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Manuel dutilisation

Comptabilit Analytique - Tome 1


Rfrentiels
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Janvier 2015

BFC-E Manuel d'utilisation

Comptabilit Analytique - Tome 1

Mises jour du document

Ce qui est nouveau


Thme

Chapitre

Page

Thme

Chapitre

Page

Correction rfrence transaction Modifier groupe de


natures comptables

4.1.1.10

37

Ce qui a volu

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Table des matires


Mises jour du document .................................................................................................................................... 2
Table des matires ................................................................................................................................................. 3
A propos de ce manuel .......................................................................................................................................... 6
1

Primtre ....................................................................................................................................................... 7

Mode opratoire ............................................................................................................................................ 8

Les rfrentiels utilises .............................................................................................................................. 11


3.1

Rfrentiels de structure........................................................................................................................ 11

3.2
Rfrentiels de gestion .......................................................................................................................... 11
3.2.1
Les natures comptables et groupes de natures comptables ............................................................ 11
3.2.2
Les centres de cots, hirarchie standard et groupes de centres de cots ...................................... 12
3.2.3
Les types dactivit, et groupes de types dactivits ..................................................................... 13
3.2.4
Les ratios statistiques .................................................................................................................... 14
3.3
Structures oprationnelles..................................................................................................................... 14
3.3.1
Les Organigrammes Techniques de Projets (OTP) ....................................................................... 14
3.3.2
Les cycles de rpartition globale ................................................................................................... 16
4

Transactions de maintenance des rfrentiels .......................................................................................... 17


4.1
Maintenance des rfrentiels de gestion ............................................................................................... 17
4.1.1
Maintenance des natures comptables et des groupes de natures comptables ................................ 19
4.1.1.1 Transaction KA01 Cration des natures comptables primaires ............................................ 19
4.1.1.2 Transaction KA06 Cration des Natures comptables secondaires ...................................... 21
4.1.1.3 Transaction KA02 Modifier Nature comptable (primaire et secondaire) ............................. 23
4.1.1.4 Transaction KA03 Afficher Nature comptable (primaire et secondaire)............................... 24
4.1.1.5 Transaction KA23 Afficher en masse des natures comptables (primaires et secondaires) ... 25
4.1.1.6 Transaction KA04 Supprimer nature comptable (primaire et secondaire) ........................... 27
4.1.1.7 Transaction KA24 Supprimer en masse des nature comptables (primaires et secondaires) . 29
4.1.1.8 Transaction KA05 Afficher modification dune nature comptable (primaire et secondaire) 32
4.1.1.9 Transaction KAH1 Crer Groupe de natures comptables .................................................... 34
4.1.1.10
Transaction KAH2 Modifier groupe de natures comptables ........................................... 37
4.1.1.11
Transaction KAH3 Afficher groupe de natures comptables ............................................. 39
4.1.2
Maintenance des centres de cots, de la hirarchie standard et des groupes de centres de cots .. 42
4.1.2.1 Transaction KS01 Crer Centre de cots ............................................................................ 42
4.1.2.2 Transaction KS02 Modifier Centre de cots ....................................................................... 46
4.1.2.3 Transaction KS03 Afficher Centre de cots ........................................................................ 49
4.1.2.4 Transaction KS04 Supprimer Centre de cots .................................................................... 52
4.1.2.5 Transaction KS12 Modification en masse des centre de cots ............................................ 54
4.1.2.6 Transaction KS14 Supprimer des centre de cots ............................................................... 56
4.1.2.7 Transaction KS05 Afficher les modifications dun centre de cots .................................... 58
4.1.2.8 Transaction KS13 Etat de donnes de base Liste des centre de cots ............................... 60
4.1.2.9 Transaction KSH1 Cration des groupes de centres de cots .............................................. 63
4.1.2.10
Transaction KSH2 Modifier Groupes de centres de cots .............................................. 66

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4.1.2.11
Supprimer un groupe de centres de cots .............................................................................. 68
4.1.2.12
Transaction KSH3 Afficher groupes de centres de cots ................................................ 69
4.1.2.13
Transaction OKEON Gestion de la Hirarchie standard de centres de cots .................. 70
4.1.2.14
Transaction OKENN Afficher la hirarchie standard de centres de cots ...................... 74
4.1.3
Export sous forme de fichier Excel ............................................................................................... 74
4.1.4
Maintenance des types dactivits et groupes de types dactivits ................................................ 77
4.1.4.1 Transaction KL01 Crer Type dactivit ............................................................................. 77
4.1.4.2 Transaction KL02 Modifier Type dactivit ........................................................................ 80
4.1.4.3 Transaction KL03 Afficher Type dactivit ......................................................................... 81
4.1.4.4 Transaction KL04 Supprimer Type dactivit ...................................................................... 83
4.1.4.5 Transaction KL14 Supprimer des types dactivit ............................................................... 85
4.1.4.6 Transaction KL05 Afficher les modifications dun type dactivit ...................................... 87
4.1.4.7 Transaction KL13 Liste des types dactivit ........................................................................ 88
4.1.4.8 Transaction KLH1 Crer Groupe de types dactivit ........................................................... 90
4.1.4.9 Transaction KLH2 Modifier Groupe de types dactivit ..................................................... 92
4.1.4.10
Transaction KLH3 Afficher Groupe de types dactivit ................................................. 94
4.1.5
Maintenance des ratios statistiques ............................................................................................... 97
4.1.5.1 Transaction KK01 Crer Ratios statistiques ........................................................................ 97
4.1.5.2 Transaction KK02 Modifier Ratios statistiques .................................................................. 98
4.1.5.3 Transaction KK03 Afficher Ratios statistiques ................................................................... 99
4.1.5.4 Transaction KK03DEL Supprimer Ratios statistiques ...................................................... 101
4.1.5.5 Transaction KAK2 Modifier les Ratios statistiques .......................................................... 102
4.1.5.6 Transaction KAK3 Afficher les Ratios statistiques ........................................................... 103
4.1.5.7 Transaction KBH1 Crer Groupes de ratios statistiques ................................................... 104
4.1.5.8 Transaction KBH2 Modifier Groupes de ratios statistiques .............................................. 106
4.1.5.9 Transaction KNH3 Afficher Groupes de ratios statistiques .............................................. 107
4.2
Gestion des structures oprationnelles ............................................................................................... 108
4.2.1
Gestion des OTP standard ........................................................................................................... 109
4.2.1.1 Transaction CJ91 Crer OTP Standards ............................................................................ 109
4.2.1.2 Transaction CJ92 Modifier OTP Standards ....................................................................... 114
4.2.1.3 Transaction CJ93 Afficher OTP Standards ....................................................................... 115
4.2.1.4 Transaction CN11 Crer Jalons standards ......................................................................... 116
4.2.1.5 Transaction CN12 Modifier / Supprimer Jalons standards ................................................ 118
4.2.1.6 Transaction CN13 Afficher Jalons standards .................................................................... 120
4.2.2
Gestion des OTP Oprationnels .................................................................................................. 122
4.2.2.1 Prsentation de Project Builder ............................................................................................... 122
4.2.2.2 Transaction CJ20N Constructeur de projets Gestion des Autres Dpenses Oprationnelles
(A.D.O.) 139
4.2.2.3 Transaction CJ20N Constructeur de projets Gestion des FMCAC ................................... 144
4.2.2.4 Transaction CJ20N Constructeur de projets Gestion des contrats ..................................... 149
4.2.2.5 Transaction CJ20N Constructeur de projets Gestion des OIP ........................................... 150
4.2.2.6 Transaction CJ20N Constructeur de projets Gestion des projets dinvestissement davenir
157
4.2.2.7 Transaction CJ20N Modification des structures OTP ....................................................... 158
4.2.2.8 Transaction CJ06 Crer Dfinition de projet ..................................................................... 167
4.2.2.9 Transaction CJ07 Modifier Dfinition de projet ............................................................... 169
4.2.2.10
Transaction CJ08 Afficher Dfinition de projet ............................................................ 170
4.2.2.11
Transaction CJ01 Crer Organigramme technique de projet ......................................... 171

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4.2.2.12
4.2.2.13
4.2.2.14
4.2.2.15
4.2.2.16
4.2.2.17
4.2.2.18
4.2.2.19
4.2.2.20
4.2.2.21
4.2.2.22
4.2.2.23
4.2.2.24
4.2.2.25
4.2.2.26

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Transaction CJ02 Modifier Organigramme Technique de Projet .................................. 175


Transaction CJ03 Afficher Organigramme Technique de Projet .................................. 176
Transaction CJ11 Crer Elment dOTP ....................................................................... 177
Transaction CJ12 Modifier Elment dOTP .................................................................. 178
Transaction CJ13 Afficher Elment dOTP .................................................................. 179
Transaction CJSG Crer Groupe dlments dOTP ..................................................... 180
Transaction KJH2 Modifier Groupe dlments dOTP ............................................... 182
Transaction KJH3 Afficher Groupe dlments dOTP ................................................ 183
Transaction CN41 Synthse de structure des dfinitions de projet ............................... 184
Transaction CN42N Liste des dfinitions de projet ...................................................... 186
Transaction CN43N Liste des lments dOTP ............................................................ 187
TransactionCN53N Liste des Jalons ............................................................................. 189
Transaction CN55N Liste des lments dOTP 2........................................................... 190
Transaction CJ20N Constructeur de projets - Gestion des TGIR .................................. 192
Transaction CJ20N Constructeur de projets - Gestion des projets de lIN2P3 .............. 200

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A propos de ce manuel
Les conventions utilises
Identifie des informations lire et/ou excuter imprativement.

Identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours de la


procdure expose.

Identifie un renvoi vers un chapitre, une partie ou une page o est dcrite
la suite de la procdure.

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1 Primtre
Ce manuel dcrit lensemble des transactions utilises dans le cadre du domaine de la comptabilit
analytique du projet BFC.
Aprs un bref rappel des concepts de base lis aux diffrents rfrentiels, il dcrit la gestion des :
Rfrentiels de gestion
Activits oprationnelles
Autres Dpenses Oprationnelles
FMCAC
Contrats
Investissements davenir
OIPs
Oprations de clture

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2 Mode opratoire
Vous tes

Vous voulez

Vous devez

Page

Gestion analytique dune OIP dont le CNRS est Matre duvre


Grer la structure OTP de lOIP

Transaction CJ20N

Mettre jour le pr-budget de


lOIP en version 0

Transaction CJR2

Prparer la mise en place de


crdits copie du pr-budget sur
la version XLA

Transaction CJ9BS

Gestionnaire
DFI

Prparer lintgration de prbudget du contrat dans le BP


copie du pr-budget sur la
version BP

Transaction CJ9BS

Gestionnaire
de lOIP

Valoriser
mensuellement
immobilisations en cours

Transaction CJ8G valorisation de lentte de lOTP

Gestionnaire
de lOIP

les

Transaction CJ8G valorisation de


limmobilisation en cours
Mise
en
immobilisations

service

des

Transaction CJIC
Transaction CJ8G valorisation des
immobilisations dfinitives

Changer le statut pour lancer,


clturer
techniquement
ou
dfinitivement lOIP

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Transaction CJ20N

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Vous tes

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Vous voulez

Vous devez

Page

Gestion de la clture analytique mensuelle


Gestionnaire
en DR

Saisir des critures de correction


de cots

Transaction KB11N

Saisir des critures de correction


de produits

Transaction KB44N

Analyser les taux de valorisation


des chercheurs

Transaction KSBT

Saisir les temps chercheurs

Transaction KB21N

Dfinir la priode de calcul des


encours de contrat

Transaction KKA0

Calculer lencours du contrat

Transaction KKAJ

Comptabiliser
contrat

lencours

du

Transaction CJ88 ou CJ8G

Valoriser
mensuellement
immobilisations en cours

les

Transaction CJ8G valorisation de lentte de lOTP


Transaction CJ8G valorisation de
limmobilisation en cours

Imputer les FMCAC sur les DR


correspondantes

Transaction CJ8G Imputation des


FMCAC

Contrleur
de gestion
central

Excuter la rpartition des frais


des
units
administratives
centrales

Transaction KSU5

Gestionnaire
en DR

Excuter la rpartition des frais


des
units
administratives
rgionales

Transaction KSU5

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Vous tes

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Vous voulez

Vous devez

Page

Gestion de la clture analytique annuelle


Gestionnaire
en DR

Saisir des critures de correction


de cots

Transaction KB11N

Saisir des critures de correction


de produits

Transaction KB44N

Analyser les taux de valorisation


des chercheurs

Transaction KSBT

Saisir les temps chercheurs

Transaction KB21N

Dfinir la priode de calcul des


encours de contrat

Transaction KKA0

Calculer lajustement de CA

Transaction ZPS11ERL1A

Faire comptabiliser les critures


dajustement de CA

Manuel comptable

Calculer lencours du contrat

Transaction KKAJ

Comptabiliser
contrat

lencours

du

Transaction CJ88 ou CJ8G

Valoriser
mensuellement
immobilisations en cours

les

Transaction CJ8G valorisation de lentte de lOTP


Transaction CJ8G valorisation de
limmobilisation en cours

Imputer les FMCAC sur les DR


correspondantes

Transaction CJ8G Imputation des


FMCAC

Contrleur
de gestion
central

Excuter la rpartition des frais


des
units
administratives
centrales

Transaction KSU5

Gestionnaire
en DR

Excuter la rpartition des frais


des
units
administratives
rgionales

Transaction KSU5

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3 Les rfrentiels utilises


3.1 Rfrentiels de structure
Dans le systme BFC, lenvironnement de travail de la comptabilit analytique et le PERIMETRE
ANALYTIQUE .
Dans le cadre du projet, le Primtre Analytique de BFC est codifi 9000
Tous les actes de gestion (maintenance des rfrentiels, imputations de dpenses ou de recettes)
sont raliss dans le cadre du primtre analytique.
Les autres domaines du projet BFC (Comptabilit, Dpenses, Recettes, Mission) sont lorigine
des flux de valorisation rels de cet environnement.
Certains flux de valorisation seront propres au primtre analytique (pr-budgets, transferts
analytiques, saisie des temps).

3.2 Rfrentiels de gestion


3.2.1 Les natures comptables et groupes de natures comptables
Dans lenvironnement analytique de BFC, la nature comptable est le vhicule de linformation. Cest
une donne indispensable.

lors dune imputation en analytique, la nature comptable vhicule linformation ;

elle reprsente la nature de dpense ou de recette ;

elle reprsente le niveau le plus fin de linformation ;

elle reprsente la ligne de dtail dans les tats analytiques.

Il existe trois types de natures comptables :


1

Les natures comptables primaires :

une nature primaire est la copie dun compte gnral ;

lexistence dune nature comptable primaire rend obligatoire limputation analytique lors
dune comptabilisation sur le compte gnral correspondant ;

les comptes gnraux concerns sont les comptes de rsultats, de charges et de


produits.

Les natures comptables statistiques :

une nature statistique est une nature comptable primaire cre pour un compte gnral
de bilan ;

lexistence dune nature comptable statistique ne rend pas obligatoire limputation


analytique lors dune comptabilisation sur le compte gnral correspondant ;

les comptes gnraux concerns sont les comptes de subvention (13), dinvestissement
(20, 21 et 23)

Les natures comptables secondaires :

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une nature comptable secondaire est propre au domaine analytique ;

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elle est cre pour rpondre des besoins de r affectation analytique de charges ou de
recettes dun objet analytique un autre.

Les groupes de natures comptables sont galement utiliss :

les groupes de natures comptables sont crs pour rpondre des besoins de
totalisation dans des tats de reporting par natures comptables ;

ils permettent de hirarchiser les natures comptables des fins de reporting ;

des groupes de natures comptables sont aussi utiliss pour des besoins de slection.

3.2.2 Les centres de cots, hirarchie standard et groupes de centres de


cots
Le centre de cot est destin reprsenter une structure et tracer les dpenses et recettes dont elle a
la responsabilit :

Pour une unit de recherche, il existe 2 centres de cots :

Un pour recevoir les dpenses de personnel

Un pour recevoir une quotte part des frais administratifs du CNRS (processus de
clture) et la recette lie la saisie des temps chercheurs.

Pour une unit administrative, il existe 2 centres de cots

Un pour les dpenses de personnel

Un pour toutes les dpenses de lunit, engages en dehors des OIP, FMCAC ou
contrats
Ces cots peuvent tre engags, rels.
Les centres de cots sont organiss suivant une hirarchie standard.
La hirarchie standard est la structure qui reprsente lorganisation du CNRS. Elle est obligatoire.
Elle intgre tous les centres de cots crs. Elle reprsente le principal axe danalyse des dpenses
et des recettes.
En plus de la hirarchie standard, SAP permet de grer des hirarchies alternatives en utilisant des
groupes de centres de cots. Une hirarchie alternative offre la possibilit dorganiser les centres de
cots selon une autre vision que dans la hirarchie standard. Une hirarchie alternative nintgre pas
forcment tous les centres de cots. Les hirarchies alternatives sont principalement utilises des
fins de reporting.

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Un groupe de centres de cots peut galement regrouper plusieurs centres de cots,


indpendamment de toute notion de hirarchie. Le groupe de centre de cots est notamment utilis
pour les besoins de reporting.

Hirarchie de CC de la DR
1 CC administratif
1 CC paye administratif
Hirarchie
de
centres de cot
dun laboratoire

Lgende :
CC : centre de cots
DR : dlgation rgionale

CC du laboratoire
CC paye du laboratoire

Figure 1 : Hirarchie standard des centres de cots dune dlgation rgionale

3.2.3 Les types dactivit, et groupes de types dactivits


Les types dactivit permettent de saisir des quantits valorises. Ils reprsentent un profil mtier
(par exemple : concepteur, analyste) ou technique (par exemple : machine X ou moyen technique
Y) dont lutilisation est exprime en quantit et pour lequel il est possible de dfinir un taux de
valorisation.
Dans le cadre du projet BFC, les types dactivits reprsentent les diffrents grades des chercheurs
du CNRS.
Le taux de valorisation dune activit est dfini pour le couple :
Type dactivit Centre de Cot dappartenance de la ressource
La dclaration du temps dutilisation dun type dactivit par un projet entrane un transfert de cot du
centre de cots prestataire de lactivit vers le projet consommateur.
Exemple : Le projet X a consomm 10 heures dingnieur chimiste du Laboratoire X.

Un transfert de cot a lieu du CC reprsentant le laboratoire X vers lEOTP


correspondant au projet X. Ce transfert est valoris (10 x prix de lheure dun ingnieur
chimiste du Laboratoire X).

Lcriture analytique de transfert est porte par une nature comptable secondaire
affecte au type dactivit.

Les types dactivits peuvent tre regroups laide de groupes de types dactivits pour des
besoins de slection.

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3.2.4 Les ratios statistiques


Les ratios statistiques permettent de mmoriser une valeur pour un centre de cot. Cette valeur peut
servir de cl de rpartition globale.
Dans BFC, le ratio statistique traduit le poids budgtaire des diffrentes units. Sa formule de calcul
est la suivante :
Montant total des dpenses de lunit lanne prcdente
Montant total des dpenses de lanne prcdente

3.3 Structures oprationnelles


3.3.1 Les Organigrammes Techniques de Projets (OTP)

Destin au suivi de projet, lOrganigramme Technique de Projet (OTP) permet un


suivi individualis, dune activit oprationnelle, laide dune structure de gestion
prdfinie, organise de faon hirarchique.

Cette structure permet dintgrer le caractre pluriannuel de lactivit ou du projet


suivre. Il peut collecter des dpenses et des recettes.

Figure 2 : Schma global de prsentation de l'Organigramme Technique de Projet


La structure OTP est constitue de :
A minima :

Une dfinition de projet

Un ou plusieurs Elments dOTP (EOTP)

Dlments complmentaires :

Les graphes (ou rseaux dactivits)

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Les jalons

Dans le cadre du projet BFC, les structures OTP seront cres pour suivre de faon individuelle
certaines oprations (contrats, OIP, colloques).
Des structures OTP plus gnriques seront cres pour grer de faon globales dautres activits
(dpenses des units hors contrats suivis, OIP, les dpenses dans le cadre des FMCAC) ;
Les structures OTP seront constitues de :

Une dfinition de projet :

Dlments dOTP ;

De jalons.

La dfinition de projet

La dfinition de projet est limite dans le temps par la dure globale du projet. Cest elle qui porte les
dates de dbut et de fin du projet.
5

La structure OTP

La structure OTP reprsente lorganisation oprationnelle et financire du projet. La structure OTP est
constitue dElments dOTP (EOTP).Chaque Elment dOTP reprsente un ensemble cohrent de
tches du projet. Il est limit dans le temps par la dure de la phase du projet.
Une gestion de statuts permet de positionner lElment dOTP dans son cycle de vie. Les statuts
permettent dautoriser ou dinterdire certains types doprations (Exemple : autorisation/interdiction
dimputer).
Chaque Elment dOTP peut tre un collecteur de cots primaires et de recettes directement lies la
phase du projet.
Chaque Elment dOTP peut-tre un collecteur de cots secondaires retraant les frais internes au
CNRS engags dans le cadre de la phase du projet.
Sur un EOTP, les dpenses et recettes peuvent tre engages, relles ou pr budgtes.
Pour faciliter lutilisation des OTP/EOTP et assurer une gestion homogne par type dopration, un
modle de structure est prdfini dans BFC (OTP standard). Lutilisation des modles sappuie
ensuite sur des fonctionnalits de copie.
6

Les jalons

Les jalons sont des indicateurs permettant de signaler et/ou de dclencher des vnements.
Dans le cadre de BFC, sont grs des jalons techniques et des jalons de facturation.

Les jalons techniques permettent de signaler un vnement

Les jalons de facturation permettent de gnrer le calendrier de facturation du contrat


correspondant et de piloter le dclenchement de la facturation.

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3.3.2 Les cycles de rpartition globale


Les cycles de rpartition globale permettent de dfinir les rgles de rpartition des charges
imputes des centres de cots vers dautres centres de cots.
Dans BFC, le cycle de rpartition global permet de transfrer

les dpenses imputes sur les centres de cots des units administratives centrales
vers les centres de cots des units administratives rgionales (DR)

les dpenses imputes sur les centres de cots des units administratives rgionales
(DR) vers les centres de cots des units de recherche de la dlgation.

Le cycle de rpartition global comprend :

la nature de la cl de rpartition (%, constantes, ratios, )

la liste des centres de cots metteurs

la liste des centres de cots rcepteurs

la nature comptable de rpartition

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4 Transactions de maintenance des rfrentiels


4.1 Maintenance des rfrentiels de gestion
Le pralable la ralisation de toute transaction du domaine analytique est le choix du Primtre
Analytique.
Ce choix peut tre ralis de diffrentes faons :
Accs la transaction permettant la slection du primtre analytique
Afin de dfinir le primtre analytique, activez la transaction <Dfinir primtre
analytique> partir du chemin Comptabilit analytique / Gestion env. analytique /
Paramtres / Dfinir primtre analytique / Dfinir primtre analytique

Dans la zone de saisie cliquez sur laide la recherche.


Une fentre de slection souvre. Elle permet de choisir le primtre analytique voulu
partir dune liste.

Double-cliquez sur la ligne de slection contenant le code <9000>.


La fentre de slection disparat et on peut voir la zone de saisie contenant maintenant le
code 9000 .

Cliquez sur

pour valider la transaction.

NB : Il est galement possible de saisir 9000 directement dans la zone de saisie de la fentre
principale, puis de passer directement ltape.

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Astuce : A ltape 3, avant de valider, licne


permet de mmoriser la valeur du primtre
analytique dans les paramtres utilisateurs. Ainsi, cette opration ne sera plus ncessaire.
Accs automatique la slection du primtre analytique partir de nimporte quelle transaction.
Lors du premier accs une transaction du domaine analytique le systme affiche la fentre de choix
du primtre analytique.
Accs systmatique partir des paramtres utilisateurs.
Si la valeur du primtre analytique a t mmorise dans les paramtres de lutilisateur, le systme
effectue automatiquement la slection.

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4.1.1 Maintenance des natures comptables et des groupes de natures


comptables
4.1.1.1 Transaction KA01 Cration des natures comptables primaires
Cette transaction permet de crer une nature comptable primaire, de manire unique. Cette nature
comptable, cre en rfrence un compte gnral est statistique si le compte gnral est un compte
de bilan.
Procdure de rfrence :
Pour crer une nature comptable primaire, activez la transaction KA01 partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Natures comptables /
Nat.comptable/nat. Produit / Crer nature comptable

Saisissez le compte de la nouvelle nature comptable ainsi que la date de validit de cette
nouvelle nature comptable. Ces deux zones de saisie sont obligatoires (le symbole
permet de reconnatre les zones obligatoires).
Pour crer une nature comptable primaire, crez au pralable compte
gnral li.

La procdure de cration des comptes gnraux est dcrite dans le


manuel dutilisation Comptabilit Tome1A BFC-MU-CPT-Tome1A
chapitre 2.3.4

Rfrentiels
Version 3.17

Il est possible, de manire facultative, de prendre une nature comptable existante pour
modle. Ne saisissez rien si vous ne souhaitez pas utiliser cette possibilit. Une aide la
recherche permet daller rechercher une nature comptable existante. Le primtre
analytique saisir est 9000 .

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Cliquez sur <Donnes de base> pour accder lcran de base de la transaction.

Dans lcran de base de la transaction, trois zones de saisie:

la zone Dsignation , la dsignation de la nature comptable est alimente


partir du compte gnral ;

la zone Description , la description de la nature comptable est alimente


partir du compte gnral ;

dans la zone Catgorie de NC , saisissez le code de la catgorie de la


nature comptable. Une aide la recherche permet de saisir le code adquat.
Valeurs possibles

Dans BFC les valeurs utilises sont :

Rfrentiels
Version 3.17

1 pour les comptes gnraux de classe 6 ou 7 de dpenses ou charges

11 pour les comptes gnraux de rsultats de classe 7 permettant de tracer


des produits issus des flux de recettes.

La valeur 90 utilise pour les natures comptables statistiques associes aux


comptes de bilan est dtermine automatiquement par le systme.

22 cette valeur nest utilise que pour les comptes de rsultats (724xxxxx et
725xxxxx) permettant de valoriser les immobilisations en cours dans les flux
OIP dont le CNRS est matre duvre.

Cliquez sur <Sauvegarder> pour enregistrer la nature comptable cre.

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4.1.1.2 Transaction KA06 Cration des Natures comptables secondaires


Cette transaction permet de crer une nature comptable secondaire, de manire unique.
Procdure de rfrence :
Pour crer une nature comptable secondaire, activez la transaction <KA06> partir du
chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Natures comptables / Nat.
Comptable secondaire / Nature comptable secondaire

Saisissez le code de la nouvelle nature comptable ainsi que la date de validit de cette
nouvelle nature comptable. Ces deux zones de saisie sont obligatoires (le symbole .
Une aide la recherche est disponible pour la saisie du code de centre de cot.
Une nature comptable secondaire doit toujours tre dfinie dans BFC avec
un compte de la classe 9 (Exemple : 9210000000 centralisation des
OIP).

Il est possible, de manire facultative, de prendre une nature comptable existante pour
modle. Ne saisissez rien si vous ne souhaitez pas utiliser cette possibilit. Une aide la
recherche permet daller rechercher une nature comptable existante. Le primtre
analytique saisir est 9000 .

Cliquez sur <Donnes de base> pour accder lcran de base de la transaction.

Rfrentiels
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Dans lcran de base de la transaction, trois zones de saisie doivent tre compltes :

dans la zone Dsignation , saisissez la dsignation de la nature


comptable ;

dans la zone Description , saisissez la description de la nature


comptable ;

dans la zone Catgorie de NC , saisissez le code de la catgorie de la


nature comptable. Une aide la recherche permet de saisir le code adquat.

Valeurs possibles

Dans BFC les valeurs utilises sont :

Rfrentiels
Version 3.17

21 pour les natures comptables permettant de transfrer automatiquement


des charges dun EOTP vers un autre objet analytique (EOTP ou Centre de
cots)

31 pour les natures comptables permettant la mmorisation du rsultat du


calcul des encours de contrat (clture mensuelle des contrats)

42 pour les natures comptables permettant de tracer la rpartition des frais


administratifs sur les units de recherche (clture mensuelle)

43 pour les natures comptables permettant de tracer les saisies des temps
chercheurs sur certains contrats.

Cliquez sur <Sauvegarder> pour enregistrer la nature comptable cre.

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4.1.1.3 Transaction KA02 Modifier Nature comptable (primaire et secondaire)


Cette transaction permet de modifier une nature comptable primaire ou secondaire.
Procdure de rfrence :
Pour modifier une nature comptable, activez la transaction <KA02> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Natures comptables / Nat.
Comptable secondaire / Modifier nature comptable .
Ou
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Natures comptables /
Nat.comptable/nat. Produit / Modifier nature comptable

Saisissez le code de la nature comptable modifier.


Pour atteindre un descriptif de la procdure daide la recherche de la
nature comptable, cf. le manuel dutilisation Elments gnraux BFC-MUTELG

Cliquez sur <Donnes de base> pour accder lcran de base de la transaction.

Lcran de base de cette transaction sapparente celui utilis pour la


transaction de cration.

Rfrentiels
Version 3.17

Cf. 4.1.1.1 pour un descriptif de la procdure de cration


dune nature comptable primaire.

Cf. 4.1.1.2 pour un descriptif de la procdure de cration


dune nature comptable secondaire.

Cliquez sur le bouton <Sauvegarder> pour enregistrer les modifications apportes la


nature comptable.

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4.1.1.4 Transaction KA03 Afficher Nature comptable (primaire et secondaire)


Cette transaction permet dafficher une nature comptable primaire ou secondaire.
Procdure de rfrence :
Pour afficher une nature comptable, activez la transaction <KA03> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Natures comptables / Nat.
Comptable secondaire / Afficher nature comptable .
Ou
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Natures comptables /
Nat.comptable/nat. Produit / Afficher nature comptable

Saisissez le compte de la nature comptable afficher.


Pour atteindre un descriptif de la procdure daide la recherche de la
nature comptable, cf. le manuel dutilisation Elments gnraux BFC-MUTELG

Cliquez sur <Donnes de base> pour accder lcran de base de la transaction.

Lcran de base de cette transaction sapparente celui utilis pour la


transaction de cration, hormis le fait que les zones sont non modifiables.

Rfrentiels
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Cf. 4.1.1.1 pour un descriptif de la procdure de cration


dune nature comptable primaire.

Cf. 4.1.1.2 pour un descriptif de la procdure de cration


dune nature comptable secondaire.

Cliquez sur le bouton <Retour> pour sortir de la transaction et revenir lcran initial.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

4.1.1.5 Transaction KA23 Afficher en masse des natures comptables (primaires et


secondaires)
Cette transaction permet dafficher en masse des natures comptables.
Procdure de rfrence :
Pour afficher en masse les natures comptables, activez la transaction <KA23> partir
du chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Natures comptables /
Nat. Comptable secondaire / Nat. Comptables : tat donn. de base .
Ou
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Natures comptables /
Nat.comptable/nat. Produit / Nat. Comptables : tat donn. de base

Cliquez sur la case doption Nature comptable .

Saisissez les bornes de la tranche des codes de nature comptable que vous souhaitez
afficher. Cette zone est obligatoire.
Pour atteindre un descriptif de la procdure lie laide la recherche
du code des natures comptables primaires et secondaires, cf. le
manuel dutilisation Elments gnraux BFC-MUT-ELG

Il est galement possible dafficher en masse des natures comptables


en slectionnant dans lcran initial Groupe nat. compt. (groupe de
nature comptable) afin dafficher toutes les natures comptables
comprises dans un groupe de nature comptables.

Saisissez une priode de validit. La priode de validit est un paramtre daffichage


des natures comptables.

Cliquez sur le bouton <Excuter> pour accder lcran daffichage.

Rfrentiels
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Les natures comptables sont affiches dans lcran de base de la transaction sous forme
matricielle, chaque nature comptable est reprsente par une ligne. Les enttes des trois
premires colonnes sont dans lordre :

Code de la nature comptable ;

Dsignation de la nature comptable ;

Catgorie de la nature comptable ;

Aprs avoir cliqu sur une ligne spcifique, il est possible dafficher les dtails de la
nature comptable dans une nouvelle fentre en cliquant sur le bouton <Dtails>.
Il est possible douvrir une nature comptable en affichage avec la
mme prsentation que celle de la transaction Afficher nature
comptable cf. 4.1.1.4. Pour ce faire, double-cliquez sur la ligne
correspondante la nature comptable afficher.

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4.1.1.6 Transaction KA04 Supprimer nature comptable (primaire et secondaire)


Cette transaction permet de supprimer une nature comptable.
Attention ! Une nature comptable ne peut tre supprime que si elle ne porte pas dj des donnes
de pr-budget, dengagement ou de rel.
Procdure de rfrence :
Pour supprimer une nature comptable, activez la transaction <KA04> partir du
chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Natures comptables / Nat.
Comptable secondaire / Supprimer nature comptable .
Ou
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Natures comptables /
Nat.comptable/nat. Produit / Supprimer nature comptable

Saisissez le code de la nature comptable supprimer. Il est galement possible


dutiliser laide la recherche.
Saisissez la date des bornes de validit de la nature comptable supprimer. Ces deux
zones sont obligatoires.
Dcochez les deux cases doption concernant le pilotage dexcution.
Quand la case test est coche, la suppression de la nature
comptable est uniquement opre sous forme de test mais en aucun
cas rellement effectue. Cela permet de vrifier la faisabilit de la
suppression et la porte de la slection effectue.

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Cliquez sur le bouton <Excuter> pour afficher lcran de base de la transaction et


procder la suppression.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Cliquez sur le bouton <Oui> pour valider la suppression de la nature comptable. Il suffit
de cliquer sur le bouton <Non> pour stopper la procdure de suppression de la nature
comptable.

Aprs avoir valid la suppression de la nature comptable, un tableau rcapitulatif


spcifie le code et la dsignation de la nature comptable supprime ou non.
En cas dchec de la suppression, le compte rendu affiche un message indiquant la
raison de lchec.

Cliquez sur le bouton <Retour> pour sortir de la transaction.

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4.1.1.7 Transaction KA24 Supprimer en masse des nature comptables (primaires


et secondaires)
Cette transaction permet de supprimer en masse des natures comptables.
Attention ! Une nature comptable ne peut tre supprime que si elle ne porte pas dj des donnes
de pr-budget, dengagement ou de rel.
Procdure de rfrence :
Pour supprimer des natures comptables, activez la transaction <KA24> partir du
chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Natures comptables /
Nat.comptable/nat. Produit / Supprimer les natures comptables

Cliquez sur la case doption Nature comptable .

Saisissez les bornes de la tranche des codes de natures comptables que vous
souhaitez supprimer. Cette zone est obligatoire.
Pour atteindre un descriptif de la procdure lie laide la recherche
du code des natures comptables primaires et secondaires, cf. le
manuel dutilisation Elments gnraux BFC-MUT-ELG

Il est galement possible de supprimer en masse des natures


comptables en slectionnant dans lcran initial Groupe nat. compt.
(groupe de nature comptable) afin de supprimer toutes les natures
comptables comprises dans un groupe de nature comptables.

Saisissez comme paramtre la priode de la validit des natures comptables


supprimer.
Dcochez les deux cases doption concernant le pilotage dexcution.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Quand la case test est coche, la suppression des natures


comptables est uniquement opre sous forme de test mais en aucun
cas rellement effectue. Cela permet de vrifier la faisabilit de la
suppression et la porte de la slection effectue

Cliquez sur le bouton <Excuter> pour afficher lcran de base de la transaction et


procder la suppression.

Cliquez sur le bouton <Oui> pour valider la suppression des natures comptables. Il suffit
de cliquer sur le bouton <Non> pour stopper la procdure de suppression des natures
comptables.

Aprs avoir valid la suppression des natures comptables, un tableau rcapitulatif


spcifie le code et la dsignation des natures comptables supprimes

Un tableau spcifie galement les suppressions non effectues quand celles-ci sont
impossibles.
Un double clic sur la nature comptable permet dobtenir plus dinformation sur les raisons
du refus de suppression.

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Cliquez sur le bouton <Retour> pour sortir de la transaction.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

4.1.1.8 Transaction KA05 Afficher modification dune nature comptable (primaire


et secondaire)
Cette transaction permet dafficher les modifications effectues sur les caractristiques dune nature
comptable.
Procdure de rfrence :
Pour afficher les modifications dune nature comptable, activez la transaction <KA05>
partir du chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Natures
comptables / Nat. Comptable secondaire / Nat. Comptable : aff ; modifications .
Ou
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Natures comptables /
Nat.comptable/nat. Produit / Nat. Comptable : aff ; modifications

Saisissez le code de la nature comptable pour laquelle vous souhaitez afficher les
modifications. Cette zone est obligatoire. Saisissez galement le primtre analytique
du centre de cots, pour BFC il sagit toujours de 9000 .
Pour atteindre un descriptif de la procdure lie laide la recherche
du code des natures comptables primaires et secondaires, cf. le
manuel dutilisation Elments gnraux BFC-MUT-ELG

Saisissez la date de modification de la nature comptable dans la mesure o vous


souhaitez accder une modification dont vous connaissez la date. Saisissez galement
lidentifiant dun utilisateur spcifique pour accder ses modifications propres. Ces
deux zones sont facultatives.

Appuyez sur la touche <Entre> pour excuter la transaction et afficher les rsultats.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Un cran intitul Modifications de fiches : gnralits apparat et rsume sous forme


de liste les zones modifies de la nature comptable.

Cliquez sur le bouton <Toutes les modifications> pour afficher toutes les modifications.

Il est possible dafficher les modifications dun champ unique en le


slectionnant et en cliquant sur <Slectionner>.

Un cran apparat avec les modifications relatives la zone slectionne. Elles sont
rsumes sous forme de tableau.

La nouvelle valeur de la zone modifie est prsente dans la colonne Nv. valeur .

Lancienne valeur de la zone modifie est prsente dans la colonne Anc. val.
La colonne Date prcise la date de modification. Les autres colonnes spcifient le
nom de la zone et sa priode de validit.

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4.1.1.9

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Transaction KAH1 Crer Groupe de natures comptables

Cette transaction permet de crer un groupe de natures comptables.


Procdure de rfrence :
Pour crer un groupe de natures comptables, activez la transaction <KAH1> partir du
chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Natures comptables /
Groupes de natures comptables / Crer groupe de nat. comptables .

Saisissez le code du groupe de natures comptables que vous souhaitez crer.


La saisie directe despaces dans les libells est impossible. Pour saisir
un libell contenant des espaces, il faut imprativement effectuer un
copier-coller partir dun outil de traitement de texte.

Vous pouvez galement utiliser la fonction de cration par copie dans


le cadre infrieur de lcran daccs.

Cliquez sur le bouton Hirarchie pour accder ltape suivante.

Dans la fentre de cration de la structure du groupe de natures comptables, renseignez


la dsignation du groupe cr.

Cliquez enfin sur le bouton Autres et slectionnez Insrer Nature comptable afin
daffecter au groupe cr des natures comptables.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Il est possible daffecter des valeurs individuelles de natures comptables (comme indiqu
sur les crans prcdents) ou des fourchettes de natures comptables.

Les options Insrer Groupes de natures comptables au mme niveau et Insrer Groupes
de natures comptables au niveau infrieur permettant de crer de nouveaux groupes de
natures comptables en les hirarchisant.

Renseignez les natures comptables que vous souhaitez affecter au groupe de natures
comptables cr.
Cliquez sur le pictogramme reprsentant un triangle
recherche.

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afin dactiver laide la

Double-cliquez sur la nature comptable que vous souhaitez affecter ce groupe.

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Cliquez sur le bouton Sauvegarder afin denregistrer votre cration de groupe de natures
comptables.
Dans la fentre de cration de la structure du groupe de natures comptables, lentit la
plus haute de la structure RECETTE, ont t affectes les natures comptables
slectionnes.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

4.1.1.10 Transaction KAH2 Modifier groupe de natures comptables


Cette transaction permet de modifier un groupe de natures comptables.
Procdure de rfrence :
Pour modifier un groupe de natures comptables, activez la transaction <KAH2> partir
du chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Natures comptables /
Groupes de natures comptables / Modifier groupe de nat. comptables .

Renseignez le code du groupe de natures comptables que vous souhaitez modifier.

Cliquez sur le bouton Hirarchie pour accder la modification de la hirarchie et de la


dsignation du groupe.

Dans la fentre de modification de la structure du groupe de natures comptables, cliquez


sur la racine du groupe pour la slectionner : ici RECETTE.

Cliquez ensuite sur le bouton Autres et slectionnez Insrer Groupe de natures


comptables au niveau infrieur afin daffecter un groupe de NC au groupe de NC que
vous modifiez.
Cette opration vous permet de rattacher un groupe de NC toutes les
NC du groupe que vous lui affectez.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Renseignez le groupe de natures comptables que vous souhaitez affecter au groupe.


Cliquez sur le pictogramme reprsentant un triangle
recherche.

afin dactiver laide la

Double-cliquez sur le groupe de natures comptables que vous souhaitez affecter ce


groupe.

Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour valider laffectation de ce groupe de natures


comptables au groupe que vous venez de modifier.

Dans la fentre de modification de la structure du groupe de natures comptables, cliquez


sur le pictogramme reprsentant un + afin dafficher toutes les affectations dun groupe
de NC.
La saisie directe despaces dans les libells est impossible. Pour saisir un libell
contenant des espaces, il faut imprativement effectuer un copier-coller partir dun outil
de traitement de texte.

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4.1.1.11 Transaction KAH3 Afficher groupe de natures comptables


Cette transaction permet dafficher un groupe de natures comptables.
Procdure de rfrence :
Pour afficher un groupe de natures comptables, activez la transaction <KAH3> partir
du chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Natures comptables /
Groupes de natures comptables / Afficher groupe de nat. comptables .

Renseignez le code du groupe de natures comptables que vous souhaitez afficher.


Cliquez le bouton daide la recherche.

Cliquez sur le bouton de validation pour accder au rsultat de votre recherche, savoir,
tous les groupes de NC dfinis pour le plan comptable ZPCG.
Double-cliquez sur le groupe de natures comptables que vous souhaitez afficher.
Le code du groupe slectionn est rapatri dans lcran initial de la transaction.
Cliquez sur le bouton Hirarchie pour accder la structure du groupe de natures
comptables slectionn.

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Cliquez sur le code de la nature comptable dont vous souhaitez obtenir des informations
plus dtailles afin de la slectionner

Cliquez sur le bouton Nature comptable.

Lcran de base contenant les donnes de la nature comptable souvre dans une nouvelle fentre.

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Cliquez sur le bouton Retour afin de revenir sur laffichage de la structure du groupe de
NC.

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Cliquez sur la racine du groupe pour la slectionner.

Cliquez ensuite sur le bouton Justification dutilisation groupe.

Dans la fentre de slection, slectionnez autant de vues que vous souhaitez en


afficher pour ce groupe de NC.

Cliquez ensuite sur le bouton de validation.

Lcran Cas demploi souvre il vous permet de visualiser les cas demploi de ce groupe de natures
comptables.

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Cliquez sur le bouton Retour afin de revenir sur laffichage de la structure du groupe de
NC.

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4.1.2 Maintenance des centres de cots, de la hirarchie standard et des


groupes de centres de cots
4.1.2.1 Transaction KS01 Crer Centre de cots
Cette procdure permet de crer un centre de cots, de manire unique.
Procdure de rfrence :
Pour crer un centre de cots, activez la transaction <KS01> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Centres de cots / Crer centre de
cot .

Saisissez le code du nouveau centre de cots ainsi que la date de validit de ce


nouveau centre de cots. Ces deux champs sont obligatoires (le symbole . Une aide
la recherche est disponible pour la saisie du code de centre de cot.
Codification :

Pour une unit de recherche, le centre de cots de dpense est codifi


Rxxxx001, et le centre de cot paye est codifi PACRxxxx

Pour une unit administrative, le centre de cots de dpense est codifi


Axxxx001, et le centre de cot paye est codifi PAAAxxxx
(xxxx = nde division ou code du centre financier de lunit)

Il est possible, de manire facultative, de prendre un centre de cot existant pour


modle. Ne saisissez rien si vous ne souhaitez pas utiliser cette possibilit. Une aide
la recherche permet daller rechercher un code de centre de cots existant. Le primtre
analytique saisir est 9000 .

Cliquez sur <Donnes de base> pour accder lcran de base de la transaction.

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Sur lcran de base, dans longlet Donn. base (Donnes de base), les champs
Dsignation , Responsable , Type de centre et Domaine de hirarchie sont
obligatoires.
La zone Responsable = X. Cette zone est obligatoire mais non exploite dans le
cadre de BFC.
Le domaine de hirarchie correspond au groupe de centre de cots de rattachement du
centre de cots. Il doit tre existant lors de la cration du centre de cot.

Pour les centres de cots de dpenses, (Rxxxx001 ou Axxxx001) il


correspond aux 5 premiers caractres (Rxxxx ou Axxxx).

Pour les centres de cots de paye (PACRxxxx ou PAAAxxxx) il correspond


au 5 derniers caractres (Rxxxx ou Axxxx).
Cf. le manuel dutilisation Elments gnraux BFC-MUT-ELG pour les
procdures relatives la recherche du type de centre de cots, et la
recherche du domaine de hirarchie

Rfrentiels
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Saisissez les champs facultatifs dans longlet Donn. base (Donnes de base) :
la description du centre de cots ,
le service qui correspond dans BFC au code Labintel,
le type de centre

1 pour les centres de cots de dpense des units administratives

2 pour les centres de cots de dpense des units de recherche

3 pour les centres de cot de paye.


le domaine dactivit

pour les centres de cots de dpenses, saisir le domaine dactivit de la


DR de rattachement ;

pour les centres de cots de paye, saisir 0009 correspond lagence


comptable principale.
le domaine fonctionnel

pour les units de recherche le groupe de discipline de rattachement

pour les units administratives, la lignes de lagrgat 2 ou 3 du NCBC de


rattachement.
Le centre de profit nest pas gr dans le cadre de BFC.
Le systme ne rclame pas la saisie de ces zones, il est cependant requis de les saisir.
Une fois longlet Donn. base (Donnes de base) correctement complt, il est
possible daller complter les informations des onglets suivants :

Rfrentiels
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Pilotage : Il nest pas conseill de modifier les valeurs par dfaut de


cet onglet.

Sch.-type (schma type) : Cet onglet correspond des fonctionnalits


qui ne sont pas gres dans BFC

Adresse : permet de renseigner une adresse gographique lie au


centre de cots.

Communication : permet de renseigner des champs dadresse


lectronique pour le centre de cots (exemple : numro de tlphone,
numro de bote lectronique)

Histor. (Historique) : longlet historique permet de visualiser lidentifiant

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Comptabilit Analytique - Tome 1


du crateur, la date de cration du centre et dafficher un document de
modification.

Rfrentiels
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Afin de sauvegarder le centre de cots cr, cliquez sur <Sauvegarder>. Lcran de


base disparat.

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4.1.2.2 Transaction KS02 Modifier Centre de cots


Cette procdure permet de modifier un centre de cots.
Procdure de rfrence :
Pour modifier un centre de cots, activez la transaction <KS02> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Centres de cots / Modifier centre
de cot .

Saisissez le code du centre de cots modifier. Il est galement possible dutiliser laide
la recherche (cf. le manuel dutilisation Elments gnraux BFC-MUT-ELG).

Cliquez sur <Donnes de base> pour afficher lcran de base de la transaction.


Il se peut quune fentre apparaisse rclamant la slection dune priode danalyse.
Ceci est li la possibilit dhistorier certaines modifications.

Slectionnez la ligne correspondant la priode danalyse de votre choix.

Cliquez sur <Slectionner>.


La fentre de slection de la priode danalyse disparat et lcran de base apparat.

Dans lcran de base, les zones blanches sont en modification. Lcran de base de cette transaction
est le mme que celui prsent dans la transaction de cration dun centre de cots.
Si les modifications sont faites sur lcran de base et sauvegarder immdiatement, elles ne sont pas
historises.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Pour historiser certaines modifications, lies un changement dorganisation par exemple, il faut :

Utiliser le menu Traiter / Priode danalyse

Cliquez sur <Autre pr. analyse>.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Indiquer la date de prise deffet des modifications et valider.

Raliser les modifications et sauvegarder.

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Afin de sauvegarder le centre de cots modifi, cliquez sur <Sauvegarder>. Lcran de


base disparat.

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4.1.2.3 Transaction KS03 Afficher Centre de cots


Cette transaction permet dafficher un centre cot.
Procdure de rfrence :
Pour afficher un centre de cots, activez la transaction <KS03> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Centres de cots / Afficher centre
de cot .
Il se peut quune fentre apparaisse au dessus de lcran initial pour rclamer la
dfinition du primtre analytique ; dans ce cas saisissez le.

Cliquez sur laide la recherche de la zone de saisie centre de cots .


Une fentre de recherche des centres de cots apparat.

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Saisissez les informations utiles la recherche : code du centre de cots, type de centre
de cots, dsignation du centre de cots ou autres.
Il est aussi possible de saisir une partie du code ou du libell en masquant le reste par
une * . Exemple : Centre de cots R* permet dafficher tous les centres de cots de
dpenses des laboratoires.
Dsignation du centre : Il est possible de saisir le code labintel de lunit recherche

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Cf. le manuel dutilisation Elments gnraux BFC-MUT-ELG pour la


procdure relative la recherche du type de centre de cots.

Cliquez sur <Lancer rech.>


Une fentre apparat avec les rsultats de la recherche.

Double-cliquez sur la ligne reprenant le centre de cots de votre choix.


La fentre des rsultats de la recherche disparat. Le code du centre de cots
slectionn apparat dans la zone de saisie de lcran initial.

Cliquez sur <Donnes de base>.

Il se peut quune fentre apparaisse rclamant la slection dune priode danalyse.


Cette fentre est lie la possibilit dhistoriser certaines modifications.

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Slectionnez la ligne correspondant la priode danalyse de votre choix.

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Cliquez sur <Slectionner>.


La fentre de slection de la priode danalyse disparat et lcran de base apparat.

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4.1.2.4 Transaction KS04 Supprimer Centre de cots


Cette transaction permet de supprimer un centre de cots.
Attention : Un centre de cot ne peut tre supprim sil est porteur dengagements ou de ralis. Il ne
peut tre supprim non plus sil est impliqu dans des traitements de clture.
Procdure de rfrence :
Pour supprimer un centre de cots, activez la transaction <KS04> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Centres de cots / Supprimer
centre cts .

Saisissez le code du centre de cots supprimer. Il est galement possible dutiliser


laide la recherche

Saisissez la date des bornes de validit du centre de cots supprimer. Ces deux
zones sont obligatoires.

Dcochez les deux cases doption concernant le pilotage dexcution. Quand la case
test est coche, la suppression du centre de cot est uniquement opre sous
forme de test mais en aucun cas rellement effectue.

Cliquez sur le bouton <Excuter> pour afficher lcran de base de la transaction et


procder la suppression.

Cliquez sur le bouton <Oui> pour valider la suppression du centre de cots. Il suffit de
cliquer sur le bouton <Non> pour stopper la procdure de suppression du centre de
cots.

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Aprs avoir valid la suppression du centre de cots, un tableau rcapitulatif spcifie le


code et la dsignation du centre de cots supprim.

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4.1.2.5 Transaction KS12 Modification en masse des centre de cots


Cette transaction permet de modifier en masse des centres de cots.
Cette transaction ne peut tre utilise que dans le cadre dune modification des libelles ou des types
de centres de cots sans ncessit dhistoriser les modifications. Elle ne peut servir, par exemple,
dans le cadre de changement daffectation un domaine dactivit.
Procdure de rfrence :
Pour modifier des centres de cots, activez la transaction <KS12> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Centres de cots / Modifier centres
de cots ..

Cliquez sur la case doption Centre de cots .

Saisissez les bornes de la tranche des codes de centres de cots que vous souhaitez
modifier. Cette zone est obligatoire.
Pour atteindre un descriptif de la procdure lie laide la recherche
du code de centre de cots, cf.4.1.2.3

Il est galement possible de supprimer en masse des centres de cots


en slectionnant dans lcran initial Groupe de centres de cots afin
de supprimer tous les centres de cots compris dans un groupe de
centres de cots.

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Saisissez une priode de validit. La priode de validit permet de dfinir les centres de
cots modifier. Seuls les centres de cots ayant cette priode de validit seront

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modifiables.

Saisissez un code de variante de liste pour dfinir la mise en forme cible.


La variante de liste est une donne obligatoire pour cette transaction.

Cliquez sur le bouton <Excuter> pour afficher lcran de base de la transaction et


procder aux modifications.

Aprs avoir modifi les zones de saisie voulues, cliquez sur le bouton <Sauvegarder>
pour enregistrer les modifications et sortir de la transaction.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

4.1.2.6 Transaction KS14 Supprimer des centre de cots


Cette transaction permet de supprimer en masse des centres de cots.
Attention : Un centre de cot ne peut tre supprim sil est porteur dengagements ou de ralis. Il ne
peut tre supprim non plus sil est impliqu dans des traitements de clture.
Procdure de rfrence :
Pour supprimer des centres de cots, activez la transaction <KS14> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Centres de cots / Supprimer les
centres de cots ..

Cliquez sur la case doption Centre de cots .

Saisissez les bornes de la tranche des codes de centres de cots que vous souhaitez
supprimer. Cette zone est obligatoire.
Pour atteindre un descriptif de la procdure lie laide la recherche
du code de centre de cots, cf. 4.1.2.3

Il est galement possible de supprimer en masse des centres de cots


en slectionnant dans lcran initial Groupe de centres de cots afin
de supprimer tous les centres de cots compris dans un groupe de
centres de cots.

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Saisissez une priode de validit. La priode de validit permet de dfinir les centres de
cots supprimer. Les centres de cots qui ont une la priode de validit diffrente ne
seront pas supprims.

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Dcochez les deux cases doption concernant le pilotage dexcution. Quand la case
test est coche, la suppression du centre de cot est uniquement opre sous forme
de test mais en aucun cas rellement effectue.

Cliquez sur le bouton <Excuter> pour afficher lcran de base de la transaction et


procder la suppression.

Cliquez sur le bouton <Oui> pour valider la suppression des centres de cots. Il suffit
de cliquer sur le bouton <Non> pour stopper la procdure de suppression des centres
de cots.
Aprs avoir valid la suppression des centres de cots, un tableau rcapitulatif spcifie
le code et la dsignation des centres de cots supprims, ainsi que suppressions non
effectues quand celles-ci sont impossibles.

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4.1.2.7 Transaction KS05 Afficher les modifications dun centre de cots


Cette transaction permet dafficher les modifications effectues sur les caractristiques dun centre de
cots.
Procdure de rfrence :
Pour afficher les modification dun centre de cots, activez la transaction <KS05>
partir du chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Centres de cots /
Centre : afficher les modifications ..

Saisissez le code du centre de cots pour lequel vous souhaitez afficher les
modifications. Cette zone est obligatoire. Saisissez galement le primtre analytique
du centre de cots, pour BFC il sagit toujours de 9000 .
Pour atteindre un descriptif de la procdure lie laide la recherche
du code de centre de cots, cf. 4.1.2.3

Saisissez la date de modification du centre de cots dans la mesure o vous souhaitez


accder une modification dont vous connaissez la date. Saisissez galement
lidentifiant dun utilisateur spcifique pour accder ses modifications propres.

Appuyez sur la touche <Entre> pour excuter la transaction et afficher les rsultats.

Un cran intitul Modifications de fiches : gnralits apparat et rsume sous forme


de liste les zones modifies du centre de cot.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Cliquez sur la zone modifie choisie pour la slectionner.

Cliquez sur le bouton <Slectionner> pour afficher les modifications relatives la zone
slectionne.
Il est possible dafficher toutes les modifications de tous les champs lists
en cliquant sur le bouton <Toutes les modifications>.

Un cran apparat avec les modifications relatives la zone slectionne. Elles sont
rsumes sous forme de tableau.

La nouvelle valeur de la zone modifie est prsente dans la colonne Nv. valeur .

Lancienne valeur de la zone modifie est prsente dans la colonne Anc. val.
La colonne Date prcise la date de modification. Les autres colonnes spcifient le
nom de la zone et sa priode de validit.

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4.1.2.8

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Transaction KS13 Etat de donnes de base Liste des centre de cots

Cette transaction permet dafficher en masse toute une srie de centres de cots sous la forme dun
affichage matriciel.
Procdure de rfrence :
Pour afficher la liste des centres de cots, activez la transaction <KS13> partir du
chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Centres de cots / Centre :
tat de donnes de base ..

Cliquez sur la case doption Centre de cots .

Saisissez les bornes de la tranche des codes de centres de cots que vous souhaitez
afficher. Cette zone est obligatoire.
Pour atteindre un descriptif de la procdure lie laide la recherche
du code de centre de cots, cf. 4.1.2.3

Il est galement possible dafficher en masse des centres de cots en


slectionnant dans lcran initial Groupe de centres de cots afin
dafficher tous les centres de cots compris dans un groupe de centres
de cots.

Saisissez une priode de validit. La priode de validit est un paramtre daffichage


des centres de cots. Tous les centres de cots non compris dans la priode de validit
saisie ne seront pas affichs. Pour nexclure aucun centre de cots, saisissez
01.01.1900 et 31.12.9999

Cliquez sur le bouton <Excuter> pour accder lcran daffichage.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Les centres de cots sont affichs dans lcran de base de la transaction sous forme
matricielle, chaque centre de cots est reprsent par une ligne. Par dfaut, les enttes
de colonne sont dans lordre :

Code du centre de cots ;

Dsignation du centre de cots ;

Nom du responsable du centre de cots ;

Service du centre de cots ;

Type de centre de cots

Devise ;

Les codes oprationnels

Aprs avoir cliqu sur une ligne spcifique, il est possible dafficher les dtails du centre
de cots dans une nouvelle fentre en cliquant sur le bouton <Dtails>.
Le menu Autres / Modifier mise en forme ou Slectionner mise en forme ou
Sauvegarder mise en forme permet de changer et de conserver des structures dcran
diffrentes.
Lorsque lon veut modifier la mise en page, la fentre suivante apparat :

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Pour supprimer une colonne de la structure dcran il suffit de


slectionner linformation dans la zone Colonnes affiches (partie gauche)
cliquer sur la flche vers la droite.
Pour insrer une colonne, il suffit de
slectionner linformation correspondante (partie droite)
slectionner dans la partie gauche linformation devant laquelle on souhaite faire
apparatre la nouvelle colonne
cliquer sur la flche vers la gauche
Il est possible douvrir un centre de cots en affichage avec la mme
prsentation que celle de la transaction Afficher centre de cots cf.
4.1.2.3. Pour ce faire, double-cliquez sur la ligne correspondante au
centre de cots afficher.

Il est possible de changer lordre des colonnes. Pour cela il faut se


placer sur la partie gauche sur le nom de la colonne que lon souhaite
dplacer. Ensuite, il faut utiliser les flches vers le haut ou vers le bas
pour procder au dplacement.

Une fonction dexport est disponible dans lcran de base. Pour


atteindre la procdure relative la fonction dexport, cf. 4.1.3

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4.1.2.9 Transaction KSH1 Cration des groupes de centres de cots


Cette transaction permet de crer un groupe de centres de cots.
Par ce biais, il est galement possible de crer une hirarchie alternative, dy affecter une hirarchie
compose de centres de cots et de groupes de centres de cots. Les hirarchies alternatives sont
principalement utilises des fins de reporting.

Procdure de rfrence
Pour crer des groupes de centres de cots, activez la transaction <KSH1> partir du
chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / Centres de cots/ Groupes
de centres de cots / Crer groupe de centres

Saisissez le code du groupe de centre de cots crer.


La saisie directe despaces dans les libells est impossible. Pour saisir
un libell contenant des espaces, il faut imprativement effectuer un
copier-coller partir dun outil de traitement de texte.

Il est possible de crer un groupe de centres de cots en prenant comme modle un


autre groupe de centres de cots. Pour ce faire, saisissez le code du groupe de centres
de cots modle dans la zone de saisie Groupe de centres de cots et saisissez le
primtre analytique 9000 dans la zone de saisie Primtre analytique .

Cliquez sur le bouton <Hirarchie> pour accder la hirarchie du groupe de centres de


cots nouvellement cr.
Dans lcran de base de la transaction, le groupe de centres de cots cr apparat dans
la zone de travail.

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Saisissez le libell du groupe de centres de cots nouvellement cr dans la zone de


saisie prvue cet effet droite du code du mme groupe.
Pour la cration dun groupe de centre de cots qui regroupe les 2 centres de cots dun
laboratoire ou dune unit administrative. Dans le libell reprendre la dsignation Labintel
du laboratoire ou de la structure administrative.
Cliquez sur le groupe de centre de cots cr de manire le slectionner.

Cliquez sur le bouton <Menu>.

Cliquez sur <Insrer Centre de cots> en suivant le chemin Traiter > Centre de cots >
Insrer centre de cots pour relier un centre de cots existant au groupe de centre de
cots slectionn.
Il est possible de crer de la mme manire un groupe de centre de
cots fils en slectionnant <Insrer Groupe de centres de cots>
partir du chemin Menu > Traiter > Groupe de centres de cots >
Insrer Groupe de centres de cots.

Saisissez le code du centre de cots insrer.

Il est possible dutiliser une aide la recherche pour slectionner le centre de cots
voulu.
Pour atteindre un descriptif de la procdure lie laide la recherche
du code de centre de cots, cf. 4.1.2.3

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Cliquez sur le bouton <Sauvegarder> pour enregistrer la nouvelle hirarchie et valider


laffectation des centres de cots.

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Les centres de cots nouvellement affects apparaissent maintenant de manire fixe


avec leur libell.

Pour quittez la transaction, cliquez sur le bouton <Sauvegarder>, puis sur <Retour> pour
revenir lcran de base.

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4.1.2.10 Transaction KSH2 Modifier Groupes de centres de cots


Cette transaction permet de modifier les groupes de centre de cots.
Cette transaction permet de modifier les groupes de centre de cots. Elle
permet de modifier, selon votre choix, la hirarchie standard des centres
de cots ou toutes les autres hirarchies alternatives de centres de cots.

Pour consulter un descriptif de la transaction lie la manipulation de la


hirarchie standard, cf. 4.1.2

Procdure de rfrence :
Pour modifier des groupes de centres de cots, activez la transaction <KSH2> partir
du chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / centres de
cots/.Groupes de centres de cots / Modifier groupe de centres

Saisissez le code du groupe de centres de cots modifier.


Dans lexemple ci-dessous le code de groupe de centres de cots
TOTAL_CNRS qui correspond au groupe entte de la hirarchie
standard. Il est galement possible de saisir nimporte quel autre
groupe de centres de cots, et ce par lintermdiaire de laide la
recherche .

Pour atteindre un descriptif de laide la recherche des groupes de


centres de cots, Cf. le manuel dutilisation Elments gnraux BFCMUT-ELG

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Cliquez sur le bouton <Hirarchie> pour accder en modification la hirarchie du


groupe de centres de cots saisi.

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Il est possible de modifier la hirarchie des centres de cots et de modifier directement


les libells des groupes de centres de cots en saisissant la dsignation voulue dans la
zone de saisie situe droite des codes.
La saisie directe despaces dans les libells est impossible. Pour saisir
un libell contenant des espaces, il faut imprativement effectuer un
copier-coller partir dun outil de traitement de texte.

Le bouton <Menu> permet daccder un certain nombre de


commandes permettant de manipuler la hirarchie. Pour accder un
descriptif des manipulations de base, cf. 4.1.2.9 qui dcrit la transaction
de cration des groupes de centres de cots.

Il suffit de cliquer sur licne


dans la hirarchie pour dvelopper le
groupe de centre de cots li ; inversement il suffit de cliquer sur licne
pour le rduire.

A chaque modification, il est conseill de sauvegarder en cliquant sur le bouton


<Sauvegarder> pour sauvegarder les modifications effectues sur la hirarchie du
groupe de centres de cots.

A la fin des manipulations, Cliquez sur le bouton <Sauvegarder> pour sauvegarder les
modifications effectues sur la hirarchie du groupe de centres de cots.

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4.1.2.11 Supprimer un groupe de centres de cots

La transaction de modification permet aussi de supprimer un groupe de centre de cots.


Pour cela, il faut cliquer sur le groupe supprimer puis sur le bouton Marquer

Le groupe marqu apparat en rouge.


Il faut maintenant cliquer sur le bouton Supprimer puis sauvegarder.

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4.1.2.12 Transaction KSH3 Afficher groupes de centres de cots


Cette transaction permet dafficher les groupes de centre de cots.
Cette transaction permet dafficher les groupes de centre de cots. Elle
permet dafficher, selon votre choix, la hirarchie standard des centres de
cots ou toutes les autres hirarchies alternatives de centres de cots.

Pour consulter un descriptif de la transaction lie laffichage de la


hirarchie standard, cf. 4.1.2.14

Procdure de rfrence :
Pour afficher des groupes de centres de cots, activez la transaction <KSH3> partir
du chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / centres de cots/
.Groupes de centres de cots / Afficher groupe de centres

Saisissez le code du groupe de centres de cots afficher


Dans lexemple ci-dessous le code de groupe de centres de cots
TOTAL_CNRS correspond au groupe entte de la hirarchie
standard. Il est galement possible de saisir nimporte quel autre
groupe de centres de cots, et ce par lintermdiaire de laide la
recherche .

Pour atteindre un descriptif de laide la recherche des groupes de


centres de cots, Cf. le manuel dutilisation Elments gnraux BFCMUT-ELG

Cliquez sur le bouton <Hirarchie> pour accder en affichage la hirarchie du groupe


de centres de cots saisi.
La transaction daffichage des groupes de centres de cots a des
similitudes avec celle relative leur modification. Pour consulter un
descriptif de cette transaction de modification, cf. 4.1.2.10

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4.1.2.13 Transaction OKEON Gestion de la Hirarchie standard de centres de


cots

Pour grer des groupes de centres de cots, activez la transaction <OKEON> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / centres de cots/ Hirarchie .std de centres de
cots / Modifier hirarchie standard
Prsentation de la transaction
Lcran principal de la transaction de gestion de la hirarchie standard se subdivise en plusieurs
parties associes chacune une fonction particulire :

Zone
de
recherche

Zone
de
synthse

Zone
dtail

Zone
de
slection

Schma de lcran de gestion de la transaction de gestion de la hirarchie standard des


centres de cots.
La zone de recherche et la zone de slection constituent ensemble le gestionnaire dobjets.
Pour afficher les diffrentes zones plus clairement, vous pouvez masquer dautres zones lcran.
Dans la zone de recherche, vous pouvez slectionner une ou plusieurs units organisationnelles
afficher ou traiter, ou affecter la hirarchie standard : les groupes de centres de cots et les
centres de cots.

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de

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Un groupe de centre de cots est signal laide de licne suivant :

Un centre de cots est quand lui signal laide de licne suivant :

Dans la zone de slection, les units organisationnelles que vous avez slectionnes apparaissent
dans une liste.

Vous pouvez dlimiter la liste laide de certains critres en paramtrant le filtre. Vous
pouvez, par exemple, slectionner tous les objets dun propritaire.

Vous pouvez afficher et traiter les units organisationnelles affectes votre hirarchie
standard ainsi que les donnes de base correspondantes. Pour ce faire, vous disposez
des options suivantes :

Vous pouvez slectionner les units organisationnelles de votre choix en doublecliquant dessus. Le systme transfre lunit organisationnelle dans la zone de
synthse centrale.

La zone de synthse affiche lunit organisationnelle slectionne dans une arborescence en


fonction de son affectation la hirarchie standard.
Dans la zone de dtail, vous pouvez afficher ou traiter les donnes de base des objets individuels.
Pour afficher ou traiter les donnes de base dun objet particulier, slectionnez lobjet en question en
double-cliquant dessus dans larborescence.

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Procdure de rfrence
La gestion de cette transaction permet aussi de crer des groupes de centres de cots et des centres
de cots.
Pour accder la gestion de la hirarchie standard de centres de cots, activez la
transaction <OKEON> partir du chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit
analytique / .Hierar. std centres de cots / Modifier hirarchie standard

Pour ajouter un groupe de centre de cots dans la hirarchie standard


Cliquez dans la zone de synthse sur le groupe de centres de cots futur parent du
nouveau groupe de centres de cots.
Cliquez sur le bouton
(Crer) puis sur <Groupe infrieur> pour crer un groupe de
centre de cots au niveau infrieur.
Dans la zone de dtail apparat un onglet avec les donnes de base du nouveau groupe
de centre de cots saisir.

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Saisissez le code ( gauche) et le libell du nouveau centre de cots.


Pour atteindre une description complte des zones requises pour la
cration dun groupe de centre de cots, allez la page 4.1.2.9

Pour crer un centre de cots et linsrer dans la hirarchie standard


cliquez dans un premier temps sur son groupe de centre de cots parent.
Cliquez sur le bouton
cots au niveau infrieur.

(Crer) puis sur <Centre de cots> pour crer un centre de

Dans la zone de dtail apparat un onglet avec les donnes de base du nouveau centre
de cots.
Pour atteindre une description complte de la cration dun centre de
cots, avec une vue dtaille de toutes les zones, cf. 4.1.2.1

Cliquez sur le bouton <Sauvegarder> pour sauvegarder les modifications de la


hirarchie standard, que ce soit des crations ou des modifications de la structure de la
hirarchie.

Il est possible de copier coller en un clic un centre de cots en utilisant le


bouton

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4.1.2.14 Transaction OKENN Afficher la hirarchie standard de centres de cots


La transaction daffichage de la hirarchie standard sapparente fortement la transaction de
modification, hormis quil est uniquement possible de naviguer dans la hirarchie standard et
dafficher les diffrents lments.
Pour consulter les gnralits et la procdure de rfrence relatives la
modification de la hirarchie standard, cf. 4.1.2.13

4.1.3 Export sous forme de fichier Excel


Arriv lcran de rcapitulation des zones modifies, il est possible dexporter sous diffrentes formes
le tableau apparaissant dans la fentre de BFC. Le fichier export contiendra les mmes informations.

Cliquez sur le bouton <Menu> et suivre le chemin Liste > Exporter. Cliquez sur <Fichier

Une fentre apparat, cliquez sur la case doption Calcul avec tableur pour obtenir un
fichier de type tableur Excel. Il est galement possible dexporter les rsultats sous forme
de page Internet ( Format HTML ) ou sous format texte ( Rich Text Format ).

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local>.

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Cliquez sur le bouton de validation

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Dans la zone de saisie Rpertoire , saisissez le chemin daccs au rpertoire de


destination du fichier.
Dans la zone de saisie Nom fich. , saisissez le nom du fichier contenant lexportation
des rsultats. Pour un fichier dexport Excel, le nom du fichier doit tre du type
nom_du_fichier.xls .

Cliquez sur le bouton <Gnrer>.

Il est possible que le navigateur Internet rclame plusieurs reprises


laccord de lutilisateur concernant lexcution dapplets. Pour russir
lexport lutilisateur doit les autoriser.

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4.1.4 Maintenance des types dactivits et groupes de types dactivits


4.1.4.1 Transaction KL01 Crer Type dactivit
Cette transaction permet de crer un type dactivit.
Dans le cadre du projet BFC, les types dactivits reprsentent les diffrents grades des chercheurs
du CNRS.

Procdure de rfrence :
Pour crer un type dactivit, activez la transaction <KL01> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Types dactivit / Types dactivit /
Crer type dactivit

Saisissez
le
code du type
dactivit

Saisissez
les
dates de dbut
et de fin de
validit du type
dactivit
Vous pouvez galement
utilisez la fonction de
copie par modle

Dans lcran initial de la transaction, saisissez le code du type dactivit.


Rappel : Dans le cadre de BFC les types dactivits sont crs partir de la grille des
grades des chercheurs du CNRS

Saisissez ensuite les dates de dbut et de fin de validit du type dactivit.

Cliquez sur le bouton Donnes de base afin daccder lcran de cration des donnes
de base du type dactivit.

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Renseignez
une
dsignation ainsi que
la description du type
dactivit

Saisissez
lunit
doeuvre
du
type
dactivit en utilisant
le bouton daide a la
recherche

Renseignez la dsignation ainsi que la description du type dactivit dans la zone de


saisie prvue cet effet.

Saisissez lunit duvre affecter ce type dactivit.


Cliquez le bouton daide la recherche.

Double-cliquez sur lunit duvre souhaite. Dans le cadre de BFC lunit de temps
utilise est H lheure.

Renseignez le code du type de centres qui dtermine les types de centres pour lesquels
un type d'activit est autoris pour la budgtisation et en tant qu'metteur lors de
l'imputation indirecte des activits.
Dans le cadre de BFC, seul le type de centre 2 est autoris (units de recherche).

Double-cliquez sur le type de centre appropri au type dactivit cr.

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Renseignez la catgorie du type dactivit dans la zone de saisie prvue cet effet.
Ce code dfinit le type de pr-budgtisation des quantits d'activit ainsi que l'imputation
d'activit.
Cliquez le bouton daide la recherche.

Double-cliquez sur la catgorie souhaite, par exemple dans le cas prsent : 1 Saisie
manuelle, imputation manuelle.
Pour les types d'activit de cette catgorie, les taux de valorisation sont dfinis
manuellement. La saisie du temps pass est aussi manuelle.

Renseignez la nature du compte dimputation affecter au type dactivit.


La nature comptable d'imputation est une nature comptable secondaire de catgorie 43.
lors de la saisie des temps, cest cette nature comptable qui portera lcriture de transfert
du centre de cot de rattachement du chercheur llment dOTP du contrat concern.
Cliquez le bouton daide la recherche.

Double-cliquez sur la nature comptable dimputation du type dactivit.

Cliquez sur le bouton Sauvegarder afin denregistrer le type dactivit.

La barre dtat vous indique que le type dactivit a t cr.

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4.1.4.2 Transaction KL02 Modifier Type dactivit


Cette transaction permet de modifier un type dactivit.
Procdure de rfrence :
Pour modifier un type dactivit, activez la transaction <KL02> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Types dactivit / Types dactivit /
Modifier type dactivit

Dans lcran initial de la transaction, saisissez le code du type dactivit modifier.

Cliquez sur le bouton Donnes de base afin daccder lcran de modification des
donnes de base du type dactivit.

Procdez ensuite aux modifications des informations souhaites du type dactivit.

Cliquez sur le bouton Sauvegarder afin denregistrer vos modifications.

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4.1.4.3 Transaction KL03 Afficher Type dactivit


Cette transaction permet dafficher un type dactivit.
Procdure de rfrence :
Pour Afficher un type dactivit, activez la transaction <KL03> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Types dactivit / Types dactivit /
Afficher type dactivit

Dans lcran initial de la transaction, saisissez le code du type dactivit afficher.


Cliquez sur le bouton daide la recherche si vous ne connaissez pas ce code.

Cliquez sur le bouton Donnes de base afin daccder lcran daffichage des donnes
de base du type dactivit.

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Cliquez sur longlet Historique afin daccder lhistorique du type dactivit depuis sa
cration.

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4.1.4.4 Transaction KL04 Supprimer Type dactivit


Cette transaction permet de supprimer un type dactivit.
Procdure de rfrence :
Pour supprimer un type dactivit, activez la transaction <KL04> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Types dactivit / Types dactivit /
Afficher type dactivit

Dans lcran initial de la transaction, saisissez le code du type dactivit supprimer.


Cliquez sur le bouton daide la recherche si vous ne connaissez pas ce code.

Dans la fentre de slection, cliquez sur le bouton Lancer recherche.

Dans une nouvelle fentre, le rsultat de votre recherche saffiche. Double-cliquez sur le
code du type dactivit souhait.

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Cliquez sur le bouton Excuter une fois le code du type dactivit supprimer renseign.
Cliquez sur le bouton daide la recherche si vous ne connaissez pas ce code.
Une fentre venant rappeler le type dactivit et sa dsignation souvre.

Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression du type dactivit.


Le type dactivit reprsentant un grade du CNRS, on ne peut le supprimer que dans le
cas exceptionnel de suppression dun grade dans lorganisation du CNRS

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4.1.4.5 Transaction KL14 Supprimer des types dactivit


Cette transaction permet de supprimer en masse des types dactivit.
Pour que les types dactivits puissent tre supprims physiquement, il ne faut pas que ceux-ci soient
porteurs de donnes relles ou de pr budget.
Si un taux de valorisation au moins a t dfini pour le type dactivit concern, celui-ci ne pourra pas
tre supprim. Pour pouvoir bloquer lutilisation dun type dactivit dj utilis dans les exercices
antrieurs, il suffit de changer sa date de fin de validit.
Procdure de rfrence :
Pour supprimer plusieurs types dactivit, activez la transaction <KL14> partir du
chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Types dactivit / Types
dactivit / Supprimer types dactivit

Renseignez le groupe de types dactivit supprimer.


Cliquez sur le bouton daide la recherche.

Dans la fentre de slection du groupe de types dactivit, saisissez le primtre


analytique concern par votre recherche (toujours 9000).

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Cliquez sur

licne de validation pour lancer votre recherche.

Le rsultat de votre recherche saffiche dans une nouvelle fentre.


Double-cliquez sur le groupe de types dactivits que vous souhaitez slectionner pour

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la suppression, ici par exemple : AGT pour le groupe Agent technique.

Dans lexemple, les types dactivits ne peuvent tre supprims car les taux de valorisation ont t
enregistrs.

Aprs avoir renseign le groupe de types dactivit, cliquez sur le bouton Excuter pour
le supprimer.
Les types dactivits dsormais supprims saffichent sous forme de liste dans une
nouvelle fentre.

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4.1.4.6 Transaction KL05 Afficher les modifications dun type dactivit


Cette transaction permet dafficher les modifications ralises sur un type dactivit.
Procdure de rfrence :
Pour afficher les modifications dun type dactivit, activez la transaction <KL05> partir
du chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Types dactivit / Types
dactivit / Types dactiv. : Aff. modifications

Renseignez le code du type dactivit ainsi que le primtre analytique concern.

Appuyez sur la touche ENTREE de votre clavier.


Les modifications du type dactivit saffichent sous forme de liste dans une nouvelle
fentre.

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4.1.4.7 Transaction KL13 Liste des types dactivit


Cette transaction permet dafficher en masse des types dactivit.
Procdure de rfrence :
Pour afficher en masse les types dactivit, activez la transaction <KL13> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Types dactivit / Types dactivit / Types
dactiv. : Etat donn. de base

Renseignez lintervalle de types dactivit que vous souhaitez afficher.


Cliquez sur le bouton daide la recherche pour slectionner votre intervalle.

Double-cliquez sur les types dactivit marquant votre intervalle de slection.

Aprs avoir renseign lintervalle de types dactivit, cliquez sur le bouton Excuter pour les
afficher.

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Les types dactivits saffichent sous forme de liste dans une nouvelle fentre.

Cliquez sur un type dactivits pour le slectionner, la case Type dactivit du tableau change
de couleur.

Cliquez sur le bouton Autre puis slectionnez Dtails pour accder aux donnes dtailles du
type dactivit.

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4.1.4.8 Transaction KLH1 Crer Groupe de types dactivit


Cette transaction permet de crer un groupe de types dactivit.
Procdure de rfrence :
Pour crer un groupe de types dactivit, activez la transaction <KLH1> partir du
chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Types dactivit / Groupes
de types dactivit / Crer groupe de types dactivit

Renseignez le code que vous souhaitez donner au groupe de types dactivit crer.
La saisie directe despaces dans les libells est impossible. Pour saisir
un libell contenant des espaces, il faut imprativement effectuer un
copier-coller partir dun outil de traitement de texte.

Cliquez sur le bouton Hirarchie pour accder ltape suivante.

Dans la fentre de cration de la structure du groupe de types dactivit, renseignez la


dsignation du groupe cr.

Cliquez enfin sur le bouton Autres et slectionnez Insrer Type dactivit afin daffecter
au groupe cr des types dactivit.

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Renseignez lintervalle de types dactivit que vous souhaitez affecter au groupe de


types dactivit cr.
Remarque : il faut utiliser les codes donns aux types dactivit.

Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour valider laffectation de cet intervalle de types
dactivit au groupe que vous crez.
Dans la fentre de cration de la structure du groupe de types dactivit, lentit la plus
haute de la structure IR Institut de recherche, ont t affectes les types dactivit
slectionns dans lintervalle.

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4.1.4.9 Transaction KLH2 Modifier Groupe de types dactivit


Cette transaction permet de modifier un groupe de types dactivit.
Procdure de rfrence :
Pour modifier un groupe de types dactivit, activez la transaction <KLH2> partir
du chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Types dactivit /
Groupes de types dactivit / Modifier groupe de types dactivit

Renseignez le code du groupe de types dactivit que vous souhaitez modifier.

Cliquez sur le bouton Hirarchie pour accder la modification de la hirarchie et de


la dsignation du groupe.
La saisie directe despaces dans les libells est impossible. Pour
saisir un libell contenant des espaces, il faut imprativement
effectuer un copier-coller partir dun outil de traitement de texte.

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Dans la fentre de modification de la structure du groupe de types dactivit, cliquez


sur le bouton Autres et slectionnez Insrer Type dactivit afin daffecter de
nouveaux types dactivit au groupe.

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Renseignez lintervalle de types dactivit que vous souhaitez affecter au groupe de


types dactivit dans les cases blanches prvues cet effet.
Remarque : il faut utiliser les codes donns aux types dactivit.

Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour valider laffectation de cet intervalle de types
dactivit au groupe que vous venez de modifier.
Dans la fentre de modification de la structure du groupe de types dactivit, de
nouveaux types dactivit ont t affects au groupe.
La barre dtat vous indique que vos modifications ont t enregistres.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

4.1.4.10 Transaction KLH3 Afficher Groupe de types dactivit


Cette transaction permet dafficher un groupe de types dactivit.
Procdure de rfrence :
Pour afficher un groupe de types dactivit, activez la transaction <KLH3> partir du
chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Types dactivit / Groupes
de types dactivit / Afficher groupe de types dactivit

Renseignez le code du groupe de types dactivit que vous souhaitez afficher.

Cliquez sur le bouton Hirarchie pour accder la structure du groupe de types


dactivits slectionn.

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Cliquez sur le pictogramme dsignant un + afin dafficher la hirarchie dun groupe de


types dactivit.

Cliquez sur un type dactivit que vous souhaitez visualiser en dtail afin de le
slectionner.

Cliquez sur le bouton Type dactivit afin dafficher la fiche du type dactivit slectionn.

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Vous pouvez aussi afficher les pices de modification du type dactivit slectionn.
Cliquez sur le bouton Menu puis slectionnez Saut et enfin Pices de modification.

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4.1.5 Maintenance des ratios statistiques


4.1.5.1 Transaction KK01 Crer Ratios statistiques
Cette transaction permet de crer un ratio statistique.
Dans le cadre de BFC, un seul ratio statistique est utilis. Il permet de mmoriser pour chaque unit
du CNRS son poids budgtaire . Il est ensuite utilis comme cl de rpartition des frais gnraux
des units administratives.
Procdure de rfrence :
Pour crer un ratio statistique, activez la transaction <KK01> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Ratios / Ratios statistiques / Crer
ratios statistiques

Renseignez le code du ratio statistique que vous souhaitez crer.

Cliquez sur le bouton Donnes de base pour accder la cration des donnes de base
du ratio statistique.

Dans la fentre de cration des donnes de base, renseignez la dsignation du ratio


statistique.

Renseignez ensuite lunit du ratio statistique.

Cliquez sur le bouton Sauvegarder afin denregistrer le ratio statistique.

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4.1.5.2 Transaction KK02 Modifier Ratios statistiques


Cette transaction permet de modifier un ratio statistique.
Procdure de rfrence :
Pour modifier un ratio statistique, activez la transaction <KK02> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Ratios / Ratios statistiques / Modifier
ratios statistiques

Renseignez le code du ratio statistique que vous souhaitez modifier.

Cliquez sur le bouton Donnes de base pour accder la modification des donnes de
base du ratio statistique.

Dans la fentre de modification des donnes de base, changez par exemple lunit de
mesure du ratio statistique.
Cliquez sur le bouton daide la recherche afin de slectionner lunit souhaite.
Dans le cadre de BFC, lunit utilise est UNI pour les poids budgtaires

Double-cliquez sur lunit que vous souhaitez affecter au ratio statistique.

Cliquez sur le bouton Sauvegarder afin denregistrer vos modifications.

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4.1.5.3 Transaction KK03 Afficher Ratios statistiques


Cette transaction permet dafficher un ratio statistique.
Procdure de rfrence :
Pour afficher un ratio statistique, activez la transaction <KK03> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Ratios / Ratios statistiques /
Afficher ratios statistiques

Renseignez le code du ratio statistique que vous souhaitez afficher.


Cliquez sur le bouton daide la recherche.

Double-cliquez sur le ratio statistique que vous souhaitez afficher.

Cliquez sur le bouton Donnes de base afin daccder la consultation du ratio


statistique slectionn.

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Renseignez le code du ratio statistique que vous souhaitez modifier.


Cliquez sur le bouton Menu puis slectionnez Traiter et enfin Afficher tous renvois.
TAPEZ F8 sur votre clavier pour effectuer ltape dcrite ci-dessus.

Toutes les affectations de ce ratio statistique saffichent sous forme de liste dans une nouvelle fentre.

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Cliquez sur le pictogramme de validation


renvois.

pour fermer la fentre daffichage des

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4.1.5.4 Transaction KK03DEL Supprimer Ratios statistiques


Cette transaction permet de supprimer un ratio statistique.
Procdure de rfrence :
Pour supprimer un ratio statistique, activez la transaction <KK03DEL> partir du
chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Ratios / Ratios statistiques /
Supprimer les ratios statistiques

Renseignez le code du ratio statistique que vous souhaitez supprimer.

Cliquez sur le bouton Supprimer.

Cliquez sur Oui afin de confirmer la suppression du ratio statistique.


La barre dtat vous indique que le ratio statistique XXXXXX a bien t supprim.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

4.1.5.5 Transaction KAK2 Modifier les Ratios statistiques


Cette transaction permet de modifier en masse des ratios statistiques.
Procdure de rfrence :
Pour modifier plusieurs ratios statistiques, activez la transaction <KAK2> partir du
chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Ratios / Ratios statistiques /
Modifier ratios statistiques

Les ratios statistiques saffichent dans la fentre de modification sous forme de liste.

Cliquez sur le bouton Nouvelles entres afin dentrer un nouveau ratio statistique.

Renseignez les zones de saisie accessibles.

Cliquez sur le bouton Sauvegarder afin denregistrer vos modifications.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

4.1.5.6 Transaction KAK3 Afficher les Ratios statistiques


Cette transaction permet dafficher en masse des ratios statistiques.
Procdure de rfrence :
Pour afficher plusieurs ratios statistiques, activez la transaction <KAK3> partir du
chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Ratios / Ratios statistiques /
Afficher ratios statistiques

Les ratios statistiques saffichent dans une nouvelle fentre sous forme de liste.

Cliquez sur le bouton Menu puis slectionnez Utilitaires et enfin Protocoles des
modifications afin daccder aux donnes de modification du ratio statistique.

Cliquez sur le bouton Retour afin de revenir sur laffichage en masse des ratios
statistiques.

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4.1.5.7 Transaction KBH1 Crer Groupes de ratios statistiques


Cette transaction permet de crer un groupe de ratios statistiques.
Procdure de rfrence :
Pour crer un groupe de ratios statistiques, activez la transaction <KBH1> partir du
chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Ratios / Groupes de ratios
statistiques / Crer groupe ratios statistiques

Renseignez sur lcran daccs le code que vous souhaitez donner au groupe de ratios
statistiques.

Cliquez sur le bouton Hirarchie afin daccder la cration de la structure du groupe.

Cliquez sur le bouton Autres puis slectionnez Insrer Ratio statistique afin daffecter
des ratios statistiques ce groupe de ratios.

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Renseignez dans les champs prvus cet effet, lintervalle de ratios statistiques que
vous souhaitez affecter ce groupe.

Cliquez sur le bouton Sauvegarder afin denregistrer la cration du groupe de ratios


statistiques.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

4.1.5.8 Transaction KBH2 Modifier Groupes de ratios statistiques


Cette transaction permet de modifier un groupe de ratios statistiques.
Procdure de rfrence :
Pour modifier un groupe de ratios statistiques, activez la transaction <KBH2> partir du
chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Ratios / Groupes de ratios
statistiques / Modifier groupe ratios statistiques

Renseignez dans lcran daccs le groupe de ratios statistiques que vous souhaitez
modifier.

Cliquez sur le bouton Hirarchie afin daccder la modification de la structure du


groupe de ratios statistiques.

Cliquez sur le bouton Autres puis slectionnez Insrer Ratio statistique.

Renseignez dans les champs prvus cet effet, lintervalle de ratios statistiques que
vous souhaitez affecter ce groupe.

Cliquez sur le bouton Sauvegarder afin denregistrer les modifications apportes au


groupe de ratios statistiques.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

4.1.5.9 Transaction KNH3 Afficher Groupes de ratios statistiques


Cette transaction permet dafficher un groupe de ratios statistiques.
Procdure de rfrence :
Pour afficher un groupe de ratios statistiques, activez la transaction <KBH2> partir du
chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Ratios / Groupes de ratios
statistiques / Afficher groupes ratios statistiques

Renseignez dans lcran daccs le groupe de ratios statistiques que vous souhaitez
afficher.

Cliquez sur le bouton Hirarchie afin daccder la structure du groupe de ratios


statistiques slectionn.

Cliquez sur lun des ratios statistiques dont vous souhaitez accder aux donnes
dtailles.

Cliquez sur le bouton Ratio statistique afin daccder au dtail du ratio statistique
slectionn.
Les donnes de base du ratio statistique slectionn saffichent dans une nouvelle
fentre.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

4.2 Gestion des structures oprationnelles


Les structures oprationnelles du projet BFC sont gres laide des structures OTP.
Les modalits de gestion de ces structures varient en fonction de la finalit de celles-ci. Dans la cadre
du projet BFC, les structures OTP permettent de grer :

Les dpenses et recettes des units de recherche et les recettes des units
administratives engages sur des activits non suivies individuellement (A.D.O.)

Les dpenses engages par les Dlgations rgionales dans le cadre des FMCAC

Les contrats suivi individualis

Les investissements davenir

Les Oprations dInvestissements Programms

Pour faciliter la cration des structures appropries, des modles ont t mis en place pour les
contrats et pour les OIPS. Ces modles sont des OTP standard.
Il est possible de crer de nouveaux OTP standard.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

4.2.1 Gestion des OTP standard


4.2.1.1 Transaction CJ91 Crer OTP Standards
Cette transaction permet de Crer un OTP standard, avec ses caractristiques et sa structure
dlments dOTP propre.
Procdure de rfrence :
Pour crer un OTP standard, activez la transaction <CJ91> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / OTP standard / OTP standard /
Crer OTP standard

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Dans lcran initial de la transaction, saisissez le nom de la nouvelle dfinition de projet


standard et slectionnez son profil.
Les profils de projet dfinis dans le cadre de BFC sont :

Autres Dpenses Oprationnelles

FMCAC

Contrats sans valorisation dencours

Contrats avec Valo en-cours sans ajustement de CA

Contrats avec Valo En cours et ajustement de CA

Colloques

OIP grs par des tiers avec phasage

OIP grs par des tiers sans phasage

OIP grs par le CNRS avec phasage

OIP grs par le CNRS sans phasage

Il est possible et recommand de crer une dfinition de projet standard partir dune
autre dfinition de projet standard ou plus simplement partir dune dfinition de projet
(ou dune dfinition de projet standard) existante. Il est possible de reprendre les
donnes du profil de rfrence en cochant la case Donn. prof. de rf. (voir le point
dinformation ci-dessous pour plus de dtails).

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Lorsque vous crez un projet avec modle, plusieurs cas sont possibles.
Les paragraphes qui suivent dcrivent l'action du systme dans chacun
des cas :

Vous saisissez un projet en tant que modle, sans spcifier le


nouveau profil de projet. Le systme reprend les donnes du projet
utilis comme modle.

Vous saisissez un projet possdant le profil contrats sans


valorisation den-cours comme modle et spcifiez galement
contrats sans valorisation den-cours comme profil pour le
nouveau projet. Le systme reprend galement les donnes du projet
utilis comme modle.

Vous saisissez comme modle un projet possdant le profil


contrats sans valorisation den-cours et indiquez un autre profil
(par exemple, contrats avec valo en cours sans ajust CA ) pour le
nouveau projet. Le systme affiche une bote de dialogue vous
invitant prciser si les donnes sont reprendre partir du profil
contrats avec valo en cours sans ajust CA ) ou du projet de
rfrence.

Si vous cochez la case donnes prof. De rf. , les possibilits sont


les suivantes :

Rfrentiels
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Vous saisissez un projet comme modle sans spcifier le nouveau


profil de projet. Le systme reprend les donnes du profil du projet de
rfrence.

Vous saisissez comme modle un projet possdant le profil


contrats sans valorisation den-cours et indiquez galement
contrats sans valorisation den-cours comme profil du nouveau
projet. Le systme reprend galement les donnes du profil
( contrats sans valorisation den-cours ) du projet de rfrence.

Vous saisissez comme modle un projet possdant le profil


contrats sans valorisation den-cours et indiquez un autre profil
(par exemple, contrats avec valo en cours sans ajust CA ) pour le
nouveau projet. Le systme affiche une bote de dialogue vous
invitant spcifier si les donnes sont reprendre partir du profil
contrats avec valo en cours sans ajust CA ou du profil contrats
sans valorisation den-cours .

Cliquez sur le bouton <Dfinition de projet> pour accder lcran de base de la


transaction.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Saisissez le libell de la nouvelle dfinition de projet standard dans la zone de saisie


prvue cet effet.

Longlet Donn. base comprend toutes les zones de saisies relatives aux donnes de
base du projet.
Les liens indispensables ce niveau sont :
Primtre analytique = 9000
Socit = Z900

Longlet Pilotage est relatif aux donnes la gestion des processus analytique (gestion
du budget et des cltures).
Les valeurs sont alimentes par dfaut partir du profil de projet slectionn.

Longlet Gestion rassemble des informations relatives lhistorique de la dfinition de


projet standard (auteur et date de cration, modification).

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Cliquez sur Synthse lts dOTP .

Sur longlet Donn. Base les zones importantes sont :


Niv : dfinition la structuration de larborescence. 1 est le plus haut niveau,
lEOTP de niveau 2 situ sous un EOTP de niveau 1 est hirarchiquement dpendant.
Elment dOTP : Code de EOTP standard
Dsignation : son libell
P-bg : Cocher cette case si dans la structure oprationnelle lEOTP
correspondant doit pouvoir recevoir du pr-budget. Seuls les EOTP de plus bas niveau
doivent tre cochs.
Imp. : Cocher cette case si dans la structure oprationnelle lEOTP
correspondant doit pouvoir faire lobjet dimputations.
Fact. : Cocher cette case si dans la structure oprationnelle lEOTP
correspondant doit pouvoir recevoir des recettes en compte de classe 7 ou sil fait lobjet
dun calcul dencours.

Sur longlet Affectat. les zones importantes sont alimentes par dfaut. A ce stade,
les zone Domaine dactivit , Division et Domaine fonctionnel nont pas besoin
dtre gres.
Sur longlet Responsabilits. aucune zone ne doit tre gre

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Sur longlet Pilotage. les zones importantes varient en fonction du profil de projet
choisi.
Pour les OIP grs par le CNRS il faut renseigner la zone Profil Invest de
lEOTP de niveau 1 et la mettre blanc pour tous les autres EOTP.
Pour les contrats avec encours il faut grer la zone Cl rgular .Choisir une
cl de zone commenant par Z, cre pour le CNRS.

Sur longlet TOTAL. qui permet de revoir lensemble des zones, il est possible de
grer en plus les zones utilisateurs
La zone Cl de zone permet de dfinir la configuration des 4 zones
utilisateur. Elle varie en fonction de la finalit de lOTP standard
La zone Texte 1 (n partenariat) contient une srie de XXXXXXXXXX pour
une structure ddie des contrats ou des colloques, sinon elle est blanc.
La zone Texte 2 (CDP de reprise) contient une srie de XXXXXXXXXX pour
une structure ddie des contrats ou des colloques, sinon elle est blanc.
La zone NOIP contient 000000 pour les structures qui ne correspondent
pas des OIP ou XXXXXX dans le cas des OIP.
La zone Code Labintel contient XXXXXXX.
Cliquez sur le bouton <Sauvegarder> pour enregistrer dfinitivement la dfinition de
projet standard.

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4.2.1.2 Transaction CJ92 Modifier OTP Standards


Cette transaction permet de modifier une dfinition de projet standard, avec ses caractristiques et sa
structure dlments dOTP propre.
Procdure de rfrence :
Pour modifier un OTP standard, activez la transaction <CJ92> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / OTP standard / OTP standard /
Modifier OTP standard

Saisissez le nom de la dfinition de projet standard modifier.


Un complment dinformation concernant lutilisation de laide la
recherche de la zone de saisie Df. projet standard (Dfinition de
projet standard) est disponible page.

Cliquez sur le bouton <Dfinition de projet> pour accder en modification la dfinition


de projet standard concerne.
Lcran de base de cette transaction est assimil celui de la transaction de cration
cf. 4.2.1.1

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4.2.1.3 Transaction CJ93 Afficher OTP Standards


Cette transaction permet dafficher une dfinition de projet standard, avec ses caractristiques et sa
structure dlments dOTP propre.
Procdure de rfrence :
Pour afficher un OTP standard, activez la transaction <CJ93> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / OTP standard / OTP
standard / Afficher OTP standard

Saisissez le nom de la dfinition de projet standard afficher.

Cliquez sur le bouton <Dfinition de projet> pour accder en affichage la


dfinition de projet standard concerne.
Concernant dans lordre les points et :

Il est galement possible de cliquer sur le bouton <Synthse lts dOTP> (Synthse
des lments dOTP) de manire accder directement la hirarchie standard des
lments dOTP propres la dfinition de projet standard ;

Il est galement possible dafficher un lment dOTP standard, rattach une


dfinition de projet standard ou non.

Lcran de base de cette transaction est assimil celui de la transaction de cration cf.
4.2.1.1

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4.2.1.4 Transaction CN11 Crer Jalons standards


Cette transaction permet de crer un jalon standard servant de modles pour la cration de jalons
oprationnels.
Procdure de rfrence
Pour Crer un jalon standard, activez la transaction <CN11> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / OTP standard / Jalons standards /
Crer jalon standard

Saisissez le code du jalon standard crer.

Il est possible de crer un jalon standard en prenant pour modle un autre jalon
standard. Pour ce faire, il suffit de saisir le code du jalon standard servant de modle
dans la zone de saisie Jalon standard du cadre Rfrence .
Appuyer sur la touche <Entre> pour accder lcran de base de la transaction.

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Saisissez le libell du jalon standard dans la zone de saisie prsente droite de celle
correspondant au code du jalon standard.
Saisissez le code dutilisation du jalon. Le code Utilisation permet de dcrire l'objectif de
l'utilisation du jalon ou la phase de projet qu'il caractrise.
Les codes utilisation crs spcifiquement pour le CNRS commencent par Z .
Cela permet de les diffrencier des standards livrs par lditeur.

Dans le cadre Utilisation , la case cocher Date doc. Vente (Date du document
de vente) permet de faire du jalon standard un jalon de facturation standard ou un jalon
technique standard.

Quand la case est coche, il sagit dun jalon de facturation.

Quand la case nest pas coche, il sagit dun jalon technique.

Afin de sauvegarder le jalon standard cr, cliquez sur le bouton <Sauvegarder>.

Il est possible dajouter un texte descriptif concernant le jalon standard, et ce en


cliquant sur le bouton <Texte descriptif> de lcran de base de la transaction.

Pour atteindre une description du processus de suppression dun jalon standard, cf.
4.2.1.5

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4.2.1.5 Transaction CN12 Modifier / Supprimer Jalons standards


Cette transaction permet de modifier un jalon standard.
Procdure de rfrence
Pour modifier ou supprimer un jalon standard, activez la transaction <CN12> partir du
chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / OTP standard / Jalons
standards / Modifier jalon standard

Saisissez le code du jalon standard modifier.


Appuyer sur la touche <Entre> pour accder lcran de base de la transaction.

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Saisissez le libell du jalon standard dans la zone de saisie prsente droite de celle
correspondant au code du jalon standard.
Saisissez le code dutilisation du jalon. Le code Utilisation permet de dcrire l'objectif de
l'utilisation du jalon ou la phase de projet qu'il caractrise.

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Dans le cadre Utilisation , la case cocher Date doc. Vente (Date du document
de vente) permet de faire du jalon standard un jalon de facturation standard ou un jalon
technique standard.

Quand la case est coche, il sagit dun jalon de facturation.

Quand la case nest pas coche, il sagit dun jalon technique.

Afin de sauvegarder le jalon standard modifi, cliquez sur le bouton <Sauvegarder>.

Il est possible dajouter un texte descriptif concernant le jalon standard, et ce en


cliquant sur le bouton <Texte descriptif> de lcran de base de la transaction.

Afin de supprimer un jalon standard, il faut dans un premier temps se rendre dans
lcran de base de la transaction.

Cliquez sur le bouton <Menu>.

Suivez le chemin Jalon standard > Supprimer et cliquez sur <Supprimer> ou appuyez
sur les touches Shift+F2.

Cliquez sur le bouton <Oui> pour valider la suppression du jalon standard.

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4.2.1.6 Transaction CN13 Afficher Jalons standards


Cette transaction permet dafficher un jalon standard.
Procdure de rfrence
Pour afficher un jalon standard, activez la transaction <CN13> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / OTP standard / Jalons standards /
Afficher jalon standard

Saisissez le code du jalon standard afficher.


Appuyer sur la touche <Entre> pour accder lcran de base de la transaction.

Le libell du jalon standard apparat dans la zone de saisie prsente droite de celle
correspondant au code du jalon standard.

Le code Utilisation permet de dcrire l'objectif de l'utilisation du jalon ou la phase de


projet qu'il caractrise. Le libell du code Utilisation apparat droite de la zone de
saisie.
Dans le cadre Utilisation , la case cocher Date doc. Vente (Date du document
de vente) permet de faire du jalon standard un jalon de facturation standard ou un jalon
technique standard.

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Quand la case est coche, il sagit dun jalon de facturation.

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Quand la case nest pas coche, il sagit dun jalon technique.

Afin de quitter lcran de base de la transaction, cliquez sur le bouton <Interrompre>.

Il est possible de lire le texte descriptif associ le jalon standard, et ce en cliquant sur le
bouton <Texte descriptif> de lcran de base de la transaction.

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4.2.2 Gestion des OTP Oprationnels


La gestion des objets oprationnels (Dfinition de projet, Elments dOTP,) peut-tre ralise laide
de diffrentes transactions. Pour les diffrents cas de figure prsents dans ce document (A.D.O.,
FMCAC, Contrats, OIP) la transaction CJ20N (Project builder) doit tre privilgie car elle permet de
grer la structure dans sa globalit. Les autres transactions ne permettent que des interventions sur
des lments partiels.

4.2.2.1 Prsentation de Project Builder

4.2.2.1.1 La structure de Project Builder


Les zones dcran suivantes permettent de travailler dans le Project Builder.

Arborescence
Espace de travail

Rserve de
travail
et
modles

Zones dcran dans Project Builder


L'arborescence affiche l'lment du projet (dfinition de projet, lment dOTP, jalon) que vous avez
slectionn dans son contexte hirarchique. Vous pouvez galement crer ou supprimer des
lments de projet. Dans les options propres l'utilisateur, vous pouvez indiquer le nombre de
niveaux hirarchiques dvelopper dans l'affichage de larborescence. En outre, vous pouvez
slectionner l'affichage d'un aperu du dernier projet que vous avez trait lorsque vous accdez au
Project Builder.
Voir chapitre sur les options utilisateurs 4.2.2.1.2

Dans la zone de rserve de travail/modle, vous avez accs la rserve de travail et aux modles.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Vous pouvez conserver des donnes de projet utilisateur frquemment utilises (dfinitions de projet,
rseaux et lments dOTP) dans la rserve de travail, pour pouvoir y accder rapidement par la
suite. En outre, la liste des cinq derniers projets sur lesquels vous avez travaill est toujours affiche
dans la rserve de travail.
Lutilisateur ne peut pas ajouter de projet manuellement dans la rserve de travail. Celle-ci se met
jour automatiquement en fonction des derniers projets traits par lutilisateur.
Disponibles pendant le traitement, les modles permettent de crer des lments ou structures dans
le projet en cours par :

ajout d'lments de projet ;

copie de structures de projet existantes ;

copie partir de structures standard.

Lespace de travail vous permet de consulter la vue de dtails de l'objet slectionn (ligne en
surbrillance orange) dans l'arborescence. Vous pouvez galement accder directement aux synthses
des objets subordonns. Vous pouvez excuter ce niveau toutes les oprations de gestion
ncessaires la coordination et la ralisation des projets. Vous pouvez toujours vous dplacer entre
la vue dtaille de l'objet slectionn et les synthses des objets subordonns.

4.2.2.1.2 Les options utilisateur


Vous avez la possibilit de dfinir diffrentes options personnelles pour l'utilisation du Project Builder.
Ces dernires sont sauvegardes en fonction de l'utilisateur et peuvent tre modifies tout instant.
Si vous ne dfinissez pas d'options utilisateur, le systme utilise les options standard prdfinies.
Il existe deux faons de grer les options utilisateur :

La premire fois que vous appelez Project Builder, une bote de dialogue saffiche et
vous renseigne sur les options que vous pouvez dfinir. Vous pouvez ensuite passer
la bote de dialogue Options utilisateur ou quitter cette bote de dialogue sans modifier
les options standard. Si vous ne les modifiez pas, la bote de dialogue saffiche
l'utilisation suivante du Project Builder. Si vous ne voulez pas que cela se produise,
cochez Ne plus afficher .

Pour accder la bote de dialogue Options utilisateur o vous pouvez dfinir ou


modifier vos options personnelles, dans Project Builder slectionnez Menu > Options
et cliquez sur Options.

Les options suivantes sont disponibles :

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Vous slectionnez la variante d'affichage pour ouvrir le Project Builder.

Si vous avez l'habitude de consulter les donnes des projets sans les modifier, chargez
ces donnes en affichage seul. Dans ce cas, la base de donnes n'est pas verrouille et
le projet peut tre trait (modifi) par un autre utilisateur. Si vous n'avez pas
d'autorisation de modification, le systme slectionne automatiquement le mode
d'affichage.

Vous dterminez le nombre de niveaux hirarchiques dvelopps dans l'arborescence.


Si vous ne saisissez aucune valeur, le systme affiche tous les niveaux hirarchiques.

Si vous slectionnez cette case cocher, le dernier projet que vous avez utilis saffiche
automatiquement dans l'arborescence lors de l'accs suivant au Project Builder.

Si vous slectionnez cette case cocher, le systme surligne en couleur les objets
marqus pour suppression (objets logiquement supprims).

Ces cases cocher vous permettent de dterminer les objets contenus dans la zone
dcran modles :

Objets individuels pour la copie (par exemple : OTP, rseau) ;

Projets existants comme modles copier ;

Modles standard (dfinitions de projet standard, lments dOTP standard,


rseaux standard).

Ces cases cocher vous permettent de dterminer les objets pouvant tre traits dans
le Project Builder. Les objets qui ne doivent pas tre traits ne sont pas affichs dans les
zones dcran.

4.2.2.1.3 Utilisation de Project Builder


Excution des fonctions dans Project Builder
Dans le Project Builder, la plupart des fonctions peuvent tre excutes en faisant appel diverses
mthodes. Les voici rsumes dans le tableau ci-dessous.

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Boutons de
commande

Comptabilit Analytique - Tome 1

Seuls les boutons de commande ncessaires au stade actuel du


traitement saffichent.
Au-dessus de l'arborescence, ici encore, seuls les boutons de commande
pouvant tre utiliss ce stade sont actifs.

Menu contextuel

Vous pouvez appeler le menu contextuel, par exemple, en cliquant sur un


objet avec le bouton droit de la souris. Ce menu est li l'objet dans
toutes les zones dcran, ainsi, seules les fonctions que vous pouvez
excuter pour ce type dobjet saffichent.

Clic/double-clic sur
un objet
(arborescence,
rserve de travail)

Cliquez dans l'arborescence : vous accdez l'cran de dtail de l'objet


slectionn dans lespace de travail.

Barre de menus

Les fonctions de menu s'appliquent seulement lespace de travail et


non l'arborescence, la rserve de travail ou aux modles. Exception :
le dplacement de l'objet vers le haut et le bas de la hirarchie affecte
galement l'arborescence.

Double-cliquez dans la rserve de travail : les donnes de projet


slectionnes sont charges dans larborescence et dans lespace de
travail.

Si vous n'avez pas d'autorisation de modification ou si le projet est en


cours de traitement par un autre utilisateur, le systme reste en mode
d'affichage. Lorsque vous passez en mode de modification, les objets
concerns sont automatiquement verrouills dans la base de donnes.
Dans les trois zones dcran, les icnes suivantes sont utilises pour reproduire les lments de
projet.

Icne

Description

Article

Dfinition de projet
lment d'OTP
Rseau

Jalons
Textes PS
Liaison

Activit
Documents

Sous-activits

Dans lespace de travail, ces icnes sont galement utilises pour appeler
les synthses et les crans de dtail des lments de projet
correspondants.
Utilisation de la rserve de travail
Dans la rserve de travail personnelle :

Vous pouvez enregistrer des dfinitions de projet, des lments d'OTP et des rseaux
pour pouvoir accder rapidement ces objets ultrieurement ;

Les cinq derniers projets que vous avez traits sont affichs. Vous pouvez y accder
directement partir de la rserve de travail d'un double-clic et poursuivre le traitement.

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Tous ces lments de projet restent dans la rserve de travail une fois que vous avez quitt le Project
Builder et sont disponibles lorsque vous reprenez le travail.
Si vous copiez des donnes dans la rserve de travail, elles sont automatiquement affectes la
catgorie pertinente :

Dfinitions de projet ;

lments d'OTP ;

Ceci facilite l'organisation des donnes de projet dans la rserve de travail tout en offrant une vue
d'ensemble plus claire.
Vous ne pouvez pas copier d'autres lments de projet (par exemple, des activits, des sous-activits,
des jalons, des documents) individuellement dans votre rserve de travail. Vous ne pouvez les copier
dans la rserve de travail que comme partie d'une sous-structure (lments d'OTP, rseaux).
La table suivante indique comment excuter diverses fonctionnalits dans la rserve de travail.
Fonction

Action

Remarque

Ouvrir un objet
(dans la rserve
de travail)

Double-cliquez sur l'lment de projet


requis dans la rserve de travail.
Cliquez sur <Ouvrir> dans le menu
contextuel.

Ouvre l'lment de projet dans


l'arborescence et dans lespace de
travail.
Si vous avez trait des donnes dans
lespace de travail sans les avoir
encore sauvegardes, une requte
d'avertissement saffiche.

Copier des objets


dans la rserve de
travail

Cliquez gauche sur un lment de


projet dans l'arborescence et
slectionnez Inclure dans / Rserve
de travail

Le systme effectue
automatiquement l'affectation au
groupe concern (dfinition de projet,
lment d'OTP ou rseau).

Supprimer des
objets de la
rserve de travail

Cliquez sur un lment de projet dans


la rserve de travail et cliquez dans le
menu contextuel sur Supprimer de la
rserve de travail .

L'lment de projet est supprim de


la rserve de travail. Il n'est pas
supprim de la structure de projet.

Vider la rserve
de travail

Dans le menu contextuel, Cliquez sur


<Vider rserve de travail>.

Tous les lments de projet de la


rserve de travail et de l'historique
sont supprims. Le systme vous
demande de confirmer cette action
avant de vider la rserve de travail.

Modifier la
squence
d'affichage

Dans la partie Arborescence


cliquez droit sur les en-ttes de
colonnes, puis <Squence
d'affichage>, puis la squence requise.

Vous pouvez spcifier les squences


suivantes pour la prsentation de la
rserve de travail :

Description et identification

Identification et description
La modification de la squence ce
niveau entrane galement la
modification de la squence dans la
zone dcran Modles et dans
l'arborescence.
Fonctionnalits de l'arborescence

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Vous pouvez modifier la structure dans larborescence pour planifier et excuter un projet. Il est
impossible d'excuter des oprations de gestion.
Vous pouvez afficher les objets suivants dans l'arborescence :

Dfinition de projet ;

lment d'OTP ;

Jalons ;

Vous pouvez excuter les fonctionnalits dans larborescence l'aide des icnes ou du menu
contextuel (bouton droit de la souris). Une barre d'outils distincte se trouve au-dessus de
l'arborescence.
Fonction
Ouvrir

Icne

Menu contextuel

Utilisation

<Ouvrir>

Une bote de dialogue saffiche ; vous y saisissez


la dfinition du projet concern, l'lment d'OTP ou
le rseau. Vous pouvez dcider, laide du bouton
de commande :

d'ouvrir seulement le projet ;

de copier seulement le projet dans la rserve


de travail ;

d'ouvrir le projet et de le copier dans la rserve


de travail.
Pour accder au menu contextuel de cette
fonction, cliquez avec le bouton droit de la souris
sur l'arrire-plan vide de l'arborescence.
Crer

Nouveau
Projet /
Rseau /
Simulation

Vous pouvez utiliser cette fonction pour :

crer un projet/rseau

crer un lment de projet pour l'objet


slectionn dans l'arborescence (le nouvel
objet apparat toujours au-dessous de l'objet
slectionn). Il est galement possible de crer
un rseau par copie.

Pour le CNRS, la cration dun OTP se fait


toujours avec modle.

ou
Crer lment
d'OTP, Rseau,
etc.
Crer avec
modle

Nouveau
Projet avec
modle / Rseau
avec modle /
Simulation avec
modle

Cette fonction vous permet de crer un projet, un


rseau ou une simulation en copiant un modle.
Pour accder au menu contextuel de cette
fonction, cliquez avec le bouton droit de la souris
sur l'arrire-plan vide de l'arborescence.

Insertion

<Insertion>

Vous pouvez inclure des lments d'OTP ou des


rseaux standard existants dans la structure.

Dplacer
llment
dOTP dun
niveau vers
le haut ou
vers le bas
dans la

Menu>traiter>El
ment dOTP >
lever ou >
descendre

L'lment d'OTP est dplac dun niveau vers le


haut ou vers le bas dans la hirarchie de projet.

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hirarchie
Copier

<Copier>

Vous pouvez copier des lments de projet (et


leurs objets subordonns) et les insrer une
autre position dans la hirarchie de projet. Tous les
objets subordonns l'objet slectionn sont mis
en surbrillance en couleur.

Couper

<Couper>

Les objets slectionns sont coups de


l'arborescence et copis dans le presse-papiers.

Annuler
coupe

<Annuler coupe>

Les objets qui ont t coups sont rinsrs leur


ancienne position dans l'arborescence (fonction
<Annuler>).

Coller

<Coller>

Les objets qui ont t coups ou copis sont


insrs partir du presse-papiers dans la
structure, au-dessous de l'objet slectionn.

Supprimer

<Supprimer>

L'objet slectionn est supprim de l'arborescence.

Rechercher

<Rechercher
dans
larborescence>

Une bote de dialogue vous permet de saisir un


objet ou sa description rechercher dans
larborescence. Une fois trouv, l'objet est
slectionn dans l'arborescence.

Chercher
suivant

<Chercher
suivant>

Si plusieurs lments de projet correspondent au


critre de recherche, vous pouvez utiliser cette
fonction pour rechercher tous les autres objets.

Dvelopper

<Dvelopper/Rd
uire>

Les options suivantes sont disponibles dans le


deuxime niveau du menu contextuel :
<Dvelopper> : tous les lments de projet
subordonns l'objet slectionn sont affichs.
<Dvelopper tout> : tous les lments de projet audessous du nud slectionn sont affichs.
<Rduire> : tous les lments de projet
subordonns l'objet slectionn ne sont plus
affichs.
<Rduire partir du niveau> : tous les lments de
projet se trouvant au mme niveau sont rduits.
<Rduire tout> : tous les lments de projet audessous du nud slectionn ne sont plus
affichs.
Les icnes de la barre d'outils permettent
seulement de dvelopper ou rduire tout.

Copier dans
Rserve de
travail / Modles

Les lments de projet slectionns sont copis


dans la rserve de travail

Rduire

Transfrer
les donnes
dans la
rserve de
travail et les
modles

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Comptabilit Analytique - Tome 1

4.2.2.1.4 Procdures spcifiques


4.2.2.1.4.1 Procdure de cration dun projet laide dun modle
Cette procdure dcrit la cration dun projet base sur un modle dOIP sans phasage.

Une autre faon de crer un OTP par copie dun modle est de passer par le menu
Menu / Projet / Nouveau / Projet avec modle

Cliquez sur licne

(Crer).

Dans la fentre droulante, cliquez sur <Projet avec modle> pour lancer le processus de
cration dun projet bas sur un modle existant.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Dans la fentre de cration du projet, dans la zone Rfrence , Saisissez le code de lOTP
standard ou cliquez sur laide la recherche de la zone de saisie de dfinition de projet
standard.

Il est aussi possible de prendre comme modle un autre OTP oprationnel (zone Df.
Projet

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Revenu la fentre de cration du projet, cliquez sur licne


de dfinition de projet libre.

pour rechercher un numro

Saisissez dans les zones Valeur de dbut et Valeur de fin les bornes de la tranche de
numros indique dans le libell de la dfinition de projet standard.

Cliquez sur la case doption Premier numro libre de manire chercher le premier
numro disponible dans cette tranche de numros.

Cliquez sur le bouton

pour lancer la recherche.

Dans le champ Propos apparat le premier numro disponible dans la tranche de


numros.
Cliquez sur le bouton

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insrer le numro trouv dans la zone de saisie de destination.

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Saisissez le libell du nouvel OTP. Ce libell apparatra toujours avec la dfinition de projet.

Validez la cration du nouveau projet en cliquant sur le bouton

Une fentre derreur apparat et rclame pour indiquer quil reste des zones obligatoires
complter. Cliquez sur le bouton pour
valider.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Saisissez le code de la division de rfrence du projet. Ce code de division va alors tre


affect par dfaut tous les lments dOTP dpendants du projet, mais restera modifiable
pour ces mmes lments dOTP. Il est possible de faire une recherche par le menu droulant
et dans la zone critre de recherche 2, il est possible de renseigner le code Labintel pour
trouver la division correspondante.
Cliquez sur le bouton

de manire crer dfinitivement le projet.

De multiples messages dinformation, caractre avertissant,


peuvent apparatre lors de la cration du projet. Il suffit de valider
ces messages dinformation en cliquant sur
pour passer aux
crans suivants.
Les messages dinformation, sont identifis par un triangle jaune. Ils ne sont pas bloquants pour
passer outre, cliquez sur entre .
Un message dinformation apparat comme quoi, lOTP nest pas lanc. Pour quun OTP soit actif
dans le systme il faut le lancer en faisant passer le statut de ouvert lancer. Si le projet nest pas
lanc, il ne sera pas possible dimputer des dpenses ou des recettes sur les EOTP correspondant.
Par exemple, il ne sera pas possible dditer une facture client, si lEOTP recettes dun contrat nest
pas au statut lanc .

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Aprs la cration, le nouveau projet apparat dans la zone de travail en mode


Modification .

Dans lespace de travail le bouton


est enfonc, ce qui signifie que la zone de travail
contient les dtails de la dfinition du nouveau projet.

Le bouton

Longlet Pilotage va permettre de grer des donnes comme le profil


dinvestissement dans le cas des OIP ou la cl de rgularisation dans le cas de la
valorisation des contrats. Ces zones nont pas besoin dtre modifies si le modle choisi
est adapt la cration en cours.

Longlet Gestion rassemble des informations non modifiables sur les dates de
cration et modifications de la dfinition de projet, ainsi que sur les auteurs lorigine de
la cration et des modifications.

Longlet Description permet dajouter un texte descriptif associ la dfinition de


projet.

Cliquez sur le bouton <Sauvegarder> pour enregistrer la dfinition de projet et


sauvegarder les modifications.
La sauvegarde fait sortir de la structure.
Pour adapter la structure cre, il faut venir rouvrir lOTP pour le modifier.

permet daccder la synthse des lments dOTP inclus dans le projet.

Voir chapitre sur la modification des OTP 4.2.2.12 de ce


tome

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4.2.2.1.4.2 Procdure de cration des jalons


Une fois un projet ouvert via Project Builder, il est possible de crer des jalons rattachs
diffrents niveaux hirarchiques de la structure dOTP.
La meilleure pratique consiste rattacher un jalon technique lEOTP entte de la structure
dOTP, tandis quun jalon de facturation est reli lEOTP recette de niveau infrieur
lentte de la structure dOTP
Cliquez dans larborescence sur llment OTP de recette pour lui rattacher un jalon de
facturation. Ce niveau est en surbrillance en orange dans la zone Arborescence.

Dans la zone de travail cliquez sur le bouton


de manire lancer lcran de synthse
relatif aux jalons rattachs llment slectionn.

Dans la zone de travail, cliquez ensuite sur le bouton <Jalon standard> afin de crer un jalon
partir dun jalon standard.

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Dans la fentre Intgrer jalon standard , utilisez laide la recherche en cliquant sur
licne .

Double-cliquez sur la ligne correspondant au jalon standard voulu.

Cliquez sur le bouton

Saisissez une date de base pour le jalon. (date prvisionnelle dmission de la facture de
recette)

La zone de saisie Util. (Utilisation) permet de dcrire l'objectif de l'utilisation du jalon ou la


phase de projet qu'il caractrise. Il permet galement de reprendre automatiquement les
donnes d'un jalon standard pour la mme utilisation lors de la saisie dans la synthse des
jalons.
Le jalon avances na pas les mmes effets que les autres jalons de facturation, il permet
dmettre une demande davance dans le module administration des vente et ainsi de
comptabiliser dans le module comptabilit une demande dacompte mais ne comptabilise rien
en comptabilit gnrale dans les comptes de produits ou de subventions. Cela cre un poste

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pour valider lintgration du jalon standard.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

pour mmoire. Cf chapitre gestion des avances financires du manuel dutilisation Recettes
Tome2 - BFC-MUT-REC-Tome2.
Une aide la recherche est associe la zone de saisie Utilisation et
permet de slectionner la cl dutilisation voulue.

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Slectionner la ligne correspondant au jalon nouvellement cr en cliquant dessus.


Cliquez ensuite sur le bouton
jalon cr.

de manire afficher en vue dtaill les caractristiques du

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Le cadre Identification contient deux champs identifiant le jalon : code du jalon et sa


dsignation. Cette dsignation est celle qui est reprise lors du rapatriement du jalon dans le
contrat de recette (module recettes)

La zone Utilisation permet de dfinir une cl caractrisant l'utilisation du jalon.

Dans le cadre Utilisation , la case cocher Date doc. Vente (Date du document de
vente) permet de faire du jalon en question un jalon de facturation ou un jalon technique.

Quand la case est coche, il sagit dun jalon de facturation. Une fois les jalons
repris dans le module des recettes, lapposition dune date relle sur le jalon,
permettra la cration de la facture.

Quand la case nest pas coche, il sagit dun jalon technique.

La date fixe de base du jalon permet de le dfinir. Cette zone de saisie est obligatoire.

La zone de saisie Elt dOTP (Elment dOTP) prsente le code et la dsignation de


llment dOTP auquel est rattach le jalon.

Cliquez sur le bouton <Sauvegarder> de manire sauvegarder le jalon.

Cf. 4.2.2.7.2 pour la modification des jalons

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4.2.2.2

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Transaction CJ20N Constructeur de projets Gestion des Autres


Dpenses Oprationnelles (A.D.O.)

La prsente procdure sattache dcrire les lments important pour la gestion des lments dOTP
utiliss dans le cadre des dpenses et recettes constates en dehors des activits suivies
individuellement.
Pour grer la structure des A.D.O., activez la transaction <CJ20N> partir du chemin
Comptabilit analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP / Project Builder
La structure OTP des A.D.O. est dj cre en fonction de lorganisation au moment du
dmarrage. Sa gestion est lie aux rorganisations au sein du CNRS

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Le nom de la dfinition de projet de la structure A.D.O. est :


9ADOCNRS .

Chaque unit du CNRS est reprsente par un EOTP codifi


9ADOxxxx (xxxx = code division ou code du centre financier de lunit).

Les caractristiques de la dfinition de projet sont :

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Primtre analytique 9000


Socit Z900
Domaine dactivit 0009
Division 0111
Domaine fonctionnel A1
Ces informations sont purement indicatives et nont aucune influence sur les flux.

Date de dbut : 01/01/2005

Date de fin : 01/01/2047

Les caractristiques de la dfinition de projet sont :

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Le profil projet utilis est celui des Autres Dpenses Oprationnelles


Les autres informations ne sont pas gres ou portent des valeurs par dfaut
sans incidence.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Les caractristiques de chaque lment dOTP sont :

Le libell de lEOTP contient le code Labintel de lunit correspondante.

La relation avec le centre de cot responsable est gre par 2 zones :

Le primtre analytique 9000

Le centre de cot responsable

Les codes oprationnels :

Elt de pr-bdget nest pas coch, le pr-budget nest pas gr pour les
autres dpenses oprationnelles

Elt dimputation est coch pour permettre limputation de dpenses ou


recettes

Elt de facturation est coch pour permettre limputation de recettes en


compte de classe 7.
Ces zones sont modifiables tant que des flux correspondant nont pas t imputs sur
lEOTP.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Longlet affectation montre les relations avec dautres objets de BFC :

Le rattachement au primtre analytique 9000.

Le rattachement la socit Z900

Le lien avec le domaine dactivit : DR de proximit de lunit

Le domaine fonctionnel reprsentant le groupe de discipline ou la ligne dagrgat


2 ou 3 de rattachement de lunit.
La division reprsentant lunit

Longlet zones utilisateurs permet de grer :

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Le lien avec le code Labintel de lunit.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Les autres zones utilisateur ne sont pas gres.


Cest la cl de zone Z000003 qui gre les libells des zones utilisateurs.

Tous les lments dOTP sont au statut Lanc , cest dire quils sont prt
recevoir des dpenses et des recettes.

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4.2.2.3 Transaction CJ20N Constructeur de projets Gestion des FMCAC


La prsente procdure sattache dcrire les lments important pour la gestion des lments dOTP
utiliss dans le cadre des dpenses engages par les diffrentes DR en relation avec les
convocations du conseil dadministration central.
Pour grer les structures des FMCAC, activez la transaction <CJ20N> partir du chemin
Comptabilit analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP / Project Builder

Une structure OTP 9CACCNRS est initie. Cette structure sera utilise pour toutes les
convocations dont lunit est lorigine.
La structure contient un lment dOTP par entit qui convoque et un par dlgation
rgionale pour recevoir les dpenses de chaque dlgation. Les lments dOTP
dimputation par dlgation sont crer au fur et mesure des besoins des dlgations.
Changer lcran (voir mandant 500 9CACCNRS)

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Le nom de la dfinition de projet de la structure est 9CACCNRS.

Chaque entit qui convoque est reprsente par un EOTP intermdiaire codifi :
9CACxx (xx = Ndquipe de la direction qui convoque) pour consolider les
donnes collectes sur les diffrents EOTP de niveau fin reprsentant les
dpenses par DR selon lentit qui convoque.

Chaque DR du CNRS est reprsente par un EOTP codifi 9CACxxnn (nn =

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numro de la dlgation rgionale).

Les caractristiques de la dfinition de projet sont :

Primtre analytique 9000

Socit Z900

Domaine dactivit reprsentant le DR de lunit qui convoque

Division : celle de lunit qui convoque

Domaine fonctionnel : ligne de destination de lunit qui convoques :

A2ASE pour les directions qui relvent de la DSG

A3MOYSC pour les directions qui relvent des moyens communs


Ces informations sont purement indicatives et nont aucune influence sur les flux.

Date de dbut : 01/01/2005

Date de fin : 31/12/2046

Les caractristiques de la dfinition de projet sont :

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Le profil projet utilis est celui des Autres Dpenses Oprationnelles


Les autres informations ne sont pas gres ou portent des valeurs par dfaut
sans incidence.

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Les caractristiques de llment dOTP de niveau intermdiaire sont :

Le type de projet Autres Dpenses Oprationnelles et FMCAC.

La relation avec le centre de cot responsable na pas besoin dtre gre

Les codes oprationnels ne doivent pas tre grs

Les caractristiques de chaque lment dOTP de plus bas niveau sont :

Le libell de lEOTP.

La relation avec le centre de cot responsable est gre par 2 zones :

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Le primtre analytique 9000

Le centre de cot responsable

Les codes oprationnels :

Elt de pr-bdget nest pas coch, le pr-budget nest pas gr pour les
FMCAC

Elt dimputation est coch pour permettre limputation de dpenses

Elt de facturation nest pas coch, il nest pas prvu de grer des
recettes en compte de classe 7 sur les FMCAC.

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Ces zones sont modifiables tant que des flux correspondant nont pas t imputs sur
lEOTP.

Longlet affectation montre les relations avec dautres objets de BFC :

Le rattachement au primtre analytique 9000.

Le rattachement la socit Z900

Le lien avec le domaine dactivit : DR concerne

Le domaine fonctionnel reprsentant la ligne dagrgat 2 ou 3 de rattachement


pour les dpenses de type FMCAC.
La division reprsentant la dlgation.

Longlet zones utilisateurs permet de grer :

Le lien avec le code Labintel de lunit.

Les autres zones utilisateur ne sont pas gres.


Cest la cl de zone Z000003 qui gre les libells des zones utilisateurs.
Pour les lments dOTP de plus bas niveau des structures FMCAC, il est ncessaire de grer une
rgle dimputation permettant de dverser, tous les mois, les dpenses affectes aux FMCAC sur les
centres de cots des DR correspondantes. Pour cela placer vous au niveau de lEOTP dimputation
dune DR puis suivez le chemin ci-dessous.

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Cliquez sur le bouton <Menu>.

Suivez le chemin Traiter > Cots > Rgles dimputation et cliquez sur <Rgles
dimputation> ou appuyez sur les touches Crtl+F3.

Pour les EOTP des FMCAC, la catgorie de rcepteur est CTR (seule option
possible)

Le rcepteur est le centre de cot de rattachement de la DR.

Le type des PER et le pourcentage 100 %

Cette opration doit tre ralise pour les EOTP de chaque DR.

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4.2.2.4 Transaction CJ20N Constructeur de projets Gestion des contrats


Lutilisation de la transaction CJ20N dans le cadre de la cration des
contrats est dcrite dans le manuel dutilisation Contrats - BFC-MUT-CTR

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4.2.2.5 Transaction CJ20N Constructeur de projets Gestion des OIP


La prsente procdure sattache dcrire les lments important pour la gestion des lments dOTP
utiliss dans le cadre des Oprations dInvestissement Programms.
Dans le cadre du projet BFC nous avons distingus deux catgories dOIP :
Les OIP dont le CNRS est matre duvre, c'est--dire des oprations dinvestissements pour
lesquels le CNRS engage des dpenses de fonctionnement (et/ou) dinvestissement permettant la
ralisation de limmobilisation.
Les OIP dont la ralisation est confie des tiers et pour lesquelles le CNRS ne constate que
des factures davancement de travaux comptabiliss directement en compte 23.
Dans ce cas de figure, limmobilisation en cours correspondante est cre directement en comptabilit
des immobilisations.
La cration des immobilisations en cours est traite dans le manuel
dutilisation Comptabilit Tome1B - BFC-MUT-CPT-Tome1B

Deux profils de projets ont donc t crs :


OIP pour les OIP dont le CNRS est matre duvre
OIPTIER pour les OIP dont la ralisation est confie des tiers.
Les paramtres et les zones utilises seront diffrents en fonction du cas de figure.
Pour grer les structures des OIP, activez la transaction <CJ20N> partir du chemin
Comptabilit analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP / Project Builder
Pour chaque OIP une structure OTP sera cre. Pour chacun des deux profils de projet
deux OTP standard ont t cr..
Les OTP standard crs sont :

LOIP peut tre cre soit par copie dun OTP standard, soit par copie dune autre OIP.
Une structure standard 1-OIP6 est disponible

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Les dfinitions de projet des OIP sont codifis dans la tranche de numros :
1000 1999

Un EOTP de niveau intermdiaire portant la mme codification que la dfinition


de projet est cr pour consolider les diffrents EOTP dimputation.

En fonction du modle choisi la structuration est ensuite soit par phase de travaux
soit par source de financement (SE / RP).

Un ou plusieurs EOTP de recettes sont grs en fonction du nombre de contrats


de subvention (1 par contrat). A ces EOTP sont attachs les jalons de facturation.

Des EOTP de dpenses par unit et par SE ou RP sont crs. Si le contrat


ncessite le suivi dune enveloppe limitative pour certaines natures de dpenses,
des EOTP spcifiques seront crs.

Les caractristiques de la dfinition de projet sont :

Primtre analytique 9000

Socit Z900

Domaine dactivit reprsentant le DR de lunit pilote lOIP

Division : celle de lunit pilote de lOIP

Domaine fonctionnel : Ligne de lagrgat 2 ou 3 concerne par lOIP

Type de contrat

Procdure particulire
Ces informations sont purement indicatives et nont aucune influence sur les
flux.

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Date de dbut : Date de dbut des travaux

Date de fin : Date de fin des travaux

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Les caractristiques de la dfinition de projet sont :

Le profil de budget est aliment par dfaut avec la valeur Z00001. Il permet, en
cas de besoin, de grer des enveloppes limitatives par EOTP.

Les autres informations ne sont pas gres ou portent des valeurs par dfaut
sans incidence.

EOTP DE NIVEAU INTERMEDIAIRE

Les caractristiques de llment dOTP de niveau intermdiaire sont :

Le type de projet Oprations dinvestissements programms

La relation avec le centre de cot demandeur doit tre gre

Les codes oprationnels :

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Elt de pr-bdget il nest pas coch

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Elt dimputation
Si le CNRS est matre doeuvre il est coch pour permettre limputation
des dpenses sur lImmobilisation en Cours

Si le matre duvre est un tiers, il nest pas coch.


Ces zones sont modifiables tant que des flux correspondant nont pas t imputs sur
lEOTP.

Longlet affectation montre les relations avec dautres objets de BFC :

Le rattachement au primtre analytique 9000.

Le rattachement la socit Z900

Le lien avec le domaine dactivit : DR de lunit pilote

Le domaine fonctionnel reprsentant la ligne de destination des agrgats 2 ou 3


concerne.
La division reprsentant lunit pilote.

Longlet pilotage permet de grer le lien avec le profil dinvestissement.

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Si le CNRS est matre duvre, le profil dinvestissement renseign par dfaut


doit tre adapt la catgorie de limmobilisation en cours auquel est rattache
lOIP. Lors du lancement de la structure, une fiche immobilisation en cours se
cre en automatique. Il ne sera plus possible de modifier cette zone.

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Si le matre duvre est un tiers, cette zone nest pas gre.

Longlet zones utilisateurs permet de grer :

Le lien avec le code Labintel de lunit.

Les autres zones utilisateur ne sont pas gres.

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Le lien avec un numro d OIP. Cet lment fait partie du code des programmes
CB reprsentant lOIP dans les adresses budgtaires.

Cest la cl de zone Z000002 qui gre les libells des zones utilisateurs.

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EOTP DIMPUTATION DE DEPENSE OU DE RECETTE et autres niveaux

Les caractristiques de chaque lment dOTP sont :

Le libell de lEOTP.
Si lEOTP de dpense contient plus de 8 caractres, le message derreur suivant
apparait :

La relation avec le centre de cot responsable est gre par 2 zones :

Le primtre analytique 9000

Le centre de cot responsable

La gestion de cette zone est indispensable au niveau des lments


dimputation pour avoir une lecture fiable de ltat danalyse cots complets
chercheurs

Les codes oprationnels :

Elt de pr-bdget il doit tre coch pour les niveaux pouvant recevoir des
dpenses ou des recettes.

Elt dimputation il est coch pour permettre limputation de dpenses et des


recettes

Elt de facturation il doit tre coch pour les lments devant recevoir des
recettes en comptes de classe 7.
Ces zones sont modifiables tant que des flux correspondant nont pas t imputs sur
lEOTP.

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Longlet affectation montre les relations avec dautres objets de BFC :

Le rattachement au primtre analytique 9000.

Le rattachement la socit Z900

Le lien avec le domaine dactivit :

DR de lunit concerne pour les EOTP de dpenses

0009 pour les EOTP ddis aux CDD.

Le domaine fonctionnel : groupe Ligne de destination de lagrgat 2 ou 3 concern.

La division reprsentant lunit concerne

Longlet zones utilisateurs permet de grer :

Pour les EOTP ddis aux Ressources Propres

Pour la reprise le lien avec le code CDP

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Le lien avec le N Partenariat du contrat (cet lment fait partie du code du


programme CB identifiant le contrat dans les adresses budgtaires)
Le lien avec un numro d OIP (cet lment fait partie du code du programme
CB identifiant le contrat dans les adresses budgtaires)

Le lien avec le code Labintel de lunit.

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Pour les EOTP ddis la Subvention dtat

Le lien avec un numro d OIP (cet lment fait partie du code du programme
CB identifiant le contrat dans les adresses budgtaires)

Le lien avec le code Labintel de lunit.

Les autres zones utilisateur ne sont pas gres.

Pour les diffrents lments dOTP des structures OIP dont le CNRS est Matre doeuvre, il est
ncessaire de grer une rgle dimputation. Cette rgle est diffrente pour llment dOTP en tte
(mme code que la dfinition de projet) et pour les autres lments dOTP.
Pour grer la rgle dimputation des EOTP (autres que lEOTP den-tte). Etre positionn sur lEOTP
pour lequel on veut dterminer une rgle dimputation.
Cliquez sur le bouton <Menu>.
Suivez le chemin Traiter > Cots > Rgles dimputation et cliquez sur <Rgles
dimputation> ou appuyez sur les touches Crtl+F3.

Pour les diffrents EOTP de la structure OIP la catgorie de rcepteur est OTP
Le rcepteur est lEOTP den tte de la structure.
Le type dimputation est PER et le pourcentage 100 %
Cette rgle permet tous les mois de remonter au niveau de len-tte de lOIP les
dpenses et recettes constates.
Cette opration doit tre ralise pour tous les EOTP dimputation des dpenses et de la
recette.
La rgle dimputation d EOTP en-tte na pas tre gre. Elle se cre
automatiquement lors de la premire valorisation de limmobilisation en-cours.
La sauvegarde aprs lancement de lOIP dont le CNRS est matre duvre entrane la
cration dune fiche dimmobilisation en cours.
Il peut tre pratique, dindiquer ce n de fiche immobilisation dans la zone dsignation
de len tte de EOTP.

4.2.2.6 Transaction CJ20N Constructeur de projets Gestion des projets


dinvestissement davenir
Lutilisation de la transaction CJ20N dans le cadre de la cration des
investissements davenir est dcrite dans le manuel dutilisation Contrats BFC-MUT-CTR

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4.2.2.7 Transaction CJ20N Modification des structures OTP


La modification des lments dOTP travers Project Builder est dcrite
dans la transaction de cration sous Project Builder. Cf. 4.2.2.1.4.1

4.2.2.7.1 Insrer une EOTP dans un structure OTP par copie dun EOTP dj
existant :
Dans le cas ci-dessous, il est dtaill comme insrer un autre EOTP dpense en copiant un qui est
dj prsent dans la structure OTP. Cette procdure est fortement conseille pour modifier un modle
de projet. Cela permet davoir des OTP ayant les mmes caractristiques au niveau des codes
oprationnels et des rgles dimputation.

Ensuite il faut se positionner sur llment dOTP suprieur auquel lon souhaite rattacher notre nouvel
EOTP et cliquer sur licne insrer.

Pour ce nouvel EOTP, il faut complter les onglets donn. de base, affectation et zone utilisateur.

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La procdure suivre pour complter les onglets donn. Base, affectation et


zone utilisateur est dcrite dans le manuel dutilisation Contrats BFCMUT-CTR chapitre 3.1.2

La suppression dun EOTP se fait sil na pas t imput. Pour cela il faut le slectionner dans la
structure de projet puis cliquer sur licne
sauvegarder.

, confirmer que lon souhaite supprimer lEOTP puis

La procdure suivre pour interdire les commandes sur un EOTP


dpenses est dcrite chapitre4.2.2.7.4 et 4.2.2.7.5

4.2.2.7.2 Procdure de gestion des jalons


Il existe deux types de jalons dans BFC : les jalons techniques et le jalons de facturation. Un jalon
technique va permettre de fixer une date pour un vnement prcis. Au cours de la vie de la structure
dOTP, lutilisateur va venir confirmer les jalons en ajoutant une date relle. La confirmation dun jalon
de facturation permet de gnrer la facture correspondante dans le domaine logistique de BFC.
La meilleure pratique consiste rattacher un jalon technique lentte de la structure dOTP, tandis
quun jalon de facturation est reli une lment dOTP recette de niveau infrieur lentte de la
structure dOTP.
Une fois un projet ouvert via Project Builder, il est possible daccder aux jalons le
composant.

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Afin daccder au jalon concern et lafficher dans la zone de travail, cliquez dessus
dans larborescence du projet.

Le cadre Identification contient deux champs identifiant le jalon : code du jalon et sa


dsignation. Cette dsignation est celle qui est reprise lors du rapatriement des jalons
dans le contrat de recette (module recettes).

La zone Utilisation permet de dfinir une cl caractrisant l'utilisation du jalon. ( Dans


le cadre CNRS, nutilisez que les codes jalons commenant par Z)
La zone de saisie Utilisation permet de :

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dcrire l'objectif de l'utilisation du jalon ou la phase de projet qu'il


caractrise ;

reprendre automatiquement les donnes d'un jalon standard pour la mme


utilisation lors de la saisie dans la synthse des jalons.

Dans le cadre Utilisation , la case cocher Date doc. Vente (Date du document de
vente) permet de faire du jalon en question un jalon de facturation ou un jalon technique.

Quand la case est coche, il sagit dun jalon de facturation.

Quand la case nest pas coche, il sagit dun jalon technique.

La zone de saisie Elt dOTP (Elment dOTP) prsente le code et la dsignation de


llment dOTP auquel est rattach le jalon.

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Dans la zone Date fixe base (Date fixe de base) apparat la date initiale de base du
jalons.

Saisissez la date relle du jalon pour le confirmer.


Le fait de saisir une date relle dans un jalon de facturation permet de
gnrer la facture correspondante dans le domaine recettes de BFC.
Exception : lutilisation du jalon avances, celui-ci, mettre une demande
davance dans le module administration des ventes et ainsi de
comptabiliser dans le module comptabilit une demande dacompte.
Lavance ne comptabilise rien en comptabilit gnrale dans les comptes
de produits ou de subventions. Cela cre un poste sur mmoire. Cf
chapitre gestion des avances financires du manuel dutilisation recettes
ou de ce manuel.

Cliquez sur le bouton <Sauvegarder> de manire sauvegarder les modifications


apportes au jalon.

Il est possible de supprimer un jalon en cliquant droit sur le jalon dans


larborescence et confirmer votre choix en rpondant la question pose
par le systme.
Autre possibilit, se positionner sur le jalon et cliquer sur licne poubelle,
confirmez votre choix en rpondant la question pose par le systme.

Si la structure OTP modlise un contrat suivi, la dsignation du jalon


contenue dans lEOTP Recettes est imprime dans la facture client.

4.2.2.7.3 Suppression dun jalon


Pour supprimer un jalon dans une structure OTP, slectionnez votre jalon dans la structure OTP,
cliquez licne supprimer, validez votre suppression puis sauvegardez.

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4.2.2.7.4 Procdure de gestion des statuts


La dfinition de projet ainsi que les lments dOTP rattachs possdent leur statut propre, la
dfinition de projet ayant un ascendant hirarchique sur le statut des lments dOTP rattachs.
Exemple : Une dfinition de projet que lutilisateur fait passer du statut ouvert lanc va
impliquer que les lments dOTP rattachs subissent le mme changement dans leur statut.
Tant que lOTP ou un des EOTP est au statut ouvert, lintgration des flux rels est impossible
(service fait, facture). Une fois, le projet lanc, il nest pas possible de revenir ce stade initial.
Dans larborescence du projet, il est au pralable ncessaire de slectionner la dfinition
de projet ou llment dOTP concern en cliquant dessus.

Cliquez sur le bouton <Menu>.

Cliquez sur <Lancer> pour faire passer la dfinition de projet ou llment dOTP du
statut ouvert lanc en passant par lenchanement suivant : Traiter > Statut >
Lancer.
Quand une dfinition de projet ou un lment dOTP possde un statut
LNCP , cela signifie que llment est lanc partiellement, c'est--dire
quune partie des lments hirarchiquement dpendants sont sur un
statut lanc , les autres pas.

Il est galement possible de grer le passage tous les autres statuts. Pour ce faire, il
suffit de suivre la mme procdure : slectionnez llment dont le statut est modifier
en cliquant dessus dans larborescence du projet. Ensuite cliquez sur le bouton <Menu>
et suivez le chemin Traiter > Statut.

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La commande <Clture technique> permet de faire passer llment en statut cltur


technique
Il nest plus possible alors dimputer des dpenses (demandes dachat, commandes,
soldes de commandes, services faits, factures), des recettes. Seules les oprations

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internes lies la clture sont possibles.

La commande <Clturer> permet de faire passer llment en statut cltur .


La clture est dfinitive lOTP ne peut plus enregistrer de mouvements financiers.

Pour chacun des cas il faut ensuite cliquer sur <Activer> en suivant donc pour chacun
des cas le chemin suivant :

Traiter > Statut > Clture technique > Activer

Traiter > Statut > Clturer > Activer

Il est possible de revenir sur le passage dun statut lautre en suivant pour chacun des
cas le chemin suivant :

Traiter > Statut > Clture technique > Annuler

Traiter > Statut > Clturer > Annuler

Il est possible dactiver le statut utilisateur spcialement cr pour bloquer


la saisie dengagement.

BFC autorise la clture dun EOTP si celui-ci na plus dengag. Pour


effectuer cette vrification, le systme ne se base pas sur les
commandes, mais sur la comptabilit budgtaire (cf 6.3.4 pour connatre
la situation de lEOTP).
Par consquent, le systme autorise la clture dun EOTP mme sil reste
des commandes sans coche facture finale et entirement livres.
En effet, une commande entirement livre et facture nengage plus ;
cependant la comptabilit budgtaire ayant t mise jour lors du SF,
mme si la coche Facture finale na pas t appose sur la
commande, elle nest pas considre comme un en-cours.
De mme une commande livre mais non facture sans la coche facture
finale nest pas considre comme un en-cours puisque la comptabilit
budgtaire a t mis jour au moment du service fait.

4.2.2.7.5 Procdure de gestion du statut utilisateur (autoriser ou interdire


limputation de commandes)
Dfinie en statut ouvert, une dfinition de projet permet dengager des demandes dachat et des
commandes. Il est possible de ne pas le permettre laide dun statut utilisateur.
Le statut utilisateur Cdes interdites peut galement tre activ la fin du contrat, pour permettre la
liquidation des dpenses engages (sauf le solde commande) mais pas lengagement de nouvelles
commandes.
Dans larborescence du projet, il est au pralable ncessaire de slectionner llment
dOTP concern en cliquant dessus. Cet lment est donc en surbrillance.

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Cliquez sur le bouton <Menu>.

Cliquez sur <Statut systme/utilisateur> pour vous rendre dans lcran de gestion du
statut utilisateur en passant par lenchanement suivant : Traiter > Statut > Statut
systme/utilisateur.
Il est galement possible dutiliser le raccourci clavier Ctrl+F1.

Dans lcran de contrle du statut utilisateur, activez le bouton doption Cdes


interdites (commandes interdites) en cliquant dessus. De ce fait lengagement de
commande en statut ouvert devient impossible. Le statut Cdes interdites ne
permet pas le solde de commandes.

Par la suite, pour librer la possibilit dengager des commandes et pour solder une
commande, activez le bouton doption Autoriser Cdes (autoriser commandes).

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Il est impossible de revenir au statut utilisateur de base (N10), une fois


celui-ci quitt.

Cliquez sur le bouton Retour pour revenir sous Project Builder et prendre en compte
le changement. Il faut sauvegarder la structure avant de sortir.
Il est possible de voir pour une liste dOTP le statut appos via ltat dcrit
chapitre 4.2.2.20 de ce tome. Attention la mise en forme standard ne
permet pas davoir cette information. Il est ncessaire de rajouter la
colonne statut dans le tableau en modifiant la mise en forme.

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4.2.2.8 Transaction CJ06 Crer Dfinition de projet


Cette transaction permet de crer sparment une dfinition de projet. Il est possible de crer une
dfinition de projet sur le modle dune dfinition de projet standard, il sagit de la procdure de
rfrence traite ci-dessous.
Procdure de rfrence :
Cette procdure de rfrence permet de crer une dfinition de projet. Il
est noter que pour la cration de dfinitions de projet, lutilisation
de Project Builder est fortement recommande dans le cadre de
lutilisation CNRS. Une description de Project Builder et des procdures
rattaches dbute chapitre 4.2.2.1
Pour crer une dfinition de projet, activez la transaction <CJ06> partir du chemin
Comptabilit analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP / Gestion
individuelle dune dfinition / Crer dfinition de projet

Saisissez le code de la dfinition de projet crer.

Le bouton <N libre> permet de rechercher un code libre pour la nouvelle dfinition de
projet.
La procdure de recherche dun numro libre pour la dfinition de projet
est accessible au paragraphe 4.2.2.1.4.1

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Saisissez le code de la dfinition de projet standard qui servira de modle la cration


de la dfinition de projet.
La procdure dcrivant laide la recherche dun code de dfinition de
projet standard est accessible au paragraphe 4.2.2.1.4.1

Cliquez sur le bouton <Dfinition de projet> pour accder lcran de base de la


transaction.
La description de lcran de base de la transaction est accessible dans la
partie de ce document consacre Project Builder cf. 4.2.2.1

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4.2.2.9 Transaction CJ07 Modifier Dfinition de projet


Cette transaction permet de modifier une dfinition de projet.
Procdure de rfrence :
Cette procdure de rfrence permet de modifier une dfinition de projet.
Il est noter que pour la modification de dfinitions de projet,
lutilisation de Project Builder est fortement recommande dans le
cadre de lutilisation CNRS. Cf. 4.2.2.1 pour une description de Project
Builder et des procdures rattaches.
Pour modifier une dfinition de projet, activez la transaction <CJ07> partir du chemin
Comptabilit analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP / Gestion
individuelle dune dfinition / Modifier dfinition de projet

Saisissez le code de la dfinition de projet modifier.

Il est possible dutiliser une aide la recherche pour trouver un code de dfinition de
projet. Pour ce faire il suffit de cliquez sur le bouton .

Cliquez sur le bouton <Dfinition de projet> pour accder lcran de base de la


transaction.
La description de lcran de base de la transaction est accessible dans la
partie de ce document consacre Project Builder cf.4.2.2.1

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4.2.2.10 Transaction CJ08 Afficher Dfinition de projet


Cette transaction permet dafficher une dfinition de projet.
Procdure de rfrence :
Cette procdure de rfrence permet dafficher une dfinition de projet. Il
est noter que pour laffichage de dfinitions de projet, lutilisation de
Project Builder est fortement recommande dans le cadre de
lutilisation CNRS. Cf. 4.2.2.1 pour une description de Project Builder et
des procdures rattaches.

Pour afficher une dfinition de projet, activez la transaction <CJ08> partir du chemin
Comptabilit analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP / Gestion
individuelle dune dfinition / Afficher dfinition de projet

Saisissez le code de la dfinition de projet afficher.

Il est possible dutiliser une aide la recherche pour trouver un code de dfinition de
projet. Pour ce faire il suffit de cliquez sur le bouton
.

Cliquez sur le bouton <Dfinition de projet> pour accder lcran de base de la


transaction.
La description de lcran de base de la transaction est accessible dans la
partie de ce document consacre Project Builder cf. 4.2.2.1

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4.2.2.11 Transaction CJ01 Crer Organigramme technique de projet


Cette transaction permet de crer une dfinition de projet ainsi que les lments dOTP rattachs
cette dfinition de projet (Structure dOTP).
Procdure de rfrence :
Cette procdure de rfrence permet de crer une dfinition de projet et
sa structure dOTP. Il est noter que pour cet ensemble daction,
lutilisation de Project Builder est fortement recommande dans le
cadre de lutilisation CNRS.. Cf. 4.2.2.1 pour une description de Project
Builder et des procdures rattaches.

Pour crer un organigramme technique de projet, activez la transaction <CJ01> partir


du chemin Comptabilit analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP /
Gestion individuelle des EOTP / Crer org. Techn. de projet

Saisissez le code de la dfinition du projet crer.

Dans le cadre Rfrence , la zone de saisie Df.projet std (Dfinition de projet


standard) permet de dfinir comme modle une dfinition de projet standard. Vous
pouvez ou non choisir cette option.

Cliquez sur le bouton <Dfinition de projet> pour accder lcran de base de la


transaction qui va permettre de dfinir les caractristiques de la dfinition de projet.

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La description de lcran de base de la cration de la dfinition de projet


est accessible dans la partie de ce document consacre Project Builder
cf. 4.2.2.1
Le bouton Synthse lts dOTP permet de passer la structuration de lOTP.

Le bouton Remplacer permet de gnrer les EOTP partir des EOTP standards repris du modle.

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Valider la fentre laide du bouton Remplacer .

Le systme affiche les nouveaux EOTP.


Le bouton Intgrer permet de la valider pour les insrer dans la structure.

Le systme affiche la dfinition de projet et le message X lments dOTP ont t intgrs


Le menu Autres / Synthse lts dOTP permet dafficher la structure.

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Les diffrents onglets permettent de grer les informations constitutives des EOTP. La premire
colonne Niveau gre la relation hirarchique entre les diffrents EOTP.
Longlet Total permet de grer toutes les zones alors que les autres onglets donnent des vues
partielles.
Le bouton Rgles dimput. permet, une fois slectionner un EOTP de plus bas niveau, de
renseigner sa rgle dimputation lorsque cela est ncessaire.
La description des rgles de gestion des diffrentes zones des EOTP est
accessible dans la partie de ce document consacre Project Builder cf.
4.2.2.1.
Le bouton Sauvegarder permet denregistrer la structure.

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4.2.2.12 Transaction CJ02 Modifier Organigramme Technique de Projet


Cette transaction permet de modifier une dfinition de projet ainsi que les lments dOTP rattachs
cette dfinition de projet (Structure dOTP).
Procdure de rfrence :
Cette procdure de rfrence permet de modifier une dfinition de projet
et sa structure dOTP. Il est noter que pour cet ensemble daction,
lutilisation de Project Builder est fortement recommande dans le
cadre de lutilisation CNRS
Cf. 4.2.2.1 pour une description de Project Builder et des procdures
rattaches.

Pour Modifier un organigramme technique de projet, activez la transaction <CJ02>


partir du chemin Comptabilit analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP /
Gestion individuelle des EOTP / Modifier org. Techn. de projet

Saisissez le code de la dfinition du projet modifier.

Cliquez sur le bouton <Dfinition de projet> pour accder lcran de base de la


transaction qui va permettre de modifier les caractristiques de la dfinition de projet.

Il est galement possible de cliquer sur le bouton <Synthse elts dOTP> (synthse des
lment dOTP) pour accder lcran de base de la transaction qui va permettre de
manipuler directement la structure dOTP rattache la dfinition de projet.
La description de lcran de base de la transaction est accessible dans la
partie de ce document consacre Project Builder cf. 4.2.2.1

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4.2.2.13 Transaction CJ03 Afficher Organigramme Technique de Projet


Cette transaction permet dafficher une dfinition de projet ainsi que les lments dOTP rattachs
cette dfinition de projet (Structure dOTP).
Procdure de rfrence :
Cette procdure de rfrence permet dafficher une dfinition de projet et
sa structure dOTP. Il est noter que pour cet ensemble daction,
lutilisation de Project Builder est est fortement recommande dans
le cadre de lutilisation CNRS. Cf. 4.2.2.1 pour une description de
Project Builder et des procdures rattaches.

Pour afficher un organigramme technique de projet, activez la transaction <CJ03>


partir du chemin Comptabilit analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP /
Gestion individuelle des EOTP / Afficher org. Techn. de projet

Saisissez le code de la dfinition du projet afficher.

Cliquez sur le bouton <Dfinition de projet> pour accder lcran de base de la


transaction qui va permettre dafficher les caractristiques de la dfinition de projet.

Il est galement possible de cliquer sur le bouton <Synthse elts dOTP> (synthse des
lment dOTP) pour accder lcran de base de la transaction qui va permettre de
visualiser directement la structure dOTP rattache la dfinition de projet.
La description de lcran de base de la transaction est accessible dans la
partie de ce document consacre Project Builder cf. 4.2.2.1

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4.2.2.14 Transaction CJ11 Crer Elment dOTP


Cette transaction permet de crer un lment dOTP dans un projet (une dfinition de projet).
Procdure de rfrence :
Cette procdure de rfrence permet de crer un lment dOTP dans un
projet. Il est noter que pour la cration dlments dOTP, lutilisation
de Project Builder est fortement recommande dans le cadre de
lutilisation CNRS. Cf. 4.2.2.1 pour une description de Project Builder et
des procdures rattaches.

Pour crer un lment dOTP, activez la transaction <CJ11> partir du chemin Comptabilit
analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP / Gestion individuelle des EOTP / Crer
lment dOTP

Saisissez le code de llment dOTP crer.


Si lEOTP de dpense contient plus de 8 caractres, le message derreur suivant
apparait :

Saisissez le code de la dfinition de projet o crer le nouvel lment dOTP.

Cliquez sur le bouton <Elt OTP> (Elment dOrganigramme Technique de Projet) pour accder
lcran de base de la transaction.

La description de lcran de base de la transaction est accessible dans la


partie de ce document consacre Project Builder cf. 4.2.2.1

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Comptabilit Analytique - Tome 1

4.2.2.15 Transaction CJ12 Modifier Elment dOTP


Cette transaction permet de modifier un lment dOTP prsent dans un projet.
Procdure de rfrence :
Cette procdure de rfrence permet de modifier un lment dOTP
prsent dans un projet. Il est noter que pour la modification dlments
dOTP, lutilisation de Project Builder est fortement recommande
dans le cadre de lutilisation CNRS. Cf. 4.2.2.1 pour une description de
Project Builder et des procdures rattaches.
Pour modifier un lment dOTP, activez la transaction <CJ12> partir du chemin
Comptabilit analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP / Gestion
individuelle des EOTP / Modifier lment dOTP

Saisissez le code de llment dOTP modifier.


Saisissez le code de la dfinition de projet o se trouve llment dOTP.

Cliquez sur le bouton <Elt OTP> (Elment dOrganigramme Technique de Projet) pour
accder lcran de base de la transaction.
La description de lcran de base de la transaction est accessible dans la
partie de ce document consacre Project Builder cf. 4.2.2.1

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Comptabilit Analytique - Tome 1

4.2.2.16 Transaction CJ13 Afficher Elment dOTP


Cette transaction permet dafficher un lment dOTP prsent dans un projet.
Procdure de rfrence :
Cette procdure de rfrence permet dafficher un lment dOTP prsent
dans un projet. Il est noter que pour laffichage dlments dOTP,
lutilisation de Project Builder est fortement recommande dans le
cadre de lutilisation CNRS . Cf. 4.2.2.1 pour une description de Project
Builder et des procdures rattaches.
Pour afficher un lment dOTP, activez la transaction <CJ13> partir du chemin
Comptabilit analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP / Gestion individuelle
des EOTP / Afficher lment dOTP

Saisissez le code de llment dOTP afficher.


Saisissez le code de la dfinition de projet o se trouve llment dOTP.

Cliquez sur le bouton <Elt OTP> (Elment dOrganigramme Technique de Projet) pour
accder lcran de base de la transaction.
La description de lcran de base de la transaction est accessible dans la
partie de ce document consacre Project Builder cf. 4.2.2.1

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Comptabilit Analytique - Tome 1

4.2.2.17 Transaction CJSG Crer Groupe dlments dOTP


Cette transaction permet de regrouper des lments dOTP (Organigramme Technique de Projet). Ce
regroupement est indpendant du regroupement des lments dOTP contenus dans une dfinition de
projet.
Procdure de rfrence :
Pour crer un groupe dlment dOTP, activez la transaction <CJSG> partir du
chemin Comptabilit analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP /
Groupement dlments dOTP / Gnrer groupes dlments dOTP

Saisissez le profil utiliser pour gnrer des groupes dlments dOTP. Le profil saisir
est toujours 000000000001 .

Saisissez lintervalle des codes projets contenant les lments dOTP intgrer dans le
groupe dlments dOTP.

Il est galement possible dintgrer directement des lments dOTP, soit en saisissant
une tranche de numro dlments dOTP insrer, soit en saisissant le code unique
dun lment dOTP.
Lutilisation de la slection multiple via la flche jaune est
dcrite dans le manuel d utilisation Comptabilit Analytique
Tome 2 - BFC-MUT-COG-Tome2 chapitre 6.1

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Saisissez le code du nouveau groupe dlments dOTP ainsi que sa dsignation.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Slectionner le bouton doption Crer nouveau groupe pour crer un nouveau


groupe.

Le bouton doption Ecraser groupe existant permet dcraser un groupe existant


(dfini dans la zone ) et de remplacer les lments dOTP le contenant par les
nouveaux.

Le bouton doption Etendre groupe existant permet dtendre un groupe dfini dans la
zone aux nouveaux lments dOTP saisis.

Cliquez sur le bouton <Excuter> pour lancer la cration du groupe dlments dOTP.

Une fentre apparat et informe de la cration du groupe dlment dOTP. Une zone
daffichage dans la zone de travail permet de visualiser les lments dOTP insrs.

Cliquez sur le bouton <Retour> pour sortir de la transaction.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

4.2.2.18 Transaction KJH2 Modifier Groupe dlments dOTP


Cette transaction permet de modifier des groupes dlments dOTP (Organigramme Technique de
Projet). Ce regroupement est indpendant du regroupement des lments dOTP contenus dans une
dfinition de projet.
Procdure de rfrence :

Pour modifier un groupe dlment dOTP, activez la transaction <CJH2> partir du


chemin Comptabilit analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP /
Groupement dlments dOTP / Modifier groupes dlments dOTP

Saisissez le code du groupe dlments dOTP modifier dans la zone de saisie


Groupe lments OTP .
Il est possible dutiliser une aide la recherche pour complter cette zone
de saisie. Pour ce faire cliquez sur licne
droite de la zone de saisie.

Cliquez sur le bouton <Hirarchie> pour accder lcran de base de la transaction.

Dans la zone de travail apparat larborescence du groupe dlments dOTP avec les
diffrents lments dOTP, leur code et dsignation, ainsi que le groupe parent.

Le bouton <Menu> donne lopportunit daccder des fonctions permettant de modifier


la structure du groupe dlments dOTP. Cliquez dessus pour accder ses fonctions :

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Suivez le chemin Menu > Traiter > Elment dorg. techn > Insrer
Elment dorg. techn. de proje pour insrer un nouvel lment dOTP
dans le groupe pralablement slectionn ;

Suivez le chemin Menu > Traiter > Groupe lments OTP > Mme
niveau pour insrer un nouveau groupe dlment dOTP au mme niveau
que celui de llment pralablement slectionn ;

Suivez le chemin Menu > Traiter > Groupe lments OTP > Niveau
infrieur pour insrer un nouveau groupe dlment dOTP au niveau
infrieur de celui du groupe pralablement slectionn.

Cliquez sur le bouton <Sauvegarder> pour sauvegarder les modifications apportes au


groupe dlments dOTP.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

4.2.2.19 Transaction KJH3 Afficher Groupe dlments dOTP


Cette transaction permet dafficher des groupes dlments dOTP (Organigramme Technique de
Projet). Ce regroupement est indpendant du regroupement des lments dOTP contenus dans une
dfinition de projet.
Procdure de rfrence :

Pour afficher un groupe dlment dOTP, activez la transaction <CJH3> partir du


chemin Comptabilit analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP /
Groupement dlments dOTP / Afficher groupes dlments dOTP

Saisissez le code du groupe dlments dOTP afficher dans la zone de saisie


Groupe lments OTP .
Il est possible dutiliser une aide la recherche pour complter cette zone
de saisie. Pour ce faire cliquez sur licne
droite de la zone de saisie.

Cliquez sur le bouton <Hirarchie> pour accder lcran de base de la transaction et


afficher la hirarchie du groupe dlment dOTP saisi.
La description de lcran de base de la transaction est accessible dans la
partie de ce document consacre la modification des groupes
dlments dOTP cf. 4.2.2.18

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Comptabilit Analytique - Tome 1

4.2.2.20 Transaction CN41 Synthse de structure des dfinitions de projet


Cette transaction permet dafficher la structure des projets dans BFC.
Procdure de rfrence :
Pour afficher la synthse de structure des dfinitions de projet, activez la transaction
<CN41> partir du chemin Comptabilit analytique / Clture et reporting analytique /
Reporting / Analyse structure OTP / Synthse de structure

Le profil CNRS_PROFIL a t cr pour le CNRS. Lutilisation de ce profil permet


dafficher des structures OTP ainsi que la hirarchie rattaches, les dates de dbut et fin
des projets, le domaine dactivit, la division ainsi que les pr-budgets.
Lutilisation de la slection multiple via la flche jaune est
dcrite dans le manuel d utilisation Comptabilit Analytique
Tome 2 - BFC-MUT-COG-Tome2 chapitre 6.1. Il est aussi
dcrit dans ce chapitre comment faire une recherche via le
code Labintel, le domaine dactivit et la division

Saisissez la tranche de codes projet pour lesquels afficher leur structure. Il est
galement possible de ne saisir quun seul code projet.

Il est possible de saisir des lments dOTP pour visualiser leur structure dpendante.
Saisissez soit une tranche de code, soit un lment dOTP seul pour utiliser cette
fonctionnalit.

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BFC-E Manuel d'utilisation

Comptabilit Analytique - Tome 1

Il est possible de restreindre laffichage de la structure dOTP des projets un certain


nombre de niveaux. Pour ce faire, saisissez la tranche de niveau voulue dans les zones
de saisie Niveau .

Cliquez sur le bouton <Excuter> de la barre de menu afin daccder lcran de


visualisation.

Dans la zone de travail de la fentre BFC apparaissent les diffrents projets avec leur
structure dOTP dispose de manire hirarchique. Une colonne Elt de projet
(Elment de projet) permet dtre inform du code de llment affich.

Il est possible de double-cliquer sur un lment dOTP ou sur une dfinition de projet
pour accder en visualisation ses caractristiques (donnes de base).

Cliquez sur le bouton <Retour> de la barre de menu pour sortir de lcran de


visualisation.
Le menu Autres / Slectionner zones permet denrichir ltat avec dautres informations
ou denlever des colonnes qui serait inutiles dans le cadre de votre recherche.
Il est possible dexporter le fichier vers Excel via menu >
exporter >sauvegarder > fichier types tableurs

Lorsque vous souhaitez sortir de ltat via le bouton retour,


le systme demande si vous souhaitez sauvegarder votre
tat. Cliquez non pour pouvoir continuer.

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BFC-E Manuel d'utilisation

Comptabilit Analytique - Tome 1

4.2.2.21 Transaction CN42N Liste des dfinitions de projet


Cette transaction permet de lister les dfinitions de projet dans BFC.
Procdure de rfrence :
Pour lister les dfinitions de projet, activez la transaction <CN42N> partir du chemin
Comptabilit analytique / Clture et reporting analytique / Reporting / Analyse structure
OTP / Synthse : Dfinitions de projets
Lorsque le systme vous demande quel profil vous souhaitez utiliser slectionner le profil
BD 000000000001

Saisissez la tranche de codes projet dans lesquels se situent les dfinitions de projet
afficher. Il est galement possible de ne saisir quun seul code projet.
Lutilisation de la slection multiple via la flche jaune est
dcrite dans le manuel d utilisation Comptabilit Analytique
Tome 2 - BFC-MUT-COG-Tome2 chapitre 6.1. Il est aussi
dcrit dans ce chapitre comment faire une recherche via le
code Labintel, le domaine dactivit et la division

Cliquez le bouton <Excuter> de la barre de menu afin daccder lcran de


visualisation.

Dans la zone de travail de la fentre BFC apparaissent les diffrents projets. Une

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Comptabilit Analytique - Tome 1

colonne Dsignation permet de visualiser les dsignations de projet. Il est possible de


retraiter le tableau de visualisation laide des outils prsents sous la barre de menu.
Il est possible de double-cliquer sur une dfinition de projet pour visualiser
ses donnes de base en mode affichage.

Cliquez sur le bouton <Retour> de la barre de menu pour sortir de lcran de


visualisation.
Le menu Menu / Options / Mise en forme / Modifier permet denrichir ltat avec
dautres informations.

4.2.2.22 Transaction CN43N Liste des lments dOTP


Cette transaction permet dafficher une liste dlments dOTP (Organigramme Technique de Projet).
Procdure de rfrence :
Pour lister les lments dOTP, activez la transaction <CN43N> partir du chemin
Comptabilit analytique / Clture et reporting analytique / Reporting / Analyse structure
OTP / Synthse : lments dOTP

Saisissez la tranche de codes projet dans lesquels se situent les lments dOTP
afficher. Il est galement possible de ne saisir quun seul code projet.
Lutilisation de la slection multiple via la flche jaune est
dcrite dans le manuel d utilisation Comptabilit Analytique
Tome 2 - BFC-MUT-COG-Tome2 chapitre 6.1. Il est aussi
dcrit dans ce chapitre comment faire une recherche via le
code Labintel, le domaine dactivit et la division

Il est possible de saisir directement une tranche dlments dOTP. Saisissez soit une
tranche de codes, soit un lments dOTP seul pour utiliser cette fonctionnalit.

Il est possible de restreindre laffichage des lments dOTP ceux placs dans des
niveaux spcifiques des structures dOTP. Pour ce faire, saisissez la tranche de niveaux
voulue dans les zones de saisie Niveau .
Lutilisation de la slection multiple via la flche jaune est
dcrite dans le manuel d utilisation Comptabilit Analytique
Tome 2 - BFC-MUT-COG-Tome2 chapitre 6.1. Il est aussi

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Comptabilit Analytique - Tome 1


dcrit dans ce chapitre comment faire une recherche via le
code Labintel, le domaine dactivit et la division

Le champ Mise en forme permet de choisir une mise en forme adapte lanalyse
souhaite.
Dans le cadre de BFC, les mises en forme CNRS mises disposition sont :
* /ANALYEOTP permet de visualiser n partenariat, division, domaine fonctionnel,
domaine dactivit
* /ZCTRLDISPO permet de visualiser le statut des EOTPs.
* /ANAFMCAC permet de vrifier la cohrence de la saisie de la structure
9CACCNRS

Cliquez sur le bouton <Excuter> de la barre de menu afin daccder lcran de


visualisation.

Dans la zone de travail de la fentre BFC apparaissent les lments dOTP. Une colonne
Dfinition de projet permet de visualiser leur dfinition de projet dappartenance. Il est
possible de retraiter le tableau de visualisation laide des outils prsents sous la barre
de menu.
Il est possible de double-cliquer sur un lment dOTP pour visualiser ses
donnes de base en mode affichage
Il est possible dappliquer des filtres, dexporter la liste

Cliquez sur le bouton <Retour> de la barre de menu pour sortir de lcran de


visualisation.
Le menu Menu / Options / Mise en forme / Modifier permet denrichir ltat avec
dautres informations.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

4.2.2.23 TransactionCN53N Liste des Jalons


Cette transaction permet dafficher une liste de jalons.
Procdure de rfrence :
Pour lister les jalons, activez la transaction <CN53N> partir du chemin Comptabilit
analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP / Jalons / Synthse : Jalons

Saisissez la tranche de codes projet dans lesquels se situent les jalons afficher. Il est
galement possible de ne saisir quun seul code projet.
Lutilisation de la slection multiple via la flche jaune est
dcrite dans le manuel d utilisation Comptabilit Analytique
Tome 2 - BFC-MUT-COG-Tome2 chapitre 6.1. Il est aussi
dcrit dans ce chapitre comment faire une recherche via le
code Labintel, le domaine dactivit et la division

Il est possible de saisir directement une tranche dlments dOTP auxquels seront
rattachs les jalons afficher. Saisissez soit une tranche de codes, soit un lment
dOTP seul pour utiliser cette fonctionnalit.
Lutilisation du bouton slections dfinies par lutilisateur
qui permet de faire des recherches par division, domaine
dactivit et autres critres est dcrite dans le manuel d
utilisation Comptabilit Analytique Tome 2 - BFC-MUTCOG-Tome2 chapitre 6.1.

Il est possible de restreindre laffichage des jalons ceux dpendants des lments
dOTP prsents dans des niveaux spcifiques des structures dOTP. Pour ce faire
saisissez la tranche de niveau voulue dans les zones de saisie Niveau .
Le champ Mise en forme permet de choisir une mise en forme adapte lanalyse
souhaite.
Dans le cadre de BFC, la mise en forme CNRS : / ANALJALONS est mise disposition

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Cliquez le bouton <Excuter> de la barre de menu afin daccder lcran de


visualisation.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Dans la zone de travail de la fentre BFC apparaissent les jalons. Une colonne
Dfinition de projet permet de visualiser leur dfinition de projet dappartenance. Une
colonne Elment dOTP permet de visualiser leur lment dOTP dappartenance. Il
est possible de retraiter le tableau de visualisation laide des outils prsents sous la
barre de menu.
Il est possible de double-cliquer sur un jalon pour visualiser ses donnes
de base en mode affichage.
Il est possible dappliquer des filtres, dexporter la liste

Cliquez sur le bouton <Retour> de la barre de menu pour sortir de lcran de


visualisation.

4.2.2.24 Transaction CN55N Liste des lments dOTP 2


Cette transaction permet dafficher une liste dlments dOTP (Organigramme Technique de Projet)
avec la synthse des postes de document commercial.
Procdure de rfrence :
Pour lister les lments dOTP de doc commercial, activez la transaction <CN55N>
partir du chemin Comptabilit analytique / Clture et reporting analytique / Reporting /
Analyse structure OTP / Synthse : lments dOTP 2

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Saisissez la tranche de codes projet dans lesquels se situent les lments dOTP
afficher. Il est galement possible de ne saisir quun seul code projet.
Lutilisation de la slection multiple via la flche jaune est
dcrite dans le manuel d utilisation Comptabilit Analytique
Tome 2 - BFC-MUT-COG-Tome2 chapitre 6.1. Il est aussi
dcrit dans ce chapitre comment faire une recherche via le
code Labintel, le domaine dactivit et la division

Il est possible de saisir directement une tranche dlments dOTP. Saisissez soit une
tranche de codes, soit un lments dOTP seul pour utiliser cette fonctionnalit.

Il est possible de restreindre laffichage des lments dOTP ceux placs dans des
niveaux spcifiques des structures dOTP. Pour ce faire, saisissez la tranche de niveaux
voulue dans les zones de saisie Niveau .
Lutilisation de la slection multiple via la flche jaune est
dcrite dans le manuel d utilisation Comptabilit Analytique
Tome 2 - BFC-MUT-COG-Tome2 chapitre 6.1. Il est aussi
dcrit dans ce chapitre comment faire une recherche via le
code Labintel, le domaine dactivit et la division
Le champ Mise en forme permet de choisir une mise en forme adapte lanalyse
souhaite.
Dans le cadre de BFC, les mises en forme CNRS mises disposition sont :

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1SAP permet de visualiser la dfinition de projet, article, dsignation etc

La personnalisation de laffichage est possible grce l outil de mise en


forme en slectionnant les colonnes souhaites.

Cliquez sur le bouton <Excuter> de la barre de menu afin daccder lcran de


visualisation.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Dans la zone de travail de la fentre BFC apparaissent les lments dOTP. Une colonne
Dfinition de projet permet de visualiser leur dfinition de projet dappartenance. Il est
possible de retraiter le tableau de visualisation laide des outils prsents sous la barre
de menu.
Il est possible de double-cliquer sur un lment dOTP pour visualiser ses
donnes de base en mode affichage
Il est possible dappliquer des filtres, dexporter la liste

Cliquez sur le bouton <Retour> de la barre de menu pour sortir de lcran de


visualisation.
Le menu Menu / Options / Mise en forme / Modifier permet denrichir ltat avec
dautres informations.

4.2.2.25 Transaction CJ20N Constructeur de projets - Gestion des TGIR


La prsente procdure sattache dcrire la gestion des lments dOTP utiliss dans le cadre des
dpenses constates pour la gestion des Trs Grandes Infrastructures de recherche (TGIR).
Un unique projet identifi 9TGIRCNRS permet de grer lensemble des TGIR du CNRS.
La structure OTP des TGIR propose a t construite pour rpondre au suivi des TGIR par lUPS
TGEIR (Agrgat 2 A2) et par les instituts eux-mmes (Agrgat 1- A1).

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4.2.2.25.1 Description de la structure OTP 9TGIRCNRS


Pour grer la structure des TGIR, activez la transaction <CJ20N>- constructeur de projets
partir du chemin Comptabilit analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP / Project
Builder

Le nom de la dfinition de projet de la structure OTP est : 9TGIRCNRS.

Chaque opration de type TGIR du CNRS est reprsente par un EOTP dagrgation
codifi 9TGIxx (xx = numro dordre de la TGIR).

Chaque EOTP dagrgation est dcoup en un ou plusieurs EOTP dimputation de


dpenses en fonction du nombre dunits concernes. Ces EOTP dimputation sont codifis
9TGIxxyy (xx = n dordre de la TGIR, yy = n dordre de lunit)

Les caractristiques de la dfinition de projet sont :

Primtre analytique 9000

Socit Z900

Domaine dactivit 0016

Division 0142 (UPS TGEIR)

Domaine fonctionnel A2TGIR


Ces informations sont purement indicatives et nont aucune influence sur les flux.

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Date de dbut : 01/01/2009

Date de fin : 31/12/2047

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Les caractristiques de llment dOTP de niveau dagrgation sont :

Le nom de lEOTP est identique celui de la Dfinition de Projet 9TGIRCNRS

Le libell de lEOTP : TGIR du CNRS

Dans longlet donnes de base :

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La relation avec le centre de cot responsable est gre par 2 zones :

Le primtre analytique 9000

Le centre de cot de lUPS TGEIR

Les codes oprationnels :

Elt de pr-bdget nest pas coch, le pr-budget nest pas gr pour les niveaux
dagrgation

Elt dimputation nest pas coch, limputation de dpenses nest pas autorise
ce niveau

Elt de facturation nest pas coch, limputation de recettes en compte de classe


7 nest pas autorise ce niveau.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Longlet affectation montre les relations avec dautres objets de BFC :

Le rattachement au primtre analytique 9000.

Le rattachement la socit Z900

Le lien avec le domaine dactivit : DR16

Le domaine fonctionnel : A2TGIR

La division reprsentant lunit UPS TGEIR : 0142

Longlet zones utilisateurs permet de grer :

Le lien avec le code Labintel de lUPS TGEIR : UPS3019.


Les autres zones utilisateurs ne sont pas gres. La zone N partenariat est obligatoire
et est renseigne par dfaut avec la valeur X pour les EOTP dagrgation

La cration des OTP de niveau infrieur dpend de lacteur qui gre la TGIR :
o soit lUPS TGEIR
o soit linstitut

4.2.2.25.2 Cration dune nouvelle TGIR gre par lUPS TGEIR


Pour crer une nouvelle TGIR gre par lUPS TGEIR, vous pouvez copier une TGIR existante,
puis modifier ses caractristiques et les OTP rattachs sur lesquels simputent les dpenses.

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Se positionner sur un OTP existant 9TGIxx reprsentant une TGIR


crer un nouvel EOTP par copie
renseigner pour l EOTP de niveau dagrgation de la TGIR :

le numro de lEOTP et le sigle de la TGIR,

le centre de cot responsable, la division, le domaine fonctionnel de lUPS


TGEIR qui gre la nouvelle TGIR

les donnes de UPS TGEIR - le code labintel : UPS3019, Div :


0142, Centre Cot : A0142001, domaine fonctionnel : A2TGIR

Les codes oprationnels :


Elt de pr-bdget nest pas coch, le pr-budget nest pas gr
pour les niveaux dagrgation
Elt dimputation nest pas coch, limputation de dpenses nest
pas autorise ce niveau
Elt de facturation nest pas coch, limputation de recettes en
compte de classe 7 nest pas autorise ce niveau.

le N partenariat de la forme TGIxx avec xx le n dordre de la TGIR. Elle


doit obligatoirement tre renseigne avec TGIxx en cohrence avec le
numro de lEOTP

Le N OIP : 000000

Longlet donnes de base

Longlet affectation

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Longlet zones utilisateurs

crer autant dEOTP quil y a dunits concernes par la TGIR


renseigner pour chaque EOTP de niveau fin :

le centre de cot responsable, la division, le domaine fonctionnel, le N


partenariat et le code Labintel de lunit concerne

Les caractristiques de chaque lment dOTP dimputation sont :

Le libell de lEOTP : TGIR Sigle TGIR code labintel de unit

Les codes oprationnels :


Elt de pr-bdget est coch pour permettre la saisie du pr budget
en dpense
Elt dimputation est coch, pour permettre limputation des
dpenses
Elt de facturation nest pas coch, limputation de recettes en
compte de classe 7 nest pas autorise ce niveau.

Le N partenariat : TGIxx en cohrence avec le numro de lEOTP

Le N OIP : 000000

Tous les lments dOTP sont au statut Lanc , cest dire quils sont prts recevoir des
dpenses.
Les EOTP de recettes nont pas t modliss dans la mesure o le suivi des recettes (classe 7 ou
classe 13) nest pas souhait sur ces structures.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Longlet donnes de base

Longlet affectation

Longlet zones utilisateurs

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Comptabilit Analytique - Tome 1

4.2.2.25.3 Cration dune nouvelle TGIR gre par un institut


Pour crer une nouvelle TGIR gre par un institut, vous pouvez copier une TGIR existante, puis
modifier ses caractristiques et les eotp rattachs.
Se positionner sur un OTP existant 9TGIxx reprsentant une TGIR
crer un nouvel EOTP par copie
renseigner pour l EOTP de niveau dagrgation de la TGIR :

le numro de lEOTP et le sigle de la TGIR,

le centre de cot responsable, la division, le domaine fonctionnel de linstitut

les donnes de linstitut - le code labintel, Division, Centre Cot :


AXXXX001, domaine fonctionnel

Les codes oprationnels :


Elt de pr-bdget nest pas coch, le pr-budget nest pas gr
pour les niveaux dagrgation
Elt dimputation nest pas coch, limputation de dpenses nest
pas autorise ce niveau
Elt de facturation nest pas coch, limputation de recettes en
compte de classe 7 nest pas autorise ce niveau.

le N partenariat de la forme TGIxx avec xx le n dordre de la TGIR. Elle


doit obligatoirement tre renseigne avec TGIxx en cohrence avec le
numro de lEOTP

Le N OIP : 000000

crer autant dEOTP quil y a dunits concernes par la TGIR


renseigner pour chaque EOTP de niveau fin :
le centre de cot responsable, la division, le domaine fonctionnel, le N
partenariat et le code Labintel de lunit concerne.

Les caractristiques de chaque lment dOTP dimputation sont :

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Le libell de lEOTP : TGIR Sigle TGIR - code labintel de unit

Les codes oprationnels :


Elt de pr-bdget est coch pour permettre la saisie du pr budget
en dpense
Elt dimputation est coch, pour permettre limputation des
dpenses
Elt de facturation nest pas coch, limputation de recettes en
compte de classe 7 nest pas autorise ce niveau.

Le N partenariat : TGIxx en cohrence avec le numro de lEOTP

Le N OIP : 000000

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Comptabilit Analytique - Tome 1

4.2.2.26 Transaction CJ20N Constructeur de projets - Gestion des projets de


lIN2P3
La prsente procdure sattache dcrire la gestion des lments dOTP utiliss dans le cadre des
dpenses constates pour la gestion des projets de lIN2P3.
Un unique projet identifi 9PJIN2P3 permet de grer lensemble des projets de lIN2P3.
La structure OTP des contrats de lIN2P3 propose a t construite pour rpondre au suivi des
dpenses de ces projets

4.2.2.26.1 Description de la structure OTP 9PJIN2P3


Pour grer la structure des projets de lIN2P3, activez la transaction <CJ20N>- constructeur
de projets partir du chemin Comptabilit analytique / Gestion env. analytique / Gestion des
OTP / Project Builder

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Le nom de la dfinition de projet de la structure OTP est : 9PJIN2P3.

Chaque projet est reprsente par un EOTP dagrgation codifi 9PJxx (xx = numro
dordre du projet).

Chaque EOTP dagrgation est dcoup en un ou plusieurs EOTP dimputation de


dpenses en fonction du nombre dunits concernes. Ces EOTP dimputation sont codifis

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Comptabilit Analytique - Tome 1

9PJxxyy (xx = n dordre du projet, yy = n dordre de lunit)

Les caractristiques de la dfinition de projet sont :

Primtre analytique 9000

Socit Z900

Domaine dactivit 0016

Division 0339 (DSG1618) correspondant lIN2P3

Domaine fonctionnel A2ASE


Ces informations sont purement indicatives et nont aucune influence sur les flux.

Date de dbut : 01/01/2009

Date de fin : 31/12/2047

Les caractristiques de llment dOTP de niveau dagrgation sont :

Le nom de lEOTP est identique celui de la Dfinition de Projet 9PJIN2P3

Le libell de lEOTP : Gestion des projets de lIN2P3

Dans longlet donnes de base :

Rfrentiels
Version 3.17

La relation avec le centre de cot responsable est gre par 2 zones :

Le primtre analytique 9000

Le centre de cot de lIN2P3 (DSG1618)

Les codes oprationnels :

Elt de pr-bdget nest pas coch, le pr-budget nest pas gr pour les niveaux
dagrgation

Elt dimputation nest pas coch, limputation de dpenses nest pas autorise
ce niveau

Elt de facturation nest pas coch, limputation de recettes en compte de classe

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Comptabilit Analytique - Tome 1


7 nest pas autorise ce niveau.

Longlet affectation montre les relations avec dautres objets de BFC :

Le rattachement au primtre analytique 9000.

Le rattachement la socit Z900

Le lien avec le domaine dactivit : DR16

Le domaine fonctionnel : A2ASE

La division reprsentant lunit IN2P3 : 0339

Longlet zones utilisateurs permet de grer :

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Le lien avec le code Labintel de lIN2P3 : DSG1618.


Les autres zones utilisateurs ne sont pas gres. La zone N partenariat est obligatoire
et est renseigne par dfaut avec la valeur X pour les EOTP dagrgation

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Les caractristiques de llment dOTP de niveau dagrgation dun projet sont :

Le nom de lEOTP 9PJxx

Le libell de lEOTP : Gestion IN2P3 libell du projet

Dans longlet donnes de base :

La relation avec le centre de cot responsable est gre par 2 zones :

Le primtre analytique 9000

Le centre de cot de lunit responsable du projet

Les codes oprationnels :

Elt de pr-bdget nest pas coch, le pr-budget nest pas gr pour les niveaux
dagrgation

Elt dimputation nest pas coch, limputation de dpenses nest pas autorise
ce niveau

Elt de facturation nest pas coch, limputation de recettes en compte de classe


7 nest pas autorise ce niveau.

Longlet affectation montre les relations avec dautres objets de BFC :

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Le rattachement au primtre analytique 9000.

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Le rattachement la socit Z900

Le lien avec le domaine dactivit de lunit

Le domaine fonctionnel de lunit

La division reprsentant lunit

Longlet zones utilisateurs permet de grer :

Le lien avec le code Labintel de lunit


Le numro partenariat du projet, identique au N dEOTP 9PJxx
N dOIP = 000000

Les caractristiques de llment dOTP de niveau dimputation dun projet sont :

Le nom de lEOTP 9PJxxyy

Le libell de lEOTP : Gestion IN2P3 libell du projet unit 1

Dans longlet donnes de base :

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La relation avec le centre de cot de lunit est gre par 2 zones :

Le primtre analytique 9000

Le centre de cot de lunit concerne

Les codes oprationnels :

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Comptabilit Analytique - Tome 1

Elt de pr-bdget est coch, le pr-budget est gr pour les niveaux


dimputation

Elt dimputation est coch, limputation de dpenses est autorise ce niveau

Elt de facturation nest pas coch, limputation de recettes en compte de classe


7 nest pas autorise ce niveau.

Longlet affectation montre les relations avec dautres objets de BFC :

Le rattachement au primtre analytique 9000.

Le rattachement la socit Z900

Le lien avec le domaine dactivit de lunit

Le domaine fonctionnel de lunit

La division reprsentant lunit

Longlet zones utilisateurs permet de grer :

Le lien avec le code Labintel de lunit

Le numro partenariat du projet, identique au N dEOTP 9PJxx

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N dOIP = 000000

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