LIBRO OBS Etapas Proyectos

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Etapas de un proyecto
Etapas
de un
proyect
o
PLANIFICACIN
SEGUIMIENTO Y CONTR
CIERRE
EJECUCIN
Conoce las 5
etapas por las que
todo proyecto
debe pasar.
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5
INICIO
Todo lo que debes saber para gestionarlas de manera

eficiente
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Todo lo que debes

eficiente
Etapas de un
proyecto
saber para gestionarlas
3
de manera
NDICE
Etapas de un proyecto
Todo lo que debes saber para gestionarlas de manera eficiente . . . . . . . 3
1. Inicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
2. Planificacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
3. Ejecucin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
4. Seguimiento y control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
5. Cierre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Sguenos en:

eficiente
ETAPAS DE UN PROYECTO
Todo lo que debes saber para gestionarlas de
manera eficiente
El ciclo de vida de todo proyecto se estructura en torno a cinco fases: inicio,
planificacin, ejecucin, seguimiento y cierre. En esta gua queremos
explicar en qu consiste cada una, cul es su objetivo, de qu actividades se
componen y cules son los documentos esenciales que se prepararn en cada
momento.
En cualquier caso, se debe tener en cuenta que todo proyecto se ve
influenciado tambin por la cultura de empresa, su estructura, factores
ambientales y del entorno, los activos de los procesos organizacionales y la
calidad de la comunicacin. Las habilidades, formacin y experiencia del
Director de Proyecto intervendrn de manera decisiva a la hora de coordinar y
cohesionar los es- fuerzos de todas las partes que intervienen, aunndolos
hacia la consecucin de la meta comn.

eficiente
1.
Inicio
En qu consiste la fase de inicio
La fase de inicio es crucial en el ciclo de vida del proyecto, ya que es el momento de definir el
Cul es el objetivo de la fase de inicio

Definir el alcance.
Alinear las expectativas de los stakeholders con el propsito del
proyecto.

eficiente
Qu actividades tienen lugar durante la etapa de

inicio
a) Elaboracin del caso de negocio/
plan de proyecto: justifica la
puesta en marcha del proyecto.
Debe incluir una descripcin del
fin, los costos y beneficios de
cada al- ternativa de ejecucin y
la solucin recomendada para su
aprobacin. Debe ayudar a:
Investigar opciones y oportunidades.

Identificar las soluciones disponibles y
cuantificar los beneficios y costos de
cada solucin.
Recomendar una solucin optimizada.

Identificar los riesgos y los problemas
que pueden surgir durante la ejecucin.
Presentar la solucin para la aprobacin

del financia- miento.
b) Estudio
de
viabilidad:
el
propsito de un estudio de
viabilidad
es
identificar
la
probabilidad de que una o ms
soluciones
satisfagan
los
requisitos
de
negocio
establecidos aplicando claridad a
la toma de decisiones. Durante
el estudio de viabilidad, se
llevan a cabo una variedad de
mtodos de evaluacin, hasta dar
con una solucin confirmada para
su
implementacin.
Esta
actividad ha de permitir:
Investigar la opcin de proyecto

recomendada en el estadio anterior.
Documentar los requisitos que implica.

Identificar todas las posibles alternativas
y revisar cada una para determinar su
viabilidad.
Estudiar los riesgos y los problemas que

cada solucin conlleva y escoger la que
se implementar.
Documentar los resultados en un informe

de viabilidad.
Identificar la visin y los objetivos del

c) Definicin de proyecto: describe
la
visin
del
proyecto,
los
objetivos,
el
alcance
y
los
resultados, as como los grupos
de
inters,
roles
y
responsabilidades. Es una hoja
de ruta clave para la direccin
que sirve para:
proyecto y definir su alcance.
Enumerar todos los entregables crticos del

proyecto.
Indicar los clientes y partes interesadas.

Enumerar las principales funciones
atribuibles a cada rol y sus
responsabilidades.
Crear una estructura organizativa para el

proyecto.
Documentar el plan general de ejecucin.
Hacer una lista de los
riesgos, los problemas y supuestos.
Caso de negocio/ Plan de proyecto

Project charter
Check list revisin etapa
Alcance de proyecto
Estudio de viabilidad
Todo lo que debes

eficiente
d) Nombramiento del equipo de

proyecto: define los objetivos y
las
responsabilidades
intervinientes en la ejecucin
del proyecto y su localizacin en
la
estructura
organizacional;
completndolas
con
informacin
suficiente
sobre
las
habilidades,
experiencia
y
cualificaciones necesarias para
cumplir
cada
una
de
las
funciones definidas. Una Habr
de ser completada de nuevo
cada vez que se identifique un
nuevo rol. Al hacerlo se debe
tener en cuenta que ha de:
Etapas de un
proyecto
9
de manera
Crear
un
organigrama
detallado,
definiendo el propsito real de cada
funcin.
Enumerar
las
principales
responsabilidades
y
com- petencias,
enumerando las habilidades y experiencia
necesarias y fi los criterios clave de
rendimiento.
Identificar el salario y las condiciones de trabajo.

Establecer a quin debe reportar cada
miembro del equipo.
e) Revisin de la fase: durante esta revisin del proyecto, se toma una decisin en
funcin de si el equipo ha alcanzado o no los objetivos y si se considera aprobado
para pasar a la siguiente fase.
Cules son los documentos esenciales durante

esta etapa
2.
Planificacin
En qu consiste la fase
de p
lanificacin
sta es a menudo la fase ms difcil n
para u director de proyecto, ya quecer
tiene que ha un importante esfuerzo
par
de abstraccin
a
calcular las necesidades de
urpersonal, rec sos y equipo que
o
habrn de preverse para l grar la consecucin a tiempo y dentro de los
parmetros previstos. Asimismo, n
tambi es necesario planificar
on
comunicaciones, c
tratos y actividades de adquisicin. a
Se trat en definitiva, de crear un ,
conjunto comple de planes de t
proyecto que establezcan
o
clara hoja de ruta.
Etapas de un
proyecto
Sguenos en:
1
0

eficiente
Cul es el objetivo de la fase de planificacin

Establecer el alcance total del esfuerzo.
Definir y refinar los objetivos.
Planear
curso de accin necesario
paralugar
alcanzar durante
dichos objetivos.
Quel actividades
tienen
la etapa
Prever
documentacin se utilizar para llevar a cabo el proyecto.
de qu
planificacin
a) Elaborar el plan de proyecto
inicial: debe reflejar el consenso
sobre los elementos crticos del
proyecto, apuntando el modo en
que ste se va a gestionar. Es
importante que logre:
Crear la estructura de desglose del trabajo.

Desarrollar el diagrama de red.
Determinar las necesidades de recursos.
Determinar el presupuesto del proyecto.
Reflejar la organizacin del proyecto.
Especificar la metodologa de control y
gestin del cambio.
Definir las limitaciones del proyecto, los

supuestos y los riesgos.
Crear un plan de comunicacin.

Proporcionar un plan de gestin de la calidad.
Desarrollar un plan de adquisiciones.
Listado de los grupos de inters de

b) Plan
de comunicacin: esta
herramienta tiene el objetivo de
ayudar
a
transmitir
la
informacin
correcta,
a
las
personas ade- cuadas, en el
momento
preciso.
Informa
acerca de objetivos, estrategias,
actividades y plazos en un
mbito de coherencia. Puede
servir tambin para crear un
programa
de
eventos
de
comunicacin que asegure que
todos los participantes en el
proyecto se hallan siempre bien
informa- dos. Es vital para el
xito de cualquier proyecto y
por eso ha de proporcionar:
Sguenos en:
comunicaciones.
Definicin de las necesidades de

comunicacin de los interesados.
Identificacin de los eventos de

comunicacin reque- ridos.
Mtodo y frecuencia de cada evento.

Asignacin de recursos a los eventos de
comunicacin.
Construccin de una agenda de eventos

de comunicacin.

eficiente
c) Plan de gestin de recursos:

resume el nivel de recursos
necesarios para completar un
proyecto. Un plan de recursos
debidamente
documentado
especificar con exactitud las
necesidades de mano de obra,
equipos y materiales necesarios
para completar el proyecto. Esta
plantilla
de
planificacin
de
recursos
tambin
ayuda
a
obtener
la
aprobacin
del
patrocinador y describe:
Tipos de mano de obra necesarios para el

proyecto.
Funciones y responsabilidades principales

para cada tipo de trabajo.
Nmero de personas necesarias para cubrir cada

rol.
Las partidas de cada equipo que se utilizarn.

Tipos y cantidades de equipos necesarios.
Importe total de los materiales necesarios.
d) Plan de gestin financiera : permite

establecer un presupuesto, contra el cual
se mide el gasto. Identifica la in- versin
mnima necesaria para cumplir con los
objetivos especficos, definiendo todos los
diferentes tipos de gastos en que el
proyecto incurrir (mano de obra, equipos,
materiales y costos de administracin),
junto con una estimacin del valor de cada
gasto. Debe ser claro en el establecimiento
del gasto total y conviene que se asocie a
un calendario, dividiendo cada partida por
etapas. Para un director de proyecto,
conseguir financiacin es una de las tareas
ms importantes y, por eso, si se quiere
asegurar un resultado positivo, hay que
seguir
las
mejores
prcticas
en
planificacin financiera que recomiendan
no pasar por alto:
e) Plan de gestin de calidad:

ayudar a establecer los objetivos
de calidad que ga- ranticen que los
entregables producidos, cumplen
con las necesidades del cliente,
adems de con
la legalidad
vigente. Por eso, este plan ha de
comprender
la
siguiente
informacin:
Tipos de costes laborales.

Las partidas de equipo necesarios.
Varios materiales necesarios
por el proyecto
Los costos unitarios de la mano

de obra, equipos y materiales.
Otros tipos de costos, tales

como la administracin.
Cantidad de dinero para

contingencias necesario.
f) Proyecto
de Anlisis de Riesgos: busca

identificar todos los posibles riesgos que pueden
presentarse para prever su miti- gacin,
planificar su prevencin y trabajar en los
medios de eliminacin que se em- plearn, caso
de producirse el riesgo espe- rado. Debe
incorporar:
Identificacin de los requisitos de

los clientes.
Listado de las prestaciones a

producir.
Criterios de calidad
establecidos para estos
productos entregables.
Definicin de estndares de calidad.

Acuerdo de los objetivos fijados con
los clientes.
Identificacin de los riesgos.

Estudio de supuestos.
Categorizacin y priorizacin de cada riesgo.
Probabilidad de que los riesgos ocurran.
Clculo del impacto de cada riesgo en el
proyecto, caso de producirse.
Plan
Plan
Plan
Plan
de
de
de
de
proyecto
comunicacin.
gestin de recursos.
gestin financiera.
Plan de gestin de la calidad.

Plan de gestin del riesgo.
Plan de aceptacin.
eficiente
g) Plan
de aceptacin: es un
acuerdo
con
el
cliente
estructurado en torno a un calendario de tareas. Incluye una lista
de las prestaciones, actividades de
prueba de aceptacin, criterios y
normas que deben cumplirse, as
como el plazo para su finalizacin. En esta actividad ha de
contem- plarse la:
h) Plan de compras y gestin de

proveedores:
delimita las
necesidades
de
aprovisionamiento, describe el proceso
contrac- tual de nombramiento
de proveedores y define el
proceso para la adquisicin de
cada
producto,
programando
tambin los
plazos para la
entrega. Incluye
Creacin de una lista completa de todas

las prestaciones del proyecto.
Confeccin de un listado de los criterios

para obtener la aceptacin del cliente.
Puesta en prctica de las normas de

aceptacin que deben cumplir.
Requisitos de contratacin.
Elementos necesarios para completar las
adquisiciones y su justificacin
financiera.
Recopilacin de informacin sobre los

distintos proveedores.
Solicitud de presupuestos.
Seleccin y contratacin de proveedores.
i) Revisin de la fase: durante esta etapa de revisin se decidir si se debe o no

continuar con la siguiente fase del proyecto. Si se aprueba la propuesta, la siguiente
fase del proyecto puede ser iniciada.

esta etapa
En base a la planificacin, habr que completar las actividades programadas, con sus tare
Todo lo que debes

eficiente
3.
Etapas de un
proyecto
Ejecucin
En qu consiste la fase de ejecucin
Cul es el objetivo de la fase de ejecucin

Reforzar la comprensin de la meta de proyecto y los objetivos
especficos por parte de todos los participantes.
Fomentar la buena comunicacin entre las distintas partes
interesadas.
Potenciar la responsabilidad individual.
Asegurar la aceptacin del proyecto.
Cumplir con los plazos fijados en las condiciones estimadas de
uso de recursos y presupuesto, entregando productos de calidad.
10
de manera
Todo lo que debes

eficiente
Etapas de un
proyecto
16
de manera
Qu actividades tienen lugar durante la etapa de

ejecucin
a) Asignar
paquetes
de
trabajo
asociados a cada actividad a todos
los
miembros
del
equipo:
es
importante que las explicaciones sean
claras y su- ficientes pero sin entrar en
excesivo detalle.
b) Coordinar actividades y recursos: en

funcin de las prioridades establecidas
y observando las de- pendencias
marcadas en el programa.
c) Acatar las deadlines y plazos para

cada evento o entrega de productos
intermedios: evitando re- trasos que
puedan afectar negativamente a otras
actividades
o
al curso
global
del
proyecto.
d) Monitorizar
el
consumo
de
presupuesto:
tratando
de
economizar
y
sin
superar
las
previsiones planeadas, llevando a
cabo un control de gastos adecuado.
e) Hacer un seguimiento del uso de los

recursos: es- pecialmente en lo que
comporta a los destinados a participar
en actividades de la cadena crtica o, si
no se est empleando este mtodo de
gestin
de
proyectos,
en
todas
aqullas con un impacto relevante
para el progreso del proyecto.
f) Controlar la relacin entre tiempo

consumido y proporcin de proyecto
completada: se trata de optimizar esta
relacin y poner soluciones a tiempo
cuando
se
observen
descompensaciones.
g) Detectar desviaciones: partiendo del

seguimien- to, esta deteccin ser
posible en condiciones su- ficientes
para implementar una solucin que d
respuesta a los problemas que las
originaron. Lo ms importante es el
tiempo de reaccin, que sea suficiente
para
garantizar
el
margen
de
respuesta.
h) Informar sobre las desviaciones

detectadas: tan relevante como
su deteccin es el poner en conocimiento de los interesados la
situacin y la propuesta de
cambio, as como el modo de
proceder a corregir la desviacin
y el plazo de tiempo desig- nado
para hacerlo.
Etapas de un
proyecto
nes:
deben
17
o
modificacioser
comprendidas y aceptadas por los
interesados
y
proporcionar
una
respuesta satisfac- toria que encauce
de nuevo el proyecto sin exten- der sus
efectos negativos.
j) Controlar y gestionar los cambios:

venciendo la
resistencia
potenciando el feedback.
inicial
i) Implementar acciones correctoras

esta etapa
Informe de progreso
Minutas de las reuniones.
Reporting de desviaciones, propuestas de cambio y
aceptacin.
Esta fase comprende los procesos necesarios para realizar el seguimiento, revisin y monitorizac

eficiente
4.
Seguimiento y control
En qu consiste la fase de seguimiento y

control
Cul es el objetivo de la fase de seguimiento y

control
Detectar desviaciones.
Actualizar el plan de gestin del riesgo.
Prever las medidas correctoras a tomar en cada
caso.
Preparar un plan de contingencias.

eficiente
Qu actividades tienen lugar durante la

etapa de seguimiento y control
a) Actualizacin y seguimiento de los
instrumentos
de
gestin
de
proyecto:
es
muy
recomendable
apoyarse en metodologas de gestin
de proyectos, como el Diagrama de
Gantt, Pert, CPM o el M- todo de la
Cadena Crtica para facilitar esta tarea
y ganar en capacidad de control.
b) Definicin y establecimiento de los

indicadores clave de gestin que
aportarn mtricas sobre las variables
ms relevantes a controlar: deben
apor- tar informacin de valor y ser
realistas, en cuanto al coste de la
obtencin de mtricas y el esfuerzo
necesario
para
llevar
a
cabo
las
mediciones. Hace falta designar a los
responsables de recoger estos datos y
contar con fuentes de verificacin para
cada grupo de indicadores.
e) Planificacin y puesta en marcha de

acciones
correctoras:
se
deber
procurar la idoneidad y eco- noma de
recursos y preverse una nueva recogida
de mtricas, que permita comprar si los
resultados vuelven a encuadrarse en los
valores esperados.
f) Creacin
de
un
plan
de
contingencias: que cum- pla la funcin
de plan B y recupere, en la medida de
lo posible, el curso ptimo del progreso
de proyecto.
c) Monitorizacin de los indicadores

clave de gestin: se debe someter a
una frecuencia pe- ridica que
garantice el tiempo de reaccin
necesario para actuar, caso de
detectarse una desviacin.
d) Comunicacin de
desviaciones: lo ms importante a
tener en cuenta en esta accin es
la claridad y precisin en la
transmisin del mensaje, que se
debe completar con la puntualidad
en el contacto y la correcta eleccin del interlocutor.

estarevisiones
etapa de cada fase.
Checklist
Plan de gestin del riesgo (para su actualizacin, caso de ser
necesario).
Comunicacin de desviaciones detectadas.
- Comunicacin de acciones correctoras o modificaciones a aplicar y su
Esta fase comprende todos procesos orientados a completar formalmente el proyecto y las

eficiente
5.
Cierre
En qu consiste la fase de cierre

Cul es el objetivo de la fase de cierre
Lograr la aceptacin de los entregables.
Obtener
firma de los documentos
de
Qulaactividades
tienen
cierre.
cierre
lugar durante la etapa de
a) Evaluar cada actividad y fase del proyecto.

b) Hacer una valoracin del proyecto en su conjunto.
c) Llegar a acuerdos con el cliente sobre todos los puntos a tratar.
d) Formalizar la aceptacin del proyecto.
e) Transmitir la informacin y formacin
complementaria acordada. f) Organizar la salida de los
equipos de trabajo.
g) Entregar la documentacin de proyecto al cliente.

esta etapa
Informe de cierre de proyecto.
Revisin post implementaciones.
Aceptacin y entrega de proyecto.
Documentacin entregable al cliente y materiales de carcter formativo o
informacional.
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Cul es el objetivo de la fase de inicio

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Investigar opciones y oportunidades.

Recomendar una solucin optimizada.

Presentar la solucin para la aprobacin

Investigar la opcin de proyecto

Documentar los requisitos que implica.

Estudiar los riesgos y los problemas que

Documentar los resultados en un informe

Identificar la visin y los objetivos del

proyecto y de- finir su alcance.

Enumerar todos los entregables crticos del

Indicar los clientes y partes interesadas.

Crear una estructura organizativa para el

Documentar el plan general de ejecucin.

Hacer una lista de los

riesgos, los problemas y su- puestos.

Caso de negocio/ Plan de proyecto

Todo lo que debes

d) Nombramiento del equipo de

Identificar el salario y las condiciones de trabajo.

Cules son los documentos esenciales durante

Todo lo que debes saber para gestionarlas de manera

Cul es el objetivo de la fase de planificacin

Crear la estructura de desglose del trabajo.

Definir las limitaciones del proyecto, los

Crear un plan de comunicacin.

Listado de los grupos de inters de

Definicin de las necesidades de

Identificacin de los eventos de

Mtodo y frecuencia de cada evento.

Construccin de una agenda de eventos

Todo lo que debes saber para gestionarlas de manera

c) Plan de gestin de recursos:

Tipos de mano de obra necesarios para el

Funciones y responsabilidades principales

Nmero de personas necesarias para cubrir cada

Las partidas de cada equipo que se utilizarn.

d) Plan de gestin financiera : permite

e) Plan de gestin de calidad:

Tipos de costes laborales.

Los costos unitarios de la mano

Otros tipos de costos, tales

Cantidad de dinero para

de Anlisis de Riesgos: busca

Identificacin de los requisitos de

Listado de las prestaciones a

Definicin de estndares de calidad.

Identificacin de los riesgos.

Plan de gestin de la calidad.

h) Plan de compras y gestin de

Creacin de una lista completa de todas

Confeccin de un listado de los criterios

Puesta en prctica de las normas de

Recopilacin de informacin sobre los

i) Revisin de la fase: durante esta etapa de revisin se decidir si se debe o no

Cules son los documentos esenciales durante