SIIGO WINDOWS

Certificados de Retencin

Cartilla
I

Tabla de Contenido
1.
2.
3.
4.

Presentacin . 3
Qu es un certificado de retencin?
Qu tipos de certificados de Retencin permite generar el software?
Qu se debe tener en cuenta para la generacin de certificados de
retenciones?
5. Cul es la ruta para generar certificados de retencin?
6. Qu opciones se presentan en la Ruta de Certificados de Retencin?
7. Qu datos solicita cada certificado de retencin?

Presentacin
El presente documento ofrece explicacin sobre la generacin de los certificados de
retencin que se pueden generar en el sistema y cules son los aspectos a tener en
cuenta para la correcta presentacin de los mismos.

CERTIFICADOS DE RETENCION
Qu es un certificado de retencin?
La definicin se encuentra documentada en el artculo 381 del estatuto tributario
donde informa que es un documento que debe ser expedido anualmente por los
agentes retenedores el cual contiene los conceptos y cuantas de la retencin
practicada a cada tercero estos conceptos deben ser diferentes de los originados en la
relacin laboral, o legal y reglamentaria.

Qu tipos de certificados de Retencin permite generar el

software?
En el momento el programa permite generar los siguientes certificados
1. Certificados de Retencin en la Fuente
2. Certificados de Retencin de IVA
3. Certificados de Retencin de ICA

Qu se debe tener en cuenta para la generacin de certificados

de retenciones?
Para la generacin de certificados de retencin se requiere:

Si se requiere generar Certificados de ICA, inicialmente marcar en el registro de

control la opcin de Reforma Tributaria Municipal
Que las cuentas contables en su parametrizacion inicial estn marcadas como
Retencin

Importante:
En caso que la cuenta contable no se encuentre marcada como retencin y
posterior a ingreso de movimiento se marque, el sistema solo genera el
certificado con la informacin digitada posterior a la marcacin.

Cul es la ruta para generar certificados de retencin?

La ruta para generar certificados de retencin es: Contabilidad Informes y Consultas
Reportes Tributarios Certificado de Retenciones

Qu opciones se presentan en la Ruta de Certificados de

Retencin?
Al ingresar por la ruta antes mencionada, (Contabilidad Informes y Consultas
Reportes Tributarios Certificado de Retenciones) all se habilita la siguiente pantalla:

1.

Certificados: Al seleccionar esta opcin se habilitan los parmetros para

generar e imprimir los certificados para ser entregados a los terceros.

2.

Bases: Al marcar esta casilla el sistema genera un informe con los

porcentajes y retenciones que se practicaron a los diferentes terceros. Este
informe sirve como anexo a las declaraciones de retencin. Al seleccionar
esta opcin se habilitara la siguiente pantalla:

a. Base Retencin: Informe para verificar por cada documento y por cada
tercero la base de retencin, el porcentaje asignado en la cuenta de retencin y
el valor a retener. Sirve como anexo a las declaraciones de retencin; se puede
generar de Forma Detallada o Resumida

De forma Detallada solicita los siguientes datos:

Rango de Fechas: Seleccionar el periodo (Das y Mes) por el cual se desea

revisar el informe
Rango de Cuentas: Seleccionar la cuentas contables para ser tenidas en
cuenta en la generacin de cada certificado.
Ej.

CERTIFICADO
Retencin en la Fuente
Retencin de IVA
Retencin de ICA

CUENTA INICIAL
2365100000
2367000000
2368000000

CUENTA FINAL
2365999999
2367999999
2368999999

Importante:
Tener en cuenta que en los certificados de retencin solo se deben tener en
cuenta las retenciones practicadas a cada tercero por conceptos diferentes
de los originados en la relacin laboral o legal y reglamentaria

o
o

Rango de Terceros: Seleccionar los Nit para los cuales se requiere el informe,
en caso de ser todos los Nit, estos campo solo se pasaran con enter
Comprobantes: En caso de solo requerir un Tipo de documento (ejemplo P),
digitar la letra y el sistema solicita confirmacin si de todos los Tipos P o alguno
en especial, si se requieren todos los comprobantes se coloca el asterisco

Ordenado por: Es la forma de presencian del informe puede ser por Cuenta
Contable o Tercero

El informe puede ser generador en Excel, impreso o vista preliminar, la visualizacin

del Informe Ordenado por Cuenta es:

El informe puede ser generador en Excel, impreso o vista preliminar, la visualizacin

del informe Ordenada por Nit es:

De forma Resumida solicita los siguientes datos:

Rango de Terceros: Seleccionar los Nit para los cuales se requiere el informe,
en caso de ser todos los Nit, estos campo solo se pasaran con enter
Rango de Cuentas: Seleccionar la cuentas contables para ser tenidas en
cuenta en la generacin de cada certificado.
Ej.

CERTIFICADO
Retencin en la Fuente
Retencin de IVA
Retencin de ICA
Importante:

CUENTA INICIAL
2365100000
2367000000
2368000000

CUENTA FINAL
2365999999
2367999999
2368999999

Tener en cuenta que en los certificados de retencin solo se deben tener en cuenta
las retenciones practicadas a cada tercero por conceptos diferentes de los
originados en la relacin laboral o legal y reglamentaria

El informe puede ser generador en Excel, impreso o vista preliminar, la visualizacin

es:

b. Control Bases: Este informe muestra todos aquellos documentos cuya base es
incorrecta respecto al valor efectivamente retenido y al porcentaje asignado en
la cuenta de retencin.

Importante:
Los documentos que estn correctos no los muestra este informe. La
finalidad de este informe es realizar una verificacin de las posibles
inconsistencias antes de reportar la informacin exgena (Medios
Magnticos) a la DIAN.

Los datos que el sistema solicita son los siguientes:

o
o

Rango de Terceros: Seleccionar los Nit para los cuales se requiere el informe,
en caso de ser todos los Nit, estos campo solo se pasaran con enter
Rango de Cuentas: Seleccionar la cuentas contables para ser tenidas en
cuenta en la generacin de cada certificado.
Ej.

CERTIFICADO
Retencin en la Fuente
Retencin de IVA
Retencin de ICA

CUENTA INICIAL
2365100000
2367000000
2368000000

CUENTA FINAL
2365999999
2367999999
2368999999

Importante:
Tener en cuenta que en los certificados de retencin solo se deben tener en
cuenta las retenciones practicadas a cada tercero por conceptos diferentes
de los originados en la relacin laboral o legal y reglamentaria

El informe puede ser generador en Excel, impreso o vista preliminar, la visualizacin

es:

Qu datos solicita cada certificado de retencin?

Para ingresar a generar los certificados se debe hacer por la ruta antes mencionada
(Contabilidad Informes y Consultas Reportes Tributarios Certificado de
Retenciones) e ingresar a la opcin de certificados

A continuacin se explicara el proceso para la generacin de cada certificado de

retencin:
1. Certificado de Retencin en la Fuente
All se habilitara la siguiente pantalla y se debe seleccionar Generales

El sistema solicita los siguientes datos:

a. Tabla de datos pago retencin: En esta opcin se habilita una ventana en la

cual se registran mes a mes las fechas de los pagos de retencin con una corta
descripcin. Es informativo y de control

b. Informe: Al marcar esta opcin el sistema permite generar los certificados de

retencin en la fuente solicitando la siguiente informacin:

Fecha de Emisin: Digitar la fecha de expedicin de los certificados

Ciudad Emisin del certificado:

certificados

Rangos: Corresponde al rango de Nit desde y hasta el cual se quiere generar el

certificado, digitando Enter el programa tomara desde el primer hasta el ltimo
tercero creado

Rango de Cuentas: Corresponde a las cuentas contables que se deben tener

como base para la generacin del certificado.

Digitar la ciudad de expedicin de los

Ej.
CERTIFICADO
Retencin en la Fuente

CUENTA INICIAL
2365100000

CUENTA FINAL
2365999999

Importante:
Tener en cuenta que en los certificados de retencin solo se deben tener en
cuenta las retenciones practicadas a cada tercero por conceptos diferentes
de los originados en la relacin laboral o legal y reglamentaria

Importante:
En el rango de cuentas realizar la bsqueda con las teclas de Funcin F2 o
F3 o digitar los diez dgitos de la cuenta contable, el sistema permite
continuar con menos dgitos pero por no tener los dgitos completos el
sistema genera el certificado en blanco

Desea el Certificado Con Firma Sin Firma: Dependiendo de esta

marcacin en la impresin se habilitara o no el campo para firmar el certificado.

Ej. Con Firma

Ej. Sin Firma

Rango de Fechas: Corresponde al mes inicial y final que se requieren tener en

cuenta en la generacin de la informacin, al querer tomar todo el ao los
campos se pasan con enter

Los Certificados de retencin en la fuente pueden ser enviados a Excel, Impresin o

Vista preliminar y se visualizan de la siguiente forma
Importante:
Para poder visualizar los certificados de retencin en la fuente en Excel, es
necesario haber definido previamente el template correspondiente, caso
contrario no se podr exportar en ese formato

Ej. Visualizacin Certificado de Retencin en la Fuente - Con Firma

Ej. Visualizacin Certificado de Retencin en la Fuente - Sin Firma

2. Certificado de Retencin de IVA

All se habilitara la siguiente pantalla y se debe seleccionar IVA

El sistema solicita los siguientes datos:

a. Tabla de datos pago retencin: En esta opcin se habilita una ventana en la

cual se registran mes a mes las fechas de los pagos de retencin con una corta
descripcin. Es informativo y de control

b. Informe: Al marcar esta opcin el sistema permite generar los certificados de

retencin de IVA solicitando la siguiente informacin:

Fecha de Emisin: Digitar la fecha de expedicin de los certificados

Ciudad Emisin del certificado:

certificados

Seleccin de Nit: Corresponde al rango de terceros desde y hasta el cual se

quiere generar el certificado, digitando Enter el programa tomara desde el
primer hasta el ltimo tercero creado

Tipo de Impresin: Formas en las que SIIGO puede imprimir

Impresin Genrica: Formato estndar establecido en SIIGO
Impresin Minerva: Imprime sin formato, pues se debe colocar la
forma minerva y el sistema imprime en los campos que este tiene
predefinidos

Digitar la ciudad de expedicin de los

Certificado Con Firma Sin Firma: Dependiendo de esta marcacin en la

impresin se habilitara o no el campo para firmar el certificado.

Ej. Con Firma

Ej. Sin Firma

Tipo de Descripcin: Corresponde a la observacin que saldr impresa en el

certificado, las cuales pueden ser:
Descripcin Fija: El sistema permite digitar las observaciones que el
usuario requiera, cuenta con cinco (5) renglones de ochenta y cinco (85)
caracteres cada uno.

Descripcin de la Cuenta: Al marcar esta opcin se imprime el nombre

de la cuenta tal y como se encuentre definido en la apertura de cuentas
contables

Concepto Digite el concepto de la operacin: Corresponde al concepto

por el cual se expide el certificado y consta de cuarenta (40) caracteres

Rango de Fechas: Corresponde al mes inicial y final que se requieren tener en

cuenta en la generacin de la informacin, al querer tomar todo el ao los
campos se pasan con enter. El sistema genera la siguiente aclaracin:

Cuentas IVA: En este campo se deben digitar las cuentas del IVA descontable
por compras

Cuentas Retencin IVA: En este campo se deben digitar las cuentas de

retencin de IVA

Cuentas de IVA Rgimen simplificado: En este campo digitar la cuentas de

IVA utilizadas en estas transacciones con terceros pertenecientes al rgimen
simplificado

Los Certificados de retencin de IVA pueden ser enviados a Excel, Impresin o Vista
preliminar y se visualizan de la siguiente forma
Importante:
Para poder visualizar los certificados de retencin en la fuente en Excel, es
necesario haber definido previamente el template correspondiente, caso
contrario no se podr exportar en ese formato

Ej. Visualizacin Certificado de Retencin de IVA - Con Firma

Ej. Visualizacin Certificado de Retencin de IVA - Sin Firma

c. Certificado de Retencin de ICA

All se habilitara la siguiente pantalla y se debe seleccionar ICA

El sistema solicita los siguientes datos:

a. Tabla de datos pago retencin: En esta opcin se habilita una ventana en la

cual se registran mes a mes las fechas de los pagos de retencin con una corta
descripcin. Es informativo y de control

b. Informe: Al marcar esta opcin el sistema permite generar los certificados de

retencin de ICA solicitando la siguiente informacin:

Fecha de Emisin: Digitar la fecha de expedicin de los certificados

Ciudad Emisin del certificado:

certificados

Ciudad donde se Consigno la Retencin: Como su nombre lo indica es la

ciudad en la cual se realiza la consignacin y aparece de igual forma en la
impresin del certificado

Rango de Terceros: Corresponde al tercero desde y hasta el cual se quiere

generar el certificado, digitando Enter el programa tomara desde el primer
hasta el ltimo tercero creado

Tipo de Impresin: Formas en las que SIIGO puede imprimir

Genrica: Formato estndar establecido en SIIGO
Minerva: Imprime sin formato, pues se debe colocar la forma minerva y
el sistema imprime en los campos que este tiene predefinidos

Digitar la ciudad de expedicin de los

Imprimir Certificado Con Firma Sin Firma: Dependiendo de esta

marcacin en la impresin se habilitara o no el campo para firmar el certificado.

Ej. Con Firma

Ej. Sin Firma

Descripcin: Corresponde a la observacin que saldr impresa en el

certificado, las cuales pueden ser, el sistema permite digitar las observaciones
que el usuario requiera, cuenta con cinco (5) renglones de ochenta y cinco (85)
caracteres cada uno.

Rango de Meses: Corresponde al mes inicial y final que se requieren tener en

cuenta en la generacin de la informacin, al querer tomar todo el ao los
campos se pasan con enter

Cuentas ICA: En este campo se deben digitar las cuentas de retencin de ICA,
para que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los
certificados

Los Certificados de retencin de ICA pueden ser enviados a Excel, Impresin o Vista
preliminar y se visualizan de la siguiente forma

Importante:
Para poder visualizar los certificados de retencin en la fuente en Excel, es
necesario haber definido previamente el tmplate correspondiente, caso
contrario no se podr exportar en ese formato

Ej. Visualizacin Certificado de Retencin de ICA - Con Firma

Ej. Visualizacin Certificado de Retencin de ICA - Sin Firma

Importante:
Para poder generar los certificados de retencin es necesario que las
cuentas de 2365 Retencin en la fuente, 2367 Retencin de IVA y 2368
Retencin de ICA estn marcadas desde su creacin como cuentas de
Retencin.