REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO
DE TECNOLOGA DE
ADMINISTRACIN INDUSTRIAL
EXTENSIN BARCELONA

OPTIMIZACIN DEL SISTEMA DE CONTROL DE

INVENTARIO DE LA EMPRESA HIDROMNTICOS
SUCRE

CA,

BARCELONA

MUNICIPIO

BOLVAR-

ESTADO ANZOTEGUI.

Elaborado Por:
Liendo, Gnesis

Trabajo Especial De Grado Presentado Como Requisito Parcial Para

Optar Al Ttulo De Tcnico Superior Universitario En La Especialidad De
Administracin De Empresas

Barcelona, Agosto 2014

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO
DE TECNOLOGA DE
ADMINISTRACIN INDUSTRIAL
EXTENSIN BARCELONA

OPTIMIZACIN DEL SISTEMA DE CONTROL DE

INVENTARIO DE LA EMPRESA HIDROMNTICOS
SUCRE

CA,

BARCELONA

MUNICIPIO

BOLVAR-

ESTADO ANZOTEGUI.

Tutor Acadmico:

Elaborado Por:

Prof. Lourdes Guzmn

Liendo, Gnesis
CI.21.388.728

Barcelona, Agosto 2014

DEDICATORIA

AGRADECIMIENTO

INSTITUTO UNIVERSITARIO
DE TECNOLOGA DE
ADMINISTRACIN INDUSTRIAL
EXTENSIN BARCELONA

Especialidad: Administracin de Empresa

Lnea de Investigacin:

OPTIMIZACIN DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO

DE LA EMPRESA HIDROMNTICOS SUCRE CA, BARCELONA
MUNICIPIO BOLVAR- ESTADO ANZOTEGUI.
Tutor Acadmico: Lourdes Guzmn
Autora: Liendo, Gnesis
Fecha: Agosto 2014
RESUMEN
En el siguiente trabajo se Optimizo el sistema de control de inventario de la Empresa
HIDROMNTICOS SUCRE CA, Barcelona Municipio Bolvar- Estado Anzotegui. El estudio
se realiz aplicando un diseo de campo bajo el esquema de investigacin de tipo
descriptiva aplicando los instrumento como los fue el guion de entrevista y el guion de
observacin para recolectar la informacin necesaria para realizar los objetivos propuesto en
la investigacin. Que permiti establecer y llevar a cabo los cambios necesarios para obtener
las medidas correctivas en el control de inventario llevado por la empresa acorde a las
necesidades actuales. Los resultados reflejaron la necesidad de implementar las estrategias
y que especficamente se debera establecer lo ms pronto posible.

INTRODUCCIN
El inventario de mercanca en todos sus tipos esta presenta en todas
las organizaciones sin importar a la rama que se dedique, ya sea de
produccin el cual vendr representado por inventario de materia prima,
productos terminados y de productos de proceso, o del ramo comercial el
cual se presenta como inventario de mercanca, siendo este el ultimo eje
principal del presente estudio. Gran parte de las empresas comerciales
invierten un importante porcentaje de sus recursos en este activo, debido a
que es l, el que le permite la realizacin de su actividad econmica, razn
por la cual muchos autores clasifican a los inventarios como unos de los ms
susceptibles en el rea del control interno, todo esto producido por el
volumen que esta representa y lo difcil que es controlarlo.

El inventario es y ha sido uno de los principales ejes de funcionamiento

de cualquier empresa, debido a su gran impacto econmico y a su aporte en
los procesos productivos. El mismo involucra, tanto el proveer a la empresa a
sus materiales necesarios para su continuo y regular desenvolvimiento frente
a sus demandas, como el de representar un activo o efectivo en forma de
material; por lo que su administracin debe ser llevada a cabo bajo un
adecuado control que permita minimizar los costos asociados a su
almacenamiento, proporcionando adems altos ndices de rotacin.

Hoy en da, los registros y controles de los inventarios se suelen llevar

aplicando sistemas computarizados, que son ms fiables, pocas empresas
paralizan sus operaciones una vez al ao para la toma de inventarios, pues

es ms confiable y se detecta mejor cualquier anomala si estos se realizan

en forma continua durante todo el ao.

En este sentido, el objetivo general del presente estudio es optimizar el

sistema de control de inventario de la empresa Hidromaticos Sucre CA.,
Barcelona, Barrio Sucre- Municipio Bolvar- Estado Anzotegui, sabiendo que
este tipo de empresa, se dedica a la compra y venta de productos
terminados, con la finalidad de obtener lucro por dicha actividad. Es
trascendental la existencia de un control de inventarios, que ayude a la
regularizacin y manejo de la mercadera existente, permitiendo as un
ordenamiento adecuado de cada uno de los repuestos disponibles para la
venta. El presente control proporcionar la informacin necesaria acerca de
la metodologa para llevar un control exacto de un inventario fsico. Tambin
se propondrn polticas de pedido, compra y venta que normalicen las
actividades comerciales dentro del almacn. Posteriormente se proceder a
clasificar y codificar la mercadera, de acuerdo a la naturaleza de la cuenta y
en base al sistema alfanumrico.

La investigacin est estructurado de la siguiente manera:

Captulo I: el problema
Captulo II: marco terico
Capitulo III: Marco Metodolgico
Captulo IV: Resultado de la Investigacin
Captulo V: conclusin y Recomendaciones

CAPTULO I
EL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el
curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de
bienes o servicios para su posterior comercializacin. Comprenden, adems
de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o
mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser
consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la
prestacin de servicios, empaques, envases y los inventarios en trnsito.

La empresa Hidromaticos Sucre CA, Barrio Sucre- Municipio BolvarEstado Anzotegui., fue creada el 06 de diciembre del 2006, se encuentra
ubicada en la calle sucre, de Barrio Sucre, Barcelona, Municipio Bolvar
Estado Anzotegui, esta empresa se dedica a la venta de repuestos, con la
finalidad de satisfacer las necesidades de compra y venta de hidromnticos y
repuestos en general.

Hidromaticos Sucre CA, es una empresa que est basada en satisfacer

la demanda de su principal cliente, por esta razn es indispensable mantener
la empresa y sus equipos en condiciones normales de operacin y con
valores establecidos de disponibilidad.

Realizado un diagnstico a los inventarios de la empresa Hidromnticos

Sucre CA, se llega a determinar que el inventario llevado acabo no es el
adecuado, debido a que no se lleva un control en el manejo de sus

mercancas, lo que viene a ocasionando que no se determinen los niveles

ptimos de stock de cada producto, esto se debe a que no tienen una
persona encargada de llevar el control de la mercanca que est entrando y
saliendo del almacn, debido a que solo trabajan dos personas en el control
de inventario y hay veces no facturan las mercancas

Todo esto trae como consecuencia retardo a la hora de hacer la

requisicin de mercancas al almacn, prdida de tiempo y dinero para la
empresa, as como los retardos de solicitudes de mercancas echa por los
clientes; ya que no se est utilizando de forma correcta el sistema de
inventario usado por la empresa, entre otra problemtica el personal no
colabora en el mantenimiento del almacn para mantenerlo en orden, por lo
tanto, genera problemas de desorden y confusin a la hora de sacar las
mercancas porque no se tiene la cantidad exacta de mercanca en
existencia en el almacn, generando baja calidad en el servicio prestado

Con una correcta administracin en los inventarios se puede

optimizarlos recursos econmicos, as como no hacer mal gastar el tiempo al
cliente trasladndose de un lugar a otro de manera innecesaria, ya que al no
poder cubrir la necesidad de nuestros clientes, por el mal manejo de los
inventarios; ellos tienen que ir de un lugar a otro hasta poder cubrir su
necesidad, lo que les ocasiona un consumo innecesario de sus recursos.

La existencia o no de repuestos e insumos en el almacn de dicha

empresa juega un papel de vital importancia en la calidad de servicio, por tal
motivo es necesario realizar un estudio detallado de las condiciones del
almacn que servir para determinar de manera clara los inconvenientes

existentes en cuanto al inventario de mercancas y repuestos que necesita la

empresa, para mantener el flujo continuo de las ventas as evitar los retrasos,
perdidas econmicas y lograr que la empresa se mantenga en competencia
a travs de un buen control de inventario.

La investigacin propone el desarrollo de un sistema de control de

inventario adecuado a fin de dar un trato selectivo a los repuestos,
garantizando a los usuarios la continuidad en el suministro de los mismos,
considerando que esta es una variable crtica en su sistema de produccin y
un factor a controlar en procura de una mxima rentabilidad.

Para cumplir con los objetivo de esta investigacin, se optimizo el

Sistema de Control de Inventario de La Empresa Hidromnticos Sucre Ca,
Barcelona Municipio Bolvar- Estado Anzotegui.

Para desarrollar este estudio fue necesaria la investigacin de campo

ya que se estuvo presente en lugar objeto de investigacin, la investigacin
es de tipo Descriptiva, los instrumentos que se utilizaron: el guin de
observacin y la entrevista no estructurada.

JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA
El estudio que se realiz sobre la elaboracin de un Sistema de Control
de Inventarios en la empresa Hidromaticos Sucre CA., Barrio SucreMunicipio Bolvar- Estado Anzotegui., es muy conveniente para la
administracin de la empresa de manera eficiente y efectiva, adems este
control podr servir de gua para las diferentes empresas que puedan tener
acceso a l y se encuentren con una problemtica similar; por motivo de que
esto les ayudar a controlar de mejor forma el manejo de los inventarios, de
la misma manera que con un mnimo gasto econmico podremos solucionar
un problema el cual afecta a la empresa y no le faculta a llevar de forma
adecuada la contabilidad de la mismo para as obtener resultados ms
reales.

Al tener una correcta administracin de los inventarios, esto generara

beneficios para las personas que tienen relacin directa con la empresa, ya
que tanto los propietarios, como los trabajadores y los clientes, al contar con
las mercaderas adecuadas y en un determinado tiempo, esto les permitira
seguir creciendo en cada uno de sus roles en la sociedad, de tal manera que
la calidad del servicio brindado mejorar y el cliente podr regresar con
agrado a la empresa puesto que se ha cubierto adecuadamente su
necesidad.

En las empresas el tema de manejo de inventario es de vital

importancia para su funcionamiento, por lo que se trata de brindar un
esquema referencial, en donde pueda guiarse, para efectuar un control
adecuado y oportuno en el tema de inventarios. Las empresas no pueden
darse el lujo de mantener altos niveles de inversin en los inventarios ya que

al tener un inventario esttico, debido a que las mercaderas no producen

ganancias econmicas, hasta que sean vendidas, entonces la empresa
estara con dinero ocioso. Por todo esto con la realizacin de anlisis del
control del inventario de la empresa hidromnticos sucre CA, se va a
proceder a efectuar las inversiones adecuadas en el tema de inventarios, lo
que conlleva a que se pueda cubrir de mejor manera otros egresos en los
tiempos establecidos. De igual manera, al mantener un control ptimo de los
inventarios se evitara la escasez de los mismos.

Cmo llegar a un mejor manejo del control del inventario de la

empresa Hidromaticos Sucre CA., Barrio Sucre- Municipio Bolvar- Estado
Anzotegui?

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN

Objetivo General
Optimizar el sistema de control de inventario de materiales de la
empresa Hidromaticos Sucre CA., Barcelona Municipio Bolvar- Estado
Anzotegui.

Objetivos Especficos

Describir el sistema de control de inventario que actualmente utiliza la

empresa Hidromaticos Sucre CA., Barcelona Municipio BolvarEstado Anzotegui.
Identificar las debilidades del sistema de control de inventario de la
empresa Hidromaticos Sucre CA., Barcelona Municipio BolvarEstado Anzotegui.
Establecer lineamiento para optimizar el sistema de control de
inventario de la empresa Hidromaticos Sucre CA., Barcelona SucreMunicipio Bolvar- Estado Anzotegui.

CAPTULO II
MARCO TERICO

ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN
El inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas
para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en el
almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades
productivas.

Despus de revisar diferentes trabajos de grado realizados en el IUTA,

la consulta de 3 de ellas ayudaron en gran medida para realizar esta
investigacin.

Daz

Solmaira

procedimiento

(2011)

en

administrativo

su
para

tesis
el

de

grado

control

de

Anlisis

del

inventario

de

medicamentos en la farmacia Botiqueria concluy: que el procedimiento

administrativo para el control de inventario de medicamentos en la farmacia
Botiqueria se estableci un anlisis en el control de inventario para as poder
conocer otros puntos de vistas que le ser de gran utilidad en el
desenvolvimiento de las actividades. Los inventarios representan el
funcionamiento eficiente del almacn logrando obtener seguridad en las
informaciones que arrojan los inventarios para el buen funcionamiento y
ejecucin de las operaciones.

Asi mismo, Figueroa Marioswill (2012) en su tesis de grado Anlisis

de los procedimientos administrativos para el control de inventario en
la empresa Inversora 2902 CA expreso: es importante que los encargados
o jefes mantenga una supervisin sobre los empleados, ya que el proceso de

inventario es indispensable para la empresa debido a que a travs de l se

determina la cantidad de mercanca existente y la cantidad necesaria para
continuar su produccin por lo tanto se debe controlar que los empleados
cumplan su labor correctamente.

Tambien, Guaquiriama Keiliz (2012) en su tesis de grado Anlisis

del sistema de inventario de material de oficina en el departamento de la
empresa PDVSA-CPV expreso: los inventarios de control de inventario
representan un instrumento importante en cualquier organizacin ya que
permite tomar decisiones oportunas y una acentuada planificacin en lo que
se refiere a las compras por realizar y determinar cada cuanto tiempo
requerirla estableciendo niveles adecuados de stock para mantener un
constante equilibrio entre mximo y los mnimos de los materiales existente.

En conclusin con los autores, el optimizar el sistema de control de

inventario beneficiara considerablemente a las empresas ya que en caso de
servicio garantizara a los clientes una inmediata respuesta a sus solicitudes:
por ello todas las empresas organizadas deben contar o establecer un mejor
sistema de control que les permita dar respuestas inmediatas a los clientes

BASES TERICAS
Inventarios
Brito, Jos. (2001) Manejo contable que permitir a la empresa
mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del
perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la
empresa.

Importancia
En la mayora de las industrias el coste de material forma parte
sustancial del precio final del producto. Cuanto el intervalo entre la recepcin
del material adquirido y su transformacin en beneficio al vender el producto
terminado es cort, el costo de guardar el material debe almacenarse con
frecuencia ya sea en bruto o parcialmente terminado e

el costo de

almacenaje puede ser alto

Ventajas

Se establece un sistema de control de inventario interno con el fin de

evitar errores fraudes descuidos y desperdicios

Utilizar los duplicados de las facturas como orden de embarque

Mantiene el almacn bajo candado, seguro bajo la responsabilidad

solo de una persona

Tipos de Inventario
Pulido Jos (2006) La composicin de sta parte del activo es una
gran variedad de artculos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a
su utilizacin en los siguientes tipos:

Inventarios de Materia Prima: Comprende los elementos bsicos o

principales que entran en la elaboracin del producto. En toda actividad
industrial concurren una variedad de artculos (materia prima) y materiales,
los que sern sometidos a un proceso para obtener al final un artculo
terminado o acabado

Inventarios de Productos en Proceso: El inventario de productos en

proceso consiste en todos los artculos o elementos que se utilizan en el
actual proceso de produccin. Es decir, son productos parcialmente
terminados que se encuentran en un grado intermedio de produccin y a los
cuales se les aplic mano de obra directa y gastos indirectos inherentes al
proceso de produccin en un momento dado.

Inventarios de Productos Terminados: Comprende los artculos

transferidos por el departamento de produccin al almacn de productos
terminados por haber stos; alcanzado su grado de terminacin total y que a
la hora de la toma fsica de inventarios, se encuentren an en los almacenes,
es decir, los que todava no han sido vendidos.

Inventarios de Materiales y Suministros: En el inventario de

materiales y suministros se incluye:

Materias primas secundarias, sus especificaciones varan segn el tipo

de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el
tratamiento de agua.

Artculos de consumo destinados para ser usados en la operacin de la

industria, dentro de estos artculos de consumo los ms importantes son los
destinados a las operaciones, y estn formados por los combustibles y
lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia.

Los artculos y materiales de reparacin y mantenimiento de las

maquinarias y aparatos operativos, los artculos de reparacin por su gran
volumen necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos
varan en relacin a sus necesidades.

Inventario de Seguridad: Este tipo de inventario es utilizado para

impedir la interrupcin en el aprovisionamiento caudado por demoras en la
entrega o pro el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de
reabastecimiento, la importancia del mismo est ligada al nivel de servicio, la
fluctuacin de la demanda y la variacin de las demoras de la entrega.

Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las

operaciones.

Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del

ejercicio econmico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para
determinar una nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de
efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.

Inventario Fsico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y notar

todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancas), que se
hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas
partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.

Inventario determinado por observacin y comprobado con una

lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos: Calculo del
inventario realizado mediante un listado del stock realmente posedo.

Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancas cuyas

partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular.

Inventario en Trnsito: Se utilizan con el fin de sostener las

operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compaa con sus
proveedores y sus clientes, respectivamente.

Inventario en Consignacin: Es aquella mercadera que se entrega

para ser vendida pero l ttulo de propiedad lo conserva el vendedor.

Inventario Mximo: Debido al enfoque de control de masas empleado,

existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para
algunos artculos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario mximo. Se
mide en meses de demanda pronosticada.

Inventario Mnimo: Es la cantidad mnima de inventario a ser

mantenidas en el almacn.

Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la

produccin o venta.

Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias

de un nico artculo representa un alto costo, para minimizar el impacto del
costo en la administracin del inventario, los artculos se agrupan ya sea en
familias u otro tipo de clasificacin de materiales de acuerdo a su importancia
econmica, etc.

Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un

periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a
bienes de consumo, generalmente comestibles u otros.

Inventario de Previsin: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad

futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de
seguridad, en que los de previsin se tienen a la luz de una necesidad que
se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.

Mtodo de Valuacin de Inventarios: Existen numerosas bases

aceptables para la valuacin de los inventarios; algunas de ellas se
consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que
otras son de aplicacin general. Entre las cuestiones relativas a la valuacin
de los inventarios, la de principal importancia es la consistencia: La
informacin contable debe ser obtenida mediante la aplicacin de los mismos
principios durante todo el periodo contable y durante diferentes periodos
contables de manera que resulte factible comparar los Estados Financieros
de diferentes periodos y conocer la evolucin de la entidad econmica; as
como tambin comparar con Estados Financieros de otras entidades
econmicas.

Las Principales bases de valuacin para los inventarios son las

siguientes:

Costo

Costo o Mercado, al ms bajo

Base de Costo para la valuacin de los inventarios

El costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los
artculos en los anaqueles. Los costos incidentales comprenden el derecho
de importacin, fletes u otros gastos de transporte, almacenamiento, y
seguros, mientras los artculos y/o materias primas son transportados o estn
en almacn, y los gastos ocasionales por cualquier periodo de aejamiento.

Base de costo o mercado, el ms bajo

El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las
siguientes bases, segn sea el tipo de inventario de que se trate:

a. Base de compra o reposicin. Esta base se aplica a las

mercancas o materiales comprados.
b. Base de Costo de reposicin. Se aplica a los artculos en proceso,
se determina con base a los precios del mercado para los materiales, en los
costos prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricacin corrientes.
c. Base de realizacin. Para ciertas partidas de Inventario, tales como
las mercancas o materias primas desactualizadas, o las recogidas a
clientes, puede no ser determinable un valor de compra o reposicin en el
mercado y tal vez sea necesario aceptar, como un valor estimado de
mercado el probable precio de venta, menos todos los posibles costos en
que ha de incurriese para reacondicionar las mercancas o materia prima y
venderlas con un margen de utilidad razonable.

Sistemas de Clculo de Inventario: Con frecuencia, los precios sufren

variaciones en cada compra de mercancas que se hace durante el ciclo
contable. Esto dificulta al contador el fcil clculo del costo de las mercancas
vendidas y el costo de las mercancas disponibles. Existen varios mtodos
que ayudan al contador a determinar el costo del inventario final. Se
recomienda seleccionar el que brinde a la empresa la mejor forma de medir
la utilidad neta del perodo econmico y el que sea ms conveniente a los
efectos fiscales.

MEIGS y MEIGS (2000) Existen dos buenos sistemas para calcular los
inventarios, el sistema peridico y el sistema perpetuo o permanente.

Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)

Bajo el mtodo de primeras entradas, primeras salidas, la compaa
debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El
costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser
diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las
mercancas vendidas. Este mtodo identificado tambin como "PEPS", se
basa en el supuesto de que los primeros artculos y/o materias primas en
entrar al almacn o a la produccin son los primeros en salir de l. Bajo
PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos
que salen al costo de las mercancas vendidas, a eso se debe el nombre de

Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los

costos de las compras ms recientes.

ltimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS)

El mtodo ltimas entradas, primeras salidas dependen tambin de los
costos por compras de un inventario en particular. Bajo este mtodo, los
ltimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al
costo de mercancas vendidas. Este mtodo deja los costos ms antiguos
(aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el
inventario final.

Este mtodo parte de la suposicin de que las ltimas entradas en el

almacn o al proceso de produccin, son los primeros artculos o materias
primas en salir.

El mtodo UEPS asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto

que las mercancas que se adquieren de ltimo son las primeras en utilizarse
o venderse, por lo tanto el costo de la mercadera vendida quedara valuado
a los ltimos precios de compra con que fueron adquiridos los artculos; y de
forma contraria, el inventario final es valorado a los precios de compra de
cada artculo en el momento que se dio la misma.

Objetivos del Inventario

Guajardo, G. (2002), El objetivo del inventario es proveer o distribuir
adecuadamente los materiales necesarios a la empresa, colocndolos a
disposicin en el momento indicado, para as evitar aumentos de costos y
perdidas

de

los

mismos,

permitiendo

satisfacer

correctamente

las

necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer

constantemente adaptado. Por lo tanto la gestin de inventarios debe ser
atentamente controlada y vigilada.

Control de Inventario
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios
afectan a muchos departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado de
control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a travs de
los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan,

desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronsticos de

ventas y produccin hasta la operacin de un sistema de costo pro el
departamento de contabilidad para la determinacin de costos de los
inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las
funciones generales son: Planeamiento, compra u obtencin, recepcin,
almacenaje, produccin, embarques y contabilidad.

Compra u Obtencin
En la funcin de compra u obtencin se distinguen normalmente dos
responsabilidades separadas: Control de produccin, que consiste en
determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras,
que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia
necesaria sobre la entrega oportuna del material.

Recepcin
Debe ser responsable de lo siguiente:

La aceptacin de los materiales recibidos, despus que estos hayan

sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y
comparados con una copia aprobada de la orden de compra.

La prelacin de informes de recepcin para registrar y notificar la

recepcin y aceptacin.

La entrega o envo de las partidas recibidas, a los almacenes

(depsitos) u otros lugares determinados. Como precaucin contra la
apropiacin indebida de activos.

Funciones de los Inventario

En cualquier organizacin, los inventarios aaden una flexibilidad de
operacin que de otra manera no existira. En fabricacin, los inventarios de
producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte
individual se lleve de maquina a mquina y que estas se preparen para
producir una sola parte.

Funciones:
a. Eliminacin de irregularidades en la oferta
b. Compra o produccin en lotes o tandas
c. Permitir a la organizacin manejar materiales perecederos
d. Almacenamiento de mano de obra

Subsistema De Inventarios
Mantilla Samuel (2008)
1. La persona del almacn debe contar, medir y pesar todos los
productos recibidos, sin tener acceso al documento del suministrador
(Recepcin a ciega).
2. Las Tarjetas de Estiba tienen que estar actualizadas y colocadas junto
a los productos almacenados o en lugar prximo a los que se
encuentren a la intemperie o destilen sustancias que deterioren las
mismas.

3. Los almacenes tienen que ofrecer seguridad y encontrarse limpios y

ordenados.
4. Los Submayores de Inventario del rea contable deben estar al da.
5. El almacn tiene que informar las existencias de cada producto en
todos los modelos de entradas y salidas, despus de anotados estos
movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente
con

las

de

los

Submayores

de

Inventario,

localizndose

inmediatamente las diferencias detectadas.

6. Cuando el programa automatizado contable y el del Control de
Inventarios no estn integrados, se ejecutar el Cuadre Diario en
Valores por el rea de Contabilidad.
7. El almacn debe contar con listados de los cargos y nombres del
personal con acceso al mismo y de los nombres, cargos y firmas del
personal autorizado a solicitar u ordenar la entrega de productos.
8. Es obligatorio elaborar un Plan anual y efectuar conteos peridicos del
10% de los productos almacenados, sistemtica y mensualmente y
cuando estos chequeos arrojen diferencias sistemticas, realizarse un
inventario general anual.
9. El personal de los almacenes tiene que tener firmadas Actas de
Responsabilidad Material por la custodia de los bienes materiales y
en caso de faltantes o prdidas, aplicrseles dicha responsabilidad,
de acuerdo con lo regulado por el Decreto-Ley 92-86.

10. Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se

elaborarn los expedientes correspondientes y se contabilizarn
inmediatamente, tramitndose y aprobndose dentro de los trminos
establecidos.
11. Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas
a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento
justificativo de la entrega de stas.
12. Es preciso controlar a travs de las Tarjetas de Estiba

y de los

Submayores de Inventario, los materiales y los equipos por instalar

destinados al proceso inversionista, as como los productos recibidos
o remitidos en consignacin y en depsito.
13. En el caso de detectarse diferencias fsicas entre lo facturado por
ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes, deben
elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes.
14. Debe existir un control eficaz de los tiles y herramientas en uso y
stos

verificarse

sistemticamente;

elaborndose

en

caso

de

detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes los expedientes

correspondientes, contabilizndose correctamente y aplicndose la
responsabilidad material.
15. El personal del almacn no puede tener acceso a los registros
contables, ni a los Submayores de Control de Inventarios.
16. El rea Contable tiene que revisar los precios y clculos de los
productos recepcionados.

17. Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben controlarse
separadamente y activarse las gestiones para su eliminacin.

Administracin De Inventarios
Brito, Jos. (2001) Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro,
de la rotacin y evaluacin del inventario de acuerdo a como se clasifique y
que tipo reinventara tenga la empresa, ya que a travs de todo esto
determinaremos los resultados (utilidades o prdidas) de una manera
razonable, pudiendo establecer la situacin financiera de la empresa y las
medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situacin.

Finalidad de la Administracin de Inventarios

La administracin de inventario implica la determinacin de la cantidad
de inventario que deber mantenerse, la fecha en que debern colocarse los
pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores
importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la
administracin de inventario:

1. El inventario mnimo es cero, a empresa podr no tener ninguno y

producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayora de
las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas
de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los
competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios
para asegurar los programas d produccin. La empresa procura
minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo:
al tener un milln invertido en inventario implica que se ha tenido que

obtener ese capital a su costo actual as como pagar los sueldos de

los empleados y las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del
10% al costo de financiamiento del inventario ser de 100.000 al ao y
la

empresa

tendr

que

soportar

los

costos

inherentes

al

almacenamiento del inventario.

2. Minimizacin de la inversin en inventarios

3. Afrontando la demanda

Si la finalidad de la administracin de inventario fuera solo minimizar las

ventas satisfaciendo instantneamente la demanda, la empresa almacenara
cantidades excesivamente grandes del producto y as no incluira en los
costos asociados con una alta satisfaccin ni la prdida de un cliente etc. Sin
embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios estticos
paralizando un capital que se podra emplear con provecho. La empresa
debe determinar el nivel apropiado de inventarios en trminos de la opcin
entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de
mantenimiento del inventario que se requiere.

Importancia
La administracin de inventario, en general, se centra en cuatro
aspectos bsicos:
1. Cuntas unidades deberan ordenarse o producirse en un momento
dado.
2. En qu momento deberan ordenarse o producirse el inventario.

3. Que artculos del inventario merecen una atencin especial.

4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los
artculos del inventario.

El inventario permite ganar tiempo ya que ni la produccin ni la entrega

pueden ser instantnea, se debe contar con existencia del producto a las
cuales se puede recurrir rpidamente para que la venta real no tenga que
esperar hasta que termine el cargo proceso de produccin.

Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface

la demanda del cliente s ira con la competencia, esto hace que la empresa
no solo almacene inventario suficiente para satisfacer la demanda que se
espera, sino una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada.

El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de

continuidad en el proceso de produccin. Adems de ser una proteccin
contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia prima.

Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias

primas bsicas, tendr que pensar en almacenar una cantidad suficiente al
precio ms bajo que predomine en le mercado, esto tiene como
consecuencia una continuacin normal de las operaciones y una buena
destreza de inventario.

La administracin de inventario es primordial dentro de un proceso de

produccin ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar
como empresa, lograr la satisfaccin para llegar a obtener un nivel ptimo de
produccin. Dicha poltica consiste en el conjunto de reglas y procedimientos
que aseguran la continuidad de la produccin de una empresa, permitiendo
una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima e
impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de
rendimiento. Su xito va estar enmarcado dentro de la poltica de la
administracin de inventario:

1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los

abastecimientos de los diferentes productos.
2. Definir categoras para los inventarios y clasificar cada mercanca en
la categora adecuada.
3. Mantener los costos de abastecimiento al ms bajo nivel posible.
4. Mantener un nivel adecuado de inventario.
5. Satisfacer rpidamente la demanda.
6. Recurrir a la informtica.

Algunas empresas consideran que no deberan mantener ningn tipo de

inventario porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento
no generan rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario
mantener algn tipo de inventario porque:
1. La demanda no se puede pronosticar con certeza.
2. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal
manera que se pueda vender.

Adems de que los inventarios excesivos son costosos tambin son los
inventarios insuficientes, porque los clientes podran dirigirse a los
competidores si los productos no estn disponibles cuando los demandan y
de esta manera se pierde el negocio. La administracin de inventario
requiere de una coordinacin entre los departamentos de ventas, compras,
produccin y finanzas; una falta de coordinacin nos podra llevar al fracaso
financiero.

En conclusin la meta de la administracin de inventario es proporcionar

los inventarios necesarios para sostener las operaciones en el ms bajo
costo posible. En tal sentido el primer paso que debe seguirse para
determinar el nivel ptimo de inventario son, los costos que intervienen en su
compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en qu punto se podran
minimizar estos costos.

Caractersticas y Anlisis del Inventario

Es necesario realizar un anlisis de las partidas que componen el
inventario. Debemos identificar cules son las etapas que se presentaran en
el proceso de produccin, las comunes o las que se presenta en su mayora
son:

Materia Prima

Productos en Proceso

Productos Terminados

Suministros, Repuestos

En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local

existen problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de
aprovisionamiento. La obsolencia de los inventarios, tanto por nueva
tecnologa como por desgaste tiempo de rotacin, tienen seguro contra
incontinencias, deber realizarse la inspeccin visual de dicha mercadera.
Se debe saber la forma de contabilizacin de los inventarios. Correcta
valorizacin de la moneda empleada para su contabilizacin.

Se debe conocer la poltica de administracin de los inventarios: con

quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupacin por tener bajos
precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia
prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotacin de
los inventarios fijada o determinada. reas involucradas en la administracin
ya sea el Gerente de Produccin, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas
o Finanzas, etc. Como se realiza el control de los inventarios en forma
manual o computarizada. Tecnologa empleada. Naturaleza y liquidez de los
inventarios, caractersticas y naturaleza del producto, caractersticas del
mercado, canales de distribucin, analizar la evolucin y la tendencia.

Tcnicas de Administracin de Inventarios

Brito, Jos. (2001), Los mtodos comnmente empleados en el
manejo de inventarios son:

El sistema ABC.

El modelo bsico de cantidad econmico de pedido CEP.

El Sistema ABC
Una empresa que emplea est sistema debe dividir su inventario en tres
grupos: A, B, C. en los productos "A" se ha concentrado la mxima inversin.
El grupo "B" est formado por los artculos que siguen a los "A" en cuanto a
la magnitud de la inversin. Al grupo"C" lo componen en su mayora, una
gran cantidad de productos que solo requieren de una pequea inversin. La
divisin de su inventario en productos A, B y C permite a una empresa
determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de inventario
necesarios. El control de los productos "A" debe ser el ms cuidadoso dada
la magnitud de la inversin comprendida, en tanto los productos "B" y "C"
estaran sujetos a procedimientos de control menos estrictos.

Modelo Bsico de Cantidad Econmica de Pedidos

Uno de los instrumentos ms elaborados para determinar la cantidad de
pedido ptimo de una artculo de inventario es el modelo bsico de cantidad
econmica de pedido CEP. Este modelo puede utilizarse para controlar los
artculos "A" de las empresas, pues toma en consideracin diversos costos
operacionales y financieros, determina la cantidad de pedido que minimiza
los costos de inventario total. El estudio de este modelo abarca:

1) Los costos Bsicos,

2) Un mtodo Grfico,
3) un mtodo Analtico.

Costos Bsicos. Excluyendo el costo real de la mercanca, los costos

que origina el inventario pueden dividirse en tres grandes grupos: costos de
pedido, costos de mantenimiento de inventario y costo total. Cada uno de
ellos cuenta con algunos elementos y caractersticas claves.

Costos de Pedidos. Incluye los gastos administrativos fijos para

formular y recibir un pedido, esto es, el costo de elaborar una orden de
compra, de efectuar los limites resultantes y de recibir y cortejar un pedido
contra su factura. Los costos de pedidos se formulan normalmente en
trminos de unidades monetarias por pedido.

Costos de Mantenimiento de Inventario: Estos son los costos

variables por unidad resultantes de mantener un artculo de inventario
durante un periodo especfico.

En estos costos se formulan en trminos de unidades monetarias por

unidad y por periodo. Los costos de este tipo presentan elementos como los
costos de almacenaje, costos de seguro, de deterioro, de obsolescencia y el
ms importante el costo de oportunidad, que surge al inmovilizar fondos de la
empresa en el inventario.

Costos Totales. Se define como la suma del costo del pedido y el costo
de inventario. En el modelo (CEP), el costo total es muy importante ya que su
objetivo es determinar el monto pedido que lo minimice.

Mtodo Grafico. El objetivo enunciado del sistema CEP consiste en

determinar el monto de pedido que reduzca al mnimo el costo total del
inventario de la empresa. Esta cantidad econmica de pedido puede
objetarse en forma grfica representando los montos de pedido sobre el eje
x, y los costos sobre el eje y, el costo total mnimo se representa en el punto
sealado como CEP. El CEP se encuentra en el punto en que se cortan la
lnea de costo de pedido y la lnea de costo de mantenimiento en inventario.
La funcin de costo de pedido vara en forma inversa con la cantidad de
pedido. Esto significa que a medida que aumenta el monto de pedido su
costo de pedido disminuye por pedido. Los costos de mantenimiento de
inventario se relacionan directamente con las cantidades de pedido. Cuanto
ms grande sea el monto del pedido, tanto mayor ser el inventario
promedio, y por consiguiente, tanto mayor ser el costo de mantenimiento de
inventario.

La funcin del costo total presenta forma de U, lo cual significa que

existe un valor mnimo para la funcin. La lnea de costo total representa la
suma de los costos de pedido y los costos de mantenimiento de inventario en
el caso de cada monto de pedido.

Mtodo Analtico: Se puede establecer una frmula para determinar la

CEP de un artculo determinado del inventario. Es posible formular la
ecuacin del costo total de la empresa. El primer paso para obtener la
ecuacin del costo total es desarrollar una expresin para la funcin de costo
de pedido y la de costo de mantenimiento de inventario. El costo de pedido
puede expresarse como el producto del costo por pedido y el nmero de
pedidos. Como dichos nmeros es igual al uso durante el periodo dividido
entre la cantidad de pedido (U)/(C), el costo de pedido puede expresarse de

la manera siguiente. Costo de pedido = PxU/Q El costo de mantenimiento de

inventario se define como el costo por pedido de mantener una unidad,
multiplicando por el inventario promedio de la empresa (Q/2). Dicho
inventario se define como la cantidad de pedido dividida entre 2. El costo de
mantenimiento se expresa. Costo de mantenimiento = MxQ/2

A medida en que aumenta a la cantidad de pedidos, Q, el costo de

pedido disminuir en tanto que el costo de mantenimiento de inventario
aumenta proporcionalmente.

La ecuacin del costo total resulta de combinar las expresiones de

costo de pedido y costo de mantenimiento de inventario como sigue. Costo
total = (P x U/Q) mas (MxQ/2).

Dado que la CEP se defina como la cantidad en pedido que minimiza la

funcin de costo total, la CEP debe despejarse y se obtiene la siguiente
frmula. CEP = 2PU/M. Punto de reformulacin. Una vez que empresa ha
calculado su cantidad econmica de pedido debe determinar el momento
adecuado para formular un pedido. En el modelo CEP se supone que los
pedidos son recibidos inmediatamente cuando el nivel del inventario llega a
cero. De hecho se requiere de un punto de reformulacin de pedidos que se
considere el lapso necesario para formular y recibir pedidos.

Suponiendo una vez ms una tasa constante de uso de inventario, el

punto de reformulacin de pedidos puede determinarse mediante la siguiente
frmula. Punto de reformulacin = tiempo de anticipo en das x uso diario.

Control de la Produccin
Para obtener un control sobre la existencia de inventario debemos
tomar en cuenta tres variables que resultan sumamente importantes que son:

1. El nivel de ventas de la empresa.

2. La longitud y la naturaleza terica de los procesos de produccin.
3. La durabilidad en comparacin con la caducaron del producto
terminado.
El director de produccin debe tomar decisiones concernientes a la
manera de distribuir la capacidad productiva, de acuerdo a la demanda y la
poltica de inventarios.

Es necesario determinar el nmero de cada componente (materia

prima, Partes compradas, partes fabricadas) que se necesitan para las
cantidades de cada producto que se desean fabricar. El nmero de unidades
de cada componente que debe fabricarse o comprarse debido a existencia
disponible no asignada, ordenes pendientes en produccin y de compras y
un inventario final deseado en este periodo. Todo inventario representa un
costo en cualquier empresa por eso los costos son una parte fundamental de
controlar y evaluar dentro del proceso de al administracin de inventario.

Control de Inventario
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios
afectan a muchos departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado de
control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a travs de
los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan,
desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronsticos de
ventas y produccin hasta la operacin de un sistema de costo pro el
departamento de contabilidad para la determinacin de costos de los
inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las
funciones generales son: Planeamiento, compra u obtencin, recepcin,
almacenaje, produccin, embarques y contabilidad.

Planeamiento
La base para planear la produccin y estimar las necesidades en
cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronstico de ventas.
Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas.

Los programas de produccin, presupuestos de inventarios y los

detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se
desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se
basan en estimados, los mismos tendrn alguna variacin con los resultados
reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de
produccin, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la
efectividad de las operaciones actuales.

Compra u Obtencin
En la funcin de compra u obtencin se distinguen normalmente dos
responsabilidades separadas: Control de produccin, que consiste en
determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras,
que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia
necesaria sobre la entrega oportuna del material.

Recepcin
Debe ser responsable de lo siguiente:

La aceptacin de los materiales recibidos, despus que estos hayan

sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y
comparados con una copia aprobada de la orden de compra.

La prelacin de informes de recepcin para registrar y notificar la

recepcin y aceptacin.

La entrega o envo de las partidas recibidas, a los almacenes

(depsitos) u otros lugares determinados. Como precaucin contra la
apropiacin indebida de activos.

Almacn
Pulido Jos (2006) Lugar o espacio fsico en que se depositan las
materias primas, el producto semiterminado y/o el producto terminado a la

espera de ser transferido al siguiente eslabn de la cadena de suministro.

Sirve como centro regulador del flujo de mercancas entre la disponibilidad y
la necesidad de fabricantes, comerciantes y consumidores.

Caractersticas de los Almacenes

Equipos del Almacn: En algunas compaas, el departamento de
conservacin constituye las estanteras, los casilleros, compartimientos,
entre otros, que se hacen con madera ordinaria y contra enchapadas.

Recepcin de Materiales. Importancia.: La recepcin adecuada de

materiales y de otros artculos es de vital importancia, ya que una gran parte
de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la
recepcin total bajo un departamento nico, las excepciones principales son
aquellas grandes empresas con plantas mltiples.

Vales de Entrada y Salida: instrumento que permiten el control de la

mercanca en existencia de acuerdo a su tipo, volumen, peso, clasificacin y
valor.

Costos de Almacenamiento: Los costos de almacenamiento, de

mantenimiento o de posesin del inventario, incluyen todos los costos
directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales como:

Costos financieros de las existencias

Gastos del Almacn

Seguros

Deterioros, prdidas y degradacin de mercanca.

Costos de Pedido: El costo de pedido (CP) es el valor en peso de los

costos incurridos en el procesamiento de cada pedido de compra. Para

calcular el CP, se parte del costo anual de todos los costos involucrados en el
procesamiento de los pedidos de compra, divididos entre el nmero de
pedidos procesados en el pedido.

Principios

Bsicos

del

Almacn:

El

almacn

es

un

lugar

especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar

los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos
para la administracin, la produccin o al venta de artculos o mercancas.

Tcnicas de Almacenamiento de Materiales: El almacenamiento de

materiales depende de la dimensin y caractersticas de los materiales.
Estos pueden exigir una simple estantera hasta sistemas complicados, que
involucran grandes inversiones y complejas tecnologas.

Las principales tcnicas de almacenamiento de materiales son:

a. Carga Unitaria. Se da el nombre de carga unitaria a la carga
constituida por embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una
cierta cantidad de material para posibilitar su manipulacin, transporte y
almacenamiento como si fuese una unidad.

b. Cajas o cajones. Es la tcnica de almacenamiento ideal para

materiales de pequeas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos
materiales de oficina, como lapiceros, lpices, entre otros. Algunos
materiales en procesamiento o semi-acabados se pueden guardar en cajas.
c. Estanteras. Es una tcnica de almacenamiento destinada a
materiales de diversos tamaos y para el apoyo de cajones y cajas
estandarizadas.
d. Columnas. Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y
estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, entre otras.
e. Apilamientos. Se trata de una variacin de almacenamiento de cajas
para aprovechar al mximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son
aplicadas una sobre otras, obedeciendo a una distribucin equitativa de
cargas.
f. Contenedores Flexibles. El contenedor flexible es una especie de
saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento
interno que vara segn su uso.

Problemas en los Almacenes

Son varios los problemas que pueden derivarse de la escasa
disponibilidad de locales, o el hecho de que estos sean poco racionales o
inadecuados a las exigencias de la empresa.

El Espacio y el Personal son insuficientes. El llenado excesivo de los

locales puede causar dao a los materiales y aumentar la eventualidad de
reclamos y devoluciones por parte de los clientes.
El Personal es incapaz por falta de Entrenamiento. Muchas veces se
deja acumular el trabajo con el fin de realizarlo en un momento determinado.

El Almacn est mal localizado o tiene una mala distribucin. Con

demasiada frecuencia hay que recorrer trayectos y pasillos trazados sin
obedecer ningn tipo de sistema y muchas veces se van atendiendo los
pedidos recogiendo de manera memorista o segn el parecer del operario.

Deficiente colocacin de la mercadera, lo que dificulta su rpida

localizacin. En el almacn se espera demasiado tiempo, se espera por
ejemplo, con los documentos relacionados a los pedidos y que tiene que
venir de las oficinas, esperan los medios de transporte, la carga y entrega de
los productos solicitados. Estos tiempos prueban una mala organizacin.

Equipo de Almacenamiento Inadecuado, obsoleto o en mal estado.

Equipo de Manejo de Materiales Insuficiente o Inadecuado.

Funcin de los Almacenes

Galicia Alejandra (2006) La manera de organizar u administrar el
departamento de almacn depende de varios factores tales como el tamao
y el plano de organizacin de la empresa, el grado de descentralizacin

deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los

equipos y facilidades de manufactura y de la programacin de la produccin.
Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones
son comunes a todo tipo de almacenes:

a)
b)
c)
d)

Recibir los Materiales

Registrar las entradas y salidas del Almacn.
Salvaguardar los materiales almacenados.
Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias

almacenadas.
e) Mantener en constante informacin al departamento de compras,
sobre las existencias reales de materia prima.
f) Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas
(entradas y salidas)
g) Vigilar que no se agoten los materiales.
h) Garantizar el abastecimiento en forma rpida y eficaz en atencin a
las necesidades y minimizando los efectos de:

Funciones del Personal de Almacn

a. Jefe de Almacn

Controlar la operacin de los equipos y transporte de materiales.

Controlar el ingreso y salida de productos al almacn

Controlar la rotacin de los productos con mayor vencimiento

Contratar los servicios de transporte para despacho.

Controlar la labor del personal de almacn

b. Despachador

Apoyar al jefe del almacn en la labor de despacho y recepcin.

Controlar las cantidades y calidades de los productos.

c. Estibadores

Despachar los productos a los distribuidores

Manipular los productos que ingresan y salen del almacn

Recepcin de los productos y luego ubicarlos en su lugar de

almacenamiento.

Realizar el mantenimiento y limpieza del almacn.

d. Personal de vigilancia

Controlar el ingreso de personas al almacn

Vigilar el ingreso de las unidades al almacn

BASES LEGALES

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela

Artculo 12: Establece que Todas las personas pueden dedicarse
libremente a la actividad econmica de su preferencia, nadie puede decir a
que dedicarse. El estado promover la iniciativa privada, garantizando la
creacin y justa distribucin de la riqueza. El pas est obligado hacer todo
para que el comercio crezca y beneficie a todos, as como la produccin de
bienes y servicios que satisfagan las necesidades de la poblacin. El pas
puede hacer leyes o polticas de comercio segn crea que impulsara la
economa.

Cdigo de Comercio
Artculo 32: Este artculo seala que cualquiera empresa sea cual sea
su labor en forma clara y detallada, loas libros de inventario en el cual se
especifique las entradas, salidas y existencia de mercanca del almacn,
acompaado de los libros auxiliares para as poder llevar un mejor control de
todas las operaciones que se estn realizando.

Artculo 33: Este artculo seala que todo libro de inventario o de

cualquier ndole no puede ser utilizado de ninguna manera por la empresa
sin que antes haya sido presentado en algn tribunal del estado o al juez de
mayor instancia ya que el mismo es el que est autorizado para firmarlo y
sellarlo, o tambin puede hacerlo en el registro mercantil.

Artculo 35: Este artculo seala que Toda empresa debe de realizar
todos los aos un inventario inicial y un inventario final, para as llevar un
control de toda la mercanca y as poder saber y comparar la existencia de la
misma, al principio y al final del ejercicio econmico, y a su vez tener
conocimientos de todas las ganancias y prdidas que surgieron cada ao, y
estos inventarios deben llevar la firma del encargado del almacn y el sello
de la empresa. Los inventarios sern firmados por todos los interesados en el
establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formacin.

DEFINICIN DE TERMINOS OPERATIVOS

Calidad: herramienta bsica para una propiedad inherente de cualquier cosa
que permite que esta sea comparada con cualquier otra de su misma
especie.
Entrada: Lugar por donde se entra. Accin de entrar.
Existencia: los bienes tangibles, con la posibilidad de ser almacenables, que
las empresas adquieren en el exterior, con la finalidad de utilizarlos en el
proceso productivo para la obtencin de productos finales, o bien para el
mantenimiento de los equipos productivos.
Facturacin: Formatos variados de Impresin bajo las normativas
tributarias. Facturas de Contado, a Crdito, en Moneda Extranjera.
Convertibles a Notas de Entrega. Manejo de Seriales (Hoja de Seriales).
Descarga de Inventario Automtica. Descuentos por Productos o General.
Facturar Servicios.
Fallas: Defecto o imperfeccin de alguna cosa.
Inventario: Control de Inventario, entradas, salidas, movimientos entre
almacenes. Manejo de Productos Servicios. Control de mximos y mnimos
por producto.
Multi almacn: Movimientos de Mercanca entre almacenes.
Producto: conjunto de atributos que el consumidor considera que tiene un
determinado bien para satisfacer sus necesidades o deseos.

Sistema: conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que

interactan entre s para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada)
datos, energa o materia del ambiente y proveen (salida) informacin,
energa o materia.
Registro de Clientes: Datos por cliente, Fecha de Ingreso, lmite de Crdito
por Cliente, Lista de precio por cliente, empleados especficos por cliente.

OPERACIONALIZACION DE LA VARIABLE
Optimizacin del sistema de control de inventario de materiales de la empresa Hidromaticos Sucre CA.,
Barcelona, Barrio Sucre- Municipio Bolvar- Estado Anzotegui.
Variable

Dimisiones

Indicadores

Fuente

Instrumento

Inventario de
Inventario de

mercancas

Sistema de Control

materiales de la

de Inventario

empresa Hidromaticos

Mtodos de

Sucre CA.

Inventarios

Recursos Humanos

Observacin.
Libros, Documentos e
internet.
Almacn

Elaborado por: Gnesis

Guin de

Guin de Entrevista

CAPTULO III
MARCO METODOLGICO

DISEO DE LA INVESTIGACION

Investigacin De Campo
Arias, Fidias (2000), consiste en la recoleccin de datos directamente
de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o controlar variable
alguna.

Se emple este tipo de investigacin por que los datos obtenidos sern
recolectados directamente de la realidad, es decir, que la informacin se
obtuvo directamente del rea de almacn de la empresa Hidromaticos Sucre
CA., Barcelona, Barrio Sucre- Municipio Bolvar- Estado Anzotegui.
.

TIPO DE INVESTIGACION

Investigacin Descriptiva
Arias, Fidias (2000), La investigacin descriptiva trata de obtener
informacin acerca del fenmeno o proceso para describir sus aplicaciones,
sin interesarse mucho en conocer el origen a causa de la situacin.
Fundamentalmente est dirigida a una revisin de cmo y cules son sus
caractersticas

La investigacin fue de tipo descriptiva ya que consisti en la

descripcin detallada del sistema de control de inventario de materiales de la
empresa Hidromaticos Sucre CA., Barcelona, Barrio Sucre- Municipio
Bolvar- Estado Anzotegui.

UNIDAD DE ANALISIS

Gmez Rondn (2002), define La unidad de anlisis se refiere a la

unidad representativa de estudio concebida por el conjunto de escenarios y
mbitos generalizado donde sucede la ocurrencia del fenmeno objeto de la
investigacin implica proceso, actividades, sistemas y procedimientos en fin
el conjunto de elementos de anlisis, obtencin de los datos primarios y
estructurados.

Esta unidad de anlisis se realiz en el sistema de inventario realizado

por la empresa, lo cual facilito el desarrollo del trabajo de investigacin con la
informacin suministrada por los trabajadores que realizan el inventaqrio en
la empresa.

TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE

DATOS
Tcnicas

Arias (2000) Las tcnicas se refieren a las distintas formas de obtener

la informacin; los instrumentos, son los medios materiales que se emplean
para recoger y almacenar los datos obtenidos.

Observacin
Jess Blasco (2005) Es el proceso mediante el cual un investigador
recopila, revisa, analiza, selecciona y extrae informacin de fuentes
primarias, acerca de un tema particular con el propsito de llegar a un
conocimiento y comprensin ms profunda del mismo

En esta tcnica se aplic para precisar los datos relevantes de la

realidad, donde se involucr el control de inventario de mercancas de la
empresa Hidromaticos Sucre CA.

Entrevista no Estructurada
Rivas, Julin (1992) Son las que se realizan sin prever las preguntas o
respuestas predeterminadas, las cuales se aplican directamente en las
personas que operan dentro del espacio.

Para tales efectos esta tcnica arrojo datos relacionados con la

ejecucin de las tareas realizadas por el personal de manera informal y sin
esquema previo con el propsito de estudiar la eficiencia del actual mtodo
de almacenaje de mercancas.

Instrumentos
Segn Santana (2006): es un principio, cualquier recurso del cual
puede valerse el investigador para acercarse los fenmenos y extraer de ello
informacin.

Guin de Observacin
Jess Blasco (2005) Es aquella donde el investigador puede observar
el comportamiento y tomar nota de sus opiniones y referencias, as como
cualquier actitud que pueda interesar a los fines de la investigacin.

Este instrumento se emple para la recoleccin exacta de todas las

referencias que se encuentran inmersos en el control de inventario de
materiales de la empresa Hidromaticos Sucre CA. Para as recolectar
informacin sobre la efectividad de capacidad de gestin en el almacn.

Guion De Entrevista
Chiavenato Idalverto (1999) Consiste en recolectar los elementos
relacionado con el cargo que se pretende analizar mediante un acercamiento
directo verbal con el ocupante o con su jefe inmediato.

Se utilizara el guion de entrevista por que se formularon preguntas a

todo el personal interno que labora en la empresa Hidromaticos Sucre CA.

ANLISIS Y PRESENTACION DE LOS RESULTADOS

Anlisis cualitativo
Arias, Fidias (1999), Es aquel donde se describen las distintas
operaciones a las que sern sometidos los datos que se obtengan y que
definirn las tcnicas lgicas o estadsticas recogidas.

Para la presentacin de esta investigacin se realizara un anlisis

lgico y cualitativo ya que se interpretara el contenido de la informacin
recopilada y se tomaron en consideracin los caracteres ms importantes
para desarrollar los objetivos propuestos.

PROCEDIMIENTOS
Esta investigacin se realizara mediante la recoleccin de informacin o
datos que se analizaron en forma lgica y coherente a travs de la aplicacin
de la siguiente metodologa:

Investigacin de campo.
Tipo descriptivas.
Aplicacin del guin de observacin.
Aplicacin de entrevista no estructurada
Consultas bibliogrficas.
Bsqueda por Internet.

CAPITULO IV
RESULTADO DE LA INVESTIGACIN

DESCRIPCIN DEL SISTEMA DE CONTROL DE

INVENTARIO

QUE

ACTUALMENTE

UTILIZA

LA

EMPRESA HIDROMATICOS SUCRE CA., BARCELONA

MUNICIPIO BOLVAR- ESTADO ANZOTEGUI.

Actualmente el sistema llevado en la empresa hidromntico, es un

sistema automatizado tipo A2 tres modulo: el modulo principal donde se
registran el ingreso de las mercancas a la empresa el segundo mdulo es
donde estn registrados ya las mercancas con cdigos y precios y el tercer
modulo es el de facturacin de mercancas, tambin el control de inventario
es llevado manualmente.

En el proceso de control de inventario de repuesto y mercancas en la

empresa empieza al momento de llegar las mercancas a la empresa el
responsable de recibir las mercancas realizar el conteo de las mercancas
en la entrada de la tienda, luego revisas las mercancas y las compara con
las facturas, procede a llenar el cuaderno de registro con los datos de las
mercancas recibidas, esta informacin deber registrarse en el sistema
informtico de entrada de mercancas, que est establecido para tal efecto y
el mismo contiene lo siguiente:

Fecha de recepcin.

 Numero de Factura.
Nombre del Proveedor.
Descripcin del repuesto o mercancas.
Unidad.
Cantidad.
Sello.
Nombre y firma del Jefe de Almacn.
Nombre y Firma del Responsable de la Persona del Registro

Luego las mercancas son pasadas al almacn de la empresa, el

personal encargado del almacn chequea las mercancas y hace un conteo
con la factura entregada por la persona que registra las mercancas en el
sistema, as determinar la cantidad y mercancas correctas entregadas y
mantener los niveles mnimo o mximo de existencia de mercancas en el
almacn.

Toda venta de repuesto o mercancas se debe registrar en el sistema

establecido para tal efecto. El control administrativo del almacn se
resguarda los formatos de nota de salida de las mercancas y copias de
facturas.

Mensualmente se realiza un conteo de repuestos y mercancas

existente en el almacn y este reporte es entregado al encargado de registro
en el sistema de la empresa.

El encargado est autorizado por los dueos de la empresa, para realizar

los pedidos de los materiales, repuestos y mercancas necesario para la
venta, por lo tanto, es la persona responsable de hacer cumplir todo y cada
uno de los pasos que se llevan a cabo en el proceso de entrada y salida de
mercancas.
El encargado del almacn confirma la existencia de entrada y salida de
mercanca para llevar el control de inventarios existente en el almacn ya
que por el conjunto y serie de actividades que se realizan en el mismo para
las ventas requiere del manejo eficiente del mismo, porque de ello depende
la estabilidad en la empresa.

FLUJOGRAMA
Proceso de control de inventario y registro de mercancas en la
empresa HIDROMATICO Sucre C.A
INICIO

rea de Venta

Se recibe las
mercancas

El Responsable de
recibir las
mercancas

Hace el conteo y compara

las

facturas

con

las

mercancas recibidas.

Luego se procede a registrar las mercancas en el

sistema de inventario automatizado usado por la
empresa, llenndolo con los datos establecidos
por la empresa

Despus de ser registrados en el sistema, es

pasado al rea de almacn donde el personal
autorizado, vuelve a chequear las mercancas con
las facturas entregadas.

Luego procede a registrar las mercancas en su

libro de registro con los datos de las mercancas
recibida as llevar la existencia de mercancas
dentro del almacn.

FIN

IDENTIFICACIN

DE

LAS

DEBILIDADES

DEL

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO DE LA

EMPRESA HIDROMATICOS SUCRE CA., BARCELONA
MUNICIPIO BOLVAR- ESTADO ANZOTEGUI.

Como principal debilidad la empresa no lleva un buen control del

inventario de las mercancas que entran y salen, no se realiza
mensualmente el conteo de repuesto y mercancas existente en el
almacn.

Al momento de recibir los repuestos y mercancas el responsable de

recibir dicha mercancas, no la hace de forma adecuado generando
descontrol y prdida de tiempo en el registro de las mercancas en el
sistema.

Cuando se realiza el registro de entrada de repuestos y mercancas

en el sistema no se le llenan todos los aspectos indicando en el
mismo, obviando informacin necesaria como por ejemplo la
descripcin exacta del producto o cdigo, lo que trae como
consecuencia confusin a la hora de buscar la mercancas debido que
en ocasiones cuando se busca en el sistema aparece como (no est o
no fue registrada) donde la mercanca queda por mucho tiempo en el
almacn.

El personal encargado de trasladar las mercancas al almacn carece

de conocimiento sobre el manejo y traslado de los repuestos y

mercancas ya que en ocasiones se generan cada de la misma en

donde

muchos repuestos para la venta se daan donde terminan

apilados en el almacn y no son registradas en el sistema de

inventarios generando perdida de dinero para la empresa.

El personal encargado de almacenar los repuestos o mercancas en el

almacn, en muchas ocasiones no llevan en control de las cantidades
entregadas y esto genera inconsistencia en la cantidad de materiales
existente en el almacn.

En los casos de salida de mercancas a igual que de entrada no se

coteja el registro manual con el del sistema, por parte de personal
encargado y esto por supuesto trae como consecuencia perdida de
informacin sobre las mercancas en existencia.

no se cumple con el tiempo establecido para la requisicin de los

repuestos o mercancas por parte del encargado de compra de
materiales de la empresa, debido al mal manejo del sistema de
inventarios generando perdida para la empresa.

No existe un control y vigilancia en la entrada del personal en el

almacn para salvaguardar los materiales existente en el mismo
en ocasione se encuentran en el sistema y cuando llega un cliente y
adquiere un repuesto y se busca en el almacn no los hay.

ESTABLECER LINEAMIENTO PARA OPTIMIZAR EL

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO DE LA
EMPRESA HIDROMATICOS SUCRE CA., BARCELONA
SUCRE-

MUNICIPIO

BOLVAR-

ESTADO

ANZOTEGUI.

De acuerdo a lo analizado durante en proceso de investigacin y

determinando las debilidades que de alguna manera afectan en el proceso
de inventario de la empresa. Se recomienda implementar lo siguiente
estrategias para poder optimizar el sistema de control de inventario de la
empresa:

Se debe de hacer por lo menos cada 15 da el conteo de repuestos y

mercancas existente en el almacn as llevar un buen control en el
sistema de inventario usado por la empresa.

El personal encargado de recibir las mercancas y deber registrarlas

en el nuevo formato establecido y luego en el sistema, cumplir con el
registro de cada uno de los aspectos que se indica, con las
respectivas descripciones de las mercancas as llevar un buen control
del inventario y evitar contra tiempo y prdida de dinero a la empresa.

Para poder obtener un nmero exacto de las mercancas existente en

el almacn se sugiere clasificar las mercancas de acuerdo a su tipo, y
realizar el respectivo conteo fsico de cada uno de ellos para poder
tener la certeza de las mercancas, repuesto y suministros a final de

mes ya que sin esto se generara una inconsistencia de los mismo

existente en el almacn y por supuesto trae como consecuencia
prdida de tiempo y dinero.

El personal autorizado para el traslado de mercanca dentro del

almacn deber recibir una orientacin sobre el tipo de repuesto
y suministros, para que pueda tener un menor manejo y distribucin
de los materiales dentro de los espacio del almacn de la empresa.

Para evitar falta de informacin sobre la cantidad, el tipo de

mercancas, que salen del almacn es recomendable que llenen cada
uno de los aspectos que se indican para evitar atraso y prdida de
tiempo en el momento de hacer el inventario mensual y llevar un buen
control en el inventario.

Se requiere la realizacin de un taller en donde se le indique al

personal del almacn el uso adecuado y distribucin de las
mercancas existente en el almacn, con el fin de evitar prdidas
por la mala utilidad del mismo

El personal del rea de venta deber llevar un registro semanal en el

sistema informtico usado por la empresa, sobre las mercancas
vendidas para luego solicitar la requisicin con tiempo de las mismas y
no quedar sin repuesto y suministros en existencia as evitar prdidas
econmicas por no poder despachar al cliente las solicitudes
requeridas.

Presentacin del nuevo Formato de registro de entrada y salidas

de las mercancas al almacn para llevar un mejor registro del
inventario
Formato de Entrada de Mercancas
Fecha___/____/____
Entregado por: (va el nombre de quien entrega la mercanca al almacn)
Cdigo
(Se coloca el

Descripcin
(Se describe el repuesto o

Unid.
(se coloca

Cantidad
(se coloca la

cdigo del

la mercanca con el

la unidad de

cantidad de

Repuesto o

nombre y el tipo a entrar al

repuesto o

repuesto o

Mercancas).

almacn)

Mercanca)

Mercanca)

Nombre y Apellido
Firma
(nombre de quien recibe la
Recibe
mercanca)

Comentario (*)
(se marca con
una X en caso de
un comentario
acerca de la
mercanca)

Devuelv

(nombre de la persona quien

e
Autoriza

devuelve la mercanca)
(nombre del jefe del almacn o el
que autoriza la entrada de la

Procesa

mercanca)
(nombre de la persona quien llena
el formato)

(*) Seale con una X en el recuadro, escriba el comentario en el

reverso de la pgina y firme al final del mismo
El encargado del almacn confirma la existencia de entrada y salida de
las mercancas para llevar el control de existencia en el almacn de igual

forma se deber llenar el formato de salida de las mercancas del almacn

en el formato establecido para luego ser registrado en el sistema de
informtica.

Formato de Salida de Mercancas

Fecha___/____/____
Recibido por: (nombre de quien recibe los repuestos o mercancas)
Cdigo
(Se coloca el

Descripcin
(Se describe el tipo de

Unid.
(se coloca

Cantidad
(se coloca

cdigo del

repuesto o mercancas a

la unidad

la cantidad

Repuesto o

salir del almacn)

del

del

repuesto o

repuesto o

mercancas

mercancas

mercanca).

Nombre y Apellido
Firma
Entregad
(nombre de quien entrega)

Comentario (*)

o
Devuelve

(nombre de quien devuelve la

Autoriza

mercanca)
(nombre de quien autoriza la

Procesa

mercanca a entregar)
(nombre de quien llena

el

formato)
(*) Seale con una X en el recuadro, escriba el comentario en el
reverso de la pgina y firme al final del mismo.

CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIN
El almacenamiento de mercancas depende de la dimensin y
caractersticas de las mercancas. Estos pueden exigir una simple estantera
hasta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y complejas
tecnologas.

Los inventarios representan bienes destinados a las ventas en el curso

normal de los negocios. Para mayor amplitud de las funciones y servicios de
los inventarios depende de la naturaleza y el tipo de empresa, la importancia
de los gastos de materiales y bienes de equipo y organizacin de la
empresa.

La administracin de inventario se centra en cuatro aspectos bsicos;

como los son: el nmero de unidades que debern producirse en un
momento determinado, en qu momento debe producirse el inventario, que
articulo merece atencin especial, y podemos protegernos de los cambios en
los costos de los artculos en inventario.

El control de inventario se realiza con la finalidad de desarrollar

pronsticos de ventas o presupuesto, para as determinar los costos de
inventarios, compras u obtencin, recepcin, almacenaje, produccin,
embarque y contabilidad.

La situacin evidenciada en particular en el sistema de control de

inventario llevado en la empresa Hidromaticos Sucre C.A, se refiere a que los
empleados no llevan un buen control de inventario, pues no existe una
poltica que precise el manejo de cada una de las actividades

que de

manera efectiva se deben ejecutar. Se ha generado prdida y fuga de

mercancas en vista de que no se llevan un buen control de inventario dentro
de la empresa. Esto le ha trado como consecuencias prdidas econmicas a
la empresa.

Es por esta razn de la importancia de esta investigacin ya que

proporciono estrategias para mejorar el proceso de control de inventario
llevado a cabo por la empresa, con la finalidad de optimizar el proceso de
inventario de mercanca.

RECOMENDACIONES

Mantener actualizado el sistema automatizado de registro de

inventario, que permita al personal la manipulacin de la informacin
interna dentro del almacn sobre la mercanca en existencia.

Crear una poltica interna donde se exija el cumplimiento de todos los

pasos de los registro de entrada y salida de las mercancas.

Solicitar al encargado del almacn cada quince (15) das un control

sobre las mercancas que entran y salen del almacn.

Aplicar lo ms pronto posible las estrategias presentadas en esta

investigacin.

Supervisar y revisar que se llenen los formulario para asentar todo los
datos de las mercancas que se movilizan dentro del rea del almacn

ENTREVISTA NO ESTRUCTURADO

Existe un manual o instructivo que le indique cual es el procedimiento de

inventarios de mercanca en el almacn de la empresa?
S____

No____

El proceso del control de inventario de mercancas, repuestos y suministros

es el adecuado?
S____

No____

Se supervisar el proceso de inventario de mercancas en la empresa?

S____

No____

Se lleva un orden de entrada y salida de las mercancas, repuesto y

suministros dentro de la empresa?
S____

No____

Se revisa la cantidad de materiales de repuesto y suministros para

determinar con exactitud a la hora de hacer el nuevo inventario?
S____

No____