G08/D03/O

Directrices
Difusin
Modelo de Gestin de Documentos y
Administracin de Archivos (MGD) para la
Red de Transparencia y Acceso a la
Informacin (RTA)

Versin: 1.0
Fecha: diciembre de 2014

G08/D03/O

Directrices Difusin

Coordinadores
Beatriz Franco Espio
Ricard Prez Alczar
Equipo
Blanca Desantes Fernndez
Francisco Fernndez Cuesta
Javier Requejo Zalama
De los textos: sus autores
Este documento se encuentra en fase borrador. Ni la RTA ni los autores se hacen responsables de un
mal uso de esta informacin

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Estas Directrices se integran en el MGD segn se especifica en el siguiente Diagrama de

relaciones:

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1. Presentacin y objetivos
1.1. Finalidad
1.2. Alcance y contenido
1.3. Documentos relacionados
2. La difusin de documentos en las organizaciones
2.1. Aspectos a considerar
2.2. El Plan de difusin
2.3. Obtencin de resultados
3. Metodologa para la creacin de un Plan de difusin
3.1. Anlisis de situacin
3.2. Desarrollo de los procesos relativos a la difusin
3.3. Construccin del Plan de difusin
3.4. Ejecucin y evaluacin del Plan de difusin
4. Cuadro de compromisos de cumplimiento
5. Trminos y referencias
5.1. Glosario
5.2. Bibliografa

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1.

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Presentacin y objetivos
1.1. Finalidad

La finalidad de estas Directrices es ofrecer una serie instrucciones tcnicas para llevar a cabo el
proceso de difusin de documentos que se puede desarrollar una organizacin, en el marco
del Modelo de Gestin de Documentos y administracin de archivos de la Red de
Transparencia y Acceso a la Informacin (RTA).
1.2. Alcance y contenido
Estas Directrices proporcionan unos fundamentos esenciales para comprender cmo se puede
desplegar adecuadamente el proceso de difusin vinculado a la documentacin de una
organizacin concreta desde la unidad responsable de gestionar sus documentos y poder
desarrollarlo eficazmente a diferentes niveles de aplicabilidad en una organizacin, segn
establece el Modelo de Gestin de Documentos y administracin de archivos de la RTA.
1.3. Documentos relacionados
G08/O

Gua de servicios de Archivo

G08/D01/O Atencin a la Administracin

G08/D02/O Atencin al pblico
5
2.

La difusin de los documentos en las organizaciones

Tradicionalmente, se ha considerado la difusin como una funcin archivstica cuya finalidad

era promover y generalizar la utilizacin de los fondos documentales de los archivos, al tiempo
que se haca partcipe a toda la sociedad del papel que desempean los archivos dentro de
ella.
Los archivos, entendidos como aquellas unidades dependientes de las organizacin,
responsables de la custodia y gestin de los documentos que produce y recibe dicha
organizacin, se constituyen en una fuente continua de informacin y conocimiento que
puede estar al servicio de la propia organizacin, pero tambin de la sociedad en general.
Por este motivo, las personas responsables de la gestin documental dentro de cada
organizacin deben contemplar como uno de los pilares de su actividad esa funcin social,
como garantes del conocimiento y de la evolucin de la sociedad, tal y como se refleja en la
informacin que contienen los documentos de su organizacin.
Las personas responsables de la gestin de documentos deben organizar sus
actividades pensando en las necesidades presentes de la organizacin, pero
tambin deben tener en consideracin las necesidades futuras de la organizacin y
la sociedad.

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En este sentido, a los efectos de estas Directrices, se puede considerar la difusin como un
proceso archivstico que busca promover la utilizacin de los documentos producidos o
recibidos por una organizacin, permitiendo el acercamiento entre el archivo y sus usuarios y
mejorando su reconocimiento, presencia y credibilidad como unidades de gestin
administrativa y cultural.
2.1. Aspectos a considerar por parte de la organizacin
Los archivos contemplan como parte de su misin especfica la planificacin, implementacin y
evaluacin del sistema de gestin de documentos dentro de la organizacin de la que
dependen, con el fin de poder organizar y conservar sus documentos y la informacin que
contienen como un recurso bsico para la gestin ordinaria de la organizacin.
Pero tambin se puede englobar dentro de su misin otro tipo de funcin: contribuir a la
difusin de la organizacin y del patrimonio documental que produce, bien mediante la
creacin de productos o servicios destinados a satisfacer las necesidades de sus propios
usuarios, o bien mediante actividades que den a conocer los fondos documentales a la
Sociedad en general.
Para poder desarrollar adecuadamente la difusin en un archivo, es necesario tener en cuenta
una serie de elementos fundamentales:
-

La documentacin debe encontrarse debidamente organizada, con el fin de poder

conocer su contenido y los aspectos que pueden ser merecedores de ser difundidos.
Por este motivo, es recomendable aplicar el proceso de difusin sobre aquellas
agrupaciones documentales que ya han sido objetos previos del resto de procesos de
gestin documental (identificacin, valoracin, acceso, descripcin, etc.).

Es necesario definir adecuadamente los objetivos y metas que se pretenden alcanzar a travs
de la difusin de los documentos de una organizacin. Estos objetivos permitirn elaborar el
Plan de difusin y adems facilitar su alineacin con las estrategias generales de la
organizacin [Vase G01/D01/G. Planes estratgicos].

Es necesario identificar el tipo de usuarios que pueden verse beneficiados de los

desarrollos en materia de difusin archivstica que realice la organizacin, estudiando
las caractersticas ms importantes que los definen y las necesidades de informacin o
conocimientos que pueden ser respondidas por parte de la organizacin

Es necesario conocer todos los recursos con los que puede contar la organizacin,
tanto en materia de recursos econmicos y materiales disponibles para su uso como
en materia de recursos humanos y competencias existentes

Es necesario conocer todas las posibilidades de servicios y productos de difusin que

pueden ofrecerse para cumplir de la forma ms eficaz posible con los objetivos
previstos, utilizando los recursos disponibles

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Es necesario realizar sondeos y estudios de la situacin en materia de difusin de

documentos que se realicen en organizaciones similares, as como los resultados
obtenidos por su parte.

2.2. El Plan de difusin

Analizando todos estos aspectos, podemos comprobar cmo la forma ms recomendable para
llevar a cabo el proceso de difusin es disponer de una planificacin especfica de las
actividades correspondientes.
Esta planificacin puede recibir la denominacin de Plan de difusin, entendido como un
documento de planeamiento integral especfico de aquellas actuaciones en materia de
difusin que se vayan a organizar por parte de una organizacin.
Los planes de difusin estn considerados como la mejor herramienta para la
gestin eficaz y prolongada de las actividades relacionadas con difusin en las
organizaciones.
Los planes de difusin pueden ser considerados documentos de planificacin independientes o
exclusivos de las unidades responsables de la gestin de documentos, aunque tambin pueden
formar parte de los documentos de planeamiento estratgico de la organizacin, pasando a
conformar un apartado dentro de los planes estratgicos generales o los posibles planes
operativos en que se puedan desplegar [Vase G01/D01/G. Planes estratgicos].
2.3. Resultados
La difusin ofrece un valor aadido que podra considerarse indirecto para la obtencin de
beneficios directos dentro de la propia organizacin, puesto que los resultados obtenidos no
generan un beneficio directo sobre la propia organizacin en si ni sobre sus usuarios directos,
tal y como ocurre con la mayor parte de procesos de gestin documental, en los cuales las
actividades desarrolladas responden a una necesidad directa planteada, ya sea por una unidad
de la organizacin o bien por un usuario de la misma.
Por este motivo, la difusin ha sido concebida como una funcin secundaria en determinados
mbitos u organizaciones donde lo que prima es la generacin de un valor directo frente a los
posibles beneficios indirectos. Esta filosofa ha sido aplicada de forma general sobre aquellos
archivos cuyos procesos de gestin documental se centraban en las fases activas del ciclo vital
de los documentos, considerando las actividades de difusin exclusivamente destinadas a
desarrollarse en archivos de carcter histrico.
En realidad, una adecuada planificacin del proceso de difusin en cualquier tipo de archivo,
ya sea histrico o no, ofrece mltiples ventajas y beneficios a dicha unidad, entre las que
podemos destacar las siguientes:

Aumenta el posicionamiento del archivo: gracias a las actividades de difusin, se da a

conocer el archivo como una unidad o servicio destinado a la consulta de informacin,
no slo hacia fuera de la organizacin, sino que tambin hacia el interior de la propia

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organizacin, alcanzando mbitos que pudieran desconocer todava el tipo de

actividades que se desarrollan por esta unidad

Aumenta el volumen de captacin de usuarios: por medio de las actividades de

difusin, se propicia el acercamiento de usuarios al archivo y la documentacin que
custodia aumentando, el volumen del actividades

Permite la posibilidad de obtener mayor volumen de recursos para desarrollar sus

actividades. Si las actividades de difusin estn bien planificadas, orientadas y con
unos objetivos definidos, el xito de sus actuaciones y la mejora del posicionamiento
dentro de la organizacin con ello conlleva facilitar la asignacin de nuevos recursos
para la unidad por parte de los altos responsables de la organizacin.

En definitiva, si se analiza adecuadamente la situacin de cada archivo o de cada organizacin

y se disea un Plan de difusin personalizado que permita responder con xito a las
necesidades de los usuarios de cada organizacin, se podr conseguir la mejora de la
reputacin y de la credibilidad, tanto de la organizacin en general como de la unidad de
archivo que posea.

3.

Metodologa para la creacin de un Plan de difusin en un archivo

Para poder disear un plan efectivo de difusin en una unidad que sea responsable de
gestionar documentacin, lo ms adecuado es llevar a cabo una buena planificacin de todo el
proceso, para lo cual se puede asumir una metodologa basada, en primer lugar en un anlisis
de la situacin que nos permita conocer las posibilidades de difusin y los tipos de usuarios a
los que llegar.
3.1. Anlisis de la situacin
En esta primera etapa, se debe recopilar toda la informacin que pueda resultar importante
para futuras actuaciones de difusin, desde la informacin del propio edificio que alberga la
documentacin hasta los procesos de gestin documental, los tipos de usuarios, etc.
Con este anlisis preliminar, se podrn tomar las decisiones ms adecuadas en cuanto al tipo
de productos, servicios o actividades de difusin que resulten ms atrayentes para el sector de
usuarios que se haya podido definir.

Estructura del archivo de la organizacin. La estructura orgnica de un archivo, as

como de la organizacin de la que forma parte, establece relaciones operacionales y
administrativas entre s, con el fin de cumplir funciones que permitan el cumplimiento
de los objetivos asignados mediante diversos niveles de responsabilidad. Por tanto,
resulta importante identificar la posicin administrativa del archivo dentro del
organizacin de la que forma parte, con el fin de poder visualizar adecuadamente su
posicin dentro del sistema y as identificar los roles especficos de cada grupo de
trabajo o usuarios que haya en el mismo.

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Conocimiento del entorno fsico del archivo. No slo resulta importante conocer la
situacin del archivo dentro de la estructura organizativa de la que forma parte, sino
que tambin es necesario conocer el entorno fsico donde el archivo se ubica con el fin
de poder adquirir el mayor conocimiento posible de la ubicacin geogrfica, la sede
del archivo, los espacios disponibles para su uso, etc.

Conocimiento de los usuarios. En cualquier planificacin de difusin resulta muy

conveniente identificar los tipos de usuarios de que dispone un servicio de archivo,
puesto que el tratamiento y las actividades de difusin siempre variarn en funcin de
los usuarios a quienes vayan destinadas. Por ello, la norma general establece que se
debe analizar el tipo de usuarios de que dispone un servicio de archivo, identificando
tipos en funcin de algunas caractersticas ms relevantes (sexo, edad, formacin
acadmica, exigencias, etc.). De esta forma, se pueden configurar unos modelos de
usuarios, llamados usuarios objetivo, que servirn como referencia para orientar las
actividades de difusin de cara a satisfacer sus expectativas.

Conocimiento de productos y servicios de difusin. Al igual que es necesario realizar

un anlisis interno que incluye el conocimiento del servicio de archivo y de sus
usuarios, tambin es necesario abordar un anlisis externo que permita conocer las
posibilidades existentes en materia de difusin que podran ser aplicadas en el archivo.
Para ello, la norma general establece la posibilidad de realizar benchmarking, es decir,
analizar casos de xito o tomar como ejemplos referencias conocidas, ya sea en el
mismo sector o en sectores ajenos, con el fin de identificar los criterios bsicos que un
servicio de archivo puede utilizar para evaluar una futura carpeta de servicios de
difusin.

Anlisis de posibles estrategias de difusin. Adems de los anlisis internos y externos

de la situacin, es conveniente realizar el anlisis de las estrategias que se utilizan en el
propio archivo para lograr una mayor interaccin con sus usuarios. Resulta
conveniente conocer la forma en que los servicios de archivo entran en contacto con
sus usuarios puesto que resultar sumamente importante de cara a mantener su
atencin en actividades de difusin. Para ello, se pueden realizar anlisis de los
mecanismos de atencin a usuarios o incluso cuestionarios directos a los usuarios para
que expliquen ellos mismos la forma por la cual toman contacto con el archivo.

3.2. Desarrollo de los procesos relativos a la difusin

Una vez se haya realizado el anlisis preliminar, todo ese conocimiento se podr ir traduciendo
en una serie de procesos relativos a la difusin que pueden ser implementados desde el
servicio de archivo, con el fin principal de interpretar las necesidades de los usuarios
identificados de acuerdo con los recursos disponibles y las estrategias de comunicacin
existentes [Vase G01/D02/G. Normalizacin y anlisis de procesos].

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Para ello, una vez identificadas las necesidades de los usuarios, se precisa crear o disear el
proceso o los procesos que sean responsables de la difusin, acordes con las necesidades de
cada tipo de usuario existente.
Los servicios de difusin deben satisfacer en todo lugar las necesidades que se
plantean los usuarios del archivo. Si una actividad de difusin no sirve para
responder las expectativas de algn tipo de usuarios, entonces est mal diseada.
Cuando nos referimos a la necesidad de disear procesos o servicios acordes a las necesidades
de los usuarios del servicio de archivo, debemos estructurar el trabajo de diseo siguiendo
varios aspectos:

Establecimiento de indicadores de gestin de la difusin. Los indicadores de difusin

permitirn evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos marcados para cada uno
de los productos, servicios o actividades que se vayan a desplegar. En el momento en
que se identifican plenamente las necesidades de los usuarios, se pueden plantear
objetivos a cumplir y el grado de cumplimiento de dicho objetivo, que debera ser
evaluable a travs de una serie de indicadores bsicos de gestin [Vase G01/D05
Indicadores de evaluacin].

Desarrollo de productos o servicios. La seleccin y el despliegue de actividades o

servicios posibles de difusin en un archivo siempre estar relacionada con las
expectativas de los usuarios. Antes de construir un Plan de difusin, ser necesario
saber qu tipos de actividades o servicios pueden ser desplegados por el servicio de
archivo y que sern tenidos en consideracin a la hora de construir el Plan de difusin.
Algunos de los productos, servicios o actividades ms utilizados en cuanto a difusin
en archivos son los siguientes:

Exposiciones documentales o temticas, ya sea en espacios disponibles en

el propio archivo o en micrositios de Internet

Jornadas tcnicas de carcter profesional, destinadas a mltiples tipos de

usuarios, ya sean profesionales de la gestin documental o de otros
mbitos

Actividades pedaggicas o didcticas, dirigidas a cualquier tipo de usuario

con necesidades formativas

Actividades culturales en general, utilizando como entorno el propio

espacio del archivo

Productos de merchandising, relacionados con el servicio del archivo

(carteles, postales, objetos decorativos, etc.)

Estrategias de promocin. Al igual que es necesario conocer y planificar de antemano

el grado de efectividad de las posibles actividades o servicios desplegados, resulta
igualmente oportuno planificar la metodologa que se pretende utilizar para dar a
conocer las actividades y servicios ofrecidos a los usuarios potenciales. Al igual que

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ocurre con los productos o servicios de difusin, una planificacin adecuada de la

promocin facilita el xito en cuanto al desarrollo de cualquier actividad de difusin.
Para ello, ser necesario conocer las vas de promocin que resulten ptimas para que
la informacin sobre las actividades llegue a los usuarios de la forma ms eficaz. A
continuacin incluimos algunas de las estrategias de promocin ms utilizadas:

Pginas Web

Presencia en redes sociales

Publicacin de boletines informativos

Contratos de publicidad

Vdeos institucionales

Folletos

Artculos en prensa

La seleccin de una adecuada estrategia de promocin desde un servicio de archivo

resultar tan determinante para garantizar el xito como la propia actividad de
difusin planteada.
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3.3. Construccin del Plan de difusin
Una vez que se haya realizado el anlisis de diagnstico de la situacin y se hayan determinado
los procesos de difusin, es necesario proceder a configurar la presentacin del Plan de
difusin.
El Plan de difusin que se despliegue y configure desde una unidad destinada a la gestin
documental debera estar avalado o contemplado en la planificacin estratgica que desarrolle
dicha unidad. Por ello, se recomienda su inclusin en la planificacin estratgica general del
archivo, as como en la planificacin integral de la organizacin, de forma que se permitan
alinear los objetivos del Plan de difusin con aquellos objetivos que resulten similares en la
estrategia global de la organizacin [Vase G01/D01/G. Planes estratgicos].
Un Plan de difusin puede contener, como mnimo, los siguientes apartados:

Un resumen ejecutivo. En este apartado se deberan incluir las lneas bsicas de las
actividades de difusin desplegadas: contenidos bsicos, objetivos y resultados
previstos, tiempos para su ejecucin, etc.

Diagnstico. Se ofrece un acercamiento al anlisis realizado con anterioridad que ha

permitido configurar el contenido del Plan de difusin, describiendo las condiciones
generales de la unidad de archivo y de la organizacin superior, los problemas
descubiertos, las oportunidades posibles, los tipos de usuarios identificados, etc.
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Objetivos y metas. Deben incluirse los objetivos que se pretenden alcanzar con el
despliegue del Plan de difusin, ofreciendo una breve explicacin de los mismos as
como una referencia a los indicadores de gestin de la difusin que van a ser utilizados
para comprobar su grado de cumplimiento.

Actuaciones de Difusin. El Plan deber contemplar el conjunto de actuaciones o

proyectos de difusin que el archivo vaya a poner en prctica para intentar cumplir
con los objetivos definidos previamente. Este listado de actuaciones podr variar en
funcin del centro donde se vaya a desarrollar, del presupuesto disponible para su
ejecucin o incluso del grado de implementacin de servicios similares.

Tcticas de promocin. Se incluir una explicacin del mtodo para dar difusin a las
propias actividades de difusin, incluyendo posibles variables en funcin de los
recursos de que se puedan disponer.

Anexos. Toda la informacin necesaria para conocer el desarrollo de las actividades

incluidas en el Plan y la forma de tramitar dichas actividades debera ser incluida en
documentacin anexa, para que el Plan de difusin pueda ser considerado como un
nico paquete documental que permita el despliegue de las actividades incluidas en l.

El documento resultante configura lo que venimos llamando Plan de difusin y debera ser un
documento que por s mismo permita el desarrollo de todas las actividades contempladas en
l. Adems, es conveniente que dicho Plan de difusin reciba el apoyo y la validacin de
aquellas unidades implicadas en su ejecucin o seguimiento, as como el visto bueno de los
altos responsables de la organizacin.

3.4. Ejecucin y evaluacin del Plan de difusin

Cuando el Plan de difusin ha sido aprobado, el siguiente paso consiste en ejecutarlo segn las
actividades o plazos de tiempo fijados en el propio Plan. Puede ocurrir que en ocasiones, para
poder ejecutarlo adecuadamente, el Plan de difusin deba ser dividido o repartido por
secciones en funcin de las fechas o mbitos de actuacin. En este caso, se recomienda que el
propio Plan de difusin ya contemple esta posibilidad previamente y resuelva la forma de
realizar el seguimiento y ejecucin del mismo para evitar posibles vacos en su desarrollo.
El propsito bsico de todo Plan de difusin debe ser ejecutarlo, a ser posible, con el mayor
nivel de alineamiento posible a los objetivos previstos en el Plan. Y para comprobar su
ejecucin, es necesario realizar, de forma paralela a su ejecucin, un seguimiento y control de
su desarrollo, obteniendo prcticamente en tiempo real una visin del estado del Plan y de las
posibles desviaciones que surjan con cada una de las actividades desplegadas, con el fin de
poder tomar las medidas correctivas lo antes posible.
Para realizar adecuadamente el seguimiento y la evaluacin del Plan, es necesario haber
identificado correctamente las tareas y funciones de aquellas personas que sean responsables
de realizar dicho seguimiento. Dichas tareas deben ser conocidas y fcilmente identificables
dentro del seguimiento del Plan y adems debern estar contempladas en el momento de
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asignar responsabilidades as como en cuanto a capacitacin del personal que conforma la

unidad de archivo correspondiente [Vase G01/D03/G. Roles, responsabilidades y
competencias].
El proceso de seguimiento y control del Plan de difusin permitir medir los indicadores de
gestin de la difusin contemplados en el Plan para conocer el grado de cumplimiento de los
objetivos previstos. Pero tambin se podrn tomar decisiones de seguimiento y control no
contempladas previamente en caso de que resulte necesario monitorizar algn aspecto
concreto.

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4.

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Cuadro de compromisos de cumplimiento

Este cuadro identifica aquellos compromisos establecidos en las lneas de actuacin de la Gua
de Implementacin de servicios de archivo, as como una serie de recomendaciones sobre
cmo cumplir con los mismos.
El nmero representado es el mismo con el que se identifica dicho compromiso en la Gua de
Implementacin.

Compromisos

Cmo cumplir con los compromisos

3.1

Inclusin de las actividades de

difusin dentro de las competencias
y responsabilidades de la unidad de
archivo de la organizacin

Analizar las competencias a desempear por el

personal que componen la unidad responsable
de la gestin documental
Introducir funciones especficas relacionadas
con la difusin en la plantilla de la unidad de
archivo dentro de la organizacin
Disear actividades bsicas de difusin de los
servicios que se ofrecen en el archivo de la
organizacin

3.2

Realizacin de un anlisis de
diagnstico de la situacin que
rodea al archivo de la organizacin
para disponer de un plan de difusin
adecuado

Recopilar toda la informacin de contexto de la

unidad de archivo dentro de su propia
organizacin
Conocer el entorno fsico que rodea a la unidad
de archivo (edificio, lugar geogrfico, historia,
etc.)
Establecer categoras de usuarios objetivo
que sean los receptores bsicos de las
actividades de difusin
Analizar posibles productos o servicios de
difusin a desarrollar, buscando referencias en
mbitos ajenos a la unidad de archivo
Analizar posibles estrategias de difusin y
promocin vlidas para acercar las actividades
a los usuarios

3.3

Diseo de los procesos relativos a la

difusin bajo la responsabilidad de
la unidad encargada de la gestin de
documentos
dentro
de
la
organizacin

Identificar los objetivos que se esperan obtener

con la puesta en marcha de actividades de
difusin dentro de la unidad de archivo de la
organizacin

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Planificar un sistema de indicadores de
evaluacin y seguimiento de las actividades de
difusin con indicadores de evaluacin
especficos
Disear los procesos de difusin que se
necesiten dentro de la organizacin, de
acuerdo con las posibles estrategias a
desarrollar
Disear proyectos especficos de difusin para
su ejecucin por parte de la organizacin
(exposiciones, eventos, actividades formativas,
productor de merchandising, etc.)
Analizar las estrategias de promocin ms
adecuadas para la difusin del servicio de
archivo y desplegar aquellas que resulten ms
cercanas a los usuarios objetivo (sitios Web,
redes sociales, publicidad, folletos, etc.)

3.4

Construccin de un Plan de difusin

integral,
aprobado
por
la
organizacin como un elemento
estratgico ms de la unidad de
archivo

Utilizar de toda la informacin recogida

anteriormente para redactar un paquete
documental integral que contengan los
elementos fundamentales de la difusin de la
unidad de archivo de la organizacin
(diagnsticos, objetivos, actuaciones posibles,
tcticas de promocin, etc.)
Aprobar el Plan de difusin por parte de los
altos responsables de la organizacin
Incluir el Plan de difusin en la planificacin
estratgica general de la organizacin,
asumindolo como una parte del mismo

3.5

Ejecucin y seguimiento del Plan de

difusin y de las actividades que lo
componen

Asignar personas responsables de realizar las

actividades contempladas en el Plan
Asignar personas que sean responsables de
realizar el seguimiento y el control de las
actividades contempladas en el Plan
Redactar informes o memorias de las
actividades realizadas, detallando el desarrollo
de cada actuacin junto con un anlisis de
resultados
Comprobar el grado de desviaciones
resultantes de la aplicacin del Plan con
respecto a los objetivos previstos en el mismo

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3.6

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Anlisis final de los resultados

obtenidos y establecimiento de
mejoras en futuros planes de
difusin

Redactar un informe final de cumplimiento del

Plan de difusin, utilizando la informacin de
los indicadores y los informes de desarrollo una
vez que se ha finalizado el plazo para la
ejecucin del Plan
Proponer mejoras o cambios en el siguiente
Plan de difusin, a partir del contenido del
informe final y de las desviaciones resultantes
con respecto a los objetivos definidos en el
Plan de difusin previo

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5.

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Trminos y referencias
5.1. Glosario

Atencin al pblico: servicio que presta una organizacin a usuarios externos con el objetivo
de satisfacer sus necesidades mediante las actividades que desempea.
Benchmarking: proceso comparativo de evaluacin sistemtica y continua de los productos,
servicios y procesos desarrollados en otras organizaciones que evidencias buenas prcticas
con el objetivo de transferir su conocimiento y aplicacin.
Calidad: grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes a una organizacin o
servicio cumple con los requisitos establecidos de antemano.
Difusin: proceso archivstico que busca promover la utilizacin de los documentos producidos
o recibidos por una organizacin, permitiendo el acercamiento a los usuarios y mejorando su
reconocimiento, presencia y credibilidad como unidades de gestin administrativa y cultural.
Indicador: unidad de medida que permite realizar el seguimiento y la evaluacin peridica de
las variables clave de una organizacin
Marketing: conjunto de tcnicas y estudios organizativos que tienen como objeto mejorar la
promocin de un determinado servicio o producto, mediante la identificacin clara de
necesidades por parte de los usuarios.
Plan de difusin: documento de planeamiento integral especfico de aquellas actuaciones en
materia de difusin que se vayan a organizar por parte de una organizacin.
Tcticas de promocin: conjunto de mecanismos o actuaciones orientadas a estimular la
extensin del conocimiento y difusin de aquellas actuaciones que se desarrollan dentro de
una organizacin.

5.2. Bibliografa
ALBERCH I FUGUERAS, R. 2003. La dinamizacin cultural en el archivo, un reto futuro. En: REY
DE LAS PEAS, R. (coord.). Aprender y ensear con el archivo: sptimas jornadas archivsticas,
Fuenteheridos, 2003. Huelva: Diputacin Provincial de Huelva, pp. 127-135.
ALBERCH, R., BOIX, L., NAVARRO, N.; VELA, S. 2001. Archivos y cultura: manual de
dinamizacin. Gijn: Trea
CAMPOS, J. 2009. La difusin en los archivos: importante herramienta de proyeccin ante la
sociedad. Revista Cdice [en lnea], 5 (2). [Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en:
http://eprints.rclis.org/20236/1/La%20difusi%C3%B3n%20en%20los%20archivos
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CASTILLO BURGOS, E. E. 2009. Propuesta para construir planes de difusin en archivos
universitarios. Revista Cdice [en lnea], 5 (2), pp. 209-225 [Consulta: 15 diciembre 2014].
Disponible en:

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Directrices Difusin

http://eprints.rclis.org/20239/1/Propuesta%20para%20construir%20planes%20de%20difusi
%C3%B3n%20en%20archivos%20universitarios.pdf
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