Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
de
Stand Dezember 2015
Inhaltsverzeichnis
1
Ulrich Kampmeyer
1.1
1
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1.1
1.1.2
Beruf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1.3
1.1.4
1.1.5
Auszeichnungen
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.2
Weblinks
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.3
Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Elektronisches Dokument
2.1
Denition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.2
Siehe auch
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.3
Funoten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.4
Weblinks
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dokumentenmanagement
3.1
3.2
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.1.1
3.1.2
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dokument
3.2.2
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.2.3
10
Einsatzgebiete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10
3.3.1
Amtliche Dokumente
12
3.3.2
Kaufmnnische Dokumente
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12
3.3.3
Technische Zeichnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12
3.3.4
Bibliotheken
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12
3.3.5
Behrdenakten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12
3.3.6
Sonstiges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13
3.4
13
3.5
13
3.3
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
ii
INHALTSVERZEICHNIS
3.6
Dokumentenmanagementsysteme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14
3.6.1
Freie Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14
3.6.2
Kommerzielle Software
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15
3.10 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15
Dokumenten-Technologien
17
4.1
17
4.2
Beispiele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
17
4.3
Zertizierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18
4.4
Literatur
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18
4.5
Funoten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18
4.6
Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18
3.7
Literatur
3.8
Siehe auch
3.9
Weblinks
Dokumentenklasse
19
5.1
Normung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19
5.2
Siehe auch
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19
5.3
Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19
Elektronische Archivierung
20
6.1
Denitionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20
6.1.1
Elektronische Archivierung
20
6.1.2
Elektronische Langzeitarchivierung
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20
6.1.3
20
6.2
21
6.3
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21
6.4
22
6.5
22
6.6
23
6.6.1
Herkmmliche WORM-Medien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
23
6.6.2
Neuere Technologien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
24
6.7
24
6.8
. . . . . . . . . . . . . . .
25
6.9
Weiterentwicklung
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
25
26
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
26
6.12 Literatur
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
26
6.13 Weblinks
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
26
6.14 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
26
Revisionssicherheit
28
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
INHALTSVERZEICHNIS
iii
7.1
. . . . . . . . . . . . . . .
28
7.2
28
7.3
Literatur
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
29
7.4
Siehe auch
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
29
7.5
Weblinks
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
29
Langzeitarchivierung
30
8.1
Denition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
30
8.2
Probleme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
30
8.2.1
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
30
8.2.2
31
8.2.3
Weitere Beschrnkungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
31
8.2.4
31
8.2.5
Datenkonsistenz
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
31
8.3
Verfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
31
8.4
Siehe auch
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
32
8.5
Literatur
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
32
8.6
Weblinks
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
33
8.7
Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
33
Enterprise-Content-Management
34
9.1
Denition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
34
9.2
Anspruch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
35
9.3
Merkmale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
35
9.4
Komponenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
36
9.5
Siehe auch
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
37
9.6
Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
37
9.7
Literatur
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
37
9.8
Weblinks
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
38
10 Enterprise-Content-Management-System
39
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
39
39
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
41
44
45
46
10.2 ECM-Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
48
48
48
10.3 Funoten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
48
49
iv
INHALTSVERZEICHNIS
10.5 Weblinks
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11 Schriftgutverwaltung
49
50
11.1 Denition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
50
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
50
11.3 Aktenbildung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
51
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
52
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
52
11.5 Literatur
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
52
11.7 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
53
12 MoReq
54
12.1 MoReq1
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
54
12.2 MoReq2
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
54
12.3 MoReq2010
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
55
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
55
12.5 Funoten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
55
12.4 Weblinks
57
13.1 Entwicklung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
57
13.2 Anspruch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
57
13.3 Literatur
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
58
13.4 Weblinks
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
58
13.4.1 Verbnde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
58
13.4.2 Frderung
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
58
58
13.5 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
58
14 Informationslebenszyklusmanagement
59
14.1 Denition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
59
59
14.3 Quellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
60
14.4 Weblinks
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
60
14.5 Literatur
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
60
61
61
15.2 Literatur
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
61
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
62
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
62
16 Verfahrensdokumentation
63
63
63
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
INHALTSVERZEICHNIS
16.3 Literatur
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
v
63
65
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
65
66
17.3 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
66
17.4 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
66
67
17.5.1 Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
67
17.5.2 Bilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
68
17.5.3 Inhaltslizenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
70
Kapitel 1
Ulrich Kampmeyer
Ulrich Kampmeyer (* 12. April 1952 in Hameln) ist die zweite Gesellschafterin des Unternehmens ist.[11]
ein deutscher Unternehmensberater, Autor, Publizist und
Archologe.
Seit 1976 war er parallel zum Studium als Lehrbeauftragter an der Universitt Gttingen ttig. Der Schwerpunkt seiner Arbeiten lag auf Ausgrabungsmethodik und
Einsatz naturwissenschaftlicher Verfahren,[12] wie sie damals unter dem Ansatz New Archaeology bekannt
waren. In Kiel war er von 1980 bis 1982 als wissenschaftlicher Assistent am Institut fr Ur- und Frhgeschichte an der naturwissenschaftlichen Fakultt der
Christian-Albrechts-Universitt ttig. Schwerpunkt seiner Arbeiten neben der Lehrttigkeit waren bodenkundliche Methoden fr Ausgrabungen[13] und der Einsatz der
elektronischen Datenverarbeitung in der archologischen
Forschung und Dokumentation.[14] Am FraunhoferInstitut fr Informations- und Datenverarbeitung IITB[15]
in Karlsruhe war er von 1983 bis 1987 in verschiedenen Forschungsprojekten zunchst als wissenschaftlicher Mitarbeiter, spter als selbststndiger Unternehmer ttig. Schwerpunkt seiner Ttigkeiten waren Systeme
zur Bilderfassung, Bildverarbeitung, Mustererkennung,
automatischen Klassikation und digital-optische Speichersysteme fr die Archivierung. Hierzu gehrte am
Fraunhofer-Institut das Forschungsprojekt ARCOS[16]
zur Entwicklung von Dokumentations- und Datenbanksystemen fr die Archologie.[17] Im Rahmen dieser Ttigkeiten betreute er mehrere Diplomarbeiten
an den technischen Universitten in Karlsruhe und
Braunschweig, war in verschiedenen Projekten zum Bildverstehen und zum Wissensmanagement ttig und beschftigte sich mit der Standardisierung von Dokumentationssystemen fr die Bodendenkmalpege.[18] Am
MMC Multi Media Campus der Universitt Kiel lehrte
er 2005/2006 zum Thema Wissensmanagement.
1.1.3
(mit Karl-Georg Henstorf, Jan Prochnow) Grundstze der Verfahrensdokumentation nach GoBS:
Von 1999 bis 2001 leitete er als Executive Director die
Code of Practice zur revisionssicheren ArchivieAIIM Europe, Worcester, England. Er organisierte 2000
rung. (= VOI-Schriftenreihe Kompendium. Bd. 4).
und 2002 fr die AIIM international zwei Kongresse in
Verband Optische Informationssysteme, Darmstadt
Essen. Von 2001 bis 2004 war er Mitglied des Direkto1999, ISBN 3-932898-03-6.
riums der AIIM international, Silver Springs, Maryland,
USA, und begleitete die Neuausrichtung des Verbandes
fr ECM Enterprise-Content-Management.
Kampmeyer verfasste mehrere Studien und
Von 2006 bis 2011 war er einer der Manager des DLM Whitepapers[26] sowie zahlreiche Artikel und OnlineNetwork EEIG, der Trgerrma des DLM Forum,[24] so- Publikationen.[27]
wie von 2008 bis 2011 Mitglied des MoReq Governance Board des DLM Forum, das sich mit der Standardisierung von Records Management und Archivierung 1.1.5 Auszeichnungen
in Europa beschftigt. Er war Leiter des Organisationskomitees der internationalen DLM Forum Confe- Von der ComputerWoche wurde er 2003 und 2011 zu den
rence in Barcelona 2002 und verentlichte mehrere einhundert wichtigsten IT-Persnlichkeiten Deutschlands
Schriften des DLM Forum.[25] Im Bereich der Nor- gezhlt.[28] Die internationalen Fachverbnde fr Dokumung und Standardisierung wirkte er an verschiedenen mentenmanagement, AIIM und IMC, verliehen ihm fr
Dokumentenmanagement- und Records-Management- sein Wirken mehrere Awards. Er ist Fellow of Merit des
Standards wie DMA, ISO 15489, MoReq, MoReq2, Mo- IMC und Mitglied der Company of Fellows der AIIM
Req2010 u.a. mit.
international[29] .
1.3. EINZELNACHWEISE
1.2 Weblinks
Literatur von und ber Ulrich Kampmeyer im Katalog der Deutschen Nationalbibliothek
Prol bei Project Consult
1.3 Einzelnachweise
[1] Ulrich Kampmeyer, Jrg Rogalla: Grundstze der elektronischen Archivierung. VOI Code of Practice 1, Darmstadt 1997.
[2] Zusammenfassend Ulrich Kampmeyer: Records Management: Prinzipien, Standards und Trends. Project
Consult Newsletter Sonderausgabe Januar 2012, (PDF;
1,3 MB)
[3] Ulrich Kampmeyer, Barbara Merkel: Dokumentenmanagement. Grundlagen und Zukunft. Hamburg, 1999.
[4] Ulrich Kampmeyer, Enterprise Content Management
Herrscher ber Informationen. ComputerWoche,
CW-exktraKT, Mnchen, 24. September 2001; Ulrich
Kampmeyer: ECM Enterprise Content Management.
Hamburg, 2006.
[5] u.a. zur Anerkennung digitaler Speicherung: Henstorf,
Karl-Georg, Kampmeyer, Ulrich, Prochnow, Jan:
Grundstze der Verfahrensdokumentation nach GoBS".
Code of Practice Band 2. VOI Verband Organisationsund Informationssysteme e. V., Bonn, 1999, ISBN
3-932898-04-4; zum Thema GDPdU in Ernst&Young
(Hrsg.): Steuerliches Risikomanagement. Stollfu
Verlag, 2005, ISBN 3-08-210001-5, in Hentschel,
Bernd (Hrsg.): Digitale Betriebsprfung eDatenzugri der Finanzverwaltung. 2. berarbeitete Auage
2004,
DATAKONTEXT-FACHVERLAG,
ISBN
3-89577-325-5 und Neue rechtliche Anforderungen
an die elektronische Archivierung (PDF; 648 kB),
Information Management Compliance (PDF; 423 kB)
[6] In zahlreichen Artikeln und Vortrgen u.a. Ulrich
Kampmeyer: Dokumenten-Technologien: Wohin geht
die Reise? Hamburg, 2003.
[7] In den beiden Hauptfchern Ur- und Frhgeschichte
und Vorderasiatische Archologie, publizierte Magisterarbeit: Ulrich Kampmeyer: Das Hgelgrberfeld auf
dem Fuchsberg bei Desingerode/Werxhausen : Untersuchungen zur lteren Bronzezeit im Unteren Eichsfeld.
NAFN Neue Ausgrabungen und Forschungen in Niedersachsen, Band 13, Gttingen 1978, S. 399.
[8] In den Fchern Ur- und Frhgeschichte sowie Kunstgeschichte und Vorderasiatische Archologie. Im Dissertationsdruck: Ulrich Kampmeyer: Die Keramik der Siedlung Hde I am Dmmer. Untersuchungen zur Neolithisierung des nordwestdeutschen Flachlands. Diss. Gttingen 1988, 4 Bd.
[9] Der Dipl.-Prhist. war nur kurzzeitig an der Universitt
Kiel als naturwissenschaftlicher Abschluss eingefhrt worden. Angestrebt worden war der Abschluss
Kapitel 2
Elektronisches Dokument
Ein elektronisches Dokument ist ein Text, eine Zahlentabelle, ein Bild oder eine Folge oder Kombination von
Texten, Tabellen oder Bildern, die durch Digitalisieren
(Umwandlung in einen Binrcode) in Dateiform angelegt
oder berfhrt wurden. Im weiteren Sinne bezieht sich
der Begri auf alle Arten von schwach strukturierten oder
unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem EDV-System als Datei vorliegen[1] .
2.1 Denition
Der Gesetzgeber hat 130a Zivilprozessordnung (ZPO)
mit dem Titel elektronisches Dokument berschrieben,
wobei er an dieser Stelle auf eine Legaldenition genauso
verzichtet wie auf eine Verweisung. Aber auch in anderen
Normen der ZPO oder in anderen Gesetzen wird der Begri des elektronischen Dokuments schlichtweg vorausgesetzt. Darunter ist jede potenziell dauerhafte Fixierung
von Daten auf einem Datentrger unter Einsatz elektronischer Signalverarbeitung zu verstehen.
Elektronische Dokumente knnen vielfach verwendet
werden, wenn das Gesetz fr die entsprechende Erklrung oder Handlung die Schriftform vorschreibt wie in
126a und 130a ZPO.
Rechtsgeschfte (Vertrge) knnen durch Austausch
elektronischer Dokumente abgeschlossen werden. Im
gerichtlichen Verfahren knnen dem Gericht gegenber Schriftstze, Antrge, Erklrungen, Aussagen und
Gutachten in elektronischer Form abgegeben werden.
Umgekehrt knnen Verfgungen und Zustellungen durch
das Gericht elektronisch erfolgen. Schlielich knnen
durch Behrden Verfgungen, Bescheide und andere
Verwaltungsakte statt in schriftlicher auch in elektronischer Form erlassen und elektronisch zugestellt werden.
Das elektronische Dokument ist damit zentrales Instrument zur Umsetzung des sogenannten E-Justice.
Dokument
in
2.3 Funoten
[1] nach Ulrich Kampmeyer, Dokumentenmanagement. Grundlagen und Zukunft. 2. Auage, Hamburg 1999, ISBN 3980675602, Seite 27; siehe auch
Dokumentenmanagement
2.4 Weblinks
Denition der Archivschule Marburg, mit Literaturhinweisen, 2010
Justizkommunikationsgesetz (BGBl. 2005 I S. 837)
(PDF; 205 kB)
Kapitel 3
Dokumentenmanagement
Der Begri Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgesttzte
Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der
deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter,
ursprnglich papiergebundener Schriftstcke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten
Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet.
hen im Datensatz zu einem Dokument beliebige Felder fr Metadaten oder zur Verschlagwortung zur Verfgung, so z. B. fr numerische Werte wie Kundenoder Auftragsnummer. So gekennzeichnete Dokumente sind ber mehr Informationsfelder recherchierbar, als
sie ein Dateiserver zur Verfgung stellt. Wesentliche Eigenschaften sind visualisierte Ordnungsstrukturen, CheBei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man ckin/Checkout, Versionierung sowie datenbankgesttzte
Metadatenverwaltung zur Index-gesttzten Dokumentenvon Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung
suche.
wird hug auch der Begri elektronisches Dokumentenmanagement (engl. electronic document management, Unter den klassischen DokumentenmanagementsysteEDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenma- men im engeren Sinne[3] sind Lsungen zu verstehen,
nagementsysteme (engl. document management system, die aus der Notwendigkeit entstanden sind, VerwaltungsDMS) eingesetzt.
funktionen fr groe Dateibestnde zur Verfgung zu
Im englischen Sprachgebrauch steht document manage- stellen. Hierzu rechnet man
ment begriich eingeschrnkter fr die Verwaltung von
Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen, wie sie z. B. in Content-ManagementSystemen vorzunden sind.[1]
3.1 Dokumentenmanagement im
engeren und im weiteren Sinne
Umfang und Funktionalitt klassischer Dokumentenmanagementsysteme sind annhernd in der Norm ISO
Da sich das allgemeine Verstndnis des Begries Do- 10166 DFR Document Filing & Retrieval deniert, die jekumentenmanagement, wie ursprnglich im Amerika- doch keine Bedeutung erlangte.[5]
nischen gemeint, von der deutschen Begrisndung
stark unterscheidet, wurde von Ulrich Kampmey- Eine wesentliche Anwendung des Dokumentenmanageer 1995 zwischen Dokumentenmanagement im weite- ments im engeren Sinn ist die elektronische Akte, in der
ren Sinne als Branchenbezeichnung und Kategorisie- aus verschiedenen Quellen Informationen zusammengerung fr verschiedene Dokumenten-Technologien sowie fhrt werden. Geschieht dies zur Laufzeit und gesteuDokumentenmanagement im engeren Sinn, dem klas- ert durch die Auswertung von Attributen der Dokumente
sischen Dokumentenmanagement amerikanischer Pr- und Dokumentenklassen wie Berechtigungen oder Statusmerkmale, spricht man von der virtuellen Akte, die
gung, unterschieden.[2]
dynamisch als Sicht (engl. view) generiert wird.
3.1.1
Auf einem Dateiserver kann der Anwender eine Suche nur ber Attribute wie Dateiname, Dateiendung,
Gre oder nderungsdatum realisieren. Beim datenbankgesttzten Dokumentenmanagement hingegen ste7
KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT
im engeren Sinn ist als Enterprise Content Management wird allen mit der Bearbeitung betrauten Stellen gleichSystem eine Komponente der bergreifenden Strategie zeitig gewhrleistet. Die Erledigung der Aufgaben, Aufdes Enterprise Content Management (ECM).[6]
trge usw. wird damit in logischer und zeitlicher Abfolge als Arbeitsablauf untersttzt. Ein Berechtigungssystem, das die Zugrie auf einzelne Dokumente und
3.1.2 Dokumentenmanagement im weite- Geschftsprozesse verwaltet, ist hierfr einzurichten, um
mglichen Missbrauch zu vermeiden.
ren Sinn
Unter einem Dokumentenmanagementsystem im weiteren Sinn[7] werden verschiedene Systemkategorien
und deren Zusammenspiel verstanden wie
Dokumentenmanagement im engeren Sinn (s. o.),
Brokommunikation,
Mit
Dokumentenmanagementsystemen
werden
elektronische Dokumente verwaltet.[9] Der Begri
Dokument wird heute noch sehr unterschiedlich inScannen,
terpretiert. Im Angelschsischen wird er hug fr
Textdateien verwendet. Dies zeigt sich zum Beispiel
Computer Output on Laserdisk (COLD),
deutlich an der verwendeten Endung .doc fr Dateinamen von Textdokumenten. Es wird daher auch
Verwaltung von Arbeitsablufen (Workow- zwischen Document Imaging, der Verwaltung von
Management),
gescanntem Schriftgut, und Document Management,
der Verwaltung von bereits digital erzeugten Texten
Groupware und
unterschieden.
Document Imaging,
elektronische Archivierung.
Die unterschiedlichen Dokumenten-Technologien sind in
starkem Mae voneinander abhngig, der Einsatz einer
Komponente ist im Allgemeinen nicht ohne den Zugri
auf andere Komponenten sinnvoll. Allen Produktkategorien ist gemeinsam, dass unterschiedliche Arten von Dokumenten gescannte Faksimiles, Faxeingang, Dateien
aus Broanwendungen, Multimediaobjekte usw. datenbankgesttzt und unabhngig von herkmmlichen hierarchischen Dateimanagern verwaltet werden. Der Einsatz
von Datenbanken erlaubt die Handhabung groer Datenmengen und einen direkten Zugri auf einzelne Dokumente und Dokumentengruppen. In diesem Zusammenhang ist zum Beispiel der Bereich Imaging (Erfassung,
Darstellung und Ausgabe von gescannten Dokumenten)
unter dem Gesichtspunkt zu betrachten, dass es sich hierbei nur um eine spezielle Art von Dokumenten handelt. Die elektronische Archivierung wird dem Umfeld
Dokumentenmanagement zugerechnet. Dokumentenmanagement im weiteren Sinn wird im deutschsprachigen
Raum hug mit Enterprise Content Management (ECM)
gleichgesetzt.[8]
Im Deutschen hat der Begri des Dokuments einen konkreten Bezug zu papiergebundenem Schriftgut. Unter einem Dokument wird hug auch ein Schriftstck mit hoher inhaltlicher Qualitt und rechtlicher Bedeutung verstanden. Das Dokument wird nah an die im Gesetz verankerte Urkunde gerckt. Dies zeigt sich besonders in abgeleiteten Begrien wie Dokumentenechtheit. Deutsche
Anwender denken daher beim Begri Dokumentenmanagement zunchst an gescanntes Schriftgut und bewegen sich damit nur in einem Teilgebiet dieser Technik.
Im angloamerikanischen Sprachraum entspricht dem inhaltlich/rechtlich denierten Dokument der Begri Record. Records Management wird daher dort auch nicht
mit Document Management gleichgesetzt.[10]
Der Begri elektronisches Dokument bezieht sich
im Prinzip auf alle Arten von schwachstrukturierten
oder unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem EDV-System als Datei vorliegen.[11]
Es kann ein gescanntes Faksimile oder ein digital
bermitteltes Fax, aber auch eine Datei aus einem
Textverarbeitungsprogramm, ein Datenbankauszug oder
eine Liste sein. Bei Dokumenten, die aus einem analogen
Format, wie etwa Papier oder Sprache, durch Digitalisierung erfasst wurden und als nicht direkt auswertbarer
Datenstrom oder Bild vorliegen, spricht man von Nichtcodierter Information (NCI). Bei Dokumenten, die durch
Zeichenstze kodiert sind und von Programmen direkt
ausgewertet werden knnen, spricht man von Codierter
Information (CI). Durch Techniken wie OCR werden
NCI-Dokumente in CI-Dokumente berfhrt.
10
3.2.3
KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT
Selbstbeschreibende
Dokumente
elektronische
Container-Dokumente knnen in der Regel nur vom erzeugenden Programm zerlegt, interpretiert und angezeigt
Nutzungsinformationen Beispiele fr Nutzungsinforwerden. Soll ein nur einmal gespeichertes Dokument
mationen sind Erzeuger, vorgesehene Benutzeraus verschiedenen Zusammenhngen heraus genutzt oder
gruppe, Status der Information oder Verknpfung
ber andere als das erzeugende Programm auf einzelauf zulssige Bearbeitungsoperationen.
ne Komponenten des Containers zugegrien werden,
muss das Container-Dokument alle bentigten Struktur-, Schutzinformationen Hierzu gehren Prfsummen,
Identizierungs- und Verwaltungsinformationen mit sich
Zugrisschutzmerkmale,
gegebenenfalls
eine
tragen. Sind diese Bedingungen erfllt, bezeichnet man
elektronische
Signatur
und
andere
Attribute.
die Dokumente als selbstbeschreibend.[17]
Referenzinformationen Referenzinformationen
beEin selbstbeschreibendes elektronisches Dokument beinhalten die Zugehrigkeit zu anderen Objekten wie
steht neben seinem Inhalt aus Attributdaten (Metadaten),
Folgeseiten, vordenierte Dokumentklassen, Ersatz
die den Zugri auf Dokumente und deren Katalogisieanderer Dokumente durch logische Lschung,
rung erlauben. Diese werden heute meistens in XML auf
Notizen,
Versionsmanagement,
HintergrundBasis einer DTD oder eines Schemas abgebildet. Im engFaksimile, etc.
lischen Sprachgebrauch werden solche Objekte als Selfcontained Document Object bezeichnet. Im Deutschen Inhaltliche Informationen Das sind beschreibende Atheien sie auch selbstbeschreibende Informationsobjektribute und Ordnungsmerkmale, die in der Regel in
te. Sie setzen sich aus einer beliebigen Inhaltskompoder Verwaltungsdatenbank fr den direkten Zugri
nente (Einzelobjekt, Container, Liste u. .) und einem
benutzt werden. Sie dienen im Header fr Prfungsvorgeschalteten, mit der Inhaltskomponente verbunde, Wiederherstellungs- und Anzeigefunktionen.
nen Header zusammen. Der Header kann selbst aus
verschiedenen Teilen zusammengesetzt sein. Er beginnt
Die Attribute knnen auch ausgewertet werden, wenn die
in der Regel mit einer neutralen Beschreibung, welche
Verwaltungsdatenbank nicht im Zugri ist oder das InMerkmale und Attribute im Header erwartet werden knformationsobjekt in eine Umgebung auerhalb des erzeunen.
genden Systems versandt wurde.
Ein Header beinhaltet im Allgemeinen folgende Attribute, die als Metadaten zum Dokument gehren[18] :
3.3 Einsatzgebiete
Aufgrund dieser komplexen Technik sind Hardwareanschaungen, Softwarelizenzen, aber vor allem Betrieb
und Betreuung fr derartige Systeme extrem teuer. Nicht
unterschtzt werden darf auch der hohe Administrationsaufwand fr Benutzerrollen, -rechte, SchlagwortFormatinformationen Hierzu gehren beschreibende Wrterbcher (Klassikationssysteme) u. .
3.3. EINSATZGEBIETE
Oft hngen an einem umfassenden Dokumentenmanagement auch weitere personal-erfordernde Dienste, wie
Vorlagenmanagement-Abteilung, Scan-Abteilung, zentrales Druck- und Druckverteil-Zentrum, formale Prfdienste, Dokumenten-Import und -Export-Dienste (elektronische Kundenschnittstelle), System-Hotline in bis zu
3 Level u. .
11
jedoch weiterhin erheblich, und es steht diesen erheblichen Kosten dann so gut wie kein Nutzen gegenber.
Oftmals stoen zentrale Dokumentenmanagementsysteme heute noch an Grenzen, etwa bei mobilen Mitarbeitern mit internationaler Geschftsttigkeit. Hierfr wren
Koer-Packen- und Synchronisations-Funktionen
mit z. B. projektweisen Kopien von DokumentenbestnDer wesentliche Vorteil der leichteren und langfristigeren den auf Laptops als Dokumentenmanagement-Funktion
Wiederaundbarkeit wird nicht allein durch das elektro- erforderlich. Solche Funktionserweiterungen moderner
nische System sichergestellt, sondern durch die Aufstel- Systeme halten jedoch immer mehr Einzug.
lung und Pege von Schlagwort-Wrterbchern (Klassi- Zwar bieten die meisten Dokumentenmanagementsystezierungssysteme, Thesaurus), Dokumentenklassen und me an, elektronisch navigierbare Relationen zwischen im
die entsprechende Verschlagwortung bei der Abla- System abgelegten Dokumenten zu erstellen, jedoch fehlt
ge/beim Speichern von Dokumenten.
es an Verwaltungsmglichkeiten fr modular zusammenDieses und die durch die Systemkomplexitt im
Vergleich zu der Dokumentenablage auf einfachen
Dateiservern im Firmennetzwerk mindestens um den
Faktor zwei langsamere Ablage von Dokumenten verursacht mehr Aufwand bei allen Mitarbeitern, die ihre
Dokumente mit einem Dokumentenmanagementsystem
ablegen. Dieser grere Aufwand kommt durch geringeren Aufwand beim Suchen wieder herein, wobei jedoch
zu bercksichtigen ist, dass nicht auf jedes in einem
Unternehmen einmal abgelegte Dokument noch einmal
zugegrien werden muss.
12
KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT
3.3.4 Bibliotheken
Bibliotheken bieten Katalogsysteme an, mit denen man
den Bestand durchsuchen kann. Hierbei umfasst das Dokumentenmanagement aber nicht die Dokumente (Medien) selbst, sondern nur Verweise auf deren Inhalte und
Standort; hierzu wird heutzutage hug der OPAC benutzt.
Behrdenakten
3.3.1
Amtliche Dokumente
13
der Regel nicht mehr aufgefunden werden. Fr die Verwaltung elektronischer Akten bei Behrden wurde das
DOMEA-Konzept entwickelt. Dieses eignet sich jedoch
weniger fr die Anwendung in kleineren Verwaltungen
und Verwaltungsverbnden auf kommunaler Ebene.
3.3.6
Sonstiges
Zahlreiche Organisationen, Unternehmen und Institutionen bewahren Dokumente auf, so z. B. Krankenhuser, Geschftsunternehmen, Vereine, Selbstndige, Forschungsinstitutionen usw. Die grundlegenden Probleme
des Wiederaundens sind berall die gleichen. Gleichwohl sind alle Flle anders gelagert. So ist die Anzahl der
Dokumente von Bedeutung. Es ist ein Unterschied, ob
nur zehntausend oder mehrere Millionen von Dokumenten verwaltet werden mssen. Die Vertraulichkeit der Dokumente ist sehr unterschiedlich; manche sind geheim,
andere sind entlich. Auch die Frage, wer Dokumente
sucht, ist wesentlich. Ist dies das breite Publikum, mssen
die Darstellungsformen aus sich selbst heraus verstndlich sein. Greift nur ausgebildetes Personal zu, ist dies
nicht erforderlich und in Fllen vertraulicher Unterlagen
auch nicht erwnscht. Auch ist erheblich, ob sich die Dokumente verndern oder nicht, ob sie wesentlich anwachsen oder nicht, ob hug oder nur sehr selten auf sie zugegrien werden soll. Je nachdem mssen Dokumentenmanagementsysteme unterschiedlich ausgelegt werden.
Des Weiteren ist es mglich, mithilfe von Dokumentenmanagementsystemen auch Bereiche wie
Qualittsmanagement,
Leistungsmanagement
und
Ressourcenmanagement technisch zu untersttzen und
damit ezienter zu machen.
Gewhrleistung
Zugrisberechtigungskonzeptes
sicherheit und Datenschutz)
eines
(Informations-
3.4 Betriebswirtschaftliche
Betrachtung des Dokumentenmanagements
Fr den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen sprechen folgende Argumente[21] :
Gewhrleistung der leichten Wiederaundbarkeit
von
Dokumenten
(Suchmaschine,
Verschlagwortung,
Vergabe
eindeutiger
Dokumente-Identikatoren)
Dokumentenmanagement als Bestandteil eines bergreifenden
Gewhrleistung der langfristigen Lesbarkeit von Enterprise Content Management. Quelle: AIIM / Project Consult
Dokumenten (durch automatische Konvertierung in 2003
aller Voraussicht nach zeitlose Dateiformate wie
TIFF oder PDF/A)
Durch die Zusammenfhrung herkmmlicher Techni Gewhrleistung der gesetzlichen Archivierungsfris- ken des Dokumentenmanagements (im weiteren Sinn)
mit Internettechniken, Web-Content-Management und
ten (teils bis zu 30 Jahren)
Portalen entstand Ende der 1990er Jahre ECM Enterprise
Verwaltung von Bearbeitungsstnden (Versionen)
Content Management. Dokumentenmanagement gilt
14
KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT
Alfresco (Community Edition)
heute nur noch als eine integrierte Komponente von bergreifenden Systemen mit Workow, Collaboration, Records Management, elektronischer Archivierung, Inputmanagement und Outputmanagement. bergreifend hat
sich seit etwa dem Jahr 2000 der Begri DokumentenTechnologien oder (engl.) Document Related Technologies (DRT) eingebrgert. Information Lifecycle Management (ILM) berlappt sich zunehmend mit den traditionellen Funktionen von Dokumentenmanagement.[22]
bitfarm-Archiv
EcoDMS (Free4Three)
LogicalDOC (Community Edition)
Nuxeo EP
Open-Xchange
PLMWORX
3.6 Dokumentenmanagementsysteme
3.6.2 Kommerzielle Software
3.6.1
Freie Software
Seit einiger Zeit gibt es auch Freie Software fr DMS (unter lizenzgebhrenfreien Open-Source-Lizenzen). Freie
DMS-Software kann von Unternehmen selbst installiert
und genutzt werden. Es gibt jedoch auch Systemhuser,
die sich auf freie DMS-Programme spezialisiert haben
und auf Basis dieser Software kostenpichtige Dienstleistungen erbringen.
Die Vorteile eines freien Systems liegen einerseits in der
Mglichkeit, das Programm selbst seinen Bedrfnissen
anzupassen oder Fehler zu beheben, andererseits kann
das Investitionsvolumen deutlich gesenkt werden. Die
entstehenden Freirume innerhalb des Budgets knnen
intensiver fr die meist erforderlichen Anpassungen genutzt werden. Zudem steht ein lizenzkostenfreies System
der Lnge des gewhlten Einfhrungszeitplans neutral gegenber, da im Zeitverlauf keine Kosten anfallen. Auch
in der Folge der Investition ist die beliebige und prinzipiell kostenlose Skalierbarkeit des Systems von Vorteil
(abgesehen von indirekten Kosten wie Bereitstellung der
Infrastruktur, die aber bei allen derartigen Installationen
zu bercksichtigen sind).
Freie DMS-Systeme sind technisch gesehen durchaus
konkurrenzfhig, von Bedeutung bei der Auswahl sind
jedoch Fragen der Haftung sowie die Themen Weiterentwicklung, Wartung und Service. Durch die allgemeine
Verfgbarkeit des Quellcodes bieten freie DMS-Systeme
ansonsten prinzipiell eine grtmgliche Unabhngigkeit
vom Hersteller und damit eine zumindest theoretisch
grere Zukunftssicherheit, die ausschlielich von den
dauerhaften Nutzenvorstellungen der Anbieter und Anwender abhngig ist. Ein fr die Zukunftssicherheit wichtiger Aspekt ist die Verfgbarkeit von Know-How bezglich der Systeme. Eine groe Community sorgt dabei fr
die gewnschte Unabhngigkeit und Verfgbarkeit des
Wissens rund um das jeweilige DMS. Gerade auch in ffentlichen Verwaltungen ist solch eine Zukunftssicherheit
besonders wichtig. Hier gilt es auch nach Jahrzehnten auf
archivierte Dokumente zugreifen zu knnen. Dies wird
durch die Verwendung von freier Software und oenen
Dokumentenformaten begnstigt.
Zur freien Software gehren die Programme
3.7 Literatur
Marcel Bisges: Urheberrechtliche Aspekte des
elektronischen Dokumentenmanagements. Nomos,
2009, ISBN 978-3-8329-4627-2.
Klaus Gtzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier,
Torsten Komke: Dokumenten-Management. Dpunkt
Verlag, 2004, ISBN 3-89864-258-5.
Jrgen Gulbins, Markus Seyfried, Hans StrackZimmermann: Dokumenten-Management. Springer,
Berlin 2002, ISBN 3-540-43577-8.
Knut Hinkelmann, Barbara Thnssen: DokumentenManagement & Archivierung. Prozessuntersttzung
fr Unternehmen und entliche Verwaltungen.
1. Au. BPX Edition, Mrz 2007, ISBN 978-3905413-70-0.
3.10. EINZELNACHWEISE
Martin Bhn, Maximilian Gantner, Michael
Schiklnag: Enterprise Content Management.Systeme
fr Dokumentenmanagement und Archivierung im
Vergleich. Oxygon Verlag, 2009, ISBN 978-3937818-35-1.
Renate Karl: Dokumentenmanagement und Archiv.
dsk Studie ECM/BPM Edition. Teil 1, dsk BeratungsGmbH, Pfaenhofen 2006.
15
[5] Einschtzung nach Ulrich Kampmeyer: DokumentenManagement - Grundlagen & Zukunft. Project Consult,
1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschrnkte Vorschau in
der Google-Buchsuche, S. 157).
[6] Ulrich Kampmeyer: Enterprise Content Management. Project Consult, 2006, ISBN 3-9806756-0-2
(eingeschrnkte Vorschau in der Google-Buchsuche, S.
13).
[7] Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN
3-9806756-0-2 (eingeschrnkte Vorschau in der
Google-Buchsuche, S. 38).
[8] Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Technologien - Wohin geht die Reise. Project Consult, 2003, ISBN 9783-9806756-4-2 (eingeschrnkte Vorschau in der GoogleBuchsuche, S. 88f).
[9] Der Abschnitt Dokument wurde Ulrich Kampmeyer: Grundlagen des Dokumenten-Managements. Gabler,
1997, ISBN 3-4098794-0-4. entlehnt
3.10 Einzelnachweise
[1] Ulrich Kampmeyer: Grundlagen des DokumentenManagements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4., S. 18
[2] Ulrich Kampmeyer: Grundlagen des DokumentenManagements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4., S. 18
[3] Ulrich Kampmeyer: Grundlagen des DokumentenManagements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4., S. 36
[4] Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN
3-9806756-0-2 (eingeschrnkte Vorschau in der
Google-Buchsuche, S. 37).
[10] Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN
3-9806756-0-2 (eingeschrnkte Vorschau in der
Google-Buchsuche)., S. 27
[11] Denition nach Ulrich Kampmeyer: DokumentenManagement - Grundlagen & Zukunft. Project Consult,
1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschrnkte Vorschau in
der Google-Buchsuche)., S. 27
[12] Ulrich Kampmeyer: Grundlagen des DokumentenManagements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4.
[13] Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN
3-9806756-0-2 (eingeschrnkte Vorschau in der
Google-Buchsuche)., S. 27
[14] Ulrich Kampmeyer: Grundlagen des DokumentenManagements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4.
[15] Folgender Abschnitt und Zusammenstellungen aus Ulrich
Kampmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen
& Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-02 (eingeschrnkte Vorschau in der Google-Buchsuche).,
S. 29
[16] Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN
3-9806756-0-2 (eingeschrnkte Vorschau in der
Google-Buchsuche)., S. 30
[17] Die folgenden Angaben zu self-contained Objects siehe Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 39806756-0-2 (eingeschrnkte Vorschau in der GoogleBuchsuche)., S. 30f; siehe auch die hieraus abgeleitete
Denition von AIP Archive Information Object der ISO
14721:2012 OAIS Open Archive Information System
[18] Die folgenden Angaben zu self-contained Objects siehe Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 39806756-0-2 (eingeschrnkte Vorschau in der GoogleBuchsuche)., S. 30f
16
KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT
Kapitel 4
Dokumenten-Technologien
Dokumenten-Technologien ist die bertragung des
englischsprachigen Begries DRT Document Related
Technologies. Dokumenten-Technologien dienen zur Erzeugung, Erfassung, Erschlieung, Verwaltung, Aufbereitung, Bereitstellung, Verteilung, Sicherung und Bewahrung von elektronischen Dokumenten[1] .
Das Akronym DRT und der Begri Document Related Technologies wurde 1998 von Ulrich Kampmeyer
eingefhrt[3] . Der Begri Dokumenten-Technologien ist
aus technologischer Sicht geprgt und damit im Unterschied zu Dokumentenmanagement wesentlich weitergefat. DRT Document Related Technologies beinhaltet
nach Kampmeyer zwei unterschiedliche Anstze[2] :
Systeme, die auf die Verarbeitung unstrukturierter oder schwach strukturierter Information (Dokumente) spezialisiert sind
dokumentenorientierte Funktionen, die in beliebige Anwendungen und IT-Infrastrukturen integriert
werden
Letzterer Ansatz setzt sich zunehmend durch, da
Dokumenten-Technologien als Server-Komponenten in
modernen Dienste-Architekturen zur Infrastruktur werden.
17
Erzeugung: z. B.
Textbausteinsysteme
Textverarbeitung,
E-Mail,
18
Sicherung: z.
Datensicherung
KAPITEL 4. DOKUMENTEN-TECHNOLOGIEN
B.
elektronische
Signatur,
4.3 Zertizierung
CompTIA CDIA+ Zertizierung
4.4 Literatur
Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Technologien:
Wohin geht die Reise?. Hamburg 2003, 411 Seiten,
ISBN 3-9806756-4-5.
ghan Karakas: Document Related Technologies:
Das Fundament fr E-Business. Hansebuch Verlag,
Hamburg 2003, 230 Seiten, ISBN 3-934880-07-X
4.5 Funoten
[1] Quelle
[2] Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, 2003
[3] Vortrag Paradigmenwechsel im Dokumenten-Management
auf der DMS EXPO 1998
4.6 Weblinks
AIIM international, Association for Information and
Image Management international . Internationaler
Verband fr Enterprise Content Management und
Dokumententechnologien
BIT Fachzeitschrift fr Dokumententechnologien;
BIT-Verlag Stuttgart.
DOXNET - The Document X-perts Network e.V. .
Deutscher Verband fr Dokumententechnologien
DLM-Forum Vereinigung der europischen Nationalarchive
VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. . Deutscher Verband fr Dokumentenmanagement
Kapitel 5
Dokumentenklasse
Eine
Dokumentenklasse
beschreibt
im
Dokumentenmanagement, bei der elektronischen
Archivierung und beim Records-Management Gruppierungen von Objekten mit gleichen Attributen oder
Eigenschaften.[1]
Die Nutzung von Dokumentenklassen ist eine der wesentlichen Eigenschaften von Systemen, um Dokumente und Informationsobjekte zu schtzen, zu strukturieren und zu ordnen, in geeigneter Form in elektronischen
Akten zu visualisieren und ezient zu verwalten.[2]
Die Attributwerte der Klasse werden auf alle zugeordneten Dokumente und Informationsobjekte durch Zuordnung der Dokumentenklasse vererbt. Dies vereinfacht
und beschleunigt die Indizierung und dient zur Vermeidung von Fehlern bei manuellen Attributeingaben. Einzelnen Objekten mssen nur noch individuelle Attribute zugeordnet werden. Auch bei spteren nderungen an
Attributwerten einer Klasse vererben sich die nderungen auf alle zur Klasse gehrigen Objekte. Dies trgt zur
Konsistenz von Dokumentensammlungen bei.
Dokumentation
Dokumentenmanagement
DTD
Elektronisches Dokument
5.3 Einzelnachweise
Typische
Attribute
von
Dokumentenoder
Informationsobjektklassen[3]
sind
Schlagworte,
Ordnungskriterien,
Berechtigungen,
Speicherorte,
Aufbewahrungsfristen, Vernichtungszeitpunkte etc.
Bei diesen Attributen handelt es sich in der Regel um
Metadaten, die fr Zugri, Schutz und Verwaltung
der Objekte bentigt werden. Die Klasse, bzw. eine
Referenz auf die Klassendenition, wird zum Attribut
des klassizierten Objektes.
Den Prozess der Zuordnung von Objekten zu einer Klasse bezeichnet man als Klassierung, Klassizierung oder
Kategorisierung. Im Dokumentenmanagement gebruchlicher fr die Zuordnung von Attributen und Klassen zu
Dokumenten und Informationsobjekten sind jedoch die
Begrie Indizierung, Indexierung oder Attributierung,
die auch die Klassizierung einschlieen.
5.1 Normung
DIN EN 61355 Klassikation und Kennzeichnung
von Dokumenten fr Anlagen, Systeme und Einrichtungen regelt die einheitliche und Hersteller ber19
[1] Stephan Schttler: Unternehmensweites Dokumentenmanagement. Einsatz und Potenzial am Beispiel eines Elektrofachgrohandels. GRIN Verlag, 2011, ISBN 9783-640-84003-8, S. 7 (eingeschrnkte Vorschau in der
Google-Buchsuche).
[2] Ulrich Kampmeyer: Dokumentenmanagement in der
Verwaltung. In: Martin Wind, Detlev Krger (Hrsg.):
Handbuch IT in der Verwaltung. Springer, 2006, ISBN
3-540-21879-3.
[3] Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. PROJECT CONSULT, 1999,
ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschrnkte Vorschau in der
Google-Buchsuche).
Kapitel 6
Elektronische Archivierung
Elektronische Archivierung steht fr die unvern- 6.1 Denitionen
derbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information im Sinne des Enterprise Content Manage- In Deutschland haben sich fr die elektronische Archiment. Fr die elektronische Archivierung werden in der vierung drei Denitionen [1] eingebrgert:
Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt. Der Begri
Elektronische Archivierung fasst unterschiedliche Komponenten eines Enterprise Content Management Sys- 6.1.1 Elektronische Archivierung
tems zusammen, die im angloamerikanischen Sprachgebrauch separat als Records Management, Storage und
Elektronische Archivierung ist die datenbankPreservation bezeichnet werden. Der wissenschaftliche
gesttzte, langzeitige, sichere und unvernderBegri eines Archivs im Sinne der Langzeitarchivierung
bare Aufbewahrung von jederzeit wieder reist inhaltlich nicht identisch mit dem Begri, der von der
produzierbaren elektronischen InformationsDokumentenmanagement-Branche verwendet wird.
objekten.
Der Begri der elektronischen Archivierung wird sehr
unterschiedlich benutzt. Whrend heute Unternehmen
schon Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren fr handelsrechtlich und steuerlich relevante Daten und Dokumente als nur sehr schwierig umsetzbar sehen, wird
in historischen Archiven von einer sicheren, geordneten
und jederzeit zugreifbaren Aufbewahrung von Informationen mit Speicherzeitrumen von mehreren Jahrhunderten gesprochen. Angesichts der sich stndig verndernden Techniken, immer neuer Software, Formate und
Standards, ist dies eine groe Herausforderung fr die
Informationsgesellschaft.
21
6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden knnen
7. Jedes Dokument darf frhestens nach Ablauf seiner
Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv
gelscht werden
8. Jede ndernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss fr Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden
9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverstndigen Dritten jederzeit geprft werden
10. Bei allen Migrationen und nderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgefhrten
Grundstze sichergestellt sein
22
23
6.6.1
CD-R-Medium
DVD-WORM
hnlich wie die CD wird bei der DVD-ROM die Speicheroberche irreversibel im Medium verndert. DVDs
sind derzeit noch nicht einheitlich genormt und bieten
unterschiedliche Speicherkapazitten zwischen 4 und 17
GigaByte. Beim Einsatz fr die Archivierung ist daher
darauf zu achten, dass Laufwerk und Medien den Anforderungen der langzeitigen Verfgbarkeit gerecht werden. Es gibt auch hier zahlreiche Anbieter und die meisten Laufwerke werden auch direkt von den gngigen Betriebssystemen untersttzt.
Herkmmliche WORM-Medien
In den 80er Jahren wurden spezielle digital-optische Speichermedien entwickelt, die in ihrem Laufwerk mit einem Laser berhrungsfrei nur einmal beschrieben werden knnen. Diese Speichertechnologie bezeichnet man
als WORM Write Once, Read Multiple Times. Die
Speichermedien selbst sind durch ihre physikalischen Eigenschaften gegen Vernderungen geschtzt und bieten
eine wesentliche hhere Lebensdauer, als die bis dahin
bekannten magnetischen Medien.
In diese Kategorie von Speichermedien fallen folgende
Typen:
CD-WORM
Bei der nur einmal beschreibbaren Compact Disc mit etwa 650 MegaByte Speicherkapazitt wird die Speicheroberche des Mediums beim Schreiben irreversibel verndert. CD-Medien sind durch ISO 9660 standardisiert
und kostengnstig. Die Qualitt mancher billiger Medien ist aber fr eine Langzeitarchivierung als nicht ausreichend zu erachten. Fr Laufwerke und Medien gibt
es zahlreiche Anbieter. Die Ansteuerung der Laufwerke
wird von den Betriebssystemen direkt untersttzt.
5 WORM
Bei diesen Medien und Laufwerken handelt es sich um
die traditionelle Technologie, die speziell fr die elektronische Archivierung entwickelt wurde. Die Medien benden sich in einer Schutzhlle und sind daher gegen Umwelteinsse besser gesichert als CD und DVD, die fr
den Endverbraucher-Markt entwickelt wurden. Die Medien werden mit einem Laser beschrieben und bieten eine uerst hohe Verflschungssicherheit. Der derzeitige
Stand der Technik sind sogenannte UDO-Medien, die einen blauen Laser verwenden und eine Speicherkapazitt
von 60 GigaByte bieten. Zuknftig ist mit noch deutlich
hheren Kapazitten je Medium zu rechnen. Nachteilig
ist, dass Medien jeweils vorangehender Generationen der
5-Medien in neuen Laufwerken nicht verwendet werden knnen. Fr den Anschluss von 5-Laufwerken ist
spezielle Treibersoftware notwendig.
Fr die Verwaltung und Nutzung der Medien sind sogenannte Jukeboxen, also Plattenwechselautomaten gebruchlich. Diese stellen softwaregesttzt die bentigten
Informationen von den Medien bereit. Die Software ermglicht es in der Regel auch, diejenigen Medien mit zu
verwalten, die sich nicht mehr in der Jukebox benden
24
und auf Anforderung manuell zugefhrt werden mssen. ne entsprechende Beanspruchung der Hardware und der
Die Software zur Ansteuerung von Jukeboxen wird direkt Bnder selbst.
in die Archivsoftware integriert, aber auch als unabhngige Ansteuerungssoftware, angeboten. Zum Anschluss
von Jukeboxen bedient man sich in der Regel eigener Ser- 6.7 Strategien zur Sicherstellung
ver, die auch die Verwaltung und das Caching bernehder Verfgbarkeit archivierter
men. Inzwischen knnen solche Systeme aber auch als
NAS Network attached Storage oder integriert in SAN
Information
Storage Area Networks genutzt werden.
6.6.2
Neuere Technologien
Neben den klassischen Archivspeichern, die auf rotierenden, digital-optischen Wechselmedien basieren, treten inzwischen zwei weitere Technologien auf:
Content Addressed Storage (CAS)
Hierbei handelt es sich um Festplattensysteme, die durch
spezielle Software die gleichen Eigenschaften wie ein
herkmmliches WORM-Medium erreichen. Ein berschreiben oder ndern der Information auf dem Speichersystem wird durch die Kodierung bei der Speicherung und die spezielle Adressierung verhindert. Bei
diesen CAS-Speichersystemen handelt es sich um abgeschlossene Subsysteme, die allerdings nahezu wie
herkmmliche Festplattensysteme direkt in die ITUmgebung integriert werden knnen. Sie bieten Speicherkapazitten mit hoher Performance im TeraByteBereich.
WORM-Bnder
WORM-Bnder sind Magnetbnder, die durch mehrere kombinierte Eigenschaften ebenfalls die Anforderungen an ein herkmmliches WORM-Medium erfllen.
Hierzu gehren spezielle Bandmedien sowie geschtzte Kassetten und besondere Laufwerke, die die Einmalbeschreibbarkeit sicherstellen. Besonders in Rechenzentren, in denen Bandroboter und Librarysysteme bereits
vorhanden sind, stellen die WORM-Bnder eine einfach
zu integrierende Komponente fr die Langzeitarchivierung dar. Die vorhandene Steuersoftware kann mit den
Medien umgehen und auch entsprechendes Umkopieren
und Sichern automatisieren. Besonders fr grere Unternehmen und Verwaltungen mit Rechenzentren stellen
Festplatten- oder WORM-Bandarchive eine Option dar,
da sie sich einfach in den laufenden Betrieb integrieren
lassen. Der Einsatz von WORM-Bndern fr den OnlineZugri ist jedoch zweifelhaft, da Wartezeiten sowohl fr
das Einlegen des Bandes per Roboter als auch Umspulzeiten anfallen. Sind die Daten in Containern organisiert,
kann es zustzlich innerhalb des Containers zu mehreren
Umspulvorgngen fr ein einzelnes Datenobjekt kommen
(Lesen des Inhaltsverzeichnisses, Lesen des Datenobjektes, Lesen einer Checksumme). Damit verbunden ist ei-
25
6.9 Weiterentwicklung
26
den schnellen Zugri und sie verwaltet gigantische
Speichermengen. Bisher waren elektronische Archive eine spezielle Domne der Archivsystemanbieter.
Nunmehr wird aber die Speichertechnologie selbst
immer intelligenter. Systemmanagement- und Speicherverwaltungssoftware verwalten inzwischen auch die
elektronischen Archive. Zustzlich kann immer noch
ein herkmmliches Archiv-, Records-Management- oder
Content-Management-System fr die inhaltliche Strukturierung, die Ordnung, Erschlieung und Bereitstellung
der Informationen eingesetzt werden. Die Speichersystemanbieter rsten jedoch auf. Ihr Ziel ist es, Archivspeicher als Infrastruktur betriebssystemnah und fr alle
Anwendungen gleich bereitzustellen: Dieser Trend im
Jahr 2003 wird Informationslebenszyklusmanagement
(engl. information lifecycle management, ILM) genannt
und soll die elektronische Archivierung einschlieen.
Besonders das Versprechen, das ILM Migrationen
unntig macht oder automatisiert, weckt bei vielen
Anwendern Interesse. Der Anspruch an ILM ist dabei
deutlich jenseits des herkmmlichen, Hierarchisches
Speichermanagement (HSM), angesiedelt. Es geht
zunehmend um die Software zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Information anstelle von reiner
Speicherhardware. Elektronische Archivierung wird als
nachgeordneter Dienst eingesetzt, der in EnterpriseContent-Management-Lsungen (ECM) integriert wird,
aber als Archivierungskomponente allen Anwendungen
zur Verfgung steht, deren Informationen langfristig und
sicher aufbewahrt werden mssen.
6.12 Literatur
Uwe Borgho, Peter Rdig, Jan Scheczyk, Lothar Schmitz: Langzeitarchivierung. dPunkt-Verlag,
2003, ISBN 3-8986-4245-3.
Ulrich Kampmeyer, Jrg Rogalla: Grundstze
der elektronischen Archivierung. VOI-Kompendium
Band 3. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Darmstadt 1997, ISBN 3-93289803-6.
Ulrich Kampmeyer: Grundlagen des Dokumentenmanagements. Gabler Verlag 1997, ISBN 34098794-0-4.
Ulrich Kampmeyer: Elektronische Archivierung
und Storage-Technologien. Speicherguide, 2004.
Ulrich Kampmeyer: Dokumenten-Technologien:
Wohin geht die Reise?. Hamburg 2003, 411 Seiten,
ISBN 3-9806756-4-5.
6.13 Weblinks
Web-Archivierung
6.14 Einzelnachweise
6.11 Siehe auch
ArchiSafe
CompTIA-CDIA+-Zertizierung
MoReq, Model Requirements
OAIS, Open Archive Information System
OPENARCHIVE - Open Source Langzeit Archiv
Lsung
OAI Open Archives Initiative
Temporale Datenhaltung
Verfahrensdokumentation nach GoBS
[1] In Anlehnung an die Grundstze der elektronischen Archivierung. Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Darmstadt 1997, ISBN 3-932898-03-6.
[2] http://www.finance-magazin.de/risiko-it/it/
finance-ratgeber-revisionssichere-e-mail-archivierung-1352789/
[3] CCSDS, The Consultative Committee for Space Data
Systems, Recommendation for Space Data System Practice, Reference Model for an Open Archive Information
System (OAIS), Recommanded Practice, CCSDS 650.0M-2, MAGENTA BOOK, June 2012 pdf
[4] ISO 14721:2012 Space data and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS) -- Reference model
[5] Quelle: Verband Organisation und Information e.V.
(www.voi.de)
6.14. EINZELNACHWEISE
27
Kapitel 7
Revisionssicherheit
Der Begri Revisionssicherheit bezieht sich auf die
revisionssichere Archivierung fr elektronische Archivsysteme, die in Deutschland den Anforderungen
des Handelsgesetzbuches ( 239, 257 HGB), der
Abgabenordnung ( 146, 147 AO), der Grundstze
ordnungsmiger DV-gesttzter Buchfhrungssysteme
(GoBS), der Grundstze zur ordnungsmigen Fhrung
und Aufbewahrung von Bchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugri (GoBD) und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Der Begri orientiert sich damit am Verstndnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht und betrit aufbewahrungspichtige
oder aufbewahrungswrdige Informationen und Dokumente. Der Begri revisionssichere Archivierung wurde
1992 von Ulrich Kampmeyer geprgt und vom Fachverband der Dokumentenmanagementbranche, Verband
Organisations- und Informationssysteme (VOI) in einem
Code of Practice im Jahr 1996 allgemeingltig verffentlicht. Revisionssicherheit im Zusammenhang mit der
elektronischen Archivierung bezieht sich dabei nicht nur
auf technische Komponenten sondern auf die gesamte
Lsung. Revisionssicherheit schliet sichere Ablufe, die
Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgeme Nutzung, den sicheren Betrieb und den Nachweis in einer Verfahrensdokumentation ein. Wesentliches
Merkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass die
Informationen wieder aundbar, nachvollziehbar, unvernderbar und verflschungssicher archiviert sind. Revisionssichere Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil fr die Compliance von Informationssystemen.
28
7.5. WEBLINKS
Einsatz beim Anwender, die Ordnungsmigkeit des gesamten Verfahrens, die Qualitt der Informationen und
Prozesse sowie der sichere Betrieb Bestandteil der Revisionssicherheit sind.
7.3 Literatur
Ulrich Kampmeyer, Jrg Rogalla: Grundstze der
elektronischen Archivierung. Code of Practice Band
1. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., Bonn, 2. Auage 1997, ISBN 3932898-03-6.
Grundstze ordnungsmiger DV-gesttzter Buchfhrungssysteme (GoBS) (PDF; 58 kB). Schreiben
des Bundesministeriums der Finanzen an die Obernanzbehrden der Lnder vom 7. November 1995
- IV A 8 - S 0316 - 52/95 - BStBl 1995 I S. 738f.
Karl-Georg Henstorf, Ulrich Kampmeyer, Jan
Prochnow: Grundstze der Verfahrensdokumentation nach GoBS. Code of Practice Band 2. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.,
Bonn, 1999, ISBN 3-932898-03-6.
PK-DML
Prfkriterien
fr
Dokumentenmanagement-Lsungen. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.,
Bonn, 2. Auage 2004.
T. Brand, I. Geis, S. Gro, B. Lindgens, B. Zller: Steuersicher archivieren. Gabler, Wiesbaden, 1.
Auage 2011. ISBN 978-3-8349-2237-3
29
7.5 Weblinks
Verband Organisations- und Informationssysteme
(VOI)
Quelle der Denition des Begries (PDF-Datei; 676
kB)
Kapitel 8
Langzeitarchivierung
Unter Langzeitarchivierung (LZA) versteht man die
Erfassung, die langfristige Aufbewahrung und die Erhaltung der dauerhaften Verfgbarkeit von Informationen.
Vor allem bei der Langzeitarchivierung digital vorliegender Informationen (digital preservation) stellen sich neue
Probleme. Langzeit bedeutet fr die Bestandserhaltung
digitaler Ressourcen nicht die Abgabe einer Garantieerklrung ber fnf oder fnfzig Jahre, sondern die verantwortliche Entwicklung von Strategien, die den bestndigen, vom Informationsmarkt verursachten Wandel bewltigen knnen.[1]
8.1 Denition
Eine allgemein gltige Denition des Begries existiert
bislang nicht. Da Archive Archivalien zunchst immer fr
die Ewigkeit aufbewahren, handelt es sich bei dem Begri
Langzeitarchiv zudem eigentlich um einen Pleonasmus.
Da viele der Probleme der digitalen Langzeitarchivierung
erst nach etwa 10 Jahren auftreten, etwa groe Versionssprnge der verwendeten Software, wird dieser Wert als
Schranke fr die berlegungen zur Langzeitarchivierung
verwendet. Zudem lsst sich so die Langzeitarchivierung
von der Datensicherung abgrenzen.
8.2 Probleme
Whrend physische Objekte seit langer Zeit unter anderem in Archiven, Museen und Bibliotheken aufbewahrt
und erhalten werden, stellen sich bei elektronischen Publikationen ganz neue Probleme. Daten, die auf digitalen Datentrgern gespeichert sind, knnen in relativ kurzer Zeit nicht mehr lesbar sein (digitales Vergessen).
Die Ursachen fr diesen Informationsverlust sind die begrenzte Haltbarkeit der Trgermedien und der schnelle
Medien- und Systemwandel. Bei der Umgehung dieser
Schranken bereiten unter anderem proprietre Formate
und urheberrechtliche Beschrnkungen Probleme.
30
8.3. VERFAHREN
8.2.2
31
Schneller Medien- und Systemwan- kumenten ist es notwendig, Kopien zu erstellen und evtl.
Originaldokumente zu verndern. Daher ist das Einverdel
stndnis des Urhebers mit solchen Manahmen vorab einInsbesondere bei digital gespeicherten Informationen be- zuholen. Weitere Kopien, die an Leser von Dokumensteht die zustzliche Problematik, dass Daten nicht mehr ten ausgehndigt werden, sind angemessen zu honorieren
zugnglich sind, obwohl das Medium selbst erhalten ist. und mssen gegebenenfalls mit Sperrvermerken verbunden werden, wenn eine unentgeltliche Weitergabe nicht
erlaubt ist.[13]
Auslesbarkeit des Speichermediums
Um auf gespeicherte Informationen zugreifen zu knnen,
muss das jeweilige Trgermedium (aus)gelesen werden
knnen. Bei einigen Medien wie Steintafeln oder Bchern
kann dieses einem Menschen auch ohne Hilfsmittel mglich sein. Bei digital gespeicherten Medien ist zumeist
ein entsprechendes Lesegert, oft ein Laufwerk, notwendig. Sind keine Lesegerte mehr erhltlich, ausgelst beispielsweise durch technologischen Wandel, so knnen
die Daten nicht mehr, oder nur noch unter Schwierigkeiten, ausgelesen werden. Ein Beispiel sind veraltete
Bandformate.
8.2.5 Datenkonsistenz
Ein oft bersehenes Problem bei der Langzeitarchivierung wie auch bei der Kurzzeitarchivierung ist die berprfung der Fehlerfreiheit der Daten. Daten knnen abAuch wenn das Speichermedium erhalten und noch les- sichtlich modiziert werden, aber auch durch Systemfehbar ist, knnte unter Umstnden ein Zugri auf die ge- ler unbemerkt verndert werden.
speicherten Informationen unmglich sein. Da digital geEin Ausweg knnte hier die verteilte Speicherung an
speicherte Informationen nicht unmittelbar zugnglich
verschiedenen Orten bei verschiedenen Organisationen
vorliegen, sondern binr codiert sind, ist es nur mglich,
und die Absicherung mit verteilt gespeicherten kryptodie Informationen zu lesen, wenn ein Programm und ein
graphischen Prfsummen sein. Dies wird u.a. mit der
Betriebssystem vorliegen, die den Inhalt einer Datei verOpen-Source Lsung LOCKSS praktiziert. In Deutschstehen. Da viele Betriebssysteme und Programme ein
land existiert ebenfalls ein deutsches Projekt (LuKII), das
eigenes (proprietres) Verfahren einsetzen, um die Dadieser Forderung nachkommt.
ten zu codieren, ist eine Lesbarkeit von Daten nicht mehr
sicher gegeben, wenn ein Betriebssystem oder ein Programm nicht weiter gepegt wird. Verschrft wird dieses Problem durch die Politik vieler Softwarehersteller, 8.3 Verfahren
neue Programmversionen mit vernderten Datenformaten zu verentlichen, die ltere Datenformate des glei- Grundstzlich lassen sich bei der elektronischen Archichen Programms nicht vollstndig nutzen knnen.
vierung Methoden der Migration/Konversion und der
Emulation unterscheiden.
Veraltete Datenformate
8.2.3
Weitere Beschrnkungen
Proprietre Systeme und urheberrechtliche Beschrnkungen erschweren das zur Langzeitarchivierung notwendige Umkopieren und Migrieren von Daten, weil die
dafr notwendigen Schritte nicht bekannt bzw. erlaubt
sind. Vor allem die Einfhrung von Digitaler Rechteverwaltung (DRM) wird das Problem in Zukunft noch
verstrken. Ein derartiges Regelwerk fr digitale Daten
bzw. Dokumente ist deshalb notwendig, weil ebenso wie
bei herkmmlichen Daten urheberrechtliche Fragen vor
einer mglichen Archivierung geklrt werden mssen.
Der Unterschied zwischen herkmmlichen Daten und
elektronischen Dokumenten ergibt sich daraus, dass bei
letzteren Kopie und Original praktisch nicht zu unterscheiden sind. Insbesondere bei der Migration von Do-
Durch den Einsatz von oenen Standards wie zum Beispiel Grakformaten (TIFF, PNG, JFIF) oder freien Dokumentenformaten (XML, PDF/A, OpenDocument), die
als relativ langlebig betrachtet werden und deren Aufbau
entlich bekannt ist, sind die Zyklen, nach denen eine Information umformatiert werden muss, lnger. Die
Wahrscheinlichkeit, dass es in einigen Jahren noch Systeme und Programme gibt, die die Daten lesen knnen,
ist deutlich hher.
Um den Verlust von Daten durch die Alterung von Datentrgern zu verhindern, mssen die Daten regelmig innerhalb der garantierten Datensicherheitsdauer eines Mediums auf neue Datentrger kopiert werden. Dadurch
kann auch auf ein neues Trgerformat gewechselt werden, wenn das bisher genutzte durch die technische Weiterentwicklung obsolet geworden ist.
32
Die hohen Kosten, die durch diese Pege der Datenbestnde entstehen, haben allerdings zur Folge, dass nur
die wichtigsten Daten derart konserviert werden knnen.
Die Informationsut, die nicht zuletzt durch die neuen
digitalen Datenverarbeitungssysteme entsteht, verschrft
das Problem zustzlich. Der Anteil der langfristig gespeicherten Daten wird notwendigerweise relativ gering
sein, was an die Auswahl der gesicherten Informationen hohe Anforderungen stellt. Ein zustzliches Problem
entsteht durch das Auseinanderdriften des Verhltnisses
zwischen Datenvolumen und Bandbreite. Das Volumen
wchst deutlich schneller als die zur Verfgung stehende
Bandbreite, um Daten von einem Medium auf ein anderes zu berspielen.
Dies betrit nicht nur die Daten im staatlichen und kommerziellen Bereich. Auch im Privatbereich werden herkmmliche, oftmals langfristig lagerfhige Medien durch
leichter handhabbare digitale Medien ersetzt (Fotograen
und Negative durch digitale Bilder auf einer CD-ROM).
Fr die Langzeitarchivierung sind in Deutschland die
Pichtexemplarbibliotheken und die Archive zustndig.
8.5 Literatur
Heike Neuroth, Achim Owald, Regine Scheel,
Stefan Strathmann, Mathias Jehn: nestor Handbuch
Eine kleine Enzyklopdie der digitalen Langzeitarchivierung, Hlsbusch, Mai 2009, ISBN 3-94031748-9.
KAPITEL 8. LANGZEITARCHIVIERUNG
Ute Schwens, Hans Liegmann: Langzeitarchivierung
digitaler Ressourcen. In: Rainer Kuhlen, Thomas
Seeger, Dietmar Strauch (Hrsg.): Grundlagen der
praktischen Information und Dokumentation. 5.,
vllig neu gefasste Ausgabe. Mnchen: Saur, 2004.
Uwe M. Borgho, Peter Rdig, Jan Scheczyk, Lothar Schmitz: Langzeitarchivierung. Dpunkt Verlag,
2003 ISBN 3-89864-245-3.
Ralf Blittkowsky: Archivieren der Berechnungsformeln?. In Telepolis. Heise-Verlag 14. Februar 2004.
Georg Hohmann: Digitale Ewigkeit und virtuelle Museen. In: Telepolis. Heise-Verlag 30. Oktober 2003.
Ulrich Kampmeyer, Jrg Rogalla: Grundstze
der elektronischen Archivierung. VOI-Kompendium
Band 3. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Darmstadt 1997, ISBN 3-93289803-6.
Roy Rosenzweig: Scarcity or Abundance? Preserving
the Past in a Digital Era. In: American Historical Review 108, 3. Juni 2003, S. 735762.
Guidelines for the Preservation of Digital Heritage.
UNESCO, March 2003.
Digital Preservation Tutorial. Cornell.
Helfer, Bernward & Lupprian, Karl-Ernst (Bearb.):
Dateiformate. Eigenschaften und Eignung fr die Archivierung elektronischer Unterlagen. Eine Handreichung fr Archivarinnen und Archivare. Wiesbaden
und Mnchen 2004.
Bundesamt fr Sicherheit in der Informationstechnik (Hrsg.), IT-Grundschutzhandbuch. (Hier: Abschnitt M 4.170: Auswahl geeigneter Datenformate fr die Archivierung von Dokumenten, Stand
2007).
[https//www.bsi.bund.de/cln_174/ContentBSI/
Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03125/
index_htm.html BSI Technische Richtlinie 03125:
Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter
Dokumente.]
Digitale Archivierung von fotograschen Sammlungen Ein Grundlagenbericht der Uni Basel und des
Schweizerischen Kulturgterschutzes.
Katherine Skinner, Matt Schultz: A Guide to Distributed Digital Preservation (PDF, 156 S.; 3,1 MB),
Educopia Institute Atlanta, 2010, Lizenz: CC-BYNC-ND-3.0, ISBN 978-0-9826653-0-5.
Thorsten Wetzenstein: Digitale Langzeitarchivierung unter dem Aspekt des Access. Diplomarbeit.
Universitt Heidelberg. 2010.
8.7. EINZELNACHWEISE
8.6 Weblinks
Wikibooks: Langzeitarchivierung Lern- und
Lehrmaterialien
DigitalPreservationEurope (DPE)
NESTOR Kompetenznetzwerk zur Langzeitarchivierung digitaler Quellen in Deutschland
kopal Kooperativer Aufbau eines Langzeitarchivs
digitaler Informationen
Die Koordinationsstelle fr die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen des Schweizer
Archivarsverbandes u.a. mit Details zu Archivformaten
8.7 Einzelnachweise
[1] Ute Schwens, Hans Liegmann: Langzeitarchivierung digitaler Ressourcen. In: Rainer Kuhlen, Thomas Seeger, Dietmar Strauch (Hrsg.): Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. 5., vllig neu gefasste Ausgabe. Mnchen: Saur, 2004, S. 567.
[2] Archiv-DVDs im Langzeittest -c't-Archiv, 16/2008, Seite
116. In: heise.de. 2011-16-08, abgerufen am 20. Februar 2015.
[3] mp: Ein einheitlicher Standard fr die Flut digitaler Daten.
10. Mrz 2008, abgerufen am 27. Oktober 2012.
[4] Michael W. Gilbert: Digital Media Life Expectancy and
Care. www.oit.umass.edu. 1998. Archiviert vom Original
am 22. Dezember 2003. Abgerufen am 4. Januar 2011.
[5] Bit Rot. Software Preservation Society. 7. Mai 2009. Abgerufen am 4. Januar 2011.
[6] Google-Studie zur Ausfallursache von Festplatten. In: heise.de. 16. Februar 2007, abgerufen am 20. Februar 2015.
[7] Google Studie zur Haltbarkeit von Festplatten im Dauerbetrieb (Memento vom 13. Februar 2009 im Internet Archive) (PDF; 247 kB): Abschnitt 3.1, Figure 2(engl.)
[8] kfr: Festplatten & Flash-Speicher: Spa mit Risikopotenzial. In: speicherguide.de. 29. Juni 2006, abgerufen am 17.
September 2015.
[9] Haltbarkeit von Speichermedien: Wo Daten richtig liegen.
In: netzwelt.de. 22. April 2007, abgerufen am 20. Februar
2015.
[10] Henrik Stamm: MO-Technologie. 26. Mai 2001, abgerufen am 17. September 2015.
[11] Haltbarkeit von Speichermedien: Wo Daten richtig liegen.
In: netzwelt.de. 22. April 2007, abgerufen am 20. Februar
2015.
[12] Hartmut Gieselmann: DVDs im Langzeittest c't. In: heise.de. 21. Juli 2008, abgerufen am 20. Februar 2015.
33
Kapitel 9
Enterprise-Content-Management
Enterprise-Content-Management (ECM) umfasst die
Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Erfassung,
Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung
von Inhalten (Content) und Dokumenten zur Untersttzung organisatorischer Prozesse im Unternehmen.[1]
ECM fhrt strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen.
9.3. MERKMALE
35
Begri Content-Management (CM) und die Abgren- Komponentenansatz, der in mehreren Schichten die
zung zum Web-Content-Management (WCM) betrachtet notwendige Infrastruktur fr beliebige Anwendunwerden.[6]
gen bereitstellt. Es positioniert sich als Middleware,
deren Dienste allen Anwendungen zur Verfgung
stehen. Wichtige Anwendungsschwerpunkte, die auf
Infrastrukturkomponenten von Enterprise-Content9.2 Anspruch
Management basieren, sind z. B.:[7]
ECM-Portal Browser-basierte, personalisierte Oberche zum Zugri auf Informationen aus unterschiedlichen internen und externen Quellen sowie
zur Ablsung bisheriger Host- und/oder ClientBenutzeroberchen.
ECM-Data/Document-Warehouse Agenten,
Middleware und Meta-Datenbanken zur Zusammenfhrung und Verdichtung von unstrukturierten
Informationen aus verschiedenen Quellen im
Unternehmen.
ECM-Workow Prozessgesteuerte Zusammenfhrung
und Nutzung von Informationen.
Enterprise-Content-Management: ECM Architektur. Quelle:
AIIM / PROJECT CONSULT 2003
ECM-Knowledge-Management Aufbereitung
von
strukturierten und unstrukturierten Informationen,
automatische Klassikation sowie Computer Based
Enterprise-Content-Management geht von dem Ansatz
Training (CBT).
aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im
Partnerverbund und extern bereitzustellen (UniedFederated-Repository, Data-/ Document-/ Content- 9.3 Merkmale
Warehouse). ECM umfasst herkmmliche Informationstechniken wie Dokumentenmanagement, Know- Betrachtet man die Denitionen der unterschiedlichen
ledge Management (Wissensmanagement), Workow- Anwendungsbereiche von ECM und WCM, wird deutManagement, Archivierung, etc. und integriert die lich, dass die heute noch vorhandenen Unterschiede in
Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und ande- den Systemkategorien nicht mehr lange aufrechterhalten
ren Internet-Techniken. Ziel von ECM ist, Daten- und werden knnen. Dies gilt fr die Produkte und die techniDokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information schen Plattformen ebenso wie fr die Nutzungsmodelle.
existiert nur einmal), den Zugri einheitlich zu regeln, Was heute noch als reine Inhouse-Lsung genutzt wird,
unabhngig von Quelle und Nutzung beliebige Informa- soll morgen bereits dem Partner oder Kunden zugnglich
tionen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gemacht werden. Die Inhalte und Strukturen eines heutigleichfrmig zur Verfgung zu stellen.
gen, auf Auenwirkung ausgerichteten Web-Portals soll
ECM ist eine Basistechnologie von E-Business zur Be- morgen bereits die Plattform fr die interne Informatireitstellung der erforderlichen Informationen und Steue- onsbereitstellung sein.
rung der Prozesse.
ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler AnwenMit dem Begri Enterprise-Content-Management wer- dungen und Insel-Architekturen berwinden. Der Anden daher Lsungen zusammengefasst, die zwar auch wender sieht im Prinzip nicht, dass er mit einer ECMInternet-Techniken benutzen, aber schwerpunktmig Lsung arbeitet. Fr die neue Welt web-basierter IT,
auf die Inhouse-Informationsbereitstellung zielen. L- die sich quasi als dritte Plattform neben herkmmlichen
sungsspektrum sind hier vorrangig Enterprise-Portale fr Host- und Client-/Server-Systemen etabliert, bietet ECM
B2B als Extranet und B2E als Intranet. Die Mehrzahl der die notwendige Infrastruktur. Fr die Einfhrung und
bisherigen Dokumenten-Management-, Groupware- und Nutzung von ECM spielt daher Enterprise Application
Workow-Anbieter, die ihre Architekturen noch nicht Integration (EAI) eine besondere Rolle.
vollstndig umgestellt haben und lediglich einen Web- Der Anspruch eines Enterprise-Content-ManagementServer vor ihre Anwendungen stellen, nden sich auch in Systems im Unterschied zu reinem Web-Contentdieser Kategorie wieder.
Management manifestiert sich nach Ulrich KampmeyEnterprise-Content-Management verfolgt dabei einen er, 2001, in drei wesentlichen Konzepten:[8]
36
KAPITEL 9. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT
9.4 Komponenten
Fr ECM-Lsungen werden die unterschiedlichsten
Techniken und Komponenten kombiniert, die zum Teil
auch als eigenstndige Lsungen sinnvoll ohne den
Anspruch an ein unternehmensweites System nutzbar
sind.[11]
9.6. EINZELNACHWEISE
(Funktion wird in eine vorhandene Anwendung so integriert, so dass keine eigene Client-Oberche notwendig
ist), die auf die Funktionen der ECM-Dienste und die
gespeicherten Informationen zugreifen. Besonders durch
die Integration bestehender Techniken wird deutlich,
dass ECM nicht als eine neue Produktkategorie auftritt,
sondern sich als integrierende Kraft positioniert.[12]
37
9.6 Einzelnachweise
[1] AIIM international, erste Denition 2001, aktuell Version
von 2008.
[2] AIIM Association for Information and Image Management international, 2005, AIIM Webseite. Zur Entwicklung der Denition siehe auch deren Geschichte auf der
Diskussionsseite.
Enterprise-Content-Management-System
Kommerzielle und freie ECM Produkte
Enterprise-Content-Management-System#ECMSoftware
Andere thematisch zugehrige Seiten auf Wikipedia
Prozessmanagement
CompTIA CDIA+ Zertizierung
Content-Management
Content-Management-System (CMS)
Compliant Transaction Recording (CTR)
Digitalisierung
Digital-Asset-Management (DAM)
[12] Ulrich Kampmeyer: ECM Enterprise ContentManagement. Hamburg 2006; freier Download PDF
9.7 Literatur
Dokumenten-Technologien
Dokumentlebenszyklusmanagement (DLM Document Lifecycle Management)
Elektronische Archivierung (Digital Preservation)
Groupware
Informationslebenszyklusmanagement (ILM Information Lifecycle Management)
Informationslogistik
Informationsmanagement
Langzeitarchivierung (Preservation)
Output Management
Wissensmanagement (KM Knowledge Management)
Workow-Management
38
Nicole Scheidegger, Pascal Sieber, Heiner Grter,
Simon Scheurer, Roger Gomol, Thomas Frey: Enterprise Content-Management: Von der Vision zur
Realitt. Dr. Pascal Sieber & Partners AG, 2004.
Hans-Peter Frschle, Siegfried Reich (Hrsg.): Enterprise Content Management, dpunkt.verlag 2007,
ISBN 978-3-89864-456-3
Martin Bhn, Michael Schiklang: Enterprise Content Management, Oxygon Verlag 2008, ISBN 9783-937818-35-1
Stefan Otto Sorg: Wegweiser fr Manager: Das papierarme Bro. ISBN 978-3-00-026672-0
Wolfgang Riggert: ECM Enterprise Content Management Konzepte und Techniken rund um Dokumente,
Vieweg+Teubner 2009, ISBN 978-3-8348-0841-7
9.8 Weblinks
Verbnde
AIIM Seite des internationalen Dachverbandes fr
ECM Enterprise Content Management (englisch),
Herkunft der Denition von ECM
BITKOM Seite des Kompetenzbereich ECM im
Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V., Sprachrohr der
ECM-Branche
VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., deutscher Fachverband zu ECM
Anbieter
KAPITEL 9. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT
Kapitel 10
Enterprise-Content-Management-System
Web Content Management (WCM, WCMS, einschlielich Portal)
Fr Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS)
werden die unterschiedlichsten ECM-Komponenten und
-Techniken kombiniert, die zum Teil auch als eigenstndige Lsungen sinnvoll nutzbar sind ohne den Anspruch an ein unternehmensweites System.[1] Die ECMKomponenten und -Techniken lassen sich nach der
Denition[2] des Dachverbandes AIIM international[3] in
fnf Hauptkomponenten einordnen[4] :
Erfassung (Capture)
Verwaltung (Manage)
Speicherung (Store)
Bewahrung (Preserve)
Ausgabe (Deliver)
Die Manage-Komponente umfasst die fnf Unterkomponenten:
Document
Management
Dokumentenmanagement)
(DM,
DMS,
Collaboration (die Zusammenarbeit untersttzende Die Kategorie Capture beinhaltet Funktionalitt und
Systeme, Groupware)
Komponenten zur Erstellung, Erfassung, Aufbereitung
39
40
und Verarbeitung von analogen und elektronischen In- Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR)
formationen. Es sind mehrere Stufen und Techniken unHierbei werden die Bildinformationen in maschiterschieden, von der einfachen Erfassung der Informatinenlesbare Zeichen umgesetzt. OCR wird fr
Maschinenschrift eingesetzt.
on bis zur komplexen Aufbereitung durch eine automatische Klassikation. Die Capture-Komponenten werden
auch hug als Input-Komponenten zusammengefasst
Bildbearbeitung
und als Input Management bezeichnet.
Manuell erzeugte und gescannte Informationen
Bei der manuellen Erfassung knnen alle Formen von
Informationen vorkommen, von Papierdokumenten,
E-Mails,
elektronischen
Oce-Dokumenten,
Vordrucken,
Multimedia-Objekten,
digitalisierter
Sprache und Video bis zum Mikrolm. Die Erfassung
von papiergebundenen Dokumenten und Filmaufnahmen
bezeichnet man als Scannen.
Bildbearbeitungstechniken von Document Imaging dienen nicht nur der Anzeige von gescannten Bildern
(Faksimiles), sondern ermglichen auch die Verbesserung der Lesbarkeit fr die Erfassung. Funktionen wie
Despeckling, das Entfernen von isolierten Bildpunkten oder das Adjustment, das Geradercken von schief
eingezogenen Vorlagen, verbessern die Ergebnisse der
Erkennung. Document-Imaging-Funktionen werden im
Erfassungsprozess nach dem Scannen oder Empfang von
digitalen Faxbermittlungen bei der Qualittskontrolle
eingesetzt.
41
ist die Zusammenfhrung und Vereinheitlichung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen, um sie strukturiert und einheitlich formatiert an die Speicher- und Bearbeitungssysteme zu bergeben.
Komponenten zur inhaltlichen Erschlieung erfasster Informationen
Fr die Weiterleitung und inhaltliche Erschlieung kommen in den Systemen weitere Indizierungs-, Routing- und
Klassikations-Komponenten hinzu, die die erfassten und
digital vorliegenden Informationen aufbereiten und um
beschreibende Merkmale ergnzen. Hierzu gehren:
Categorization (automatische Klassikation oder
Kategorisierung)
Auf Basis der in den elektronischen Informationsobjekten, seien es per OCR gewandelte Faksimiles, ECM-Komponenten: Manage-Komponenten. Quelle: AIIM /
Oce-Dateien oder Ausgabedateien, enthaltenen PROJECT CONSULT 2003
Informationen knnen Programme zur automatischen Klassikation selbststndig Index-,
Berechtigungssysteme zur Zugrisabsicherung und
Zuordnungs- und Weiterleitungsdaten extrahieren.
zum Schutz von Informationen sowie
Solche Systeme knnen auf Basis vordenier Datenbanken fr die Verwaltung und das Wiederter Kriterien oder selbstlernend Informationen
aunden (Information Retrieval).
auswerten.
Indexing (manuelle Indizierung, Indexierung)
Anders als im Deutschen beschrnkt sich im
Angloamerikanischen der Begri Indexing auf
die manuelle Vergabe von Indexattributen, die in
der Datenbank von einer Manage-Komponente
fr Verwaltung und Zugri auf die Informationen
benutzt wird. Im Deutschen werden hier auch
Begrie wie Indizieren, Attributieren oder
Verschlagworten benutzt.
10.1.2
Die Manage-Komponenten dienen zur Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung der Informationen. Sie besitzen
hierfr
42
wie
Video-
Collaboration bedeutet eigentlich nur Zusammenarbeit. Der Anspruch dieser Lsungen, die sich aus der
43
Erstellung neuer oder Aufbereitung vorhandener Information in einem kontrollierten Erstellungs- und
Verentlichungsprozess
Anders als bei den traditionellen elektronischen Archivsystemen bezeichnet Records-Management (RM; elektronische Schriftgutverwaltung, Electronic Records Management, ERM) die reine Verwaltung von Records, wichtigen aufbewahrungspichtigen oder aufbewahrungswrdigen Informationen. Records-Management ist
durch die ISO 15489 normiert und in Europa durch
den MoReq-Standard speziziert. Schriftgutverwaltung
ist Speichermedien-unabhngig und kann z. B. auch die
nicht in elektronischen Systemen gespeicherten Informationen mitverwalten. Zur elektronischen Schriftgutverwaltung (ERM) gehren unter anderem folgende Funktionen:
Abbildung von Aktenplnen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von
Informationen (z. B. in einer Registratur (Akten)anwendung)
Nutzung international, branchenspezisch oder
zumindest
unternehmensweit
standardisierter
Metadaten zur eindeutigen Identizierung und
Beschreibung der gespeicherten Informationen
Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z. T. bis auf einzelne Inhaltskompo- Zum Workow-Management gehren unter anderem folgende Funktionen:
nenten in Dokumenten
44
Abbildung
von
AblaufAufbauorganisationsstrukturen
Design-Werkzeuge
zur
Gestaltung
und
Anzeige
von
Prozessen
(siehe
z.
B.
Geschftsprozessmodellierung)
Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen fr Daten (z. B. Fachanwendungen) und Dokumente (z. B.
Oce-Produkte)
Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von zusammenhngenden Informationen mit
zugehrigen Dokumenten oder Daten
Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungsstnde, Laufwege und Ergebnisse
Ziel beim Einsatz ist weitgehende Automatisierung von ECM-Komponenten: Store. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT
Prozessen mit Einbindung aller notwendigen Ressourcen 2003
Paralleles und sequentielles Bearbeiten von VorgnSpeicherorte, Library Services als Verwaltungskomgen einschlielich Mitzeichnung der Bearbeitung
ponente fr die Speicherorte, und Technologies als
Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Ver- unterschiedliche Speichertechniken. Ebenfalls zu diesen
Infrastruktur-Komponenten, die z. T. wie das Filesyswaltungsfunktionalitt.
tem auf Betriebssystemebene angesiedelt sind, gehren
Business-Process-Management (BPM) geht in seinem die Sicherheitstechniken, die unten im Abschnitt DeAnspruch noch einen Schritt weiter als Workow.[9] BPM liver behandelt werden. Die Sicherheitstechniken sind
strebt die vollstndige Integration aller betroenen An- einschlielich des Berechtigungssystems als bergreifenwendungen in einem Unternehmen mit Kontrolle der de Komponente einer ECM-Lsung zu betrachten.
Prozesse und Zusammenfhrung aller bentigten Informationen an. Zu BPM gehren unter anderem folgende Repositories (Speicherorte, Datenspeichersysteme)
Funktionen:
Zu den mglichen Repositories eines ECM, die auch
Business-Intelligence (BI) mit hinterlegten Regel- kombiniert eingesetzt werden knnen, gehren unter anwerken, Integration von InformationWarehouses derem:
und den Anwender bei seiner fachlichen Ttigkeit
untersttzenden Hilfsprogrammen
Content-Management-System An dieser Stelle ist das
eigentliche Speichersystem fr den Content ge Enterprise Application Integration (EAI) zur Vermeint, bei dem es sich um eine Datenbank oder ein
bindung verschiedener Anwendungen
spezialisiertes eigenstndiges Speichersystem han Prozess- und Datenkontrolle auf Server-Ebene
deln kann.
Vollstndige Workow-Funktionalitt
Data-Warehouses Data-Warehouses sind datenbankbasierte, komplexe Speichersysteme, die Informationen aus unterschiedlichsten Quellen referenzieren
10.1.3 Store (Speichern)
oder direkt bereitstellen. Sie knnen auch mit einem
globaleren Anspruch als Document-Warehouse oder
Die Store-Komponenten dienen zur temporren SpeiInformation-Warehouse konzipiert sein.
cherung von Informationen, die nicht archivierungswrdig oder archivierungspichtig sind. Auch wenn Me- Dateisystem Das Dateisystem wird vorrangig zur temporren Zwischenspeicherung, so. z. B. Eingangsdien zum Einsatz kommen, die fr eine langzeitige
und Ausgangs-Caches benutzt. Ziel von ECM ist
Archivierung geeignet sind, ist der Store von der Prees, das Dateisystem von Informationen zu entservation durch die Aufbewahrungsstrategie abgegrenzt.
lasten und diese durch Manage-, Store- und
Im deutschen Sprachgebrauch sind diese KomponenPreservation-Techniken allgemein verfgbar beten mit der Ablage im Unterschied zum Archiv
[10]
reitzustellen.
gleichzusetzen.
Die aufgefhrten Store-Komponenten lassen sich drei Datenbanken Zum einen dienen Datenbanken zur Verunterschiedlichen Bereichen zuordnen, Repositories als
waltung der Zugrisinformationen. Sie knnen aber
45
auch direkt zur Speicherung von Dokumenten, Con- Information und ber Vernderungen an den Informatiotent oder Media Assets benutzt werden.
nen, die im Angloamerikanischen als Audit-Trail bezeichnet werden. Fr solche intelligenten Speicherverwaltungssysteme hat sich inzwischen der Begri ILM
Library-Services (Informationsverwaltungsdienste) Information-Lifecycle-Management eingebrgert.
Library-Services haben nur im bertragenen Sinn mit
Bibliotheken zu tun. Sie sind die systemnahen Verwaltungskomponenten, mit denen der Zugri auf die Informationen realisiert wird. Der Library-Service ist letztlich
fr den Empfang und die Speicherung der Informationen aus den Capture- und den Manage-Komponenten
verantwortlich. Er verwaltet gleichermaen die Speicherorte in der dynamischen Ablage, dem eigentlichen
Store, und im Langzeitarchiv, der Kategorie Preserve. Der Speicherort wird dabei lediglich durch die Eigenschaften und Klassenzugehrigkeit der zu speichernden Information bestimmt. Der Library-Service arbeitet
mit der Datenbank der Manage-Komponenten zusammen. Hierdurch werden die notwendigen Information Retrieval Funktionen
Search (Suche) und
Retrieval (Wiedernden, Wiederbereitstellen)
bedient. Whrend die Datenbank keine Kenntnis ber den
physischen Speicherort eines Objektes hat, verwaltet der
Library Service
Online-Speicher (Daten und Dokumente im direkten Zugri),
Nearline-Speicher (Daten und Dokumente auf einem Medium, das sich im Zugri des Laufwerks
bendet, aber z. B. erst durch eine Robotik eingelegt werden muss) und
Oine-Speicher (Daten und Dokumente auf einem
Medium, das ausgelagert wurde und nicht im automatisierten Zugri eines Systems bendet).
Speichertechniken
Fr die Speicherung der Informationen knnen je nach
Anwendungszweck und Systemumgebung sehr unterschiedliche Speichertechnologien und Medien zum Einsatz kommen.
Mehrmals beschreibbare magnetische OnlineSpeicher. Hierzu gehren Festplatten als RAID
(Redundant Array of Independent Disks)
Festplattensubsystem am Server, SAN (Storage Area Networks) als Speicherinfrastruktur oder
NAS (Network Attached Storage) direkt in Netzwerken zugnglich gemachte Speicherbereiche.
Magnetbnder in automatisierten Speichereinheiten
wie Tape-Libraries dienen eher wie DAT-Bnder
in kleineren Umgebungen der Datensicherung und
nicht zum Online-Zugri.
Digital Optical Disk (digitale optische Speichermedien) wie CD (CD-R einmal beschreibbare Compact Disk, CD/RW mehrmals beschreibbare Compact Disk), DVD (Digital Versatile Disk), MO (Magneto Optical), UDO (Ultra Density Optical) und
andere knnen zur Sicherung und zur Verteilung
aber auch in Jukeboxen als Online-Speicher (Plattenwechselautomaten) eingesetzt werden.
46
Die Preserve-Komponenten von ECM dienen der lang Papier ist als Langzeitspeicher von Informationen
zeitig stabilen, statischen und unvernderbaren Aufbeebenfalls weiterhin zu bercksichtigen, da die Aufwahrung und Sicherung von Informationen. Im deutschzeichnung migrationsfrei ist und ohne Hilfsmittel
sprachigen Raum ist dies das Anwendungsfeld der
gelesen werden kann. Ebenso wie beim Mikrolm
elektronischen Langzeitarchivierung. Letztere besitzt
handelt es sich aber nur um die Sicherung originr
aber wesentlich mehr Funktionalitt als unter Preelektronischer Information.
serve (Preservation; Digital Preservation) subsumiert.
Elektronische Archivsysteme sind meistens eine Kombination aus Verwaltungssoftware wie Records Manage- Migration
ment, Imaging oder Document Management, Library Services (IRS Information Retrieval Systeme) und Entscheidend bei der elektronischen Archivierung und
bei allen Langzeitspeichersystemen ist die rechtzeiSpeicher-Subsystemen.
tige Einplanung und regelmige Durchfhrung von
Nicht nur elektronische Medien eignen sich zur langfris- Migrationen um die Information in sich verndernden
tigen Aufbewahrung. Zur reinen Sicherung von Informa- technischen Umgebungen verfgbar zu halten. Dieser
tionen ist weiterhin Mikrolm geeignet, der inzwischen kontinuierliche Prozess wird nach Kampmeyer auch
in hybriden Systemen mit elektronischen Medien und da- Continuous Migration genannt[11] .
tenbankgesttztem Zugri eingesetzt werden kann.
Die Aussonderung nicht mehr bentigter, ungltig gewordener oder zu lschender Informationen wird auch 10.1.5
Kassation genannt.
Speichertechniken
Zu den Preserve-Speichersystem-Komponenten gehren unter anderem:
WORM (Write Once Read Many) rotierende digital optische Speichermedien, zu denen die klassischen WORM in einer Schutzhlle in 5 - oder 3
-Technik ebenso wie CD-R und DVD-R gehren. Die Aufzeichnungstechniken der Medien, die
in Jukeboxen fr einen Online- und automatisierten
Nearline-Zugri bereitgestellt werden, sind unterschiedlich.
WORM-Tape
(Magnetband
mit
WORMEigenschaften) wird in speziellen Laufwerken
eingesetzt, die mit besonders abgesicherten Bndern bei ordnungsgemem Betrieb hnliche
Sicherheit wie ein traditionelles WORM Medium
erreichen knnen.
Content-Addressed Storage (CAS) magnetische
Festplattenspeicher die durch spezielle Software gegen berschreiben, Lschen und Verndern wie ein
WORM-Medium geschtzt sind
Network Attached Storage (NAS) / Storage Area
Network (SAN) knnen ebenfalls eingesetzt werden, wenn sie die Bedingungen der Revisionssicherheit mit unvernderbarer Speicherung, Schutz vor
Manipulationen und Lschen etc. erfllen.
Die Deliver-Komponenten von ECM dienen zur Bereitstellung der Informationen aus den Manage-, Storeund Preserve-Komponenten. Sie beinhalten aber auch
Funktionen, die wiederum fr die Eingabe von Informationen in Systeme (z. B. Informationsbergabe
auf Medien oder Erzeugung formatierter Ausgabedateien) oder fr die Aufbereitung von Informationen (z.
B. Konvertierung oder Kompression) fr die Storeund Preserve-Komponenten. Da die Sicht auf das
AIIM-Komponentenmodell funktional zusammengestellt
ist und nicht als Architektur gesehen werden darf, ist
die Zuordnung dieser und anderer Komponenten hier
zulssig. Die Funktionalitt in der Kategorie Deliver
wird auch als Output bezeichnet und unter dem Begri
Output Management zusammengefasst.
Mikrolm (Mikroform nach DIN) kann als Sicherungsmedium eingesetzt werden, wenn die Informationen nicht mehr in der Nutzung sind und keine ma- Die Deliver-Kategorie umfasst drei Gruppen von Funktionen und Medien: Transformation Technologies, Seschinelle Auswertbarkeit gefordert ist.
(Transformations-
47
Formate zu erzeugen, und andererseits um Informationen unterschiedlichen Formates wieder anzuzeigen und auszugeben.
Compression (Kompression, Komprimierung) wird
benutzt, um den Speicherplatzbedarf fr bildhafte
Informationen zu reduzieren. Fr s/w wird hier auf
das ITU-Verfahren (CCITT) fr TIFF und fr Farbbilder auf JPEG2000 zurckgegrien. Mit ZIPVerfahren knnen auch beliebige Dateien fr die
Datenbermittlung komprimiert werden.
Syndication dient zur Bereitstellung von Content
(Inhalt) in unterschiedlichen Formaten, Selektionen
und Aufbereitungsformen im Umfeld des Content
Management. Durch Syndication kann der gleiche
Inhalt mehrfach in verschiedener Form und fr verschiedene Anwendungszwecke genutzt werden.
Security Technologies (Sicherheitstechniken)
Die Sicherheitstechniken gehren zu den Querschnittfunktionen, die allen ECM-Komponenten als Dienste zur
Verfgung stehen. So kommen elektronische Signaturen
nicht nur bei der Versendung von Dokumenten zum Einsatz sondern knnen auch bei der Erfassung, beim Scan COLD / ERM ist hier im Gegensatz zur Capture- nen bentigt werden, um die Vollstndigkeit der ErfasKomponente als Aufbereitung von Daten von Aus- sung zu dokumentieren.
gaben fr Verteilung, Druck und bergabe an das
Archiv zu sehen. Typische Anwendungen sind Lis PKI
(Public-Key-Infrastruktur)
ist
ten und formatierter Output, z. B. individualisierte
die Basistechnik fr den Einsatz
Kundenanschreiben. Zu diesen Techniken gehren
elektronischer Signaturen. Sie verwaltet
auch die Journale und Protokolle, die von den ECMSchlssel und Zertikate, und prft die
Komponenten erzeugt werden.
Authentizitt von Signaturen.
Personalization (Personalisierung) ist nicht mehr nur
eine Funktion von Web-basierten Portalen sondern
gilt fr alle ECM-Komponenten. Durch die Personalisierung erhlt der Nutzer nur noch die Funktionalitt und Informationen angeboten, die er bentigt.
XML (eXtensible Markup Language) ist eine Beschreibungssprache, die es erlaubt Schnittstellen,
Strukturen, Metadaten und Dokumente zu beschreiben. XML setzt sich als die universelle Technik zur
Beschreibung von Informationen durch.
Portable Document Format (PDF) ist ein intelligentes Druck- und Distributionsformat, das es erlaubt
Informationen plattformunabhngig bereitzustellen.
Im Gegensatz zu reinen Bildformaten wie TIFF knnen in PDF Inhalte gesucht, Metadaten beigefgt
und elektronische Signaturen eingebettet werden.
Als international genormtes Format ist PDF/A auch
fr die Archivierung geeignet.
Konverter und Betrachter dienen einerseits zur Umformatierung von Informationen, um einheitliche
48
Distribution (Verteilung)
OpenText, OpenText Corporation, ein weltweiter Anbieter von Enterprise Information Management(EIM)
Software, darunter Enterprise Content Management
(ECM)
SharePoint, Microsoft SharePoint
bitfarm-Archiv
Digitales Fernsehen
Multimedia-Dienste
und
andere
10.3 Funoten
10.2 ECM-Software
Kommerzielle ECM-Software
Plone
Nuxeo EP
Papier
10.2.1
censhare, censhare AG
[7] Der deutsche Begri Dokumentenmanagement ist wesentlich weiter gefasst als die ursprngliche amerikanische
Denition, siehe Dokumentenmanagement.
[8] Microsoft mit Exchange, Sharepoint, Outlook und anderen Modulen sowie IBM mit Lotus Notes / Domino bieten
ebenfalls integrierte Dokumentenmanagementfunktionalitt.
10.5. WEBLINKS
49
[9] Die AIIM international sieht BPM Business Process Management als wesentliche Komponente und als Rckgrat
von ECM an. Am Markt und von anderen Fachverbnden
wird jedoch BPM als eigenstndiges Thema betrachtet.
Siehe hierzu Prozessmanagement und diesen Artikel.
[10] Die Verwendung der Begrie Ablage fr den dynamischen Teils des Lebenszyklus im Dokumentenmanagement (Store nach AIIM) und Archiv fr den statischen,
unvernderbaren Bereich (Preserve nach AIIM) geht
auf Ulrich Kampmeyer 1996 zurck (Artikel). Store
und Preserve werden seitens der Anbieter von Speichersystemen auch unter dem Begri ILM Information
Lifecycle Management zusammengefasst.
[11] Ulrich Kampmeyer, Architektur von DokumentenManagement- und elektronischen Archivsystemen. NfD,
Nachrichten fr Dokumentation, 47 (1996) 2, S. 7580.
[12] http://www.perceptivesoftware.de/products/
perceptive-content/saperion-ecm-platform.html
gerufen 31. August 2015
ab-
10.5 Weblinks
AIIM Seite des internationalen Dachverbandes fr
ECM Enterprise Content Management
Content Management Interoperability Services
(CMIS)
VOI Seite des Verbands Organisations- und Informationssysteme e.V.
BITKOM ECM Seite des IT Verbands Bitkom zum
Thema ECM
Kapitel 11
Schriftgutverwaltung
Unter Schriftgutverwaltung (auch Aktenfhrung, haltung) versteht man die systematische Aufzeichnung
insbesondere von Geschftsvorgngen und -ergebnissen.
Synonym werden die aus dem Englischen stammenden
Begrie Recordkeeping und Records Management verwendet; zum Teil wird der Begri auch mit vorarchivische Schriftgutverwaltung bersetzt (in Abgrenzung zur
dauerhaften Archivierung (engl. records preservation)).
11.1 Denition
Ziel des Records Management ist es, dem Kunden zu helIm internationalen Standard ISO 15489 sind die Grund- fen in seiner Organisation ein geeignetes Ablegungs- und
stze und Verfahren einer systematischen Aktenfhrung Ordnungssystem herzustellen.
umschrieben und normiert. Die Norm bietet einen Leitfaden fr die Verwaltung von Unterlagen von entlichen
und privaten Organisationen[1] .
In der Norm ISO 15489 wird Records Management deniert als Fhrungsaufgabe wahrzunehmende, eziente
und systematische Kontrolle und Durchfhrung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut einschlielich der Vorgnge zur
Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen ber Geschftsablufe und Transaktionen in
Form von Akten.
Funktionale und technische Mindestanforderungen an eine systematische Aktenfhrung sind nach Staatsarchiv
Basel-Landschaft folgende Elemente:
Organisationsvorschriften Organisationsvorschriften
regeln verbindlich den Aufbau und den Ablauf
der Aktenfhrung (Aufgaben, Zustndigkeiten,
Verfahren und Mittel). Sie mssen von der Dienststelle laufend nachgefhrt werden und werden vom
Staatsarchiv regelmig auf ihre Einhaltung hin
berprft.
11.3. AKTENBILDUNG
ge werden alle abhngigen Objekte (z. B. Aktenzeichen) automatisch angepasst.
Dossierbildung Alle registrierten Unterlagen (konventionell oder elektronisch) sind in Dossiers abzulegen. Alle Dossiers mssen einen eindeutigen Titel,
ein Ernungs- und ein Abschlussdatum enthalten
sowie dem bergeordneten Ordnungssystem eindeutig zugeordnet sein. Bei Bedarf knnen die Dossiers
weiter unterteilt (z. B. in Unterdossiers) oder zusammengefhrt werden. Organisatorische und technische Manahmen mssen sicherstellen, dass die
geschftsrelevanten Unterlagen eindeutig zugeordnet und nur einmal registriert werden. Die Zustndigkeiten fr die Ernung und den Abschluss der
Dossiers mssen entsprechend klar geregelt werden.
Ein Dossier respektive Subdossier kann sowohl
elektronische Unterlagen als auch Papierdokumente enthalten. Zustzlich knnen Dossiers respektive
Subdossiers Referenzen auf Objekte enthalten, die
physisch an anderer Stelle z. B. auf Bild- oder Tontrger aufbewahrt werden.
51
derungen entsprechend mit organisatorischen,
technischen und baulichen Manahmen vor unautorisierter und unprotokollierter Vernderung sowie
vor Verlust geschtzt werden.
11.3 Aktenbildung
Die Geschftsttigkeit beruht auf dem Prinzip der
Schriftlichkeit und ndet ihren Niederschlag in der systematischen Aktenbildung. Die Aktenbildung untersttzt
die Geschftsbearbeitung und gewhrleistet die Nachvollziehbarkeit der Geschfte. Sie basiert auf den Elementen:
Erstellen und Empfangen von Unterlagen
Registrieren der geschftsrelevanten Unterlagen
Grundstzlich sind drei Arten von Ablagen mglich: Reine Papierablagen, hybride Ablagen und rein elektronische
Metadaten Ordnungssysteme, Dossiers, Subdossiers Ablagen.
und Unterlagen mssen mit Metadaten versehen
sein. Diese werden zur Abwicklung von Geschften Elektronische Unterlagen Wird die elektronische Unbentigt und sind Grundlage der Nachvollziehbarterlage als die magebliche bestimmt (Master),
keit der Geschftsttigkeit. Metadaten helfen bei
muss mittels geeigneter organisatorischer und dem
der Verwaltung der erhaltenen beziehungsweise
technischen Stand entsprechender Manahmen sierstellten Unterlagen ber deren gesamten Lechergestellt sein, dass smtliche nderungen protobenszyklus, liefern zustzliche Informationen ber
kolliert werden.
eine Unterlage und erleichtern deren Aunden.
Bei der Konvertierung von Papierdokumenten in
Die Dienststellen knnen die fr sie notwendigen
ein elektronisches Format (Scannen) muss das urMetadaten selbst denieren.
sprngliche Originaldokument detailgetreu reproBei der Einfhrung von elektronischen Aktenduziert werden. Die Rechtsgltigkeit von Unterlagen
fhrungssystemen muss dem Staatsarchiv eine
muss bercksichtigt werden.
Auistung der Metadaten zur Beurteilung unterUnterlagen erstellen heit
Dokumente whrend
breitet werden.
der Geschftsabwicklung verfassen (z. B.
Aufbewahrung und Verwendung der Unterlagen
Briefe, Berichte und Protokolle)
Die Unterlagen mssen so aufbewahrt werden,
den Dossiers Informationen beifgen (z. B.
dass sie whrend ihres gesamten Lebenszyklus
Anmerkungen)
jederzeit bei Bedarf fr autorisierte Benutzer rasch
bereits bestehende, registrierte Unterlagen beaundbar sind und in ihrem Kontext zur Verfgung
arbeiten (z. B. neue Versionen generieren)
stehen. Der Lebenszyklus umfasst das Erstellen
beziehungsweise Empfangen, die Registrierung
und Ablage sowie die Archivierung oder Lschung Von Unterlagen knnen mehrere Versionen vorhanden
der Unterlagen. Den konventionellen und elektro- sein. Ausgewhlte Versionen knnen speziell gekennnischen Dossiers sind eindeutige Ablagestandorte zeichnet werden (z. B. Schlussversionen). Frhere Verzuzuweisen. Abweichungen von diesen Standorten sionen knnen nicht verndert, aber reaktiviert werden
mssen nachgewiesen werden. Ablagestandorte
knnen sein: Zentral-, Abteilungs-, Gruppen- und
Unterlagen registrieren Smtliche erstellten und empArbeitsplatzablagen.
fangenen (Briefpost, Fax, E-Mail) geschftsrelevanDie Bewegungen von Unterlagen sind bedrfnisten Unterlagen mssen registriert werden. Registriegerecht zu protokollieren. Dadurch kann jederzeit
ren bedeutet:
der Standort der Unterlagen nachgewiesen und die
Verantwortung deniert werden.
Unterlagen einem Geschft zuordnen (DosSchutz und Sicherheit der Unterlagen Die Dossiers
und Unterlagen mssen den Sicherheitsanfor-
sierbezeichnung)
Unterlagen mit weiteren Metadaten versehen
52
Dossiers und Unterlagen archivieren Archivieren beinhaltet die bergabe archivwrdiger Dossiers und
Unterlagen in unverschlsselter Form an das Staatsarchiv. Der Zusammenhang der Unterlagen (Dossierstruktur, Metadaten) muss erhalten bleiben.
Die Ermittlung der Archivwrdigkeit erfolgt durch
das Staatsarchiv. Zur Erleichterung der Archivierung kann das Staatsarchiv zusammen mit
den Dienststellen geeignete Instrumente erarbeiten
(Kassationslisten, Archivierungsvereinbarungen).
Nicht archivwrdige Dossiers und Unterlagen sind
zu kassieren (Papier) resp. zu lschen (elektronische
Unterlagen).
Dossiers, Unterlagen und Metadaten lschen In
elektronischen Aktenfhrungssystemen mssen die
Dossiers, die Unterlagen und die Metadaten nach
Ablauf der administrativen Aufbewahrungsfrist
unter Bercksichtigung des Archivierungsvorbehaltes gelscht werden knnen. Allfllige
spezialgesetzliche Regelungen (z. B. Datenschutz)
sind zu beachten. Smtliche Lschungen mssen
protokolliert werden.
11.5 Literatur
Heinz Homann: Behrdliche Schriftgutverwaltung.
Ein Handbuch fr das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behrden (=
Schriften des Bundesarchivs. 43). 2. Auage. Boldt,
Mnchen 2000, ISBN 3-486-56491-9.
Jacques Beglinger, Daniel Burgwinkel, Beat Lehmann, Peter K. Neuenschwander, Bruno Wildhaber: Records Management. Leitfaden zur Compliance bei der Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten in Wirtschaft, und Verwaltung. Mit Checklisten, Mustern und Vorlagen. Unter Einbezug des revidierten Datenschutzrechts. 2., aktualisierte und erweiterte Auage. Kompetenzzentrum Records Management, Zollikon 2008, ISBN 978-3-03-3018013 (deutsch/englisch).
Peter M. Toebak: Records Management. Ein Handbuch. hier + jetzt, Baden 2007, ISBN 978-3-03919059-1.
Peter M. Toebak: Records Management. Gestaltung
und Umsetzung. hier + jetzt, Baden 2010, ISBN 9783-03919-141-3.
Staatsarchiv
Basel-
11.7. EINZELNACHWEISE
11.7 Einzelnachweise
[1] Seit dem Jahr 2014 wird die ISO 15489 umfassend
berarbeitet. Mite iner Verentlichung der neuen Version ist erst Mitte 2016 zu rechnen. Quelle:
http://www.project-consult.de/ecm/news/2014/iso_
15489_records_management_%C3%BCberarbeitet
53
Kapitel 12
MoReq
MoReq (Model Requirements for the Management of
Electronic Documents and Records, seit der Version MoReq2010 Modular Requirements for Records Systems) ist
der europische Standard fr das elektronische RecordsManagement.[1] Die Richtlinie wurde im Rahmen des
IDA-Programmes der Europischen Kommission entwickelt und vom DLM-Forum verentlicht. Ursprnglich
sollte MoReq zur Vereinheitlichung des Dokumentenaustauschs zwischen der europischen Kommission und den
Regierungen der Mitgliedsstaaten beitragen. Inzwischen
hat sich MoReq als Grundlage fr verschiedene Standards
fr das elektronische Dokumenten-, Archiv- und Schriftgutverwaltung etabliert. An MoReq orientieren sich z.
B. die Standards fr die Schriftgutverwaltung in der ffentlichen Verwaltung in England (TNA), in den Niederlanden (ReMano), in Norwegen (NOARK) und Luxembourg (SEL ECM).[2][3] Obwohl der MoReq Standard nicht durch ein ozielles Standardisierungsgremium (wie z. B. ISO) erstellt wurde, hat er sich inzwischen
ber die Grenzen Europas hinaus als De-facto-Standard
fr elektronische Schriftgutverwaltung etabliert.[4]
E-Mail und Elektronische Signaturen. Die Anforderungschecklisten von MoReq stellen eine Art Schablone zu jedem Anwendungsbereich dar. In diesen Anforderungslisten werden alle Anforderungen beschrieben und jede einzelne Funktion detailliert deniert. Im Anschluss werden
Empfehlungen ausgesprochen, ob eine Funktion Picht
oder wnschenswert ist. MoReq1 besteht aus 390 denierten Anforderungen. MoReq wurde im Auftrag der
Europischen Kommission und des DLM-Forum erstellt.
MoReq1 wurde in Brasilianisch, Englisch, Franzsisch,
Italienisch, Kroatisch, Niederlndisch (eigene Adaption),
Portugiesisch, Russisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch, Ungarisch und andere Sprachen bersetzt (jedoch nicht ins Deutsche) oder in nationale Standards
gewandelt.[6]
12.2 MoReq2
Auf Basis eines Anforderungsdokumentes des DLMIm Dezember 2008 wurde vom DLM-Forum ein MoReq
Forum fr Erweiterungen von MoReq schrieb die EuroGovernance Board eingerichtet, das die Pege des Stanpische Kommission im Jahr 2006 das MoReq2-Projekt
dards, die Akkreditierung von Testzentren sowie die Praus. Dabei ging es nicht nur um funktionale Erweiterunfung und Freigabe von bersetzungen durchfhrt.
gen, sondern besonders um die Nachweisfhigkeit und
Zertizierung der Implementierung von MoReq in Softwareprodukten. Die MoReq2 Spezikation wurde am 13.
Februar 2008 in elektronischer und im September 2008
12.1 MoReq1
in gedruckter Form in Englisch verentlicht.[7] AktuelDie MoReq-Spezikation (heute hug als MoReq1 be- le bersichten ber akkreditierte Testcenter und zertizeichnet) wurde im Jahr 2001 von der Europischen zierte Produkte sind auf der MoReq-Webseite des DLMKommission in englischer Sprache verentlicht.[5] Mo- Forum zu nden.
Req liefert im Gegensatz zu anderen Standards (wie z.
B. ISO 15489) eine sehr detaillierte Anforderungsliste sowohl fr funktionale Anforderungen an ein elektronisches und papierbasiertes Schriftgutverwaltungssystem, als auch fr die dazugehrigen elektronischen
Vorgangsbearbeitungs- und Dokumenten-ManagementSysteme. MoReq schliet auch Richtlinien zur Betrachtung von operationalen Systemen und Managementsystemen ein und erstellt nicht nur Anforderungen fr eine Aufbewahrung von elektronischen Aufzeichnungen,
sondern auch fr die Anforderungen anderer elektronischer dokumentenbezogener Funktionen wie Workow,
54
12.4. WEBLINKS
55
12.4 Weblinks
MoReq2 wurde bisher in Estnisch, Franzsisch und Slowenisch (einschlielich Chapter 0 mit den nationalen
Besonderheiten) sowie Katalan, Koreanisch, Russisch,
Rumnisch, Spanisch, Tschechisch, Ukrainisch, Ungarisch und andere Sprachen bersetzt.[13]
12.3 MoReq2010
Im Herbst 2009 wurde vom DLM-Forum und dem Moreq Governance Board eine berarbeitung von MoReq2
beschlossen. Der berarbeitete Standard trgt die Bezeichnung MoReq2010.[14] MoReq2010 wurde in zwei
Schritten entlich zur Diskussion gestellt. Die neue Version der Spezikation orientiert sich strker an den heute
verfgbaren Technologien des elektronischen Dokumentenmanagements und hat sich deutlich von den eher papierorientierten Vorluferstandards entfernt.
Am 6. Juni 2011 wurde die MoReq2010 Spezikation als
PDF verentlicht.[15] Es handelt sich dabei um die MoReq2010 Modular Requirements for Records Systems,
Volume 1, Core Services & Plug-in Modules, Version
1.0. Diese Version ist noch nicht vollstndig und wird
um weitere Module ergnzt werden.[16] Die neue Spezikation bricht mit einer Reihe von Prinzipien des Records Management, die noch MoReq2 dominierten.[17]
MoReq2010 ist modularer und als Services strukturiert.
Der Titel der 520-seitigen Spezikation wurde der vernderten Zielrichtung angepasst. MoReq als Acronym
steht jetzt fr Modular Requirements for Records Systems. Am 14. Juli 2011 wurde die erste Version des
MoReq2010-XML-Schema verentlicht.[18] Fr die
12.5 Funoten
[1] Im Deutschen wird Records-Management teilweise mit
dem Begri Schriftgutverwaltung bersetzt, der auch
in der ISO-Norm 15489 verwendet wird. Diese bertragung deckt jedoch nicht alle Aspekte des Anwendungsbereiches von Records-Management ab. Zum Problem der deutschsprachigen bersetzung siehe z.B. Ulrich
Kampmeyer Records Management und Schriftgutverwaltung, IWP Information Wissenschaft & Praxis,
60(2009)6-7, S. 333-338
[2] Quelle zu MoReq in Deutsch.
[3] Quelle zu MoReq2 in Deutsch.
[4] Europische Kommission Informationsseite zu MoReq2
in Englisch
[5] MoReq MODEL REQUIREMENTS FOR THE MANAGEMENT OF ELECTRONIC RECORDS. MoReq
SPECIFICATION. Oce for Ocial Publications of
the European Communities. INSAR Supplement VI.
Bruxelles-Luxembourg. 2001. ISBN 92-894-1290-9.
56
[6] DLM
Forum
MoReq1
download
//www.dlmforum.eu/index.php?option=
com_jotloader&view=categories&cid=23_
75067adade55e2da39ea036bc400a33f&Itemid=
100&lang=en .
http:
[7] MoReq2 MODEL REQUIREMENTS FOR THE MANAGEMENT OF ELECTRONIC RECORDS. UPDATE AND EXTENSION, 2008. MoReq2 SPECIFICATION. European Archives News Supplement VIII.
Oce for Ocial Publications of the European Communities. Bruxelles-Luxembourg. 2008. ISSN 1725-1540.
[8] Darstellung verschiedener Anbieter von Schriftgutverwaltungsoftware und Ergebnis einer Marktstudie in 2008, publiziert als multimediale Dokumentation der Roadshow zu
MoReq2 im Juni 2008. Inzwischen wurden weitere Records Management Standards von der OMG, ICA, ISO
(16175, 30301) und dem DLM Forum (MoReq2010) verentlicht.
[9] Liste aller MoReq2 zertizierten Produkte(abgerufen am
17. Mai 2010)
[10] Der erste erfolgreiche Test... (PDF; 1,5 MB) ber MoReq
und MoReq2, Seite 14 (abgerufen am 17. Mai 2010).
[11] Weltweit erste MoReq2 Zertizierung (abgerufen am 17.
Mai 2010)(Englisch)
[12] Liste aller MoReq2 zertizierten Produkte(abgerufen am
17. Mai 2010)
[13] DLM Forum Webseite bersetzungsprojekte: List of
translation projects (for MoReq2) (Memento vom 4. Juli
2011 im Internet Archive)
[14] Pressemitteilung des DLM-Forum Mrz 2010
http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_
jotloader§ion=files&task=download&cid=315_
733e6d3049a11fbac8beefb1f0a51207&Itemid=96&
lang=en
[15] MoReq2010 PDF-Download http://moreq2010.eu/pdf/
MoReq2010-Core+Plugin(v1-0).pdf
[16] Zusammenfassung von MoReq2010 in deutscher Sprache
http://www.project-consult.de/ecm/in_der_diskussion/
moreq2010_status_juni_2011
[17] Diskussion zu MoReq2010 bei PROJECT CONSULT
http://www.project-consult.de/ecm/in_der_diskussion/
moreq_2010_ist_noch_nicht_offiziell_ver%C3%
B6ffentlich
[18] MoReq Download Seite Export XML Schema - Examples v1 (July 2011) http://www.dlmforum.eu/index.php?
option=com_jotloader§ion=files&task=download&
cid=395_dce508882b6c233b32cdb2848cc09462&
Itemid=137&lang=en . Es wurde ferner eine persistente URL zur Validierung von Schema bereitgestellt:
http://moreq2010.eu/export.xsd .
[19] MoReq2010 Feedback Site http://feedback.moreq2010.
eu/
[21] DLM
Forum
MoReq2010
Testing
Regime
http://www.dlmforum.eu/index.php?
option=com_content&view=article&id=139%
3Aseptember-20-2011-establishment-of-independent-moreq2010-testing-re
catid=18&Itemid=48&lang=en
[22] siehe das Programm der DLM Forum Conference Brssel
12.14-12.2011 http://www.dlmconference.com/
Kapitel 13
13.1 Entwicklung
ten Kommunikation an und hat als Ziel abteilungsbergreifende und strukturierte Informationsprozesse. Unter
dem Anspruch der sich dynamisch und exibel ndernden
Organisationsstrukturen in den Unternehmen ist es eine
klare und zeitgeme Kommunikation notwendig. Die
Grundlagen unternehmerischen Handelns wie Vertrge,
Kommunikation, Prozesse und Compliance-Excellence
knnen mit dem Begri EIM und seiner Umsetzung in
den Unternehmensalltag geordnet und verbessert werden. [3]
Enterprise Information Management (EIM) ist die Technologie und die Praxis zur Maximierung des Informationswerts bei gleichzeitiger Minimierung der Risiken.
Whrend die meisten Unternehmen ihre strukturierten
Informationen die Art, die man in Datenbanken ndet im Gri haben, gibt es nur sehr wenige, die ihre
unstrukturierten Informationen Videos, Bilder, Dokumente, Folien usw. voll nutzen. Die Menge, Vielfalt und
Geschwindigkeit dieser Informationen machen sie immer schwerer verstndlich und verwendbar, sogar dann,
wenn sie unverzichtbar fr jeden Aspekt eines Unternehmens (und den Alltag) werden. Wir knnen den Anbruch
des Zeitalters der Informationsunternehmen beobachten.
Und das bedeutet, dass eine gute Informationsstrategie
zugleich eine gute Geschftsstrategie ist... [4]
13.2 Anspruch
EIM lst im Gegensatz zum Ansatz von EnterpriseContent-Management-Systemen (technischer Lsungsfokus) weniger technische denn organisatorische, kommunikative und informelle Aufgaben zu Optimierung
von Prozessen und Informationsnutzung, sondern kann
als Leitfaden und Zielorientierung fr smtliche Mitarbeiter in den Geschftsprozessen verstanden werden.
Die Werkzeuge, Vorlagen und Prozessanstze von EIM
leiten eine nachhaltige Verbesserung der Prozesse beginnend von der Bewertung, Beratung, Dokumentation und
Beschreibung bis hin zur Umsetzung ein. Der IT obliegt
dabei die Rolle des Begleiters, Integrators und Ratgebers aber nicht des Entscheiders. Strukturierte Informationen sind abteilungsbergreifend nutzbar zu machen-
57
58
13.3 Literatur
DiALOG - Fachmagazin fr Enterprise Information
Management. ISSN 2198-6819
Gartz, Ulfert: Enterprise Information Management.
In: Business Intelligence in the Digital Economy: Opportunities, Limitations and Risks. Texas Womans
University, USA, 2003, ISBN 978-1591402060.
Baan, Paul: Enterprise Information Management When Information Becomes Inspiration. Springer
New York, 2013, ISBN 978-1-4614-5235-5.
13.5 Einzelnachweise
[1] VOI, 2013: Neuausrichtung des VOI auf Enterprise Information Management (EIM)"
[2] Ulrich Kampmeyer, 2012, Denition Enterprise Information Management
[3] TQG, 2013 Trends und Beschreibung zu Enterprise Information Management
[4] OpenText, 2012 Was ist Enterprise Information Management?"
Kapitel 14
Informationslebenszyklusmanagement
Informationslebenszyklusmanagement (ILM, englisch information lifecycle management) umfasst Strategien, Methoden und Anwendungen, um Information automatisiert entsprechend ihrem Wert und ihrer Nutzung optimal auf dem jeweils kostengnstigsten Speichermedium
bereitzustellen, zu erschlieen und langfristig sicher aufzubewahren.
Der Begri stammt aus den USA und wurde von
verschiedenen Speichersystemanbietern 2003 als
Marketing-Schlagwort auserkoren. Verschiedentlich
und in anderer Bedeutung wurde der Begri bereits
in den 1990er Jahren benutzt. Der Begri bildet sich
aus den Komponenten Information, Lifecycle (engl.
fr Lebenszyklus; zusammengezogen aus life cycle,
um ein dreibuchstabiges Akronym bilden zu knnen)
und Management im Sinne der Verwaltung, Handhabung und Kontrolle von Informationen in einem
Informationssystem.
and tools used to align the business value of information with the most appropriate and cost eective IT
infrastructure from the time information is conceived
through its nal disposition. Information is aligned
with business processes through management policies
and service levels associated with applications, metadata, information, and data[1] .
14.2 Funktionen
Lsungen
von
ILM-
14.1 Denition
ILM beschreibt eine Speicherstrategie. Ziel dieser Strategie ist die Speicherung von Informationen entsprechend
ihrem Wert auf dem jeweils gnstigsten Speichermedium
einschlielich der Regeln und Prozesse, wie Information
auf die geeigneten Speichermedien verschoben wird. Die
Steuerungsmechanismen der Verwaltung und der Speicherung orientieren sich an Wichtigkeit, Wertigkeit und
Kosten der elektronischen Information. Hierfr wird eine
Klassizierung der Daten, Quellen und Speichersysteme
vorgenommen, die innerhalb einer Speicherhierarchie die
automatisierte Bereitstellung erlauben.
Der Herstellerverband fr Speichersystemlsungen SNIA
deniert ILM wie folgt:
ILM Vision: A new set of management practices based on aligning the business value of information to
the most appropriate and cost eective infrastructure.
ILM Denition: Information Lifecycle Management
is compromised of the policies, processes, practices,
59
60
14.3 Quellen
[1] SNIA Data Management Forum / SNIA Information Lifecycle Management Initiative, ILM Vision. Mrz
2004, Webseite
[2] Ulrich Kampmeyer: Lebenszyklus. DoQ, September
2003
14.4 Weblinks
Speicherguide.de
SNIA Verband der Anbieter von Speichersystemen
14.5 Literatur
Gnter Thome, Wolfgang Sollbach: Grundlagen
und Modelle des Information Lifecycle Management.
Springer, Berlin; Auage: 1 (Mai 2007), ISBN 9783-540-69079-5
Wolfgang Sollbach, Gnter Thome: Information Lifecycle Management. Prozessimplementierung.
Springer, Berlin; Auage: 1 (Dez 2007), ISBN 9783-540-35838-1
Kapitel 15
tronischen Bcher und sonstigen erforderlichen Unterlagen in das Ausland. 146 Abs. 2b der Abgabenordnung sieht seit 20. Dezember 2008 fr Unternehmen, die
den Anforderungen der GDPdU nicht nachkommen, ein
Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung Verzgerungsgeld von EUR 2.500 bis EUR 250.000 vor.
des Bundesnanzministeriums, in der dieses bestimmte Rechtsnormen aus der Abgabenordnung und dem
Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von 15.2 Literatur
Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen konkretisiert.
Krger, Ralph; Schult, Bernd; Vedder, Rainer: DigiDie GDPdU wurden durch die GoBD zum 1. Januar 2015
tale Betriebsprfung: GDPdU in der Praxis - Grundabgelst.[1]
stze zum Datenzugri und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen, Gabler Verlag, 2010, ISBN 978-38349-0676-2
Eller, Peter: Elektronische Rechnungsstellung und digitale Betriebsprfung. Electronic Commerce und
Recht, Band 8. ERICH SCHMIDT VERLAG,
2004, ISBN 3-503-07408-2
62 KAPITEL 15. GRUNDSTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN
Wendland, Holger : Neue Archivierungspichten
nach der genderten AO 2002. Kontinuierlich ergnztes Sammelwerk. Forum Verlag Herkert, 86504
Merching
Wenzig, Herbert : Auenprfung / Betriebsprfung.
GRNE REIHE Band 12, 9. Auage 2004, Erich
Fleischer Verlag, ISBN 3-8168-1129-9
15.4 Weblinks
Wiktionary: GDPdU Bedeutungserklrungen,
Wortherkunft, Synonyme, bersetzungen
Kapitel 16
Verfahrensdokumentation
der Entstehung (Erfassung),
der Indizierung,
der Speicherung,
16.1 Verfahrensdokumentation
nach den GoBD
Die rechtliche Grundlage fr die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den 239, 257 HGB,
den GoBD und aus denen folgende Anforderungen an die
Archivierung von kaufmnnischen Unterlagen, sowohl in
Papier als auch in elektronischen Archivsystemen, abgeleitet sind:
Ordnungsmigkeit
GoBD
Vollstndigkeit
Compliance (BWL)
16.3 Literatur
Grundstze zur ordnungsmigen Fhrung und Aufbewahrung von Bchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugri (GoBD) (PDF-Datei). Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen an die Obernanzbehrden der Lnder vom 14. November 2014 V A 4 - S
0316/13/10003.
64
Ulrich Kampmeyer, Jrg Rogalla: Grundstze der
elektronischen Archivierung. Code of Practice Band
1. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Bonn, 2. Auage 1997, ISBN 3932898-03-6.
Karl-Georg Henstorf, Ulrich Kampmeyer, Jan
Prochnow: Grundstze der Verfahrensdokumentation nach GoBS. Code of Practice Band 2. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.,
Bonn, 1999, ISBN 3-932898-04-4.
Kapitel 17
17.1 Geschichte
66
17.3 Weblinks
Webseite des Verbandes
ECMtoday - das Informationsportal des Verbandes zum Thema Enterprise Content Management
(ECM)
DMS EXPO der Messe Stuttgart jhrliche Messe
und Kongress unter Mitwirkung des Verbandes
DiALOG-Award Excellence with EIM Schirmherr und Initiator des Nachhaltigkeitkeits-Award
fr Anstze und Methoden im Umfeld zu EIM
(Deutschland)
67
Text
Ulrich Kampmeyer Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Ulrich_Kampffmeyer?oldid=143595617 Autoren: Peng, Mogelzahn, Onkelkoeln, PeterGuhl, Codc, Bartonitz, Spuk968, =, Lukasbild, Schlauer Gerd, MorbZ-Bot, Bibelschmeisser, RonMeier und Anonyme: 4
Elektronisches Dokument Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Elektronisches_Dokument?oldid=133990817 Autoren: Kku, Ocrho, HaSee, Bubo bubo, RedBot, Siehe-auch-Lscher, Poupou l'quourouce, Saehrimnir, ChristianBier, Francois Palmier, BJ Axel, STKanzler, Semper, Zaibatsu, Milvus, DodekBot, Synthebot, AlleborgoBot, Crazy1880, Aalfons, Succu, Alecs.bot, Ute Erb, DumZiBoT, UHT, Luckasbot, Nallimbot, Wowo2008, Xqbot, Howwi, MastiBot, RibotBOT, MorbZ-Bot, Wikwik, EmausBot, Emustrom, CamelBot, MerlIwBot,
Wheeke, Aktenstapel, Addbot und Anonyme: 16
Dokumentenmanagement Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement?oldid=148864520 Autoren: Kku, Zeno Gantner, Jed, Aka, Stefan Khn, Irmgard, Mikue, Mathias Schindler, GNosis, Tsor, Seewolf, WKr, Dominik~dewiki, HenrikHolke, Holger I.,
Tzeh, Zwobot, Ocrho, D, Kiker99, Stern, Jpp, HaSee, APPER, Nocturne, RokerHRO, Sinn, Peng, MFM, TinoStrauss, Ot, Bnawiki, TheK,
Kohl, Much89, Kubrick, Duesentrieb, K, ChristophDemmer, DasBee, Carbenium, Cyper, S.K., Xwolf, BWBot, Lustiger seth, Simon04,
Cecil, Sgrewe, W.alter, BLueFiSH.as, Tuxman, DuesenBot, JAF, A.Heidemann, Gum'Mib'Aer, Heliosteam, Speck-Made, Diba, He3nry,
Stf, Sparti, FlaBot, Codc, Lyzzy, AkaBot, SBT, Bkemmler, Flominator, Bernburgerin, Mst, Kolja21, Millbart, Siehe-auch-Lscher, Syrcro,
Abubiju, Ephraim33, RobotQuistnix, M-sch, Bota47, Andy king50, Frank C. Mller, DerHexer, MelancholieBot, Bartonitz, JCS, Jdk, Staro1, AlexM~dewiki, Hieronymus A., Stylor, Slazerhome1, LKD, Fomax, Thebizzman, Symposiarch, Moucis, FAEP, Carol.Christiansen,
WortUmBruch, Graphikus, PixelBot, Elendur, Renate Karl, Semper, Spuk968, Thijs!bot, HubiB, Farino, XenonX3, GiordanoBruno, Horst
Grbner, Urmelbeauftragter, JAnDbot, Milvus, Grieb, Tom md, Seth Cohen, Nolispanmo, Vren, Bildungsbrger, Septembermorgen, AndiWSI, Groucho M, Fmrauch, HHE99, Thotig, Wesener, Teon21, Amrep, Crazy1880, Trustable, Snoopy1964, Aalfons, KnopfBot, Umherirrender, Alnilam, M. Dalla Vecchia, Pittimann, JensKneese, Jkokemueller, Dvptpost, LogoX, Wildtierreservat, Zorrobot, MystBot,
Luckas-bot, KamikazeBot, Ptbotgourou, Wowo2008, DocXter, Xqbot, Iogos82, Howwi, Telford, Hardtwer, Geierkrchz, Wilske, Oliver.schulze, Tutorx, Cazhira, Bestoernesto, SteEis, Azimut, Wondigoma, Alraunenstern, Judith.lenz, EmausBot, Faltenwolf, Horst bei
Wiki, Doc.Heintz, ECMdoku, RonMeier, Steven-arts, WikitanvirBot, Randolph33, ChuispastonBot, BlackSophie, Beutnagel, Rezabot,
Marcel083, MerlIwBot, Jkoprax, Wsagemerten, Kmheide, Hkoeln, Goettler, Georgewinet, Boshomi, Chester20, Christophorus77, Softgate, Innobello, Was-sds, Abacky, Exoport, Jrgenreichert, Wikisola, Kendox AG, Lozin, Thomas8585, Schmalenbach, Addbot, Motorsued,
Eissi296, Duddits1969, AxelHellinger, Ttork, Gwen3965, Nicole roe, Emeldir, Momm1981, Aconso, U2fanboi, GerImmanuel, Schnabeltassentier, ES64U4, Luise3214 und Anonyme: 218
Dokumenten-Technologien Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Dokumenten-Technologien?oldid=133016340 Autoren: Kku, JakobVoss, Jed, HaeB, Stern, HaSee, Rdb, , K, Rax, Diesterne, Stf, AkaBot, Avobert, Blaubahn, Siehe-auch-Lscher, Ront, Saehrimnir,
Drahreg01, Farino, Horst Grbner, Supermartl, Bildungsbrger, Avron und Anonyme: 22
Dokumentenklasse Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenklasse?oldid=133016351 Autoren: Timekeeper, S.K., Rax, Stell,
Abubiju, Zahnradzacken, Nightyer, ChikagoDeCuba, Camino7, Bildungsbrger, Jperl, Giftpanze, Wondigoma, Vollbio und Anonyme:
12
Elektronische Archivierung Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Archivierung?oldid=147659122 Autoren: RobertLechner, JakobVoss, Head, GNosis, Tsor, Bal, Zwobot, D, Stern, PatrickD, MichaelDiederich, Jpp, HaSee, APPER, Peter200, Nina, Fuzzy~dewiki, Manja, K, AHZ, ChristophDemmer, Forevermore, Cyper, Captaingrog, Polarlys, Tuxman, Cherubino, Sparti, Hubertl, GFJ,
Binter, Sebmol, Manorainjan, Millbart, Siehe-auch-Lscher, Abubiju, Ront, Einar Moses Wohltun, Andreas75, Mauro.bieg, Amtiss, JTK,
Saehrimnir, Drahreg01, RobotQuistnix, Omis Trtchen, LiMa, MarcoBorn, MelancholieBot, Kantor.JH, Staro1, Kaisersoft, Nightyer,
PortalBot, Gugerell, LKD, EgGr, Eadi, Stephan Heuscher, 08-15, Wdwd, PixelBot, Aniramm, YMS, Leider, Periegetes~dewiki, Milvus,
Tom md, Blausch, Complex, VolkovBot, Teon21, Krawi, SieBot, VVVBot, Fresh!WEB, Antrophos, Hxhbot, Umherirrender, Pittimann,
Plankton314, Zulu55, Ute Erb, Proutprout~dewiki, THWZ, LatitudeBot, P, Luckas-bot, KamikazeBot, Ptbotgourou, RibotBOT, Gyxeed,
Tbrand~dewiki, Wondigoma, Tuhl, Gateprof, Aveexoo, Voskos, MerlIwBot, ChristophLZA, YFdyh-bot, Addbot, Pdlx, Florianbamberg
und Anonyme: 112
Revisionssicherheit Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit?oldid=145589332 Autoren: Ocrho, K, AHZ, ChristophDemmer, Uwe Gille, Sabata, Stf, Badenserbub, Bernd.Bast, Abubiju, LiMa, Alrahad, Don Magnico, Schlangengott, Alros002, Krawi,
Tasma3197, Xqbot, MorbZ-Bot, Lexinexi, Hephaion und Anonyme: 31
Langzeitarchivierung Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Langzeitarchivierung?oldid=147732969 Autoren: Fgb, JakobVoss, Aka, Stefan Khn, GNosis, Tsor, Zuse, Ralf Roletschek, Jacek79, Kubieziel, Anathema, Marti7D3, Zwobot, PatrickD, Hadhuey, Xeper, MichaelDiederich, Sinn, Peter200, MFM, Phrood, Robbit, Fuzzy~dewiki, Philipendula, Koerpertraining, K, Chrisfrenzel, Conny, ChristophDemmer, MR, Kam Solusar, Carbenium, Historiograf, Supercoach, FabianL, Aule, Libelle63, Mps, JAF, BlackNite, Slick, Horgner, Cherubino,
Calle Cool, Dtrx, Hubertl, GFJ, Vonsoeckchen, Cg909, MrBurns, Andreas Werle, DrSeehas, Uwe W., Aschmidt, Atc, Drahreg01, Kowa,
YurikBot, Atirador, Blauebirke, Derbuer, Schmitty, LiMa, Nils Lindenberg, Staro1, Netnet, Gwexter, PortalBot, Minderbinder, Knbinnerer, Keco, Speifensender, Scantur, Arnulf zu Linden, Aniramm, Homeier, Tobi B., Luckyagnano, Black Sparrow, Nolispanmo, Kuebi,
Blausch, Don Magnico, Ordnung, Jaymz1980, Avron, Complex, Ivn Tapia, Milbi, Wesener, Spunki69, Ibohnet, Ahandrich, Ishbane,
Lumu, Der gelehrte hermes1974, Jochen2707, Anaval, Peter.worm, Alnilam, Mike aus dem Bayerwald, Zulu55, Rekire, Kein Einstein, Digisus, Ein Anonymer, Stefanf74, Rebeling, Astrobeamer, Itu, Spitschan, Nameless23, Rr2000, Gyxeed, Bookiwrite, MorbZ-Bot, Meinicke,
Tuhl, DerGraueWolf, JFH-52, Digifriend, Shaddim, Tommes, ChristophLZA, Boshomi, Samlowry2, PresseWatschounek, GeisterPirat und
Anonyme: 99
Enterprise-Content-Management Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise-Content-Management?oldid=146361707 Autoren:
JakobVoss, Zeno Gantner, Aka, Mathias Schindler, GNosis, Filzstift, Atman Sun, Tsor, Zwobot, Stern, Robbot, Jpp, HaSee, Rdb, Mussklprozz, MFM, Wiki-observer, PeeCee, Kerbel, K, Arctic~dewiki, Michail, Bimberbube, Ska13351, GeorgVollmers, VanGore, Cyper,
MarkusHagenlocher, Michaelsy, RobGoa, Tuxman, Diesterne, Robot Monk, FlaBot, Friedemann Lindenthal, Ehrl, Cethegus, Curtis Newton, Komikaa, Windharp, Firefox13, Banzay~dewiki, Millbart, Sae1962, Siehe-auch-Lscher, Florian Adler, Syrcro, Patrick-coeln, Amontillado, Roterraecher, Wickler, Wissenslogistiker, Elvaube, Clienti, WIKImaniac, Androl, Keyanoo, Ollo, Frank C. Mller, Jdk, Stylor, Valen~dewiki, LKD, J, PixelBot, Renate Karl, Rufus46, Thijs!bot, Weinertc, Farino, Bernard Ladenthin, Gerd-HH, Kallistratos, TIETRO,
Milvus, Pentadoc~dewiki, Yellowcard, Nolispanmo, Septembermorgen, Fmrauch, Don Magnico, VolkovBot, Sitacuisses, Jocian, SieBot,
Die tiefe blaue See, Towopedia, Trustable, Avoided, KnopfBot, Alexbot, DumZiBoT, FerdiBf, Lockalbot, Grey Geezer, MDV-Basel,
68
Oberlaender, Montsegu, Meierbaer, Louperibot, Luckas-bot, GrouchoBot, Empro2, Cybercraft, Greki79, Xqbot, Foley999, MerlLinkBot, Acky69, RibotBOT, AwOcBot, Oliver.schulze, LucienBOT, Cazhira, Judith.lenz, EmausBot, NeoRageX, ZroBot, WikitanvirBot,
Beutnagel, SteenEhemann, MiriamFoerster, Addbot, Aloviel und Anonyme: 137
Enterprise-Content-Management-System Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise-Content-Management-System?oldid=
147251745 Autoren: JakobVoss, AlexR, Jed, Aka, Mathias Schindler, GNosis, Tsor, Tzeh, Zwobot, Arcy, Ninjamask, MichaelDiederich,
HaSee, Mussklprozz, Wikitoni, Geos, XPhilosoph, Matthias Bock, K, Dominik Kuropka, ChristophDemmer, 1-1111, H005, Bubo bubo,
Tuxman, Heinte, Kvedulv, Diesterne, Stf, GFJ, Defchris, Abubiju, Proofreader, Saehrimnir, Wirthi, Drahreg01, Stefan506, Keyanoo,
Torsten Werner, Frank C. Mller, LiMa, Jdk, Staro1, LKD, J, Btr, HoKi, Farino, Arno Matthias, ComillaBot, Nolispanmo, Batke,
Complex, Myotis, Codeispoetry, BurghardRichter, Sushiman, Tommy Kellas, Shaun72, Trustable, Inkowik, JensKneese, Kno, Palin,
Cybercraft, Prokhor, Astrobeamer, Wondigoma, OsGr, Faltenwolf, Steven-arts, MerlIwBot, Boshomi, Informationswiedergutmachung,
Xitrust, Car031, Schmalenbach, AgoRum, !aoniug, Henemm, Dab0015, UrmelEis und Anonyme: 104
Schriftgutverwaltung Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Schriftgutverwaltung?oldid=144309920 Autoren: Hardenacke, Gerhardvalentin, Ri st, JuTa, Arma, LiMa, EgGr, MRewald, RainerB., Thijs!bot, JAnDbot, Milvus, Knopfkind, ComillaBot, WaltR, DodekBot, Milbi,
Sitacuisses, Eschenmoser, Bcherwrmlein, Themistokles1984, SieBot, Crazy1880, Loveless, PaterMcFly, Aalfons, KnopfBot, Pittimann,
Alecs.bot, Woches, THWZ, Doitnow, Andreas Scholz, CorranHorn, Wowo2008, Peer Latsch, RibotBOT, MorbZ-Bot, Wondigoma,
Hahnenkleer, EmausBot, Halbarath, Drago29, CSp1980, WikitanvirBot, Mint25, Beutnagel, MerlIwBot, KLBot2, S. Hager86, Cyberhagi
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MoReq Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/MoReq?oldid=147207878 Autoren: Aka, Zwobot, GVogeler, Flominator, Bernburgerin,
Leyo, Roterraecher, Hydro, Saibo, LiMa, Matzematik, Thijs!bot, Nolispanmo, Klara Rosa, Fmrauch, Giftmischer, Blausch, Don Magnico, Kno, Krd, Xqbot, Andreas aus Hamburg in Berlin, MacOrcas, MorbZ-Bot, Eco30, Wondigoma, Pascal64, Labant, Mertinger,
KLBot2, Boshomi, JPhCerny und Anonyme: 15
Enterprise Information Management Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise_Information_Management?oldid=143182571
Autoren: Andim, Asdert, Dnaber, Gregor Bert, Andy king50, ColdCut, Nassauer27, FeddaHeiko, MerlBot, Serols, Astrofreund, Haferockentte, Stschaar, BR-BR-1234 und Anonyme: 8
Informationslebenszyklusmanagement Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Informationslebenszyklusmanagement?oldid=123317534
Autoren: Kku, JakobVoss, Tsor, Zwobot, Helm, Stern, APPER, Rdb, Perrak, PeeCee, K, ChristophDemmer, Jonathan Gro, Sparti,
FlaBot, Ront, YurikBot, Toel, Frank C. Mller, Chatter, Hobbes ch, Leppus, Thijs!bot, Bluepower530, Synthebot, Alexlo, DumZiBoT,
Muro Bot, Sbezold, ChuispastonBot, KLBot2 und Anonyme: 32
Grundstze zum Datenzugri und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_
zum_Datenzugriff_und_zur_Pr%C3%BCfbarkeit_digitaler_Unterlagen?oldid=147293393 Autoren: TomK32, Seewolf, Mcdanilo, Wolfgang1018, HaSee, Stechlin, Siggi, Sinn, Dnaber, MFM, Fuzzy~dewiki, K, Este, Fl.schmitt, Mami~dewiki, Millbart, Hydro, Mef.ellingen,
Stefan Selbach, Wangen, MelancholieBot, PortalBot, LKD, Fomax, Centipede, WDText, Telepath82, Zipferlak, Alros002, Nis Randers, Regi51, Mundanus, Teon21, Cons, Makuro~dewiki, Saltose, Marcel Keienborg, Joergsiebert, Frankwichmann, UHT, FeddaHeiko,
Xqbot, Tutorx, MorbZ-Bot, Michael Micklei, Tuhl, Stanik Brater, Tributus, Tulumino, Herbert81, Unendlicheweiten, Don Heraldo und
Anonyme: 66
Verfahrensdokumentation Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Verfahrensdokumentation?oldid=143736677 Autoren: Stern, Manja,
ChristophDemmer, Friedemann Lindenthal, Susina, Flingeung, Abubiju, Bluethunder3456, Xqt, Knoerz, Ische007, Anaval, Michael
Metschkoll, UHT, Xqbot, MorbZ-Bot, Herbert81 und Anonyme: 19
Verband Organisations- und Informationssysteme Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Verband_Organisations-_und_
Informationssysteme?oldid=128168624 Autoren: Wst, Aka, Matt1971, Geisslr, Jergen, Dave81, Haring, LiMa, Radschlger, Lirum
Larum, Giftmischer, Visitator, 9mag, Goodnews-sven und Anonyme: 10
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Bilder
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Inhaltslizenz