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Para qu sirve

la contabilidad?
C.P. y C.F. Ramn Miranda Lagunas

Hace muchos aos le un artculo en el cual el autor (me disculpo por


no recordar su nombre) mencionaba que, sin importar la profesin o
actividad a la que nos dediquemos era importante conocer de contabilidad. El argumento medular: es el lenguaje de los negocios. Tomando
como base esa idea, me gustara revisar algunos conceptos contables
para que, en una ambiciosa expectativa, dejar en los lectores una idea
ms clara de: para qu sirve la contabilidad?

Antecedentes
La contabilidad nace por la necesidad de llevar un registro de las actividades realizadas, ya sea por una persona, o bien, por una entidad,
pero la verdadera utilidad de la contabilidad es el anlisis de la informacin que se desprende de ella, pues nos permite tomar decisiones
basadas en las cifras que el negocio presenta. Para que la contabilidad
sea til necesita reunir, cuando menos las siguientes caractersticas:
Informacin de calidad. Todos los datos que se registren deben
ser completos, suficientes y acordes con la actividad realizada.
Informacin oportuna. Que los estados financieros los revisemos
en los primeros das posteriores al cierre, de no contar con un sistema que nos permita analizarlos en tiempos ms cortos.
Informacin veraz. Con ello asegurar que la informacin verdaderamente corresponda a las operaciones de la entidad.

Integrante de la Comisin de Desarrollo Finanzas y Sistema Financiero-Bosques del Colegio de Contadores Pblicos de
Mxico.

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En el presente artculo nos abocaremos a tres conceptos bsicos que tienen que ver directamente con
la operacin (dira la columna vertebral) de cualquier
compaa.

I. Inventarios o almacn
Cuando nos referimos a este concepto, estamos
hablando de las mercancas que una entidad tiene
disponible para su venta; pero, qu pasa cuando
tenemos mucho inventario?:
1. Dependiendo del tipo de inventario puede caducar
o volverse obsoleto.
2. Si se carece de suficiente espacio para almacenar,
se incurre en costos adicionales al tener que contratar espacios adicionales.
3. Se dejan recursos detenidos en esa mercanca
en tanto se vende y se cobra dicha venta. Al dejarlos detenidos no producen ms utilidades.
Se utiliza una medida que tcnicamente se conoce como rotacin de inventarios, la cual no es ms
que un ndice que nos muestra qu tanto movimiento tiene el inventario. Se calcula de la siguiente
manera:
Valor del inventario
Costo de la mercanca vendida

nmero de das

Supongamos que una entidad al cierre de su


ejercicio tiene un valor de su inventario de $68,779.00
y el costo de las mercancas que vendi en dicho
ejercicio ascendi a $133,843.00. Sustituyendo quedara como sigue:
68,779.00
133,843.00

365 = 188

Esta empresa tiene 188 das de inventario en su


almacn, ahora la pregunta es: cmo saber si se
tiene mucho inventario? Aqu es donde entra la

interpretacindel analista, pues hay que considerar


algunos elementos adicionales para responder la
pregunta:
Sector al que pertenece la empresa. Un comercio que est en el sector de alimentos, cuyo productos debe estar en constante movimiento, ese
inventario es demasiado; si por el contrario estamos hablando de una sociedad que est en la
manufactura, hay algunas empresas que su
proceso de produccin lleva muchos meses,
turbinas, por ejemplo, a lo mejor ese inventario
es limitado.
Tipo de producto. En alimentos, una rotacin
de ese tamao seguramente indicar que se
tienen productos caducos e inservibles; mientras
que en manufactura al tener refacciones, stas
se podrn utilizar sin ningn problema en sus
procesos futuros.
Origen de la mercanca. Con mercancas nacionales tenemos a los proveedores a la mano y el
almacn cerca; mientras que mercancas importadas, los proveedores extranjeros estn lejos e
implica una logstica ms elaborada allegarse esas
mercancas (produccin, fletes, trmites de aduanales, etctera), por lo que se deber contar con
un stock de mercancas suficientes para atender
las necesidades de los clientes.
Si la poltica de la empresa es tener 120 das
de inventario, en este caso se tendran 68 das en
exceso de inventario, con los costos adicionales
que ya mencionamos.

II. Clientes o cuentas por cobrar


En este rubro se lleva el control de las ventas efectuadas a crdito y con ello se sabe lo que los clientes
le deben a la organizacin. Aqu la pregunta es: cmo
estn pagando los clientes? El indicador es la rotacin de cuentas por cobrar, el cual mide los das
que los clientes estn tomando para pagar sus cuentas y se calcula de la siguiente manera:
Valor de las cuentas por cobrar
Valor de la mercanca vendida

nmero de das

Continuando con los datos de la compaa del


ejemplo, al cierre de su ejercicio tena un valor de

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Artculos

Principales conceptos

sus cuentas por cobrar de $39,928.00 y el valor de las mercancas


que vendi en dicho ejercicio ascendi a $201,661.00; sustituyendo quedara como sigue:
39,928.00
201,661.00

365 = 72

Lo anterior significa que esta entidad tiene 72 das de ventas a crdito en su cartera de clientes. Dependiendo de las polticas de crdito
que tenga establecida dicha organizacin, podemos juzgar si el nmero
calculado es bueno o malo.
Si se tiene establecida una poltica de 60 das de crdito, con la
rotacin calculada deducimos que los clientes se estn tomando 12
das adicionales para pagarle; 12 das que si la compaa hubiera cobrado oportunamente, habra colocado esos recursos en la misma
operacin (pagar a proveedores para mejorar precios, comprar ms
mercanca para venta, etctera), o bien, invertirlos en una institucin
financiera a fin de que le genere algn rendimiento extra.

III. Proveedores o cuentas por pagar


Bajo este concepto se registra el saldo que la sociedad tiene por pagar
a sus proveedores, derivado de la compra de mercancas a crdito. El
indicador es la rotacin de cuentas por pagar, la cual se determina
de la siguiente manera:
Valor de la cuentas por pagar
Costo de la mercanca comprada

nmero de das

Seguimos con el mismo ejemplo y al cierre de su ejercicio tiene un


valor de sus cuentas por pagar de $38,476.00 y el valor de las mercancas que compr en dicho ejercicio ascendi a $133,843.00. Sustituyendo quedara como sigue:
38,476.00
133,843.00

365 = 105

Esta organizacin tarda 105 das en pagar sus cuentas por pagar.
Si sus proveedores le otorgan un crdito de 90 das, entendemos
que se toma 15 das adicionales a su crdito para pagar. Lo anterior
puede implicar que sus proveedores vean un riesgo, el cual ser
mitigado con un precio mayor al que tuviese de pagar oportunamente.

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Anlisis de la
informacin
Bajo los ndices calculados, los
cuales corresponden a una entidad
real, al cierre de su ejercicio 2012,
podemos llegar a las siguientes
conclusiones:
1. Tiene un inventario alto, lo cual
le est implicando costos adicionales.
2. Los clientes se estn tomando
12 das adicionales a su crdito
en pagar, lo cual seguramente
incide en el retraso que, a su
vez, la empresa tiene con sus
proveedores de 15 das.
La direccin de la empresa debe
tomar las decisiones necesarias
que le permitan mejorar los indicadores a fin de ser ms eficiente.

Para qu sirve
la contabilidad?
Tomando como base este ejemplo,
podemos responder la pregunta
como sigue:
1. Para saber cmo est mi compaa.
2. Para decidir qu debo hacer
para que mi negocio mejore su
rentabilidad.
3. Para ver si mi personal est
realizando su trabajo de forma
eficiente.
No hay que perder de vista que
una mala administracin en los tres
conceptos analizados (conocida
tcnicamente como la administracin del circulante) tiene un
efecto importante, pues estamos
hablando de la columna vertebral
de todo negocio, pudiendo bajo
determinadas circunstancias llevar
a la quiebra del mismo.
Concluyo con una pregunta:
sirve la contabilidad?