Universidad Latina de Costa Rica

Sede Central

INGENIERIA EN SISTEMAS

BSI-20
ADMINISTRACION Y CONTROL DE PROYECTOS

Proyecto No. 3
APLICACIN DE CONCEPTOS

PROFESOR: ESTEBAN SANABRIA

PERIODO: I CUATRIMESTRE

KENDRY BROWN WATSON

LUIS RODOLFO QUESADA
JOSE DANIEL MONGE

Fecha de entrega: 23 de abril del 2015

Contenido
Introduccin ........................................................................................................................................ 4
Acta de constitucin del proyecto. ..................................................................................................... 5
Justificacin del proyecto .................................................................................................................... 8
Objetivos ............................................................................................................................................. 8
Objetivos especficos ....................................................................................................................... 8
Productos funcionales ......................................................................................................................... 8
Productos no funcionales .................................................................................................................... 9
Identificacin y anlisis de grupos de inters ..................................................................................... 9
EDT .................................................................................................................................................... 10
Secuencia de actividades (WBS y MS Project) - Tiempos de inicio y terminacin -Duracin de las
actividades (Diagrama de Gantt)....................................................................................................... 11
Cronograma del Proyecto (MS Project) ............................................................................................ 12
Holguras ............................................................................................................................................ 13
Ruta crtica (MS Project) ................................................................................................................... 13
Estimacin de recursos y costos ....................................................................................................... 15
Planificacin del proyecto. ................................................................................................................ 15
Suposiciones. ..................................................................................................................................... 16
Restricciones ..................................................................................................................................... 16
Estrategias de cada etapa del proyecto ............................................................................................ 17
Planificacin del proyecto: ........................................................................................................... 17
Documento de diseo ................................................................................................................... 17
Desarrollo del software ................................................................................................................. 17
Pruebas de aplicacin.................................................................................................................... 17
Implantacin ................................................................................................................................. 18
Descripcin de entregables del proyecto.......................................................................................... 18
Criterios de aceptacin por entregable (cuantitativos y/o cualitativos) .......................................... 20
Organigrama del proyecto ................................................................................................................ 22
Normas y Estndares de Calidad del proyecto ................................................................................. 24
Normas: ......................................................................................................................................... 24
Estndares ..................................................................................................................................... 24
Plan de Administracin del Personal................................................................................................. 24
2

Descripcin de Roles de los participantes......................................................................................... 25

Matriz de roles y responsabilidades.................................................................................................. 27
Criterios bsicos para evaluar el desempeo individual de los miembros del proyecto. ................. 27
Evaluacin de los resultados: es una medicin objetiva en la cual se medir los resultados
producidos por el individuo en su tarea asignada, as se analizara si la tarea fue realizada con
excelencia o de una manera no correcta. ......................................................................................... 27
Redaccin del contrato psicolgico de las partes ............................................................................. 27
Matriz de comunicaciones ................................................................................................................ 28
Plan bsico de comunicaciones ......................................................................................................... 29
Objetivos de Comunicacin........................................................................................................... 29
Audiencia del plan de comunicaciones. ........................................................................................ 29
Necesidades de informacin por involucrado.......................................................................... 29
Mtodos de comunicacin ............................................................................................................ 30
Mensaje clave................................................................................................................................ 30
Matriz de Comunicacin ............................................................................................................... 30
Plan bsico de gestin del riesgo ...................................................................................................... 31
Identificacin de riesgos ............................................................................................................... 31
Lista de riesgos priorizada ............................................................................................................. 33
Impacto ..................................................................................................................................... 33
Probabilidad .............................................................................................................................. 33
Plan de respuesta al riesgo ............................................................................................................... 35
Conclusiones ..................................................................................................................................... 38
Recomendaciones ............................................................................................................................. 38
Bibliografa ........................................................................................................................................ 39

Introduccin
La gestin de proyectos es la planeacin, organizacin, direccin y control de las
actividades para lograr un resultado esperado, lo cual vamos a desarrollar segn lo
aprendido en clase para aplicar todo el ciclo de vida de la gestin de proyectos.
Dicho proyecto a desarrollar consiste en una aplicacin para una empresa la cual sus
colaboradores podrn registrar el tiempo laborado en los distintos proyectos a los que estn
asignados. Esta aplicacin llevara un control muy detallado de las horas trabajadas de todos
los colaboradores, as como en los distintos proyectos a los que estn asignados, tambin
los proyectos que estn realizando o que tienen que realizar y sus diferentes clientes.
En esta gestin debemos incluir un acta de constitucin, justificacin del proyecto,
descripcin del producto, objetivos, requerimientos, stakeholders, EDT, suposiciones y
restricciones, cronograma del proyecto, secuencia de actividades, estimacin de recursos y
costos, duracin de actividades, planificacin del proyecto, tiempos de inicio y
terminacin, holguras, ruta crtica, descripcin de los entregables, criterios de aceptacin,
organigrama, suposiciones y restricciones, normas y estndares de calidad, plan de
administracin, roles, matriz de roles y responsabilidades, criterio del desempeo, contrato
psicolgico, matriz de comunicaciones y plan bsico de abastecimiento.
A continuacin iniciaremos con nuestro proyecto sobre los que se refiere a la gestin de
proyectos, su debida implementacin, adems de tomar como criterio para que nos permita
desarrollar y demostrar su debida utilizacin en cualquier empresa. Se pretende desglosar
de manera concreta la sntesis de cada etapa.

Acta de constitucin del proyecto.

Carta Constitutiva de Proyecto

Nombre
del
Orden
de
Clepsidra
1
proyecto
Compra No.:
07/03/2015
010/04/2015
Fecha:
ltima Actualizacin
Patrocinador: Sistemas del Orbe S.A
Finanzas
N/A
N/A
reas
del PMO
Recursos humanos
N/A
negocio
relacionadas
Ventas
N/A
TI
N/A
Satisfacer las necesidades del cliente mediante la creacin de un software llamado
Objetivo
Clepsidra que registre el tiempo laborado en los distintos proyectos a los que estn
General
asignados los funcionarios de la empresa. Durante el periodo que va desde el 3 de marzo
hasta el 3 de junio del ao 2015
Realizar un modelo de base de datos que almacene toda la informacin necesaria para el
sistema.
Objetivos
Crear las interfaces necesarias para que los diferentes mdulos del sistema se puedan
Especficos
comunicar
Generar un sitio web, en donde los funcionarios de la empresa logren crear los registros de
los tiempos, y obtener informes.
La herramienta Clepsidra est dirigida a clientes exigentes sobre todo al rea de proyectos,
que deseen tener un control sobre sus colaboradores y tiempos de gestin en proyectos.
Descripcin
del Proyecto
Est dirigido a empresas especialmente al rea de ventas que brinden servicios o productos,
que necesiten innovar y realizar varios proyectos.
El producto tendr las siguientes caractersticas
Capacidad de distinguir dos tipos de usuarios, administrador y colaborador, habr un
usuario administrador que ser el administrador padre, que tendr ms privilegios que los
dems administradores.
El administrador padre podr al ser el sper usuario tendr funciones que los dems
administradores no tienen. Adems podr seleccionar otro administrador padre, terminando
Descripcin
este con su rol de administrador padre
del producto/
Capacidad de asignar las horas en que el colaborador trabajo en uno o varios proyectos, este
servicio
registro se realiza mediante web.
esperado
Capacidad de asignar das libres para los dos tipos de usuarios
Capacidad para el usuario administrador de registrar los proyectos, adems de sus clientes.
Cada proyecto tendr un tipo de categora, es potestad del administrador elegir el tipo de
categora para cada proyecto
El software permite modificar a un usuario a inactivo si este no tiene asignado ningn
proyecto
5

Restricciones

Supuestos

Riesgos

Stakeholders

Los administradores pueden ver los registros de los dems usuarios, sin embargo no podrn
observar registros de otros administradores.
Capacidad de registrar horas durante los das de lunes a viernes, sin embargo si el proyecto
abarca los das sbado y domingo estas dos opciones se habilitaran para modificaciones.
El software tendr la facilidad de poder ingresar entradas en varios das en una semana en
un mismo formulario, y copiar registros de fechas anteriores.
La herramienta mostrara reportes en formato PDF y Excel, estos sern sobre el registro de
tiempo realizado por cada trabajador, por cada proyecto, y brindara un reporte general.
Modificacin de administrador padre
Duplicacin de formularios
Reportes generales, reportes de proyecto o de trabajador
El proyecto debe ejecutarse antes del 5 de junio del 2015
El presupuesto del proyecto no deber exceder el presupuesto inicial estimado
El departamento de TI solo cuenta un con programador web debido a que el software se
utilizara en la red en caso de un cambio en la disponibilidad del desarrollador web, la
empresa se ver en la obligacin de contratar otro desarrollador web
El alcance del proyecto no establece el mantenimiento del software
El rea de TI de la misma empresa se har cargo del proyecto
Se cuenta con 9 empleados en la empresa que se encargaran de desarrollar el proyecto, dos
analistas cuatro desarrolladores junior, un desarrollador snior, un desarrollador web, y un
Project manager.
La empresa utiliza un sistema de gestin de base de datos llamado MySQL, el software
desarrollado debe ser compatible con este sistema.
El software ser desarrollado bajo el lenguaje C#.
El proyecto se debe finalizar el 3 de junio del 2015
La herramienta se desarrollara utilizando la metodologa cascada
El departamento de TI debe brindar todos los manuales, herramientas( navegadores web
compatibles) y capacitacin para la implantacin del software
La computadoras deben tener sistemas operativos compatibles, actualizados y siguiendo las
polticas de seguridad de la empresa
El cliente deber suministras las computadoras y servidores donde se instalen las
herramientas necesarias, y el sistema
El rea de TI de la empresa se hara cargo del mantenimiento del software
Cambio en la disponibilidad del recurso humano asignados al proyecto (enfermedad,
renuncia, vacaciones, suspensin, embarazo).
Cambio en el presupuesto general de la empresa asignado al proyecto.
Aceptacin de los empleados de TI.
Aceptacin de los empleados de la compaa.
Cambio en las versiones de los navegadores web.
Cambio certificados de seguridad web.
Respaldo de versiones de la aplicacin web.
Tiempo y calidad de capacitacin a usuarios finales (jefes de proyecto, empleados generales
de la empresa).
Gerente Recursos Humanos.
6

Presupuesto
inicial
Fecha
Inicio:

Gerente Departamento TI.

Gerente Financiero.
Gerente General.
Gerente de ventas
Empleados Departamento TI

Monto:

8280000 (ocho millones doscientos ochenta mil colones)

de 3 de marzo del 2015

Fecha
de
3 de junio del 2015
finalizacin

N/A
Firmas
N/A

Justificacin del proyecto

El departamento de PMO u oficina de gestin de proyectos tiene la necesidad de establecer
un control sobre su recurso y humano y los tiempos que estos estn trabajando sobre uno o
varios proyectos, para ello este departamento desea implementar un software llamado
Clepsidra. Este sistema est diseado para facilitar el trabajo en proyectos de los
empleados de la organizacin Sistemas del Orbe. Para esta organizacin es muy
provechoso implementar Clepsidra, ya que los administradores y altos mandos podrn
tener una visin sobre los tiempos, recursos humano y que se utilizan en los proyectos de la
empresa, la herramienta cuenta con diferentes utilidades como asignar tiempos laborales en
uno o varios proyectos para los colaboradores, llevar un control sobre ellos mediante
reportes, asignar das libres.
Es importante mencionar que el departamento de PMO nunca ha trabajado con un software
como este, al ser su primera vez puede pasar que del lado de los funcionarios de la empresa,
se necesite un tiempo de adaptacin, sin embargo la herramienta ser de mucha utilidad al
generar informacin importante, para los altos mandos de la empresa, que les dar una
mayor facilidad a la hora de tomar decisiones.
Objetivos
Satisfacer las necesidades del cliente mediante la creacin de un software llamado
Clepsidra que registre el tiempo laborado en los distintos proyectos a los que estn
asignados los funcionarios de la empresa. Durante el periodo del 3 de marzo hasta el 3 de
junio del ao 2015
Objetivos especficos
Realizar un modelo de base de datos que almacene toda la informacin necesaria para el
sistema.
Crear las interfaces necesarias para que los diferentes mdulos del sistema se puedan
comunicar
Generar un sitio web, en donde los funcionarios de la empresa logren crear los registros
de los tiempos, y obtener informes.
Productos funcionales
Registro de tiempos en los proyectos
Para poder utilizar el sistema los usuarios necesitan acceso a internet
Un usuario administrador puede registrar proyectos en el sistema
Un usuario administrador puede registrar clientes asociados a un proyecto
Un usuario normal puede enviar una peticin a los administradores para sacar das
libres.
Los administradores pueden registrar sus das libres sin necesidad de una aprobacin
El usuario administrador padre puede realizar modificaciones a otros administradores
Un usuario estndar puede realizar una duplicacin de formularios
El sistema brindara reportes generales, reportes de proyecto o de trabajador
El usuario administrador tiene puede ver los registros de otros usuarios
El administrador padre puede ver los registros de todos los usuarios del sistema
Un usuario puede registrar sus tiempos de trabajo los das de lunes a viernes, y sbado y
domingo solamente cuando el proyecto se haya extendido esos das.
8

El sistema permite seleccionar la categora de los proyectos

El usuario puede registrar horas de varios das de la semana en un mismo formulario

Productos no funcionales
El sistema se podr ejecutar indiferentemente del sistema operativo, siempre y
cuando la maquina cuente con los siguientes exploradores Google Chrome, internet
Explorer, Safari, Opera, Mozilla Firefox, y estos estn actualizados
El sistema tendr la opcin de cambiar el idioma (ingls espaol)
Usabilidad: tendr una interfaz sencilla, y fcil de usar para los usuarios
Validacin de datos: el sistema validar la informacin que se ingrese al sistema por
medio de caracteres especiales o nmeros.
Disponibilidad: El sistema estar activo las 24 horas al da siempre y cuando los
servidores donde se alberga estn funcionando sin problemas
Identificacin y anlisis de grupos de inters

EDT

10

Secuencia de actividades (WBS y MS Project) - Tiempos de inicio y terminacin Duracin de las actividades (Diagrama de Gantt)

11

Cronograma del Proyecto (MS Project)

12

Holguras
tareas
especificacin del proyecto
recoleccin de requerimientos
objetivos y metas
anlisis de requisitos
diseo funcional
diseo tcnico
creacin de diagramas
creacin del cdigo fuente
creacin base de datos
creacin del diseo de interfaz
creacin de manuales tcnicos
creacin de manuales usuario
pruebas iniciales
pruebas de aceptacin cliente
instalacin del sistema
capacitacin de usuarios
acta de cierre
Tipo de holgura: positiva

holgura
2,3
3,3
1,6
2,3
4,6
4,6
3
19,3
15,3
15,3
4,6
5
3
5
4,3
2,3
1,6

Ruta crtica (MS Project)

13

14

Estimacin de recursos y costos

actividad
plan proyecto
especificacion proyecto
recoleccion de requerimientos
objetivos y metas
analisis de requerimientos
documentacion de diseo
diseo funcional
diseo tecnico
creacion de diagramas
desarrollo software
desarrollo aplicacion
creacion codigo fuente
creacion de bases de datos
creacion de diseo interfaz grafica
creacion de manual de usuario
creacion manual tecnico
Pruebas de aplicacin
pruebas iniciales
pruebas de aceptacion de cliente
implatacion
instalacion del sistema
capacitacion usuarios
acta de cierre

personal

monto por hora horas

2 analistas
1 analista
1 PM
2 analistas

8000
4000
5000
8000

2 analistas
2 analistas
2 analistas

8000
8000
8000

1 senior + 4 junior
1 senior + 4 junior
1 web
1 junior
1 junior

16000
16000
3000
3000
3000

2 junior
1 senior

6000
4000

1 senior
1 PM + 1 senior
1 PM

4000
9000
5000

monto estimado contingencia monto final

410000
18
144000
16000
160000
9
36000
4000
40000
9
45000
10000
55000
18
144000
11000
155000
1030000
45
360000
40000
400000
45
360000
40000
400000
27
216000
14000
230000
6005000
6005000
180
2880000
120000 3000000
135
2160000
140000 2300000
135
405000
10000
415000
45
135000
10000
145000
45
135000
10000
145000
415000
45
270000
30000
300000
27
108000
7000
115000
420000
45
180000
20000
200000
18
162000
8000
170000
9
45000
5000
50000

Planificacin del proyecto.

Para este proyecto se pretende realizar un software, con una interfaz web para la empresa
Sistemas del Orbe S.A, en el departamento de PMO, esta herramienta tendr la funcin de
registrar el tiempo laborado en los distintos proyectos a los que estn asignados a los funcionarios
de la empresa. El proyecto se debe realizar en un periodo de cuatro meses que va desde el 3 de
marzo hasta el 3 de junio, y este tendr un costo de 8280000 (ocho millones doscientos ochenta
mil colones).

15

En este proyecto se realizara con la ayuda de 9 colaboradores, entre ellos desarrolladores junior,
snior, web, analistas de sistemas. Este equipo de trabajo se encargara de realizar los diferentes
entregables del proyecto en el tiempo establecido. Dentro del rea de desarrollo del software se
deben completar ciertos mdulos y realizar las debidas pruebas a estos mdulos.
El sistema se desarrollara con la metodologa de desarrollo cascada, buscando as un mayor
control sobre cada etapa del proyecto, para localizar los errores de una manera ms rpida.
Sumado a esto esta mtodo de desarrollo de software le da a los usuarios o clientes un mayor
entendimiento de lo que se est realizando, igualmente es una de las metodologas ms utilizadas
y por ende de mayor conocimiento por los desarrolladores.

Suposiciones.

El rea de TI de la misma empresa se har cargo del proyecto

Se cuenta con 9 empleados en la empresa que se encargaran de desarrollar el
proyecto, dos analistas cuatro desarrolladores junior, un desarrollador snior, un
desarrollador web, y un Project manager.
La empresa utiliza un sistema de gestin de base de datos llamado MySQL, el
software desarrollado debe ser compatible con este sistema.
El software ser desarrollado bajo el lenguaje C#.
La herramienta se desarrollara utilizando la metodologa cascada
El departamento de TI debe brindar todos los manuales, herramientas( navegadores
web compatibles) y capacitacin para la implantacin del software
La computadoras deben tener sistemas operativos compatibles, actualizados y
siguiendo las polticas de seguridad de la empresa
El cliente deber suministras las computadoras y servidores donde se instalen las
herramientas necesarias, y el sistema
El rea de TI de la empresa se hara cargo del mantenimiento del software

Restricciones
El alcance del proyecto no establece el mantenimiento del software
El departamento de TI solo cuenta un con programador web debido a que el
software se utilizara en la red en caso de un cambio en la disponibilidad del
desarrollador web, la empresa se ver en la obligacin de contratar otro
desarrollador web.
El presupuesto del proyecto no deber exceder el presupuesto inicial estimado
El proyecto debe terminarse antes del 5 de junio del 2015

16

Estrategias de cada etapa del proyecto

Planificacin del proyecto:
Se realizara una o varias reuniones para establecer la especificacin del proyecto,
los objetivos y metas. Para esto se documentaran y analizaran los requerimientos,
que el cliente solicite, para implantarlos al sistema.
Se pretende realizar un anlisis del sistema actual, crear una descripcin de ese
sistema y compararlo con el nuevo sistema a crearse. Se establecer la metodologa
de desarrollo a utilizar en la creacin del sistema, adems de las herramientas y
hardware necesarias
Documento de diseo
Esta etapa se realizar un documento que servir de ayuda al desarrollo del sistema, este
documento contendr informacin importante como:
diseo funcional del sistema
diseo tcnico del sistema
diagramas
requerimientos funcionales, no funcionales y productos observables del sistema
plan de riesgos.
plan de aseguramiento de calidad
Descripcin detallada del sistema que contiene base de datos, interfaces web,
mdulos y procedimientos almacenados.
plan de contingencia
Descripcin de los controles del sistema propuestos.
Desarrollo del software
Desarrollo de la aplicacin con base al cdigo fuente, base de datos, diseo de interfaz,
manuales tcnicos, manuales usuarios. Se detallaran las siguientes caractersticas del
sistema:
diseo final del sistema
Diagramas del sistema
Descripcin detallada de la lgica del sistema.
Descripcin de las Entradas y Salidas
Listado de los mdulos, herramientas, conteniendo comentarios.
Cadenas de ejecucin.
Resultado de las pruebas de cada unidad.
Resultado de las pruebas de cada mdulo.
Resultado de las pruebas de la integracin.
Gua para los operadores del sistema.
Programa de capacitacin.
Manual de usuario del sistema.
Pruebas de aplicacin
A medida que se van creando los mdulos del sistema, paralelamente se realizan una serie
de pruebas e informes a estos mdulos. Estos informes y pruebas sern.
Creacin de pruebas iniciales
17

Informe de los resultados de las pruebas iniciales

Creacin de pruebas de aceptacin al cliente
Informe de los resultados de las pruebas de aceptacin al cliente
Anlisis de los resultados obtenidos versus los esperados

En base a los informes generados se tomara la decisin de modificar el modulo probado o

avanzar con el siguiente
Implantacin
En esta etapa se realizara la instalacin del sistema, en los diferentes equipos de la empresa.
Sumado a esto se brindara informacin complementaria a los usuarios, para una correcta
utilizacin de la herramienta. La informacin que se le brindara ser la siguiente:
Brindar los manuales a los usuarios
Realizar una revisin post instalacin del sistema
Carta de aceptacin del sistema
Planes detallados de contingencias de explotacin, cadas del sistema y
recuperacin.
Realizar capacitacin de usuarios
Crear acta cierre
Descripcin de entregables del proyecto.
Planificacin
proyecto
Especificacin
proyecto

Recoleccin
requerimientos
Objetivos y metas
Anlisis
requisitos

Documento
diseo
Diseo funcional

Diseo tcnico

de Se realizan las estimaciones de costo, recursos y tiempo en base a

las requerimientos del cliente
del En esta etapa del proyecto se va a definir aspectos importantes
como son: los objetivos y necesidades que el cliente solicita.
Las fechas de inicio y finalizacin de este, as como los recursos
(personal humano o equipo tecnolgico), y se definir el producto
final esperado.
de Presentar un listado de datos, funciones y comportamiento del
sistema que el cliente solicita
En esta etapa se brindan al cliente y colaboradores hacia donde se
quiere llegar en este proyecto.
de Brindar las caractersticas operacionales del software (funcin,
datos y rendimientos), en base a los requerimientos solicitados por
el cliente, tambin se definen las limitaciones que presentara el
software
de Crear una gua para la codificacin e implementacin del sistema
Se expone las funcionalidades de los diferentes mdulos del
sistema, base de datos, interfaz web, mdulo de usuarios, proyectos,
reportes y tiempos
Se pretende crear el diseo de cada uno de los subsistemas, dando
una pequea descripcin del mismo.
Se detallara puntos claves como la arquitectura, procesos, interfaces
18

Creacin
diagramas

de

Desarrollo

Creacin del cdigo

fuente

Creacin de base de
datos

y componentes del sistema

Se brindaran los diagramas que sern de clave importancia para el
desarrollo del software. Estos diagramas son
Modelado UML
Diagrama de casos de uso
Diagrama de secuencia
Diagrama de clases
Diagrama comunicacin
Diagrama de estados
Diagrama de componentes
Diagrama de despliegue
Diagrama de actividades
Diagrama de entidad relacin (base de datos)
Casos de uso texto
La creacin del cdigo fuente de pgina web el diseo de la misma,
modelo de base de datos, scripts y procedimientos necesarios, guas
y manuales para los usuarios
Esta etapa va ser desarrollada por los programadores, aqu se buscar
realizar las funcionalidades de los diferentes mdulos del sistema
(usuarios, tiempos, reportes y proyectos, interfaz web), para tener
un software listo para las pruebas.
Se desarrolla el modelo de la base de datos de acuerdo con su
diagrama relacional, adems se realizan los procedimientos,
disparadores y dems procesos necesarios para el sistema.
En esta etapa se busca dejar completa el ejecutable o software
realizando la conexin de los dems mdulos con la base de datos
Se desarrolla la interfaces grficas, con las cuales el cliente
interactuara. Estas sern amigables, y con ayudas por seccin.
Ejecucin y monitoreo del sistema para descartar errores
Mientras se capacita el personal se hacen cuestionarios o alguna
otra dinmica para evaluar el desempeo del nuevo software

Creacin
de
la
interfaz
Pruebas iniciales
Pruebas
de
aceptacin
del
cliente
Puesto en marcha de la herramienta, instalacin y capacitacin
Implantacin
Instalacin
del Se empieza por la instalacin de la base de datos en los servidores y
sistema
luego se procede a la instalacin de los gestores de las bases de
datos en las computadoras.
Se instala el software funcional en los servidores y se realizan las
configuraciones necesarias para que los clientes pueden tener
acceso a este servicio desde sus computadoras
Capacitacin
de Se brinda a los usuarios los manuales necesarios para la utilizacin
usuarios
de la herramienta, se pone a prueba aspectos crticos del sistema
para ser evaluados.
Acta de cierre
Se espera la aceptacin de todos los entregables o la cancelacin del
proyecto por parte del cliente.

19

Criterios de aceptacin por entregable (cuantitativos y/o cualitativos)

Entregable 1: Planificacin del proyecto
Especificacin del proyecto
Requerimiento Ninguno.
Criterio de aceptacin: Deber ser documentado y presentado de forma muy clara y concisa
de lo que se debe hacer de la aplicacin para que el cliente quede satisfecho. Este
entregable cumple con un 25% del entregable 1.
Recoleccin de requerimientos:
Requerimiento: Especificacin del proyecto
Criterio de aceptacin: Se debern recolectar los requerimientos de acuerdo a la
especificacin del proyecto y debe cumplir con todo lo que el cliente necesita, deben
documentarse y entregarse completamente terminado. Este entregable cumple con un 25%
del entregable 1
Objetivos y metas:
Requerimiento: Especificacin del proyecto y recoleccin de requerimientos
Criterio de aceptacin: Se deber entregar al cliente y colaboradores hacia donde se quiere
llegar en este proyecto, realizando la documentacin de los objetivos y metas realizando
reuniones con los colaboradores y principalmente con los clientes. Este entregable cumple
con un 25% del primer entregable.
Anlisis de requisitos:
Requerimientos: Especificacin del proyecto, recoleccin de requerimientos, objetivos y
metas.
Criterio de aceptacin: Los analistas encargados de este entregable son los responsables de
este entregable, lo cual deber ser un documento formal donde especifique el anlisis de
requisitos, de debe entregar completamente terminado. Este entregable cumple con un 25%
del primer entregable.
Entregable 2: Documentacin de diseo:
Diseo Funcional:
Requerimientos: Entregable 1
Criterio de aceptacin: Deber ser entregado en su totalidad y que el diseo cumpla con
toda la funcionalidad de la aplicacin, los desarrolladores junior sern los encargados de
realizar este entregable. Al final este entregable cumplir con un 30% del segundo
entregable.
Diseo tcnico:
Requerimientos: Entregable 1 y Diseo funcional
Criterio de aceptacin: Se realizar analizando toda la planificacin del proyecto y de lo
que el cliente requiere, los responsables sern los desarrolladores junior, se debe entregar
debidamente terminado en su totalidad. Este entregable cumple con un 30% de los
requerimientos del segundo entregable.
20

Creacin de diagramas:
Requerimientos: entregable 1, diseo funcional y diseo tcnico.
Criterio de aceptacin: se realizaran los diagramas basados en toda la documentacin
anterior, por ejemplo diagrama de clases, diagrama de casos de uso, diagrama de base de
datos, UML, entre otros diagramas ya definidos antes, donde se incluye y se visualice las
funciones del sistema. Este entregable cumple con un 40% de los requerimientos del
segundo entregable.
Entregable 3: Desarrollo
Creacin del cdigo fuente:
Requerimientos: Entregable 2
Criterio de aceptacin: Las funcionalidades debern ser presentadas en la web mediante el
acceso a servidor de aplicaciones. Todos los requerimientos se presentan completos y con
evidencia de pruebas unitarias. Este entregable cumple el 50% de los requerimientos en el
entregable 3.
Creacin de base de datos:
Requerimientos: Entregable 2
Criterio de aceptacin: Se desarrolla el modelo de la base de datos de acuerdo con su
diagrama relacional, adems se realizan los procedimientos, disparadores y dems procesos
necesarios para el sistema. Este entregable cumple con el 50% del de los requerimientos en
el entregable 3.
Entregable 4: Creacin de la interfaz
Pruebas de aceptacin del cliente:
Requerimientos: Entregable 3
Criterio de aceptacin: Se realizaran reuniones con el cliente para evaluar que todos los
requisitos se cumplen en la aplicacin y que el cliente quede satisfecho. Este entregable
cumple con el 100% de requerimientos del entregable 4.
Entregable 5: Implantacin
Instalacin del sistema:
Requerimientos: Entregable 4
Criterio de aceptacin: Se realiza la instalacin de la base de datos en los servidores y luego
se procede a la instalacin de los gestores de las bases de datos en las computadoras.
Se instala el software funcional en los servidores y se realizan las configuraciones
necesarias para que los clientes puedan tener acceso a este servicio desde sus
computadoras. Este entregable cumple con el 30% de los requerimientos del entregable 5.
Capacitacin de usuarios:
Requerimientos: Instalacin del sistema.
Criterio de aceptacin: Se brinda a los usuarios los manuales necesarios para la utilizacin
de la herramienta, se pone a prueba aspectos crticos del sistema para ser evaluados. Este
entregable cumple con un 30% de los requisitos del entregable 5.
21

Acta de cierre:
Requerimientos: Capacitacin a usuarios.
Criterio de aceptacin: Se espera la aceptacin de todos los entregables para proceder con
el acta de cierre realizando toda la documentacin correspondiente. Este entregable cumple
con un 40% de los requerimientos del entregable 5

Organigrama del proyecto

Leyenda
DP Director de proyecto
GT Gerente de TI
GP Gerente de planificacin
GD Gerente de diseo
GE Gerente de desarrollo
GT Gerente de pruebas
GI Gerente de implantacin
SP Supervisor de planificacin
SD Supervisor de diseo
SE Supervisor de desarrollo
ST Supervisor de pruebas
SI
Supervisor de implantacin
A
Analistas
DJ Desarrollador junior
DS Desarrollador snior
DW Desarrollador web

22

23

Normas y Estndares de Calidad del proyecto

Normas:
Todo el personal debe cumplir con el procedimiento establecido para la implementacin del
proyecto.
Se debe informar al cliente sobre el avance de cada actividad.
Se deber presentar informes mensuales sobre el avance del proyecto.
Se deber cumplir y presentar los entregables descritos segn el acta de
constitucin.
Realizar reuniones semanales con los colaboradores para dar seguimiento al
proyecto.
Todo proyecto deber tener un acta de cierre el cual concluya formalmente el
proyecto, con la documentacin correspondiente a dicho cierre.
Estndares
Realizar toda la documentacin con los formatos establecidos por la empresa para la
administracin de proyectos.
Utilizar siembre el hardware y software brindado por nuestra empresa.
Realizar reuniones y/o comunicaciones antes de realizar cualquier tarea.
Llevar una bitcora diaria sobre las tareas realizadas, firmada por el encargado del
proyecto por parte del cliente.
Cualquier cambio requerido que afecte al proyecto deber de ser controlado, y
comunicarlo respectivamente al personal involucrado.
El tcnico debe cumplir en todo momento las polticas de la empresa (horario,
ambiente, normas bsicas de convivencia, polticas de la empresa etc.)
Realizar una lista de verificacin del proyecto para controlar que se ha completado
acorde a los requerimientos del cliente.
Plan de Administracin del Personal
Se contrat a todo el personal con disponibilidad a lo largo de todo el tiempo del proyecto,
iniciaran sus labores desde el momento en que empieza el proyecto el da 03 de marzo del
2015 y por lo cual terminaran el 03 de julio del 2015. Esto ha sido planeado de esta
manera ya que durante todo el proyecto se ocupara de la participacin de los colaboradores.

24

Descripcin de Roles de los participantes

Director
del El director del Proyecto asigna los recursos, gestiona las
Proyecto
prioridades, coordina las interacciones con los clientes y usuarios,
y mantiene al equipo del proyecto enfocado en los objetivos. El
director del proyecto tambin se encarga de asegurar la integridad y
calidad del proyecto, planificacin y control.
Gerente
Planificacin

de Administra y maneja esta etapa y proceso del proyecto, verificara

que se cumplan todos los objetivos y metas de esta etapa. Tiene el
poder para aprobar o desaprobar lo que se realice en esta etapa.

Supervisor
Planificacin

de Es el responsable de coordinar y liderar al equipo de trabajo de los

planificadores, adicionalmente cumplir con las indicaciones
provenientes del gerente de planificacin
Gerente de Diseo
Administra y maneja esta etapa y proceso del proyecto, verificara
que se cumplan todos los objetivos y metas de esta etapa. Tiene el
poder para aprobar o desaprobar lo que se realice en esta etapa.
Supervisor
Diseo

de Es el responsable de coordinar y liderar al equipo de trabajo de los

diseadores, adicionalmente cumplir con las indicaciones
provenientes del gerente de planificacin.

Gerente
Desarrollo

de Administra y maneja esta etapa y proceso del proyecto, verificara

que se cumplan todos los objetivos y metas de esta etapa. Tiene el
poder para aprobar o desaprobar lo que se realice en esta etapa.

Supervisor
Desarrollo

de Es el responsable de coordinar y liderar al equipo de trabajo de los

programadores adicionalmente cumplir con las indicaciones
provenientes del gerente de planificacin. Debe velar que se
cumplan las etapas de la metodologa.

Gerente Pruebas

Administra y maneja esta etapa y proceso del proyecto, verificara

que se cumplan todos los objetivos y metas de esta etapa. Tiene el
poder para aprobar o desaprobar lo que se realice en esta etapa.

Supervisor Pruebas

Es el encargado de hacer pruebas generales una vez terminado el

sistema para confirmar su funcionalidad total, y tambin se encarga
de capacitar a los usuarios y personal interesado en el proyecto.

Gerente
implantacin

de Gerente de implantacin trabajan junto con los gerentes de proyecto

para implementar un sistema de informacin o un nuevo proceso en
una organizacin.

Supervisor
implantacin

de Se encarga de capacitar a los usuarios y personal interesado en el

proyecto.
25

Desarrollador junior

Para desempearse suele requerir cierto nivel de acompaamiento.

No conoce todos los procesos, ni los estndares. No es experto en
los temas propios del negocio. Se encarga de labores sencillas de la
programacin construccin de clases, algoritmos.
Tambin se encarga de la creacin del modelo de la base de datos

Desarrollador Snior

Ayuda a definir procesos, metodologas, estndares y circuitos. Por

supuesto cumple los existentes. Se encarga de labores de ms
responsabilidad en la programacin, como la arquitectura del
software, la creacin de prototipos y la estructura de datos. Tambin
se encargan de la administracin de base de datos, incluso anlisis
de requerimientos.

Project manager

Un Project Manager es el encargado de que un proyecto se lleve a

cabo, muchas veces desde que inicia, muchas otras ya en curso,
pero da igual, es la persona que debe corretear, latiguear y
visualizar riesgos u obstculos que puedan impedir llegar a la meta.
Es un profesional especializado del rea de la informtica,
encargado del desarrollo de aplicaciones en lo que respecta a su
diseo y obtencin de los algoritmos, as como de analizar las
posibles utilidades y modificaciones necesarias de los sistemas
operativos para una mayor eficacia de un sistema informtico. Otra
misin de estas personas es dar apoyo tcnico a los usuarios de las
aplicaciones existentes.
Se encarga de crear las interfaces grficas y funcionales de la
pgina web, para que el cliente puede conectarse desde su
computadora y utilizar las funcionalidades del programa
El cliente y aquellos que se vern beneficiados con el sistema

Analista

Diseador grafico

Interesados

26

Matriz de roles y responsabilidades

Alberto Fernando Jose Henry
Recurso
Odio
Jimenez Pablo Arrollo
Actividad
Soto
Planificacin
R
R
C
I
de proyectos
Documentacin I
I
R
R
de diseo
Desarrollo del S
A
R
R
software
Pruebas
de C
I
R
R
aplicacin
Implantacin
I
I
I
I

Esteban Karol
David
Anggie Felipe
Esteban L
Rojas
Carrillo Arguedas Galindo Chavarra Sanabria R
I

R: Responsable
I: Informado
S: Supervisor
C: Colaborador
A: Aprueba
Criterios bsicos para evaluar el desempeo individual de los miembros del proyecto.
Se utilizaran los criterios de:
Evaluacin de los resultados: es una medicin objetiva en la cual se medir los resultados
producidos por el individuo en su tarea asignada, as se analizara si la tarea fue realizada
con excelencia o de una manera no correcta.
Evaluacin del Comportamiento: se evaluara la conducta y el comportamiento del
individuo, sea analizara sus conductas para evaluar como realiza las tareas asignadas y su
relacin con los dems colaboradores.
Redaccin del contrato psicolgico de las partes
La empresa: se cumplir con poder un buen trato a cada trabajador por parte de la empresa
y as que el colaborador logre dar buenos resultados, tambin se debe crear una buena
relacin por parte de los colaboradores con la empresa a la hora de realizar sus actividades,
ya que nuestra empresa adicionalmente busca como estndar un buen ambiente de trabajo.
El colaborador: se le brindaran incentivos al colaborador por parte de la empresa por su
desempeo, la empresa busca darle un trato digno e igual al trabajador, respetando las
normas y estndares de la empresa, dicho esto tambin si es el deseo del colaborador de
seguir en la empresa se le puede dar la opcin de permanecer en la empresa y as lograr un
ascenso en su puesto de trabajo.

27

Matriz de comunicaciones
Proyecto: Clepsidra
ID: 1

Qu
comunicamos?
Plan inicial del
proyecto

Por qu?

Informacin de
metas, iniciacin
y alcance del
proyecto
planificacion del Planificacin
proyecto
detallada del
Proyecto:
Alcance, Tiempo,
Costo, Calidad,
RRHH,
Comunicaciones,
Riesgos, y
Adquisiciones
estado del
estado actual de
proyecto
los entregables
realizados Informe de costos
tiempos y
problemas
encontrados
control de
Para controlar y
errores
solventar
problemas en el
sistema
coordinacion del Informacin
proyecto
detallada de las
reuniones de
coordinacin
finalizacion del Informacion y
proyecto
comunicacion del
cierre del
proyecto

Remitente/
Destinatario

Mtodo de
Comunicacin

Tiempo
Formato

Responsabilidad

Fecha
Inicial

Frecuencia

gerentes de la Project charter

empresa

correo electronico

Project manager

3 de marzo
del 2015

Una sola vez, al

inicio

gerentes de la plan del proyecto

empresa

documento digital - Project manager

correo electronico PDF

3 de marzo
del 2015

Una sola vez, al

inicio

gerentes de la informe
empresa

Documento impreso Project manager

- documento digital
PDF

3 de marzo
del 2015

semanalmente
o despues de la
entrega de un
entregable

gerentes de la informe
documento digital - supervisores
empresa correo electronico equipo de
PDF
trabajo
gerentes de la Acta de reunion
correo electronico Project manager
empresa equipo de
trabajo
gerentes de la cierre del proyecto Documento impreso Project manager
empresa - documento digital
equipo de
PDF
trabajo

3 de marzo
del 2015

semanalmente
o al instante
que se detecte
un error
semanalmente

3 de marzo
del 2015

3 de junio del Una sola vez, al

2015
final

28

Plan bsico de comunicaciones

Objetivos de Comunicacin
Propiciar la comunicacin bilateral entre las partes involucradas en el desarrollo del
proyecto.
Brindar a los colaboradores con la documentacin necesaria de forma oportuna y
funcional.
Gestionar de una manera eficiente los riesgos detectados.
Comunicacin efectiva entre todos los interesados.
Saber cules son las necesidades de nuestro cliente.
Detectar en tiempo real los problemas y contratiempos en el proyecto y asi poder
elaborar el plan de accin a tiempo.
Audiencia del plan de comunicaciones.
Este plan va dirigido a:
A todos los colaboradores de la entidad.
Al cliente.
Necesidades de informacin por involucrado
Comunicar los avances del proyecto al cliente.
Comunicar los riesgos detectados a los supervisores de cada rea para as estos lo
comuniquen a los gerentes y se puedan tomar las medidas respectivas.
Cambios importantes que el cliente requiere en la aplicacin, deben ser comunicados al
director del proyecto.
Comunicar por parte del director de proyecto a todos los colaboradores sobre el avance del
proyecto de manera general, para que d seguimiento y control del mismo.
Gerente de TI: muy importante, se debe informar sobre los cambios en tiempo, costos ya
que lleva el control de estos y debe estar al tanto para dar un buen control del proyecto.
Gerente de Planificacin, Diseo, Desarrollo, Pruebas, Implantacin: Se debe comunicar
todos los detalles del proyecto, en cuanto tiempo, como se desea hacer, detalles de costos,
para que planifiquen el proyecto de la mejor manera
Supervisor diseo, desarrollo, pruebas, implantacin: Estos deben conocer tanto de cmo se
quiere el proyecto como del estado actual, deben reportar las labores del da o del proyecto
en tiempo real.

29

Desarrollador junior, senior, web: Deben conocer los detalles del proyecto para que lo
ejecuten como se desea, y estos solo reportan a los supervisores correspondientes sus
labores ya sea avance por o por tarea cumplida.

Mtodos de comunicacin
1. Comunicacin Formal: Es la propia organizacin la que establece las vas de
comunicacin siguiendo los niveles jerrquicos y los protocolos establecidos. Se
emplea para transmitir rdenes e instrucciones, o cuestiones relacionadas con el
trabajo y que con esto se logre un buen ambiente de trabajo entre todos los
compaeros de trabajo.
2. Comunicacin Informal: Es la que surge espontneamente entre los miembros de
una empresa movidos por la necesidad de comunicarse, sin seguir los cauces
oficiales, lo cual permite agilizar muchos trmites, y en ocasiones permite obtener
informacin adicional. Por lo cual en la empresa y ciertos departamentos de la
misma se logr por medio de la comunicacin informal mayor rendimiento en sus
labores siempre y cuando no pasando los lmites y reglas establecidas en la empresa
3. Eventos participativos de los involucrados: se refiere a todos los eventos o
actividades donde los involucrados son parte del mismo, como por ejemplo las
reuniones, actividades, capacitaciones, charlas, entre otros.
Mensaje clave
El mensaje clave se trata de un enunciado correctamente construido, desde un punto de
vista gramatical, que presenta lo que se quiere comunicar de una manera directa
caracterizado sobre todo por su concrecin. Los mensajes clave son enunciados que tienen
la intencin de comunicar slo una cosa una idea, un concepto, un hecho, una indicacin.
Un mensaje clave no puede dejar lugar a interpretaciones o a segundas lecturas, ni tiene
que ser tan resumido que no explique nada, ni tan extenso que pueda confundir al los
receptores. En la empresa el mensaje clave es de gran importancia debido a que es
fundamental para un buen desempeo en la empresa y un buen desempeo de sus
empleados.
Matriz de Comunicacin
Involucrado
cliente
Supervisores gerentes
Director del proyecto
Equipo de trabajo
Gerente de TI
Gerente de planificacin
Supervisores
Desarrolladores

Necesidad
Avances del proyecto
Riesgos del proyecto
Cambios del proyecto
Avances del proyecto
Cambios en costos y tiempos
Avances del proyecto de
forma detallada
Informes del estado del
proyecto
Requerimientos del proyecto

Mtodo
Comunicacin formal
Comunicacin informal
Comunicacin informal
Eventos participativos
Comunicacin formal
Comunicacin formal
Comunicacin informal
Eventos participativos
30

Plan bsico de gestin del riesgo

Identificacin de riesgos
No
Descripcin del riesgo
Si se daan los equipos tecnolgicos debido a algn desastre natural (terremoto,
1
inundacin), puede ocasionar perdidas econmicas.
Si se detienen las actividades del proyecto debido a algn riesgo externo. Puede
2
ocasionar atrasos en el proyecto
Si un colaborador se ausenta del proyecto debido a alguna enfermedad o sancin
3
puede aumentar la carga de trabajo, aumentar el costo y tiempo de ejecucin del
proyecto.
Si un colaborador renuncia debido a causas propias puede generar atrasos en el
4
proyecto aumentando el costo de operaciones del proyecto.
5
6
7

10

11

12

13

14
15

16

Si un colaborador muere, puede generar atrasos en el proyecto y la necesidad de

contratar nuevo personal causando prdidas de dinero.
Si un colaborador realiza algn tipo de fraude debido a que no se siente bien
trabajando en la empresa, puede generar prdida de imagen y de dinero.
Si un procedimiento de la aplicacin no cumple de manera correcta con sus
requerimientos debido a la mala programacin de dicho proceso, puede
ocasionar perdida de confiabilidad y de calidad del sistema.
Si la base de datos presenta errores debido a que los servidores estn obsoletos,
puede generar prdidas de informacin, y el mal funcionamiento de la
aplicacin.
Si la instalacin del sistema presenta errores debido a que los equipos
disponibles donde se instalara la aplicacin son obsoletos, puede ocasionar
errores de ejecucin de algunos procesos del sistema.
Si la conexin a internet falla debido a problemas de la entidad proveedora de
internet, puede ocasionar que los colaboradores de la empresa no puedan
registrar sus horas laboradas durante el da.
Si existen diferencias entre los colaboradores debido a opiniones diferentes
puede generar un retraso en la toma de decisiones por lo tanto generar perdida
sobre el tiempo de desarrollo del proyecto.
Si no se cumple alguna norma de la organizacin debido a que no se conocen las
norma puede ocasionar que se tengan que revisar los procedimientos generando
perdida tiempo del proyecto.
Si se debe realizar cambios en el proyecto debido a que el cliente requiere
modificar su producto o algn proceso, puede tener prdida de tiempo de costo y
alcance del proyecto se deba de modificar.
Si se presenta algn tipo de robo en las instalaciones debido a la falta de
seguridad puede generar prdidas econmicas y atrasos en el proyecto.
Si no existe un buen conocimiento de los colaboradores, debido a complejidad
de nuevas tecnologas requeridas por el proyecto, puede generar un importante
atraso en la entrega final del proyecto.
Si el sistema presenta fallas debido a problemas de integracin de las diferentes
31

17

18

19

20

partes del proyecto desarrolladas en paralelo, puede ocasionar que algunos

procesos del sistema no funcionen y generar el descontento por parte del cliente.
Si se sobrepasan los costos de desarrollo previstos, debido a la mala estimacin
de los costos durante la fase de inicializacin, puede generar prdidas
econmicas bastante considerables.
Si se sobrepasa el calendario previsto a la estimacin del tiempo necesario,
debido a la mala asignacin de recursos puede ocasionar perdidas econmicas,
de imagen y de tiempo.
Si se presenta una mala resolucin de problemas no planeados, debido a la falta
de liderazgo del equipo de trabajo puede generar problemas en la aplicacin ya
sea a corto plazo o a largo plazo.
Si se presentan actitudes negativas a la hora de trabajar por parte de los
colaboradores, debido a la falta de motivacin del equipo de trabajo, puede
generar prdidas econmicas, atrasos en los entregables del proyecto y conflictos
entre los miembros del equipo de trabajo.

32

Lista de riesgos priorizada

Impacto
Impacto del Riesgo
Muy alto
Alto
Medio
Bajo
Muy bajo

valor
5
4
3
2
1

Probabilidad
Probabilidad de ocurrencia del riesgo
Muy alto
Alto
Medio
Bajo
Muy bajo

Valor
5
4
3
2
1

Nota de 1-4: riesgo bajo; 5-14: riesgo medio; 15-25: riesgo alto.
No Descripcin del riesgo
18 Si se sobrepasa el calendario previsto a
la estimacin del tiempo necesario,
debido a la mala asignacin de recursos
puede ocasionar prdidas econmicas,
de imagen y de tiempo.
19 Si se presenta una mala resolucin de
problemas no planeados, debido a la
falta de liderazgo del equipo de trabajo
puede generar problemas en la
aplicacin ya sea a corto plazo o a largo
plazo.
17 Si se sobrepasan los costos de desarrollo
previstos, debido a la mala estimacin de
los costos durante la fase de
inicializacin, puede generar prdidas
econmicas bastante considerables.
13 Si se debe realizar cambios en el
proyecto debido a que el cliente requiere
modificar su producto o algn proceso,
puede tener prdida de tiempo de costo y
alcance del proyecto se deba de
modificar.
6
Si un colaborador realiza algn tipo de

Probabilidad Impacto
5
5

Rango
25

25

20

20

20
33

14

16

10

fraude debido a que no se siente bien

trabajando en la empresa, puede generar
prdida de imagen y de dinero.
Si se presenta algn tipo de robo en las
instalaciones debido a la falta de
seguridad puede generar prdidas
econmicas y atrasos en el proyecto.
Si el sistema presenta fallas debido a
problemas de integracin de las
diferentes
partes
del
proyecto
desarrolladas en paralelo, puede
ocasionar que algunos procesos del
sistema no funcionen y generar el
descontento por parte del cliente.
Si se daan los equipos tecnolgicos
debido a algn desastre natural
(terremoto, inundacin), puede ocasionar
prdidas econmicas.
Si se detienen las actividades del
proyecto debido a algn riesgo externo.
Puede ocasionar atrasos en el proyecto
Si un procedimiento de la aplicacin no
cumple de manera correcta con sus
requerimientos debido a la mala
programacin de dicho proceso, puede
ocasionar perdida de confiabilidad y de
calidad del sistema.
Si la base de datos presenta errores
debido a que los servidores estn
obsoletos, puede generar prdidas de
informacin, y el mal funcionamiento de
la aplicacin.
Si un colaborador renuncia debido a
causas propias puede generar atrasos en
el proyecto aumentando el costo de
operaciones del proyecto.
Si la conexin a internet falla debido a
problemas de la entidad proveedora de
internet, puede ocasionar que los
colaboradores de la empresa no puedan
registrar sus horas laboradas durante el
da.
Si la instalacin del sistema presenta
errores debido a que los equipos
disponibles donde se instalara la
aplicacin
son
obsoletos,
puede

16

16

12

12

12

12

10

10

34

11

15

20

12

ocasionar errores de ejecucin de

algunos procesos del sistema.
Si existen diferencias entre los
colaboradores debido a opiniones
diferentes puede generar un retraso en la
toma de decisiones por lo tanto generar
perdida sobre el tiempo de desarrollo del
proyecto.
Si no existe un buen conocimiento de los
colaboradores, debido a complejidad de
nuevas tecnologas requeridas por el
proyecto, puede generar un importante
atraso en la entrega final del proyecto.
Si un colaborador muere, puede generar
atrasos en el proyecto y la necesidad de
contratar nuevo personal causando
prdidas de dinero.
Si un colaborador se ausenta del
proyecto debido a alguna enfermedad o
sancin puede aumentar la carga de
trabajo, aumentar el costo y tiempo de
ejecucin del proyecto.
Si se presentan actitudes negativas a la
hora de trabajar por parte de los
colaboradores, debido a la falta de
motivacin del equipo de trabajo, puede
generar prdidas econmicas, atrasos en
los entregables del proyecto y conflictos
entre los miembros del equipo de
trabajo.
Si no se cumple alguna norma de la
organizacin debido a que no se conocen
las normas puede ocasionar que se
tengan que revisar los procedimientos
generando perdida tiempo del proyecto.

Plan de respuesta al riesgo

Cuando debemos aplicar una estrategia preventiva: Cuando lo que genera el riesgo est en
acciones que los colaboradores realizan, o que est al alcance de nosotros y vemos que
podemos corregirlo, podemos controlarlo y existe algn plan o mtodo que se pueda
realizar para prevenir el riesgo.
35

Cuando aceptar el riesgo: Cuando las razones de ese riesgo estn fuera de nuestro alcance
como alguna accin externa al proyecto que se est realizando y que no podamos controlar.
El mtodo utilizado para calcular las reservas para contingencias es el de estimacin por
tres valores.
No

18

19

17

13

14

16

Descripcin

P I R Es Acciones Preventivas Respaldos

Contingencias
Al inicio de
proyecto tener
Si se sobrepasa el calendario previsto a la estimacin del
Mejorar la
definido cuanto va
tiempo necesario, debido a la mala asignacin de
5 5 25 El
comunicacin
a tardar el
recursos puede ocasionar prdidas econmicas, de
mediante reuniones proyecto y
imagen y de tiempo.
adicionarle mas
tiempo por si
Tener un plan de
Si se presenta una mala resolucin de problemas no
Capacitar a los
accin para
planeados, debido a la falta de liderazgo del equipo de
lideres, para que ellos
5 5 25 El
resolver
trabajo puede generar problemas en la aplicacin ya sea
sepan como liderar su
problemas no
a corto plazo o a largo plazo.
equipo de trabajo
planeados
Realizar
capacitaciones a
Si se sobrepasan los costos de desarrollo previstos,
Tener a personas con los colaboradores
debido a la mala estimacin de los costos durante la fase
4 5 20 El amplia experiencia en para que conzcan
de inicializacin, puede generar prdidas econmicas
el area
las tecnicas para
bastante considerables.
estimar los costos
de un proyecto
Tener algn otro
Que el cliente firme documento en el
un documento el cual cual diga que no se
diga que esta de
pueden realizar
Si se debe realizar cambios en el proyecto debido a que
acuerdo con los
cambios, en el
el cliente requiere modificar su producto o algn
requerimientos y que momnento en que
5 4 20 El
proceso, puede tener prdida de tiempo de costo y
no podra cambiar o
ya se haya
alcance del proyecto se deba de modificar.
modificar algun
realizado el
proceso durante el
proceso al que
desarrollo del
requiere algun
proyecto.
cambio por parte
del cliente
Medir el
desempeo de los
colaboradores,y
Velar porque el
asi ver cual tiene
ambiente de trabajo menor
Si un colaborador realiza algn tipo de fraude debido a
sea el adecuado, y
rendimiento y ver
que no se siente bien trabajando en la empresa, puede
4 5 20 El
atender las
las causas para
generar prdida de imagen y de dinero.
necesidades del
tratar de
colaborador
solucionarlas si se
refieren al
descontento del
colaborador
Instalar camaras de
Si se presenta algn tipo de robo en las instalaciones
Incrementar la
seguridad en
debido a la falta de seguridad puede generar prdidas
4 4 16 El seguridad en la
distintos puntos
econmicas y atrasos en el proyecto.
organizacin
de la organizacin
Si el sistema presenta fallas debido a problemas de
integracin de las diferentes partes del proyecto
Realizar capacitacin
desarrolladas en paralelo, puede ocasionar que algunos 4 4 16 El al equipo de
procesos del sistema no funcionen y generar el
programadores
descontento por parte del cliente.

Disparador Responsable

Luis Rodolfo

Kendry Brown

Anggie Galindo

Fernando Jimenez

Alberto odio

Jose Daniel

Kendry Brown

Leyenda
A: aceptarlo
M: mitigarlo
T: transferirlo
El: eliminarlo
P: probabilidad
Es: estrategia
I: impacto

36

No

Descripcin

P I R Es Acciones Preventivas Respaldos

Si se daan los equipos tecnolgicos debido a algn

desastre natural (terremoto, inundacin), puede
ocasionar prdidas econmicas.

3 4 12 A

Si se detienen las actividades del proyecto debido a

algn riesgo externo. Puede ocasionar atrasos en el
proyecto

3 4 12 A

10

11

15

Si un procedimiento de la aplicacin no cumple de

Realizar capacitacin Contactar un juicio
manera correcta con sus requerimientos debido a la mala
3 4 12 M al equipo de
de experto para
programacin de dicho proceso, puede ocasionar perdida
programadores
mitigar el riesgo
de confiabilidad y de calidad del sistema.
Adquirir nuevos
Si la base de datos presenta errores debido a que los
servidores aptos para
servidores estn obsoletos, puede generar prdidas de 3 4 12 El que el programa
informacin, y el mal funcionamiento de la aplicacin.
funcione de la mejor
manera

Si un colaborador renuncia debido a causas propias

puede generar atrasos en el proyecto aumentando el
costo de operaciones del proyecto.

Si no existe un buen conocimiento de los colaboradores,

Realizar
debido a complejidad de nuevas tecnologas requeridas
3 3 9 T capacitaciones a los
por el proyecto, puede generar un importante atraso en
colaboradores
la entrega final del proyecto.

Si un colaborador muere, puede generar atrasos en el

proyecto y la necesidad de contratar nuevo personal
causando prdidas de dinero.

Si un colaborador se ausenta del proyecto debido a

alguna enfermedad o sancin puede aumentar la carga
de trabajo, aumentar el costo y tiempo de ejecucin del
proyecto.

20

Si se presentan actitudes negativas a la hora de trabajar

por parte de los colaboradores, debido a la falta de
motivacin del equipo de trabajo, puede generar
prdidas econmicas, atrasos en los entregables del
proyecto y conflictos entre los miembros del equipo de
trabajo.

Disparador Responsable
Pronostico
de
Jose Daniel
terremoto,
inundacin

Jose Daniel

Alberto Odio

Alberto Odio

Contratar a
alguna persona
para que se
7.5 dias 125000
encargue del
puesto vacante.

2 5 10 A

Si la conexin a internet falla debido a problemas de la

Disponer de mas de
entidad proveedora de internet, puede ocasionar que los
2 5 10 M un proveedor de
colaboradores de la empresa no puedan registrar sus
internet
horas laboradas durante el da.
Si la instalacin del sistema presenta errores debido a
que los equipos disponibles donde se instalara la
Adquirir nuevos
3 3 9 M
aplicacin son obsoletos, puede ocasionar errores de
equipos de computo
ejecucin de algunos procesos del sistema.
Incentivar las buenas
Si existen diferencias entre los colaboradores debido a
relaciones entre los
opiniones diferentes puede generar un retraso en la
colaboradores
3 3 9 M
toma de decisiones por lo tanto generar perdida sobre el
realizando
tiempo de desarrollo del proyecto.
actividades
recreativas

12

Contingencias T | $
Ejecutar el plan
de
recuperacin 22.5 dias 1500000
ante desastres
naturales
Crear un plan
ante incidentes
12.5
750000
externos para
mitigarlos

Kendry Brown

Jose Daniel

Luis Rodolfo

Realizar reuniones
para mejorar la
comunicacin de
todos los
colaboradores

Jose Daniel

Buscar otra
entidad que
conozca de nuevas
tecnologas, para
que apolle el
desarrollo del
proyecto

Alberto odio

2 2 4 A

Poner
Estar
atencin al
preparados y
comportami
tomar medidas
7.5 dias 125000 ento y el
Kendry Brown
necesarias para
interes de
sustituir el
cada
puesto
colaborador

2 2 4 A

Tener un plan
de accion en
caso de que
falte algun
colaborador

Definir incentivos
para los
colaboradores, para
2 2 4 M que se sientan parte
de la empresa y con
deseos de trabajar y
hacer las cosas bien
Educar al colaborador
Si no se cumple alguna norma de la organizacin debido a
mediante charlas,
que no se conocen las normas puede ocasionar que se
sobre lo importnte
1 2 2 M
tengan que revisar los procedimientos generando
que significa conocer
perdida tiempo del proyecto.
las normas de la
organizacin

1.5 dias 40000

Luis Rodolfo

Realizar reuniones
para mejorar la
comunicacin de
todos los
colaboradores

Jose Daniel

Realizar
amonestaciones a
los colaboradores
que incumplan
alguna norma

Jose Daniel

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Conclusiones
1. Este trabajo nos pareci muy interesante porque pudimos realizar distintos procesos
que fueron muy tiles para la creacin de la aplicacin de la entidad financiera,
como lo fue la creacin del cronograma, la ruta crtica, la holgura, el acta
constitutiva que son de mucha importancia a la hora de hacer un nuevo proyecto
porque permite que el proyecto sea desarrollado de una mejor manera y de mayor
facilidad al momento de conseguir nuevos resultados de lo que se est realizando.
2. Por otro lado durante la fase de verificacin de objetivos del proyecto, en caso de
que no se cumplan, no hay que tener miedo al cambio de la planificacin, ya que
durante la ejecucin de los proyectos pueden aparecer eventos inesperados que
cambien el rumbo del proyecto.
3. Es importante tener claro que la misma frmula para planificar y ejecutar los
diferentes proyectos, en ocasiones los proyectos pueden ser parecidos pero
circunstancias diversas son factores para que la ejecucin del proyecto se de
manera diferente
4. Para todo proyecto la planificacin es la parte ms importante ya que esta parte
define el futuro del proyecto, una mala planificacin conlleva a un mal proyecto, la
planificacin tambin es muy importante ya que les permite a los colaboradores del
proyecto estudiar y entender bien los objetivos y metas del proyecto.

Recomendaciones
1. Definir una metodologa que beneficie al equipo de trabajo, tomando en cuenta la
cantidad de recursos, y sea fcil de implementar con los requisitos solicitados
2. Revisar las herramientas y licencias de los clientes, en caso de que sean libres o de
paga, con el fin de determinar si son compatibles y se adaptan al nuevo sistema que
se pretende crear
3. Llevar un estricto control en el seguimiento de todos los problemas desde su
deteccin hasta la eliminacin definitiva de la causa raz.
4. Verificar las normas y polticas de la empresa para documentarlas e incluirlas en el
proyecto, con esto se busca no incumplir ninguna de las normas de la organizacin.
5. Realizar la etapa de pruebas en paralelo con la etapa de codificacin, ya que si se
espera hasta el final esto puede ser muy costoso y difcil de solucionar los errores
6. Revisar que el software este instalado en todas las computadoras de la empresa.

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Bibliografa
1. Lled P., Rivarola G. (2007), Gestin de proyectos, Buenos Aires, Argentina,
2. Gedpro , Acta de constitucin del proyecto, http://gestion-deproyectos.gedpro.com/home/objetos/acta-de-constitucion-del-proyecto recuperado
el 30 de marzo de 2015
3. Slideshare,
Creacin
De
Objetivos
Con
La
Taxonoma
De
Bloom,http://es.slideshare.net/mnperezdc/creacin-de-objetivos-con-la-taxonomade-bloom-2097149, recuperado el 30 de marzo de 2015
4. PM4R,
Matriz
de
comunicacin,
http://www.pm4r.org/esp/centro-decapacitacion/biblioteca-virtual/doc_download/25-plantilla-de-la-matriz-decommunicaciones-con-ejemplos, recuperado el 30 de marzo de 2015

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