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a)
b)
c)
a)
y operativo; la prctica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo
que el responsable de rea o el supervisor piensan que estn ocurriendo. Los
procedimientos de auditora administrativa respaldan tcnicamente la
comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de
terrenos, y el anlisis y conformacin de datos los cuales son necesarios e
imprescindibles.
3) Habilidad para pensar en trminos administrativos.
El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de un
administrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional y
pensar como ste lo hace (o debera hacerlo). Es decir, preguntarse: qu
necesitara conocer acerca del trabajo que se est desarrollando?, cmo
planear el trabajo?, cmo medir el desempeo alcanzado?, cmo motivar al
personal?, cmo controlar el trabajo asignado?, cmo asegurarse que el
trabajo fue realizado precisa, completa y oportunamente?.
En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un
atributo muy importante para el auditor administrativo.
2.- GENERALIDADES
INTERNO
DEL
CONTROL
Establecer Normas
Tomar medidas
correctivas
Medir el desempeo
Comparar lo
realizado con las
normas
a) Sistemtico.
Muchas veces se ha podido observar que el origen, los conocimientos,
la formacin o tambin las inclinaciones de director de la empresa,
condicionan en gran medida la forma de examinar los problemas. Es decir el
anlisis se orientar hacia ese aspecto en cierta forma favorito o familiar. El
enfoque resultar entonces parcial, y tambin participar de esta
caracterstica la obtencin de conclusiones y la posterior formulacin de las
soluciones o caminos a tomar.
Adems los diferentes miembros de la empresa no coincidirn, como es
lgico, con las conclusiones parciales. Menos an coincidirn las reas
directamente afectadas; ya que pensarn que el anlisis ha sido orientado en
forma parcial.
Con lo anterior se quiere decir y demostrar la necesidad de analizar la
empresa utilizando un cierto enfoque. Existir una forma de recoger
informacin, una forma de procesarla, y analizarla, un cierto criterio para
obtener conclusiones y adoptar las soluciones adecuadas. No se trata de
conocer en forma intuitiva la realidad ni de enfocar parcialmente la misma,
sino de adoptar un cierto sistema para hacerlo. Por eso se habla del anlisis
sistemtico.
b) Integral
La aplicacin concreta del enfoque a utilizar en el anlisis, implica que
se debe abarcar con el mismo todos los aspectos de la actividad de la
empresa. No slo por el hecho de que obviamente en todas las reas pueden
existir problemas importantes; sino tambin, porque muchas veces ocurre
que el problema que se manifiesta en un sector es el reflejo de errores
localizados en otro.
Si se piensa que la empresa es un sistema y no un rompecabezas de
funciones y procedimientos aislados, se tiene el mejor argumento para
asegurar que el anlisis debe ser integral. La empresa en su totalidad ser
sometida a examen y revisin, y se estar seguro de detectar las verdaderas
causas de los problemas.
c) Peridico
La empresa est sometida a cambios. Se incrementan las ventas y la
capacidad de produccin nuevos productos son lanzados, nuevos mtodos
de fabricacin, etc.- tambin se incorporan nuevas personas y otras dejan la
empresa; el exterior modifica la demanda y los precios; varan los impuestos,
los recargos, etc.
De lo anterior se deduce que otra caracterstica y necesidad de la
auditora administrativa es su periodicidad. A intervalos ms o menos
regulares de tiempo se debe evaluar a la empresa y deducir la evolucin de
la misma en el lapso transcurrido, analizando los resultados obtenidos de las
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a)
b)
c)
d)
DE
LA
UNIDAD
DE
AUDITORIA
Auditora
Administrativa
Auditoria
Interna
Gerente
General
Gerente de
Planeacin y control
Gerente
Financiero
Auditora
Administrativa
Auditora
Interna
Gerente
General
Gerente de
Planeacin y control
Gerente
Financiero
Auditora
Administrativa
Auditora Interna
Consejo de
Administracin
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Asamblea de
Accionistas
Auditora
Administrativa
Gerente
General
Produccin
Comercializacin
Finanzas
b) Auditor de asesora.
c) Auditor de personal.
d) Auditor de produccin.
e) Auditor de almacn.
f) Auditor de compras.
g) Auditor de ventas.
h) Auditor de finanzas
i) Auditor de estados financieros.
j) Auditor de sistemas mecnicos y electrnicos.
3.- Auditor ayudante. El encargado de este puesto tiene la
responsabilidad de ayudar al auditor supervisor y al de reas; en la
recopilacin de informacin necesaria, cuando se trata de empresas
pequeas, puede coordinar actividades de planeacin y desarrollo del trabajo
asignado.
4.- Auditor principiante. Al encargado de este puesto generalmente
se le asignan trabajos de rutina; en la prctica a esta persona se le gua y
supervisa en el desarrollo de su trabajo.
BENEFICIOS DE LA AUDITORIA INTERNA.
Son muchos los beneficios que se obtienen de un proyecto de auditora
efectivo, pero son tres los que sobresalen:
1.- La auditora interna permite determinar si los sistemas y
procedimientos establecidos son efectivos para alcanzar los objetivos fijados
y asegurar el cumplimiento de las polticas establecidas.
2.- La auditora interna hace recomendaciones para el mejoramiento de
las polticas, procedimientos, sistemas, etc.
3.- La auditora interna suministra un medio de proveer un mayor grado
de delegacin de autoridad y, si es necesario, un medio para facilitar la
descentralizacin de operaciones.
El xito de la auditora interna depende no slo de la actitud de la
direccin superior, sino tambin del grado de aceptacin acordado al equipo
de trabajo de auditora por los niveles medio y bajo de la empresa. La
aceptacin por otros miembros de la gerencia se logra ms fcilmente
cuando los auditores internos ejercen funciones de consultora y actan como
asesores especiales, preocupados por el mejoramiento de todas las
operaciones, ms que por aparentar ser custodios de los recursos de la
empresa.
3.4.4. LA AUDITORIA EXTERNA.
La auditora administrativa externa se utiliza cuando la empresa no
cuenta con los recursos suficientes para sostener un programa interno y
cuando se requiere de una opinin de carcter independiente.
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4.- ENFOQUES
ADMINISTRATIVA.
DE
LA
AUDITORIA
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4.3. NORBECK
La auditora administrativa es un mtodo constructivo para ayudar a la
gerencia a mejorar las operaciones de la empresa de la siguiente manera:
Llamando la atencin de la gerencia hacia el rompimiento de los
controles operativos.
Sealando reas en las que se puedan reducir costos.
Sugiriendo mejoras potenciales de operacin.
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relacionados con otras interferencias y tal vez hasta haya que reformularlas
por alguna razn.
La finalidad del anlisis, o sea la divisin por elementos, es preparar
una sntesis, que ser el proceso de combinar diferentes elementos.
5.- Informe final de la auditora administrativa
La base para elaborar el informe final de auditora en forma adecuada
es: en primer lugar determinar quin lo va a leer? Y qu uso va a tener?, en
un segundo lugar, cmo va a estructurarse ste?.
6.- Implantacin de las recomendaciones.
La implantacin de las recomendaciones formuladas por el auditor
administrativo es tan importante como cualquiera de las etapas anteriores,
ya que constituye el momento en que las medidas de mejoramiento
administrativo propuesto deben ponerse en vigor, para resolver los
problemas que originaron la aplicacin de la auditora administrativa.
6.- TCNICAS
ADMINISTRATIVA
DE
LA
AUDITORIA
Investigacin documental.
Observacin
El cuestionario
La entrevista.
6.3. ENCUESTAS
Esta tcnica se aplica en forma combinada, permitindonos captar la
informacin planteada de los diferentes campos a investigar, mediante los
instrumentos previamente diseados.
A) Cuestionarios.
Esta tcnica tiende a obtener informacin mediante una serie de
preguntas escritas, previamente formuladas.
El empleo de esta tcnica ofrece al auditor las siguientes ventajas:
- Obtener la informacin deseada para cada caso en particular.
- El cuestionario previamente elaborado permite:
o Incluir en l todas aquellas preguntas de inters.
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6.4. ENTREVISTA.
Esta tcnica tiene por objeto obtener informacin por medio de
conversaciones con aquellas personas que de alguna manera estn
relacionadas con el caso que se investiga.
El uso de esta tcnica es de gran utilidad en trabajos de investigacin.
Es aconsejable que el auditor, al aplicar esta tcnica, se posesione de
su papel conciliador de intereses. Para lograrlo, tomar en cuenta las
siguientes apreciaciones:
- Su presentacin debe inspirar confianza.
- Su actuacin debe ser sencilla y sin ostentaciones.
- El desarrollo de su conversacin estar a la altura con la importancia
y cultura de la persona con quien trata.
- Procurar satisfacer dudas haciendo aclaraciones respectivas.
La entrevista se puede aplicar en dos formas: en forma particular y en
forma general o simultnea; ambas tienen sus ventajas y desventajas. La
aplicacin simultnea tiene la ventaja de la economa y la rapidez, pero tiene
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EMBUSTERO
MANIPULADOR
AGRESIVO
Introvertido
Sumiso
Sentimental
Sugestionable
Mediocre
Nostlgico
Depresivo
Desconfiado
Inseguro
Manitico
Simulador
Mentiroso
Farsante
Egocntrico
Excntrico
Creativo
Flexible
Vengativo
Lder
Poltico
Sarcstico
Irnico
Cnico
Extrovertido
Autoritario
Impulsivo
Inestable
Autosuficiente
Sociable
Seguro
Estudio
preliminar
Diagnstico
FASE DE
PLANEACION
.
.
.
.
FASE DE
DESARROLLO
in
-
Planeac
datos
datos
Obtencin de
Progra
Anlisis de
Implantaci
n
de
sin un estudio preliminar.
recomendaciones
Sociogramas.
Cuadros de distribucin de actividades.
Diagrama de flujos.
Diagramas de distribucin de espacio
Cuadros estadsticas.
rbol de decisiones
Redes para el anlisis lgico de problemas
Otras de investigacin de operaciones.
PUNTUACIN
0
De 5 a 15
De 16 a 30
De 31 a 45
De 46 a 60
EVALUACION
Carencia.
Deficiente o inadecuado
Elemental o mnimo.
Adecuado o aceptable.
ptimo o excelente.
PUNTUACIN
0
De 5 a 20
De 21 a 40
De 41 a 60
De 61 a 80
9.-INFORME
ADMINISTRATIVA
EVALUACION
Carencia.
Deficiente o inadecuado
Elemental o mnimo.
Adecuado o aceptable.
ptimo o excelente.
DE
AUDITORIA
UTIL
UN
INFORME
DE
k) DERECHOS HUMANOS.
Las recomendaciones y observaciones del auditor que afecten de
alguna manera al elemento humano, debern tender a proteger a ste,
primordial e importantsimo factor, en cuanto al trato, salario y prestaciones.
5.- Material complementario (Anexos)
Los anexos son aquellos documentos que sirven al auditor para dar
mayor claridad a la informacin contenida en el cuerpo del informe.
ASESORIA Y MANTENIMIENTO
El hecho de haber implantado una mejora en las polticas,
procedimientos, estructura orgnica, etc., no quiere decir que el xito est
asegurado o que no existirn variaciones entre lo que se planea y los hechos
presentados. La asesora o vigilancia constante de los hechos es necesaria, y
el auditor no puede eximirse en ninguna forma de ella, ya que su labor
profesional es lograr mejores resultados.
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