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Archiver, scuriser et retrouver facilement tous les documents de lentreprise

Lentreprise est au cur dun systme dchange dinformations la reliant son environnement (fournisseurs,
clients, administration, partenaires) via les factures, bons de commande, relevs bancaires, contrats, bulletins de
salaire, formulaires administratifs, courriels, etc. Les technologies et usages numriques permettent de dmatrialiser ces documents, de les conserver en toute scurit, de les archiver et de les retrouver facilement; le papier
cdant la place au format numrique. Pour autant, lentreprise reste confronte une double gestion de
larchivage des informations, papier et numrique, et doit en assurer une mise en place cohrente.
Tout comme larchivage papier, larchivage numrique fait appel des considrations techniques, organisationnelles et surtout rglementaires. La nature des documents dtermine le mode darchivage, qui peut tre
simple ou lgal valeur probante*, ncessitant alors de mettre en place un dispositif plus complexe. La
dmatrialisation de larchivage est un projet requrant srieux et mthode. Lensemble des besoins et des
processus de lentreprise (comptabilit, gestion commerciale, production industrielle, gestion du personnel,
R&D) doit tre pris en compte car larchivage concerne tous les services de lentreprise.

Les services de lentreprise concerns par larchivage

Fournisseurs

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ACHATS

PRODUCTION

Devis

Suivi des ressources

utilises
Dchets/Rebuts

Commandes

STOCK

VENTES

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PILOTAGE DE LACTIVIT INFORMATION

Larchivage numrique des documents

APRS VENTES

Inventaires

Bons de livraisons

Fiches d'intervention

Valorisation

Factures

Retour en garantie

Factures

Clients

Consommables
Brevets

CVThque

Fiches produits

Notes de calcul
Cahiers
de laboratoire
Comptes rendus

Dclarations
sociales
Tl-dclarations

Liasses fiscales

Communiqus

Feuille de paie

Tl-dclarations

Catalogues

MARKETING
COMMUNICATION

RECHERCHE
DEVELOPPEMENT

RESSOURCES
HUMAINES

Documents comptables

COMPTABILIT
FINANCES

Source : Guide pratique MEDEF - Alliance TICS APROGED : Archivez numriquement vos documents : simple & utile.

Attention ne pas confondre sauvegarder et archiver

Lentreprise qui sauvegarde rgulirement les donnes contenues dans les disques des serveurs doit pouvoir
les rcuprer en cas de dfaillance ou de panne. Ces procdures sont indispensables pour assurer la continuit
de lactivit mais elles ne remplacent pas une solution darchivage, qui prvoit un recyclage priodique des
donnes lgales et/ou courantes pour quelles soient toujours accessibles et lisibles.
Pour tre en conformit avec la loi, mais aussi pour des raisons de confidentialit, les entreprises peuvent tre
amenes conserver certains documents stratgiques au sein dun espace scuris, appel coffre-fort
lectronique*.

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Equation conomique : plus de souplesse avec lexternalisation

Un projet darchivage se dcompose en trois phases.
1.Etablissement dune charte darchivage.
Elle dtermine, par fonction, activit et nature de documents, les tapes et rfrentiels ncessaires,
ainsi que les obligations lgales. Sa cration requiert laide dun archiviste professionnel. Pour les cas
courants, les Chambres de commerce et les organismes professionnels peuvent fournir des rgles
standards.
2.Choix des logiciels et des outils numriques pour numriser les documents.
3.Processus darchivage scuris.
Deux approches se prsentent : internaliser la solution ou archiver chez un prestataire spcialis.
La premire option ncessite dinvestir pour se doter dun outil darchivage et de prvoir les
formations indispensables son utilisation. La seconde option impose didentifier le prestataire
qui proposera, aux meilleures conditions possibles, la solution et le coffre-fort*.

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Mouvement
des Entreprises de France
MEDEF

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L a rc h i v a g e n u m r i q u e d e s d o c u m e n t s

PILOTAGE DE LACTIVIT INFORMATION

Le choix sera dtermin par une tude conomique. titre indicatif, la numrisation et lindexation
dun document dune page reprsentent un cot de 0,2 0,5 . Larchivage dune feuille de paie
pendant 45 ans est de lordre de 2 5 , suivant le contexte et les volumes.
Pour les PME, lexternalisation est une option permettant de bnficier de prestations professionnelles sans mobiliser des investissements importants. Mais le chef dentreprise devra se montrer
vigilant sur les engagements du prestataire en matire daccessibilit de linformation, de garantie
de confidentialit, de scurit des systmes, de dure darchivage, et vrifier les conditions de
rcupration des donnes en fin de contrat (clause de rversibilit).

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Mise en uvre
Toute dmarche darchivage est rgie par le cycle de vie des documents, qui se dcline en quatre grandes
tapes fonctionnelles :
1. La cration.
2. Lmission & la rception : ces tapes doivent tre accompagnes de garanties assurant les
responsabilits de chacune des parties.
3. La circulation & lutilisation : ces tapes se droulent au sein de lentreprise et conduisent
indexer le document dans un systme de Gestion Electronique de Documents [GED]* destin
le mettre la disposition de toutes les personnes concernes par sa gestion.
4. Larchivage & ventuellement la destruction : la dmarche requiert de considrer la dure de
conservation propre la nature de chaque document et leur utilit pour lentreprise (considration rglementaire).
Ce cycle de vie constitue une chane de valeur. Lanalyse / modlisation des processus et flux dchanges
reprsente une tape pralable dcisive. Cest elle qui conditionnera le succs et le retour sur investissement
de la dmarche.

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6 conseils praTIC pour russir son projet darchivage

Identifier les acteurs cls en charge des documents qui engagent lentreprise.
Dfinir les documents conserver : documents valeur contractuelle, preuves administrative,
crations, procdures et savoir-faire
Dterminer les conditions de conservation : dlai de prescription, dclenchement de larchivage,
dure de conservation, format numrique
Identifier des solutions prennes darchivage moyen/long terme : rfrentiel de conservation,
supports adapts, normes garantissant laccessibilit
Veiller et sinformer pour faire voluer le systme darchivage et linscrire dans la dure - auprs
dorganismes spcialiss, dexperts, de salons, de publications,
Associer archivage prenne des documents engageants et systme de backup des donnes vivantes,
afin de rduire les risques de perte de documents.

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Mot mot
Coffre fort lectronique : service hautement scuris pour archiver facilement lensemble de ses fichiers
numriques sensibles (documents administratifs, factures, relevs, contrats, etc.).
Backup ou sauvegarde : opration qui consiste dupliquer et mettre en scurit les donnes contenues
dans un systme dinformation. Les donnes vivantes sont porte de main (utilisation courante), les
donnes archives sont celles qui ne servent qu'occasionnellement.
Archivage valeur probante (ou archivage probant) : mthodes et moyens utiliss pour conserver
lectroniquement un document dmatrialis afin de garantir sa prennit, sa scurit, son intgrit et sa
non-rpudiation.
Gestion Electronique de Documents : systme informatis d'acquisition, classement, stockage, archivage des
documents.

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Aller plus loin

Guide pratique MEDEF - Alliance TICS APROGED, Archivez numriquement vos documents : simple & utile,
tlcharger sur les sites : www.medef.fr, www.aproged.fr, www.alliance-tics.org.

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