FP1 AUTHORITY TO COMMIT EXPENDITURE

A1 GENERAL 
The Director of Finance is responsible for making payment to suppliers of goods and services to the 
College.

B2 AUTHORITY TO INCUR EXPENDITURE 

No revenue expenditure may be incurred by a Budget Manager unless provision for such expenditure 
is:­ 
a)  included in the Annual Budget, or 
b)  has been additionally approved by the Management Committee, or 
c)  is covered by a specific provision from an external source, accepted formally on behalf of 
the College by the Director or his/her authorised officer. 

Likewise no capital expenditure may be incurred unless provision is included in the Capital Expenditure 
Budget approved by the Board.

C3 PROCUREMENT

C3.1 Contractual Delegations 

Table  A  identifies  the  contractual  delegations  applicable  to  both  the  College  and  its  companies. 
Approvals should be escalated once levels of authority are passed. 

Where it is clear that an initial instruction for goods and services will ultimately lead to a higher level of 
financial commitment, the total value of the anticipated supply must be used in calculating the level of 
authority required. 

Staff  should  not  split  a  purchasing  requirement  with  the  intention  of  circumventing  the  contractual 
delegations.

FP1 Authority to commit expenditure  ­ 1  August 2006

TABLE A

TYPE OF LEVEL OF APPROVAL (£) 

EXPENDITURE
Budget  Management  Director  Board 
Holder  Group member 

Recurrent  0­5,000  5,001­10,000  10,001­  101,000 + 

100,000 
Capital  0­3,000  3,001­10,000  10.001 –  250,001+ 
250,000 
Salaries – permanent  None  None  All staff except  Director/ 
staff  Director / Clerk  Clerk to the 
to the Board /  Board / 
Director of  Director of 
Finance  Finance 
Salaries – Sessional  0­ 5,000  5,001­ 10,000  10,001 + 
Salaries Agency  5,001­ 10,000  10,001 + 

The level of approval required for a sessional contract relates to the total cost of employment in one 
academic year. 

A  member  of  the  Management  Group  is  responsible  for  purchases  within  his/her  department. 
Purchasing  authority  may  be  delegated  to  a  named  Budget  Manager  within  the  department.    In 
exercising this delegated authority, Budget Managers are required to observe the purchasing policies 
and financial procedures of the College. 

The  Director  of  Finance  shall  maintain  a  Register  of  Authorised  Signatories.    Any  changes  to  the 
authorities  to  sign  must  be  notified  to  the  Director  of  Finance  immediately.    Members  of  the 
Management Group must supply the Director of Finance with specimen signatures of those authorised 
to purchase goods and services on behalf of the College and to certify invoices for payment. 

Members of the Management Group and other budget holders are not authorised to commit the College 
to expenditure without first reserving sufficient funds to meet the purchase cost. 

The authorised member of staff certifying the invoice for payment must be different from the member of 
staff responsible for signing the order form

D3.2 Purchasing Policy 

The  College  requires  all  budget  holders,  irrespective  of  the  source  of  funds,  to  obtain  supplies, 
equipment and services at the lowest possible cost consistent with quality, delivery requirements and 
sustainability,  and  in  accordance  with  sound  business  practice.    Factors  to  be  considered  in 
determining lowest cost are noted in the Financial Procedures.  Procurement should be undertaken in 
accordance with the procedures set out in the Purchasing Procedure Manual.

FP1 Authority to commit expenditure  ­ 2  August 2006

E3.3 Purchase orders 
Official College order books must be used for the purchase of all goods or services. 

Official College orders must be placed for the purchase of all goods or services, except those made 
using company credit cards or petty cash.  In exceptional circumstances, urgent orders may be given 
orally, but must be confirmed by an official purchase order, endorsed ‘confirmation order only’, not later 
than the following working day. 

All  orders  require  the  endorsement  of  the  Director  of  Finance  or  his/her  nominees.  In  addition,  all 
orders for computer equipment, printers and software must be endorsed by the Network Manager prior 
to issue. 

The  ordering  of  goods  and  services  shall  be  in  accordance  with  the  College’s  detailed  Financial 
Procedures and the Purchasing Procedure Manual.

F3.4 Quotations and tenders 

Heads of Faculties and other delegated budget holders must comply with the College’s tendering 
procedures, contained in the College’s Code of Tendering Practice, which are applicable as follows:­ 

£ 
0­1,000  Verbal checks required to be made with at 
least two suppliers.  The prices should be 
noted on the relevant correspondence and an 
order issued to the firm offering the most 
satisfactory quotation for the delivery and 
quantity required 
1,001 – 10,000  Written quotations to be made with at least 
two suppliers 
10,001 – 15,000  Written quotations to be made with at least 
three suppliers 
15,000 – 100,000  Sealed bids sought from three suppliers as 
part of a competitive tender process, 
monitored by the Head of Business Analysis 
or Financial Controller 
101,000 +  Process to be monitored by Director of 
Finance or Clerk to the Board to ensure 
compliance with EU Legislation. 

At a minimum, sealed bids to be sought from 
three suppliers as part of a competitive tender 
process.

FP1 Authority to commit expenditure  ­ 3  August 2006

Only  partnership  arrangements  for  the  supply  of  goods  or  services  specifically  approved  by  the 
Finance and General Purposes Committee or the Board will fall outside these arrangements for tenders 
and quotations. 

Subject to special rules imposed by funding bodies, the College’s tendering procedures, contained in 
the College’s Code of Tendering Practice, are applicable to all purchases exceeding £15,000 in value. 

The main points covered by this code are described at Appendix F. 

Post­tender negotiations (i.e. after receipt of formal tenders but before signing of contracts) with a view 
to improving price, delivery or other tender terms can be entered into, provided:­ 

●  it would not put other tenderers at a disadvantage 
●  it would not affect their confidence and trust in the College’s tendering process. 

In  each  case,  a  statement  of  justification  should  be  approved  by  the  Director  prior  to  the  event, 
showing:­ 

●  background to the procurement 
●  reasons for proposing post­tender negotiations 
●  demonstration of the improved value for money. 

All post­tender negotiations should be reported to the Finance and General Purposes Committee.

F3.5 EU Thresholds 
The EU Public Procurement Directives must be followed where a project is wholly or partly (more than 
50%)  financed  by  EU  Colleges.  The  financial  thresholds  in  the  Directives  are  given  in  European 
Currency Units (ECU’s). The European Commission, under the terms of the Directives, usually at two 
yearly intervals, revises the equivalent values in national currencies. The thresholds exclude VAT and 
apply to the total value or quantity of an individual contract. Current EU Thresholds are as follows:­

Contract Type Threshold Euro Approximate

Threshold Sterling 

Supplies  €236,945  £154,800 

Services  €236,945  £154,800 

Works  €5,923,624  £3,861,000

FP1 Authority to commit expenditure  ­ 4  August 2006 

The EU directives are based on the principle that, if the total value of a contract exceeds the financial 
threshold in the relevant EU directive, the contract must be open for competition across the European 
Union and must be advertised in the Official Journal of the European Communities. 

There  is  a  blanket  prohibition  on  the  splitting  of  a  purchasing  requirement  with  the  intention  of 
circumventing the rules on estimating the contract value and, more widely, on applying the Directive as 
a whole.

H3.6 Single or Sole Source procurement 

On rare occasions there may be only one supplier of a particular item and no alternative is available 
(“sole source”).  Sometimes an item or service has to be purchased from a particular supplier, usually 
to  ensure  compatibility  with  existing  goods  or  service  arrangements  (“single  source”).    In  absolute 
emergencies  there  may  not  be  time  to  seek  competitive  bids.    If  any  of  the  foregoing  occurs,  the 
purchaser should make a full written justification approved as follows:­

Value of supply (£) Approval By:­ 

0 ­  15,000  Director of Finance 
15,000 – 100,000  The Director 
100,000+  The Chair on behalf of the Board 
(Chair of FGPC in absence)

I3.7 Compliance with Statutory Regulations 

As part of our general conditions of purchase, the College seeks to ensure compliance with all relevant 
Statutory Regulations.  In addition we expect our suppliers to comply with the College’s policies and 
procedures to prevent unlawful discrimination on the grounds of sex, race, disability, sexual orientation, 
age, religion and belief.

FP1 Authority to commit expenditure  ­ 5  August 2006