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El trabajo en equipo en un
proceso de mejoramiento
continuo
Unidad 2
La informacin que contiene esta obra tiene un fin exclusivamente didctico y, por lo
tanto, no est previsto su aprovechamiento a nivel industrial. Todos los nombres
propios de programas, sistemas operativos, equipos, hardware, etc., que aparecen en
este material son marcas registradas de sus respectivas compaas u organizaciones.
El trabajo en equipo en un
proceso de mejoramiento
continuo
ndice
Introduccin ................................................................................................ 4
Objetivos .................................................................................................... 5
I. Concepto de trabajo en equipo ................................................................ 6
1.1. Cambio de paradigmas que fundamentan el trabajo en equipo. .. 6
1.2.Resultados del trabajo en equipo ..................................................... 7
II.Etapas del trabajo en equipo ................................................................... 8
2.1.Cuadrcula del trabajo en equipo ..................................................... 9
III.Diagnstico del trabajo en equipo ........................................................ 10
3.1.Requisitos para el xito del trabajo a realizar ................................ 14
IV.Los crculos de calidad ......................................................................... 16
V.La comunicacin ................................................................................... 18
5.1.Principios para una buena comunicacin ...................................... 19
5.2.Test de la comunicacin personal .................................................. 20
5.3.Asertividad: modelo de comunicacin ........................................... 23
5.4.Pilares y fundamentos de la asertividad......................................... 23
VI.La tormenta de ideas ............................................................................ 31
VII.Resumen ............................................................................................. 33
VIII.Ejercicios Resueltos ............................................................................ 34
Introduccin
El trabajo en equipo es uno de los pilares fundamentales para la calidad en las
organizaciones porque permite el desarrollo de la creatividad de los trabajadores, as
como su participacin en el logro de metas y objetivos comunes.
En el presente captulo, el participante deber realizar un breve diagnstico del estado
en que se encuentra el estilo de trabajo en equipo en su respectiva rea. Asimismo,
desarrollar un test de comunicacin personal, para saber cmo se est comunicando
con su entorno.
Objetivos
I. Concepto de trabajo en
equipo
Es una forma de trabajo en la que un grupo de personas organizadas y con
conocimiento de sus roles desarrollan actividades conjuntas para alcanzar una meta
comn.
de
La era del YO
Liderazgo automtico
Liderazgo participativo
Pensadores y hacedores
Uniformidad
Diversidad
Orientacin a la produccin
Orientacin al consumidor
Tecnologa inflexible
Tecnologa flexible
Corregir
Prevenir
Corto plazo
Largo plazo
Estndar de defectos
Cero defectos
Un trabajo interesante y
multifuncional
Etapas
Caractersticas dominantes
5.
Cohesin
Solidaridad
4.
Organizacin
3.
Comunicacin (dilogo y
discrepancia)
Tolerancia
2.
Seguridad y estabilidad
1.
Conocimiento
Angustia y desconfianza
Fuente: Elaboracin propia
1.1.
1.9.
9.1.
5.5.
9.9.
Parcialmente
Caracterstico
Nada Caracterstico
Altamente
Caracterstico
Reuniones:
Un enfoque de arriba hacia abajo determina el orden del da; los miembros del grupo
dan informacin si se les pide.
Nada Caracterstico
10
5
Parcialmente
Caracterstico
8
Altamente
Caracterstico
Parcialmente
Caracterstico
Nada Caracterstico
Altamente
Caracterstico
Objetivo:
Los objetivos que se imponen para obtener resultados se consideran finales.
Parcialmente
Caracterstico
Nada Caracterstico
Altamente
Caracterstico
Innovacin:
Se opone resistencia a las sugerencias o a las nuevas ideas. Y la resistencia se vence
mediante un esfuerzo persistente.
Nada Caracterstico
5
Parcialmente
Caracterstico
Altamente
Caracterstico
11
Parcialmente
Caracterstico
Nada Caracterstico
Altamente
Caracterstico
Parcialmente
Caracterstico
Nada Caracterstico
Altamente
Caracterstico
Delegacin:
Los miembros tienen un mnimo de autonoma para cumplir con sus tareas; se les dice
que deben hacer, pero no porqu.
Nada Caracterstico
Calidad:
12
5
Parcialmente
Caracterstico
8
Altamente
Caracterstico
Parcialmente
Caracterstico
Nada Caracterstico
Altamente
Caracterstico
Parcialmente
Caracterstico
Nada Caracterstico
Altamente
Caracterstico
Espritu de equipo:
Los miembros estn ms interesados en su propia preservacin y en la proteccin de
sus privilegios que en las actividades de todo el equipo.
Nada Caracterstico
5
Parcialmente
Caracterstico
Altamente
Caracterstico
Compromiso:
13
Nada Caracterstico
Parcialmente
Caracterstico
8
Altamente
Caracterstico
Tabla N3
ESCALA
PUNTAJE
1. Ordenes
2. Reuniones
3. Conflicto
4. Objetivos
5. Innovacin
6. Comunicacin
7. Descripcin
8. Delegacin
9. Calidad
10. Evaluacin
11. Espritu del equipo
12. Compromiso
TOTAL
Fuente: Elaboracin propia
14
15
El crculo de calidad es un
grupo de personas, que
trabajan en una misma rea
y se renen voluntariamente
para dar soluciones a sus
problemas.
Qu tcnicas usan?
Tormenta de ideas, grficas
histogramas, diagramas de
Pareto, Ishikawa.
Cmo funciona?
El grupo organiza reuniones
semanales y usa mtodos
de solucin de problemas.
Ventajas:
Los
problemas
solucionan
satisfactoriamente y
manera participativa.
16
se
de
Figura N 1
Fuente: Elaboracin Propia
17
V. La comunicacin
Propsito de la comunicacin
En su sentido ms amplio, comunicar es propiciar el cambio, es decir influir en las
acciones de las personas. La comunicacin resulta esencial, para el funcionamiento
interno y externo de la organizacin.
18
Comunicacin
Ambiente Externo:
Clientes
Proveedores
Gobierno
Comunidad
19
S
No
habitualmente raramente
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
20
Algunas
veces
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
21
otros?
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
22
37.
38.
39.
23
5.4.1. Firmeza
Una persona asertiva debe saber quin es y qu quiere. De esa manera podr
ser firme en lo que persigue. Si se confa en uno mismo, se podr ser firme y
enrgico para decir lo que se quiere lograr. Ese es el primer requisito para
alcanzar una meta.
De la firmeza y la confianza que una persona tenga en s misma, depender su
capacidad para controlar y confrontar a los dems adecuadamente. Se trata de
confrontar sin enfrentar; la comunicacin debe darse de tal forma que no ponga
a la defensiva al interlocutor.
Yo autoafirmativo
La mejor opcin para ser francos, directos, claros y firmes, sin faltar el respeto,
es recurrir a los mensajes yo. Iniciar todas las frases en primera persona del
singular es el primer principio de la comunicacin asertiva.
Esta propuesta contradice lo que propone una reconocida escuela de liderazgo
segn la cual el lder nunca habla de yo sino de nosotros. Tambin va en
contra de lo sealan las reglas del Consejo Interamericano de Seguridad: la
mejor palabra es nosotros, la peor palabra es yo.
El iniciar una frase, como regularmente lo hacemos, con el pronombre
usted, es acusar, es sealar, es asumir el rol de objeto pasivo. Implica tocar
la autoestima de su interlocutor y, por tanto, ponerlo a la defensiva. Es decir
usted me est manejando para luego abandonar una posicin de compromiso
y liderazgo.
El nosotros, por otra parte es manipulador, es a menudo un disfraz para una
declaracin yo. Expresiones como atendamos a ese cliente, srvanos la
comida, pongamos este fax no son honestas porque la realidad es otra.
Es por ello que la psicoterapeuta Harriet Goldhoy en su libro La Afirmacin
Personal propone: conquistar primero un yo fuerte y definido y con l, la
capacidad de integrar un nosotros ms ntimo y gratificante.
24
En vez de decir
Mensajes Yo
Usted me dijo
Yo le escuch o entend
Usted no me avis
Yo no saba o no me enter
Usted no fue
No lo vi
Fuente: Elaboracin propia
Crtica constructiva
Una crtica que se inicia con el pronombre usted es inocua y destructiva;
inocua porque crtica la personalidad y sta no se puede cambiar,
destructiva porque lesiona la autoestima. A nadie se le hace bueno
dicindole que es malo.
La mejor forma de criticar para modificar la conducta de alguien es criticar
la situacin, la conducta, la cosa. Y debe hacerse compartiendo un
sentimiento sobre tal situacin o conducta. Si se inici con el yo es fcil.
Ms fcil lo ser si slo hablamos con sustantivos y verbos, no con
adjetivos calificativos.
Tabla N 6
En vez de decir
Mensajes Yo
Me molesta su grosera
Me preocupa su falta de
cumplimiento
Usted es un altanero
Me disgusta su altanera
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En vez de decir
Mensajes Yo
No me apagues el televisor
No sea desordenado
No me grite
Baja la voz
Fuente: Elaboracin propia
5.4.2. Sensibilidad
Todos estamos de acuerdo en que no hay amor sin libertad, pero muy pocos
son los que dan libertad a su pareja de amar a otras personas. El amor suele
ser posesivo.
Cul es entonces el lmite de toda libertad? El mutuo respeto y la comprensin.
Por qu yo puedo permitirme unos derechos que no estara dispuesto a
aceptar en otras personas? La sensibilidad nos permitir ponernos en los
zapatos del otro, elogiarlo, ser solidario con l, trabajar en equipo, negociar,
ayudar, orientar.
Comprender en vez de juzgar
El mayor obstculo de la comunicacin es nuestra tendencia a juzgar y a
evaluar. Esta prctica nos lleva tener reacciones emocionales. Todo conflicto
surge por nuestra tendencia a juzgar.
26
Tabla N 8
En vez de decir
Mensajes Yo
Aprese
Mi jefe me grit
27
28
Mensajes Yo
Estoy recibiendo
ltima hora
Cierra la puerta
todo
Nuestro cerebro es nuestro CPU y como sucede con todo ordenador, necesita
informacin, inputs. De acuerdo con la medida en que damos informacin, el
receptor podr procesarla y tomar libremente su decisin. Estaremos as
educando para la libertad, estaremos desarrollando la responsabilidad y la
interdependencia.
Corolario
Para conseguir un producto y servicio de calidad, es requisito primordial una
comunicacin efectiva. Necesitamos escuchar las especificaciones del
producto, las necesidades del cliente y los problemas surgidos.
Requerimos de una gran sensibilidad para comprender a nuestros clientes, a
nuestros compaeros de apoyo, firmeza para conseguir su respaldo y poder
cumplir los compromisos.
Hoy en da, cuando el cliente no siempre tiene la razn, necesitamos de mucha
inteligencia para evaluar, ponderar, controvertir y persuadir.
Y por sobre todo una comunicacin abierta, en doble va, que se fundamenta en
una gran confianza en quienes nos rodean: jefe, compaeros, colaboradores,
clientes y compaa. Slo la comunicacin abierta, asertiva, garantiza un trabajo
de calidad y un servicio excelente.
Un cliente tiende a percibir una cultura de servicio slo cuando tiene problemas.
Y est probado que el 95 % de los clientes vuelven si su problema fue resuelto
rpidamente. De qu depende esto? De una actitud de servicio pero
fundamentalmente, de una comunicacin asertiva, de compromiso y de apoyo.
29
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- Normas bsicas
Estas normas se siguen para que la participacin sea amplia y para aprovechar la
opinin y experiencia de los participantes:
1) Establecer el objetivo de la reunin claramente. Es clave aclarar las
expectativas de los participantes respecto al objetivo de la reunin y
establecerlo con toda precisin.
2) Prohibicin estricta de la crtica. Se prohbe criticar las opiniones y calificarlas
de buenas o malas.
3) Libertad y opinin libre. No debe haber restricciones a la libre expresin de las
ideas en funcin de aspectos como jerarqua o responsabilidad sobre la
materia de la sesin, se parte del hecho de que cualquier miembro del grupo
puede proponer ideas novedosas.
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VII. Resumen
El trabajo en equipo
Es un estilo de trabajo, donde un grupo de personas estn organizadas, y persiguen
una meta comn. Para llegar a su madurez, un equipo de trabajo debe seguir varias
etapas, teniendo presente el grid (cuadro) que se plantea.
Los crculos de calidad
Es una de las mejores expresiones del trabajo en equipo, pero se requiere cierta
preparacin de los participantes y el apoyo de la Gerencia.
La comunicacin
Comunicar significa enviar clara y eficazmente un mensaje a quien queremos
comunicarlo. La empresa moderna depende de una comunicacin eficaz, de all su
gran importancia.
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Solucin
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