3

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRACION DE
ALMACENES

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE ALMACENES VERSIN 1 FECHA: 19 DE OCTUBRE DE 2015

Oscar Castelln Martnez

Consultor
ELABORADO POR

Aldo Boqun Zamora

Director Administrativo Financiero
REVISADO POR

Sergio Flores Morn

Director Ejecutivo
APROBADO POR

CONTENIDO
1
OBJETIVO
...3
2
ALCANCE
....3
3
ASPECTOS
GENERALES
..3

CONCEPTO..
.3
CARACTERISTICAS..
.........3
POLITICAS.
...........................................................................4
ORGANIZACION.
..4

4
ADMINISTRACIN DE
ALMACENES
5

RECEPCION E INGRESO...
.5
CODIFICACION, CLASIFICACION, Y CATALOGACION....
........5
ALMACENAMIENTO...
...........................................................................6
SALIDA DE ALMACENES ..
...........................................................................6
REGISTROS...
...........................................................................6
INVENTARIOS....
...........................................................................7

5
PROCEDIMIENTOS....
.7
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A. INGRESO DE BIENES AL ALMACEN.

8
B. SALIDA DE BIENES DEL ALMACEN..
........9
6
ACCESO Y DISPOSICIN DE
DOCUMENTOS..10
7
RESPONSABLES.
...10
8
ANEXOS
..10

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION DE ALMACENES
1. OBJETIVO
El presente manual tiene por objeto establecer los procedimientos administrativos
correspondientes a la adecuada administracin de los materiales y suministros que son
adquiridos para atender los requerimientos de las diferentes reas de la empresa.
2. ALCANCE
El presente procedimiento es de aplicacin y cumplimiento obligatorio para todas las
reas organizacionales del Grupo IBG SRL.
El Director Administrativo Financiero es el responsable principal por la administracin de
los materiales y suministros, ante el Director Ejecutivo; asimismo, el Responsable de
Bienes y Servicios y el Jefe Administrativo Financiero, son responsables ante el Director
Administrativo Financiero por el cumplimiento de las normas, reglamentos, procedimientos
y/o instructivos establecidos.
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3. ASPECTOS GENERALES
Concepto.El Almacn es un lugar de espacio fsico en donde se guardan los materiales y
suministros adquiridos, antes de que sean entregados para su consumo o utilizacin.
Caractersticas.

El Almacn debe contar con un ambiente adecuado, con estantes y llaves, cumpliendo
con las siguientes condiciones:
Facilitar la recepcin y el ingreso de los bienes adquiridos.
Proporcionar condiciones de seguridad fsica a los bienes de consumo.
Permitir ordenar el espacio fsico de manera tal que beneficie la colocacin u
ordenamiento de los bienes de acuerdo a sus caractersticas.
Facilitar la manipulacin de los bienes.

La debida administracin del Almacn, debe permitir a la empresa conocer la

disponibilidad, uso y control oportuno de los bienes requeridos.
Polticas.

Todo bien de consumo destinado al uso de la empresa, debe pasar y ser registrado en
el almacn antes de ser entregado para su consumo o uso final.

La aplicacin del presente manual se rige bajo los principios de buena fe, economa,
eficacia, eficiencia, equidad, responsabilidad y transparencia.

Organizacin.El Almacn debe tener un solo responsable quien es responsable de almacenar los
bienes de acuerdo a su clasificacin, en las instalaciones destinadas al efecto, velando
por la conservacin y seguridad de los mismos. El Responsable de Almacenes est bajo
dependencia y supervisin de la Jefatura Administrativa Financiera.

El Responsable de Almacenes designado tiene las siguientes responsabilidades:

Cumplir con los procedimientos de ingreso y salidas del almacn.
Custodiar el almacn.
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El Responsable de Almacenes designado tiene las siguientes funciones:

Proceder a la recepcin de los bienes.
Realizar inventarios peridicos de las existencias en almacn.
Almacenar los bienes de acuerdo a su clasificacin, en las instalaciones
destinadas al efecto, velando por la conservacin y seguridad de los mismos.
Solicitar oportunamente y conforme procedimiento, la compra de aquellos
bienes que se encuentren con stock mnimo.
Informar sobre aquellos insumos obsoletos y/o de lento movimiento.

Por otra parte, el Responsable de Almacn queda prohibido de:

Mantener bienes en el Almacn sin haber realizado su ingreso.
Entregar bienes sin la debida autorizacin mediante formulario.
Entregar bienes en calidad de prstamo.
Usar o consumir los bienes para beneficio particular.

4. ADMINISTRACION DE ALMACENES
La administracin de almacenes es una funcin administrativa que comprende actividades
y procedimientos relacionados con el ingreso, registro, almacenamiento, distribucin,
salvaguarda y control de los bienes de consumo. Por bienes de consumo nos referimos a:
material de escritorio, papelera y otros de uso diario en las actividades que son fungibles.
Recepcin e Ingreso.

La primera fase del ingreso de bienes es la recepcin. Toda recepcin estar basada
en documentos que respalden su ingreso y comprende las siguientes tareas:
Cotejar la documentacin con lo efectivamente solicitado por la empresa.
Verificar la cantidad y los atributos tcnicos, fsicos y funcionales de los bienes.

La recepcin de los bienes es realizada por:

El Responsable de Almacenes para compras menores e intermedias.

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La Comisin de Recepcin, cuando se trate de compras mayores.

Cuando el Responsable de Almacenes o la Comisin de Recepcin expresen su

conformidad con los bienes entregados por el proveedor, elaboran el Acta de Ingreso
a Almacn, por la recepcin oficial de los bienes.

Recibidos los bienes, el Responsable de Almacenes realiza el registro de ingreso a

almacenes, adjuntando la siguiente documentacin:
Documento de recepcin oficial del bien: Acta de Ingreso a Almacn

Documento de comprar: Orden de Compra y/o Contrato y Factura.

Codificacin, Clasificacin y Catalogacin.

La Codificacin consiste en la asignacin de un cdigo numrico que identifica y

clasifica al bien conforme a la partida presupuestaria utilizada para su compra,
seguido por un nmero correlativo que se asigna conforme el orden de ingreso.

La Clasificacin permite facilitar la identificacin y ubicacin de los bienes de

consumo, clasificando los mismos en grupos de caractersticas afines, como ser:
frecuencia de uso, volumen, peso, aspecto, etc., adems de servir para organizar su
almacenamiento.
La Catalogacin se refiere a la elaboracin de listados de bienes de consumo o
materiales ya codificados segn un orden lgico. Se debe mantener catlogos
actualizados de los bienes de consumo, que faciliten la consulta y control de los
materiales y sus existencias.

Almacenamiento.

El Almacenamiento se refiere al proceso que tiene como objeto facilitar la

conservacin, manipuleo, salvaguarda y entrega de los bienes que ingresan al
Almacn, debiendo para ello, en la medida de las posibilidades, destinarse un espacio
fsico dentro de la empresa que sea de acceso restringido y seguro.

Salida de Almacenes.

Es la distribucin o entrega fsica de los bienes a las diferentes rea de la empresa y

que implica:

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Atender las solicitudes de materiales efectuadas mediante Formulario Solicitud

de Materiales.
Comprobar que la calidad, cantidad y caractersticas de los bienes e entregar
correspondan a lo solicitado.
Registrar la salida de bienes de almacn.

La salida de un bien necesariamente debe estar respaldada por el documento:

Formulario Atencin de Solicitud de Materiales, adems de contar con en el mismo
con la autorizacin del Jefe de rea. Dicho formulario debe establecer la cantidad y
condiciones de los bienes entregados, identificar al receptor y constatar la
conformidad de la entrega.

Registros.

Los registros tienen por objeto facilitar el control de las existencias y el movimiento de
bienes en el Almacn, permitiendo tomar decisiones sobre la adquisicin y/o baja de
bienes.

El Almacn debe contar con registros de entrada y de salida de todos y cada uno de
los bienes existentes en el Almacn, utilizando los documentos que sean necesarios,
los mismos que deben generar inventarios.
Inventarios.

La toma de inventarios debe ser una actividad permanente y de acompaamiento, no

solo para garantizar el oportuno suministro de estos bienes y su correcto registro, sino
tambin para que los mismos sean almacenados y mantenidos en ptimas
condiciones, previendo la existencia necesaria de bienes durante el ejercicio en curso.
La finalidad de los inventarios es la siguiente:
Actualizar la existencia de los bienes.
Proporcionar informacin sobre la condicin y estado de los bienes.
Ser fuente principal para realizar correcciones y ajustes.

Programar adquisiciones futuras.

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5. PROCEDIMIENTOS
En el presente Manual se operativizan los principales procedimientos y se desarrolla cada
uno de los componentes relacionados a la administracin de los bienes de consumo en
sus diferentes etapas, mismas que son las siguientes:
A. INGRESO DE BIENES AL ALMACEN
B. SALIDA DE BIENES DEL ALMACEN

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A) INGRESO DE BIENES AL ALMACEN.Lineamientos Generales

Todos los bienes de consumo que son adquiridos deben ingresar a almacenes, sin
importar la modalidad de compra utilizada. Asimismo deben clasificarse y codificarse para
su correcto control de ingresos, salidas y reportes de existencias en almacenes.
El Ingreso o recepcin se conoce como el proceso en el que se coteja la documentacin
pertinente con lo efectivamente solicitado tanto en cantidad como en caractersticas.
Documentos:
Acta de Ingreso a Almacn.
Procedimiento:
Responsable de Bienes & Servicios:
1. Efecta la recepcin de los bienes, coteja la documentacin y revisa las
caractersticas, cantidad y calidad de los mismos, verificando que estos cumplan
plenamente con lo solicitado en la Orden de Compra/Contrato y factura.
2. Si considera que los bienes no estn conforme a las caractersticas o cantidad
solicitada, devuelve al proveedor para la correspondiente reposicin. Si los bienes
estn en condiciones satisfactorias, contina al siguiente paso.
3. Da su conformidad, firmando en el punto RECEPCION Y CONFORMIDAD del
Formulario F-001 (Solicitud de Compra y/o Contratacin de Bienes).
4. Registra y codifica el bien en el Sistema Informtico con la siguiente informacin:

Lugar y fecha de recepcin

Nmero de ingreso correlativo
Proveedor
NIT Proveedor
No de Factura
Fecha de Factura
No de Nota de Remisin

Partida Presupuestaria
Cdigo del Bien
Descripcin del Bien
Unidad de Medida
Cantidad ingresada
Precio Unitario
Precio Total

5. Genera el Acta de Ingreso a Almacn e imprime dos ejemplares: uno para su archivo y
otro para Contabilidad como respaldo de la documentacin de pago.

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B) SALIDAS DE BIENES DEL ALMACEN.Lineamientos Generales

El procedimiento de salidas de almacn tiene como objeto establecer los lineamientos y la
secuencia de actividades que deben realizarse para el suministro en tiempo y forma de
los bienes requeridos por las diferentes reas de la empresa.
Documentos:
Formulario Solicitud de Materiales.
Formulario Atencin de Solicitud de Materiales.
Procedimiento:
Solicitante
1. Genera el Formulario Solicitud de Materiales, en el cual detalla los bienes
requeridos, la unidad de medida y las cantidades solicitadas. El formulario debe estar
firmado por el solicitante y autorizado por el responsable del rea.
Responsable de Bienes y Servicios
2. Verifica los saldos de existencias. Si no existe lo solicitado, coloca un sello de
inexistencia en el formulario y lo devuelve al solicitante para que inicie el trmite de
compra conforme procedimiento vigente. En caso existan los tems, genera
Formulario Atencin de Solicitud de Materiales, indicando las cantidades entregadas.
Jefe Administrativo Financiero
3. Autoriza el pedido, firmando en el Formulario Atencin de Solicitud de Materiales.
Responsable de Bienes y Servicios
4. Firma el Formulario y entrega los bienes requeridos al solicitante.
Solicitante
5. Recibe el material solicitado y firma el Formulario Atencin de Solicitud de Materiales
como constancia de recepcin y seal de conformidad.
Responsable de Bienes y Servicios
6. Archiva los formularios de atencin en orden correlativo y cronolgico, finalizando as
el proceso de salida de almacenes.
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6. ACCESO Y DISPOSICIN DE DOCUMENTOS

La Direccin Administrativa Financiera es el rea organizacional responsable de la
custodia, archivo y disposicin de todos los documentos y registros generados en
aplicacin de la presente norma. El acceso a la presente norma es irrestricto a efecto de
control interno y externo posterior, as como para consulta por parte de todo el personal
dependiente y consultores del Grupo IBG SRL.
7. RESPONSABLES
Las responsabilidades de los procesos descritos recaen en:

Director Administrativo Financiero

Jefe Administrativo Financiero
Responsable de Bienes y Servicios
Todo empleado que deba desarrollar parte de los procesos descritos.

8. ANEXOS

Acta de Ingreso a Almacn.

Formulario Solicitud de Materiales.
Formulario Atencin de Solicitud de Materiales.
Formulario de Kardex Fsico.
Formulario de Kardex Fsico Valorado.
Reporte Inventario de Materiales.

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