FORMATO N 01:

Funciones y procesos que realiza su rea

Entrevistado:

Fecha:

Entrevistador:

rea o departamento:

Dirigido a: Aquellos Trabajadores que conocen los procesos.

Objetivos de la entrevista: Identificar las funciones y procesos que se realizan en su
departamento
1.1.1

Funciones

1.

Procesos

S.I. (si tiene...)

1.
2.
3.
.
.
.

2.

S.I: Especificar el nombre del Sistema de Informacin que se utiliza en este proceso.

FORMATO N 02:

Identificacin de Factores de xito

Nombre del rea: rea de rentas

Dirigido a: Jefes de rea.

Requisitos: Para realizar esta tarea es necesario contar con los objetivos del rea
afectada, los objetivos se determinan a partir de los objetivos corporativos.
Objetivo: Definir los Factores Crticos de xito:

1.2

Cuadro de Identificacin de FCE

Objetivos propuestos

Factores de xito

Objetivo1:

Factores que dependen de la Institucin:

Administracin
tributaria eficiente

Hardware eficientes
sistemas
informticos
funcionamiento

FCE
()

fuera

de

Factores fuera del control de la Institucin:

Base de datos
Sistema informtico

Obejetivo2:
Recaudacin

Factores que dependen de la Institucin:

Hojas de control sobre lo recaudado en
rentas
Sistema informtico
Personal calificado

Factores fuera del control de la Institucin:

Mejora en su sistema informtico
Base de datos

Nombre del rea: rea de administracin gerencial

Entrevistado: Arturo Santisteban

Objetivos propuestos

Factores de xito

FCE
()

Objetivo1:
Cancelar
a
proveedores

Factores que dependen de la Institucin:

los

Hardware eficientes
control de trabajadores

Factores fuera del control de la Institucin:

Base de datos
Sistema informtico
Control eficiente

Obejetivo2:
Cumplir de
municipal

Factores que dependen de la Institucin:

gerente

Hojas de control sobre lo recaudado en

rentas
Sistema informtico
Personal calificado

Factores fuera del control de la Institucin:

Mejora en su sistema informtico
Base de datos
Obejetivo3:
Responsable
del
personal de todas las
reas que dependen a
la gerencia municipal

Factores que dependen de la Institucin:

Software
Rexportes de jefe de personal
Personal calificado
Factores fuera del control de la Institucin:
Software actualizado
Base de datos

Nombre del rea: rea de contabilidad

Entrevistado: Fernando Saavedra Morante

Objetivos propuestos

Factores de xito

Objetivo1:

Factores que dependen de la Institucin:

Controlar los recibos de

ingresos

Efectuados por rea de tesorera

Hardware

FCE
()

Factores fuera del control de la Institucin:

Base de datos
Recursos detallados
Control eficiente

Obejetivo2:
Fuente
de
infraestructura social

Factores que dependen de la Institucin:

Proyectos productivos que les transfiere
tesoro publico
Personal eficiente

Factores fuera del control de la Institucin:

Mejora en su sistema informtico
Base de datos

1.3

Entregables del proyecto

Se indican y describen cada uno de los productos finales que sern

generados de las actividades y tareas que el grupo de trabajo
programe

Personalice para la organizacin, las denominaciones de los

entregables. Pueden guiarse de alguna metodologa: RUP, Mtrica 3

Las etapas mnimas a considerar son:

1) Plan de Desarrollo del Proyecto

Ejemplo: plan de actividades y tareas, gestin de recursos, costos,
catlogo de requisitos

2) Anlisis del sistema y de los procesos de la organizacin

Ejemplo: arquitectura de procesos, modelo de procesos de
negocio, arquitectura de datos

3) Diseo
Ejemplo: prototipo de formularios, reportes, consultas

4) Desarrollo
Ejemplo: tcnicas de programacin, de construccin de base de
datos

5) Pruebas
Ejemplo: plan de pruebas

6) Puesta en produccin
Ejemplo: plan de capacitacin, migracin y carga de data,
elaboracin de manuales

7) Especificaciones Adicionales
1.4

Arquitectura general del sistema

1.4.1

Definicin de la cartera de aplicaciones

Debe mapearse la integracin de los mdulos (o subsistemas) que

estn considerados en el Plan de TSI, sealando los puntos de funcin
considerados en cada mdulo.

1.4.2

Directrices de gestin y tcnicas consideradas en el proyecto

Utilice los formatos N 3 y 4 de la recogida de la informacin

FORMATO N 03:

IDENTIFICACION DE LAS DIRECTRICES DE GESTION Y TCNICAS

Entrevistado: JUAN PABLO

SANDOVAL BALDERA
rea o departamento: AREAS DE RENTAS

Dirigido a: Jefes de departamento o rea

Requisitos: Se identifican necesidades de acuerdo a las funciones y procesos que realiza
el rea.
Objetivos de la entrevista:
Identificar el marco normativo de las actividades de gestin que afectan de alguna manera el
desarrollo de la Institucin.

Determinar nuevos requisitos para los nuevos sistemas que se realicen.

Poltica de Recursos Humanos:

*

Polticas de evaluacin de personal

La evaluacin del personal en base a mritos mediantes formularios de evaluacin, el

formulario deber ser entregado al Gerente de rentas .El resultado de la evaluacin de
desempeo deber ser considerado para posibles alzas de salario y promociones del
empleado.

Polticas de contratacin de personal

-La persona a contratar debe cumplir con el perfil de cargo establecido para la vacante.
-El rea de rentas analizar la posibilidad de realizar alguna promocin o rotacin interna
acorde a la vacante establecida.
-Todos
los
candidatos
debern
someterse
a
entrevista
-No se podr realizar ninguna contratacin de personal que no haya cumplido con el
proceso de seleccin.
-No es posible contratar a menores de edad.
-Ningn trabajador se ver discriminado por razones de edad, sexo, estado civil, origen
racional o tnico, etc.
-El trabajador debe guardar absoluta discrecin con la informacin confidencial.
-No tener antecedentes judiciales y penales.
-Toda

persona

contratada

para

realizar

una

funcin

en

el

rea

de

rentas

Directrices de Gestin de Calidad

*

Poltica Presupuestaria

La poltica municipal se refleja en el presupuesto. Conocer en qu se invierten los recursos

pblicos es un derecho.
El rea de rentas promueve la realizacin del Presupuesto por Programas, por cuanto
resulta ms transparente y refleja de manera ms clara la relacin entre los gastos
proyectados y los programas de gobierno con sus objetivos y acciones concretas. Esta
informacin detallada se encuentra en la Memoria Descriptiva del Presupuesto, lo que
permite un mejor control de su cumplimiento.

Poltica de Contratacin y Abastecimiento

Con el Personal de Abastecimiento

Nos comprometemos a procurar el desarrollo de las competencias necesarias para un
desempeo eficiente en sus funciones, en un ambiente de respeto y valoracin, para
contar con un capital humano pro-activo y capacitado, que contribuya al objetivo de la
organizacin.

Carencias de normas y estndares de gestin existente (opinin del entrevistado)

Explicitar la necesidad de abordar los problemas en el rea de rentas.
Conducir a un anlisis que incluya los componentes, causas, efectos y relaciones econmicas.
Comprender e incentivar la participacin de las reas
Promover un anlisis que detecte las necesidades de levantar informacin de base.
Asumir la necesidad de desarrollar instrumentos nuevos de poltica, ms eficientes y eficaces,
para conseguir sus objetivos.

Entrevistado:
SANTISTEBAN

ARTURO

Entrevistador:

rea o departamento:
GERENCIAL

AREA

DE

ADMINISTRACION

Dirigido a: Jefes de departamento o rea

Requisitos: Se identifican necesidades de acuerdo a las funciones y procesos que realiza
el rea.
Objetivos de la entrevista:
Identificar el marco normativo de las actividades de gestin que afectan de alguna manera el
desarrollo de la Institucin.

Determinar nuevos requisitos para los nuevos sistemas que se realicen.

Poltica de Recursos Humanos:

*

Polticas de evaluacin de personal

La evaluacin del personal en base a mritos mediantes formularios de evaluacin, el

formulario deber ser entregado al Gerente de administracin.
*

Polticas de contratacin de personal

-La persona a contratar debe cumplir con el perfil de cargo establecido para la vacante.
-El rea de rentas analizar la posibilidad de realizar alguna promocin o rotacin interna
acorde a la vacante establecida.
-Todos
los
candidatos
debern
someterse
a
entrevista
-No se podr realizar ninguna contratacin de personal que no haya cumplido con el
proceso de seleccin.
-No es posible contratar a menores de edad.
-Ningn trabajador se ver discriminado por razones de edad, sexo, estado civil, origen
racional o tnico, etc.
-El trabajador debe guardar absoluta discrecin con la informacin confidencial.
-No tener antecedentes judiciales y penales.
Directrices de Gestin de Calidad
*

Poltica Presupuestaria

La poltica municipal se refleja en el presupuesto. Conocer en qu se invierten los recursos

pblicos es un derecho.
El rea de rentas promueve la realizacin del Presupuesto por Programas, por cuanto
resulta ms transparente y refleja de manera ms clara la relacin entre los gastos
proyectados y los programas de gobierno con sus objetivos y acciones concretas.
*

Poltica de Contratacin y Abastecimiento

Con el Personal de Abastecimiento

Nos comprometemos a procurar el desarrollo de las competencias necesarias para un
desempeo eficiente en sus funciones, en un ambiente de respeto y valoracin, para
contar con un capital humano pro-activo y capacitado, que contribuya al objetivo de la
organizacin.

FORMATO N 04:
IDENTIFICACION DE LAS DIRECTRICES DE GESTION Y TECNICAS

B.- Directrices Tcnicas

Entrevistado: JORGE PAICO

Entrevistador:

rea o departamento: AREA DE RENTAS

Dirigido a: Jefes de departamento o rea

Requisitos: Se identifican necesidades de acuerdo a las funciones y procesos que realiza
el rea.
Objetivos de la entrevista:
Identificar el marco normativo de las actividades de gestin que afectan de alguna manera el
desarrollo de la Institucin.

Determinar nuevos requisitos para los nuevos sistemas que se realicen.

Identificar las normas y estndares tcnicas existentes en la Institucin. (Recopilacin de
Documentacin: Reglamentos, Normas, Formatos, etc.)

- Polticas Tcnicas, entre las cuales tenemos:

- Gestin de Proyectos.

Seguimiento y revisin:

Se establecen plazos, estimando la duracin de las actividades que se llevarn a

cabo durante el proyecto, los mismos que se plasman en un cronograma general de
actividades iniciales (tiempos y responsables de las mismas). Para ello, se requiere la
participacin del Lder Usuario, Equipo Usuario y Equipo de Trabajo quienes estiman
las fechas en las actividades.
Se identifican riesgos y situaciones que puedan generarse durante el proyecto y que
afectaran alguno de los parmetros del proyecto (alcance, plazo, costo, participantes,
calidad) y las acciones concretas que permitan mitigarlos o neutralizarlos.
Se establecen las condiciones de calidad, especificando los criterios que verifiquen
que la solucin cumple las necesidades establecidas por el usuario con las debidas
garantas de calidad.

Aprobacin Final:
La aprobacin del documento Formulacin del Proyecto se oficializa con la
conformidad del Ejecutivo del Proyecto y sirve como un contrato cuyo
propsito es comprometer al Coordinador del Proyecto, y a todos los
participantes con los trminos de la Formulacin del Proyecto.
- Desarrollo de Sistemas (existencia de normativas, metodologas y
tcnicas de programacin)
- Arquitectura de Sistemas (centralizada, distribuida)

Generar los niveles ms altos de requisitos del sistema, basados en

las necesidades del usuario, as como, algunas otras limitantes tales
como costos y tiempos.
Llevar a cabo anlisis costo-beneficio para determinar que costos se cumplen
mejor ya sea manualmente, por software o con hardware; maximizando as
los componentes ya desarrollados o los comerciales.

- Poltica de Seguridad , entre los cuales tenemos:

Control de accesos: hemos migrado de sistemas mecnicos y con personal
especializado, a tener procesos de control de entrada y salida completamente
automatizados con diferentes tipos de tecnologas y dispositivos.
Control de acceso para los usuarios, en el logeo y en la verificacin de acceso al sistema.
Integridad de datos
Nos centramos en la correccin y complementacin de los datos en una base de datos.
Disponibilidad de aplicaciones:
Las soluciones de que brindamos mediante las aplicaciones, garantizan que las
aplicaciones que se ejecutan a travs de redes sean rpidas, seguras y que estn
siempre disponibles. El sistema genera una nica infraestructura para que todos los
servicios trabajen juntos en el mismo sistema.

Carencias de normas y estndares existentes (opinin del entrevistado)

Entrevistado:
SANTISTEBAN

ARTURO

Entrevistador:

rea o departamento:
GERENCIAL

AREA

DE

ADMINISTRACION

Dirigido a: Jefes de departamento o rea

Requisitos: Se identifican necesidades de acuerdo a las funciones y procesos que realiza
el rea.
Objetivos de la entrevista:
Identificar el marco normativo de las actividades de gestin que afectan de alguna manera el
desarrollo de la Institucin.

Determinar nuevos requisitos para los nuevos sistemas que se realicen.

Identificar las normas y estndares tcnicas existentes en la Institucin. (Recopilacin de
Documentacin: Reglamentos, Normas, Formatos, etc.)

- Polticas Tcnicas, entre las cuales tenemos:

Sirven para administrar mejor los sueldos de los empleados, las polticas son normas de
actuacin para todos los trabajadores con respecto a su sueldo.
Es necesario que los trabajadores sepan de que se tratan estas polticas.
Si las polticas estn bien establecidas, se va a lograr que en la organizacin haya menos
inconformidad de los empleados.
Para establecer las polticas de sueldos en una organizacin, se tiene que tomar en cuenta
lo siguiente:
Ver el nivel de sueldos y salarios que tienen en relacin en los pagos.
Ver en cuanto varan los sueldos de acuerdo con las tarifas establecidas a la hora de
negociar con el empleado.
- Gestin de Proyectos:

Procesos de iniciacin, para autorizar el comienzo del proyecto o de cualquiera de

sus fases para as mejorar las actividades Administrativas.

Procesos de planificacin, para definir y refinar objetivos, seleccin de la mejor

alternativa o enfoque de proyecto para alcanzar los objetivos propuestos para el
proyecto en el rea de administracin.

Procesos de ejecucin, para coordinar todo tipo de recursos necesarios para llevar a
cabo el plan desarrollado en los procesos de planificacin.

Procesos de cierre, para aceptar el proyecto o una de sus fases y proceder adems al
cierre ordenado del mismo.

- Arquitectura de Sistemas:
La mayora de las arquitecturas para la administracin de redes utilizan la misma estructura
y conjuntos bsicos de relaciones. Las estaciones terminales, como los sistemas de
cmputo y otros dispositivos de red, utilizan un software que les permite enviar mensajes
de alerta cuando se detecta algn problema.
- Poltica de Seguridad , entre los cuales tenemos:
Control de accesos
Integridad de datos
Deben protegerse los equipos para disminuir el riesgo de robo, destruccin, y mal uso.
-

Disponibilidad de aplicaciones

Carencias de normas y estndares existentes (opinin del entrevistado)

Entrevistado:
ARMANDO
SAAVEDRA MORANTE

Entrevistador:

rea o departamento: AREA DE TESORERIA (ASISTENTE

DEL TESORERIA).

Dirigido a: Jefes de departamento o rea

Requisitos: Se identifican necesidades de acuerdo a las funciones y procesos que realiza
el rea.
Objetivos de la entrevista:
Identificar el marco normativo de las actividades de gestin que afectan de alguna manera el
desarrollo de la Institucin.

Determinar nuevos requisitos para los nuevos sistemas que se realicen.

Identificar las normas y estndares tcnicas existentes en la Institucin. (Recopilacin de
Documentacin: Reglamentos, Normas, Formatos, etc.)

- Polticas Tcnicas, entre las cuales tenemos:

- Gestin de Proyectos:
Centralizacin de los saldos de caja gubernamentale s y establecimiento de la Cuenta
nica de Tesorera (CUT).
Sistemas modernos: un marco adecuado para tramitar y contabilizar las transacciones
(reduccin de los pasos administrativos necesarios para tramitar las transacciones del
gobierno, uso de transacciones electrnicas); sistemas modernos bancarios, de pagos y
de liquidacin. Capacidad para realizar proyecciones correctas de las entradas y salidas
de efectivo a corto plazo. Slida interaccin institucional, que abarque en particular:
El intercambio de informacin entre los responsables de la gestin de caja, los
organismos de recaudacin de ingresos y los ministerios ejecutores del gasto (as como
cualquier organismo relevante de los ministerios).
Coordinacin estrecha entre la gestin de deuda y la gestin de caja.

Carencias de normas y estndares existentes (opinin del entrevistado)