PRECEDIMIENTO EN OBRA:

Requerimiento (repuestos, maquinaria, insumos, etc)

Solicitud de requerimiento a almacn de obra por parte del empleado.
Si existe el requerimiento se efecta la entrega con un vale de salida de
almacn firmado por el solicitante y el despachante.
Si no existe el requerimiento, se llena un talonario con el detalle
solicitado y es enviado al responsable o superintendente de obra para su
anlisis y aprobacin del requerimiento.
Una vez aprobado, se enva el requerimiento autorizado a almacn para
generar el pedido de obra.
Generado el pedido, es enviado al solicitante para su firma, y luego al
superintendente de obra para aprobar el pedido.
Si el requerimiento tiene un costo bajo es considerado una compra
menor y se realiza la compra con caja chica del proyecto. (Actualmente
no se tiene un monto determinado para considerar una compra como
compra menor).
Si el requerimiento tiene un costo alto es considerado una compra
mayor, entonces el pedido es enviado por correo electrnico a almacn
central cbba CON TODAS LA FIRMAS Y AUTORIZACIONES. El pedido por
mail va con una copia al dep. de compras y adquisiciones.

PROCEDIMIENTO ELABORACIN DE PEDIDOS MAESTRANZA (TALLER

CENTRAL).
-

Requerimiento (repuestos, maquinaria, vehculos, herramientas)

Solicitud de requerimiento a almacn central por parte del solicitante.
Si existe el requerimiento se efecta la entrega con un vale de salida de
almacn firmado por el solicitante y el despachante.
Si no existe el requerimiento, se llena una lista con los tems solicitados
y se las entrega al jefe de maestranza para su anlisis. Una vez
aprobado el requerimiento se enva a asistente de maestranza (ngel
crespo) con el detalle solicitado para generar el pedido oficial de taller
central. El cual deber ser autorizado por el jefe de maestranza y
enviado a almacen central para la revisin de stok por el sr Arnold
Casas.
Los pedidos con tems que no tengan existencias en almacn central y
sean considerados compras mayores, sern entregados al dep. de
compras para su respectiva cotizacin y formulacin de la orden de
compra.( en caso de ser un requerimiento que no pueda ser atendido
directamente con caja chica); estas compras mayores tambin pueden
ser de importacin.
Si el requerimiento tiene un costo bajo es considerado una compra
menor y se realiza la compra con caja chica de almacn central.
(Actualmente no se tiene un monto determinado para considerar una
compra como compra menor).

PROCEDIMIENTO ELABORACIN
ALMACEN CENTRAL .
-

DE

PEDIDOS

ORIGINADOS

EN

Requerimiento (Insumos, combustible, insumos Seg Ind, materiales de

trabajo, etc)
Solicitud de requerimiento a almacn central por parte del solicitante.
Solicitud de Verificacin de stock en almacenes.
Si existe el requerimiento se efecta la entrega con un vale de salida de
almacn firmado por el solicitante y el despachante.
Si no existe el requerimiento, se llena una lista con los tems solicitados
y se las entrega al jefe de almacenes. Una vez aprobado el
requerimiento se genera el pedido oficial (AC). El cual deber ser
autorizado por el jefe de almacen y enviados al departamento de
compras y adquisiciones para su respectiva cotizacin y formulacin de
orden de compra.( en caso de ser un requerimiento que no pueda ser
atendido directamente con caja chica)
Si el requerimiento tiene un costo bajo es considerado una compra
menor y se realiza la compra con caja chica de almacn central.
(Actualmente no se tiene un monto determinado para considerar una
compra como compra menor).
AUTORIZACIONES. El pedido por mail va con una copia al dep. De
compras y adquisiciones.

PROCEDIMIENTO ELABORACIN DE PEDIDOS OFICINA CENTRAL.

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Requerimiento(PARA CUALQUIER CLASE DE REQUERIMIENTO SE SOLICITA

UN CORRELATIVO DE ALMACEN CENTRAL (AC), PARA GENERAR UN
PEDIDO QUE PUEDE SER PARA OBRA, PARA OFICINA CENTRAL o quien
solicite)
Solicitud de requerimiento a compras y adquisiciones por parte del
solicitante.
Se genera el pedido AC con el destino del insumo, material, equipo, etc.
Que puede ser un proyecto, oficina central, dep. contabilidad, etc.
El pedido tiene que estar debidamente autorizado por el solicitante y por
la gerencia correspondiente.
El pedido pasa a la etapa de cotizacin y luego a la formulacin de la
orden de compra correspondiente.

FORMULACIN DE ORDENES DE COMPRA

Los pedidos generados en obra, taller central, almacen, etc, son

recepcionados por el departamento de compras con todas las firmas
autorizadas y control de existencias en almacen.

Los pedidos que especifiquen que la solicitud se encuentra en almacen,

ya no son atendidos.
Los pedidos pendientes de compra son separados por compra local y/o
compra para importacin.
Los pedidos de compra local, son cotizados por el cotizador en el medio
local (Cochabamba)
Los pedidos que no pueden ser encontrados en el medio local, son
buscados a nivel nacional en por medio de proveedores establecidos o
busca de nuevos proveedores en oficina central por los asistentes de
compras.
Los pedidos no encontrados a nivel nacional, son buscados y cotizados a
nivel internacional ( importacin), por medio de solicitudes de cotizacin
via mail. Una vez encontrado el requerimiento, se procede a la
negociacin con el proveedor para generar la cotizacin correspondiente
hasta Bolivia, la cotizacin es evaluada y aprobada por gerencia de
operaciones.
Una vez aprobada la cotizacin, se procede a la formulacin de orden de
compra por importacin.
La orden de compra ser autorizada por las gerencias respectivas.
La orden de compra autorizada es enviada al proveedor para su visto
bueno para luego efectuar la transferencia bancaria a la cuenta del
proveedor internacional, una vez hecha la transferencia el proveedor
realiza el envio del producto, puede ser via area, terrestre o maritima.
Ice Ingenieros contrata los servicios de una agencia de aduanera para
realizar el trmite de desaduanizacion y entrega del producto.
Los pedidos tienen que contar con 2 cotizaciones minimo(de ser un
requerimiento escaso en el mercado, caso contrario 3 cotizaciones
minimo) para poder ser aprobadas al mejor proveedor. (gerencia de
operaciones)
La orden de compra es realizada al mejor proveedor basados en costo,
calidad, tiempo de entrega.
La orden de compra elaborada es revisada por el encargado de compras
y adquisiciones para descartar cualquier error en la transcripcin,
precios correctos, mejor proveedor, moneda, etc.
Una vez revisada, la orden de compra pasa a gerencia de operaciones
para su revisin y autorizacin respectiva.(la OC es devuelta al dep. de
compras)
Una vez autorizada por G. Operaciones, la OC pasa a gerencia General,
para la firma de autorizacin de compra.(la OC es devuelta al dep. de
compras)
La OC autorizada, es entregada a gerencia financiera para la
autorizacin de desembolso de dinero o formulacin de cheuque para
realizar el pago. Las rdenes de compra de importacin, son retenidas
en G. financiera Para realizar la transferencia a la cuenta del banco
internacional.(la OC es devuelta al dep. de compras)

La OC con todas las firmas, s entregada al asistente de compras para

proceder a la fotocopia del original ( 2 fotocopias). Una fotocopia se
queda en el archivo de Compra y adquisiciones y la otra fotocopia es
envida a Almacen central. La orden de compra original, es enviada y
entregada al dep. de contabilidad junto a una lista que debe ser firmada
por la persona que recepciona la OC para su respectivo pago.

COMPRA Y ENTREGA DE ITEMS SOLICITADOS.

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El departamento de Contabilidad realiza los cheques para cada orden de

compra.
Una vez emitidos los cheques, el dep. de contabilidad hace la entrega de
los mismos al cotizador para proceder con la compra de los
requerimientos.
El cotizador tiene la obligacin de pedir la factura correspondiente por la
compra y entregarla junto a un comprobante de pago firmada y sellada
por el representante legal del negocio.
Los tems comprados de tamao y peso pequeos son llevados a
almacn central por el cotizador y entregados al jefe de almacenes,
junto a la fotocopia de la orden de compra para el control en almacn.
Algunos proveedores otorgan el servicio de entrega del material directo
a nuestros almacenes junto a la nota de entrega y l factura
correspondiente.
Los tems de gran tamao, son recogidos por personal de Almacn
central en movilidades adecuadas para su traslado hasta Almacn
central.
Existen casos en que el proveedor realiza la entrega en oficina central, y
son directamente enviados a almacen central con la fotocopia de la OC y
la nota de entrega, o son recogidos directamente por personal de
proyecto.( si el proyecto es cercano, misicuni)
Una vez los tems son entregados a almacen central se da por finalizado
el proceso de compra.