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Comptabilit

Manuel saisie Pice comptable

Sage x3
Rdaction
Date
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Systme dinformation Nexans Maroc


18/05/2009
Version 1.0

Rfrence document Comptabilit : Manuel simplifi dexploitation

Comptabilit : Manuel simplifi dexploitation

Sommaire
INTRODUCTION
ACCS
ACCS

SE CONNECTER

PRINCIPAL
AUX TRANSACTIONS DE SAISIE

DESCRIPTIONS

DES CHAMPS

INTRODUCTION
Mise jour : 31/12/15

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Comptabilit : Manuel simplifi dexploitation

Lobjectif de ce manuel est de permettre lexploitation sur Sage X3 des fonctions de saisie
des pices comptables.
Tout utilisateur a un code identifiant et un mot de passe. Tout accs Sage X3 est
contrl.

Vous ne devez en aucun cas communiquer votre mot de passe dautres


utilisateurs.
Chaque opration effectue sur Sage X3 portera votre identifiant, et par consquent vous
rendra responsable de lensemble des oprations enregistres en votre nom.
Remarque importante :
Pour se dplacer dun champ un autre, utilisez la touche tabulation :

Nutilisez surtout pas la touche Entre


du clavier. Dans un environnement
Windows, cette touche quivaut une validation (click OK).

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Se connecter
Pour accder Sage X3, cliquez sur licne
vous identifier.

. Lcran suivant sera affich vous invitant

Connexion :

Utilisateur
: saisir votre identifiant
Mot de passe : saisir votre mot de passe

Accs principal

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Accs aux transactions de saisie


Accs la saisie des pices comptables
Cette fonction permet :
De saisir (crer) des pices comptables directement (oprations diverses par
exemple),

De modifier partiellement des pices comptables gnres par dautres modules


(factures ou rglements issus du module tiers, dotation aux amortissements, )

De visualiser l'ensemble des pices comptables.


Quand une criture est saisie directement, sa contrepartie est obligatoire. Pour les
pices gnres par dautres modules, la contrepartie est automatique.
Lorsquelles sont ltat " provisoire ", elles restent annulables ou modifiables (sous
rserve des contrles de cohrence pour les pices issues d'autres modules). En
ltat " dfinitif ", certains des lments comptables de la pice ne peuvent plus
tre modifis.

La pice comptable se compose de deux onglets :

1- Onglet Gestion

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2- Onglet Lignes

Descriptions des champs de la pice comptable :

Site
Le code du site de lopration est initialis par le site associ votre code utilisateur. Il
est modifiable condition dtre choisi dans la liste des sites autoriss.

Type de pice
Le type de pice correspond la nature de lcriture que vous allez saisir : sagit-il dune
facture client, dune opration diverse, dun encaissement

Numro de pice
Le numro de la pice est gnr automatiquement grce un compteur li au type de
pice.
Il est important de noter que ce numro peut galement tre saisi manuellement, si
loption a t dfinie lors de la cration de chaque type de pice.
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Date
La date de saisie de pice est initialise par la date du jour et est modifiable.

Journal
Le journal peut tre initialis par dfaut en fonction du type de pice que vous avez
choisi. Il correspond au journal comptable dans lequel la pice sera enregistre.

Catgorie
La catgorie de la pice comptable peut prendre 5 valeurs : relle, simulation active,
simulation inactive, hors-bilan, modle.
La pice comptable relle est une pice que lon peut toujours consulter et diter (Grand
Livre, Balance).
La pice de simulation, une fois active, est galement intgre aux crans de
consultation et aux ditions. Elle peut tre transforme en pice relle ou dsactive
pour devenir une pice de simulation inactive (cest dire une pice latente, non visible
dans les ditions et consultations. Par exemple, les critures dinventaire). Il est
important de noter quune priode ne pourra tre clture tant que les critures de
simulation nauront pas t transformes en critures relles ou annules. Le
changement de statut des pices de simulations se fait via lutilisation des traitements
dans la fonctionnalit comptabilit.
La pice hors-bilan ne peut tre impute que sur des comptes de catgorie hors-bilan.
Elle est gnralement utilise dans le cadre d'un suivi comptable des engagements
financiers.
La pice modle peut servir de base aux traitements de gnration d'critures en rel
ou en simulation (exemple : gnration des critures d'abonnement). Elle n'est pas
intgre la comptabilit gnrale.

Etat
La pice comptable peut tre provisoire ou dfinitive. Cet tat dfinit essentiellement la
capacit de lutilisateur modifier la pice. Une fois dfinitive, les modifications que lon
peut apporter la pice ne sont que dordre informatif ou concernent les imputations
analytiques. La date, les montants, les comptes, le code TVA et autres informations
purement comptables ne peuvent plus tre modifis.

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Schma de saisie
Cette zone est initialise en fonction du schma de saisie choisi. Laction " transaction ",
accessible par le menu affichage, permet douvrir une fentre de slection des
diffrents schmas de saisie.

Informations den-tte
Ce sont des informations gnrales relatives la pice telles que la date dchance, le
document dorigine.

Devise
La devise dans laquelle sera enregistre lcriture (appele devise de transaction) est
dfinie dans cette zone. En fonction de la devise choisie, le systme calcule sur la base
des informations fournies dans la table des cours pour le type de cours associ au type
de pice saisi, les montants en devise reporting et en devise socit.
Il est important de noter que tous les montants et les cours, quils soient saisis ou
imports, sont convertis et stocks dans 3 devises (Devise de transaction, devise
socit et devise reporting). La pice comptable ne peut donc tre cre que si les deux
cours de conversion ncessaires cette opration sont renseigns.

Modalits dextourne
Il est possible d'extourner une pice en la slectionnant puis en choisissant l'option
"extourne". Une date ainsi qu'un libell d'extourne doivent tre renseigns. IL est
galement possible d'extourner les pices par le traitement " Extourne automatique "
qui permet dextourner les pices en masse. Une pice ne peut tre extourne qu'une
seule fois.

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Onglet Lignes
Ces lignes permettent de saisir lcriture comptable. Elles ont quelques fonctionnalits
particulires :

Site
Il est possible de modifier le site la ligne, et par la mme deffectuer des oprations
inter sites dans une mme socit juridique.
Par dfaut, le site propos est celui dfini dans len-tte de la saisie de pice.

Collectif/Compte/Tiers
Le Choix de limputation comptable se fait par :
un collectif : le compte qui lui est associ saffiche par dfaut, le Tiers reste
prciser.

un compte gnral.
le Tiers : le code de collectif et le compte associs saffichent par dfaut.

Dbit/Crdit
On inscrit dans les champs le montant de lopration enregistre. Le sens par dfaut dun
compte peut tre dfini lors du paramtrage de ce mme compte.
La pice doit ncessairement tre quilibre dans la devise de transaction. Une ligne
d'cart d'arrondi est gnre automatiquement pour quilibrer la pice dans la devise
de socit ou de reporting si ncessaire.
Sur un journal de trsorerie, la contrepartie est gnre automatiquement.
Lutilisation du bouton Devises permet de visualiser les montants dans les trois devises
stockes.
Par le menu contextuel, trois options sont proposes sur ces champs :

Solde : qui permet dquilibrer lcriture d'initialiser la zone "dbit" ou "crdit" de la


ligne par le solde de l'criture en cours.

Solde compte : qui affiche le montant total qui devrait tre enregistr pour que le
compte soit sold

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Montant forc : cette fonction permet de saisir un montant converti en devise


socit et/ou reporting en remplacement du montant calcul lors de la conversion
(Saisie dun montant gal celui mouvement par la banque, par exemple).

Libell
Il est possible de saisir manuellement un libell la ligne. En utilisant " / ", lintitul du
compte saffiche par dfaut ; et avec " = ", le libell de la ligne prcdente est recopi.

Taxe
Lorsque le compte la ligne est un compte soumis TVA, la zone taxe est accessible la
saisie. Elle est initialise avec le code taxe associ au compte. Suivant le contexte, il
faut vrifier que ce code taxe correspond bien la taxe rellement applicable, ou le
modifier. Le code taxe dfini le taux, le rgime et les modalits de dductibilit
applicables lopration.

Contrepartie
La contrepartie de chaque ligne d'criture est mise jour la cration.

Sur les lignes mouvementant des comptes de tiers, par le premier compte de charge
trouv.

Sur les lignes mouvementant des comptes de charge ou de TVA, par le premier
tiers trouv (ou autre compte de bilan).

Nature
Si le compte est suivi en comptabilit analytique, il est ncessaire de dfinir sa nature.
Au niveau des comptes gnraux on peut dfinir une nature lie automatiquement au
compte. Le champ nature, en saisie de pice, nest alors pas modifiable. Par contre, si un
crible nature a t dfini, il est possible de choisir, en saisie de pice, une nature
analytique diffrente, conforme au crible.

Rpartition
On dfinit ici les modalits de rpartition du montant de la ligne sur les diffrentes
sections de chaque axe.
Ces modalits sont dfinies de la faon suivante:

La saisie dune cl de rpartition analytique configure

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En montant. On peut alors rpartir le montant en autant de sous-montants quil est


ncessaire.

En pourcentage. Un calcul est fait en fonction de la somme des coefficients utiliss pour
la rpartition.

Exemple : sur une base de 100, on lira un coefficient de 10 comme 10%. Mais sur une
base de 50, un coefficient de 10 sera quivalent 20%.
Pour ces deux derniers cas, on peut pr-initialiser la rpartition avec une cl dj
existante. Laffichage final sera " $ ".

Axes analytiques
Si le montant comptable na pas t ventil sur plusieurs sections en analytique, la zone
" rpartition " na pas tre renseigne. La saisie est ralise directement dans les
colonnes suivantes, sur la section concerne, pour chacun des axes.

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