Manual de Gestao de Documentos - UnB

MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS
MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS
Braslia, DF
Dezembro de 2015
Universidade de Braslia
Reitor
Ivan Marques de Toledo Camargo
Vice-Reitoria
Snia Nair Bo
Diretora do Arquivo Central

Cynthia Roncaglio
Coordenao de Gesto de Documentos

Eronides Guimares Bezerra
Equipe de elaborao e redao
Cynthia Roncaglio (Org.)
Camila Domingo dos Santos
Cristiane Rodrigues da Silva
Eronides Guimares Bezerra
Glucia Vernica Veloso da Silva Vieira
Jos Mauro Gouveia de Medeiros
Kezia de Araujo Lima Cordeiro
Natlia de Lima Saraiva
Pedro dos Santos Borges
Rodrigo de Freitas Nogueira
Thiara de Almeida Costa
Vernica Costa Bueno Pinto
Cebraspe
Diretor-Geral
Diretor de Planejamento e Controle Operacional
Diretora Executiva
Diretor de Planejamento Estratgico
Paulo Henrique Portela de Carvalho

Maria Osmarina do Esprito Santo Oliveira
Diretor Acadmico
Marcus Vincius Arajo Soares
Diretor de Impresso e Conferncia

Edivnio Alves Nogueira
Diretor de Logstica
Lucimar Oliveira do Nascimento
Diretor de Negcios
Ricardo Bastos Cunha
Diretora de Pesquisa em Avaliao

Hayde Werneck Poubel
Gerncia Editorial
Roger Werkhuser Escalante
Diretor de Tecnologia
Jorge Amorim Vaz
Gerente de Acesso Educao Superior

Maria Cristina Figueiredo Lima e Lara
Gerente de Interao Educacional

Rogrio Basali
Gerente da Central de Atendimento

Carmem Lcia Couto Sampaio
Editora assistente
Instituto Central de Cincias (ICC)

Fotgrafa: Natlia Valarini
Mariana Carvalho
Reviso
Pgina 5 e 7
Pginas 9, 11, 17, 23 e 29
Inz Gomes Guedes

Lusa Bourjaile
Projeto Grfico e Diagramao

Eduardo Guimares
M294
Imagens do subfundo Decanato de Administrao e

Finanas da Universidade de Braslia
Data-limite: 1962-2008
Fotgrafo: Diego Bernardino
Fonte: Arquivo Central da Universidade de Braslia
Manual de gesto de documentos de arquivo da Universidade de Braslia / Cynthia

Roncaglio, [organizadora]. Braslia : Cebraspe, 2015.
110 p. : il. ; 27 cm.
Diretor de Segurana
Crditos imagens
Jos Otvio Nogueira Guimares
Bruno Freitas de Paiva
Luiz Mrio Marques Couto
Editor
Capa e Ilustrao
Arquivo Central da Universidade de Braslia

Campus Universitrio Darcy Ribeiro, Pavilho Multiuso I, Bloco B, Trreo, 1 andar
CEP 70904-970 Caixa Postal 04434 Asa Norte, Braslia/DF
Telefones: (061) 3107-5863/ 3107-5801 Fax: (061) 3107-5862
Ricardo Carmona
ISBN 978-85-5656-004-9
1. Gesto de documentos. 2. Arquivologia. 3. Universidade de Braslia Gesto

Arquivstica. I. Roncaglio, Cynthia (org.).
CDU 930.25
SUMRIO
sumrio
Lista de siglas e abreviaes...................................................................................4
3.6 Conservao...................................................................................................26
Apresentao ..........................................................................................................5
3.6.2 Conservao de suportes digitais................................................................28
Lista de figuras e tabelas........................................................................................4
3.6.1 Conservao de fotografias..........................................................................27
introduo...............................................................................................................7
4. Destinao de documentos...............................................................................29
1. Produo e tramitao de documentos..............................................................11
4.2 Explicao sobre os campos da tabela...........................................................30
Fundamentos da Gesto de Documentos...............................................................9
1.1 Produo de documentos de arquivo............................................................... 12

1.2 Registro e tramitao de documentos............................................................. 12
1.3 O processo....................................................................................................... 14
1.3.1 A formao do processo................................................................................ 14
1.3.2 As unidades autuadoras............................................................................... 15

1.4 Rotinas de expedio de documentos e objetos.............................................. 15
2. Classificao..................................................................................................... 17
2.1 Principais aspectos da classificao............................................................... 17
2.2 Plano de Classificao de Documentos de Arquivo........................................ 17
2.3 Documentos relativos s atividades-meio....................................................... 18

2.4 Documentos relativos s atividades-fim......................................................... 19
2.5 Procedimentos para realizar a classificao................................................... 19
3. Utilizao e conservao de documentos.........................................................23
3.1 Acesso informao.......................................................................................23

3.2 Microfilmagem de documentos arquivsticos..................................................24
3.3 Documentos eletrnicos e digitais..................................................................24
3.4 Digitalizao de documentos arquivsticos.....................................................25

3.4.1 Vantagens e desvantagens da digitalizao................................................25
3.4.2 Situaes em que a digitalizao no recomendada ...............................26
3.5 Consultoria arquivstica..................................................................................26
3.5.1 Como solicitar a consultoria arquivstica......................................................26
4.1 Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo (TTDD)..... 29

4.3 Eliminao.......................................................................................................30
4.4 Transferncia.................................................................................................. 31
4.4.1 Preenchimento da Listagem de Transferncia.............................................32

4.4.2 Preenchimento do espelho da caixa-arquivo...............................................33
4.5 Solicitao de emprstimo..............................................................................33
4.6 Recolhimento...................................................................................................33
4.6.1 Preenchimento da Listagem de Recolhimento..............................................34
Referncias ...........................................................................................................37
Bibliografia de apoio..............................................................................................38
Glossrio ..............................................................................................................39
Anexo A Lei n 8.159/1991................................................................................... 41
Anexo B Modelo de Listagem de Eliminao de Documentos............................43
Anexo C Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferncia

de documentos.....................................................................................44
Anexo D Modelo de Listagem de Transferncia de Documentos........................45

Anexo E Modelo de Listagem de Recolhimento de Documentos........................46
Anexo F Modelo de Formulrio de Emprstimo..................................................47
Anexo G Modelo de Formulrio de Consulta.......................................................47
Anexo H Cdigos de classificao e tabelas de temporalidade e destinao

de documentos adaptados Universidade de Braslia.........................48

Manual de Gesto de Documentos
IR PARA SUMRIO
LISTA DE SIGLAS E ABREVIAES
LISTA DE FIGURAS E TABELAS
ACE
Arquivo Central
FIGURAS
AR
Aviso de Recebimento
Figura 2
AN
Arquivo Nacional
CCD
Cdigo de Classificao de Documentos
CD
Compact Disc
CEP
CESPE
COAP
COGED
CONARQ
COP
CPAD
CPD
DAF
DOU
ECT
E-MAIL
FUB
ICP-Brasil
IFES
MEC
Coordenao de Arquivo Permanente
Coordenao de Gesto de Documentos

Conselho Nacional de Arquivos
SAUnB
SLTI
TTDD
UnBDoc
Figura 3
Modelo de carimbo de folha
Figura 4
Figura 5
Figura 6
Figura 7
Figura 8
Figura 9
Centro de Informtica
Figura 10
Decanato de Gesto de Pessoas
Figura 12
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos
Dirio Oficial da Unio
Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos

Correio eletrnico
Fundao Universidade de Braslia

Infraestrutura de Chaves Pblicas
Instituies Federais de Ensino Superior

Plano de Classificao de Documentos
SAA
Pgina principal do Sistema UnBDoc
Coordenao de Protocolo
Ministrio da Educao
PCD
Centro de Seleo e de Promoo de Eventos
Decanato de Administrao e Finanas
DGP
UnB
Cdigo de Endereamento Postal
Figura 1
Secretaria de Administrao Acadmica
Sistema de Arquivos da Universidade de Braslia
Figura 11
Figura 13
Figura 14
Figura 15
Figura 16
Figura 17
TABELAS
Tabela 1
Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao
Tabela 2
Tabela 3
Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos

Sistema de Controle e Tramitao de Documentos da Universidade de Braslia
Pesquisa bsica do Sistema UnBDoc

Modelo de carimbo "EM BRANCO"
Modelo de correo de numerao de folha

Solicitao de expedio de objetos
Informaes para identificao de correspondncia
Exemplo de cdigos relacionados classe Finanas do plano de classificao

da atividade-meio
Exemplo de cdigos relacionados classe Cursos de graduao do plano
de classificao da atividade-fim
Exemplo de classificao de documento em cdigo indevido
Observao acerca das diferentes temporalidades no mesmo cdigo

Tabela de temporalidade e destinao da atividade-meio
Tabela de temporalidade e destinao da atividade-fim
Listagem de transferncia de documentos das atividades-meio e fim
Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferncia/recolhimento

de documentos
Listagem de recolhimento das atividades-meio e fim
Modelo de espelho de caixa-arquivo para recolhimento de documentos
Cdigos de classificao das atividades-meio da Administrao Federal e

das atividades-fim das IFES
Exemplos de cdigos da atividade-meio e dos respectivos documentos
classificados
Exemplos de cdigos da atividade-fim e dos respectivos documentos
classificados
IR PARA SUMRIO
Apresentao
com satisfao que disponibilizamos o Manual de Gesto de Documentos de

Arquivo da Universidade de Braslia comunidade universitria, especialmente
aos servidores tcnico-administrativos e aos docentes que, cotidianamente, necessitam lidar com documentos, comprovar informaes, tomar decises.
Elaborado pela equipe do Arquivo Central (ACE), este Manual atende a demandas
geradas pelas transformaes da burocracia estatal, da administrao universitria e das tecnologias de informao e comunicao. Uma dessas demandas a
necessidade de se dispor de orientaes para a elaborao e o arquivamento dos
documentos pblicos que atendam s normativas existentes, garantindo a preservao e o acesso s informaes. Outra demanda envolve a produo, a utilizao,
o gerenciamento e a preservao de documentos, utilizando-se, quando possvel,
de ferramentas tecnolgicas. No possvel de se obter economia na aplicao de
recursos, fluidez das atividades e segurana na tomada de decises se no temos
documentos organizados, padronizados, de modo a garantir que a informao
registrada esteja disponvel e acessvel, quando e onde se fizer necessria.
evidente que no apenas o gestor se beneficia com a implementao da gesto

de documentos na universidade. Toda a comunidade universitria ganha com isso.
Os documentos no s servem como apoio e registro das obrigaes administrativas e legais, mas tambm como testemunhos das aes e aspiraes de uma
instituio que tem como funo finalstica a educao superior no pas. Para que
o ensino, a pesquisa e a extenso possam continuar a crescer e a se desenvolver,
com qualidade e eficincia, necessitamos atualizar o passado, rever o presente e
imaginar o futuro. Como fazer isso sem se recorrer aos documentos?
A aplicao das orientaes deste manual, aliada s demais orientaes da equipe

do ACE, por meio de consultorias s unidades administrativas e acadmicas e de
cursos e treinamentos sobre gesto de documentos, certamente contribuir para
que todos, tcnico-administrativos e docentes, tenham maior apoio para buscar a
excelncia acadmica e administrativa.
IR PARA SUMRIO
Sabemos que no haver efetivo sucesso na execuo das atividades-meio e fim de

uma instituio se no houver documentos organizados, preservados e acessveis.
Ivan Marques de Toledo Camargo

Reitor da UnB
IR PARA SUMRIO
resoluo da reitoria n 0137/2015

ESTABELECE OS PROCEDIMENTOS
DE GESTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
DA UNIVERSIDADE DE BRASILIA
IR PARA SUMRIO
introduo
Implementar a gesto de documentos de arquivo em uma instituio pblica
federal do porte da Fundao Universidade de Braslia (FUB), como em outros
casos semelhantes, um grande desafio. Isso porque, por um lado, a instituio
j est habituada a rotinas e a procedimentos mais ou menos formalizados e,
por outro, a gesto de documentos de arquivo envolve complexa articulao de
informaes, pessoas e tecnologias para atingir os seus objetivos.
evidente que dispomos de conhecimentos, leis e tcnicas para solucionar os
problemas, mas somente identificando as vrias dimenses que envolvem a sua
implementao que podemos obter xito na empreitada de tornar a gesto de
documentos de arquivo estratgica e fundamental para o bom funcionamento das
atividades administrativas e acadmicas da Universidade de Braslia (UnB).
A UnB, como Instituio Federal de Ensino Superior (IFES), tem o dever de criar e
de manter uma unidade arquivstica que conduza o processo de criao e aprovao de uma poltica arquivstica, que envolve o estabelecimento das diretrizes
para a gesto de documentos de arquivo, a sua divulgao em toda a instituio
e a exigncia de cumprimento da lei em todos os nveis, aplicando-se os recursos
necessrios e designando-se um ente responsvel para a sua coordenao.
O responsvel por implementar a gesto de documentos de arquivo na UnB o
Arquivo Central (ACE), rgo de natureza complementar da FUB, criado pela
Resoluo do Conselho Universitrio (Consuni) n 0002, de 19 de fevereiro de
2014, publicada no Dirio Oficial da Unio em 26 de fevereiro de 2014. O ACE
responsvel pela proposio e pela implementao da poltica arquivstica da
FUB, coordenando o Sistema de Arquivos da UnB (SAUnB), o desenvolvimento da
gesto de documentos de arquivo e a preservao destes, com vistas a facilitar
o acesso e a divulgao das informaes. O ACE, portanto, um rgo complementar de apoio administrao, memria institucional e ao desenvolvimento
cientfico e tecnolgico. Ademais, por meio da implementao da gesto de documentos, o ACE proporciona a todas as unidades administrativas e acadmicas as
IR PARA SUMRIO
condies para que as demandas internas da Universidade e as dos demais cidados, relacionadas prestao de informaes, sejam atendidas de forma gil e
correta, como previsto na Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011.
Ressalte-se que a criao do ACE resulta de esforos que vm sendo realizados

h vrios anos por gestores, docentes e tcnicos-administrativos da UnB, a fim
de promover a modernizao e a reestruturao administrativa da Universidade.
A (re)estruturao do ACE e a viso sistmica so fundamentais para que se cumpra o objetivo de buscar a excelncia acadmica e administrativa. No h xito na
execuo das atividades-meio e fim de uma instituio se no h documentos e
informaes organizados, preservados e acessveis.
A criao do SAUnB, coordenado pelo ACE, tambm fundamental, porque a

partir dele que se realiza efetivamente a implementao da gesto de documentos. O SAUnB o conjunto de inter-relaes de funes e servios no mbito do
qual implementada a poltica arquivstica institucional.
So objetivos do SAUnB:
favorecer a implementao da poltica arquivstica da FUB;
promover a interao das unidades responsveis pela produo e acumulao

de documentos arquivsticos;
assegurar as condies de preservao e acesso ao patrimnio documental
arquivstico, na defesa dos interesses da FUB;
assegurar o cumprimento de normas e legislao vigentes relacionadas rea

arquivstica.
Integram o SAUnB:
o Arquivo Central (ACE);
a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD);

os arquivos setoriais da FUB.
O Manual de Gesto de Documentos de Arquivo da Universidade de Braslia, elaborado pela equipe de arquivistas do ACE, foi previsto no planejamento estratgico
da Unidade, mais especificamente no plano de aes voltadas para a padronizao da gesto de documentos da Universidade. Neste manual, esto explicitadas
8
as regras de gesto de documentos a serem aplicadas por todas as unidades acadmicas e administrativas da UnB, que orientam sobre o que fazer e como fazer em
relao aos documentos de arquivo produzidos (criados ou recebidos). Com isso,
o ACE e todas as demais unidades ganham tempo na execuo das tarefas arquivsticas, atingem suas metas e tm oportunidade constante de rever e aperfeioar
o trabalho. Mais do que isso, espera-se atingir o objetivo ltimo, que preservar e
permitir o acesso ao patrimnio arquivstico da UnB.
Constam, neste documento, conceitos e termos relacionados aos arquivos e
Arquivologia, orientaes sobre procedimentos de produo, tramitao, classificao, transferncia, recolhimento, conservao e acesso aos documentos, bem
como anexos com modelos de formulrios, cdigos de classificao e tabelas de
temporalidade e destinao a serem aplicados nas unidades.
IR PARA SUMRIO
Fundamentos da Gesto de Documentos

Para entender a gesto de documentos, cabe apresentar primeiramente as definies compreendidas no campo da Arquivologia que dizem o que documento e o
que documento de arquivo. Documento a unidade de registro de informaes,
qualquer que seja o suporte ou formato. Documento de arquivo o documento
produzido ou recebido, no curso de uma atividade prtica, como instrumento ou
resultado da tal atividade e retido para ao ou referncia.
A Gesto de Documentos, de acordo com a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, consiste
em um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes a sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a
sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. A mesma lei ainda dispe
que a gesto de documentos dever do Poder Pblico e que todos tm direito a receber
dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou
geral contidas em documentos de arquivos (ver Anexo A Lei n 8.159/1991).
Para realizar a gesto de documentos, faz-se necessrio estabelecer uma srie de
procedimentos, entre os quais:
elaborar uma poltica de gesto de documentos arquivsticos;
conhecer a estrutura e funes da instituio;
identificar os tomadores de deciso da administrao estratgica;

identificar os processos e os documentos gerados;
analisar os fluxos de trabalho;
desenvolver estratgias de implementao ou adequao do sistema de gesto

de documentos;
subsidiar, com instrumentos tcnico-cientficos, a implementao da gesto

de documentos e dos servios arquivsticos;
identificar problemas e propor solues quanto gesto de documentos no

mbito da administrao pblica.
A aplicao da gesto de documentos permite que a UnB controle e acompa-
nhe toda a sua documentao arquivstica, seja ela produzida ou recebida,

garantindo uniformizao de procedimentos, eficincia na recuperao da infor-
mao e criao e manuteno de documentos. Essas medidas de controle e
acompanhamento contribuem para a transparncia, a desburocratizao da
instituio, a legalidade dos atos administrativos e a destinao correta dos

documentos. Portanto a gesto de documentos envolve uma srie de procedimentos e de atividades coordenadas e abrange trs fases: produo, utilizao
e destinao de documentos.
As trs fases da gesto de documentos possibilitam tratar a documentao arquivstica de modo a garantir sua organicidade e sua destinao adequada, alm de
ampliar e facilitar o acesso aos documentos. Sob essa perspectiva, reconhece-se,
ento, a necessidade de intervir nos documentos desde o momento em que so

produzidos, passando pela utilizao e pela destinao final.
A seguir, as fases da gesto de documentos sero detalhadas, indicando-se pro-
cedimentos prticos e operacionais que devem ser aplicados para que essa possa
ser, gradativamente, implementada em todas as unidades administrativas e acadmicas da UnB vinculadas ao SAUnB.
IR PARA SUMRIO
10
IR PARA SUMRIO
1. Produo e tramitao de documentos

A produo de documentos de arquivo refere-se ao ato de elaborar documentos
em razo das atividades de uma instituio. Os documentos de arquivo nascem do
cumprimento dos objetivos para os quais uma instituio foi criada, em decorrncia de processos de trabalho e do exerccio natural de suas funes.
Entre outras vantagens, a aplicao da gesto, na fase de produo de documentos, permite evitar a produo ou a manuteno de informaes ou de documentos
desnecessrios e eliminar toda informao suprflua dos documentos, prever o
registro de qualquer informao que no esteja l e que pode ser til e normalizar
a apresentao de certos tipos de documentos.
A partir da sua produo, os documentos de arquivo passam a existir para a instituio e devero seguir o ciclo vital, baseado nos valores primrio e secundrio atribudos a eles e previstos na tabela de temporalidade e destinao de documentos.
Os documentos de arquivo devem seguir padres de formatao uniformes,

observando-se maior rigor na sua criao, a fim de facilitar a sua identificao,
o atendimento claro ao seu objetivo e a preservao da sua autenticidade.
A UnB, como instituio integrante da Administrao Pblica federal, responsvel pela gesto de seus documentos. Dessa forma, todas as suas unidades administrativas e acadmicas, por intermdio de seus colaboradores, so responsveis
pela produo de documentos, incluindo o registro e a tramitao de documentos
da Universidade, desde a produo, o registro, a tramitao, a utilizao e a conservao at a sua destinao final.
O acesso informao contida nos documentos de arquivo, com qualidade e agilidade, s possvel se essa for processada corretamente desde a sua produo.
Documentos no devem ser criados desnecessariamente, haja vista que o investimento na sua manuteno e no seu controle tem alto custo.
11
IR PARA SUMRIO
1.1 Produo de documentos de arquivo
Para produzir documentos de arquivo na UnB devem ser observados os procedimentos que esto previstos no documento Normas para Padronizao de Documentos da Universidade de Braslia,1 1 edio, 2011, aprovado pelo Ato da Reitoria
n 1.484, de 16 de dezembro de 2011, que contm modelos de tipologias documentais produzidas pela UnB. Esse documento foi criado com a finalidade de padronizar a produo de alguns tipos documentais, que remetem s atividades administrativas e normativas da UnB.
Ao produzir um documento, o colaborador deve observar, ainda, os seguintes aspectos:
utilizar, preferencialmente, caneta de tinta azul para o preenchimento dos
campos necessrios;
imprimir, preferencialmente, o documento em ambas as faces do papel; neste

caso, as margens esquerda e direita tero as distncias invertidas nas pginas
pares (margem espelho);
realizar qualquer solicitao ou informao inerente ao documento por meio

de despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de despacho, a ser includa ao final, utilizando-se tantas folhas quanto for necessrio;
usar a frente e o verso da folha de despacho, no sendo permitida a incluso

de novas folhas at o total aproveitamento do verso;
no rasurar os documentos, nem fazer neles emendas a lpis, a caneta ou com
qualquer tipo de corretivo;
no apor carimbo, numerao e rubrica inicial nos documentos, pois estes procedimentos so exclusivos na formao de processo;
respeitar a ordem natural de produo dos documentos, ou seja, do mais antigo

para o mais recente;
datar e assinar o documento.
As mensagens enviadas por e-mail (correio eletrnico) so consideradas documentos arquivsticos quando declaradas pela instituio como meio de registro
da comunicao e resultam do desempenho das suas funes e atividades. Conforme orientao da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho
Nacional de Arquivos (Conarq):
1 Disponvel em: http://www.unb.br/noticias/downloads/normaspadronizacaoversaofinal.pdf.
12
Uma vez reconhecida como um documento arquivstico, a

mensagem de correio eletrnico dever ser dotada das qualidades inerentes a esse documento, quais sejam: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.
Nesse sentido, so documentos arquivsticos as mensagens de
correio eletrnico com a capacidade de:
conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando

a governana e o controle social das informaes;
apoiar e documentar a elaborao de polticas e o processo

de tomada de deciso;
possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistro;

fornecer evidncia em caso de litgio;
proteger os interesses do rgo ou da entidade e os direitos

dos funcionrios e dos usurios ou clientes;
assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovao; e
manter a memria corporativa e coletiva (CTDE, 2012, p. 13).
Dessa forma, faz-se necessria a utilizao do e-mail institucional (@unb.br)

para envio e recebimento de mensagens relacionadas s atividades e s funes da UnB, que devem ser tratadas, geridas e preservadas como os demais
documentos arquivsticos.
1.2 Registro e tramitao de documentos
O registro consiste na atividade de insero de dados e informaes dos documentos

no Sistema de Tramitao e Controle de Documentos da UnB (UnBDoc), o qual atribui um nmero identificador que permite o acompanhamento do trmite e facilita
a recuperao dos documentos no mbito da instituio. Todos os documentos
produzidos ou recebidos pela UnB devem ser registrados no UnBDoc. Para isso, os
servidores devero solicitar o login e a senha de acesso ao UnBDoc, no Centro de
Informtica (CPD) da UnB.
Para registrar um documento no UnBDoc, o usurio deve entrar na pgina eletrnica

www.unbdoc.unb.br e fazer o seu login no sistema com os dados cadastrados previamente no CPD.
IR PARA SUMRIO
O manual do sistema UnBDoc est disponvel na prpria pgina do sistema, onde

constam informaes detalhadas de como registrar um documento, receb-lo,
acusar o recebimento dele e tramit-lo, bastando, para isso, o usurio selecionar
a opo Documentao, localizada no menu da pgina principal do sistema (ver
Figura 1: Pgina principal do Sistema UnBDoc). Esse manual foi fornecido pelo
CPD e atualizado pelo ACE.
cher, alternativamente, os critrios que atendam a sua demanda por pesquisa, como,
por exemplo, o nmero do UnBDoc, que dever ser preenchido conforme impresso da
Folha de Recibo contendo o nmero e o ano do documento.
Os usurios no cadastrados tambm podem acessar o sistema e realizar pesquisas a partir das informaes de protocolo recebidas quando o documento entregue na UnB. Para isso, basta acess-lo, via web, e selecionar, na pgina principal
do sistema (ver Figura 1: Pgina principal do Sistema UnBDoc), a opo Pesquisar, disposta no menu Pesquisa Bsica.
A pgina principal contm trs opes de acesso: Login, para usurios cadastrados;
Pesquisa Bsica, para usurios no cadastrados; e Entre em Contato, que direciona
o usurio para uma comunicao com os gestores do sistema.
Figura 2: Pesquisa bsica do Sistema UnBDoc.

Fonte: Sistema UnBDoc. Disponvel em: https://unbdoc.unb.br.
No campo Cadastramento, possvel limitar a pesquisa a uma unidade ou a um usurio especfico. H ainda a possibilidade de se restringir a pesquisa aos documentos
no arquivados, aos documentos arquivados ou a ambos.
No campo Identificao, dever ser informado o nmero do UnBDoc, o ano do
documento e/ou o nmero do protocolo ou uma parte dele. Para preencher o
campo que apresenta a opo padro igual a, o usurio precisa troc-la pela
opo contendo. O mesmo deve ser feito nas caixas cuja opo padro E,
podendo ser alteradas para CA.
Figura 1: Pgina principal do Sistema UnBDoc.
Fonte: Sistema UnBDoc, disponvel em: https://www.unbdoc.unb.br/.
USURIOS EXTERNOS
Faa sua pesquisa nos documentos da FUB.
Acesse o endereo eletrnico do sistema UnBDoc pelo link www.unbdoc.unb.br
Ao selecionar a opo Pesquisar, o sistema mostrar a pgina de pesquisa bsica

(ver Figura 2: Pesquisa bsica do Sistema UnBDoc). O usurio, ento, dever preen-
No campo Caractersticas, o usurio pode especificar o tipo ou parte dele e/ou a

origem e/ou o nmero de origem e/ou, ainda, o interessado.
No campo Datas, possvel estabelecer intervalos especficos para a pesquisa,

preenchendo as datas-limite (data inicial e data final) ou, ainda, somente uma
delas. Quando no for especificada a data inicial, ser considerada desde a primeira data registrada at a data especificada como data final. O inverso tambm
ocorrer: ser considerada desde a data especificada como inicial at a ltima
registrada. As datas possveis de serem informadas so as de emisso e/ou de
recebimento do documento.
13
IR PARA SUMRIO
No campo Assunto, pode ser fornecida qualquer palavra do contedo do texto. A

ocorrncia de alguma das palavras implicar a seleo do documento.
No campo Andamentos, possvel informar a origem ou parte dela, assim como

o destino do documento.
Para o campo Encaminhamento, valem as regras do campo Assunto. A pesquisa

localizar um ou mais documentos que satisfaam as condies estabelecidas
pelo usurio. Para cancelar a pesquisa e retornar s opes, suficiente pressionar o boto Cancelar.
As unidades da UnB cadastradas no sistema UnBDoc so responsveis por

registrar seus documentos no sistema, assim como por acusar o recebimento
e realizar o encaminhamento dos que tramitam em sua unidade. A utilizao
adequada do sistema e das funcionalidades disponveis nele permite que o
documento ou o processo seja rastreado e sua localizao fsica seja identificada,
o que contribui para que pesquisas sejam realizadas de forma eficiente e com
acompanhamento individualizado.
Outras informaes sobre a operacionalizao do UnBDoc esto disponveis no
manual do sistema, na pgina do UnBDoc.
1.3 O processo
denominado processo todo documento ou conjunto de documentos que contm procedimentos expressos por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamento de despesas. Assim, aps anlise, o documento/
processo protocolado, via sistema UnBDoc, e encaminhado para uma unidade
autuadora, tambm denominada unidade protocolizadora, onde passar pelos
procedimentos de autuao.
Quando um documento avulso (expediente) atender aos requisitos que o configuram como processo, j no momento do registro no sistema UnBDoc, o usurio
dever solicitar sua autuao a uma unidade protocolizadora.
ATENO!
As unidades autuadoras descentralizadas somente podero autuar

documentos que tramitarem na sua unidade.
14
No devem ser autuados documentos que no so tramitados, como: convites

para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de
cpia de processo e desarquivamento de processo. Esses tambm no devem ser
a pea principal do processo, nem devem ser registrados no sistema UnBDoc.
1.3.1 A formao do processo
A formao do processo efetiva-se por meio dos procedimentos de autuao, atividade

que consiste na abertura do processo e que exclusiva das unidades autuadoras. Para
iniciar um processo, deve-se observar se os documentos possuem contedo relacionado a aes e a operaes contbeis e financeiras ou se requerem anlises, informaes,
despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio.
Embora somente as unidades autuadoras estejam habilitadas a formalizar um processo, a continuidade dele dever ser realizada em cada unidade administrativa
que contribui para a execuo da atividade em questo. Assim, quando houver novo
despacho ou incluso de novas peas a um processo, a unidade administrativa responsvel por esse despacho ou incluso dever apor carimbo prprio de numerao
de folha no canto superior direito e preench-lo. Este carimbo no pode se sobrepor a informaes constantes do documento. (ver Figura 3: Modelo de carimbo de
folha). As folhas do processo sero numeradas em ordem crescente e sem rasuras.
Figura 3: Modelo de carimbo de folha.

Fonte: Portaria Normativa SLTI n 5, de 19 de dezembro de 2002.
Alguns cuidados devem ser tomados na numerao de pginas quando os documentos
forem autuados e, j como processo, quando comearem a tramitar entre unidades administrativas:
a capa do processo no dever conter nmero de pgina;
nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no sendo
admitido diferenci-lo pelas letras A e B, nem rasur-lo;
IR PARA SUMRIO
o verso da folha no dever ser numerado;
nos casos em que os documentos estiverem em tamanho reduzido, devero ser

colados em folha de papel branco (A4), sem que haja prejuzo da informao,
apondo-se dois carimbos da numerao de folhas, com mesmo nmero, de tal
forma que os cantos superiores do documento colado sejam atingidos pelo
referido carimbo;
os processos oriundos de instituies no pertencentes Administrao Pblica Federal s tero suas peas renumeradas se a respectiva numerao no estiver correta. No havendo falhas, deve-se prosseguir com a sequncia numrica existente.
Quando houver pginas que no contenham informaes, deve-se apor o carimbo

EM BRANCO.
em branco
Figura 4: Modelo de carimbo EM BRANCO.

Quando, por falha ou omisso, for constatada a necessidade de corrigir a numerao

de determinada folha, o usurio dever inutilizar a numerao anterior, apondo um
X sobre o carimbo, assim como renumerar sem rasuras a folha e, se for o caso, as
folhas seguintes a ela.
trreo do prdio da Reitoria. A COP a unidade responsvel por padronizar os

procedimentos de autuao e orientar tecnicamente as unidades autuadoras descentralizadas acerca dos procedimentos a serem adotados.
A implantao de unidades autuadoras descentralizadas na UnB permite determinada

autonomia unidade administrativa na formao dos processos decorrentes de suas
atividades, agiliza a tramitao de documentos e atende Portaria n 5, de 19 de
dezembro de 2002.
A criao de unidades autuadoras descentralizadas ser regulamentada por ato administrativo do ACE da UnB. Os requisitos para as unidades tornarem-se unidades
autuadoras tambm sero estabelecidos por meio de ato administrativo do ACE.
Os campi de Planaltina, Ceilndia e Gama, assim como outras unidades da UnB
localizadas fora do Campus Universitrio Darcy Ribeiro, apresentam necessidades
diversas para autuao de seus documentos. Dessa forma, considera-se torn-las
unidades autuadoras descentralizadas, a fim de minimizar custos de deslocamento
e de evitar a morosidade nos encaminhamentos de seus documentos, quando esses
requererem autuao.
1.4 Rotinas de expedio de documentos e objetos
Expedio a remessa de correspondncia interna ou externa no mbito da

Administrao Pblica federal, conforme a Portaria do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto (MP) n 5, de 19 de dezembro de 2002.
Figura 5: Modelo de correo de numerao de folha

Ao final dos procedimentos de continuidade do processo, a unidade dever tramitar o
documento para a unidade de destino, registrando essa movimentao no sistema UnBDoc. Alm disso, dever ser realizado um despacho na ltima pgina do documento.
1.3.2 As unidades autuadoras
A unidade autuadora central da UnB a Coordenao de Protocolo (COP), que

vinculada ao ACE e localizada no Campus Universitrio Darcy Ribeiro, no andar
A distribuio de documentos internos na UnB realizada por meio de escaninho

disponvel na Coordenao de Protocolo. Para a expedio de documentos externos,
a Universidade mantm contrato com a Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos
(ECT), com o objetivo de enviar documentos de carter institucional.
O ACE o gestor do contrato com os Correios e tem a responsabilidade de controlar

as solicitaes de remessas de correspondncia, visando o envio pelos servios menos onerosos, resguardando sempre o cumprimento do contrato e as regras gerais e
especficas quanto ao uso de embalagens e materiais da correspondncia.
Os procedimentos relacionados ao acondicionamento e expedio de objetos e
documentos sero definidos pelo ACE, que orientar, por meio da COP, os usurios
das unidades administrativas e acadmicas da UnB.
15
IR PARA SUMRIO
Para a expedio de documentos externos, via Correios, as unidades devero observar os seguintes procedimentos:
preencher o formulrio Solicitao de Expedio de Objetos (ver Figura 6: Solicitao de Expedio de Objetos), imprimir em duas vias iguais, datadas, assinadas e carimbadas, disponvel em <http://arquivocentral.unb.br/protocolo>;
entregar o formulrio no balco de atendimento da COP, junto aos objetos acondicionados e embalados;
adequar a embalagem ao objeto que ser postado, de forma suficientemente

resistente para que possa suportar as condies de deslocamento;
acompanhar, no ato da entrega, a identificao do tipo de remessa pelo atendente, que receber o objeto e emitir o recibo (segunda via).2
Observao: as informaes sero verificadas pelo atendente e, caso no correspondam s orientaes anteriormente descritas, podero ser devolvidas, devidamente justificadas, para sua adequao.
Remetente: (nome completo da unidade de origem da FUB)

Endereo completo: (quadra, rua, nmero, departamento, unidade, bairro, cidade...)
CEP: XX.XXX-XXX
Figura 7: Informaes para identificao de correspondncia.
Fonte: Elaborado pelo ACE.
Para o recebimento de correspondncia enviada pelos Correios com destino s unidades e aos servidores da FUB, imprescindvel que o nome da unidade administrativa ou
acadmica seja informado. Caso essa informao no esteja disponvel na embalagem

do objeto, a correspondncia ser devolvida ao remetente por falta de informaes.
Para os casos de postagem internacional de objetos, ao optar por uma modalidade de

remessa, a Coordenao de Protocolo atua respeitando as restries e as condies de
aceitao especficas do pas de destino. Alguns pases no aceitam Aviso de Recebimento (AR), outros no recebem objetos nas modalidades expressas, ou seja, cada pas
possui suas regras, mas o Cdigo de Endereamento Postal (CEP) de destino obrigatrio para os pases codificados. obrigatria a declarao de contedo para todas as
remessas internacionais, alm do preenchimento de formulrios especficos, fornecidos

pelos Correios, para questes alfandegrias.
Figura 6: Solicitao de expedio de objetos.

Fonte: Stio eletrnico do ACE. Disponvel em: http://www.arquivocentral.unb.br/protocolo.
No mbito nacional, o envio de correspondncia segue um padro de endereamento dos Correios, que deve conter informaes mnimas para que a correspondncia
seja entregue ao destinatrio correto.
2. Caso seja emitido cdigo de rastreamento, a unidade poder realizar o acompanhamento de entrega
pelo stio eletrnico dos Correios, no endereo http://www2.correios.com.br/sistemas/rastreamento/.
16
IR PARA SUMRIO
2. Classificao
A classificao uma das principais funes do processo de gesto de documentos de arquivo. Todos os documentos produzidos ou recebidos pela UnB devem ser
classificados de acordo com os planos de classificao de documentos de arquivo
das atividades-meio e fim.
O Plano de Classificao consiste em agrupar, em classes, subclasses e, assim,

sucessivamente, os documentos provenientes das mesmas atividades e que possuam semelhana de contedo informacional, os quais sero representados por
um cdigo numrico.
A classificao fundamental para a organizao dos documentos de arquivo das

unidades administrativas e acadmicas da UnB, sendo essencial o seu entendimento, para que todas as demais atividades (avaliao, ordenao, eliminao
etc.) que este manual apresenta possam ser concretizadas de forma sequencial
e sistmica.
2.1 Principais aspectos da classificao
Agrupamento lgico dos documentos, com a finalidade de representar o contexto de produo desses.
Garantia de acesso aos documentos de forma rpida e precisa.
Atividade necessria para compreender/estabelecer o ciclo de vida dos

documentos.
Procedimento indispensvel para a atividade de arquivamento.
2.2 Plano de Classificao de Documentos de Arquivo
O Plano de Classificao de Documentos de arquivo (PCD), tambm denominado

Cdigo de Classificao de Documentos de arquivo (CCD), um instrumento tcnico
de organizao dos documentos, elaborado a partir da anlise das funes e das
atividades da instituio que os gerou. Este esquema agrupa os documentos, de
acordo com as funes e atividades do rgo, em classes, subclasses, grupos e
subgrupos, em uma ordem hierrquica do geral para o particular.
17
IR PARA SUMRIO
A UnB utiliza dois planos de classificao que se complementam: o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio,
aprovado pela Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001, do Conarq; e o Cdigo
de Classificao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Fim das Instituies
Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria n 092, de 23 de setembro de 2011,
do Ministrio da Justia/Arquivo Nacional. Ambos os cdigos utilizam o mtodo de
classificao decimal.
Como o prprio nome indica, o mtodo de classificao decimal baseia-se em uma

diviso de dez classes, que se subdividem em dez subclasses. Estas partem do
geral para o particular e so distribudas hierarquicamente de acordo com as funes e atividades do rgo. Para cada classe ou subclasse, determinado um cdigo numrico que a identifica. Esse cdigo representado por um nmero inteiro,
composto de trs algarismos, conforme apresentado no exemplo a seguir.
CDIGO
000
100
200
300
CLASSE
ADMINISTRAO GERAL
ENSINO SUPERIOR
PESQUISA
EXTENSO
400
EDUCAO BSICA E PROFISSIONAL
600
VAGA
500
700
800
900
ASSISTNCIA ESTUDANTIL
VAGA
VAGA
ASSUNTOS DIVERSOS
DOCUMENTOS
ATIVIDADE-MEIO
ATIVIDADE-FIM
ATIVIDADE-FIM
ATIVIDADE-FIM
ATIVIDADE-FIM
ATIVIDADE-FIM
-
ATIVIDADE-MEIO
Tabela 1: Cdigos de classificao das atividades-meio da Administrao Pblica federal e das

atividades-fim das IFES.
Fonte: Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001.
2.3 Documentos relativos s atividades-meio
As atividades-meio so as atividades que do suporte consecuo das atividadesfim de uma instituio, formando a base para a consecuo dos objetivos da instituio, como compra de equipamentos, contratao de pessoal, pedido de materiais
ao almoxarifado, manuteno/conserto de aparelhos, pagamento de contas etc. No
18
caso da UnB, as atividades-meio que viabilizam as atividades de ensino, pesquisa

e extenso so desenvolvidas, por exemplo, pelo Decanato de Gesto de Pessoas
(DGP), pelo Decanato de Planejamento e Oramento (DPO) e pelo Decanato de
Administrao (DAF).
Os documentos produzidos ou recebidos pela UnB, em decorrncia do exerccio de

suas atividades-meio, qualquer que seja o suporte ou a natureza desses, devero
ser classificados de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio.
O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo das Atividades-Meio est estruturado da seguinte forma:
CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL
SUBCLASSE 010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO

SUBCLASSE 020 PESSOAL
SUBCLASSE 030 MATERIAL
SUBCLASSE 040 PATRIMNIO
SUBCLASSE 050 ORAMENTO E FINANAS
SUBCLASSE 060 DOCUMENTAO E INFORMAO

SUBCLASSE 070 COMUNICAES
SUBCLASSE 090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL
CLASSE 900 ASSUNTOS DIVERSOS
SUBCLASSE 910 SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS
SUBCLASSE 920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS.

ENCONTROS. CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS
SUBCLASSE 930 FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS

SUBCLASSE 940 VISITAS E VISITANTES
SUBCLASSE 950 (vaga)
SUBCLASSE 990 ASSUNTOS TRANSITRIOS
suplementar, especial e extraordinrio.

051.2
EXECUO ORAMENTRIA
051.21
DESCENTRALIZAO DE RECURSOS (DISTRIBUIO

ORAMENTRIA)
- Incluem-se documentos referentes s
transferncias, proviso, destaques, estornos e
subvenes.
Cada subclasse, por sua vez, tem suas subdivises em grupos e subgrupos, como
051.22
ACOMPANHAMENTO DE DESPESA MENSAL (PESSOAL
mostra a Figura 8, referente subclasse
/DVIDA) 050 Oramento e Finanas.
051.23
052
PLANO OPERATIVO. CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO

FINANAS
052.1
PROGRAMAO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO
052.2
EXECUO FINANCEIRA
CLASSE 300 EXTENSO
CLASSE 400 EDUCAO BSICA E PROFISSIONAL
CLASSE 700 (vaga)
RECEITA
DESPESA
- Incluem-se documentos referentes s despesas
correntes e de capital, bem como adiantamentos,
subvenes, suprimento de fundos e restos a pagar.
Figura 8: Exemplo de cdigos relacionados classe Finanas do plano de classificao da atividade-meio.

054 Nacional deESTMULOS
FINANCEIROS
E CREDITCIOS
Fonte: Conselho
Arquivos (Brasil).
Resoluo
n 14, de 24 de outubro de 2001.
053
CLASSE 200 PESQUISA
CLASSE 600 (vaga)
- Incluem-se documentos referentes aos crditos do

Tesouro Nacional (cota, repasse e sub-repasse),
taxas cobradas por servios, multas, emolumentos
e outras rendas arrecadadas.
052.22
CLASSE 100 ENSINO SUPERIOR
CLASSE 500 ASSISTNCIA ESTUDANTIL
- Incluem-se documentos referentes s despesas

correntes e de capital.
052.21
IR PARA SUMRIO
CLASSE 800 (vaga)
Cada classe possui suas subclasses, subdivididas em grupos e subgrupos, como

mostra a Figura 9, referente subclasse 120 Cursos de graduao (Iinclusive na
modalidade a distncia).
FUNDOS ESPECIAIS
120
CURSOS DE GRADUAO (inclusive na modalidade a distncia)
fiscais e investimentos.
A explicao sobre o contedo
de cada classe e subclasse, assim como dos gru055
OPERAES BANCRIAS
pos e subgrupos, est detalhada no prprio Plano. A utilizao constante e siste055.01
PAGAMENTOS EM MOEDA ESTRANGEIRA
mtica do Plano possibilitar o entendimento e a sua aplicao no cotidiano da
055.1
CONTA NICA (inclusive assinaturas autorizadas e extratos de
atividade de classificar documentos
de arquivo de cada unidade administrativa
contas)
ou acadmica.
121
CONCEPO, ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE GRADUAO
2.4 Documentos relativos s atividades-fim
121.21
- Incluem-se documentos referentes aos subsdios, incentivos
22
As atividades-fim so desenvolvidas em decorrncia das finalidades para as quais

existe uma instituio, tambm conhecidas como atividades finalsticas. As atividades-fim da UnB so o ensino, a pesquisa e a extenso. As subatividades decorrentes dessas atividades-fim so, por exemplo, o registro de alunos, a seleo para
mestrado ou doutorado, o projeto de curso de extenso, a emisso de diplomas.
Os documentos produzidos ou recebidos pela UnB em decorrncia do exerccio

de suas atividades-fim, qualquer que seja o suporte ou a natureza desses, devero ser classificados de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos de
Arquivo Relativos s Atividades-Fim das Instituies Federais de Ensino Superior.
Esse Cdigo, que um instrumento tcnico de classificao, temporalidade e destinao, atende s especificidades das IFES e possui as seguintes classes.
121.1
PROJETO PEDAGGICO DOS CURSOS

Incluem-se documentos referentes concepo do ensino e aprendizagem dos
cursos contendo a definio das caractersticas gerais do projeto, os fundamentos
terico-metodolgicos, os objetivos, o tipo de organizao e as formas de implementao e avaliao.
121.2
121.3
CRIAO DE CURSOS. CONVERSO DE CURSOS

AUTORIZAO. RECONHECIMENTO. RENOVAO DE RECONHECIMENTO
DESATIVAO DE CURSOS. EXTINO DE CURSOS
Figura 9: Exemplo de cdigos relacionados classe Cursos de graduao do plano de classificao da atividade-fim.
Fonte: Arquivo Nacional (Brasil). Portaria n 92, de 23 de setembro de 2011.
Com exceo da Classe 400 Educao bsica e profissional e das classes 600,
700 e 800 (vagas), todas as demais classes das IFES sero utilizadas para classificar documentos de arquivo das atividades-fim da UnB.
2.5 Procedimentos para realizar a classificao
O objetivo de agrupar os documentos de arquivo de acordo com suas funes/atividades garantir a sua organicidade, facilitar a recuperao e agilizar as tarefas arquivsticas de avaliao, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso aos documentos.
19
IR PARA SUMRIO
Antes de iniciar as atividades de classificao, fundamental conhecer a posio

da unidade na estrutura administrativa da UnB, pois a classificao o reflexo das
funes e atividades realizadas pela instituio.
Para realizar a classificao dos documentos na unidade, so necessrios os
seguintes procedimentos.
1 etapa Realizar leitura atenta de cada documento, a fim de verificar o seu contedo e o assunto sobre o qual ele trata.
2 etapa Identificar se o documento pertence atividade-meio ou atividade-fim.
3 etapa Localizar, no Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo das
atividades-meio ou fim, aplicado UnB, o cdigo da classe ou subclasse correspondente quele assunto. Selecionar o cdigo mais especfico: classificar
somente em subgrupos, pois so estes que possuem os prazos de guarda e
destinao estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinao.
4 etapa Apor a lpis, no canto superior direito da primeira folha do documento,
o cdigo atribudo e, tambm, nos anexos, se for o caso.
5 etapa Caso o documento j tenha concludo sua funo ou atividade,

explicitar se h alguma observao no cdigo, aposto no canto superior direito,
que deva ser indicada, como indeferimentos, processos/documentos que no
geraram pagamentos, materiais no adquiridos, provas, diplomas ou certificados
no devolvidos, relatrios parciais recapitulados em relatrios finais etc.
6 etapa Logo aps classificar o documento, devem-se ordenar todos os documentos sequencialmente, de acordo com o cdigo de classificao, em maos identificados
(papel formato A4, papel almao) ou em outras formas que forem julgadas adequadas.
No utilizar capa de processo nova para esta finalidade.
ATENO!
Classificar os documentos de arquivo das atividades-meio

ou fim da UnB nos cdigos mais especficos.
20
ATENO!
No classificar documentos em subclasses que ainda

no possuam temporalidade definida.
H cdigos que no possuem temporalidade definida. o caso, por exemplo, do

Cdigo 019.
Figura 10: Exemplo de classificao de documento em cdigo indevido.

H cdigos que possuem mais de um descritor, com diferentes temporalidades

e destinaes, como os cdigos 021.2, 920 e 930. importante explicitar a qual
deles o descritor se refere. Alm da correta descrio, deve-se apor, junto ao cdigo
atribudo, a letra E, nos casos em que a destinao seja a eliminao, ou a letra P,
para casos em que o documento seja de guarda permanente, conforme o exemplo
a seguir.
Figura 11: Observao acerca das diferentes temporalidades no mesmo cdigo.

Cdigos da atividade-meio e exemplos de documentos que devem ser classificados nos respectivos cdigos, a fim de facilitar a atividade de classificao:
CDIGOS
EXEMPLOS DE DOCUMENTOS
024.11 SALRIOS, VENCIMENTOS,

PROVENTOS E REMUNERAES
Processo de lanamento na folha de

pagamento
041.41 REFORMA. RECUPERAO.

RESTAURAO
Projetos de reforma predial
063.2 PROTOCOLO: RECEPO,

TRAMITAO E EXPEDIO DE
DOCUMENTOS
Cadernos de protocolo, recibos de

UnBDoc
033.11 COMPRA (INCLUSIVE COMPRA

POR IMPORTAO)
057 TOMADA DE CONTAS.
PRESTAO DE CONTAS (inclusive
parecer de aprovao das contas)
IR PARA SUMRIO
Processo de compra de materiais
Processo de prestao de contas anual
Tabela 2: Exemplos de cdigos da atividade-meio e respectivos documentos classificados.

Fonte: Elaborao do ACE.
Cdigos da atividade-fim e exemplos de documentos que devem ser classificados nos respectivos cdigos, a fim de facilitar a atividade de classificao:
CDIGOS
EXEMPLOS DE DOCUMENTOS
125.32 TRABALHO DE CONCLUSO DE

CURSO. TRABALHO FINAL
DE CURSO
Monografias, trabalhos de concluso de

curso (TCC)
134.334 DISSERTAO E TESE
Dissertaes e teses
125.61 MONITORIAS
332 AVALIAO. RESULTADOS
Estudos, propostas, programas e projetos,

editais e resultados do processo de
seleo
Relatrios de atividades de projetos
de extenso
Tabela 3: Exemplos de cdigos da atividade-fim e respectivos documentos classificados.

21
IR PARA SUMRIO
22
IR PARA SUMRIO
3. Utilizao e conservao de documentos

A utilizao de documentos refere-se ao fluxo dos documentos, necessrio ao
cumprimento de sua funo administrativa, e guarda aps cessar seu trmite.
A conservao define-se como um conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo fsica dos arquivos contra agentes de deteriorao
(CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 18).
3.1 Acesso informao
O acesso informao arquivstica na UnB garantido pela gesto de documentos,

cujo objetivo principal o acesso aos documentos, em tempo hbil, por todas as
unidades. Como anteriormente citado, de acordo com o art. 1 da Lei n 8.159/1991,
dever do Poder Pblico a gesto de documentos e a proteo especial a documentos
de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elemento de prova e informao. Esta garantia de acesso
informao, dada pela gesto de documentos, compreende o direito de acesso
informao como uma ao de cidadania e um dever do Estado, somente possvel
por meio do uso de diversos recursos informacionais, sendo um deles o tratamento do
documento de arquivo, produzido e recebido no mbito das atividades institucionais.
Sob essa perspectiva, ainda que caiba ao ACE da UnB prover o acesso aos
documentos arquivsticos da instituio e a difuso destes, o acesso s informaes, disciplinado neste manual, no se aplica s hipteses de sigilo previstas
na legislao, como os sigilos fiscal, bancrio, de operaes e servios no mercado
de capitais, comercial, profissional, industrial e o segredo de justia. No se aplica,
tampouco, s informaes referentes a projetos de pesquisa e a desenvolvimento
cientfico ou tecnolgico, cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e
do Estado, na forma do 1 do art. 7 da Lei n 12.527/2011, regulamentado pelo art.
6 do Decreto n 7.724/2012.
Para garantir o acesso aos documentos que esto sob custdia do ACE da UnB,
foi disponibilizado, no stio eletrnico www.arquivocentral.unb.br, no menu Acesso
aos Documentos, um formulrio para detalhamento das solicitaes. Alm dessa
Manual de Gesto de Documentos 23
IR PARA SUMRIO
ferramenta, o usurio poder fazer a solicitao, pessoalmente, no prprio ACE,

de segunda a sexta-feira, das 8h s 18h, no endereo: Pavilho Multiuso (PMUL)
1, Bloco B, 1 andar, Campus Universitrio Darcy Ribeiro, Asa Norte, Braslia - DF.
A reproduo de documentos permitida, de acordo com as normas internas de

preservao e segurana do acervo. Conforme demanda e solicitao prvia,
podero ser realizadas visitas guiadas, especializadas ou para o pblico em geral,
com o objetivo de conhecer o acervo.
3.2 Microfilmagem de documentos arquivsticos
A microfilmagem a produo de imagens fotogrficas de um documento em formato altamente reduzido (DIBRATE, 2005). Portanto, o processo pelo qual os
documentos so captados por meio de uma lente fotogrfica, produzindo imagens
latentes em uma pelcula de filme denominada microfilme.
A microfilmagem deve ser realizada em conformidade com a gesto de documentos, visando manter e preservar documentos confiveis, autnticos, acessveis,
compreensveis, com a finalidade de apoiar a realizao das funes e as atividades da instituio. necessrio analisar e selecionar os conjuntos documentais que devem ser microfilmados. Para isso, convm refletir sobre as seguintes
questes: por que realizar a mudana de suporte? Quais documentos devem ser
microfilmados? Qual tipo de microfilmagem deve ser usado?
A microfilmagem a forma de mudana de suporte mais bem aceita porque possui validade legal, permite economia de espao de guarda de documentos e tem
durabilidade de at 500 anos, desde que respeitadas integralmente as normas de
conservao.
A Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto n 1.799, de 30

de janeiro de 1999, normatiza a microfilmagem de documentos oficiais e confere
autenticidade ao processo de microfilmagem, assegurando que documentos
microfilmados possuam valor legal equivalente ao dos originais.
Existem dois tipos de microfilmagem: a de preservao e a de substituio. A
microfilmagem de preservao visa evitar o uso e o manuseio constantes dos
documentos originais. Serve como cpia de segurana, ou seja, os originais no
podem ser eliminados. A microfilmagem de substituio aplicada a documentos
24
de guarda intermediria, cujo destino final a eliminao. Nesse caso, os documentos originais podero ser eliminados e somente os microfilmes sero preservados,
conforme os prazos previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos das
atividades-meio e fim, sob autorizao da instituio arquivstica pblica competente na esfera de atuao, conforme previsto no art. 9 da Lei n 8.159/1991.
Na UnB, o setor responsvel pela execuo das atividades de microfilmagem o
Servio de Microfilmagem, conforme o Ato da Reitoria n 587, de 22 de maio de
2015, atualmente vinculado Coordenao de Gesto de Documentos (COGED)
do ACE. A essa Coordenao compete definir critrios para realizar a microfilmagem de documentos, desenvolver os procedimentos tcnicos para preservar
e recuperar as informaes e atender e orientar os usurios na consulta. O setor
realiza as atividades de preparao, indexao e microfilmagem de documentos,
processamento, duplicao e controle de qualidade dos microfilmes.
Atualmente, o ACE tem realizado a microfilmagem de substituio devido falta de

espao no Arquivo Intermedirio. Os documentos microfilmados, conforme as
Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e fim, so de
guarda longa (maior que 30 anos) e passveis de eliminao. Exemplos: dossis
de alunos devem ser guardados por 100 anos no Arquivo Intermedirio e, aps
esse prazo, devem ser eliminados; folhas de frequncia de servidores devem ser
guardadas por 52 anos e, aps esse prazo, tambm eliminadas.
A consulta aos documentos microfilmados pode ser realizada por meio de preenchimento de formulrio prprio, disponvel no stio eletrnico ou na prpria sede do
ACE, de segunda a sexta-feira, das 8h s 18h.
3.3 Documentos eletrnicos e digitais
Quanto a documentos eletrnicos e digitais, cabe apresentar, primeiramente, a

ttulo de esclarecimento, alguns conceitos elaborados pela Cmara Tcnica de
Documentos Eletrnicos (CTDE) do CONARQ, quais sejam: documento eletrnico,
documento digital e documento digitalizado.
Documento eletrnico a informao registrada, codificada em forma analgica ou

em dgitos binrios, acessvel e interpretvel por meio de equipamento eletrnico.
Exemplos: filme em VHS, msica em fita-cassete.
IR PARA SUMRIO
Documento digital a informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel e interpretvel por meio de sistema computacional. Exemplos: texto em PDF,
planilha de clculo em Microsoft Excel, udio em MP3, filme em AVI.
A diferena entre o documento eletrnico e o digital que um documento eletrnico

acessvel e interpretvel por meio de um equipamento eletrnico (aparelho de
videocassete, filmadora, computador), podendo ser registrado e codificado em
forma analgica ou em dgitos binrios, ao passo que um documento digital um
documento eletrnico caracterizado pela codificao em dgitos binrios e acessado somente por meio de sistema computacional. Assim, todo documento digital
eletrnico, mas nem todo documento eletrnico digital.
Os documentos digitais tm duas origens distintas: os que j nascem digitais e os

que so gerados a partir de digitalizao. Ambos so codificados em dgitos binrios, acessveis e interpretveis por meio de um sistema computacional.
Documento digitalizado a representao digital de um documento produzido em

outro formato e que, por meio da digitalizao, foi convertido para o formato digital.
Todo documento digitalizado um documento digital, mas nem todo documento digital um documento digitalizado. Exemplos: (1) documento nato digital (born digital)
textos em Microsoft Word, fotografias produzidas por cmeras digitais, plantas
de arquitetura e urbanismo criadas em AutoCAD, mensagens de correio eletrnico,
planilhas eletrnicas; (2) documento digitalizado cpia digitalizada de Ato da Reitoria; negativos e fotografias em papel reproduzidos por meio de escneres.
Quando um documento em formato digital tratado como um documento arquivstico, ou seja, elaborado ou recebido no decorrer das atividades de uma instituio, ele considerado um documento arquivstico digital.
Abaixo, segue detalhamento das formas de mudana de suporte utilizadas na
UnB: a digitalizao e a microfilmagem.
3.4 Digitalizao de documentos arquivsticos
Conforme a Lei n 12.682, de 9 de julho de 2012, digitalizao a converso da

imagem fiel de um documento em cdigo digital. O processo de digitalizao deve
manter a integridade, a autenticidade e, se necessrio, a confidencialidade do
documento digital, com o emprego de certificado digital ICP-Brasil.
A simples adoo do processo de digitalizao no permite a eliminao do documento
em suporte papel, porque, conforme a Lei n 12.682/2012, os registros pblicos

originais, ainda que digitalizados, devero ser preservados de acordo com o disposto
na legislao pertinente, ou seja, mesmo aps a digitalizao do documento, h
de se respeitar o prazo de guarda estabelecido pelas Tabelas de Temporalidade
e Destinao de Documentos das atividades-meio e fim aplicadas UnB (ver Anexo
H - Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, aprovado pela Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001, do
Conarq, e Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-
-Fim das Instituies Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria n 92, de 23
de setembro de 2011, do Ministrio da Justia/Arquivo Nacional, adaptados UnB).
Alm da lei referente digitalizao de documentos, temos, ainda, a Resoluo do
Conarq n 31, de 28 de abril de 2010, que dispe acerca da adoo das Recomen-
daes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos Permanentes. Estes so

conjuntos de documentos preservados em carter definitivo, ou seja, em funo
de seus valores informativo, histrico e probatrio. A referida resoluo explicita
as razes para se digitalizar os documentos arquivsticos (Resoluo do Conarq n

31/2010, item 6, p. 6), quais sejam:
contribuir para o amplo acesso e a disseminao dos documentos arquivsticos

por meio da Tecnologia de Informao e Comunicao (TIC);
permitir o intercmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas;
promover a difuso e a reproduo dos acervos arquivsticos no digitais, em

formatos e apresentaes diferenciados do formato original;
incrementar a preservao e a segurana dos documentos arquivsticos originais que esto em outros suportes no digitais, por se restringir seu manuseio.
3.4.1 Vantagens e desvantagens da digitalizao
A digitalizao tem como uma de suas principais vantagens o acesso rpido e
simples informao, o que pode facilitar e agilizar a tomada de deciso, desde

que, ao se adotar esse processo, tenha-se pensado em eficientes critrios de
recuperao da informao.
IR PARA SUMRIO
A preservao do original outra vantagem desse processo, j que diminui o

manuseio do original, dando-se preferncia cpia digitalizada. O compartilhamento das informaes, ou o acesso simultneo, tambm outro ganho obtido
com a digitalizao.
Entre as desvantagens do processo de digitalizao, encontra-se o alto custo dessa
tecnologia, que envolve no s a implantao do projeto de digitalizao, mas tambm a garantia de aquisio, atualizao e manuteno de software e hardware,
bem como o acesso, ao longo do tempo, aos representantes digitais.
Outro problema da digitalizao a falta de presuno de autenticidade, o que

no permite, por exemplo, a eliminao dos originais j digitalizados, como j
dito anteriormente.
3.4.2 Situaes em que a digitalizao no recomendada
Seguem, abaixo, as situaes em que no se recomenda a digitalizao:
documentos que no estejam organizados (classificados e avaliados);
documentos que j tenham cumprido os prazos nas fases corrente ou intermediria e cuja destinao final seja a eliminao;
impossibilidade de se garantir o acesso ao documento ao longo do tempo;
inexistncia de ambiente digital para a guarda e a segurana dos documentos.

O ACE presta consultoria aos demais setores da Universidade quanto ao planeja-
mento e execuo do processo de digitalizao de documentos arquivsticos, para

que esse ocorra de forma adequada, eficiente e conforme a legislao vigente.
3.5 Consultoria arquivstica
A consultoria arquivstica, prestada pela Coordenao de Gesto de Documentos

(COGED) do ACE, consiste em orientar as unidades administrativas e acadmicas
quanto organizao de seus documentos de arquivo de acordo com a legisla-
o vigente e a metodologia arquivstica , e em promover o treinamento dos usurios das unidades envolvidos diretamente com a produo, o uso, a destinao e
o arquivamento de documentos.
26
Por meio da consultoria arquivstica, pretende-se alcanar, na UnB, em curto e em

mdio prazo, os seguintes resultados:
padronizao e interao sistmica das atividades de arquivo;
racionalizao e modernizao dos servios arquivsticos;
agilidade e segurana no acesso e na recuperao dos documentos de arquivo;

reduo nos custos de armazenagem da documentao de arquivo;
preservao do patrimnio arquivstico;
contribuio para a eficcia e a agilidade no processo de tomada de deciso

embasada em documentos de arquivo;
uso adequado dos instrumentos de gesto de documentos (planos de classificao e tabelas de temporalidade de documentos);
eliminao de documentos de arquivo de acordo com a legislao vigente.
O atendimento s demandas das unidades realizado conforme o planejamento

de atividades e os critrios tcnicos e administrativos do ACE.
3.5.1 Como solicitar a consultoria arquivstica
As solicitaes podem ser feitas por memorando, que deve ser enviado ao ACE.
Outras informaes podero ser obtidas no prprio local Arquivo Central, Pavilho
Multiuso I ou pelos telefones 3107-5865/5801, de segunda a sexta-feira, das 8h s
12h e das 14h s 18h.
3.6 Conservao
As recomendaes bsicas de conservao de documentos tm o objetivo de reduzir o impacto da degradao nos documentos, causada por agentes externos ou
internos, de forma a assegurar a integridade fsica dos suportes, das informaes
e do acesso documentao. A adoo de medidas preventivas deve ser realizada
desde a produo do documento, a fim de se evitar danos ao longo de seu uso.
Assim, importante que sejam observadas as seguintes recomendaes.
Manter o ambiente limpo
Deve-se manter os documentos em local arejado e limpo, livre de poeira, calor

e umidade, e longe de alimentos que possam atrair insetos e fungos.
IR PARA SUMRIO
Deve-se evitar longa exposio dos documentos luz solar ou artificial.
Acondicionar adequadamente os documentos
No utilizar barbantes ou elsticos que cortem e danifiquem os documentos

ou as embalagens onde esses esto acondicionados. Substitu-los por cadaro de algodo.
Utilizar preferencialmente pastas com prendedores e hastes plsticas. Fixadores de metal enferrujam facilmente e danificam o documento.
Usar embalagens de tamanho maior que o documento para no dobr-lo ou
amass-lo.
No acondicionar documentos acima da capacidade da pasta ou caixa.
Manusear com cuidado os documentos
Evitar o uso de grampeador, porque, alm das perfuraes produzidas, os

grampos de metal enferrujam-se rapidamente.
Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar, preferencialmente, clipes plsticos ou proteger os documentos com um pequeno
pedao de papel na rea de contato.
Limitar o uso de furadores nos documentos correntes. Furar corretamente,

dobrando a folha delicadamente ao meio, de forma a coincidir o centro da
folha com a marca do furador.
No usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos, porque a cola

desse tipo de fita logo perde a aderncia, resultando em uma mancha escura
de difcil remoo.
Tomar cuidado ao retirar o documento de uma pasta, caixa ou estante, para

no rasg-lo ou danificar capas e lombadas.
Ao consultar o documento, no apoiar nele as mos e os cotovelos. Manuse-lo
sempre sobre uma mesa.
No dobrar os documentos, porque a rea onde feita a dobra torna-se frgil

e pode rasgar-se.
3.6.1 Conservao de fotografias
Para conservar fotografias essencial que sejam observadas as recomendaes

a seguir.
Armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnticos e pticos em

condies climticas especiais, de baixa temperatura e baixa umidade relativa,
obtidas por meio de equipamentos mecnicos bem dimensionados, sobretudo
para a manuteno da estabilidade dessas condies, a saber: fotografias em
preto e branco (T 12 C 1 C e UR 35% 5%); fotografias em cor (T 5 C 1 C
e UR 35% 5%); filmes e registros magnticos (T 18 C 1 C e UR 40% 5%).
Armazenar separadamente negativos, fotografias em papel, filmes em bases

de nitrato e de acetato de celulose, com o uso de invlucros individuais.
Devem ser confeccionadas em papel neutro as embalagens para fotografias (em

papel e negativos), filme, meios magnticos e pticos. Plsticos inertes podem
ser utilizados, tomando-se os devidos cuidados para se evitar problemas com
a umidade.
Acondicionar as fotografias em mobilirio de metal com revestimento base

de esmalte e tratado por fosfatao, para se evitar ferrugem.
No colocar os dedos sobre a imagem fotogrfica ou flmica. A gordura natural

existente nas mos resulta em impresses digitais de cor marrom, impossveis de serem removidas aps alguns anos.
Usar, preferencialmente, luvas de algodo para o manuseio de fotografias

e filmes.
No fazer anotaes a caneta na fotografia. Utilizar lpis macio e escrever no

verso da foto.
No utilizar nenhum tipo de cola ou fita adesiva em contato com a fotografia,

filme e meios magnticos e pticos.
Para fixar fotografias, recomenda-se usar cantoneiras.
No utilizar clipes ou grampos de metal. Esses materiais enferrujam-se rapidamente e danificam a imagem fotogrfica ou flmica.
27
IR PARA SUMRIO
3.6.2 Conservao de suportes digitais
Os documentos digitais podem ser gerados por meio de trs formas: (1) sistemas
informatizados de dados contidos em sistemas de gerenciadores de bancos de
dados (SGDB), (2) digitalizao e (3) uso de software ou sistema especfico. Em
todas essas formas, a visualizao dos documentos e das informaes contidas
neles depende diretamente do uso de software e de computadores que nem sempre esto presentes em todos os lugares ou nem sempre apresentam tecnologia
compatvel (SANTOS, 2007, p. 26-27).
Assim, cabe ressaltar a importncia e a necessidade de uma poltica de preservao de documentos arquivsticos que contemple os documentos convencionais e
digitais, pois a preservao digital perpassa um conjunto de medidas que podem
incluir desde migraes ou transferncias peridicas dos suportes de armazenamentos at a converso para outros formatos digitais, bem como emulao ou
atualizao do ambiente tecnolgico, hardware e software.
Para que os documentos arquivsticos digitais utilizados no mbito das funes e

atividades se mantenham com a forma e o contedo estveis, independentemente
do conjunto de metodologias e estratgias utilizadas para a preservao, alguns
cuidados de conservao devem ser adotados j na fase de produo, como a utilizao de softwares livres (open source) e a elaborao de planilhas e documentos
que utilizem PDF/A, ISO 19005-1:2005 para imagens e formato ODT (open source)
para textos.
Essas estratgias e metodologias relacionam-se s caractersticas do documento
arquivstico digital e abrangem trs aspectos: fsico (suporte/registro fsico), lgico
(software e formato digital) e conceitual (estrutura/contedo exibido) (CTDE, 2015).3
1
3 Disponvel em: http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=10. Acesso em: 12 ago. 2015.
28 Universidade de Braslia
IR PARA SUMRIO
4. Destinao de documentos
Envolve as atividades de anlise, seleo e definio de prazos de guarda dos
documentos, bem como sua destinao final, ou seja, implica decidir quais
documentos sero eliminados e quais sero preservados permanentemente.
4.1 Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo (TTDD)
A tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo a representao grfica do plano de classificao de documentos das atividades-meio ou
fim, em que constam os prazos estabelecidos para a guarda de documentos nos
arquivos corrente, intermedirio e permanente e a respectiva destinao dos documentos eliminao ou guarda permanente.
A tabela de temporalidade de documentos, intitulada Tabela de Temporalidade e
Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao
Pblica: Tabela Bsica, complementa o Cdigo de Classificao de Documentos de
Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio.
A Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s

Atividades-Fim das Instituies Federais de Ensino Superior IFES complementa
o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo relativos s Atividades-Fim
das IFES.
O objetivo das tabelas de temporalidade e destinao o de ter o controle sistemtico de quais documentos sero transferidos (passagem dos documentos do
arquivo corrente para o arquivo intermedirio), recolhidos (passagem dos documentos dos arquivos corrente ou intermedirio para o arquivo permanente) ou eliminados, porque os prazos administrativos ou legais j prescreveram e os documentos no possuem valor secundrio.
IR PARA SUMRIO
A seguir, apresenta-se uma figura da TTDD, referente tanto s atividades-meio

quanto s atividades-fim, com a explicao de cada campo que a compe.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
Enquanto
vigora
5 anos
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
000 ADMINISTRAO GERAL

001
MODERNIZAO E REFORMA
ADMINISTRATIVA
PROJETOS, ESTUDOS E NORMAS
Guarda
permanente
002
PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE

TRABALHO
5 anos
9 anos
Guarda permanente
003
RELATRIOS DE ATIVIDADES
5 anos
9 anos
Guarda permanente
004
ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS.

CONVNIOS
Enquanto
vigora
10 anos
Guarda permanente
Enquanto
vigora
5 anos
Guarda permanente
010
ORGANIZAO E
FUNCIONAMENTO
NORMAS, REGULAMENTAES, DIRETRIZES, PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU DECISES DE CARTER GERAL
010.1
REGISTRO NOS RGOS COMPETENTES
010.2
REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTATUTOS. ORGANOGRAMAS. ESTRUTURAS
Enquanto
vigora
Enquanto
vigora
So passveis de eliminao os relatrios cujas

informaes encontram-se recapituladas em outros.
Eliminao
5 anos
Guarda permanente
Os originais dos atos publicados integraro os

arquivos dos gabinetes do presidente da Repblica,
governadores e prefeitos, cuja temporalidade ser
definida quando da elaborao de tabela
especfica para suas atividades-fim.
Figura
12: Tabela
de temporalidade
e destinao
da atividade-meio.
011
COMISSES.
CONSELHOS.
GRUPOS
4 anos
5 anos
Eliminao
DE TRABALHO. JUNTAS. COMITS
Fonte: Conselho
Nacional
de
Arquivos
(Brasil).
Resoluo
n 14, de 24 de outubro de 2001.
4 anos
5 anos
Guarda permanente
ATOS DE CRIAO, ATAS, RELATRIOS
010.3
012
012.1
012.11
AUDINCIAS. DESPACHOS. REUNIES
2 anos
Eliminao
1 ano
Eliminao
Enquanto
vigora
Eliminao
COMUNICAO SOCIAL
RELAES COM A IMPRENSA
CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS
53
4.2 Explicao sobre os campos da tabela
Cdigo: a representao numrica correspondente ao assunto.
Assunto: so apresentados os assuntos dos documentos em relao s funes

e s atividades da UnB. Para melhor compreenso, o detalhamento do campo
ASSUNTO est previsto no Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo
das Atividades-Meio e Fim.
Prazos de guarda: so definidos os prazos de guarda dos documentos tanto no

arquivo corrente quanto no arquivo intermedirio. Os prazos podem estar expressos em anos ou por meio de uma ao, como: at aprovao das contas; at a
quitao da dvida; at a homologao da aposentadoria; ou enquanto vigora. No
caso da UnB, o prazo de guarda no arquivo corrente deve ser cumprido nas unidades de produo documental, administrativas e acadmicas, e o prazo de guarda
no arquivo intermedirio e no arquivo permanente deve ser cumprido no ACE.
Destinao final: apresenta a destinao estabelecida para os documentos,
que pode ser eliminao (quando os documentos apresentam somente o valor
primrio e j cumpriram a sua funo, processo realizado exclusivamente pelo
ACE, com autorizao da CPAD), ou guarda permanente (quando os documentos so considerados de valor secundrio).
Observaes: so apresentadas informaes e justificativas complementares a respeito de eliminao ou guarda, alterao de suporte e/ou embasamento legal.
4.3 Eliminao
Figura 13: Tabela de temporalidade e destinao da atividade-fim.

Fonte: Arquivo Nacional (Brasil). Portaria n 92, de 23 de setembro de 2011.
A eliminao de documentos consiste na destruio mecnica e autorizada de

documentos que j cumpriram seus prazos de guarda, determinados pelas tabelas
de temporalidade das atividades-meio e das atividades-fim. Esses documentos,
antes de serem eliminados, so submetidos a avaliao, por meio da qual se
verifica seu valor informativo, probatrio e/ou histrico. Nesses casos, a eliminao tem como objetivo inibir o acmulo de documentos desnecessrios e reduzir
os gastos com espao, materiais, mveis e pessoal especializado decorrentes do
armazenamento desses documentos.
IR PARA SUMRIO
Os procedimentos para a eliminao de documentos, na UnB, acontecem anualmente e de acordo com as seguintes etapas.
1 etapa Os documentos que j cumpriram os prazos determinados pelas tabelas de temporalidade de documentos, e que se encontram arquivados no ACE, so
includos na Listagem de Eliminao de Documentos (ver Anexo B Modelo de
Listagem de Eliminao de Documentos).
2 etapa A Listagem encaminhada Comisso Permanente de Avaliao de

Documentos (CPAD) da UnB, para aprovao e assinatura.
3 etapa Quando h aprovao da Listagem, essa encaminhada ao Reitor da
UnB, para aprovao e assinatura.
4 etapa Posteriormente, a Listagem enviada ao Arquivo Nacional, para aprovao e assinatura.
5 etapa Aps aprovao da Listagem por parte do Arquivo Nacional, essa

publicada no Dirio Oficial da Unio (DOU) por intermdio do Edital de Cincia de
Eliminao de Documentos. Qualquer interessado pode se manifestar, at 45 dias
aps a publicao, sobre os documentos a serem eliminados. Os interessados, no
prazo citado, podem requerer, s suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas do processo, mediante petio, desde que tenham respectiva
qualificao e demonstrem legitimidade para o pedido, dirigido CPAD.
4.4 Transferncia
A transferncia a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo

intermedirio, onde aguardam a sua destinao final. No mbito da UnB, a atividade de transferncia de documentos feita das diversas unidades administrativas e
acadmicas para o ACE, o qual, entre outras atribuies, tem o dever de armazenar
e preservar os documentos transferidos, garantindo sua integridade e segurana, e
de fornecer acesso a esses documentos, quando solicitados pelas unidades da UnB
que realizaram a transferncia. A transferncia de documentos deve ser realizada
quando o conjunto de documentos tiver concludo as suas funes e atividades na
fase corrente, conforme o prazo estabelecido na Tabela de Temporalidade e Destinao
de Documentos de Arquivo aplicada UnB.
Os documentos a serem transferidos para o ACE devem estar adequadamente

organizados (classificados e ordenados) e acondicionados em caixas-arquivo de
papelo, identificadas com espelho-padro, que fornecido pelo ACE (ver Anexo
C Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferncia de documentos). No
sero aceitos documentos transferidos fora dos padres estabelecidos pelo ACE,
que poder negar o recebimento da documentao unidade, para que esta realize as necessrias adequaes.
6 etapa - Quando no h manifestao no prazo determinado, os documentos

so eliminados, com a superviso de um servidor do ACE, por procedimento mecnico de desfragmentao. Os papis resultantes desse processo so reciclados.
A Listagem de Transferncia o documento que deve ser encaminhado ao ACE

junto com a documentao a ser transferida e que, depois de conferido e assinado,
comprovar o recebimento da documentao por esse rgo. Essa listagem deve ser
elaborada de acordo com o modelo disponibilizado pelo ACE (ver Anexo D Modelo
de Listagem de Transferncia de Documentos), em duas vias, sendo uma para o ACE
e outra para a unidade que enviou a documentao.
Ressalte-se que todos esses procedimentos esto previstos na Resoluo do Conarq

n 40, de 9 de dezembro de 2014, que revogou a Resoluo do Conarq n 7, de 20 de
maio de 1997, que dispunha acerca desse tema.
Observao: ver tpico Solicitao de Emprstimo, item 1.3.4.
7 etapa - emitido o Termo de Eliminao de Documentos.
Para transferir documentos ao ACE, as unidades devero entrar em contato com esse
rgo, que agendar o recebimento da documentao e, se necessrio, designar um
de seus servidores para orientar a unidade interessada na execuo dessa atividade.
31
IR PARA SUMRIO
4.4.1 Preenchimento da Listagem de Transferncia
Datas-limite: indicar o ano mais antigo e o ano mais recente dos documen-
tos contidos na caixa. Caso haja documentos de um nico ano, referenciar o

documento uma nica vez. Utilizar trao (-) para indicar a abrangncia ou a
continuidade dos anos e barra (/) para indicar a descontinuidade dos anos.
Exemplos: 1998-2003 (contempla documentos de todos os anos do intervalo);

2001/2003 (contempla documentos dos anos 2001 e 2003).
Observaes
Evitar misturar documentos com classificaes diferentes dentro de uma mesma

caixa, pois isso dificulta o procedimento de eliminao de documentos.
A ordem da caixa-arquivo deve ser contnua (1, 2, 3, 4 etc). No criar 1, 1A, 2, 2A etc.
A ordem de disposio dos documentos deve ser por cdigo, em ordem crescente. Ex: 063.2, 125.32, 993, 994 etc.
A informao que estiver no espelho deve ser idntica da listagem de trans-
ferncia. Exemplo: se, na caixa n 1, existem UnBDoc do nmero 0052/2008 ao

1523/2010, esta informao deve ser idntica no espelho.
Os modelos de espelho para as caixas-arquivo so de uso obrigatrio, pois
esses padronizam as informaes dos documentos contidos nas caixas que
Figura 14: Listagem de transferncia de documentos das atividades-meio e fim.

So apresentadas, a seguir, as instrues para o preenchimento da listagem de

transferncia, de acordo com cada campo.
Unidade: inserir o nome, por extenso, da unidade da UnB.

Sigla: inserir a sigla da unidade.
Caixa: inserir o nmero da caixa-arquivo, em algarismos arbicos. Exemplos: 1,

2, 3, 4 etc.
Cdigo/Assunto: inserir o cdigo de classificao, com seu respectivo descritor, conforme o Cdigo de Classificao de Documentos aplicado UnB.
Descrio dos documentos: indicar espcies, tipologias documentais e outras informaes que possam facilitar a recuperao da informao.
32
cada unidade produz e que, posteriormente, enviar ao ACE por meio de listagem
de transferncia e/ou recolhimento.
Aps o preenchimento da Listagem de Transferncia, em meio digital (Mi-
crosoft Word ou BrOffice Writer), esta verso da Listagem dever ser enviada
para o ACE, pelo e-mail arquivocentral@unb.br, ainda sem a assinatura do

servidor. Este procedimento facilitar a busca e a recuperao da documentao recolhida ao ACE.
IR PARA SUMRIO
4.4.2
Preenchimento do espelho da caixa-arquivo
Descrio do contedo: inserir o cdigo de classificao, informando seu respectivo descritor. Descrever, ordenadamente, quais documentos constam na
caixa. Dispor de outras informaes, de forma a facilitar a busca e a recuperao dos documentos pela equipe do ACE e o acesso para o usurio. Exemplos:
nmero de UnBDoc ou nmero de processo (em ordem crescente).
Datas-limite: indicar o ano mais antigo e o ano mais recente dos documentos contidos na caixa. Caso haja documentos de um nico ano, referenciar o documento apenas uma vez. Utilizar trao (-) para indicar a
abrangncia ou a continuidade dos anos e barra (/) para indicar a descontinuidade dos anos.
Caixa: inserir o nmero da caixa-arquivo, em algarismos arbicos.
Destinao: indicar se a documentao ser eliminada ou se ser de

guarda permanente, conforme estabelecido pela tabela de temporalidade
e destinao.
4.5 Solicitao de emprstimo
O emprstimo de documentos que estejam armazenados no Arquivo Central, na

fase intermediria, somente ser autorizado mediante solicitao da unidade
administrativa ou acadmica que efetuou a transferncia dos documentos para
guarda no ACE.
Para ter acesso aos documentos sob guarda do ACE, o procedimento o seguinte:
A unidade produtora do documento deve preencher o formulrio de emprstimo (ver Anexo F Modelo de Formulrio de Emprstimo) e encaminhar o
pedido pelo e-mail arquivocentral@unb.br.
Figura 15: Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferncia/recolhimento de documentos.

So explicitadas, a seguir, instrues para o preenchimento do espelho da caixa-arquivo, de acordo com cada campo.
Unidade: unidade que transfere e/ou recolhe a documentao nome por

extenso acompanhado da respectiva sigla.
Obs.: informar detalhes sobre o documento. Exemplos: nmero de UnBDoc,

nmero de processo, ano, interessado, assunto etc.
Quando o documento estiver pronto para retirada na Secretaria do ACE, a unidade solicitante receber um e-mail informativo.
Os documentos solicitados somente sero entregues para um servidor do quadro da FUB, que deve ser identificado mediante apresentao de crach ou
outro meio.
IR PARA SUMRIO
4.6 Recolhimento
Entende-se por recolhimento o conjunto de procedimentos relacionados entrada dos documentos de arquivo de carter permanente no ACE. Essa a operao pela qual a custdia de um conjunto de documentos passa do arquivo
intermedirio para o arquivo permanente, respeitando-se a formalidade e os requisitos necessrios, como classificao, avaliao e elaborao de Listagem
de Recolhimento.
A Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados e d outras providncias, define arquivos permanentes como conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo
que devem ser definitivamente preservados, e complementa, em seu art. 10: os
documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
O ACE tem como finalidade custodiar, preservar, divulgar e dar acesso aos documentos
de arquivo de carter permanente oriundos das atividades-meio e das atividades-fim
da UnB. Essas atividades possibilitam difundir o acervo arquivstico da UnB prpria
comunidade universitria e aos demais cidados interessados na documentao por
seu valor probatrio, histrico e informativo.
O documento formal para o envio da documentao de carter permanente ao ACE
da UnB a Listagem de Recolhimento (ver Figura 16: Listagem de Recolhimento de
Documentos das Atividades-Meio e Fim).
Esse instrumento deve ser utilizado, inclusive, para o recolhimento dos documentos armazenados no arquivo intermedirio do ACE, que esto recebendo tratamento arquivstico ou aguardando prazos de guarda para serem recolhidos.
4.6.1
Preenchimento da Listagem de Recolhimento
So explicitadas, na sequncia, instrues para o preenchimento de cada campo

da Listagem de Recolhimento.
34
Figura 16: Modelo de Listagem de Recolhimento de Documentos das Atividades-Meio e Fim.

Unidade: inserir o nome, por extenso, da unidade da UnB.

Sigla: inserir a sigla da unidade.
Caixa: inserir o nmero da caixa-arquivo em algarismos arbicos. Exemplos: 1,

2, 3, 4.
Cdigo/Assunto: inserir o cdigo de classificao, com seu respectivo descritor, conforme os cdigos de classificao de documentos aplicados UnB.
Descrio dos documentos: indicar espcies, tipologias documentais e

outras informaes que possam facilitar a recuperao da informao.
Datas-limite: indicar o ano mais antigo e o ano mais recente dos documentos
contidos na caixa-arquivo. Caso haja documentos de um nico ano, referenci-lo
uma nica vez. Utilizar trao (-) para indicar a abrangncia ou a continuidade dos
anos e barra (/) para indicar a descontinuidade dos anos. Exemplos: 1998-2003
(contempla documentos de todos os anos do intervalo); 2001/2003 (contempla
documentos dos anos 2001 e 2003).
IR PARA SUMRIO
Caso haja necessidade de registro de outras informaes, estas devero ser

relacionadas no tpico da descrio sumria dos documentos, item 3. A Listagem deve estar de acordo com o contedo da caixa-arquivo. No h necessidade de se elaborar Listagem separada para diferenciar documentos
das atividades-meio e das atividades-fim. Caso seja utilizada a dimenso, em
metros, dos documentos listados, deve-se utilizar a seguinte frmula: n de
caixas x 0,14cm = X metros.
Aps o preenchimento da Listagem de Recolhimento (ver Anexo E Modelo de

Listagem de Recolhimento de Documentos), em meio digital (Microsoft Word
ou BrOffice Writer), esta verso da Listagem dever ser enviada para o ACE, pelo
e-mail arquivocentral@unb.br, ainda sem a assinatura do servidor. Este procedimento facilitar ao ACE a busca e a recuperao da documentao recolhida.
Para o envio da documentao Coordenao do Arquivo Permanente (COAP) do

ACE, as Listagens de Recolhimento devero ser assinadas e conter a respectiva
matrcula funcional do servidor responsvel. Assinaturas de prestadores de servio
ou estagirios no sero aceitas.
Para posterior envio ao ACE, a documentao classificada e avaliada como de
guarda permanente deve estar acondicionada em caixas-arquivo de papelo
(fornecidas pelo Almoxarifado da FUB) e identificadas, cada uma, com o seu respectivo espelho (ver Figura 15: Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferncia/
recolhimento de documentos).
IR PARA SUMRIO
IR PARA SUMRIO
Referncias
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio
de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
BRASIL. Decreto n 2.848, de 7 de dezembro de 1940. Cdigo Penal.
BRASIL.Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de

arquivos pblicos e privados e d outras providncias.
BRASIL. MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO. Portaria Normativa n 5, de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos para a
utilizao dos servios de Protocolo no mbito da Administrao Pblica Federal,
para os rgos e as entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG.
BRASIL. MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO. Portaria SLTI/
MPOG n 3, de 16 de maio de 2003. Orienta os rgos da Presidncia da Repblica,
Ministrios, Autarquias e Fundaes, integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG,
quanto aos procedimentos relativos s atividades de Comunicaes Administrativas,
para utilizao do nmero nico de processos e documentos.
BRASIL. MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO. Portaria

SLTI/MPOG n 12, de 23 de novembro de 2009. Altera a Portaria Normativa n 5, de
19 de dezembro de 2002, que dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao de protocolo, no mbito da Administrao Pblica federal, para os rgos e as
entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG.
BRASIL. Portaria n 92, de 23 de setembro de 2011. Aprova o Cdigo de Classificao e a Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s Atividades-Fim das Instituies Federais de Ensino Superior (IFES).
BRASIL.Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informaes

previsto no inciso XXXIII do art. 5, no inciso II do 3 do art. 37 e no 2 do art. 216
da Constituio Federal. Altera a Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990, revoga
a Lei n 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei n 8.159, de 8 de janeiro
de 1991, e d outras providncias.
BRASIL.Decreto n 7.724, de 16 de maio de 2012. Regulamenta a Lei n 12.527,

de 18 de novembro de 2011, que dispe sobre o acesso informao previsto no
inciso XXXIII do caput do art. 5, no inciso II do 3 do art. 37 e no 2 do art. 216
da Constituio.
BRASIL. Lei n 12.682, de9 de julho de 2012. Dispe sobre a elaborao e o arquivamento de documentos em meios eletromagnticos.
CAMARGO, A. M. A., BELLOTTO, H. L. (coord.). Dicionrio de terminologia arquivstica. So Paulo: AAB, 1996.
CONARQ (Brasil).Resoluo n14, de 24 de outubro de 2001. Dispe sobre o

Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica:
Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e das entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e
sobre os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela
Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s
Atividades-Meio da Administrao Pblica.
CONARQ (Brasil).Recomendaes para a produo e o armazenamento de documentos de arquivo. Rio de Janeiro: O Conselho, 2005.
CONARQ (Brasil).Resoluo n 31, de 28 de abril de 2010. Dispe sobre a adoo
das Recomendaes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos Permanente.
CONARQ (Brasil). Diretrizes para a Gesto Arquivstica do Correio Eletrnico Corporativo. Rio de Janeiro: O Conselho, 2012.
CONARQ (Brasil).Princpios de acesso. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2012.
Disponvel em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/
princpios_de_acesso.pdf. Acesso em: 8 ago. 2014.
CONARQ (Brasil).Resoluo n 40, de 9 de dezembro de 2014. Dispe sobre a anlise
do papel reciclado fabricado no Brasil para produo de documentos arquivsticos.
IR PARA SUMRIO
CONARQ (Brasil).Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos CTDE. Glossrio

de documentos arquivsticos digitais. 6 verso. Rio de Janeiro, 2014. Disponvel
em: http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/
start.htm. Acesso em: jan.-jun. 2015.
COUTURE, Carol et al. Les fonctions de larchivistique contemporaine. Qubec, Canad:
Universit du Qubec, 2003.
FUNDAO UNIVERSIDADE DE BRASLIA. Ato da Reitoria n 1.484, de 16 de dezembro

de 2011. Aprova o documento Normas para Padronizao de Documentos da Universidade de Braslia, 1 edio, 2011.
FUNDAO UNIVERSIDADE DE BRASLIA. Resoluo do Consuni n 0002, de 19
de fevereiro de 2014. Extingue o Centro de Documentao (CEDOC) e a Subsecretaria de Comunicao Administrativa (SCA) e cria o Arquivo Central (ACE).
FUNDAO UNIVERSIDADE DE BRASLIA. Resoluo do Consuni n 39, de 29 de

dezembro de 2014. Cria o Sistema de Arquivos da Universidade de Braslia (SAUnB).
INNARELLI, Humberto Celeste. Preservao digital e seus dez mandamentos. In:
SANTOS, Vanderlei Batista dos; INNARELLI, Humberto Celeste; SOUSA, Renato
Tarciso Barbosa de. (Orgs.). Arquivstica: temas contemporneos classificao,
preservao digital e gesto do conhecimento. Braslia: SENAC, 2007, p. 21-75.
RODRIGUES, Ana Clia. Identificao arquivstica: subsdios para a construo

terica da metodologia na perspectiva da tradio brasileira. In: MARIZ, Anna C.;
JARDIM, Jos M.; SILVA, Srgio C. A. (Orgs.). Novas dimenses da pesquisa e do
ensino da Arquivologia no Brasil. Rio de Janeiro: Mbile, AAERJ, 2012, p. 477-494.
SANTOS, Vanderlei Batista dos. A prtica arquivstica em tempos de gesto de

conhecimentos. In: SANTOS, Vanderlei Batista dos; INNARELLI, Humberto Celeste;
SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. (Orgs.). Arquivstica: temas contemporneos
classificao, preservao digital e gesto do conhecimento. Braslia: SENAC,
2007, p. 175-223.
Bibliografia de apoio
FUGUERAS, Ramn Alberch. Los archivos, entre la memoria histrica y la sociedad
del conocimiento. Barcelona: Editorial UOC, 2003.
HERRERA, Antonia Heredia. Qu es un archivo?. Asturias: Ediciones Trea, 2007.
JARDIM, Jos Maria. O conceito e a prtica de gesto de documentos. Acervo. Rio

de Janeiro, v. 2, n. 2, jul./dez. 1987, p. 35-42.
MORENO, Ndina Aparecida. Gesto documental ou gesto de documentos:

trajetria histrica. In: BARTALO, Linete; MORENO, Ndina Aparecida (Orgs.).
Gesto em Arquivologia: abordagens mltiplas. Londrina: EDUEL, 2008, cap. 3,
p. 71-88.
MUNDET, Jos Ramn Cruz. Archivstica: gestin de los documentos y administracin de archivos. Madrid: Alianza Editorial, 2012.
IR PARA SUMRIO
Glossrio
Arquivo corrente
Conjunto de documentos em tramitao, ou no, que, pelo seu valor
primrio, objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a

quem compete a sua administrao.
Arquivo intermedirio
Conjunto de documentos que no so consultados com frequncia, mas,

devido ao valor administrativo, legal e/ou fiscal das unidades que os
produziram, aguardam a sua destinao final (eliminao ou recolhimento

para guarda permanente).
Arquivo permanente
Conjunto de documentos de valor secundrio, ou seja, histrico, probatrio

e informativo, que devem ser preservados definitivamente.
Autuao
Procedimento pelo qual um documento avulso transforma-se em processo.
Agentes externos (conservao)
So aqueles que independem da substncia de que so feitos os
documentos, tais como luz, temperatura e umidade, poluentes e poeira,

agentes biolgicos, desastres naturais ou provocados pelo homem.
Agentes internos (conservao)
So aqueles inerentes aos prprios documentos. Encontram-se nas
substncias de que so feitos e nos meios utilizados para se proceder aos

respectivos registros. Exemplos: acidez do papel, qualidade das tintas
empregadas, corroso do metal, proximidade de campo magntico.
Avaliao
Processo de anlise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos
de guarda e a destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos.
Documento
a unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou o
formato.
Documento arquivstico
Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade
prtica, como instrumento ou resultado da tal atividade, e retido para ao
ou referncia.
Documentos convencionais
Informaes registradas, codificadas em forma analgica ou em dgitos
binrios, acessveis e interpretveis por meio de leitura direta (ex.: papel)
ou de equipamento eletrnico (ex.: fita-cassete).
Documentos digitais
Informaes registradas, codificadas em dgitos binrios, acessveis e
interpretveis por meio de sistema computacional.
Metadados
Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar,
compreender e/ou preservar documentos arquivsticos ao longo do tempo.
Natureza dos documentos

Caractersticas consideradas inerentes aos documentos arquivsticos:
naturalidade, organicidade, autenticidade, imparcialidade.
IR PARA SUMRIO
Organicidade
Relao que os documentos arquivsticos guardam entre si e que expressa
as funes e atividades da pessoa ou da organizao.
Presuno de autenticidade
uma inferncia estabelecida a partir de fatos conhecidos sobre a forma
como um documento foi produzido e mantido.
Processo
Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao
administrativa ou judicial, e que constitui uma unidade.
Representantes digitais
Representao em formato de arquivo digital de um documento
originalmente no digital.
Suporte: base fsica sobre a qual a informao registrada.
Tabela de temporalidade e destinao de documentos

Instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que
determina prazos e condies de guarda, tendo em vista a transferncia, o
recolhimento ou a eliminao de documentos.
Valor primrio
Valor atribudo a documento em funo do interesse que possa ter para
a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais e fiscais.
Valor secundrio
Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para
a entidade produtora e para outros usurios, tendo em vista a sua utilidade
para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.
40
Anexo A Lei n. 8.159/1991
IR PARA SUMRIO
LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos

pblicos e privados e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
CAPTULO I
DISPOSIES GERAIS
Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de

arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como
elementos de prova e informao.
anexos
Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do
exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas

referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular
ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da
lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana da
sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem
das pessoas.
Art. 5 - A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta Lei.
Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da
violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa.
CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS
Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal
em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias.
1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies

de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de
suas atividades.
2 - A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.
41
IR PARA SUMRIO
Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes.
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas frequentes.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e

recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos.
3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
CAPTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais.
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados
em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos
sob sua guarda.
Art. 21 - Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao
e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta Lei.
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos

por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
CAPTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS

(Revogado pela Lei n 12.527, de 2011)
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse
pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e
desenvolvimento cientfico nacional.
42
Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser
alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio.
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico
e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor.
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social.

CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS
Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
1 - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder Executivo, e os arquivos do Poder
Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio
da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
2 - So Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o

arquivo do Poder Judicirio.
3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica.
DISPOSIES FINAIS
Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao

em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de
interesse pblico e social.
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo vinculado ao Arquivo
Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de
Arquivos (SINAR).
1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e
integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.
2 - A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento.
Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28 - Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica.

FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
Este texto no substitui o publicado no DOU de 9.1.1991 e retificado em 28.1.1991
Anexo B Modelo de Listagem de Eliminao de Documentos
IR PARA SUMRIO
- FUB
43
________________________________________________________________________________________
IR PARA SUMRIO
Anexo C Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferncia de documentos
44
Anexo D Modelo de Listagem de Transferncia de Documentos
IR PARA SUMRIO
45
IR PARA SUMRIO
46
Anexo E Modelo de Listagem de Recolhimento de Documentos
Anexo F Modelo de Formulrio de Emprstimo
Anexo G Modelo de Formulrio de Consulta
IR PARA SUMRIO
47
IR PARA SUMRIO
anexo H
48
CDIGOS DE CLASSIFICAO E TABELAS DE

TEMPORALIDADE E DESTINAO DE DOCUMENTOS
DAS ATIVIDADES-MEIO E FIM ADAPTADOS
UNIVERSIDADE DE BRASLIA
RESOLUO DO CONARQ N 14/2001
PORTARIA DO AN/MJ N 92/2011
Neste manual optou-se por realizar uma compilao dos cdigos de classificao
e tabelas de temporalidade de documentos das atividades-meio e fim, a fim de
facilitar a leitura e compreenso por parte de seus usurios. Dessa forma, foram
excludos os textos introdutrios e as classes que no sero usadas para classificar
documentos da UnB. O Cdigo de Classificao e Tabela de Temporalidade e
Destinao das atividades-meio compreende as classes 000 e 900. O Cdigo de
Classificao e Tabela de Temporalidade e Destinao da atividade-fim adaptado
compreende as classes 100, 200, 300, e 500.
As verses, na ntegra, dos documentos supracitados, encontram-se em anexo na
Resoluo do Conarq n 14, de 24 de outubro de 2001 e na Portaria AN/MJ n 092,
de 23 de setembro de 2011.
IR PARA SUMRIO
270 (VAGA)
CDIGOS DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
280 (VAGA)
ADAPTADOS UnB
290 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES PESQUISA
Principais classes e subclasses

CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL
CLASSE 300 EXTENSO
010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
310 NORMATIZAO. REGULAMENTAO
020 PESSOAL
320 PROGRAMAS DE EXTENSO
030 MATERIAL
330 PROJETOS DE EXTENSO
040 PATRIMNIO
340 CURSOS DE EXTENSO

350 EVENTOS DE EXTENSO
050 ORAMENTO E FINANAS
360 PRESTAO DE SERVIO
060 DOCUMENTAO E INFORMAO
370 DIFUSO E DIVULGAO DA PRODUO ACADMICA
070 COMUNICAES
380 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE BOLSAS DE EXTENSO
080 (vaga)
390 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES EXTENSO
090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL

CLASSE 500 ASSISTNCIA ESTUDANTIL
CLASSE 100 ENSINO SUPERIOR
520 PROGRAMAS, CONVNIOS E PROJETOS DE CONCESSO DE

120 CURSOS DE GRADUAO (Inclusive na modalidade a distncia)
BENEFCIOS E AUXLIOS AOS ALUNOS
130 CURSOS DE PS-GRADUAO STRICTO SENSU (Inclusive na
530 (VAGA)
modalidade a distncia)
540 (VAGA)
140 CURSOS DE PS-GRADUAO LATO SENSU (Inclusive na
550 (VAGA)
modalidade a distncia)
560 (VAGA)
150 (VAGA)
570 (VAGA)
160 (VAGA)
580 (VAGA)
170 (VAGA)
590 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ASSISTNCIA ESTUDANTIL
49
180 (VAGA)
190 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES AO ENSINO SUPERIOR
CLASSE 200 PESQUISA
220 PROGRAMAS DE PESQUISA
230 PROJETOS DE PESQUISA
240 INICIAO CIENTFICA
250 TRANSFERNCIA E INOVAO TECNOLGICA
260 TICA EM PESQUISA
4
IR PARA SUMRIO
Descrio do contedo das classes, subclasses, grupos e subgrupos
012.1
012.11
ENTREVISTAS. NOTICIRIOS. REPORTAGENS. EDITORIAIS
000
ADMINISTRAO GERAL
012.12
001
MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA

Incluem-se documentos referentes aos projetos, estudos e normas relativos
organizao e mtodos, reforma administrativa e outros procedimentos que
visem modernizao das atividades dos rgos da administrao pblica
federal.
012.2
DIVULGAO INTERNA
012.3
CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. PUBLICIDADE

Incluem-se cartazes, folhetos, anncios, folders e outros documentos de
carter promocional.
PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO

Incluem-se documentos referentes ao planejamento e aos planos, programas
e projetos de trabalho gerais.
Quanto aos demais planos, programas e/ou projetos de trabalho, classificar no
assunto especfico.
Quanto programao oramentria, ver 051.1.
019
002
003
004
ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVNIOS

Incluem-se documentos referentes a um acordo, ajuste, contrato e/ou
convnio, implementados ou no, tais como projetos, relatrios tcnicos,
prestaes de contas e aditamentos, que abranjam a execuo de vrias
atividades ao mesmo tempo, bem como aqueles referentes formalizao,
execuo, acompanhamento, fiscalizao, prestao de contas ou tomada de
contas e informaes acerca de tomada de contas especial de convnios,
contratos de repasse, termos de parceria, e termos de cooperao.
Quanto aos demais acordos, ajustes, contratos e/ou convnios, classificar no
assunto especfico.
Sugere-se abrir uma pasta para cada acordo, ajuste, contrato e/ou convnio,
sempre que tal procedimento se justificar.
50
010
ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou
decises de carter geral.
010.1
010.2
REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTATUTOS.ORGANOGRAMAS.

ESTRUTURAS
010.3

Ordenar por unidade organizacional, quando necessrio.
011
012
COMISSES. CONSELHOS. GRUPOS DE TRABALHO. JUNTAS. COMITS

Incluem-se documentos referentes criao de comisses, conselhos, grupos
de trabalho, juntas e/ou comits, no prprio rgo ou em rgos colegiados e
de deliberao coletiva, bem como aqueles relativos ao exerccio de suas
funes, tais como: atas e relatrios tcnicos.
Sugere-se abrir uma pasta para cada comisso, conselho, grupo de trabalho,
junta e/ou comit, sempre que tal procedimento se justificar.
COMUNICAO SOCIAL
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES RGANIZAO E FUNCIONAMENTO
019.01
020
INFORMAES SOBRE O RGO

Incluem-se documentos referentes aos pedidos de informaes
sobre as funes e atividades do rgo e os servios que presta.
PESSOAL
020.1
LEGISLAO
Incluem-se
normas,
regulamentaes,
diretrizes,
estatutos,
regulamentos, procedimentos, estudos e/ou decises de carter geral e
boletins administrativo, de pessoal e de servio.
020.2
IDENTIFICAO FUNCIONAL (inclusive carteira, carto, crach,

credencial e passaporte diplomtico)
020.3
OBRIGAES TRABALHISTAS E ESTATUTRIAS. RELAES COM

RGOS NORMATIZADORES DA ADMINISTRAO PBLICA. LEI
DOS 2/3. RAIS
020.31
RELAES COM OS CONSELHOS PROFISSIONAIS
Quanto aos documentos cujas informaes gerem contenciosos administrativos

ou judiciais, classificar no assunto especfico.
020.4
SINDICATOS. ACORDOS. DISSDIOS

Quanto contribuio sindical do servidor, classificar em 024.141.
Quanto contribuio sindical do empregador, classificar em 024.153.
020.5
ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS. CADASTRO

Incluem-se documentos referentes vida funcional do servidor, bem
como os registros e/ou anotaes a ele referidos.
Ordenar as pastas de assentamento individual alfabeticamente pelo
nome do servidor.
Sugere-se abrir uma pasta para os documentos de carter geral, sempre
que tal procedimento se justificar.
021
RECRUTAMENTO E SELEO
021.1
CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PBLICOS: INSCRIO E

CURRICULUM VITAE
021.2
EXAMES DE SELEO
Incluem-se documentos referentes aos concursos pblicos: provas e
ttulos, constituio de bancas examinadoras, testes psicotcnicos,
7
IR PARA SUMRIO
exames mdicos, editais, exemplares nicos de provas, gabaritos,

resultados e recursos.
Ordenar pelo tipo de exame e ttulo do concurso, em ordem alfabtica.
022
022.1
APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO
CURSOS (inclusive bolsas de estudo)
023.12
DEMISSO. DISPENSA. EXONERAO. RESCISO

CONTRATUAL. FALECIMENTO
023.13
LOTAO. REMOO. TRANSFERNCIA. PERMUTA
023.14
DESIGNAO. DISPONIBILIDADE. REDISTRIBUIO.

SUBSTITUIO
REQUISIO. CESSO
Incluem-se documentos referentes s requisies e cesses
internas e/ou externas de servidores para a realizao de servios
temporrios.
022.11
PROMOVIDOS PELA INSTITUIO (inclusive propostas, estudos,

editais, programas, relatrios finais, exemplares nicos de
exerccios, relao de participantes, avaliao e controle de
expedio de certificados)
023.15
022.12
PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES
024
022.121
NO BRASIL
024.1
022.122
NO EXTERIOR
024.11
022.2
ESTGIOS (inclusive bolsas de estgio)
022.21
PROMOVIDOS PELA INSTITUIO (inclusive estudos, propostas,

programas, relatrios finais, relao de participantes, avaliao e
declarao de comprovao de estgio)
022.22
DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS

FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS
SALRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E REMUNERAES
024.111
SALRIO-FAMLIA
024.112
ABONO OU PROVENTO PROVISRIO. ABONO DE

PERMANNCIA EM SERVIO
024.119
OUTROS SALRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E

REMUNERAES
022.221
NO BRASIL
024.12
022.222
NO EXTERIOR
024.121
DE FUNO
024.122
JETONS
024.123
CARGOS EM COMISSO
024.124
NATALINA (dcimo terceiro salrio)
024.129
OUTRAS GRATIFICAES
022.9
023
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A APERFEIOAMENTO E

TREINAMENTO
Incluem-se documentos referentes s palestras e reunies de carter
informativo geral promovidas pelo rgo.
QUADROS, TABELAS E POLTICA DE PESSOAL
023.01
ESTUDOS E PREVISO DE PESSOAL
023.02
CRIAO, CLASSIFICAO, TRANSFORMAO,

TRANSPOSIO E REMUNERAO DE CARGOS E FUNES
023.03
REESTRUTURAES E ALTERAES SALARIAIS (inclusive

ascenso e progresso funcional; avaliao de desempenho;
enquadramento; equiparao, reajuste e reposio salarial;
promoes)
023.1
023.11
024.13
MOVIMENTAO DE PESSOAL
Quando se tratar de atos especficos e individuais de servidores,
classificar em 020.5.
ADMISSO. APROVEITAMENTO. CONTRATAO. NOMEAO.
READMISSO. READAPTAO. RECONDUO.
REINTEGRAO. REVERSO
GRATIFICAES (inclusive incorporaes)
51
ADICIONAIS
024.131
TEMPO DE SERVIO (anunios, binios e quinqunios)
024.132
NOTURNO
024.133
PERICULOSIDADE
024.134
INSALUBRIDADE
024.135
ATIVIDADES PENOSAS
024.136
SERVIO EXTRAORDINRIO (horas extras)
024.137
FRIAS: ADICIONAL DE 1/3 E ABONO PECUNIRIO

Quanto ao afastamento para gozo de frias, ver 024.2.
024.139
OUTROS ADICIONAIS
9
IR PARA SUMRIO
024.14
024.141
CONTRIBUIO SINDICAL DO SERVIDOR
024.142
CONTRIBUIO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL
024.143
IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE (IRRF)
024.144
PENSES ALIMENTCIAS
024.145
CONSIGNAES
024.149
OUTROS DESCONTOS
024.15
52
DESCONTOS
ENCARGOS PATRONAIS. RECOLHIMENTOS
024.151
PROGRAMA DE FORMAO DO PATRIMNIO DO

SERVIDOR PBLICO (PASEP). PROGRAMA DE
INTEGRAO SOCIAL (PIS)
024.152
FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIO (FGTS)
024.153
CONTRIBUIO SINDICAL DO EMPREGADOR
024.154
CONTRIBUIO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL

(inclusive contribuies anteriores)
024.155
SALRIO MATERNIDADE
024.156
IMPOSTO DE RENDA
024.2
024.3
AFASTAMENTOS
Quanto ao afastamento para misses fora da sede e viagens a servio
no pas ou no exterior, classificar em 029.21 e 029.22, respectivamente.
Ordenar por:
para depor;
para exercer mandato eletivo;
para servir ao Tribunal Regional Eleitoral (TRE);
para servir como jurado; e
suspenso de contrato de trabalho (CLT).
Ver tambm 024.3, 024.91 e 029.11.
024.5
REEMBOLSO DE DESPESAS
024.51
MUDANA DE DOMICLIO DE SERVIDORES
024.52
LOCOMOO
Incluem-se documentos referentes s despesas efetuadas com a
utilizao de meio prprio de locomoo para a execuo de
servios externos.
024.59
OUTROS REEMBOLSOS
024.9
FRIAS
Quanto ao pagamento de adicional de 1/3 de frias e abono pecunirio,
ver 024.137.
LICENAS
Incluem-se documentos referentes aos estudos, normas e procedimentos
sobre todas as licenas concedidas aos servidores.
Ordenar por:
acidente em servio;
adotante;
afastamento do cnjuge/companheiro;
atividade poltica;
capacitao profissional; desempenho de mandato classista; doena em
pessoa da famlia gestante;
paternidade;
prmio por assiduidade;
servio militar;
tratamento de interesses particulares; e
tratamento de sade (inclusive percia mdica).
Ver tambm 024.4, 024.91 e 029.11.
024.4
10
OUTROS DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS
024.91
CONCESSES
Ordenar por: alistamento eleitoral
casamento (gala); doao de sangue;
falecimento de familiares (nojo);
horrio especial para servidor estudante; e
horrio especial para servidor portador de deficincia.
Ver tambm 024.3, 024.4 e 029.11.
024.92
AUXLIOS
Ordenar por:
alimentao/refeio;
assistncia pr-escolar/creche;
fardamento/uniforme; moradia; e
vale-transporte.
Ver tambm 026.12.
025
025.1
APURAO DE RESPONSABILIDADE E AO DISCIPLINAR

DENNCIAS. SINDICNCIAS. INQURITOS
025.11
PROCESSOS DISCIPLINARES
Incluem-se documentos referentes acumulao ilcita de cargos,
empregos e funes pblicas, afastamento preventivo, instaurao
do inqurito (ato de constituio da comisso de sindicncia),
inqurito administrativo (instruo, defesa, relatrio e julgamento) e
reviso do processo disciplinar.
Quando se tratar de acumulao lcita de cargos, empregos e
funes pblicas, classificar em 020.5.
025.12
PENALIDADES DISCIPLINARES
Incluem-se documentos referentes advertncia, suspenso,
demisso, cassao de aposentadoria, disponibilidade, destituio
11
IR PARA SUMRIO
de cargo em comisso e destituio de funo comissionada.

O registro das penalidades disciplinares dever ser feito na pasta
de assentamento individual do servidor 020.5.
026
026.01
026.1
BENEFCIOS
026.12
AUXLIOS
Ordenar por:
acidente; doena;
funeral;
natalidade; e
recluso.
Ver tambm 024.92.
APOSENTADORIA
Quanto ao abono ou provento provisrio, ver 024.112.
026.131
CONTAGEM E AVERBAO DE TEMPO DE SERVIO
026.132
PENSES: PROVISRIA, TEMPORRIA E VITALCIA

OUTROS BENEFCIOS
026.191
ADIANTAMENTOS E EMPRSTIMOS A SERVIDORES
026.192
ASSISTNCIA SADE (inclusive pronturio mdico do

servidor e planos de sade)
026.193
AQUISIO DE IMVEIS
026.194
OCUPAO DE PRPRIOS DA UNIO
026.195
TRANSPORTES PARA SERVIDORES
026.2
PREVENO DE ACIDENTES DE TRABALHO. COMISSO

INTERNA DE PREVENO DE ACIDENTES (CIPA)
026.22
REFEITRIOS, CANTINAS E COPAS (fornecimento de refeies)
026.23
INSPEES PERIDICAS DE SADE
029
029.2
CONTROLE DE FREQUNCIA (livros, cartes, folhas de ponto,

abono de faltas, cumprimento de horas extras)
NO PAS
Incluem-se documentos referentes s ajudas de custo, dirias,
passagens (inclusive devoluo), prestaes de contas e relatrios
de viagem.
Quanto ajuda de custo para mudana de domiclio de servidores,
ver 024.51.
029.22
NO EXTERIOR (afastamento do pas)
029.221
SEM NUS PARA A INSTITUIO
029.222
COM NUS PARA A INSTITUIO

Incluem-se documentos referentes autorizao de
afastamento, dirias (inclusive compra de moeda estrangeira),
lista de participantes (no caso de comitivas e delegaes),
passagens, passaportes, prestaes de contas, relatrios de
viagem e reservas de hotel.
029.31
12
INCENTIVOS FUNCIONAIS
PRMIOS (concesso de medalhas, diplomas de honra ao mrito e
elogios)
029.4
DELEGAES DE COMPETNCIA. PROCURAO
029.5
SERVIOS PROFISSIONAIS TRANSITRIOS: AUTNOMOS E

COLABORADORES (inclusive licitaes)
029.6
AES TRABALHISTAS. RECLAMAES TRABALHISTAS
029.7
MOVIMENTOS REIVINDICATRIOS: GREVES E PARALISAES
030
030.1
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL
MISSES FORA DA SEDE. VIAGENS A SERVIO

Sugere-se abrir uma pasta para cada misso e/ou viagem, sempre que
tal procedimento se justificar.
Quanto aos relatrios tcnicos das misses e/ou viagens, classificar no
assunto especfico.
029.21
029.3
HIGIENE E SEGURANA DO TRABALHO

Quanto ao pagamento de adicionais de periculosidade, insalubridade e
atividades penosas, classificar em 024.133, 024.134 e 024.135,
respectivamente.
026.21
HORRIO DE EXPEDIENTE (inclusive escala de planto)
Ver tambm 024.3, 024.4 e 024.91.
PREVIDNCIA PRIVADA
Incluem-se documentos referentes aos planos privados de
concesso de peclios ou de rendas, de benefcios
complementares ou assemelhados aos da previdncia social.
SEGUROS
026.19
029.11
PREVIDNCIA, ASSISTNCIA E SEGURIDADE SOCIAL

Quanto s licenas, ver 024.3.
026.11
026.13
029.1
MATERIAL
CADASTRO DE FORNECEDORES
031
ESPECIFICAO.
PADRONIZAO. CODIFICAO.
PREVISO.
CATLOGO. IDENTIFICAO. CLASSIFICAO (inclusive amostras)
032
REQUISIO E CONTROLE DE SERVIOS REPROGRFICOS (inclusive

assinaturas autorizadas e reproduo de formulrios)
13
53
IR PARA SUMRIO
033
033.1
037
MATERIAL PERMANENTE
Incluem-se documentos referentes a equipamentos, mobilirio,
aparelhos, ferramentas, mquinas, instrumentos tcnicos e obras de
arte.
Quanto documentao bibliogrfica, classificar em 062.
033.11
COMPRA (inclusive compra por importao)
033.12
ALUGUEL. COMODATO. LEASING
033.13
EMPRSTIMO. DOAO. CESSO. PERMUTA
033.2
MATERIAL DE CONSUMO
033.21
COMPRA
033.22
CESSO. DOAO. PERMUTA
033.23
CONFECO DE IMPRESSOS
Incluem-se documentos referentes impresso de formulrios,
convites, cartazes, cartes e outros.
034
034.01
54
AQUISIO (inclusive licitaes)
MOVIMENTAO DE MATERIAL (permanente e de consumo)

TERMOS DE RESPONSABILIDADE (inclusive Relatrio de
Movimentao de Bens Mveis-RMB ou RMBM)
INVENTRIO
Quanto aos inventrios de documentao bibliogrfica, classificar em 062.5.
037.1
MATERIAL PERMANENTE
037.2
MATERIAL DE CONSUMO
039
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL
040
PATRIMNIO
041
BENS IMVEIS
Incluem-se escrituras, plantas e projetos relativos aos edifcios, terrenos,
residncias e salas.
Sugere-se abrir uma pasta para cada bem imvel, sempre que tal
procedimento se justificar.
041.01
FORNECIMENTO E MANUTENO DE SERVIOS BSICOS

Quanto instalao, conservao e reparo de rdio, telex, telefone
e fac-smile, ver 072.1, 073.1 e 074.1, respectivamente.
041.011
GUA E ESGOTO
041.012
GS
041.013
LUZ E FORA
034.1
CONTROLE DE ESTOQUE (inclusive requisio, distribuio e Relatrio

de Movimentao de Almoxarifado-RMA)
041.02
COMISSO INTERNA DE CONSERVAO DE ENERGIA (CICE)
034.2
EXTRAVIO. ROUBO. DESAPARECIMENTO

Quando se tratar de apurao de responsabilidade de servidor,
classificar em 025.
041.03
CONDOMNIO
041.1
034.3
TRANSPORTE DE MATERIAL
034.4
AUTORIZAO DE SADA DE MATERIAL
034.5
RECOLHIMENTO DE MATERIAL AO DEPSITO
035
ALIENAO. BAIXA (material permanente e de consumo)
035.1
VENDA (inclusive leilo)
035.2
036
036.1
REQUISIO
licitaes)
036.2
SERVIOS EXECUTADOS EM OFICINAS DO RGO
CONTRATAO
041.11
COMPRA
041.12
CESSO
041.13
DOAO
041.14
PERMUTA
041.15
LOCAO. ARRENDAMENTO. COMODATO
041.2
INSTALAO E MANUTENO
Incluem-se documentos referentes aos servios de instalao, conservao,
recuperao e consertos de equipamentos e mobilirio.
DE
SERVIOS (inclusive
ALIENAO
041.21
VENDA
041.22
CESSO
041.23
DOAO
041.24
PERMUTA
041.3
14
AQUISIO
DESAPROPRIAO. REINTEGRAO DE POSSE. REIVINDICAO

DE DOMNIO. TOMBAMENTO
15
IR PARA SUMRIO
041.4
OBRAS
049.1
GUARDA E SEGURANA
041.41
REFORMA. RECUPERAO. RESTAURAO
049.11
SERVIOS DE VIGILNCIA
041.42
CONSTRUO
049.12
SEGUROS (inclusive de veculos)
049.13
PREVENO DE INCNDIO
Incluem-se documentos referentes ao treinamento de pessoal,
instalao e manuteno de extintores, inspees peridicas,
constituio de brigadas de incndio, planos, projetos e relatrios.
049.14
SINISTRO
Incluem-se arrombamento, desaparecimento, extravio, incndio e
roubo.
049.15
CONTROLE DE PORTARIA
Incluem-se documentos referentes ao controle de entrada e sada
de pessoas, materiais e veculos; permisso para entrada e
permanncia fora do horrio de expediente; controle de entrega e
devoluo de chaves; e registro de ocorrncias.
Quanto ao controle de uso de veculos, ver 042.91.
041.5
SERVIOS DE MANUTENO (inclusive licitaes)
041.51
MANUTENO DE ELEVADORES
041.52
MANUTENO DE AR CONDICIONADO
041.53
MANUTENO DE SUBESTAES E GERADORES
041.54
LIMPEZA. IMUNIZAO. DESINFESTAO (inclusive para jardins)
041.59
OUTROS SERVIOS DE MANUTENO
042
042.1
VECULOS
Sugere-se abrir uma pasta para cada veculo.
AQUISIO (inclusive licitaes)
042.11
COMPRA (inclusive compra por importao)
049.2
042.12
ALUGUEL
049.21
PARA OUTROS IMVEIS
042.13
CESSO. DOAO. PERMUTA. TRANSFERNCIA
049.22
DENTRO DO MESMO IMVEL
042.2
CADASTRO. LICENCIAMENTO. EMPLACAMENTO. TOMBAMENTO
042.3
ALIENAO (inclusive licitaes)
042.31
VENDA (inclusive leilo)
042.32
049.3
050
042.4
ABASTECIMENTO. LIMPEZA. MANUTENO. REPARO
050.1
042.5
ACIDENTES. INFRAES. MULTAS
051
042.9
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A VECULOS
051.1
042.91
CONTROLE DE USO DE VECULOS
MUDANAS
USO DE DEPENDNCIAS
Incluem-se documentos referentes utilizao de auditrio e demais
dependncias do imvel, pelo rgo ou por terceiros.
ORAMENTO E FINANAS
AUDITORIA
ORAMENTO
PROGRAMAO ORAMENTRIA
051.11
PREVISO ORAMENTRIA
042.911
REQUISIO
051.12
PROPOSTA ORAMENTRIA
042.912
AUTORIZAO PARA USO FORA DO HORRIO DE

EXPEDIENTE
051.13
042.913
ESTACIONAMENTO. GARAGEM
QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA (QDD)

Incluem-se documentos referentes s metas e destinao de
recursos e receitas por fontes.
051.14
CRDITOS ADICIONAIS
Incluem-se documentos referentes aos crditos suplementar,
especial e extraordinrio.
043
BENS SEMOVENTES
Esta classificao poder ser ampliada de acordo com a necessidade.
044
INVENTRIO (inclusive Relatrio de Movimentao de Bens Imveis BI)
049
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMNIO
051.2
16
EXECUO ORAMENTRIA
17
55
IR PARA SUMRIO
DESCENTRALIZAO DE RECURSOS (DISTRIBUIO

ORAMENTRIA)
Incluem-se documentos referentes s transferncias, proviso,
destaques, estornos e subvenes.
060.1
PUBLICAO DE MATRIAS NO DIRIO OFICIAL
060.2
PUBLICAO DE MATRIAS NOS BOLETINS ADMINISTRATIVO, DE

PESSOAL E DE SERVIO
051.22
ACOMPANHAMENTO DE DESPESA MENSAL (PESSOAL/DVIDA)
060.3
PUBLICAO DE MATRIAS EM OUTROS PERIDICOS
051.23
PLANO OPERATIVO. CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO
061
051.21
052
052.1
PROGRAMAO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO
052.2
EXECUO FINANCEIRA
Incluem-se documentos referentes s despesas correntes e de capital.
052.21
052.22
56
FINANAS
RECEITA
Incluem-se documentos referentes aos crditos do Tesouro
Nacional (cota, repasse e sub-repasse), taxas cobradas por
servios, multas, emolumentos e outras rendas arrecadadas.
DESPESA
Incluem-se documentos referentes s despesas correntes e de
capital, bem como adiantamentos, subvenes, suprimento de
fundos e restos a pagar.
PRODUO EDITORIAL (inclusive edio ou coedio de publicaes em

geral produzidas pelo rgo em qualquer suporte)
061.1
EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL

Incluem-se documentos referentes composio, copidesque e reviso
de textos.
061.2
DISTRIBUIO. PROMOO. DIVULGAO

Incluem-se documentos referentes doao, permuta e venda.
Quanto permuta de documentao bibliogrfica, ver 062.13.
062
062.01
DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA (livros, peridicos, folhetos e

audiovisuais)
NORMAS E MANUAIS
Incluem-se estudos e textos referentes elaborao de
metodologias e procedimentos tcnicos adotados para o tratamento
da documentao bibliogrfica.
053
FUNDOS ESPECIAIS
062.1
054
ESTMULOS FINANCEIROS E CREDITCIOS

Incluem-se documentos referentes aos subsdios, incentivos fiscais e
investimentos.
062.11
COMPRA (inclusive assinaturas de peridicos)
062.12
DOAO
OPERAES BANCRIAS
062.13
PERMUTA
Quanto permuta da produo editorial do rgo, ver 061.2.
055
055.01
055.1
CONTA NICA (inclusive assinaturas autorizadas e extratos de contas)
055.2
OUTRAS CONTAS: TIPO B, C e D (inclusive assinaturas autorizadas e

extratos de contas)
056
BALANOS. BALANCETES
057
TOMADA DE CONTAS. PRESTAO DE CONTAS (inclusive parecer de

aprovao das contas). TOMADA DE CONTAS ESPECIAL.
Incluem-se documentos referentes a avaliao da gesto dos responsveis
por unidades jurisdicionadas da administrao pblica federal direta e indireta.
Quanto prestao de contas de despesas relativas a gastos com dirias e
passagens, fornecimento e manuteno de servios, classificar no assunto
especfico.
059
059.1
060
062.2
REGISTRO
Incluem-se documentos referentes incorporao de livros e peridicos
ao acervo.
062.3
CATALOGAO. CLASSIFICAO. INDEXAO
062.4
REFERNCIA E CIRCULAO
Incluem-se
documentos
referentes
s
consultas,
pesquisas
bibliogrficas, bibliografias, emprstimos e intercmbio entre bibliotecas.
062.5
INVENTRIO
063
063.01
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORAMENTO E FINANAS

TRIBUTOS (IMPOSTOS E TAXAS)
063.1
DOCUMENTAO E INFORMAO
18
AQUISIO (no Brasil e no exterior)
DOCUMENTAO ARQUIVSTICA: GESTO DE DOCUMENTOS E

SISTEMA DE ARQUIVOS
NORMAS E MANUAIS
Incluem-se estudos e orientaes referentes elaborao de
documentos, metodologias e procedimentos tcnicos.
PRODUO DE DOCUMENTOS. LEVANTAMENTO. DIAGNSTICO. FLUXO
19
IR PARA SUMRIO
063.2
PROTOCOLO: RECEPO, TRAMITAO E EXPEDIO DE

DOCUMENTOS
063.3
ASSISTNCIA TCNICA
063.4
CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO (inclusive cdigos de classificao

de documentos)
071.1
063.5
POLTICA DE ACESSO AOS DOCUMENTOS
071.11
NACIONAL
071.12
INTERNACIONAL
063.51
063.6
CONSULTAS. EMPRSTIMOS
DESTINAO DE DOCUMENTOS
063.61
ANLISE. AVALIAO. SELEO (inclusive tabelas de

temporalidade)
063.62
ELIMINAO (inclusive termos, listagens e editais de cincia de

eliminao)
063.63
TRANSFERNCIA. RECOLHIMENTO (inclusive guias e termos de

transferncia; guias, relaes e termos de recolhimento; e listagens
descritivas do acervo)
070
COMUNICAES
071
SERVIO POSTAL
SERVIOS DE ENTREGA EXPRESSA
071.2
SERVIOS DE COLETA, TRANSPORTE E ENTREGA DE

CORRESPONDNCIA AGRUPADA MALOTE
071.3
MALA OFICIAL
071.9
OUTROS SERVIOS POSTAIS
072
072.1
073
SERVIO DE RDIO
INSTALAO. MANUTENO. REPARO
SERVIO DE TELEX
064
DOCUMENTAO MUSEOLGICA
Esta classificao poder ser subdividida quando houver necessidade.
065
REPRODUO DE DOCUMENTOS
Incluem-se documentos referentes reproduo, em qualquer suporte, de
material arquivstico, bibliogrfico e museolgico.
Quanto requisio de cpias eletrostticas, ver 032.
074.1
INSTALAO. TRANSFERNCIA. MANUTENO.REPARO
CONSERVAO DE DOCUMENTOS
074.2
LISTAS TELEFNICAS INTERNAS

CONTAS TELEFNICAS
066
073.1
074

SERVIO TELEFNICO (inclusive autorizao para ligaes interurbanas).
FAC-SMILE (fax)
066.1
DESINFESTAO. HIGIENIZAO
074.3
066.2
ARMAZENAMENTO. DEPSITOS
075
SERVIO DE TRANSMISSO DE DADOS, VOZ E IMAGEM
066.3
RESTAURAO (inclusive encadernao)
079
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAES
090
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL
067
INFORMTICA
57
067.1
PLANOS E PROJETOS
091
AES JUDICIAIS
067.2
PROGRAMAS. SISTEMAS. REDES (inclusive licena e registro de uso e

compra)
100
ENSINO SUPERIOR
110
NORMATIZAO. REGULAMENTAO
Incluem-se documentos referentes concepo, organizao funcionamento
do ensino superior.
120
CURSOS DE GRADUAO (inclusive na modalidade a distncia)
121
CONCEPO, ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE

GRADUAO
067.21
MANUAIS TCNICOS
067.22
MANUAIS DO USURIO
067.3
069
ASSISTNCIA TCNICA
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES DOCUMENTAO E INFORMAO
121.1
20

Incluem-se documentos referentes
concepo
do
ensino
e
21
IR PARA SUMRIO
121.2
121.21
121.3
122
aprendizagem dos cursos contendo a definio das caractersticas gerais

do projeto, os fundamentos terico-metodolgicos, os objetivos, o tipo de
organizao e as formas de implementao e avaliao.
125
CRIAO DE CURSO S. CONVERSO DE CURSOS
125.11
AUTORIZAO. RECONHECIMENTO. RENOVAO DE

RECONHECIMENTO
ESTRUTURA DO CURRCULO (grade matriz curricular)
122.2
REFORMULAO CURRICULAR
Incluem-se documentos referentes s alteraes, mudanas, ajustes e
adaptaes efetuadas nos currculos. Para as instituies em que a
reformulao curricular estiver includa no projeto pedaggico dos
cursos, classificar no cdigo 121.1.
122.3
DISCIPLINAS: PROGRAMAS DIDTICOS:

Incluem-se contedos programticos, ementas das disciplinas e carga
horria.
122.31
OFERTA DE DISCIPLINAS
Incluem-se quadros ou mapas de ofertas de disciplinas
(obrigatrias, isoladas, optativas e eletivas, inclusive estgios
curriculares, obrigatrios e supervisionados) e documentos
referentes alocao ou distribuio de encargos didticos,
atribuio de disciplinas a docentes, cancelamento de disciplinas e
horrios de aula.
122.32
ATIVIDADES COMPLEMENTARES
Incluem-se documentos referentes ao planejamento das atividades
internas e a definio das atividades externas, que complementam
os cursos de graduao e que sejam autorizadas pela instituio de
ensino.
123
CALENDRIO ACADMICO
Incluem-se documentos referentes determinao ou fixao do
calendrio acadmico, bem como dos perodos letivos complementares,
intermedirios e dos cursos de frias e de vero.
123.2
AGENDA ACADMICA. GUIA DO CALOURO. GUIA DO ESTUDANTE.

MANUAL DO ESTUDANTE
124
124.1
COLAO DE GRAU. FORMATURA

Incluem-se documentos referentes organizao da formatura e da
solenidade de imposio ou colao de grau, lista de formandos e exemplar
do convite, bem como o requerimento para colao de grau.
TERMO OU ATA DE COLAO DE GRAU
22
PROCESSO DE SELEO (VESTIBULAR)

Nas subdivises desse descritor classificam-se
referentes a cada etapa do processo de seleo.
documentos
PLANEJAMENTO. ORIENTAES
Incluem-se
estudos,
propostas,
programas,
editais,
exemplares nicos das provas (cadernos de provas),
gabaritos (cartes-resposta e cartes do avaliador), critrios
de correo das provas e guia do vestibulando.
125.112
INSCRIES
Incluem-se fichas de inscrio, questionrio socioeconmico,
solicitao de iseno de pagamento de taxa de inscrio,
declarao para o sistema de cotas, resultado do Exame
Nacional do Ensino Mdio (ENEM), confirmao ou correo
de dados cadastrais, boletim informativo e estatstica da
relao candidato/vaga.
125.113
CONTROLE DE APLICAO DE PROVAS

Incluem-se laudo dactiloscpico, identificao digital,
frequncia do candidato, cronograma de atividades, relao
de candidatos ausentes, inscries extraviadas, controle de
parentes de aplicadores de provas, termo de abertura de
envelope, termo de compromisso, ata de sala, ata de
coordenao, dados cadastrais dos candidatos para o
Departamento de Polcia Federal (DPF) e relatrio de
fraudadores.
125.114
CORREO DE PROVAS
Incluem-se cadernos de prova utilizados pelos candidatos,
folhas de resposta e avaliao de habilidades especficas.
Incluem-se documentos referentes argumentao do
candidato contra os instrumentos de avaliao, aos relatrios
de estatstica e s respostas aos recursos.
125.115
RECURSOS
candidato contra os instrumentos de avaliao, aos relatrios
de estatstica e s respostas aos recursos.
125.116
RESULTADOS
Incluem-se documentos referentes aos resultados finais do
processo de seleo como listagens de apurao, listas de
classificados e reclassificados.
PLANEJAMENTO DE ATIVIDADE ACADMICA
123.1
INGRESSO
125.111
PLANEJAMENTO E ORGANIZAO CURRICULAR
122.1
58
125.1
VIDA ACADMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE GRADUAO
125.12
REINGRESSO. ADMISSO DE GRADUADO. PORTADOR DE

DIPLOMA. OBTENO DE NOVO TTULO
Incluem-se editais, inscries, documentos referentes ao processo
de seleo (provas e anlise de currculos) e resultados.
23
IR PARA SUMRIO
125.13
125.131
125.132
125.14
125.19
125.2
TRANFERNCIA
125.242
TRANSFERNCIA VOLUNTRIA OU FACULTATIVA

Incluem-se documentos referentes ao processo de seleo
para ingresso extravestibular como definio de vagas,
publicao de editais, controle e aplicao de provas,
correo, recursos e resultados.
TRANSFERNCIA EX OFCCIO
Incluem-se
documentos
referentes
transferncia
compulsria ou obrigatria em razo de legislao especfica.
REOPO DE CURSO. MUDANA DE CURSO.
TRANSFERNCIA INTERNA
Incluem-se documentos referentes aos processos de reopo de
curso, mudana de curso e transferncia interna como definio de
vagas, publicao de editais, controle e aplicao de provas,
correo, recursos e resultados.
OUTRAS FORMAS DE INGRESSO
Ordenar por:
aluno convnio rede pblica;
aluno especial;
aluno visitante;
continuidade de estudos; mandado judicial; matrcula de cortesia
readmisso;
refugiados polticos reintegrao; e
revinculao.
REGISTROS ACADMICOS
125.21
MATRCULA. REGISTROS
Incluem-se documentos referentes ao processo de cadastramento
inicial do aluno para estabelecer sua vinculao instituio e ao
seu respectivo curso.
125.22
INSCRIO EM DISCIPLINAS. MATRCULA SEMESTRAL EM

DISCIPLINA
Incluem-se documentos referentes ao ordenamento, encomenda e
correo de matrcula, troca ou mudana de turma e turno,
matrcula sem disciplina, solicitaes especiais de matrcula e
rematrcula, reabertura, reconduo e cancelamento de matrcula
em disciplinas, transferncia de polo.
125.23
ISENO DE DISCIPLINAS. DIPENSA DE DICIPLINAS.

APROVEITAMENTO DE ESTUDOS
125.24
TRANCAMENTO
125.241
125.25
24
DESLIGAMENTO
125.251
ABANDONO DE CURSO
125.252
JUBILAO
125.253
RECUSA DE MATRCULA
125.26
125.3
PRORROGAO DE PRAZO PARA CONCLUSO DE CURSO

AVALIAO ACADMICA
125.31
PROVAS. EXAMES. TRABALHOS

Incluem-se provas, exames e trabalhos (inclusive verificaes
suplementares), realizados pelos alunos durante o perodo letivo,
bem como os documentos referentes reviso, retificao das
notas e segunda chamada.
125.32
TRABALHO DE CONCLUSO DE CURSO. TRABALHO FINAL DE

CURSO
Incluem-se monografias, artigos cientficos e relatrios, entre outros
trabalhos elaborados na finalizao dos cursos.
125.321
INDICAO, ACEITE E SUBSTITUIODE ORIENTADOR E

COORIENTADOR
125.322
BANCAS EXAMINADORAS: INDICAO E ATUAO

Incluem-se portarias de indicao das bancas examinadoras e
as atas resultantes de sua atuao.
125.323
PRORROGAO DE PRAZO PARA ENTREGA E

APRESENTAO
125.33
REGISTRO DE CONTEDO PROGRAMTICO MINISTRADO,

RENDIMENTO E FREQUNCIA
Incluem-se dirios de classe, listas de frequncia ou presena,
relao de conceitos e notas, resumo semestral, mapa de apurao
de frequncia e notas.
125.34
DISTINO ACADMICA E MRITO

Incluem-se documentos referentes indicao, solicitao e
concesso de prmios e de lurea ao aluno destaque.
125.4
DISCIPLINA. MATRCULA PARCIAL

Incluem-se documentos referentes solicitao de
trancamento de matrcula em uma ou mais disciplinas, bem
como a sua renovao.
TOTAL DE CURSO. MATRCULA TOTAL

trancamento total de matrcula do curso, bem como a sua
renovao.
DOCUMENTAO ACADMICA
125.41
HISTRICO ESCOLAR. INTEGRALIZAO CURRICULAR
125.42
EMISSO DE DIPLOMA
25
59
IR PARA SUMRIO
60
125.421
EXPEDIO
Incluem-se documentos referentes solicitao de expedio
do diploma.
125.422
REGISTRO
Incluem-se documentos referentes aos procedimentos de
registro do diploma que poder ser feito em livros, folhas
avulsas ou por meio de impresso eletrnica.
125.423
APOSTILA
Incluem-se documentos referentes ao apostilamento ao
diploma de outra(s) habilitao(es) que poder ser feito em
livros, folhas avulsas ou por meio de impresso eletrnica.
125.424
RECONHECIMENTO E REVALIDAO
reconhecimento e revalidao de diplomas expedidos por
instituies de ensino superior no exterior.
125.425
VERIFICAO DE AUTENTICIDADE
Incluem-se documentos referentes solicitao de verificao
de autenticidade de diploma pelo Departamento de Polcia
Federal (DPF), conselhos profissionais e outros rgos
pblicos.
125.43
125.5
ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS ALUNOS (DOSSIS DOS

ALUNOS)
Incluem-se documentos pessoais (cpias da identidade; do CPF; da
certido de nascimento ou casamento; do certificado de quitao
com o servio militar; do ttulo de eleitor; do comprovante de
quitao eleitoral; dos atestados de idoneidade moral, de bito e de
sade fsica e mental; do comprovante de residncia; e do
passaporte, se for estrangeiro; alm de fotografia do aluno) e
documentao acadmica (boletim semestral; certificado de
concluso do ensino mdio; confirmao de colao de grau;
convnio cultural; declarao de vaga e desistncia de vaga ou
curso; cpia do diploma de graduao, quando da admisso de
graduado; guia de transferncia; histrico escolar; nada consta da
biblioteca; procuraes; solicitaes de atestados; requerimentos;
integralizao curricular ou lauda e registro das notas).
As Instituies Federais de Ensino Superior (IFES) devero
observar que se encontram relacionados documentos pessoais e
acadmicos que podero integrar ou no os assentamentos
individuais, dependendo dos procedimentos internos que cada
instituio adotar na formao dos dossis dos alunos.
REGIME DE EXERCCIO DOMICILIAR
125.51
ALUNA GESTANTE
125.52
ALUNO PORTADOR DE AFECES, INFECES E

TRAUMATISMOS
125.6
125.61
MONITORIAS
Incluem-se estudos, propostas, programas e projetos, bem como
editais e resultados do processo de seleo.
125.611
PROCESSO DE SELEO
Incluem-se documentos referentes divulgao, inscrio,
provas, entrevistas, listas de incluso e excluso.
125.612
INDICAO, ACEITE E SUBSTITUIO DE MONITOR E

ORIENTADOR
125.613
AVALIAO
Incluem-se relatrios parciais e finais, bem como controle de
expedio de certificados.
125.62
ESTGIOS NO OBRIGATRIOS
Incluem-se
documentos
referentes
ao
encaminhamento,
acompanhamento e avaliao dos alunos nos estgios no
obrigatrios como ficha de avaliao de desempenho, relatrios,
termos de compromisso e de desligamento ou resciso.
125.63
PROGRAMAS DE INICIAO DOCNCIA

Incluem-se estudos e propostas referentes aos programas de
iniciao, incentivo ou estmulo docncia, bem como editais e
resultados do processo de seleo.
125.631
PROCESSO DE SELEO
provas, entrevistas e resultados do processo de seleo.
125.632
INDICAO, ACEITE E SUBSTITUIO DE BOLSISTA E

ORIENTADOR
125.633
AVALIAO
Incluem-se relatrios parciais e finais, bem como o controle de
expedio de declaraes.
125.64
125.7
26
MONITORIAS. ESTGIOS NO OBRIGATRIOS. PROGRAMAS DE

INICIAO DOCNCIA
Nas subdivises deste descritor classificam-se documentos referentes s
solicitaes de bolsas individuais de monitorias, nas instituies de apoio
e fomento ao ensino e pesquisa, aos estgios no obrigatrios e aos
Programas de iniciao docncia. Para as solicitaes de bolsas
institucionais referentes Pesquisa, classificar nas subdivises dos
cdigos 220, 230 ou 240; para as referentes Extenso, classificar nas
subdivises dos cdigos 320, 330 ou 380; para os auxlios referentes
assistncia estudantil, classificar nas subdivises da Classe 500.
FREQUNCIA DE MONITORES, ESTAGIRIOS E BOLSISTAS

MOBILIDADE ACADMICA. MOBILIDADE ESTUDANTIL.
INTERCMBIO
27
IR PARA SUMRIO
125.71
NACIONAL
Incluem-se documentos referentes aos beneficiados pelos
programas de mobilidade acadmica ou estudantil e de convnios
de intercmbio entre instituies de ensino superior em mbito
nacional.
125.72
INTERNACIONAL
internacional.
125.8
130
131
131.1
131.2
131.21
REGIME DISCIPLINAR DOS ALUNOS: PENALIDADES (ADVERTNCIA

OU REPREENSO, SUSPENSO E EXPULSO)
CURSOS DE PS-GRADUAO STRICTO SENSU (INCLUSIVE NA
MODALIDADE A DISTNCIA)
Nas subdivises deste descritor classificam-se documentos referentes aos
cursos de mestrado acadmico, mestrado profissionalizante, doutorado e psdoutorado.
PS-GRADUAO STRICTO SENSU
Incluem-se documentos referentes concepo do ensino e
aprendizagem dos cursos contendo a definio das caractersticas gerais
do projeto, as reas de concentrao e as linhas de pesquisa, os
fundamentos terico-metodolgicos, os objetivos, o tipo de organizao e
as formas de implementao e avaliao.
AUTORIZAO. RECONHECIMENTO. RENOVAO DE

RECONHECIMENTO
131.4
CREDENCIAMENTO PARA ORIENTAO

Incluem-se documentos referentes ao credenciamento de orientadores e
coorientadores, internos e externos.
ESTRUTURA DO CURRCULO (GRADE OU MATRIZ CURRICULAR)
132.2
REFORMULAO CURRICULAR (INCLUSIVE CRIAO DE NOVAS

REAS DE CONCENTRAO)
132.3
PLANEJAMENTO DA ATIVIDADE ACADMICA

Incluem-se documentos referentes determinao ou fixao do calendrio
acadmico.
134
VIDA ACADMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE PS-GRADUAO

STRICTO SENSU
134.1
134.11
DISCIPLINAS: PROGRAMAS DIDTICOS

horria.
28
INGRESSO
PROCESSO DE SELEO
documentos
134.111
Incluem-se
estudos,
propostas,
programas,
editais,
exemplares nicos das provas, composio de bancas e
critrios de correo das provas.
134.112
INSCRIES
Incluem-se fichas de inscrio e os documentos exigidos no
edital para sua homologao.
134.113

realizao das provas como controle de aplicao, frequncia
do candidato, relao de candidatos ausentes, inscries
extraviadas, termo de abertura de envelope, termo de
compromisso e ata de sala.
134.114
CORREO DE PROVAS
Incluem-se cadernos de prova utilizados pelos candidatos e
folhas de resposta.
134.115
RECURSOS
candidato contra os instrumentos de avaliao e s respostas
aos recursos.
134.116
RESULTADOS
132.1
Incluem-se quadros ou mapas de ofertas de disciplinas
obrigatrias, optativas e eletivas, inclusive Estgio Docncia para
alunos bolsistas da Coordenao de Aperfeioamento de Pessoal
de Nvel Superior (CAPES) e Conselho Nacional de
Desenvolvimento Cientfico e Tecnolgico (CNPq) e documentos
referentes alocao ou distribuio de encargos didticos,
atribuio de disciplinas a docentes, cancelamento de disciplinas e
horrios de aula.
133
CRIAO DE CURSOS. CRIAO DE PROGRAMAS
131.3
132
132.31
29
61
IR PARA SUMRIO
134.12
TRANSFERNCIA
Incluem-se documentos referentes s transferncias voluntrias ou
facultativas e ex officio.
134.13
MUDANA DE NVEL
134.19
Outras formas de ingresso

Ordenar por:
aluno especial reintegrao
134.2
62
REGISTROS ACADMICOS
134.21
MATRCULA. REGISTRO
134.22
INSCRIO EM DISCIPLINAS. MATRCULA SEMESTRAL EM

DISCIPLINAS
Incluem-se documentos referentes correo de matrcula,
solicitaes especiais de matrcula, reabertura, reconduo e
cancelamento de matrcula em disciplinas e transferncia de polo.
134.23
ISENO DE DISCIPLINAS. DISPENSA DE DISCIPLINAS.

134.24
TRANCAMENTO
134.241

como a sua renovao.
134.242

renovao.
134.25
DESLIGAMENTO
134.251
ABANDONO DE CURSO
134.252
JUBILAO
134.253
RECUSA DE MATRCULA
134.3
134.31
134.32
AVALIAO ACADMICA
Incluem-se provas, exames e trabalhos, realizados pelos alunos
durante o perodo letivo, bem como os documentos referentes
reviso, retificao das notas e segunda chamada.
EXAME DE QUALIFICAO
30
134.321
INDICAO, ACEITE E SUBSTITUIO DE ORIENTADOR E

COORIENTADOR
134.322

134.323
PRORROGAO DE PRAZO PARA O EXAME DE

QUALIFICAO
134.324
PROJETO DE QUALIFICAO
Incluem-se projetos e outros trabalhos exigidos ou
apresentados para o exame de qualificao no curso de psgraduao stricto sensu.
134.33
DEFESA DE DISSERTAO E TESE
134.331

COORIENTADOR
134.332

134.333
PRORROGAO DE PRAZO PARA A DEFESA
134.334
DISSERTAO E TESE
134.34
134.4

relao de conceitos e notas, resumo semestral, mapa de apurao
de frequncia e notas.
DOCUMENTAO ACADMICA
134.41
134.42
EMISSO DE DIPLOMA
134.421
EXPEDIO
do diploma.
134.422
REGISTRO
registro do diploma que poder ser feito em livros, folhas
134.423
reconhecimento e revalidao de diplomas expedidos por
31
IR PARA SUMRIO
134.424
134.43
de autenticidade de diploma pelo Departamento de Polcia
Federal (DPF) ou por outros rgos pblicos.
ALUNOS)
quitao eleitoral; dos atestados de idoneidade moral, de bito e de
passaporte, se for estrangeiro; alm de fotografia do aluno e
curriculum vitae) e documentao acadmica (atas do exame de
qualificao e do exame de defesa de dissertao ou tese; cartas
de confirmao de matrcula, de referncia e de aceite do
orientador; declarao do vnculo empregatcio; cpia do diploma
de graduao; registro profissional; folha de rosto da dissertao ou
tese; formulrio de inscrio no curso; histrico da graduao;
licena para afastamento temporrio; pedido do exame de
qualificao; plano de estudo ou matrcula semestral nas disciplinas
a cursar com o aval do orientador; projeto de pesquisa; relatrios
semestrais; solicitao de defesa de dissertao ou tese;
trancamento de matrcula, de curso e de disciplina; nada consta da
biblioteca; procuraes; solicitaes de atestados; requerimentos e
registro das notas).
observar que se encontram relacionados os documentos pessoais e
134.5

Incluem-se documentos referentes aluna gestante e ao aluno portador
de afeces, infeces e traumatismos.
134.6
MONITORIAS. ESTGIOS NO OBRIGATRIOS

e fomento ao ensino e pesquisa, e aos estgios no obrigatrios. Para as
solicitaes de bolsas institucionais referentes Pesquisa, classificar nas
subdivises dos cdigos 220, 230 ou 240; para as referentes Extenso,
classificar nas subdivises dos cdigos 320, 330 ou 380; para os auxlios
referentes assistncia estudantil, classificar nas subdivises da Classe
500.
134.61
134.611
MONITORIAS
PROCESSO DE SELEO
32
134.612

ORIENTADOR
134.613
AVALIAO
134.62
Incluem-se
documentos
referentes
ao
encaminhamento,
134.63
FREQUNCIA DE MONITORES E ESTAGIRIOS
134.7
MOBILIDADE ACADMICA. MOBILIDADE ESTUDANTIL.

INTERCMBIO
134.71
NACIONAL
nacional.
134.72
INTERNACIONAL
internacional.
134.8

140
CURSOS DE PS-GRADUAO LATO SENSU (INCLUSIVE NA

MODALIDADE A DISTNCIA)
cursos de especializao, de residncia mdica e dos designados como
Master of Business Administration (MBA).
141

PS-GRADUAO LATO SENSU
141.1

Incluem-se documentos referentes concepo do ensino e
aprendizagem dos cursos, contendo a definio das caractersticas
gerais do projeto, os fundamentos terico-metodolgicos, os objetivos, o
tipo de organizao e as formas de implementao e avaliao.
141.2
CRIAO DE CURSOS
141.3

Incluem-se documentos referentes ao credenciamento de orientadores e
coorientadores, internos e externos.
142
33
63
IR PARA SUMRIO
142.1
ESTRUTURA DO CURRCULO (GRADE OU MATRIZ CURRICULAR)
142.2
142.3
142.31
Incluem-se quadros ou mapas de ofertas de disciplinas e
documentos referentes alocao ou distribuio de encargos
didticos, atribuio de disciplinas a docentes, cancelamento de
disciplinas e horrios de aula.
143

Incluem-se documentos referentes determinao ou fixao do calendrio
acadmico.
144
VIDA ACADMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE PS-GRADUAO

LATO SENSU
144.1
64

horria.
144.11
INGRESSO
PROCESSO DE SELEO
documentos
144.115
RECURSOS
candidato contra os instrumentos de avaliao e s respostas
aos recursos.
144.116
RESULTADOS
144.19
144.2

Ordenar por: aluno especial reintegrao
REGISTROS ACADMICOS
144.21
MATRCULA. REGISTRO
144.22
INSCRIO EM DISCIPLINAS. MATRCULA EM DISCIPLINAS

Incluem-se documentos referentes correo de matrcula,
solicitaes especiais de matrcula, reabertura, reconduo e
cancelamento de matrcula em disciplinas e transferncia de polo.
144.23
ISENO DE DISCIPLINAS. DISPENSA DE DISCIPLINAS.

144.24
TRANCAMENTO
144.111
Incluem-se
estudos,
propostas,
programas,
editais,
exemplares nicos das provas, composio de bancas e
critrios de correo das provas.
144.241

como a sua renovao.
144.112
INSCRIES
Incluem-se fichas de inscrio e os documentos exigidos no
edital para sua homologao.
144.242

renovao.
144.113

realizao das provas como controle de aplicao, frequncia
do candidato, relao de candidatos ausentes, inscries
extraviadas, termo de abertura de envelope, termo de
compromisso e ata de sala.
144.114
CORREO DE PROVAS
Incluem-se cadernos de prova utilizados pelos candidatos e
folhas de resposta.
34
144.25
DESLIGAMENTO
144.251
ABANDONO DE CURSO
144.252
JUBILAO
144.253
RECUSA DE MATRCULA
144.3
144.31
AVALIAO ACADMICA
Incluem-se provas, exames e trabalhos, realizados pelos alunos
durante o perodo letivo, bem como os documentos referentes
reviso, retificao das notas e segunda chamada.
35
IR PARA SUMRIO
144.32
TRABALHO DE CONCLUSO DE CURSO. TRABALHO FINAL DE

CURSO
Incluem-se monografias, artigos cientficos e relatrios, entre outros
trabalhos elaborados na finalizao dos cursos.
144.321

COORIENTADOR
144.322

144.323

APRESENTAO
144.33
144.4

relao de conceitos e notas, mapa de apurao de frequncia e
notas.
144.42
EMISSO DE CERTIFICADO
144.422

Incluem-se documentos referentes aluna gestante e ao aluno portador
de afeces, infeces e traumatismos.
144.6

e fomento ao ensino e pesquisa, e aos estgios no obrigatrios. Para as
solicitaes de bolsas institucionais referentes Pesquisa, classificar nas
subdivises dos cdigos 220, 230 ou 240; para as referentes Extenso,
classificar nas subdivises dos cdigos 320, 330 ou 380; para os auxlios
referentes assistncia estudantil, classificar nas subdivises da Classe
500.
144.61
EXPEDIO
do certificado.
REGISTRO
registro do certificado que poder ser feito em livros, folhas
144.423
reconhecimento e revalidao de certificados expedidos por
144.424
de autenticidade do certificado pelo Departamento de Polcia
Federal (DPF) ou por outros rgos pblicos.
144.43
144.5
DOCUMENTAO ACADMICA
144.41
144.421
passaporte, se for estrangeiro; alm de fotografia do aluno e do

curriculum vitae) e documentao acadmica (diploma da
graduao; histrico escolar e registro profissional; nada consta da
biblioteca; procuraes; solicitaes de atestados; requerimentos e
registro das notas).
observar que se encontram relacionados os documentos pessoais e

ALUNOS)
quitao eleitoral; dos atestados de idoneidade moral, de bito, de
36
MONITORIAS
144.611
PROCESSO DE SELEO
144.612

ORIENTADOR
144.613
AVALIAO
144.62
Incluem-se
documentos
referentes
ao
encaminhamento,
144.63
144.7
190

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES AO ENSINO SUPERIOR
A classificao de documentos nesta subclasse s dever ocorrer aps
apreciao e aprovao pelo Arquivo Nacional.
37
65
IR PARA SUMRIO
200
PESQUISA
210
desenvolvimento das aes de pesquisa.
220
PROGRAMAS DE PESQUISA
programas de pesquisa institucionais. Para as solicitaes de bolsa de ensino
de graduao, ps-graduao stricto sensu e lato sensu, classificar no cdigo
125.63 e nas subdivises dos cdigos 134.6 e 144.6, respectivamente.
221
66
concepo,
organizao
FREQUNCIA DE BOLSISTAS
Incluem-se atestados de frequncia, controle da expedio de certificados ou
declaraes de participao dos bolsistas nos programas de iniciao
cientfica.
244
AVALIAO DE BOLSISTAS
Incluem-se documentos referentes produo cientfica do bolsista.
250
TRANSFERNCIA E INOVAO TECNOLGICA

Nas subdivises deste descritor classificam-se os documentos referentes
gesto do conhecimento cientfico produzido na instituio como apoio
solicitao de pedidos de patentes, disseminao da cultura de propriedade
intelectual, s atividades de transferncia e de inovao tecnolgica e s
atividades de empreendedorismo.
251
REGISTRO DA PROPRIEDADE INTELECTUAL

Nas subdivises deste descritor classificam-se documentos referentes
solicitao, registro, depsito, proteo e divulgao da propriedade
intelectual produzida na instituio.
PROPOSIO
Incluem-se documentos referentes apresentao da proposta, aos
pareceres das instncias competentes, ao registro e aprovao do programa
de pesquisa.
222
AVALIAO. RESULTADOS
Incluem-se relatrios parciais e finais e os produtos resultantes da execuo
do programa.
230
PROJETOS DE PESQUISA
Nas subdivises deste descritor classificam-se os documentos referentes aos
projetos de pesquisa institucionais, bem como os propostos por pesquisadores
colaboradores e apoiados pela instituio. Para as solicitaes de bolsa de
ensino de graduao, ps-graduao stricto sensu e lato sensu, classificar no
cdigo 125.63 e nas subdivises dos cdigos 134.6 e 144.6, respectivamente.
231
PROPOSIO
Incluem-se documentos referentes apresentao da proposta, ao registro e
aprovao do projeto de pesquisa.
232
AVALIAO. RESULTADOS
do projeto.
240
INICIAO CIENTFICA
Nas subdivises deste descritor classificam-se os documentos referentes aos
programas de bolsas de iniciao cientfica, com o apoio do Conselho
Nacional de Desenvolvimento Cientfico e Tecnolgico (CNPq) e de
instituies de pesquisa estaduais, bem como parcerias com outros rgos de
fomento. Para as solicitaes de bolsa de ensino de graduao, psgraduao stricto sensu e lato sensu, classificar no cdigo 125.63 e nas
subdivises dos cdigos 134.6 e 144.6, respectivamente.
241
PROCESSO DE SELEO
Incluem-se documentos referentes inscrio do projeto pelo orientador, os
planos de orientao, metodologia de acompanhamento e de avaliao, bem
como o julgamento e comunicao do resultado.
242
CADASTRAMENTO DE BOLSISTAS
Incluem-se os termos de compromisso do orientador e do bolsista, bem como
os documentos referentes ao cancelamento, suspenso, substituio e
reativao de bolsistas.
243
38
251.1
APOIO REDAO DE PATENTES

Incluem-se documentos referentes realizao de cursos, consultorias e
orientaes em geral, para elaborao de patentes de inveno, marcas,
desenhos industriais, softwares, indicaes geogrficas e cultivares.
251.2
APRESENTAO E ACOMPANHAMENTO
Incluem-se documentos referentes pesquisa prvia, preenchimento de
formulrios prprios e apresentao de documentao comprobatria e
descritiva do produto, acompanhamento do depsito de pedido de
registro at a emisso da carta-patente ou registro do produto.
252
TRANSFERNCIA DE TECNOLOGIA
252.1
INFORMAES TCNICAS
Incluem-se documentos referentes s solicitaes de informaes, sobre
produtos e servios disponveis, relativas ao processo de transferncia
de tecnologia.
252.2
CELEBRAO E ACOMPANHAMENTO DE CONTRATOS

Incluem-se documentos referentes efetivao do contrato de
transferncia de tecnologia, licenciamento, aquisio de conhecimento,
franquia com a instituio, averbao junto ao Instituto Nacional da
Propriedade Industrial (INPI).
252.3
PARCERIAS PARA EXPLORAO E DESENVOLVIMENTO DE

INOVAO TECNOLGICA
Incluem-se documentos referentes formao de alianas e parcerias
institucionais com instituies pblicas ou privadas, para a realizao de
atividades conjuntas de pesquisa cientfica e tecnolgica, na criao ou
desenvolvimento de processo ou produto inovador como apoio
elaborao de projetos e a celebrao de convnios.
253
253.1
DIVULGAO DE INFORMAO TECNOLGICA

INFORMAO TECNOLGICA INSTITUCIONAL
Incluem-se documentos referentes aos depsitos, registros de patentes
39
IR PARA SUMRIO
nacionais e internacionais, pedidos de marcas, tecnologias licenciadas,

tecnologias disponveis para indstria, informaes sobre pesquisas,
desenvolvimento e lanamento de novos produtos ou processos da
instituio.
253.2
AVALIAO DA TRANSFERNCIA E INOVAO TECNOLGICA

Incluem-se diagnsticos, estudos e relatrios de avaliao
desenvolvimento das atividades.
realizada, roteiro para verificao dos documentos e informaes

necessrias anlise do projeto, parecer de liberao e relatrio de
concluso dos experimentos realizados.
262
PESQUISA EM ANIMAIS
262.1
COMISSO DE TICA
Incluem-se documentos referentes criao e atuao da comisso
como normas, regulamentos, convocaes, pautas, atas, certificados,
deliberaes, notas tcnicas, pareceres e relatrios.
254.1
PROSPECO DE PROJETOS
Incluem-se documentos referentes identificao, orientao, assessoria
capacitada e apoio na busca de recursos financeiros de projetos
tecnolgicos inovadores com potencial de mercado.
262.2
254.2
IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTO DO PROGRAMA
REGISTRO DA PESQUISA
Incluem-se documentos referentes solicitao de registro da pesquisa
como projeto e protocolo, equipe e oramento do projeto, detalhamento
dos procedimentos experimentais, laboratoriais e de manuteno e
destino final do animal, parecer de liberao e relatrio de concluso dos
experimentos realizados, assim como os documentos referentes
utilizao de animais em aulas prticas.
254
254.21
254.22
254.23
254.24
PROGRAMAS DE INCUBADORA DE EMPRESAS
PROCESSO DE SELEO
Incluem-se documentos referentes inscrio do projeto como
editais, cronogramas, entrevistas, pr-projetos, projetos detalhados
e planos de negcios.
ADMISSO
Incluem-se documentos referentes admisso da empresa ao
programa de incubadora como manual de operao, regimento,
plano de negcios, documentao do empreendedor, da empresa e
o contrato.
CAPACITAO DE EMPREENDEDORES
Incluem-se documentos referentes ao apoio tcnico no
desenvolvimento do programa de incubadora como cursos,
workshops, seminrios em gesto, identificao de oportunidades
de financiamento, integrao comunidade universitria,
consultorias, assessorias e confeco de prottipos.
AVALIAO
Incluem-se documentos referentes ao fornecimento de informaes,
requeridas pelo programa de incubadora, para viabilizar o
acompanhamento da evoluo da empresa e orientar os servios a
serem oferecidos aos participantes do programa.
260
TICA EM PESQUISA
261
PESQUISA EM SERES HUMANOS
261.1
261.2
COMIT DE TICA
Incluem-se documentos referentes criao e atuao do comit como
normas, regulamentos, convocaes, pautas, atas, certificados,
como projeto e protocolo, oramento detalhado do projeto, curriculum
vitae do(s) pesquisador(es), Termo de Consentimento Livre e
Esclarecido (TCLE), concordncia da instituio onde a pesquisa ser
40
263
BIOSSEGURANA
263.1
COMISSO INTERNA DE BIOSSEGURANA

Incluem-se documentos referentes criao e atuao da comisso
como normas, regulamentos, convocaes, pautas, atas, certificados,
263.2
como projeto, curriculum vitae do(s) pesquisador(es), parecer de
liberao e relatrio de concluso dos experimentos realizados.
290
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES PESQUISA

300
EXTENSO
310
desenvolvimento das aes de extenso.
320
PROGRAMAS DE EXTENSO
Nas subdivises deste descritor classificam-se documentos referentes ao
conjunto articulado de aes de extenso, pesquisa e ensino, tendo carter
orgnico-institucional, clareza de diretrizes e orientao para um objetivo
comum e execuo a mdio e longo prazo. Para as solicitaes de bolsas de
cdigo 125.63, nas subdivises dos cdigos 134.6 e 144.6, respectivamente.
321
PROPOSIO
Incluem-se documentos referentes apresentao da proposta, aos
pareceres das instncias competentes, ao registro e aprovao do programa
de extenso.
concepo,
organizao
41
67
IR PARA SUMRIO
322
AVALIAO. RESULTADOS
do programa.
330
PROJETOS DE EXTENSO
Nas subdivises deste descritor classificam-se documentos referentes os
projetos de extenso, com ao processual e contnua de carter educativo,
social, cultural cientfico ou tecnolgico, com objetivo especfico e prazo
determinado. Para as solicitaes de bolsa de ensino de graduao, psgraduao stricto sensu e lato sensu, classificar no cdigo 125.63 e nas
subdivises dos cdigos 134.6 e 144.6, respectivamente.
331
PROPOSIO
Incluem-se documentos referentes apresentao da proposta, objetivos,
justificativa, metodologia, equipe de trabalho, cronograma, oramentos,
pareceres de aprovao e autorizao dos rgos competentes e registro do
projeto de extenso.
332
AVALIAO. RESULTADOS
do projeto.
340
CURSOS DE EXTENSO
341
PROPOSIO
pareceres de aprovao e autorizao dos rgos competentes, registro,
regulamento do curso, estrutura curricular, carga horria, nmero de vagas,
critrios de seleo e avaliao dos alunos, apostilas dos cursos de extenso.
68
342
DIVULGAO
Incluem-se documentos de carter promocional como folders, cartazes,
jornais, folhetos e anncios.
343
INSCRIO
344
FREQUNCIA
345
Incluem-se documentos referentes expedio, registro e controle da entrega
do certificado.
346
AVALIAO. RESULTADOS
Incluem-se relatrios parciais e finais resultantes da execuo dos cursos.
350
EVENTOS DE EXTENSO
atividades de curta durao como seminrios, exposies, congressos, fruns,
semanas, espetculos, jogos e competies esportivas, olimpadas, festivais
ou equivalentes que contribuem para a disseminao do conhecimento gerado
pelas aes de extenso.
351
PROPOSIO
justificativa, metodologia, planejamento e programao, equipe de trabalho,
42
cronograma, oramentos, pareceres de aprovao e autorizao dos rgos

competentes, registro do evento de extenso, regulamentos dos eventos,
carga horria e nmero de vagas.
352
DIVULGAO
Incluem-se documentos de carter promocional como folders, cartazes,
jornais, folhetos e anncios.
353
INSCRIO
354
FREQUNCIA
Incluem-se documentos referentes frequncia de participante, bem como o
termo de responsabilidade dos alunos menores de idade e ficha de
treinamento dos atletas, quando for o caso.
355
Incluem-se documentos referentes expedio, registro e controle da entrega
do certificado.
356
AVALIAO. RESULTADOS
do evento.
360
PRESTAO DE SERVIO
atividades de transferncia comunidade do conhecimento gerado, por meio
de assessorias e consultorias, pesquisas encomendadas e atividades
contratadas e financiadas por comunidade ou empresa.
361
PROPOSIO
pareceres de aprovao, autorizao dos rgos competentes e registro da
prestao de servio.
362
AVALIAO. RESULTADOS
da prestao do servio.
370
DIFUSO E DIVULGAO DA PRODUO ACADMICA

publicaes e aos produtos acadmicos decorrentes das aes de extenso
para difuso e divulgao cultural, cientfica ou tecnolgica.
371
PROPOSIO
pareceres de aprovao e autorizao dos rgos competentes, registro da
produo acadmica.
372
AVALIAO. RESULTADOS
Incluem-se relatrios parciais e finais resultantes da produo acadmica.
380
PROGRAMA INSTITUCIONAL DE BOLSAS DE EXTENSO

Nas subdivises deste descritor classificam-se documentos referentes a cada
etapa do desenvolvimento do programa. Para as solicitaes de bolsa de
43
IR PARA SUMRIO

cdigo 125.63 e nas subdivises dos cdigos 134.6 e 144.6, respectivamente.
381
PROCESSO DE SELEO
Incluem-se documentos referentes inscrio do projeto pelo coordenador, os
planos de trabalho, metodologia de acompanhamento e de avaliao, bem
como o julgamento e comunicao do resultado.
521.3
522
AVALIAO
Incluem-se documentos referentes s avaliaes peridicas e
permanentes do programa como os laudos tcnicos, o estabelecimento
de indicadores, os estudos de ofertas e demandas e os relatrios
parciais e finais.
ALIMENTAO
382
INSCRIO E SELEO DE BOLSISTAS

Incluem-se os termos de compromisso do coordenador e dos bolsistas, bem
como os documentos referentes substituio de bolsistas.
522.1
PUBLICAO. DIVULGAO
Incluem-se documentos referentes ao lanamento do programa de
alimentao (editais), divulgao das vagas e dos critrios de seleo.
383
Incluem-se atestados de frequncia, controle da expedio de certificados ou
declaraes de participao dos bolsistas nos programas de bolsas de
extenso.
522.2
384
AVALIAO. RESULTADOS
Incluem-se relatrios parciais e finais resultantes da execuo dos programas
de bolsa de extenso.
INSCRIO. SELEO. ADMISSO. RENOVAO

Incluem-se documentos referentes inscrio, ao estabelecimento de
nveis ou categorias de usurios do benefcio e avaliao
socioeconmica do candidato, comprovante de vnculo (matrcula),
fotografia do aluno, declarao com visto da coordenao do curso,
termo de compromisso e as listas de atualizao de beneficiados e de
renovao do benefcio.
390
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES EXTENSO

522.3
500
AVALIAO
parciais e finais.
510
Incluem-se documentos referentes concepo,
desenvolvimento das aes de assistncia estudantil.
520
PROGRAMAS, CONVNIOS E PROJETOS DE CONCESSO DE

BENEFCIOS E AUXLIOS AOS ALUNOS
atividades desenvolvidas em decorrncia dos programas, convnios e projetos
de concesso de benefcios e auxlios de acordo com o Programa Nacional de
Assistncia Estudantil (PNAES), em consonncia com as especificidades de
cada uma das Instituies Federais de Ensino Superior (IFES), bem como
aqueles referentes s aes de concepo mais ampla, relacionadas
assistncia estudantil e ao desenvolvimento de atividades de ensino, pesquisa
e extenso.
521
521.1
521.2
523
organizao
523.1
PUBLICAO. DIVULGAO
transporte (editais), divulgao das vagas e dos critrios de seleo.
523.2

523.3
AVALIAO
parciais e finais.
MORADIA ESTUDANTIL. MORADIA UNIVERSITRIA

PUBLICAO. DIVULGAO
moradia estudantil (editais), divulgao das vagas e dos critrios de
seleo.
termo de compromisso ou de ocupao e as listas de atualizao de
beneficiados e de renovao do benefcio.
44
TRANSPORTE
524
ASSISTNCIA SADE FSICA E MENTAL (INCLUSIVE REDE

CONVENIADA)
524.1
PUBLICAO. DIVULGAO
assistncia sade fsica e mental (editais), divulgao das vagas e
dos critrios de seleo.
524.2

45
69
IR PARA SUMRIO

renovao do benefcio e encaminhamento para atendimento mdico.
524.3
525
525.1
525.2
70
525.3
526
526.1
AVALIAO
permanentes da assistncia mdica prestada pela prpria instituio e
pela rede conveniada como os laudos tcnicos, o estabelecimento de
indicadores, os estudos de ofertas e demandas e os relatrios parciais e
finais.
INCLUSO SCIO-EDUCACIONAL E DIGITAL
PUBLICAO. DIVULGAO
incluso socioeducacional e digital (editais), divulgao das vagas e
dos critrios de seleo.
AVALIAO
parciais e finais.
PUBLICAO. DIVULGAO
creche (editais), divulgao das vagas e dos critrios de seleo.
527.2

527.3
AVALIAO
parciais e finais.
528
PUBLICAO. DIVULGAO
Incluem-se documentos referentes ao lanamento do programa cultural e
esportivo (editais), divulgao das vagas e dos critrios de seleo.
526.3
AVALIAO
permanentes dos programas como os laudos tcnicos, o
estabelecimento de indicadores, os estudos de ofertas e demandas e os
relatrios parciais e finais.
APOIO PEDAGGICO
528.1
PUBLICAO. DIVULGAO
Incluem-se documentos referentes ao lanamento do programa de apoio
pedaggico (editais), divulgao das vagas e dos critrios de seleo.
528.2

528.3
AVALIAO
parciais e finais.
CULTURA. ESPORTE
526.2
527
527.1
529
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PROGRAMAS, CONVNIOS E

PROJETOS DE CONCESSO DE BENEFCIOS E AUXLIOS AOS ALUNOS.
529.1
ATENDIMENTO AOS PORTADORES DE NECESSIDADES ESPECIAIS

Incluem-se documentos referentes aos programas, convnios e projetos
elaborados e desenvolvidos para o fornecimento de condies bsicas
para o atendimento aos portadores de necessidades especiais como
deficincia motora, deficincia visual (cegos ou com baixa viso),
deficincia auditiva, Transtorno de Asperger (transtorno invasivo de
desenvolvimento), transtorno do dficit de ateno e hiperatividade,
dislexia (transtorno de aprendizagem), altas habilidades e superdotado.
529.2
AUXLIO PARA PARTICIPAO E REALIZAO DE EVENTOS

Incluem-se documentos referentes ao fornecimento de ajuda de custo
para a participao e realizao de eventos.
CRECHE
46
47
IR PARA SUMRIO
529.3
ISENO DE TAXAS ACADMICAS

Incluem-se documentos referentes iseno do pagamento da taxa de
matrcula e de outras taxas acadmicas.
992
COMUNICADOS E INFORMES
Incluem-se documentos referentes s comunicaes de posse, afastamento
de cargos e alteraes de endereos e telefones.
529.4
CONCESSO DE MATERIAL DIDTICO

Incluem-se documentos referentes ao fornecimento de material didtico
como livros, apostilas e cpias de textos.
993
AGRADECIMENTOS. CONVITES. FELICITAES. PSAMES
994
PROTESTOS. REIVINDICAES. SUGESTES
BOLSA-AUXLIO
Nas subdivises deste descritor classificam-se os documentos referentes
concesso de auxlio pecunirio.
995
PEDIDOS, OFERECIMENTOS E INFORMAES DIVERSAS
996
ASSOCIAES: CULTURAIS, DE AMIGOS E DE SERVIDORES
529.5
529.51
PUBLICAO. DIVULGAO
Incluem-se documentos referentes ao lanamento da Bolsa-aux lio
(editais), divulgao das vagas e dos critrios de seleo.
529.52

Incluem-se documentos referentes inscrio e avaliao
termo de compromisso e as listas de atualizao de beneficiados e
de renovao do benefcio.
529.53
AVALIAO
permanentes do programa como os laudos tcnicos, o
estabelecimento de indicadores, os estudos de ofertas e demandas
e os relatrios parciais e finais.
590
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ASSISTNCIA ESTUDANTIL

900
ASSUNTOS DIVERSOS
910
SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS (inclusive discursos e

palestras)
Ordenar por evento, em ordem alfabtica ou cronolgica.
920
CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS.

ENCONTROS. CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS
REDONDAS
Incluem-se documentos referentes tanto aos eventos promovidos pelo rgo,
quanto participao e apresentao de trabalhos por tcnicos do rgo.
Ordenar por evento, em ordem alfabtica ou cronolgica.
930
FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS
940
VISITAS E VISITANTES
Incluem-se documentos referentes s solicitaes de audincia, assistncia,
orientao e assessoramento a visitantes.
990
ASSUNTOS TRANSITRIOS
991
APRESENTAO. RECOMENDAO
Incluem-se documentos referentes a cartas de apresentao e recomendao.
48
71
49
IR PARA SUMRIO
cDIGOS Tabela de temporalidade e destinao de documentos
ASSUNTO
000
001
002
MODERNIZAO E REFORMA
ADMINISTRATIVA PROJETOS, ESTUDOS E
NORMAS
PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE

TRABALHO
003
004
ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS.

CONVNIOS
010
72
ADMINISTRAO GERAL
010.1
ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
NORMAS, REGULAMENTAES, DIRETRIZES,
PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU
DECISES DE CARTER GERAL
PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
FINAL
FASE
CORRENTE
FASE
INTERMEDIRIA
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
5 anos
9 anos
Guarda permanente
5 anos
9 anos
Guarda permanente
Enquanto vigora
20 anos
Guarda permanente
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
5 anos
Guarda permanente
Enquanto vigora
REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTATUTOS.

ORGANOGRAMAS. ESTRUTURAS
010.3
2 anos
4 anos
5 anos
Eliminao
012
COMUNICAO SOCIAL
ATOS DE CRIAO, ATAS, RELATRIOS
4 anos
5 anos
Guarda permanente
012.11
012.2
DIVULGAO INTERNA
011
012.1
012.12
012.3
019
COMISSES. CONSELHOS. GRUPOS DE

TRABALHO. JUNTAS. COMITS
ENTREVISTAS.
NOTICIRIOS. REPORTAGENS. EDITORIAIS
CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. PUBLICIDADE
Enquanto vigora
Eliminao
010.2
1 ano
Eliminao
2 anos
Eliminao
Enquanto vigora
2 anos
4 anos
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
Eliminao
Eliminao
10 anos
Eliminao
Guarda permanente
OBSERVAES
So passveis de eliminao os relatrios cujas

informaes encontram-se recapituladas em outros.
Os originais dos atos publicados integraro os

arquivos dos gabinetes do presidente da Repblica,
governadores e prefeitos, cuja temporalidade ser
definida quando da elaborao de tabela especfica
para suas atividades-fim.
Os documentos cujas informaes reflitam a poltica do

rgo so de guarda permanente.
Este grupo ser desenvolvido pelo rgo de acordo com a

necessidade, bem como a temporalidade e destinao.
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
FASE
INTERMEDIRIA
019.01
INFORMAES SOBRE O RGO
020.1
LEGISLAO
NORMAS, REGULAMENTAES,
DIRETRIZES, ESTATUTOS, REGULAMENTOS,
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
10 anos
10 anos
Guarda permanente
IDENTIFICAO FUNCIONAL (INCLUSIVE

CARTEIRA, CARTO, CRACH, CREDENCIAL
E PASSAPORTE DIPLOMTICO)
Enquanto o servidor
permanecer
020
020.2
020.3
020.31
020.4
PESSOAL
BOLETINS ADMINISTRATIVO, DE PESSOAL E

DE SERVIO
OBRIGAES TRABALHISTAS E
ESTATUTRIAS. RELAES COM RGOS
NORMATIZADORES DA ADMINISTRAO
PBLICA. LEI DOS 2/3. RAIS
2 anos
SINDICATOS. ACORDOS. DISSDIOS
5 anos
ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS. CADASTRO
021
RECRUTAMENTO E SELEO
021.2
EXAMES DE SELEO (CONCURSOS

PBLICOS) PROVAS E TTULOS, TESTES
PSICOTCNICOS E EXAMES MDICOS
022
5 anos
RELAES COM OS CONSELHOS

PROFISSIONAIS
020.5
021.1
2 anos
DESTINAO
FINAL
Enquanto o servidor
permanecer
OBSERVAES
Eliminao
opcional a reproduo dos documentos previamente
ao recolhimento, para que o rgo permanea com
cpias para consulta.
Eliminao
5 anos
Eliminao
Eliminao
5 anos
Guarda permanente
Eliminao
CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO

PBLICOS: INSCRIO E CURRICULUM VITAE
2 anos
Eliminao
6 anos
Eliminao
CONSTITUIO DE BANCAS
EXAMINADORAS, EDITAIS, EXEMPLARES
NICOS DE PROVAS, GABARITOS,
RESULTADOS E RECURSOS
6 anos
5 anos
Guarda permanente
Os documentos cujas informaes possam originar

contenciosos administrativos ou judiciais sero
classificados nos assuntos correspondentes ao
seu contedo, cujos prazos e destinao esto
estabelecidos nesta tabela.
O prazo total de guarda dos documentos de 100 anos,
independente do suporte. Sero transferidos ao arquivo
intermedirio aps a sada do servidor do rgo.
opcional a seleo por amostragem das provas

dos candidatos, segundo critrios estabelecidos pela
Comisso Permanente de Avaliao.
APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO
73
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
022.1
022.11
022.12
022.121
022.122
022.2
022.21
74
022.22
022.221
022.222
CURSOS (INCLUSIVE BOLSAS DE ESTUDO)

PROMOVIDOS PELA INSTITUIO
PROPOSTAS, ESTUDOS, EDITAIS,

PROGRAMAS, RELATRIOS FINAIS,
EXEMPLARES NICOS DE EXERCCIOS,
RELAO DE PARTICIPANTES, AVALIAO E
CONTROLE DE EXPEDIO DE CERTIFICADOS
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
5 anos
5 anos
5 anos
DESTINAO
FINAL
NO BRASIL
5 anos
Eliminao
Eliminao
NO EXTERIOR
5 anos
Eliminao
PROMOVIDOS PELA INSTITUIO
5 anos
Eliminao
ESTGIOS (INCLUSIVE BOLSAS DE ESTGIO)

ESTUDOS, PROPOSTAS, PROGRAMAS,
RELATRIOS FINAIS, RELAO DE
PARTICIPANTES, AVALIAO E DECLARAO
DE COMPROVAO DE ESTGIO
5 anos
5 anos
NO BRASIL
5 anos
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO
023
QUADROS, TABELAS E POLTICA DE PESSOAL
023.02
CRIAO, CLASSIFICAO,
TRANSFORMAO, TRANSPOSIO E
REMUNERAO DE CARGOS E FUNES
ESTUDOS E PREVISO DE PESSOAL
Eliminao
5 anos
5 anos
5 anos
Eliminao
5 anos
5 anos
Para os documentos comprobatrios de participao

utilizar os prazos e a destinao dos assentamentos
individuais 020.5.
Guarda permanente
NO EXTERIOR
OBSERVAES
Guarda permanente
022.9
023.01
FASE
INTERMEDIRIA
Guarda permanente
Guarda permanente
Para os documentos comprobatrios de participao

utilizar os prazos e a destinao dos assentamentos
individuais 020.5.
Este subgrupo ser desenvolvido pelo rgo de acordo

com a necessidade, bem como a temporalidade e
destinao.
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
023.03
023.1
023.11
023.12
023.13
023.14
023.15
FASE
INTERMEDIRIA
47 anos
Eliminao
5 anos
47 anos
Eliminao
5 anos
47 anos
Eliminao
LOTAO. REMOO. TRANSFERNCIA.

PERMUTA
4 anos
5 anos
Eliminao
5 anos
47 anos
Eliminao
REQUISIO. CESSO
5 anos
47 anos
Eliminao
FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS

FINANCEIRAS
5 anos
95 anos
Eliminao
REESTRUTURAES E ALTERAES SALARIAIS.
ASCENSO E PROGRESSO FUNCIONAL

AVALIAO DE DESEMPENHO
ENQUADRAMENTO
EQUIPARAO, REAJUSTE E REPOSIO SALARIAL
PROMOES
MOVIMENTAO DE PESSOAL
ADMISSO. APROVEITAMENTO.
CONTRATAO. NOMEAO. READMISSO.
READAPTAO. RECONDUO.
REINTEGRAO. REVERSO
DEMISSO. DISPENSA. EXONERAO.
RESCISO CONTRATUAL. FALECIMENTO
DESIGNAO. DISPONIBILIDADE.
REDISTRIBUIO. SUBSTITUIO
DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS
024.11
SALRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E

REMUNERAES
5 anos
7 anos
024.111
SALRIO-FAMLIA
5 anos
024.112
ABONO OU PROVENTO PROVISRIO
7 anos
024.119
ABONO DE PERMANNCIA EM SERVIO

OUTROS SALRIOS, VENCIMENTOS,
PROVENTOS E REMUNERAES
024.12
GRATIFICAES (INCLUSIVE INCORPORAES)
024.122
JETONS
024.121
DESTINAO
FINAL
FASE
CORRENTE
024
024.1
PRAZOS DE GUARDA
DE FUNO
19 anos
Eliminao
Eliminao
Para os casos especiais previstos no Regime Jurdico nico,

o prazo total de guarda para os documentos referentes
concesso de salrio famlia ser de 100 anos.
Eliminao
7 anos
5 anos
75
Eliminao
At a homologao da
aposentadoria
7 anos
OBSERVAES
Eliminao
47 anos
Eliminao
Eliminao
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
024.129
OUTRAS GRATIFICAES
5 anos
47 anos
Eliminao
TEMPO DE SERVIO (ANUNIOS, BINIOS E

QUINQUNIOS)
5 anos
47 anos
Eliminao
PERICULOSIDADE
5 anos
7 anos
47 anos
DESTINAO
FINAL
CARGOS EM COMISSO
NATALINAS (DCIMO TERCEIRO SALRIO)
5 anos
FASE
INTERMEDIRIA
024.123
024.124
Eliminao
Eliminao
024.13
ADICIONAIS
024.132
NOTURNO
5 anos
47 anos
Eliminao
INSALUBRIDADE
5 anos
47 anos
Eliminao
024.131
024.133
024.134
024.135
024.136
76
PRAZOS DE GUARDA
024.137
024.139
ATIVIDADES PENOSAS
SERVIOS EXTRAORDINRIOS (HORAS

EXTRAS)
FRIAS: ADICIONAL DE 1/3 E ABONO
PECUNIRIO
OUTROS ADICIONAIS
024.14
DESCONTOS
024.142
CONTRIBUIO PARA O PLANO DE

SEGURIDADE SOCIAL
024.141
024.143
024.144
024.145
024.149
CONTRIBUIO SINDICAL DO SERVIDOR
IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE

(IRRF)
PENSES ALIMENTCIAS
CONSIGNAES
47 anos
47 anos
7 anos
5 anos
7 anos
5 anos
7 anos
Eliminao
Eliminao
47 anos
Eliminao
47 anos
Eliminao
7 anos
5 anos
Eliminao
Eliminao
Eliminao
95 anos
Eliminao
Eliminao
7 anos
PROGRAMA DE FORMAO DO PATRIMNIO

DO SERVIDOR PBLICO (PASEP). PROGRAMA
DE INTEGRAO SOCIAL (PIS)
5 anos
5 anos
Eliminao
5 anos
47 anos
Eliminao
ENCARGOS PATRONAIS. RECOLHIMENTOS
024.152
FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE

SERVIO (FGTS)
024.153
5 anos
Eliminao
OUTROS DESCONTOS
024.15
024.151
5 anos
47 anos
CONTRIBUIO SINDICAL DO EMPREGADOR
7 anos
Eliminao
Eliminao
OBSERVAES
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
024.154
024.155
024.156
024.2
024.3
024.4
024.5
024.51
CONTRIBUIO PARA O PLANO DE

SEGURIDADE SOCIAL (INCLUSIVE
CONTRIBUIES ANTERIORES)
SALRIO MATERNIDADE
IMPOSTO DE RENDA
FRIAS
FASE
CORRENTE
5 anos
FASE
INTERMEDIRIA
95 anos
7 anos
Eliminao
Eliminao
Eliminao
5 anos
47 anos
Eliminao
AFASTAMENTOS
5 anos
47 anos
Eliminao
At aprovao das
contas
5 anos a contar da data

de aprovao das contas
Eliminao
ACIDENTE EM SERVIO
ADOTANTE
AFASTAMENTO DO CNJUGE/COMPANHEIRO
ATIVIDADE POLTICA
CAPACITAO PROFISSIONAL
DESEMPENHO DE MANDATO CLASSISTA
DOENA EM PESSOA DA FAMLIA
GESTANTE PATERNIDADE PRMIO POR ASSIDUIDADE
SERVIO MILITAR
TRATAMENTO DE INTERESSES PARTICULARES
TRATAMENTO DE SADE (INCLUSIVE PERCIA MDICA)
PARA DEPOR PARA EXERCER MANDATO ELETIVO
PARA SERVIR AO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL (TRE)
PARA SERVIR COMO JURADO
SUSPENSO DE CONTRATO DE TRABALHO (CLT)
REEMBOLSO DE DESPESAS
MUDANA DE DOMICLIO DE SERVIDORES

LOCOMOO
024.59
OUTROS REEMBOLSOS
024.9
OUTROS DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS

CONCESSES
ALISTAMENTO ELEITORAL
CASAMENTO (GALA)
DOAO DE SANGUE
FALECIMENTO DE FAMILIARES (NOJO)
HORRIO ESPECIAL PARA SERVIDOR ESTUDANTE
HORRIO ESPECIAL PARA SERVIDOR PORTADOR
DE DEFICINCIA
At aprovao das
contas
OBSERVAES
Eliminao
7 anos
7 anos
DESTINAO
FINAL
LICENAS
024.52
024.91
PRAZOS DE GUARDA

77
Eliminao
At aprovao das
contas

Eliminao
5 anos
47 anos
Eliminao
IR PARA SUMRIO
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
024.92
At aprovao das
contas
025
APURAO DE RESPONSABILIDADE E AO DISCIPLINAR
025.11
PROCESSOS DISCIPLINARES
025.1
025.12
DENNCIAS. SINDICNCIAS. INQURITOS
5 anos
Guarda permanente
5 anos
47 anos
Eliminao
At aprovao das
contas

Eliminao
5 anos
47 anos
AUXLIOS
026.13
APOSENTADORIA
SEGUROS
ACIDENTE
DOENA
FUNERAL
NATALIDADE
RECLUSO
CONTAGEM E AVERBAO DE TEMPO DE

SERVIO
PENSES: PROVISRIA E TEMPORRIA
PENSO VITALCIA
026.19
OUTROS BENEFCIOS
026.192
ASSISTNCIA SADE (INCLUSIVE PLANOS

DE SADE)
026.193
95 anos
PREVIDNCIA PRIVADA
026.12
026.191
Eliminao
Guarda permanente
BENEFCIOS
026.132

95 anos
026.1
026.131
DESTINAO
FINAL
5 anos
PREVIDNCIA, ASSISTNCIA E SEGURIDADE SOCIAL
026.11
FASE
INTERMEDIRIA
PENALIDADES DISCIPLINARES
026
026.01
78
AUXLIOS
ALIMENTAO/REFEIO
ASSISTNCIA PR-ESCOLAR/CRECHE
FARDAMENTO/UNIFORME
MORADIA
VALE-TRANSPORTE
FASE
CORRENTE
ADIANTAMENTOS E EMPRSTIMOS A
SERVIDORES
PRONTURIO MDICO DO SERVIDOR
AQUISIO DE IMVEIS
At aprovao das
contas
5 anos
At a homologao da
aposentadoria
Enquanto vigora

Eliminao
Eliminao
95 anos
Eliminao
5 anos
Eliminao
Eliminao
5 anos
95 anos
Eliminao
At quitao da dvida
5 anos
Eliminao
At aprovao das
contas

Eliminao
At quitao da dvida
5 anos
5 anos
95 anos
Eliminao
Eliminao
OBSERVAES
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
026.194
OCUPAO DE PRPRIOS DA UNIO
026.195
TRANSPORTES PARA SERVIDORES
026.21
PREVENO DE ACIDENTES DE TRABALHO
026.2
026.22
026.23
HIGIENE E SEGURANA DO TRABALHO
2 anos
2 anos
Eliminao
Eliminao
5 anos
47 anos
Eliminao
3 anos
5 anos
Guarda permanente
Eliminao
INSPEES PERIDICAS DE SADE
5 anos
Eliminao
HORRIO DE EXPEDIENTE (INCLUSIVE

ESCALA DE PLANTO)
2 anos
Eliminao
LIVROS, CARTES, FOLHAS DE PONTO, ABONO DE

FALTAS, CUMPRIMENTO DE HORAS EXTRAS
MISSES FORA DA SEDE. VIAGENS A SERVIO

NO PAS
AJUDAS DE CUSTO DIRIAS PASSAGENS

(INCLUSIVE DEVOLUO) PRESTAES
DE CONTAS
RELATRIOS DE VIAGEM
Eliminao
79
5 anos
47 anos
Eliminao
At aprovao das
contas

Eliminao
Os relatrios tcnicos de viagem estaro classificados

no assunto correspondente ao seu contedo, cujos
prazos e destinao esto estabelecidos nesta tabela.
Eliminao

029.22
NO EXTERIOR (AFASTAMENTO DO PAS)

SEM NUS PARA A INSTITUIO
7 anos
029.222
COM NUS PARA A INSTITUIO
At aprovao das
contas
AUTORIZAO DE AFASTAMENTO
DIRIAS (INCLUSIVE COMPRA DE MOEDA
ESTRANGEIRA)
LISTA DE PARTICIPANTES (NO CASO DE COMITIVAS
E DELEGAES) PASSAGENS PASSAPORTES
PRESTAES DE CONTAS
RELATRIOS DE VIAGEM
RESERVAS DE HOTEL
OBSERVAES
Eliminao
2 anos
CONTROLE DE FREQUNCIA
029.221
5 anos
DESTINAO
FINAL
REFEITRIOS, CANTINAS E COPAS

(FORNECIMENTO DE REFEIES)
CRIAO, DESIGNAO, PROPOSTAS,

RELATRIOS E ATAS
029.11
029.21
Enquanto permanece a
ocupao
FASE
INTERMEDIRIA
2 anos
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL
029.2
FASE
CORRENTE
COMISSO INTERNA DE PREVENO DE

ACIDENTES (CIPA)
029
029.1
PRAZOS DE GUARDA

Eliminao

IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
029.3
029.31
PRMIOS
CONCESSO DE MEDALHAS, DIPLOMAS DE

HONRA AO MRITO E ELOGIOS
029.4
DELEGAES DE COMPETNCIA.
PROCURAO
029.5
SERVIOS PROFISSIONAIS TRANSITRIOS:

AUTNOMOS E COLABORADORES
(INCLUSIVE LICITAES)
029.6
029.7
80
INCENTIVOS FUNCIONAIS
030
030.1
031
032
AES TRABALHISTAS. RECLAMAES

TRABALHISTAS
MOVIMENTOS REIVINDICATRIOS: GREVES E

PARALISAES
MATERIAL NORMAS, REGULAMENTAES,

DIRETRIZES, PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/
OU DECISES DE CARTER GERAL
CADASTRO DE FORNECEDORES
ESPECIFICAO. PADRONIZAO.
CODIFICAO. PREVISO. CATLOGO.
IDENTIFICAO. CLASSIFICAO
(INCLUSIVE AMOSTRAS)
REQUISIO E CONTROLE DE SERVIOS

REPROGRFICOS (INCLUSIVE ASSINATURAS
AUTORIZADAS E REPRODUES DE
FORMULRIOS)
033
AQUISIO (INCLUSIVE LICITAES)
033.11
COMPRA (INCLUSIVE COMPRA POR

IMPORTAO)
033.1
033.12
PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
FINAL
FASE
CORRENTE
FASE
INTERMEDIRIA
5 anos
5 anos
Guarda permanente
Enquanto vigora
5 anos
Eliminao
Enquanto vigora a
prestao do servio
Eliminao
At o trnsito em julgado
5 anos
Guarda permanente
5 anos
5 anos
Guarda permanente
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
5 anos
Eliminao
1 ano
Eliminao
2 anos
ALUGUEL. COMODATO. LEASING
At aprovao das
contas
Quanto aos documentos referentes aos ordenadores de

despesas, utilizar o prazo dos documentos financeiros
(At aprovao das contas + 5 anos a contar da data de
aprovao das contas e eliminao).
O prazo total de guarda dos documentos de 52 anos.
Eliminao
MATERIAL PERMANENTE
At aprovao das
contas
OBSERVAES


Eliminao
Eliminao
Os documentos referentes a material no adquirido

devero ser eliminados aps 1 ano.
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
033.13
EMPRSTIMO. CESSO
DOAO. PERMUTA
033.2
MATERIAL DE CONSUMO
033.21
COMPRA
033.22
034
MOVIMENTAO DE MATERIAL
(PERMANENTE E DE CONSUMO)
034.01
TERMOS DE RESPONSABILIDADE (INCLUSIVE

RMB OU RMBM)
033.23
CONFECO DE IMPRESSOS
PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
FINAL
FASE
CORRENTE
FASE
INTERMEDIRIA
5 anos
Eliminao
4 anos
5 anos
Eliminao
Enquanto vigora
At aprovao das
contas

Eliminao
At aprovao das
contas

Eliminao
4 anos
5 anos
Para transaes que envolvam pagamentos de

despesas pendentes, utilizar prazos para documentos
financeiros (At aprovao das contas + 5 anos a
contar da data de aprovao das contas e eliminao).

contar da data de aprovao das conta e eliminao).
Os documentos referentes a material no adquirido
devero ser eliminados aps 1 ano.
Eliminao
At aprovao das
contas

Eliminao
At a concluso do caso
5 anos
Eliminao
2 anos
OBSERVAES
034.1
CONTROLE DE ESTOQUE (INCLUSIVE

REQUISIO, DISTRIBUIO E RMA)
Eliminao
034.2
EXTRAVIO. ROUBO. DESAPARECIMENTO
034.3
TRANSPORTE DE MATERIAL
2 anos
Eliminao
034.4
AUTORIZAO DE SADA DE MATERIAL
1 ano
Eliminao
034.5
RECOLHIMENTO DE MATERIAL AO DEPSITO
2 anos
Eliminao
Para os documentos referentes a produtos e insumos

qumicos e outras substncias entorpecentes, observar
os prazos da legislao especfica vigente.




81
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
FASE
INTERMEDIRIA
At aprovao das
contas

Eliminao
5 anos
Eliminao
At aprovao das
contas

Eliminao
At aprovao das
contas

ALIENAO. BAIXA (MATERIAL PERMANENTE E DE CONSUMO)
035.2
036
INSTALAO E MANUTENO
036.2
SERVIOS EXECUTADOS EM OFICINAS DO

RGO
036.1
VENDA (INCLUSIVE LEILO)
REQUISIO E CONTRATAO DE SERVIOS

(INCLUSIVE LICITAES)
037
INVENTRIO
037.2
MATERIAL DE CONSUMO
039
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL
040
PATRIMNIO NORMAS, REGULAMENTAES,

DIRETRIZES, PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/
OU DECISES DE CARTER GERAL
037.1
MATERIAL PERMANENTE
4 anos
1 ano
Eliminao
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
3 anos
5 anos
Guarda permanente
041.01
FORNECIMENTO E MANUTENO DE SERVIOS BSICOS
041.011
GUA E ESGOTO
041.012
GS
041.013
LUZ E FORA
041.02
COMISSO INTERNA DE CONSERVAO DE

ENERGIA (CICE)
At aprovao das
contas
At aprovao das
contas
At aprovao das
contas
2 anos




Guarda permanente

BENS IMVEIS PROJETOS, PLANTAS E

ESCRITURAS
OBSERVAES
Eliminao
At aprovao das
contas
041
DESTINAO
FINAL
FASE
CORRENTE
035
035.1
82
PRAZOS DE GUARDA
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Este grupo ser desenvolvido pelo rgo de acordo com

a necessidade, bem como a temporalidade e destinao.
opcional a reproduo dos documentos previamente

ao recolhimento, para que o rgo permanea com
cpias para consulta.
Os documentos que no envolvem pagamentos sero
eliminados aps 1 ano.
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
CRIAO, DESIGNAO, PROPOSTAS DE
REDUO DE GASTOS COM ENERGIA,
RELATRIOS E ATAS
041.03
CONDOMNIO
041.1
AQUISIO
041.12
CESSO
041.13
DOAO
041.11
COMPRA
041.14
PERMUTA
041.15
LOCAO. ARRENDAMENTO. COMODATO
041.2
ALIENAO
041.22
CESSO
041.21
VENDA
PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
FINAL
FASE
CORRENTE
FASE
INTERMEDIRIA
5 anos
Guarda permanente
At aprovao das
contas

Eliminao
At aprovao das
contas

Guarda permanente
5 anos
Guarda permanente
4 anos
5 anos
Guarda permanente
3 anos
4 anos
4 anos
5 anos
Guarda permanente
At aprovao das
contas

Eliminao
At aprovao das
contas

Guarda permanente
4 anos
5 anos
Guarda permanente
OBSERVAES
Para transaes que envolvam pagamentos

de despesas pendentes, utilizar prazos para
documentos financeiros (At aprovao das contas
+ 5 anos a contar da data da aprovao das contas e
guarda permanente).
+ 5 anos a contar da data de aprovao das contas e
guarda permanente).
guarda permanente).
CPAD: Os dossis produzidos para acompanhamento

dos contratos de locao dos imveis de propriedade
da FUB devem ser classificados nesse cdigo de acordo
com a deliberao da CPAD constante na ata da
reunio do dia 06 de maio de 2011.

guarda permanente).
83
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
DESTINAO
FINAL
FASE
CORRENTE
FASE
INTERMEDIRIA
5 anos
Guarda permanente
4 anos
5 anos
Guarda permanente
041.23
DOAO
041.24
PERMUTA
041.3
DESAPROPRIAO. REINTEGRAO DE
POSSE. REIVINDICAO DE DOMNIO.
TOMBAMENTO
At aprovao das
contas

Guarda permanente
4 anos
REFORMA. RECUPERAO. RESTAURAO
At aprovao das
contas

Guarda permanente
041.4
OBRAS
041.42
CONSTRUO
041.5
SERVIOS DE MANUTENO (INCLUSIVE LICITAES)
041.51
MANUTENO DE ELEVADORES
041.52
MANUTENO DE AR-CONDICIONADO
041.53
MANUTENO DE SUBESTAES E
GERADORES
041.41
84
PRAZOS DE GUARDA
041.54
LIMPEZA. IMUNIZAO. DESINFESTAO

(INCLUSIVE PARA JARDINS)
041.59
OUTROS SERVIOS DE MANUTENO
042
VECULOS
042.1
AQUISIO (INCLUSIVE LICITAES)
At aprovao das
contas

Guarda permanente
At aprovao das
contas

Eliminao
At aprovao das
contas
At aprovao das
contas
At aprovao das
contas
Para veculos no
adquiridos eliminar aps
1 ano.



OBSERVAES
contar da data de aprovao das contas e guarda
permanente).
contar da data de aprovao das contas e guarda
permanente).

Eliminao
Eliminao
Eliminao
Este subgrupo ser desenvolvido pelo rgo de acordo com
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
042.11
COMPRA (INCLUSIVE COMPRA POR

IMPORTAO)
042.12
ALUGUEL
042.13
042.2
CADASTRO. LICENCIAMENTO.
EMPLACAMENTO. TOMBAMENTO
042.3
042.31
042.32
042.4
ALIENAO (INCLUSIVE LICITAES)

VENDA (INCLUSIVE LEILO)
CESSO. DOAO. PERMUTA.

TRANSFERNCIA
ABASTECIMENTO. LIMPEZA. MANUTENO.
REPARO
042.5
ACIDENTES. INFRAES. MULTAS
042.9
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A VECULOS
042.911
REQUISIO
042.91
042.912
042.913
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
At aprovao das
contas
Eliminao
5 anos
Eliminao
At a alienao
5 anos
Eliminao
At aprovao das
contas

Eliminao
4 anos
4 anos
At aprovao das
contas
At aprovao das
contas
5 anos


Eliminao
Eliminao
Eliminao
CONTROLE DE USO DE VECULOS
2 anos
Eliminao
AUTORIZAO PARA USO FORA DO

HORRIO DE EXPEDIENTE
2 anos
Eliminao
2 anos
044
INVENTRIO (INCLUSIVE RMBI)
049
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMNIO
At aprovao das
contas
BENS SEMOVENTES
GUARDA E SEGURANA
2 anos
OBSERVAES
Eliminao

2 anos
049.1

DESTINAO
FINAL
At aprovao das
contas
ESTACIONAMENTO. GARAGEM
043
FASE
INTERMEDIRIA


Para acidentes com vtimas, o prazo total de guarda
de 20 anos.
Eliminao
Eliminao
Guarda permanente
A temporalidade e destinao sero estabelecidas pelo

rgo de acordo com a necessidade.
Eliminao
85
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
049.11
SERVIOS DE VIGILNCIA
049.12
SEGUROS (INCLUSIVE DE VECULOS)
049.13
PREVENO DE INCNDIO
CONSTITUIO DE BRIGADAS DE INCNDIO,

PLANOS, PROJETOS E RELATRIOS
FASE
CORRENTE
At aprovao das
contas
4 anos
5 anos
Guarda permanente
5 anos
Eliminao
5 anos
5 anos
Eliminao
At aprovao das
contas

Eliminao
2 anos
MUDANAS
049.22
DENTRO DO MESMO IMVEL
049.3
USO DE DEPENDNCIAS
050.1
AUDITORIA
051
ORAMENTO
051.11
PREVISO ORAMENTRIA
2 anos
QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA

(QDD)
2 anos
049.21
050
051.1
051.12
051.13
PARA OUTROS IMVEIS
ORAMENTOE FINANAS NORMAS,

REGULAMENTAES, DIRETRIZES,
PROGRAMAO ORAMENTRIA
PROPOSTA ORAMENTRIA
Eliminao
Eliminao
049.2
REGISTRO DE OCORRNCIAS

DESTINAO
FINAL

SINISTRO
CONTROLE DE PORTARIA
FASE
INTERMEDIRIA
At aprovao das
contas
049.14
049.15
86
TREINAMENTO DE PESSOAL, INSTALAO E

MANUTENO DE EXTINTORES, INSPEES
PERIDICAS
PRAZOS DE GUARDA
2 anos
Eliminao

Eliminao
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
At aprovao das
contas

Guarda permanente
5 anos
Guarda permanente
5 anos


Eliminao
At aprovao das
contas
2 anos
OBSERVAES
Eliminao
Eliminao
Eliminao

IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
051.14
051.2
051.21
051.22
051.23
FASE
INTERMEDIRIA
5 anos
Guarda permanente
At aprovao das
contas

Eliminao
PLANO OPERATIVO. CRONOGRAMA DE

DESEMBOLSO
At aprovao das
contas

Eliminao
PROGRAMAO FINANCEIRA DE
DESEMBOLSO
At aprovao das
contas

Eliminao
RECEITA
At aprovao das
contas

Eliminao
CRDITOS ADICIONAIS
CRDITO SUPLEMENTAR. CRDITO ESPECIAL.

CRDITO EXTRAORDINRIO
EXECUO ORAMENTRIA
DESCENTRALIZAO DE RECURSOS
(DISTRIBUIO ORAMENTRIA)
ACOMPANHAMENTO DE DESPESA MENSAL

(PESSOAL/DVIDA)
FINANAS
052.2
EXECUO FINANCEIRA
052.22
DESPESA
053
FUNDOS ESPECIAIS
054
ESTMULOS FINANCEIROS E CREDITCIOS
052.21
055
OPERAES BANCRIAS
055.01
055.1
CONTA NICA (INCLUSIVE ASSINATURAS

AUTORIZADAS E EXTRATOS DE CONTAS)
055.2
056
DESTINAO
FINAL
FASE
CORRENTE
052
052.1
PRAZOS DE GUARDA
OUTRAS CONTAS: TIPO B, C e D (INCLUSIVE

ASSINATURAS AUTORIZADAS E EXTRATOS
DE CONTAS)
BALANOES. BALANCETES.
5 anos
At aprovao das
contas
At aprovao das
contas
At aprovao das
contas
5 anos a contar da
aprovao das contas


Eliminao
Eliminao

Guarda permanente
At aprovao das
contas

Eliminao
At aprovao das
contas
5 anos a contar da
aprovao das contas
Eliminao

Guarda permanente
At aprovao das
contas
5 anos a contar da
aprovao das contas
87
Eliminao
At aprovao das
contas
At aprovao das
contas
OBSERVAES
Eliminao
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
057
FASE
CORRENTE
TOMADA DE CONTAS. PRESTAO

DE CONTAS (INCLUSIVE PARECER DE
APROVAO DAS CONTAS)
At aprovao das
contas
059.1
TRIBUTOS (IMPOSTOS E TAXAS)
060
DOCUMENTAO E INFORMAO
At aprovao das
contas
060.2
PUBLICAO DE MATRIAS NOS BOLETINS

ADMINISTRATIVO, DE PESSOAL E DE SERVIO
059
060.1
060.3
88
PRAZOS DE GUARDA
FASE
INTERMEDIRIA

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORAMENTO E FINANAS
DESTINAO
FINAL
Guarda permanente
Eliminao
PUBLICAO DE MATRIAS NO DIRIO

OFICIAL
At aprovao das
contas

PUBLICAO DE MATRIAS EM OUTROS

PERIDICOS
At aprovao das
contas

Eliminao
1 ano
OBSERVAES
Eliminao
Eliminao
061
PRODUO EDITORIAL (INCLUSIVE EDIO OU COEDIO DE PUBLICAES EM GERAL PRODUZIDAS PELO RGO EM QUALQUER SUPORTE)
EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL
At aprovao das
contas

Eliminao
061.2
DISTRIBUIO. PROMOO. DIVULGAO
At aprovao das
contas

Eliminao
062
DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA (LIVROS, PERIDICOS, FOLHETOS E AUDIOVISUAIS)
062.1
AQUISIO (NO BRASIL E NO EXTERIOR)
062.11
COMPRA (INCLUSIVE ASSINATURAS DE

PERIDICOS)
061.1
062.01
NORMAS E MANUAIS
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
At aprovao das
contas

Eliminao
5 anos
Eliminao
5 anos
Eliminao
062.12
DOAO
062.13
PERMUTA
4 anos
062.2
REGISTRO
2 anos
4 anos
Eliminao
Documentos que no envolvem pagamentos sero

eliminados aps 5 anos de arquivamento na fase
corrente.
Documentos que no envolvem pagamentos sero
eliminados aps 5 anos de arquivamento na fase
corrente.
Os documentos referentes a material bibliogrfico no

adquirido sero eliminados aps 1 ano.
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
062.3
062.4
062.5
CATALOGAO. CLASSIFICAO.
INDEXAO
REFERNCIA E CIRCULAO
INVENTRIO
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
2 anos
2 anos
FASE
INTERMEDIRIA
Guarda permanente
Enquanto vigora
7 anos
Guarda permanente
5 anos
5 anos
Guarda permanente
063.1
PRODUO DE DOCUMENTOS.
LEVANTAMENTO. FLUXO
063.2
063.3
063.4
063.5
063.51
063.6
063.61
063.62
NORMAS E MANUAIS
DIAGNSTICO
4 anos
PROTOCOLO: RECEPO, TRAMITAO E

EXPEDIO DE DOCUMENTOS
2 anos
CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO
2 anos
ASSISTNCIA TCNICA
CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
POLTICA DE ACESSO AOS DOCUMENTOS
CONSULTAS. EMPRSTIMOS
DESTINAO DE DOCUMENTOS
ANLISE. AVALIAO. SELEO
TABELA DE TEMPORALIDADE
ELIMINAO
TERMOS, LISTAGENS E EDITAIS DE CINCIA DE

ELIMINAO
Eliminao

DOCUMENTAO ARQUIVSTICA: GESTO DE DOCUMENTOS E SISTEMA DE ARQUIVOS
Eliminao
Eliminao
5 anos
Eliminao
Enquanto vigora
Eliminao
Eliminao
5 anos
5 anos
Guarda permanente
5 anos
5 anos
Guarda permanente
1 ano aps a devoluo
Enquanto vigora
5 anos
OBSERVAES
Eliminao
At aprovao das
contas
063
063.01
DESTINAO
FINAL
O prazo total de guarda do documento de 100 anos,

devendo o rgo permanecer com um exemplar por
igual perodo. Um outro exemplar dever compor
o conjunto documental NORMAS E MANUAIS do
subgrupo 063.01, seguindo a temporalidade e
destinao previstas para o mesmo.
Eliminao
Eliminao
Guarda permanente
O prazo total de guarda do documento de 100 anos,

devendo o rgo permanecer com um exemplar por
igual perodo. Um outro exemplar dever compor
o conjunto documental NORMAS E MANUAIS do
subgrupo 063.01, seguindo a temporalidade e
destinao previstas para o mesmo.
89
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
063.63
064
065
REPRODUO DE DOCUMENTOS
ESTUDOS, PROJETOS E NORMAS
CONSERVAO DE DOCUMENTOS
066.2
ARMAZENAMENTO. DEPSITOS
067
INFORMTICA
066.3
067.1
067.2
067.21
067.22
FASE
CORRENTE
5 anos
DESINFESTAO. HIGIENIZAO
RESTAURAO DE DOCUMENTOS
(INCLUSIVE ENCADERNAO)
PLANOS E PROJETOS
PROGRAMAS. SISTEMAS. REDES (INCLUSIVE

LICENA E REGISTRO DE USO E COMPRA)
MANUAIS TCNICOS (EXEMPLARES NICOS)
MANUAIS DO USURIO (EXEMPLARES NICOS)
Guarda permanente
At aprovao das
contas

Eliminao
At aprovao das
contas
5 anos a contar da
aprovao das contas
Eliminao
2 anos
Enquanto vigora
Guarda permanente
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
Enquanto vigora
070
COMUNICAES
071
SERVIO POSTAL
071.11
NACIONAL
INTERNACIONAL
5 anos
Guarda permanente
At aprovao das
contas

Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
At aprovao das
contas

Eliminao
At aprovao das
contas

A temporalidade e destinao sero estabelecidas de

acordo com as necessidades do rgo.
Para documentos que no envolvam pagamentos,

eliminar aps 2 anos.
Guarda permanente
5 anos
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES DOCUMENTAO E INFORMAO
SERVIOS DE ENTREGA EXPRESSA
Eliminao
Enquanto vigora
069
NORMAS, REGULAMENTAES, DIRETRIZES,

PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU DECISES DE
CARTER GERAL
5 anos
OBSERVAES
Guarda permanente
5 anos
ASSISTNCIA TCNICA
071.12
DESTINAO
FINAL
Enquanto vigora
067.3
071.1
FASE
INTERMEDIRIA
DOCUMENTAO MUSEOLGICA
066
066.1
90
TRANSFERNCIA. RECOLHIMENTO
GUIAS E TERMOS DE TRANSFERNCIA, GUIAS,

RELAES E TERMOS DE RECOLHIMENTO,
LISTAGENS DESCRITIVAS DO ACERVO
PRAZOS DE GUARDA
Eliminao
Eliminao


IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
071.2
SERVIOS DE COLETA, TRANSPORTE

E ENTREGA DE CORRESPONDNCIA
AGRUPADA MALOTE
071.3
MALA OFICIAL
071.9
OUTROS SERVIOS POSTAIS
072
SERVIO DE RDIO
072.1
073
SERVIO DE TELEX
073.1
074
SERVIO TELEFNICO (INCLUSIVE

AUTORIZAO PARA LIGAES
INTERURBANAS). FAC-SMILE (FAX)
074.1
FASE
CORRENTE
At aprovao das
contas

Eliminao
At aprovao das
contas

Eliminao
At aprovao das
contas
At aprovao das
contas
At aprovao das
contas
At aprovao das
contas


Eliminao

Eliminao

Eliminao
INSTALAO. TRANSFERNCIA.
MANUTENO. REPARO
At aprovao das
contas

Eliminao
CONTAS TELEFNICAS
At aprovao das
contas

Eliminao
SERVIOS DE TRANSMISSO DE DADOS,

VOZ E IMAGEM
2 anos
Enquanto vigora
At aprovao das
contas
079
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES COMUNICAES
090
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL
100
ENSINO SUPERIOR
120
CURSOS DE GRADUAO (INCLUSIVE NA MODALIDADE A DISTNCIA)
AES JUDICIAIS
5 anos
Enquanto vigora
OBSERVAES
Eliminao
Eliminao
075
110
DESTINAO
FINAL

LISTAS TELEFNICAS INTERNAS
091
FASE
INTERMEDIRIA
At aprovao das
contas
074.2
074.3
PRAZOS DE GUARDA
Eliminao
91
Eliminao

Eliminao
95 anos
Guarda permanente

Guarda permanente
IR PARA SUMRIO
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
INTERMEDIRIA
121
CONCEPO, ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE GRADUAO
121.2
CRIAO DE CURSOS. CONVERSO DE

CURSOS
121.1
121.21
121.3
Enquanto vigora
Guarda permanente
At a homologao do ato
5 anos
Guarda permanente
DESATIVAO DE CURSOS. EXTINO DE

CURSOS
5 anos
Guarda permanente
ESTRUTURA DO CURRCULO (GRADE OU

MATRIZ CURRICULAR)
Enquanto vigora
Guarda permanente
Enquanto vigora
Guarda permanente
2 anos
Eliminao
AUTORIZAO. RECONHECIMENTO.
RENOVAO DE RECONHECIMENTO
122.2
122.31
122.32

Enquanto vigora
Guarda permanente
CALENDRIO ACADMICO
Enquanto vigora
Guarda permanente
123.2
AGENDA ACADMICA. GUIA DO CALOURO.

GUIA DO ESTUDANTE. MANUAL DO
ESTUDANTE
124
COLAO DE GRAU. FORMATURA
124.1
TERMO OU ATA DE COLAO DE GRAU
125.1
INGRESSO
125
125.11
Guarda permanente
ATIVIDADES COMPLEMENTARES
123
123.1
Enquanto vigora
Enquanto vigora
Guarda permanente
5 anos
PROCESSO DE SELEO (VESTIBULAR)
125.112
INSCRIES
125.113
At a homologao do
evento
At a homologao do
evento*
At a homologao do
evento*
Guardar apenas um exemplar de cada publicao.
Guardar apenas um exemplar de cada publicao.
Eliminao
5 anos
Guarda permanente
VIDA ACADMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE GRADUAO
125.111
OBSERVAES
Guarda permanente
5 anos
122.3
DESTINAO
FINAL
122
122.1
92
FASE
CORRENTE
1 ano
Guarda permanente
1 ano
Eliminao
*Aguardar o trmino da ao, no caso de ao judicial.
1 ano
Eliminao
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
125.114
CORREO DE PROVAS
125.115
RECURSOS
125.116
RESULTADOS
125.12
REINGRESSO. ADMISSO DE GRADUADO.

PORTADOR DE DIPLOMA. OBTENO DE
NOVO TTULO
125.13
125.131
125.132
125.14
125.19
125.2
125.21
DESTINAO
FINAL
OBSERVAES
FASE
CORRENTE
FASE
INTERMEDIRIA
1 ano
Eliminao
At a homologao do
evento*
1 ano
Guarda permanente
1 ano
Guarda permanente

Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
At a homologao do
evento*
At a homologao do
evento*
5 anos
Guarda permanente
TRANSFERNCIA VOLUNTRIA OU FACULTATIVA
5 anos
Guarda permanente
REOPO DE CURSO. MUDANA DE CURSO.
5 anos
Guarda permanente
5 anos
Guarda permanente
TRANSFERNCIA
TRANSFERNCIA EX OFFICIO
TRANSFERNCIA INTERNA
ALUNO CONVNIO REDE PBLICA

ALUNO ESPECIAL
ALUNO VISITANTE
CONTINUIDADE DE ESTUDOS
MANDADO JUDICIAL
MATRCULA DE CORTESIA READMISSO
REFUGIADOS POLTICOS
REINTEGRAO REVINCULAO
REGISTROS ACADMICOS
MATRCULA. REGISTRO
125.22
INSCRIO EM DISCIPLINAS. MATRCULA

SEMESTRAL EM DISCIPLINA
125.24
TRANCAMENTO
125.241
PRAZOS DE GUARDA
5 anos
Guarda permanente
Enquanto o aluno
mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
5 anos
Eliminao
Enquanto o aluno
instituio de ensino
5 anos
Eliminao
Enquanto o aluno
instituio de ensino
5 anos
Eliminao
93
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
125.242
125.25
DESLIGAMENTO
125.251
125.252
125.253
125.26
JUBILAO
RECUSA DE MATRCULA
PRORROGAO DE PRAZO PARA

CONCLUSO DO CURSO
125.3
AVALIAO ACADMICA
125.32
TRABALHO DE CONCLUSO DE CURSO.

TRABALHO FINAL DE CURSO
125.31
94
ABANDONO DE CURSO
125.321
125.322
125.323
125.33
PROVAS. EXAMES. TRABALHOS (INCLUSIVE

VERIFICAES SUPLEMENTARES)
INDICAO, ACEITE E SUBSTITUIO DE
ORIENTADOR E COORIENTADOR
BANCAS EXAMINADORAS: INDICAO E
ATUAO

APRESENTAO
REGISTRO DE CONTEDO PROGRAMTICO
MINISTRADO, RENDIMENTO E FREQUNCIA
125.34
DISTINO ACADMICA E MRITO
125.41
HISTRICO ESCOLAR. INTEGRALIZAO

CURRICULAR
125.4
125.42
125.421
DOCUMENTAO ACADMICA
EMISSO DE DIPLOMA
EXPEDIO
PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
FINAL
FASE
CORRENTE
FASE
INTERMEDIRIA
10 anos
Eliminao
5 anos
25 anos
Eliminao
Enquanto o aluno
instituio de ensino
5 anos
5 anos
5 anos
25 anos
25 anos
25 anos
Devoluo ao aluno aps

o registro das notas

Eliminao
Eliminao
Eliminao
Eliminao
At o registro das notas
1 ano
Eliminao
1 ano
Eliminao
1 ano
Eliminao
10 anos
10 anos
Eliminao
5 anos
OBSERVAES
Eliminar os documentos no devolvidos aps 1 ano do

registro das notas.
Eliminar os documentos no devolvidos aps 1 ano do

registro das notas.
Guarda permanente

Eliminar as verses parciais, cujas informaes
encontram-se recapituladas na verso integral do
histrico escolar.
Enquanto o aluno
instituio de ensino
5 anos
Guarda permanente
5 anos
5 anos
Eliminao
No caso das instituies de ensino que utilizam os

assentamentos individuais para formao do processo
d e registro de diplomas, utilizar os prazos de guarda e
a destinao final dos assentamentos individuais.
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
125.422
125.423
REGISTRO
APOSTILA
PRAZOS DE GUARDA
FASE
INTERMEDIRIA
5 anos
Guarda permanente
5 anos
5 anos
Guarda permanente
5 anos
5 anos
Eliminao
Enquanto o aluno
instituio de ensino
2 anos
Eliminao
Enquanto o aluno
instituio de ensino
2 anos
Eliminao
3 anos
2 anos
Guarda permanente
3 anos
2 anos
Eliminao
3 anos
2 anos
Guarda permanente
Enquanto o aluno
instituio de ensino
2 anos
Eliminao
2 anos
Guarda permanente
5 anos
125.424
125.425
125.5
125.52
ALUNO PORTADOR DE AFECES,

INFECES E TRAUMATISMOS
125.6
MONITORIAS. ESTGIOS NO OBRIGATRIOS. PROGRAMAS DE INICIAO DOCNCIA
125.43
125.51
125.61
125.611
125.612
ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS

ALUNOS (DOSSIS DOS ALUNOS)
ALUNA GESTANTE
MONITORIAS
PROCESSO DE SELEO

MONITOR E ORIENTADOR
125.613
AVALIAO
125.62
125.63
PROGRAMAS DE INICIAO DOCNCIA
125.631
PROCESSO DE SELEO
DESTINAO
FINAL
FASE
CORRENTE
5 anos
Enquanto o aluno
instituio de ensino
3 anos
3 anos
3 anos
5 anos
2 anos
2 anos
Guarda permanente
Eliminao
OBSERVAES
A documentao de solicitao de registro de diplomas
das instituies particulares de ensino superior dever
ser devolvida para as mesmas aps o registro. Eliminar
os diplomas no entregues 2 anos aps a emisso.
Para os casos de indeferimento, a documentao ser
devolvida ao requerente. Eliminar os documentos no
devolvidos aps 2 anos do indeferimento.
CPAD: Em reunio realizada no dia 08 de fevereiro de
2012 a comisso aprovou a guarda permanente dos
documentos indeferidos.
*O prazo total de guarda dos documentos de 100
anos.
95
Eliminao
Eliminar os relatrios parciais, cujas informaes

encontram-se recapituladas nos relatrios finais.
Eliminao
IR PARA SUMRIO
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
125.632

BOLSISTA E ORIENTADOR
DESTINAO
FINAL
FASE
CORRENTE
FASE
INTERMEDIRIA
2 anos
Eliminao
3 anos
125.633
AVALIAO
3 anos
2 anos
Guarda permanente
125.64
FREQUNCIA DE MONITORES, ESTGIOS E

BOLSISTAS
5 anos
47 anos
Eliminao
125.7
125.71
MOBILIDADE ACADMICA. MOBILIDADE ESTUDANTIL. INTERCMBIO

NACIONAL
Enquanto o aluno
instituio de ensino
125.72
INTERNACIONAL
125.8
REGIME DISCIPLINAR DOS ALUNOS:

PENALIDADES (ADVERTNCIA OU
REPREENSO, SUSPENSO E EXPULSO)
130
CURSOS DE PS-GRADUAO STRICTO SENSU (INCLUSIVE NA MODALIDADE A DISTNCIA)
131.1
96
131
131.2
131.21
131.3
CRIAO DE CURSOS. CRIAO DE

PROGRAMAS
AUTORIZAO. RECONHECIMENTO.
RENOVAO DE RECONHECIMENTO
DESATIVAO DE CURSOS. EXTINO DE

CURSOS
132.1

MATRIZ CURRICULAR)
132.2
Guarda permanente
10 anos
Guarda permanente
CONCEPO, ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE PS-GRADUAO STRICTO SENSU
131.4
132
Enquanto o aluno
instituio de ensino
Guarda permanente

REFORMULAO CURRICULAR (INCLUSIVE
CRIAO DE NOVAS REAS DE
CONCENTRAO)
Enquanto vigora
At a homologao do
ato
At a homologao do
ato
At a homologao do
ato
5 anos
Guarda permanente
5 anos
Guarda permanente
5 anos
Guarda permanente
5 anos
Guarda permanente
10 anos
Eliminao
Enquanto vigora
Guarda permanente
Enquanto vigora
Guarda permanente
OBSERVAES

encontram se recapituladas nos relatrios finais.


A produo, manuseio, consulta, transmisso,

manuteno e guarda de dados, documentos e
informaes relativos vida privada, honra e
a imagem dos alunos devero observar medidas
especiais de segurana, conforme legislao em vigor.
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
FASE
INTERMEDIRIA
5 anos
5 anos
132.3
Enquanto vigora
133
Enquanto vigora
132.31
134
134.1
134.11
VIDA ACADMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE PS-GRADUAO STRICTO SENSU

PROCESSO DE SELEO
134.112
INSCRIES
134.113
134.114
CORREO DE PROVAS
134.115
RECURSOS
134.116
RESULTADOS
134.12
TRANSFERNCIA
134.19
OUTRAS FORMAS DE INGRESSO ALUNO

ESPECIAL REINTEGRAO
134.2
134.21
OBSERVAES
Guarda permanente
Eliminao
Guarda permanente
INGRESSO
134.111
134.13
DESTINAO
FINAL
MUDANA DE NVEL
REGISTROS ACADMICOS
MATRCULA. REGISTRO
134.22
INSCRIO EM DISCIPLINAS. MATRCULA

SEMESTRAL EM DISCIPLINA
134.23
ISENO DE DISCIPLINAS. DISPENSA

DE DISCIPLINAS. APROVEITAMENTO DE
ESTUDOS
At a homologao do
evento
1 ano
Guarda permanente
At a homologao do
evento*
1 ano
Eliminao
At a homologao do
evento*
1 ano
Eliminao
At a homologao do
evento*
1 ano
Eliminao
At a homologao do
evento*
1 ano
Guarda permanente

At a homologao do
evento*
Guarda permanente
Enquanto o aluno
instituio de ensino
Guarda permanente

5 anos
Guarda permanente
5 anos
Guarda permanente
Enquanto o aluno
instituio de ensino
5 anos
Eliminao
5 anos
Eliminao
Enquanto o aluno
instituio de ensino
5 anos
Eliminao
Enquanto o aluno
instituio de ensino
97
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
134.24
TRANCAMENTO
134.242
134.25
DESLIGAMENTO
134.252
JUBILAO
134.241
134.251
134.253
ABANDONO DE CURSO
RECUSA DE MATRCULA
134.3
AVALIAO ACADMICA
134.32
EXAME DE QUALIFICAO
134.322

ATUAO
134.31
98
134.321
134.323
134.324
134.33
134.331
134.332
134.333
134.334
134.34
134.4
PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
FINAL
OBSERVAES
5 anos
Eliminao
10 anos
Eliminao
FASE
CORRENTE
FASE
INTERMEDIRIA
Enquanto o aluno
instituio de ensino
Enquanto o aluno
instituio de ensino
5 anos
5 anos
5 anos
25 anos
25 anos
25 anos
Eliminao
Eliminao
Eliminao

Eliminar os documentos no devolvidos 1 ano aps o

registro das notas.

At a concluso do curso
1 ano
Eliminao
1 ano
Eliminao
PRORROGAO DE PRAZO PARA O EXAME

DE QUALIFICAO
1 ano
Eliminao
PROJETO DE QUALIFICAO
1 ano
Guarda permanente

1 ano
Eliminao
1 ano
Guarda permanente
PRORROGAO DE PRAZO PARA A DEFESA
1 ano

10 anos
10 anos
DEFESA DE DISSERTAO E TESE

ATUAO
DISSERTAO E TESE
DOCUMENTAO ACADMICA
1 ano
Eliminao
Guarda permanente
Eliminao
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
FINAL
FASE
CORRENTE
FASE
INTERMEDIRIA
5 anos
Guarda permanente
134.41

CURRICULAR
134.42
EMISSO DE DIPLOMA
EXPEDIO
5 anos
5 anos
Eliminao
134.422
REGISTRO
5 anos
5 anos
Guarda permanente
134.423
5 anos
5 anos
Guarda permanente
134.421
134.424
134.5
134.6
134.611
PROCESSO DE SELEO
134.43
134.61
134.612

ALUNOS (DOSSI DOS ALUNOS)
MONITORIAS

134.613
AVALIAO
134.62
Enquanto o aluno
instituio de ensino
5 anos
5 anos
Eliminao
Enquanto o aluno
instituio de ensino
2 anos
Eliminao
2 anos
Guarda permanente
3 anos
2 anos
Eliminao
3 anos
2 anos
Guarda permanente
Enquanto o aluno
instituio de ensino
2 anos
Eliminao
Enquanto o aluno
instituio de ensino
3 anos
3 anos
2 anos
Eliminao
OBSERVAES
Eliminar as verses parciais, cujas informaes
encontram-se recapituladas na verso integral do
histrico escolar.
de registro de diploma, utilizar os prazos de guarda e
destinao dos assentamentos individuais.
A documentao de solicitao de registro de diplomas

das instituies de ensino superior particulares dever
ser devolvida para as mesmas aps o registro. Eliminar
os diplomas no entregues 2 anos aps a emisso.
CPAD: em reunio realizada no dia 08 de fevereiro de
*O prazo total de guarda dos documentos de 100 anos.
Eliminao

99
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
134.63
134.71
NACIONAL
134.7
100
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
5 anos
FASE
INTERMEDIRIA
MOBILIDADE ACADMICA. MOBILIDADE ESTUDANTIL. INTERCMBIO
47 anos
Enquanto o aluno
instituio de ensino
INTERNACIONAL
134.8

140
CURSOS DE PS-GRADUAO LATO SENSU (INCLUSIVE NA MODALIDADE A DISTNCIA)
141.1
CRIAO DE CURSOS
142
PLANEJAMENTO E ORGANIZAO
CURRICULAR
142.2

MATRIZ CURRICULAR)
142.3
143
142.31
144
144.1
144.11
Guarda permanente
10 anos
CONCEPO, ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE PS-GRADUAO LATO SENSU
141.2
142.1
Enquanto vigora
At a homologao do
ato
5 anos
Guarda permanente



Guarda permanente
Guarda permanente
Enquanto vigora
Guarda permanente
Enquanto vigora
Guarda permanente
2 anos
Eliminao
Enquanto vigora
OBSERVAES
Eliminao
Guarda permanente
134.72
141
Enquanto o aluno
instituio de ensino
DESTINAO
FINAL
Guarda permanente
Enquanto vigora
Guarda permanente
VIDA ACADMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE PS-GRADUAO LATO SENSU
Guardar apenas um exemplar do calendrio.
INGRESSO
PROCESSO DE SELEO
144.111
144.112
INSCRIES
At a homologao do
evento
At a homologao do
evento*
1 ano
Guarda permanente
1 ano
Eliminao
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
144.113
144.114
CORREO DE PROVAS
144.115
RECURSOS
144.116
RESULTADOS
144.19
OUTRAS FORMAS DE INGRESSO. ALUNO

ESPECIAL REINTEGRAO
144.2
144.21
REGISTROS ACADMICOS
MATRCULA. REGISTRO
144.22
INSCRIO EM DISCIPLINAS. MATRCULA EM

DISCIPLINA
144.23
ISENO DE DISCIPLINAS. DISPENSA

DE DISCIPLINAS. APROV EITAMENTO DE
ESTUDOS
144.24
144.241
TRANCAMENTO
144.242
TOTAL DO CURSO. MATRCULA TOTAL
144.25
DESLIGAMENTO
144.252
JUBILAO
144.251
144.253
144.3
144.31
ABANDONO DE CURSO
RECUSA DE MATRCULA
AVALIAO ACADMICA
PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
FINAL
OBSERVAES
FASE
CORRENTE
FASE
INTERMEDIRIA
1 ano
Eliminao
At a homologao do
evento*
1 ano
Eliminao
1 ano
Guarda permanente

At a homologao do
evento*
At a homologao do
evento*
At a homologao do
evento*
Guarda permanente
5 anos
Enquanto o aluno
instituio de ensino
Enquanto o aluno
instituio de ensino
5 anos
Guarda permanente
Eliminao
Eliminao
Enquanto o aluno
instituio de ensino
5 anos
Eliminao
Enquanto o aluno
instituio de ensino
5 anos
Eliminao
10 anos
Eliminao
Enquanto o aluno
instituio de ensino
5 anos
5 anos
5 anos

25 anos
25 anos
25 anos
Eliminao
Eliminao
Eliminao

registro das notas.
101
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
144.32
144.321
144.322
144.323
144.33
FASE
CORRENTE
FASE
INTERMEDIRIA
DESTINAO
FINAL

1 ano
Eliminao

ATUAO
1 ano
Eliminao
1 ano
Eliminao
10 anos
10 anos
Eliminao
Enquanto o aluno
instituio de ensino
5 anos
Guarda permanente
Eliminar as verses parciais, cujas informaes encontram

se recapituladas na verso integral do histrico escolar.
de registro de certificado, utilizar os prazos e a
destinao dos assentamentos individuais.


APRESENTAO
Eliminao
DOCUMENTAO ACADMICA
144.42
EXPEDIO
5 anos
5 anos
Eliminao
144.422
REGISTRO
5 anos
5 anos
Guarda permanente
144.423
5 anos
5 anos
Guarda permanente
144.424
5 anos
5 anos
Eliminao
144.5
2 anos
Eliminao
144.6
Enquanto o aluno
instituio de ensino
144.421
144.43
OBSERVAES
TRABALHO DE CONCLUSO DE CURSO.

TRABALHO FINAL DE CURSO
144.4
144.41
102
PRAZOS DE GUARDA

CURRICULAR

ALUNOS (DOSSIS DOS ALUNOS)
Enquanto o aluno
instituio de ensino
Eliminao

registro das notas.
Eliminar os certificados no entregues 2 anos aps a

emisso.

CPAD: Em reunio realizada no dia 08 de fevereiro de
* O prazo total de guarda dos documentos de 100 anos.
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
FINAL
OBSERVAES
FASE
CORRENTE
FASE
INTERMEDIRIA
PROCESSO DE SELEO
3 anos
2 anos
2 anos
Eliminao
144.613
AVALIAO
3 anos
2 anos
Guarda permanente
144.62
2 anos
Eliminao
144.63
Enquanto o aluno
instituio de ensino
47 anos
Eliminao
190
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES AO ENSINO SUPERIOR
210
Enquanto vigora
PROPOSIO
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
Eliminar as propostas no aprovadas aps 2 anos.
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
2 anos
2 anos
Eliminao
5 anos
47 anos
144.61
MONITORIAS
144.612

144.611
144.7
200
220
221
222

PESQUISA
PROGRAMAS DE PESQUISA
AVALIAO. RESULTADOS
230
PROJETOS DE PESQUISA
232
AVALIAO. RESULTADOS
231
PROPOSIO
240
INICIAO CIENTFICA
242
CADASTRAMENTO DE BOLSISTAS
241
243
244
PROCESSO DE SELEO
AVALIAO DE BOLSISTAS
3 anos
5 anos
5 anos
5 anos
5 anos
2 anos
10 anos
Guarda permanente
Eliminao

Guarda permanente
5 anos
5 anos
2 anos
Guarda permanente
Guarda permanente


Eliminao
Eliminao
Guarda permanente

103
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
250
TRANSFERNCIA E INOVAO TECNOLGICA
251.1
APOIO REDAO DE PATENTES
251
251.2
APRESENTAO E ACOMPANHAMENTO
252
TRANSFERNCIA DE TECNOLOGIA
252.2
CELEBRAO E ACOMPANHAMENTO DE
CONTRATOS
252.1
252.3
104
REGISTRO DA PROPRIEDADE INTELECTUAL
INFORMAES TCNICAS
PARCERIAS PARA EXPLORAO E

DESENVOLVIMENTO DE INOVAO
TECNOLGICA
253
DIVULGAO DE INFORMAO TECNOLGICA
253.2
AVALIAO DA TRANSFERNCIA E INOVAO

TECNOLGICA
253.1
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
FASE
INTERMEDIRIA
Enquanto vigora
5 anos
5 anos
Guarda permanente
At a celebrao do
contrato
5 anos
Eliminao
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
5 anos
5 anos
Guarda permanente
INFORMAO TECNOLGICA INSTITUCIONAL
5 anos
5 anos
Guarda permanente
PROSPECO DE PROJETOS
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
PROCESSO DE SELEO
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
PROGRAMAS DE INCUBADORAS DE EMPRESAS
254.2
IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTO DO PROGRAMA
254.21
254.22
254.23
254.24
ADMISSO
CAPACITAO E DESENVOLVIMENTO
AVALIAO
260
TICA EM PESQUISA
261.1
COMIT DE TICA
261
PESQUISA EM SERES HUMANOS
Enquanto vigora
Enquanto vigora
5 anos
5 anos
OBSERVAES
Guarda permanente
5 anos
254
254.1
DESTINAO
FINAL
Guarda permanente
Eliminar o processo de averbao junto ao INPI aps a

confirmao e recebimento do certificado de averbao.
Guarda permanente
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente

informaes relativos vida privada, honra e a
imagem dos seres humanos que participam das
pesquisas, devero observar medidas especiais de
segurana, conforme legislao em vigor.
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
261.2
262
PESQUISA EM ANIMAIS
262.1
262.2
COMISSO DE TICA
PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
FINAL
FASE
CORRENTE
FASE
INTERMEDIRIA
5 anos
Guarda permanente
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
Enquanto vigora
OBSERVAES
informaes relativos aos organismos geneticamente
modificados e seus derivados, devero observar
medidas especiais de segurana, conforme legislao
em vigor.
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
COMISSO INTERNA DE BIOSSEGURANA
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
263.2
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
290
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES PESQUISA
310
Enquanto vigora
PROPOSIO
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
263
BIOSSEGURANA
263.1
300
320
321
EXTENSO
PROGRAMAS DE EXTENSO
322
AVALIAO. RESULTADOS
330
PROJETOS DE EXTENSO
332
AVALIAO. RESULTADOS
340
CURSO DE EXTENSO
331
341
PROPOSIO
PROPOSIO
5 anos
5 anos
Produo, manuseio, consulta, transmisso,

em vigor.
Produo, manuseio, consulta, transmisso,
em vigor.
Guarda permanente
5 anos
5 anos
Guarda permanente
Guarda permanente

Eliminar os relatrios parciais, cujas informaes,

encontram se recapituladas nos relatrios finais.
105
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
342
DIVULGAO
343
INSCRIO
345
344
346
AVALIAO. RESULTADOS
350
EVENTOS DE EXTENSO
352
DIVULGAO
353
INSCRIO
354
FREQUNCIA
355
356
AVALIAO. RESULTADOS
360
PRESTAO DE SERVIO
362
AVALIAO. RESULTADOS
351
106
FREQUNCIA
361
PROPOSIO
PROPOSIO
PRAZOS DE GUARDA
FASE
INTERMEDIRIA
5 anos
Guarda permanente
1 ano
Eliminao
5 anos
5 anos
Guarda permanente
5 anos
5 anos
Guarda permanente
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
Enquanto vigora
Guarda permanente
At a concluso do
evento
1 ano
Eliminao
1 ano
Eliminao
5 anos
5 anos
Guarda permanente
5 anos
5 anos
Guarda permanente
Enquanto vigora
5 anos
Guarda permanente
At a concluso do
evento
5 anos
372
AVALIAO. RESULTADOS
380
PROGRAMA INSTITUCIONAL DE BOLSAS DE EXTENSO
382
INSCRIO E SELEO DE BOLSISTAS
381
383
PROCESSO DE SELEO
Eliminao
5 anos
DIFUSO E DIVULGAO DA PRODUO ACADMICA

PROPOSIO
1 ano
Enquanto vigora
370
371
DESTINAO
FINAL
FASE
CORRENTE
Enquanto vigora
5 anos
3 anos
3 anos
5 anos
5 anos
5 anos
Guarda permanente
Guarda permanente
5 anos
Guarda permanente
2 anos
Guarda permanente
47 anos
Eliminao
2 anos
Eliminao
OBSERVAES
Guardar apenas um exemplar do material de
divulgao de cada curso.
Eliminar os certificados no entregues aps 2 anos da

emisso.
Guardar apenas um exemplar do material de cada

evento.
Eliminar os certificados no entregues aps 2 anos da

emisso.


IR PARA SUMRIO
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
384
AVALIAO. RESULTADOS
390
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES EXTENSO
510
500
520
521
521.1
3 anos
PROGRAMAS, CONVNIOS E PROJETOS DE CONCESSO DE BENEFCIOS E AUXLIOS AOS ALUNOS

MORADIA ESTUDANTIL. MORADIA UNIVERSITRIA
PUBLICAO. DIVULGAO
5 anos
INSCRIO. SELEO. ADMISSO.

RENOVAO
521.3
AVALIAO
522
ALIMENTAO
522.2

RENOVAO
522.3
AVALIAO
523
TRANSPORTE
523.2

RENOVAO
523.3
AVALIAO
524
ASSISTNCIA SADE FSICA E MENTAL (INCLUSIVE REDE CONVENIADA)
524.2

RENOVAO
523.1
524.1
2 anos
Enquanto vigora
521.2
522.1
FASE
INTERMEDIRIA
PUBLICAO. DIVULGAO
PUBLICAO. DIVULGAO
PUBLICAO. DIVULGAO
Enquanto o aluno
instituio de ensino
5 anos
5 anos
DESTINAO
FINAL
Guarda permanente
Guarda permanente
5 anos
Guarda permanente
5 anos
Guarda permanente
Eliminao
Enquanto o aluno
instituio de ensino
10 anos
5 anos
5 anos
Guarda permanente
5 anos
5 anos
Guarda permanente
5 anos
Guarda permanente
5 anos
Guarda permanente
Enquanto o aluno
instituio de ensino
5 anos
5 anos
Enquanto o aluno
instituio de ensino
10 anos
10 anos

Guarda permanente
5 anos
10 anos
OBSERVAES
Eliminar os relatrios parciais cujas informaes

107
Eliminao

Eliminao

Eliminao
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
DESTINAO
FINAL
525
INCLUSO SCIO-EDUCACIONAL E DIGITAL
525.2

RENOVAO
525.3
AVALIAO
526
CULTURA. ESPORTE
526.2

RENOVAO
526.3
AVALIAO
527
CRECHE
527.2

RENOVAO
527.3
AVALIAO
528
APOIO PEDAGGICO
528.2

RENOVAO
528.3
AVALIAO
529
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PROGRAMAS, CONVNIOS E PROJETOS DE CONCESSO DE BENEFCIOS E AUXLIOS AOS ALUNOS
526.1
527.1
528.1
529.1
PUBLICAO. DIVULGAO
PUBLICAO. DIVULGAO
PUBLICAO. DIVULGAO
ATENDIMENTO AOS PORTADORES DE

NECESSIDADES ESPECIAIS
5 anos
Enquanto o aluno
instituio de ensino
5 anos
5 anos
5 anos
Guarda permanente
5 anos
Guarda permanente
5 anos
Guarda permanente
5 anos
Guarda permanente
OBSERVAES
AVALIAO
PUBLICAO. DIVULGAO
5 anos
FASE
INTERMEDIRIA
524.3
525.1
108
PRAZOS DE GUARDA
10 anos
Eliminao
Enquanto o aluno
instituio de ensino
10 anos
5 anos
5 anos
Guarda permanente
5 anos
5 anos
Guarda permanente
10 anos
5 anos
5 anos
Guarda permanente
5 anos
5 anos
Guarda permanente
5 anos
Guarda permanente
5 anos
Enquanto o aluno
instituio de ensino
10 anos
5 anos

Eliminao
Enquanto o aluno
instituio de ensino
Enquanto o aluno
instituio de ensino


Eliminao

Eliminao
Guarda permanente

IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
FASE
INTERMEDIRIA
10 anos
Eliminao
Enquanto o aluno
instituio de ensino
10 anos
Eliminao
10 anos
Eliminao
5 anos
Guarda permanente
5 anos
Guarda permanente
529.2
AUXLIO PARA PARTICIPAO E REALIZAO

DE EVENTOS
529.3
ISENO DE TAXAS ACADMICAS
529.4
CONCESSO DE MATERIAL DIDTICO
529.5
BOLSA-AUXLIO
529.52

RENOVAO
529.53
AVALIAO
590
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ASSISTNCIA ESTUDANTIL
910
SOLENIDADES. COMEMORAES.
HOMENAGENS
529.51
900
920
930
PUBLICAO. DIVULGAO
ASSUNTOS DIVERSOS
Enquanto o aluno
instituio de ensino
Enquanto o aluno
instituio de ensino
5 anos
Enquanto o aluno
instituio de ensino
5 anos
5 anos
PLANEJAMENTO, PROGRAMAO,
DISCURSOS, PALESTRAS E TRABALHOS
APRESENTADOS POR TCNICOS DO RGO
5 anos
5 anos
FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS.

FESTAS
CONCURSOS
10 anos
1 ano
CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS.
SIMPSIOS. ENCONTROS. CONVENES.
CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS
DESTINAO
FINAL
FASE
CORRENTE
Eliminao

Eliminao
5 anos
1 ano
Guarda permanente
Eliminao
5 anos
1 ano
1 ano
OBSERVAES
Guarda permanente
Eliminao
5 anos
Guarda permanente
Eliminao
109
IR PARA SUMRIO
ASSUNTO
940
VISITAS E VISITANTES
990
ASSUNTOS TRANSITRIOS
992
COMUNICADOS E INFORMES
991
993
994
995
110
PLANEJAMENTO, NORMAS, EDITAIS,

HABILITAO DOS CANDIDATOS,
JULGAMENTO DA BANCA, TRABALHOS
CONCORRENTES, PREMIAO E RECURSOS
996
APRESENTAO. RECOMENDAO
AGRADECIMENTOS. CONVITES.
FELICITAES. PSAMES
PROTESTOS. REIVINDICAES. SUGESTES
PEDIDOS, OFERECIMENTOS E
INFORMAES DIVERSAS
ASSOCIAES: CULTURAIS, DE AMIGOS E

DE SERVIDORES
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
5 anos
1 ano
1 ano
1 ano
1 ano
1 ano
FASE
INTERMEDIRIA
5 anos
DESTINAO
FINAL
Guarda permanente
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Eliminao
1 ano
Eliminao
1ano
Eliminao
OBSERVAES
As normas devero permanecer em fase corrente
enquanto vigoram.

Manual de Gestao de Documentos - UnB

Transféré par

Informations du document

Description originale:

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Manual de Gestao de Documentos - UnB

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS

MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS

Diretora do Arquivo Central

Coordenao de Gesto de Documentos

Diretor de Planejamento e Controle Operacional

Diretor de Planejamento Estratgico

Paulo Henrique Portela de Carvalho

Marcus Vincius Arajo Soares

Diretor de Impresso e Conferncia

Lucimar Oliveira do Nascimento

Diretora de Pesquisa em Avaliao

Roger Werkhuser Escalante

Gerente de Acesso Educao Superior

Gerente de Interao Educacional

Gerente da Central de Atendimento

Instituto Central de Cincias (ICC)

Pginas 9, 11, 17, 23 e 29

Inz Gomes Guedes

Projeto Grfico e Diagramao

Imagens do subfundo Decanato de Administrao e

Manual de gesto de documentos de arquivo da Universidade de Braslia / Cynthia

Jos Otvio Nogueira Guimares

Bruno Freitas de Paiva

Luiz Mrio Marques Couto

Arquivo Central da Universidade de Braslia

1. Gesto de documentos. 2. Arquivologia. 3. Universidade de Braslia Gesto

3.6.2 Conservao de suportes digitais................................................................28

Lista de figuras e tabelas........................................................................................4

3.6.1 Conservao de fotografias..........................................................................27

1. Produo e tramitao de documentos..............................................................11

4.2 Explicao sobre os campos da tabela...........................................................30

Fundamentos da Gesto de Documentos...............................................................9

1.1 Produo de documentos de arquivo............................................................... 12

1.3.2 As unidades autuadoras............................................................................... 15

2.3 Documentos relativos s atividades-meio....................................................... 18

3. Utilizao e conservao de documentos.........................................................23

3.1 Acesso informao.......................................................................................23

3.3 Documentos eletrnicos e digitais..................................................................24

3.4 Digitalizao de documentos arquivsticos.....................................................25

4.1 Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo (TTDD)..... 29

4.4.1 Preenchimento da Listagem de Transferncia.............................................32

Anexo D Modelo de Listagem de Transferncia de Documentos........................45

de documentos adaptados Universidade de Braslia.........................48

LISTA DE SIGLAS E ABREVIAES

LISTA DE FIGURAS E TABELAS

Cdigo de Classificao de Documentos

Coordenao de Arquivo Permanente

Coordenao de Gesto de Documentos

Modelo de carimbo de folha

Decanato de Gesto de Pessoas

Comisso Permanente de Avaliao de Documentos

Dirio Oficial da Unio

Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos

Fundao Universidade de Braslia

Instituies Federais de Ensino Superior

Pgina principal do Sistema UnBDoc

Centro de Seleo e de Promoo de Eventos

Decanato de Administrao e Finanas

Cdigo de Endereamento Postal

Secretaria de Administrao Acadmica

Sistema de Arquivos da Universidade de Braslia

Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao

Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos