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GESTORES E FISCAIS
DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS
G U I A T I L PA R A
GESTORES E FISCAIS
DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS
2011
Pr-Reitor de Administrao
RICARDO SAMIH GEORGES ABI RACHED
REALIZAO
Diretora
JUSSARA ARANTES ANTONIO
Equipe Tcnica
ALCIO PIRES VARA
GISELE M. A. FILIPO FERNANDES
MARILDA DE PONTES RIBEIRO
MURILO GIOVANELLI JOO
Produo Editorial
Fundao Editora UNESP
Consideraes Preliminares
Com o objetivo de facilitar a atuao dos Gestores e Fiscais
de Contratos, e na certeza de que aes preventivas sero sempre
mais eficazes no controle da gesto pblica, o presente Guia oferece uma coletnea de informaes a respeito do assunto, que
podero ser teis aos Gestores e Fiscais de Contratos.
Evidentemente, o contedo deste Guia no inibe ou inviabiliza a utilizao, por parte dos Gestores e Fiscais, de formas e
estilos particulares de gerenciamento que propiciem melhor eficcia, eficincia e efetividade no emprego dos recursos pblicos.
Alm de conceitos bsicos, atribuies do Gestor e Fiscal e
roteiro prtico de acompanhamento, esta coletnea inclui a relao das falhas mais usuais na execuo dos instrumentos celebrados pela Administrao Pblica.
O objetivo facilitar o trabalho do fiscalizador e do gestor de
Contrato, e garantir o melhor desempenho de suas funes e
responsabilidades.
6.1.1 A presente orientao se d considerando que a empresa, conforme previso na grande maioria dos editais pr-aprovados da UNESP, somente emitir a Nota Fiscal/Fatura no 1 dia
til subsequente ao ms da prestao dos servios;
6.2 As Faturas/Notas Fiscais correspondentes s contrataes e/ou aquisies, formalizadas por meio de simples empenho,
devero ser encaminhadas devidamente atestadas diretamente
Seo de Pagadoria e Recebedoria (Reitoria) / Seo de Finanas
(Unidades/UNESP);
6.2.2 Nos caso de Contratao por meio de simples empenho, o seu Fiscal poder se valer da assistncia da STCC (Reitoria) /
Seo Tcnicas de Materiais (Unidades/UNESP) no tocante ao encaminhamento para pagamento, logicamente desde que preservado
tempo hbil para tanto;
7 Fiscalizar a manuteno, pela Contratada, das condies
de sua habilitao e qualificao, com a solicitao dos documentos necessrios avaliao;
8 Rejeitar bens e servios que estejam em desacordo com as
especificaes do objeto contratado. A ao do Fiscal, nesses casos, dever observar o que reza o Termo de Contrato e/ou o ato
convocatrio da licitao, principalmente em relao ao prazo
ali previsto;
9 Em se tratando de obras e servios de engenharia, receber
provisoriamente o objeto do Contrato, no prazo estabelecido, mediante termo circunstanciado assinado pelas partes (Obs.: o prazo
comea a contar da comunicao escrita do contratado); e
10 Procurar auxlio junto s reas competentes em caso de
dvidas tcnicas, administrativas ou jurdicas.
suas funes com urbanidade, probidade e eficincia, executando suas atribuies sem envolvimento pessoal. Limitando-se
sempre a buscar a resoluo administrativa das questes a ele
apresentadas, o que, certamente, contribuir para se evitar exageros de conduta e at o abuso de autoridade.
Condutas incompatveis com as funes de Gestor e Fiscal podem ensejar aplicao de sanes administrativas, logicamente
aps o devido processo legal em que seja garantida a ampla defesa.
Ou seja, decorre de gesto/fiscalizao irregular do Contrato, quando, mediante processo disciplinar, for verificado que o
Gestor e/ou o Fiscal agiu em desconformidade com seus deveres
funcionais, descumprindo regras e ordens legais.
2 PENAL: Quando a falta cometida pelo servidor for capitulada como crime, dentre os quais se incluem os previstos na
Seo III do Captulo IV da Lei n 8.666/93, diz-se que cometeu
ilcito penal, passvel de pena restritiva de liberdade, entre outras
modalidades de pena.
Ou seja, os crimes esto tipificados em lei, principalmente
no Cdigo Penal. Na hiptese de cometimento de ilcito penal, o
Ministrio Pblico ser comunicado, independentemente da
abertura de processo disciplinar.
3 CIVIL: Quando, em razo da execuo irregular do Contrato, ficar comprovado dano ao errio, o Gestor /e/ou Fiscal ser
chamado para ressarcir os cofres pblicos. Para esse fim, dever ser
demonstrado o dolo ou a culpa do agente, essa ltima por negligncia, impercia ou imprudncia. Se o dano for causado a terceiros, responder o servidor Fazenda Pblica, em ao regressiva.
Ou seja, se houver dano ao errio, a Administrao, atravs de
processo administrativo, comunicar o Gestor/Fiscal para efetuar
o recolhimento da importncia necessria ao ressarcimento do
prejuzo. O Gestor/Fiscal poder se recusar a recolher a importncia,
hiptese em que a Administrao dever recorrer ao Judicirio.
As sanes civis, penais e administrativas so cumulativas e
independentes entre si. No caso de absolvio criminal, a responsabilidade administrativa ser afastada.
G U I A P R T I C O PA R A
A C O M PA N H A M E N T O D E C O N T R AT O S
1 COMPRAS
a) ler atentamente o Termo de Contrato/empenho/solicitao de empenho e/ou Edital/ Convite/proposta adjudicatria vencedora/Ata de julgamento/Ata de Registro de
Preo/Informao de dispensa e/ou de inexigibilidade,
assim como os anexos, principalmente quanto (ao):
especificao do objeto;
prazo e local de entrega do material;
b) juntar aos autos toda documentao relativa fiscalizao
e ao acompanhamento da execuo contratual, arquivando, por cpia, o que se fizer necessrio;
c) receber a fatura de cobrana, conferindo:
se as condies de pagamento do Contrato foram
obedecidas;
se o valor cobrado corresponde exatamente quilo que
foi fornecido;
se a Nota Fiscal/Fatura est corretamente preenchida;
d) atestar o recebimento dos bens, observando o que dispuser o Contrato/Empenho na hiptese de instalao ou
teste de funcionamento, ou treinamento e outros;
e) encaminhar a Nota Fiscal/Fatura devidamente atestada
ao setor competente, visando o pagamento;
f) buscar obrigatoriamente, no caso de dvidas quanto ao
ATESTO, auxlio junto s reas competentes para que se
efetue corretamente a atestao;
g) notificar por escrito o atraso na entrega dos bens, ou o
descumprimento de quaisquer clusulas contratuais, ao
setor competente, para aplicao das sanes cabveis;
h) manter contato com o representante da Contratada com
vistas a garantir o cumprimento integral do Contrato.
2 SERVIOS
a) ler atentamente o Termo de Contrato/empenho/solicitao de empenho e/ou Edital/Convite/proposta adjudicatria vencedora/Ata de julgamento/Ata de Registro
de Preo/Informao de dispensa e/ou de inexigibilidade,
assim como os anexos, principalmente quanto (ao):
especificao do objeto;
prazo e local de execuo do servio, observada a
Ordem de Servio;
cronograma dos servios;
b) juntar aos autos toda documentao relativa fiscalizao e ao acompanhamento da execuo contratual,
arquivando, por cpia, o que se fizer necessrio;
c) acompanhar a execuo dos servios, tendo como base os
direcionamentos registrados no Termo de Contrato, exercendo rigoroso controle sobre o cronograma de execuo
dos servios;
d) receber a fatura de cobrana, conferindo:
se as condies para o pagamento do Contrato foram
obedecidas;
se o valor cobrado corresponde exatamente quilo que
foi efetuado;
se a Nota Fiscal/Fatura est corretamente preenchida;
se est acompanhada das guias de quitao do FGTS/
INSS sobre a mo de obra empregada (no caso de manuteno, servio de engenharia, limpeza, etc.), conforme
determina o Contrato;
Obs.: Atentar sempre para as datas de recolhimento/
reteno de tributos (ISS, INSS, etc.).
e) atestar a prestao do servio efetivamente realizado,
observando inclusive o cumprimento das obrigaes
acessrias;
f) encaminhar a Nota Fiscal/Fatura devidamente atestada
ao setor competente, visando o pagamento;
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Perguntas e Respostas
1. O que Contrato Administrativo?
R: So ajustes que a Administrao, nessa qualidade, celebra
com pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas, para a consecuo de fins pblicos, segundo o regime de direito pblico.
Ou seja, um acordo entre a UNESP e uma determinada pessoa, fsica ou jurdica, para aquisio de bens, prestao de servio
ou execuo de obras, nas regras estabelecidas pela Administrao.
2. Quais so os tipos de Contrato?
a) Contratao de obras ou servios de engenharia: so
Contratos cujo objeto refere-se construo, reforma, fabricao, recuperao ou ampliao;
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60 meses, via de regra, com uma nica e excepcional prorrogao de mais 12 meses (Lei 8.666/93 artigo 57, pargrafo 4).
9. Quais procedimentos o Gestor/Fiscal deve adotar nos
casos em que no h possibilidade de prorrogao?
R: Na hiptese em que os Contratos no puderem ser prorrogados, dever ser elaborado Projeto Bsico visando elaborao de novo procedimento licitatrio.
Os autos devero ser encaminhados antes da expirao da vigncia do respectivo Contrato, sendo sugeridos os seguintes prazos:
at 60 (sessenta) dias para os procedimentos relativos
inexigibilidade e dispensa de licitao;
at 90 (noventa) dias para os procedimentos relativos
licitao nas modalidades de Convite e Prego;
at 120 (cento e vinte) dias para os procedimentos relativos licitao nas modalidades de Tomada de Preos
e Concorrncia.
importante observar o cumprimento dos prazos acima,
pois a elaborao da minuta do Contrato, bem como a do Edital, exige detalhada anlise do projeto bsico. Vale ressaltar que
os trmites processuais obrigatrios e o prprio procedimento
licitatrio necessitam de tempo considervel para seu desenvolvimento e concluso.
Consideraes Finais
O Gestor e/ou Fiscal do Contrato representam a Administrao
contratante. Assim, a sua conduta dever ser retilnea e as suas aes
transparentes, porque o seu querer ser o querer da Administrao.
Relacionar em registro prprio todas as ocorrncias encontradas na execuo do Contrato uma imposio legal ( 1 do
art. 67 da Lei 8.666/93), pelo que, toda vez que o Gestor/Fiscal de
Contrato se deparar com um fato, ainda que contrrio ao estipulado no ajuste, deve providenciar os registros competentes, justificando sempre suas aes.
O Gestor/Fiscal , antes de tudo, um encaminhador de questes. Perseguir a soluo de problemas em tempo hbil deve ser
seu foco de atuao.
G U I A T I L PA R A G E S T O R E S E F I S C A I S D E C O N T R AT O S A D M I N I S T R AT I V O S
Realizao
Pr-Reitoria de Administrao/Diviso Tcnica Administrativa