Coordinadora Nacional para la Reduccin de Desastres CONREDSecretara Ejecutiva

GUA PARA LA
ELABORACIN DE
PLAN INSTITUCIONAL
DE RESPUESTA

Esta gua para la elaboracin de Plan Institucional de Respuesta ha sido desarrollada por la
Direccin de Respuesta de la Coordinadora Nacional para Reduccin de Desastres de
Guatemala.
Copias de la versin ms reciente de este machote y su correspondiente Gua pueden ser
descargados en www.conred.gob.gt/planes.
Si usted necesita ms informacin o ayuda por favor comunquese con la Direccin de
Respuesta llamando al 2324-0800.

Plan Institucional de Respuesta PIREn Guatemala, los desastres naturales

tales como inundaciones, incendios, terremotos,
deslizamientos, entre otros, nos castigan sin previo aviso.
El bienestar de su institucin es
crtico al momento de generarse un desastre, tanto para usted como para comunidad que lo
rodea, misma que Usted querr proteger de manera natural.
La planificacin para el manejo de emergencias, abarca tanto ms que el manejo de desastres
naturales, implica la planificacin de la forma en la cual operar su institucin, tras suscitarse un
desastre. Toda institucin debe conocer sus fortalezas y debilidades, y establecer estrategias
para adaptarse a diferentes escenarios.
Por ejemplo, una institucin puede verse afectada por una inundacin, en la cual se daen los
sistemas de informacin y buena parte de sus bienes. Ms all del dao, el impacto del desastre
en la operacin de la institucin puede comparase con el impacto de un robo, en el cual se
pierdan los mismo bienes e informacin. Planear para el manejo del impacto de una emergencia,
ms que para el manejo de la emergencia en s misma, le dar a su negocio una probabilidad de
sobrevivencia ms Elevada.
La planificacin para el manejo de emergencias puede ayudarle a identificar los riesgos a los
cuales est expuesta su institucin, las areas crticas y la mejor forma de protegerla. Tambin
implica planear la continuidad y la recuperacin para ayudar a su institucin a prepararse para
sobrevivir cualquier situacin de emergencia.

Revisin Regular
A medida que el tiempo pasa, las circunstancias pueden variar, por lo cual, contar con su PLAN
INSTITUCIONAL DE RESPUESTA actualizado, le asegura que estar siempre preparado en caso de
suscitarse una emergencia.

Informacin General sobre el Machote

Esta seccin le provee detalles y explicaciones sobre cada una de las preguntas que deber
responder para llenar el machote, as como enlaces para obtener ms informacin. Cuando
elabore su Plan Institucional De Respuesta, revise los temas descritos a continuacin como una
gua.

Cartula
Pregunta / rea

Explicacin

Inserte su logotipo

Agregar su logotipo genera una imagen profesional.

Su nombre

Coloque el nombre de la mxima autoridad de su institucin. Puede

colocar varios nombres, de ser necesario.

Su puesto

Puesto de la mxima autoridad de su institucin. Por ejemplo,

Ministro.

Nombre de la Institucin

Nombre completo de la institucin

Direccin

Direccin de sede que implementar el Plan y de la sede central.

Preparado

Fecha en la cual se concluy la elaboracin del Plan Institucional de

Respuesta.

Tabla: Historial de
cambios

Detalle de los cambios realizados a su Plan Institucional de Respuesta:

Tabla: Estrategia de
divulgacin

ndice

Nmero de Versin: Le ayuda a asegurar que se est

siguiendo la versin actualizada del Plan. Por ejemplo,
Versin 1.3

Cambios efectuados: Describa los cambios y las razones por

las que se hicieron.

Persona responsable: Persona que hizo los cambios.

Fecha del cambio: Ingrese la fecha en la cual se efectuaron

los cambios.

Detalles sobre quin y cundo se divulgar el Plan:

Puesto: Por ejemplo, Ministro.

Tipo de distribucin: Indique cmo divulgar el plan. Por

ejemplo, presentacin, correo electrnico.

Persona Responsable: Indique el nombre de la persona

responsable de divulgar el Plan.

Frecuencia: Indique la frecuencia de divulgacin del plan. Por

ejemplo, mensual y despus de cada cambio.

Los cambios deben reflejarse en el ndice.

Plan de Continuidad
Pregunta / rea

Explicacin

Tabla: Gestin del Riesgo

Enumere los riesgos potenciales a su institucin (en orden de

probabilidad) y las estrategias de mitigacin o contingencia.
Para cada riesgo:

Tabla: Anlisis de reas

crticas

Tabla: Planificacin de
escenarios

Riesgo: Describa del riesgo y su potencial impacto (directo e

indirecto) en la institucin.

Impacto: Clasifique el impacto. Alto, Medio, Bajo

Probabilidad: Indique la probabilidad de ocurrencia. Por

ejemplo: Muy probable, probable, poco probable, muy poco
probable.

Estrategia de mitigacin: Qu acciones va a tomar para

minimizar/mitigar el impacto en su institucin?

Plan de contingencia: Cul es su plan de contingencia en

caso esto ocurra?

Identifique las reas crticas de su institucin (por ejemplo, atencin

de pacientes en cuidado intensivo) y sus estrategias de proteccin o
mitigacin.

Nmero: Clasifique las areas crticas de acuerdo al impacto

sobre su institucin de la ms alta a la ms baja-.

rea crtica: Descripcin de lo que no puede faltar o fallar:

personal, suministros, proveedores, documentos, sistemas o
procedimientos.

Impacto si el rea crtica deja de funcionar: Describa el

impacto en su institucin si esta rea crtica falla.

Estrategia de proteccin: Qu estrategias tiene para

minimizar el impacto en su institucin? Por ejemplo, entrenar
a varias personas en diferentes tareas minimiza el problema si
alguien falta.

Una vez completada la Tabla de Anlisis de reas Crticas, debe

completar la Tabla Planificacin de Escenarios, con informacin ms
detallada de los escenarios para cada una de las primeras tres areas
criticas.

Falla crtica: Elaborar una descripcin corta sobre un rea

crtica que puede ser interrumpida.

Antecedentes: Proporcionar toda la informacin relevante

sobre los antecedentes esenciales para la restauracin del
rea critica.

Impacto institucional: Proporcionar un estimado del impacto

en el funcionamiento de su institucin. Esto puede ser en
trminos de porcentaje o valor en quetzales.

Acciones inmediatas: Elaborar una lista de lo que se necesita

realizar inmediatamente para asegurar que la prdida sea

Pregunta / rea

Explicacin
mnima y para asegurar la reduccin al mnimo de la
interrupcin de actividades.

Acciones secundarias: Una vez las acciones inmediatas sean

completadas, qu acciones o servicios deben ser completadas
hasta que su institucin sea haya recuperado completamente?

Responsabilidades: Elaborar un listado de las personas

responsables de cada accin, durante el desarrollo de un
escenario crtico.

Recursos necesarios: Indicar, qu recursos necesita para la

recuperacin institucional en este tipo de escenario?
Ejemplo: flujo de caja disponible, personal, proveedores de
servicios.

Seguros
Pregunta / rea

Explicacin

Tabla: Seguros

Enumere las plizas de seguro tiene actualmente vigentes, para cubrir

los riesgos de funcionamiento?

Tipo de Seguro: Brevemente liste cada una de las plizas de

seguro tiene actualmente vigentes.

Cobertura de la Pliza Para cada uno de los seguros, revise

las clusulas de la pliza, y liste los principales riesgos que
cubre. Ejemplo: Los daos causados por incendio,
inundacin, robo.
Revise la definicin de ciertos trminos, como inundacin, ya
que puede variar entre aseguradoras.

Exclusiones de la Pliza: Haga una lista de las exclusiones

para cada pliza. Ejemplo: fraude, terrorismo, tsunami.

Nombre de la Compaa de Seguro y Contacto: Coloque el

nmero telefnico de uso regular y los detalles sobre cmo
contactar a su corredor (nmero de celular, correo
electrnico, beeper, etc.)

ltima fecha de revisin: Indique la ltima fecha de revisin

de la pliza para asegurar que su institucin est cubierta.
Ejemplo: Da/mes/ao

Pagos de primas de seguro: Indique el monto de la prima y la

frecuencia de pago.

Propiedad e infraestructura
En esta seccin responda cmo mnimo las siguientes preguntas: Qu ha hecho usted para que
su propiedad sea menos vulnerable a daos? Cuenta su institucin con alarmas, personal de
seguridad o video de vigilancia? Tiene extintor o materiales de construccin resistentes a fuego
o inundacin, en su institucin?

Situacin Actual del Inmueble segn Normas de Reduccin a

Desastres
En esta seccin, describa la situacin actual de la edificacin o instalacin de uso pblico segn
las Normas para la Reduccin a Desastres NRD-; esta normas han sido generadas por la Secretara
Ejecutiva de CONRED con la finalidad de establecer criterios mnimos de seguridad para
resguardar a las personas en caso de un evento adverso, y que puedan poner en riesgo su
integracin fsica. Las NRD pueden ser descargadas en www.conred.gob.gt.
Actualmente, existen dos normas publicadas. Por favor, revise cul norma aplica para su
institucin. A continuacin se explica cmo llenar las tablas correspondientes a cada norma.

NRD-1: Normas de Seguridad Estructural de Edificaciones y Obras de

Infraestructura
Para cada inmueble al cual aplique la NRD1, indique: nomenclatura y nombre del
inmueble, direccin, ubicacin geogrfica, uso actual del inmueble, ocupacin, fecha de
construccin de inmueble y clasificacin.
Luego llene la segunda tabla, con las conclusiones y recomendaciones establecidas en el
Informe de Evaluacin realizado por un ingeniero o arquitecto certificado para realizar
este tipo de evaluaciones. El informe de evaluacin completo, debe incluirse en el Plan,
como anexo, en la seccin Documentacin de Soporte.

Pregunta / rea
Tabla 1: NRD-1, Normas de
Seguridad Estructural de
Edificaciones y Obras de
Infraestructura

Explicacin
Nomenclatura y nombre del Inmueble: Asigne una
nomenclatura para identificar cada uno de los
inmuebles propiedad y/o en uso de su institucin.
Ejemplo: Edificio 1A, Edificio principal del Ministerio
de Gobernacin
Direccin
Ubicacin geogrfica: Indicar las coordenadas
geogrficas, expresadas en grado, minutos y
segundos.
Uso actual del inmueble: Por ejemplo, hospital para
atencin de pacientes de la tercera edad, oficinas,
auditorio, parqueo, etc.
Ocupacin: Cuntas personas ocupan actualmente el
inmueble?

Fecha de construccin de inmueble

Tabla 2: NRD-1, Normas de

Seguridad Estructural de
Edificaciones y Obras de
Infraestructura

Clasificacin: Puede tratarse de una obra esencial o

de una obra importante.
Nomenclatura y nombre del Inmueble: Asigne una
nomenclatura para identificar cada uno de los
inmuebles propiedad y/o en uso de su institucin.
Ejemplo: Edificio 1A, Edificio principal del Ministerio
de Gobernacin
Conclusiones: Incluir las recomendaciones descritas
en el Informe de Evaluacin.
Recomendaciones: Incluir las recomendaciones
descritas en el Informe de Evaluacin.

NRD-2: Normas Mnimas de Seguridad en Edificaciones e Instalaciones

de Uso Pblico
Describa los hallazgos encontrados y las recomendaciones establecidas por el ingeniero o
arquitecto certificado para realizar evaluaciones. El informe de evaluacin completo,
debe incluirse en el Plan, como anexo, en la seccin Documentacin de Soporte.
Pregunta / rea
Tabla: NRD-2, Normas Mnimas
de Seguridad en Edificaciones e
Instalaciones de Uso Pblico

Explicacin
Nomenclatura y nombre del Inmueble: Asigne una
nomenclatura para identificar cada uno de los
inmuebles propiedad y/o en uso de su institucin.
Ejemplo: Edificio 1A, Edificio principal del Ministerio
de Gobernacin
Conclusiones: Incluir las recomendaciones descritas
en el Informe de Evaluacin.
Recomendaciones: Incluir las recomendaciones
descritas en el Informe de Evaluacin.

Plan de Mejora para el Cumplimiento de Normas de Reduccin a

Desastres
Describa el plan de mejoras establecidas por los profesionales certificados y las
autoridades responsables del inmueble (propietario y arrendatario) para llegar al
cumplimiento con cada una de las NRD que apliquen a su institucin. Indique el tiempo
en el cual sern completadas las mejoras. Una vez completadas las mejoras, se realizar
una evaluacin y as optar por la constancia de cumplimiento de las NRD.
Si ya cuenta con constancias de cumplimiento de las NRD, para sus inmuebles, anxelas al
Plan, en la seccin Documentacin de Soporte. En este caso no debe llenar la tabla.

Pregunta / rea

Explicacin

Tabla: NRD-2, Normas Mnimas

de Seguridad en Edificaciones e
Instalaciones de Uso Pblico

Nomenclatura y nombre del Inmueble: Asigne una

nomenclatura para identificar cada uno de los
inmuebles propiedad y/o en uso de su institucin.
Ejemplo: Edificio 1A, Edificio principal del Ministerio
de Gobernacin
Acciones a seguir para cumplimiento de NRD1: Haga
un listado de las acciones que tomar su institucin
para transformar los incumplimientos en
cumplimientos de la norma.
Fecha lmite: Establezca una fecha lmite para
concluir las acciones del inciso anterior. Indicar da,
mes y ao.
Prxima revisin: Indique la fecha establecida para
la prxima revisin. Indicar da, mes y ao.
Acciones a seguir para cumplimiento de NRD2: Haga
un listado de las acciones que tomar su institucin
para transformar los incumplimientos en
cumplimientos de la norma.
Fecha lmite: Establezca una fecha lmite para
concluir las acciones del inciso anterior. Indicar da,
mes y ao.
Prxima revisin: Indique la fecha establecida para
la prxima revisin. Indicar da, mes y ao.

Oficinas Temporales
Pregunta / rea

Explicacin

Tabla: Oficinas
Temporales

Identifique las oficinas temporales en donde pueda ubicarse la

institucin, en caso de emergencia. Considere agregar un mapa con las
opciones de oficinas temporales, en la parte posterior de su Plan.

Clasificacin: Clasifquelas de acuerdo a la aplicabilidad o

conveniencia.

Tipo: Residencial privado, hotel, otra sede.

Direccin: Ingresar la direccin de su oficina temporal

Equipo Disponible: Elaborar un listado del equipo disponible

en el lugar. Ejemplo: computadoras, fotocopiadora, papel,
calculadora.

Recursos necesarios: Elaborar un listado de los recursos

necesarios para utilizar la oficina temporal. Ejemplo:
Software, personal y cualquier otro equipo que no est
disponible en la oficina temporal.

Entrenamiento de Personal Clave

Pregunta / rea

Explicacin

Tabla: Entrenamiento de
personal clave

Haga una tabla que liste el personal y su entrenamiento, con al menos

la siguiente informacin. Puede agregar una copia de los Curricula
Vitae a los anexos del Plan.

Cargo

Nombre

Tiempo en el cargo: Indique el tiempo que la persona ha

permanecido en el cargo. Ejemplo 12-18 meses

Habilidades o Fortalezas: Incluya aquellas relevantes y

cualquier otra til para la institucin. Ejemplo: Experiencia
de 5 aos como bombero.

Capacitaciones: Piense en las Habilidades o Fortalezas

cruciales para su institucin, luego enumere aquellas que no
posee cada colaborador, pero que seran deseables o
esenciales en caso de prdida de personal capacitado.
Ejemplo: capacitacin en el sistema financiero.

Estrategias de Retencin de Habilidades

Pregunta / rea

Explicacin

Tabla: Estrategias de
Retencin de Habilidades

Indique, qu documentacin sobre sus procedimientos, proporcionara

para asegurar que las competencias del personal se mantengan?
Tiene una asignacin de responsabilidades apropiada? Cmo son
documentadas las responsabilidades y comunicadas al staff? Qu
procedimiento interno va a implementar para comprobar
regularmente, que las habilidades actuales de los miembros del
personal siguen siendo adecuados para el funcionamiento de la
institucin?

Seguridad de Datos
Pregunta / rea
Tabla: Seguridad de
Datos

Explicacin
Indique, cmo protege su informacin y su red informtica? Por
ejemplo, antivirus, firewalls, redes seguras, seguridad de passwords,
procedimientos de respaldo de datos (backups)?
Elabore un listado de procedimientos de respaldo de datos esenciales
(backup de los datos esenciales), segn el funcionamiento de su
institucin. La idea es obtener una copia de seguridad completa, que
incluya todos aquellos datos que no puedan ser recreados a partir de
otras fuentes.

Datos de seguridad (datos a incluir en el backup):

Enumerar todos los datos que sean esenciales para su

institucin, y que no se puede recrear a partir de otras

fuentes. Si esta lista es extensa, considere una copia de
seguridad completa del sistema.

Tipo de datos: Qu tipo de datos o informacin necesita

incluir en la copia de seguridad? Ejemplo: correo electrnico,
pginas web, bases de datos, etc.

Frecuencia del proceso de respaldo de datos (backups):

Cada cunto lo har? Ejemplo: Por dia, mes o ao.

Servicio para el respaldo de datos: Qu medio o servicio

utilizar para guardar su informacin? Ejemplo: Disco duro
externo, servicio online o remoto. Si utiliza actualmente un
servicio, detalle los acuerdos de servicio.

Persona responsable: Quin har el backup? O, quin har

el enlace con el proveedor del servicio para asegurar un
adecuado backup? Indique el nombre del contacto y forma de
contactar al proveedor del servicio.

Pasos para el proceso de respaldo de datos (backup):

Enumere los pasos para realizar el backup e incluya cualquier
otro paso necesario para asegurar que la informacin se
guarde en forma segura. Puede anexar el procedimiento
completo.

Recuperacin del Medio Ambiente

Qu opciones de recuperacin del medio ambiente ha realizado usted para ayudar a alcanzar la
capacidad de adaptacin al cambio climtico?

Plan de Accin de Emergencia

Pregunta / rea

Explicacin

Tabla: Contactos de
emergencia

Elabore un listado con los nmeros de telfono de emergencia y

contactos adicionales que va a necesitar en caso de emergencias.

Nombre de la Institucin: Coloque el nombre de la

institucin.

Contacto: Coloque el nombre de sus contactos.

Puesto: Cargo o puesto de los contactos.

Nmero de telfono: Coloque el nmero telefnico de los

contactos.

Procedimientos de Emergencia
10

Pregunta / rea

Explicacin

Tabla: Procedimientos de
emergencia

Brevemente indique su procedimiento de evacuacin o de emergencia.

Es muy til agregar una copia detallada de los procedimientos de
emergencia y un plano por piso con las ubicaciones de las salidas de
emergencia, kit de emergencia y equipo de seguridad claramente
identificado. El procedimiento de emergencias puede incluir un mapa
de evacuacin para todo tipo de emergencias.

Procedimiento: Brevemente indique el nombre de los

procedimientos a seguir en situaciones de emergencia. Separe
los procedimientos por tipo de emergencia. Ej. Procedimiento
para evacuacin por incendio.

Descripcin de procedimientos: Ejemplo:

Suena la alarma y se contacta a las instituciones de
servicio de emergencia.
Espere por la seal de evacuacin.
Siga las instrucciones del experto.
Evace el rea con calma, hacia la salida de emergencia
ms cercana.
Llegue al rea segura ms cercana.
Localice a sus compaeros y haga un recuento.

Ruta de evacuacin: Indique la cules son las rutas de

evacuacin.

Referencia del procedimiento completo: Indique dnde se

ubican los documentos del procedimiento completo. Tambin
es posible que desee adjuntar una copia en la parte de atrs
de su plan.
Por ejemplo: El procedimiento de evacuacin en caso de
incendio, se puede encontrar en la carpeta 'Emergencia' en la
computadora 1. Una copia impresa tambin se encuentra
en el archivo principal.

Documentos de apoyo: Enumere todos los documentos que

contengan informacin clave para la evacuacin o en general
para la emergencia. Puede adjuntar una copia de cada
documento, en anexos. Ejemplo: plano de cada piso, mapa
de sitios de evacuacin.

11

Programa de Simulacros de Evacuacin

Pregunta / rea

Explicacin

Tabla: Programa de
Simulacros de Evacuacin

Utilice esta tabla para programar sus simulacros de evacuaciones de

emergencia.

Tipo de procedimiento de evacuacin: Si usted

tiene mltiples procedimientos de evacuacin para diferentes
situaciones de emergencia, haga una lista de cada uno de ellos
aqu. Ejemplo: fuego, inundacin.

Frecuencia de evacuacin: Con qu frecuencia hace

simulacros para cada tipo de emergencia? Ej. Mensual

Posicin / persona responsable: Quin es responsable de

organizar cada simulacro?

Prxima fecha de simulacro: Cundo se harn los siguientes

simulacros programados? Introduzca da /mes / ao.

Kit de Emergencia
Localidad
Dnde se encuentran los kits de emergencia? Estn claramente etiquetados? Son visibles los
kits de emergencia? Ha informado a su personal de su ubicacin?
Contenido
Elabore un listado con el contenido del kit de emergencia y fechas de vencimiento.

Pregunta / rea

Explicacin

Tabla: Contenido

Elaborar un listado con el contenido del kit de emergencia, las fechas

de vencimiento, y la ltima fecha en la cual se revis el contenido.

Objeto: Ejemplos de lo que podra incluir son los siguientes:

Documento PIR, contactos, documentos de seguro,
documentos financieros, botiqun de primeros auxilios, radio
porttil, bolsas de plstico, bateras de repuesto, cinta
adhesiva, lpiz, lapicero y bloc de notas.

Fecha de Verificado / Chequeado: Introduzca la fecha en que

los objetos fueron revisados. Usted tendr que comprobar
que cada elemento tiene el adecuado funcionamiento.

Responsable: Escriba el nombre de la persona responsable de

guardar y dar mantenimiento al equipo de emergencia.

12

Roles del Equipo de Emergencia y Responsabilidades

Pregunta / rea

Explicacin

Tabla: Roles del equipo

de emergencia y
responsabilidades

Una vez que haya establecido su equipo de emergencia, haga una lista
de las funciones y responsabilidades de cada miembro, en la tabla que
se incluye:

Rol: Haga una lista de los diferentes roles de las personas en

su grupo/equipo de emergencia.
Por ejemplo: Oficial de Primeros Auxilios, Jefe de vigilancia
contra incendios.
Detalles de Responsabilidades: Para cada funcin, haga una
lista de las principales responsabilidades. Por ejemplo:
Oficial de primeros auxilios
Recibe los cursos regulares de primeros auxilios.
Administra el apoyo de primeros auxilios en una
situacin de emergencia.
Contacta ambulancias cuando es necesario.
Persona de vigilancia contra incendios
Recibe cursos de entrenamiento relevantes.
Indica el procedimiento a todo el personal
Supervisa el procedimiento de la evacuacin de
emergencia.
Realiza simulacros.
Actualiza de procedimientos.
Guardin contra incendios
Recibe cursos relevantes.
Asiste en el proceso de evacuacin, incluyendo armar
y dar mantenimiento a kits de emergencia, y
recopilacin de documentos.
Asiste en los simulacros.
Asume las responsabilidades de la persona de
vigilancia contra incendios cuando sea necesario.

Persona responsable: Quin va a desempear este papel en

una emergencia? Es una buena idea, hacer una lista de los
empleado(s) responsable(s ) y de todo el
personal capacitado. Si usted es una pequea
institucin, todos estos roles pueden ser cumplidos por la
misma persona.

Correo electrnico: Introduzca el correo electrnico de

cada persona responsable.

Telfono / mvil: Introduzca los nmeros de telfono de

cada persona responsable.

13

Recuperacin
Pregunta / rea

Explicacin

Tabla: Evaluacion de
Impacto

En base a la evaluacin de dao de la institucin, complete la

siguiente tabla o agregue su propia evaluacin impacto atrs del plan.

Tabla: Contactos de
recuperacin

Nmero: Clasifique el dao por orden de gravedad.

Daos: Haga una lista de los daos a edificios, bienes, valores,

documentos o el rea circundante a la comunidad.

Impacto institucional: Describa los impactos directos o

indirectos que los daos provocaran sobre las funciones
crticas de su institucin.

Gravedad: Valore la gravedad basado en el impacto a su

institucin. Por ejemplo: alto, medio o bajo.

Respuesta: Describa brevemente las acciones necesarias para

la recuperacin. Por ejemplo: reparar, reemplazar o
reconstruir.

Recuperacin / Acciones de recuperacin: Haga una lista de

los pasos detallados necesarios para la recuperacin de los
daos.

Recursos necesarios: Elabore una lista de los recursos

necesarios para recuperarse, incluidas las estimaciones de
costos, proveedores de servicios, empleados, materiales de
construccin.

Encargado: Asignar una persona responsable para cada tarea.

Estimado de fecha, ya completado / Fecha prevista de

finalizacin: Introduzca la fecha probable de conclusin.

Incluya todas las instituciones y personas que sern esenciales en la

recuperacin de los daos de la institucin, tomando en cuenta los
contactos de emergencia.
Tipo de contacto: Escriba el tipo de servicio proporcionado
por el contacto.
Nombre de la institucin: Escriba el nombre de cada
organizacin esencial para su recuperacin.
Contacto: Escriba el nombre de su contacto principal en la
organizacin o el nombre de la persona con quin usted tendr
que ponerse en contacto con la fase de recuperacin de su
institucin.
Puesto: Introduzca el cargo de su contacto de recuperacin.
Por ejemplo: Asesor de Reclamos.
Telfono / Mvil: Ingrese el nmero telefnico y / o nmeros
de mvil de su contacto para la recuperacin.

14

Reclamo a la Aseguradora
Pregunta / rea

Explicacin

Tabla: Reclamo a la
Aseguradora

Enumere las plizas de seguro que deban reclamarse. Incluya

cualquier acuerdo o convenio realizado con la aseguradora.

Compaa Aseguradora: Ingrese el nombre de la compaa,

nombre del contacto y las formas de contactarlo.

Fecha de contacto: Ingrese la fecha en la cual contact a la

Compaa Aseguradora, para realizar el reclamo.

Detalles de la conversacin o del reclamo: Cualquier detalle

relevante, incluyendo la fecha en la que el asesor o corredor
le visitar, montos estimados, etc.

Acciones de seguimiento: Indique cualquier accin que deba

completarse para continuar con el proceso de reclamo.

Integracin al Plan Nacional de Respuesta

Sistema de Enlaces Interinstitucionales
Pregunta / rea
Tabla: Enlaces con el
Centro de Operaciones
de Emergencia Nacional

Explicacin
Liste los enlaces titular y suplente ante el COE Nacional.

Nombre del enlace

Calidad: Titular o suplente.

Certificacin: Listado de cursos aprobados.

Nombramiento: Nmero y fecha del acuerdo o acta de

nombramiento.

Detalles de contacto: Celular, indicativo de radio, correo

electrnico, direccin de domicilio, etc.
Liste los enlaces titular y suplente ante los COE Regionales.

Tabla: Enlaces con los

Centros de Operaciones
de Emergencia
Regionales

Tabla: Enlaces con los

Centros de Operaciones
de Emergencia
Departamentales

Nombre del enlace

Calidad: Titular o suplente.

Regin: Regin ante la cual est nombrado.

Nombramiento: Nmero y fecha del acuerdo o acta de

nombramiento.

Detalles de contacto: Celular, indicativo de radio, correo

electrnico, direccin de domicilio, etc.

Liste los enlaces titular y suplente ante los COE Departamentales.

Nombre del enlace

Calidad: Titular o suplente.

15

Departamento: Departamento ante el cual est nombrado.

Nombramiento: Nmero y fecha del acuerdo o acta de

nombramiento.

Detalles de contacto: Celular, indicativo de radio, correo

electrnico, direccin de domicilio, etc.
Liste los enlaces titular y suplente ante los COE Municipales.

Tabla: Enlaces con los

Centros de Operaciones
de Emergencia
Municipales

Nombre del enlace

Calidad: Titular o suplente.

Municipio: Municipio ante el cual est nombrado.

Nombramiento: Nmero y fecha del acuerdo o acta de

nombramiento.

Detalles de contacto: Celular, indicativo de radio, correo

electrnico, direccin de domicilio, etc.
La Unidad Institucional de Gestin de Riesgo es la encargada de
elaborar el Plan Institucional de Respuesta, implementarlo, divulgarlo,
evaluarlo,
y actualizarlo. El personal que la integra ser el
responsable de llevar a cabo las acciones previstas en el PIR. As como
la implementacin de las Normas para Reduccin de Desastres
vigentes. Liste el personal asignado a la Unidad de Gestin de Riesgo
de la institucin.

Tabla: Unidad
Institucional de Gestin
de Riesgo

Nombre del enlace

Calidad: Titular o suplente.

Regin: Regin ante la cual est nombrado.

Nombramiento: Nmero y fecha del acuerdo o acta de

nombramiento.

Detalles de contacto: Celular, indicativo de radio, correo

electrnico, direccin de domicilio, etc.
Liste los integrantes de los equipos EDAN.

Tabla: Equipos de
Evaluacin de Daos y
Anlisis de Necesidades
EDAN-

Nombre del enlace

Nivel: Nacional, Regional, Departamental, Municipal.

Regin: Regin, departamento o municipio ante el cual est

nombrado.

Nombramiento: Nmero y fecha del acuerdo o acta de

nombramiento.

Detalles de contacto: Celular, indicativo de radio, correo

electrnico, direccin de domicilio, etc.
Sern los encargados de recibir la informacin generada en el campo
por los miembros de los equipos EDAN, consolidarla, generar los
informes correspondientes y transmitirlos a sus autoridades superiores
y al COE respectivo.
Liste los integrantes de la Sala de Situacin o COE Institucional.

Tabla: Integrantes de la
Sala de Situacin o COE
Institucional

Nombre del enlace

Nivel: Nacional, Regional, Departamental, Municipal.

Regin: Regin, departamento o municipio ante el cual est

16

nombrado.

Nombramiento: Nmero y fecha del acuerdo o acta de

nombramiento.

Detalles de contacto: Celular, indicativo de radio, correo

electrnico, direccin de domicilio, etc.
La Sala de Situacin o COE Institucional tendr como atribuciones
recibir toda la informacin, procesarla y difundirla a los destinatarios
previstos. La informacin incluir los EDAN, y todas las acciones
implementadas por la institucin as como cualquier otra informacin
relevante que pueda recibir.
Liste las acciones que debern ejecutar en la Sala de Situacin o COE
Institucional para cada nivel de alerta.

Tabla: Funcionamiento
de la Sala de Situacin o
COE Institucional

Nivel de alerta: Verde, Amarilla, Anaranjada, Roja

Frecuencia: Mensual, Semanal, Diaria, dos veces al da, cada

hora.

Accin: Informacin, clasificacin de informacin, verificacin

de informacin, consolidacin de informacin, elaboracin de
informes, transmisin de informes.

Destinatario: Sala de situacin, autoridades superiores, COE

correspondiente.

Responsable: Nombre, celular, indicativo de radio, correo

electrnico, direccin de domicilio, etc.

Documentacin de soporte
Liste aqu todos los documentos adjuntos. Estos pueden incluir planos de las instalaciones, rutas
de evacuacin, procedimientos detallados de emergencia, protocolos, estudios de riesgo,
inventarios de recursos, listados de personal, mapas de riesgo, etc.
Pregunta / rea
Documentacion de
soporte

Explicacin
Hago un listado de todos los anexos. Ejemplo: Copias de los
procedimientos A, B, C, mapas, etc.

17

www.conred.gob.gt

18