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Miguel Udaondo
miguel.udaondo@gmail.com
http://www.ucm.es/info/fgu/formacion/escuela_verano/index.php
OBJETIVOS
- Analizar con qu grado de eficiencia se utiliza el tiempo.
- Elaborar planes diarios, semanales y anuales como
medio para utilizar mejor el tiempo.
- Aumentar el tiempo dedicado a los asuntos de alto
rendimiento y reducir el dedicado a temas menores.
- Utilizar adecuadamente las tcnicas dirigidas a una
buena gestin del tiempo.
- Programar y planificar el tiempo de un modo realista.
- Conocer nuestros principales ladrones de tiempo y
conseguir controlarlos.
- Aplicar diferentes tcnicas de autocontrol para controlar
el estrs y mejorar nuestra calidad de vida.
NDICE (CONTENIDOS)
3. Factores personales:
3.1. Motivacin
3.2. Estilos de gente en el trabajo
3.3. Gestin del estrs
LA CALIDAD DE VIDA
DEPENDE EN GRAN MEDIDA
DEL USO QUE SE HAGA
DEL TIEMPO
Reflexin:
Pocos son los que tienen tiempo
suficiente, pero cualquiera tiene
casi todo el tiempo que hay.
Dificultades de concepcin
Tenemos un sentido imperfecto del tiempo
(Se manifiesta en errores en la percepcin,
en la medida y en la memoria del tiempo)
El tiempo es:
ATPICO.
IMPRESCINDIBLE.
INEXORABLE.
INELSTICO.
EQUITATIVO.
No SI
Conceptos a debatir:
La trampa de la actividad
Eficacia vs eficiencia?
Eficaz = Efectivo => Hacer el trabajo adecuado
(Qu)
Eficiente: Consigue los objetivos con menos
esfuerzo, menos tiempo o menos recursos
(Cmo)
Conceptos a debatir:
La trampa de la actividad
Eficacia vs eficiencia?
La cultura de las empresas
( y la de la ma en particular)
Anlisis personal:
(Lo que creo que hago
vs
lo que creo que debera hacer)
PERDER EL TIEMPO:
Darle un uso no acorde
con nuestros objetivos
DOMINAR EL TIEMPO =
DOMINARSE A UNO MISMO
2. Aprovechar el tiempo
2. Aprovechar el tiempo
Para aprovechar mejor el tiempo necesitamos:
METAS
MOTIVACIN
CONTROL
La energa y el compromiso
necesarios para alcanzar los
objetivos
Aumento de la productividad
basado en nuestras propias
habilidades
2. Aprovechar el tiempo
Autoinventario sobre el uso del tiempo
2. Aprovechar el tiempo
Autoinventario sobre el uso del tiempo
Valoracin: Contar el n de respuestas SI
< 15
=> Prdida de tiempo
15 a 20 => Aprovechamiento mejorable
> 20
=> En el buen camino
Asignar el N
de respuestas
NO
INTERNAS
METAS
MOTIVACIN
CONTROL
EXTERNAS
2. Aprovechar el tiempo
Crculos de preocupacin y de influencia
Crculo de
preocupacin
Crculo de
influencia
2. Aprovechar el tiempo
2.1. METAS
Es el primer paso para aprovechar el tiempo
Asignacin de prioridades
1.Debate: Lo urgente vs Io importante
2.Necesitamos hacer las cosas
importantes en primer lugar.
3.Qu es LO IMPORTANTE?:
Lo que nos conduce a nuestros objetivos.
2. Aprovechar el tiempo
Lo urgente vs Io importante
+ Urgente
Cuadrante
del engao
(Prioridad
de otros)
Cuadrante de
la prdida de
tiempo
- Urgente
Delegar
No
hacer
- Importante
Hacer
Planificar
+ Importante
Cuadrante
surgido por
no planificar
bien
Cuadrante de
la calidad
2. Aprovechar el tiempo
Lo urgente vs Io importante
+ Urgente
Delegar
No
prioritario
- Urgente
- Importante
Area
de los
infartos
Actuar
+ Importante
2. Aprovechar el tiempo
Lo importante:
Principio de Pareto (Ley del 80/20)
Tiempo
Resultados
20%
Los elementos crticos de
cualquier conjunto constituyen slo una
minora.
80%
80%
20%
2. Gestionar el tiempo
Aplicacin del Principio de Pareto
Calidad
/ Valor
20%
Pe
rfe
cc
i
n
Ch
ap
uz
a
80%
Tiempo / Esfuerzo
2. Gestionar el tiempo
Anlisis del valor del empleo del tiempo
Anlisis ABC
Valor de la tarea
20%
65%
Tarea A
Muy importante
15%
Tarea B
Importante
65%
20%
Tiempo realmente empleado
15%
Tarea C
Pequeeces
Cosas rutinarias
2. Aprovechar el tiempo
Leyes de Acosta:
1) El tiempo que requiere una tarea es
proporcional al nmero de veces que la
hemos interrumpido y reanudado.
2) Lo perfecto rara vez resulta rentable.
Principio de Parkinson:
Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta
ocupar todo el tiempo disponible para su
completa realizacin.
2. Aprovechar el tiempo
Leyes de Murphy:
1)Nada es tan sencillo como parece.
2)Todo lleva mas tiempo del que se pensaba
inicialmente.
Ley de Yerkes Dodson
La productividad crece con el estrs hasta un
cierto punto, a partir del cual comienza a
descender
2. Aprovechar el tiempo
Construir un sistema de planificacin del tiempo
Establecer metas (Objetivos vs Metas)
Fijar Prioridades
Desarrollar un Plan de Accin
2. Aprovechar el tiempo
Cmo son los buenos objetivos:
Concretos y especficos.
Pocos, pero importantes.
Compatibles.
Difciles, pero alcanzables.
Medibles y con plazos.
Escritos y consultables.
Discutibles y modificables
2. Gestionar el tiempo
2. Aprovechar el tiempo
Priorizacin de actividades
Criterios de Evaluacin y Seleccin
MAYOR IMPACTO
- Satisf./ Fideliz. Cliente
- Reduc. Costes Calidad
- Rentabilidad Inversin
- Demanda Cliente Interno
MAYOR
OPORTUNIDAD
DE MEJORA
MAYOR URGENCIA
- Competitividad
- Temas Clave para
el Cliente
MENOR
RESISTENCIA
AL CAMBIO
2. Aprovechar el tiempo
Priorizacin de actividades
Qu hacemos en realidad?:
Aquellas cosas que nos parecen:
- Cortas.
- Fciles.
- Agradables.
- Conocidas.
- Urgentes.
- Interesantes.
- Programadas.
- Vinculadas a gente apreciada.
2. Aprovechar el tiempo
Priorizacin de actividades
2. Aprovechar el tiempo
Desarrollo de un
plan de accin
Prioridad 1
1.Crtico
2.Relacionado
con objetivos
3.Debe hacerse
hoy
Plan a largo
plazo
----------------------------------------------------------------Prioridad 2
1.Importante
2.Relacionado
con objetivos
3.Debe hacerse
pronto, no hoy
Prioridad 3
1.Puede esperar
2.Relacionado o no
con objetivos
3.No corre gran
prisa
Hormigas
Elefantes
Plan diario
o semanal
--------------------------------
2. Aprovechar el tiempo
Elaborar un plan diario de cosas que hacer
Plan diario de cosas que hacer
1. Debe quedar resuelto hoy
1. Reuniones programadas
Hora
Nombre / Asunto
2. Asuntos aplazables
3. Personal
3. Correo
2. Aprovechar el tiempo
Elaborar un plan diario de cosas que hacer
2. Aprovechar el tiempo
Dnde se me ha ido el tiempo?
1.Ennumere actividades laborales diarias.
2.Realice un anlisis funcional: Prioricelas por orden de importancia
en relacin con su trabajo.
3.Determine cunto tiempo piensa que dedica a cada una
(Supuesto).
4.Determine cunto tiempo piensa que debe dedicar a cada una
(Ideal). Esto puede cotejarlo con su jefe / socios.
5.Compruebe cunto tiempo dedica realmente a esas actividades
(Real).
6.Identifique donde hay diferencias significativas entre 4 y 5 y extraiga
conclusiones
2. Aprovechar el tiempo
Cmo saber dnde se me ha ido el tiempo
2. Aprovechar el tiempo
Preguntas para obtener conclusiones
1.Tareas que NO contribuyen a objetivos.
2.Tareas con demasiado tiempo
3.Tareas delegables
4.Tareas prescindibles
5.Aparece desarrollo personal / desarrollo de mi equipo?
6.Necesito todas las reuniones?
2. Gestionar el tiempo
Normas para programar el tiempo
1.Organice el da / semana en torno a objetivos clave o de
alto rendimiento.
2.Establezca fechas lmite y especifquelas.
3.Fraccione los grandes temas/proyectos. (Salchichn)
4.Consiga ayuda
5.Aproveche sus horas de mximo rendimiento
2. Gestionar el tiempo
Normas para programar el tiempo
6.Prmiese a s mismo: Auto-motvese.
7.Acabe con las hormigas (Delegue, sistematice, ignore,
agrupe, rebaje normas de calidad, retrase, etc).
8.Mantenga a la vista su programa de actividad diario.
9.No vacile en tomarse largos perodos para los asuntos
mas importantes.
10. Mantenga suficiente flexibilidad para poder abordar
otros asuntos no previstos pero interesantes.
3.1. MOTIVACIN
3.1. MOTIVACIN
Escala de importancia de los factores motivacionales
a. Promocin.
b. Trabajo interesante y agradable.
c. Empresa de la que enorgullecerse.
d. Seguridad de trabajo.
e. Un salario alto.
f. Un supervisor justo y considerado.
g. Compaeros de trabajo agradables.
h. Buenas prestaciones sociales.
i. reas de trabajo limpias y cmodas.
j. Horas "apropiadas" para trabajar
Fuente: Estudios de la Minnesota Gas Co. durante 30 aos
3.1. MOTIVACIN
Sobre el cuestionario de generacin de energa
para alcanzar nuestros objetivos
1. Qu puede hacer para cerrar la brecha
existente entre ideal y realidad?
2. En qu debo cambiar para estar en
disposicin de cerrar ese hueco?
Cmo marcar su propio ritmo para evitar
quemarse y quemar a los dems
3.1. MOTIVACIN
Desarrollar una predisposicin para la accin
1. La gente que est a gusto consigo misma consigue
buenos resultados.
2. La clave para marcarse un ritmo efectivo es:
Emplear el tiempo con inteligencia.
3. Su fuerza interior est determinada por su reloj
biolgico, de acuerdo con sus niveles de energa.
- Cules son sus horas de mximo rendimiento?
- Realice los trabajos mas difciles en esas horas.
- Compare su reloj biolgico con el de los dems
3.1. MOTIVACIN
La curva de la MORAL del Dr. Meninger
Moral
Llegada
( = Motivacin )
Reingreso
Aceptacin
o .... ?
Compromiso
Tiempo
RESPUESTA
- Capacidad de mostrar
emociones.
- Demostrar sensibilidad.
- Expresar sentimientos.
- Mostrarse amistosos.
- Gustarles la gente.
Robert Bolton & Dorothy Grover Bolton: "People styles at work" . AMACOM Books. New York. 1996
R
Conductores
Analticos
E
( Drivers )
( Analytical )
S
P
Menos
Mas
A S E R TUI V I D A D
E
S
T
Amistosos
Expresivos
A
( Amiable )
( Expressive )
Mas
Menos
Conductores
R Decididos
Orientados a la tarea
E Quieren resultados
Al conversar, van al grano
S Con objetivos muy claros
P Sin tiempo para sentimiento
Menos
Mas
A S E R TU
IVIDAD
E Expresivos
Amistosos
Amistosos
S Amistosos y amables
Generosos con su tiempo
Parcialmente reservados
T
Magnficos jugadores
Llenos de energa
Creativos brillantes
A Impulsivos.
Limitan sus emociones
No hacen cumplidos
No se alteran
Organizados y sistemticos
Recopilan informacin
Son lentos decidiendo
Diligentes
Hacen lo que se les dice
Mas
Arrolladores
Extrovertidos
DICTADOR
Menos
R
Conductores
Analticos
E
( Drivers )
( Analytical ) S
P
Menos
Mas
A S E R TUI V I D A D
E
S
Expresivos
Amistosos
T
( Expressive )
( Amiable )
A
Mas
SUMISIN
ATAQUE
HUIDA
DICTADOR
Menos
R
Conductores
Analticos
E
( Analytical ) S
( Drivers )
P
Menos
Mas
A S E R TUI V I D A D
E
S
Expresivos
Amistosos
T
( Expressive )
( Amiable )
A
Mas
SUMISIN
ATAQUE
CONDUCTUALES:
- Rigidez cadavrica.
- Desaparicin del apetito o bulimia.
- Respuesta sexual ( normalmente - ).
- Trastornos del sistema cardiovascular.
- Trastornos del sistema digestivo.
- Trastornos del sistema muscular.
- ........
- Taquicardia.
- Presin arterial.
- Respiracin mas rpida.
- Sudoracin.
- Tensin muscular.
- Pilomotricidad..
- Lentificacin del intestino.
- Mas azucar en sangre.
- Reducccin del umbral del dolor.
- Mas secrecin de jugos estomacales.
- Debilitamiento del sistema inmunitario.
- ........
El sufrimiento es
una elaboracin
insana del dolor.
Cuestionario sobre
el nivel de Estrs
Actitudes de autodominio
1. Tendencia a no claudicar facilmente. ( En circunstancias de gran
tensin, la gente reacciona mucho mejor de lo que caba esperar ).
2. Cambiar la situacin que causa el estrs, o regular las
emociones que causan la angustia. ( relajacin / meditacin ).
3. Uso de tranquilizantes, ( 25% de la poblacin USA los consume )
4. Adoptar un cierto fatalismo. ( Inch Allah ).
5. Cambiar el significado del hecho estresante. ( modificar la
interpretacin que yo le doy ).
6. Tener un buen dominio / manejo del propio estrs. ( diferente
tiempo, intensidad o duracin de la crisis o del tiempo de
recobrarse)
4. Ladrones de tiempo
4. Ladrones de tiempo
Encuesta de Fortune sobre ladrones de tiempo
- El telfono.
- Correspondencia, papeleo, lecturas.
- Las reuniones y conferencias.
- Relaciones pblicas.
- Las visitas e interrupciones.
- Los viajes de casa a la oficina.
- Las comidas de negocio.
- Las personas incompetentes.
- Exigencias familiares.
4. Ladrones de tiempo
Cmo actan los ladrones de tiempo
- Derrochan nuestro tiempo, desequilibrando la
correcta asignacin de prioridades.
- Son interruptores o fragmentadores de tiempo:
100%
Interrupciones
Tiempo
4. Ladrones de tiempo
Identificacin
del ladrn
1.
2.
3.
4.
5.
Tiempo que
me consume
Alternativas
Accin a
emprender
5. Conclusiones
10 caractersticas claves de personas con xito
1. Orientado a objetivos
2. Flexible
7. Perseverante
9. Creativo
5. Centrado en el presente
5. Conclusiones
Dueo de su tiempo es aquel que:
1. Sabe en qu utilizarlo.
2. Conoce fallos y desviaciones (propios y
del entorno) y ha aprendido a dominarlos.
3. Concentra su atencin y reflexin sobre
sus actividades, en funcin de sus
objetivos.
BIBLIOGRAFA