Arquivo: Organizao e Manuteno

Aluno: Ruben Silva

Professor: Rui Bandeira

ndice
Introduo
--------------------------------------------------------------- Pg.2
Controlo de prazos
---------------------------------------------------- pg.3
Agregao de documentos externos e internos
---------------- pg.3
Exportao de informao
------------------------------------------- pg.3
Restrio de acesso aos documentos
----------------------------- pg.4
Mecanismos de alertas e notificaes
---------------------------- pg.4
Concluso
---------------------------------------------------------------- pg.5

Introduo
Este trabalho surgiu no mbito da disciplina de Gesto de Programas e
Projectos Desportivos que leccionada no 2 ano do curso de gesto
desportiva e que tem como finalidade a reflexo da seguinte questo:
Funcionalidades de um sistema de gesto documental
Foi neste contexto que surgiu a ideia de realizar um trabalho que
exemplifique tudo o que esteja ligado directamente com as funcionalidades
de um sistema de gesto documental.
O objectivo deste trabalho justamente apresentar alguns desses itens:
Controlo de Prazos, agregao de documentos externos e internos
(processo), exportao de informao, restrio de acesso a documentos e
mecanismos de alerta e notificaes.
um trabalho que requer muita pesquisa mas uma mais-valia para todos
os que seguirem estas informaes risca nomeadamente as empresas.

Arquivos
o conjunto de documentos recebidos e expedidos por uma entidade, no
decorrer das suas funes.
Existem dois mtodos de arquivo:
-Arquivo Electrnico
-Arquivo em pastas
Ambos os mtodos de arquivo tm vantagens e desvantagens, cada
empresa deve optar por aquele que lhe for mais favorvel.

Arquivos electrnicos
Vantagens

No se gasta papel;
No se ocupa espao;
seguro;
rpido;
Possibilita traduo mais fcil para os documentos;
Permite facilitar a partilha e envio de documentos;
Custos menos elevados: espao, material, recursos humanos, tempo;
Eficcia e eficincia;
Fcil acesso;
Facilidade em determinar acessos informao;
Possibilita a consulta distncia;
Facilita a mobilidade.

Desvantagens

Segurana;
Custo do investimento inicial no material informtico;
Possibilidade de diminuir postos de trabalho;
Custos de manuteno de material;
Dependncia da fonte de energia;
Facilidade da perca de dados;
Necessidade de dominar e conhecer as novas tecnologias;
Dificuldade de utilizar os sistemas em rede quando h falhas

Arquivos em pastas
Vantagens

organizado
Arquivar s o que necessrio;
Fcil de transportar (se pequena quantidade);
seguro;
Fcil de manusear e consultar informao se estiver bem organizado;
Elimina a barreira do no domnio das novas tecnologias;
Documentos autenticados que podem fazer prova do parecer de
algum;
Atractividade inicial de necessitar de pouco tempo e esforo;
Atractivos para ramos de actividade em que a documentao
utilizada cessa pouca expressividade;
Fcil e simples.

Desvantagens

Durabilidade;
Dificuldade de transportar (se grande quantidade);
No uma medida amiga do ambiente;
Ocupa muito espao fsico;
Custos elevados com espao para armazenamento;
Sujeito a condies climticas;
Sujeito a roubo;
Consulta exclusiva no tempo;
Possibilidade de falsificar documentos;
Acessvel a vrias pessoas, tornando-se fcil restringir o acesso;
Custo mais elevado;
Dificuldade de uniformizar critrios de classificao;
Possibilidade de encontrar documentos elegveis.

Classificao de arquivo
Quanto ao uso
Os documentos durante o seu ciclo vital passam por trs fases:
Arquivo corrente - aquele onde so arquivados os documentos com
utilizaes mais frequentes.

Arquivo intermdio Neste so arquivados aqueles em fase transitria,

que j no so utilizados com muita frequncia.
Arquivo permanente Onde so arquivados os documentos que j
perderam o valor administrativo.
Quanto natureza
Arquivo Especial: So aqueles que requerem tratamento especial de
armazenamento, independente de sua forma.
Certas variveis precisam ser controladas, pois caso contrrio, podem
deteriorar os documentos, (temperatura, luminosidade, humidade etc.).
Arquivo Especializado: So aqueles que tratam de um assunto especfico,
independente da forma fsica, comercial e industrial.

Origem dos arquivos em

Portugal
Em Portugal os arquivos no foram designados sempre da mesma forma:

Monarquia: carteiras ou cartrios - locais onde se guardavam as

cartas, ttulos, escritas, bulas pontifcias e outros documentos de vital
importncia para o reino, posteriormente denominados pelo nome de
Tombos.

O Arquivo Real Portugus, fundado por D. Fernando I, ficou conhecido por

Torre do Tombo por ter sido instalado numa torre nas muralhas do forte
onde vivia o referido monarca.

O documento na empresa
O documento um registo que reproduz ou representa, uma coisa
ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de confirmao
de um acontecimento, situao ou ocorrncia.

A empresa apresenta atravs de documentos os factos

relativos sua actividade.

Os documentos constituem a memria da empresa.

Habitualmente o documento escrito, este pode tambm ter

outro suporte material alm do papel registo em disquete,
CD, pen, microfilme, etc.

Funes do Documento

Representao de um facto ou situao.

Conservao (subsiste posteriormente ao facto que lhe deu
origem).

Classificao dos documentos

Documentos de transmisso (informao a transmitir)

Notas de encomenda, guias de remessa, factura...

Documentos de posio (informao a conservar)

Fichas de clientes e fornecedores, contas-correntes, documentos de

registos contabilsticos

O arquivo e a informao
As empresas tm necessidade de recolher ordenadamente os documentos
que contm registos de dados e informaes de interesse, garantindo a sua
conservao e assegurando as consultas provenientes dos seus diversos
sectores.
Essa recolha, conservao e consulta so asseguradas pelo ARQUIVO.

Definio de arquivo

Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua

forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por
um organismo pblico ou privado, em funo da sua
actividade e conservado para efeitos administrativos;

Local destinado conservao e guarda de documentos

devidamente classificados e ordenados;
Unidade de servio administrativo especializado cuja misso
consiste em receber, classificar, guardar e emprestar
documentos. Neste sentido o arquivo funciona como a
memria organizada da instituio que serve.

Funes do arquivo

Ordenao da documentao: mediante a recolha, registo e

classificao dos documentos;

Despacho: fornece os documentos solicitados com rapidez para os

diversos servios, medida que a documentao se vai
desactualizando

Conservao da documentao: no s mediante a utilizao de

equipamento adequado (armrios, ficheiros, etc.), como tambm,
proporcionando condies ambientais ideais de forma a no se
danificarem os suportes (sob a aco da humidade, calor e frio,
incidncia dos raios solares, saturao do ar e propagao de pragas).
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS QUANTO:

forma de organizao;

frequncia de consulta;

posio dos documentos;

Ao grau de informatizao.

Classificao dos arquivos

quanto forma de organizao

Centralizados nas pequenas e mdias empresas, o arquivo

encontra-se normalmente centralizado num nico sector, comum aos
vrios departamentos.

Descentralizados Nas grandes empresas, cada

sector/departamento tem um arquivo prprio, havendo ou no
duplicados ou acesso informtico da parte da administrao/gesto.
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Mistos - combinao dos dois sistemas.

Classificao dos arquivos

quanto frequncia de
consulta

Activos so constitudos por documentos recentes relativos a

assuntos em curso;

Semi-activos dizem respeito aos documentos com baixo ndice de

consulta, ou de consulta peridica.

Inactivos ou mortos contm documentao que por razes de

ordem fiscal, jurdica ou histrica devem ser conservados, sendo a
sua consulta apenas feita em casos especiais.

Classificao dos arquivos

quanto posio dos
documentos

Horizontais documentos arquivados horizontalmente, uns a seguir

aos outros, em estantes ou armrios com prateleiras (usam-se para
formatos superiores ao A4 ou em arquivos semi-activos/inactivos, uma
vez que so de difcil acesso)

Verticais documentos arquivados verticalmente uns aps os

outros, fazendo-se a ordenao da esquerda para a direita e de cima
para baixo (usa-se para dossiers, caixas de carto, livros, vdeos, etc.)

Suspensos - documentao colocada em pastas ou bolsas de papel

kraft, dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior em
classificadores que deslizam numa estrutura metlica. As pastas
podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou encontrarem-se
guardadas em gavetas (arquivos de processos);

Rotativos - os documentos so presos a um sistema que roda em

torno de um eixo (vertical ou horizontal). Pode ser combinado com o
arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado em
armrio prprio.

Classificao dos arquivos

quanto ao nvel de
informatizao

No informatizados ou tradicionais;
Parcial ou totalmente informatizados

A informao chega empresas veiculada de formas muito variadas: correio

normal, e-mail, fax, imagens em vdeo ou fixas, mensagens udio, etc.
H tendncia para fazer o arquivo tradicional dos documentos em papel e
arquivo electrnico da mesma documentao. As empresas devem
encontrar a melhor soluo para esta situao.

Concluso - arquivos
Existem vrios tipos de arquivos, mas cada empresa deve adequar aquele
que melhor se adapta ao seu dia-a-dia.
Quanto mais facilmente estiver organizado um arquivo, mais facilmente a
sua consulta. Um arquivo bem organizado tem muitas vantagens.
Perante os vrios tipos de arquivo, o arquivo em pastas tem tendncia a
desaparecer, pois hoje em dia mais prtico e cmodo o digital.
Basicamente em todo o lado existe um arquivo por muito pequeno que seja.
At nas nossas casas ao separar os nossos documentos, arquivamo-los
segundo os nossos critrios.

Tipologias de Documentao
A tipologia documental trata-se do conjunto de elementos formais
que caracterizam um documento de acordo com as funes a que se
destina.

Tipos de documentao
A documentao que se entrega ao cliente divide-se claramente em
duas categorias, interna e externa:
Interna: aquela que se cria no mesmo cdigo, j pode ser em
forma de comentrios ou de arquivos de informao dentro da
aplicao.
Externa: aquela que se escreve em cadernos ou livros,
totalmente alheia aplicao em si. Dentro desta categoria tambm
se encontra a ajuda electrnica.

Tipos de arquivos (quanto s instituies que produzem os

documentos):
- Arquivos pblicos (nacionais, distritais, municipais; notariais, de
ministrios, de escolas, de entidades administrativas variadas so
indispensveis para a proteco da propriedade e outros direitos
legais dos cidados)
- Arquivos empresariais
- Arquivos de famlia ou privados
- Arquivos eclesisticos
Tipos de arquivos (quanto permanncia dos documentos):
- Arquivos correntes ou administrativos (asseguram o funcionamento
das Instituies e a aplicao dos direitos legais e das polticas
institucionais e Governamentais)
- Arquivos intermdios (contm documentos que ainda podem ser
teis na vida dos cidados e das instituies, e cujo destino final,
dependendo do seu valor intrnseco, poder ser a eliminao ou a
passagem para o arquivo histrico)
- Arquivos histricos (contm a informao indispensvel ao
reconhecimento da histria dos pases, possibilitando a compreenso
da evoluo e dos problemas contemporneos)
Tipos de Arquivos (quanto tipologia dos documentos)
- Arquivos audiovisuais
- Arquivos fotogrficos

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- Arquivos digitais

As unidades arquivistas:
Constituio, ordenao e tipo
Processos Definem-se como conjuntos de documentos constitudos por
correspondncia, documentos de produo interna e documentos informativos que
constituem a histria e a resoluo de um caso.
Cada processo deve ser identificado numa capa de forma a permitir a sua fcil e
rpida recuperao na qual devem estar explcitos a designao do servio
produtor, o ttulo do processo, a classificao e as datas extremas. A sua
organizao deve ser feita de forma cronolgica.

Coleces Conjuntos de documentos semelhantes. A sua ordenao s pode ser

feita cronolgica ou numericamente. Estas coleces constituem-se na sua maioria
por cpias. A identificao destas deve conter o nome do servio produtor, o ttulo
da coleco, a classificao e as datas extremas.
Este tipo de unidade arquivstica deve ser aplicado somente em dois tipos de
situao[1]:
1- Nas reas funcionais da contabilidade e pessoal as quais tm por hbito a
constituio de coleces de documentos por tipologia de forma a quantificar a
informao resultante destes servios;
2- Nas funes fim de uma instituio quando o processo de uma determinada srie
no tem seguimento ou quando a documentao que corresponde coleco
necessite de ser alterada eventualmente.
Dossier Conjunto de documentos reunidos para um determinado fim sendo
normalmente constitudos por cpias de artigos de revistas, partes de livros,
legislao ou estudos tcnicos no tendo valor administrativo. Estes tipos de
documentos so normalmente utilizados pelo pessoal do servio.
Srie Entende-se por srie um conjunto de documentos simples ou compostos
aos quais foram dados, originalmente uma ordenao sequencial, em concordncia
com um sistema de recuperao da informao. Estes devem corresponder ao
exerccio de uma mesma actividade ou funo, dentro da mesma rea de actuao.
Subsrie Refere-se a uma subdiviso da srie determinada pela sua organizao
inicial, correspondendo s mesmas fases do processo, a subdivises sistemticas de
um assunto, a tipologias documentais ou a documentos com necessidades de
acondicionamento prprios.

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Transferncia/incorporao de
documentos
Incorporaes e Transferncias
Trata-se de um servio interno, no qual efectuado um conjunto de
operaes que resultar a remessa para o SGIAP, com subsequente
alterao de custdia, de sries e documentos produzidos e acumulados
pelos Servios, cujos prazos de reteno administrativa tenham cessado,
sendo o seu destino final a conservao permanente. A seguir, passamos a
descrever os procedimentos necessrios para que a operao acontea:
Procedimentos para as transferncias:
- Consulte o calendrio anual para comprovar que a documentao ser
enviada em data prevista. Caso contrrio, contacte com o SGIAP para
solicitar a transferncia;
- Leia atentamente as Normas para Transferncia;
- Prepare a documentao tal como se indica;
- Preencha devidamente a Guia de Incorporao e assine;
Instrues do preenchimento da Guia:
- N da incorporao: nmero sequencialmente atribudo pelo SGIAP
- Data: dia, ms e ano, da respectiva transferncia
- Servio depositante: designao atribuda pelo Regulamento Orgnico e
Quadro de Pessoal No Docente, em vigor data
- Volume total da transferncia: indicao do nmero e tipo de unidades de
instalao constantes da transferncia ex: livros 5, pastas 10, processos
10, maos 50, doc. avulsos 20, fotografias 4, diversos 8
- N de ordem: nmero a ser atribudo pelo SGIAP
- Ttulo ou Contedo: designao dada unidade de instalao que vai ser
transferida e que indica geralmente, a matria de que se trata
- Quantidade: indicao do nmero de unidades com o mesmo ttulo ou
contedo
- Data inicial: a primeira data que consta do processo
- Data final: a ltima data que consta do processo
- Responsvel pelo envio: assinatura do responsvel da operao, assim
como o seu nome e designao do cargo que ocupa no Servio
- Responsvel pela recepo: assinatura do responsvel da operao do
Arquivo Central, assim como o seu nome e designao do cargo que ocupa
no Servio
- Data: dia, ms e ano, da respectiva transferncia
- Nota: Existe no formulrio uma coluna que da inteira responsabilidade do
preenchimento do Arquivo Central, no devendo portanto, ser preenchida
pelos outros Servios.
Contacte o Gabinete de Apoio Tcnico para solicitar a transferncia da
documentao;

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 Faa acompanhar a documentao com o original da Guia de Incorporao

devidamente preenchido e o Auto da Entrega;
Por fim e depois de verificada a documentao pelo SGIAP, ser enviado
um exemplar, devidamente assinado e datado, da Guia de Incorporao
enviada e do respectivo Auto de Entrega.

Concluso
Como vimos, este trabalho resultado de um estudo minucioso que exigiu,
no decorrer do mesmo muita anlise, sntese e reflexo.

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Uma das vantagens oferecidas e que considero a mais importante foi o

conhecimento que tive a respeito das funcionalidades de um sistema de
gesto documental, visto que gosto bastante do que esteja relacionado com
a gesto documental, tornou-se assim muito mais fcil e interessante a
abordagem do mesmo.
Conclui com este trabalho alguns dos itens que no percebia
muito, acumulando assim mais alguns conhecimentos, fiquei a saber
profundamente detalhadamente o controlo de prazos, assim como a
agregao de documentos externos e internos, exportao de informao,
restrio de acesso a documentos e por fim mecanismos de alerta e
notificaes.

um trabalho que requer muita pesquisa mas no final obtemos grandes

informaes para aplicarmos no s no presente mas tambm no futuro.

Na minha opinio toda a sociedade devia de estar actualizada segundo

estas informaes, requer muita pesquisa mas uma matria fcil de
assimilar ou aprender que seguida correctamente faz toda a diferena e
pode ajudar muitas empresas em todos os aspectos.

MODULO 8
Arquivo: Organizao e manuteno
Arquivo: Conceitos Fundamentais
- Conceito, funes e caracteristicas do arquivo
- Tipologia da documentao interna e externa
( Processos,registos,colees e dossies temticos )
- As unidades arquivistas : Constituio , ordenao e tipo
- Transferncia/incorporao de documentos

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