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Gua de buenas prcticas

Adems de su descripcin genrica la metodologa de CONSULTANTES cuenta con
guas de buenas prcticas, por cada etapa del proceso de consultora. Las guas de
buenas prcticas otorgan las principales pautas de investigacin a desarrollar. As
mismo, resuelven las incgnitas que cada uno de los participantes pueda tener con
respecto al trabajo investigativo.
Las guas de buenas prcticas deben ser consideradas como un APOYO para el
desarrollo del proyecto. De ninguna manera forman un listado de chequeo sobre los
elementos a desarrollar. Los equipos consultores deben evaluar siempre la pertinencia
de los elementos discutidos en la gua para su proyecto en particular. Cada paso del
proceso de consultora cuenta con una gua de trabajo.
Las guas de buenas prcticas estn conectadas con los formatos de resultados, para
que cada uno de los grupos desarrolle las pautas descritas en las mismas guas.
Adicionalmente, los formatos ayudan a unificar la imagen de la empresa
CONSULTANDES. Existen formatos estandarizados para la presentacin de: (i)
propuesta, (ii) memorando de avance, (iii) presentaciones de avance, (iv) presentacin
final, (v) informe final, (vi) caso de reflexin, (vii) agenda de junta, (viii) acta de junta.

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Gua de buenas prcticas

PASO 1: Venta de la propuesta
OBJETIVO:
Convencer al cliente que la propuesta de trabajo y el equipo consultor son un aliado integro que
asegura la satisfaccin sus intereses en la consultora deseada y plantear un esquema de
trabajo que balancea los alcances y capacidades.

ACTIVIDADES:
1) Preparacin del primer contacto con la empresa
Una vez conocido el perfil de la consultora requerida por el cliente, la primera actividad
del proceso de consultora consiste en manifestar el inters del equipo consultor para
ofertar una propuesta. Para manifestar este inters, el equipo consultor establece el
primer contacto con la empresa que se realiza preferiblemente a travs de una reunin
personal. La preparacin de este primer contacto entre el posible cliente y el equipo
consultor es fundamental para la venta de la propuesta, porque:

Slo existe una oportunidad de ganar la primera impresin. Se requiere generar

en el cliente la impresin positiva que el equipo consultor puede resolver su
necesidad.
El primer contacto es el momento para explorar informacin adicional sobre la
necesidad manifestada, fundamental para desarrollar una propuesta vendedora.
Entre ms informacin logre recoger sobre la empresa y sus necesidades, mayor
ser la probabilidad de formular una propuesta que se ajuste a los requerimientos
del cliente.

Para la preparacin de esta primera impresin hay que tomar en cuenta las siguientes
buenas prcticas que pueden ayudar al desarrollo del mismo:
a.

Preparacin de informacin sobre la empresa

- Visitar la pgina WEB de la empresa, en el caso que tenga y revisar las
caractersticas de la misma. (Actividad principal, misin, visin, historia,
estructura de organizacin, productos, mercados, entre otros).
- Utilizar otras fuentes como: biblioteca de la universidad, archivo de tesis,
contactos personales para obtener informacin sobre las caractersticas de la
empresa, que puedan ayudar a profundizar las preguntas relacionadas con el
proyecto a desarrollar.

b.

Preparacin de informacin sobre el tema

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c.

En el perfil del proyecto generalmente se muestra el tema y/o disciplina central

del proyecto requerido, como puede ser mercadeo, operaciones & logstica,
estrategia, organizacin. Se recomienda revisar literatura relacionada con el
tema de la consultora requerida.
Buscar a un profesor especializado en el tema de la consultora requerida y
pedir consejos sobre cuales temas se deben tomar en cuenta en el desarrollo
del mismo.

Preparacin del equipo de trabajo

- Acordar quienes en el equipo consultor lideran la interlocucin y quien toma
notas.
- Acordar logstica del primer contacto, tomando en cuenta: hora, sitio de
llegada, forma de vestir, entre otros; para prevenir cualquier improvisacin a la
hora de desarrollar el primer contacto.
- En el caso que el primer contacto se desarrolle por telfono, es importante que
todo el equipo consultor este presente a la hora de la llamada para poder
anticipar cualquier pregunta.
- Hacer una lista de las preguntas claves que va a hacer durante la entrevista, lo
cual demuestra su preparacin y seriedad frente al proyecto. Se recomienda
tener esta lista como un referente para no olvidar temas importantes, ms que
como una gua inflexible de la entrevista.

Los elementos mostrados pueden ser vistos como una lista de chequeo para evitar
cualquier improvisacin a la hora de desarrollar el primer contacto con la empresa. La
lista sirve igualmente como una ayuda de memoria para el desarrollo de la primera
visita.
2) Desarrollo del primer contacto con la empresa
Uno de los objetivos del primer contacto con la empresa es obtener informacin
complementaria sobre el proyecto, que permita el desarrollo de una propuesta acertada.
La siguiente lista de aclaraciones y preguntas puede ser til en la labor de obtener dicha
informacin:

Empresa:
Confirmar caractersticas generales de la empresa (Actividad principal,
misin, visin, historia, estructura de organizacin, productos, mercados
entre otros).
Preguntar sobre tendencias que afectan la empresa.
Cules son los factores de competitividad de la empresa? En que la
empresa es buena?
Cules son los principales obstculos que ha identificado la empresa en su
proceso de expansin y/o consolidacin?

Proyecto
Aclarar el objetivo del proyecto; Qu decisin quiere tomar la empresa con
base en los resultados de la consultora?
Aclarar el alcance de la consultora; Qu tipo de resultados espera la
empresa en cuanto al nivel de profundidad de la informacin (primaria,

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secundaria), cantidad de informacin, tipo de resultados del anlisis de la

informacin, entre otros?
Cules criterios determinan un resultado exitoso del proyecto, segn la
empresa/organizacin?
Aclarar conceptos y trminos; Cmo define la empresa los conceptos y
trminos centrales del proyecto?
Conocer el contexto del proyecto; Cules otros proyectos y procesos de la
organizacin estn relacionados con el proyecto? Identifique que reas o
departamentos de la empresa estn a cargo de dichos proyectos.
Por qu la empresa busca contratar una consultora para resolver el
proyecto en lugar de desarrollarlo internamente?

Contacto:
Cul es la posicin de la persona de contacto en la organizacin/empresa?
Cunto tiempo lleva en la empresa?
Cul es su profesin?
Cules otras personas de la empresa van estar involucradas en el
proyecto?
Quin evala la propuesta?
Con qu frecuencia preferira esta persona que el equipo de consultores
estuviera en contacto con ella y por qu medio (telfono, correo electrnico,
reuniones personales)?

Propuesta:
Aclarar cmo (por mail, impreso) y cundo (fecha y hora) la empresa
requiere recibir la propuesta.
Aclarar cmo y cundo la empresa manifestar su decisin sobre la
propuesta.

3) Preparacin de la propuesta de consultora

La propuesta de consultora es un documento crucial para el futuro desarrollo de la
misma. En primera instancia, sin propuesta ganadora no existe la consultora, y los
esfuerzos del equipo consultor en desarrollarla se pierden. En el caso que se logre
vender la propuesta, sta se convierte en la carta de navegacin para el desarrollo de la
consultora.
Como primer criterio para su desarrollo, la propuesta debe responder a la necesidad
manifestada por parte de la empresa, en cuanto a sus objetivos, resultados y alcances.
La misma debe ser clara, convincente y mostrar la solidez tcnica del equipo consultor.
Para la elaboracin de una propuesta slida, se requiere una exploracin contundente
de la informacin sobre la necesidad y/o institucin. Ese anlisis parte de la informacin
manifestada en un primer perfil del proyecto, trminos de referencia o conversacin
verbal expresada por parte de la empresa interesada. Esta informacin se complementa
con investigaciones en Internet sobre la empresa, investigaciones sobre casos similares
y conceptos o modelos relacionados con la necesidad manifestada.

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La estructura a utilizar para el desarrollo de la propuesta debe facilitar la toma de

decisiones sobre ella. Esto quiere decir que debe ser completa, concisa y ejecutiva.
Dentro 5 minutos el lector debe poder tomar una decisin sobre ella. Propuestas de
consultoras largas y complejas, no facilitan su aprobacin.
En el formato de la propuesta se encuentra una estructura bsica para el desarrollo de
un documento de propuesta ejecutiva. Con respeto al desarrollo de cada elemento se
recomiendan las siguientes prcticas:
Ttulo de la propuesta: Debe ser formulado hacia el resultado al que va a contribuir
el desarrollo de la propuesta y debe ser una frase corta (max. 2 reglones).
Adicionalmente,
la hoja de presentacin debe contener a quin
(institucin/empresa/departamento) ser presentada la propuesta incluyendo la
fecha de su presentacin.
Tabla de contenido: Indice del documento (cuando el documento es corto (menos de
5 pginas) se puede considerar omitir este elemento.
Resumen Ejecutivo: Este resumen contiene el objetivo de la propuesta, su
justificacin, su enfoque y la metodologa de trabajo. Este resumen de la propuesta
en general no debe contener ms de una hoja u hoja y media.
Objetivo general: Formular el objetivo hacia el resultado a que va contribuir la
propuesta e incluir ; Mejorar .. por medio de ., Contribuir a .a travs de
.., Aumentar .. desarrollando/analizando.
El objetivo debe ser medible: al final de la consultora la empresa debe poder medir
si lo que la consultora propuso se cumpli en un 100%.
Objetivos especficos: Los objetivos especficos son importantes para la
estructuracin de la propuesta. A travs de ellos se definen las diferentes etapas
para la ejecucin de la propuesta. Cada etapa de desarrollo tendr un objetivo
especfico. Generalmente la propuesta tendr de 3 a 4 etapas, es decir que tendr
igualmente 3 o 4 objetivos especficos. Los objetivos especficos se formulan de
manera que su desarrollo agrupe varias actividades. El desarrollo de los objetivos
especficos en su conjunto deben resultar en alcanzar el objetivo general propuesto.
Etapas y actividades: Cada objetivo especfico representa una etapa, de manera
que el nombre de cada etapa es representativo para ella. Cada etapa contiene
diferentes actividades. En la formulacin de las actividades es importante ser
concreto y especfico de manera que la metodologa y los temas a tomar en cuenta
en el desarrollo de la consultora sean claros y puntuales para cada caso.
Adicionalmente, se requiere que las actividades formuladas tengan una coherencia y
cronologa entre si. El desarrollo de todas las actividades en su conjunto debe
resultar en alcanzar el objetivo general propuesto.
Productos e indicadores: Los formulacin de productos con sus indicadores se
desarrolla por cada etapa del proyecto y estn directamente relacionados con las
actividades a desarrollar. Es decir que cada etapa del proyecto tiene productos con
sus correspondientes indicadores. Con la formulacin de los productos e indicadores

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se puede especificar aun ms el alcance del proyecto. Es decir que con la

descripcin de los productos a entregar se especifica, a travs de los indicadores,
las caractersticas y los resultados esperados de los mismos. En el caso que el
producto sea un informe, a travs de los indicadores se puede especificar el
contenido esperado del mismo. Los productos en su conjunto deben alcanzar el
resultado final planteado en el objetivo general.
Cronograma: El cronograma se construye con base en las etapas y actividades
descritas. Segn la duracin total requerida para el proyecto se determina la escala
del cronograma en semanas, o meses. En un proyecto con una duracin total de 3
meses, se recomienda utilizar una planeacin semanal. En el cronograma se deben
incluir las fechas de entrega de informes parciales y del informe final, as como las
juntas directivas del proyecto.
Presupuesto: En el desarrollo del presupuesto se distingue entre los diferentes
rubros como son: (i) honorarios profesionales, (ii) viajes y transporte, (iii) materiales
y (iv) el AIU (= los impuestos y la utilidad). En el caso del desarrollo de los
proyectos de consultora en el curso Casos y Proyectos en Administracin, slo se
presentarn, eventualmente, los rubros de transporte y materiales. Adicionalmente
se especifican las condiciones de pago y la validez de la propuesta en este mismo
numeral.
Organizacin: En la organizacin del proyecto se especifica la participacin de los
diferentes integrantes del equipo de consultora y las responsabilidades de cada
uno. Tambin se pueden describir los esquemas de coordinacin con los
interlocutores de la empresa/institucin. Para esto puede ser til presentar un
organigrama grfico, que muestre las relaciones funcionales del equipo y de este
con el cliente.
Anexo: Los anexos se utilizan para complementar los resmenes de las hojas de
vidas de los integrantes del equipo consultor y su experiencia especfica en el rea
en que se desarrolla la consultora.
4) Venta de la propuesta de consultora
Una vez desarrollada la propuesta de consultora se enva este documento, segn lo
acordado (impreso, correo-electrnico) en la primera reunin de contacto, a la
empresa/institucin. Igualmente se confirma la buena recepcin del mismo y la fecha
en la cual la empresa/institucin decide sobre ella. Es importante manifestar la
disposicin de aclarar cualquier duda y de implementar ajustes a la propuesta en el
caso que el cliente lo requiere. En la fecha acordada, se consulta al cliente por telfono
o por correo-electrnico sobre su decisin de aceptar la propuesta.