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FUNDAMENTOS DE LA AUDITORIA
Importante
El sistema de control interno est a cargo de la propia entidad pblica. Su implementacin y funcionamiento es
responsabilidad de sus autoridades, funcionarios y servidores. Cul es el rol de la Contralora? La CGR es
responsable de la evaluacin del sistema de control interno de las entidades del Estado. Sus resultados
contribuyen a fortalecer la institucin, a travs de las recomendaciones que hace de conocimiento de la
administracin para las acciones conducentes a superar las debilidades e ineficiencias encontradas.
OBJETIVOS
GENERAL
Ayudar a la administracin y direccin de la Empresa al mejor y eficaz desempeo de sus labores.
ESPECFICOS
FUNDAMENTOS DE LA AUDITORIA
Hace parte integrante de los sistemas contables, financieros, operacionales y administrativos de la Empresa.
No es un sistema aislado.
Lo establece y mantiene la mxima autoridad de la Empresa, La Direccin la cual institucionaliza un
Sistema de Control Interno adecuado a la naturaleza y objetivos de la Empresa.
Cada funcionario es responsable del control interno en la Empresa, de acuerdo a la estructura organizacional.
Es evaluado por la OFICINA DE CONTROL INTERNO de manera independiente.
Garantiza una informacin exacta, veraz y oportuna, como base para la presentacin de informes operativos,
administrativos y financieros de la Empresa.
El Proceso de Auditora
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Previo a la elaboracin del plan de auditoria, se debe investigar todo lo relacionado con la
entidad a auditar, para poder elaborar el plan en forma objetiva. Este anlisis debe contemplar:
su naturaleza operativa, su estructura organizacional, giro del negocio, capital, estatutos de
constitucin, disposiciones legales que la rigen, sistema contable que utiliza, volumen de sus
ventas, y todo aquello que sirva para comprender exactamente cmo funciona la empresa.
Para el logro del conocimiento y comprensin de la entidad se deben establecer diferentes
mecanismos o tcnicas que el auditor deber dominar y estas son entre otras:
a) Visitas al lugar
b) Entrevistas y encuestas
c) Anlisis comparativos de Estados Financieros
d) Anlisis FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas)
e) Anlisis Causa-Efecto o Espina de Pescado
f) rbol de Objetivos.- Desdoblamiento de Complejidad.
g) rbol de Problemas
h) Etc.
2) Objetivos y Alcance de la auditoria.
Los objetivos indican el propsito por lo que es contratada la firma de auditoria, qu se persigue
con el examen, para qu y por qu. Si es con el objetivo de informar a la gerencia sobre el
estado real de la empresa, o si es por cumplimiento de los estatutos que mandan efectuar
auditorias anualmente, en todo caso, siempre se cumple con el objetivo de informar a los socios,
a la gerencia y resto de interesados sobre la situacin encontrada para que sirvan de base para
la toma de decisiones.
El alcance tiene que ver por un lado, con la extensin del examen, es decir, si se van a examinar
todos los estados financieros en su totalidad, o solo uno de ellos, o una parte de uno de ellos, o
ms especficamente solo un grupo de cuentas (Activos Fijos, por ejemplo) o solo una cuenta
(cuentas x cobrar, o el efectivo, etc.)
Por otro lado el alcance tambin puede estar referido al perodo a examinar: puede ser de un
ao, de un mes, de una semana, y podra ser hasta de varios aos.
3) Anlisis Preliminar del Control Interno
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Este anlisis reviste de vital importancia en esta etapa, porque de su resultado se comprender
la naturaleza y extensin del plan de auditoria y la valoracin y oportunidad de los
procedimientos a utilizarse durante el examen.
4) Anlisis de los Riesgos y la Materialidad.
El Riesgo en auditoria representa la posibilidad de que el auditor exprese una opinin errada en
su informe debido a que los estados financieros o la informacin suministrada a l estn
afectados por una distorsin material o normativa.
En auditoria se conocen tres tipos de riesgo: Inherente, de Control y de Deteccin.
El riesgo inherente es la posibilidad de que existan errores significativos en la informacin
auditada, al margen de la efectividad del control interno relacionado; son errores que no se
pueden prever.
El riesgo de control est relacionado con la posibilidad de que los controles internos imperantes
no prevn o detecten fallas que se estn dando en sus sistemas y que se pueden remediar con
controles internos ms efectivos.
El riesgo de deteccin est relacionado con el trabajo del auditor, y es que ste en la utilizacin
de los procedimientos de auditoria, no detecte errores en la informacin que le suministran.
El riesgo de auditoria se encuentra as: RA = RI x RC x RD
La Materialidad es el error monetario mximo que puede existir en el saldo de una cuenta sin dar
lugar a que los estados financieros estn sustancialmente deformados. A la materialidad tambin
se le conoce como Importancia Relativa.
5) Planeacin Especfica de la Auditoria.
Para cada auditoria que se va a practicar, se debe elaborar un plan. Esto lo contemplan las
Normas para la ejecucin. Este plan debe ser tcnico y administrativo. El plan administrativo
debe contemplar todo lo referente a clculos monetarios a cobrar, personal que conformarn los
equipos de auditoria, horas hombres, etc.
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b) Sistemtica: se escoge al azar un nmero y luego se designa un intervalo para los siguientes
nmeros. Ejemplo: se tiene una lista de 1000 clientes, entre los primeros 20 se escoge al azar
uno de ellos. Si resulta el 12, se puede designar los siguientes 4 nmeros de la lista con
intervalos de 50. Los clientes a examinarse seran: 12(escogido al azar), 13, 14, 15 y 16. Luego
el 62(12 +50), 63, 64,65 y 66. Luego el 112(62 + 50), 113, 114,115 y 116. Luego el 162, 163, 164,
165 y 166, y as sucesivamente hasta completar los 100 de la muestra.
c) Seleccin por Celdas: se elabora una tabla de distribucin estadstica y luego se selecciona
una de las celdas. Ejemplo:
Una lista de 1000 clientes puede dividirse en 5 grupos (celdas) de 200:
Del 1 al 200 Del 201 al 400 Del 401 al 600 Del 601 al 800 Del 801 al 1000
Se puede escoger una de las celdas como muestra para ser examinadas.
d) Al Azar: es el muestreo basado en el juicio o la apreciacin. Viene a ser un poco subjetivo, sin
embargo es utilizado por algunos auditores. El auditor puede pensar que los errores podran
estar en las partidas grandes, y de estas revisar las que resulten seleccionadas al azar.
e) Seleccin por bloques: se seleccionan las transacciones similares que ocurren dentro de un
perodo dado. Ejemplo: seleccionar 100 transacciones de ventas ocurridas en la primera semana
de Enero, o 100 de la tercera semana, etc.
Evidencia de Auditoria
Se llama evidencia de auditoria a " Cualquier informacin que utiliza el auditor para determinar si
la informacin cuantitativa o cualitativa que se est auditando, se presenta de acuerdo al criterio
establecido".
La Evidencia para que tenga valor de prueba, debe ser Suficiente, Competente y Pertinente.
Tambin se define la evidencia, como la prueba adecuada de auditoria. La evidencia adecuada
es la informacin que cuantitativamente es suficiente y apropiada para lograr los resultados de la
auditoria y que cualitativamente, tiene la imparcialidad necesaria para inspirar confianza y
fiabilidad...
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El estudio general, deber aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que
su aplicacin la lleve a cabo un auditor con preparacin, experiencia y madurez, para asegurar
un juicio profesional slido y amplio.
2.- Anlisis. Clasificacin y agrupacin de los distintos elementos individuales que forman una
cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades
homogneas y significativas.
El anlisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para conocer
cmo se encuentran integrados y son los siguientes:
a)
Anlisis de saldos
Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en ellas son
compensaciones unos de otros, por ejemplo, en una cuenta de clientes, los abonos por pagos,
devoluciones, bonificaciones, etc., son compensaciones totales o parciales de los cargos por
ventas. En este caso, el saldo de la cuenta est formado por un neto que representa la
diferencia entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta. En este caso, se pueden
analizar solamente aquellas partidas que forman parte del saldo de la cuenta. El detalle de las
partidas residuales y su clasificacin en grupos homogneos y significativos, es lo que
constituye el anlisis de saldo.
b)
Anlisis de movimientos
En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se forman no por compensacin de partidas, sino
por acumulacin de ellas, por ejemplo, en las cuentas de resultados; y en algunas cuentas de
movimientos compensados, puede suceder que no sea factible relacionar los movimientos
acreedores contra los movimientos deudores, o bien. Por razones particulares no convenga
hacerlo. En este caso, el anlisis de la cuenta debe hacerse por agrupacin, conforme a
conceptos homogneos y significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que
constituyen el saldo de la cuenta.
3.- Inspeccin. Examen fsico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de
cerciorarse de la existencia de un activo o de una operacin registrada o presentada en los
estados financieros.
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En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a los saldos del activo, los datos de la
contabilidad estn representados por bienes materiales, ttulos de crdito u otra clase de
documentos que constituyen la materializacin del dato registrado en la contabilidad.
En igual forma, algunas de las operaciones de la empresa o sus condiciones de trabajo, pueden
estar amparadas por ttulos, documentos o libros especiales, en los cuales, de una manera
fehaciente quede la constancia de la operacin realizada. En todos estos casos, puede
comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de la operacin realizada o de la
circunstancia que se trata de comprobar, mediante el examen fsico de los bienes o documentos
que amparan el activo o la operacin.
4.- Confirmacin . Obtencin de una comunicacin escrita de una persona independiente de la
empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones
de la operacin y, por lo tanto, confirmar de una manera vlida.
Esta tcnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se
pode la confirmacin, para que conteste por escrito al auditor, dndole la informacin que se
solicita y puede ser aplicada de diferentes formas:
Positiva.- Se envan datos y se pide que contesten, tanto si estn conformes como si no lo
estn. Se utiliza este tipo de confirmacin, preferentemente para el activo.
Negativa.- Se envan datos y se pide contestacin, slo si estn inconformes. Generalmente se
utiliza para confirmar pasivo o a instituciones de crdito.
5.- Investigacin. Obtencin de informacin, datos y comentarios de los funcionarios y
empleados de la propia empresa.
Con esta tcnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos
saldos u operaciones realizadas por la empresa. Por ejemplo, el auditor puede formarse su
opinin sobre la contabilidad de los saldos de deudores, mediante informaciones y comentarios
que obtenga de los jefes de los departamentos de crdito y cobranzas de la empresa.
6.- Declaracin. Manifestacin por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las
investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa.
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Esta tcnica, se aplica cuando la importancia de los datos o el resultado de las investigaciones
realizadas lo ameritan.
Aun cuando la declaracin es una tcnica de auditoria conveniente y necesaria, su validez est
limitada por el hecho de ser datos suministrados por personas que participarlo en las
operaciones realizadas o bien, tuvieron injerencia en la formulacin de los estados financieros
que se est examinando.
7.- Certificacin. Obtencin de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho,
legalizado por lo general, con la firma de una autoridad.
8.- Observacin. Presencia fsica de cmo se realizan ciertas operaciones o hechos.
El auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones, dndose cuenta
ocularmente de la forma como el personal de la empresa las realiza. Por ejemplo, el auditor
puede obtener la conviccin de que los inventarios fsicos fueron practicados de manera
satisfactoria, observando cmo se desarrolla la labor de preparacin y realizacin de los
mismos.
9.- Calculo. Verificacin matemtica de alguna partida.
Hay partidas en la contabilidad que son resultado de cmputos realizados sobre bases
predeterminadas. El auditor puede cerciorarse de la correccin matemtica de estas partidas
mediante el clculo independiente de las mismas.
En la aplicacin de la tcnica del clculo, es conveniente seguir un procedimiento diferente al
ampliado originalmente en la determinacin de las partidas. Por ejemplo, el importe de los
intereses ganados originalmente calculados sobre la base de cmputos mensuales sobre
operaciones individuales, se puede comprobar por un clculo global aplicando la tasa de inters
anual al promedio de las inversiones del periodo.
Papeles de Trabajo
Son los archivos o legajos que maneja el auditor y que contienen todos los documentos que
sustentan su trabajo efectuado durante la auditoria.
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Se considera que los hallazgos en auditoria son las diferencias significativas encontradas en el
trabajo de auditoria con relacin a lo normado o a lo presentado por la gerencia.
Atributos del hallazgo:
1. Condicin: la realidad encontrada
2. Criterio: cmo debe ser (la norma, la ley, el reglamento, lo que debe ser)
3. Causa: qu origin la diferencia encontrada.
4. Efecto: qu efectos puede ocasionar la diferencia encontrada.
Al plasmar el hallazgo el auditor primeramente indicar el ttulo del hallazgo, luego los atributos,
a continuacin indicar la opinin de la personas auditadas sobre el hallazgo encontrado,
posteriormente indicar su conclusin sobre el hallazgo y finalmente har las recomendaciones
pertinentes. Es conveniente que los hallazgos sean presentados en hojas individuales.
Solamente las diferencias significativas encontradas se pueden considerar como hallazgos
(generalmente determinadas por la Materialidad), aunque en el sector pblico se deben dar a
conocer todas las diferencias, aun no siendo significativas.
Una vez concluida la fase de Ejecucin, se debe solicitar la carta de salvaguarda o carta de
gerencia, donde la gerencia de la empresa auditada da a conocer que se han entregado todos
los documentos que oportunamente fueron solicitados por los auditores.
Tercera Fase Preparacin del Informe:
El informe de Auditora debe contener a lo menos:
1- Dictamen sobre los Estados Financieros o del rea administrativa auditada.
2- Informe sobre la estructura del Control Interno de la entidad.
3- Conclusiones y recomendaciones resultantes de la Auditora.
4- Deben detallarse en forma clara y sencilla, los hallazgos encontrados.
En esta fase se analizan las comunicaciones que se dan entre la entidad auditada y los
auditores, es decir:
a) Comunicaciones de la Entidad, y
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PAPELESDETRABAJO
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os papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la informacin obtenida por el auditor en su
revisin, as como los resultados de los procedimientos y pruebas de auditora aplicados; con ellos se sustentan
las observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente.
OBJETIVOS
Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:
Registrar de manera ordenada, sistemtica y detallada los procedimientos y actividades realizados por el auditor.
Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.
Proporcionar la base para la rendicin de informes.
Facilitar la planeacin, ejecucin, supervisin y revisin del trabajo de auditora.
Minimizar esfuerzos en auditoras posteriores.
Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditora y de que el trabajo se efectu de conformidad
con las Normas de Auditora del rgano de Control y dems normatividad aplicable.
Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditora para prximas revisiones.
NATURALEZA Y CARACTERSTICAS
Los papeles de trabajo debern:
Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deber relacionarse con los papeles
de trabajo mediante ndices cruzados.
Contener ndices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cdulas y resmenes que sean necesarios.
Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.
Ser supervisados e incluir constancia de ello.
Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo realizado y sustenten
debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditora.
Redactarse con concisin, pero con tanta precisin y claridad que no requieran explicaciones adicionales.
Ser pertinentes, por lo cual slo debern contener la informacin necesaria para el cumplimiento de los objetivos de
la auditora.
Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y comentarios (los papeles de
trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar de la calidad del trabajo realizado).
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A.
Suficiencia. Ser suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste para sustentar los
resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditora.
B.
Competencia. Para que sea competente, la evidencia deber ser vlida y confiable; es decir, las
pruebas practicadas debern corresponder a la naturaleza y caractersticas de las materias examinadas.
C.
Importancia. La informacin ser importante cuando guarde una relacin lgica y patente con el
hecho que se desee demostrar o refutar.
D.
Pertinencia. La evidencia
recomendaciones de la auditora.
deber
ser
congruente
con
los
resultados,
conclusiones
PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Los papeles de trabajo sern propiedad del rgano de Control, por contener la evidencia de trabajos de auditora
realizados por su personal. Por tanto, su guarda y custodia sern responsabilidad de los auditores y, para evitar el
riesgo de que se extraven o sean utilizados indebidamente por terceras personas, las Direcciones de Auditora
debern archivarlos en un sitio designado especialmente para ello, de preferencia bajo llave.
La confidencialidad est ligada al cuidado y diligencia profesional con que debern proceder los auditores
del rgano de Control. Por contener informacin confidencial, el uso y consulta de los papeles de trabajo estarn
vedados por el secreto profesional a personas ajenas a los auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad
competente.
Con objeto de que los papeles de trabajo estn debidamente resguardados y archivados, se formarn
tantos legajos como sean necesarios, que se archivarn en compiladores tamao carta.
Cada legajo incluir un ndice para facilitar la localizacin de las cdulas y dems papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo de auditoras terminadas debern conservarse por un perodo de cinco aos, en el
archivo general a cargo del Centro de Informtica, Documentacin y Archivo con excepcin de aquellos que, por
no haberse solventado alguna recomendacin, permanezcan en la oficina del Auditor Especial y/o en la
Direccin de Auditora correspondiente, quienes sern responsables de custodiarlos.
CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.
Con base en su utilizacin y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo permanente o expediente
continuo de auditora y papeles de trabajo actuales. A continuacin, se sealan las caractersticas de cada uno de
ellos.
Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditora
El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran los documentos relativos
a los antecedentes, constitucin, organizacin, operacin, normatividad jurdica y contable e informacin
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Inciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cdula, y sus firmas o rbricas, a fin de deslindar
responsabilidades y, en su caso, evaluar al personal.
g) Fecha de elaboracin de la cdula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso de que durante la auditora
se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en la cdula.
2. Cuerpo. El cuerpo de la cdula es la parte donde se asienta la informacin obtenida por el auditor y los resultados
de la revisin. Regularmente, se incluir los siguientes elementos:
a) Cifras y conceptos sujetos a revisin.
b) Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control establecidos en el ente fiscalizado.
c) Referencias.
d) Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas.
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Hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o incumplimiento de los controles establecidos por el
ente auditado.
g) Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y determinacin del monto de los hechos e
irregularidades detectados.
h) Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas realizadas y remitan a otras cdulas
relacionadas o complementarias.
3. Pie o calce. El pie o calce es la parte inferior de la cdula; en ella se asientan principalmente los siguientes datos:
a) Notas para aclarar o complementar algn concepto asentado en el cuerpo de la cdula, para aclarar o ampliar
informacin o para sealar situaciones especiales.
b) Marcas de auditora empleadas y su significado (si no se elabora una cdula especial para ello).
c) Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cdula.
d) Normalmente se anotar la preposicin DE en color rojo, y enseguida la fuente de informacin (auxiliares, plizas,
cuentas por liquidar certificadas, contratos, etc.)
REGLAS PARA ELABORAR CDULAS DE AUDITORA
A efecto de que las cdulas que integrarn los papeles de trabajo renan los requisitos mencionados
anteriormente, enseguida se establecen de manera enunciativa, no limitativa, algunas reglas o principios que
servirn de gua general para su diseo y elaboracin.
1. Decidir si es necesaria su formulacin, en funcin del objetivo y procedimientos aplicados.
2. Efectuar un diseo previo a su elaboracin.
3. Aprovechar los elementos solicitados, proporcionados y localizados en el ente sujeto a revisin.
4. Escribir los datos y cifras siempre con letra legible.
5. Anotar los datos en forma de columna.
6. Tener cuidado de asentar en la cdula los datos necesarios y suficientes.
7. Ordenar y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la informacin y a la
misma conclusin que el auditor que elabor la cdula.
8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos tanto con los contenidos en la misma
cdula como con los asentados en otras.
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NDICE
(A.P.)
100
Sumaria de conclusiones.
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Sumaria de ingresos.
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