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UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA

EDUCACIN
VICERRECTORA ACADMICA
DIRECCIN DE EDUCACIN CONTINUA
OTEC - UMCE

Manual de
Procedimientos
Normativos
Versin 03
Director de OTEC - UMCE
12/11/2014

El propsito de este documento es describir el Sistema de Gestin de la Calidad


implementado por la OTEC- UMCE, en conformidad con los requisitos establecidos en
las Normas NCh 2728 of.2003 e ISO 9001:2008. Cualquier copia impresa de este
documento, se considera no controlada.

OTEC UMCE
Manual de Procedimientos Normativos

TABLA DE CONTENIDO
1.

Objetivo.................................................................................................................. 4

2.

Alcance................................................................................................................... 4

3.

Referencias............................................................................................................ 4

4.

Responsabilidad y Autoridad..............................................................................4

5.

Descripcin de los procesos normativos...........................................................5

5.1.

Control de Documentos....................................................................................5

5.2.

Control de Registros.........................................................................................7

5.3.

Auditora Interna...............................................................................................8

5.4. Tratamiento del Servicio No Conforme y Gestin de Acciones


Correctivas................................................................................................................. 10
5.5.

Gestin de acciones Preventivas.................................................................11

5.6.

Revisin por la Direccin...............................................................................12

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OTEC UMCE
Manual de Procedimientos Normativos
Revisiones
Rev.

Fecha

Revis

Aprob

00

01.08.1
3

Coordinador
de
Programas
de
Director de OTEC - UMCE
Formacin
y
Perfeccionamiento

Descripcin

Emisin
Aprobacin

01

22.08.1
3

Coordinador
de
Programas
de
Director de OTEC UMCE
Formacin
y
Perfeccionamiento
Auditor Externo SGS
Auditora Interna

02

03

21.04.1
4

12.11.1
4

Coordinador
de
Programas
de Director de OTEC UMCE
Formacin
y
Perfeccionamiento

Coordinador
de
Programas
de Director de OTEC UMCE
Formacin
y
Perfeccionamiento

Se
indican
los
controles,
responsabilidades
y
autoridades
para
tratar los servicios no
Conformes
Se
indica
ms
claramente
el
tratamiento de las
acciones preventivas,
distinguiendo
su
tratamiento con el de
las
acciones
correctivas
Se
incluyen
procedimientos
eliminacin
registros.

los
para
de

Se
describen
con
mayor
detalle
los
procedimientos,
responsabilidades,
plazos, actividades y
tareas de la Revisin
por la Direccin.

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Manual de Procedimientos Normativos

1.

OBJETIVO

Establecer los procedimientos que sustentan la gestin de los procesos que deben ser
documentados, esto es, control de documentos, control de registros, auditorias
internas, tratamiento del servicio no conforme y gestin de acciones correctivas y
preventivas y revisin por la Direccin.

2.

ALCANCE

Este cubre las actividades de los siguientes procesos:


Control de Documentos
Control de Registros
Auditoras Internas
Tratamiento del Servicio No Conforme y Gestin de Acciones Correctivas y
Preventivas
Revisin por la Direccin

3.

REFERENCIAS

4.

Manual de la Calidad.
Norma Chilena NCh 2728 of. 2003
Norma ISO 9001:2008

RESPONSABILIDAD

AUTORIDAD

Director de OTEC - UMCE: Asegurar que se dispongan de todos los recursos


necesarios para la operacin eficaz del sistema de gestin de la calidad (SGC). Tambin
tiene la responsabilidad y autoridad para revisar y aprobar la documentacin del SGC y
el programa anual de auditoras internas de calidad.
Auditor de Calidad: Asegurar que se lleven a cabo de manera eficaz las auditoras de
calidad del SGC. Tambin es responsable por la mantencin del sistema documental del
SGC y de asesorar a la Direccin General sobre cualquier oportunidad de mejora.
Coordinador de Programas de Formacin y Perfeccionamiento: Es responsable
de prestar todo el apoyo necesario para poder llevar a cabo de manera eficaz las
actividades de capacitacin que se generen en la OTEC- UMCE, asegurando que todo el
registro documental se encuentre al da. Tambin tiene la responsabilidad de informar a
la Direccin sobre cualquier problema que surja de una actividad de capacitacin.

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5.

DESCRIPCIN

5.1. CONTROL

DE

DE LOS PROCESOS NORMATIVOS

DOCUMENTOS

5.1.1. OBJETIVO
Establecer y definir las acciones, responsabilidades de la creacin, aprobacin,
distribucin, archivo, recepcin y mantencin de los documentos internos y externos de
la OTEC - UMCE.
5.1.2. ALCANCE
Incluye el control de documentos internos y externos utilizados en las actividades que
afectan el sistema de gestin de la calidad de la OTEC - UMCE.
5.1.3. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES
Cada vez que se elabore un documento para el sistema de gestin de la calidad, se
modifique alguno existente o se reciba un documento de fuente externa que deba ser
aplicado como parte del sistema de gestin de la calidad, deber cumplir con lo
siguiente:
Actividad
5.1.3.1.
Identificar y definir los documentos controlados
para el sistema de la calidad
a) Se identifica y define los documentos que se controlarn para el
sistema de gestin de la calidad, otorgndoles un formato y/o
cdigo para cada uno de ellos. Una vez creado se registra en el
Listado de Control de Documentos.
5.1.3.2.
Revisin y aprobacin de Documentos:
a) La Direccin aprobar los documentos en funcin de los
requerimientos y adecuacin al proceso de gestin de calidad,
antes de su emisin y utilizacin.
b) Se revisar y actualizar en forma peridica, en funcin de los
procesos de monitoreo y evaluacin y de la actualizacin
normativa del SENCE, la documentacin para asegurarse que
est vigente y cumple con los requisitos del sistema de gestin
de la calidad, aprobndolos nuevamente a lo menos una vez al
ao y actualizando el Listado de Control de Documentos.
c) Si se determina que el documento es inadecuado se modificar
en el acto.
d) Solo la documentacin que est revisada, aprobada y registrada
en el Listado de Control de Documentos, formar parte del
sistema de gestin de la calidad.
5.1.3.3.
Control de Documentos vigentes:
a) Los documentos internos indicados en el Listado de Control de
Documentos, estn publicados en el sitio
b) http://www.umce.cl/index.php/dir-educacion-continua-lista-control
El Director de la OTEC UMCE almacena los archivos
electrnicos originales que son publicados en el sitio de
documentacin. Adems, maneja una nica carpeta con los
documentos originales en formato impreso.

Responsable
Todo el
personal

Director de
OTEC - UMCE

Director
de
OTEC - UMCE

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c) Para individualizar estos documentos originales, el Director de
Educacin Continua los firma en la portada para no confundir
con copias no controladas.
d) Los documentos obsoletos sern removidos y eliminados de los
puntos de emisin y uso por el Director de la OTEC - UMCE.
e) No obstante lo anterior, el Director de la OTEC UMCE
conservar a lo menos la ltima copia obsoleta en formato
digital.
f) En caso que por cualquier motivo se mantenga un documento
obsoleto, este ser identificado por cualquier medio con la
leyenda obsoleto en la portada del documento.
g) Todo documento interno llevar una tabla donde se registrarn
los cambios producidos en cada versin.
5.1.3.4.
Copia y distribucin de documentos:
a) Para efectos de revisiones y/o auditoras se podrn hacer copias
de los documentos solo en formato digital y sern siempre
considerados como copias no controladas.
5.1.3.5.
Control de Documentos Externos:
a) Documentacin Externa perteneciente al Cliente
Es poltica de la OTEC - UMCE, no tener en su poder
documentacin original del cliente. No obstante en caso
que por motivos de fuerza mayor ese tipo de
documentos deba permanecer en la OTEC - UMCE, el
original quedar archivado en una carpeta rotulada, en
un lugar seguro y si fuera necesario se solicitar una
fotocopia o fotocopia legalizada de los documentos del
cliente, para poder respaldar la inscripcin oficial del
participante
a
los
programas
de
capacitacin
gubernamentales, en el archivador correspondiente al
programa.
b) Documentacin Externa
i.
Se incluyen aqu todas aquellas reglamentaciones y
normas
emitidas
por
entes
nacionales
y/o
internacionales, oficiales y / o privadas; relacionadas con
requerimientos para los servicios provistos por la OTEC UMCE
ii.
Si son requeridas por un contrato particular, se solicitan
en su ltima edicin vigente al ente emisor. Si son
generales, se verifica su vigencia antes de su uso. Los
originales
o
documentos
de
respaldo
de
la
documentacin externa comnmente aplicable se
controlan
mediante
Listado
de
Control
de
Documentos.

Director OTEC
UMCE
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5.2. CONTROL

DE

REGISTROS

5.2.1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para que todos los registros generados o recibidos por la
OTEC - UMCE sean controlados adecuadamente para evitar su dao, deterioro, prdida
o uso inadecuado.
5.2.2. ALCANCE
Procedimiento de control aplicado a todos los registros generados por la OTEC - UMCE,
para el sistema de gestin de la calidad, del servicio de capacitacin o recibidos de una
fuente externa, considerando la identificacin, almacenamiento, proteccin,
recuperacin, tiempo de retencin y disposicin de los registros.
5.2.3. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES
Cada vez que se genere un registro para el sistema de gestin de la calidad o se reciba
alguno de fuente externa, se deber cumplir con lo siguiente:
Actividad
5.2.3.1.
Mantencin de los registros:
a) Los archivos se almacenan y protegen en Carpetas identificadas
en el lomo con el logotipo la UMCE.
b) Lo registros se controlan por medio del Procedimiento de
Control de Registros. (Anexo 21)
c) Para aquellos registros generados por las actividades de
capacitacin, se almacenarn en archivadores donde se
agruparn por cada actividad de capacitacin.
d) Para una mejor comprensin del presente proceso, se entiende
por identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin,
retencin y disposicin lo siguiente:

Responsable
Todo el
personal

a. Identificacin: Nombre o Cdigo de referencia que


individualiza al registro.
b. Indexacin:
Registrar
ordenadamente
datos
e
informaciones, para elaborar su ndice.
c. Almacenamiento: Indicar el lugar fsico donde se
mantienen los registros. Por ejemplo en la oficina de
Secretaria correspondiente, en la Oficina de la Seccin, u
otros.
d. Proteccin: Se indican los cargos, reas o sectores que
estn autorizados para el uso y/o manipulacin de los
registros cuando estos tienen carcter confidencial, o
tambin se puede entender como el mtodo de
proteccin fsico que eventualmente requieran algunos
registros.
e. Recuperacin: Mtodo mediante el cual se asegura la
disponibilidad del registro. Acceso electrnico (ruta),
fsico o de otro tipo, por ejemplo: Archivador Informes
de Auditoria ao AAAA.
f. Tiempo de Retencin: Perodo de tiempo mediante el
cual se mantendr el registro disponible.
g. Disposicin: Destino que se da al registro una vez que se
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cumple su tiempo de retencin. Por ejemplo: destruccin,
archivo en otro lugar como por ejemplo Bodega u otros.
5.2.3.2.
Conservacin de los registros
a) Todo registro se mantendr por lo menos por un ao. Cuando
expire este periodo, se proceder segn lo especificado en el
Listado de Control de Registros.

Director OTEC UMCE

5.2.3.3. Eliminacin de los registros


a) El archivo pasivo de ms de un ao debe ser enviado al archivo
central, salvo que el director del Departamento estime que
debe mantener su archivo activo por un periodo mayor a un
ao. Una vez enviada la documentacin al archivo pasivo, se
aplicarn las normas generales de eliminacin de documentos
que rige al sector pblico, que en general es posterior a 5 aos,
y en estricto apego a las normas establecidas por la contralora
general de la repblica.

5.3. AUDITORIA INTERNA


5.3.1. OBJETIVO
Establecer la metodologa bajo la cual se llevan a cabo las auditoras internas de la
calidad realizadas al Sistema de Gestin de la Calidad de la OTEC - UMCE.
5.3.2. ALCANCE
Este proceso se aplica a la programacin, planificacin, ejecucin y emisin del informe
de Auditoria Interna.
5.3.3. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES
Para la programacin, planificacin y ejecucin de las auditoras internas de la calidad,
se realizan las siguientes actividades:
Actividad
5.3.3.1.
Establecer un Programa de Auditoria Interna
a) Cada ao el Auditor Interno elabora o actualiza el Programa de
Auditoras Internas de la Calidad, para evaluar el
funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad. (Anexo
22)
b) Este programa se elabora tomando en cuenta, el resultado de
las auditoras previas, el estado e importancia de los procesos
de la organizacin, los cambios en el SGC y los resultados de las
revisiones por la Direccin.
c) El auditor designado para la ejecucin de las actividades, debe
cumplir con a lo menos los siguientes requisitos:
i.
Contar con formacin de auditor en un curso de a lo
menos 16 horas.
ii.
Contar con formacin en la Norma NCh 2728 de a lo
menos 8 horas.

Responsable
Director
de
OTEC - UMCE

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5.3.3.2.
Preparar Plan de Auditoria Interna
a) La planificacin de la Auditora Interna se basa en la verificacin
de los procesos y documentos que se establecen en la OTEC
UMCE y sus registros. Deben proporcionar evidencia sobre la
realizacin de dichos procesos y que cumplen con los requisitos
de la Norma.
b) El Auditor Interno se debe asegurar que durante el ao se
auditen todos los requisitos definidos en NCh 2728.
c) Para preparar la auditora, el Auditor Interno elabora un Plan de
Auditora, donde indica las reas que sern auditados y los
horarios. Adems define los criterios de la auditora.
5.3.3.3.
Ejecucin de la auditora
a) Las auditoras se realizan por medio de entrevistas entre el
Auditor Interno y el auditado.
b) En cada entrevista el Auditor Interno verifica mediante la
revisin de evidencia objetiva que se cumplen los requisitos
definidos en el SGC.
c) Cuando se detecte una desviacin en el sistema, el Auditor
Interno informa de manera inmediata al auditado del hallazgo
detectado y lo anota para ser traspasado al Informe de
Auditora.
d) Al finalizar las entrevistas definidas en el plan de auditora, el
Auditor Interno informa en una reunin de cierre de los
resultados de la auditora y los clasifica en No conformidades,
Observaciones
y
Oportunidades
de
Mejora.
Las
No
conformidades son incumplimientos a un requisito del SGC. Una
observacin es una potencial no conformidad que no implica un
quiebre en el SGC, y una Oportunidad de Mejora es una
recomendacin del auditor para mejorar la eficacia o eficiencia
del SGC, pero que es opcional en su tratamiento.
5.3.3.4.
Emisin del Informe de Auditora
a) Con los hallazgos definidos, el Auditor Interno elabora el
Informe de Auditora identificando claramente el hallazgo
detectado, la referencia normativa y la evidencia objetiva que
sustenta el hallazgo.
b) Tambin indica en el informe los resultados de la auditora de
acuerdo a su cumplimiento con el objetivo planteado.
c) El Informe de Auditora es enviado al Director de la OTEC
UMCE para que tome las acciones necesarias.
5.3.3.5.
Tratamiento del Informe de Auditora
a) Emitido el Informe de Auditora, se procede a realizar el
tratamiento de este segn lo definido en la metodologa de
Acciones Correctivas y Preventivas

Auditor Interno

Auditor Interno

Auditor Interno

Director
DE
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5.4. TRATAMIENTO
CORRECTIVAS

DEL

SERVICIO NO CONFORME

GESTIN

DE

ACCIONES

5.4.1. OBJETIVO
Establecer un mtodo unificado de trabajo para identificar, analizar y eliminar las
causas de las No Conformidades del Sistema de Gestin de la Calidad.
Definir acciones que permitan reducir cualquier impacto causado y realizar acciones
correctivas para evitar reincidencia. Disponer de la informacin necesaria para
determinar de manera eficaz las oportunidades de mejora, las acciones correctivas y la
verificacin de la solucin del problema.
5.4.2. ALCANCE
Este proceso se aplica a todas las actividades realizadas en el Sistema de Gestin de
Calidad de la OTEC - UMCE.
El procedimiento de las No conformidades se aplica en:

Falla en el cumplimiento de las especificaciones de una actividad de


capacitacin
Falla en el cumplimiento de la disposicin de los requerimientos de la ejecucin
de la actividad de capacitacin; infraestructura, materiales, o equipos.
Falla en la responsabilidad administrativa de los libros de clases.
Reclamos de clientes
Problemas con los proveedores
Fallas detectadas en la revisin por la Direccin
Resultados de las auditoras internas o externas

Todas las actividades que directa o indirectamente producen no conformidades


requieren de la aplicacin de acciones correctivas. Una accin correctiva puede ser
establecida por una o varias No conformidades o producto de auditoras internas o
externas.
5.4.3. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES
Para la gestin de no conformidades, se realizan las siguientes actividades:
Actividad
Responsable
5.4.3.1.
Deteccin de No Conformidad:
Todo el
a) La persona que detecte una no conformidad o una potencial No
personal
Conformidad, describe el problema llenando el Reporte de No
Conformidad (Anexo 23) y seala en caso de ser necesario
una correccin al problema.
5.4.3.2.
Anlisis de Causas y tratamiento
Director
de
a) Se analiza la no conformidad y se establecen sus causas por OTEC UMCE
medio del anlisis de las variables que pudieran haber originado
el problema potencial o real.
b) De este anlisis y de las causas identificadas, se procede a
definir las acciones que buscarn eliminar el problema de raz
para evitar su recurrencia
c) Estas acciones son monitoreadas por el Director de la OTEC UMCE, quien instruye al personal sobre las acciones a realizar.
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5.4.3.3.
Cierre de las no conformidades
a) Independiente de que las acciones que busquen eliminar las
causas de las no conformidades detectadas estn cumplidas, se
entendern cerradas de manera eficaz cuando en una prxima
auditora interna el auditor verifique que el problema
efectivamente no se est repitiendo.
b) En caso que las no conformidades se estn repitiendo, el Auditor
Interno abrir una nueva no conformidad para identificar
aquellas causas que no fueron identificadas anteriormente y
que estn haciendo que el problema permanezca
c) Este ciclo se repite tantas veces sea necesario hasta que el
Auditor Interno verifique que el problema ya no se sigue
repitiendo.

5.5. GESTIN

DE ACCIONES

Auditor Interno

PREVENTIVAS

5.5.1. OBJETIVO
Establecer una metodologa para identificar, analizar y prever potenciales riesgos del
SGC, definiendo acciones que permitan anticipar incumplimientos a los requerimientos
del cliente.
5.5.2. ALCANCE
Este proceso se aplica a todas las actividades realizadas en el Sistema de Gestin de
Calidad de la OTEC - UMCE.
Las acciones preventivas se aplican para evitar ocurrencia de:

Falta a las especificaciones de una actividad de capacitacin


Incumplimiento de las responsabilidades administrativas
Problemas con los proveedores
Incumplimiento a los estndares de calidad respectivos al mbito acadmico

Una accin preventiva puede ser generada cuando se prevea la posible aparicin de
una No conformidad potencial.
5.5.3. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES
Para la gestin de acciones preventivas se realizan las siguientes actividades:
Actividad
5.5.3.1.
Deteccin
de
potencial
riesgo
de
No
Conformidad:
a) Al inicio de cada curso, en la reunin tcnica de preparacin,
todo el equipo acadmico y administrativo involucrado identifica
potenciales riesgos en el cumplimiento del requerimiento del
cliente.
5.5.3.2.
Tratamiento
b) El equipo tcnico define las acciones pertinentes para asegurar
que el riesgo de No Conformidad no se materialice.
c) Estas acciones son monitoreadas por el Director de la OTEC UMCE, quien instruye al personal sobre las acciones a realizar.

Responsable
Todo el
personal

Todo
personal

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5.6. REVISIN

POR LA

DIRECCIN

5.6.1. OBJETIVO
Describir el proceso de la realizacin de las revisiones por la alta direccin, actividad
que ser realizada por el representante de la alta direccin a intervalos de 12 meses,
para asegurar su adaptacin y eficacia permanente del Sistema de Gestin de Calidad.
Asegurar la mejora continua y los cambios necesarios para la ptima implementacin
del Sistema de Gestin de Calidad.
5.6.2. ALCANCE
La revisin debe incluir una evaluacin de oportunidad de mejoramiento y
actualizacin del sistema de gestin de la calidad implementado, involucrando la
poltica y los objetivos de calidad.
5.6.3. REFERENCIAS
NCH 2728:2003
ISO 9001:2008, pto 5.6
Manual de precedimientos normativos
5.6.4. RESPONSABILIDADES
CARGO
COORDINADOR
DE
PROGRAMAS
FORMACIN Y PERFECCIONAMIENTO

DIRECTOR DE OTEC

UMCE

DE

RESPONSABILIDAD
- Emitir y mantener el Programa de
revisin por la alta direccin. (anexo 24)
- Emitir el acta de revisin de la Alta
Direccin
- Emitir y mantener el Plan de Accin
Revisin por la alta direccin.
- Efectuar la convocatoria a las reuniones
de Revisin por la Alta Direccin.
- Convocar a revisiones extraordinarias
por la Alta Direccin.

5.6.5. PROCEDIMIENTO
5.6.5.1. Programacin de la revisin por la Alta Direccin
Las fechas de reunin para la Revisin por la alta Direccin y de presentacin del
informe se encontrarn especificadas en el Programa de Revisin por la Alta Direccin.
Este registro ser mantenido por el Coordinador de Programas de Formacin y
Perfeccionamiento.

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5.6.6. DESCRIPCIN

DE LAS

ACTIVIDADES

Actividad
a) Informacin para la revisin:
El Director de la OTEC UMCE revisa el SGC tomando en consideracin la siguiente
informacin.
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.

Informes de las auditoras internas y externas


Informacin de reclamos y retroalimentacin de clientes
Comportamiento de los procesos y conformidades del servicio
Acciones correctivas y preventivas
Actas de Revisiones por las Direcciones anteriores
Recomendaciones de mejora
Cambios de la organizacin que pueden afectar al SGC

La informacin corresponde a los registros generados por el sistema de gestin de calidad


y los servicios de capacitacin. En casos necesarios se puede incluir entrevista al personal
e incluso de clientes.
b) Resultados de la revisin:
Los resultados de la revisin por la Alta Direccin debern incluir todas las decisiones y
acciones relacionadas con:
i.
ii.

La mejora del servicio en funcin de los requisitos del cliente


Las necesidades de recursos

5.6.7. ACTA Y ASIGNACIN DE TAREAS


Al trmino de cada Revisin por la alta Direccin, el Coordinaor de Programas de
Formacin y Perfeccionamiento levantar un acta con los temas tratados, los hallazgos
encontrados y las resoluciones que adopta el Director de la OTEC UMCE.
5.6.8. PLAN DE ACCIN REVISIN POR LA ALTA DIRECCIN
Finalizada la Revisin de la Alta Direccin, el Coordinador de Programas de Formacin y
Perfeccionamiento levantar y mantendr el registro del Plan de Accin de la OTEC
UMCE, asegurando el cumplimiento de las tareas establecidas en el acta
correspondiente al periodo.

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