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Revista Venezolana de Informacin,



Tecnologa y Conocimiento
LUZ-SAILUZ. ISSN: 1690-7515
Depsito legal pp 200402ZU1624
Ao 2: No. 3, Septiembre-Diciembre 2005, pp. 121-131

Plan director para archivos municipales


Marisol Fucci1
Resumen
Se describe una propuesta de un plan director para archivos municipales, que prev contribuir
en forma efectiva en la ejecucin, organizacin y puesta en marcha de los archivos municipales. Para
tal efecto, se consider la experiencia que existe en la Universidad de Zaragoza, Espaa. La propuesta
detalla, de manera estructurada, las actividades tcnicas a realizar para alcanzar los objetivos y metas
que se plantea el sector pblico, en cuanto la organizacin y conservacin de los archivos municipales.
Se describen los procedimientos mnimos para su ejecucin, mediante un cronograma de actuacin y
estimacin de costos; as como, los responsables de su ejecucin. Esta propuesta est fundamentada en
el mantenimiento y cuido que debe tener la produccin documental de los archivos municipales, por ser
estos elementos soportes vitales que reflejan la trayectoria y desenvolvimiento de la sociedad.
Palabras clave: archivos municipales, produccin documental, conservacin de archivos
municipales.

Recibido: 28-09-05 Aceptado: 12-11-05


Lic. en Archivologa. Magster Gerencia de empresas mencin servicios administrativos. Aspirante al Doctorado de Ciencias
Humanas.

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Plan director para archivos municipales


Marisol Fucci

Directing Plan for Municipal Archives


Abstract
This piece of writing describes a proposal for a directing plan for municipal archives, hoping to effectively
contribute in the execution and organization of municipal archives. For such purposes, the experience of Universidad
de Zaragoza, Spain was considered. The proposal details, in a structured fashion, the technical activities to perform
to achieve the goals set up by the public sector, regarding the organization and conservation of municipal archives.
The article describes the minimal procedures for its execution, through a chronogram of action and cost estimation,
as well as those responsible for its execution. This proposal is based upon the services and care that documental
production of municipal archives must have, because these are vital elements for societys development.
Key words: municipal archives, documental production, municipal archives conservation.

Planteamiento General
Los Archivos Municipales son parte esencial
de la vida histrica de la nacin, adems cumplen
diversas funciones entre ellas, el servicio y
atencin al pblico; al cual, se le debe dar acceso
a toda documentacin de su inters; es por ello,
que se prev la definicin de un plan director que
logre satisfacer de manera exacta, oportuna y
segura la informacin requerida por los mismos.
El plan director, es una experiencia tomada de
la Universidad de Zaragoza Espaa; quienes a
travs de su departamento de documentacin e
informacin, se han preocupado por apoyar de
manera concreta, la organizacin y conservacin
de los archivos municipales.
El modelo para el Plan Director, se concibe
desde un enfoque de programacin tcnica sobre
las actividades a realizar para la organizacin de un
archivo municipal, es un instrumento gua, que se
estructura en cinco partes fundamentadas en:

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Una introduccin, que recoge los motivos


y fin del plan, los objetivos generales y los objetivos
especficos relacionados con el archivo, sus fondos
y necesidades de gestin.
En la exposicin de las actividades a
realizar en cada una de las etapas de que consta
todo el plan; planificacin, ejecucin, seguimiento
y evaluacin de resultados. Las actividades, el costo
y el calendario de cada fase se detallan de modo
diferenciado para cada una de las necesidades
que afronta el plan, las cuales corresponden a
las tres funciones fundamentales de un archivo:
conservacin de los documentos, organizacin
documental, disponibilidad de los documentos y
difusin de la informacin.
En la descripcin de las actuaciones o
actividades tcnicas que se proponen realizar
dentro de esas tres principales funciones, para
alcanzar los fines propuestos. Se exponen los
objetivos especficos y las tareas que se deben
realizar para conseguirlos.

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Se especifican de los recursos humanos


y materiales que se necesitan, para efectuar las
actividades propuestas para el desarrollo del
plan director. En tal sentido, se prev que los
recursos sern utilizados especficamente, en
remodelaciones constructivas del espacio fsico,
adquisicin de material para la organizacin
documental, equipos tecnolgicos y captacin,
contratacin y formacin del recurso humano
necesario.
En la ltima parte, se proponen diferentes
recomendaciones y sugerencias a seguir por el
archivo, para lograr conjugar esfuerzos y estrechar
relaciones de cooperacin institucional que le
permitan, aminorar los costos y lograr beneficios
mutuos.

Objetivos Generales


Definir acciones que permiten la organizacin de los fondos documentales generados
por los Archivos Municipales.
Proponer un modelo para la organizacin
de un archivo municipal.
Objetivos Especficos
Conservacin:
Adecuar la estructura fsica; asignada
para el resguardo de la documentacin segn
normas de conservacin, como estrategia para el
resguardo de la documentacin.
Adquirir equipos de almacenamiento
que garanticen el fcil acceso y la adecuada
conservacin de los documentos.

Definir normas y polticas para la creacin


de planes de emergencia, traslados, uso y
manipulacin de los documentos municipales.
Disear un programa de reproduccin
documental.
Organizacin Documental:
Centralizar los fondos del Archivo Municipal.
Elaborar sistemas de clasificacin, ordenar, describir y almacenar los documentos.
Identificar, fondos, secciones y series
documentales.
Valorar y seleccionar la documentacin
conservada en el archivo Municipal.
Redactar manuales sobre normas y
tcnicas para la organizacin y tratamiento documental.
Difusin y disponibilidad de informacin
Disear y desarrollar la programacin,
instalacin y evaluacin de un programa
informtico para la gestin del Archivo.
Ofrecer a los usuarios, la edicin electrnica de los instrumentos descriptivos de los
fondos documentales.
Analizar, disear y desarrollar, servicios
de informacin electrnica soportados por el uso
de la World Wide Web WWW.
A continuacin se observan en el Cuadro 1,
Cuadro 2 y Cuadro 3 las etapas definidas para
el desarrollo del Plan Director.

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Plan director para archivos municipales


Marisol Fucci

Cuadro 1
Etapas del Plan Director para los Archivos Municipales
En Materia de Conservacin

1. Planificacin

2. Ejecucin y Seguimiento

1. Informes sobre la ade- 1. Desarrollo y puesta en marcha sobre la


cuacin de la estructura
adecuacin del espacio fsico donde se
fsica, donde se conservan
resguardan los documentos.
los documentos.
2. Adquisicin de equipos de almacenamientos adecuados para los fondos.
2. Informe y presupuestos 3. Reproduccin de Fondos:
sobre el equipo de almacenamiento de los docu- a. Formacin de tcnicos o conmentos, ms recomentratacin de los mismos.
dable y seguros.
b. Compra, alquiler o utilizacin de
un servicio externo, para el equipo
necesario.
3. Informe para el diseo
de un programa para la 4. Programa de limpieza, evaluacin y
control del estado de conservacin de
reproduccin de fondos.
los documentos.
5. Redaccin de normas, para reglamentos de manipulacin y uso de los
documentos. Planes de emergencia y
traslados.
Fuente: Fucci (2005).

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3. Evaluacin
1. Informe final detallado de control
de calidad de las
actividades desarrolladas, o
presentacin y exposicin del mismo
a las autoridades
respectivas.

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Cuadro 2
Etapas del Plan Director para los Archivos Municipales
En Materia de Organizacin Documental

1. Planificacin

2. Ejecucin y Seguimiento

1. Informe de evaluacin
sobre la situacin actual
de la Alcalda Municipal,
para determinar el volumen
documental, los fondos,
la de organizacin de los
mismos, y determinar
los recursos humanos
necesarios.

1. Clasificacin, ordenacin, descripcin


y apertura de la unidad de instalacin
de los documentos.

2. Informe sobre la recuperacin y centralizacin


de los fondos.

3. Estudio de los valores primarios y


secundarios de los documentos, para
establecer plazos de conservacin en
los de archivos de gestin.

3. Informes de evaluacin de
los documentos existentes
en el archivo, para proceder
a su almacenamiento y
resguardo.

2. Identificar los fondos, series y


documentos para determinar el rgano
productor sus funciones y actividades,
para luego detallarlas en el cuadro
de clasificacin del fondo del archivo
municipal.

3. Evaluacin
1. Informe final detallado sobre el
control de calidad
de las actividades
desarrolladas,
o presentacin
y exposicin
del mismo a las
autoridades respectivas.

4. Seleccin de la documentacin, en
funcin a los resultados de la fase de
identificacin y valoracin, documentos
transitorio-documento permanente o
histrico.
5. Realizacin de un cronograma de
tiempo de conservacin y transferencias de los documentos, de los
archivos de gestin al archivo central.
6. Redaccin del manual interno de
normas tcnicas, para la organizacin
y tratamiento documental.

Fuente: Fucci (2005).

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Plan director para archivos municipales


Marisol Fucci

Cuadro 3
Etapas del Plan Director para los Archivos Municipales
En Materia de Acceso y Difusin

1. Planificacin
1. Informe sobre las caractersticas de una aplicacin
informtica, para la gestin
del archivo adaptada a las
necesidades de los usuarios
del Archivo Municipal.
2. Informe sobre la aplicacin
informtica ms adecuada, para la construccin
de instrumentos descript i vo s , qu e f ac i l i t e n e l
acceso electrnico de manera sencilla y rpida al
usuario.

2. Ejecucin y Seguimiento
1. Diseo, programacin, instalacin
y evaluacin de una aplicacin
informtica para la gestin integral
del archivo.
2. Edicin electrnica de instrumentos
descriptivos:

Control y normalizacin de los


puntos de acceso a la informacin
documental.

Codificacin y edicin en soporte


ptico de los instrumentos
descriptivos.

Codificacin y edicin en soporte


ptico de la documentacin
relevante.

3. Diseo y desarrollo de un servicio de


informacin electrnico de archivo
multimedia tipo World-Wide-Web.
Fuente: Fucci (2005).

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3. Evaluacin
1. Informe final detallado de control
de calidad de
las actividades
desarrolladas, o
presentacin y
exposicin del mismo
a las autoridades respectivas.

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Actividades en materia de conservacin


El proceso de conservacin, orientado hacia
los fondos documentales, se constituye en una de
las principales funciones que ameritan realizarse
continuamente en los archivos, se considera que
a travs de ste se facilite la disponibilidad para
acceder a la produccin documental que data de
aos anteriores y a su vez prev la produccin
actual.
La conservacin de documentos, adems del
uso y tcnicas especficas; tambin, es soportada
por el uso de las tecnologas de informacin,
ambas se ponen en prctica para conseguir el fin
ltimo, garantizar la preservacin permanencia y
durabilidad de los fondos documentales generados
en los archivos municipales. Asimismo, resulta
muy acertado adoptar en stos archivos desde
su creacin la conservacin preventiva; cuyo
fin, es prever el deterioro a los que puedan estar
expuestos los documentos.
La adecuada estructura del plan de
conservacin y preservacin debe contemplar los
siguientes aspectos:
Espacios fsicos: bien distribuidos,
materiales de construccin o adecuacin
especializados, depsitos bien equipados y
estructurados, mantenimiento de iluminacin,
temperatura y humedad relativa; as como
tambin, corregir o eliminar, la contaminacin, los
insectos, y los roedores. Asimismo, crear sistemas
de seguridad contra robo y posibles sucesos de
incendio.
Equipos de almacenamiento: las
estanteras deben presentar ciertas caractersticas

de diseo para la proteccin e inocuidad de los


documentos, solidez y manejo cmodo.
Planes de emergencia: la correcta
conservacin de los documentos requiere,
adems de instalaciones, equipos o mobiliario
adecuados, la adopcin de un plan de emergencia
para controlar y disminuir factores que puedan
poner en peligro la integridad de los fondos
documentales; as como, de los recursos humanos;
se destacan: incendios e inundaciones.
Tcnicas utilizadas para transferir
la documentacin a otro soporte: esta
actividad debe ser realizada con el uso de tcnicas
especiales; considerando que el uso de los procesos
de reproduccin, microfilmacin y el grabado
en disco ptico, de la documentacin sin las
respectivas medidas de manipulacin podran
ocasionar daos irreparables.
Aprovechamiento de las nuevas
tecnologas de informacin: la aplicacin de
los recursos tecnolgicos en el trabajo archivstico,
adems de mejor los procesos, garantizan
una herramienta efectiva en la preservacin
documental, considerando que sta permite
disminuir notablemente la manipulacin del
documento original.
Metodologa propuesta para desarrollar un
plan de preservacin
Este proceso se fundamenta en tres fases
de actuacin:
Anlisis: Es necesario un estudio de
las caractersticas del centro para conocer la

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Plan director para archivos municipales


Marisol Fucci

capacidad de respuesta que ofrece en la actualidad;


ante todas y cada una de las medidas contempladas
en este esquema terico. El sistema para llevar
acabo este anlisis, podr ser realizado elaborando
un dossier; que a partir de unos cuestionarios,
permita compilar todos los aspectos que ameritan
ser evaluados.
Definicin del plan de preservacin:
Una vez conocido el anlisis situacional del archivo
municipal, se determinaran sus necesidades
particulares, lo cual permitir determinar definir
posibles soluciones y medidas a adoptar; las
cuales, quedarn definidas informes tcnicos
sobre el estado de conservacin del archivo. Para
los efectos, esta evaluacin permitir decidir la
solucin ms acertada, considerando dos criterios:
las prioridades, por lo que el Plan se definir de
acuerdo a actuaciones a realizar a corto, mediano y
largo plazo; y la eleccin de entre varias soluciones
a un mismo problema de la que ms se adecue a
los recursos disponibles.
Ejecucin y mantenimiento del
plan de preservacin: Una vez incorporadas
todas las medidas tcnicas necesarias, se fijar un
calendario de actividades peridicas que sirvan
para mantener y actualizar constantemente el
plan de preservacin; pues es cierto, que amerita
invertir tiempo en ello, queda garantizada su
eficacia, dado que las medidas que lo configuren
estarn perfectamente razonadas y adems
definidas por el especialista de informacin del
archivo municipal.

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Actividades en Organizacin Documental


La organizacin para un fondo documental
de los archivos municipales, estructura fsica,
responde al proceso mediante el cual; los documentos han sido generados, tienen como funcin
primordial informar, facilitar la localizacin de
los documentos, proporcionando bsquedas
orientadas con exactitud, y de una manera rpida
y oportuna. Asimismo, es importante resaltar,
que la creacin de un sistema de clasificacin
documental es la tarea principal a desarrollar para
la organizacin de los documentos generados por
los Municipios.
El objetivo de un sistema de clasificacin,
es reflejar la organicidad de los documentos que
conforman el archivo. Se parte del principio, que
los archivos son conjuntos orgnicos, que ameritan
clasificarse segn la estructura interna de las
entidades que lo generan, para servir de apoyo en
la toma de decisiones de la gestin administrativa
y difundir su informacin a los usuarios.
En funcin a lo antes descrito, el primer
paso para la elaboracin de un sistema de
clasificacin es, obtener y estudiar la evolucin
histrica, funciones, competencias, estructura
fsica, leyes y normas, de la institucin cuyo
archivo se vaya ha organizar. Partiendo de este
conocimiento, entraremos en el anlisis de la
produccin documental, para poder establecer
las series, y comenzar a realizar la clasificacin
de la documentacin orgnica y funcionalmente,
asignndoles un cdigo estndar.

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La creacin de un sistema de clasificacin


garantiza, la delimitacin, unicidad, estabilidad y
simplificacin del fondo documental centralizado.
Despus del proceso de clasificacin, resulta
conveniente realizar una identificacin documental,
la cual se centra en la delimitacin de las series,
o conjuntos de documentos producidos de
manera continuada, como resultado de una misma
actividad. Delimitar las series es el estudio del
organismo productor ms el anlisis del tipo
documental, este estudio se basa en los siguientes
puntos fundamentales:
Tipo documental, considerado por la
actividad que lo produce, as como el aadir el
cdigo al cuadro de clasificacin, e indicar los
caracteres externos.
Unidad administrativa, es quien centraliza
toda la gestin del tipo de documento y la entidad
responsable del trmite que debe seguir el
documento.
Destinatario, entre el cual se remite la
correspondencia.
Normativa, consultar toda legislacin que
est relacionada con el documento o serie objeto
de estudio.

Contenido especifica los ndices auxiliares


ms tiles a la hora de recuperar el documento.
Vigencia administrativa determinada por
los plazos que marca la ley para crear o concluir
un expediente.
Expurgo necesario para delimitar qu
documentacin se conserva permanentemente,
cul pude eliminarse, plazos de tiempo y criterios
de seleccin, para realizar la eliminacin o
conservacin.
Acceso a la documentacin libre o
restringida, segn lo establecido por la legislacin
y las normas internas de la institucin.
El realizar efectivamente este anlisis nos
permitir:
Analizar la documentacin delimitando
las series: estudios de los tipos documentales
y valoracin de las series determinando el
valor administrativo, legal, fiscal, informativo y
testimonial.
Establecer los plazos de transferencia de
las dependencias que gestionan los documentos
al archivo.

Descripcin del proceso que genera el


documento.

Definir plazos sobre la disponibilidad para


acceder a la documentacin; considerando los de
carcter confidencial y los plazos generales para
los de alcance libre.

Descripcin de los documentos bsicos


que componen el expediente o anlisis de la unidad
simple.

Efectividad del manual sobre el uso


interno de normas tcnicas para la organizacin
y tratamiento documental.

Sistemas de ordenacin para cada serie:


cronolgico, alfabtico, geogrfico o por asuntos.

Sin lugar a dudas, todo proceso de organizacin documental amerita realizarse en fun-

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Plan director para archivos municipales


Marisol Fucci

cin y basndose en el conocimiento disponible


acerca de la institucin en la cul se encuentra
ubicado el archivo, esto permitir trabajar de
forma directa y coordinada cada una de las etapas por las que atraviesa el tratamiento documental; etapas que merecen individualmente
especial dedicacin por parte de los profesionales
involucrados; con el fin, de alcanzar el objetivo de
informar y trasmitir conocimiento.
Actividades en acceso y difusin
Una vez analizados lo inherente a la
conservacin y organizacin de la produccin
documental, definidas de forma clara y sencilla,
se establecen estrategias para acceder y difundir
la informacin. Al considerar que los archivos; al
igual que, otras instituciones deben respaldarse a
travs del uso de los recursos y avances tecnolgicos
para lograr mejorar sus procesos.
La automatizacin en la gestin documental,
ofrece mltiples ventajas para la administracin de
los archivos, al facilitar el llevar a cabo una gestin
de servicios; que permite el agilizar el tratamiento
documental en todo su proceso: conservacin,
clasificacin y descripcin, adems de controlar
y garantizar el prstamo, transferencias, valor y
prescripcin de la informacin.
La tecnologa debe ser percibida por
los profesionales de la informacin, como una
estrategia y herramienta de apoyo indispensable
en la creciente era del conocimiento; donde cada
vez, es ms el volumen de informacin y por ende
mayor la demanda de los usuarios, por lo que
incorporar la tecnologa al archivo, requiere del

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estudio, anlisis y evaluacin de un hardware y


software, que permitan brindar un efectivo acceso
y difusin de la informacin, considerando el ciclo
de vida de los documentos en la programacin,
diseo, aplicacin e instalacin del programa
informtico para la gestin del archivo.
El volumen y la variedad del soporte
fsico de la informacin estn condicionados
por el carcter y la complejidad de las funciones
a automatizar y los recursos existentes en la
organizacin. Bsicamente, se componen de los
almacenes (discos magnticos flexibles o duros,
cintas magnticas, discos pticos, entre otros),
los captadores y procesadores (el computador
central con un potente procesador, las terminales
para la entrada, modificacin y consulta de
datos, los escneres), los vehculos de acceso (las
pantallas de los computadores, las impresoras, los
reproductores de imagen y sonido), y difusores
de informacin (discos compactos de lectura,
servidores, redes locales, sistemas de comunicacin
telemtica).
En cuanto al software, para automatizar la
descripcin de los documentos y la recuperacin
de la informacin; slo se requiere de un sistema
operativo y un sistema gestor de bases de datos.
Un sistema gestor de bases de datos, consiste en
un programa diseado para almacenar, organizar,
mantener y recuperar informacin estructurada en
una base de datos, de modo automtico por medio
de un computador.
Una base de datos, es la unidad lgica
fundamental y el componente bsico e imprescindible de todo sistema de gestin de
informacin automatizado; pues sobre ella,

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se articulan tanto los procesos de anlisis,


recopilacin y almacenamiento de los datos que
nos ilustran sobre un fondo documental, como
los que facilitan la bsqueda y recuperacin de
la informacin.
Para automatizar el resto de las tareas de
la gestin documental y administrativa que se
realizan en un archivo, adems de la descripcin
y la recuperacin, se requiere del desarrollo de un
software ms complejo formado por un sistema
gestor de bases de datos, una base de datos y
un conjunto de aplicaciones, que suele recibir
el nombre de programa de gestin integral del
archivo o paquete integrado de gestin documental
o de archivo.
La aplicacin de la informtica y las
telecomunicaciones en los archivos, ameritan
realizarse de forma planificada y normalizada
reflexionando sobre nuestras verdaderas
necesidades; as como las demandas de los
usuarios, la estructura fsica, el costo-beneficio,
y por supuesto tomando en consideracin
las condiciones que se deben cumplir para la
implementacin de un proyecto de automatizacin
como lo son:

1. Normalizar la estructura de datos


descriptivos.
2. Analizar y fijar los objetivos, la estructura
funcional y los flujos de informacin del archivo.
3. Definir un programa de acceso.
4. Establecer un plan director para la gestin
del archivo, que contemple de modo simultneo y
complementario la conservacin, la organizacin
documental y el acceso y la difusin, dotando a esas
reas de un mismo grado de importancia.
5. Normalizar todos los procesos del archivo
de acuerdo con el plan director.
6. Definir, disear, desarrollar, implementar
y evaluar un proyecto de automatizacin en
consonancia con los objetivos del plan director.
Las tecnologas de la informacin y de la
comunicacin; son componentes fundamentales
en la gestin documental y administrativa, al
considerar que ser a travs de stas, que los
archivos lograrn su consolidacin y desarrollo,
para seguir formando parte activa de esta sociedad
como principales fuentes de difusin de la
informacin y el conocimiento.

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