UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

VICERRECTORADO ACADMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLGICOS
COORDINACIN DE TURISMO, HOTELERA Y HOSPITALIDAD

INFORME DE PASANTIAS REALIZADO EN LA EMPRESA

REPLAY ARENAS. VIAJES Y TURISMO C. A.
Informe de Pasanta Presentado Ante La Ilustre Universidad Simn Bolvar,
Como Requisito Para Optar Al Ttulo De Tcnico Superior Universitario
En La Carrera Administracin Del Turismo

Autor: Leonard De Jess Fermn Prez

Carnet: 06-1075
C.I.: 14.965.953

Tutor Acadmico: Profesor Simn Lpez

Sartenejas, Febrero de 2010

DEDICATORIA
Al seor que todo lo puede DIOS!, ese fuego que crece dentro de m y que me
ensea a ser mejor persona. Agradecindole mucho por la vida y por permitirme conocer a
personas fascinantes.
Por muchos aos, el empeo y las ganas de querer hacer las cosas y que no desmaye
en conseguir el xito, ha sido mi meta. Quienes han logrado que piense as?, Mis padres y
hermanas! Siempre han estado all para escucharme, orientarme, regaarme, ayudarme y
sobretodo, darme amor para que yo crea en lo que he venido haciendo por aos.
A mis amigas y amigos, quienes estn pendientes siempre de cada paso que doy.
A mis compaeros de estudio, veo reflejado en sus rostros salir adelante y nos
motivamos y ayudamos porque as sea.
A mis Profesores, que han credo en mis conocimientos y han aceptado mis ideas,
me han ayudado y orientado pero ms all de eso, he conseguido la satisfaccin de saber
que mas que ser profesores, son excelentes compaeros y siempre lo voy a agradecer.

iii

NDICE GENERAL
ndice de Cuadros
ndice de Figuras
Introduccin
Objetivos de la Investigacin
-Objetivo General
-Objetivos Especficos
1. Fase I. Planificacin
1.1. Resea Histrica de la Empresa
1.2. Fundacin
1.3. Misin
1.4. Visin
1.5. Organigrama de Replay Arenas Viajes Y Turismo C. A.
1.6. Resea explicativa de cada departamento
2. Fase II. Ejecucin
2.1. Programa de Actividades Planificadas
2.2 Programa de Actividades Desarrolladas
2.2.1. Descripcin De Las Principales Actividades Ejecutadas
3. Fase III. Evaluacin
3.1. Resultado Y Anlisis De La Evaluacin De Las Pasantas
3.2. Anlisis de resultados generales
4. Fase IV. Aportes del Pasante
4.1. Conclusiones
4.2. Recomendaciones
5. Glosario de Trminos
6. Bibliografa
7. Anexos

iv

INDICE DE CUADROS
Cuadro 1. Actividades planificadas a cumplir En la empresa Replay Arenas. Viajes y
Turismo C. A.
Cuadro 2. Actividades ejecutadas que fueron realizadas en la empresa Replay Arenas.
Viajes y Turismo C. A.
Cuadro 3. Comparacin de actividades planificadas y actividades ejecutadas
En Replay Arenas Viajes y Turismo C. A.

INDICE DE FIGURAS
Figura 1. Organigrama de La Empresa

vi

INTRODUCCIN
Puesta en marcha la etapa de Pregrado universitario, el estudiante comienza a
desarrollar su futuro adquiriendo conocimientos a travs de las teoras en clases, relaciones
personales, estudiantiles y laborales. Comienza a darse cuenta de la importancia de estar
estudiando y que no existe tiempo que perder cuando se est en el.
Su desarrollo se basa en poner en prctica lo aprendido en clases y esto se afianzar,
en el mismo momento que empiecen las pasantas, marco de la culminacin del pregrado
universitario.
La pasanta es la nueva herramienta que tiene el estudiante universitario y que debe
aprovechar para adquirir destrezas, trabajar con empeo, aportar ideas y relacionarse con
personas que estn muchas veces, en la capacidad de ayudarte y ofrecerte sus
conocimientos. La pasanta, es la puesta en escena de aos de preparacin y que determina
la capacidad que tiene la persona de responder ante imprevistos, dando las soluciones que
crean necesarias para que una empresa siga adelante y no se atrase por malas decisiones.
Desarrollar las pasantas en la Empresa Replay Arenas. Viajes y Turismo C. A., ha
sido un privilegio debido a que por 5 aos, me ha abierto las puertas para el desarrollo de
Planes Vacacionales en temporada alta y con las pasantas, he podido conocer la estructura
interna y funcionamiento en las oficinas administrativas.
Para desarrollar las pasantas, se han tomado en cuenta las siguientes caractersticas
que estn denominadas como fases.
La primera fase consta de la planificacin de las pasantas y que engloba conocer las
actividades que se realizaran en las dependencias o departamentos que conforman a la
empresa. All se planifico con la Gerencia General y el departamento de Recurso Humano,
que actividades desempearamos en el perodo de pasantas y que fue denominado
Actividades planificadas.
Una vez culminado el perodo de pasantas, la siguiente fase explica mediante un
cuadro de actividades ejecutadas, como funcionaron las actividades que fueron ejecutadas
en el perodo de pasantas para luego ser comparadas en otra fase, las actividades

planificadas contra las actividades ejecutadas y realizar un anlisis culminando con las
conclusiones y recomendaciones que fueron aportados en el perodo de pasantas.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN
OBJETIVO GENERAL
Poner en prctica los conocimientos adquiridos durante el proceso acadmico y
aplicarlos en los departamentos de Licitacin, Ventas, Recreacin y Turismo, en la empresa
Replay Arenas. Viajes Y Turismo C. A.

OBJETIVOS ESPECFICOS
-Identificar las actividades que realizan los departamentos de Licitaciones, Ventas,
Recreacin y Turismo

-Experimentar los procesos de consulta e investigacin que utilizan los

departamentos de la empresa.

-Planificar, ejecutar y coordinar conjuntamente con los clientes, las actividades a

realizarse en los distintos planes vacacionales.

-Tomar decisiones oportunas cuando se estn ejecutando las actividades recreativas.

1. FASE I. PLANIFICACIN
1.1. RESEA HISTRICA DE LA EMPRESA
Replay Arenas. Viajes Y Turismo C. A.
Replay Arenas, fundada el 15 de Marzo de 1999, es hoy una empresa lder que
desde sus inicios contribuye a la orientacin y formacin integral de nios, jvenes y
adultos. Se ha caracterizado por prestar un excelente servicio a cada una de las personas y
empresas que han depositado su confianza en esta organizacin. Es por ello que han
logrado durante su trayectoria, posicionarse como uno de los mejores perfiles tursticos y
recreativos del pas, razn principal por la cual su equipo humano se compromete a diario
en ofrecer la mejor calidad de servicio en cada uno de los sectores que esta empresa ha
alcanzado.

Ubicacin
Se encuentra localizado en la Urbanizacin La Candelaria, Avenida Universidad,
Edificio Centro Parque Carabobo, Torre A Piso 3 Oficina 303. Caracas-Venezuela.

Telfonos: +58-212-577-2458 / +58-212-577-0329 / +58-212-571-4665 / +58-212-5712912

Historia
La agencia de viajes y turismo Replay Arenas nace fundamentalmente, para ocupar
un espacio importante en la poblacin infantil, juvenil y adulta del pas. Su personal
altamente capacitado en el rea de turismo y recreacin, ha dado durante estos aos uno de
los mejores perfiles en servicios tursticos, motivado por la importancia y la necesidad de
ocupacin positiva del tiempo libre en la poblacin, basndose en novedosos programas
que conjuntamente con las actividades dirigidas tradicionales, paseos, excursiones y
campamentos, le brindan a cada participante una satisfaccin que va a incrementar su
estmulo hacia el folklore y turismo nacional, incentivndolo da a da a las actividades
recreativas, deportivas y culturales.

Durante todos estos aos, Replay Arenas ofrece alternativas vlidas para contribuir
con la formacin integral del nio, haciendo uso apropiado de la educacin no formal,
ofreciendo para el disfrute pleno de los participantes, los mejores servicios en eventos,
diferentes sitios de inters, los destinos ms atractivos y los mejores campamentos del
territorio nacional.

Razn Social
Replay Arenas Viajes Y Turismo, C. A.
Esta empresa es una compaa annima y posee un registro mercantil y adems un
V. T., la cual indica que, para poder operar como tal se le tiene que otorgar la licencia de
Agencias de Viajes y Turismo, quedando inscrita en el registro turstico nacional con el
nmero RTN-04959 y con el VT N 2121.

1.2. FUNDACIN
La empresa fue fundada el 15 de Marzo de 1999 por tres socios: Edgar Hernndez,
Mari Trini Arango y Carlos Montoya, quienes decidieron llevar formalmente la compaa.

1.3. MISIN
Alcanzar la satisfaccin plena de los clientes, ofreciendo servicios tursticos y de
recreaciones innovadoras, orientadas por los parmetros de calidad y excelencia,
garantizando un servicio ptimo que supere sus expectativas.

1.4. VISIN
Posicionarnos como empresa lder en el mercado venezolano, brindando los mejores
servicios tursticos a nivel nacional, tales como: organizacin de viajes y eventos, ejecucin
de planes vacacionales y campamentos, traslados areos, martimos y terrestres.

1.5. ORGANIGRAMA DE REPLAY ARENAS VIAJES Y TURISMO C. A.

Figura 1. Organigrama De La Empresa

Fuente: Replay Arenas Viajes y Turismo C. A.

1.6. RESEA EXPLICATIVA DE CADA DEPARTAMENTO

GERENCIA GENERAL
Conformada por la Presidencia y Vice-presidencia. Son los encargados de aprobar la
realizacin de los planes vacacionales, campamentos y eventos corporativos, as como
tambin, discutir junto a la gerencia administrativa los pagos, salarios, viajes, asignaciones
entre otras actividades, para el crecimiento profesional de sus empleados.
Actualmente, su presidente es el Seor Edgar Hernndez y su Vice-presidente el
Seor Carlos Montoya.

GERENCIA TURISMO Y TRANSPORTE
Encargado de realizar reservas, confirmacin y tramitacin de boletos areos,
martimos y terrestres con un personal altamente capacitado en la atencin directa e
indirecta de los clientes.
Lleva controles y registros de los clientes as como tambin se encarga de enviar
mensualmente a la Gaceta Turstica, los paquetes tursticos que est manejando de acuerdo
a cada temporada alta y de vacaciones que suceden en el pas. En temporadas vacacionales
escolares, realiza en conjunto al departamento de recreacin, las reservaciones de
alojamiento y transporte que necesita el personal de recreacin.

-Asesores De Viajes
Se encargan de atender de forma directa e indirecta al cliente, satisfaciendo sus
necesidades al realizarle el viaje que est solicitando y al proponerles diversas alternativas
de viajes. Tambin, junto a su gerente de turismo, lleva controles y registros de los clientes
atendidos hacindoles seguimiento antes, durante y despus de cada viaje.

GERENCIA ADMINISTRATIVA
Es responsable de administrar la contabilidad general de la empresa, administrando
tambin cuentas bancarias, pagos a proveedores, pagos a personal, contratistas,
alojamientos, reservaciones, asignacin de viticos, entre otras responsabilidades.


DEPARTAMENTO DE LICITACIONES Y PRESUPUESTO

Encargado de investigar y desarrollar los pliegos de licitacin de acuerdo al marco
legal de la ley de contrataciones pblicas. Debe mantener un control de cada pliego de
licitacin desarrollado mediante informes detallados luego de haberse cumplido el servicio.
Tambin cotiza presupuestos a empresas privadas

GERENCIA DE RECREACIN
Es uno de los departamentos primordiales de la empresa. Fuera de temporada
vacacional realiza investigaciones de campo, recabando informacin de destinos apoyados
por el departamento de turismo, realiza inspecciones de campamentos y potencialidades
tursticas para ofrecerlos en los planes vacacionales. Con el propsito de ofrecer unas
visitas guiadas y planes vacacionales exitosos, capacita a nuevas personas en el rea de la
Recreacin y Turismo

mediante tcnicas como canciones y juegos. Se comunica

constantemente con un personal altamente capacitado en recreacin para poder llevar a

cabo las actividades, coordina con antelacin las visitas solicitando cotizaciones,
reservaciones, contacta proveedores y supervisa el rendimiento del personal que labora en
vacaciones.

-Departamento Logstico
Este departamento lleva un control para la utilizacin de todo el material que utiliza
la empresa en temporada vacacional. Tiene en sus manos, mantener en orden y buen estado,
todo material que se requiere al momento que un cliente solicita los servicios de la empresa
y es quien mantiene contacto directo con los proveedores de comida, materiales didcticos,
dotacin, P. O. P. y realiza el transporte pesado que requiere la empresa.

-Directores/Coordinador General/Coordinador de Actividades

Personal altamente capacitado y con muchos aos de experiencia en actividades
recreativas para nios y titulados en reconocidas universidades.
Estn encargados de cumplir y ejecutar los itinerarios de viajes, actividades
recreativas diarias, alimentacin, transporte, alojamiento y seguridad y que han sido
8

promocionados en los contratos adquiridos por la empresa mediante las ventas y

licitaciones. Tiene a su mando, un personal recreativo que est capacitado en el
entretenimiento, cuidado y enseanza de los nios, nias y adolescentes.
-Recreadores Y Personal Logstico
Personal capacitado en recreacin, primeros auxilios y medidas de seguridad, con el
fin de aportar al nio los conocimientos con temas como valores, cultura, folclore, turismo
y recreacin. Se les denomina educadores Informales porque educan a nios, nias y
adolescentes, en temporadas vacacionales, jugando.

-Coordinador del Evento/Coordinacin de Alimentos y Bebidas

Estn encargados de llevar a cabo los eventos corporativos que son ofrecidos por la
empresa como alternativa a la recreacin de padres y representantes junto a sus nios. Estos
eventos son temticos y en ellas se ofrecen alimentacin, actividades recreativas y
deportivas de competicin, colchones inflables, pinta caritas entre otros. Los recreadores en
estos casos se encargan de la atencin al pblico.

DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD Y VENTAS
Combinados realizan entre si, los detalles de cmo elaborarn el material
publicitario grafico P. O. P. discutiendo los detalles, formas y caractersticas de cada
presentacin.

-Creativos y diseadores grficos

Est encargado de recabar la informacin que es aportada por los departamentos y
disea para ellos, el material grfico P. O. P. que necesitan. Maneja entonces, material
grfico publicitario que es enviado luego a la Prensa, a proveedores, clientes, realiza
propuestas de diseos junto a los dems departamentos para cada temporada vacacional,
tiene una base de datos importante de clientes, proveedores y personal para la realizacin
de tarjetas de presentacin, carnets, y todo lo que la empresa requiere. Es otra de las reas
ms importantes de la empresa.

-Promotores De Ventas
Los promotores de ventas estn encargados de manejar una cartera importante de
clientes que han confiado en los servicios que presta la empresa. Por eso, es importante que
ellos manejen con precisin, las decisiones tomadas por el departamento de recreacin para
una vez familiarizarse con el tema propuesto para cada temporada vacacional y ofrecerlos a
los principales y nuevos clientes captados.
Su labor entonces es proyectar y promover a la empresa con las ventas. Tambin se
encarga de la distribucin y venta de los productos y dar seguimiento diario de las
diferentes rutas de vendedores para garantizar la cobertura total y abastecimiento a los
locales comerciales.

10

2. FASE II. EJECUCIN

2.1. PROGRAMA DE ACTIVIDADES PLANIFICADAS
Para la realizacin de las pasantas en Replay Arenas Viajes y Turismo C. A., se
discuten con el Presidente y la Gerencia de Recursos Humanos, que actividades cumplira
dentro de la empresa.
El acuerdo contemplaba realizar las pasantas en dos etapas: La primera denominada
Fase Trabajo De Campo, con una duracin de 6 semanas. Es dirigido en su totalidad por
el Departamento De Recreacin. Sin embargo, es una actividad con compete a todos los
departamentos de la empresa por la labor que cumple cada uno para la elaboracin y
desarrollo de los planes vacacionales y que se ejecutan fuera de las oficinas administrativas.
Estas ya estaban por comenzar debido a la Temporada Alta Vacacional.
La siguiente etapa denominada Fase Administrativa, con duracin de 6 semanas,
era la continuacin de la pasanta laborando en las oficinas administrativas iniciando por el
Departamento de Licitaciones y Presupuesto, seguidos del Departamento de Ventas,
Departamento de Recreacin y Departamento de Turismo y Transporte.
Se puede observar en el Cuadro 1 Actividades Planificadas A Cumplir En La
Empresa las tareas a realizar y la cual describe las etapas de trabajo por das de duracin,
con la descripcin de las actividades y tareas que se realizaran y el cronograma de
ejecucin representada en semanas estimadas.

CUADRO 1. Actividades Planificadas A Cumplir En La Empresa

Replay Arenas Viajes Y Turismo C. A.
Fuente: Propia

Etapa

Descripcin De Actividades Y Tareas

Cronograma De
Ejecucin

Trabajo De Campo
Realizacin de Planes Vacacionales y
Campamentos que contemplan:
-Coordinacin y Supervisin De Actividades
27-07-2009
al
04-09-2009

recreativas diarias para nios.

-Control de Asistencias a los paseos vacacionales

6 semanas

de los nios, recreadores y paramdicos.

-Manejo De Itinerarios de actividades recreativas
diarias.
-Atencin y Orientacin al participante.
-Realizar Asientos Contables de viticos asignados.
Departamento De Licitaciones Y Presupuestos

07-09-2009
al
11-09-2009

-Realizar llamadas telefnicas a clientes que estn

en el marco legal de contratacin.

1 semana

-Realizar informes al cliente con detalles del

servicio prestado.
Departamento De Ventas

14-09-2009
al
18-09-2009

-Realizar llamadas telefnicas

-Ofrecer servicios de eventos infantiles,
corporativos y particulares.

1 semana

-Seguimiento a los cobros.

-Organizar cartera de clientes.

21-09-2009
al

Departamento De Recreacin
-Realizar cotizaciones de Eventos

12

2 semanas

02-10-2009

-Organizar la Post-Temporada
Departamento De Turismo Y Transporte

05-10-2009

-Reservaciones areas y de alojamiento

al

-Atencin al cliente personal, virtual y telefnico.

16-10-2009

-Manejo del Sistema AMADEUS y RAVSA de las

2 semanas

aerolneas Venezolana y Lser.

2.2. PROGRAMA DE ACTIVIDADES EJECUTADAS

Las actividades ejecutadas se muestran en el Cuadro 2 Actividades Ejecutadas Que
fueron Realizadas En La Empresa Replay Arenas Viajes y Turismo C. A., con el
cronograma de ejecucin representada en semanas reales.

CUADRO 2. Actividades Ejecutadas Que Fueron Realizadas En La Empresa

Replay Arenas. Viajes Y Turismo C. A.
Fuente: Propia

Etapa

Descripcin De Actividades Y Tareas

Cronograma De
Ejecucin

Trabajo De Campo

Realizacin de Planes Vacacionales y

Campamentos que contemplan:
27-07-2009
al
04-09-2009

-Capacitacin en animacin y recreacin.

-Coordinacin y Supervisin De Actividades
recreativas diarias para nios.
-Control de Asistencias a los paseos vacacionales
de los nios, recreadores y paramdicos.
-Manejo De Itinerarios de actividades recreativas
diarias.

13

6 semanas

-Atencin y Orientacin al participante.

-Realizar Asientos Contables de viticos asignados.
-Realizar llamadas telefnicas para confirmar las
reservaciones.
-Realizar visitas previas de los lugares a visitar.
-Realizar cambios de itinerarios
-Realizar reportes diarios de las visitas y
actividades realizados diariamente.
-Encargarme de aspectos logsticos de
alimentacin, transporte y Dotacin de uniformes
de los participantes.
Departamento De Licitaciones Y Presupuestos
-Realizar informes al cliente con detalles del
servicio prestado.
07-09-2009
al
18-09-2009

-Consultar continuamente por Internet, empresas

que soliciten servicios de recreacin y eventos
corporativos.

2 semana

-Desarrollar pliegos de licitacin.

-Solicitar la fianza en la empresa aseguradora.
-Participar en eventos de licitaciones con aperturas
de sobres.

21-09-2009
al
25-09-2009

28-09-2009
al
09-10-2009

Departamento De Ventas
-Seguimiento al cobro.
-Organizar cartera de clientes.

1 semana

-Organizar material publicitario grfico P. O. P.

Departamento De Recreacin
-Organizar la Post-Temporada de Planes
Vacacionales.
-Elaboracin de Bitcoras de Viajes por Estado.

14

2 semanas

-Contactar proveedores.
-Elaborar cotizaciones de Eventos infantiles
privados y pblicos.
Departamento De Turismo Y Transporte
12-10-2009
al
16-10-2009

-Fotocopiar y Archivar las reservaciones de

acuerdo al localizador asignado.
-Visualizar reservaciones areas, de alojamiento y

1 semanas

manejo de sistema AMADEUS y RAVSA de las

aerolneas Venezolana y Lser.

2.2.1. DESCRIPCIN DE LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES EJECUTADAS

A continuacin, una descripcin de las actividades que fueron ejecutados durante las
pasantas en la empresa Replay Arenas Viajes y Turismo C. A.

TRABAJO DE CAMPO
Durante las 6 semanas, estaban contempladas a ejecutarse una serie de actividades y
con el transcurrir de los das y semanas, fueron incrementndose sin perjudicar las
actividades asignadas.
La ejecucin del trabajo de campo pertenece en su totalidad al departamento de
Recreacin y para ello, realizamos una jornada de capacitacin en reas como la recreacin,
la animacin, la cultura, medidas de seguridad bsicas y atencin al pblico. La funcin
desempeada era el de Coordinador de Recreacin. Est persona se encargaba de dirigir un
Plan Vacacional que consta de Un (1) Recreador por Cada Diez (10) participantes, un (1)
Paramdico, Personal de Transporte, Logstica y Recurso Humano.
Antes de comenzar una visita, eran asignados el personal recreativo, logstico y
paramdico que hacen compaa al coordinador para el desarrollo de los planes
vacacionales. Tomarles los datos para llevar control de asistencia aseguraba que
cumpliesen con su trabajo. Despus, mostrarles el Programa Del Plan Vacacional
1),

(Ver Anexo

que es el Itinerario de Viajes con las visitas programadas ofrecidas por los vendedores al
15

cliente y discutir que actividades recreativas se podan ofrecer a los nios, nias y
adolescentes durante el desarrollo de las visitas programas.
Una vez discutidas y llegado el da de realizacin de actividades, motivbamos al
personal recreativo para que realizaran un excelente trabajo para ese da, recoger la
logstica y abordarla a la unidad. Presentarles al personal recreativo, el conductor de la
unidad que nos acompaar durante la semana y crear un ambiente de trabajo clido.
Abordadas las unidades de transporte, nos dirigamos a la empresa contratante y al llegar,
dirigirse al personal de Recursos Humanos para la presentacin del grupo recreativo. La
labor que funge el Recurso Humano es supervisar que el plan vacacional se desarrolle sin
contratiempos. Se tomaba la asistencia de los participantes y realizarles una actividad de
integracin, para que luego abordaran la unidad de transporte y dirigirnos a las visitas
contempladas para ese da.
Al terminar las visitas guiadas, se procedan a realizar los informes de las visitas
guiadas

(Ver Anexo 2)

que contemplaban las visitas realizadas, cambios de itinerarios,

actividades recreativas realizadas, reportes de paramdicos en caso que un nio se

enfermara, asistencias del personal, comidas consumidas, tipos de transportes utilizados,
horarios de inicios y fin de los servicios, entre otras caractersticas. Tambin realizbamos
un control de entrada y salida de dinero asignado mediante una tabla de contabilidad bsica
para luego ser cotejada por el administrador de la empresa.

DEPARTAMENTO DE LICITACIONES Y PRESUPUESTOS
Era importante familiarizarse con los trminos utilizados para desarrollar un pliego
de licitacin y que se encuentran dentro de la ley de contrataciones pblicas. All se
explican los lineamientos que deben cumplir las empresas pblicas y privadas para
desarrollar un pliego de licitacin sin perder detalles de nada.

Existen dos maneras de poder participar en un concurso de licitacin:

1.- Licitacin Selectiva: Es la participacin del ente contratante (Replay Arenas) al
concurso mediante invitacin directa en un acto privado. Tambin se le conoce como
Licitacin A Concurso Cerrado. Segn la Ley de Contrataciones Pblicas, (Gaceta
16

Oficial N 38.895 del 25 de marzo de 2008) en su artculo 6 Definiciones, numeral 13, el

concepto Concurso Cerrado es la modalidad de seleccin del contratista en la que al menos
cinco (5) participantes son invitados de manera particular a presentar ofertas por el rgano
o ente contratante, con base en su capacidad tcnica, financiera y legal.

2.- Licitacin General: Es la participacin del ente contratante sin invitacin

directa en un acto pblico. Tambin se le conoce como Licitacin de Concurso Abierto.
Segn la Ley de Contrataciones Pblicas en su Articulo 6 Definiciones, numeral 12, el
Concurso Abierto es la modalidad de seleccin pblica del contratista, en la que pueden
participar personas naturales y jurdicas nacionales y extranjeras, previo cumplimiento de
los requisitos establecidos en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, su reglamento
y las condiciones particulares inherentes al pliego de condiciones
Para conseguir la publicacin de un pliego de licitacin, teniamos que revisar
diariamente la pgina Web del Servicio Nacional De Contrataciones que es el canal
obligatorio en publicar los llamados a participacin en concursos abiertos

(Ver Anexo 3)

. Una

vez conseguido un servicio acorde a los lineamientos de la Empresa, procedamos a

descargar el archivo adjunto que se encuentra siempre en formato PDF. All, la informacin
descargada de la pagina indica que el ente oferente del servicio estar realizando un proceso
de recepcin de sobres contentivos de pliegos de licitacin y que debern ser entregados
para poder participar en el concurso de licitacin con los lineamientos que exponen.
Una vez tomada la decisin con la Gerencia General para desarrollar los pliegos, se
procede con las caractersticas y detalles que el ente oferente da a conocer. Culminado los
requisitos, se fotocopiaran, ordenaran y firmaran las hojas por parte de la Gerencia General
de Replay Arenas para luego encuadernarse y guardar en sobres.
Al momento de participar en el proceso de licitacin, el ente contratante comenzar
a la apertura de sobres y estos indicaran, los aspectos financieros, aspectos legales, y
aspectos tcnicos de la Empresa quedando de parte del ente contratante, contratar o no los
servicios del ente oferente.

17


DEPARTAMENTO DE VENTAS
En este departamento procedimos a conocer las labores que realizan los promotores
de ventas para ofrecer un plan vacacional acorde a los gustos del cliente. Sus principales
contratos son con empresas privadas y particulares.
Realizamos un arreglo de todo material P. O. P. que ya no sera utilizado en las
ventas por haberse culminado la temporada vacacional, despus comienza la explicacin de
los diversos modos en los que los promotores de ventas abordan a los clientes ofreciendo
los diversos paquetes vacacionales. Esto es realizado con las visitas directas a las oficinas
de recursos humanos, contactos telefnicos o correo electrnico.
Se procede a llenar un formato denominado Orden de Servicio para plan vacacional
y campamento

(Ver Anexo 4)

, registrando con detalles, las exigencias de los clientes para

realizar un plan vacacional y concertando las visitas formales que los promotores harn
posteriormente.
Recabada la informacin, los promotores proceden a armar una carpeta con material
informativo de la empresa, ofreciendo a su vez diversas muestras de cmo trabajaron los
planes vacacionales en aos anteriores, como manejaron la ltima temporada y como
manejaran la nueva temporada vacacional, adems de darles un adelanto al mostrarle
diversos itinerarios de visitas que el cliente quiere en un formato agradable y exclusivo.
Si el cliente acepta la propuesta del vendedor, proceden a pasar la informacin a la
Gerencia General de la compaa donde discuten las propuestas, pasando luego al
departamento de recreacin para realizar las cotizaciones y finalmente vuelve a los
vendedores para dar inicio a la realizacin del plan vacacional.
Durante la permanencia en el departamento de ventas, los planes vacacionales ya
haban culminado y con el, las ventas disminuan considerablemente. Entonces nos
dedicbamos exclusivamente a darles seguimiento al cobro mediante correos electrnicos,
llamadas telefnicas y visitas al cliente cuando se proceda a la cancelacin del mismo.
Una de las exigencias que debe cumplir la empresa una vez culminado el servicio de
planes vacacionales, es dar pie a la ley de responsabilidad social que exige un porcentaje
del monto establecido para la ejecucin del plan vacacional en la ejecucin de actividades o
proyectos socio-comunitarios. Para ello, se buscaron diversas locaciones para ejecutar las
18

obras de responsabilidad social y garantizar as, el cumplimiento total del acuerdo firmado
una vez realizado el plan vacacional.
Tambin, realizamos la actualizacin de la cartera de clientes con proveedores para
considerarlos en los venideros eventos de diciembre que estaban prximos a empezar.

DEPARTAMENTO DE RECREACIN
Este departamento es el encargado de la puesta en funcionamiento de los planes
vacacionales y campamentos en general. En ellos se planifica con antelacin, el contenido
temtico que enmarca cada temporada vacacional con temas como los valores, folclore,
ecologa y turismo y que sern inculcados en el nio, nia y adolescente durante la
realizacin de planes vacacionales.
La ejecucin del trabajo de campo pertenece en su totalidad a este departamento,
por lo tanto se encarg de la capacitacin de los aspirantes en reas como la recreacin, la
animacin, la cultura, medidas de seguridad bsicas y atencin al pblico para poder
realizar la nueva temporada vacacional.
El plan vacacional es una herramienta usada por muchas empresas para que los hijos
de los empleados de industrias y comercios tengan un sano esparcimiento y a su vez,
descubran y conozcan Venezuela con paseos novedosos, divertidos, didcticos y educativos
donde el participante aprende, jugando. Al nio se le ensea a preservar, conservar,
interactuar y convivir con otros compaeros y a su vez, adquiere nuevas destrezas que lo
hacen ms sensible a interpretar el entorno que lo rodea con charlas, juegos y canciones que
motivan al nio a valorar y cuidar el espacio que lo rodea.
Esa es la labor que nos toc desempear en los trabajos de campo, adems de
coordinar las actividades recreativas, itinerarios de visitas, tiempo de duracin, logstica de
alimentacin, dotacin, traslados, entre otros para satisfacer las necesidades del cliente.
Ya en oficinas, el departamento se centro en el pago del personal recreativo con la
realizacin de nominas para posteriormente dar inicio a la fase de Post-temporada que es
realizar pagos a los proveedores que canalizaba el departamento junto al administrativo,
actualizacin de inventarios tursticos, con la informacin recogida por los Directores y

19

Coordinadores encargados de los planes vacacionales y la realizacin de cotizaciones para

las licitaciones de la temporada de Diciembre.
Una de las mayores actividades se centro en la actualizacin del inventario turstico
con las visitas que fueron realizados por los directores y coordinadores a nivel nacional.
Procedimos a ordenar por estados las visitas que se realizaron con sus principales atractivos
tursticos, contactos telefnicos, direccin y persona encargada de esos destinos, con la
finalidad de crear una bitcora de viaje para que en futuras visitas puedan ser usados por
otros coordinadores sin complicaciones.
Tambin dedicamos el tiempo para planificar la futura temporada de Diciembre que
son cumplidas con los eventos corporativos navideos. Determinamos que era importante la
realizacin de cursos al personal recreativo con temas como distribucin y montaje de los
servicios de alimentos y Bebidas, actividades novedosas de recreacin para nios, nias y
adolescentes y representantes adems de capacitar a un grupo de recreadores exclusivos en
inflables y pinta caritas.

DEPARTAMENTO DE TURISMO Y TRANSPORTE
El departamento se encarga de realizar las reservaciones de boletos areos,
terrestres, martimos y reservaciones de alojamientos. Adems de ofrecer paquetes
tursticos con destinos nacionales e internacionales.
Existen tres procedimientos para realizar las reservas de viajes y paquetes tursticos:
1.- Mediante el sistema operativo RAVSA, Lser y AMADEUS para las aerolneas.
2.- Reservaciones directas con los hoteles o con otras operadoras tursticas
3.- Atencin por llamadas telefnicas, virtual y en persona.
El procedimiento para esto es lo siguiente: Los asesores de viajes se identifican de
manera clara y con un tono de voz adecuado, diciendo el nombre de la empresa y su
nombre. Inmediatamente, se toman los datos del cliente y se anotan en las Fichas de
Reservaciones (Ver Anexo 5).
Todo este procedimiento estar seguido con la confirmacin de los datos del cliente
en el formulario, donde procedamos a realizar las reservaciones y confirmaciones en unos
Tickets con membretes, luego era agregado el itinerario del viaje con informacin del
20

cliente, un Vouchers de confirmacin

(Ver Anexo 7)

con membrete y Ticket de vuelo de la

aerolnea (Ver Anexo 9). Al final, se emite la factura de venta

(Ver Anexo 10)

con la descripcin del

paquete que solicita el pasajero pasando al final, la informacin al departamento

administrativo para que quede de su conocimiento que hay una cancelacin de un boleto
areo, martimo o terrestre.
Una vez emitido estos procedimientos, procedamos a guardar los documentos
emitidos mediante el localizador asignado a la hora de realizar la reserva para realizar
seguimiento del pasajero a la hora de reconfirmar el viaje o en el chequeo en el aeropuerto.

21

3. FASE III. EVALUACIN

Mediante el Cuadro 3 Comparacin De Actividades Planificadas Y Actividades Ejecutadas En Replay Arenas Viajes y
Turismo C. A. mostramos un contraste de cada una de las actividades planificadas estimadas contra las actividades ejecutadas
reales medidas en semanas. Seguidamente, un anlisis de la comparacin de la pasanta que arrojar los resultados obtenidos al
finalizar la pasanta.

CUADRO 3. Comparacin De Actividades Planificadas Y Actividades Ejecutadas

En Replay Arenas Viajes Y Turismo C. A.
Fuente: Propia

ETAPA
DE LA PASANTA
ESTIMADO
REAL

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PLANIFICADAS

Trabajo De Campo
Realizacin
27-0727-07-2009

2009

al

al

04-09-2009

04-092009

de

EJECUTADAS

CRONOGRAMA DE
EJECUCIN
ESTIMADO
REAL

Trabajo De Campo
Planes Realizacin de Planes Vacacionales

Vacacionales y Campamentos que y Campamentos que contemplan:

contemplan:
1. Coordinacin y Supervisin De
1. Coordinacin y Supervisin De Actividades recreativas diarias para
Actividades recreativas
para nios.

diarias nios.
2. Control de Asistencias a los

2. Control de Asistencias a los paseos vacacionales de los nios,

6 semanas

6
semanas

paseos vacacionales de los nios, recreadores y paramdicos.

3. Manejo De Itinerarios de

recreadores y paramdicos.
3.

Manejo

De

Itinerarios

de actividades recreativas diarias.

4. Atencin y Orientacin al

actividades recreativas diarias.

4. Atencin y Orientacin al participante.

5. Realizar Asientos Contables de

participante.

5. Realizar Asientos Contables de viticos asignados.

6. Realizar llamadas telefnicas

viticos asignados.

para confirmar las reservaciones.

7. Realizar visitas previas de los
lugares a visitar.
8. Realizar cambios de itinerarios
9. Realizar reportes diarios de las
visitas y actividades realizados
diariamente.
10. Encargarme de aspectos
logsticos de alimentacin,
transporte y dotacin de uniformes
de los participantes.
11. Capacitacin en animacin y
recreacin.

23

07-0907-09-2009

2009

al

al

11-09-2009

18-09-

Departamento De Licitaciones Y

Departamento De Licitaciones Y

Presupuestos

Presupuestos

1. Realizar llamadas telefnicas a

1. Realizar informes al cliente con

clientes que estn en el marco

detalles del servicio prestado.

legal de contratacin.

2. Consultar continuamente por

2. Realizar informes al cliente con Internet, empresas que soliciten

detalles del servicio prestado.

servicios de recreacin y eventos

1 semana

corporativos.

2
semanas

3. Desarrollar pliegos de licitacin.

2009

4. Solicitar la fianza en la empresa

aseguradora.
5.

Participar

en

concurso

de

licitaciones con aperturas de sobres.

21-0914-09-2009

2009

al

al

18-09-2009

25-092009

Departamento De Ventas

Departamento De Ventas

1. Realizar llamadas telefnicas

1. Seguimiento al cobro.

2. Ofrecer servicios de eventos

2. Organizar cartera de clientes.

infantiles, corporativos y

3. Organizar material publicitario

particulares.

grfico P. O. P.

3. Seguimiento a los cobros.

4. Organizar cartera de clientes.

24

1 semana

1 semana

28-09-

Departamento De Recreacin

Departamento De Recreacin

1. Realizar cotizaciones de

1. Organizar la Post-Temporada de

Eventos

Planes Vacacionales.

2. Organizar la Post-Temporada

2. Elaboracin de Bitcoras de
Viajes por Estado.

21-09-2009

2009

al

al

3. Elaboracin del Pautas a

02-10-2009

09-10-

cumplir por el recreador para

2 semana

2
semanas

manipular Alimentos y Bebidas

2009

para la temporada de Eventos y

Fiestas Corporativas de Fin de Ao.
4. Contactar proveedores.

12-1005-10-2009

2009

al

al

16-10-2009

16-102009

Departamento De Turismo Y

Departamento De Turismo Y

Transporte

Transporte

1. Reservaciones areas y de

1. Archivar las reservaciones de

alojamiento

acuerdo al localizador asignado.

2. Atencin al cliente personal,

2. Visualizar reservaciones areas,

virtual y telefnico.

de alojamiento y manejo de sistema

3.

Manejo

del

Sistema AMADEUS y RAVSA de las

AMADEUS y RAVSA de las aerolneas Venezolana y Lser.

aerolneas Venezolana y Lser.
TOTAL

16 Actividades Planificadas

25 Actividades Ejecutadas

25

2 semana

1 semana

RESULTADO Y ANLISIS DE LA EVALUACIN DE LAS PASANTIAS

Para la actividad denominada Trabajo De Campo y perteneciente al
departamento de Recreacin, se contempl realizar un mximo de 5 actividades y en el
desarrollo de este, apreciamos en el Cuadro 3 que las actividades incrementaron, llegando a
realizarse un total de 11 actividades.
Este incremento fue debido a la realizacin de nuevas actividades tales como la
capacitacin en animacin y recreacin para nuevos aspirantes: En esta etapa, se enseaban
a los aspirantes a recreadores las canciones, actividades y dinmicas a utilizar con los
participantes. La confirmacin de las reservaciones y visitas previas de los lugares a visitar:
Si al cumplir esta etapa, notbamos una falla en la reservacin, inmediatamente
cancelbamos esa visita y se sustitua por otra que no estaba contemplada en el Itinerario
original. Todo esto se realizaba previa consulta con el Departamento de Recreacin y
posteriormente informando a los supervisores del plan vacacional para que estuviera
consciente de los cambios y el porque el cambio. Todo se plasmaba en un informe detallado
que era firmado por el personal supervisor y coordinador del plan vacacional para
entregarse al departamento de recreacin al culminar el plan vacacional y/o campamento.

En el Departamento De Licitaciones y Presupuesto, planificamos realizar un total

de 2 actividades y al momento de estar en el departamento, se ejecutaron un total de 5
actividades, evidencindose un incremento de actividades que no estaban contempladas. La
estada por este departamento estaba prevista para 1 semana, se incrementa a 2 semanas
debido a varios procesos de licitacin que se presentaron y fue oportuna la participacin en
los procesos de Desarrollo de Pliegos de Licitacin y hasta participar en las aperturas de
sobres en los concursos.

Para el Departamento De Ventas, planificamos realizar 4 actividades y se

cumplieron solo 3 actividades, debido a que el departamento de ventas tiene mayor
actividad para la PRE-Temporada y Temporada Vacacional. Una vez culminados, sus
actividades se limitan a hacerles Seguimientos Al Cobro, trmino que utilizan para visitar
al cliente de empresas privadas a las cuales se les prest el servicio y cumplir con los

trmites de Compromiso de Responsabilidad Social que es el trmite obligatorio que debe

cumplir la empresa con el organismo del Estado que contrato el servicio mediante la
participacin en el Proceso de Licitacin.

Para el Departamento De Recreacin, determinamos que era importante realizar 2

actividades primordiales y al final, se desarrollaron 4 actividades. Incrementaron debido a
que nace la propuesta de la creacin de unas Bitcoras de Viajes. En ella queda plasmada
los lugares que la empresa a visitado durante sus aos de trayectoria con informacin en
alojamientos, atractivos y contactos principales de los lugares a visitar. Tambin, por
acercarse la Temporada de Eventos y Fiestas Corporativas de Fin de Ao, creamos varios
departamentos para que los eventos tuvieran ms control por el departamento. Se crean as,
las secciones de Alimentos y Bebidas, Pinta caritas, Animacin y Recreacin e Inflables.
Por encargarme de la seccin de Alimentos y Bebidas, deba realizar una serie de pautas
que deba cumplir el recreador para poder operar en esta seccin. Esta se denomin
Distribucin y Montaje de los servicios de Alimentos y Bebidas y que explicaba los
procedimientos que deba cumplir un recreador, para garantizar as, la higiene de los
alimentos y su consumo.

Para el Departamento De Turismo y Transporte, planificamos un total de 3

actividades y al final, ejecutamos slo 2 actividades.
Esto sucede debido a que la mayor atencin del departamento est en el sistema
AMADEUS para la reservacin de boletera y este sistema lo maneja solamente la Gerente
De Turismo. Por cuestiones de tiempo dentro del departamento, no garantizaban la
preparacin en un curso de este tipo si no operaria completamente en ella, por lo que mi
estada fue enteramente visual y apoyando con el Archivado de las reservas y compras
mediante el localizador asignado al pasajero.
De las 2 semanas que deba permanecer en el departamento, solo fue ejecutado 1
semana porque incrementaron las estadas en el Departamento de Licitaciones a 1 semana
ms.

27

3.2. ANALISIS DE RESULTADOS GENERALES

Pese a que hubo actividades que no se cumplieron, el proceso de pasantas tuvo un
incremento de actividades ejecutadas contra actividades planificadas. Estas actividades que
fueron ejecutadas, nacen de acuerdo a los procesos que fueron realizandose en el da a da
en cada departamento y que muchas veces, obligan a tomar decisiones oportunas y precisas
para que se cumplan.
Hay varios detalles importantes que sucedieron en cada uno de los departamentos.
Para las actividades cumplidas, el poderlas realizar con sus contratiempos y tropiezos
ensea a que cumplirlas conlleva a muchos procesos derivados unos de otros y que deben
cumplirse a cabalidad para que no presenten retrasos en el desarrollo de los mismos. Estos
lo observamos como ejemplo en la fase Trabajo de Campo, Licitaciones y Presupuestos y
Recreacin donde cumplimos las actividades planificadas.
Para las actividades nuevas, fueron derivndose de alguna actividad que se realizaba
y que era pertinente abordarla para cumplirla satisfactoriamente. Esto se aprecia en la fase
Trabajo de Campo, cuando tomabamos decisiones oportunas para que el trabajo operativo
no presentara inconvenientes, como ejemplo est el cambio de itinerarios. En el
Departamento de Licitaciones y Presupuesto, las actividades de participacin de apertura de
sobres y desarrollo de pliegos de licitacin no estuvieron contempladas. Es importante
destacar que cuando se presenta la posibilidad de desarrollar un pliego, la atencin y
compromiso por querer cumplir estas nuevas actividades me oblig a prestar muchsima
atencin, debido a que un proceso de licitacin conlleva a no perder detalles para su
elaboracin y que una falla provoca en el proceso, la anulacin del posible contrato que
adquirir el Estado con la empresa.
Para las actividades no cumplidas, observamos que sucedieron porque no cubrieron
los requisitos para abordarla en su totalidad debido a limitaciones como el tiempo, que no
lo permitan elaborar. Esto lo podemos evidenciar en el Departamento de Ventas, cuando
sus operaciones bajan al finalizar la Temporada Vacacional, tiempo en la que entro a este
departamento y en el Departamento de Turismo y Transporte por que no garantizaban la
preparacin en un curso de este tipo si no operaria completamente en ella.

28

4. FASE IV. APORTES DEL PASANTE

El aporte que le doy a la empresa es la realizacin de una bitcora de viajes, que

tiene como finalidad, aportar orientacin y ayuda a los prximos coordinadores que no
conocen las zonas a visitar y la mejor referencia que puede obtener, es el uso de la bitcora
de viajes.
Para la realizacin de esta bitcora, se tomaron en cuenta los distintos lugares que
ha visitado la empresa utilizando la Base de Datos de Proveedores, que es un archivo de
datos contentivos de nmeros telefnicos, direcciones, persona de contacto y en algunos
casos, las ltimas tarifas que manej el departamento en el ao 2009. Como referencia para
la recoleccin de datos, utilizo la Ficha de Evaluacin de Inventarios y Servicios que fueron
aportados durante las clases universitarias, adaptndolos a como lo usara el departamento
de Recreacin.
Tambin, se realiz una jornada de induccin para los eventos y fiestas de fin de ao
y que toc temas como la manipulacin de alimentos y bebidas, preparacin para trabajar
en colchones inflables, pinta caritas y animacin.
El aporte fue presentar un documento denominado Distribucin y Montaje de los
Servicios de Alimentos y Bebidas para los Eventos Corporativos y exponerlo al personal.
Mediante una exposicin, explicamos al personal operativo, como deba proceder, paso a
paso antes de iniciarse un evento, al momento de realizarse el evento y despus de
culminado el evento, dejndoles en claro que lo importante de servir un alimento es la
higiene personal al utilizar a cada instante los guantes, gorros y mantener el rea de trabajo
impecables.
Se consideraron entonces, la parte PRE- Evento, que tiene que ver con la logstica
que llevarn los encargados del Departamento de Logstica antes de entregar los materiales
a los operadores de Alimentos y Bebidas. Esta gua explica los procesos para el armado de
toldos y la destinacin que tiene cada tipo de toldo. En los equipos de cocina, explicaba que
tipo de utensilios deban utilizar los operadores de acuerdo al punto que estuviera asignado,
cuanto es la cantidad de insumo a utilizar por cada punto de comida y que deba contener
como mnimo una caja de insumos. Evaluacin de espacios y ubicacin de los puestos de
29

trabajo; dedicado para el personal coordinador que estuviera a cargo de la actividad o

evento, se detalla informacin de cmo ubicar los puntos de distribucin de comidas
evitando interferencias de trnsito, de colas, de actividades y otros aspectos de seguridad.
Medidas de seguridad; Explica en detalle lo que debe realizar un operador para evitar la
produccin de un incendio cuando estuviera despachando especficamente perros calientes
debido al uso de bombonas de gas y si se produca, como manipular correctamente un
extintor de incendios que estara a disposicin en cada punto de despacho de alimentos,
Higiene y Limpieza y preparacin de los alimentos.
La parte Evento incluye la preparacin y correcto despacho de los alimentos,
explicando as cantidades exactas de materiales a utilizar en la preparacin de perros
calientes, cotufas, algodones e hidratacin dependiendo de la cantidad de persona pblico a
despachar y atencin al pblico.
La Parte Post-Evento detalla como debe ser el desarmado de los toldos y equipos de
cocina, limpieza de los equipos y utensilios utilizados y devolucin de los equipos al
Departamento de Logstica.
Gracias a la investigacin, se procedi a desarrollar estas actividades y que
benefician an ms, a la empresa por haberse cumplido satisfactoriamente.

30

4.1. CONCLUSIONES
Desde el primer momento que comenz la etapa de las pasantas, cumplir con las
actividades a cabalidad eran las metas. Posteriormente fueron incrementandose con nuevas
tareas que no estaban contempladas entre las actividades planificadas y cumplirlas, es la
satisfaccin obtenida, porque no simplemente est en demostrar tus conocimientos, sino,
demostrar y dejar en alto los estndares de exigencias que la Universidad Simn Bolvar
nos exige para el campo laboral.
Sin embargo, existieron tareas que no pudieron concretarse debido a ciertas
limitantes. Como lo es, no contar con un curso de manejo de sistema operativo AMADEUS
en el departamento de turismo, lo que provoc, no poner en prctica los conocimientos
adquiridos en las materias universitarias aunque si, poda realizar practicas de los dems
sistemas de reservaciones con que cuenta. Tambin ocurri lo mismo para el departamento
de ventas, la desventaja presentada fue la poca operatividad por estar justamente fuera de
temporada alta, sin embargo, los aprendizajes efectivos logrados son satisfactorios al poder
crear y adaptarme a un clima de trabajo que est en constante movimiento, donde no hay
tiempo que perder y realizar lo ms eficaz posible las labores encomendadas.
A pesar de estos mnimos inconvenientes, no fueron afectados la produccin de la
empresa ni mi desempeo en el. Doy por satisfactorio la culminacin de las pasantas
logrando entonces poner en prctica los conocimientos adquiridos en la institucin y ser
ms efectivo a la hora de presentarse nuevas actividades.

31

4.2. RECOMENDACIONES
A la Empresa: Que permita integrar a nuevas generaciones de pasantes que la
Universidad Simn Bolvar pone a la orden y brinde la mayor atencin para lograr en el
pasante, las nuevas herramientas que en la universidad no se ha enseado.
Realizar un manual de procedimientos por cada departamento sera una excelente
recomendacin, ya que la empresa no cuenta con uno y sera de gran utilidad y beneficio
que en el, se plasmen los procesos a cumplir a la hora de realizar las actividades y su
utilizacin ahorrara explicaciones personales por parte del encargado del departamento,
quien en muchas ocasiones, debe dejar a un lado sus obligaciones por explicar procesos
complejos, como es el caso de las licitaciones, donde se manejan procesos muy complejos y
delicados y no se pueden descuidar.
Incentivar al personal administrativo con cursos de capacitacin donde el personal
aprenda nuevas herramientas prcticas y ejecutarlas sin contratiempos.

A la Universidad: que ponga a disposicin mejores herramientas de informacin

para que el alumno no tenga retrasos considerables al momento de conseguir una pasanta
que sea de mayor agrado para el pasante.

El mayor logro obtenido por los estudiantes y junto a la Coordinacin De Turismo,

Hotelera y Hospitalidad ha sido, la realizacin de Trabajos De Campos Integrales. En el,
se ha puesto en prctica muchas teoras y ha servido de mucho para enfrentar el campo
laboral, adquiriendo un basto conocimiento y dejando a un lado el nerviosismo que para
muchos, genera tener contacto con personas que siempre estn a la expectativa del tipo de
servicio que vamos a ofrecer. Es por eso, que exhorto a las autoridades rectorales que no
permita el abandono de estas actividades acadmicas por el bien del estudiante de turismo

32

5. GLOSARIO DE TRMINOS
Ente Contratante: Todos los sujetos sealados en el artculo 3 de la Ley de Contrataciones
Pblicas, publicada en Gaceta Oficial N 38895 del 25 de Marzo de 2008
Ente Oferente: Persona Natural o Jurdica que ha presentado una manifestacin de
voluntad de participar una oferta en alguna de las modalidades previstas en la Ley De
Contrataciones Pblicas.
Pliego De Licitacin: Es el documento donde se establecen las reglas bsicas, requisitos o
especificaciones que rigen para las modalidades de seleccin de contratistas.
Licitacin: Procedimiento administrativo para la adquisicin de suministros, realizacin de
servicios o ejecucin de obras que celebren los entes, organismos y entidades que forman
parte del Sector Pblico.
Compromiso De Responsabilidad Social: Son todos aquellos acuerdos que los oferentes
establecen en su oferta, para la atencin de por lo menos una de las demandas sociales
relacionadas con: 1. La ejecucin de proyectos de desarrollo socio comunitario. 2. La
creacin de nuevos empleos permanentes. 3. Formacin socio productiva de integrantes de
la comunidad. 4. Venta de bienes a precios solidarios o al costo, 5. Aportes en dinero
especies a programas sociales determinados por el Estado o a instituciones sin fines de
lucro y 6. Cualquier otro que satisfaga las necesidades prioritarias del entorno social del
rgano o ente contratante.
Voucher: Documento que expide una agencia de viajes a cambio de un pago y que incluye
ttulos de transporte y bonos para prestaciones hoteleras o de otro tipo. El primer cupn de
este tipo fue inventado por Thomas Cook en 1867.
Turismo: Es una actividad que se debe al desplazamiento entre una comunidad emisora a
una receptora, por ms de veinticuatro horas o menos de 365 das y con un motivo no
lucrativo.
Bitcora: El trmino es usado para nombrar un registro escrito de las acciones que se
llevaron a cabo en cierto trabajo o tarea. Esta bitcora incluye todos los sucesos que
tuvieron lugar durante la realizacin de dicha tarea, las fallas que se produjeron, los
cambios que se introdujeron y los costos que ocasionaron.
33

AMADEUS: Fue creada por una alianza entre Air France, Lufthansa, Iberia L. A. E., y
Scandinavian Airlines System. Se especializa en soluciones informticas para crear
reservas de aerolneas, trenes, cruceros, alquiler de coches, hoteles y viajes.
Cliente: Es quien accede a un producto o servicio por medio de una transaccin financiera
(dinero) u otro medio de pago. Quien compra, es el comprador, y quien consume el
consumidor. Normalmente, cliente, comprador y consumidor son la misma persona.
Proveedor: Es una entidad que presta servicios a otras entidades de las cuales carece.
Atractivo Turstico: Cualquier elemento que pueda inducir a un turista a que este visite un
determinado local.
Agencia de Viajes: Empresa encargada de actividades tcnicas y profesionales
relacionadas con la confeccin y ejecucin de planes, proyectos e itinerarios de viajes, que
comprenden una variedad de servicios combinados. Proporciona tambin servicio de
mediacin entre los prestadores de servicios tursticos y quienes desean utilizarlos.
Itinerarios: Se refiere a la descripcin de una ruta, un camino recorrido o un trayecto que
se sigue para llegar. Se considera que al individuo, se le debe brindar orientacin para
evitar y reducir costos en la hora de trasladarse de un lugar a otro por lo cual es importante
en la toma de decisiones del individuo en lo profesional
Reservaciones: Procedimiento que se utiliza para guardar mucho antes, una visita o un
alojamiento.
Factura: Es un documento administrativo que refleja toda la informacin de una operacin
de compraventa. La informacin fundamental que aparece en una factura debe reflejar la
entrega de un producto o la provisin de un servicio, junto a la fecha de venta, adems de
indicar la cantidad a pagar. Deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el
detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales,
los descuentos y los impuestos.
Material Publicitario P. O. P.: Es todo tipo de informacin virtual y fsico utilizada en
campaas de mercadeo y que comunica las bondades de un producto o servicio.
Logstica: Conjunto de medios y mtodos necesarios para llevar a cabo la organizacin de
una empresa o de un servicio especialmente de distribucin.
Cotizacin: Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociacin.

34

Cartera de Clientes: Es tener en ficha a todas las personas que alguna vez les hemos
vendido algo y hacer que nos mantenga en contacto mutuo.
PAX: Trmino utilizado para denominar a un pasajero o persona que utiliza los servicios
tursticos.

35

6. BIBLIOGRAFIA
ORDAZ, Roger. Informe Final de pasantas: Replay Arenas viajes y turismo. Instituto
Universitario de Tecnologa Industrial Rodolfo Loero Arismendi IUTIRLA CaracasVenezuela. Turismo. Caracas 2002
BLOOM, Benjamin. Taxonoma de los Objetivos De La Educacin. EDITORIAL
ELATENEO. Buenos Aires 1997
Universidad Pedaggica Experimental Libertador (UPEL). Manual de Trabajos de Grado
de Especializacin, de Maestra y Tesis Doctorales. Caracas. FEDEUPEL, 2003.
Decreto con rango, valor y fuerza de ley de contrataciones publicas. Gaceta oficial N
38895 de fecha martes 28 de marzo de 2008
Diccionario De La Real Academia Espaola. Diccionario de la Lengua Espaola, 22
Edicin, Madrid (Espaa) Espasa Calpe. 2001
Diccionario De Sinnimos Y Antnimos. Editorial PANAPO, Caracas, Venezuela. 1987
RODRIGUEZ, Ariel. Informe final de Pasantas. Valencia, Venezuela. 2005 [fecha de
consulta:
10
de
Septiembre
de
2009]
Disponible
en:
http://www.monografias.com/trabajos29/pasantias/pasantias.shtml
Manual Para La Elaboracin De Tesis Doctorales, Trabajos De Grado Y Trabajos
Especiales. Primera edicin. Segn las observaciones realizadas en las V Jornadas de
Autoevaluacin del Centro de Estudios de Postgrado de la Facultad de Ciencias Jurdicas y
Polticas (UCV), celebradas el 18-07-2003. 2004 [fecha de consulta: 05 de octubre de
2009] Disponible en: http://www.postgradofcjp.org.ve/manual160204.pdf

36

7. ANEXOS
ANEXO 1. PROGRAMA DE PLAN VACACIONAL

Fuente: Replay Arenas Viajes Y Turismo. C. A.

37

ANEXO 2. MODELO DE INFORME DE VISITAS GUIADAS Y

CAMPAMENTOS.

LISTIN DE ASISTENCIA PLAN VACACIONAL 2009

NOMBRE

EDAD

MONICA LUCENA

GENESIS GARCEZ

LUIS AGUILAR

FERNANDA JIMENEZ

MARY LUCENA

AARON PRATO

RICARDO CASTILLO

JENNYFER JIMENEZ

LISANDRO JIMENEZ

10

FELXY SILVA

11

MARIA CASTILLO

12

GREISIS ESCALONA

13

JUNIOR GUEVARA

14

JIMMY TOVAR

15

CESAR CHAVEZ

16

LISNEYDI RODRIGUEZ

17

WHILMER GOMEZ

18

YENIFER PEREZ

10

19

DIEGO MALVACIAS

10

20

GLENDYS JIMENEZ

10

21

MOISES GIL

11

22

MARIA GOMEZ

11

23

JESUS GUEVARA

11

LUNES

MARTES

MIERCOLES

Asistente
Inasistente

Empresa: INASS PORTUGUESA (Acarigua-Araure)

Semana: 17-08-2009 AL 21-08-2009

38

JUEVES

VIERNES

Coordinador: Leonard Fermn

Paramdico: Jorge Garca
Recreadores:
Anderson Moreno Y Breisy Daniels
Logstica:
Richard Palencia
Lunes 17-08-2009
1- Visita
Eco-Inn Hotel Las Villas
2- Alimentacin
Desayuno: Sndwich Con Jamn Y Queso
Almuerzo: Milanesa de Pollo Con Pur De Papa
Merienda: Ponque Oro
3- Transporte
Camioneta ENCAVA de 32 puestos con Aire Acondicionado y Butacas
reclinables.
4- Actividades Recreativas
Uso de la piscina del hotel. Distribucin por patrullas y elaboracin de
banderines. Canto y gritos de patrullas.
5- Reportes del Paramdico
Junior Guevara de 08 Aos de Edad. Sntoma: Traumatismo del tobillo
izquierdo. Tratamiento: Dencorub y aplicacin local de Hielo.
Aaron Prato de 06 aos de edad. Sntoma: Escoriacin del dedo del pie
derecho. Tratamiento: Cura local y colocacin de curas
6- Clima
Despejado todo el da sin nubosidad ni lluvia.
Fuente: Replay Arenas Viajes Y Turismo C. A.

39

ANEXO 3. MODELO DE LLAMADO A CONCURSO ABIERTO.

Fuente: http://www.snc.gob.ve

40

ANEXO 4. ORDEN DE SERVICIO PARA PLAN VACACIONAL Y

CAMPAMENTO

Fuente: Replay Arenas Viajes Y Turismo C. A.

41

ANEXO 5. FICHA DE RESERVACIONES VACA

Fuente: Replay Arenas Viajes Y Turismo C. A.

42

ANEXO 6. FICHA DE RESERVACIONES COMPLETADA

Fuente: Replay Arenas Viajes Y Turismo C. A.

43

ANEXO 7. VOUCHERS DE CONFIRMACIN

Fuente: Replay Arenas Viajes Y turismo C. A.

44

ANEXO 8. TICKET DE INFORMACIN DEL PASAJERO

Fuente: Replay Arenas Viajes Y Turismo C. A.

45

ANEXO 9. TICKET DE VUELO DE LA AEROLNEA.

(SISTEMA RAVSA)

Fuente: Replay Arenas Viajes Y Turismo C. A.

46

ANEXO 10. FACTURA DE VENTA

Fuente: Replay Arenas Viajes y Turismo C. A

47