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Pilar, Paraguay
Curso de Actualizacin en Gestin Educativa Institucional para la Transformacin de la Escuela
Mdulo V
Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin
PRESENTACIN
Los requerimientos de formacin continua de las personas para una gestin del conocimiento (nivel
estratgico institucional), gestin del aprendizaje (habilidades sociales y gestin curricular) y gestin del
conocimiento tecnolgico (entrenamiento en las operaciones y uso de herramientas y equipos) constituyen los
sustentos principales de la incorporacin del Mdulo Tecnologas de la Comunicacin e informacin dentro
del Curso de Actualizacin dirigido a los Directores y Supervisores de instituciones educativas oficiales.
Las nuevas tecnologas de la informacin y de la comunicacin propician la creacin de un entorno
constructivista para el aprendizaje dentro de la sociedad digital. De ah que el Manual TIC, a ser utilizado, se
plantea como un valioso recurso didctico para orientar a los participantes en el desarrollo de las habilidades
en respuesta a las competencias imprescindibles, a las competencias comunicativas, metodolgicas en los
mbitos de aprendizaje, informacin, comunicacin y tecnologa digital.
Por otra parte las competencias del siglo XXI en Latinoamrica incorporan maneras de pensar
(creatividad e innovacin, pensamiento crtico, resolucin de problemas, toma de decisiones, aprender a
aprender, metacognicin), maneras de trabajar (comunicacin, colaboracin y trabajo en equipo),
herramientas de trabajo (alfabetizacin informacional, alfabetizacin digital) y capacidades para vivir en el
mundo (ciudadana local, global, responsabilidad personal y social).
Ante el impacto de la cultura tecnolgica actual, cabe la pregunta El equipamiento informtico de las
escuelas contribuir a mejorar la educacin pblica?.De nada sirve equipar con medios informticos en las
escuelas sin profesionales de la educacin capacitados. De poco valen las computadoras en el aula, si son
usadas solamente como pizarrones, cuadernos y manuales electrnicos.
Indudablemente la capacitacin en el uso operativo e instrumental de las herramientas informticas
propiciar el uso consciente y responsable, la participacin activa en los retos que plantea el desarrollo de las
nuevas tecnologas, en particular, en la insercin de los contenidos.
El uso de las TICs requiere una visin global e integrada por su incidencia en los cambios sociales
profundos e irreversibles a nuestro mundo, a una velocidad sin precedente. Estos cambios necesitan del
involucramiento de todos los actores y exigen que ellos se apropien de la tecnologa. (Fundacin Redes y
Desarrollo. Santo Domingo.). La tecnologa por s misma no innova socialmente, son los modos de
apropiacin social, en este caso educativa, los que producen las transformaciones. (Levis, Diego, 2011.Redes
educativas 2.1. Medios sociales, entornos colaborativos y procesos de enseanza y aprendizaje).
Los contenidos programticos del Mdulo Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin son:
Tecnologas de la informacin y la comunicacin
Concepto, caractersticas, posibilidades y limitaciones de las TIC. Concepto de Computador,
caractersticas y diferencias del computador en trminos de costo, capacidad y necesidades del usuario.
Caractersticas y posibilidades de trabajo de programas utilitarios
Procesador de textos: write open office 3 que incluye entre otros, procedimientos para crear, abrir,
cerrar, guardar un documento, guardar en formatos: ODF,PDF,HTML, manipulacin y formato de
texto, estilo y formato, selecciones de texto, copiar, cortar y pegar. Trabajo con bloques de textos,
opciones de configuracin de un marco, tablas, enlaces a una pgina Web, a una direccin de correo,
insercin de imgenes, objetos de estudio, grficos o diagramas, etc
Hojas de clculos
Funciones, capacidades y usos de los distintos dispositivos de almacenamiento
Pendrive, CDS, tarjetas de memoria, discos externos
Manejo de documentos.
Estas opciones tambin estn disponibles en el icono de lanzamiento rpido de OpenOffice del
panel y en el men Archivo > Nuevo.
El icono Documento nuevo a partir de plantilla abre la ventana Plantillas y documentos donde elegir
cualquiera de los documentos anteriores (Nuevo documento) o la plantilla de un documento (Fondos de
presentacin, Presentaciones).
Abrir un documento.
El icono Abrir archivo abrir una ventana de dilogo para buscar en el rbol de directorios la
ubicacin del archivo que deseamos abrir. Tambin desde el men Archivo > Abrir
Cerrar un documento.
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Guardar un documento.
A medida que se avanza en la composicin del texto deberemos guardarlo para evitar prdidas
accidentales.
Podemos utilizar el botn Guardar de la barra de herramientas estndar, men Archivo >
Guardar o las teclas Ctrl+G.
Cuando el documento es nuevo y todava no se ha guardado aparece la ventana de dilogo Guardar
Como para elegir dnde y con qu formato guardaremos el archivo.
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Guardar. (Icono Guardar, men Archivo => Guardar o teclas Control + G). Se guardar el
documento con las modificaciones, con el mismo nombre y en la misma ubicacin. Es
decir, el documento modificado sustituir al anterior.
Guardar como. (Icono Guardar como o men Archivo => Guardar como). Se
guardar el documento con las modificaciones y con un nuevo nombre. Adems se
conserva el archivo anterior sin modificar.
Guardar todo. (Men Archivo => Guardar todo). Guardar todos los documentos de OpenOffice que
estn abiertos. Si marcamos la opcin Guardar con contrasea debemos escribir la contrasea y confirmarla.
El documento quedar codificado y slo introduciendo esa contrasea se abrir de nuevo.
Tambin es posible guardar versiones sucesivas de un documento a medida que se va elaborando para
poder recuperarlas ms tarde si fuera necesario. La operacin no genera un archivo nuevo, sino que guarda
el documento en sus diferentes versiones.
Se accede desde el men Archivo => Versiones.
*OpenOffice hace una copia de seguridad cada cierto tiempo y esta opcin se puede configurar.
Men Herramientas => Opciones => General => Cargar/Guardar activa la casilla Guardar informacin
de recuperacin automtica cada (5 minutos, por ejemplo). De esta forma, en caso de corte de energa o
fallo del programa, slo perderas el trabajo de los ltimos 5 minutos.
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c/ Men Archivo => Exportar en formato PDF para configurar opciones de seguridad, calidad,
visualizacin. Si queremos enviar el archivo PDF por correo electrnico como documento adjunto (Men
Archivo => Enviar => Documento adjunto en formato PDF) tambin podemos configurar las opciones de
la ventana anterior.
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Guardar.
El programa guardar en la carpeta indicada el documento con todos los archivos (texto, fondo, imgenes,
grficos, tablas) que lleve insertados.
b/ Men Archivo => Exportar y en la ventana Exportar selecciona el Formato de archivo XHTML y
Exportar.
c/ Men Enviar => Crear documento en formato HTML.
Guardar en otros formatos.
OpenOffice utiliza el sistema Open Document (.odt para documentos de texto, .odp para presentaciones, .ods
para hojas de clculo), pero puede guardar los archivos en muchos otros formatos como Microsoft Office
(.doc; .ppt; .xls), versiones antiguas de OpenOffice, LaTeX, PDF.
de
la
barra
de
herramientas
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Guardar.
Para guardar como LATEX, men Archivo => Exportar y elegir en Formato de archivo LaTeX 2e (.tex)
Manipulacin y formato de texto.
Formato de carcter, de prrafo, de pgina.
Los formatos de texto slo afectan a los caracteres previamente seleccionados. Al aplicar un formato de texto,
automticamente se anula el anterior.
Desde las barras de herramientas de Formato y Objeto de texto podemos manipular y dar formato al
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Interlineado: 1, 1'5, 2
El color del carcter, del fondo del carcter y del prrafo desplegando las barras
respectivas.
3.1.1 Desde el men => Formato => Carcter se abre la ventana Caracteres donde las posibilidades son
enormes.
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S
olapa Efectos de fuente: Selecciona el subrayado, el
Solapa Fuente: Selecciona la fuente, el estilo, el
color, el relieve, la sombra...
tamao...
Con la opcin del men Formato > Prrafo se abre la ventana Prrafo donde se configuran las sangras
y espacios (que se explican en el apartado 3.6), los tabuladores (que se tratan en el apartado 3.7) y adems:
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Solapa Borde: Configura la posicin, grosor y color Solapa Fondo: Selecciona el color de fondo o la
de las lneas del borde y de la sombra.
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S
olapa Administrar: Selecciona el Estilo como en la
ventana del men Formato => Estilo y formato => Solapa Pgina: Selecciona el tamao del papel,
Pgina, tal como se explica en el apartado 3.2
la orientacin, los mrgenes.
Solapa Fondo: Selecciona el color de fondo o la Solapa Borde: Configura la posicin, grosor y
imagen de fondo de la pgina.
Estilo y formato.
El primer botn de la barra de herramientas Formato abre la ventana Estilo y formato en
la que se elige el estilo de prrafo, de carcter, de pgina, de marco, de lista. Tambin se puede
ver esta ventana con el men Formato => Estilo y formato y con la tecla F11
Selecciones de texto.
Es uno de las opciones ms utilizadas, pues gracias a ella el usuario indica al programa cual es el texto u
objeto que desea modificar. Puede realizarse de diferentes maneras:
Men Editar => Seleccionar todo (Ctrl+E) si deseamos seleccionar todo el texto.
Desplazando el ratn, con el botn izquierdo pulsado, sobre el texto a seleccionar.
Manteniendo pulsada la tecla mayscula y moviendo los cursores (flechas del teclado) en la
direccin que deseemos seleccionar.
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Puede aparecer, STD, EXT, AGR o BLK y pulsando se cambia de un modo a otro.
STD (STANDAR) informa que no hay nada seleccionado.
EXT (EXTENDIDA) para extender la seleccin. Podremos seleccionar una palabra o
frase y ampliar la seleccin.
AGR (AGREGAR) permite seleccionar texto de distintos prrafos.
BLK (BLOQUES) permite seleccionar bloques de texto verticalmente.
Realizando doble clic para seleccionar una palabra.
Con un triple clic seleccionamos un lnea completa de texto.
Mantener pulsada la tecla Ctrl para seleccionar secciones separadas de texto.
Copiar, cortar y pegar. Trabajo con bloques de texto.
Estrechamente relacionado con la seleccin de texto estn las funciones cortar, copiar y pegar y el trabajo
con bloques en general. Un bloque de texto es una porcin del texto o el documento entero y puede ser
copiado, cortado, pegado o movido a otro lugar del mismo documento o a otro distinto.
Cualquiera de estas operaciones se hace seleccionando el bloque y escogiendo la opcin deseada del
men Editar o con los iconos de la barra de herramientas estndar.
Para mover un bloque de texto a otro lugar del documento se selecciona el texto y luego se arrastra
con el botn izquierdo del ratn pulsado hasta el lugar elegido. Los ltimos cambios en el documento (hasta
100)* se pueden deshacer y rehacer de nuevo. La combinacin de teclas entre parntesis realiza la misma
funcin.
Cortar (Ctrl+X)
Primero seleccionamos la palabra o texto y al pulsar sobre el botn Cortar el texto desaparece de la
pantalla y se guarda en la memoria del Portapapeles. Ahora colocamos el cursor en el sitio donde queremos
pegar el texto y pulsamos el botn Pegar (Ctrl+P).
Copiar (Ctrl+C)
Seleccionamos la palabra o texto y pulsamos Copiar. El texto sigue en su sitio, pero una copia se guarda
en la memoria del Portapapeles. Para pegar la seleccin situamos el cursor en el lugar donde queremos colocar
el texto y pulsamos Pegar (Ctrl+P). El texto seleccionado habr quedado en su sitio original y adems lo
tendremos pegado en el lugar elegido.
Pegar (Ctrl+V) Tras colocar el cursor en el lugar elegido y pulsar en el botn Pegar, el bloque que
hemos cortado o copiado antes y se ha guardado en la memoria del Portapapeles, aparece en su
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Deshacer (Ctrl+Z)
Este botn nos sirve para deshacer las ltimas acciones realizadas al texto. Podemos ver estas
acciones pulsando en el pequeo tringulo.
Restaurar (Ctrl+Y)
Es el comando opuesto al anterior, destinado a recuperar cambios eliminados. Al igual que con el
botn Deshacer se ven los ltimos cambios eliminados pulsando el pequeo tringulo.
La cantidad de pasos que se pueden deshacer se configura en el men Herramientas => Opciones
=> OpenOffice.org => Memoria de trabajo => Deshacer cantidad de pasos.
Numeracin y vietas. Listas.
La forma ms sencilla de crear una lista consiste en seleccionar las lneas y pulsar el botn
correspondiente de la barra de herramientas Formato: Activar/desactivar numeracin, si queremos una
lista numerada, o Activar/desactivar vietas, para una lista numerada.
Una vez creada la lista, la barra de herramientas de Numeracin y vietas nos permite modificar
fcilmente su estructura.
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Sangras.
Sangrar un bloque de texto es moverlo hacia la derecha o hacia la izquierda de modo que aparezca
varios espacios ms adentro que el resto del escrito. Las sangras no deben confundirse con los mrgenes del
texto porque slo afectan a un prrafo. En la Barra de herramientas de Formato hay dos botones para
Reducir o Aumentar la sangra izquierda. Para sangrar un bloque de texto lo seleccionamos y pulsamos el
botn
Aumentar sangra
.
Tambin pueden utilizarse los tringulos deslizantes situados en la regla superior:
La sangra de primera lnea es la que se aplica slo a la primera lnea del prrafo. La sangra francesa
es prcticamente lo contrario y se aplica a todas las lneas del prrafo menos a la primera. Men Formato =>
Estilo y formato > Sangra negativa de primera lnea.
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Sangra francesa
Tabuladores.
Para establecer tabulaciones pulsamos sobre el botn del extremo izquierdo de la regla
horizontal para elegir el tipo de tabulacin (izquierda
, central
, derecha
o decimal
)
y se van colocando haciendo clic en los lugares escogidos en la regla horizontal. Con la tecla de tabulacin
(doble flecha a la izquierda del teclado) saltamos de una a otra marca.
Para eliminar marcas de tabulacin basta con arrastrar la marca fuera de la regla de tabulacin.
Si esta forma de establecer tabuladores resulta imprecisa podemos hacerlo de una manera ms exacta. En
men Formato => Prrafo => Tabuladores podemos fijar la posicin para cada uno, el tipo, el relleno. Esta
ventana tambin resulta til para borrar los tabuladores anteriores antes de establecer unos nuevos.
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Columnas.
Podemos componer el texto en columnas tal como se elaboran los peridicos y revistas.
Desde el men Formato => Columnas... o men Formato => Pgina => Columnas se abre una
ventana de dilogo para seleccionar el nmero de columnas, su anchura, la lnea de separacin.
Para cambiar de columna manualmente, es decir, sin esperar a terminar de rellenar el espacio de la
primera, deberemos seleccionar Salto manual del men Insertar. Y, en la ventana de dilogo, Insertar
=> Salto manual.. escoger la opcin Salto de columna.
Encabezado, pie de pgina y notas al pie.
El encabezamiento de una pgina es un texto que aparece en la parte superior de todas las pginas del
documento. El pie de pgina aparece en la parte inferior de cada pgina.
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Para insertar pie de pgina, men Insertar => Pie de pgina => Predeterminado.
o
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Correccin automtica.
Mientras escribimos el programa corrige automticamente las palabras que tiene registradas y cambiar
"ablar" por "hablar" y "vien" por "bien" por ejemplo.
La lista de palabras puede verse en la opcin del men Herramientas => Correccin automtica y
permite crear otras abreviaturas para palabras o expresiones que utilizamos con frecuencia, como el nombre
del colegio o nuestro nombre completo en la firma.
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Hiperenlaces.
Un hiperenlace es un vnculo, una puerta de entrada a otra parte. Las pginas webs estn llenos
de ellos. Se reconocen porque el puntero del ratn se convierte en una mano
sealando con el dedo
ndice, al pasar sobre alguno, ya sea una imagen o una palabra (normalmente subrayada en azul)
Si pulsamos sobre esa imagen, palabra, texto o rea de pantalla, el ordenador nos traslada a otra pgina
web, a otro lugar de esa misma pgina o abre el programa de correo con una direccin predeterminada
porque Writer permite establecer hiperenlaces o hipervnculos a una pgina web, a otro lugar del documento
activo, a otro documento o a una direccin de correo electrnico
El procedimiento vara ligeramente en funcin de las diferentes opciones enumeradas:
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1. Primero debemos crear la marca de texto en el sitio del documento en el que queremos que nos
lleve el enlace.
1. Situamos el cursor en el lugar elegido e insertamos una marca de texto. (Men Insertar =>
Marca de texto o botn Insertar Marca de texto de la barra de herramientas Insertar
)
2. Ponemos nombre a la marca de texto en la ventana que aparece.
2.
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Las opciones de configuracin de un marco o cualquier objeto seleccionado tambin son accesibles
seleccionando el objeto y pulsando con el botn derecho del ratn.
Imgenes.
Insertar imgenes.
Para insertar imgenes en un documento de Writer:
Desde el icono
de la barra de herramientas de Imagen o de la barra de
herramientas Insertar
Ambas opciones nos llevan a una ventana de dilogo para seleccionar el archivo de imagen que
vamos a incluir en el documento.
Activando la casilla Previsualizacin tenemos un vista previa de la imagen que vamos a insertar.
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Solapa Ajuste: Determina la relacin de la imagen con el texto (Imagen delante del texto, detrs) y los
espacios de separacin entre imagen y texto.
Adems la Barra de herramientas de Imagen proporciona acceso directo a opciones para aplicar
Filtros (envejecer, pster, carboncillo, relieve...), Estilos (escala de grises, blanco y negro, filigrana...),
variar la Transparencia y los porcentajes de cada Color o Reflejar la imagen.
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Una vez abierta, navegamos por los diferentes temas y hasta situarnos sobre la imagen elegida,
pulsamos el botn derecho del ratn y podemos seleccionar Aadir un Fondo para la pgina o el
prrafo. Tambin es posible arrastrar la imagen hasta el documento.
Para salir de la Galera y regresar al documento de texto volvemos a pulsar sobre el botn de la barra
de herramientas estndar
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Seleccionamos Lmites en el men de la izquierda y arrastramos una lnea hasta cualquier lugar del
documento. Pulsando con el botn derecho podremos Aadir => Copia de la lnea en el sitio donde se
encuentre el cursor. Para cerrar la Galera volvemos a pulsar sobre el botn de la barra de herramientas
estndar.
Insertar rtulos con Fontwork.
La barra de herramientas de Dibujo incluye el botn Galera de Fontwork
Elegir el diseo del rtulo.
a/ Seleccionamos un diseo.
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e/ Con las opciones de la barra de herramientas de Propiedades del objeto de dibujo podremos
mejorar el diseo de la lnea (forma, color, grosor...), el color (relleno, gradiente, trama...), la
situacin con respecto al texto o a otros objetos.
Tablas.
Las tablas estn formadas por lneas horizontales (filas) y verticales (columnas). La interseccin
de fila y columna es una celda. Las tablas resultan de gran utilidad para organizar la informacin,
sobre todo en la elaboracin de pginas web.
Para insertar una tabla en un documento:
- Men Insertar > Tabla
- Men Tabla => Insertar => Tabla
- Teclas Ctrl+F12
- Icono
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barra de herramientas Insertar. Desplegando este icono se seleccionan el nmero de filas y columnas.
Bicentenario de la Independencia Nacional 1811-2011
Despus de insertar una tabla podemos modificar sus atributos. Para ello nos situamos en su interior
y en el men Tabla => Propiedades de la tabla obtendremos la ventana de Formato donde variar sus
caractersticas. Desde las distintas solapas se modifican:
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Solapa Columnas: Selecciona el nmero de Solapa Borde: Selecciona la posicin de las lneas
columnas y su tamao. La anchura tambin puede y su estilo, las sombras...
modificarse arrastrando las lneas.
La solapa Fondo selecciona una imagen o un color como fondo de una fila, de una columna, de
una celda o de la tabla entera. Cuando trabajamos con tablas aparece, flotante o en la parte superior
del rea de trabajo la barra de herramientas Tabla desde la que fcilmente se formatean lneas y
colores, se unen o dividen celdas, se sita el texto, se insertan o eliminan filas y columnas...
Grficos o diagramas.
Los datos contenidos en una tabla pueden representarse en un grfico. Seleccionamos los datos a
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Tanto las Series de datos como la Leyenda pueden modificarse con doble clic.
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Imprimir
Existen diferentes posibilidades para imprimir un documento.
de la Barra de herramientas
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Archivo > Vista preliminar ofrece una vista previa del documento antes de imprimirlo.
Las opciones
podemos configurar
El navegador.
Con el Navegador podemos movernos por los elementos y partes del documento de forma fcil y
rpida. Se abre pulsando sobre el botn
de la Barra de herramientas Estndar, con el men Editar
=> Navegador de la Barra de Mens o con la tecla F5.
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IMPRESS
Los iconos para iniciar las aplicaciones de OpenOffice.org se aaden al men Inicio de Windows, por
lo que podemos acceder a stos a travs de Inicio > Todos los programas. De forma que slo hemos de
seguir esta ruta y elegir la aplicacin deseada, en este caso sera, dentro del grupo OpenOffice.org 3.0 la
opcin OpenOffice.org Impress.
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Seleccionaremos Abrir una presentacin existente, y nos mostrar una lista de presentaciones abiertas
recientemente (en nuestro caso, la primera vez que accedemos, no habr ninguna) mas una lnea que lee
Otra posicin.
Si ya tenemos abierto Impress, podemos abrir otra presentacin desde el men Archivo / Abrir.
Podemos tener ms de un documento abierto al mismo tiempo, ya que se abren en ventanas
distintas. Cada ventana aparece en la barra de inicio. Para pasar de una a otra, slo tenemos que pulsar en el
icono de la ventana minimizada
Tambin podemos pasar de un documento de OpenOffice a otro a travs del men Ventana y pulsando
sobre el nombre del documento que queramos visualizar. Recuerda que aquel documento precedido por un
punto negro es el documento en el que nos encontramos.
Para cerrar una presentacin visualizada, pulsaremos sobre el aspa a la derecha en la ventana de
Impress. Pulsando sobre el aspa en la barra superior, cerraremos tanto el documento como la aplicacin.
Tambin podemos cerrar una presentacin pulsando Cerrar en el men Archivo.
Curso de Actualizacin en Gestin Educativa Institucional para la Transformacin de la Escuela
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Veremos cmo movernos por la presentacin, cmo visualizarla de distintos modos, y cmo
cambiar la escala de la misma. Adems echaremos un vistazo a los elementos ms importantes de Impress.
Una vez dentro nos encontraremos con una ventana que contiene los siguientes elementos:
En la barra de ttulo, nos aparecer el nombre de nuestro documento. Debajo, aparecen el men
principal, una barra de funciones con los smbolos de las funciones ms habituales de uso y una barra de
objetos cuyos smbolos dependern del objeto sobre el que se encuentra el cursor (texto, lista, tabla, dibujo).
Adems tenemos una zona de trabajo donde escribiremos el contenido de nuestro documento, con
pestaas arriba, que nos proporciona informacin acerca del estado de lo que se est viendo en la ventana
del documento.
La mayora de estas barras de smbolos las podemos hacer visibles o no desde el men Ver de la barra
de Barra de herramientas.
Esta forma de ver las diapositivas, una a una, se denomina Modo Dibujo. Es la vista ms comn para
trabajar con Impress, ya que en sta se te muestran las barras de herramientas necesarias para aadir y
modificar las diapositivas.
GUARDANDO PRESENTACIONES
Veremos cmo guardar una presentacin tras modificarla, y tambin cmo guardar presentaciones con
nombres y formatos distintos para no modificar el original.
Las herramientas para abrir, guardar y cerrar estn todas bajo el men Archivo de la barra de men. Al
igual que utilizbamos Archivo / Abrir para abrir un documento existente, podemos utilizar varias opciones
para guardar una presentacin que hayamos editado.
Otros modos de abrir archivos son: utilizando la combinacin de teclas Ctrl. + O, o pulsando el botn
Abrir archivo en la barra de funciones.
Si intentamos cerrar con el botn Cerrar un archivo que hemos modificado, nos preguntar si deseamos
guardar los cambios. Para proceder a guardar los cambios, pulsaremos Guardar, y para cerrar el archivo sin
modificaciones, elegiremos Rechazar. Cancelar nos devolver al documento sin realizar ninguna accin.
Para guardar un documento que hemos modificado, pulsaremos Guardar. sto guardar en la
misma carpeta y con el mismo nombre, es decir, sobrescribir el archivo de presentacin original.
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CREANDO
PRESENTACIN VACA
UNA
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INSERTANDO TEXTO
Aadir textos a la transparencia que hemos
creado, utilizando los marcos de texto, y a
configurar stos con distintos tamaos, colores y
fuentes.
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Previsualizacin: si marcamos esta casilla veremos una vista previa de la imagen que tengamos
seleccionada.
Vincular: activaremos esta casilla cuando queramos tener actualizada la imagen insertada, ya que
si no est activada dicha casilla y se produce una modificacin en el archivo de imagen origen, el
cambio no se ver reflejado en imgenes insertadas en las diapositivas.
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En el apartado Recortar indicaremos la cantidad y el sitio por el que queremos recortar la imagen. En
la parte derecha aparecer una vista previa de cmo quedara la imagen. Si marcamos la casilla Conservar
la escala se mantendr la escala original de la imagen cuando se acorta, en consecuencia slo
cambiar el tamao del grfico, mientras que si marcamos la casilla Conservar el tamao de la imagen el
tamao de la imagen recortada se adaptar para que ocupe lo mismo que la original.
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Mediante este cuadro de dilogo tambin se puede escalar y cambiar el tamao de la imagen. Podemos
realizar muchos ms cambios en una imagen utilizando los botones que aparecen en la
Barra de objetos cuando laseleccionamos:
Para escribir texto dentro de cualquier rectngulo o elipse que hayamos insertado, seleccionaremos la
autoforma y empezaremos a escribir, o bien haremos doble clic sobre ella para que aparezca un cursor en
su interior. Podemos insertar texto de la misma forma en el interior de las imgenes, pero no en los objetos
3D.
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Aqu tenemos que escribir un nombre para tu plantilla en el cuadro de texto Plantilla nueva. Esta
plantilla nueva puedes guardarla en un rea determinada para tenerlas ms organizadas.
OpenOffice Impress trae por defecto tres reas donde guarda las plantillas: una Predeterminada, otra
para Fondos de presentaciones y otra de Presentaciones. Para facilitar su uso posterior debemos
guardarla en esta ltima rea. Si slo quisiramos guardar el fondo, la pondramos en el rea Fondos de
presentacin.
Para saber cul es la carpeta donde se guardan las plantillas accede al men Herramientas /
Opciones / OpenOffice.org / Rutas.
Otra forma ms sencilla para guardar nuestras plantillas en una carpeta diferente a la que se guarda
por defecto es a travs de la opcin Guardar como del men Archivo. En este cuadro de dilogo que se
abre, debes indicar en la opcin Tipo de archivo aquella que indica Plantilla de texto (stw).
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Al acceder a estas opciones comprobar que se puede hacer algo ms que asignar sonidos. Con las
tres pestaas que tiene se puede personalizar la animacin de forma variada.
Para aplicar un efecto a un objeto, el procedimiento es el mismo que para los objetos de texto, la nica
diferencia es que aquellos efectos de objetos que pertenezcan al tipo de Favoritos llevan asignado un
sonido por defecto que no puede ser modificado.
Por ltimo, el botn Orden permite indicar en qu orden queremos que se produzcan los efectos. As,
siguiendo nuestro ejemplo, si le hemos aplicado un efecto al texto Sistema Solar y otro efecto al
objeto inferior, podemos indicar que se reproduzca primero el cuadro de texto Sistema Solar y despus el
otro. Slo hay que seleccionar con un clic en la ventana el objeto en cuestin y pulsar las flechas para
ponerlas en el orden deseado, teniendo en cuenta que el primero del listado es el primero que se
reproduce.
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Selecciona de la lista desplegable el tipo de efecto y del cuadro central aquel que quieras aplicar.
Pulsa en Reproducir para ver cmo te va quedando la diapositiva cada vez que apliques un efecto.
Un poco ms abajo puede determinar la velocidad y el sonido insertado.
Si pasas una presentacin a modo Diapositiva, estas opciones las tendrs en el Clasificador de
diapositivas.
Pulsando sobre la opcin Automticamente despus de, dentro de la opcin Avance de
diapositiva la diapositiva avanzar de forma automtica despus del tiempo que se indique en el cuadro.
Sin embargo, el tiempo no empezar a contar hasta que no hayan producido todos los efectos
aplicados a los objetos, que se reproducirn automticamente y si tenemos algn objeto con la accin de
pasar a la siguiente diapositiva o ir a la diapositiva X, esta accin se inhabilitar.
Si activamos la transicin o cambio semiautomtico, al igual que con la transicin automtica,
todos los efectos aplicados a objetos se reproducirn automticamente. Sin embargo, la diapositiva
avanzar cuando pulsemos sobre un objeto, fondo o barra espaciadora, segn est configurado.
En este caso, si tenemos un objeto con la accin de ir a la diapositiva siguiente, no pasaremos a
dicha diapositiva hasta que no pulsemos sobre ste objeto.
Por ltimo, si activamos la transicin manual, la diapositiva no pasar a la siguiente si pulsamos
sobre el fondo, objeto o la barra espaciadora. Los objetos no se reproducirn de forma automtica sino
pulsando sobre el fondo o la barra espaciadora del teclado.
Por ltimo, tambin podemos indicar si una diapositiva debe o no aparecer en una presentacin, ya
que tal vez en determinadas ocasiones no nos interese mostrar su contenido. Por esto, mejor que eliminarla
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Para crear una haces clic en el botn Nuevo, donde adems de indicar el nombre para esta
presentacin personalizada indicas las diapositivas que debe contener adems del orden en el que irn
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En el rea Cantidad puedes indicar si la presentacin debe incluir todas las diapositivas (aunque no
muestre las que se establecieron como ocultas), o si por el contrario se comienza por una diapositiva
determinada, indicando cul en la lista de a lado.
Si hemos realizado alguna presentacin personalizada, tambin podemos indicar que la presentacin
que se inicie cada vez que se pulse en el botn modo Presentacin sea una de ellas. En este caso hemos de
seleccionarla de la lista Presentacin personalizada.
Las opciones que aparecen en el rea Tipo hacen referencia al modo de visualizacin de la
presentacin. As, si seleccionamos Predeterminado la presentacin se visualizar a pantalla
completa, si seleccionamos Ventana se ejecutar en la ventana del programa de OpenOffice,
mientras que si activamos Automtico la presentacin se reiniciar continuamente una detrs de otra
despus de la pausar que se indique.
Si indicamos cero en este intervalo, la presentacin se reiniciar a continuacin sin mostrar una
diapositiva de pausa.
En el rea Opciones podemos configurar varios aspectos. Entre los ms destacados indicar que si
activas el avance manual de diapositivas estas nunca pasarn de forma automtica, en el caso de tener
configurada alguna transicin de diapositivas automticamente. Tambin podemos dejar visible
durante la presentacin el puntero del ratn o el Navegador de OpenOffice. As mismo, podemos
anular o no el que se ejecuten las animaciones que hemos creado e insertado en alguna diapositiva.
Otras opciones que podemos configurar es anular la transicin de una diapositiva a otra
pulsando sobre el fondo de la presentacin, de modo que slo funcionarn los objetos a los que les
hayamos asignado alguna interaccin, como pasar a la siguiente diapositiva, finalizar presentacin...
Por ltimo, si activas Presentacin siempre en primer plano cuando esta se inicie ser la propia
presentacin la que permanezca siempre por encima de la ventana de cualquier programa que en ese
momento se tenga abierto.
REVISANDO LA ORTOGRAFA
57
Recuerde que el cuadro de dilogo Revisin ortogrfica aparece nicamente cuando el revisor
ortogrfico encuentra un error.
A continuacin Impress comparar cada palabra del documento con las contenidas en su
diccionario. Cuando detecta alguna que no coincide o que no existe abre un cuadro de dilogo donde
nos ofrece la posibilidad cambiarla, eliminarla, ignorarla o incluirla dentro del diccionario. Veamos cmo
se realiza el proceso paso a paso:
Nada ms abrirse el cuadro, aparecer escrita la palabra errnea en No est en el diccionario marcada
de color rojo. En ese cuadro de texto podemos modificar manualmente la palabra errnea. Sin embargo,
antes de cambiar nada el corrector nos sugerir un listado de trminos donde elegir por cul queremos
cambiarla. Seleccionamos el que nos interese y luego hacemos clic en Cambiar. Si, en su lugar, pulsamos
en Cambiar todo, estamos obligando a que el cambio se realice en todos los dems casos en que aparezca
la palabra, sin ms consultas. Tanto si la cambiamos manualmente como si optamos por las sugerencias el
siguiente paso es pulsar en Cambiar o Cambiar todo.
Si no queremos que nos corrija la palabra simplemente pulsamos en Ignorar una vez. Del mismo
modo, la opcin Ignorar siempre no nos volver a avisar en el texto y por tanto no la corregir.
Si optamos por la opcin de Agregar nos agregar el trmino al diccionario personal y lo usar
como criterio de correccin para las sucesivas veces en que usemos la revisin ortogrfica, mostrndola
cuando sea necesario como Sugerencia.
Seleccionada cualquiera de estas opciones, el corrector continuar con la revisin hasta el siguiente
trmino, y as sucesivamente hasta que finalice el documento.Una vez finalizada nuestra revisin del
documento, o si queremos dejar de revisarlo, pulsamos en la opcin Cerrar.
IMPRIMIENDO EL DOCUMENTO
58
Para imprimir una diapositiva o una vista preliminar de la misma, puedes hacerlo desde el cuadro de
dilogo Imprimir, accesible desde el men Archivo y seleccionando la opcin Imprimir.
Desde el mismo, podemos seleccionar la impresora que vamos a utilizar para hacer la impresin,
siempre en el caso que tengamos varias impresoras instaladas. En dicho caso, en la lista Nombre aparecer
la impresora por defecto que tengamos asignada, pudiendo elegir cualquier otra, pulsando dicha lista y
seleccionando la misma.
Es importante atender al bloque rea de impresin, a las opciones Todo, Pginas, y Seleccin. En
el caso que queramos imprimir todo el documento activaremos la casilla Todo, ahora bien si solo
deseamos imprimir una o varias pginas del documento insertaremos el nmero o intervalo de pginas
deseado.
De este modo, si quiera imprimir las pginas 1,2,3,4,9 de cualquier documento, introducira en el
59
Por ltimo, tambin debes saber que puedes imprimir una sola copia, opcin por defecto, o puedes
introducir el nmero de copias que desees en el campo Ejemplares. Para este caso, puedes activar la
casilla Ordenar, si quieres que se mantenga el orden de pginas del documento original, o desactiva la
casilla si quieres que agrupe cada copia de la pgina en grupos.
OPCIONES DE IMPRESIN
Ya sabes imprimir las diapositivas, ahora aprenders a configurar el contenido a imprimir, la calidad de la
impresin, as como configurar las opciones de pginas.
Para configurar las opciones de impresin nos iremos al cuadro de dilogo Imprimir, que como sabemos
es accesible desde la opcin Imprimir del men Archivo. Una vez all, para acceder a las opciones de
impresin, pulsaremos el botn Opciones... con lo que se nos abrir un nuevo cuadro de dilogo
denominado Opciones de impresin, el cual est dividido en 4 bloques de opciones a saber: Contenido,
Imprimir, Calidad de impresin, y Opciones de pgina, veamos las opciones de cada uno.
Tambin podemos acceder al cuadro de dilogo Opciones de impresin, seleccionando la opcin
Opciones del men Herramientas, y a continuacin del cuadro de dilogo Opciones seleccionaremos
Presentaciones, y despus Imprimir.
60
Estas opciones descritas del bloque Contenido e Imprimir ambas atienden al contenido de la
impresin, pudiendo seleccionar todas o ninguna de las distintas opciones posibles, sin embargo, hay
otros dos grupos opciones, que atienden a otra finalidad como son la calidad de la impresin y las opciones
de pgina, en los cuales solo podemos seleccionar una opcin y adems de forma obligatoria. Estos dos
grupos de opciones a los que nos referimos son Calidad de impresin y Opciones de pgina.
En cuanto a la calidad de la impresin podemos elegir entre 3 tipos de calidad, la Predeterminada,
que como su nombre indica es la opcin por defecto, en la cual se imprimen todos los colores originales de
la presentacin, despus vendra la opcin Escala de grises en la cual los distintos colores vendran
mezclados con el color gris con la consiguiente prdida de colores, y por ltimo la opcin Blanco y Negro,
donde solo existiran dichos colores en la impresin
El ltimo bloque que nos queda por comprender son las Opciones de pgina, en el cual tendremos
que elegir entre 4 tipos de opciones de impresin de pginas, de este modo, aparte de la opcin
Predeterminada, podemos seleccionar Ajustar el tamao de la pgina, para el caso en que
queramos que se reduzca el tamao de los objetos que sobrepasen los mrgenes de la impresora actual para
que se ajusten al papel, o seleccionar la opcin Pginas como azulejos, para imprimir las pginas en
forma de mosaico, para ello el formato de la pgina debe ser mayor que el formato del papel, o la opcin
Prospecto que como su nombre indica sirve para imprimir la presentacin como un prospecto.
61
Una vez dentro de OpenOffice Calc nos encontraremos con una ventana que contiene los siguientes
elementos:
Una barra de ttulo, donde nos aparecer el nombre de nuestro documento. Hasta que ste no se
guarda una primera vez ste mostrar el texto Sin ttulo, un men principal, una barra de herramientas
estndar con los smbolos de las funciones ms habituales de uso, una barra de herramientas formato
para modificar rpidamente el texto en los documentos. Adems, tenemos una regla horizontal, una zona
de trabajo donde escribiremos el contenido de nuestro documento (con las barras de desplazamiento a la
derecha y debajo de la misma) y la barra de estado, que nos proporciona informacin acerca del estado de
lo que se est viendo en la ventana del documento.
Estas barras suelen "aparecer" debajo de las otras dos visibles cuando estamos en un elemento asociado a
las mismas (por ejemplo: una imagen, una tabla, etc.). Tambin podemos acceder a las opciones de esas
barras haciendo clic con el botn derecho sobre esos elementos (imgenes, tablas, etc.) a travs del men
contextual
emergente.
62
HOJA DE CLCULO
Veremos de qu est compuesta una hoja de clculo y cmo eso nos puede facilitar nuestro trabajo. Los
documentos de trabajo se denominan hoja de clculo. Por defecto, al iniciar Calc aparecer Sin nombre1 y
los sucesivos libros de trabajo que se vayan abriendo en la misma sesin (cada vez que se arranca la
aplicacin se comienza una nueva sesin) se irn denominando Sin nombre2, Sin nombre3... Posteriormente,
estos nombres podrn ser modificados.
Una hoja de clculo est compuesta a su vez por varias hojas. Por defecto, al crear una hoja
de clculo aparecen tres hojas, pudindose apreciar debido a las pestaas que aparecen encima de la barra
de estado.
Vemos, por tanto, que cada hoja de clculo puede contener varias hojas y cada una de estas hojas la
podemos utilizar para lo que mejor nos convenga. Por ejemplo, podramos decir que la hoja de clculo es
como una carpeta en la que nosotros guardamos documentos de varios tipos: facturas, recibos, contratos... que
en nuestro caso sern cada una de las hojas.
63
2.2.
A diferencia de otros paquetes ofimticos cuando seleccionamos Archivo / Nuevo no se nos abre
directamente una hoja de clculo, sino que nos muestra las distintas posibilidades de todo el paquete
OpenOffice (documento de texto, dibujo presentacin, documento HTML).
En nuestro caso seleccionaremos Hoja de clculo, con lo que se abrir el entorno de filas y columnas
dentro del cual introduciremos nuestros datos y realizaremos nuestras operaciones.
Como crear una nueva hoja de clculo.
1. Despliegue el men Archivo y elija Nuevo / Hoja de clculo.
2. Tenemos una hoja de Calc nueva abierta.
3. Si queremos podemos abrir ms.
4. Para ello repetimos el proceso.
2.3.
CELDAS
64
Nos introduciremos en la forma en que se dividen la hojas de clculo que nos permitirn trabajar de una
forma cmoda conBicentenario
gran cantidad dede
datos.
la Independencia Nacional 1811-2011
Cada una de las hojas de las que est compuesta una hoja de clculo se divide en filas y columnas. Las
filas se identifican por un nmero y las columnas por una letra. La interseccin de una fila y una
columna recibe el nombre de celda, y se identifica por la combinacin de letra y nmero correspondientes a
la columna y fila a las que pertenece.
En la Barra de frmulas encontraremos la referencia de la celda en la que nos encontramos. Si hacemos
clic en las diferentes celdas veremos cmo este indicador vara.
Para desplazarnos por la hoja disponemos de las barras de desplazamiento, tanto vertical como horizontal.
Si pulsamos en las flechas que aparecen en los extremos, nos desplazaremos en esa direccin, a lo largo de
las columnas si es la barra horizontal y a lo largo de las filas si es en la barra vertical.
Si arrastramos el cuadro de desplazamiento nos moveremos ms rpido y en proporcin al tramo arrastrado.
Adems, cuando lo hacemos de esta ltima forma, aparece un pequeo mensaje que nos informa de la fila o
columna en la quedaremos situados al soltar el ratn.
1. Seleccione una celda.
2. Compruebe cmo se nos va indicando la referencia de la celda que tenemos activa.
3. Navegue por la hoja usando las barras de desplazamiento.
2.4.
65
A continuacin veremos cmo abrir un documento que ya existe, cmo generar uno nuevo y las
diferentes opcionesBicentenario
que tenemos cuando
guardarloNacional
sin que modifiquemos
el original.
de la queremos
Independencia
1811-2011
Si disponemos de un archivo de Calc, podemos abrirlo haciendo doble clic sobre el icono del
mismo.
Tambin podemos abrir el archivo desde la propia aplicacin. Esto lo podemos hacer de dos formas:
desplegando el men Archivo / Abrir o en la barra de herramientas estndar seleccionamos el icono.
Se nos abrir un cuadro de dilogo dentro del cual podremos navegar hasta encontrar el archivo que
deseamos abrir, haremos clic sobre l y pulsaremos el botn abrir.
En este cuadro de dialogo debemos proporcionar un nombre al archivo y una localizacin en la que ser
guardado.
Curso de Actualizacin en Gestin Educativa Institucional para la Transformacin de la Escuela
66
Una vez la hoja de clculo est guardada, las sucesivas veces que seleccionemos la opcin Guardar,
automticamente guardar
los cambios
enIndependencia
el archivo correspondiente.
Bicentenario
de la
Nacional 1811-2011
Podemos guardar un archivo ya existente con otro nombre diferente. Para ello, en el men Archivo
seleccionamos la opcin Guardar como...
Adems de la posibilidad de guardar una hoja de clculo utilizando el icono disquete en la barra de
herramientas estndar, podemos guardar el documento utilizando la combinacin de teclas Ctrl + G
As mismo, podremos guardar el documento en otro formato diferente, como por ejemplo como
una pgina Web. Para ello seleccionamos en el cuadro de dilogo de guardar como... Documento HTML en
el desplegable Tipo.
Cuando se trata de un documento totalmente nuevo, al guardarlo por primera vez a travs de Guardar,
automticamente nos abre el cuadro de dilogo Guardar como para ubicarlo y proporcionarle un nombre.
Cmo abrir y guardar un documento nuevo con OpenofficeCalc
2.5.
Abra el documento a travs de Archivo / Abrir. Seleccione el archivo del que se trate y pulse
Abrir.
Haga clic en Archivo / Guardar cmo para guardarlo con otro nombre. Ponga nombre al
documento y pulse luego en Guardar.
ABRIENDO VARIAS HOJAS DE CLCULO
Desde el explorador de archivos: seleccionando varios archivos al mismo tiempo y pulsando la tecla
Intro.
Una vez que estemos en Calc pulsando el icono Abrir archivo o bien a travs del men
Curso de Actualizacin en Gestin Educativa Institucional para la Transformacin de la Escuela
67
SALIR Y TERMINAR
Aprenderemos qu debemos hacer para cerrar el documento y para salir de la aplicacin.
Para cerrar una hoja de clculo de Calc, seleccionaremos del men Archivo la opcin Cerrar. Si la hoja
de clculo no se ha guardado todava o se han realizado modificaciones desde la ltima vez que se
guard, Calc mostrar un mensaje avisando si deseamos guardar los cambios:
En cualquiera de los casos estaramos cerrando la hoja de clculo abierta, pero no la aplicacin, con lo
que finalmente podra quedar la aplicacin activa pero sin ninguna hoja abierta, apareciendo el rea de
trabajo vaca:
Una vez haya finalizado nuestro trabajo con la hoja de clculo de Calc, podremos cerrar la aplicacin. Para
llevar a cabo esta accin tenemos dos posibilidades:
Tanto si al cerrar el documento como al intentar salir de la aplicacin existieran libros con cambios por
guardar, se nos avisara de este hecho, indicndosenos con un aviso.
1. Cierre el documento pulsando Archivo / Cerrar. Tambin se puede haciendo clic en el aspa que se
encuentra en la parte superior derecha.
Curso de Actualizacin en Gestin Educativa Institucional para la Transformacin de la Escuela
68
2. Como no hemos guardado los ltimos cambios, nos aparece una ventana que nos pregunta si queremos
salvar stos. Pulsamos
Guardar y de
se mantiene
el escritorio de
la aplicacin
sin ninguna hoja abierta.
Bicentenario
la Independencia
Nacional
1811-2011
3. MANEJANDO DATOS
Nos gustara presentar estos datos a la plantilla. Para ello necesito depurar la informacin que nos han
pasado de la gestora, eliminando la que sea confidencial y aadiendo otra que pueda ser de inters para mis
empleados.
Necesitaremos cierta soltura a la hora de navegar por los datos que estn incluidos en la hoja de clculo
que nos han proporcionado y acceder de una manera rpida a stos.
Qu debemos hacer para introducir los datos en las celda? Hay algunos datos que se repiten, Es
preciso que los introduzcamos de nuevo? Cmo podemos copiarlos? Y eliminar los que ya no nos sirvan?
3.1.
INTRODUCIENDO DATOS
Comenzaremos a introducir contenido en las celdas y sabremos qu tipo de datos tienen cabida en
Calc.
Introducir informacin en Calc es sencillo. Basta con dirigir el cursor a la celda que deseemos,
seleccionarla e insertar la informacin. Conforme lo hacemos la barra de frmulas se activar. A partir de
este momento podremos modificar el contenido de la celda tambin desde dicha barra:
dichos datos. Una vez introducido el dato en cuestin, basta con pulsar el botn de validacin o lo
que es ms simple, la tecla Intro. En el caso de que deseemos cancelar la introduccin de alguno de los
datos, podemos hacer un clic sobre el icono cancelar o pulsar la tecla Esc.
69
En muchas ocasiones nos encontraremos con la necesidad de introducir en una frmula el valor que
adopta otra celda. En estos casos, introduciremos simplemente la referencia de esa celda, como se
muestra en la imagen. El uso de referencias posee diversos matices que sern analizados con ms detalle en
un apartado posterior.
70
La celda D5, que es la celda activa, posee el valor 9, pero como hemos mencionado anteriormente
en la barra de frmulas aparece la expresin que da origen a ese valor (en este caso 5 ms el valor de la
celda B4). Podra surgirnos la pregunta de Y qu ocurre si en la celda B4 existe otra frmula? Pues que
Calc slo toma el valor que se refleja en celda, con independencia de si su origen es un frmula o un valor
directamente.
Operadores
Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Calc ejecutar las operaciones en el orden
que se indica en la tabla que se muestra a continuacin. Si una frmula contiene operadores con el mismo
precedente (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin) Calc
evaluar los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluacin escribiremos entre
parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar.
Operador
Descripcin
Porcentaje
Exponente
*y/
Multiplicacin y divisin
+y-
Suma y
resta
&
<>
71
Bicentenario
deserie
la Independencia
1811-2011
Hay que tener
en cuenta una
de reglas a la hora Nacional
de introducir
datos
Se pueden incluir puntos (por ejemplo, podemos escribir 1.000.000).
Una sola coma en una cifra ser considerada como entrada decimal (es decir, podemos escribir
123,50).
Si escribimos dos cifras separadas por una barra (/) Calc interpretar que se trata de una fecha
(1/2 ser el uno de febrero), a no ser que pongamos el signo de igual delante, en cuyo caso se
interpretar como una divisin.
Tambin se pueden realizar operaciones matemticas con fechas y horas. Hay que tener en cuenta una
serie de normas en estos casos: las fechas debern ir siempre entre comillas, separadas por el signo
matemtico correspondiente y precedida toda la frmula por el signo de igual (=). Veamos un ejemplo:
Podemos apreciar cmo de la operacin visible en la barra de frmulas resulta el nmero 85. Es decir,
entre las fechas introducidas en la frmula hay una diferencia de 85 das.
72
En distintas hojas del mismo libro: cuando en la frmula en cuestin llega el momento de introducir la
referencia, nos dirigimos hacia la barra indicadora de hojas.
Y seleccionamos aquella en la que se encuentre el dato que nos interesa. Tras esto, en la hoja seleccionada,
marcaremos la celda (haciendo un clic sobre ella) que contenga el dato requerido.
Una vez hecho esto, tendremos dos opciones:
La frmula ya est completa: podemos seleccionar el botn de validacin de
frmulas, con lo
que automticamente regresaremos a la hoja de origen y contemplaremos el resultado de la frmula.
La frmula an no est terminada:
Antes de volver nuevamente a la hoja origen para completar la frmula, situamos el cursor en la
barra de frmulas, tras lo cual volveremos a la barra de hojas para seleccionar la hoja de origen, en la que
ya se encontrar la referencia al nuevo dato introducido. Una vez ah accedemos a la barra de frmulas y la
completamos.
La otra opcin pasa por no regresar a la hoja de origen, con lo que, tras seleccionar la celda en la nueva
hoja, situamos el cursor en la barra de frmulas y, en esa localizacin continuamos introduciendo la
frmula.
En distintas hojas de diferente libro: en primer lugar, deberemos tener abierto el libro en cuestin. Una vez
hecho esto, podremos comenzar a introducir en nuestra hoja origen la expresin de la frmula
correspondiente. Cuando llegue el momento de introducir la referencia a la celda del otro libro, nos
dirigiremos al men Ventana y en la parte final del desplegable aparece una relacin de todos los
libros que se encuentran
abiertos, seleccionamos el que nos interese, una vez abierto ste,
seleccionamos la hoja y la celda en cuestin con un clic de ratn.
Tras esto, nos encontramos en la misma situacin comentada anteriormente cuando la hoja estaba en el
mismo libro: que la frmula est finalizada y que no lo est. La solucin a esta situacin es exactamente
igual, tan solo debemos tener en cuenta que ahora adems de estar en hojas diferentes, tambin estaremos
en libros diferentes.
Como introducir distinto tipos de datos en las celdas.
1. Introducimos texto en una celda.
2. Modificamos el texto en la barra de frmulas y pulsamos validar.
3. Introducimos una frmula en otra celda (=3+2) y pulsamos el botn validar.
4. En una tercera celda introducimos la expresin =4+
5. Hacemos clic con el ratn a la celda que le queramos sumar a la expresin anterior.
6. Pulsamos el botn Validar.
73
3.2.
Un paso bsico antes de comenzar a realizar operaciones es conocer las posibles formas que
tenemos de seleccionar las celdas.
Hemos visto que una celda es la interseccin entre una fila y una columna de las que forman la hoja
de clculo, y se designa por la letra de la columna a la que pertenece seguida por el nmero de la fila.
La siguiente imagen muestra, por ejemplo, la celda D10:
A partir de este momento, no hablaremos ms de nombres de celdas y rangos, sino que utilizaremos la
expresin referencias. En los casos anteriores D10 es una referencia a una celda y B3:D6 es una referencia
a un rango.
74
3.3.
Seleccionar una celda es tan simple como hacer clic sobre ella. Cuando una celda se encuentra
seleccionada se dice que la celda est activa. La celda activa aparecer como un borde ms grueso y su
referencia aparecer en el rea de hoja de la barra de frmulas.
Tambin podemos realizar la seleccin haciendo uso de las teclas de direccin del cursor; con
ellas nos podremos ir desplazando por las celdas de la hoja.
Cmo seleccionar y navegar por las celdas
3.4. SELECCIONANDO UN RANGO
Sabremos las diferentes formas de seleccionar un rango.
Para seleccionar un rango tenemos varias opciones:
Una primera opcin es arrastrando el ratn. Para ello, en primer lugar activamos la primera celda
del rango (recordemos que esto se haca realizando un clic de ratn sobre dicha celda) y, sin soltar el
botn del ratn, arrastramos hasta la ltima celda y una vez que el rango deseado aparezca marcado,
soltamos el ratn.
Otra opcin es seleccionar la primera celda del rango (en este caso s podemos soltar el ratn) y, una
vez sta se encuentre activa, pulsamos la tecla Mayus y, sin soltarla, seleccionamos la ltima celda del
rango.
75
Haz clic sobre una celda y sin dejar de pulsar el botn izquierdo del ratn arrstralo,
seleccionando as un rango.
2.
Ahora utilizaremos otra forma, selecciona una celda de origen, pulsa la tecla maysculas
en la celda final.
3.
Por ltimo, haremos una seleccin del rango utilizando el rea de hoja en la barra de frmulas.
3.5.
En ocasiones las celdas que necesitamos seleccionar se encuentran de forma dispersa en la hoja de
clculo.
Podemos realizar una seleccin de varias celdas aunque no se encuentren juntas formando un
rango. Esto podra ser til, por ejemplo, para dar un formato comn a una serie de celdas que se encuentran
en diversas localizaciones de la hoja.
El procedimiento para realizar esto es muy simple: una vez que tenemos activa una primera
celda, presionamos la tecla Ctrl y, sin soltarla, vamos marcando el resto de celdas que queremos que
formen nuestra seleccin.
Esto que se ha comentado para celdas es tambin vlido para rangos. Una vez seleccionado el
primer rango, pulsamos la tecla Ctrl y, sin soltarla, seleccionamos el resto de rangos que queremos formen
nuestra seleccin.
Obviamente se pueden combinar sin ningn problema seleccin de celdas y rangos.
Podremos seleccionar un rango disjunto de celdas, es decir, no continuas.
76
3.6.
Para seleccionar una fila o columna entera haremos un clic con el ratn sobre la letra o nmero de la
columna o fila. De este modo quedar seleccionada en su totalidad.
Seleccin mltiple
Si deseamos seleccionar varias filas o columnas contiguas, haremos lo siguiente: seleccionemos la
primera de ellas y sin soltar el botn del ratn arrastramos hasta que abarquemos las deseadas, momento en
el que podremos soltar el ratn.
Selecciones discontinuas
En el caso de que las filas o columnas que deseemos seleccionar no se encuentren contiguas, la forma
de realizar la seleccin es similar a la llevada a cabo para las celdas: una vez seleccionada la primera de
ellas (podemos soltar el ratn), pulsamos la tecla Ctrl y, sin soltarla, vamos seleccionando todas
aquellas que deseemos.
1. Haga clic sobre el nmero o letra de la columna o fila para seleccionarla en su totalidad.
2. Pulse la tecla Ctrl para hacer selecciones disjuntas.
3.7.
77
Haga un clic de ratn en el botn que se encuentra a la izquierda y hemos marcado en amarillo de los
encabezados de las columnas y encima de los encabezados de las filas para seleccionar toda la hoja.
3.8.
tienen
Una vez que una celda contiene algn tipo de dato, es posible modificar su contenido, realizando
alguna de estas operaciones:
En primer lugar la seleccionamos y seguidamente realizamos un doble clic de ratn o la
seleccionamos y a continuacin pulsamos la tecla F2.
Realizando cualquiera de las dos operaciones anteriores el contenido de la celda se edita y en la
misma aparece un cursor. Con las teclas de direccin podemos desplazarnos por el contenido de la celda o
bien situarnos en cualquier lugar con un clic de ratn. Una vez realizadas las correcciones pulsaremos la
tecla Intro o el icono de validar datos de la barra
de frmulas.
En el caso de que queramos eliminar el
contenido completo de una celda, una vez
seleccionada sta, pulsaremos la tecla Supr o Del.
Nos aparecer un cuadro de dilogo y deberemos
marcar qu pretendemos borrar y acto seguido
pulsar Aceptar.
78
Con Calc podremos copiar o cortar (mover) celdas desde una localizacin de la hoja de clculo a
otra, a otra hoja del mismo libro, a otro libro e incluso a otras aplicaciones como por ejemplo
OpenOffice Writer.
Para realizar las operaciones de copiar y cortar, Calc hace uso del portapapeles, que no es ms que
una parte de la memoria del ordenador en la que se coloca de forma provisional la informacin. Cuando se
copia, Calc coloca un duplicado de las celdas seleccionadas en el portapapeles. Al cortar, Calc eliminar
los datos de su ubicacin original y los colocar en el portapapeles.
Para finalizar la operacin ser necesario pegar los datos almacenados en el portapapeles en la
nueva ubicacin.
Las operaciones de copiar y cortar pueden ser llevadas a cabo sin utilizar el portapapeles, para esto
utilizaremos la tcnica de arrastrar y colocar.
Las operaciones de copiar y cortar se diferencian bsicamente en que la primera de ellas mantiene los
datos en su localizacin original, realizando un duplicado de los mismos, mientras que la opcin cortar
borra los datos de la ubicacin de origen. Una vez que hemos copiado o cortado los datos deseados
procederemos a pegarlos en la nueva ubicacin.
Seguidamente vamos a ver algunos ejemplos de cmo se llevaran a cabo estas operaciones:
Cortar datos utilizando Portapapeles
Supongamos que en la siguiente imagen quisiramos desplazar los datos para insertar un Ttulo en
la hoja de clculo. Los pasos que habra que seguir seran, en primer lugar, seleccionar el rango que
queremos cortar, posteriormente llevarlo al portapapeles mediante alguna de las siguientes opciones:
Seleccionamos la opcin Cortar del men Edicin.
Haciendo un clic en el botn derecho del ratn sobre la zona seleccionada, se despliega un men
contextual, en el que elegiremos Cortar.
79
No hay ningn problema en pegar el contenido en una zona que se superponga a la que acabamos
de cortar, ya que una vez realizada la operacin de pegar, los datos en su ubicacin de origen
desaparecern.
Cortar datos utilizando arrastrar y soltar
Si el rea de destino se encuentra cerca del rea de origen, puede resultar ms interesante utilizar el
mtodo de arrastrar y soltar.
Para llevar a cabo esta operacin, al igual que antes, en primer lugar seleccionamos el rango de
origen, seguidamente situamos el puntero del ratn en alguno de los bordes del rango seleccionado, debe
aparecer el puntero en forma de flecha normal. En este momento, hacemos un clic de ratn, y sin soltar el
botn, arrastramos el bloque seleccionado hasta dejarlo en la posicin que deseemos. Cuando se arrastra,
Calc deja una marca de por donde se ubicar el rango de destino.
Como habamos comentado anteriormente, los pasos a seguir son prcticamente los mismos que
para el caso de Cortar, con la salvedad de que una vez seleccionado el rango a copiar, lo llevaremos al
portapapeles mediante alguna de las siguientes opciones:
Seleccionamos la opcin Copiar del men Edicin.
Haciendo un clic en el botn derecho del ratn sobre la zona seleccionada, se despliega un men
contextual, en el que elegiremos Copiar.
Hacemos clic en el botn Copiar de la barra de herramientas estndar. El resto es igual.
Copiar datos utilizando arrastrar y soltar
El proceso es igual que para mover datos pero, en este caso, una vez seleccionado el rango origen, se
debe mantener pulsada la tecla Control mientras se arrastra el bloque seleccionado. De este modo,
en vez de mover (cortar) los datos, stos se copiarn.
Como mover una tabla.
80
DESHACER Y RESTAURAR
Es posible que una vez hayamos introducido nuevos cambios en el documento o hayamos cometido
algn error y queramos volver a la situacin anterior. Con las opciones de Deshacer y Restaurar
OpenOffice nos ofrece la posibilidad de rectificarlo.
Estas opciones se encuentran en el men Editar y su manejo es muy sencillo:
Para deshacer la ltima accin usaremos Deshacer y, si hemos deshecho, algo se puede volver a hacer
usando Restaurar.
Si observa en el men Editar, la opcin de Rehacer no aparecer activa hasta que no hayamos
deshecho algo y siempre ltima accin deshecha.
Tambin nos indicar aqu cul es esta accin.
Otra forma de acceder a estas opciones es a travs de los iconos de la Barra de herramientas
estndar.
Junto a estas dos acciones nos aparecer la opcin ltimo comando. Esta funcin realiza nuevamente
la accin del ltimo comando ejecutado. Junto a la opcin ltimo comando puede ver el comando de que
se trata.
Debe saber que OpenOffice guarda en memoria las ltimas veinte acciones, por lo que slo podremos
deshacer esas ltimas cien acciones.
Para aumentar este nmero debemos dirigirnos al men Herramientas / Opciones /
OpenOffice.org / Memoria de trabajo, y modificar el nmero en el recuadro Cantidad de pasos. El
valor mximo que puede tomar es de 100 pero a mayor nmero ms memoria se requerir.
81
Cuando estamos trabajando con documentos de gran extensin o simplemente tenemos la necesidad
de cambiar alguna palabra, nmero... que se repite a lo largo del documento, por otro, a veces puede resultar
tedioso ir buscndolos y modificndolos uno por uno, o simplemente localizar determinados pasajes del
texto. Con la opcin de Buscar y Reemplazar esta tarea se simplifica al mximo, ahorrando tiempo y
esfuerzo.
La opcin buscar la puedes encontrar dentro de las opciones del men Editar, aparecindote como
Buscar y Reemplazar. El cuadro de dilogo es como el que muestra la imagen.
Una vez abierto este cuadro de dilogo, realizaremos nuestra bsqueda escribiendo la cadena de
caracteres en el cuadro de texto Buscar. Pulsaremos a continuacin el botn Buscar y el proceso habr
comenzado. Si tiene xito, nos mostrar la siguiente cadena de caracteres que se corresponde con la
buscada, proporcionndonos la opcin de Reemplazarla por otra o continuar con la bsqueda. Si queremos
buscar de una vez toda esta cadena en el documento pulsaremos entonces en Buscar todo.
En la bsqueda que realicemos podemos establecer una serie de criterios para concretar o ampliar ms
la bsqueda. En la seccin de Ms opciones podemos controlar estos criterios activando la opcin u
opciones que nos interesen.
82
Ya buscada la cadena de caracteres tendremos la opcin de cambiarla por otra. Para ello
escribiremos en el cuadro de texto Reemplazar por los caracteres por los que queremos cambiarlo y
pulsamos el botn Reemplazar para que tenga lugar el cambio. Si lo que queremos es que el cambio
afecte a todas las que coincidan en el documento pulsaremos entonces en Reemplazar todo.
Otra forma de activar la opcin de bsqueda es pulsando al mismo tiempo las teclas Ctrl + B o
pulsando en la barra de herramientas estndar el icono con prismticos.
Para cerrar el cuadro de dilogo haremos clic en el botn
Cerrar.
Podemos mantener en primer plano en la pantalla el cuadro de dilogo Buscar y Reemplazar
mientras se trabaja en el texto. Basta pulsar sobre el texto para desactivar el cuadro y pulsar nuevamente
sobre l para volver a activarlo.
EMPLEANDO FRMULAS BSICAS
Tenemos que comenzar a sacar conclusiones de todos los datos que hay en las tablas, y la mejor forma es
realizando algunas operaciones para obtener resultados totales o parciales que nos sirvan para posteriores
anlisis.
Como an no estamos familiarizados con el uso de frmulas, aparecen mensajes de error cuando
intentamos crear alguna operacin de cierta complejidad.
Qu tipo de operaciones podemos hacer en Calc? Qu significan los mensajes de error que me
aparecen?
FAMILIARIZNDONOS CON LA BARRA DE FRMULAS
Nos iniciaremos en el uso de la barra de frmulas, elemento fundamental de una hoja de clculo.
En las celdas de nuestra hoja de clculo, es posible introducir distintos tipos de datos, o bien
frmulas.
Cuando nos situamos en una celda e introducimos datos en ella veremos que estos datos aparecen en
dos lugares:
En la celda activa y
En la Barra de Frmulas
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Asistente para funciones: Este icono activa el asistente para funciones, que nos permite utilizar funciones
matemticas de diferente ndole dentro de nuestra hoja de clculo.
Rechazar . Este icono, restaura el contenido de la celda a su valor inicial. De este modo no se
introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena. Al pulsar sobre este icono la celda activa
seguir siendo la misma y no se produce ningn desplazamiento.
Aplicar: Es el botn con la marca de verificar verde de la barra de frmulas; al hacer clic sobre l se
valida el valor para introducirlo en la celda.
INSERTANDO COLUMNAS Y FILAS
Conoceremos la forma de insertar nuevas celdas en nuestra hoja de clculo.
En ciertas ocasiones puede que nos interese que el rango que hemos copiado o cortado en el
portapapeles no sustituya a un conjunto de celdas en el destino (como ocurre con el comando pegar), sino
que queremos desplazar estos datos hasta que "dejen hueco" a nuestra seleccin.
Para llevar a cabo esta operacin colocamos el cursor en el lugar en el que queramos que se inserte
nuestra seleccin y, seguidamente, podemos hacer una de estas dos operaciones:
En la que elegiremos la opcin que nos interese y pulsaremos en Aceptar, finalizando de este modo el
proceso.
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Como alternativa al botn derecho del ratn encontrar, dentro del men Editar la opcin Eliminar
celdas, que elimina la fila o columna que tenga seleccionada.
Como borrar filas y columnas.
1. Seleccionamos con el ratn en el nmero que identifica la fila a eliminar.
2. Pulsamos el botn derecho del ratn y, en el men contextual, elegimos la opcin Eliminar
filas.
3. Seleccionamos con el ratn en la letra que identifica la columna a eliminar.
4. Pulsar el botn derecho del ratn y , en el men contextual, elegimos la opcin Eliminar
columnas.
PEGADO ESPECIAL
Vamos a ver las particularidades del Pegado
especial y las ventajas que ste nos puede
proporcionar.
Veremos
en
prximas unidades que
una celda, aparte de
contener
datos
(nmeros, texto, fechas,
frmulas...) dispondr
de
una
serie
de
propiedades
y
caractersticas
que
conforman el formato
de la misma, como
pueden ser: apariencia
del nmero o texto,
alineacin,
fuente
utilizada,
color
de
fondo...
Cuando utilizamos el comando pegar, tras haber
realizado
un copiar o cortar, la informacin
pegada se refiere tanto a los datos como a los diversos formatos aplicados a la celda o celdas copiadas.
Es importante tener presente que la opcin de Pegado especial... no se encuentra disponible si
hemos utilizado el comando Cortar.
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Seguidamente utilizaremos el comando Copiar (recordemos que esta operacin la podemos llevar a
cabo desde el men Editar, desde el men contextual o bien pulsando el botn correspondiente de la
barra de herramientas).
Una vez realizada esta operacin, aparece el cuadro de dilogo Pegado especial:
Vemos que existen una serie de opciones. Seguidamente comentamos el efecto que producir cada
una de ellas. Ya que an no se han tratado los aspectos de formato de celdas, que se vern en unidades
posteriores, puede que algunos conceptos comentados no nos sean familiares. Esto no nos debe preocupar
por el momento.
Seleccin: marcaremos los recuadros necesarios para filtrar qu tipo de datos queremos copiar.
Operaciones: nos permitirn realizar operaciones entre rangos de una forma muy fcil.
Opciones:
Ignorar celdas vacas: no pega las celdas en blanco que existieran en el rea de origen en el rea de
pegado. Es decir, si en el rea de origen hemos seleccionado celdas que estuvieran en blanco, cuando
realizamos el pegado con esta opcin, el contenido de las celdas de la zona de pegado que se corresponda
con las celdas en blanco, ser respetado.
Trasponer: Cambia la orientacin de los datos copiados al ser pegados, es decir las filas se convierten en
columnas y las columnas en filas.
Vincular: este botn realiza una copia vinculada del rango de origen en la zona de destino. Bsicamente
lo que hace es introducir en las celdas de destino la referencia a la celda de origen que le corresponde, de
modo que si se modifica un valor en la celda de origen, se modificar en la de destino.
Desplazar celdas: se definen las opciones de desplazamiento de las celdas al pegar la seleccin.
1. Primero debemos Copiar el o los datos que queremos pegar.
2. En el lugar donde realizar el pegado, pulsamos con el botn derecho del ratn y a continuacin
Pegado especial.
3. Aparece una nueva ventana donde podemos configurar el modo en el que queremos pegar los datos
copiados
MODIFICANDO EL TAMAO
ALTO
Aprenderemos a modificar el alto de las filas.
Por defecto, Calc ajusta la altura de la fila al contenido de la misma. Pero en ciertas ocasiones nos puede
interesar aplicar un alto diferente. Esto lo podemos hacer de varias formas:
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Si sabemos el valor exacto de la altura de la fila, en el men Formato, elegiremos la opcin Fila y en el
siguiente desplegable Alto... Tras esto nos aparecer un cuadro de dialogo que nos pide el valor de la altura
de la fila.
El tamao de las filas es configurable para dar la altura necesaria en funcin de los elementos
insertados en ella.
Como cambiar la altura de una fila.
7.2.
ANCHO
Si acercamos el cursor hasta la parte superior, en la zona en la que aparecen las letras que designan las
columnas y lo situamos en la unin de dos columnas, el cursor cambia de apariencia, adoptando la de
una flecha doble, como aparece en la imagen. Si en este momento arrastramos hacia derecha e
izquierda, modificaremos la anchura de la columna
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Podemos adaptar la anchura de una columna a las necesidades especficas del contenido de las celdas.
1. Arrastramos las lneas que se encuentran delimitando los cabeceros de las mismas.
2. Ahora utilizamos otro mtodo. Seleccionamos la columna.
3. Vamos a Formato/Columna/Ancho.
4. Introducimos el ancho deseado.
5. Pulsamos Aceptar.
OCULTAR-MOSTRAR FILAS
Sabremos cmo ocultar y mostrar una fila de nuestra hoja de
clculo.
Calc nos ofrece la posibilidad de ocultar filas de modo que, aunque existiendo a todos los efectos, sta
no se muestra en la hoja.
Para conseguir esto podemos seleccionar una celda de la fila que deseemos ocultar, o bien seleccionar
la fila completa. Una vez hecho esto, accederemos al men Formato / Fila y seleccionamos Ocultar.
Como hemos comentado, la celda contina existiendo a todos los efectos, si alguna celda de esa fila
contiene algn dato que se usa en otro lugar de la hoja, ese dato seguir existiendo. Si nos fijamos con
detalle en la numeracin de las filas, el nmero de la que hemos ocultado no aparece. Esto no ocurra
cuando eliminbamos una fila, que la numeracin se reajustaba.
Mostrar
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Las encabezados y pie de pgina que definamos en este cuadro van a pertenecer a la hoja activa en
el momento de realizar los cambios. Si queremos que estos cambios afecten a ms de una hoja o al libro
completo, deberemos seleccionar el conjunto de hojas y luego acceder a la configuracin de pgina.
Recordemos que para seleccionar varias hojas, mantenemos pulsada la tecla <Control> mientras en
la barra de hojas vamos marcando cada una de las hojas.
En la imagen anterior apreciamos que aparecen dos botones: Opciones y Editar. Si hacemos clic
en Opciones, nos aparecer un cuadro como el siguiente:
Mediante este cuadro de dialogo podemos configurar el tipo de borde y linea, su color y el color de
fondo del encabezado y del pie de pgina.
Si pulsamos en el botn Editar nos aparecer un cuadro como el siguiente:
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En ella apreciamos tres grandes cuadros que se corresponde con la divisin que hace Calc de los
encabezados y pies de pgina: parte derecha, central e izquierda. Podemos introducir en cada uno de ellos
lo que consideremos oportuno, tan slo debemos colocar el cursor en el cuadro
correspondiente y teclear. En la parte inferior aparecen una serie de iconos, que pasamos a comentar
Formato del texto introducido. Marcamos el texto pulsamos este botn y en el cuadro de
dilogo, que nos ser familiar pues ya ha sido comentado, definimos su formato
Inserta, en el lugar en el que tengamos colocado el cursor, el nmero de pgina
Inserta, en el lugar en el que tengamos colocado el cursor, el nmero total de pginas
Inserta la fecha en la que el documento fue impreso
Inserta la hora en la que el documento fue impreso
Inserta el nombre de la hoja
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BIBLIOGRAFA
CASTELL, Manuel (2001). Internet y sociedad en red. En Leccin inaugural del programa de
doctorado sobre la sociedad de la informacin y el conocimiento. Barcelona: UOC.
ANTONIO L., (2002). Aula Siglo XXI. Computacin y Tecnologa. Madrid, Espaa.
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