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Universidad Tcnica Nacional

Tcnico en Archivstica

CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

Profesora:

Licda.Yesenia Castillo Villalta


2016

LEY 7202, ART. 41


Todas las Instituciones debern
contar con un archivo central
y los archivos de gestin
necesarios para la debida
conservacin y organizacin de
sus documentos...

ARCHIVOS DE GESTIN
El artculo 67 del reglamento,

obliga a los archivos de


gestin y a los centrales a
conservar adecuadamente los
documentos con la asesora de
la Direccin Nacional.

CONSERVAR
segn Reglamento a la
Ley del Sistema Nacional de Archivos
No. 7202

Artculo 66 - Conservar es la funcin cuyo objeto


especfico es evitar, detener y reparar el deterioro
y los daos sufridos por los documentos,
incluyendo la aplicacin de mtodos y tcnicas de
preservacin y restauracin.

Artculo 8
Los documentos producidos como producto de

su gestin, cualquiera que sea su soporte:


papel, pelcula, cintas, "diskettes", SERN
PROPIEDAD DE ESAS INSTITUCIONES
durante su gestin y su permanencia en los
respectivos archivos centrales, salvo lo
dispuesto en el artculo 53 de esta ley.

Ninguna

persona, funcionario o no, podr


apropiarse de ellos. Posteriormente formarn
parte del fondo documental que custodia la
Direccin General del Archivo Nacional.

CONSERVAR
segn Reglamento a la
Ley del Sistema Nacional de Archivos
No. 7202

Artculo 67 - Los Archivos de Gestin y los


Centrales estn obligados a conservar
adecuadamente sus documentos con los
medios a su alcance, y con la asesora y
adiestramiento de la Direccin General del
Archivo Nacional.

CONSERVACIN

Conjunto de operaciones que


tienen como objetivo prolongar
la vida de un ente material, el
cual est a merced de agentes
que producen dao y lo
conducen al deterioro

Artculo 71 - La Direccin General del Archivo Nacional y los


Archivos Centrales del Sistema debern observar las siguientes
medidas de preservacin y control de los documentos y sus
locales:
a) Solo tendrn acceso a los depsitos los funcionarios del archivo,
o aquellas personas que cuenten con previa autorizacin.
b) Ser prohibido fumar dentro de los depsitos y en todos los
lugares donde se mantenga documentacin.
c) Preferiblemente los documentos sern guardados en cajas libres
de cido.
d) La estantera, cajas y los documentos debern someterse a
limpieza peridica.
e) Se utilizarn en los depsitos niveles bajos de luz artificial.

CONSERVAR
f) Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las
reas de depsito.
g) Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible
entre un 45% y un 55%.
h) La temperatura en los depsitos deber fluctuar en lo posible
entre los 18C y 22C.
i) Las paredes, suelos y cielo raso sern preferi-blemente de
material no flamable.
j) Existirn las alarmas de incendios e interruptores del fluido
elctrico y los equipos de extincin necesarios.
k) Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su
deterioro.

CONSERVAR
l) En los depsitos debe existir un buen sistema de ventilacin,
para evitar focos de humedad.
m) Se deben realizar revisiones peridicas en los depsitos para
detectar anomalas que afecten la documentacin.
n) En aquellos locales donde existan ventanas, debe protegerse la
entrada directa de luz solar.
) La estantera de los depsitos tendr una altura entre 2,20
metros y 2,30 metros, con una distancia mnima de 10 cm entre el
suelo y el primer estante.
o) Los pasillos de circulacin principal tendrn de 1,00 a 1,20
metros de ancho y los secundarios tendrn de 0,70 m a 0,80 m.
p) Debe velarse porque a los documentos se les de el mejor trato
por parte de archivistas y usuarios en general.

CONSERVAR

Segn Reglamento a la
Ley del Sistema Nacional de Archivos
No. 7202

Artculo 68 - Los Archivos del Sistema, al realizar labores


de conservacin de documentos, lo harn de acuerdo con
las ltimas tcnicas en esa especialidad y con las siguientes
directrices: la Directriz de Papel y tinta:Gaceta N 65 del
01-04-2004. Y Directriz con regulaciones tcnicas sobre
documentos producidos por medios automticos: Gaceta
N 221 del 11-11-2004.
a) A la Direccin General del Archivo Nacional le
corresponde asesorar y adiestrar en materia de
conservacin a todos los Archivos del Sistema.

CONSERVAR
Artculo 68 ...
b) Debern tomar en cuenta para la conservacin de sus
documentos, factores fsicos, qumicos y biolgicos que
provocan el deterioro del documento de cualquier soporte,
tales como humedad, temperatura, luz, contaminacin
atmosfrica, insectos, roedores, fuego e inundaciones, entre
otros. Para tal fin contarn como mnimo con: locales
adecuados, estantera metlica, cajas libres de cido para
guardar los documentos, equipo contra incendios, proteccin
contra inundaciones y debern tener el cuidado necesario en el
manejo de los documentos.

CONSERVACIN

PRESERVACIN

RESTAURACIN

PRESERVACIN
Conjunto de medidas necesarias para

mantener
la
integridad
de
los
documentos y su contenido informativo
Abarca los aspectos gerenciales y
financieros, el acondicionamiento, la
provisin de personal y la adopcin de
polticas,
tcnicas
y
mtodos
destinados a salvaguardar el contenido
del archivo.

RESTAURACIN
Procedimientos

activos
de
conservacin
destinados
a
mejorar el estado fsico de los
documentos
estropeados
y
restituirlos en la medida de lo
posible a su estado original
Actividad
que devuelve al
documento su estado original,
corrigiendo las alteraciones que
ha sufrido

SOPORTES
DOCUMENTALES
775-1250
PERGAMINO
1250-S. XVII
1250 PAPEL TRAPO, 1850
PAPEL

1850 - AHORA
FOTOGRAFA

IMGEN

AUDIOVISUALES: PELCULAS BYN, COLOR


SONOROS
CINTAS

ELECTRNICOS

DISCOS: DVD, CD, LLAVE MAYA

AGRESORES
DE LOS DOCUMENTOS
INTRNSECOS

EXTRNSECOS

ACIDEZ
ACCIDENTES
CORROSIN TINTA

INCENDIOS
INUNDACIN
SISMOS

HURTO
SEQUEDAD Y HUMEDAD
ENCUADERNACIN
Y ELEMENTOS
DE UNIN
FRAGILIDAD DE
SOPORTES

PLEGADOS Y
AGOTADOS

BIOLGICOS

ROEDORES
INSECTOS
MICROORGANISMOS

CONDICIONES
MEDIOAMBIENTALES

MANIPULACIN

CONSULTA
EXPOSICIONES
TRANSPORTE
TRATAMIENTO ARC.

FACTORES INTERNOS DE
DETERIORO
Oxidacin:

Deterioro normal
producido por el aire en toda
materia orgnica
Acidez:
Amarillento
o
quebradizo
Corrosin de tintas: tintas
ferroglicas, rompen el papel.

FACTORES INTERNOS DE
DETERIORO
Fragilidad

de los soportes:
Cambios bruscos en niveles de
humedad.
Durabilidad
de
nuevos
soportes: magnticos, pticos,
migracin
Encuadernacin inadecuada.

FACTORES EXTERNOS DE
DETERIORO
FSICOS:
Luz:

Decoloracin, acelera
descomposicin del soporte.

Temperatura

la

y
Humedad:
Elevada acelera las reacciones
qumicas

FACTORES EXTERNOS DE
DETERIORO

Agentes Mecnicos:
Ausencia de proteccin.
Manejo inadecuado: Trato a los

documentos

Desastres:

Inundaciones,
terremotos, vandalismo

FACTORES EXTERNOS DE
DETERIORO

Agentes qumicos:
Contaminantes atmosfricos

Polvo: partculas de arena, holln


Materiales inestables: grapas,
clips metlicos, prensas metlicas
(fastener)

FACTORES EXTERNOS DE
DETERIORO

Agentes biolgicos:
Ambientes clidos: infestacin de

microorganismos,
roedores

insectos

Insectos y microorganismos
Roedores

FACTORES EXTERNOS DE
DETERIORO

Insectos y microorganismos:
Polillas,

cucarachas,
escarabajos, gorgojos
Destructores silenciosos
Gran voracidad
Daos irreversibles

termitas,

FACTORES EXTERNOS DE
DETERIORO

Roedores:
Ambientes calientes, hmedos y

oscuros

Papeles,

trapos

cueros,

plsticos,

Graves daos a los documentos

Enfermedades peligrosas para el

ser humanos: leptospirosis, peste


bubnica, fiebre tifoidea

FACTORES EXTERNOS DE
DETERIORO

Incendios en los archivos:


Factor elctrico
Aparatos productores de

calor

Lquidos inflamables
Fumado y fsforos

FACTORES EXTERNOS DE
DETERIORO

Manipulacin y divulgacin
Consulta

Fotocopiado
Exposiciones
Transporte y manipulacin

RESTAURACIN DE
DOCUMENTOS
Procedimientos agresivos a
documentos
Respeto

al
informativo

original

los

contenido

Garanta de legibilidad
Solidez del documento
Permanencia

materiales

Reversibilidad

proceso

en el tiempo de los
no

traumtica

del

Material flmico

Material
video

15C Material Blanco y


Negro
0C Material de color

18C

Humedad relativa
almacenamiento

45-50%

45-50%

Temperatura
Zona de Trabajo

20C

20C

Humedad relativa
Zona de Trabajo

45-50%

45-50%

ndices recomendados
temperatura y humedad
relativa

Temperatura
almacenamiento

PROGRAMA DE PREVENCIN
Programa rutinario de limpieza
Inspecciones

continuas
estantes y documentos

En

sobre

caso de humedad, se debe


ventilar bien la zona afectada

PROGRAMA DE PREVENCIN
No rayar documentos
No usar cinta adhesiva
Manos limpias y secas

Cuidar el manejo al fotocopiar

PROGRAMA DE PREVENCIN
No ingerir alimentos en reas de

trabajo.

La

cafetera y alimentos deben


estar lejos de las reas donde se
conservan documentos

Evitar colocar los documentos en el

suelo

PROGRAMA DE PREVENCIN
No arrugar o doblar documentos
Evitar el uso excesivo de grapas
Evitar

romperlos
grapas o clips

al

sacar

las

PROGRAMA DE PREVENCIN
No colocar plantas en archivadores.
Evitar aglomeraciones de documentos
Solo conservar documentos.
No arrugarlos

PROGRAMA DE PREVENCIN
Se debe ubicar la documentacin

en la estantera adecuada.

Evitar adaptar la documentacin

al estante

Ser vigilantes de los usuarios que

pueden romper los documentos

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