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Acadmie de Lille

Novembre 2000

-----------

BIEN COMMUNIQUER PAR CRIT

Jai certes apprci leffort de chacun


pour rendre plus cordiales nos relations
avec les clients, comme je vous lavais
demand. Cependant, certaines
formules ne sont peut-tre pas utilises
dans leur vritable contexte Ainsi, il
ne me parat pas indispensable de
terminer vos lettres par Salut Loulou,
grosses bises et la prochaine , surtout
lorsque Loulou est Monsieur Louis
Giraud, lun de nos plus importants
clients

Tout ce que vous avez toujours voulu savoir (ou presque.) sur
la communication crite

Sommaire

1 La langue commerciale....

p. 1

2 La lettre commerciale

p. 5

3 La note

p. 10

4 Le compte rendu.

p. 14

5 Le rapport.

p. 18

---oOo---

1 - LA LANGUE COMMERCIALE

1.1 La langue commerciale a volu dans le temps

p. 2

1.2. Les tendances actuelles en matire de rdaction

p. 3

1.3. Les piges viter

p. 4

1.1 - La langue commerciale a volu dans le temps


Sous leffet

du changement des rapports


interpersonnels dans la
socit

de lmergence dune volont


de simplifier la communication
pour se faire mieux comprendre
de lapparition de techniques
et/ou doutils de communication
nouveaux incitant ladoption dun
style rdactionnel plus convivial, plus
direct (tlcopie. messagerie lectronique)

Un exemple ?
Voici une lettre de rappel de rglement
En 1850..

De nos jours
Objet :
N/facture n 2087 du 12.09.2.
PJ
Copie de la facture

Monsieur,

Je vous ai fait, le 18 avril


dernier,
un
envoi
slevant la somme de
180 F. Depuis ce temps, je
suis
priv
de
vos
nouvelles.
Veuillez avoir la bont de
me faire tenir le montant
de cette facture qui tait
payable au comptant.

Messieurs,
En procdant la vrification de nos critures, nous constatons que votre compte
affiche un solde dbiteur de 6 748,43 F. Cette
somme correspond la facture cite en objet
dont vous trouverez ci-joint photocopie.
Nous sommes persuads quil sagit dun simple oubli de votre part et que nous ne tarderons pas enregistrer votre rglement.
Nous vous en remercions par avance et vous
prions de croire, Messieurs, en nos sentiments dvous.
PS
Si votre rglement tait intervenu entretemps, il y aurait lieu de considrer cette
relance comme sans objet.

Alors, faisons le point sur

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La communication crite

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1.2. - Les tendances actuelles en matire de rdaction

1 Rdiger des phrases courtes (pas plus de 25 mots par phrase), en limitant lemploi :
- des participes prsents (surtout en dbut de phrase),
- des pronoms relatifs,
- des conjonctions de subordination.
NB : limiter ne signifie pas proscrire absolument !

2 Sexprimer positivement !
Les formules ngatives ou restrictives (ne pas, ne plus, ne que) rptes dans un mme
courrier donnent une impression de fatalit, de soumission aux vnements. Par exemple :
vitons dcrire

crivons plutt

En consquence, je ne peux que


vous conseiller

En consquence, je vous conseille ou


je vous suggre

Nous pourrons peut-tre alors donner

Nous pourrons sans doute alors

3 Sadresser directement au correspondant, limpliquer


Comme on le ferait au tlphone en recourant, chaque fois que possible, au sujet vous et
ladjectif possessif votre ou vos , plutt que nous et notre ou nos . Par exemple

vitons dcrire
(bien que ce soit correct)

crivons plutt

Nous vous prions de nous retourner


cette lettre de change accepte.

Vous voudrez bien nous retourner


cette lettre de change accepte.

Nous avons tudi votre proposition


avec attention .

Votre proposition a retenu toute notre


attention.

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1.3. - Les piges viter


1 Les archasmes
Ce sont les expressions strotypes, vestiges du 19e sicle, qui ont perdu toute signification de nos
jours, quand elles ne sont pas tout simplement ridicules. Par exemple :
Nous avons lhonneur de
Nous avons lavantage de

)
)

Nous sommes dvous


vos ordres

Notons que ces expressions sont encore en usage


dans le courrier chang entre fonctionnaires
Imagine-t-on un fournisseur qui ne le serait pas ?

Ces formules sont la correspondance actuelle ce que seraient des manches de lustrine un cadre
dentreprise !!

2 Le vocabulaire affectif
Certaines expressions, certains mots nont pas leur place en rdaction commerciale parce quils
expriment dune faon trop intense limpression ressentie, la raction suscite, lmotion prouve.
Par exemple
vitons

crivons plutt

Votre offre nous a sduits

Votre offre nous a vivement intresss

Nous sommes absolument navrs


de ce

Nous regrettons vivement ce


Nous dplorons ce

ou

3 Le style recherch ou les effets de style


La langue commerciale nest pas la langue littraire. La tendance est la simplicit, lutilisation
dun style direct, proche du langage parl. Le souci est de se faire comprendre, en privilgiant le
vocabulaire et les constructions de phrases propres au registre professionnel courant.

4 La recherche tout prix de synonymes


Encore une fois, la langue commerciale nest pas la langue littraire et il vaut mieux rpter un
mot dj utilis que de rechercher tout prix (et nimporte quel prix) un synonyme, au risque de se
faire mal comprendre ou de se rendre ridicule ! Dautant quil nexiste pas, en franais, de synonyme
absolu. Ainsi :
- le mot facture na pas de synonyme courant et actuel ;
- le mot lettre peut la rigueur tre remplac par courrier (terme gnrique) mais certainement pas par missive ou ptre qui sont pourtant des synonymes littraires !

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2 - LA LETTRE COMMERCIALE

2.1. La lettre commerciale : caractres et typologie

p. 6

2.2. Prsentation de la lettre commerciale

p. 7

2.3. La lettre commerciale... document normalis ou non ? p. 8

2.4. Structure et rdaction de la lettre commerciale

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2.1. La lettre commerciale : caractres et typologie


La lettre commerciale participe la diffusion de limage de lentreprise. Elle obit donc des rgles de
prsentation, de structure et dexpression. A la diffrence de la lettre prive, elle se caractrise par :
y un objet : ce qui motive la rdaction ;
y un contexte contraignant : lentreprise (son intrt, sa politique), le type de relations qui sest
instaur entre elle et le correspondant, lhistorique de ces relations ;
y un (ou des) objectif(s) : informer, proposer, confirmer un accord

On distingue
y Elle traite les situations caractre non rptitif.
y Elle fait lobjet dune rdaction spcifique, adapte la situation.

1 La lettre individualise

y Elle traite les situations qui, dans lorganisation, ont un caractre


frquent ou rptitif.
y Exemples : les lettres de relance de rglement, les lettres daccompagnement de chques.

y Principe : le corps de la lettre, invariable, prvoit linsertion dinformations caractre variable, propres au destinataire. Ces informations sont gnralement introduites au clavier. (Autrefois, elles
taient ajoutes la main ou la machine crire ; aujourdhui, une
fonction de traitement de texte permet de raliser cette opration de
faon absolument transparente pour le destinataire.) La suscription
(nom et adresse du destinataire) constitue galement une zone de
variables.

2 La lettre type
personnaliser

NB : pour les lettres de relance, certains logiciels comptables


prvoient linsertion automatique des variables relatives au dbiteur
concern partir dinformations extraites de sa situation comptable.
(La rdaction est souvent revoir)

y Envoi de nombreux correspondants dune lettre identique dans


sa rdaction mais personnalise dans sa prsentation. Ce type de
lettre tait appel autrefois lettre-circulaire .
y Exemples : lettre daccompagnement dun nouveau tarif, avis de
changement dadresse, avis de modification de conditions de
rglement

3 Le publipostage
caractre non
publicitaire

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y Principe : le corps de la lettre appel canevas est identique


pour tous les destinataires. Il peut comporter quelques lments
variables (peu nombreux). La suscription est dfinie elle aussi comme
une zone de variables. Linsertion de ces variables qui vont
personnaliser la lettre pour chaque destinataire seffectue
automatiquement (sans saisie au clavier) par fusion du
canevas avec un fichier de variables cr pour la circonstance
ou dj existant. Lopration est rendue possible grce au traitement
de texte.

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2.2. - Prsentation de la lettre commerciale


En-tte : nom et adresse de lexpditeur
Et mentions obligatoires : RCS, type de
socit
RHNE-POULENC CHIMIE DE BASE
SA au capital de 375 000 000 F RCS Nanterre B 322 346 628
Sige social 25 quai Paul Doumer 92408 Courbevoie Tl. 01 76 81 23 46
Agence de Lille
261 rue Jean-Jaurs
59650 VILLENEUVE DASCQ
Tl. 03 20 98 92 18

Rectorat
20 rue Saint-Jacques
59000 LILLE

Lobjet prcise
le motif de la
lettre

Nos rf. :
XA/DF
Objet :
Accueil de stagiaires trangers

Nom et adresse du
destinataire (suscription). Lusage
franais la situe en
haut et droite de
la page

A lattention de Monsieur XXXXX


Villeneuve dAscq,
le 6 octobre 2xxx

Nom de la personne
concerne. NB :
lattention de (et
non lintention de)

Monsieur,
Nous accusons rception de votre courrier du 15 septembre concernant
laccueil de deux stagiaires marocains du 11 au 16 dcembre prochain et
vous confirmons notre accord de principe.

Lieu et date de la
lettre (mois crit en
lettres)

Comme nous en sommes convenus par tlphone, vous trouverez ci-joint


deux formulaires propres notre socit ainsi quun questionnaire relatif
au risque accident.
Pour la bonne rgle, nous vous remercions de bien vouloir nous
retourner ces documents remplis, ds que vous connatrez les noms de
ces deux personnes.
Nous vous prions dagrer, Monsieur, nos salutations distingues.

PJ : indique la pr-

sence de documents annexs


(pices jointes)

PJ
2 formulaires
1 questionnaire

X. Alambert
Responsable dagence

Nom et qualit du
signataire, aligns

gnralement sur la
suscription

y La suscription scrit sur 3 lignes au minimum et sur 6 lignes au maximum. Aucune ponctuation dans les
lignes de ladresse (rue et code postal) ; pas despace dans lcriture du code postal, tous les chiffres sont
accols (il sagit dune norme postale dont le but est de faciliter le tri automatique)
y La lettre est compose en caractres de corps 10, 11 ou 12 (jamais moins de 10 et jamais plus de 12). La
police est classique : times roman ou arial. Linterligne normal est linterligne simple.
y Les paragraphes sont spars par un double interligne (deux fois la touche enter ). Il nest pas utile de
commencer le paragraphe par un retrait supplmentaire.
y La marge de gauche est au minimum de 2 cm (pour laisser la place aux perforations ncessaires larchivage du document dans un classeur). Elle nest jamais suprieure 4,5 cm. La marge de droite est au moins
de 0,7 cm, le plus souvent elle est de 2 cm.
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2.3. - La lettre commerciale... document normalis ou non ?

Il existe une norme de prsentation de la lettre commerciale (rf. NF Z 11-001 de juillet 1982) mais, comme
toutes les normes administratives, cette dernire na quun caractre indicatif et nest pratiquement pas
utilise en entreprise. Elle prsente cependant lavantage de citer tous les lments quil est souhaitable ou
obligatoire de faire figurer.
Les entreprises respectent en gnral leur propre "norme" appele "charte graphique".
La charte graphique est un document qui prcise o et comment sont imprims les mentions obligatoires
(police, corps, couleur, graphisme...) et le logotype (taille, emplacement, couleurs...), le type, la couleur, le
grammage du papier utiliser.
Cette charte s'applique tous les supports externes (courriers, documents commerciaux...) et internes (notes,
imprims divers) manant de l'entreprise ou utiliss dans l'entreprise.
Il est donc important d'obliger l'tudiant se rfrer et tenir compte de rgles d'criture de disposition
prcises qui constituent, en classe, donc en formation, la "charte graphique" dfinie par le professeur... Une
fois dans l'entreprise, il s'adaptera la charte graphique en usage dans l'organisation qui l'emploie..

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2.4. - Structure et rdaction de la lettre commerciale


RHNE-POULENC CHIMIE DE BASE
SA au capital de 375 000 000 F RCS Nanterre B 322 346 628
Sige social 25 quai Paul Doumer 92408 Courbevoie Tl. 01 76 81 23 46
Agence de Lille
261 rue Jean-Jaurs
59650 VILLENEUVE DASCQ
Tl. 03 20 98 92 18

Rectorat
20 rue Saint-Jacques
59000 LILLE
Nos rf. :
XA/DF
Objet :
Accueil de stagiaires trangers

A lattention de Monsieur XXXXX


Villeneuve dAscq,
le 6 octobre 2xxx

Titre de civilit
(ou de politesse)

- soit un accus de
rception
Monsieur,
Nous accusons rception de votre courrier du 15 septembre concernant
laccueil de deux stagiaires marocains du 11 au 16 dcembre prochain et
vous confirmons notre accord de principe.

- soit un expos direct des faits qui


motivent la lettre

Comme nous en sommes convenus par tlphone, vous trouverez ci-joint


deux formulaires propres notre socit ainsi quun questionnaire relatif
au risque accident.

toujours repris
dans

Pour la bonne rgle, nous vous remercions de bien vouloir nous


retourner ces documents remplis, ds que vous connatrez les noms de
ces deux personnes.

la formule de
politesse
APRS LE
VERBE agrer
ou croire

Selon le cas, le 1er


paragraphe est :

Nous vous prions dagrer, Monsieur, nos salutations distingues.


PS
2 formulaires
1 questionnaire

X. Alambert
Responsable dagence

Le dernier paragraphe est toujours


une formule de
politesse
Dans la pratique,
cette formule est
toujours la mme,
quel que soit le destinataire.

y On croit en des sentiments et on agre (signification : accepter) des salutations. Ne pas utiliser un autre verbe que croire ou agrer .
y Les phrases sont courtes : pas plus de 25 mots. Pas deffets de style ! Pas de manifestations dhumeur
ni dhumour ! Pas de phrases interrogatives (difficiles enchaner).
y Leur construction est simple : sujet + verbe + complment(s). Le style est direct : chaque fois que possible, on sadresse au correspondant, comme on le ferait au tlphone (vous trouverez ci-joint vous avez
souhait)
y Les principaux modes et temps de conjugaison utiliss sont
- le prsent, le pass compos et limparfait (parfois le plus que parfait) et le futur de lindicatif,
- le prsent du conditionnel et le prsent du subjonctif (en fonction de la syntaxe)
Limpratif nest utilis que sous la forme veuillez . Le pass simple de lindicatif nest jamais utilis.
y Le sujet est gnralement nous : on sexprime au nom dune collectivit, lentreprise
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3 - LA NOTE

3.1. Les notes : caractres et typologie

p. 11

3.2. La note dinstructions

P. 12

3.3. La note dinformation

p. 13

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3.1. - Les notes : caractres et typologie

Les notes sont des crits caractre interne. On peut les classer en deux catgories :
- les notes dites de service qui circulent verticalement, de faon descendante (dun chelon
hirarchique suprieur vers des chelons hirarchiques infrieurs) ou horizontalement (metteur et destinataires sont au mme niveau hirarchique).
- les autres notes qui circulent verticalement elles aussi mais souvent de faon ascendante (dun
chelon subalterne vers un chelon suprieur).

La note dinstructions
y communique des ordres, des consignes.
y a un caractre impratif.
y a gnralement plusieurs destinataires
y traite un seul objet
y est courte.

Les notes de
service

La note dinformation
y communique des dcisions, des vnements, des informations
(comme son nom lindique).
y traite un seul objet.
y a gnralement plusieurs destinataires
y est courte

La note de synthse
y fait le point sur un sujet prcis afin dviter au cadre destinataire
davoir lire et dpouiller une documentation abondante.
y na quun seul destinataire
y est rdige sur demande du destinataire
y peut occuper plusieurs pages
y porte le nom de rapport de synthse lorsque le rdacteur
met un avis personnel

Les autres
notes

La note (sans autre prcision) ou le mmo *


y se situe mi-chemin entre la note dinformation et la note de
synthse.
y rend compte dune activit, informe dun fait, rappelle un fait
y na gnralement quun seul destinataire
y traite un seul sujet
y est souvent trs courte.
* mmo : abrg de mmorandum

3.2. - La note dinstructions


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Indication du service
metteur (en-tte souvent
simplifi) : indispensable
Date de la note
indispensable

Nordtex & Cie


Direction comptable
------------Mot note : la
prsence du numro indique quil
sagit dune note
dinstruction
indispensable

Le 4 janvier XXXX

Note n 234
Pour action
Mr X.., Directeur des achats
Mr Y., Directeur des ventes
tion
Mme Z., DRH
paux (pour action)
Pour information
Destinataire
seconMr A., Directeur
administratif

Objet :
indispensable
Pas de titre
de civilit

Objet :
Procdure de remboursement de frais

Noms et qualits
des destinataires
principaux
indispensable

Noms et qualits
des destinataires
secondaires (le
cas chant)

Dans le but de rationaliser le traitement des tats de frais et autres


dpenses, je vous prie de bien vouloir prendre note de la procdure
suivante :
- transmettre les tats de frais mensuels mes services au plus tard
pour le 20 de chaque mois, pour un remboursement effectif dans les
10 jours (les tats remis aprs cette date seront traits le mois
suivant) ;
- joindre obligatoirement ces tats les justificatifs des dpenses
engages : notes de restaurant, dhtel, de page classs dans
lordre chronologique. Une dpense non justifie ne sera pas rembourse.
Cette procdure entre en application compter du 1er mars XXXX ;
elle sapplique vous-mme ainsi qu lensemble de vos
collaborateurs. Vous voudrez bien les en informer.

Pas de formule
de politesse

Titre, nom et
signature de
lmetteur
indispensable

Le Directeur comptable
D. Leroux

y La note dinstructions circule verticalement de haut en bas (vers des destinataires de niveau
hirarchique infrieur celui de lmetteur) ou horizontalement (destinataires de mme niveau
hirarchique).
y Sa prsentation nest pas normalise. Les expressions pour action , pour information sont
facultatives. La prsence du mot note est indispensable.
y Comme toutes les notes, la note dinstructions ne comporte ni titre de civilit, ni formule de politesse. Lobjet est ncessaire. Il peut tre remplac par un titre gnral voquant le sujet trait.
y Elle est souvent numrote (le numro est un identifiant qui peut servir pour le classement).
y Le ton gnral est neutre, en principe impratif (vous voudrez bien, veuillez) mais jamais
autoritaire. La rdaction est courte (rarement plus dune page). Elle peut tre complte par une
ou des annexes.
y Le style nest pas obligatoirement impersonnel : le pronom personnel je peut tre utilis, car le
signataire engage sa responsabilit propre. Le choix du vocabulaire est adapt au niveau de responsabilit des destinataires (il sagit de se faire comprendre par tous)

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3.3. - La note dinformation


Indication du service
metteur (en-tte souvent
simplifi) Indispensable
Date de la note
indispensable
Nordtex & Cie
Direction des Ressources Humaines
------------Titre du document.
indispensable
(pas de numro)

Le 4 avril XXXX

Note dinformation

Liste des destinataires


indispensable

tion
Mmes et Mrs les directrices
et directeurs
paux (pour action)
Mmes et Mrs les chefs de service
Objet de la note
indispensable

Pas de titre de
civilit

Objet :
Ftes du mois de mai

Pour permettre chacun de bnficier au moins dun weekend prolong loccasion des ftes du travail et de
lAscension, chaque salari disposera dun jour de cong,
prendre :
- soit le lundi 30 avril (week-end du 1er mai)
- soit le vendredi 25 mai (week-end de lAscension).
Il vous appartient de veiller ce que la moiti des effectifs soit prsent
pour chacune de ces deux journes.
La Directrice des Ressources Humaines
F. Zeimler

Pas de formule
de politesse

Titre, nom et
signature de
lmetteur
indispensable

y La note dinformation circule verticalement de faon descendante (vers des destinataires de


niveau hirarchique infrieur celui de lmetteur) ou horizontalement (destinataires de mme
niveau hirarchique que l'metteur).
y Comme toutes les notes, la note dinformation ne comporte ni titre de civilit, ni formule de
politesse. Lobjet est ncessaire. Il peut tre remplac par un titre gnral voquant le sujet trait.
y La note dinformation nest pas numrote. La prsence du titre du document note dinformation
est indispensable. sa prsentation nest pas normalise.
y Le ton gnral est neutre. La rdaction est courte (rarement plus dune page). Elle peut tre
complte par une ou des annexe(s).
y Le style est toujours impersonnel et/ou indirect : le signataire ne simplique pas dans la rdaction
pour respecter la neutralit de linformation (donc pas de pronom sujet je ou nous )
- Le style impersonnel se caractrise par lemploi du pronom il dpersonnalis. Par exemple, il
vous appartient de, il est indispensable que ou dun sujet collectif : la direction estime que
- Le style indirect recourt gnralement la forme passive. Par exemple, il a t port notre
connaissance, il a t souhait (sous-entendu par )

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4 - LE COMPTE RENDU

4.1. Le compte rendu : caractres et typologie

p. 15

4.2. Structure du compte rendu de runion analytique

p. 16

4.3. Structure du compte rendu de runion synthtique

p. 17

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4.1. - Le compte rendu : caractres et typologie


Le compte rendu est un document interne une organisation ou un groupe de personnes. Il peut avoir un
ou plusieurs destinataires. Le rdacteur du compte rendu nexprime jamais son avis personnel ou ses prises
de position.

On distingue
y Il relate avec exactitude et objectivit les dbats, les changes
auxquels le rdacteur a assist, les dcisions qui ont ventuellement t prises. Il doit tre clair, complet et comprhensible par tous
les destinataires
y Il vise conserver la mmoire de ce qui sest dit et informer
les personnes qui nont pas pu participer la runion.

1 Le compte rendu
de runion

y Il peut tre analytique ou intgral (les interventions de chacun


sont reprises dans lordre chronologique) ou synthtique (les
interventions sont regroupes et rsumes par thme abord, en
fonction des points de lordre du jour).
y Il a plusieurs destinataires et circule de faon horizontale entre les
membres du groupe.

y Il est rdig par un collaborateur qui sest vu confier une mission


prcise remplir, un dossier dtermin suivre.
y Il expose les conditions dans lesquelles cette mission sest droule
et fait le point sur la situation la date de rdaction.
y La rdaction ncessite souvent plusieurs pages.

2 Le compte rendu
dactivit

y Le plan suivi peut tre chronologique (lordre des tapes) ou


thmatique (les points abords dans le traitement du dossier ou le
droulement de la mission).
y Il na quun seul destinataire et circule verticalement, de bas en haut
(dun collaborateur vers un suprieur hirarchique.

y Il a essentiellement pour but dinformer un suprieur hirarchique


des conditions dans lesquelles sest ralise la visite, des points
abords au cours de l'entretien, des propositions mises et des
dcisions ventuellement prises.

3 Le compte rendu (ou


le rapport) de visite
de clientle

y La rdaction doit tre courte, prcise et complte. Le rdacteur peut


mettre un avis personnel (on parle alors de rapport de visite ).
y Il na gnralement quun seul destinataire et circule verticalement,
de bas en haut (dun collaborateur vers un suprieur hirarchique).

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4.2. Structure dun compte rendu de runion analytique


Titre du document, date
et objet de la runion

Noms et qualits des


personnes prsentes

Ouverture de la
sance avec rappel
de lordre du jour

COMPTE RENDU DE LA REUNION 12 DECEMBRE 20..


SUR ..
y taient prsents
- Mme A.
- Mr B.
- Mr D..
- Mr E
- Mme G..

y taient absents
- Mr C.
Mr F
y tait excuse
Mme F

Noms et qualits
des personnes dont
labsence est constate
Noms et qualits
des personnes qui
ont inform de leur
absence

Aprs un rapide tour de table, il est 10 h lorsque Monsieur D,


prsident, rappelle lordre du jour, savoir :

- ..
- ..
et propose daborder le premier sujet.
Rsum chronologique des prises de
parole avec indication des noms des
intervenants

Monsieur B prsente alors laction de la socit en matire de


.. et commente un certain nombre de tableaux statistiques.

Rappe des
dcisions prises

Madame A ouvre le dbat en suggrant que.


Madame G intervient en faisant remarquer..
..

En conclusion, Monsieur D fait le point sur les dcisions prises


la majorit du groupe, savoir

..

Lordre du jour tant puis, la sance est leve 11 h 30. La


prochaine runion du groupe est fixe au 25 janvier 20
Le 14 dcembre 20
H. B..
Secrtaire de sance

Clture de la
sance (heure
de fin)
Date de rdaction
du compte rendu et
nom du rdacteur

y La prsentation du compte rendu de runion nest pas normalise mais les informations indiques
ci-dessus comme indispensables doivent absolument figurer.
y Le compte rendu sera diffus aux personnes prsentes, absentes et excuses.
y Pour les runions caractre institutionnel, telles que les runions de dlgus du personnel, de
reprsentants syndicaux, etc., les participants peuvent exiger que leurs propos soient cits
textuellement, au lieu dtre reformuls et rsums comme dans lexemple ci-dessus.
y Si des dcisions ont fait lobjet dun vote, il est ncessaire de le prciser et dindiquer le nombre de

voix pour , contre ainsi que le nombre d'abstentions.


y La signature du rdacteur nest pas ncessaire.

4.3. Structure dun compte rendu de runion synthtique


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Titre du document, et
date de la runion

Titre ou
rappel de
lordre du jour

COMPTE RENDU DE LA REUNION 12 DECEMBRE 20..

Ordre du jour : Le point sur


y Prsents
- Mme A.
- Mr B.
- Mr D..
- Mr E
- Mme G..

y Absents
- Mr C.
Mr F
y Excuse
Mme F

Aprs un rapide tour de table, il est 10 h lorsque Monsieur D,


prsident, propose daborder directement le thme de la runion.
I Notre politique aujourdhui en matire de .
Structuration du
compte rendu en
fonction des
points abords

Il ressort de ltude statistique effectue par le service


dadministration du personnel que la situation
II Quelle politique pour demain ?
Le dbat soriente alors sur les modalits de contrle de labsentisme. Certains sinquitent de penser que

En conclusion, Monsieur D fait le point sur les propositions qui


ont recueilli ladhsion de la majorit du groupe, savoir
dune ventuelle pro
..

Lordre du jour tant puis, la sance est leve 11 h 30. La


prochaine runion du groupe est fixe au 25 janvier 20
Le 14 dcembre 20
H. B..
Secrtaire de sance

Clture : heure de fin


de sance et date
dune ventuelle prochaine runion
Date de rdaction
du compte rendu et
nom du rdacteur

y Dans ce type de compte rendu, les intervenants ne sont pas cits (ou rarement) et les
dbats sont rorganiss autour des thmes traits ; il ny a donc pas de citations.
y Le compte rendu synthtique est plus structur (par des sous-titres) que le compte rendu analytique
donc plus facile lire mais il est aussi moins prcis et rigoureux. Sa prsentation nest pas
normalise.
y Ici encore, si des dcisions ont fait lobjet dun vote, il est ncessaire dindiquer le nombre de voix
pour , contre et celui des abstentions
y La signature du rdacteur nest pas ncessaire.

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5 - LE RAPPORT

5.1. Le rapport : caractres et typologie

p. 19

5.2. Le rapport : exemples de prsentation

p. 20

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5.1. - Le rapport : caractres et typologie

Le rapport est un document usage interne qui circule verticalement, de faon ascendante, cest--dire
dun chelon subalterne vers une autorit hirarchique. Il na gnralement quun seul destinataire.
Il rend compte de la ralisation dune tude ou dune mission demande par un suprieur hirarchique mais,
la diffrence du compte rendu, le rdacteur met un ou des avis, propose des solutions ou des orientations
susceptibles dinfluencer le jugement et la dcision du destinataire.
Quel que soit le type de rapport, la prsentation nest pas normalise.

On distingue

Il rend compte de lanalyse dune situation comptable, financire,

administrative, commerciale et dbouche sur des propositions


de solutions.
1 Le rapport dtude
Il se dveloppe souvent sur plusieurs pages et peut mme constituer un dossier (rapport proprement dit plus annexes). Il est
rdig la demande de la personne qui a confi ltude ou la mission
considre

Il justifie une demande importante (investissement, cration de


poste)

2 Le rapport dopportunit
Il est souvent rdig spontanment, lappui de cette demande.
Il est gnralement court (deux ou trois pages au maximum)

Rdig la demande dune autorit hirarchique, il fait le point sur un


sujet dtermin.

3 Le rapport de synthse
Il sapparente la note de synthse mais, la diffrence de celle-ci, il
dbouche sur un avis, sur une ou des propositions dorientation.

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5.2. Le rapport : exemples de prsentation


y Une lettre daccompagnement (rapport joint)
Nom et qualit
du rapporteur

Date de remise

Yves Lebrun
Responsable XXXXXXX

du rapport

Le 23 mai 20..
Monsieur R. Roussel
Directeur gnral

Objet :
Rapport dtude sur

Nom et qualit
du destinataire

Objet
Monsieur le Directeur gnral,

Rappel de la
demande

Annonce du rapport et
nonc du plan

Vous mavez demand par lettre du dtudier


lvolution de et de vous proposer des
mesures susceptibles de permettre de faire face
cette situation.
Je vous prie de trouver ci-joint le rapport que jai tabli en
conclusion de cette tude. Ce rapport aborde les points
suivants :
1 La situation actuelle : rappel
2 Les causes possibles
3 - .Les solutions envisager
Je reste votre disposition pour toute information
complmentaire et je vous prie dagrer, Monsieur le
Directeur gnral, lexpression de mes sentiments dvous.
PJ
Rapport

Le responsable de
Yves Lebrun

La premire page du rapport reprendra le nom et la qualit du rapporteur, la date de rdaction, le mot
rapport et lobjet (lobjet peut tre remplac par un titre comme dans lexemple suivant).

y Un rapport avec introduction annonant le plan (pas de lettre daccompagnement)


Yves Lebrun
Responsable de

Nom et qualit
du rapporteur

Le 23 mai 20..
Date de
rdaction
Monsieur R Roussel
Directeur gnral
Destinataire du
rapport

Titre ou objet du rapport


Rapport sur lvolution de.
Je vous prie de trouver ci-aprs le rapport que vous mavez
demand sur lvolution de .. Jaborde dans cette tude
les points suivants ::

Introduction avec
rappel de la demande
et nonc du plan

1 Rappel de la situation actuelle


2 Recherche des causes possibles
3 Proposition de solutions

La numrotation des parties


indique comment le rapport
sera structur

1 Rappel de la situation actuelle

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1er sous-titre
Le rapporteur
signe son rapport
en dernire page,

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