Educacin Media Tcnico-Profesional

Sector Hotelera y Turismo

Mdulo: Ejecucin de Eventos

Especialidad:
Servicios Hoteleros

Mdulo

EJECUCIN DE EVENTOS

Horas sugeridas para desarrollar las actividades

orientadas a conseguir los aprendizajes
esperados y evaluar su logro:

140 horas

Mdulo: Ejecucin de Eventos

Introduccin

La industria de la hotelera est compuesta por establecimientos que ofrecen alojamiento; hoteles, moteles, instalaciones de recreacin, campamentos, parques y pensiones, as como por empresas de servicios de alimentos y bebidas, restaurantes, servicios de banquetes, bares, servicios de cafetera, los que estn orientados tanto al
turista como a las personas de la localidad.
Los empresarios y profesionales de la industria hotelera, que observan la demanda cambiante y la temporalidad de la venta de habitaciones y se encuentran cerca de centros
de poblacin, saben lo importante que es contar con dependencias que le permitan
organizar eventos y vender banquetes, que puedan fortalecer la imagen del establecimiento. Para muchos huspedes, el primer contacto con las instalaciones ocurre cuando asiste a un banquete. Si la impresin es positiva, puede ser que regrese con sus
familiares y amigos. Los invitados a los banquetes tambin pueden ser los futuros organizadores de eventos similares para otros grupos. Cuando ya han estado en banquetes
y estn de acuerdo con sus expectativas, simplemente regresan al hotel y piden el mismo tipo de men y servicio que parece ser la oferta comn del rea.
Por lo disperso que es este mercado, observaremos principalmente:

Los grupos de convenciones y asociaciones, que pueden incluir desde cien a

miles de asistentes. Requieren de reuniones simultneas, espacios para exhibiciones, una amplia gama de servicios de alimentos y bebidas y suites de hospedaje.

Los grupos empresariales y de negocios se componen de socios que van de un

nmero limitado de personas a cientos de ellas y requieren servicios de alimentos y bebidas para los descansos.

Los grupos sociales son, por lo general, fiestas privadas que festejan eventos
familiares como bodas, aniversarios y graduaciones; la cantidad de invitados
puede variar de veinte hasta varios cientos.

Los eventos cvicos y polticos son reuniones para entregar reconocimientos y

premios.

Los eventos para la recoleccin de fondos.

El xito de esta actividad depende de una buena planificacin, organizacin, comunicacin y coordinacin, siendo muy importante el rol de los empleados que lleven a cabo
estas funciones y realicen la actividad de anfitriones del establecimiento frente a la
persona o institucin que contrate los servicios.

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Por ello, este mdulo est orientado a la adquisicin y desarrollo de aprendizajes que
los alumnos y las alumnas deben poseer para realizar las actividades propias del servicio de eventos, disear el tipo de mesas y su distribucin dependiendo de la cantidad
de huspedes, el tipo de servicio y la superficie de las instalaciones.
A travs del desarrollo del mdulo, los alumnos y las alumnas:

Muestran las instalaciones y proporcionan informacin complementaria para

ayudar al cliente en la planificacin del evento.

Orientan sobre los mens y los rangos de precios especficos.

Aplican las tcnicas adecuadas en el montaje y decoracin de los salones de

acuerdo al tipo de evento, a las normas del establecimiento y la prevencin de
riesgos.

Manipulan servicios de apoyo como, por ejemplo, retroproyector, micrfonos y

multimedia en general.

El desarrollo de este mdulo permite que los alumnos y las alumnas desarrollen y afiancen habilidades y destrezas que les permitan ejecutar las actividades en los servicios
hoteleros asegurando su eficiencia y la satisfaccin del husped. Adems, deben ser
capaces de distribuir los espacios, habilitar salones, verificar las condiciones de cada
equipo y herramienta de apoyo, observando el cumplimiento de las normas de higiene y
prevencin de riesgos.
El presente mdulo permite reforzar lo aprendido en los siguientes sectores y
subsectores de la Formacin General:
Matemticas:
Procedimientos estandarizables, operaciones matemticas bsica, porcentajes,
razones y proporciones, determinacin de porcentajes.
Lengua Castellana y Comunicacin:
Comprensin de informes y manuales de procedimiento; redaccin de informes;
lenguaje apropiado para la atencin.
Educacin Artstica:
Sensibilidad esttica en la presentacin y decoracin de salones.
El mdulo posibilita desarrollar, adems, Objetivos Transversales en la ejecucin de
trabajos con rigor, planificacin y control de calidad; aplicar principios bsicos de gestin; manejar tecnologa computacional a nivel de usuario; leer, interpretar informes
tcnicos; aplicar las normas de prevencin de riegos para resguardar la vida propia y
la ajena.

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Orientaciones metodolgicas

El desarrollo de las actividades de aprendizaje que propone el mdulo genera condiciones ptimas para la realizacin de procesos didcticos integrales en la especialidad, en los cuales confluyan aspectos ya aprendidos en otros mdulos. Se sugiere, por
tanto, realizar este mdulo en el segundo ao de la formacin diferenciada.
Muchas personas pertenecientes a diferentes departamentos y que realizan distintas
funciones diferentes en una organizacin hotelera deben llevar a cabo una amplia variedad de labores y asumir un amplio rango de responsabilidades para proporcionar
servicios de banquetes.
Es importante que el grupo curso organice y desarrolle en su establecimiento algunas
de las siguientes actividades:

Organizar el acto de egreso de los cursos superiores.

Montar los salones para encuentros con docentes.

Organizar charlas para otros cursos.

Otros eventos que organice el establecimiento.

Despus que termina el evento, los alumnos deben realizar actividades de limpieza como
tambin evaluar la efectividad de los planes y desarrollo del evento, as como
autoevaluar su propio desempeo.
Por lo mencionado anteriormente el presente mdulo es eminentemente prctico. En
l, los alumnos y las alumnas deben desarrollar las habilidades y destrezas en las tcnicas de montaje y habilitacin de los salones de eventos como tambin detectar y satisfacer las necesidades del cliente.
Se debe enfatizar la presentacin personal, el aseo de los salones y decoracin de las
instalaciones que constituye un aspecto especializado e importante de los servicios
hoteleros. Puede servir para el logro de este aspecto la observacin de revistas especializadas, videos y pelculas.
Se sugiere:

Realizar visitas a empresas hoteleras que proporcionan este servicio.

Realizar visitas a ferias y eventos, ya que les permite tener una visin global de
las actividades que suceden en ellos.

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Aprendizajes esperados y criterios de evaluacin

Aprendizajes
esperados
Reconoce la estructura
organizativa y funcional del departamento
de eventos y banquetes y su relacin con
otros departamentos.

Emplea equipos y
materiales adecuados
al tipo de trabajo a
realizar.

Solicita la mantelera e
insumos al lugar
pertinente y los distribuye en las reas del
evento y de acuerdo a
los procedimientos
establecidos por la
empresa.

Criterios de evaluacin

Reconoce los objetivos y funciones propias del departamento.

Usa la documentacin y explica la informacin derivada del

funcionamiento del departamento.

Identifica los criterios que marcan prioridad en la realizacin

del trabajo en el departamento.

Reconoce la importancia de las relaciones interdepartamentales dentro de una empresa hotelera.

Aplica los tratamientos de limpieza y mantenimiento especficos de mobiliario, equipos y elementos decorativos.

Aplica las normas de uso y mantenimiento preventivo en el

uso de los equipos de apoyo al servicio del evento.

Informa de averas o desperfectos al jefe inmediato utilizando el documento adecuado.

Realiza inventario fsico de mantelera, cubertera, cristalera e insumos en las reas de consumo de alimentos y bebidas, y salones de eventos.

Coteja los niveles de existencia asignados por la empresa.

Calcula las necesidades de productos derivados de los eventos contratados, especificando los niveles de calidad.

Utiliza la documentacin necesaria para solicitar el aprovisionamiento interno de insumos a los departamentos que proceda.

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Aprendizajes
esperados

Criterios de evaluacin

Organiza la puesta a
punto de las instalaciones y equipos, as
como el montaje de
mesas y elementos de
apoyo y realiza las
operaciones de
preservicio (mise en
place).

Solicita los equipos, mobiliario e instrumentos para desarrollar diferentes tipos de eventos.

Organiza el proceso de puesta a punto para los distintos tipos de eventos.

Solicita los principales medios utilizados para la decoracin

del evento.

Decora los espacios del evento.

Realiza las operaciones de preservicio:

montaje de mesas,
sillas, sofs y otros, de
acuerdo al evento.

Detecta la necesidad de equipos como, por ejemplo, pizarrones, rotafolios, atriles, banderas, entre otros, para desarrollar las actividades de preservicio de acuerdo al tipo de evento y al estilo propio de cada establecimiento, aplicando orden y exactitud.

Ejecuta las operaciones de montaje de mesas, elementos de

apoyo y equipos, de modo que las instalaciones estn en condiciones adecuadas para desarrollar el evento (mise en place).

Ejecuta las operaciones de terminacin y montaje de los equipos, incorporando elementos como ceniceros, candelabros,
flores, nmero de cada mesa, si es necesario, de acuerdo al
orden y al lugar determinado e instrucciones previas para
obtener los niveles de calidad requeridos.

Sugiere alternativas o combinaciones en el montaje global

del saln que faciliten el servicio y mejoren la calidad en la
atencin del cliente.

Coloca las mesas de inscripcin, obsequios y exhibicin.

Mantiene las reas de trabajo en ptimas condiciones de presentacin y limpieza, aplicando las normas de higiene y prevencin de riesgos en todas y cada una de las etapas del servicio.

Ejecuta modificaciones en el proceso de servicio en el caso

que lo solicite el cliente.

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Aprendizajes
esperados

Criterios de evaluacin

Informa al jefe inmediato, en forma verbal o a travs de documentos, sobre el estado del preservicio.

Coteja, en conjunto con el husped, el montaje del saln que

permita asegurar que no haya ocurrido cambios en los planes de los huspedes / clientes, como, por ejemplo, distribucin de los asientos, horarios.

Identifica las normas de protocolo de acuerdo al tipo de evento.

Distribuye los asientos en la mesa principal.

Coloca las banderas observando el cumplimiento de las normas vigentes sobre emblemas nacionales.

Prepara la recepcin de los invitados.

Identifica y diferencia
los conceptos de
etiqueta, protocolos y
ceremoniales.

Utiliza los conceptos bsicos de etiqueta y ceremonial.

Reconoce las caractersticas de cada uno de ellos.

Aplica las normas de etiqueta protocolar en forma adecuada

en cada uno de los eventos.

Evala la calidad del

servicio y despide al
husped / cliente.

Solicita informacin sobre la calidad del servicio prestado

Aplica encuesta bsica para evaluar la calidad del servicio.

Despide al husped aplicando las normas de protocolo y las

del establecimiento.

Registra y enva la informacin en los documentos adecuados a los departamentos pertinentes para su registro y control.

Continuacin

Aplica las normas de

protocolo y las reglas
formales de etiqueta
usado en ceremonias
de estados y otros
eventos especiales.

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Aprendizajes
esperados

Realiza las operaciones de postservicio en

las reas de eventos,
aplicando las normas
de higiene y prevencin de riesgos.

Criterios de evaluacin

Ejecuta las operaciones de limpieza del saln, mobiliarios y

equipos, aplicando los procedimientos y productos adecuados segn las normas de higiene y prevencin de riesgos vigentes.

Aplica las normas de mantenimiento preventivo en los muebles, equipos e instalaciones, verificando las condiciones de
cada uno de ellos y en caso de fallas comunica al departamento pertinente, siguiendo los procedimientos establecidos.

Detecta las necesidades de reposicin de insumos, equipos

y elementos de decoracin y solicita, en caso necesario, a
travs de la documentacin y procedimientos definidos por
el establecimiento.

Prepara el servicio para otra jornada de trabajo, de acuerdo

a las instrucciones, tipos de eventos, aplicando los procedimientos de higiene y prevencin de riesgos.

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Contenidos

Aplicacin de normas de ceremonial y protocolo:

Concepto de etiqueta, protocolo y ceremonial.

Normas de etiquetas protocolares.

Terminologa.

Reconocimiento de empresas de organizacin de eventos (congresos, ferias,

exposiciones y otros):

Caractersticas.

Importancia de ellas y su relacin con los servicios hoteleros.

Tcnicas de planificacin, organizacin y ejecucin de eventos y banquetes:

Clasificacin de los actos, ceremonias y eventos de tipo social con comida.

Realizacin del preservicio:

Diseo de espacio.

Preparacin del mobiliario, la maquinaria y los equipos de apoyo.

Montaje de mesas y de elementos de apoyo (audiovisuales).

Desarrollo de evento.
Realizacin del postservicio.
Procedimientos de atencin al cliente y venta de servicio para eventos y banquetes:

Psicologa de la venta.

Servicio y venta.

Tcnicas para la atencin en el servicio de eventos y banquetes.

Las comunicaciones y su proceso.

Manejo de quejas.

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Tcnicas de decoracin y ambientacin de las reas de eventos y banquetes:

Requisitos de espacio.

Montaje de salones (teatro, ruso, escuela con pasillo, mesa directiva, media
luna y otros):

Flujo de trfico.

La decoracin y ambientacin.

Uso de manual de seguridad y prevencin de riesgos.

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Bibliografa

LLAMAS, JOS MARA*. (1997). Estructura cientfica de la venta. Editorial Limusa,

Mxico, 2 Edicin.
GALLEGOS, JESS*. (1997). Manual prctico de restaurante. Editorial Paraninfo,
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