MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA ELABORAR

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CDIGO:
SCT-IT-03-01
REVISIN: 2
FECHA:
Noviembre 2004

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INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA

ELABORAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Documento Intranet / SGC-SCT

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I.

Campo de aplicacin: Aplica para la elaboracin de todos los documentos internos del
Sistema de Gestin de la Calidad de la Secretara de Comunicaciones y Transportes.

II.

Procedencia: Procedimiento Institucional de Control de Documentos.

III.

Estructura: Todos los procesos y procedimientos del SGC de la SCT, debern de tener la
siguiente estructura:
1.

Cartula.- La cartula deber contener al centro el nombre del documento, de acuerdo

a como se identificar en el Manual de Calidad de la SCT o en la Lista Maestra de
Documentos Internos del SGC, escrito en letra Arial, tamao 20, en negrillas y, en la
parte inferior, debern estar dos recuadros en donde se identifique quin revis y
autoriz el documento.

2.

Carta de Proceso.- Es la forma ejecutiva de presentacin del proceso o procedimiento

y contiene todos los datos generales del mismo, sus entradas y salidas, metas e
indicadores de desempeo, la cual deber ser requisitada de acuerdo al Anexo 1.

3.

Plan de Calidad.- Es el documento que permite identificar fcilmente los puntos de

control a lo largo de un proceso para garantizar la calidad del producto, quin lo
controla, qu recursos utiliza y dnde los utiliza, cuya informacin deber ser plasmada
en el Anexo 2.

4.

Objetivo.- El objetivo deber de indicar claramente lo que persigue el proceso o

procedimiento y mediante qu accin se genera el producto.

5.

Alcance.- Se deber describir el rea de aplicacin del proceso o procedimiento,

identificando a quin y dnde procede.

6.

Responsabilidades.- En este apartado se deber de describir de manera general la

responsabilidad de cada uno de los actores que intervienen en el proceso o
procedimiento y su redaccin deber de iniciar con un verbo en infinitivo (eje. revisar,
elaborar, turnar, reportar, registrar, etc.).

7.

Detiniciones.- nicamente se debern de considerar los conceptos importantes

relativos al proceso o procedimiento o que se requieran de ser precisados para mayor
claridad; las definiciones de los conceptos de calidad pueden ser consultadas en el
documento Fundamentos y Vocabulario (ISO 9000: 2000).

8.

Intraestructura y Medio Ambiente.- Deber de indicarse la infraestructura necesaria

para la operacin de los procesos, as como especificar el ambiente de trabajo, ambos
para lograr la conformidad con los requisitos del producto.

9.

Mtodo de trabajo.- Consta de dos apartados, uno que describe las diferentes
actividades del proceso o procedimiento y, el otro, se refiere al diagrama de flujo.
9.1

Descripcin de actividades.- Las actividades deben redactarse de forma

sencilla, clara, lgica, coherente y de manera secuencial, refiriendo cada una de
ellas al responsable de realizarla; asimismo, deber de indicarse el documento

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de trabajo utilizado, ya sea un procedimiento, instructivo de trabajo, formato,

registro, etc.
La descripcin de actividades deber plasmarse en la siguiente matriz:
Paso

Responsable

9.2

SMBOLO

Actividad

Documento de
trabajo

Diagrama de Flujo.- Representa de forma grfica las diferentes actividades

realizadas en el proceso, para lo cual se deber de utilizar la siguiente
simbologa, determinada por la American National Standard Institute.

Simbologa ANSI para Diagramas de Flujo

NOMBRE
DESCRIPCIN
Inicio o trmino
Seala dnde inicia o termina el procedimiento

Actividad

Representa la ejecucin de una o ms tareas de

un procedimiento

Serie de Actividades

Representa la ejecucin de otro procedimiento,

proceso o instruccin de trabajo

Decisin

Indica las opciones que se pueden seguir en

caso de tomar caminos alternativos.

Documento

Representa un documento, formato o cualquier

escrito que se recibe, elabora o enva

Conector

Mediante el smbolo se pueden unir, dentro de la

misma hoja, dos o ms tareas separadas
fsicamente en el diagrama de flujo, utilizando
para su conexin los nmeros arbigos:
indicando la tarea con la que se debe continuar

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EI diagrama de fIujo deber eIaborarse en forma verticaI y se dividir por

coIumnas de acuerdo aI nmero de responsabIes que intervienen en eI proceso
o procedimiento, conforme a Ia siguiente matriz.
Diagrama de tlujo
Responsable 1

10.

Responsable 2

Responsable 4

Anexos: Son Ios documentos que se adjuntan aI proceso o procedimiento para

detaIIar con mayor precisin aIguna tarea o actividad de Ios mismos, Ios cuaIes se
debern de referenciar dentro deI proceso o procedimiento, en Ia siguiente tabIa:
Anexo N

11.

Responsable 3

Descripcin

Formatos: Son documentos diseados para recabar o asentar informacin referente aI

proceso o procedimiento, Ios cuaIes debern codificarse de acuerdo aI Procedimiento
InstitucionaI de ControI de Documentos y estar reIacionados en Ia siguiente matriz:

Nm.

Descripcin
12.

Nm.

Registros: Una vez asentada Ia informacin en Ios formatos deI proceso o

procedimiento, stos se convierten en registros y debern ser codificados de acuerdo
aI Procedimiento InstitucionaI de ControI de Documentos, Ios cuaIes debern estar
reIacionados en Ia matriz siguiente:
Descripcin

13.

Cdigo

Responsable del
Resguardo

Tiempo de
Retencin

Reterencias: Se reIacionan todos Ios documentos que interactan con eI proceso o

procedimiento que corresponda, en Ia siguiente tabIa:

Nm.

Documentos Internos
Nombre del Documento

Nm.

Documentos Externos
Nombre del Documento
14.

Cdigo

Cdigo

Control de Cambios: En este apartado se reIacionan de manera cronoIgica Ias

modificaciones o cambios que haya sufrido eI proceso o procedimiento, asegurndose
de asentar eI nmero de revisiones efectuadas aI documento; dichos cambios o
modificaciones debern asentarse en Ia siguiente tabIa:

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Fecha de Moditicacin

No. de Revisin

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Motivo de Cambio

Los cambios efectuados debern de identificarse en el cuerpo del documento de

acuerdo a como lo establece el Procedimiento Institucional de Control de Documentos.
IV.

Generalidades:
1. El dueo o administrador de un proceso o procedimiento se reunir con su equipo de
trabajo involucrado en el desarrollo del mismo, para plantear los objetivos de la realizacin
de un nuevo documento o modificacin de uno ya existente. Elabora un plan de trabajo
para desarrollar cada una de las actividades a realizar, delega responsabilidades y define
los plazos de entrega de los productos.
2. Los documentos debern de tener las estructura marcada en este Instructivo de Trabajo y
sern elaborados en hoja tamao carta con letra Arial, tamao 10, resaltando en negritas
cada uno de los numerales sealados en el punto 3 de este Instructivo de Trabajo.
3. Todos los documentos internos debern estar identificados en cada una de sus hojas con
el siguiente encabezado:
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NOMBRE DEL PROCESO O PROCEDIMIENTO

Pg.

de

CONTENIDO DE LOS INSTRUCTIVOS DE TRABAJO

Todos los documentos adicionales a un proceso o procedimiento, como seran instrucciones de
trabajo, Guas de Llenado, Documento de Apoyo o Especificacin de Metodologas; debern tener
la cartula especificada en el punto I y el control de cambios respectivo; Asimismo debern contar
con los siguientes captulos:
Campo de aplicacin: Determina el objetivo y las actividades o personal que se ven relacionadas
con el procedimiento.
Procedencia:
instructivo.

Referenciar el procedimiento

del

que

deriva

el

Mtodo de Trabajo o Estructura: Se utilizar conforme a las necesidades del proceso o

procedimiento, en sus siguientes modalidades.
Gua de Llenado: Se utilizarn dos columnas, una referente al campo y la otra sobre los datos que
debern anotarse.

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Documentos de Apoyo: Se dividirn en cuatro columnas, correspondientes al No. de actividad,

Responsable, Actividad y Documento de Trabajo.
Metodologa: Podr disearse de acuerdo a las necesidades propias del proceso o procedimiento.
Anexos.- Se incluir el apartado de anexos para aquellos casos que aplique.
V.

Reterencias:

SCT-XXXXXX Procedimiento Institucional de Control de Documentos

VI.

ANEXOS
Anexo N
1
2

Descripcin
Formato de la Carta de Proceso
Formato del Plan de Calidad

Anexo 1: Carta de Proceso

Nombre del Proceso:
Dueo del Proceso:
Propsito:
Clientes Internos:
Clientes Externos:
Proveedores:
Producto(s) o servicio(s) que genera:
Requerimientos o expectativas de los
clientes del proceso respecto al producto
o servicio:
Actividad Inicial del proceso:
Actividad Final del Proceso:
Productos:

Caractersticas del Producto:

Entradas:

Caractersticas de las Entradas:

Normatividad aplicable al proceso:

Variables de control:
Puntos de inspeccin:

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Metas de desempeo:
Nombre del (de los) indicador (es):

Indicadores de desempeo
Unidad de Medida:

Periodicidad

Frmula:
Responsables de obtener intormacin:
Registros de calidad:

ANEXO 2.- FORMATO DE PLAN DE CALIDAD

Procedimientos
e Instructivos
de Trabajo de
Calidad
relacionados

Registros de
Calidad
relacionados

Diagrama
de Flujo

Descripcin
de la
Actividad

Criterio de
Aceptacin

Responsable

Recursos
Humanos

Recursos
Materiales

Recursos
Financieros

Recursos
Tecnolgicos

Mtodo
de
Revisin

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VII.

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Control de Cambios:

Fecha de
Moditicacin
30/marzo/2004
30/Noviembre/2004

No. de
Motivo de Cambio
Revisin
1
Primera versin
2
Correccin de codificacin

Detalle del Cambio

Documento Nuevo
Codificacin