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Santiago, 19-02-2015
Manual de Usuario
ndice
1 INTRODUCCIN
2 PARTE I: FUNCIONALIDADES PARA USUARIOS FTP
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1. INGRESO
2. CONSIDERACIONES GENERALES
3. ENVO Y RECEPCIN DE DOCUMENTOS
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1. INGRESO
2. CONSIDERACIONES GENERALES
3. DOCUMENTOS RECIBIDOS
4. DOCUMENTOS ENVIADOS
5. ENVIAR DOCUMENTOS
6. ERRORES
7. REPORTES
8. RECUPERAR DOCUMENTOS
9. ACTUALIZAR DATOS
10. BUSCAR DOCUMENTOS
11. RECLAMOS Y SUGERENCIAS
12. ADMINISTRAR USUARIOS
13. ACTUALIZAR INSTITUCIN
14. ACERCA DE GLN Y LOCACIONES
15. ANLISIS DE CODIFICACIN
16. SALIR
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1 Introduccin
ComercioNet es el portal de Internet que agrupa a la comunidad de supermercados y sus
proveedores, y cuyo principal objetivo es ser un canal de comunicaciones y transacciones
electrnicas entre sus integrantes. La plataforma tecnolgica presentada facilita el intercambio
en forma segura y eficiente de documentos digitales asociados a los procesos de negocios de las
empresas asociadas.
Las empresas asociadas podrn hacer uso del servicio de intercambio de documentos usando
una plataforma FTP o usando una plataforma WEB.
Es importante destacar, que los usuarios pueden utilizar las 2 plataformas indistintamente.
Por ejemplo los documentos enviados por FTP sern recibidos por el WEB y los documentos
enviados por el WEB sern recibidos por el FTP. Lo mismo ocurre con las descargas de
documentos. La nica diferencia se encuentra en la eliminacin. Los documentos eliminados por
el WEB no sern eliminados del FTP ni viceversa.
El objetivo del presente documento es ofrecer al usuario una ayuda que le permita aprovechar al
mximo todas las ventajas y funcionalidades ofrecidas en el sistema.
Una caractersticas del sistema que se debe tener clara es que los usuarios creados usando
las herramientas de la plataforma WEB, podrn conectarse tanto en la plataforma WEB como
en la plataforma FTP. As mismo, los cambios de contraseas realizados en la plataforma WEB
afectarn inmediatamente en las contraseas utilizadas en el FTP.
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Una vez ya conectado, el usuario podr acceder a sus archivos, los cuales se encuentran
guardados en las distintas carpetas del usuario.
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2. Consideraciones Generales
Este manual pretende dar a conocer al usuario el correcto uso de la plataforma FTP para
intercambiar documentos con otras instituciones que pertenezcan a la comunidad ComercioNet y
no pretende ser una guia de los comandos propios del protocolo FTP.
Antes de comenzar a describir como utilizar las funcionalidades de la plataforma FTP, es
necesario que el usuario est familiarizado con el ambiente de trabajo del que dispone en esta
plataforma.
Una vez que el usuario se conecta al servidor, el podr ver que en su cuenta existen 10
directorios, 8 de los cuales corresponde a los tipos de documentos soportados por la comunidad
de ComercioNet (y que son utilizados para el envio y recepcin de documentos) y 3 directorios
especiales que contienen otros tipos de informacin. En la siguiente imagen, podemos ver los
11 directorios:
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Cada uno de los directorios de documentos representa un tipo de documento soportado por el
sistema. La descripcin de cada tipo de documento es la siguiente:
Por ltimo, cabe destacar tambin que todas las operaciones descritas en este manual
pueden ser llevadas a cabo como operaciones automticas realizadas por sistemas externos o
programas batch.
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Envo de Documentos
Para el envo de documentos el usuario debe conectarse al servidor FTP y luego de haber
ingresado, debe dejar el (los) documento(s) a enviar en la carpeta correspondiente al tipo de
documento que se quiere enviar.
Por ejemplo, para enviar una orden de compra debe ejecutar cd orders y luego proceder a subir
el archivo.
Una vez que el documento es subido a la carpeta correspondiente (comando put del FTP), el
sistema se encarga de tomar el archivo y procesarlo para enviarlo al destinatario correspondiente.
Si el archivo llega a la casilla de destino sin problemas, una copia del archivo es escrita en el
subdirectorio backup del tipo de documento subido. El nombre con que es guardada dicho
archivo se cie al siguiente formato:
<Casilla EDI Emisor>.<Casilla EDI Receptor>.<Ndocumento>.<funcin>.<ao><mes><da><hora><minuto>
En donde funcin es definida por el estndar asociado al documento transmitida, por ejemplo: 9
original, O cancelacin para las ordenes de compra.
Si ocurri algn problema en la transmisin, el archivo es movido al subdirectorio errors del tipo
de documento transmitido, con el mismo nombre con que se transmiti. Para ms detalles sobre
la notificacin de errores remtase a la seccin Notificacin de Errores de este Manual.
Nota Importante:
El sistema verifica la unicidad de los documentos transmitidos, es decir, no se podr enviar un
documento a un mismo destinatario, del mismo tipo con el mismo identificador nico. En caso de
intentarlo, la plataforma rechazar el documento con el mensaje de Archivo duplicado.
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Recepcin de Documentos
Para ver qu documentos ha recibido, el usuario debe conectarse al servidor FTP, posicionarse
en la carpeta asociada al tipo de documento requerido y ejecutar el comando ls, el cual le
entregar la lista de los documentos recibidos correspondientes al tipo de documento respectivo,
adems una copia del archivo es escrita en el subdirectorio backup del tipo de documento subido.
Los nombres de los archivos recibidos se cien al siguiente estndar:
<Casilla EDI Emisor>.<Casilla EDI Receptor>.<Ndocumento>.<funcin>.<ao><mes><da><hora><minuto>
En donde funcin es definida por el estndar asociado al documento transmitida, por ejemplo: 9
original, O cancelacin para las ordenes de compra.
Para descargar el documento puede ocupar las funciones estndar de FTP, por ejemplo get
<nombre de archivo>.
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Seguimiento de Documentos
El sistema permite a los emisores de documentos realizar un seguimiento de los mismos a
travs de un archivo de log por cada documento transmitido.
El nombre del archivo se cie al siguiente formato:
<Origen>. <Destino>.<Tipo>.<Nmero>
En donde:
El archivo tiene una lnea por cada estado por el que ha pasado un documento. Cada lnea se
cie al siguiente formato:
<Fecha> .<tabulador>.<Estado>
En donde:
Fecha: Fecha en que ocurri el cambio de estado, con el formato dd-mm-yyyy hh:mm:ss
Tabulador: Tabulador (carcter \t).
Estado: Descripcin del estado en maysculas. Ejemplo: RECIBIDO, DISPONIBLE,
CANCELADO, etc. Para obtener la lista completa de estados disponibles remtase a la,
seccin documentos enviados.
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Listado de Proveedores
El sistema permite a los usuarios obtener el listado de proveedores actualizados del sistema.
Para ello se genera dentro de la carpeta info un archivo denominado providers.lst, el cual
contiene una lnea de encabezado con el siguiente formato:
RUT;DIG;EMPRESA;CASILLA
Luego de la lnea de encabezado, se tiene una lnea por cada institucin perteneciente al
sistema, con el formato especificado por la lnea de encabezado, en donde:
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2. Consideraciones Generales
Se debe precisar que las listas de documentos para cada tipo de documentos son iguales en
su formato, salvo las ordenes de compra y ordenes de compra sugerida, las cuales agregan el
campo (columna) lugar de entrega a su formato.
Otra consideracin que se debe tener presente es que, existe para cada lista de documentos un
conjunto de botones (que se analizarn individualmente ms adelante) que permite al usuario
realizar distintos tipos de acciones sobre todos los documentos que el usuario tiene disponibles
en la plataforma. Adems, se dispone en cada pgina de los distintos mdulos, una barra de
navegacin que permite al usuario desplazarse a travs de los distintas listas segn tipo de
documentos. Todas estas consideraciones son explicitadas a continuacin.
Esta seleccin permite cargar el listado de documentos dado el lapso de tiempo indicado.
La opcin por omisin es Recibidos hoy, y es la que entrega el listado en un tiempo de
respuesta mnimo.
La herramienta permite seleccionar adems los documentos Recibidos desde ayer, los
Recibidos desde hace una semana y Todos los documentos recibidos, siendo esta
ltima la que ms demora en desplegar el resultado. Es importante mencionar que al cambiar
el despliegue por tipo de documento, el resultado considerar la opcin aqu seleccionada,
es decir, si est seleccionado Todos los documentos recibidos se mostrarn todos los
documentos del nuevo tipo de documento seleccionado.
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3. Documentos Recibidos
En esta seccin del sistema se dispone de una tabla en donde quedan registrados los
documentos recibidos a travs de la comunidad ComercioNet. La tabla se divide en dos
columnas, la primera lista los tipos de documentos, y la otra, la cantidad de documentos recibidos,
tambin en esta ltima columna se indica la cantidad de documentos no ledos (dato indicado
entre parntesis).
Para desplegar la lista detallada de un tipo de documento en particular basta con hacer clic
sobre el tipo de documento que desea desplegar (tambin se puede llegar al despliegue del
documento desde la columna donde se indican las cantidades de documentos). Si pincha en
la cantidad de documentos no leidos ser conducido a una pgina que despliega el listado de
documentos recibidos que se encuentren sin leer.
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4. Documentos Enviados
En esta seccin del sistema se dispone de una tabla en donde quedan registrados los
documentos enviados por la institucin a travs de la comunidad ComercioNet. La tabla
se divide en dos columnas, la primera, lista los tipos de documentos y la otra la cantidad de
documentos enviados. Para desplegar el detalle de documentos disponibles, basta con que el
usuario se posicione sobre el tipo de documento que desea desplegar y hacer clic (tambin se
puede llegar al despliegue del documento desde la columna donde se indican las cantidades
de documentos).
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Dentro de los documentos Enviados, los estados posibles de un documento son los
siguientes:
1. Disponible: El documento ha sido recibido por el destinatario, pero ste an no lo lee ni
descarga.
2. Ledo: El documento ha sido recibido y ledo por el destinatario
3. No disponible: El contenido del documento ya no se encuentra disponible. Dicho estado
puede ser alcanzado por la expiracin de los documentos dentro de la plataforma. Para poder
recuperar dicho documento debe remitirse al mdulo de recuperacin de documentos.
4. Eliminado: El documento ha sido eliminado por el emisor, a travs de la opcin eliminar. Error
en despacho a la VAN: Significa que un documento que usted ha transmitido a un usuario que
pertenece a otra Comunidad, no ha podido ser despachado a dicha comunidad, pero ha sido
correctamente recibido por ComercioNet.
5. Descargado: El documento ya fue descargado desde la plataforma.
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5. Enviar Documentos
En esta seccin del sistema el usuario dispone de tres tems que le permitirn, enviar, crear o
editar documentos.
Se permite el envo de documentos construidos a travs de esta plataforma, o de documentos
construidos por herramientas externas.
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Edicin de Documentos
En esta seccin hay una lista de documentos que estn en proceso de construccin, una vez que
el usuario termine de completar los datos, podrn ser liberados a sus destinatarios
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Nota Importante:
El sistema verifica la unicidad de los documentos transmitidos, es decir, no se podr enviar
un documento a un mismo destinatario, del mismo tipo con el mismo identificador nico.
En caso de intentarlo, la plataforma rechazar el documento con el mensaje de Archivo
duplicado.
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6. Errores
La opcin errores despliega aquellos errores ocurridos en el envo de documentos, tanto a travs
de FTP, como del WEB. Dentro de los errores que pueden generarse se destacan los siguientes:
1. Archivo duplicado: Se ha tratado de transmitir un documento que tiene el mismo destinatario,
tipo e identificador nico que otro previamente recibido en la comunidad.
2. Mapeo fallido: Se ha enviado un documento a un usuario que desea recibir los documentos
en un formato distinto al que usted emite. Por alguna razn, tpicamente por problemas en
el formato del documento enviado, no ha sido posible realizar la transformacin entre el
formato de entrada y el formato de salida. Para informacin sobre la lista de transformaciones
disponibles, dirjase al administrador de la plataforma, a travs de la opcin Reclamos y
Sugerencias.
3. Imposible de obtener datos bsicos del receptor: El emisor indicado en el contenido del
documento no es conocido por la Comunidad.
4. Warning: Se ha aceptado el documento pero con reparos
5. Corregido: Indica que el operador ha reprocesado el documento permitiendo que ste llegue
a destino
Lo primero que un usuario debe hacer para ver los errores en los envos de documentos es
seleccionar los parmetros de bsqueda, los cuales permiten filtrar la informacin a desplegar, la
imagen siguiente despliega la pantalla que contiene los criterios de bsquedas de errores .
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Una vez que se han ingresado los parmetros de bsqueda, el usuario debe hacer clic en el
botn buscar, tras lo cual se les desplegar la pantalla con los tipos de errores encontrados y
que cumplen con los criterios de bsqueda. Un ejemplo de la pantalla con los errores entregada
por el sistema es la siguiente:
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3. Va FTP. Dentro del directorio LOG ubicado en la raz de la estructura de directorios del
usuario, se encuentra un archivo con los errores en la transmisin de archivos del da. El archivo
tiene por nombre errors_mes_dia_ao.log (por ejemplo, para el 13 de Octubre del 2004, el
archivo se llama, errors_10_13_2004.log). El contenido del archivo es similar al que se puede
visualizar va la opcin errores de la interfaz WEB.
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7. Reportes
En esta seccin del sistema se podr acceder a 3 tipos de reportes, los procedimientos de cmo
utilizar estos reportes son explicitados a continuacin.
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El sistema provee adems botones de navegacin para visualizar los datos del mes
anterior o siguiente.
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Adems de desplegar los cdigos GLN en formato legible por la web, se puede acceder a un
listado en formato texto de los cdigos GLN, los cuales se pueden exportar fcilmente. La
composicin del formato es explicada a continuacin. (; es el separador de cada campo)
Id. Interno, Cdigo GLN, Descripcin empresa, Direccin, Casilla EDI de la Institucin
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8. Recuperar Documentos
En esta seccin del sistema el usuario podr realizar una solicitud de recuperacin de aquellos
documentos borrados de la plataforma ComercioNet. Para desarrollar esta actividad se dispone
de un formulario en donde se indican algunos datos para iniciar el proceso de recuperacin. La
imagen siguiente muestra los datos que se pueden ingresar para realizar esta actividad.
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9. Actualizar Datos
En esta seccin del sistema el usuario puede hacer modificaciones en sus datos personales.
Los campos pregunta y respuestas son ocupados en caso de que el usuario olvide su contrasea.
Los campos marcados con * son de carcter obligatorio. Recuerde que la actualizacin de su
contrasea en el WEB afecta el acceso FTP.
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Adems de los filtros explicitados y graficados anteriormente existen filtros por horarios.
Luego de seleccionar todos los filtros deseados el sistema desplegar una pgina en donde se
muestra una lista con todos aquellos documentos que cumplieron con los parmetros indicados.
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Despus de escribir el mensaje en el rea de texto, el usuario debe presionar el botn Enviar
mensaje. Una vez hecho esto, el sistema confirmar al usuario que el mensaje fue enviado,
como podemos ver en la pgina siguiente:
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CREAR, permite crear(agregar) nuevos usuarios al sistema, para ello se dispone de un formulario
de ingreso de registros en donde se deben ingresar los datos requeridos por el sistema, los
campos obligatorios estn marcados por un *.
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Cabe destacar que la ltima seccin del formulario y que tiene relacin con los permisos globales
del usuario (permitir acceso?, Administrar Usuarios, Actualizar datos Instituciones y
Reportes) es muy importante ya que es aqu donde se dar autorizacin al usuario para que
tenga acceso a ciertas funcionalidades del sistema, a continuacin se detallan cada una de estas
opciones:
Permitir acceso?: Se refiere bsicamente a si un usuario tendr acceso o no al sistema
cabe precisar que se niega el acceso Web y FTP.
Administrar Usuarios: Indica si el nuevo usuario tendr los permisos necesarios para realizar
actividades de administracin a otros usuarios, si el check box no esta marcado este nuevo
perfil de usuario al conectarse no tendr disponible el botn Administrar Usuarios.
Actualizar Datos Institucin: Permite o no al nuevo usuario el acceso a actualizar datos de
la Institucin, si el check box no esta marcado el nuevo usuario al conectarse al sistema no
tendr disponible el botn Actualizar Institucin.
Reporte: Si esta opcin no esta marcada, el nuevo usuario no tendr acceso a los reportes
del sistema.
Luego de ingresados los antecedentes solicitados en el formulario el administrador puede
almacenar estos datos en la base de datos del sistema, para ello slo debe hacer clic sobre el
botn guardar, sino desea guardar los datos del nuevo usuario debe hacer clic en el botn
cancelar.
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El nuevo usuario tendr por omisin todos los permisos posibles por tipo de documento. Si se
desea restringir alguno de los permisos debe editar el usuario y pinchar el link Editar permisos
de acceso.
EDITAR, permite editar los datos de un usuario en particular y proceder a modificar alguno de
ellos. Para ello seleccione el usuario a modificar y presione el botn editar.
El login de usuario es un
dato no modificable
En relacin a los permisos de acceso se debe sealar que esta actividad afecta a cada uno de
los documentos y tiene estrecha relacin con el set de botones explicitados en la seccin de
consideraciones generales de este manual (visualizar, descargar, tracking, imprimir documento
y borrar) los que no tienen relacin a estos botones son los indicado con los nombres
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ver_lista. recuperar, enviar y recibe_mail, esta dos ltimas las analizaremos a continuacin de
las opciones ver_lista y ver_documento
La imagen de arriba muestra las opciones que el administrador dispone para dar autorizacin
de acceso a los usuarios del sistema, a modo de ejemplo veremos como un usuario no puede
visualizar catlogo de precios ni ver este tipo de documento, ya que estas opciones no estn
marcadas en la tabla permisos de usuario.
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ver_lista
Cuando esta opcin esta desmarcada lo que
ocurre es que al usuario se le niega el acceso al
listado de catlogos de precio, tal como lo refleja
la imagen
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ver_documento
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recuperar
Si esta opcin no est marcada, se le niega el acceso al nuevo usuario a realizar recuperacin
de documentos, en este caso catlogo de precios (recuerde que los permisos son por cada
documento), por lo cual en el men desplegable del formulario de recuperacin de documentos
no dispondr de esta opcin, la imagen siguiente grafica esta situacin.
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En este caso se niega el acceso de enviar los documentos catlogo de precios y orden de
compra por lo tanto el usuario tendr deshabilitadas estas dos opciones en la lista de la seccin
crear documentos, se debe precisar que los documentos que no pueden ser enviados son los
que son creados en la plataforma de ComercioNet.
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recibir_mail
Esta opcin se refiere bsicamente a que cada vez que se enva un documento y se produce
algn error el sistema reporta la falla va e-mail (el reporte es dirigido a todos los usuarios de la
institucin que tengan su email definido y que cuenten con el permiso respectivo).
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ELIMINAR,
permite eliminar un registro de usuario del sistema, para desarrollar esta actividad el
administrador debe seleccionar un usuario de la lista y hacer clic en el botn Eliminar, luego el
sistema solicitara ratificacin de la accin.
Ventana de confirmacin de
eliminacin de un usuario
Nota Importante:
La eliminacin de un usuario a travs del WEB
eliminar el acceso del mismo a travs de FTP.
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Manual de Usuario
Entre de los campos del formulario, existe uno llamado imagen, en este campo el usuario
puede subir una imagen de identificacin de la Institucin la cual ser visible por otros usuarios al
momento de visualizar documentos generados por ella. Para subir una imagen se debe pinchar
en el botn examinar. Al hacer clic sobre l se abrir una ventana de Windows que permitir
seleccionar la imagen deseada, cabe precisar que el tamao adecuado es 84x55 pixeles
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Manual de Usuario
Luego de seleccionar el o los formatos alternativos debe hacer clic en el botn Guardar para
que el sistema actualice los datos, finalmente la o las opciones seleccionadas se vern reflejada
en la pantalla de Edicin de Instituciones
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16. Salir
Permite al usuario cerrar la sesin y salir del sistema.
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