Vous êtes sur la page 1sur 54

Con el apoyo de:

Desarrollo:

Pg.

PRESENTACIN .................................................................................. 5
1. INICIO Y REGISTRO ....................................................................... 6
1.1.

INGRESO A LA PLATAFORMA ........................................................................ 6

1.2.

INICIO DE SESIN ........................................................................................ 7

1.3.

RECUPERAR CONTRASEA .......................................................................... 8

2. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO ................................................... 10


2.1.

CAPTURA DE INFORMACIN ....................................................................... 10

2.2.

ADICIN DE DIAGNOSTICOS........................................................................ 25

2.3.

REGISTRO DE FOROS Y/O CAPACITACIONES ............................................ 29

2.4.

REASIGNACIN DE CASOS .......................................................................... 32

2.5.

MODIFICAR INFORMACIN DE CONTACTO ................................................ 33

3. SEGUIMIENTO Y GESTIN DEL CASO ......................................... 35


3.1.

CLASE DE ASESORAS .................................................................................. 35

3.1.1.

DEFINICIN DE CASO Y DE DIAGNSTICO .......................................... 36

3.1.2.

PROCEDIMIENTOS PERMITIDOS A CADA USUARIO............................ 37

3.2.

GESTIONAR DIAGNSTICOS DE LOS CASOS ............................................. 39

3.3.

ARCHIVAR CASOS ........................................................................................ 41

3.4.

DESARCHIVAR CASOS.................................................................................. 43

4. EVALUACIN DE CALIDAD DEL CASO ......................................... 46


4.1.

EVALUACIN DE CASOS .............................................................................. 46

5. MONITOREO Y REPORTES .......................................................... 50


5.1.

BUSCAR ......................................................................................................... 52

Pg.
Ilustracin 1. Agregar Excepcin De Seguridad Mozilla Firefox ................................ 6
Ilustracin 2. Confirmar Excepcin De Seguridad ...................................................... 7
Ilustracin 3. Formulario De Login .............................................................................. 8
Ilustracin 4. Formulario Para Recuperar Contrasea .............................................. 9
Ilustracin 5. Botn Crear Nuevo Caso ..................................................................... 10
Ilustracin 6. Informacin Del Beneficiario .............................................................. 11
Ilustracin 7. Confirmacin Grabar Informacin Del Beneficiario .......................... 12
Ilustracin 8. Informacin Del Grupo Familiar y/o Representados ......................... 13
Ilustracin 9. Seleccionar Hecho(s) Victimizante(s) ................................................ 14
Ilustracin 10. Informacin Bsica Del Hecho Victimizante ................................... 15
Ilustracin 11. Mensaje De Advertencia Para Solicitar Reparacin ........................ 16
Ilustracin 12. Mensaje de Confirmacin Para Grabar Informacin ....................... 16
Ilustracin 13. Informacin Bsica De La Declaracin y/o Denuncia..................... 17
Ilustracin 14. Adicionar Diagnsticos ..................................................................... 19
Ilustracin 15. Anexos, Comentarios y Otros ........................................................... 20
Ilustracin 16. Descargar PDF ................................................................................... 20
Ilustracin 17. Pgina Uno Del PDF Generado ......................................................... 22
Ilustracin 18. Pgina Dos Del PDF Generado ......................................................... 23
Ilustracin 19. Pgina Tres Del PDF Generado ........................................................ 24
Ilustracin 20. Adicionar Diagnstico(s) .................................................................. 25
Ilustracin 21. Casos Sin Diagnsticos o Pendientes Por Tramitar ....................... 26
Ilustracin 22. Procedimiento Para Adicionar Diagnstico ..................................... 27
Ilustracin 23. Eliminar Diagnsticos Adicionados ................................................. 28
Ilustracin 24. Descargar Caso en PDF Actualizado ............................................... 28
Ilustracin 25. Informacin Principal Del Foro ......................................................... 29
Ilustracin 26. Adicionar Participantes Del Foro ...................................................... 30
Ilustracin 27. Formato De Atencin Jurdica en PDF Del Foro .............................. 31

Ilustracin 28. Mdulo de Casos Generados ............................................................ 32


Ilustracin 29. Seleccin Caso a Reasignar ............................................................. 32
Ilustracin 30. Reasignar Caso.................................................................................. 33
Ilustracin 31. Modificar Informacin De Contacto ................................................. 33
Ilustracin 32. Informacin De Contacto .................................................................. 34
Ilustracin 33. Gestionar Diagnsticos De Los Casos ............................................. 40
Ilustracin 34. Gestionar Diagnsticos..................................................................... 41
Ilustracin 35. Men Archivar Casos ........................................................................ 42
Ilustracin 36. Mdulo De Archivar Casos ............................................................... 42
Ilustracin 37. Detalle Del Caso A Archivar .............................................................. 43
Ilustracin 38. Men Casos Archivados ................................................................... 44
Ilustracin 39. Casos Archivados .............................................................................. 44
Ilustracin 40. Mdulo Desarchivar Casos ............................................................... 45
Ilustracin 41. Men Evaluar Casos .......................................................................... 47
Ilustracin 42. Evaluacin De Casos Por Evaluar ..................................................... 47
Ilustracin 43. Mdulo Evaluar Caso I ...................................................................... 49
Ilustracin 44. Mdulo Evaluar Caso II ..................................................................... 49
Ilustracin 45. Mdulo De Reportes .......................................................................... 50
Ilustracin 46. Resultado de Reporte Generado ....................................................... 51
Ilustracin 47. Mdulo Buscar .................................................................................. 52
Ilustracin 48. Resultado De La Bsqueda Solicitada ............................................. 52

ANFORA es un Sistema de Informacin que permite procesar datos y generar


informes acerca de las reclamaciones de las Vctimas ante el Sistema de atencin
y el Sistema Judicial.
Para esto, el sistema est dividido en cuatro (4) etapas del procedimiento a saber:
Captura y Diagnstico del Caso.
Seguimiento y Gestin del Caso.
Evaluacin de Calidad del Caso.
Monitoreo y Reportes.
As mismo, el sistema de Informacin cuenta con cuatro (4) Tipos de Usuarios a
saber:
El Usuario Estudiante.
El Usuario Coordinador.
El Usuario ACNUR NRC
El Usuario Administrador (Opcin Legal)
La idea General de este manual es que cada Usuario identifique en cul de las
etapas interviene y cul es su tarea a realizar en el sistema.
En este orden ideas, procederemos a explicar cada una de las Etapas del sistema
indicando el nivel de intervencin de cada uno de los Usuarios.
Finalmente, para efectos de este manual, se entender como usuario a todo
aquel que posea una Clave de Ingreso al Sistema y como Beneficiario a la
Poblacin Vctima que acude a los consultorios en busca de asistencia Legal.

El uso de la plataforma est limitado a los siguientes exploradores:


Google Chrome
Mozilla Firefox
Apple Safari
Para acceder con certificado usando Mozilla Firefox Siga los siguientes pasos:
1. Seleccionar Entiendo los riesgos y despus Aadir Excepcin.

Ilustracin 1. Agregar Excepcin De Seguridad Mozilla Firefox

2. Seleccionar Guardar esta excepcin de manera permanente y despus


confirmar excepcin de seguridad.

Ilustracin 2. Confirmar Excepcin De Seguridad

El formulario de Inicio de Sesin es la nica ruta de acceso a la aplicacin. En este


formulario se solicitar el nombre de usuario y la contrasea.

Estos sern

previamente asignados por el administrador a travs de un correo electrnico. El


usuario podr ingresar a la plataforma si sus credenciales (nombre de usuario y
contrasea) son autenticadas por el sistema.
PASOS A SEGUIR:
1. Recibirn un correo con sus credenciales (nombre de usuario y
contrasea)1.

El nombre de usuario es un nombre asignado por el administrador. No tiene que corresponder


con el nombre real del usuario.

2. Ingrese a la pgina https://ANFORA.co y ingrese las credenciales (nombre


de usuario y contrasea) que se le han enviado al correo.
3. Cuando ingrese por primera vez, el sistema automticamente le solicitar
el cambio de la contrasea2.

En el caso que las credenciales (nombre de usuario y/o contrasea) no sean


autenticadas, o si el usuario no recuerda su contrasea de acceso el sistema, ste
notificar el error o le permitir al usuario:
1. Volver a Ingresar los datos, si el problema se origina por un error de tipeo.
2. Recuperar contrasea. Para realizar este proceso el sistema solicita el
correo electrnico registrado del usuario, este correo por seguridad debe
estar en la base de datos del sistema como prueba de autenticacin.

Ilustracin 3. Formulario De Login

Se recomienda emplear contraseas seguras alfanumricas y mnimo de seis (6) caracteres

Ilustracin 4. Formulario Para Recuperar Contrasea

Si el correo no se encuentra el sistema notificar al usuario. En ese caso tendra


que comunicarse con el administrador. Si el correo se encuentra en el sistema,
ste enviar un correo electrnico con un hipervnculo. Si el usuario no autoriza el
cambio de contrasea no se produce ningn cambio. Si el usuario autoriza el
cambio de contrasea, a travs del hipervnculo, el sistema enva un nuevo correo
electrnico con una nueva contrasea3.

La nueva contrasea es una contrasea aleatoria generada por el sistema. Al ingresar por primera vez,
se le solicitar que cambie su contrasea.

El sistema de informacin est dividido en cuatro (4) grandes fases o etapas del
procedimiento:

Captura y
Diagnstico
del caso.

Seguimiento
y Gestin del
caso.

Evaluacin
de Calidad
del Caso.

Monitoreo y
Reportes.

En la pantalla de inicio, en la parte superior derecha encontraremos un botn


verde llamado Crear Nuevo Caso

Ilustracin 5. Botn Crear Nuevo Caso

Despus de dar clic en el botn Crear Nuevo Caso entraremos al primer (1) de
siete (7) pantallazos que hacen parte de la captura de un nuevo caso o crear
caso, en este primer pantallazo comprobaremos inicialmente si el beneficiario ya
est registrado en nuestra base de datos (esto nos permitir saber si es un
beneficiario poli consultante y de ser as los datos bsicos consignados en la
base de datos se cargaran automticamente ahorrndonos tiempo de digitacin),
y luego en caso de ser la primera vez que es asesorado jurdicamente el sistema

permitir registrar la informacin correspondiente a la informacin del


beneficiario y la informacin de persona de contacto, es pertinente mencionar
que uno de las debilidades del programa es el seguimiento, razn por lo cual es
de vital importancia capturar los campos de este primer pantallazo.

Ilustracin 6. Informacin Del Beneficiario

Despues de diligenciar este primer pantallazo dar clicemos en el boton verde que
esta en la parte inferior derecha para continuar, es importante mencionar que el
sistema siempre nos preguntara si estamos seguros de continuar:

Ilustracin 7. Confirmacin Grabar Informacin Del Beneficiario

En la segunda (2) pantalla de crear caso se debe ingresar la informacin del


grupo familiar y/o representados, se dice que son representados desde la
posibilidad que el beneficiario no se presente como jefe de un grupo familiar sino
como representante de una asociacin de poblacin desplazada, esta opcin la
encontrarn en la pestaa de parentesco.
Una vez terminemos de ingresar la informacin correspondiente al miembro
daremos clic en el botn agregar pariente e iremos agregando tantos parientes

y/o representados como tenga el beneficiario que est siendo entrevistado, una
vez terminemos de registrar a todo el grupo familiar daremos clic en el botn
siguiente.

Ilustracin 8. Informacin Del Grupo Familiar y/o Representados

En la tercera (3) pantalla de crear caso el usuario estudiante o coordinador


podr visualizar los 11 hechos victimizantes contemplados en la ley de vctimas,
el objetivo en este pantallazo es seleccionar uno o varios de estos hechos con
base en la informacin suministrada por el beneficiario en la entrevista, para
lograr un una mejor gestin de este pantallazo podemos tener acceso a la
definicin exacta del hecho victimizante parndonos en el smbolo de

exclamacin que aparece en azul y que est ubicado a la derecha de cada ttulo,
tal como se aprecia en la siguiente grafica. Despus de tener la seleccin
completa de los hechos victimizantes que contiene el caso le damos en
siguiente.
Es importante precisar que el nmero de preguntas posteriores que haga el
sistema est directamente relacionado con el nmero de hechos victimizantes
que se seleccionen.

Ilustracin 9. Seleccionar Hecho(s) Victimizante(s)

En el pantallazo cuatro (4) de crear caso encontraremos la captura de la


informacin del hecho victimizante, en este pantallazo cabe hacer claridad en dos
aspectos:

El primero es que se preguntara la fecha de la nica o la ultima


victimizacin, lo anterior debido a que en este mismo pantallazo se le
preguntara al beneficiario si ha sido re-victimizado, por re-victimizacin se
entiende que son sucesos de tiempo, modo y lugar diferentes a la primera
cadena de acontecimientos o acontecimiento que genero la victimizacin.
El segundo es que el sistema al momento de dar clic Siguiente nos
advertir de acuerdo a la fecha de los hechos victimizantes, si el
beneficiario puede solicitar la indemnizacin por reparacin y/o restitucin,
esto tomado como punto de partida el ao 1985 para la reparacin y el ao
1991 para la restitucin.
De acuerdo a lo anterior procedemos a gestionar cada uno de los campo y
procedemos a dar clic en el botn siguiente.

Ilustracin 10. Informacin Bsica Del Hecho Victimizante

Ilustracin 11. Mensaje De Advertencia Para Solicitar Reparacin

Ilustracin 12. Mensaje de Confirmacin Para Grabar Informacin

En el pantallazo cinco (5) de crear caso encontraremos la captura de la


informacin atinente a la informacin de la declaracin y/o denuncia, en este
pantallazo se le preguntara al beneficiario si presento declaracin en el ministerio
publico y si se ha notificado de la valoracin de su declaracin, en caso afirmativo
le preguntaremos si conoce la fecha de su inclusin en Registro nico de
victimas, despus le daremos Siguiente para avanzar al siguiente pantallazo de
la captura.

Ilustracin 13. Informacin Bsica De La Declaracin y/o Denuncia

Despus encontraremos el pantallazo ms importante del modulo de captura,


pues en este definiremos el diagnostico, el tipo de consulta y el nmero de
das en el que nos comprometeremos a entregar la accin jurdica que estamos
proyectando al beneficiario.
Para generar el diagnostico es importante hacer un buen ejercicio de escucha de
la situacin que describe el beneficiario del programa y desde luego, de lectura
de documentos que porte el beneficiario en el momento de la consulta.

Primero elegiremos una de las opciones que se encuentran en tema y luego


elegiremos la accin jurdica pertinente al problema puntual que acusa el
beneficiario, dentro de estas podremos encontrar, acciones constitucionales o
recursos de va gubernativa dependiendo del caso. Despus elegiremos el cdigo
que describe el problema que acusa el beneficiario.
Una vez completado el paso anterior, describiremos el tipo de intervencin del
consultorio en el caso seleccionando una de las tres opciones contenidas en tipo
de consulta para el Diagnostico, estas son:
ASESORA JURDICA: Cuando proyectamos un documento que ser
presentado directamente por el beneficiario del programa ante una entidad
o juzgado.
REPRESENTACIN: Cuando el beneficiario entrega poder al consultorio
para que en su nombre y representacin inicie y lleve hasta su culminacin
la accin jurdica que le permitir a este acceder al derecho que se le est
vulnerando. Esta Opcin genera seguimiento por parte del estudiante, este
seguimiento deber ser gestionado de acuerdo al captulo que veremos
ms adelante llamado gestin de casos.
INFORMACIN: Esta opcin bsicamente aplica cuando lo nico que se le
entrega al beneficiario es informacin acerca de un procedimiento
administrativo o sencillamente se le informa la ruta de acceso a un
programa social que requiera el beneficiario, esta opcin no genera
seguimiento.
Despus de seleccionar el tipo de intervencin del consultorio, seleccionaremos
en el campo proyeccin del documento el nmero de das que nos
demoraremos en entregara la accin jurdica requerida.

Finalmente damos clic en el botn Siguiente para avanzar al sptimo (7) y


penltimo pantallazo del modulo de captura.

Ilustracin 14. Adicionar Diagnsticos

En el penltimo pantallazo del modulo de captura encontraremos un practico


campo que nos permitir consignar informacin que consideramos relevante al
caso, en este orden de ideas podramos insertar informacin atinente al nmero

interno de carpeta en el consultorio (para relacionar el archivo fsico con el


magntico) o simplemente anotar informacin que nos parece importante y que a
lo largo de la entrevista no capturamos. Despus de esto le daremos Siguiente
para avanzar al ltimo pantallazo del modulo de captura.

Ilustracin 15. Anexos, Comentarios y Otros

Una vez hemos finalizado los siete (7) pantallazos del modulo de captura llamado
crear caso obtendremos un numero de caso en ANFORA y a su vez podremos
descargar el archivo del caso en PDF.

Ilustracin 16. Descargar PDF

Este archivo debe imprimirse para que el beneficiario lo firme, esta impresin del
formato de atencin del programa nos servir como documento de apertura de la
carpeta fsica que se le lleva a cada beneficiario del consultorio, con esto sumado
a la copia de la accin jurdica que hemos proyectado, nos servir para crear una
carpeta del caso para nuestro archivo fsico.
Cabe anotar que cada formato contiene al final informacin del reparto donde la
universidad podr ingresar en el formato fsico el estudiante asignado y el asesor
a cargo.
Finalmente visualizaremos una informacin adicional que deber mencionrsele
al beneficiario del programa, esta informacin corresponde a los tiempos y
procedimientos pertinentes para que cada beneficiario pueda hacerle un
seguimiento pertinente a la accin jurdica que tendr que radicar en la entidad
competente o ente el sistema judicial, en este orden de ideas le indicaremos al
beneficiario que la informacin que obtenga del caso debe ser informado al
estudiante que lleva el caso para poder asegurar un adecuado acompaamiento
del caso por parte del consultorio.
De esta forma damos por terminada la primera etapa del procedimiento
correspondiente a la captura y diagnostico del caso.

Ilustracin 17. Pgina Uno Del PDF Generado

Ilustracin 18. Pgina Dos Del PDF Generado

Ilustracin 19. Pgina Tres Del PDF Generado

Esta opcin nos permite adicionar diagnsticos en un caso que ya fue creado
anteriormente, para esto debemos ir a casos y dar clic en la opcin Adicionar
Diagnsticos.

Ilustracin 20. Adicionar Diagnstico(s)

Una vez estamos en el modulo de Casos Sin Diagnsticos o Pendientes por


Tramitar vamos a seleccionar el caso al cual le deseamos adicionar diagnosticos

picando en el icono verde con el simbolo de mas (+) que se encuentra en la


columna de la derecha de nombre adicionar Diagnstico(a).

Ilustracin 21. Casos Sin Diagnsticos o Pendientes Por Tramitar

Una vez estemos dentro de adicionar diagnstico procederemos a seleccionar


el tema por el cual el beneficiario se acerca de nuevo al consultorio, el tipo de
accin jurdica aplicable al caso, la descripcin de este y el tipo de consulta y los
das

de

proyeccin

en

los

que

estar

este

seleccionaremos el botn azul de agregar diagnstico.

documento.

Finalmente

Ilustracin 22. Procedimiento Para Adicionar Diagnstico

Es importante tener presente que el sistema finalmente nos mostrara un


pantallazo con un breve recuento de los diagnsticos que se encuentran abiertos
en el caso y nos dar la oportunidad de eliminar el diagnostico que hemos
adicionado en caso de detectar que hemos errado en la tipificacin de este.
Si nos encontramos seguros de que el nuevo diagnostico es acertado dar clic en
el botn verde de siguiente.

Ilustracin 23. Eliminar Diagnsticos Adicionados

Finalmente el sistema nos dar la oportunidad de imprimir nuevamente el caso


para la firma del beneficiario.

Ilustracin 24. Descargar Caso en PDF Actualizado

Esta opcin la encontraremos en el men principal en el botn de Foros, esta


funcin fue creada bsicamente para el registro de personas que asisten a los
foros y/o capacitaciones realizadas por la Universidad.

Ilustracin 25. Informacin Principal Del Foro

En el primer pantallazo describiremos el nombre del Foro y/o Capacitacin y la


fecha de realizacin que tuvo este; despus de haberlo hecho daremos clic en el
botn siguiente.
Es importante resaltar que a los asistentes al foro y/o capacitaciones se les
considera un beneficiario directo del programa, en este orden de ideas debemos
registrar la informacin bsica de cada uno de ellos en el segundo pantallazo
llamado participantes al foro.

Ilustracin 26. Adicionar Participantes Del Foro

Despus de haber registrado a la totalidad de beneficiarios del Foro y/o


Capacitacin, le daremos clic al botn siguiente.
Finalmente, el sistema nos dar la opcin de descargar un PDF que el coordinador
deber firmar para adjuntar al archivo fsico del programa, tal como se ilustra a
continuacin:

Ilustracin 27. Formato De Atencin Jurdica en PDF Del Foro

Esta opcin est permitida a dos (2) usuarios del sistema:


Equipo Nacional de Opcin Legal
Coordinador del Programa en la Universidad
Su objeto es asignar los casos a un usuario o de un usuario a otro. Para esto
iremos al mdulo Casos Generados y seleccionamos el caso que deseamos
reasignar dando clic sobre el nmero de caso (Botn Verde)

Ilustracin 28. Mdulo de Casos Generados

Ilustracin 29. Seleccin Caso a Reasignar

En la parte inferior del pantallazo de la descripcin del caso, encontraremos un


mdulo, en el cual seleccionamos el usuario al que le asignaremos el caso y
seguidamente clic al botn verde (Reasignar Caso).

Ilustracin 30. Reasignar Caso

Esta opcin est permitida parcialmente, para iniciar el proceso debemos entrar a
casos abiertos y seleccionar el caso en el que deseemos actualizar la informacin
de contacto, para esto buscaremos el icono que tiene una hoja y un lpiz el cual
se encuentra en la columna derecha de nombre Accin.

Ilustracin 31. Modificar Informacin De Contacto

Una vez nos encontremos dentro de esta opcin tendremos la oportunidad de


actualizar solo la informacin que se encuentra encerrada en los recuadros
verdes de la siguiente imagen:

Ilustracin 32. Informacin De Contacto

Finalmente para guardar los cambios daremos clic en el botn verde de


Actualizar.

El objetivo general del seguimiento y evaluacin de calidad de casos es conocer


en primera instancia el impacto de la intervencin del programa en la ciudad
donde est operando, este impacto puede medirse de forma escalonada de
acuerdo con el nivel de intervencin del consultorio ya sea ante el SNARIV o ante
el Sistema Judicial, tal como se aprecia en la siguiente grfica:

Sancin

Impugnacin y/o
Desacato

Accin de Tutela

Derecho de Peticin y/o

Recurso de va Gubernativa

Para iniciar con este numeral, hay que precisar que por cada diagnstico se
asigna un tipo de consulta, a saber:
INFORMACIN: Cuando se da informacin al beneficiario acerca de las
rutas de acceso o procedimientos para acceder a un derecho. Este tipo de

consulta no genera monitoreo y se cierra automticamente despus de


creado.
ASESORA JURDICA: Cuando se realiza un documento y se entrega al
beneficiario para que sea tramitado para poder acceder a un derecho.
REPRESENTACIN: Cuando el beneficiario otorga poder expreso para
representar y as realizar una accin jurdica ante las entidades del SNAIPD
o el sistema judicial.
Los tipo de consulta Asesora Jurdica

y Representacin generan una

determinada accin jurdica, la cual se le debe hacer seguimiento y monitoreo.

3.1.1.
As mismo para continuar con este numeral, hay que precisar previamente dos
aspectos que deben ser tenidos en cuenta para comprender como hacer el
seguimiento en ANFORA, el primero tiene que ver con la definicin de Caso y de
Diagnostico, en este orden podremos evidenciar en el pantallazo de inicio que
un caso puede tener uno o varios diagnsticos, en este orden de ideas podremos
visualizar que cada diagnstico tiene dos letras (estas describen el tipo de accin,
por ejemplo si es PE es una peticin o si es una AT una accin de tutela y un
nmero que abrevia a travs de una codificacin la descripcin de la
reclamacin), en resumen, un beneficiario puede venir al consultorio con una o
tres reclamaciones tal como se observa en la siguiente imagen:

As mismo, es pertinente aclarar que pueden haber diagnsticos de dos colores


(azules oscuros y azules claros), esta diferencia de colores est relacionada con
los nuevos y antiguos cdigos de las dos versiones de la base de datos, en este
orden podremos ver que el color azul oscuro est relacionado con la antigua
codificacin (ley 387 de 1997) y la azul clara con la nueva codificacin (ley 1448
de 2011), tal como se evidencia en la siguiente imagen:

En este orden de ideas, es importante que el usuario del sistema ANFORA sepa
que el seguimiento se hace a cada diagnstico por separado, en conclusin cada
diagnostico debe ser actualizado independientemente ya que en la vida real
puede haber respuestas positivas, negativas o parciales, en estas ltimas
podremos encontrarnos en una situacin donde se conceden algunas cosas y
otras no, por tal razn el sistema hace seguimiento por diagnsticos y no por
casos.

3.1.2.
Es el segundo aspecto, est relacionado con la descripcin de cules son los
procedimientos que le son permitidos a cada usuario, en este orden, cada usuario
puede intervenir en cada etapa teniendo en cada caso en especfico restricciones
de seguridad, de consulta o de gestin de casos, tal como lo exponemos a
continuacin:
Los Estudiantes del Programa: Intervienen en la captura de la informacin
bsica del beneficiario y en el seguimiento a las acciones jurdicas que ha

generado con base en el diagnostico hecho al caso expuesto por cada


beneficiario del programa que este atienda. Este puede adicionar
diagnsticos y archivar o desarchivar casos por instruccin del
coordinador del programa en la universidad. Este puede generar segn sea
el caso o la necesidad reportes o consultas de los temas o las cifras de
atencin de su universidad en el modulo de reportes. A nivel de
confidencialidad, este solo podr administrar y/o gestionar sus casos y no
podr observar la informacin atinente a los casos que lleven sus
compaeros estudiantes adscritos al programa.
Coordinador y Directores de Consultorios Jurdicos: Estos Puede
igualmente intervenir en la captura y seguimiento del caso, pueden ordenar
el archivo de un caso o el desarchivo de este, aunque su rol principal es el
de calificar la calidad de la asistencia jurdica brindada por el estudiante
del programa al beneficiario y igualmente el de monitorear el seguimiento
que se est haciendo a los casos por parte de los estudiantes del
programa,

este podr tambin administrar mediante un sistema de

asignaciones y reasignaciones los casos que se encuentran asignados a


cada uno de los estudiantes. estos puede igualmente generar segn sea el
caso o la necesidad reportes o consultas de los temas o las cifras de
atencin de su universidad en el modulo de reportes. A nivel de
confidencialidad, este podr observar y monitorear los casos de su
universidad y con respecto a otras universidades podr observar
estadsticas y cifras de atencin de estas sin poder intervenir en el sistema
de reasignacin de casos de otras universidades o tener acceso a la
informacin de los casos llevados por usuarios de otras universidades.
Oficial Nacional y/o de Terreno de ACNUR y NRC: Su Rol bsicamente es el
de monitoreo, este usuario del sistema no tiene ningn tipo de restriccin a
nivel de consulta de la informacin de los casos que se llevan en todas las
universidades, sin embargo tiene restriccin para capturar casos o
gestionarlos ya que este es un rol de las Universidades. Este puede generar

segn sea el caso o la necesidad reportes o consultas de los temas,


reclamaciones informacin bsica de los beneficiarios del programa y
acceder a las cifras de atencin de las universidades en el modulo de
reportes.
Equipo Nacional de La COL: Son los administradores del sistema y por lo
tanto no tienen ninguna restriccin para acceder a la informacin
contenida en la base de datos y la gestin de los casos y evaluacin de
calidad de estos. Son los facultados para adicionar o corregir procesos en
el sistema de acuerdo a los requerimientos de las universidades o las
agencias.

Captura y
Diagnstico del
caso.
(Estudiantes y
Coordinadores)

Seguimiento y
Gestin del caso.
(Estudiantes,
Coordinadores,
Equipo COL,
Oficiales ACNUR
y NRC)

Evaluacin de
Calidad del Caso.
(Coordinadores y
Equipo COL)

Monitoreo y
Reportes.
(Estudiantes,
Coordinadores,
Equipo COL,
Oficiales ACNUR
y NRC)

De acuerdo con lo anterior, para gestionar un caso ya capturado tendremos que


realizar los siguientes pasos:
1. Debemos ir a inicio y ubicar el caso que deseamos gestionar,
2. Una vez Ubicado en el caso, damos clic encima del diagnostico que
deseamos gestionar

Ilustracin 33. Gestionar Diagnsticos De Los Casos

3. Nos dirigimos a la parte inferior de la pantalla, all veremos una pestaa


llamada Estados del Diagnstico en la que deberemos seleccionar una de
las etapas o estados en los que se puede encontrar una accin jurdica que
ha sido proyectada por el estudiante del programa, los estados del sistema
son los siguientes:
Proyeccin del
documento

Revisin aprobada
del documento

Entrega al
beneficiario de la
accin Jurdica

Accin Jurdica
Radicada por el
Beneficiaro

Respuesta Generada
de la Accin Jurdica
Radica (Esta puede
ser positiva o
negativa)

4. Una vez este seleccionada la etapa en la que se encuentra el diagnostico le


daremos clic al botn Gestionar para actualizar el estado del diagnstico
que contiene el caso. Es importante aclarar que este proceso debe
repetirse tantas veces como avance el caso hasta llegar al resultado o
respuesta de la accin jurdica que proyecto el estudiante del programa.

Ilustracin 34. Gestionar Diagnsticos

As mismo es importante recordar que cada diagnstico debe ser actualizado


independientemente, en la medida que cada diagnostico se lleve al ltimo estado
(respuesta positiva o negativa) estos se irn cerrando y desapareciendo de la
pantalla de inicio (No saldrn en la bandeja de entrada).

Es importante recordar que un caso puede ser archivado y desarchivado en


cualquier etapa del seguimiento, en este orden de ideas, se puede Archivar un
caso por las siguientes razones:
Caso archivado por inactividad del Beneficiario
Informacin inconsistente y/o falta a la verdad

Por solicitud del Beneficiario


Por solicitud del Coordinador del Consultorio jurdico
Otro
De acuerdo con lo anterior para archivar un caso debemos seguir los siguientes
pasos:
1. En el men superior iremos a casos y ah seleccionaremos archivar
casos

Ilustracin 35. Men Archivar Casos

2. Despus seleccionaremos el caso que deseemos archivar picando en el


icono con forma de carpeta que est en ltima columna.

Ilustracin 36. Mdulo De Archivar Casos

3. Por ltimo seleccionaremos el motivo por el cual el caso se ha archivado y


en el campo de comentarios adicionales tendremos la oportunidad de
poner informacin atinente a la persona que nos ha autorizado el archivo
del caso y despus daremos clic en el botn Siguiente para que el caso
se archive y desaparezca de nuestra bandeja de entrada de la pgina
inicial. Es importante mencionar que la informacin que consignemos en el
campo de comentarios adicionales no podr ser borrada en un posible
desarchivo del caso.

Ilustracin 37. Detalle Del Caso A Archivar

El desarchivo de un caso puede ocurrir cuando el beneficiario que penamos que


no volvera hace una nueva aparicin informando el estado de su caso o
simplemente preguntando por el estado de su solicitud, para iniciar con este
proceso de desarchivo iremos al men superior, nos pararemos en el botn de
casos y en este seleccionaremos la opcin casos archivados

Ilustracin 38. Men Casos Archivados

Despus buscaremos el caso dentro de los casos archivados y seleccionaremos


el caso que deseamos reactivar o desarchivar dando clic en el icono con forma
de carpeta que se encuentra en la columna desarchivar.

Ilustracin 39. Casos Archivados

Por ltimo, podremos visualizar los datos por los cuales se haba archivado el
caso y daremos clic en el botn verde de desarchivar.

Ilustracin 40. Mdulo Desarchivar Casos

El objetivo principal de la evaluacin de casos apunta a identificar los problemas


de calidad en la prestacin de la asistencia legal por parte de los estudiantes del
programa, desde esta lgica lo que se pretende es identificar falencias del
conocimiento que deben ser trabajadas posteriormente en sesiones de
capacitacin con los estudiantes y as mismo identificar de forma primaria las
posibles arbitrariedades en las respuestas del sistema de atencin a vctimas o el
sistema judicial.
En este orden de ideas la evaluacin de calidad debe hacerse a la totalidad de los
casos que tengan una respuesta negativa.

Esta funcin est a cargo del coordinador del programa en la universidad y en


segunda instancia a cargo del equipo nacional de la Opcin Legal, es el tercer
paso de las etapas del procedimiento, para esto debemos ir al men principal y
pararnos en casos, una vez estemos all debemos dar clic en evaluar casos.

Ilustracin 41. Men Evaluar Casos

Una vez estemos dentro de evaluar casos el sistema nos mostrara todos los
casos que se encuentran sin evaluar, despus de localizar el caso que deseamos
evaluar picamos en el icono con forma de hoja que se encuentra en la columna
accin.

Ilustracin 42. Evaluacin De Casos Por Evaluar

Damos clic al cono de la columna accin y el sistema nos direccionara al


modulo Evaluar caso en el que encontraremos dos campos que debemos
diligenciar, el primero est relacionado con el nmero interno de carpeta en el
consultorio Jurdico, en este campo digitaremos en caso de ser pertinente el
Radicado interno de la carpeta fsica que contiene el caso, y en segunda instancia,
procederemos a realizar la evaluacin de Calidad con la lgica de anlisis basada
en la identificacin de errores SUSTANCIALES (errores que afectan el derecho
del beneficiario del programa y que hace que este pierda la posibilidad de acceder
a su derecho) y la identificacin de errores FORMALES (errores que no afectan
realmente el derecho del beneficiario del programa pero que hacen que el acceso
a este se dilate por error del estudiante) tal como lo ilustra el siguiente cuadro:

Tipo de Accin Jurdica NO Pertinente

Tipo de Accin Jurdica NO Pertinente

Pretensin de la Accin Inadecuada o Errnea

Pretensin de la Accin Inadecuada o Errnea

Mala Redaccin de los Hechos

Mala Redaccin de los Hechos

Fundamentos de Derecho Errados

Fundamentos de Derecho NO Pertinente

Fuera de Trminos Legales Para la Presentacin


de la Accin
Diagnstico Errado del Derecho Afectado
No Aplica

Tiempo de Entrega al Beneficiario NO Oportuno


Tiempo de Proyeccin NO Oportuno
Tiempos de Revisin NO Oportuno
No Aplica

Ahora bien, si el caso tiene criterios de calidad buenos, procederemos a


seleccionar la opcin Conforme pero si presenta un error formal o sustancial,
procederemos elegir uno de estos o ambos si el caso lo amerita, tal como se
ilustra a continuacin:

Ilustracin 43. Mdulo Evaluar Caso I

Vale aclarar, que si por ejemplo no se presenta un error sustancial, debemos


elegir la opcin No Aplica para descartar este criterio como problema de
calidad. Terminamos dando clic al botn verde de Evaluar Caso.

Ilustracin 44. Mdulo Evaluar Caso II

Todos los usuarios del sistema podrn realizar reportes, a travs del botn Reportes
en el men principal.
En la ventana de Reportes estarn los distintos tipos de reportes que se pueden
consultar.

Ilustracin 45. Mdulo De Reportes

El sistema genera distintos tipos de reportes.

El reporte se genera automticamente; el usuario slo requiere determinar un


rango de fechas para realizar el reporte, a travs del cono del Calendario. Luego
debe dar clic al botn de Generar Reporte.

Ilustracin 46. Resultado de Reporte Generado

El sistema generar el reporte solicitado segn las fechas ingresadas, a travs de


una tabla y puede ser exportado a Excel.
Los Estudiantes slo pueden ver sus casos creados o asignados y el coordinar los
casos atendidos en su Universidad.

Finalmente es importante resaltar la funcin Buscar, esta la encontraremos en


el men de inicio en la parte derecha.

Ilustracin 47. Mdulo Buscar

Para ubicar un beneficiario en el sistema, podremos realizar la bsqueda por


varias variables (Cedula, Nombre y Apellidos y Numero de caso).

Ilustracin 48. Resultado De La Bsqueda Solicitada

Es importante mencionar que si encontramos el caso, el sistema nos dar la


opcin de ver el resumen de este en el icono con forma de carpeta, editar o

modificar la informacin del caso en el icono de la hoja y el lpiz o de eliminarlo


en caso de ser un usuario Administrador del Sistema.
Los usuarios que no sean Administradores del Sistema no podrn eliminar casos,
por lo tanto tendrn que solicitarlo va correo electrnico al equipo nacional de la
Corporacin Opcin Legal.

Vous aimerez peut-être aussi