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COMUNICACIN Y ATENCIN AL CLIENTE

UNIDAD 6. ELABORACIN DE
DOCUMENTOS PROFESIONALES
ESCRITOS
1. LA COMUNICACIN ESCRITA EN LA EMPRESA
Un documento bien redactado es aqul que deja claro el mensaje
principal utilizando un estilo y una gramtica que no distraen al lector del
objetivo del documento. La base de una redaccin eficaz en los documentos
que generan las empresas es la claridad de ideas, aunque la gramtica y
el estilo tienen su importancia tambin.
La necesidad de elaborar un escrito en la empresa puede ser para
aclarar aspectos importantes del negocio, o para sugerir, proponer o
intentar convencer a otros de que hagan algo. El motivo tambin puede
ser solicitar algo o informar a otras personas de nuestras acciones.
Debemos conocer la situacin que los lectores tienen respecto a la
empresa, as ser diferente la forma de redaccin en funcin de a quin vaya
dirigido el documento, de los conocimientos que posean sobre el tema o de
lo que pretendamos conseguir de los destinatarios.
Todos los destinatarios de los documentos generados por la empresa
estn interesados, de una manera o de otra, en el mensaje que contienen,
bien porque pretendemos que acten en un sentido determinado, porque
necesitamos su aprobacin, o porque queremos convencerles de nuestro
punto de vista para que luego puedan actuar en consecuencia. Para que el
documento sea eficaz, debe ser claro en cuanto a lo que se pretende
conseguir del lector.
Como Tcnicos Superiores en Administracin y Finanzas debemos
adquirir las habilidades y tcnicas de redaccin empresarial ms eficaces
segn el tipo de documento; redactar los mensajes de manera que impacten
y sean persuasivos y siempre capten la atencin del lector.
Es imprescindible evitar el desorden en la estructura del mensaje, la
repeticin de palabras, la falta de concisin y claridad y, sobre todo, el
lenguaje rebuscado que dificulta la lectura.
Segn el ensayo "La poltica y la lengua inglesa", escrito por George
Orwell en 1946, existen seis reglas para una escritura eficaz:
1. No se debe usar una metfora, un smil u otra figura retrica de las
que estamos acostumbrados a leer o escuchar, ya que las frases dejan
de comunicar emociones.
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2. Se deben utilizar palabras cortas frente a palabras largas.
3. Si es posible eliminar palabras para acortar una frase, debe hacerse.
4. Debe usarse la voz activa frente a la voz pasiva.

5. Para que nuestras ideas lleguen a un mayor nmero de personas, no se


deben usar extranjerismos, palabras cientficas, tecnicismos ni la jerga.
6. Finalmente, Orwell recomienda romper cualquiera de estas reglas
cuando den como resultado una expresin extraa

LA EFICACIA
La eficacia se define como la capacidad de alcanzar el
efecto que se espera o desea, al realizar una accin.
No es lo mismo eficacia que eficiencia, esta ltima se
refiere al uso racional de los medios para alcanzar un
objetivo, es decir, utilizando el mnimo de recursos
disponibles y en la mayor brevedad posible.

2. CARACTERSTICAS DE LA
TEXTOS DE LA EMPRESA

REDACCIN

EN

LOS

La comunicacin escrita en la empresa debe utilizar un lenguaje


formal, directo y correcto. No se deben utilizar palabras rebuscadas y
complicadas. Es mejor que las oraciones sean cortas y las construcciones
gramaticales sencillas.
Ante todo hay que evitar cometer errores que provocan confusin al
lector, prdidas de tiempo que transmiten una imagen negativa del que
redacta. Tampoco es necesario utilizar trminos excesivamente tcnicos sino
que se debe utilizar un lenguaje directo, llano y sobrio.
En resumen, para posibilitar la comprensin se utilizarn trminos
tcnicos si es necesario, pero el resto del vocabulario debe estar al
alcance de todos.
Para economizar esfuerzos suelen utilizarse modelos de documentos
que se reutilizarn, con las modificaciones pertinentes, cuantas veces sea
necesario.
Dada la gran importancia de la comunicacin escrita, algunas
empresas elaboran sus propios modelos, instrucciones y libros de estilo
para su utilizacin unificada por todos los componentes de la organizacin.
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De esta manera todos los trabajadores responsables de la elaboracin de
documentos disponen de un material de consulta.
Si es la primera vez que redactamos un determinado documento,
puede ayudarnos elaborar un esquema, facilitar la escritura y la fluidez del
razonamiento y a la larga nos ahorrar tiempo.
Debemos tener claro lo que queremos comunicar, para lo cual es
importante conocer toda la informacin relacionada con el asunto. Primero,
escribiremos cualquier dato, conclusin o afirmacin que podamos necesitar.
Posteriormente, intentaremos ordenar esta informacin de una manera
lgica y preparar un borrador, basando la redaccin en el esquema.
Por ltimo, debemos tener presente que un escrito de negocios se
parece a un artculo de prensa. Se comienza con la informacin ms
importante y a continuacin la informacin menor.
Las primeras frases de un documento de negocios deberan resumir
los elementos clave del documento entero.
En la redaccin comercial hemos de asegurarnos de que el lector sepa
lo que pretendemos de l. Adems, es importante incluir una explicacin de
por qu consideramos que la informacin es importante.

3. PRINCIPIOS
BSICOS
COMUNICACIN ESCRITA

DE

ESTILO

EN

LA

EL estilo de un escrito es su modo de expresin, puede ser literario,


comercial, social, y tambin puede responder a un estilo coloquial,
formal, relajado, etc. En el mbito empresarial debe respetarse una serie de
principios, como son:

Naturalidad

Concisin.

Claridad.

Cortesa

Evitar la redundancia.

Naturalidad
Expresarse en lenguaje comn, conservando la elegancia
Concisin

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Una redaccin breve resulta ms eficaz. En el mbito empresarial no
se puede olvidar el factor tiempo; si se es conciso al escribir se ahorrar
tiempo, lo cual demuestra respeto al receptor y repercute en una imagen
positiva del emisor.
Las frases no deben contener palabras innecesarias, puede que con
menos palabras la comunicacin sea ms clara. Escribir de una manera
concisa supone evitar las opiniones personales, y si hemos de dar opinin
es conveniente advertir que es un punto de vista propio.
Claridad

Hay que intentar escribir del mismo modo que hablamos para
facilitar la lectura al receptor. El lenguaje debe ser comprensible evitando el
uso de palabras ambiguas.
Cortesa
Trato cordial, agradable, discreto que contribuya a crear buenas
relaciones.
Evitar la redundancia (pleonasmo)
No repetir palabras o conceptos que significan lo mismo. El empleo de
palabras y frases redundantes har que nuestra redaccin no parezca
cuidada. La capacidad de comunicarnos se basa en nuestro vocabulario, a
medida que este se ampla, aumenta la precisin en nuestro lenguaje. Por
ejemplo, es redundante decir: Les rogamos que prevean de antemano la
situacin, El pedido en el que solicitamos..,

4. TCNICAS DE CONSTRUCCIN DE ORACIONES Y


PRRAFOS PARA UN ESCRITO EFICAZ
Existen estrategias y tcnicas bsicas que se pueden usar para
producir un escrito con efectividad.
La idea principal suele aparecer al principio y debe ser muy clara para
evitar oraciones posteriores explicativas. El resto del prrafo desarrollar
esa idea principal y aclarar el sentido y significado de esta.
As existen los siguientes prrafos:
-Los prrafos de narracin o explicativo intentan explicar un punto de
vista, se opina sobre experiencias personales, ideas, objetos...
Se utilizan palabras y expresiones como: "en mi opinin", "yo creo que mi
idea es que", "yo considero que", "yo pienso que", "yo entiendo que", "me
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parece que", "yo espero que", "me gusta que", "me disgusta que", "yo
siento que"... Estas expresiones pueden ser usadas de manera
impersonal, por ejemplo: "se cree que", "se considera que", "se piensa
que", "se espera que".
-Los prrafos de causa y efecto se usan para establecer relaciones de
cmo o por qu ocurren los hechos, explorando las causas y efectos de
los eventos relacionados. Expresiones propias de prrafos de causa
podran ser: "porque", "ya que", "como resultado de", "debido a" y de
efecto: "por eso", "por consiguiente", "as", "por lo tanto", "si...
entonces...".
-Los prrafos de definicin o conceptuales se utilizan para explicar el
significado o el concepto de la idea principal. En este tipo de prrafos se
utilizan palabras como: "se define como", "es un tipo de"...
-Los prrafos de clasificacin y divisin o de enumeracin sirven para
agrupar ideas del mismo tipo por categoras. El propsito de un prrafo
de divisin es categorizar un conjunto complejo en categoras ms
simples y tiles o en subdivisiones. Palabras usadas en este tipo de
prrafo son: "es un tipo de", "puede dividirse en", "pertenece a", "se
divide en", "es una parte de", "encaja dentro de", "est agrupado con",
"est relacionado con", "est asociado a"...
-El prrafo de descripcin proporciona informacin detallada de una
persona, un lugar o la apariencia de un objeto en particular.
-En el prrafo de comparacin y contraste se muestran las similitudes y
las diferencias entre dos o ms personas, lugares, objetos o ideas. Se
suelen utilizar palabras como: "es similar a", "ambos", "tambin", "por
otro lado", "sin embargo", "pero", "en contraste", "difiere de", "mientras
que", "a diferencia de"..,
-Con el prrafo de secuencia o proceso se describe una serie de eventos
o un proceso en un determinado orden. Generalmente, este orden se
basa en el tiempo de ejecucin. Palabras frecuentemente usadas en estos
prrafos podran ser:

Orden: primero, segundo, tercero, etc.; al principio; antes; luego;


despus; finalmente; por ltimo; subsecuentemente.

Tiempo: recientemente, previamente, cuando, despus de que...

-El prrafo de evaluacin utiliza expresiones como: bueno, malo, correcto,


incorrecto, moral, inmoral, verdadero, falso, importante, trivial.

5. ABREVIATURAS COMERCIALES Y OFICIALES


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La expresin escrita de algunas palabras puede hacerse mediante una
o varias de sus letras para acortar el texto.
Las abreviaturas se crean normalmente eliminando alguna de las
letras o slabas finales o centrales y siempre terminan con un punto, aunque
en alguno de los casos puede sustituirse por una barra inclinada ("/")
como, por ejemplo, calle ("c/"), cuenta corriente ("c/c"), cada uno ("c/u")...
Hay que recordar que las abreviaturas mantienen siempre las tildes de sus
palabras de origen, por ejemplo, "pg," por pgina o "Admn." por Administracin.
El uso de maysculas en las abreviaturas depende del contexto en el
que aparecen. Por ejemplo, "a.C." (no "A.C.") por antes de Cristo o "a.D.g."
por a Dios gracias. Sin embargo, hay situaciones en las que esta regla no se
sigue. Por ejemplo, siempre se escriben con maysculas los tratamientos
("D.", "Sr.", "S. A. R.) y algunas abreviaturas muy comunes (como "P. V. P." o
"D. E. P.").
Las formas plurales de las abreviaturas dependen de su forma de
construccin. Si la abreviatura se obtuvo eliminando alguna slaba final, la
forma normal de usarla en plural es mediante la adicin de una -s al final
(por ejemplo, "pgs.").
Si al eliminar letras o slabas solo qued una letra, el plural se
expresa duplicando dicha letra (por ejemplo, "EE.UU." por Estados Unidos).
En las abreviaturas obtenidas por contraccin tambin pueden ser
aplicadas las reglas habituales de formacin de plurales en espaol: -s, si la
abreviatura termina en vocal y, -es, si termina en consonante. Hay, no
obstante, algunas excepciones, como la forma abreviada del plural de la
palabra usted, que es "Uds." o "Vds.".
Se pondr la palabra no abreviada cuando sea la nica palabra que
aparece en una lnea del texto.
La Real Academia Espaola aconseja usar las abreviaturas cuando su
uso sea eficaz y ofrece una lista de casi 350 abreviaturas. En la pgina
siguiente, podemos ver un listado con algunas de las ms utilizadas.
Los smbolos son abreviaciones de carcter cientfico-tcnico. No
llevan punto al final ni pueden cambiarse por maysculas ni se
pluralizan. Existen distintos tipos:

Los smbolos de las magnitudes del sistema mtrico decimal,


como el de kilogramo (kg), siendo incorrectas las formas: kg. / Kg /
kgs.

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Los smbolos de los puntos cardinales: N, S, E, O, SO, etc., siendo


incorrecta la forma E. terminada en punto.

Los smbolos monetarios como el del euro (), del dlar ($),..

Los smbolos de los pases constan de tres letras maysculas: ESP =


Espaa; USA = Estados Unidos de Amrica; ARG = Argentina; GRB = Reino
Unido de Gran Bretaa e Irlanda del Norte.
ABREVIATURAS
A/A
a la atencin
Dr.
aa. vv., AA. VV.
autores varios
e/
Abg.
abogado
e/c
a.C., a. de C., a. de antes de Cristo
ed.
ef.
a/c
a cuenta
etc.
Acept.
aceptacin
f.
Admn.
administracin
Fea.
a/f
a favor
Fdo.
ap.
aparte
Fig.
apdo.
apartado
Fra.
Arq.
arquitecto
Gral.
Art.
artculo
Izdo.
Atte.
atentamente
U
Av., avd., avda.
avenida
Ldo., Lie., Ledo.
AS.,
asociados
Lda., Lie., Leda.
3co.
Banco
Max. / Mn.
BibL
Biblioteca
n.
c., c/, el.
calle
NaSa, Ntra. Sra.
C.A.
Comunidad
N, nro., nm.,
Cap.
captulo
p., pag., pg.
Cap. Fed.
capital federal
p.a.
c/c, cta.cte.
c.e.
cent.
cf., cfr., cnf.,
cnfr., cp.
c.f.s.
cgo.
ch/
Ca., Comp.
CJe.
Cd.
col.
Col.
Coord.
C.P.
Cta., c/
c/u
D.
Da, Da.
Ocho.
Depto., dpto.

cuenta corriente
correo electrnico
cntimo
cnfer
("comprese",
coste, flete y seguro
cargo
cheque
compaa
corretaje
cdigo
coleccin
colegio
coordinador
cdigo Postal
cuenta
cada uno
Don
Doa
derecho
departamento
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Prr.
P.D.
Pdo.
p. ej.

Doctor
envo
en cuenta
edicin
efectos
etctera
folio
fbrica
firmado
figura
factura
general
izquierdo
letra de cambio
licenciado
licenciada
mximo / mnimo
nota
Nuestra Seora
numero
pagina
por ausencia /
por
prrafo
posdata
pasado
por ejemplo

pl., plza. / Pza.


P.M.
P.O., p/o
p.p.
ppal.
P.V.P.
Prov.
Reg.
Rep.
R.O.
r.p.m.
RR.HH.
Rte.
S.
S.A.
s/c

plaza
polica militar
por orden
por poder
Principal
precio de venta al
provincia
registro
repblica
Real Orden
revoluciones por
recursos humanos
remitente
san
sociedad annima
su cuenta

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d/f
dice.
Dir.
D.L.
d/f
Da.
d/v
Dto.
Dupdo.

das fecha
diccionario
director, direccin
depsito legal
das fecha
doa
das vista
descuento
duplicado

Sdad.
Sig.
t.
tel. / telf. / tfno.
tt.
U. / Ud. / V.
RR.HH.
V.O.
Vol.

sociedad
siguiente
tomo
telfono
titulo
usted
recursos humanos
versin original
volumen

6. HERRAMIENTAS PARA LA CORRECCIN DE TEXTOS


Para realizar un procedimiento detallado en la correccin de diferentes
textos, disponemos de diversas herramientas especficas para ello.

6.1.
Programas informticos para la correccin de
textos
Los programas de correccin de textos son capaces de verificar la
correccin ortogrfica, gramatical, tipogrfica o de estilo, segn los niveles
de procesamiento de la aplicacin. Hay aplicaciones configurables en todos
sus niveles de lengua (sintctico, lxico-semntico, discursivo, etc.) para
afrontar el texto desde una determinada opcin de correccin. La
correccin ser diferente segn la variedad estilstica a la que pertenezca
el texto.
Algunos correctores destacan por su habilidad para sugerir
alternativas, acompaando el error de la explicacin didctica y la
bibliografa correspondiente, lo que los dota de un importante valor
aadido a la hora de utilizarlos como opcin de ayuda en la escritura.
El reconocimiento de palabras con error ortogrfico suele
fundamentarse en su comparacin con una lista de formas correctas
almacenadas en la propia aplicacin. As, si el programa encuentra una
palabra que no existe en dicha lista, activa su asistente para avisar del error.
De ah que frecuentemente se ofrezcan falsas alarmas de revisin ante
nombres propios, tecnicismos o palabras poco habituales. Con el fin de
paliar esta carencia, los correctores automticos suelen incluir la opcin de
ampliar de forma personalizada los diccionarios.
Ahora bien, si el corrector es exclusivamente ortogrfico no
sealar errores como la falta de concordancia gramatical, por ejemplo,
"los vigilantes llega tarde"; tampoco identificar el error si la palabra es
ortogrficamente correcta pero no es la pretendida y necesaria en ese texto
concreto ("echo por hecho"); es necesaria la informacin contextual o
gramatical para que el error sea identificado ("echo de menos").
El sistema ms acertado para la verificacin de textos consiste en
combinar mtodos: reconocimiento de patrones (bsqueda de patrones
que tienen unas pautas de error establecidas, esto implica anticipar el tipo
de errores que pueden aparecer, lo que requiere un meticuloso trabajo
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lingstico), analizadores o programas que determinan automticamente
la estructura sintctica de los enunciados segn una gramtica
previamente definida y la tcnica probabilstica. Con esta combinacin se
podrn detectar errores de ortografa, gramaticales, ortotipogrficos
y de estilo.
En Word podemos configurar varias opciones desde la pestaa
Revisar, Ortografa y gramtica, Opciones y Opciones de Autocorreccin.

6.2.

Diccionarios

Existen varios tipos de diccionarios:


Normativos: recogen por orden alfabtico las palabras con sus
significados. En los diccionarios de lengua se explica brevemente el
significado de las palabras de una lengua determinada. Para la lengua
espaola quiz el referente ms comn sea el Diccionario de la lengua
espaola de la Real Academia Espaola.
Enciclopdicos:
incluyen
nombres
propios,
denominaciones
geogrficas e informacin sobre distintos campos del saber.
Bilinges: se utilizan para traducir palabras de otra lengua.
De sinnimos y antnimos: proporcionan listas de palabras de
significado igual o parecido, o de significados contrarios. En estos
diccionarios se relacionan palabras de significado similar y opuesto para
facilitar la eleccin de stas al redactar textos. Los ms sencillos se limitan
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a dar una lista de palabras para cada entrada, pero algunos ms completos
indican, adems, las diferencias de matiz con la palabra buscada.
Tcnicos: son diccionarios especficos para las palabras de un
campo del saber.
Adems, existen varias pginas web que recogen de forma
exhaustiva todas las normas ortogrficas y ejercicios de repaso. Algunas
pginas interesantes son:

http://www.rae.es/
http://reglasdeortografia.com/index.php
http://contenidos.educarex.es/mci/2006/08/html/menu.htm
http://www.fundeu.es/
http://lenguayliteratura.org/

http://webfacil.info/dudas/nuevas-normas-ortograficas/
http://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Manual_de_estilo

Documentos escritos de
comunicacin empresarial
7. CORRESPONDENCIA
COMERCIAL

COMERCIAL.

LA

CARTA

La carta comercial se utiliza como un medio de comunicacin y un


intercambio de informacin y consulta entre empresas, o entre empresas y
particulares.
Realmente se escriben cartas para enviar mensajes, por lo que es
necesario tener claro lo que se quiere comunicar, pero tambin para
crear y fomentar relaciones en el mbito empresarial o dejar constancia
de algn hecho.
Las cartas comerciales deben escribirse de manera profesional y
adecuada, pero a la vez de un modo personal, prximo y amistoso.
Los mensajes van de persona a persona, no son abstractos ni
annimos, por lo que hemos de saber adaptarnos a nuestro interlocutor e
intentar que se sienta bien con nosotros y nuestra empresa.
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7.1.
CARACTERSTICAS
COMERCIAL

DE

LA

CORRESPONENCIA

La correspondencia comercial debe presentar el tono apropiado y


adoptar un trato respetuoso, utilizando las frmulas que se precisen para
mostrar amabilidad.
Tono del escrito
En las cartas comerciales, los textos cortos y el lenguaje claro
favorecen la comprensin del mensaje, pero el tono del escrito influye
siempre en el receptor.
En general, es aconsejable un tono cordial y respetuoso y
desaconsejable un tono agresivo, irnico, sarcstico o crtico. El lenguaje
claro y directo ayuda a establecer relaciones de proximidad con el
destinatario
Al redactar una carta debemos analizar bien el tipo de situacin en
que nos encontramos, quin es el destinatario, qu relacin queremos
mantener con l, qu queremos comunicar y cul es el tono con el que
deseamos que reciba el mensaje.
Trato respetuoso
Uno de los recursos ms importantes para mantener una buena
relacin comunicativa es evitar los juicios personales. Las crticas pueden
ser constructivas y respetuosas.
Las instrucciones deben ser transmitidas con cuidado. Podemos
sugerir, aconsejar o, simplemente, comunicar las condiciones para
solicitar un servicio o presentar un trabajo.
Resulta una prueba de amabilidad personalizar la comunicacin, especialmente cuando respondemos a un escrito.
El tono amable se consigue tambin usando frmulas de cortesa
propios del lenguaje escrito, como saludos y despedidas.

7.2.

ESTRUCTURA FORMAL DE LA CARTA COMERCIAL

La distribucin de las partes de la carta en el papel puede variar. No


hay reglas fijas en cuanto a presentacin. Algunas empresas colocan los
datos del membrete al final, en el pie de la carta, o incluso en un lateral.
1 Encabezamiento
2 Cuerpo
3 Cierre, pie o conclusin
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MEMBRETE

Referencia

Destinatario

Asunto

Fecha

Saludo

Introduccin

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Desarrollo

Conclusin

Despedida

Anexos

Firma

Posdata

7.3.

CONTENIDO DE LA CARTA

Encabezamiento

Tambin se conoce como cabecera o inicio. Es la parte ms formal del


documento e incluye membrete, destinatario, referencias, asunto y fecha.
Membrete
Contiene datos que identifican al remitente. Puede estar centrado,
alineado a la izquierda, a la derecha o bien ocupando todo el ancho del
papel.

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Referencia
Son abreviaturas compuestas de letras y nmeros que sirven para
realizar ciertas identificaciones, como por ejemplo las personas que
intervienen en la redaccin de la carta, el nmero de expediente, una carta
anterior, etc.
Las ms utilizadas son:
-

Nuestra Referencia (N/Rfa. :) seguido de las iniciales de quien


firma la carta y de quien la trascribe.

Su Referencia (S/Rfa. :) que se utiliza en la contestacin de


un escrito, citando la referencia dada en la carta recibida.

Su escrito (S/escrito) para referirnos a la fecha de la carta


recibida.

Nuestro escrito (N/escrito) si escribimos la fecha de la carta


escrita por nosotros en su da y que es origen de la
contestacin de la carta recibida.

Destinatario
Nombre o razn social de la empresa a la que se dirige la carta, junto
con su direccin completa.
Se escribe debajo del membrete, a la izquierda o a la derecha del
papel. Si vamos a utilizar sobre de ventanilla los datos del destinatario se
colocarn en la misma orientacin que tenga la ventanilla.
Cuando dirigimos la carta a una persona concretamente, debajo del
nombre de la empresa pondremos: A.A. o Att. (a la atencin de), el nombre
y los apellidos de la persona a quien nos queremos dirigir. Si conocemos
el cargo es aconsejable ponerlo.
Asunto
Descripcin breve del motivo de la carta para que el destinatario
pueda identificar su contenido con un simple vistazo.
Fecha
Se colocar la fecha correspondiente al da en que se escribe la
carta.
La disposicin en el papel tiene una regla general: si el destinatario
figura en la derecha del papel, se alinear con el margen izquierdo; por el
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contrario, si figura en la izquierda, la fecha se alinear con el margen
derecho. Tambin puede colocarse en el centro del papel. No obstante, lo
importante es cuadrar bien los espacios en blanco.
Hay dos formas correctas de ver la fecha:
-

Ciudad Real, 8 de enero de 2014

Ciudad Real a 8 de enero de 2014

Puede prescindirse del nombre de la localidad; en ese caso el lector


entender que se trata de la misma que aparece en el membrete.
Saludo
Es una forma de cortesa antes de empezar el texto. Para escoger el
saludo ms adecuado, hay que tener en cuenta el contenido de la carta.
Los mensajes neutros y positivos admiten saludos y despedidas que
indiquen cordialidad y proximidad, para los mensajes negativos es
aconsejable optar por frmulas menos afables.
Es aconsejable variar las frmulas de saludo con el mismo
destinatario en diversas ocasiones, ya que as evitamos la sensacin de
monotona.
Al inicio de una relacin es apropiado utilizar saludos y despedidas
neutros (Seor Antoln,). Ms adelante, si la relacin fructifica, podemos
utilizar saludos que indiquen ms cordialidad (Apreciado Fernando,).
Cuerpo
Es la parte del documento donde aparece el contenido. Es el motivo
central que origina la carta, la exposicin del asunto, desglosado en ideas
principales y secundarias siguiendo una disposicin en prrafos de forma
coherente y lgica.
Por regla general, suele tener tres partes:
-

Introduccin: planteamiento inicial del tema e informacin


previa.

Desarrollo: idea principal e informacin y argumentos en


que se basa.

Conclusin: idea final, sntesis e incitacin a la accin.

Cierre, pie o conclusin


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En la parte final de la carta y se compone de los siguientes
apartados:
-

Despedida: se utilizan frases breves y sencillas que sirvan como


cierre.

Firma: la persona que firma la carta se responsabiliza de su


contenido, por lo que el documento carecer de validez si no va
firmado. Generalmente se coloca a la derecha y consta de tres
partes:
1. Firma autgrafa: es la rbrica escrita de puo y letra. Suele
firmarse en tinta azul para que destaque del resto del
documento.
2. Nombre del firmante: debajo de la rbrica. Si la persona que
debe firmar la carta, no lo hace por encontrarse ausente y
autoriza a otra persona a firmar en su nombre, se reflejar esta
circunstancia mediante la abreviatura que corresponda: P.O., por
orden; P.P., por poder; P.A., por autorizacin.
3. Cargo que ocupa el firmante: debajo del nombre y sirve al
destinatario para saber a quin debe dirigir la respuesta.

Anexos: cuando la carta va acompaada de algn otro documento


como, por ejemplo, facturas, cheques, informes, etc., se reflejar al
pie de la carta para evitar descuidos y errores.

Posdata: consiste en un mensaje breve que va precedido de las


iniciales P.D. nicamente se utilizan para resaltar algo que
interesa especialmente. Por ejemplo:
P.D.: esta oferta slo es vlida hasta el ltimo da del mes.

7.4.
CONSEJOS
PRCTICOS
PRESENTACIN FORMAL

SOBRE

LA

Mrgenes y espacios en blanco


-

Ser generosos (nunca inferiores a 3 cm.)

Los mrgenes izquierdo y superior suelen ser ms amplios que el


resto (nunca inferiores a 4 cm).

Si una carta no ocupa toda la pgina, debemos centrarlo en su eje


Vertical.
Subdivisin de los prrafos de un texto
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Cada prrafo debe presentar una idea independiente de las ideas
contenidas en los dems prrafos.
Justificacin
Justificacin a ambos mrgenes (izquierdo y derecho): presenta un
formato ms uniforme, simtrico y equilibrado.

Separacin interlineal
Lo habitual es un punto o un punto y medio de interlineado. Si se trata
de un texto corto, podemos incrementarlo medio punto o aumentar el
espacio existente entre prrafos (dos puntos, por ejemplo).
Clase y tamao de letra
-

El redondo es el estilo habitual y el ms indicado para el cuerpo de


la carta.

La cursiva suele utilizarse para dar nfasis a una palabra.

La negrita se utiliza para destacar palabras, frases o prrafos


enteros.

No debe abusarse de las maysculas, pueden utilizarse para


resaltar un texto.
Subrayado de palabras o frases

No es muy aconsejable y debemos utilizarlo con cuidado, ya que


rellena el interlineado y resta claridad y legibilidad al texto.

7.5.

COMO REDACTAR UNA CARTA COMERCIAL

Los pasos para redactar eficazmente una carta comercial pueden


resumirse de la siguiente manera:
1 Analizar la situacin: la manera ptima de comenzar una
carta no es escribiendo, sino pensando. Debemos reflexionar sobre la
situacin que ha generado la necesidad de la carta: A quin me dirijo?,
En nombre de quin?, Quin va a leerla?, Qu espero del receptor?, Qu
imagen deseo transmitir de mi mismo o de mi empresa?, Cul es el tono
ms adecuado?, Cmo me imagino el texto?, Ser corto o largo?
2 Generar ideas: podemos tomar nota de todo aquello que
creamos que puede sernos til.
3 Seleccionar la informacin: hay que tener clara la idea
bsica del texto.
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COMUNICACIN Y ATENCIN AL CLIENTE


4 Establecer un orden: hay que decidir qu introduccin
queremos presentar, en qu prrafo expondremos la idea principal del texto,
si es preciso suministrar informacin previa, etc.
5 Redactar: conviene tener presente en todo momento al
destinatario y el contenido para elegir el estilo ms adecuado y que las
ideas presenten una secuencia lgica.
6 Revisar: no significa limitarse a corregir, sino mejorar el texto:
modificar frases, cambiar trminos repetitivos, eliminacin de palabras
intiles, bsqueda de sinnimos precisos, correccin de errores y, si fuera
necesario, consulta de gramticas y diccionarios.
7 Valorar: despus de una lectura final tenemos que decidir si la
carta est acabada y si estamos satisfechos del resultado.
8 Pulir: debemos utilizar todos los recursos disponibles para
conseguir que el texto tenga una presentacin cuidada y atractiva.

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