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AREAS DE RESPONSABILIDAD
Adems de la organizacin de la empresa que vemos reflejada en un organigrama
empresarial, debemos especificar para cada nivel o unidad organizativa a qu
rea de responsabilidad pertenece dentro de la empresa. Cada rea de
responsabilidad, a su vez, conlleva unas funciones que son las siguientes:
DEPARTAMENTAL
ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
Es muy importante tener una buena organizacin del departamento de ventas, por
eso creo necesario echarle una ojeada a las diferentes posibilidades a la hora
disear la estructura de ventas.
Estructura del departamento de ventas:
Estructura horizontal:
Hay pocos niveles jerrquicos sin apenas mandos intermediarios (ejemplo
iglesia catlica: papa, obispos, cura prroco)
Ventajas: fcil y rpida comunicacin. La decisin es rpida, y el coste es que el
nmero de personas que ha de atender un mando es muy elevado, en ventas: un
director es mando de varios delegados que son los vendedores de la misma zona
Estructura vertical:
Hay varios escalones, cada grupo de personas tiene mandos
intermediarios, por ejemplo un director nacional de ventas dirige a varios
subdirectores de zona que a su vez dirigen a varios directores territoriales que a
su vez tienen a su cargo a varios supervisores de ventas
El departamento de ventas es el que se encarga de la distribucin y venta de los
productos y dar seguimiento dia a dia de las diferentes rutas de vendedores para
garantizar la cobertura total y abastecimiento a los locales comerciales. En este
departamento se prepara dia a dia el pedido de ventas a manufactura segn su
requerimiento y trabaja en conjunto con mercadeo para lanzamiento de productos,
promociones y ofertas.
Est encargado de contratar a promotoras, vendedores, supervisores y llevar
control de inventarios de productos de cada una de las sucursales.
Este es el departamento prioritario de la empresa, ya que a travs de su buena
gestin la empresa puede vender. Es el departamento encargado de vender,
distribuir y dar seguimiento de las diferentes rutas (colmados, supermercados,
cafeteras).
Gerente zona Gerente zona Gerente zona Gerente comercio occidental norte
oriental organizado
Supervisores Supervisores Supervisores Supervisores Merchandising
Vendedores Vendedores Vendedores Vendedores Vendedores Vendedores
25 master
Ingeniera de produccin.
Administracin de salarios.
Control de Calidad.
William Stanton.
Philip Kotler.
Estas cuatro definiciones presentadas pueden ser aceptadas por tericos y
prcticos pero resultan limitadas aunque sea en un aspecto. Por ejemplo, la
mayora de estas definiciones seala que la mercadotecnia presenta operaciones
mercantiles sin embargo esta puede realizarse en organizaciones no lucrativas
tambin. Adems la definicin que dan Louis E. Boone y David L Kurtz implica que
la mercadotecnia empieza despus que los productos y servicios han sido creados
y en realidad esta empieza antes. Un tercer y ultimo error que podemos sealar en
estas cuatro definiciones es que la mercadotecnia no solo se refiere a productos y
servicios sino tambin a ideas, conceptos e incluso a la propia gente.
Segn el libro Reinventando Recursos Humanos: Cambiando los roles para crear
una organizacin de alto rendimiento, de Margaret Butteris, el papel y la funcin
de Recursos Humanos de la empresa consiste en las siguientes:
ORGANIZACIN DE OFICINAS
Cada organizacin espacial de la oficina tiene sus ventajas y desventajas. Cuando
cada trabajador tiene su propio espacio, se mejora la comodidad (y, por lo tanto, la
motivacin y la productividad) y se reducen las conversaciones entre los
trabajadores, lo que permite evitar la prdida de tiempo. En el aspecto negativo,
cuando el trabajador se encuentra aislado, es probable que se disperse con mayor
facilidad y que, en lugar de trabajar, se dedique a navegar por Internet u otras
actividades ociosas.
En las oficinas donde existe menos espacio y distancia entre los empleados, suele
haber un clima ms bullicioso y menor concentracin. Sin embargo, los directivos
podrn controlar a los trabajadores con mayor facilidad sin necesidad de
desplazamientos.
ejemplo, un jefe poda a veces tener una secretaria que deba ser una estengrafa
experta. Probablemente, ella no iba a dedicar a la estenografa ms de una hora
por da, y durante el resto de l realizara tareas mucho menos especializadas,
tales como archivo, contestar el telfono y trabajo general de oficina.
ORGANIZACIN JERARQUICA
Una organizacin jerrquica (estructura organizativa vertical) es una estructura
organizativa donde cada entidad en la organizacin, excepto uno, est
subordinada a una entidad nica. Este acuerdo es una forma de una jerarqua. En
una organizacin, la jerarqua est formada normalmente por un grupo singular y
de poder en la parte superior con los niveles posteriores por debajo de ellos. Este
es el modo dominante de organizacin entre las grandes organizaciones; mayora
de las empresas, los gobiernos y las religiones organizadas son las
organizaciones jerrquicas, con diferentes niveles de gestin, poder o autoridad.
Por ejemplo, la amplia visin general de alto nivel de la organizacin general de la
Iglesia Catlica est formado por el Papa, a continuacin, los Cardenales, a
continuacin, los arzobispos, y as sucesivamente.
LA AUTORIDAD
La autoridad es el privilegio de primaca que se reconoce en la influencia. Por
ejemplo, la de un individuo sobre el statu quo de un colectivo. Tal privilegio se
concibe 'motu proprio', asignado o designado. La autoridad tambin es el prestigio
meritorio de una persona u organizacin en su calidad o competencia sobre cierta
materia. La autoridad suele estar asociada al Estado como depositario de los
poderes pblicos. Los funcionarios estatales tienen la facultad de mandar y dar
rdenes, que deben ser acatadas siempre que acten con respecto a las leyes y
normas vigentes. Si seguimos la definicin del Diccionario de la Lengua, la
autoridad es: "Potestad, facultad. Poder que tiene una persona sobre otra que le
est subordinada. Persona revestida de algn poder o mando."
Cada posicin concreta tiene unos derechos inherentes que los titulares adquieren
del rango o ttulo de la posicin. La autoridad por lo tanto se relaciona
directamente con la posicin del titular dentro de la Organizacin y no tiene nada
que ver con la persona en forma individual.
Suelen distinguirse cuatro tipos diversos: los dos primeros, de ndole jurdica,
forman el poder o la autoridad propiamente dicha; los dos ltimos forman ms bien
la autoridad moral que dan el prestigio, los conocimientos, etc., y son
complementos que deben darse en cualquiera de los dos bsicos.
1. Jurdica (se impone por obligacin). Esta se clasifica en: Formal, que a su vez
se clasifica en
Lineal
Funcional
Tcnica
Personal
LA COMUNICACIN
es la actividad consciente de intercambiar informacin entre dos o ms
participantes con el fin de transmitir o recibir significados a travs de un sistema
compartido de signos y normas semnticas. Los pasos bsicos de la
comunicacin son la formacin de una intencin de comunicar, la composicin del
mensaje, la codificacin del mensaje, la transmisin de la seal, la recepcin de la
seal, la decodificacin del mensaje y, finalmente, la interpretacin del mensaje
por parte de un receptor.
La comunicacin en general toma lugar entre tres categoras de sujetos
principales: los seres humanos (lenguaje), los organismos vivos (biosemitica) y
los dispositivos de comunicacin habilitados (ciberntica).
EL LIDERAZGO EFECTIVO
El liderazgo efectivo es simplemente aqul que logra resultados. Aqul que se ve y
no del cual se habla.
Un lder efectivo, pone por encima de su deseo por obtener reconocimiento, la
necesidad de triunfar y alcanzar el xito tanto para s mismo, como para los
dems.
No es posible ser un lder efectivo sin querer buscar el bien del grupo antes que el
bien propio. Los lderes que piensan en su propio bienestar, son lderes por
imposicin y no por mrito.
En la vida, los lderes los encontramos en todas partes, en los hogares, en las
escuelas, en los deportes, en los ejrcitos etc.
Es importante destacar que un lder no es ms que una persona que sabe tomar el
control de una situacin para convertirla en algo mucho mejor.
Y dicho control, puede incluir dirigir o motivar a otras personas para que acten y
tambin mejoren su posicin actual. Por ejemplo, la labor de un lder militar en una
guerra, puede ser tomar decisiones con base en sus tcticas y conocimientos para
evitar la muerte y buscar conquistar al enemigo.
Es claro que el liderazgo supone una gran responsabilidad, con lo anterior no
podra ser menos cierto, pues obedecer una orden errada por parte de un lder
inepto, puede simplemente quitarle la vida a muchos.
Y sin embargo, en el mundo empresarial, a pesar de que podramos no perder la
vida, podramos perder oportunidades de crecimiento, bienestar, calidad de vida y
felicidad.
Es por esto, que cuando analizamos a las personas, nos damos cuenta que
existen slo dos tipos: Los lderes y los seguidores.
Y si quieres ser verdaderamente feliz, crear tu vida y tomar el control sobre las
situaciones que ocurren para llegar a la plenitud, debers ser un lder efectivo.
Debers buscar el mejoramiento a cada instante y debers poder tomar buenas
decisiones rpidamente (no decisiones a la ligera, sino cosas bien pensadas).
Esto es algo complejo de lograr, pero en ocasiones la vida simplemente lo
requiere, lo queramos o no. Y la cuestin es que finalmente los seguidores, por lo
regular viven una vida ms normal y promedio, que los lderes que deciden
aventurarse hacia el xito.Incluso, ser un lder efectivo implica liderarse a s
mismo. Quizs la tarea ms compleja de todo lder, sea la de tomar control de sus
propias acciones.El liderazgo se podra definir bsicamente como la capacidad de influir
positivamente en otros seres humanos para el logro de una finalidad cualquiera que sea.
Si observemos detenidamente, en los ltimos aos ha existido un especial inters
en todas las culturas del mundo por el Liderazgo, especialmente por el grupo
humano empresarial, luego de estosvinieron los educadores, los polticos, etc. y
con estos avances filosficos y reflexivos que ha alcanzado el tema; el liderazgo
En esencia, el libro lista treinta y dos principios de accin, que, una vez
establecidos como hbitos, ayudarn al lector a alcanzar un alto nivel de
efectividad en todos los aspectos relevantes de su vida. Covey argumenta que
dichos hbitos estn basados en principios de la tica del carcter, que son
atemporales y universales.
A partir de ah, Stephen Covey, el llamado Scrates americano, no da consejos
paternalistas ni se dedica a sermonear sin ton ni son. Su mtodo es claro, certero
y eficiente: casi un cursillo dividido en siete etapas que el lector deber asimilar y
poner en prctica por su propia cuenta, adaptndolas a su personalidad y
aplicndolas libremente en todos los mbitos de su vida cotidiana. Para ello, el
autor se sirve de ancdotas penetrantes y significativas destinadas a hacernos
reflexionar sobre cada uno de nuestros actos y sobre el modo de acceder al
cambio, a la verdadera efectividad: desde la visin personal hasta la
autorrenovacin equilibrada, pasando por el liderazgo personal, la administracin
personal, el liderazgo interpersonal, la comunicacin emptica y la cooperacin
creativa.
Teniendo en cuenta todo esto, y a travs del desarrollo de ciertos conceptos, el
lector acaba comprendiendo que todo lo que hagamos deber estar de acuerdo
con lo que realmente veamos. Es decir que, si queremos cambiar la situacin,
deberemos cambiarnos a nosotros mismos con eficacia, en primer trmino
tendremos que cambiar nuestras percepciones. El resultado es la construccin de
una autoconfianza a prueba de bomba a travs del desarrollo del propio carcter,
de la integridad, la honestidad y la dignidad humana necesarias para transformar
nuestro universo laboral e ntimo en algo autntico e intransferible.
Independencia
Los primeros tres hbitos van de la dependencia a la independencia.
Es necesario entender que todas las cosas son creadas dos veces. Piense en la
construccin de una casa antes de comenzar la construccin, se dibuja un plano
(la primera creacin). Posteriormente, construye la casa (la segunda creacin). En
los negocios ocurre igual: la primera vez, usted define lo que desea lograr,
posteriormente disea todas las partes del negocio para lograr el objetivo.
Este hbito de efectividad refleja el liderazgo personal y satisface plenamente la
necesidad de encontrar un sentido a la propia existencia y comenzar cada da con
un claro entendimiento de su direccin y destino deseados. Este es el hbito de la
primera creacin o creacin mental, el que resulta esencial en cada persona para
comprender el cumplimiento de su misin existencial. Las observaciones y
estudios realizados acerca de la visin de futuro revelan que esta es en verdad
extraordinaria y, tal como lo considera Stephen R. Covey, el poder de una visin
de futuro es increble.
El octavo hbito consiste en encontrar la voz del espritu humano, que est
lleno de esperanza, de inteligencia, que es fuerte por naturaleza y dispone de un
potencial inagotable para servir al bien comn, e inspirar a los dems para que
encuentren la suya propia.
Esa voz es de relevancia personal nica, que se manifiesta cuando nos
enfrentamos a nuestros mayores desafos y nos hace estar a su altura; se
encuentra en la interseccin entre el talento (nuestros dones y puntos fuertes
naturales), la pasin (las cosas que nos infunden vigor, que nos apasionan, nos
motivan e inspiran de una manera natural), la necesidad (incluyendo lo que
necesita el mundo) y la conciencia (esa vocecita interior que nos dice qu est
bien y que nos impulsa a hacerlo). (pp. 19-20)
Planeacin
Organizacin
Integracin de personal
Direccin
Control
Funcin de Organizacin:
La organizacin es el proceso de disear la estructura organizacional ms
adecuada para llevar a cabo los planes y alcanzar las metas y objetivos de la
manera mas eficiente. En el proceso de organizar se deben determinar:
Reclutamiento
Seleccin
Induccin
Capacitacin
Desarrollo
Funcin de Direccin:
El administrador debe dirigir y coordinar de manera eficaz a los colaboradores de
la organizacin, de manera a alcanzar los objetivos que se han trazado. Para
dirigir, debe estar en contacto permanentemente con los empleados para
orientarlos e inspirarlos hacia el logro de las metas del equipo y de la
organizacin. Entre las acciones de direccin tenemos:
la motivacin
el liderazgo,
Funcin de Control:
El control implica dar seguimiento a las actividades para estar seguros de que se
estn realizando de acuerdo con lo planeado, y de ser necesario corregir cualquier
desviacin encontrada. Un control inadecuado impide detectar fallas ocasionando
perdidas a la organizacin. Mediante el control, el administrador es capaz de
supervisar el progreso y ejecutar cualquier cambio necesario para asegurar el
cumplimento de las metas.
LA PLANEACION DE LA EMPRESA
Se suele pensar que la planeacin es algo que solo le compete a las grandes
empresas; sin embargo, lo cierto es que esta es fundamental para el xito de toda
empresa sin importar su tamao, especialmente en esta poca de cambios en
donde prcticamente es una obligacin anticiparse al futuro.
Proceso de la planeacin
Adems de ser una funcin administrativa que comprende el anlisis de una
situacin, el establecimiento de objetivos, la formulacin de estrategias, y el
desarrollo de planes de accin, tambin es posible definir a la planeacin como el
proceso a travs del cual se realiza cada una de estas actividades.
En caso de tratarse de una planeacin general para toda la empresa (planeacin
estratgica), un anlisis de la situacin podra implicar el anlisis de las diferentes
fuerzas externas que afectan o podran afectar a la empresa (fuerzas econmicas,
fuerzas sociales, fuerzas gubernamentales, fuerzas tecnolgicas, consumidores,
competencia, etc.), as como el anlisis de las diferentes reas que puedan existir
en la empresa (administracin, marketing, finanzas, recursos humanos,
produccin, etc.).
Qu es un plan de empresa?
El plan de empresa (tambin denominado memoria del proyecto) es la plasmacin
escrita y ordenada de nuestra idea. La escritura permite realizar una reflexin
sobre nuestra idea inicial, estructurando la idea inicial y ajustando el proyecto para
reducir al mximo los riesgos.
Para que sirve un plan de empresa?
El objetivo ltimo del plan de empresa es concretar la viabilidad y rentabilidad de
un proyecto a medio y largo plazo. Esto nos permitir llegar a conclusiones y
decidir si finalmente debe constituirse la empresa, asumiendo unos riesgos
controlados, o si debe desecharse la idea de negocio, evitando de esta manera un
fracaso seguro. Tanto en uno como en otro caso, el plan de empresa habr sido
una herramienta de gran utilidad.
Internamente sirve para que los promotores reflexionen acerca de su idea inicial,
le den forma y la estructuren con coherencia, evaluando todas las posibilidades. El
hacerlo por escrito constituye un medio de reflexin. De esta forma, un estudio
exhaustivo del proyecto permite saber la viabilidad del proyecto, desde una
perspectiva tcnica, econmica y jurdica.
Externamente, el plan de empresa es una carta de presentacin de nuestro
proyecto, til a diversos niveles: obtener financiacin, optar a posibles
subvenciones, convencer a un posible socio para que participe, captar los
primeros clientes, etc.
Qu aspectos debe incluir un plan de empresa?
Con carcter general, suele afirmarse que un plan de empresa debera contener
una referencia suficiente de, al menos, los siguientes elementos:
Cuidar la presentacin
Eficacia y atractivo
LA ORGANIZACIN
Las organizaciones son estructuras administrativas creadas para lograr metas u
objetivos por medio de los organismos humanos o de la gestin del talento
humano y de otro tipo. Estn compuestas por sistemas de interrelaciones que
cumplen funciones especializadas. Tambin es un convenio sistemtico entre
personas para lograr algn propsito especfico.
Las organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la Administracin, a
su vez de otras disciplinas tales como la Comunicacin, la Sociologa, la
Economa y la Psicologa.
Una organizacin, es un grupo social compuesto por personas, tareas y
administracin que forman una estructura sistemtica de relaciones de interaccin,
tendientes a producir bienes o servicios o normativas para satisfacer las
necesidades de una comunidad dentro de un entorno, y as poder lograr el
propsito distintivo que es su misin. Es un sistema de actividades
conscientemente coordinadas formado por dos o ms personas; la cooperacin
entre ellas es esencial para la existencia de la organizacin. Una organizacin slo
existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que estn dispuestas a
actuar conjuntamente para lograr un objetivo comn. Es un conjunto de cargos
con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros,
y as generar el medio que permite la accin de una empresa. La organizacin es
el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y
financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas
para estos propsitos.
Existen varias escuelas filosficas que han estudiado la organizacin como
sistema social y como estructura de accin, tales como el estructuralismo y el
empirismo. Para desarrollar una teora de la organizacin es preciso primero
LA DIRECCION
La direccin es la parte esencial y central de la administracin, a la cual se deben
subordinar y ordenar todos los dems elementos.
En efecto, si se prev, planea, organiza, integra y controla, es slo para bien
realizar. De nada sirven tcnica complicadas en cualquiera de los otros cinco
elementos si no se logra una buena ejecucin, la cual depende de manera
inmediata, y coincide temporalmente, con una buena direccin, en tanto sern
todas las dems tcnicas tiles e interesantes en cuanto permitan dirigir y realizar
mejor.
Y es que todas las etapas de la mecnica administrativa se ordenan a preparar las
de las dinmicas, y de stas la central es la direccin; por ello puede afirmarse
que es la esencia y el corazn de lo administrativo.
1.5-. ELEMENTOS.
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen
tareas esenciales. La relacin y el tiempo son fundamentales para las
actividades de la direccin. De hecho, la direccin llega al fondo de las
relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con
ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los dems de que se les
unan para lograr el futuro surge de los pasos de la planificacin y la
organizacin. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado ayudan a
sus empleados a hacer sus mejores esfuerzos.
EL CONTROL EMPRESARIAL
El Control Empresarial es un Proceso Administrativo muy ligado con la Planeacin,
el control es la fase a travs del cual se evalan los resultados obtenidos en
relacin con lo planeado, a fin de corregir desviaciones y errores para mejorar
continuamente.
Podemos definirlo como: La funcin que permite la supervisin y comparacin de
los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente,
asegurando adems que la accin dirigida se est llevando a cabo de acuerdo con
los planes de la organizacin y dentro de los lmites de la estructura
organizacional.
Requisitos para un buen Control:
Para poder ser efectivos, el control demanda una serie de requisitos y
caractersticas.
Si se poseen estos requisitos, es fcil que el control sea entendido por todos los
miembros como una forma de prevenir y corregir problemas.
Tipos de Control (Terry 1999: Libro Principio de la Administracin):
Proceso de Control:
1. Establecimiento de estndares de actuacin: Estos estndares se derivan
de los objetivos establecidos durante la planificacin.
2. Medicin de Resultados reales: Es necesario de un mtodo econmico y
fiable que mida la actuacin o los resultados realmente conseguidos.
3. Comparacin de Resultados: Es la comparacin de mtodos reales con los
estndares.