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SE FORMER

RETOURS
DEXPRIENCE

Florent Guilbot
Vincent Capitaine

MANAGEMENT DES SYSTMES


DINFORMATION

Prface de Marc Destors

APPLICATIONS
MTIERS
TUDES, DVELOPPEMENT,
INTGRATION

RUSSIR SES PROJETS


AVEC MICROSOFT PROJECT

EXPLOITATION
ET ADMINISTRATION
RSEAUX
& TLCOMS

50 fiches pratiques
pour planifier, piloter et communiquer
Cet ouvrage sadresse tous les acteurs qui travaillent sur des
projets et utilisent MS Project : chefs de projet, responsables de
ressources, quipiers
MS Project et la solution collaborative EPM (Enterprise Project
Management) constituent lune des solutions les plus performantes
pour conduire efficacement des projets simples ou complexes.
Ce guide pratique servira aussi bien aux utilisateurs de MS Project
en mode autonome quen mode collaboratif. Il traite de MS Project
Standard, MS Project Professional, MS Project Server et MS Project
Web Access. Cet ouvrage a t conu partir des versions 2007 de
ces logiciels, mais reste dactualit pour les versions antrieures.
Les 50 fiches pratiques rassembles dans cet ouvrage guident le
lecteur chaque tape cl de son projet pour quil tire rapidement
le meilleur parti de MS Project.
Ces fiches correspondent chaque tape de la vie dun projet depuis
son initialisation jusqu sa clture avec le retour dexprience
associ. Elles sont regroupes en trois parties : Planifier, Piloter et
Communiquer.

FLORENT GUILBOT
est consultant en management
de projet. Il est membre du PMI
(PMP) et certifi sur MS Project
2007 (Microsoft Certified
Technology Specialist).
VINCENT CAPITAINE
est consultant en management
de projet. Il est certifi sur MS
Project Server 2007 (Microsoft
Certified Technology Specialist).
Tous deux conduisent des
missions dimplmentation
et animent des formations
sur MS Project EPM 2007
depuis de nombreuses annes.
Prface de
MARC DESTORS, auteur de
Le chef de projet paresseux
mais gagnant !
(Microsoft Press).

APPLICATIONS & MTIERS

TYPE DOUVRAGE
LESSENTIEL

PROJECT

F. GUILBOT
V. CAPITAINE

INFOPRO

RUSSIR SES PROJETS


AVEC MICROSOFT

PROJECT
50 fiches pratiques
pour planifier, piloter et communiquer

Florent Guilbot
Vincent Capitaine
Prface de Marc Destors
6 65 98 90
ISBN 978-2-10-052375-7

www.dunod.com

9782100523757-Guilbot-Prface.fm Page v Lundi, 19. janvier 2009 9:39 09

Prface

La double comptence technique et fonctionnelle des auteurs rend ce livre trs pragmatique. Les thmes quils ont slectionns tmoignent non seulement de leur
connaissance approfondie de Microsoft Project mais aussi de leur pratique de la
conduite oprationnelle de projet avec cet outil.
En travaillant deux sur ce projet (!), ils ont confront leurs savoirs, leurs dmarches et leur retour dexprience. Le traitement de chaque sujet se concentre ainsi sur
lessentiel, ce qui est assez utile au regard de la richesse du produit.
Ce livre facilite la mise en uvre dun logiciel qui compte aujourdhui plus de
20 millions dutilisateurs dans le monde. Ceux-ci ne sauraient tous tre des experts
de la conduite de projet ! Quils soient chefs de projets, planificateurs, ingnieurs
daffaires, responsables dquipe ils exercent leur talent dans des entreprises ou des
organismes de toutes tailles et de tous secteurs dactivit. Cest auprs de cette
grande varit dinterlocuteurs que les auteurs interviennent depuis plusieurs annes
comme consultant senior et formateur en conduite de projet. Lexprience quils
publient en est dautant plus pertinente.
Aujourdhui les principes et mthodes de la conduite de projets font leur preuve
autant pour les grands ouvrages dcrits dans des plannings complexes que pour des
projets plus petits peut tre tout aussi excitants qui ne demandent que 50 ou
100 tches pour tre matriss. Quelles que soient leurs tailles, ces projets connaissent, rapportes leur chelle, les mmes pressions de dlai, de budget et de performance. Ils sont parfois si courts ou ponctuels quil nest pas rare que la fonction de
chef de projet puisse sexercer temps partiel ou noccupe quune partie de la
mission dun responsable Ce qui ne saurait dispenser dutiliser les conseils et les
bonnes pratiques de ce livre.
Mme sil est dun emploi de plus en plus facile et dot de fonctionnalits collaboratives facilitant le travail en quipe ou la gestion de documents, Microsoft Project ne suffit pas pour garantir la russite des projets. Dautres composantes

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vi

Russir ses projets avec Microsoft Project

organisationnelles, mthodologiques et culturelles sont ncessaires pour crer les


conditions du succs. Les auteurs nous le rappellent frquemment. Le dploiement
dun logiciel de conduite de projet dans une organisation doit tre accompagn dun
travail sur les processus de planification, de gestion des ressources, de pilotage,
autant que sur les attitudes et les comportements des parties prenantes. Cest un vrai
changement. Sous cet angle, la contribution de Microsoft Project lamlioration
des performances des entreprises nest plus dmontrer.
Microsoft Project est conu pour fournir un planning destin tre pilot. Ce
livre va vous guider dans ce sens. Mais le constat le plus frquent est que si un planning est bien ralis en dbut de projet, le pilotage fait souvent dfaut. Cest pourquoi la structuration du plan est pense en fonction de la matrise souhaite du
projet. Plus un planning est fin et dtaill plus il demande de vigilance et dnergie
pour tre contrl. Si Microsoft Project permet en effet de grer des milliers de
tches avez-vous imagin le travail du chef de projet pour dominer un plan comportant autant dactivits ?
Le planning nest pas destin exclusivement au chef de projet, il vise entraner
les parties prenantes vers lobjectif selon la squence quil dcrit. Les ressources doivent facilement se situer dans le plan et se sentir en confiance. La conception du
planning demande de se rapprocher de ceux qui font pour bnficier de leur
savoir et de leur exprience, pour produire ainsi un plan robuste. Un juste quilibre
entre le niveau de dtail du planning et la responsabilisation des intervenants sur des
engagements visibles est privilgi. Enfin tous les dispositifs qui permettent de faciliter la vie du projet impactent le planning : vocabulaire commun, partage de documents, indicateurs
Lart de la planification consiste aligner et quilibrer un planning solide, des
intervenants, une organisation, un fonctionnement et un pilotage rel de lactivit
prvue pour tenir lobjectif. Un logiciel de conduite de projet comme Microsoft Project vous facilite ce travail et les conseils fournis dans ce livre vous permettre de
gagner un temps prcieux sur vos projets. Gagner du temps nest ce pas le dsir le
plus fort du chef de projet ?
Marc Destors1

1. Marc Destors est lauteur avec Jean Le Bissonnais du livre Le chef de projet paresseux mais
gagnant ! (Dunod).

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Table des matires

Prface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . v

Premire partie Planifier


Chapitre 1 Comment utiliser laide de MS Project et le Guide de projets ? . . . . . . . 2
1.1

Utiliser laide de MS Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1.2

Utiliser et personnaliser le Guide de projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5


1.2.1

Utiliser le Guide de projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

1.2.2

Personnaliser le Guide de projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Chapitre 2 Comment crer et initialiser son projet ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8


2.1

2.2

Cration dun nouveau projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8


2.1.1

Cration dun projet vierge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

2.1.2

Cration dun projet partir dun modle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Initialisation du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.2.1

Planification par la date de dbut du projet ou rtroplanning ? . . . . . . . . . 10

2.2.2

Priorisation du projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2.2.3

Calendrier du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2.2.4

Saisie des champs personnaliss du projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

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VIII

Russir ses projets avec Microsoft Project

Chapitre 3 Comment grer les calendriers ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12


3.1

Gnralits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

3.2

Slection du calendrier du projet ou des tches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

3.3

3.2.1

Choix du calendrier du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

3.2.2

Choix du calendrier dune tche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Cration ou modification dun calendrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14


3.3.1

Modification dun calendrier existant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

3.3.2

Cration dun nouveau calendrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

3.4

Modifier le calendrier individuel dune ressource . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

3.5

Modifier les options de MS Project en fonction du calendrier du projet dfini . . .17

Chapitre 4 Comment crer les tches du projet ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19


4.1

Les diffrents types de tches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19

4.2

Cration dune tche lmentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

4.3

Cration dun jalon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

4.4

Cration dune tche rcapitulative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

4.5

Cration dune tche priodique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

4.6

Insertion dune nouvelle tche dans un projet existant . . . . . . . . . . . . . . . .23

4.7

Suppression dune tche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

Chapitre 5 Comment hirarchiser les tches ?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25


5.1

Structuration du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

5.2

La tche rcapitulative du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27

5.3

Exploiter la structure du projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28

5.4

Personnaliser la structure du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

Chapitre 6 Comment saisir les dures ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31


6.1

La dure versus le travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31

6.2

Renseigner la dure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32

6.3

Types de dures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

Chapitre 7 Comment lier les tches ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35


7.1

Logique temporelle des activits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

7.2

Diffrents types de liaisons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36

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Table des matires

IX

7.2.1

Liaison Fin-Dbut (FD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

7.2.2

Liaison Dbut-Dbut (DD). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

7.2.3

Liaison Fin-Fin (FF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

7.2.4

Liaison Dbut-Fin (DF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

7.3

Dlai entre deux tches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

7.4

Crer les liaisons avec MS Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38


7.4.1

1re mthode : mthode graphique du cliquer-glisser . . . . . . . . . . . . . 38

7.4.2

2e mthode : utilisation du bouton Lier les tches . . . . . . . . . . . . . . . 39

7.4.3

3e mthode : utilisation de la colonne Prdcesseurs . . . . . . . . . . . . 39

7.5

La bote de dialogue Interdpendance des tches . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40


7.5.1

Modifier le type de liaison . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

7.5.2

Modifier le dlai de la liaison . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Chapitre 8 Comment caractriser les tches du projet ? . . . . . . . . . . . . . . . 41


8.1

Utilisation des tables des affichages pour caractriser les tches . . . . . . . . . . 41

8.2

Utilisation de la bote de dialogue Informations sur la tche . . . . . . . . . . . . 43

Chapitre 9 Comment crer et caractriser une ressource locale ? . . . . . . . . . . . 47


9.1

Crer une ressource locale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47


9.1.1

Cration partir de laffichage Tableau des ressources . . . . . . . . . . . . 47

9.1.2

Importation dune ressource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

9.2

Caractriser une ressource locale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48


9.2.1

Trois types de ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

9.2.2

Ressource nominative ou gnrique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

9.2.3

Type de rservation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Chapitre 10 Comment constituer lquipe de son projet ? . . . . . . . . . . . . . . 52


10.1

Slection des ressources dentreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

10.1.1

Filtre des ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

10.1.2

Regroupement des ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

10.1.3

Ajout ou suppression dune ressource dans lquipe du projet. . . . . . . . . . 56

10.1.4

Remplacement dune ressource par une autre . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

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Russir ses projets avec Microsoft Project

Chapitre 11 Comment affecter les ressources ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57


11.1

Gnralits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57

11.2

Utilisation de la fiche Travail de la ressource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58

11.3

Champ Noms ressources dans les affichages de planification . . . . . . . . . . . . .58

11.4

Onglet Ressources de la bote de dialogue Informations sur la tche. . . . . . . . .59

11.5

Bouton Affecter les ressources de la barre doutils Standard . . . . . . . . . . . . .60

Chapitre 12 Quels sont les diffrents types de tches ? . . . . . . . . . . . . . . . . 62


12.1

Gnralits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62

12.2

Travail, dure ou capacit fixe ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63

12.2.1

Choix du type de tche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

12.2.2

Dfinition du type de tche par dfaut du projet . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Chapitre 13 Quest-ce que le pilotage par leffort ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66


13.1

Utiliser le pilotage par leffort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66

13.2

Capacit fixe, travail fixe et pilotage par leffort . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67

13.2.1

Affectation dune nouvelle ressource avec le pilotage par leffort . . . . . . . . . 68

13.2.2

Affectation dune nouvelle ressource sans le pilotage par leffort . . . . . . . . . 69

13.3

Dure fixe et pilotage par leffort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

13.4

Activer par dfaut le pilotage par leffort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

Chapitre 14 Comment rsoudre les problmes de surutilisation des ressources ? . . . . 71


14.1

Rsolution manuelle des problmes de surutilisation . . . . . . . . . . . . . . . . .72

14.2

Utilisation de laudit des ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72

14.2.1

Calculs daudit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

14.2.2

Plage daudit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

14.2.3

Rsolution des surutilisations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

14.2.4

Laffichage Audit du Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Chapitre 15 Comment grer un plan de ressources ? . . . . . . . . . . . . . . . . . 76


15.1

Cration du plan de ressources dun projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76

15.1.1

Premire tape : cration de lquipe projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

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Table des matires

XI

15.1.2

Deuxime tape : effectuer la rservation des ressources . . . . . . . . . . . . 77

15.1.3

Troisime tape : mthode de calcul du plan de charge de la ressource . . . . . 78

15.2

Enregistrement et publication du plan de ressources . . . . . . . . . . . . . . . . 79

15.3

Modification du plan de ressources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Chapitre 16 Comment mettre en uvre un pool de ressources partag


sans serveur Project ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
16.1

Cration du pool de ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

16.2

Connexion dun projet au pool des ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

16.3

Ouverture dun projet connect au pool des ressources . . . . . . . . . . . . . . . 82

16.4

Mise jour du pool des ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

16.5

Rompre la liaison entre un projet et le pool des ressources . . . . . . . . . . . . . 83

Chapitre 17 Comment grer le budget de son projet ? . . . . . . . . . . . . . . . . 84


17.1

La gestion du budget avec MS Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

17.2

Les ressources budgtaires (utilisateurs de MS Project 2007 uniquement) . . . . . 85

17.2.1

Cration une ressource budgtaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

17.2.2

Utilisation des ressources budgtaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

17.3

Utilisation des informations budgtaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Chapitre 18 Comment grer les cots de son projet ?. . . . . . . . . . . . . . . . . 88


18.1

Les champs permettant la gestion des cots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

18.2

Cots lis au travail des ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

18.3

Cots des ressources matrielles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

18.4

Cots fixes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

18.5

Ressources Cots (MS Project 2007 uniquement). . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

18.5.1

Cration dune ressource locale Cot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

18.5.2

Utilisation dune ressource Cot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Chapitre 19 Comment enregistrer et publier son projet ? . . . . . . . . . . . . . . . 94


19.1

Utilisation autonome de MS Project : enregistrement du projet en tant


que fichier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

19.2

Utilisation de MS Project connect un serveur . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

19.2.1

Enregistrement du projet sur le serveur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

9782100523757-Guilbot-Sommaire.fm Page XII Lundi, 19. janvier 2009 9:39 09

XII

Russir ses projets avec Microsoft Project

19.2.2

Publication du projet sur le serveur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

19.2.3

Archivage du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

19.2.4

Travailler en mode hors connexion avec MS Project 2007 . . . . . . . . . . . 99

19.3

Export vers Excel des donnes du planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

Chapitre 20 Quels sont les affichages utiles dans MS Project ? . . . . . . . . . . . 101


20.1

Choisir un affichage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

20.2

Fractionner un affichage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

20.3

Exemples daffichages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

20.3.1

Affichages de planification du projet : Diagramme de Gantt


et Rseau de tches (PERT). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

20.3.2

Affichage Schma des dpendances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

20.3.3

Affichages daffectation : Utilisation des tches


et Utilisation des ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

20.3.4

Affichages danalyse des ressources : Tableau des ressources


et Graphe des ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

Chapitre 21 Comment utiliser le rseau des tches dans MS Project ? . . . . . . . . 107


21.1

Afficher le rseau des taches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

21.2

Exploiter le reseau des taches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

21.2.1

Crer une tche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

21.2.2

Lier les tches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

21.2.3

Caractriser une tche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

21.3

Personnaliser le reseau des tches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Chapitre 22 Comment crer un champ personnalis ? . . . . . . . . . . . . . . . . 113


22.1

Les diffrents types de champs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

22.2

Cration dun champ personnalis pour la saisie libre de donnes . . . . . . . . . 114

22.3

Cration dun champ avec liste de valeurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

22.3.1

Liste simple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

22.3.2

Liste hirarchise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

22.4

Cration dun champ calcul. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

22.4.1

Formule de calcul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

22.4.2

Calculs sur les lignes rcapitulatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

9782100523757-Guilbot-Sommaire.fm Page XIII Lundi, 19. janvier 2009 9:39 09

Table des matires

XIII

22.4.3

Calculs sur les lignes daffectation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

22.4.4

Indicateurs graphiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

Chapitre 23 Comment personnaliser les affichages avec MS Project ? . . . . . . . .120


23.1

Prsentation dun affichage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

23.2

Crer ou modifier une table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

23.2.1

Ajouter, modifier ou supprimer une colonne dans une table . . . . . . . . . . 122

23.2.2

Utilisation de la bote de dialogue Plus de tables . . . . . . . . . . . . . . . 123

23.3

Crer un affichage simple. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

23.4

Crer un affichage combin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

23.5

Personnaliser le diagramme de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

23.5.1

Assistant Diagramme de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

23.5.2

Personnalisation du Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

23.6

Rendre disponible une table ou un affichage pour tous les projets . . . . . . . . . 127

23.7

Fractionner un affichage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

Chapitre 24 Comment trier, filtrer ou regrouper les tches et les ressources ? . . . .129
24.1

Tri des donnes du projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

24.2

Regroupement des donnes du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

24.2.1

Utilisation des regroupements existants. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

24.2.2

Crer un nouveau regroupement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

24.3

Filtre des donnes du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

24.3.1

Filtrage automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

24.3.2

Utilisation dun filtre existant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

24.3.3

Cration dun filtre personnalis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

24.3.4

Filtre paramtr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

Chapitre 25 Quel usage pour les propositions et les activits ? . . . . . . . . . . . .135


25.1

Cration dune activit ou dune proposition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

25.2

Mise jour de lactivit oude la proposition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

25.3

Convertir une activit ou proposition en projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

9782100523757-Guilbot-Sommaire.fm Page XIV Lundi, 19. janvier 2009 9:39 09

XIV

Russir ses projets avec Microsoft Project

Deuxime partie Piloter


Chapitre 26 Quelles sont les mesures possibles davancement ? . . . . . . . . . . . 141
26.1

Les diffrentes formes davancement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

26.2

Comment saisir lavancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

Chapitre 27 Comment prparer son planning au pilotage ? . . . . . . . . . . . . . 145


27.1

La planification initiale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

27.2

La planification temporaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

27.3

La date davancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Chapitre 28 Comment saisir de lavancement dure dans MS Project ? . . . . . . . 150


28.1

Saisie de lavancement dure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

28.2

Mise jour automatise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Chapitre 29 Comment saisir de lavancement travail dans MS Project ? . . . . . . . 155


29.1

Saisie de lavancement travail en pourcentage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

29.2

Saisie du travail rel et du reste a faire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

Chapitre 30 Quelles sont les fonctionnalits majeures de Project Web Access ? . . . 159
30.1

Tableaux de bord et synthses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

30.2

Saisie de lavancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

30.3

Espaces de travail des projets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

Chapitre 31 Quel cycle de pilotage avec EPM ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163


31.1

Architecture de pilotage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

31.2

Chronologie de pilotage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

Chapitre 32 Comment renseigner une feuille de temps dans Project Web Access ? . 166
32.1

Saisie dune feuille de temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

32.2

Saisie dune feuille de temps de substitution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Chapitre 33 Comment piloter le temps hors projet dans MS Project


et Project Web Access ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
33.1

Saisie des indisponibilits prvisionnelles via le calendrier . . . . . . . . . . . . . 172

33.2

Saisie du temps hors projet consomm via Project Web Access . . . . . . . . . . 174

33.3

Saisie des indisponibilits prvisionnelles via Project Web Access. . . . . . . . . 175

9782100523757-Guilbot-Sommaire.fm Page XV Lundi, 19. janvier 2009 9:39 09

XV

Table des matires

Chapitre 34 Comment valider ou ajuster une feuille de temps ? . . . . . . . . . . .178


34.1

Gnralits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

34.2

Validation des activits hors projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

34.3

Validation dune feuille de temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

34.4

Flux de validation dune feuille de temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

34.5

Ajustement dune feuille de temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

34.6

Validation de lavancement des tches des projets . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

Chapitre 35 Comment renseigner de lavancement dans la page


Mes Tches de Project Web Access ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183
35.1

Rsum des diffrences entre Mes Tches et Mes Feuilles de temps . . . . . . . . 183

35.2

Saisie de lactivit dans Mes Tches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

35.3

Dtails de laffectation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

35.4

Soumettre son avancement au chef de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

Chapitre 36 Comment collecter et valider lavancement saisi


dans Project Web Access ?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .190
36.1

Valider lavancement depuis Project Web Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

36.2

Rgles de validation de lavancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

36.3

Valider lavancement depuis MS Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

Chapitre 37 Comment replanifier les tches de son projet ? . . . . . . . . . . . . .197


37.1

Saisie de lavancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

37.2

Replanifier le travail restant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

Troisime partie Communiquer


Chapitre 38 Comment utiliser les projets matres ? . . . . . . . . . . . . . . . . . .203
38.1

Architecture dun projet matre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

38.2

Cration dun projet matre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

38.2.1

Insertion dans un projet de sous-projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

38.2.2

Cration dun projet matre partir dune slection de projets ouverts. . . . . . 205

38.2.3

Cration dun projet matre partir de Project Web Access . . . . . . . . . . 205

38.2.4

Remarques importantes sur lutilisation des projets matres . . . . . . . . . . . 206

9782100523757-Guilbot-Sommaire.fm Page XVI Lundi, 19. janvier 2009 9:39 09

XVI

Russir ses projets avec Microsoft Project

38.3

Affichage des projets matres dans Project Web Access . . . . . . . . . . . . . . 206

38.4

Enregistrement du projet matre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

Chapitre 39 Comment crer des liaisons inter-projets ? . . . . . . . . . . . . . . . 209


39.1

Cration de liaisons inter-projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

39.2

Liaisons inter-projets indirectes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

39.3

Mise jour des liaisons inter-projets louverture de MS Project . . . . . . . . . 211

Chapitre 40 Comment crer ou modifier des livrables ? . . . . . . . . . . . . . . . 213


40.1

Crer un livrable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

40.2

Modifier un livrable depuis Project Web Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

40.3

Modifier un livrable depuis MS Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

Chapitre 41 Comment se rattacher un livrable ?. . . . . . . . . . . . . . . . . . 222


41.1

Connecter des tches aux livrables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

41.2

Comparer les tches aux livrables associs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

41.3

Actualiser les dates des livrables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

Chapitre 42 Quels sont les rapports disponibles dans MS Project ? . . . . . . . . . 227


42.1

Copie dun affichage en tant quimage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

42.2

Cration dun rapport de donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

Chapitre 43 Comment utiliser les rapports visuels dans MS Project ? . . . . . . . . 233


43.1

Cration dun rapport visuel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

43.2

Paramtrage des rapports visuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

43.2.1

Cration dun nouveau modle de rapport visuel. . . . . . . . . . . . . . . 235

43.2.2

Modification dun modle de rapport visuel existant . . . . . . . . . . . . . 236

43.2.3

Gestion des modles de rapports visuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

Chapitre 44 Comment imprimer avec MS Project ? . . . . . . . . . . . . . . . . . 238


44.1

Imprimer un affichage MS Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

44.2

Mettre en page pour limpression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

44.3

Lancer limpression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

9782100523757-Guilbot-Sommaire.fm Page XVII Lundi, 19. janvier 2009 9:39 09

Table des matires

XVII

Chapitre 45 Comment grer les risques et les problmes lis un projet ? . . . . . .243
45.1

Accder la liste des risques et des problmes dun projet . . . . . . . . . . . . . 243

45.1.1

Depuis Project Web Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

45.1.2

Directement partir de Project Professional . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

45.2

Crer une fiche de risque ou de problme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

45.2.1

Fiche de risque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

45.2.2

Fiche de problme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

45.2.3

Modifier ou supprimer une fiche de risque ou de problme . . . . . . . . . . . 248

45.3

Voir les risques actifs affects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Chapitre 46 Comment partager les documents associs un projet ? . . . . . . . . .250


46.1

Accder la bibliothque de documents du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

46.1.1

Accs via Project Web Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

46.1.2

Accs via Project Professional. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

46.2

Tlcharger un document dans la bibliothque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

46.3

Modifier ou supprimer un document existant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

46.4

Organiser la bibliothque en utilisant des dossiers. . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

46.5

Utiliser lexplorateur Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

46.6

Utiliser les versions de documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

46.6.1

Activer le versioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

46.6.2

Crer une nouvelle version dun document . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Chapitre 47 Comment utiliser les rapports dtat ? . . . . . . . . . . . . . . . . . .259


47.1

Crer un rapport dtat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

47.2

Rpondre une demande de rapport dtat ou soumettre son propre rapport . . . 261

47.3

Rcuprer et analyser un rapport dtat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

Chapitre 48 Comment analyser les projets avec le centre de projets ? . . . . . . . . .265


48.1

Accder au centre de projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265

48.2

Choisir un affichage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

48.3

Filtrer et regrouper les projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

48.3.1

Filtrer les projets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

48.3.2

Regrouper les projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

9782100523757-Guilbot-Sommaire.fm Page XVIII Lundi, 19. janvier 2009 9:39 09

XVIII

Russir ses projets avec Microsoft Project

48.4

Imprimer ou exporter vers Excel les donnes du centre de projets . . . . . . . . . 269

48.5

Modifier les proprits du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

48.6

Dtail dun projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Chapitre 49 Comment analyser les ressources avec le centre de ressources ? . . . . 271


49.1

Accder au centre de ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

49.2

Choisir un affichage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

49.3

Filtrer et regrouper les ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

49.3.1

Filtrer les ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

49.3.2

Regrouper les projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

49.4

Imprimer ou exporter vers Excel les donnes du centre de ressources . . . . . . . 275

45.5

Afficher la disponibilit des ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

49.6

Visualiser les affectations des ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

Chapitre 50 Comment utiliser lAnalyseur de donnes ? . . . . . . . . . . . . . . 278


50.1

Principe de fonctionnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

50.2

Utilisation des affichages Analyseur de donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

50.2.1

Accs aux affichages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

50.2.2

Choisir un affichage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

50.2.3

Enregistrer un graphique ou un tableau en tant quimage . . . . . . . . . . . 280

50.2.4

Export vers Excel des donnes danalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

50.3

Modifier un tableau crois dynamique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

50.3.1

Deux types dinformation dans la liste des champs . . . . . . . . . . . . . . 282

50.3.2

Zones du tableau crois dynamique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

50.3.3

Construire le tableau crois dynamique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284

50.3.4

Barres doutils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284

50.3.5

Personnaliser lapparence du tableau crois dynamique . . . . . . . . . . . . 285

50.3.6

Cration de champs calculs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287

Glossaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

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7
Comment lier les tches ?

Aprs avoir saisi lensemble des tches du projet et les avoir hirarchises, le chef de
projet doit ensuite les lier afin de matrialiser dans son planning lenchanement
logique des activits dans le temps.

7.1 LOGIQUE TEMPORELLE DES ACTIVITS


La planification des projets implique une organisation des tches selon une logique
temporelle. Elle est complmentaire du lotissement des activits (fig. 7.3). Pour
ltablir, le chef de projet doit dterminer lordre logique selon lequel les tches se
droulent dans le temps et ainsi construire le tableau des antcdents (fig. 7.1) et le
diagramme PERT (fig. 7.2).
Tche

Dure

4 jours

Antcdent(s)

3 jours

9 jours

2 jours

1 jour

6 jours

3 jours

E et F

3 jours

D et G

7.1 Tableau des antcdents

Figure 7.2 Diagramme PERT

9782100523757-Guilbot-Chap07.fm Page 36 Lundi, 19. janvier 2009 5:54 17

36

Chapitre 7. Comment lier les tches ?

Par exemple, un chef de projet informatique peut dterminer que la tche Ralisation du dveloppement informatique se droule aprs la tche Validation des
spcifications dtailles .
Il est ncessaire au chef de projet de dterminer cet enchanement des tches
dans les temps pour russir la planification de son projet dans MS Project et obtenir
le diagramme de Gantt associ. Pour cela, Il crera dans MS Project des liaisons
entre les tches.

Figure 7.3 Deux logiques complmentaires

7.2 DIFFRENTS TYPES DE LIAISONS


Il existe dans MS Project quatre types de liaison. Chacune dentre elles permet de
traduire dans loutil lenchanement entre deux activits.

7.2.1 Liaison Fin-Dbut (FD)


Il sagit de la liaison par dfaut dans MS Project et la plus utilise.

Le dbut de la deuxime tche (B)


ne peut avoir lieu quaprs la fin
de la premire tche (A).

Une liaison Fin-Dbut ne signifie pas que la deuxime tche aura lieu immdiatement aprs la premire, mais quelle ne peut se faire que si la premire est termine.
Exemple : la tche Semer le gazon ne peut commencer quaprs la fin de la tche
Prparer le terrain .

9782100523757-Guilbot-Chap07.fm Page 37 Lundi, 19. janvier 2009 5:54 17

7.2 Diffrents types de liaisons

37

7.2.2 Liaison Dbut-Dbut (DD)


Le dbut de la deuxime tche
(D) est dtermin par celui de la
premire tche (C).

Cette liaison signifie que la deuxime tche ne peut commencer avant la premire.
Elle peut tre utilise pour parallliser ou superposer deux tches et ainsi rduire les
dlais.
Exemple : la tche Arroser le semis ne peut commencer quaprs le dbut de la tche
Semer le gazon (et il nest pas ncessaire davoir sem tout le gazon pour commencer
arroser une parcelle du terrain dj seme !).

7.2.3 Liaison Fin-Fin (FF)


La fin de la deuxime tche (F) est
dtermine par la fin de la
premire tche (E).

Une liaison Fin-Fin est utilise lorsque deux tches doivent se terminer en mme
temps.
Exemple : la fin de la tche Vendanger la proprit entrane la fin de la tche
Hberger les ouvriers saisonniers .

7.2.4 Liaison Dbut-Fin (DF)


La fin de la deuxime tche (H)
est dtermine par le dbut de la
premire tche (G).

Ce type de liaison, assez peu utilis, est employ par exemple dans le cadre dactivits dapprovisionnement. Pour dcaler au plus tard les approvisionnements en
matriel et viter ainsi le stockage, une liaison Dbut-Fin peut tre utilise. Ainsi, si
la phase de montage est dcale, alors les approvisionnements le sont aussi.
Exemple : la fin dune tche Livraison du moteur est soumise au dbut de la tche
Installation du Moteur sur le vhicule . Cela permet dviter une priode de stockage du
moteur.

9782100523757-Guilbot-Chap07.fm Page 38 Lundi, 19. janvier 2009 5:54 17

38

Chapitre 7. Comment lier les tches ?

7.3 DLAI ENTRE DEUX TCHES


Une liaison dans MS Project peut tre porteuse dun dlai si une tche doit
commencer avec un retard ou une avance par rapport une tche qui la prcde.
Exemple de retard : un dlai entre le dbut de la tche Peindre le mur et la fin de la
tche prcdente Appliquer lenduit , pour tenir compte du temps de schage de
lenduit, doit tre prvu.
Exemple davance : la tche Dposer le permis de construire doit tre termine deux
mois avant le dbut de la tche Fondations de la maison (dlai dobtention du permis
de construire).

Si un dlai entre deux tches peut tre signifi, il est toutefois possible de crer
une tche symbolisant ce dlai car :
sa visibilit est meilleure au niveau du planning et du diagramme de Gantt ;
il est difficile de diffrencier par exemple un retard dune contrainte (dbut au
plus tt le) sur le diagramme de Gantt !

7.4 CRER LES LIAISONS AVEC MS PROJECT


Il existe de nombreuses mthodes pour crer une liaison avec MS Project. Quelle
que soit la mthode utilise, MS Project cre par dfaut une liaison Fin-Dbut. Ciaprs sont prsentes les mthodes les plus courantes.

7.4.1 1re mthode : mthode graphique du cliquer-glisser


La premire mthode est graphique. partir du diagramme de Gantt, elle consiste :
Placer le pointeur de la souris ( ) sur la premire tche.
Cliquer et maintenir le bouton gauche de la souris enfonc.
Faire glisser le pointeur de la souris ( ) jusqu la deuxime tche.

Figure 7.4 Lier les tches partir du diagramme de Gantt

9782100523757-Guilbot-Chap07.fm Page 39 Lundi, 19. janvier 2009 5:54 17

39

7.4 Crer les liaisons avec MS Project

7.4.2 2e mthode : utilisation du bouton Lier les tches


Cette mthode consiste slectionner au niveau de la table les tches lier puis
cliquer sur le bouton
(Lier les tches) de la barre doutils Standard. Pour slectionner plusieurs tches, cliquer sur le numro de chaque tche (en en-ttes de
lignes) en maintenant la touche Ctrl maintenue enfonce. Lordre des liens est
dtermin par lordre de la slection des tches.


Slection des tches A, B puis C puis

Slection des tches A, C puis B puis

Figure 7.5 Lier plusieurs tches avec le bouton Lier les tches

Le bouton
(Dissocier les tches) de la barre doutils Standard permet de supprimer les liaisons entre les tches slectionnes.

7.4.3 3e mthode : utilisation de la colonne Prdcesseurs


Les liaisons peuvent tre cres en les entrant dans la colonne Prdcesseurs (disponible par dfaut dans la table Entre de laffichage Diagramme de Gantt). Les
suffixes DD, DF et FF permettent de crer une liaison Dbut-Dbut, Dbut-Fin et
Fin-Fin (fig. 7.6).

Figure 7.6 Lier les tches en utilisant la colonne Prdcesseurs

9782100523757-Guilbot-Chap07.fm Page 40 Lundi, 19. janvier 2009 5:54 17

40

Chapitre 7. Comment lier les tches ?

7.5 LA BOTE DE DIALOGUE INTERDPENDANCE


DES TCHES
7.5.1 Modifier le type de liaison
Pour modifier le type de liaison, il est possible dutiliser la colonne Prdcesseurs,
mais aussi de double-cliquer sur une liaison directement sur le diagramme de Gantt.
La bote de dialogue Interdpendance des tches apparat alors.

Figure 7.7 La bote de dialogue Interdpendance des tches

7.5.2 Modifier le dlai de la liaison


La bote de dialogue Interdpendance des tches permet aussi de modifier le dlai
entre les tches via la zone de saisie Retard. Il est possible dy renseigner une dure
(par exemple, 3 j pour un retard de 3 jours ou 2 s pour une avance de 2 semaines)
ou un pourcentage (par exemple, 50 % associ une liaison Dbut-Dbut permet
dindiquer que la deuxime tche commence la moiti de la dure de la premire
tche). Ce dernier dlai est relatif et volue en fonction de la dure de la premire
tche.
Le dlai apparat et peut tre saisi galement dans la colonne Prdcesseurs.

Figure 7.8 Saisie dun dlai entre deux tches

En cas de dlai renseigner depuis la colonne Prdcesseurs, le type de liaison


doit tre galement prcis sil sagit dun lien Fin-Dbut. Exemple : 3 FD+2 j.

9782100523757-Guilbot-Chap40.fm Page 213 Lundi, 19. janvier 2009 9:39 09

40
Comment crer ou modifier
des livrables ?

La gestion des projets dans une entreprise se base souvent sur une hirarchie de plannings. Ainsi, il est possible didentifier des plannings programmes qui dfinissent les
grandes orientations du projet, exprims sous forme de jalons majeurs mais galement des plannings oprationnels. Ces derniers dclinent les objectifs du
programme travers une planification plus dtaille, jusquaux affectations individuelles de ressources sur les tches.
Ces diffrents plannings ont bien entendu besoin dtre relis entre eux. La solution EPM 2007 permet de les connecter grce une nouvelle fonctionnalit de gestion des livrables.
Les livrables permettent un chef de projet de marquer certaines tches ou jalons
de son planning afin que dautres plannings puissent sy rfrer. Les livrables fournissent aux plannings qui sy rattachent une information cible : nom, dbut et fin du
livrable.

40.1 CRER UN LIVRABLE


La dfinition dun livrable dans MS Project se fait au sein dun planning publi qui
bnficie dun espace de travail SharePoint1.
Le menu Collaborer permet daccder la commande Grer les Livrables. Le
volet latral Livrables apparat alors gauche de la table.

1. Voir le chapitre 19 Comment enregistrer et publier son projet ?

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214

Chapitre 40. Comment crer ou modifier des livrables ?

Figure 40.1 Volet de cration des livrables dans MS Project

Cliquer ensuite sur Ajouter un livrable


Le volet latral permet de prciser le Titre du Livrable ainsi que ses dates de
Dbut et Fin.
La case cocher Lier la tche slectionne ( fig. 40.2) permet sassocier un
livrable la tche slectionne du projet. Le Titre du livrable, ses dates de Dbut et
Fin sont alors renseigns automatiquement.

Figure 40.2 Lier un livrable une tche du projet

Ces valeurs sont modifiables manuellement, par exemple si le chef de projet souhaite renseigner un nom de livrable diffrent du nom de la tche.
Un livrable dans la solution EPM nest pas obligatoirement associ un jalon.
Un livrable peut avoir des dates de dbut et fin diffrentes. Cela permet de dfinir la
plage de temps pendant laquelle le livrable doit tre produit.
Cliquer sur Termin une fois le livrable dfini. Le volet gauche affiche alors la
liste des livrables crs.

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215

40.1 Crer un livrable

Les livrables peuvent tre


classs en utilisant la liste
droulante Trier par

La commande Ajouter
un livrable permet
den crer de nouveaux.

Figure 40.3 Liste des livrables crs

La commande Ouvrir les livrables dans le navigateur permet douvrir la page


Web de lespace de travail du projet affichant la liste des livrables.

Figure 40.4 Page Livrables de lespace de travail du projet

Les livrables sont affichs dans cette page sous la forme dun diagramme de Gantt
ainsi que dans une table situe en dessous prcisant les dates de Dbut et Fin.
Les livrables sont galement grs depuis cette page. Le menu Nouveau > Nouvel lment permet de crer un nouveau livrable.

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216

Chapitre 40. Comment crer ou modifier des livrables ?

Figure 40.5 Ajouter un nouveau livrable depuis lespace de travail du projet

La fentre Livrables : Nouvel lment permet de prciser le Titre du nouveau


livrable, sa Description, ses dates de Dbut et Fin ainsi que dy associer un fichier
(Joindre un fichier).
Les livrables crs sont visibles galement directement dans MS Project sur le
diagramme de Gantt. Par dfaut, les dates de dbut et de fin des livrables y apparaissent sous la forme de triangles rouges ; un trait rouge reliant les deux triangles matrialise la dure du livrable.

Figure 40.6 Reprsentation graphique des livrables


dans le diagramme de Gantt

La modification dun livrable, par exemple pour reflter une nouvelle dcision
stratgique concernant le projet, peut se faire depuis la page Livrables de lespace de
travail du projet ou directement partir du planning dans MS Project.

40.2 MODIFIER UN LIVRABLE DEPUIS PROJECT WEB


ACCESS
Chaque livrable peut tre consult et modifi depuis la page Livrables de lespace de
travail (fig. 40.7) :
Le bouton Modifier llment permet de modifier les valeurs du livrable.
Le bouton Supprimer llment permet de supprimer le livrable slectionn.

9782100523757-Guilbot-Chap40.fm Page 217 Lundi, 19. janvier 2009 9:39 09

40.2 Modifier un livrable depuis Project Web Access

217

Le bouton Mavertir permet de paramtrer lenvoi dune alerte sous forme de


message lectronique en cas de modification apporte au livrable (ncessite
que le serveur Project ait t configur par ladministrateur).

Figure 40.7 Visualiser un livrable depuis lespace de travail du projet

Il est galement possible de spcifier des alertes pour les Risques, Problmes et
Documents de lespace de travail ainsi que pour les nouvelles affectations et les
Rapports dtat dans Project Web Access.

Figure 40.8 Page de cration dune nouvelle alerte associe un livrable

9782100523757-Guilbot-Chap40.fm Page 218 Lundi, 19. janvier 2009 9:39 09

218

Chapitre 40. Comment crer ou modifier des livrables ?

40.3 MODIFIER UN LIVRABLE DEPUIS MS PROJECT


Chaque livrable peut galement tre consult et modifi depuis MS Project. Si un
livrable est cr depuis lespace de travail, il napparat pas par dfaut dans le planning correspondant. Ce nouveau livrable doit tre associ une tche du planning
pour tre visible.
Le menu Collaborer > Grer les livrables permet douvrir le volet de cration ou
de modification des livrables. Le menu droulant accessible en pointant la souris sur
chaque livrable permet dobtenir la commande Modifier le livrable Il convient
ensuite dassocier le livrable la tche slectionne.

Figure 40.9 Modifier le livrable dans MS Project

Attention ! La tche associe ne sera pas positionne aux dates du livrable. Le


chef de projet doit ensuite modifier les dates de dbut et fin de la tche sil veut
quelles correspondent celles du livrable.

Pour visualiser facilement les dates des livrables associs chaque tche, insrer les
champs Dbut du livrable et Fin du livrable dans la table affiche !

9782100523757-Guilbot-Chap40.fm Page 219 Lundi, 19. janvier 2009 9:39 09

40.3 Modifier un livrable depuis MS Project

219

Figure 40.10 Champs Dbut du Livrable et Fin du livrable dans MS Project

Si un livrable a t modifi sur lespace de travail du projet, le chef de projet peut


lactualiser dans son planning. Cette mise jour se fait via le menu Collaborer >
Grer les livrables.


Figure 40.11 Rcuprer les mises jour des livrables

La commande Rcuprer les mises jour permet dobtenir la situation des livrables suite aux modifications apportes sur lespace de travail. Si des modifications
ont t apportes au livrable, un ! (point dexclamation rouge) apparat ct de
son nom. En pointant la souris sur la tche, les modifications apportes apparaissent
en dtail dans une info-bulle.

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220

Chapitre 40. Comment crer ou modifier des livrables ?

Pour valider les modifications issues de lespace de travail, slectionner Accepter


les modifications du serveur dans le menu droulant du livrable.


Figure 40.12 Livrable avant et aprs acceptation
des modifications issues du serveur

Le chef de projet a aussi la possibilit de modifier les dates du livrables, directement depuis MS Project : depuis le volet de gestion des livrables, le menu droulant
associ chaque un livrable propose cet effet la commande Modifier le livrable

Figure 40.13 Modifier un livrable depuis le volet Livrables de MS Project

9782100523757-Guilbot-Chap40.fm Page 221 Lundi, 19. janvier 2009 9:39 09

40.3 Modifier un livrable depuis MS Project

221

Le chef de projet peut alors modifier les dates et le nom du livrable.

En cliquant sur Afficher


dautres proprits, lensemble
des caractristiques du livrable
(par exemple sa date de
cration, son crateur)
saffichent.

Figure 40.14 Volet Modifier le livrable de MS Project

La page Livrables de lespace collaboratif est mise jour automatiquement ds


quune modification de livrable est effectue depuis MS Project.
Ds que des livrables sont dfinis, les plannings enregistrs sur le serveur peuvent
crer des interdpendances avec ceux-ci.

9782100523757-Guilbot-Chap48.fm Page 265 Lundi, 19. janvier 2009 9:39 09

48
Comment analyser les projets
avec le centre de projets ?

Le centre de projets de Project Web Access permet de visualiser le portefeuille des


projets publis sur le serveur Project. Il est accessible uniquement aux utilisateurs de
la solution EPM.
Les projets auxquels les utilisateurs ont accs dpendent des droits qui sont attribus par ladministrateur de la solution EPM. Gnralement, un chef de projet voit
les projets dont il a la responsabilit et ceux auxquels il contribue. Parfois mme,
dans un souci de partage de linformation au sein de lentreprise, la vision sur tous les
projets est offerte.

48.1 ACCDER AU CENTRE DE PROJETS


Pour accder au centre de projets, cliquer sur le lien Centre de projets affich dans
la barre de lancement rapide, situe gauche de la page daccueil de Project Web
Access.

Figure 48.1 Accs au centre de projets

9782100523757-Guilbot-Chap48.fm Page 266 Lundi, 19. janvier 2009 9:39 09

266

Chapitre 48. Comment analyser les projets avec le centre de projets ?

Figure 48.2 Centre de projets de Project Web Access

Certaines commandes de MS Project sont aussi prsentes dans le centre de projets :

Zoom avant afin de modifier lchelle de temps du diagramme de Gantt.

Zoom arrire afin de modifier lchelle de temps du diagramme de Gantt.

Permet de positionner le diagramme de Gantt la date de dbut du projet


slectionn.

48.2 CHOISIR UN AFFICHAGE


Plusieurs affichages sont gnralement proposs. Ils permettent danalyser le portefeuille des projets en offrant diffrentes colonnes (dates, propritaire du projet,
analyse du travail, des cots). Certains affichages prsentent la liste de projets
dj filtre ou regroupe. La slection seffectue dans la liste droulante Affichage.

Figure 48.3 Choix de laffichage

48.3 FILTRER ET REGROUPER LES PROJETS


Les projets visibles dans le Centre de projets peuvent tre filtrs ou regroups,
permettant ainsi lutilisateur de Project Web Access de visualiser plus facilement
les projets qui lintressent.

9782100523757-Guilbot-Chap48.fm Page 267 Lundi, 19. janvier 2009 9:39 09

48.3 Filtrer et regrouper les projets

267

Pour filtrer ou regrouper les projets, cliquer sur le bouton Paramtres et choisir la
commande souhaite dans la liste droulante. Les filtres et regroupements ne sont
possibles que sur les champs de laffichage.

Figure 48.4 Paramtres daffichage du centre de projets

48.3.1 Filtrer les projets


Il est possible deffectuer un filtre automatique ou personnalis des projets. Pour
activer le filtre automatique, cocher la case Filtre automatique du bandeau de
filtrage.

Figure 48.5 Utilisation du filtre automatique du Centre de projets

Loption (Personnaliser) dans les listes droulantes de filtre automatique, permet de prciser jusqu deux critres de filtre.

Figure 48.6 Filtre automatique personnalis

9782100523757-Guilbot-Chap48.fm Page 268 Lundi, 19. janvier 2009 9:39 09

268

Chapitre 48. Comment analyser les projets avec le centre de projets ?

Il est galement possible de choisir une condition dans le menu droulant (la
condition par dfaut est gal ).
Pour dfinir un filtre personnalis, cliquer sur le bouton Filtre personnalis
Cela permet de filtrer simultanment sur plusieurs champs, en choisissant diffrents
tests (gal , Suprieur , Infrieur ou gal , Contient, Commence par, etc.).
Le bouton Valider les filtres permet de vrifier la syntaxe du filtre. La croix
rouge situe gauche de chaque ligne du filtre permet sa suppression.

Figure 48.7 Cration dun filtre personnalis

48.3.2 Regrouper les projets


Pour regrouper les projets, choisir les champs de regroupement dans le bandeau. Ce
dernier est accessible en choisissant Regrouper dans la liste droulante Paramtres.

Figure 48.8 Regroupement des projets du portefeuille

Le bouton Effacer tout permet dannuler tous les regroupements en cours.

9782100523757-Guilbot-Chap48.fm Page 269 Lundi, 19. janvier 2009 9:39 09

48.4 Imprimer ou exporter vers Excel les donnes du Centre de projets

269

48.4 IMPRIMER OU EXPORTER VERS EXCEL LES


DONNES DU CENTRE DE PROJETS
Pour imprimer ou exporter facilement la grille (cest--dire la table des donnes, sans
le diagramme de Gantt), utiliser le menu Actions puis choisir la commande
Imprimer la grille ou Exporter la grille dans Excel.

Figure 48.9 Exporter ou imprimer les donnes du centre de projets

48.5 MODIFIER LES PROPRITS DU PROJET


Le bouton Modifier les proprits du projet permet de modifier les caractristiques
du projet slectionn sans avoir ouvrir MS Project. Cliquer sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder les mises jour et sur Enregistrer et publier pour mettre jour
les proprits dans le Centre de projets.

48.6 DTAIL DUN PROJET

Figure 48.10 Modifier les proprits du projet depuis le centre de projets

9782100523757-Guilbot-Chap48.fm Page 270 Lundi, 19. janvier 2009 9:39 09

270

Chapitre 48. Comment analyser les projets avec le centre de projets ?

Depuis le centre de projets, il est possible de visualiser la planification dtaille dun


projet en cliquant directement sur son nom. Cette page est intressante car elle
permet tous les acteurs dun projet davoir accs au planning dtaill du projet sans
ncessairement avoir le logiciel MS Project.

Figure 48.11 Dtail dun projet accessible depuis le Centre de projets

Depuis la nouvelle page affiche, il est possible de choisir un affichage, filtrer,


regrouper

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ces logiciels, mais reste dactualit pour les versions antrieures.
Les 50 fiches pratiques rassembles dans cet ouvrage guident le
lecteur chaque tape cl de son projet pour quil tire rapidement
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associ. Elles sont regroupes en trois parties : Planifier, Piloter et
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FLORENT GUILBOT
est consultant en management
de projet. Il est membre du PMI
(PMP) et certifi sur MS Project
2007 (Microsoft Certified
Technology Specialist).
VINCENT CAPITAINE
est consultant en management
de projet. Il est certifi sur MS
Project Server 2007 (Microsoft
Certified Technology Specialist).
Tous deux conduisent des
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et animent des formations
sur MS Project EPM 2007
depuis de nombreuses annes.
Prface de
MARC DESTORS, auteur de
Le chef de projet paresseux
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