PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE

CALIDAD DE ALMACENADORA Y
DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

REA: OPERACIONES

1.0

CODIGO:

REVISIN:

NIVEL:

HOJA:

PR-OP-042-02

JUL-2015

04

1 DE 17

TITULO: PREPARACION Y CARGA DE PRODUCTO

TERMINADO (CLIENTES E INTRACOMPANY)

OBJETIVO:
Asegurar el correcto surtido y entrega en tiempo a clientes del centro de distribucin MX20.

2.0

ALCANCE:
rea de operaciones, surtido y embarques.

3.0

RESPONSABILIDADES:

3.1

Del Jefe de turno, la recepcin de la documentacin para el surtido y carga de los embarques, el balanceo de
carga de trabajo a las zonas operativas, la elaboracin y cumplimiento del Plan maestro de enrampe y carga
local y fornea, cumplir con los lineamientos de seguridad de toda el rea operativa.

3.2

Del Montacarguista usar su EPP, elaborar check list de los equipos a su cargo (montacargas FO-OP-042-06,
escner FO-OP-042-09, y equipos de voz FO-OP-042-10), operar de forma correcta los equipos asignados, surtir
las tareas programadas por su verificador de zona usando su terminal de radiofrecuencia y de voz para garantizar
la trazabilidad.

3.3

Del ayudante general usar su EPP, elaborar check list de los equipos asignados (patinetas elctricas FO-OP042-07, patn hidrulico, equipo de voz FO-OP-042-10) operar de forma correcta los equipos asignados, surtir
las tareas programadas por su verificador de zona usando su equipo de voz para garantizar la trazabilidad.

3.4

Del verificador usar su EPP, administrar en sistema los viajes programados, asignar a ayudantes y
montacarguistas las tareas de surtido, programar la carga de unidades, programar tareas para reabastecer las
reas de picking.

3.5

Del auditor de zona, auditar los productos surtidos en las reas de embarques, y la confirmacin en sistema Izel
cuando se haya terminado el surtido.

3.6

Del transporte, el enrampe de unidades conforme a su plan de carga, el inventariar sus viajes programados, y
cargar las unidades a granel en los tiempos establecidos.

4.0

POLITICAS:

4.1

Cualquier movimiento de surtido o carga (traslado) de producto se tiene que realizar mximo con dos pallets en
Montacargas, un pallet en patineta, y uno en patn hidrulico dentro del rea de almacenaje y est autorizado
para el transportista mover dos pallets con patn hidrulico en la zona de embarque.

4.2

Cualquier surtido asignado deber realizarse mediante el sistema usando su terminal de radio frecuencia para
surtido en full pallet, o su sistema de voz, para el surtido a granel.

4.3

Solo se permitir el ingreso de personal de las lneas de transporte a las zonas de embarque si la lnea a la que
pertenecen tiene viajes enrampados y con su EPP.
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Coordinador de Operaciones
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Revis
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Gerencia
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2 DE 17

TITULO: PREPARACION Y CARGA DE PRODUCTO

TERMINADO (CLIENTES E INTRACOMPANY)

4.4

Todo embarque deber surtirse mediante el picking list correspondiente y tener un nmero de shipment.

4.5

Si un embarque al pasar por el sistema de semforo en vigilancia sale Rojo, deber someterse a un revisin
fsica por parte del rea de vigilancia y el supervisor en turno deber programar la descarga y esperar el conteo
del rea de vigilancia y una vez que las cantidades embarcadas sean las mismas que en los documentos se
programara la carga.

4.6

Los embarques que se autoricen cargar paletizado, solo podrn embarcarse en tarimas Chep.

5.0

DEFINICIONES:

5.1

Shipment: Operacin de transporte para mover o trasladar una mercanca de un origen a un destino plasmado
en un documento que define detalladamente las caractersticas (cantidad, cajas, sku, procedencia) de los
productos trasladados.

5.2

Contenedor: Etiqueta de papel con una licencia o nmero consecutivo irrepetible, se utiliza para surtir va Pick
By Voice.

5.3

Handling Unit H.U.: Etiqueta con nmero irrepetible la cual viene en todas la tarimas provenientes de planta, la
cual sirve para identificar la planta de produccin, clave y descripcin de producto, cantidad de cajas y lote.

5.4

SAP: (Systeme, Anwendungen und Produkte) Software de procesamiento en tiempo real que trabaja en tres
capas de proceso: bases de datos, servidor de aplicaciones y cliente.

5.5

Pallet o Fondo: Cajas de producto apiladas en una tarima de madera.

5.6

Sku: Acrnimo de Stock Keeping Unit o "nmero de referencia" es un identificador usado con el objeto de permitir
el seguimiento sistemtico de los productos. Cada SKU es nico e irrepetible y se asocia con un producto.

5.7

Shiping Notification: Es una funcionalidad de SAP R3 que permite que los pedidos del cliente consideren el
inventario que est en trnsito.

5.8

WMS - Izel: Acrnimo de Warehouse Management System, es un aplicacin de software que maneja las
funciones del CEDIS, cuya funcionalidad incluye recepcin, almacenaje, manejo de inventarios, administracin
de tareas, planificacin de rdenes, asignacin de orden, reaprovisionamiento, embalaje, envo e interfaz de
confirmacin de movimientos, uso de tecnologa de radiofrecuencia junto con cdigo de barras y surtido con voz.

5.9

CEDIS: Centro de Distribucin.

5.10 FIFO: Acrnimo de First In First Out, Primeras Entradas-Primeras Salidas.

5.11 Shipment Intracompany: viaje entre los distintos cedis de Col Pal.

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6.1 DIAGRAMA DE FLUJO:

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6.2

CODIGO:

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04

4 DE 17

TITULO: PREPARACION Y CARGA DE PRODUCTO

TERMINADO (CLIENTES E INTRACOMPANY)

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES:

6.2.1 El jefe de turno recibir del rea de despacho los documentos picking list (anexo 1) a trabajar, estos documentos
deben contener el nmero de shipment.
6.2.2 Jefe de Turno elabora el plan maestro de enrampe y carga local y forneo, y lo entregara al rea de despacho
para su difusin.
6.2.3 Jefe de Turno asigna los viajes a surtir a cada zona de trabajo, una vez asignada la cortina deber anotar en el
picking list la cortina donde se surtir y deber presentar el picking list al rea de despacho y solicitara la
impresin del reloj para constancia de la fecha y hora en la cual el rea de operaciones iniciara el proceso de
surtido del shipment, y entregara copias del picking list y formato de bitcora de operaciones FO-DE-042-05
(anexo 4) al verificador de zona, copia picking list al rea de despacho, y copia del picking list al auditor de
cortina.
6.2.4 La lnea de transporte recibe de despacho la notificacin de sus viajes enrampados, y el formato de Inventario
ciego de despacho, (ANEXO 2 Formato FO-OP-042-08) en base a esto coloca las unidades y avisa al jefe de
turno para la entrega de la carta porte.
6.2.5 El jefe de turno o verificador de zona recibe la carta porte del transporte la cual firmara y colocara la hora de
recibo del documento, y verifica en ese momento la colocacin de la unidad, activara el gancho de seguridad y
coloca la rampa.
6.2.6 El jefe de turno entrega el taln al rea de despacho.
6.2.7 El Verificador de Operaciones ingresa en WMS Izel nmero de shipment y asigna tareas de surtido para
montacarguista y ayudantes generales Anexo 5, Formato asignacin tareas de surtido FO-OP-042-05 Ver
instructivo de trabajo del verificador de zona IT-OP-042-08.
6.2.7 Montacarguista elaboran check list de montacargas al inicio de su turno FO-OP-042-06 y de su radiofrecuencia
FO-OP-042-09 y ayudantes generales de patineta elctrica FO-OP-042-07 y su equipo de voz FO-OP-042-10,
de detectar alguna falla en los equipos motrices debern reportarlo a su verificador mediante el formato reporte
de falla de montacargas y patineta, FO-OP-042-11 e inician el surtido de las tareas asignadas FO-OP-042-05
usando montacarguistas su radiofrecuencia y ayudantes generales equipos de voz y colocan los productos
surtidos en cortinas asignadas para cada embarque. Ver Instructivo de Trabajo para Montacarguista IT-OP042-05 y Ayudante General IT-OP-042-06.
6.2.8 Si existe diferencia en el surtido, ya sea por faltantes o productos daados, el montacarguista o el ayudante
general reportaran a su verificador de zona el faltante, una vez determinado si existe el faltante en el surtido, el
verificador y/o jefe de turno tramitan el corte a la facturacin, llenando el formato Registro de corte Formato
FO-IN-042-16 (anexo 3).Ver instructivo de trabajo de Cortes a la Facturacin IT-OP-042-07

6.2.9 El auditor de cortina audita productos fsicamente vs picking list, y el Inventarista del transporte cuenta
fsicamente los productos y llena el formato inventario ciego. Anexo 2 Formato FO-OP-042-08
6.2.10 El auditor de cortina y el Inventarista del transporte validan cantidades surtidas y realizan una inspeccin visual
del producto, esto para garantizar la conformidad de los productos a embarcar, y solo rechazaran aquellos
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5 DE 17

TITULO: PREPARACION Y CARGA DE PRODUCTO

TERMINADO (CLIENTES E INTRACOMPANY)

productos que muestren dao visual en corrugados, que estn manchados los corrugados, cajas abiertas, o con
algn faltante que detecten al manipularlos, estos productos debern cambiarse con la validacin del auditor.
(curso de capacitacin CCC de Col Pal para la reclasificacin de estos productos)
6.2.11 El verificador de zona realiza validacin del picking list (anexo 1) vs el formato de inventario ciego de despacho
(anexo 2).
6.2.12 Si existe diferencia en la validacin, el verificador regresa el formato del inventario ciego de despacho al
transportista para verificar nuevamente cantidades.
6.2.13 El Inventarista de transporte entrega formato del inventario ciego de despacho corregido y el verificador
nuevamente valida las cantidades y de no existir variacin da por finalizada la auditoria.
6.2.14 Verificador de zona solicita al auditor de cortina la liberacin del viaje y este de no tener diferencias la otorga
firmando en la bitcora de operaciones (anexo 4).
6.2.15 Auditor de cortina confirma viaje en WMS Izel.
6.2.16 Verificador programa la carga de la unidad, y mediante la ruta impresa en el picking list determinara si se carga
paletizado o a granel, de ser paletizado asigna tarea a montacarguista, de ser carga a granel informa a la lnea
transportista para que inicie la carga.
6.2.17 Al trmino de la carga el verificador solicita el cierre de puertas a la lnea de transporte y solicitara el marchamo
correspondiente al auditor de cortina que se coloca una vez que est cerrada la unidad.
6.2.18 Verificador llena la bitcora de operaciones con los horarios requeridos en el formato y entrega la documentacin
del viaje a despacho para su facturacin. FO-DE-042-05 (anexo 4)
6.2.19 Si existe problema para la facturacin por status FG QI en sistema SAP, se deber solicitar a los inspectores
de calidad Col Pal la liberacin del producto para su facturacin, de no liberarse el producto, se proceder a
realizar corte a la facturacin.
6.2.20 Los documentos oficiales para la salida de productos embarcados, los entregara el rea de despacho a la lnea
transportista, ya sea venta a clientes facturas, caratula de viaje etc., y salida intracompany shipment, envos
a POP, y ventas especiales.

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7.0 REGISTROS DE CALIDAD:

No.
1

CODIGO DEL REGISTRO DE

CALIDAD

4
5
6
7
8
9

Anexo 1 Col-Pal
Anexo 2 Formato FO-OP042-08
Anexo 3 Formato FO-IN042-16
Anexo 4 FO-DE-042-05
Anexo 5 FO-OP-042-05
Anexo 6 FO-OP-042-06
Anexo 7 FO-OP-042-07
Anexo 8 FO-OP-042-09
Anexo 9 FO-OP-042-10

10

Anexo 10

2
3

TIEMPO DE

DISPOSICIN

RESGUARDO

FINAL

Supervisor

3 aos

Archivo Muerto

Supervisor

3 aos

Archivo Muerto

Registro de corte

Supervisor

3 aos

Archivo Muerto

Bitcora de viaje
Asignacin tareas de surtido
Check list montacargas
Check list patineta electrica
Check list escanner
Check list sistema voz
Formato reporte falla montacargas y
patinetas

Supervisor
verificador
verificador
verificador
verificador
verificador

3 aos
n/a
1 mes
1 mes
1 mes
1 mes

Archivo Muerto
n/a
Archivo muerto
n/a
n/a
n/a

verificador

1 mes

n/a

NOMBRE DEL REGISTRO

RESPONSABLE

Picking list
Inventario ciego de despacho

8.0 BIBLIOGRAFA Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

8.1.

QUALITY STANDARS REQUERIMENTS COLGATE PALMOLIVE

8.2.

MANUAL DE CALIDAD.

8.3.

CURSO DE CAPACITACION CCC COL PAL

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TITULO: PREPARACION Y CARGA DE PRODUCTO

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9.0 ANEXO 1; PICKING LIST (Col Pal)

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ANEXO 2, INVENTARIO CIEGO DE DESPACHO

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Formato FO-OP-042-08

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Anexo 3 REGISTRO DE CORTE Formato FO-IN-042-16

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Anexo 4, Bitcora de operaciones Formato FO-DE-042-05

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TITULO: PREPARACION Y CARGA DE PRODUCTO

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ANEXO 5, FORMATO ASIGNACION TAREAS DE SURTIDO FO-OP-042-05

FORMATO ASIGNACION TAREAS DE SURTIDO

FORMATO ASIGNACION TAREAS DE SURTIDO

FO-OP-042-05

VIAJE

FO-OP-042-05

VIAJE

CORTINA TIRO STAGING UBIC. ZONA

TIPO EMBARQUE
SURTIDOR
FORMATO ASIGNACION TAREAS DE SURTIDO

CORTINA TIRO STAGING UBIC. ZONA

TIPO EMBARQUE
SURTIDOR
FORMATO ASIGNACION TAREAS DE SURTIDO

FO-OP-042-05

VIAJE

FO-OP-042-05

VIAJE

CORTINA TIRO STAGING UBIC. ZONA

TIPO EMBARQUE
SURTIDOR
FORMATO ASIGNACION TAREAS DE SURTIDO

CORTINA TIRO STAGING UBIC. ZONA

TIPO EMBARQUE
SURTIDOR
FORMATO ASIGNACION TAREAS DE SURTIDO

FO-OP-042-05

FO-OP-042-05

VIAJE

VIAJE

CORTINA TIRO STAGING UBIC. ZONA

CORTINA TIRO STAGING UBIC. ZONA

TIPO EMBARQUE
SURTIDOR

TIPO EMBARQUE
SURTIDOR

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ANEXO 6: CHECK LIST MONTACARGA FO-OP-042-06

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ANEXO 7: CHECK LIST PATINETA ELECTRICA FO-OP-042-07

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ANEXO 8 FORMATO CHECK LIST ESCANNER FO-OP-042-09

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ANEXO 9: FORMATO CHECK LIST SISTEMA DE VOZ FO-OP-042-10

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ANEXO 10: REPORTE DE FALLA MONTACARGAS Y PATINETAS ELECTR.

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TERMINADO (CLIENTES E INTRACOMPANY)

9.1 CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

NIVEL

RAZN Y DETALLES DEL CAMBIO

REALIZADO POR:

JUN-08
OCT-09

00
01

Luis F. Snchez
Edgar Guerrero P.

AGO-11

02

Revisin

Edgar Guerrero P.

Actualizacin total del procedimiento

Actualizacin del procedimiento
Se adiciona la responsabilidad para el verificador de zona el reabastecer
reas de picking 3.4
Se anexa nmero de formato del inventario ciego.

Jaime Rosas

MAR-15

03

JULIO 2015

04

Revisin general del procedimiento y cambio de formato

Se incluye al controlador de documentos, sellos y al Controlador de

cortinas y al auditor de cortina
- Se incluyen las responsabilidades 3.9 y 3.10, as como la poltica 4.6 y
4.7
- Se incluyen a los auditores de cortina y se agrega la actividad 6.2.20 El
auditor de cortina valida que el 100% del producto surtido corresponda
al que especifica el picking list, y lo registra en la Auditoria de mercanca
a transporte, reportando inmediatamente claves cambiadas, faltantes y
sobrantes al verificador de preparacin para su correcto surtido.
- Cambia la actividad 6.2.28 El Verificador de operaciones y el Auditor
muestran viaje validado (con firmas) para solicitar al controlador de
cortinas la apertura de la cortina.
- Cambia la actividad 6.2.29 El controlador de cortinas revisa el picking list
e inventario ciego y verifica firmas, tanto del transporte como del auditor
para solicitar al guardia de seguridad quitar candados de cortinas y
abrirla para que transporte inicie con la carga de su unidad
- Se agrega el registro de R-Control de inicio y termino de carga de unidad
en las actividades 6.2.30 y 6.2.31
- Se agregan las actividades 6.2.32, 6.2.33, 6.2.34, 6.2.35, 6.2.36 y 6.2.37

Elabor
Coordinador de Operaciones
Jaime Rosas

Revis
Coordinador de Calidad
Ren Quijada

Aprob
Gerencia
Manuel Lpez

Jaime Rosas S