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Conceptos previos
En este paso examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores
concretos del origen de datos.
Podemos utilizar los
botones << y >> para pasar al
destinatario anterior y siguiente
respectivamente, podemos Buscar un
destinatario... concreto, Excluir al
destinatario (en el que nos encontramos)
o Editar lista de destinatarios... para
corregir algn error detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.
un nuevo
rectificar
o enviar
usuario
permite
registros,
registros.
Si no
acciones
tareas.
En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por
los diferentes destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn
tipo de error por tu parte en la creacin de la carta.
en el
botn
Este botn permite ver el documento principal con los nombres de los
campos o bien con los datos.
La imagen de la derecha muestra el documento combinado con los datos
del primer registro del origen de datos.
, los
Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso
buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones
de desplazamiento, en estos casos se utiliza el botn
Permite ir a un registro
concreto indicando el valor que
buscamos y en qu campo lo
tiene que buscar.
Al hacer clic en el
botn
aparec
e el cuadro de dilogoBuscar
entrada que vemos a la
derecha.
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los
datos del origen de datos que se combinarn con el documento principal).
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generar
una carta (o mensaje de correo electrnico, o etiqueta, etc...).
La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin
sirve para indicar los destinatarios que se combinarn, normalmente
estarn todas las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no
aparezca en el documento combinado slo tenemos que desmarcar la
casilla haciendo clic sobre ella.
Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic
sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicin.
Se abrir este cuadro de dilogo:
Desde aqu podremos cambiar los datos del destinatario o incluso aadir
nuevos.
Si la lista es muy extensa con el botn Buscando se abrir el cuadro de
dilogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionar en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo.
Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos
los destinatarios que nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del
encabezado, aparecer el cuadro de dilogo que te explicamos en la pgina
siguiente...
Si queremos filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un
campo de combinacin (por ejemplo queremos los clientes deBarcelona),
primero tenemos que situarnos en el cuadro de dilogo Destinatarios de
combinar correspondencia, por ejemplo con el
icono
, a continuacin hacemos clic en la flecha que
est en el encabezado del campo Provincia y se despliega una lista con
varias opciones:
(Todos) se seleccionan todos los valores de poblacin.
(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen poblacin.
(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor
en el campo poblacin.
Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo de ordenacin (por
ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que
luego sea ms fcil entregarlas a mis empleados), hacemos clic en el
nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los
destinatarios se ordenarn por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el
nombre de la columna los destinatarios pasarn a ordenarse en orden
inverso.
Tambin podemos ordenar por varios campos por ejemplo queremos
ordenar las cartas por provincia y dentro de la
misma provincia porpoblacin y dentro de la misma poblacin por apellidos.
En este caso tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de
dilogoFiltrar y ordenar.
Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que
queremos ordenar, seleccionar de la lista que aparece la
opcin(avanzado...), aparecer el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar, a
continuacin hacer clic sobre la pestaa Ordenar registros.
Combinar al imprimir
La opcin Imprimir
documentos permite enviar a la
impresora el resultado de la combinacin.
Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo de la derecha.
Podemos imprimir Todos los registros (todos los destinatarios despus de
aplicar los filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este
momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar,
dejarlo en blanco indica desde el primero.
En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar,
dejarlo en blanco indica hasta el ltimo.
Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo
(Desde: 2Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir que ya conoces.