas
500000
350000
12.350.0
00
18
"La liquidacion final del contrato tiene como objetivo Raz6n por la cual, carece de
principal, quo las patios definan sus cuentas, quo decidan suficiente sustento juridic, el
en qua estado queda despas de cumplida la ejecucien de argumento de la autonomia de la
aqua quo alli se decidan todas las reclamaciones a quo voluntad de las partes contratante,
ha dado lugar la ejecucian del contrato, y por esa raren es consistente en quo la obligaciOn
ese el momenta en quo se pueden formular las diferida fue estipulada y acordada por
reclamaciones quo se consideren pertinentes. La las partes al momenta de suscribir el
liquidaciOn finiquita la relacion entre las patios del negocio referido instrumento contractual.
juridico, por ends no puede con posterioridad demandarse
reclamaciones quo no hicieron on ese momento"38.
Lo anterior tiene total fundament en
Asi puss, la liquidaciOn definitive de un contrato corresponds quo la autonomia de las partes
a un balance o carte de cuentas quo permit precisar si contratantes tiene sus limites como lo
alguna de las partes de en contrato le debe alga a la otra u son las normas de derecho public,
otras y, en caso afirmativo, canto.
ejemplo el articulo 136 del C.C.A., tal
Respect de los efectos quo genera la liquidaciOn de un como lo la ha expresado on reiterada
contrato, especialmente on aquellos casos en quo la misma jurisprudencia
el
H.
Corte
se adopta de manera bilateral, es decir, por acuerdo entre Constitutional, en Sentencia C-154
las partes, la Sala ha puntualizado reiteradamente, lo de 1997. Magistrado Ponente: Dr.
siguiente:
HERNANDO HERRERA VERGARA,
.. El acta quo se suscribe sin manifestation de la quo el equipo auditor a
inconformidad sobre cifras o valores y en general sabre su continuaciOn se permite citar:
zontenido, este asistida de un negocio juridico pleno y
valid, porque refleja la declarac!On de voluntad on los "Esa facultad de contratacion por
terminos quo la ley supone deben emitirse, libres o exentos parte del Estado se desarrolla dentro
de cualesquiera de los vicios quo pueden afectarla. As1 de un marco legal asignado a!
tiene quo ser Se debe toner, con fuerza vinculante, lo quo Congreso de la Repartee para la
se extrae de una declaration contenida on un acta, porque expedicia del estatuto general de
las expresiones volitivas, mientras no se demuestre lo contratacien de /a administraciOn
zontrario, deben ser consideradas para producir los efectos ablica y en especial de la
quo se dicen en 01. "33.
administraciOn nacional (C.P., art.
En of mismo sentido, la Jurisprudencia de esta Corporation 150, inciso final), normatividad quo
precise:
subordina la actuaciOn de las
"La liquidacion de mutuo acuerdo suscrita por las partes, entidades estatales y on
constituye un acto de autonomia privada de aquellos quo consecuencia la de sus servidores
le da firmeza o definiciOn a las prestaciones mutuas entre pablicos en la ejecucton de todas las
sf, de tal suede quo constituye definition de sus creditos y etapas
contractuales.
deudas reciprocas, no susceptible de enjuiciarse ante el Adicionalmente, tales funciones,
organ jurisdictional, coma no sea quo se acredite alga como actividad estatal quo son,
vicio del consentimiento quo conduzca a la invalidacien de tienden a lograr la Menden de
la misma, tales como: error, fuerza o dole.
resultados positivos bajo esthete
V posteriormente, sobre el mismo tema, reafirmo su criteria sujecia, tante para su regulacien y
on los siguientes tenninos:
realizacia, a los principios de
"Es evidente quo cuando se Oujda un contrato y las aeries igualdad,
moralidad,
eficacia,
firman el acta de liquidacion sin reparo alguno, estos on economfa, celeridad, imparciadad y
principio no pueden mafiana impugnar el acta quo tal publicidad quo gobieman la fund&
acuerdo contiene, a menos quo exista error u omisian administrative on general. (..)
debidamente comprobado. La liquidacion suscrita sin reparos Dentro de la autonomia de la
es un autentico carte de cuentas entre los contratistas, on la voluntad quo tiene la administration
cual se define quien debe, a quien y cuanto. Como es legico para contratar, es necesario precisar
es un acuerdo entre personas capaces de disponer y las quo como funcien administrative quo
reales sobre el consentimiento sin vicios rigen on su ejerce, constituye una funci6n
integridad"11.
reglada, lo quo significa quo debe
Pronunciamientos mas recientes de la misma Corporacign someterse estrictamente a las
reafirman, en jurisprudencia radicada bajo el nOmero 16850 estipulaciones legates sobre el
del 5 de marzo de 2008, con ponencia del Consejero particular, para la baqueda del logro
Ponente Enrique Gil Botero, quo:
de las finalidades estatales
"Ha sido jurisprudencia reiterada de esta Sala quo cuando la mencionadas. Por consiguiente, el
liquidaciOn del contrato se realize entre la administration y su grado de autonomia quo tiene la
contratista, si no se deja salvedad on el acta on retain() con autoridad administrative se ve
reclamaciones quo tengan cualquiera de las pates, no es ostensiblemente limited fronts a las
posible quo luego se domande judicialmente of pago de las reglas del derecho pablico, on
prestaciones surgidas del contrato..."(...)
materna de contrataciOn. (...)
"Es evidente quo cuando se liquida un contrato y las partes Finalmente, las estipulaciones sabre
firman el acta de liquidacion sin reparo alguno, Astos on el precio, of plaza y las condiciones
principio no pueden mailana impugner el acta quo tal generates del contrato no pueden
acuerdo contiene, a menos quo exista error u omisien pactarse on forma caprichosa ya quo
debidamente comprobado. La liquidaciOn suscrita sin reparos deben ajustarse a la naturaleza y
es un autentico carte de cuentas entre los contratistas, on la finalidad del contrato y a las quo
cual se define quien debe, a quien y cuanto. Como es 16gico resulten mas convenientes para la
es un acuerdo entre personas capaces de disponer y las entidad estatal."
reglas sobre of consentimiento sin vicios rigen en su Por Ultimo, con relaciOn a quo la
integridad.
Entidad, como mecanismo para hater
cumplirse
la
respective "AmpliasiOn de la Produccion y OptimizaciOn de los actuates
de
obligacien, el contratista este en la Sistemas de Identificacion y Registro Civil de la
obligaci6n de entregar el Ultimo Registraduria Nacional del Estado Civil, PMT", mas no de
modelo o version sin que vane su unos equipos y/o aplicativos que funcionaran de manera
oferta economise, ni los costos del independiente entre si.
contrato, ni se entienda variacion Lo anterior cobra gran importancia por cuanto la soluciOn
en sus condiciones. Lo anterior, objeto del contrato es concebida e instalada teniendo en
sin perjuicio de las actualizaciones cuenta la Ultima tecnologia existente al momento de iniciarse
del software instated que surjan la eiecucien del contrato pues es evidente que toda la
durante la ejecuciOn del contrato". soluciOn funciona bajo la interrelacian de unos aplicativos y
19
El numeral 4.4 del contrato unos equipos que conforman, al final, un sistema complejo.
establece: "Actas de entregas Es importante tener en considered& que en el Contrato 057
parciales: Una vez terminado y de 2005 se habia establecido un cronograma de ejecucialn
entregado a satisfacciOn cada de las diferentes actividades las cuales estaban
subproyecto se pueden suscribir determinadas por un orden cronolagico y secuencial desde el
actas parciales de entrega, sin 2006, para poder adelantar todas y cada unas de las
perjuicio de la verificasion en la actividades de forma subsecuente; es por esta razon que,
liquidaciOn final del contrato, una por ejemplo, el primer subproyecto en ejecutarse fue el de
vez este finalized, de todo el Repotenciaci& del Sitio Central de Registro Civil, teniendo Fundamentado en estos conceptos el
proyecto y del funcionamiento en cuenta que si no se contaba con la infraestructura equipo auditor interpreta que la
integrado del sistema emptied y tecnolOgica para este sistema, no se podia consolidar la intention de la inclusion de la
optimizado de acuerdo con lo informed& de subproyectos coma la digitalized& y la clausula 30 dentro del contrato 057
establecido en los Terminos de grabaciOn de registro civiles. Asi mismo, fue realizada la buscaba que el contrato Have en
Referencia, la (Merle y el presente unificacian y ajuste de las Aplicaciones de Registro Civil, con mano a desarrollarse en 5 afios,
Contrato. Se entiende que la el fin de posibilitar la instalacian del sistema y conexion de finalizara dotando a la RNEC con
transferencia de propiedad y of nuevas oficinas. De manera similar, fue adelantada la tecnologia actualizada y no obsolete.
cumplimiento del contratista al repotenciaciOn del slim central de identificacion, en el marco RazOn por la cual los cronogramas, a
objeto del contrato, solo se del subproyecto MTR-AFIS, con el fin de incorporar los datos pesar de servir para el control de la
producira con el acta de recibo de informed& proveniente del enrolamiento y la conversion entrega del software desarrollado y
final sin que pueda considerarse la de tarjetas decadactilares, permitiendo la consolidacion de la hardware utilizado por SAGEM para
existencia de entregas parciales, informaciOn de los solicitantes y posterior producciOn de aplicabilidad on su momenta, no
cierran el subproyecto ni las actas de
coma recibos definitivos para documentos de identidad.
ningOn fest. Lo anterior, dada la Los cronogramas aprobados y utilizados dentro de la entrega parcial lo hacen, esto solo se
naturaleza del contrato Ilave en ejecuci6n del Contrato 057 de 2005 y que sirvieron como da cuando se suscribe el acta de
guia y carte de navegacian para la verificaciOn de cada una recibo final.
mano.""
En visite tecnica se estableci6 que de las actividades y su cumplimiento on el tiempo han sido Lo cual permite colegir que los
tecnologia
instalada enviados en diferentes comunicaciones a los equipos equipos eran de Ultima tecnologia
la
corresponde al afio 2006 y no da auditores de la Contraloria General de la Republica en las cuando se presento la propuesta y no
cumplimiento a lo estipulado en la diferentes vigencias, sin embargo, se adjuntan nuevamente, cuando se produce la transferencia
"Renovecian con el fin que se revisen los tiempos en los cuales el de propiedad de los mismos, cinco
clausula
30
tecnolOgica" del contrato 057 de contratista debia cumplir cada una de las obligaciones, afios despues de suscrito el contrato.
incluido el aprovisionamiento de material y equipos.
2005.
Se evidenciO que los equipos mas Una vez se conk) con esta plataforma tecnolOgica, se Dado que el numeral 4.4 del contrato
utilizados en la plataforma PMTII adelantaron los subproyectos de Conversion y mas adelante senala que "... el cumplimiento del
corresponden a servidores DELL el AFIS y el Enrolamiento, teniendo on cuenta que se contratista al objeto del contrato, solo
PowerEdge e IBM series P y requeria los equipos para almacenar la informed& se producira con el acta de recibo
estaciones de trabajo (Desktop) capturada en cada uno de los procesos adelantados en final" y teniendo en cuenta la
DELL Optiplex portatiles IBM Think estos (decadactilares digitalizadas y solicitudes de tramites importancia y relevancia de los
Pad e impresoras Epson, dentro de documentos de identidad) y su posterior procesamiento y sistemas de information aqui
de la muestra tomada en las finalizaciem de la cadena productive en la fabrication de los manejados no es congruente lo que
diferentes visitas se encontraron documentos de identidad.
sonata las RNEC con el numeral 4.5
servidores DELL PowerEdge 2900 Para el caso de Registro Civil posterior al subproyecto de del contrato en el cual se define: Asi
y estaciones de trabajo (Desktop) Repotenciacion de Sitio Central, se procedi6 al desarrollo de las cosas es impropio que la RNEC
DELL Optiplex 745 y GX520, las actividades de digitalization y grabaciOn de Registro civil acepte como renovation tecnolOgica
impresoras Epson FX 2190, teniendo Ia infraestructura para su almacenamiento, equipos con cuatro anos de use por
servidores IBM series P 5 modelo posteriormente las actividades para la logistica del parte del consorcio SAGEM, y que al
90 u.
despliegue y de Ia conexi6n de nuevas oficinas a nivel momento
de
realizarse
la
Se encontr6 que los equipos de national y la unification y ajuste de las Aplicaciones de transferencia de propiedad de que
computo correspondientes al sub Registro Civil.
habla el numeral 4.4 del contrato
proyecto de 900 oficinas y Hay que indicar que las labores para cada uno de los podrian considerarse obsoletos.
renovation, corresponden en su subproyectos y Ia entrada en operaci6n de los diferentes
mayoria a equipos DELL Optiplex sistemas, requeria no solamente de una plataforma En este hallazgo, el Director de
745 Y GX520, que, con base en la tecnolOgica en Ia sede central de la Registraduria Nacional Vigilancia Fiscal tambien considero
informaciOn recaudada, fueron del Estado Civil, sino que tambien era necesario Ia necesario un analisis por un abogado
puestos en producci6n a finales configuration e instalaciOn de los mismos, en los centros de independiente al proceso auditor, por
del 2007 y comienzos de 2008. acopio y sedes de la entidad a nivel national.
lo que la Dra. Cynthia entregO al
Una vez verificada la information El suministro de los equipos se dio de acuerdo con el equipo auditor lo siguiente:
de fabrication de los equipos de desarrollo y la necesidad de ejecuciOn de cada uno de los
c6mputo ya mencionados, se subproyectos y el cumplimiento del cronograma del proyecto, "Se observe que el contrato No. 057
evidenci6 que estos corresponden tal como se expres6 en los parrafos anteriores; por otra parte de 2007 susaito con el contratista
a tecnologia liberada en el ano y tal como se ha hecho claridad en los diferentes SAGEM se realize, bajo la modalided
2006. Igualmente, en la muestra comunicados enviados, incluido el RDRCI-453, los bienes "(lave en mano" con prestaciones que
seleccionada,
los
servidores tecnolOgicos a entregar se relacionan on la Oferta Monica involucran obligaciones de resultado.
encontrados corresponden en su Volumen II, Propuesta Detallada SE24-02-009546-03 de
mayoria a equipos DELL Noviembre de 2005, capitulo 17. RelaciOn de los En la obligaciOn de resultado se hace
Poweredge 2900, fabricados en el Entregables, que hace parte integral del objeto contratado, referencia a un determinado efecto
2006. De igual forma, se verifica se relacionan cada uno de los elementos de hardware objeto material y/o juridic, y se deja al
en el sitio web de Microsoft que de entrega a Ia Registraduria por parte del contratista, on contratista la fibre escogencia de los
para los sistemas operativos ejecucien del contrato 057 de 2005, los cuales correspondian medios y modalidades necesarias
Windows Server 2003 R2 a la tecnologia mas avanzada y liberada conocida en el para su realizaciOn. Es decir, lo que
Standard Edition y Windows XP mercado a la fecha de la presentation de la propuesta.
es debido pare el contratista es el
Professional asi coma la vigencia
rosultado, y pare cumplir
del soporte al respectivo sistema "... De otra parte la Clausula 30 del contrato 057/05, estipula exactamente la obliged& el deudor
operativo, una vez liberados al que el contratista debe suministrar la ultima tecnologia que debe realizar dicho rosultado, si on el
mercado lograron disponibilidad exista en el mercado al momento de cumplir con las rosultado no se realize la obliged&
plena a nivel mundial en marzo de obligaciones derivadas del contrato...", edemas, "... en el se considera incumplido, aunque el
2006 y diciembre de 2001 y su desarrollo del contrato, y con forme a la dinamica del deudor se haya comported de
soporte tecnico principal finalize en mercado de las TIC's, se presentaron los avances manera diligente.
julio de 2010 y abril de 2011 tecnologicos que dejaron en evidencia soluciones de ultima
respectivamente.
tecnologia superiores a las ofertadas..."
El contrato suscrito, prove la
Lo anterior evidencia que la
ejecucion de 9 sub proyectos
tecnologia instalada corresponde Hay que recordar que a la fecha, los saltos tecnologicos y orientados al area de rogistro civil y
en su mayoria al alio 2006, y no a cambios de modelos de tecnologia por las mismas de identificadan; no obstante, el
tecnologia de 2010, vigencia en la condiciones del mercado, se dan con mayor frecuencia y el contrato es clam al definir que el
cual se debi6 realizar la tiempo de cambia entre unos y otros se ha reducido objeto del mismo es el de proveer a
renovation tecnolOgica de que bastante; sin embargo, los aspectos relevantes no solamente la Registraduria Nacional del Estado
trate la cleusula 30 del contrato en se deben visualizer frente al modelo o version que se Civil de una SOLUCION INTEGRAL,
comento.
encuentra disponible en el mercado o tecnologias futures por lo que es apenas 1606 que el
Se establece darlo patrimonial en proximas a salir, sino que por la importancia y relevancia de cumplimiento del mismo, -tratandose
los bienes susceptibles de los sistemas de information aqui manejados, se adelanto un de una obligaciOn de rosultado- se
renovation, pero al tenor analisis y verification para que el desarrollo e identifique con Ia entrega de la
incertidumbre on la cuantificacion implementaciOn de los sistemas de information cumplieran totalidad de los productos por parte
del valor del daho patrimonial se con lo expresado en el Conpes 3323 en sus del contratista a la RNEC, y que este
establece la necesidad de solicitar recomendaciones "4. Aprovechar y no perder las se entienda cumplida efect&
implementer la nueva plataforma PMT II en las estaciones cumplimiento del objeto contractual
misionales de identificacien y registro civil.
acompasado con las entregas
Tal coma lo expresa el equipo auditor dentro del texto los parciales hechas durante la ejecucien
modelos de equipos y versiones a partir del ano 2006, hay del contrato, pues par tratarse de una
que tener en cuenta que la Oferta Tecnica Volumen II, obliged& de resultado, la
Propuesta Detallada SE24-02-009546-03 tiene fecha de vetificaci& del producto final al
Noviembre de 2005, edemas que el cumplimiento de las terminar la ejecuci& del contrato es
obligaciones fue dada segtin las fechas descritas al siguiente la Unica que debe ser valida para
cuadro, par lo tanto en el momenta del cumplimiento de la determiner of cumplimiento del
obliged& contractual, cumple con lo estipulado en la contrato susctito.
Clausula:
De igual manera el contratista no
Como lo expresa la citada clausula 30 del contrato 057 de puede justificar el cumplimiento de la
2005, los bienes deblan corresponder a Ultima tecnologia al obligacion, con Ia verificaciOn del
momenta de cumplir con las obligaciones del contrato; par cumplimiento de cada uno de los sub
otra parte, hay que resaltar que dentro del desarrollo y proyectos a traves de las actas de
ejecucien del Contrato 057 de 2005, para el caso de algunos interventoria que fueron suscritas par
bienes tecnolegicos para los cuales en el momenta de su las patios, estas dejaron clam que
entrega en el mercado se contaba con equipos de estas actas de entregas parciales no
configuraciones superiores, se Ilevaron a cabo las pueden ser con fundidas con of
correspondientes Actas de Renovacien Tecnologica, las cumplimiento de las obligaciones del
cuales deberian ser compatibles con la arquitectura definida contratistas, debe entenderse coma
para el PMT II y que se resumen en el siguiente cuadro:
lo son, coma simple entregas
parciales.
La Interventoria CIDLIS UIS dentro de su comunicaciOn GPINT-PMT-1805-10 y GP-INT-PMT-1902 entregadas en En el anterior orden de ideas, no
respuesta a las consideraciones hechas par parte de la puede tenerse de recibo la respuesta
comisian auditora de ese momenta, con respecto a la de Ia RNEC al advertir que of
Clausula 30 del Contrato 057 de 2005, expresan "... Por lo contratista cumplio con la clausula de
tanto, insistimos en que segan e/ Contrato 057 de 2005 la renovacien tecnolegica coma quiera
tecnologia de los bienes y servicios objeto del contrato, que al hacer las entregas perorates
deberia ser In ultima vigente al momento de cumplir la de cada uno de los sub proyectos lo
respective obligacion, segrin el plan de entrega contemplado hizo con tecnologia del tiempo del
en la Creosote 15 ibidem y no a la finalized& del proyecto, cumplimiento de los mismos. No
como interpreta equivocadamente la Contraloria..."
puede confundirse el cumplimiento de
la prestaciOn de resuttado pactada
Por otra parte, de acuerdo con los conceptos del 28 de con el cumplimiento de las
octubre y 9 de diciembre de 2010, entregados por parte de obligaciones que se dieron en el
los asesores externos de la Registraduria Nacional del desarrollo de la ejecuci6n contractual,
Estado Civil, los doctores Chavarro y Lemos exmagistrados como si se tratara de obligaciones de
del Consejo de Estado, expresan lo siguiente:
media y las mismas se identificaran o
se asemejaran a la entrega pactada
"...En relacion con la interpreted& de la clausula 30 at finalizar la ejecuci6n de la
ratificamos lo expresado en los numerates 1 a 3, 4.1 y 5 de obliged& final. Lo determinants es
nuestro concept de 28 de octubre de 2010, y precisamos el la verificacien al final de la ejecuciOn
alcance de lo expuesto en los numerates 3.1 y 4, en to que contractual de la entrega de lo
concieme a la solicitud prosentada por ustedes.
pactado por las partes, y conforms lo
Como ya se anoto, dado que el contratista se oblig6 a evidenci6 el equipo auditor las
pro veer la renovaciOn tecnologica que se registre durante la soluciones integrates fueron
ejecucien del contrato, es decir, a entregar a la entregadas a la RNEC junto con
REGISTRADURIA la Ultima tecnologia que exista en el equipos
que
presentaban
mercado "al momenta de cumplir las obligaciones derivadas obsolescencia tecnolegica al
del contrato.", se debe determiner coal es e/ momenta de momenta de finalizar la ejecucien del
cumplimiento de las obligaciones habida cuenta de que el contrato.
objeto contratado este integrado por una serie de
subprogramas y subsistemas que configuran una obliged& Ahora bien, el desarrollo de cada uno
de resultado y dentro de los cuales el contratista se oblige a de los sub proyectos no implicaba
suministrar insumos, equipos, hardware, software, necesariedad de la transferencia de
construcciones, etc., realizando entregas parciales pero la propiedad por parte del contratista
definitivas de los productos, de acuerdo a un plan de trabajo a la RNEC, asi este pudo desarrollar
y a un cronograma de actividades aprobado por las pattes, los aplicativos necesarios para la
hasta formalizer la entrega del producto final pactado con puesta on funcionamiento del
arregto a la obliged& de entregar a la Registraduria of software y de las cremes
sistema integrado correspondiente at PMT
hetramientas y al finalizar la pruebas
respecto de la funcionabilidad e
Partiendo de lo expuesto precisamos entonces que las integrabilidad de la solucion
entregas parciales constituyen cumplimiento de la obliged& informetica desarrollada, se pudo
respective on rolacion con cada subprograma o subsistema, proveer de los hardware de Ultima
segan lo convenido en la clausula 15 del contrato 057 de tecnologia con of fin de ser
2005, por lo que no puede exigirse at contratista la entregados a la RNEC. Esto fundado
actualizacien de tecnologlas, programas y aplicativos ni en el hecho de que la solucion
suministros de hardware o cambios de equipos ya integral primordialmenle incluia of
ejecuciOn del contrato, carece de todo sentido desde el punto De las pruebas recaudadas de la
de vista tecnico pues es bien conocido que la tecnologia situation
configurative
de
la
evidencia dia a dia avances en relacian con los softwares, irregularidad, se observe que no
los equipos, los aplicafivos, etc luego renovar la tecnologia al existe claridad sobre of precio que del
finalizar la etapa de ejecucion contractual implicaria, valor de la contratacion No. 057-2005
necesariamente, iniciar nuevamente todo el proceso de iba
dirigido
a
cubrir
lo
creaci6n e implementation de la soluci6n.
correspondiente a los equipos sobre
Asi las cosas, es claro que no puede la Auditoria de la CGR los cuales se presenta rezago
desconocer la naturaleza y alcance del objeto contractual tecnologico; raz6n por la cual se hace
relativo a la instalacien y entrega de la Ultima tecnologia "que necesario la intervencien de peritos
exista en el mercado al momento de cumplir con las que por medio de un examen pericial
obligaciones derivadas del contrato" pues, en el entender de procedan a la identificacien de los
las partes contractuales, es claro que el momento para equipos con obsolescencias, los
cumplir con las obligaciones derivadas del contrato es el valores de los mismos y la
inicio de las mismas, mas no al momento de hacer entrega cuantificaciOn del eventual daft
de estas pues elle, como se explicO anteriorrnente, resulta patrimonial. En este caso se sugiere
imposible de realizar desde el punto de vista tecnico.
que este prueba se recaude como
Entender el contrato en el sentido que lo hace la Contraloria parte de las diligencias a desarrollar
General derivaria, necesariamente, en una cadena ciclica e en indagacian preliminar.
interminable de actividades que haria imposible su ejecuciOn.
La instalacion y puesta en funcionamiento de un sistema de Asi como quiera que la situaciOn
la complejidad del que fue objeto del contrato 057 no se hace irregular y el criterio vulnerado estan
de un dia para otro; entender lo contrario implicaria que plenamente dehnidos, ante la falta de
cada vez que se termine de instalar y poner on claridad sobre la cuantificaciOn del
funcionamiento el sistema habria lugar a instalaciOn de uno daho patrimonial coma elemento de
completamente nuevo porque, en ese entender, la tecnologia la responsabilidad fiscal, es necesario
nunca estaria renovada.
acudir a una indagaciOnpreliminae.
Aducir lo contrario no solo desvirtaa la naturaleza tecnica de
las obligaciones en cabeza del Consorcio Sagem sino que, Por lo anterior, el hallazgo se
adicionalmente, harian de imposible ejecuciOn las incorpora on el informe final en los
obligaciones relativas al desarrollo e implementation de siguientes tarminos:
cualquier solucion compleja, es decir, de ejecucion sucesiva
Hallazgo: Cumplimiento Clausula
en el tiempo.
Reforzando lo anterior, es evidente que a la fecha la misma Renovation tecnologica (IP)
Interventoria no manifesto inconformidad alguna con la
solucion instalada por el Consorcio Sagem en cuanto a su La clausula 30 del contrato No. 057
funcionamiento o desempeiio. Es decir, la soluciOn de 2005, establece que:
"El
desarrollada por el Consorcio Sagem y entregada al finalizar contratista se oblige a entregar a la
el Contrato 057 cumple con todas y cada una de las Registraduria la Ultima tecnologia que
obligaciones contenidas en el contrato, pues de lo contrario exista en e/ mercado al momento de
no hubiera sido posible su recibo a satisfaccian, asi como cumplir
con
las
obligaciones
tampoco se hubiera procedido con la liquidation del mismo derivadas del contrato. Si propuesto
En este sentido, si bien las actas de recibo parcial y el acta un equipo o un aplicativo o sistemas
de recibo final no descartan per se una futura reclamaciOn o base (operativos, administradores de
investigaciOn (en este caso, de orden fiscal), si es cierto que bases de datos y antivirus, entre
el hecho de que tanto la Interventoria coma la RNEC hayan otros)
con
determinadas
recibido la solucion a satisfacciOn y, especialmente, que caracteristicas este ha sido mejorado
existan comunicaciones entre las partes relacionadas con el en el transcurso de la ejecucion del
alcance del termino "renovaciOn tecnolOgica" y su afectacien contrato, al moment() de cumplirse la
en el contrato. Se desprende de lo anterior que la CGR no respective obligacien, el contratista
puede deriver una eventual responsabilidad fiscal para la este en la obligaciOn de entregar el
entidad del alcance de un termino que, para las partes, Ultimo modelo o version sin que varie
jamas suscito duda alguna.
su oferta econ6mica, ni los costos del
Finalmente, es importante destacar que la Clausula 14.2.4.5. contrato, ni se entienda varied& on
establece claramente que "Una vez finalice el Subproyecto sus condiciones. Lo anterior, sin
de Production y Entrega de la Cedula de Ciudadania y perjuicio de las actualizaciones del
Tarjeta de Identidad EL CONTRATISTA, debera entregar a software instalado que surjan durante
LA REGISTRADURIA una fabrica de documentos con la ejecucion del contrato".
tecnologia implica, como se explicO, dar inicio a la ejecucion Contrato. Se entiende que la
del contrato desde el comienzo, lo que resulta a todas lutes transferencia de propiedad y el
ilogico y alejado de la realidad.
cumplimiento del contratista al objeto
En consideraciOn a lo expuesto, se solicita comedidamente del contrato, solo se producira con el
sea retirado el hallazgo.
acta de recibo final sin que pueda
considerarse la existencia
de
entregas parciales, como recibos
definitivos para ningun efecto. Lo
anterior, dada la naturaleza del
contrato !lave en mano."
En visita tecnica realizada a las
dependencies de la Registraduria, se
estableci6 que la tecnologia instalada
corresponde al alio 2006 y no da
cumplimiento a lo estipulado en la
clausula 30 "Renovation tecnologica"
del contrato 057 de 2005.
Se evidenci6 que los equipos mas
utilizados en la plataforma PMTII
corresponden a servidores DELL
PowerEdge e IBM series P y
estaciones de trabajo (Desktop)
DELL Optiplex portatiles IBM Think
Pad e impresoras Epson, dentro de la
muestra tomada en las diferentes
visitas se encontraron servidores
DELL PowerEdge 2900 y estaciones
de trabajo (Desktop) DELL Optiplex
745 y GX520, impresoras Epson FX
2190, servidores IBM series P 5
modelo 90 u.
Se encontrO que los equipos de
computo correspondientes al "sub
proyecto de 900 oficinas y
renovacidn", corresponden on su
mayoria a equipos DELL Optiplex
745 Y GX520, que, con base en la
informaci6n
recaudada,
fueron
puestos on production a finales del
2007 y comienzos de 2008. Una vez
verificada la informaciOn de
fabricaci6n de los equipos de
computo ya mencionados, se
evidencia que estos corresponden a
tecnologia liberada en el ano 2006.
Igualmente,
en
la
muestra
seleccionada,
los
servidores
encontrados corresponden on su
mayoria a equipos DELL Poweredge
2900, fabricados en el 2006.
De igual forma, se verifica en el sitio
web de Microsoft que para los
sistemas operativos Windows Server
2003 R2 Standard Edition y Windows
XP Professional, asi como la vigencia
del soporte del respectivo sistema
operativo, una vez liberados al
mercado lograron disponibilidad
plena a nivel mundial en marzo de
2006 y diciembre de 2001 y su
soporte tecnico principal finalizO en
julio de 2010 y abril de 2011
respecfivamente.
Lo anterior evidencia que la
tecnologia instalada corresponde on
su mayoria al aria 2006, y no a
tecnologia de 2010, vigencia en la
20
La entidad manifiesta que debe 0307 de enero 20 de 2009, on la cual los supervisores del verification de la existencia de todos
tenerse de presents que el contrato deben realizar la inspection tecnica final previa a la y cada uno de los bienes y servicios
contrato 057 de 2005, fue un entrega definitive de las obras o trabajos, bienes contratados con posterioridad a los
contrato que implic6 la entrega de suministrados y servicios y anota "Ahora Men, la existent:a cierres de los Subproyectos para el
una solution tecnolOgica dentro de de las hojas vida de mantenimiento de los equipos, no momento de la entrega de la solution
la cual se contemplaba la entrega puede estar en perjuicio de la inspection fisica final de tecnolagita contratada, que es lo que
de unos bienes como parte de la los bienes a recibir al momento de la terminatiOn del exige la Resolution 307 del 20 de
solution para la funcionalidad del funcionamiento del Proyecto PMTII, habida cuenta que la Enero de 2009, independientemente
mismo y consistia en la puesta a entidad en su respuesta aduce que las inspecciones de que se les haya realizado o no
disposiciOn de unos aplicativos fisicas fueron realizadas previamente al despliegue de mantenimientos.
que permitieron como finalidad los equipos, y que el mantenimiento corrective atendio
principal la renovation del por reparaci6n o reposition los imprevistos y datios que Dicha circunstancia hate exiguo la
documento de identidad de los sufrieron los equipos en el desarrollo de su labor elaboration de las matrices de bienes
colombianos, of cual era de tratto misional, ante lo cual cabe aclarar que las obligaciones edificadas sobre las hojas de rutas de
sucesivo y se cumplia en etapas contractuales, entre las wales se encuentran desde los 6 mantenimientos realizados a los
sucesivas y sucedaneas, luego la de mantenimiento, terminaban el 31 de equipos entre 2007 a 2009 , (pues on
agotandose una a una para diciembre de 2009, lo que ratifica la evidencia de la 2010 lo que se realize, fue actividades
integrando
los ausencia de verification e inspection fisica de dichos tendientes al cierre del Subproyecto
terminar
subsistemas de registro civil y de bienes en el periodo comprendido entre las fechas de de Production y Entrega de
cierre de cada Subproyecto y el 17 de diciembre de 2010, documentos de identidad dado, que
identification.
Para los fines de verification de fecha del acta de recibo definitive y dia en el que el plazo de ejecuci6n contractual fue
los bienes entregados, se realmente se hacia la transferenma de propiedad a la prorrogado por 3 meses hasta el 31
establecieron las actas de entrega RNEC, de acuerdo al numeral 4.4 del Contrato 057 de de marzo de 2010), ello inclusive con
relation a los sustraidos por hurto,
parciales de cada subproyecto que 2005."
incluian bienes y servicios y sobre La resolution 0307/09 on su articulo 1, responsabilidades de los cuales no podrian ser objeto de
las cuales, tanto la Interventoria los supervisores de los contratos, cuyas obligaciones mantenimiento alguno.
CIDLIS UIS como la SupervisiOn tambien atafien a la Interventoria CIDLIS UIS en virtud del
acogieron en su momento lo contrato 075/05, debe considerarse el espiritu de la norma La respuesta indica que por rezones
senalado on cada una de las con referencia a la inspecci6n tecnica final previa a la de limitaciones presupuestales, era
resoluciones 2876 de 2006 y 307 entrega definitive de las obras o contratos, en el sentido de imposible un despliegue tecnico a los
del 20 de enero 2009, on las que esta no establece la forma o metodo que se deba utilizer municipios y Registradurias
cuales se establece coma fin para dar cumplimiento a la misma, ni la antelacion en que se Auxiliares, lo que ratifica la ausencia
Ultimo contar con la information deba realizar.
de inspecci6n fisica de los bienes.
necesaria para la elaboration del De igual manera, el requisito expuesto por el ente auditor de
acta de recibo definifivo y el recibo ingresar los bienes uno a uno, y que deban elaborarse actas La afirmaciOn del mismo sujeto de
a satisfaction.
individuales uno a uno, no existe una obligation legal ni esta control, relacionada con que los
En este sentido la Interventoria explicita este obligation de los Supervisores en la resolution registradores de cada municipio,
CIDLIS UIS, realizO las actividades mencionada.
como responsables tanto fiscal come
pertinentes de verification de las A su vez, se debe diferenciar que una cosa es el cierre del administrativamente de los bienes de
especificaciones tecnicas de los proyecto donde la entidad recibe el subproyecto on plena su oficina, son par lo tanto, sujetos
bienes, las cuales correspondieron operation y otra la liquidation del proyecto. Tambien se debe activos de administration, custodia,
a la comparatiOn uno a uno de los entender que en el articulo primero de la resolution 0307 de cuidado y preservaciOn de los bienes
tipos de bienes ofertados, los 2009, la verification no explica el momento, ni el tiempo, ni el a su cargo, evidencia que no era
estipulados on los planes de lugar en que esta deba ejecutarse, esto aunado a la necesario un gran despliegue, pues
repotenciacion, los que surtieron complejidad de la canfidad de bienes que se recibieron y como se menciona on la misma
procesos
de
renovation fueron desplegados on todo el territorio national, implico que respuesta, dichos funcionarios, al
tecnologica y los entregados y la Supervision estableciera un procedimiento que diera firmer las actas de inspecci6n y de
desplegados on todo el territorio respuesta a este articulado, el cual se explica a continuation. verification, podian dar fe y certificar
national on cada uno de los Debe tenerse on cuenta que la resolution 0307 de febrero de el estado de los bienes de cada
planes de despliegue de cada 2009 fue emitida tres arias despues de la firma del contrato oficina, su ubicaci6n, tenedor,
subproyecto del contrato 057 de 057, el cual se suscribi6 en diciembre de 2005, en versiones de software, aplicativos
2005.
consecuencia, la Supervision del contrato, con la Direction instalados
y
estado
de
Es menester recalcar, que la Administrative, en aras de dar cumplimiento a esta, emitiO la funcionamiento de los mismos, asi
inspection tecnica previa realizada circular 086 de 2009, en la que determine el levantamiento como sucedi6 al momento de realizar
a la entrega de los bienes de cada de inventarios de bienes del PMTII con base al formato los mantenimientos en los que
uno de los sistemas que entraban denominado Al, el cual fue recopilado por todas las contaron con el seguimiento, la
en operaci6n de acuerdo al delegaciones departamentales. Postoriormento y con oficio revision
y
acompafiamiento
cronograma de ejecutiOn del 626 de agosto de 2009 de la Gerencia Administrative y permanents de la Interventoria
proyecto, contaron con la Financiera y la SupervisiOn del contrato 057/05, avalado por CIDLIS UIS quien reportaba a la
participation del contratista y la la Interventoria del mismo, determine la forma de entrega Supervision del contrato, asi como
Interventoria CIDLIS UIS, quienes final de los bienes y servicios del PMT.
los vistos buenos del funcionamiento
una vez reafizada la inspection y
y estado en que se encontraban los
control respectivo de las En este sentido y a esa fecha, septiembre de 2009, se bienes on cada una de estas
especificaciones
tecnicas, habian surtido diferentes instancias de verification fisica y actividades, debidamente firmados
aprobaron los despliegues y tecnica realizadas con anterioridad y se contaba con por los Registradores Municipales,
autorizaron la puesta en operation evidencia suficiente para considerar la documentation Auxiliares y Especiales, funcionarios
de los mismos on cumplimiento de resultante de estas actividades, como validas para ser de la RNEC como ente contratante.
sus obligaciones contractuales, incorporadas en la matrices de bienes entregables a la
roportando a la Supervision la finalization del contrato, como un instrumento documental Por Ultimo, cabe aclarar que la
conformidad de los mismos .
que respondia a lo consignado on el articulo 1 de la obligation de la inspecciOn fisica no
Asi las cosas, una vez realizados resolution 0307 de enero de 2009.
depende Unicamente de su
los procesos de inspection tecnica Una vez finalizado el contrato el 31 de diciembre de 2009, se esfipulacion contractual en el contrato
habian cerrado todos los subproyectos a excepci6n del No. 057 de 2005, sino que es una
subproyecto de producciOn debido a la entrega, instalacion y actividad impuesta que se reitera por
puesta en marcha de la fabrica nueva, lo que conlleve la la Resolucion 307 de 2009.
pr6rroga del contrato y su posterior liquidaciOn on diciembre
de 2010.
Por las anteriores razones, el
Es de resaltar que una vez cerrados los subproyectos, los hallazgo se manfiene con incidencia
bienes y servicios de cada uno eran entregados a la entidad disciplinaria, on los siguientes
y quedaban on plena operaci6n, use y administracion de los termino:
mismos e integrados on su totalidad a las labores misionales Hallazgo: Suscripcion de Actas de
de la RNEC.
Entrega Final (D)
Asi las cosas, debe considerarse que el primer subproyecto En el articulo 1 de la ResoluciOn No.
se cerr6 on el ano 2006, otros dos se cerraron en el ario 0307 del 20 de enero de 2009 se
2007 y dos mas en el afio 2008. A partir del cierre de cada ordena con relaci6n a los
subproyecto se realizaron inspecciones tecnicas sucesivas, Supervisores lo siguiente: "Numeral
se realizaron mantenimientos preventivos y correctivos y se 2.3 Funciones Generales. Punto 10.
firmaron las actas de visita tecnica a cada uno de los sitios, "Realizar Ia inspecci6n tecnica final
lo que no ha sido reconocido por el ante de control, previa a la entrega definitive de las
indicando que; "... No se elabor6 el acta de recibo de cada obras
o
trabajos,
bienes
El equipo auditor considera que la bien o servicio entregado por of contratista, habida cuenta
entidad en su respuesta no que Ia Supervision del contrato 057/05 y Ia Interventoria
desvirbia la observacien de CIDLIS U15, realizaron actividades de verificacion y ajuste
acuerdo a las siguientes pero documental sobre las matrices de los bienes del PMTII,
consideraciones:
elaboradas en diferentes momentos de la ejecucien del
El control y vigilancia de la entrega contrato, pew sin verificacion e inspecci6n fisica de dichos
los bienes relacionados con el bienes en el periodo comprendido entre las fechas de cierre
objeto del contrato 057 de 2005, de cada Subproyecto y el 17 de Diciembre de 2010, fecha
no solo era una obligaciOn de la del acta de recibo definitivo.". La observacian del ente de
Interventoria UIS CIDLIS, toda vez control desconoce las acciones realizadas de verificaciOn e
que de acuerdo al articulo 1 de la inspeccian tecnica de los bienes que se realizaron con los
Resolucion No. 0307 del 20 de mantenimientos prevenfivos, en los cuales en las actas
enero de 2009, tambien es funcian respecfivas se consigno la lista de chequeo del inventario de
de la SupervisiOn realizar la cada oficina o municipio, el estado on que se encontraron los
inspecci6n fisica de cada bien o equipos y software y el estado en que estos quedaron
servicio contratado (check list), despues del mantenimiento preventivo, documento firmado
previa a la entrega definitiva, raz6n por el responsable a cargo de la oficina o registrador
por la cual de acuerdo a la respectivo. Estas actividades se realizaron incluso antes de
clausula 4.4, las entregas parciales la suscripciOn del acta de cierre del subproyecto y posterior a
constituyen un simple seguimiento esta hasta el Ultimo mantenimiento preventivo on el segundo
del cronograma establecido para el semestre de 2009.
cumplimiento
del
objeto A partir de la prorroga No.1 y adicional 02, suscrito en
contractual, pues su verificaciOn diciembre de 2009, encontrandose estabilizada y on
determinante se debe realizar al operaci6n la soluciOn PMT hasta la fecha de la suscripciOn
final del contrato, una vez este del acta final de liquidaci6n del contrato 057/05, se
terminado, todo el proyecto y del continuaron actualizando las matrices de bienes on
funcionamiento integrado del concordancia a las actividades de mantenimientos
sistema ampliado y optimizado.
correctivos que fueron requeridos.
En este orden de ideas y de En las actividades de inspecci6n tecnica final de los bienes a
acuerdo a la clausula primera- la fecha de liquidaciOn del contrato, es decir, diciembre de
inciso 2, clausula segunda y quinta 2010, se contaba con la informaci6n actualizada del informe
del contrato 057 de 2005, la 77 de mantenimiento de mayo de 2010, mas las novedades
tecnolOgica
y
la que se venian reportando de funcionamiento de bienes y
soluciOn
renovaciOn del documento de servicios on raz6n a la labor misional que realiza cada
identidad de los colombianos es el Registraduria, aunada a la informacion recolectada de los
resultado final contratado y por formatos Al de actualizaciOn de inventarios provistos por las
ende no es una obligaciOn de delegaciones a finales del alio 2009 y primer semestre de
tracto sucesivo como lo manifiesta 2010.
la entidad en su respuesta, habida Se debe tener en cuenta que realizar otra inspecci6n previa
cuenta la modalidad del contrato final al momento de la entrega definitiva de los bienes
de "Ilave en mano o turnkey implicaria un despliegue de un equipo tecnico en los 1102
municipios, 32 delegaciones, 36 Registradurias auxiliares,
contract".
Para el objeto de verificacithn de hospitales pUblicos y dames oficinas de las delegaciones y
los bienes entregables, la oficinas centrales, a desarrollar on un lapso de cinco a seis
ResoluciOn 307 del 20 de Enero de meses, cuya ejecuciOn en el contrato 057/05 implico un
2009, establece ademas de las componente logistico, tecnico y de recurso humano de alta
actas de entrega parciales, la complejidad y alto costo, el cual no estaba on capacidad de
inspecci6n fisica de dichos bienes ser realizado por limitaciones presupuestales de la entidad.
previa al acta de recibo definitivo y (Ver cuadro anexo).
el recibo a satisfaccian, raz6n por
la cual no basta la sola ACTIVIDAD PROGRAMADA PARA CINCO MESES
compilaciain de la informaci6n para
ACTIVIDAD
CANTIDAD
la elaboraciOn del acta de recibo a
PERSONAL
60
satisfacciOn,
pues
aceptarlo
LEVANTAMIENTO
21
INVENTARIOS (tecnicos)
PERSONAL
CONSOLIDACION
INFORMACION
PERSONAL
DE
COORDINACION
TRANSPORTES AEREOS
TRANSPORTES
TERRESTRES
vIATICOS, HOSPEDAJE
6
verification real y fisica de todos
los bienes y servicios adquiridos
600
por media de los contratos que
1000
celebra la RNEC.
Ahora biers, la existencia de las
60
hojas vida de mantenimiento de
Equipos
portables,
medics
magneticos, papeleria . medios
los equipos, no puede estar en MEDIOS TECNICOS
de comunicacidn, etc.
perjuicio de la inspecci6n fisica
final de los bienes a recibir al
momento de la terminacien del De otra parte, esta actividad no estaba contemplada en la
funcionamiento
del
Proyecto prorroga del contrato 057105, y ante la sostenibilidad y
PMTII, habida cuenta que la autonomia alcanzada por la solucian PMT al cierre de los
entidad en su respuesta aduce que subproyectos, era administrativamente viable actualizar la
las inspecciones fisicas fueron inspection tecnica de bienes vigente al momento de la fecha
al original de termination del contrato con base en las
realizadas
previamente
reportadas
por
las
delegaciones
despliegue de los equipos, y que el novedades
mantenimiento corrective atendi6 departamentales, entre cuyas funciones se encuentra el
por reparation o reposition los mantener operativa y en funcionamiento todas las unidades
imprevistos y dahos que sufrieron misionales de la Registraduria Nacional del Estado Civil, que
los equipos en el desarrollo de su en la Circular 062 del 16 de junio de 2008 establece que "en
labor misional, ante lo cual cabe las Delegaciones los Delegados y sus almacenistas serer)
aclarar que las obligaciones los responsables de mantener actualizada, consolidada e
contractuales, entre las cuales se individualizada la informaciOn relacionada con la ubicacion,
encuentran desde luego la de tenencia, caracteristicas y detalles individuates de todos y
mantenimiento, terminaban el 31 cada uno de los bienes que reposan en sus Areas de
de diciembre de 2009, lo que influencia y deberan reportaria a la CoordinaciOn del Grupo
ratifica la evidencia de la ausencia de /limn& e Inventados - Oficinas Centrales
de verification e inspeccidn fisica En consideraci6n a lo expuesto, se solicita comedidamente
de dichos bienes en el periodo sea retirado el hallazgo.
comprendido entre las fechas de
cierre de cada Subproyecto y el 17
de diciembre de 2010, fecha del
acta de recibo definitivo y dia en el
que realmente se hacia Ia
transferencia de propiedad a M
RNEC, de acuerdo al numeral 4.4
del Contrato 057 de 2005.
Este hallazgo tiene presunta
incidencia disciplinaria y sera
trasladado a la instancia
correspondiente.
Hallazgo No. 21: PlaneaciOn Respuesta: ComunicaciOn RDRCI 1211
La respuesta de la entidad muestra
Supervision Contrato 057 (D)
Sobre este Hallazgo descrito por el Ente Auditor, esta que el contrato 057 de 2005, contO
El contrato No. 075 de 2005, cuyo Supervisi6n mantiene e insiste, en lo establecido en el con la Supervision por parte de
objeto fue la supervision y Contrato interadministrativo N 075 de 2005 en su clausula funcionarios de la Registraduria.
vigilancia de las obligaciones cuarta que estipula la duraci6n del contrato plazo y vigencia,
contractuales del contrato 057 de el cual sera, el de duration del Contrato N 057 de 2005 es La Interventoria UIS-CIDLIS, participo
2005 (Proyecto de Modernizacion decir hasta el 31 de diciembre de 2009, sin embargo en el en el 2010 en las actividades de
PMTII), estaba sujeto a la paragrafo segundo de la misma clausula reza:
liquidaciOn del contrato, ya que al
liquidaciOn de este Ultimo, la cual "En caso que la duraciOn el Contrato N 057 de 2005 se prorrooase el contrato 057 de 2005,
estaba prevista para el 31 de prorroque mas 30 del tiempo inicialmente previsto LA mas Oa del tiempo inicialmente
diciembre 2009, sin embargo, esta UNIVERSIDAD mantendra la obligation de cumplir y previsto Ia Universidad Industrial de
se prorrogo haste el 21 de desarrollar la interventoria del mismo haste su liquidation Santander mantenia la obligation de
diciembre 2010, sin que se salvo autorizacion expresa y escrita en contrario de LA cumplir v desarrollar la interventoria
ampliara el plazo del contrato REGISTRADURIA. Si el mayor plazo del contrato N 057 de del mismo hasta su liquidacian.
07544, el cual fue ten-ninado el 31 2005 implica un mayor valor a este contrato, lo coal debera
de diciembre de 2009.
acreditarse, LA REGISTRADURIA podra celebrar, en forma De acuerdo con los soportes
Por lo anterior, se evidencia que previa, un contrato adicional con el cumplimiento y limites de entregados por la entidad y revisados
no existio una debida aplicaciOn los requisitos legates para el efecto. En todo caso se tendran durante el desarrollo de la auditoria,
del principio de planeaciOn del en cuenta para determiner un eventual mayor valor, /a siempre ha estado en claro que las
contrato 057, en cumplimiento de cuantia y discriminaciOn de costos que sustentaron el valor actividades surtidas durante la
los princpios de economia y de este contrato." (Subrayado fuera de texto)
prorroga contaron con la Supervision
eficiencia4', lo que origin6 que al Lo anterior constata que la duraci6n y cumplimiento de las del sujeto de control e inclusive
celebrarse el adicional No 02 del obligaciones contractuales del contrato 075 de 2005 Ilegaron dentro de la elaboraciOn del Acta de
contrato 057 el 31 de diciembre de hasta la liquidaciOn del Contrato N 057 de 2005, y no comp LiquidaciOn del contrato 057, la cual
2009, no se contara con la lo asevera el Ente Auditor que este fue terminado el 31 de fue suscrita el dia 21 de diciembre de
supervisiOn, habida cuenta que diciembre de 2009, respecto a esto anexamos el Acta de 2010.
mediante esta adici6n se realizo la Recibo Definitivo a Safisfaccian del Contrato 075 de 2005,
adquisicion de bienes que se donde claramente se evidencia que su finalizaciOn fue hasta
adherian al sistema integral que se el 21 de diciembre de 2010 (adjunta),demostrando una vez
implementaba a traves PMT II. mas que cumplieron con sus funciones de vigilancia, control,
Ademas, la interventoria no ejerch seguimiento, verificacidin y evaluaciOn de las actividades,
el control sobre la verificaciOn del temas y asuntos de caracter legal, financier, tecnico y
derre del Subproyecto de administrativos del contrato 057 hasta su liquidacion.
ProducciOn y Entrega ni en la La Supervision manifiesta que mediante la prorroga 01 y
adquisicion y recibo de los bienes contrato adicional 2 que fue suscrita el 31 de diciembre de
y servicios mediante la Prorroga 2009, donde se acordo prorrogar en fres (3) meses el plaza
No 01 y Contrato Adicional No 02, de duraci6n del Contrato 057 de 2005, de acuerdo con lo
durante el periodo comprendido estipulado on el acta de acuerdo 929 del 23 de diciembre de
entre el 01 de enero y el 31 de 2009 (adjunta), a partir de 01 de enero de 2010 haste el 31
marzo de 2010. De igual forma, no de marzo de 2010; que la procedencia juridica y contractual
particip6 en la suscripci6n y de dicha prorroga fue analizada por parte de la Interventoria
terminacion
anticipada
del UIS-CIDLIS mediante comunicaciOn GP-INT-PMT-1670-09
adicional No. 3 ni en la liquidacien (adjunta) en la cual emite concepto tecnico, financier y
del contrato.
juridico favorable de dicha prorroga, mediante oficio GP-INTLa entidad on su respuesta 1673-09 (adjunta) de 29 de diciembre de 2009 la
menciona que el Contrato Interventoria UIS-CIDLIS emith concepto favorable para la
Interadministrativo No 075 de suscripciOn del Contrato adicional 2; finalmente se suscribi6
2005, en su clausula cuarta, la prorroga 01 y contrato adicional 02 el 31 de diciembre de
estipula la duraciOn del contrato, 2009, que en su clausula tercera paragrafo cuarto se
plaza y vigencia, el cual sera, el de estipulo:
duraciOn del Contrato No 057 de
2005 es decir hasta el 31 de
"La verificaciOn del cumplimiento de las
diciembre de 2009, sin embargo
obligaciones de la adicion y actividades de
en el paragrafo segundo de la
colaboracian y sin costo adicional para la
misma clausula reza: "En of caso
REGISTRADURIA, a que se refiere of Acta
que la duraciOn el Contrato No 057
de Acuerdo 929 de 23 de diciembre de 2009
de 2005 se prorrogue mas alla del
estipuladas on el presente contrato adicional,
tiempo inicialmente pre vista LA
sera realizada Dor los SuDervisores del
UNIVERSIDAD mantendras la
Contrato" (Subrayado fuera de texto)
obligaciOn de cumplir y desarrollar
la interventora del mismo haste su De las gestiones expuestas, se evidencia la viabilidad de las
liquidacion, salvo autorizaciOn acciones ejecutadas y acompariamiento que la Interventoria
expresa y escrita en contrario de la UIS-CIDLIS rindio durante el proceso de elaboraciOn y
REGISTRADURIA. Si el mayor suscripciOn de h prorroga 01 y adicional 02 al contrato 057
plazo del contrato No 057 de 2005 de 2005, y que este si cont6 con Supervision; nuevamente
implica un mayor valor a este se menciona que por motivos presupuestales oficio Direcci6n
contrato, lo cual debera Financiera DF-OF-254 del 30 de diciembre de 2009
acreditarse, LA REGISTRADURIA (adjunto), no se gener6 la adicion al contrato 075 de 2005,
padre celebrar, en forma previa, un asi como quedo expuesto on el oficio RDRCI-003 de enero 4
contrato adicional con el de 2010 (adjunto) y on el informe 085 de 2010 presentado
cumplimiento y limites de los por la Interventoria UIS-CIDLIS on su agina 67.
requisitos legates para el efecto. Si bien la interventoria no participO on la actividades
En todo caso se tendran on cuenta relacionadas con el desarrollo, ejecuci6n y cumplimiento del
para determinar un eventual mayor adicional 2, los aspectos de verificacion, aprobaci6n y recibo
valor, la cuantia y discriminaci6n de bienes y servicios on virtud del desarrollo de la misma
de costos que sustentaron el valor fueron ejecutados por la supervision del contrato 057 de
de este contrato".
2005, bajo pleno consentimiento y conocimiento de la
La Supervision manifiesta que Interventoria UIS-CIDLIS, actividades que fueron cumplidas
mediante la prorroga 01 y contrato a cabalidad comp puede constatarse on el Acta de Recibo a
adicional Z la cual fue suscrita of Satisfacci6n de Bienes del Adicional numero 02 de 2009 y su
31 de diciembre de 2009, se anexo (adjunto).
acord6 prorrogar on tres (3) mesas Menciona el Ente Auditor que la Interventoria "De igual
el plaza de duraciOn del Contrato forma, no participO en la suscripciOn y terminaciOn anticipada
057 de 2005, de acuerdo con lo del adicional No. 3 ni on la liquidachin del contrato"
estipulado on of acta de acuerdo aseveracion que se puede desvirtuar, con los documentos
929 del 23 de diciembre de 2009. tecnicos y legates suscritos por la Interventoria CIDLISUIS
De la cronologia de los eventos dentro las obligaciones establecidas del Contrato 075 de
expuestos, se evidencia of 2005 on los numerales 23 y 47 de la clausula 10, emiti6 el
acompahamiento realizado por documento "CERTIFICACION FINAL DE CUMPLIMIENTO
parte de la Interventoria UIS- DE OBLIGACIONES Y PUESTA EN MARCHA Y ENTREGA
CIDLIS durante le proceso de A SATISFACCION DE LA SOLUCION INTEGRAL A NIVEL
elaboraciOn y suscripciOn de la NACIONAL, DESARROLLANDO LA TRANSFERENCIA
prorroga 01 y adicional 02 al TECNOLOGICA NECESARIA QUE PERMITE A LA
contrato 057 de 2005, y que por REGISTRADURIA OPERAR LA SOLUCION DE MANERA
motivos presupuestales no se AUTONOMA" con fecha 29 de noviembre de 2010 (adjunta),
gener6 la adicion al contrato 075 para dar el vista bueno y adelantar el cierre del Contrato 057
de 2005.
de 2005.
Adicionalmente, el 30 de noviembre de 2010, se suscribi6
Si bien la Interventoria no participO entre el contratista Morpho Sucursal Colombia y la
22
El equipo auditor considera que la certificado de cumplimiento del objeto contractual del
respuesta ratifica la falta de contrato mencionado por parte del contratista a la luz de la
planeaciOn ya que el contrato No. Interventoria, avalando su terminaci6n y entrega a
057 de 2005,
debia
ester satisfaction, de conformidad con lo establecido en las
controlado por una Interventoria clausulas 4, 7, 13,14, 15, 20, 24, 27, 82, 83 y demos
Edema
que
vigilara
el aplicables del referido Contrato 057 de 2005. Igualmente, se
cumplimiento de la obligaciones dio cumplimiento a las clausulas 9 y demas aplicables del
contratadas mediante la prorroga contrato 075 de 2005, certificando la finalizaciOn de cada uno
No 1 y el Contrato Adicional No 2, de los Subproyectos (adjunto certificaciones).
dada la complejidad y dimensi6n En desarrollo de las actividades planteadas, se culminO, con
del mismo. Ademes, el estudio de la elaboration del Acta de LiquideciOn del contrato 057, la
necesidad del contrato 075 de cual fue suscrita el dia 21 de diciembre de 2010 en la cual se
2005 contemplaba que se requeria ejecuta la termination y el proceso de liquidaciOn del
la verificaciOn del cumplimiento de contrato 057 de 2005, en esta se realizan los acuerdos de
las obligaciones, programadas conformidad a la normatividad contractual referente a los
durante varios afios de acuerdo al bienes que se encuentran en ejecucion y no hacen parte del
cronograma de actividades.
Ada de Recibo Definitivo referente a la Nueva Fabrica,
Se evidencia que no existi6 una Aclaracion de Licencias los cuales serer) constituidos en
adecuada consideration de todos Encargos Fiduciarios, los cuales ya fueron entregados por el
los elementos del proceso de contratista y recepcionados por la RNEC, estos bienes
contratacien,
ni
una
debida fueron objeto de certificaciOn por parte de la Interventoria
aplicaciOn
del
principio
de UIS-CIDLIS (adjunto certificaciones); la Interventoria UISplaneaciOn, aplicable a la RNEC CIDLIS brindo su gesfion, soporte y acompafiamiento en
en cumplimiento de los principios este proceso, lo que evidencia el cumplimiento a cabalidad
de economia y eficiencia, de de sus obligaciones contractuales principales frente al
conformidad con los articulos 209 contrato 057, trazando el margen diferencial de las
y 267 Constitucionales, Numeral obligaciones intermedias como lo fue la reception de los
12 del articulo 25 de la Ley 80 de bienes establocidos en el adicional 2, los cuales por los
1993 y el articulo 3 del Decreto motivos expuestos fue Ilevada a cabo por la Supervision del
2474 de 2008
contrato en cuanto a la soluciOn desarrollada .
Este hallazgo tiene presunta De esta forma solicitamos al equipo Auditor de la Contraloria
incidencia disciplinaria y sera General de la Republica reconsiderar el mencionado
trasladado
a
la instancia hallazgo que realize frente a la no debida aplicacien del
correspondiente.
principio de planeaciOn, en cumplimiento de los principios de
economia y eficiencia, que esta no sea tenida cuenta, por los
motivos anteriormente expuestos.
Hallazgo No. 22: Garantias
Respuesta: COMUNICACION SG-OJ-01954
La respuesta al informe preliminar no
En lo que respecta al ajuste de la garantia que amparaba el desvirrtia la causa de la observed&
Estipulacion del Ajuste de la contrato adicional No. 01 al Contrato No. 057 de 2005, se on lo relacionado con el ajuste de la
Garantia
en
el
Contrato reitera lo manifestado por la Entidad en la respuesta a la garantia on el contrato adicional No.
Adicional 01 del Contrato 057 de observacien hecha por el Organismo de Control, on el 01 al contrato 057 de 2005, dado que
2005.
sentido de indicar que no es de recibo la observaciOn, tal como menciona la misma entidad,
Los bienes y servicios adquiridos teniendo en cuenta que las partes, al momento de suscribir reitera nuevamente lo manifestado en
mediante el Contrato Adicional No el Contrato Adicional No. 01 al Contrato No. 057 de 2005, la respuesta initial a la observation
0146 del contrato 057 de 2005, no estipularon on la Clausula Sexta que se deberia adicionar al hecha por el equipo auditor, on el
estuvieron
cobijados
por valor asegurado, una suma igual al 20% del valor del sentido de sender nuevamente que
ampliacidn o ajuste de algunos de contrato adicional, para el amparo de Cumplimiento y, del al momento de suscribirse la prorroga
los
amparos
de
calidad
y 10%, para el amparo de Calidad del Servicio; condici6n que No. 1 y edit& No. 02 al contrato No.
estabilidad de las obras, buen se ye reflejada en el anexo 2 de la pOliza de cumplimiento 057 de 2005, se esfipul6 que las
funcionamiento de los equipos y No. 74700010, expedida por la Campania Liberty Seguros garantias
deberian
constituirse
provision de repuestos, los cuales S.A., el 8 de enero de 2009. Se anexa copia de la referida ampliando la vigencia on cada
constituyen
garantias adiciOn, con su correspondiente pOliza aprobada. (Anexo 12) amparo y por el valor total del
fundamentales
para
el
contrato, teniendo en cuenta los
cumplimiento de las obligaciones No obstante lo anterior, al momenta de suscribirse la porcentajes del contrato principal,
objeto de la adici6n y para el Prorroga No.1 y Adici6n No. 02 al Contrato No. 057 de 2005, segiln anexo 4 de la pOliza de
respaldo de la calidad de bienes se estipulo que las garantias deberian constituirse ampliando cumplimiento
No.
74700010,
adquiridos y puestos al servicio del la vigencia en cada amparo y por el valor total del contrato, expedida por la comparlia liberty
sistema PMT II, toda vez que teniendo en cuenta los porcentajes del contrato principal, seguros SA, 01 26 de mayo de 2010.
constituyen
componentes como efectivamente se hizo, segOn anexo 4 de la pOliza de
intimamente interrelacionados con cumplimiento No. 74700010, expedida por la Campania Concluye que con el anexo 4 de la
los dernas equipos instalados en Liberty Seguros S.A., el 26 de mayo de 2010. Se anexa Olin
referida
anteriormente,
dicho sistema con fundamento en copia de la referida prorroga y adici6n, con su expedida segim las estipulaciones
la clausula 1 del contrato 057 de correspondiente pOliza aprobada. (Anexo 12)
contractuales de la prorroga No. 1 y
2009.
39.7
AMPARO
DE
RESPONSABILIDAD
CIVIL
EXTRA CONTRACTUAL:
EL
CONTRATISTA debera constituir una
garantla para responder y mantener
indemne por cualquier concepto a LA
REGISTRADURIA, frente a las
acciones, reclamaciones o demandas
de cualquier naturaleza derivadas de
dark's y/o perjuicios causados a
propiedades o a la vide o integridad
personal de terceros o de LA
REGISTRADURIA, que surjan como
consecuencia directa o indirecta de
los hechos originados en la culpa,
dolo
incumplimiento
del
CONTRATISTA en la ejecuciOn del
contrato, equivalente a una sums
asegurada igual al diez por ciento
(10%) del valor total del contrato, y
per el termino de duraciOn del
contrato y seis meses 'has contados,
a partir de la fecha de su expedici6n
hasta el acta de liquidaciOn del
contrato, la cual debera proveerse a
traves de un amparo autonomo
contenido en una pOliza anexa.
CLAUSULA 40 COBERTURA,
CONTENIDO MINIMO, PAGO,
VIGENCIA DE LA GARANTIA ONICA
DE
CUMPLIMIENTO
DEL
CONTRATO
EL CONTRATISTA se obliga a
extender a favor de
LA
REGISTRADURIA, y a mantener
viciente durante todo el termino del
contrato y su liquidacion, una
qarantia Unica de cumplimiento, con
el alcance v condiciones que resulten
necesarias para amparar las
obliqaciones derivadas del contrato
sin perjuicio de lo cual debera tener el
contenido minima que se establece
en la clausula anterior para ser
aprobada por LA REGISTRADURIA.
extracontractual RC 7470008, se
expidio con una vigencia desde el 2112-2005 al 30-06-2010 y en los
siguientes terminos:
AMPARO
LABORES
PREDIOS,
OPERACIONES
$36.671.516.024
En aplicaciOn de lo pactado entre las
partes, teniendo en cuenta lo antes
descrito y lo ordenando en el articulo
17 del Decreto 679 de 1994, que
disponia los riesgos que debe cobijar
a garantia Unica de cumplimiento,
fija las reglas para evaluar la
suficiencia de las garantias consagrd
o siguiente:
"El Contratista debera reponer la
qarantia cuando el valor de la misma
se yea afectada por razOn de
siniestros. De iqual manera en
cualquier evento en que se aumente
el valor del contrato o se prorroque su
vigencia debera ampliarse o
prorrogarse la correspondiente
qarantia."
De acuerdo al articulo 12 del Decreto
4828 de 2008, los contratistas estan
obligados a ampliar la garantia en
cuanto a su valor o vigencia, segOn el
caso: "C..) en cualquier evento en
que aumente o adicione el valor del
contrato o se prorroque su termino..."
(Negrillas y Subraya fuera de texto)
En concordancia con lo anterior y en
aplicaciOn del inciso primero de la
clausula 40 del contrato No. 057 de
2005, EL CONTRATISTA se obligo a
extender a favor de LA
REGISTRADURIA, y a mantener
viqente durante todo el termino del
contrato v su liquidaci6n una
garantia Unica de cumplimiento, con
el alcance v condiciones que resulten
necesarias pare amparar la s
obliqaciones derivadas del contrato
sin perjuicio de lo cual debera tener e
contenido minimo que se establece
en la clausula anterior para ser
aprobada por LA REGISTRADURIA.
La RNEC, luego de referenciar las
condiciones estipuladas en el
contrato y de acuerdo a I
establecido en el ordenamiento legal,
respecto a la suficiencia de las
garantias, dio respuesta a haves del
oficio SG-DJ-002151 del 21 de mayo
de 2010 indicando lo siguiente.
"C..) En conclusion, dentro del
clausulado contractual y respecto a lo
establecido por el ordenamiento
legal, es lo suficiente claro que los
deberan
amparos constituidos
mantener su vigencia en las
condiciones estipuladas en el
contrato, durante toda su vigencia y
haste su liquidacion y que las mismas
deberan ajustarse en caso de
1169%
SALARIO V PRE
COP$18.355.066.012
7% aprox.
2005-12-21 2010-09-30
CORREC FUNC
COP$55.007.274.035
20.53% aprox.
VER NOTA
ESTABILIDAD
COP$55.007.274.035
20.53% aprox.
VER NOTA
** nota 1: la vigencia para el amparo
de calidad y correcto funcionamiento
del sistema sera de (cinco) 5 arias a
partir de la entrega a satisfaccion del
objeto del contrato y del acta de
liguidaciOn.
** nota 2: la vigencia para el amparo
de calidad de las obras de
adecuaciones tecnicas de los slims,
buen funcionamiento y proviskin de
repuestos sera (cinco) 5 arlos a partir
del acta de liguidaciOn del contrato.
No obstante el mismo criterio no fue
aplicado para el "CONTRATO"
ADICIONAL No. 01 por un valor de
CIENTO CUATRO MILLONES
CIENTO MIL SEIS CIENTOS
(104.121.600) M/L, incluido IVA.,
como se explica a continuaciOn, en
donde or reajuste del valor de la
garantia Unica solo opero para 2
amparos, cuando debi6 realizarse
para todos a excepcion el del anticip6
tal y como sucedi6 en LA
PRORROGA 1 - "CONTRATO"
ADICIONAL 2:
AMPARO
VR. ASEGURADO
PORC % AJUSTE
VIGENCIA
CUMPLI
COP$73.420.267.166
20% aprox.
2005-12-21 2010-06-30
PAGO ANT
COP$45.603.448.276
0% aprox.
2005-12-21 2010-06-30
CALIDAD SERV
COP$36.710133.583
10% aprox.
2005-12-21 2010-06-30
SALARIO Y PRE
COP$18.355.066.012
0%
2005-12-21 2010-06-30
CORREC FUNC
COP$55.007.274.035
0%
VER NOTA
ESTABILIDAD
COP$55.007.274.035
0%
VER NOTA
Asi las cosas, se evidencia que en la
ejecuciOn
del
"CONTRATO"
ADICIONAL No 1, los bienes
adquiridos mediante esta odic& no
estuvieron cobijados por ampliacian o
ajuste alguno de los amparos de
calidad y estabilidad de las obras,
buen funcionamiento de los equipos,
buen funcionamiento y provision de
repuestos entre otros; los cuales
conforman garantias fundamentales
para no solo el cumplimiento de las
obligaciones objeto de la ADICION
No 01, sino tambien para EL
RESPALDO DE LA CALIDAD DE
BIENES adquiridos y puestos al
servicio del sistema PMT II, toda vez
constituyen componentes
que
intimamente interrelacionados con los
demas equipos instalados en dicho
sistema con fundamento en la
clausula 1- OBJETO DEL
CONTRATO 057 DE 2005.
No se admitira en ningtin caso, ni
sera oponible a LA REGISTRADURiA
la
inclusion
de
clausulas,
disposiciones o previsiones dentro
del texto de la poliza o en cualquier
otro documento public o privado
asociado o relacionado con la misma,
clue afecten, modifiquen, condicionen
restrinian o limiten el alcance v
contenido de las previsiones
23
siguiente:
24
generaciOn en la ciudad de Bogota. En ambos centros de datos: uno principal y otro alterno con
datos se instalo la red nacional de comunicaciones distinta ubicacion geografica; on
completamente duplicada para recibir toda la informaciOn de cuanto al centro alterno, este se
las ciudades capitales, para ser consolidada y instala en un Data-Center de Ultima
posteriormente publicada on la Intranet (sale nacional de generaci6n en la ciudad de Bogota.
prensa on Corferias-Bogota), en la Extranet (organismos de Sin embargo, la entidad no presenta
control, entidades oficiales, fuerzas armadas, medios de argumentos con relaciOn a la no
comunicaciOn de cubrimiento nacional, etc.) y on Internet incorporaci6n en la matriz de riesgos
(ciudadania y piiblico on general).
asociados al proceso contractual para
Adicionalmente, la totalidad de equipos contratados dentro adquirir los componentes informaticos
de la arquitectura de procesamiento y la de seguridad para los eventos electorales
informatica, tales como switches, enrutadores, firewalls, VPN relacionados on el hallazgo. La
(Virtual Private Networks) y Seryidores se instalaron en respuesta no desvirt& por que no se
Los estudios y documentos previos configuraciOn 100% redundante y contingente, on incluyeron riesgos relacionados con
se pondran a disposiciOn de los modalidades failover (a prueba de fella) on formas activo- sabotaje de equipos (servidores) que
interesados de manera simultanea activo y/o activo-pasivo.
procesan el preconteo, escrutinios y
con el proyecto de pliego de En cuanto a las capitales departamentales, el contratista estadisticas o altered& de la
condiciones y deberan contener instate la red de comunicaciones y de seguridad informatica informed& on estos tres
los siguientes elementos minimos: 100% redundantes, tanto on el centro de procesamiento componentes.
1..)
principal como el centro de procesamiento alterno (remotos).
6. El soporte que permita la Es importante resaltar que en cuanto a equipamiento Con forme a su misiOn institutional la
Upificacidn,
estimacion,
(procesamiento, comunicaciones y seguridad informatica), Registraduria, on cuanto a la
asignaciOn
de
los riesgos recursos tecnolOgicos y personal tecnico de soporte, el seguridad de la informed& y de la
previsibles que puedan afectar el contratista se excediO ampliamente en los compromisos comunicaciOn debe it a la vanguardia
equilibrio econ6mico del contrato". pactados contractualmente, sin que esto generara nincitin en los aspectos de seguridad
tipo de sobrecosto para la Registraduria Nacional del estado informatica dado que los delitos sobre
La Ley 1150 de 2007, establece en Civil.
los mismos son cada vez mas
el Articulo 4: "De la distribucien de Como resumen, a continued& se listen los macro-procesos sofisticados.
riesgos en los contratos estatales. responsabilidad del contratista:
Los pliegos de condiciones o sus
a.
Soporte a la red nacional de comunicaciones en Sin embargo, es preciso retirar del
equivalentes deberan incluir la
las ciudades capitales y on Bogota (centro principal hallazgo, el aparte relacionado con la
estimaci6n,
tipificacien
y centro alterno).
materialized& del riesgo coma
asignaci6n de los riesgos
b.
Transmisi6n segura de la informed& a Bogota ocurriO con el sabotaje, ya que la
previsibles involucrados on la
desde las ciudades capitales (centro principal y entidad aclara que lo que ocurri6 el
contrataciOn."
centro alterno).
14 de marzo no fue un sabotaje sino
c.
ConsolidaciOn nacional de la informaciOn recibida, un ataque.
En el Capitulo 8-Plan de
incluyendo su auditoria y control de calidad.
Comunicaciones del Estudio de
d.
DivulgaciOn de los resultados electorales.
Por otra parte, la entidad no allege)
Necesidad y Conveniencia para
d.l.
PublicaciOn on la Intranet.
soporte documental que sustentara el
suscribir
el
contrato
d.2
PublicaciOn on la Extranet.
aumento de los accesos concurrentes
interadministrativo 574 de 2009, se
d.3
Publicacion en Internet.
de 21.000 a 50.000. No aportaron
estipuld como objeto del De los anteriores el Unica subproceso que present6 fallas, estudios tecnicos o analisis
components tecnico: Proporcionar fue la publication on Internet, suceso del cual nos estadisticos relacionados con el
el servicio integral de una red de ocuparemos ms adelante, pero que en ninqt& momenta volumen de consultas.
comunicaciones redundante y comprometio la inteqridad sequridad y privacidad de la
contingente,
incluyendo
los informaci6n electoral fin Ultimo pare el que fue seleccionado La entidad solo argumenta que bajo
servicios requeridos de gestiOn y el contratista. En este punto es importante anotar que el una base razonable consider6
seguridad de los resultados de las contratista seleccionado acreditO amplisima experiencia on el suficiente incrementar on mas de un
elecciones de Congreso de la tema especifico de seguridad informatica, especialmente on 100% (de 21.000 a 50.000).
Republica, elecciOn de Parlamento procesos electorales.
Andino
y
Presidente
y En cuanto a los procesos a, b, c, dl y d2, estos operaron on Aunque la entidad manifiesta que no
Vicepresidente, a celebrarse forma correcta y sin contratiempos, v fueron slaves para existe una formula matematica exacta
durante 2010, en todo el territorio poder informar al pais a tray& de los medios de presa ni un recurso cientifico preciso para
Nacional con un total de 82.000 presentes en la sale nacional de prensa (Internet on pronosticar los futuros accesos, el
mesas para la elecciOn de Corferias) v a la Extranet.
incremento on el numero de accesos
Congreso de la RepUblica y
debe tener un sustento tecnico,
Parlamento Andino, y de 63.000 El contratista implemento tanto la arquitectura de estadistico o hist6rico que lo soporte
mesas para la elecciOn de comunicaciones, de procesamiento y de seguridad y no solo un criterio subjetivo como el
Presidente y Vicepresidente y informatica, con las suficientes contingencies y redundancias expuesto en la respuesta.
dem& informed& relacionada para garantizar la divulgaciOn de resultados on Internet, tal
con estos eventos.
como se mencionO anteriormente excediendo los Por Co anterior, el hallazgo se ajusta
compromisos pactados contractualmente.
para retirar lo relacionado con el
El estudio de necesidades y la La continuidad del proceso de conteo no se vio afectada on evento ocurrido el 14 de marzo, pero
oferta presentada para suscribir los procesos de soporte, transmisiOn y consolidaciOn de la se mantiene on los dem& aspectos y
dicho contrato, estableci6 que el informacion, los cuales errOneamente fueron asociados a la con la connotaci6n dada on el
contratista ofreceria una soluci& lentitud e inexactitud de los conteos de mesa por parte de los informs preliminar.
contingente, que garantizara la jurados de votaci6n, procesos totalmente ajenos y externos
continuidad del proceso durante al proceso tecnolOgico de la entidad y en especial al El hallazgo es el siguiente:
los simulacros y los eventos contratista.
electorales del 2010. Se entiende Garantizar que la soluciOn aplicativa para divulgaci6n en Analisis de riesgos contractuales
por contingencia, la capacidad Internet, tenga una arquitectura redundante . .
(D)
redundante de la arquitectura de la Para tal fin se dispuso de elementos redundantes y
aplicativa
para contingentes en cuanto a conectividad de ulbmas mina", El numeral 6 del articulo 3 del
solution
divulgaciOn en Internet, en cuanto canales (satelite, microondas, fibra Office, par de cobre, Decreto 2474 de 2008 establece:
a:
etc.), enrutadores, switches, Firewalls, VPNs, balanceadores tstudios y documentos previos. En
de carga, bases de datos y varios servidores de divulgacion desarrollo de to selialado en los
Garantizar
que
la de resultados Esta arquitectura fue suficiente para la numerates 7 y 12 del articulo 25 de la
soluciOn
aplicativa
para Entidad y asi lo evidenciaron los 6rganos de control e Ley 80 de 1993, los estudios y
divulged& en Internet, lenge inspection previa a las Elecciones de Marzo del 2010, documentos
previos
estaran
una arquitectura redundante, quienes no se pronunciaron de forma negative en su conformados por los documentos
que en el evento de fallo de la momenta.
definitivos que sirvan de soporte para
infraestructura primaria, cuente Sin embargo, el Oda) componente que no se pudo duplicar o la elaboracian del proyecto de pliego
con dos grados de contingencia instalar redundante fue el nombre de la pagina Web pare de condiciones de manera que los
uno on-site y otro remoto.
consulta por Internet www.registraduria.gov.co; esta proponentes
puedan
valorar
Operacian redundante limitation es propia del diseno mismo de Internet -desde sus adecuadamente el alcance de lo
en la sede principal, de tal inicios como Arpanet haste el die de boy- y tecnolOgicamente requerido por la entidad, asi como e
manera, que ante el fallo de es imposible de replicar. Ahora bien, lo que el analisis de la distribuckin de riesgos que la
cualquier componente de la forense demostre fue que el servicio estuvo bat ataque y asi entidad propane.
infraestructura de hardware se procesara en servidores de publicacion distintos (tal como
(servidores de aplicacion Web los instalados en centro alterno de Bogota) el resultado de la Los estudios y documentos previos
y/o base de datos), el servicio no lentitud operacional habria sido el mismo.
se pondran a disposici6n de los
sea interrumpido.
Operation redundante en la sede principal . . .
interesados de manera simultanea
Operation contingente Todos los elementos de la sede principal en el CAN (centro con el proyecto de pliego de
en la sede alterna, de tal manera principal) la totalidad de equipos y/o elementos se instalaron condiciones y deberan contener los
que ante un evento de fuerza en esquema redundante de Alta Disponibilidad on-site, y siguientes elementos minimos:
mayor en la sede principal, el fueron probados en una base razonable en los distintos
servicio este disponible sin simulacros y en las pruebas internas del contratista. Esto 6. El soporte que permita la
traumatismo.
significa, equipos duplicados al 100%.
tipificaci6n, estimacian, y asignaciem
La Registraduria Nacional no En el centro de datos alterno la totalidad de equipos y/o afectar el equilibria econamico del
realizo un analisis detallado y elementos se instalaron en esquema contingente de Alta contrato".
preciso de los riesgos asociados al Disponibilidad en modalidad fail-over; esto significa equipos
proceso contractual para adquirir de las mismas caracteristicas tecnicas y operatives a los del La Ley 1150 de 2007, establece en e l
los componentes informaticos para centro principal.
Articulo 4: "De la distribuciOn de
los eventos electorales de En este punto es importante mencionar que el proceso de riesgos on los contratos estatales.
Congreso de la RepOblica, divulged& funciona mediante la entrega peri6dica de Los pliegos de condiciones o sus
elecciOn de Padamento Andino y Boletines a los periodistas destacados en la sale de prensa y equivalentes deberan incluir la
presidente y vicepresidente a a la publicaciOn en la Extranet, que permiltO que los grandes estimacian, tipificacian y asignacian
celebrarse durante el 2010, ya que medios de comunicaci6n nacional (peri6dicos, canales de de
los riesgos previsibles
no incluyo riesgos como: Sabotaje television, cadenas de radio, corresponsales y agencia de involucrados on la contratacion."
a los equipos (servidores) que prensa) se convirtieran en factores multiplicadores del
procesan el preconteo, escrutinios proceso de divulged& a la opinion ptiblica nacional e En el Capitulo 8-Plan de
y estadisticas o alteraciOn de la internacional. NOtese que si estas dos redes no hubieran Comunicaciones del Estudio de
nformaciOn en estos tres funcionado correctamente, hubiera existido un vacio total de Necesidad y Conveniencia para
componentes. El no hacer un information, situation que no sucedi6.
suscribir
el
contrato
a decuado analisis de riesgo Finalmente, uno de los puntos mos importantes de resaltar interadministrativo 574 de 2009, se
conlleva a no prever estrategias de de forma reiterativa, es que no obstante la magnitud del estipule como objeto del componente
mitigacion, cuando los riesgos se ataque experimentado en el servicio de Internet, los datos v tecnico: Proporcionar el servicio
materializan, como efecto ocurri6 la information electoral nunca estuvieron comprometidos integral
de
una
red
de
con el sabotaje.
situation que tipicamente persiquen los hackers.
comunicaciones
redundante
y
Continuation del Hallazgo presentado por el Grupo contingente, incluyendo los servicios
Para la elaboration de la matriz de Auditor
requeridos de gestiOn y seguridad de
riesgos solo consider6 estadisticas
los resultados de las elecciones de
relacionadas a la participation de La Registraduria Nacional no realiz6 un analisis detallado y Congreso de la Republica, election
la ciudadania en el proceso preciso de los riesgos asociados al proceso contractual para de Parlamento Andino y Presidente y
electoral para el alio 2007. Ahora adquirir los componentes informaticos para los eventos Vicepresidente, a celebrarse durante
bien, los riesgos previstos por la electorates de Congreso de la Republica, eleccian de 2010, en todo el territorio Nacional
RNEC en el proceso para la Padamento Andino y presidente y vicepresidente a con un total de 82.000 mesas para la
forrnalizaciOn del contrato celebrarse durante el 2010, ya que no incluyo riesgos coma: election de Congreso de la Republica
interadministrativo, se describieron Sabotaje a los equipos (servidores) que procesan ely Parlamento Andino, y de 63.000
en el estudio de necesidad y preconteo, escrutinios y estadisticas o alteraciOn de la mesas para la elecciOn de Presidente
conveniencia
correspondiente, information on estos tres componentes. El no hacer un y Vicepresidente y dernas
numeral "Estimation, tipificaciOn y adecuado analisis de riesgo conlleva a no prever estrategias informed& relacionada con estos
asignaci6n de riesgos previsibles de mitigaci6n, cuando los riesgos se materialized como eventos.
que pueden afectar el equilibrio efecto ocurria can el sabotaje.
econOmico del contrato", sin incluir Respuesta
El estudio de necesidades y la forte
los descritos anteriorrnente.
La Registraduria evalue los distintos riesgos seg& una base presentada para suscribir dicho
razonable, ya que tecnicamente y econernicamente es contrato, establecio que el contratista
Por otra parte, no se evidenci6 completamente imposible dimensionar en forma "a priori" una ofreceria una solucion contingente,
documentaciOn soporte que solucion para mitigar posibles hechos inciertos, en lo que garantizara la continuidad del
sustente el paso de 21.000 referente a magnitud del ataque, el origen, la intention, la proceso durante los simulacros y los
accesos concurrentes en las modalidad, la intensidad y la duraci6n, caracteristicas eventos electorales del 2010.
elecciones del alio 2007, a una totalmente desconocidas.
estimada de 50.000 accesos Como analogia para entender el punto, se puede blinder un Se entiende por contingencia, la
correspondiente, la Entidad no
podia pro veer que pare las
elecciones del 14 de marzo de
2011 iba a ser objeto de ataques
por fuerzas delincuenciales en su
plataforma informatica por cuento
este tipo de acciones no han sido
realizadas en la normal ejecucien
similares
de
de
contratos
a f io s
caracteristicas
en
anteriores...Teniendo en cuenta
los ataques recibidos para las
elecciones del 14 de marzo de
2010, la Registraduria Nacional del
Estado Civil tenia el deber y la
brigaden de garantizar la
confiabiridad de la informacien,
plan
implementado
un
independiente al que primaba para
el procesamiento, consolidacien y
divulgacien de dichos comicios
electorates.
RST de los bits de control de TCP. Lo cual con firma una vez
Inas que la actividad se debe a un ataque llamado "TCP
Reset Attacks Adicionalmente, desde of dia anterior esta IP
tuvo muchos registros de error de acceso en el log hacia la
estructura de directorios de los servidores, la cual no era de
conocimiento pObrico.
Cabe resaltar que desde esa IP "200.118.171.217",
intentaron acceder a estructuras de directorios privados, que
ninguna persona extern podia saber y que edemas los
intentos de acceso se empezaron a registrar desde el dia
anterior a las elecciones, y se rogistraron nuevamente el
mismo cilia de las elecciones. Dejando claras sospechas que
hubo complicidad al interior de la entidad.
CONCLUSION FINAL
La evidencia recolectada muestra claramente que el
servicio de publicaciOn de los resultados electorates del
dia 14 de marzo de 2010, estuvo balo ataque informatico
de magnitudes considerables, ms alla de las
previsiones razonables v de la infraestructura de
contingencia implementada.
El hecho que intentaran acceder a estructuras de directorios
privados, que ninguna persona extema podia saber, y que
los intentos de acceso a dicha estructura de directorios se
empezaron a registrar desde e/ dia anterior a las elecciones,
sugiere sin lugar a dudas que hubo complicidad at interior de
la Entidad".
Estas conclusiones proceden de un analisis tecnico y
25
26
contrato
16
69
113
Documentos Faltantes
Para la LiguidaciOn
Contrato Liquideda el dia
28 de noviembre de 2011.
(Se anexa copia del arta
en 3 folios)
Cond
connate !Mil
die
11 de enero de 2012
Contrato liquidado el dia
30 de diciembre de 2011.
27
de
las
obligaciones
SICE,
inobservando la normativa citada y
el Manual de Proceso Infernos de
la entidad.
28
Respuesta:
Con el fin de aclarar el procedimiento para establecer el
porcentaje de constituciOn de Reservas presupuestales al
cierre de cada vigencia, la Entidad solicito concepto
mediante oficio GAF-157 de junio 03 de 2011, al Ministerio
de Hacienda y Credit() Pnblico, en el sentido de aclarar,
"cual presupuesto as el que se debe tomar coma base para
el calculo de los porcentajes de reserva, si es sobre el que
nos genera la reserva o sabre el del alio anterior; es decir, si
las reservas presupuestales fueron constituidas al cierre del
afio 2010, la base para el techo es la de la apropiaci6n del
alio 2010 o como manifiesta la Contraloria General de la
Reptiblica, la base es la apropiacion del alio 2009"; a lo cual
el Ministerio de Hacienda y Credito Riblico mediante
radicado No. 2-2011-021232 de julio 05 de 2011, manifiesta
que: "...Teniendo en cuenta lo establecido en el articulo 78
del decreto 111 de 1996, el alio que se toma como base
para el calculo de reducci6n de los porcentajes del 2% de
Funcionamiento y el 15% de Inversion as el afio en el cual
se genera la reserva presupuestal. Por ejemplo, para las
reservas constituidas en la vigencia 2011 correspondientes
al alio 2010, el alio base es 2010 para el calculo de
reducci6n de los porcentajes de funcionamiento e
inversiOn"3.
El porcentaje de constitucion de reserva presupuestal de la
Registraduria Nacional del Estado Civil para gastos de
funcionamiento del presupuesto de la vigencia 2010 se
encuentran por debajo del 2%, establecido en el articulo 2
del Decreto 1957 de 2007, en $869.146.052.84, asi:
Presupuesto de funcionamiento Registraduria Nacional a 31
de diciembre de 2010:
APROPIACION DEFINITIVA $655.493.326.642.00
RESERVA
PRESUPUESTAL
CONSTITUIDA
$12.240.720.480.00
2% APROPIACION DEFINITIVA $13.109.866.532.84
Por lo anterior se solicita respetuosamente a la Contraloria
que se retire el hallazgo en el informe definitivo.
29
Respuesta:
Como bien lo senala el ente auditor en el numeral 2 de este
hallazgo, la SupervisiOn del contrato 057/05 mediante la
circular No. 086 del 27 de agosto de 2009, establecia el
procedimiento para el levantamiento del inventario del PMT
II, mediante el formato Al, los cuales fueron entregados en
oficinas centrales a finales del alto 2009 y las novedades de
los mismos en el primer semestre de 2010.
Estos formatos recopilaban la informaci6n de identificacian
del bien, ubicaci6n y tenencia del miso. A la vez, los
mantenimientos preventivos realizados a los equipos en el
desarrollo del contrato 057/05, (seis en total), permitieron
sentar en las hojas de vida de los equipos del PMT II, las
novedades encontradas y los procedimientos correctivos
efectuados, asi como la actualizacion de los funcionarios a
cargo de los mismos.
Resultante de estas actividades, se tuvo el control de los
bienes durante los cinco altos de la vigencia del contrato y
no se entiende ni justifica la aseveraciOn del ente auditor en
el sentido de "sin embargo, durante los cinco (5) Mos de
ejecucign del contrato existi6 un volumen importante de
novedades, tanto en los equipos como en el personal que
los tiene a cargo, to cual impidig establecer realmente los
bienes incorporados, al no existir una acta a la fecha de In
liquidacion", desconociendo las actas de mantenimiento
30
Respuesta:
La metodologia aplicada para el despliegue de los bienes
del PMT II, las cuales, a su vez obedecian al cuadro Project
para la puesta en marcha de cada subproyecto, incluyo,
previo al despliegue de los equipos, el Plaqueteo y
verificacion de los equipos por parte del Grupo de Almacen e
Inventarios, con la verification y asistencia del contratista, la
Interventoria y la Supervision. A continuation, se procedia
con la elaboracion de las actas individuales de las entregas
de equipos PMT II, y se realizaba el despliegue respectivo.
Posteriormente, se elaboraba un acta de entrega de equipos
del subproyecto, la cual era firmada por las que en ella
intervenian y finalmente el acta en cuestion, se incluia en el
cierre parcial del subproyecto, como soporte de la entrega
de bienes.
En consecuencia a lo expuesto y en virtud de las
caracteristicas del "contrato Have en mano", en la que los
bienes sedan recibidos al finalizar el mismo, se
establecieron los procedimientos de ficha tecnica y matriz de
entrega de bienes para efectuar el ingreso a almacen y a los
estados financieros. Cabe resaltar, que en cads matriz de
bienes, este incluida la fecha de reception del bien y los
datos de cada una de las actas de entrega individual del
PMT II.
5. En visitas realizadas a las sedes en las Registradurias
auxiliares de: Teusaquillo, Candelaria, Rafael Uribe
Uribe, Ciudad Bolivar, Suba y la Registraduria Distrital,
no pudieron identificar los bienes producto del PMT ll
dado que no se evidencian los soportes de las actas de
entrega y recibidos tales como: las booking, los
Morphos, los lectores 2D, entre otros.
Respuesta:
La entidad mediante la circular 129 del 28 de julio de 2010,
directrices para el procedimiento y levantamiento anual de
inventario de bienes de la RNEC, establece en su numeral
1.1 lo siguiente: "Levantamiento fisico de bienes tangibles e
intangibles. En las delegaciones, los delegados y sus
almacenistas seren los responsables de mantener
actualizada, consolidada e individualizada la informaciOn
rolacionada con los responsables, ubicacion y detalles de
todos y cada uno de los bienes que reposan en sus areas de
influencia
(Registradurias
especiales,
auxiliares
y
municipales). El conteo fisico se registrara on los formatos
Al, A4, A5, y en el libro Excel'.
En tal sentido, las evidencias de soporte de entrega de
bienes del PMT II y sus formatos respectivos, deben figurar
en las delegaciones a cargo del almacenista. En
consecuencia, las evidencias solicitadas por la comisi6n de
la CGR que visite las Registradurias mencionadas en el
hallazgo, no debian reposar en esas oficinas, por lo que
deben acudir a la coordinacien del grupo de almacen e
inventarios o al almacenista de la respectiva delegation.
Finalmente, en virtud de lo expuesto en la respuesta al
presente hallazgo, se solicita sea retirado el concepto de
incertidumbre generado en lo consignado en las matrices de
entrega de bienes, las cuales hemos demostrado a lo largo
del presente escrito que condensan las evidencias fisicas de
su existencia y grado de operaci6n en la solution PMT
implementada, asi como el que estas registran las
novedades acaecidas a los bienes del PMT II en los cinco
altos de su ejecucian.
Hallazgo No. 30: PLACAS PMTII Respuesta: Comunicacien GAF 0503
Mediante los oficios DAF-GAI-092 del 11de abril/11 y GAFEn el contrato No. 057 de 2005, DA-0216 de mayo 20/11 la Coordinacien de Almacen e
clausula 7, obligaciones generales Inventarios presento el recuento de las places entregadas a
del contratista, numeral 7.19 se SAGEM para la identification de bienes del proyecto PMTII. La respuesta de M entidad ya fue
indica: "Entregar, en presencia del En las comunicaciones citadas, se menciona que el ran ge .ana imace euando se entrega el
funcionario o funcionarios que de placas adquiridas oscila entre la No 000001 a la 016132 Informs preliminar contable, el cual
designs LA REGISTRADURIA y con las cuales se identificaron los 12.312 bienes tangibles guedo en firms y se ingres6 al Audibal.
del interventor, el inventario adquiridos por la entidad. Dentro del rango producido se
detailed de los bienes que se encuentra 1844 places en el almacen distribuidas asi: 1232
suministran como parte del places del rango 11268 al 12500 y 612 places del rango
Entregado a
SAGEM Fuente
Acta 01
(Formato A4).
59.75172
DevoluciOn a
RNEC
equivalente en
Formate A3.
32.3059
478.014
478 014
5961954
32 2351
476.956
476.956
20.106
160.848
7.675
160.848
32
debido a su condicien inmaterial y numeral 7.19, establece la forma como e/ contratista debe
a que la entidad argumentas que entregar el inventario detailed de bienes, para incorporarlos
el software estaba incorporado a a la contabilidad de in Registraduria; asi mismo, in carta
los equipos entregados. Lo RDRCI 000626 de julio de 2009, serials la information y
anterior genera incertidumbre procedimiento necesario que debe realizar el contratista
$12.671,4 millones que hacen para la entrega de bienes tangibles e intangibles, de
parte del saldo de la cuenta conformidad con la Resolution 7495 de 2006."
Intangibles.
Respuesta: Comunicacion RDRCI 1211
CUENTAS POR PAGAR Con referenda a este hallazgo al que se le dio respuesta en
TRANSFERENCIAS POR PAGAR los hallazgos Nos 20,29 y 30, el ente de control manifiesta
En esta cuenta se registran los que se debe seguir el procedimiento establecido en el
valores adeudados por concepto Contrato 057 de 2005, en el capitulo 2, clausula 7, numeral
de reposician de votos y 7.19, la cual establece: "Entregar, en presencia del
financiacidm de camparlas segOn funcionario o funcionarios que designLA
la Ley 130/94 y la ResoluciOn 99 REGISTRADURIA y del interventor, el inventario detallado
de los Bienes que se suministran como parte del desarrollo
de 1997.
del contrato y cuya propiedad se transfiere a LA
REGISTRADURIA, conforme a los procedimientos que para
el efecto establezca la Entidad. Paragrafo: En este entrega
EL CONTRATISTA indicara los precios unitarios de
transferencia de cada uno de estos bienes (tangibles
intangibles) con of propOsito qua LA REGISTRADURIA
pueda incorporarlos a sus Estados Financieros. EL
CONTRATISTA debe indicar por escrito las precauciones y
procedimientos que se deban tomar para la guarda y
conservacion de los bienes."
En consecuencia al escrito en la clausula aludida, la
Supervision del contrato estableciO el procedimiento
respectivo mediante el oficio 626 de julio de 2009, en el cual
se da respuesta al clausulado citado en los siguientes
erminos:
1.
Los bienes deben ser entregados en presencia
del funcionario y del interventor. Para tal efecto, se
establecie el acta de entrega PMT, mediante la cual se
efectu6 la entrega de cada bien tecnolegico a as
funcionarios que recibian bienes del PMT II. La Interventoria
CIDLIS UIS, con el concurso de la entidad, acopi6 la
totalidad de actas de entrega de equipos PMT II, y certified'
en el informe 085 de noviembre de 2010 (informe final
entrega de bienes Hardware y Software), que para cada bien
existia un acta de entrega debidamente firmada en los
terminos del contrato 057 de 2005 y manifest6 "En
conclusiOn, /a Interventoria manifiesta que, una vez
realizadas las actividades de revision y verificaciOn de la
information requerida por /a RNEC, para lo concemiente a
los bienes entregados y su registro en los sistemas de
inventario, fueron satisfactorias, cumplen y se encuentran
acordes con la comunicacion RDRCI-0626 del 7 de Julio de
2009."
2.
La misma clausula establecie que la RNEC debia
constituir el procedimiento de transferencia de inventario de
los bienes del PMT II a la Registraduria Nacional del Estado
Civil . Para tal efecto el oficio No. 626 de julio de 2009
elaborado conjuntamente por la Gerencia Administrativa y
Financiera y la Supervision del contrato 057, avalada por la
Interventoria, determin6 las matrices de bienes come el
instrumento para recepcion del inventario final, la cual
respondia a su vez a la resolucidn 7495 de 2006.
3.
Como un elemento probatorio adicional a las actas
de entrega suscritas, la Supervision y la Gerencia
Administrative y Financiera, emitieron la circular 086 de 2009
para el levantamiento de inventarios del PMT II con base en
un instrumento de recopilacien de informacien o lista de
chequeo denominado Al, en el cual se replied) la
informacion del acta de entrega de bienes PMT II, para que
fuera actualizada por los tenedores del bien y validada por
los delegados de artamentales y el almacenista, quienes las
33
Otras
No.
33:
Hallazgo
Responsabilidades
Contingentes (919090)
El reconocimiento y pago de la
Gastos
de
ReposiciOn
de
Campana esta reglado en Ley 130
de 1994, ResoluciOn 5608 de
2003, Resoluciones 0330 y 8811
de 2007, Resolucion 1139 de
2009, Resolucion No 109 de 2011
por las cuales se adoptan los
procesos y procedimientos en Respuesta: Comunicacien GAF 0503
materia, presupuestal y contable. La Entidad, atendiendo la observaciOn de la Contraloria
De igual forma, se encuentra el General de la NaciOn efectuara los siguientes registros
procedimiento DP-GAF-ARFR 008 relacionados con el pago de gastos de campana de los
para la Expedici6n de Registro partidos y movimientos politicos:
Presupuestal del compromiso 1. Cuando exista apropiaciOn para cancelar los gastos de
campafia y se cumplan los requisitos para el pago de
Fondo Nacional de Financiaci6n
registros
efectuaran
los
mismas,
se
Campanas
las
Partidos
y
de
correspondientes en el SIIF II, (CDP, COMPROMISO,
Electorales.
RADICADO CUENTA, OBLIGACION Y PAGO).
La subcuenta Cuentas de OrdenResponsabilidades 2. Cuando no exista apropiacion para cancelar los gastos
Otras
de campana y ya este reconocido el derecho a la
Contingentes presentO, a 31 de
reposiciOn de gastos por el Consejo Nacional Electoral,
diciembre de 2010, saldo por
mediante resolucion, el Fondo de FinanciaciOn debera
$127.596 millones, cifra que
informar a la Coordinaci6n de Contabilidad, para que se
contiene un registro por $91.009
realice el registro de la cuenta por pagar en el Balance.
millones realizado al cierre del
ejercicio de 2010, con lo cual se 3. Cuando no exista apropiacion para cancelar los gastos
de campana y solo se cuente con la informacion de la
subestima las Cuentas por Pagar
Registraduria Delegada en lo Electoral. El Fondo de
por dicho valor, toda vez que se
Financiacion efectuara la liquidaciOn de los partidos y
encuentra soportado con
movimientos que tienen derecho a la reposiciOn y
Resoluciones de Reconocimiento
remitira dicha informacion a la CoordinaciOn de
de ReposiciOn de Gastos de
Contabilidad, para que se realice el registro de la
Campana, elaboradas por el
cuenta de orden.
Consejo Nacional Electoral.
hecho
Asi
mismo,
comp
subsecuente, se evidenciaron
pagos en el 2011 por reposician
de
campaiias
de
gastos
electorales y funcionamiento, a
Imes del Fondo Nacional de
Partidos
y
Financiacion
de
de
Electorales
Campafias
elecciones efectuadas on el 2010,
millones,
por
$2.129,3
discriminados asi:
34