MANUAL para El Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivos Oficiales

MANUAL PARA EL SISTEMA DE GESTIN DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVOS OFICIALES
Bogot D.C., Junio de 2014
MANUAL PARA EL SISTEMA DE GESTIN DE

CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES
Proceso asociado: Gestin Documental
Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
2. ALCANCE -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
3. TRMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------------------------------ 4
4. ADMINISTRACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ------------------------------------------------ 8
5. COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS --------------------------------------------------------------------- 8
5.1. MEDIOS DE RECEPCIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ------------------------------------ 8
5.2. RECEPCIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS ----------------------------------- 11
5.3. REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS ------------------------------------- 11
5.4. RADICACIN DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS ---------------------------------------- 14
5.5. PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIN DE COMUNICACIONES OFICIALES CUANDO SE
PRESENTEN FALLAS O SUSPENSIN DEL SISTEMA-------------------------------------------------------------- 15
5.6. DISTRIBUCIN Y ENTREGA DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS ------------- 17
5.7. SEGUIMIENTO Y CONTROL AL TRMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES
EXTERNAS ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 18
6. COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS -------------------------------------------------------------------- 18
6.1. ELABORACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS -------------------------------- 19
6.2. TRAMITACIN FINAL A UN DESTINATARIO INTERNO DEL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPBLICA Y SUS FONDOS CUENTA ---------------- 20
7. COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS -------------------------------------------------------------------- 20
7.1. ELABORACIN DE UNA COMUNICACIN OFICIAL ENVIADA ----------------------------------------- 21
7.2. TRAMITACIN FINAL A UN DESTINATARIO EXTERNO DEL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPBLICA Y SUS FONDOS CUENTA. --------------- 22
7.3. PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS
CUANDO SE PRESENTEN FALLAS O SUSPENSIN DEL SISTEMA ------------------------------------------- 23
7.4. ENTREGA DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS POR PARTE DE LAS
DEPENDENCIAS ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24
7.5. COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS URGENTES Y/O ESPECIALES ----------------------- 24
7.6. DEVOLUCIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS ---------------------------------- 26
7.7. REGISTRO Y CODIFICACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS------------- 26
8. CLASIFICACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN SIGOB ---------------------------------- 27
9. ANULACIN DE UNA COMUNICACIN OFICIAL -------------------------------------------------------------- 28
10.
FIRMAS RESPONSABLES DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES --------------------------------- 30
11.
GESTIN EXTERNA DE CORREO Y MENSAJERA -------------------------------------------------------- 30
12.
CREACIN Y CONFORMACIN DE EXPEDIENTES EN LOS ARCHIVOS DE GESTIN ------- 35
12.1. CLASIFICACIN Y ORDENACIN ------------------------------------------------------------------------------- 35
12.2. IDENTIFICACIN DE LAS CARPETAS O EXPEDIENTES------------------------------------------------- 39
12.3. INVENTARIO NICO DOCUMENTAL --------------------------------------------------------------------------- 40
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Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
12.4. NDICE DE CARPETA ------------------------------------------------------------------------------------------------ 42

13.
TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN DEL DAPRE, AL
ARCHIVO CENTRAL (TRANSFERENCIAS PRIMARIAS) ------------------------------------------------------------ 44
14.
TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS HISTRICOS AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
(TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS) ------------------------------------------------------------------------------------ 45
15.
PRSTAMO Y DEVOLUCIN DE DOCUMENTOS ---------------------------------------------------------- 45
16.
ELIMINACIN DE DOCUMENTOS ------------------------------------------------------------------------------- 46
17.
LINEAMIENTOS PARA LA CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS ------------------------------ 46
18.
MARCO LEGAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 47
19.
DOCUMENTOS ASOCIADOS -------------------------------------------------------------------------------------- 47
20.
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO----------------------------------------------------------------------------- 47

1.
Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
OBJETIVO
Establecer procedimentalmente, los lineamientos para la administracin, control y conservacin de los

documentos oficiales en sus diferentes soportes en el Departamento Administrativo de la Presidencia de
la Repblica, desde su origen hasta su disposicin final.
2.
ALCANCE
Aplica para todas las dependencias y los servidores de la Entidad, que en ejercicio de sus funciones y
responsabilidades asignadas, produzcan, tramiten o manejen algn tipo de informacin y/o
documentacin institucional.
3.
TRMINOS Y DEFINICIONES
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin
que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo Central: Unidad Administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los
distintos archivos de gestin de la entidad respectiva una vez finalizado su trmite, que siguen siendo
vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares, en general.
Archivo de Gestin: Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los
asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas dependencias
u otras que las soliciten.
Archivo Electrnico: Es el conjunto de documentos electrnicos, producidos y tratados
archivsticamente, siguiendo la estructura orgnico-funcional del productor, acumulados en un proceso
natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin.
Archivo Histrico: Archivo conformado por los documentos que por decisin del correspondiente Comit
Interno de Archivo, (Actualmente en el DAPRE, Comit Institucional de Desarrollo Administrativo), deben
conservarse permanentemente, dado su valor como fuente para la investigacin, la ciencia y la cultura.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
produccin o recepcin, hasta su disposicin final.
Conservacin Permanente: Decisin que se aplica a aquellos documentos que tienen valor histrico,
cientfico o cultural, que conforman el patrimonio documental del DAPRE y que no son objeto de
eliminacin.
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Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a las entidades, a ttulo
personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trmites para las instituciones.
Disposicin final de documentos: Decisin resultante de la valoracin hecha en cualquier etapa del
ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retencin y/o tablas de valoracin documental,
con miras a su conservacin total, eliminacin, seleccin y/o reproduccin.
Documento: Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en
razn a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, histrico,
tcnico o cultural y debe ser objeto de conservacin en el tiempo, con fines de consulta posterior.
Documento Original: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento Pblico: Es el producido o tramitado por el funcionario pblico en ejercicio de su cargo o
con su intervencin.
Eliminacin Documental: Destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo,
jurdico, legal, fiscal o contable y que no tiene valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y
la investigacin.
Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trmite o
procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y
relacionados entre s y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados,
desde su inicio hasta su resolucin definitiva.
Foliar: Accin de numerar hojas.
Folio: Hoja
Folio Recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio Vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Mensajera Especializada: Se entiende por mensajera especializada, la clase de servicio postal
prestado con independencia de las redes postales oficiales del correo nacional e internacional, cuyas
caractersticas especiales deben cumplir las empresas que prestan este servicio.
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Versin: 12
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica, por el cual se
establece que la disposicin fsica de los documentos debe respetar la secuencia de los trmites que los
produjo. Es prioritario para la ordenacin de los fondos, las series documentales y los expedientes en los
Archivos de Gestin.
Principio de procedencia: Conservacin de los documentos dentro del fondo documental al que
naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teora archivstica que establece que los
documentos producidos por una institucin y organismo no deben mezclarse con los de otros.
Radicacin de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades
asignan un nmero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la
fecha y hora de recibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de
vencimiento que establezca la Ley. Estos trminos, se empiezan a contar a partir del da siguiente de
radicado el documento.
Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan
en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o
recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o destinataria,
Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del funcionario
responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
Seleccin Documental: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentacin para
su eliminacin o conservacin total o parcial.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos,
emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
especficas.
Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas
de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas especficas.
Tabla de retencin documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los
cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del ciclo vital de los documentos.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramacin, formato y contenidos distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y
asignarle categora diplomtica.

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Transferencia documental: Proceso tcnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega al

Archivo Central, (Transferencia Primaria) o al Archivo Histrico (Transferencia Secundaria al Archivo
General de la Nacin), los documentos que de conformidad con las Tablas de Retencin Documental del
DAPRE han cumplido su tiempo de retencin en la etapa de Archivo de Gestin o de Archivo Central
respectivamente; implica un cambio en el responsable de la tenencia y administracin de los documentos
de archivo, que supone obligaciones del receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad
integral sobre los documentos transferidos.
Unidad documental: Unidad archivstica constituida por documentos del mismo tipo formando unidades
simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad documental compleja).

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4.
Versin: 12
ADMINISTRACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES
Las comunicaciones oficiales en el DAPRE, son todas aquellas recibidas o producidas en el desarrollo de
las funciones asignadas legalmente a la Entidad, independientemente del medio utilizado.
Las comunicaciones oficiales del DAPRE, se clasifican en:
COMUNICACIONES
OFICIALES
INTERNAS
COMUNICACIONES
OFICIALES
ENVIADAS
COMUNICACIONES
OFICIALES
EXTERNAS
5.
COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS
Son comunicaciones dirigidas a la Entidad y/o a funcionarios titulares de las dependencias legalmente
constituidas en la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica y sus
Fondos Cuenta (Ver Organigrama-D-DE-07), recibidas a travs de diferentes medios. Para ser oficiales,
stas, se deben radicar en el mdulo de registro de correspondencia del SISTEMA DE GESTIN DE
CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES SIGOB.
5.1.
MEDIOS DE RECEPCIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica y sus Fondos Cuenta, reciben

las comunicaciones oficiales por diferentes medios de recepcin (Ventanilla nica de Radicacin,
correo postal, fax-mail, correo electrnico, redes sociales, urna de cristal, pgina Web, lnea
018000 y presencial), para ser radicadas en el mdulo de registro de correspondencia del
SISTEMA DE GESTIN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES SIGOB, dejando
constancia de la fecha y hora de recibido.

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Versin: 12
5.1.1. VENTANILLA NICA DE RADICACIN

La entrega de las Comunicaciones Oficiales Externas, siempre se har, a travs de las Ventanillas
de Recepcin de Correspondencia del Grupo de Gestin Documental, ubicadas en el primer piso
del Edificio Administrativo DAPRE, Calle 7 No. 6 54, en el horario de 8:00 a.m. a 5:15 p.m. en
jornada continua, de lunes a viernes.
5.1.2. CORREO POSTAL
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, recibe Comunicaciones Oficiales
Externas de las diferentes empresas de correo y para ello, cuentan con una (1) Ventanilla de
Recepcin de Correo Postal, ubicada en el primer piso del Edificio Administrativo DAPRE, Calle 7
No. 6 54, en el horario de 8:00 a.m. a 5:15 p.m. en jornada continua, de lunes a viernes.
5.1.3. FAX-MAIL
Mediante el nmero de FAX-MAIL oficial 596 06 31, habilitado en el Grupo de Gestin Documental,
se reciben las Comunicaciones Oficiales Externas, enviadas por las diferentes entidades estatales
y ciudadana en general.
5.1.4.
CORREO ELECTRNICO
Por este medio virtual, se reciben Comunicaciones Oficiales que requieren un trmite por parte de
la Entidad, atendiendo lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la Ley 594 de 2000, el Acuerdo AGN
060 de 2001 y la Directiva Presidencial 04 de 2012.
5.1.5.
REDES SOCIALES
La Entidad cuenta con herramientas virtuales como Facebook y/o Twitter, que facilitan la
comunicacin entre el Gobierno Nacional y la ciudadana. Estos medios electrnicos, no han sido
habilitados para el envo de documentacin adjunta. Esta deber ser enviada de manera fsica por
los otros canales definidos.
5.1.6.
URNA DE CRISTAL
La Urna de Cristal es una plataforma del gobierno colombiano para la participacin ciudadana y
transparencia gubernamental que es administrada por el Ministerio de Tecnologas de la
Informacin y las Comunicaciones. Por este medio, se reciben inquietudes, consultas y propuestas
de la ciudadana que desea incidir en la poltica pblica. Las solicitudes o peticiones que son
designadas a la Entidad a travs de la Urna de Cristal, son coordinadas a travs del Grupo de
Atencin al Usuario.

5.1.7.
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PGINA WEB
A travs de la Pgina Oficial de la Entidad www.presidencia.gov.co, en el men Servicios a la

Ciudadana ubicada en la parte inferior de la pgina, existen dos mdulos mediante los cuales la
ciudadana podrn dirigirse al seor Presidente de la Repblica, mediante el link Escrbale al
Presidente y a la Entidad en general mediante el link PSQR.
5.1.8.
LINEA 01-8000
La Entidad dispone de la lnea nacional gratuita 01-8000913666, habilitado en el Grupo de

Atencin al Usuario y Servicios Compartidos, para que la ciudadana pueda dirigir sus peticiones,
sugerencias, quejas y reclamos.
5.1.9.
PRESENCIAL Y/O VERBAL
A travs de este medio, la ciudadana podr presentar peticiones presenciales y/o verbales, para lo
cual, el Grupo de Atencin al Usuario y Servicios Compartidos atender lo dispuesto en la
Resolucin 3046 del 20 de septiembre de 2012, en el horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. en jornada
continua, de lunes a viernes.
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5.2.
Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
RECEPCIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS
Procedimiento que consiste en la revisin y verificacin por parte de los funcionarios responsables
del recibo de las comunicaciones externas que llegan a la Entidad, el cual cuenta con los
siguientes pasos:
a. Medidas de Seguridad: todo sobre, paquete o mercanca, debe ser abierto antes de su
radicacin. Los funcionarios del Grupo de Gestin Documental, se apoyarn en el personal
de seguridad y vigilancia del DAPRE y/o de la Secretara de Seguridad Presidencial cuando
corresponda, con especial cuidado en las comunicaciones que presenten las siguientes
seales sospechosas.
Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metlico que sobresalga.

Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones.
Correspondencia sin datos del remitente o para devolucin de correo.
Correspondencia en la cual slo figura como destinatario el cargo, sin nombre.
Para los documentos que son remitidos por proponentes u oferentes que participan en
procesos de seleccin contractual, y que deban ser entregados en sobre cerrado y
depositados directamente en la urna ubicada en el rea de Contratos, el personal de
seguridad y vigilancia deber realizar la revisin correspondiente, para garantizar la
seguridad y autorizar el ingreso de la persona que trae dicha documentacin.
b. Verificar la correcta identificacin tanto del remitente como del destinatario.
c. Revisar que la(s) firma(s) del documento(s) y la(s) copia(s) sea(n) idntica(s) al original
presentado.
d. Verificar la cantidad de anexos que acompaan la comunicacin y de no ser exacto el
nmero de anexos, dejar la constancia correspondiente en el documento y en el registro del
sistema. Tambin se debe verificar que los anexos estn debidamente foliados.
5.3.
REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS
Todas las Comunicaciones Oficiales Externas que ingresen al Departamento Administrativo de la

Presidencia de la Repblica y sus Fondos Cuenta, deben ser ingresados en el SISTEMA DE
GESTIN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES, SIGOB y para el efecto, se
cumplirn los siguientes lineamientos. (Ver P-GD-02 Procedimiento para la recepcin, registro,
radicacin y distribucin de las comunicaciones oficiales externas).
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Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
a) Registrar en cada campo del SISTEMA DE GESTIN DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVOS OFICIALES SIGOB, los datos en mayscula inicial y el resto en minsculas. En
el mdulo de Registro de Correspondencia, iniciar el proceso de radicacin de un documento,
cumpliendo con los siguientes pasos:
1. Seleccionar Registro de Correspondencia, para iniciar la radicacin de un nuevo
documento.
2. Seleccionar Agregar, para adicionar un nuevo registro en la Base de Datos.
3. Seleccionar el Codificador de la Correspondencia a Radicar. (Ver L-AU-01 Lineamiento
para la Clasificacin de Peticiones, Sugerencias, Quejas y Reclamos).
4. Registrar los Apellidos y/o Nombres del(los) emisor(es) de la correspondencia.
Informacin general del emisor:
Vocativo.
Apellidos, Nombres.
Nmero del documento de Identidad del Emisor (Sin puntos de separacin)
Sexo.
Cargo (cuando aplique). Si es Persona Natural, seleccionarlo.
Institucin (Este campo debe registrarse en maysculas fijas)
Departamento (Se registra el rea o Dependencia que remite).
Telfono (Verificar que el nmero est completo).
Fax (Verificar que el nmero est completo).
E-mail (cuando corresponda o est disponible).
Direccin Laboral (cuando corresponda o est disponible)
Direccin Particular (cuando corresponda o est disponible)
Otra Direccin (cuando corresponda o est disponible)
b) Registrar los datos de la Correspondencia.
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Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
Datos principales:
Asunto o descripcin: Resumen de una lnea que debe caracterizar el contenido de la
comunicacin.
Tipo: Se refiere a la clasificacin interna que se ha dado en el sistema, para determinar
algunas categoras de la documentacin. (Ver L-AU-01 Lineamiento para la
Clasificacin de Peticiones, Sugerencias, Quejas y Reclamos).
Cantidad de Anexos: Nmero de folios que acompaan la comunicacin. Si anexan
algn otro tipo de soporte, ste, se relacionar en el campo Resumen del texto del
documento (Ver Literal d, numeral 5.2. Recepcin de las Comunicaciones Oficiales
Externas).
Fecha de origen: Fecha en la que la comunicacin fue elaborada.
Nmero de Origen: Cdigo y Nmero de radicacin de la entidad origen.(Cuando
aplique)
Grado de reserva: Campo que debern diligenciar las dependencias, teniendo en cuenta,
la Gua para la Clasificacin de la Informacin de acuerdo con sus niveles de seguridadG-GD-02.
Prioridad: Los radicadores seleccionarn segn corresponda, los trminos Rutina o
Urgente.
Medio de Recepcin: Se seleccionar el medio por el cual, el radicador recibe la
documentacin.
Destinatario: Los radicadores debern registrar, el nombre del Jefe de la Oficina o rea,
Alto Consejero, Director o quien es el responsable de todas las Comunicaciones Oficiales
de su dependencia, de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Responsables por
Dependencias.
Para los casos en los cuales se haya delegado a un Asesor o Funcionario por encargo
mediante acto administrativo, se registrar el nombre de este ltimo.
Responsable: Nombre del funcionario a quien competa realizar el trmite objeto de la
comunicacin. Los radicadores debern prestar la mxima atencin en el momento de
seleccionar el destinatario a quien se le transferir el documento, para evitar errores de
transferencia que pueden generar demoras en el trmite correspondiente.
CC: Campo que hace referencia a las copias que hayan sido compulsadas a otros
destinatarios, el cual debern diligenciar los radicadores segn corresponda.
Resumen del texto del documento: Campo creado para dar claridad y precisin a
aspectos como anexos en distintos soportes al papel. Tambin es importante y de
obligatorio diligenciamiento, consignar por parte de los radicadores los nmeros de las
guas, en los casos en que los documentos lleguen por correo postal; el estado de los
documentos cuando se evidencien daos o mutilaciones y cualquier otra circunstancia
especial y que amerite ser registrada.
c) Digitalizacin del Documento: Los radicadores, debern digitalizar todas las comunicaciones
que hayan registrado, con sus respectivos anexos.
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Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
d) Clasificacin del Documento: Los funcionarios responsables en las distintas dependencias de

la Entidad, debern dar la clasificacin al documento, de acuerdo con las Series y Subseries
documentales establecidas en las Tablas de Retencin Documental vigentes, indicando su
localizacin territorial.
e) Documentos Anexos: Este campo deber ser diligenciado por los radicadores a quienes se
les haya asignado la responsabilidad de recibir por correo electrnico, fax-mail y redes
sociales, las Comunicaciones Oficiales remitidas a la Entidad por este medio virtual.
f) Documento Precedente: Cuando una Comunicacin Oficial tenga relacin con otros
documentos radicados con anterioridad, los radicadores deben indicar en el campo
Documento Precedente, los nmeros de radicacin correspondientes, con el fin de que el
sistema pueda establecer la relacin. En caso que el documento sea respuesta de una
comunicacin enviada por la Entidad, los radicadores deben marcarla como respuesta del
precedente en dicho campo.
5.4.
RADICACIN DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS
Procedimiento por el cual, el sistema asigna automticamente un nmero nico consecutivo de

radicacin a las comunicaciones oficiales, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con lo
establecido en el acuerdo AGN 060 de 2001. Cada ao se iniciar una nueva numeracin,
partiendo del codificador (EXT, DPG, DPI, etc.)1, seguido de los dos ltimos dgitos del ao vigente
y el nmero 00000001. Este nmero, ser el nico que oficializar e identificar el documento para
cualquier trmite en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica.
a) Los radicadores debern imprimir el nmero de radicacin asignado por el sistema a los
documentos, tanto en el original como en la copia; teniendo en cuenta que dicha impresin
debe quedar en la parte superior derecha del frente del documento. Si por algn motivo dicho
espacio se encuentra con informacin como logos, sellos o impresos, se imprimir en la parte
inferior derecha del frente del documento. Slo en los casos donde no sea posible imprimir por
el frente del documento, se har al respaldo del mismo.
b) Los radicadores debern verificar visualmente la correcta seleccin del Despacho y funcionario
responsable, a quien transferirn el documento; as como tambin, comprobar que el
documento haya sido digitalizado correctamente y en su totalidad.
c) Por ltimo, los radicadores debern transferir los documentos radicados que se encuentran en
la bandeja Registro de Correspondencias de origen externo.
1 Codificadores definidos en el L-AU-01 Lineamiento para la Clasificacin de Peticiones, Sugerencias, Quejas y Reclamos
14

5.5.
Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIN DE COMUNICACIONES OFICIALES CUANDO

SE PRESENTEN FALLAS O SUSPENSIN DEL SISTEMA
Cuando se presenten fallas o suspensiones del sistema, se deber llevar a cabo el siguiente
procedimiento para la radicacin de documentos de carcter urgente; para tal fin, se aplicar el
diligenciamiento del Formato F-GD-09 Registro Urgente de Comunicaciones Oficiales Externas,
ubicado en el aplicativo SIGEPRE.
Los funcionarios radicadores ubicados en las ventanillas de recepcin de Correspondencia,

verificarn los documentos y tendrn en cuenta lo establecido en los literales a, b, c y d
descritos en el numeral 5.2. Recepcin de las Comunicaciones Oficiales Externas de este
captulo.
Se deber informar a la ciudadana en el momento de hacer la recepcin de su

correspondencia, las fallas o la suspensin temporal del sistema y suministrar los nmeros
telefnicos del Grupo de Gestin Documental, donde podrn consultar posteriormente el
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Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
nmero de radicacin asignado en el sistema y la dependencia a donde fue transferido el

documento para su trmite.
Registrar la informacin correspondiente a cada una de las columnas del Formato F-GD-09
Registro Urgente de Comunicaciones Oficiales Externas en original y copia por dependencia,
cumpliendo con los siguientes pasos:
Cumplidos los pasos anteriores, se debern entregar los documentos a los mensajeros
asignados de cada dependencia y copia del Formato F-GD-09 Registro Urgente de
Comunicaciones Oficiales Externas.
Una vez reestablecido el sistema, se deber hacer la radicacin oficial, con los datos registrados
en el Formato F-GD-09 Registro Urgente de Comunicaciones Oficiales Externas y registrar en
dicho formato, el nmero de radicacin asignado por el sistema. Igualmente, se deber dejar la
anotacin correspondiente en el registro de radicacin, que se trata de un documento recibido
con anterioridad por fallas en el sistema y registrando la fecha y hora exacta en que fue recibido
efectivamente.
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Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
Cuando finalice la radicacin de la correspondencia relacionada en el Formato F-GD-09 Registro

Urgente de Comunicaciones Oficiales Externas, ubique dicho formato en la carpeta
correspondiente a cada dependencia dentro de los casilleros correspondientes.
5.6.
DISTRIBUCIN Y ENTREGA DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS
Una vez registradas las comunicaciones en el SIGOB, se imprimirn planillas para cada una de las
dependencias destinatarias de las diferentes comunicaciones, y se har la distribucin interna
respectiva por parte del Grupo de Gestin Documental, para su trmite.
Una vez impresa(s) la(s) planilla(s) generadas por el aplicativo SIGOB, realizar la recoleccin
de los documentos y organizarlos de acuerdo con el nmero de radicacin, para ser ubicados
en el casillero correspondiente.
Entregar los documentos de cada dependencia al mensajero y/o funcionario responsable,

quien verificar los datos registrados en las planillas con los de las comunicaciones
transferidas y firmar en el rengln correspondiente el recibido con nombre, fecha y hora en el
original y copia de la Planilla de Entrega de Documentos; finalmente, archivar la planilla en la
carpeta correspondiente de cada dependencia.
La entrega de las comunicaciones oficiales radicadas, se realizar en los siguientes horarios:
17

5.7.
Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
SEGUIMIENTO Y CONTROL AL TRMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

EXTERNAS
Todas las comunicaciones oficiales de origen externo, radicadas en el Sistema SIGOB, debern
ser tramitadas a travs del mismo, garantizando el cumplimiento de los tiempos establecidos para
su respuesta; igualmente, se deber garantizar un seguimiento y control eficaz por parte de cada
funcionario que intervenga en su gestin, teniendo en cuenta las siguientes instrucciones:
6.
Se deber derivar siempre la respuesta oficial, desde el registro correspondiente a la

Comunicacin Oficial Externa recibida en cada uno de los despachos del SIGOB.
Se deber dar por finalizada la gestin del documento de origen externo, una vez se garantice
que se ha dado la gestin total a dicho documento; igualmente se deber registrar el resultado
de la gestin realizada por cada funcionario, antes de finalizarla oficialmente.
Los responsables o jefes de cada dependencia, debern tomar las medidas pertinentes para
que en el menor tiempo posible, se d el trmite oficial a las comunicaciones reportadas por el
Grupo de Gestin Documental o en su defecto, para que se realicen los ajustes y
procedimientos pertinentes en el SIGOB, que evidencien que a dichas comunicaciones se les
dio una respuesta oportuna.
Cuando un funcionario se desvincule de la Entidad, el jefe de la dependencia, garantizar la

gestin y finalizacin de las comunicaciones oficiales asignadas al mismo, en el sistema
SIGOB.
COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS
Son las comunicaciones que se producen entre las distintas dependencias del Departamento
Administrativo de la Presidencia de la Repblica y/o sus Fondos Cuenta, mediante el mdulo de gestin
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Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
de correspondencia del SISTEMA DE GESTIN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES

SIGOB en razn del servicio y en desarrollo de las funciones a ellas asignadas. nicamente se
consideran Comunicaciones Oficiales Internas, los memorandos (MEM), certificaciones (CER) y las
circulares (CIR). Las comunicaciones oficiales internas, sern identificadas por un codificador y nmero
consecutivo asignado por el sistema, que quedar registrado en cada comunicacin y no podr ser
modificado, alterado o borrado. Cada ao, se iniciar una nueva numeracin, partiendo del codificador
(CIR, CER, MEM), seguido de los dos ltimos dgitos del ao vigente y el nmero 00000001. Este
nmero, ser nico por cada documento e identificar al mismo a nivel institucional.
6.1.
ELABORACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS

En formato oficial del documento (Memorando, Circular o Certificacin).
Nombre del destinatario interno del Directorio Institucional.
El ttulo o asunto de la correspondencia.
El grado de reserva que se le desea otorgar.
Grado de Prioridad (rutina, urgente).
Si espera respuesta y la fecha estimada; permite controlar toda correspondencia que requiera
respuesta.
Nombre del emisor; permite seleccionar el firmante del documento.
Edicin del documento; permite ingresar al formato desplegado y en modo de edicin
incorporar o redactar la informacin y/o correspondencia deseada.
Una vez finalizada la edicin de la comunicacin, debe ser transferida al siguiente funcionario
responsable para su correccin y/o tramitacin final. La transferencia entre los
funcionarios responsables genera el recorrido del documento y cada funcionario
participante, debe dejar constancia en el sistema de las modificaciones y/o correcciones
realizadas al contenido del documento, antes de ejecutar la transferencia al siguiente
funcionario responsable.
Este procedimiento de transferencia y correcciones a travs del SISTEMA DE GESTIN DE
CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES SIGOB, slo se debe realizar hasta tener
la certeza de que la correspondencia ser radicada y enviada al destinatario final; evitando
transferencias de comunicaciones sin la debida revisin final y aprobacin por parte de la
autoridad responsable de la firma del mismo.
No se deben imprimir Comunicaciones Oficiales Internas en ningn momento, ni en estado
de elaboracin, ni tampoco en su versin final, ya que el documento se transfiere
electrnicamente en el sistema, ahorrando tiempo, papel, elementos de impresin y trmites.
nicamente las Comunicaciones Oficiales Internas, tendrn la firma digitalizada en los
documentos de carcter interno, transferidos virtualmente mediante el sistema SIGOB.
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6.2.
Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
TRAMITACIN FINAL A UN DESTINATARIO INTERNO DEL DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPBLICA Y SUS FONDOS
CUENTA
Una vez finalizado el proceso de elaboracin de la Comunicacin Oficial Interna, se debe clasificar
por temas y de acuerdo con la estructura de las Tablas de Retencin Documental vigentes, radicar
y enviar virtualmente por parte del Jefe o funcionario designado de cada dependencia, copia al o a
los destinatarios del documento a travs del Sistema sin imprimir el documento.
Todos los datos que se ingresen en el sistema, debern cumplir con los siguientes parmetros:
7.
Los datos en cada campo se incluirn en mayscula inicial y el resto en minscula,

exceptuando el campo INSTITUCIN; en el cual, toda la informacin deber ser incluida en
mayscula.
Todos los datos deben cumplir las normas ortogrficas y de acentuacin (Tildes)
correspondientes.
El Sistema codifica automticamente la comunicacin al momento de finalizar el trmite y el
funcionario
responsable, deber transferir virtualmente el documento al despacho
correspondiente del destinatario interno de la Entidad. El funcionario destinatario recibir el
documento en formato electrnico, y dispondr de la capacidad para utilizar esta misma
informacin y asignar la comunicacin al proceso de trmite que corresponda al interior de la
dependencia a su cargo.
nicamente se podr imprimir una copia de la comunicacin interna, cuando el remitente deba
hacer entrega de anexos que se encuentran en medio fsico y para que en dicha copia, se
registre el recibido por parte del funcionario destinatario que los recibe.
El Sistema permite en todo momento a los funcionarios involucrados y/o responsables de los
procesos de trabajo, revisar y hacer seguimiento a las acciones que se realicen sobre la
documentacin en trmite y de esta forma optimizar de los procesos de trabajo.
Cada dependencia, debe establecer los trminos de respuesta para las comunicaciones
internas que se deban tramitar all. Dichos trminos, deben estar acordes con los principios de
eficiencia, eficacia, imparcialidad y oportuna respuesta, as como a los tiempos establecidos en
el presente Manual, para cumplir con la misin institucional.
Si se da respuesta a una Comunicacin Oficial Interna, genere la respuesta desde la
comunicacin recibida y realice los mismos pasos para una comunicacin nueva.
Es responsabilidad del Jefe de cada dependencia o del funcionario a quien delegue, velar por
el cumplimiento de los trminos establecidos, as como del efectivo trmite de las
comunicaciones.
COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS
Es la informacin que se produce o elabora en las dependencias del Departamento Administrativo de la

Presidencia de la Repblica y sus Fondos Cuenta, dirigida a otras entidades pblicas o privadas o a
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Versin: 12
personas naturales y/o jurdicas, radicada y tramitada por los funcionarios responsables en cada
dependencia, para ser enviada fuera de la Entidad, a travs del Grupo de Gestin Documental.
Cada ao, se iniciar una nueva numeracin, partiendo de OFI, seguido de los dos ltimos dgitos del ao
vigente y el nmero 00000001. Esta numeracin, ser nica y centralizada a nivel institucional por parte
del Grupo de Gestin Documental.
7.1.
ELABORACIN DE UNA COMUNICACIN OFICIAL ENVIADA
Todas las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica y sus

Fondos Cuenta, debern elaborar las Comunicaciones Oficiales Enviadas para un destinatario
fuera de la Entidad, en el SISTEMA DE GESTIN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS
OFICIALES SIGOB utilizando nicamente el codificador (OFI) as:
Seleccionar el formato o plantilla que va a utilizar para la elaboracin de una nueva

correspondencia (Oficio).
Seleccionar destinatario del Directorio Institucional. Si no se encuentra registrado, debe
incorporar todos los datos relativos al mismo y registrarlo en el Directorio.
Registrar el asunto o tema de la Comunicacin Oficial.
Seleccionar el Tipo de Documento (Oficio).
Seleccionar el Grado de Reserva.
Seleccionar Prioridad (Rutina, Urgente).
Seleccionar Medio de Envo.
Ninguna comunicacin debe ser fechada, ni numerada manualmente. El nmero y fecha del
documento, lo genera automticamente el sistema al momento de su radicacin o tramitacin
final; no se deben colocar consecutivos diferentes al de la radicacin oficial, ya que stos
causan confusin al momento de dar respuesta y no permiten la derivacin de las
comunicaciones en el SIGOB.
Los anexos deben ser foliados por parte de las dependencias y unidos al original de la
comunicacin y es responsabilidad de la dependencia remitente, que stos lleguen a la
ventanilla interna del Grupo de Gestin Documental, en el orden y nmero indicados.
Colocar en la parte inferior izquierda de las comunicaciones (como Actos Administrativos,
Oficios y Memorandos), el nmero de folios y cantidad de anexos que los acompaan.
Cuando la comunicacin que se enva es producto de una respuesta a una solicitud radicada,
se debe indicar el nmero de radicacin de ingreso a la Entidad, en el asunto de la misma.
Si se elaboran copias adicionales, se deben colocar en la parte final del oficio, los nombres,
cargos, entidades, direcciones y elaborar los sobres respectivos.
Las comunicaciones que no cumplan con estas normas, sern devueltas sin excepcin a la
dependencia correspondiente por parte del Grupo de Gestin Documental, en los recorridos
establecidos para la recepcin de comunicaciones.
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7.2.
Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
Seguridad de la Informacin. Se refiere al grado de reserva que se le deba otorgar a la

documentacin. (Ver Gua para la Clasificacin de la Informacin de acuerdo con sus
niveles de seguridad-G-GD-02).
Prioridad. Obedece a la celeridad con la cual se deba tramitar la documentacin. (rutina,
urgente).
Servicio. El medio de envo que requiere la documentacin, dependiendo su prioridad.
Nombre del emisor. Permite seleccionar el funcionario responsable de firmar el documento.
Edicin del documento; permite ingresar al formato desplegado en modo de edicin,
incorporar o redactar la informacin deseada.
Clasificacin de la Correspondencia, sea esta hacia el exterior o interna para la institucin,
debe ser clasificada por temas y de acuerdo con las Tablas de Retencin Documental
vigentes.
Una vez finalizada la edicin de la comunicacin, debe ser transferida al siguiente funcionario
responsable para su correccin y/o tramitacin final. El proceso de transferencia entre los
funcionarios responsables genera el recorrido del documento y cada funcionario participante,
dejar constancia de las modificaciones y/o correcciones realizadas al contenido del
documento en el Sistema, antes de realizar la mencionada transferencia al siguiente
funcionario responsable.
Este procedimiento de transferencia y correcciones a travs del SISTEMA DE GESTIN DE
CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES SIGOB, slo se debe realizar hasta tener
la certeza de que la correspondencia ser radicada y enviada al destinatario final; evitando
transferencias de comunicaciones, sin la debida revisin final y aprobacin por parte de la
autoridad responsable de la firma del mismo.
TRAMITACIN FINAL A UN DESTINATARIO EXTERNO DEL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPBLICA Y SUS FONDOS
CUENTA.
Finalizada la edicin y correccin de la comunicacin, se debe clasificar y dar trmite oficial (El
sistema asigna automticamente un nmero de oficio consecutivo, partiendo del codificador (OFI),
seguido de los dos ltimos dgitos del ao vigente y el nmero 00000001), despus de tramitado se
debe indicar en el sistema qu se har luego de tramitar la correspondencia: Dejar Pendiente para
su posterior tramitacin definitiva o Finalizarla; Se debe indicar si se quiere abrir el documento
despus de tramitado, enviar copias luego de tramitado, enviar la correspondencia a la Mesa de
Salida y enviar correspondencia por correo electrnico; imprimir, firmar el original y las copias, y
enviar a la ventanilla interna del Grupo de Gestin Documental, el documento con tantas copias en
papel y anexos que correspondan, para la entrega al destinatario final.
Con el propsito de oficializar el envo y para efectos de dar cumplimiento a los trminos de
vencimiento que establece la Ley, es importante recordar que dichos trminos empiezan a contar a
partir del da siguiente de radicado el documento.
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7.3.
Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR LAS COMUNICACIONES OFICIALES

ENVIADAS CUANDO SE PRESENTEN FALLAS O SUSPENSIN DEL SISTEMA
Cuando se presenten fallas o suspensiones del sistema que evidencien una prolongada
restauracin normal para llevar a cabo el proceso de trmite de los documentos en el mdulo
de Gestin de Correspondencia del SIGOB, se deber llevar a cabo por parte de cada
dependencia el siguiente procedimiento para la respuesta de documentos de carcter urgente y
que requieren de un trmite perentorio:
Recibir los documentos de carcter urgente que se han relacionado en el Formato F-GD-09
Registro Urgente de Comunicaciones Oficiales Externas por parte de la Mesa de Entrada de
Correspondencia y verificar que efectivamente dichos documentos son de competencia de la
dependencia; si no es as, devolver inmediatamente aquellos documentos que no son de su
competencia, dejando constancia de devolucin en el mismo formato.
Iniciar el trmite correspondiente de los documentos y de ser necesario generar una
comunicacin como respuesta a los mismos, debern elaborarla desde el procesador de
texto Word de su computadora, archivando una copia de la misma en el disco duro.
Para el envo de dichas comunicaciones, se deber seguir el mismo procedimiento
mencionado en el numeral 5.6. Distribucin y Entrega de las Comunicaciones Oficiales
Externas.
Una vez se haya restablecido el SIGOB, la Mesa de Entrada de Correspondencia, registrar
oficialmente los documentos que se haban relacionado en el Formato F-GD-09 Registro
Urgente de Comunicaciones Oficiales Externas con los datos que se haban registrado en
este y le sern transferidos a cada dependencia a travs del sistema.
El responsable de cada dependencia de dar trmite a este tipo de documentos, deber
registrar en las anotaciones correspondientes a cada radicado, la fecha en que fue dada la
respuesta y anexar la copia de sta que se debi guardar anteriormente en el disco duro.
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7.4.
Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
ENTREGA DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS POR PARTE DE LAS

DEPENDENCIAS
Las Comunicaciones Oficiales Enviadas que emitan las dependencias del Departamento
Administrativo de la Presidencia de la Repblica y sus Fondos Cuenta, con destino a otras
Entidades Pblicas o Privadas, a personas Naturales o Jurdicas, deben ser relacionadas en el
Formato F-GD-04 Solicitud Envo de Comunicaciones Oficiales y Control de Devoluciones y
entregadas en sobres totalmente sellados en la ventanilla interna del Grupo de Gestin
Documental, (Ver P-GD-03 Procedimiento para la recepcin, registro y entrega de las
comunicaciones oficiales enviadas).
Las dependencias son responsables del registro del cdigo de su dependencia y nmero de
radicacin institucional (OFI) asignado en forma automtica por el SIGOB, para cada comunicacin
elaborada y firmada por la autoridad responsable de la dependencia. Para facilitar su alistamiento y
trmite por parte de los funcionarios del Grupo de Gestin Documental, los envos deben ser
entregados teniendo en cuenta, los horarios establecidos de recoleccin preestablecidos por el
operador de correo, (Ver Capitulo 11. Gestin Externa de Correo y Mensajera).
Todas las Comunicaciones Oficiales que se produzcan para ser enviadas por las diferentes
dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica y sus Fondos
Cuenta, deben ser elaboradas en el SIGOB y tramitadas en el mismo; cada dependencia, las
entregar en la ventanilla interna del Grupo de Gestin Documental, para ser remitidas a su
destino y ste a su vez debe verificar que:
7.5.
Las comunicaciones y sobres, contengan los datos completos del (los) destinatario(s). Nombre,
cargo, entidad, direccin, cdigo postal (cuando aplique), piso, oficina, apartado areo, fax,
ciudad, departamento y pas.
La comunicacin cuente con el cdigo y nmero asignado por el SIGOB, con constancia de la
fecha de radicacin.
COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS URGENTES Y/O ESPECIALES
En los casos que por circunstancias especiales, se requiera que los documentos salgan
directamente de una dependencia, debern ser previamente registrados en el SISTEMA DE
GESTIN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES SIGOB, por parte del
funcionario encargado en cada una de ellas, garantizando el cumplimiento de lo establecido en el
presente Manual, registrando igualmente en el SIGOB, los datos correspondientes a la entrega de
los documentos (nombre de funcionario que entrega, nombre de la persona que recibe, fecha y
hora).
Cuando se trate del envo de mercaderas (Cajas, Paquetes, etc.), se debe especificar su
contenido en el Formato F-GD-04 Solicitud Envo de Comunicaciones Oficiales y Control de
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Versin: 12
Devoluciones y tener el visto bueno de revisin, impartida por el personal de Recepcin y

Vigilancia del DAPRE. Ver P-GD-03 Procedimiento para la recepcin, registro y entrega de las
comunicaciones oficiales enviadas).
Estos envos, deben ser rotulados nicamente en computador o mquina de escribir, y tener como
requisitos mnimos los siguientes:
Cdigo de la Dependencia
Nmero de Radicacin Institucional asignado por SIGOB
Nombre del Destinatario
Direccin completa
Ciudad y Departamento
Telfono
Ejemplo:
El incumplimiento de cualquiera de stos, ser causal de devolucin del (los) documento(s) a la

dependencia remitente para su correccin.
Una vez entregada las Comunicaciones Oficiales y/o Envos a las diferentes empresas de
mensajera, estos quedarn sometidos a las normas, leyes, siniestros y cubrimiento de cada una
de ellas y de los pases de destino; por tal motivo, la dependencia remitente, ser la nica
responsable de cualquier irregularidad que presente su contenido.
Los documentos que por su importancia y naturaleza, requieran trmite urgente a nivel
nacional o internacional, deben ser relacionados en el Formato F-GD-04 Solicitud Envo de
Comunicaciones Oficiales y Control de Devoluciones y contar con la Autorizacin del
Coordinador del Grupo de Gestin Documental.
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7.6.
Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
DEVOLUCIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS
Cuando una comunicacin oficial que haya sido emitida por el Departamento Administrativo de la
Presidencia de la Repblica y sus Fondos Cuenta, sea devuelta por el correo, se remitir a la
dependencia correspondiente y se dejar constancia de la devolucin en el Formato F-GD-04
Solicitud Envo de Comunicaciones Oficiales y Control de Devoluciones. (Ver P-GD-04
Procedimiento para la devolucin de las comunicaciones oficiales enviadas).
7.7.
REGISTRO Y CODIFICACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS
Es la informacin de registro y codificacin de la Correspondencia Oficial Enviada del

Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica y/o sus Fondos Cuenta, con
destino a otras Entidades pblicas o privadas, a personas naturales o jurdicas.
Procedimiento:
a. Registro en la Mesa de Salida: Cuando algn funcionario tramita una Comunicacin Oficial y la
deriva a la Mesa de Salida del Grupo de Gestin Documental, sta automticamente recibe
una alerta para programar el envo. Las dependencias hacen llegar a la ventanilla interna del
Grupo de Gestin Documental, el documento fsico firmado y listo para ser enviado (Ver
numeral 6.4. Entrega de las Comunicaciones Oficiales Externas por parte de las
Dependencias. Con estos dos insumos, la Mesa de Salida programar eficientemente el envo
de toda las Comunicaciones Oficiales Externas de la Entidad.
b. Asignar responsable de envo: Permite que el responsable de la Mesa de Salida del Grupo de
Gestin Documental asigne a la persona quien gestionar la Comunicacin Oficial a su destino
final. Una vez asignado el responsable, el registro de la Comunicacin Oficial, aparecer en la
bandeja pendientes de recepcin para envo a destinatarios.
c. Consulta en Mesa de Salida: Una vez asignada la Correspondencia Oficial al funcionario
responsable del Grupo de Gestin Documental quien es el encargado de gestionarla, se
cumplirn los siguientes lineamientos:
26

8.
Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
Pendientes de recepcin para envo a destinatarios: Los registros aparecen en el listado, a

partir del momento en que las dependencias terminan la elaboracin de una Comunicacin
Oficial y la tramita. El objetivo de estos listados es advertir a la Mesa de Salida de toda la
documentacin que deber gestionar fsicamente.
Pendientes de envo a destinatarios: Los registros aparecen en el listado, cuando el
funcionario encargado de gestionar la Comunicacin Oficial registra el recibo fsico de la
correspondencia, facilitando el control y contrastando el listado de lo que se esperaba recibir
con lo que realmente se recibi.
Pendientes de confirmacin de entrega a destinatarios: Permite tener el listado de todos los
documentos que ya tienen asignados al operador del correo para su respectivo transporte y
entrega. Una vez la entrega se concreta, el encargado de la gestin de la Comunicacin
Oficial se acerca al encargado de la Mesa de Salida con el acuse de recibo (sellos, firmas,
fecha y hora de recepcin, etc.) de las Entidades Pblicas o Privadas, Personas Naturales o
Jurdicas de destino. En ese momento se realiza la digitalizacin del documento fsico
recibido para que se vincule electrnicamente al documento elaborado internamente para as
finalizar el proceso dando por entregado la Comunicacin Oficial al destinatario.
CLASIFICACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN SIGOB
El SIGOB, ser el nico medio de almacenamiento del archivo electrnico de las Comunicaciones
Oficiales. Una vez tramitada las Comunicaciones Oficiales (Internas, Externas y Enviadas) se clasifican
en el SIGOB, de acuerdo a las Tablas de Retencin Documental de cada dependencia mediante el
siguiente procedimiento:
Ingresar al Mdulo de Gestin de Correspondencia.

Seleccionar la opcin 3-CONSULTA.
All aparecen 3 opciones: Todo, Externa e Interna; abrir la opcin Todo.
En Control de Gestin y en Funcionario Participante, seleccionar el nombre de la persona que
est asignada y autorizada para recibir y enviar los documentos de su oficina a travs del
Sistema de Gestin de Correspondencia y Archivos Oficiales.
Seleccionar el icono de BUSCAR, se abre la ventana de Correspondencias encontradas,
donde podr ver todos los documentos correspondientes a su oficina: cdigo asunto
destinatario emisor institucin y al final de la pantalla el nmero total de documentos.
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Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
Hacer doble click en el documento a clasificar, en la parte superior de la pantalla hay 8 iconos;
con el cursor desplcese hasta el quinto: CLASIFICADORES.
La pantalla se divide en 2 Secciones y en el centro de ellas dos manos, sealando la izquierda o
la derecha; de las opciones disponibles que aparecen en la seccin derecha, seleccione la
opcin Tabla de Retencin Documental, busque el nombre de su dependencia (aparece junto con
su cdigo asignado) y desplegar los nombre de las SERIES, Subseries y tipos documentales.
Continuar seleccionando la Serie, Subserie y Tipo Documental, agregue o grabe con el icono
(mano) que indica la izquierda; si comete un error, borre con el icono contrario. En la seccin
izquierda de su pantalla, van apareciendo los resultados de lo que vaya ejecutando.
EJEMPLO: ACTAS (Palabra (s) en maysculas fijas, en plural, resaltada con negrilla) = SERIE Comit (Sealado con guion antes de Nombre completo, en Maysculas iniciales y en singular)
= Subserie
* Acta (sealado con asterisco, antes del nombre del tipo documental).
9.
ANULACIN DE UNA COMUNICACIN OFICIAL
Es el procedimiento mediante el cual, se anula oficialmente en el SISTEMA DE GESTIN DE

CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES SIGOB, un nmero de radicacin asignado por el
sistema a la Comunicacin Oficial (externa, interna y enviada); esto no significa que el registro
(documento) anulado, se elimine (borre) de la base de datos; este, permanecer como evidencia de la
justificacin que gener la anulacin oficial.
La anulacin, slo podr darse en los siguientes casos:
a. Comunicaciones Oficiales Externas:
Por error en el codificador utilizado en la radicacin de una comunicacin.
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Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
Porque la comunicacin fue radicada y el destinatario de la misma no es funcionario de la

Entidad.
b. Comunicaciones Oficiales Internas:

Por error en el codificador utilizado al codificar una comunicacin.
Porque la comunicacin fue codificada y el destinatario de la misma no es funcionario de
la entidad y/o de la dependencia a donde se pretende transferir.
Por modificaciones de fondo en el texto del documento, autorizadas por el superior
inmediato de quien elabora la comunicacin y que impiden que un documento tramitado,
se enve oficialmente a su destinatario.
c. Comunicaciones Oficiales Enviadas:
Por error en el codificador utilizado al tramitar (codificar) una comunicacin.
Porque la comunicacin fue tramitada (codificada) y los datos del destinatario de la
misma (nombre, direccin, ciudad, etc.) no corresponden al mismo o hubo cambios en
los mismos, que impiden que el documento sea enviado oficialmente.
Por modificaciones de fondo en el texto del documento, autorizadas por el superior
inmediato de quien elabora la comunicacin y que impiden que un documento tramitado,
se enve oficialmente a su destinatario.
El procedimiento de anulacin de un nmero de radicacin asignado a una Comunicacin Oficial,
conlleva a la elaboracin de un nuevo documento, con las correcciones que motivaron la anulacin oficial
del anterior y derivndolo o relacionndolo con ste.
La anulacin de Comunicaciones Oficiales (externa, interna, enviada) nicamente podr ser realizada en
el SIGOB, por el Coordinador del Grupo de Gestin Documental o al funcionario designado por ste en su
ausencia, siempre y cuando se cumpla con las siguientes condiciones:
Que medie justificacin escrita en la opcin Anotaciones de la comunicacin tramitada en el

SIGOB.
Que se encuentren finalizadas todas las copias en gestin de la correspondencia que se

pretende anular oficialmente.
Que medie solicitud a travs de correo electrnico o transferencia por SIGOB de la comunicacin
a anular, al Coordinador del Grupo de Gestin Documental o al funcionario designado por ste en
su ausencia.
29

10.
Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
FIRMAS RESPONSABLES DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES
Las Comunicaciones Oficiales que se proyecten para enviar a destinatarios externos, slo podrn ser
firmadas por los funcionarios titulares de las dependencias legalmente constituidas en la estructura
del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica y sus Fondos Cuenta (Ver
Organigrama-D-DE-07).
En ausencia de los titulares de las dependencias, podrn firmar las Comunicaciones Oficiales Enviadas,
los funcionarios de planta que sean designados por el jefe inmediato de manera expresa mediante
comunicacin ante el rea de Informacin y Sistemas, para que le sean habilitados los permisos
correspondientes en el SIGOB.
El Grupo de Gestin Documental, tramitar nicamente las Comunicaciones Oficiales firmadas por los
funcionarios mencionados anteriormente.
Las Comunicaciones Oficiales Internas, sern firmadas digitalmente por los funcionarios titulares de las
dependencias legalmente constituidas en la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia
de la Repblica y sus Fondos Cuenta.
11.
GESTIN EXTERNA DE CORREO Y MENSAJERA
La entrega de las Comunicaciones Oficiales Enviadas, la realiza el Departamento Administrativo de la

Presidencia de la Repblica y sus Fondos Cuenta, a travs de un operador de correo cuando su destino
sea a nivel nacional o internacional; con mensajeros asignados a la Entidad por el operador de correo.
Cuando el destino sea dentro de la ciudad de Bogot D.C., las dependencias deben indicar en el Formato
F-GD-04 Solicitud Envo de Comunicaciones Oficiales y Control de Devoluciones, el carcter (Normal,
Urgente) de cada envo, para determinar el servicio a utilizar por parte del Grupo de Gestin Documental.
Una vez entregada las Comunicaciones Oficiales, el mensajero asignado solicita el diligenciamiento del
Formato F-GD-10 Planillas de entrega de comunicaciones oficiales por mensajeros, diligenciando la
hora de recibido y quien recibe en la entidad receptora. (Ver P-GD-03 Procedimiento para la recepcin,
registro y entrega de las Comunicaciones Oficiales enviadas).
Clases de servicio de correo:
Correo Certificado con Franquicia: Para el envo de toda clase de comunicaciones a nivel
urbano y nacional, bajo la Franquicia establecida en el Decreto Ley 2146 de agosto 3 de 1955, que
a juicio de la oficina correspondiente requiere comprobar la entrega efectiva de la comunicacin
pero su entrega no es urgente.
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Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
Caractersticas:
CORREO CERTIFICADO CON
FRANQUICIA
Cobertura
Tiempo de Entrega
Peso
Forma en la que se realiza la
entrega
Intentos de Entrega
Prueba de Entrega
Servicios Adicionales
Tiempo para reclamacin por no
entrega
NACIONAL
1.356 poblaciones
De 2 a 3 das2
Hasta 30 kilos
Bajo firma de una persona mayor de edad3.
Dos (2)4
Solicitarla por correo electrnico al Coordinador de Gestin
Documental.
(Tiempo de entrega 8 a 30 das hbiles).
Seguro
10 das calendario a partir de la recepcin del envo por parte del
Operador Postal.
Se debe informar por correo electrnico al Coordinador de Gestin
Documental, sobre la no entrega del envo al destinatario.
Correo Certificado Internacional: Para el envo de toda clase de comunicaciones a nivel

internacional, que a juicio de la dependencia correspondiente requiere comprobar la entrega
efectiva de la comunicacin.
Caractersticas:
CORREO CERTIFICADO
INTERNACIONAL
Cobertura
Tiempo de Entrega
Peso
entrega
Intentos de Entrega
INTERNACIONAL
190 pases.
De acuerdo al destino
Hasta 30 kilos5
Bajo firma de una persona mayor de edad.
Solicitarla por correo
Documental.
electrnico
al
Coordinador
de
Gestin
Prueba de Entrega
entrega
(Los tiempos de entrega de la prueba, variarn de acuerdo al tiempo

tomado por el pas de destino para dar respuesta).
Seguro
6 meses calendario a partir de la recepcin del envo por parte del
Operador Postal.
Tiempo estipulado para envos urbanos y entre ciudades principales; para el resto del pas podr tardar hasta 6 das.
En las poblaciones apartadas se entrega en las oficinas o agencias de 4-72. En las zonas veredales y en zonas de difcil acceso
del pas (orden pblico, condiciones geogrficas etc.) a travs de la lista de correos de 4-72.
4
En caso de ser depositado en una lista de correo el envo permanecer 30 das en esta, antes de su devolucin.
5
El lmite del peso mximo podr variar dependiendo del pas de destino.
31
3

Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
Correo Especializado Urgente (Postexpress): Para el envo de toda clase de comunicaciones a

nivel nacional, que a juicio de cada oficina, requiere una entrega de carcter urgente. Este servicio
se realiza a travs del servicio de Mensajera Especializada y cada envo a nivel nacional, se
identifica por medio de una gua nica para el envo.
Caractersticas:
CORREO ESPECIALIZADO
URGENTE (POSTEXPRESS)
Cobertura
Tiempo de Entrega
Peso
entrega
Intentos de Entrega
NACIONAL
9.453 trayectos
De 1 a 2 das6
Hasta 30 kilos
Bajo firma de una persona mayor de edad7
Dos (2)8
Solicitarla por
Documental.
correo
electrnico
al
Coordinador
de
Gestin
Prueba de Entrega
entrega
(Ser enviada entre 8 y 30 das calendario luego de cumplidos los

tiempos de entrega).
Seguro
Operador Postal.
Correo Especializado Urgente (E.M.S.): Para el envo de toda clase de comunicaciones a nivel
internacional, que a juicio de cada oficina, requiere una entrega de carcter urgente. Este servicio
se realiza a travs del servicio de Mensajera Especializada y cada envo a nivel internacional, se
identifica por medio de una gua nica para el envo.
Caractersticas:
EXPRESS MAIL SERVICE EMS
Cobertura
Tiempo de Entrega
Peso
entrega
Intentos de Entrega
Prueba de Entrega
INTERNACIONAL
141 pases.
Hasta 30 kilos9
Bajo firma de una persona mayor de edad.
Sujeto a los procesos establecidos por la administracin postal de
destino.
Documental.
Tiempo estipulado para envos urbanos y entre ciudades principales, para el resto del pas podr tardar hasta 3 das.
En las poblaciones apartadas se entrega en las oficinas o agencias de 4-72. En las zonas veredales y en zonas de difcil acceso
del pas (orden pblico, condiciones geogrficas etc.) a travs de la lista de correos de 4-72.
8
En caso de ser depositado en una lista de correo el envo permanecer 30 das en sta, antes de su devolucin.
9
El lmite del peso mximo podr variar dependiendo del pas de destino.
7
32

Cdigo: M-GD-01
entrega
Versin: 12
(Los tiempos de entrega de la prueba, variarn de acuerdo al tiempo

tomado por el pas de destino para dar respuesta).
Seguro
6 meses calendario a partir de la recepcin del envo por parte del
Operador Postal.
Correo Urgente (Motorizados): Para el envo de toda clase de comunicaciones a nivel urbano,
que a juicio de cada oficina, requiere una entrega de carcter urgente. Este servicio se realiza a
travs de mensajeros motorizados o a pie y cada envo se registra en las planillas y/o guas de
entrega de documentos, que maneja el Grupo de Gestin Documental para cada uno de los
mensajeros.
Caractersticas:
CORREO URGENTE
(MOTORIZADOS)
Cobertura
Permetro urbano de la ciudad de Bogot D.C.
Tiempo de Entrega
De 8:30 a 11:30 a.m. y de 1:30 a 5:00 p.m.
Peso
entrega
Intentos de Entrega
Prueba de Entrega

entrega
URBANO
Hasta 3 kilos
Bajo firma de una persona mayor de edad o de sello de la oficina de
Correspondencia en cada entidad.
Uno
Documental.
(Ser enviada va fax o digitalizada por correo electrnico).
Operador Postal.
La correspondencia enviada a travs de este servicio, se entregar, observando el siguiente

procedimiento:
33

Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
Los horarios de recoleccin por parte del operador de correo, se establecen como se describe a
continuacin:
34

12.
Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
CREACIN Y CONFORMACIN DE EXPEDIENTES EN LOS ARCHIVOS DE GESTIN
Las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, debern conformar

sus Archivos de Gestin, sus series documentales y expedientes, a partir de la Tabla de Retencin
Documental, desde el momento en que se inicia un trmite, actuacin o procedimiento hasta la
finalizacin del mismo, abarcando los documentos que se generen durante la vigencia y prescripcin de
las acciones administrativas, fiscales y legales, atendiendo los principios archivsticos de procedencia y
orden original.
12.1.
CLASIFICACIN Y ORDENACIN
Agrupar los documentos de acuerdo con la Serie y Subserie documental que corresponda.
Los documentos que conforman un expediente, se ordenarn siguiendo la secuencia de la
actuacin o trmite, si esto no fuera posible, se organizarn en el orden en que se incorporan
al expediente.
En caso de las unidades documentales simples que presenten una secuencia numrica o
cronolgica en su produccin, como los Decretos, Resoluciones, Actas y otros, se
organizarn siguiendo dicha secuencia.
Ejemplo:
35

Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
Para la ordenacin cronolgica de los documentos dentro de cada carpeta, se debe tener en
cuenta que la fecha vlida es la generada por radicacin en el Grupo de Gestin Documental del
DAPRE y no la fecha de elaboracin del documento.
El documento con la fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que se
encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final de la misma.
Retirar todos aquellos documentos que no son de archivo por ejemplo: documentos en blanco,
fotocopias, tarjetas de invitacin, entre otros.
Retirar de la documentacin material como: ganchos de cosedora, clips, post-it entre otros.
Reproducir en fotocopia los documentos en papel qumico de fax antes de ser archivado, ya que
este tipo de papel se deteriora con rapidez por las condiciones ambientales y a travs del tiempo,
ocasionando prdida de informacin importante para la Entidad.
Retirar los documentos determinados como duplicidad entendiendo ste, como (ejemplar repetido
o fotocopia del mismo documento que contiene las mismas caractersticas en cuanto a sellos,
firmas, observaciones escritas por el usuario entre otras), los documentos que presenten alguna
diferencia, deben ser conservados en original y copia como soporte administrativo, fiscal y legal.
No archive sobres. Verifique si en el documento est registrada la direccin y dems datos
necesarios para enviar respuesta; en caso de que no existan y estn en el sobre, tome fotocopia
de los datos por la parte posterior del documento.
36

Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
Realizar la foliacin de la documentacin cuando est debidamente ordenada, teniendo en

cuenta las siguientes instrucciones:
37

Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
No exceda de un mximo de 250 folios por carpeta.

Antes de perforar los documentos, revise que no elimine informacin. Evite doblar los
documentos, pero en caso necesario hgalo de las siguientes formas:
Alinear siempre sobre la margen izquierda y el borde superior, de manera que queden uniformes
en esos 2 bordes (sin interesar que por el tamao del papel sobresalgan en la parte inferior y/o
al lado derecho) y perfrelos una sola vez con la perforadora ajustada al tamao oficio,
asegrelos con gancho legajador de material plstico.
Para cada carpeta se debe elaborar el ndice respectivo en el Formato F-GD-08 ndice de
carpeta.
38

12.2.
Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
IDENTIFICACIN DE LAS CARPETAS O EXPEDIENTES
Todas las carpetas deben ser identificadas y marcadas nicamente con los cdigos y nombres de
las series o subseries asignados en la Tabla de Retencin Documental vigente y la informacin
requerida, para la ubicacin y recuperacin de la informacin, tal como se muestra en la ilustracin,
el Formato F-GD-13 Rtulo de Carpeta para todas las dependencias.
Ejemplo:
39

Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
Al aplicar estos procedimientos, quedar la documentacin ubicada y agrupada dentro de la

serie y asuntos respectivos, facilitando la bsqueda y recuperacin inmediata, acorde con las
normas y la Tabla de Retencin Documental vigentes, para el manejo de la informacin
documental.
12.3.
INVENTARIO NICO DOCUMENTAL
Es el instrumento de recuperacin de informacin que describe de manera exacta y precisa los

expedientes que conforman los Archivos de Gestin y el Archivo Central de la Entidad. Diligencie el
Formato F-GD-07 Inventario nico Documental y mantngalo actualizado. En la siguiente grfica
est el Formato de Inventario; tenga en cuenta el instructivo para su diligenciamiento que aparece
a continuacin:
40

Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
Ejemplo:
41

12.4.
Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
NDICE DE CARPETA
Con el propsito de llevar el control (Hoja de Control) de los documentos que conforman cada
unidad documental, facilitar la consulta y recuperacin de la informacin, se debe diligenciar en
computador, el formato F-GD-08 ndice de Carpeta. Slo deben ir dentro de la unidad
documental, los documentos que correspondan.
42

Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
Ejemplo:
43

13.
Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN DEL DAPRE, AL

ARCHIVO CENTRAL (TRANSFERENCIAS PRIMARIAS)
Transferencia
Documental
Exitosa
Asesora de la
Transferencia
Documental
Verificacin de series
y subseries
documentales a
transferir
Visto bueno y recibido a

satisfaccin para el traslado
de la documentacin al
Archivo Central
Cronograma de
Transferencia
Documental
Las transferencias deben ser anuales y se harn de la siguiente manera:
El Grupo de Gestin Documental, elaborar y enviar a las dependencias, el Cronograma de

Transferencias, indicando la fecha lmite para transferir sus documentos.
Los Funcionarios de Gestin Documental designados, se desplazarn a las dependencias, con el
fin de asesorar y verificar la cantidad y calidad en el procedimiento de la transferencia.
Una vez verificadas las series y subseries documentales a transferir, el personal de Gestin
Documental, dar el visto bueno y recibido a satisfaccin para que los funcionarios de la
dependencia, trasladen la documentacin al Archivo Central de la Entidad.
Solicitar al Grupo de Gestin Documental, la cantidad de cajas que requieren para efectuar la
transferencia.
Las dependencias que no puedan cumplir con el Cronograma establecido, informarn por escrito el
motivo del incumplimiento y la propuesta de la nueva fecha a transferir. En el caso de omisin total e
injustificada de la transferencia, el Coordinador del Grupo de Gestin Documental, informar por escrito
al(la) Jefe del rea Administrativa y ste(a) a su vez, a las oficinas de Control Interno y Control Interno
Disciplinario.
Para realizar las transferencias de documentacin al Archivo Central, ver P-GD-05 Procedimiento para
las transferencias de los archivos de gestin (primarias).
44

14.
Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS HISTRICOS AL ARCHIVO GENERAL DE LA

NACIN (TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS)
Para la transferencia de la documentacin histrica correspondiente al Departamento Administrativo de la

Presidencia de la Repblica al Archivo General de la Nacin, se debern seguir los lineamientos
establecidos por el ente Rector de la Poltica Archivstica en Colombia.
La documentacin debe estar debidamente organizada, con sus inventarios y dems formalidades
tcnicas. (Ver Decreto No. 1515 de 2013 del Ministerio de Cultura), Por el cual se reglamenta la Ley
80 de 1989 en lo concerniente a las Transferencias Secundarias y de documentos de valor histrico al
Archivo General de la Nacin, a los Archivos Generales de los Entes Territoriales, se derogan los
Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones.
15.
PRSTAMO Y DEVOLUCIN DE DOCUMENTOS
USUARIOS INTERNOS
Para la solicitud de consulta o prstamo de documentos y/o expedientes al Archivo Central, el Jefe de la
dependencia productora de los documentos, autorizar a los funcionarios de la misma que considere
necesarios, diligenciando el Formato F-GD-14 Autorizacin Prstamo y Consulta de Documentos en
Archivo Central.
Las solicitudes de prstamo y/o consulta de documentacin en el Archivo Central, se podrn realizar:
1. Por memorando en SIGOB, dirigido al Coordinador del Grupo de Gestin Documental.
2. Diligenciando y enviando por correo electrnico, dirigido al funcionario asignado del Grupo de
Gestin Documental, el Formato F-GD-05 Solicitud Servicio de Consultas y/o Prstamos de
Documentacin en el Archivo Central.
El funcionario autorizado para retirar la documentacin objeto del prstamo, firmar el Formato F-GD-15
Control Prstamo (Afuera) diligenciado por el funcionario de Gestin Documental y responder ante la
Entidad por la integridad de los documentos retirados.
Nota: Cuando se faciliten documentos del Archivo Central en calidad de prstamo, no se podrn
desglosar, alterar ni remplazar folios por ningn motivo, de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo
AGN 002 de 2014.
45

Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
DURACIN DEL PRSTAMO

Una vez se registre el prstamo en el Formato F-GD-15 Control Prstamo (Afuera), el usuario tendr la
documentacin por 10 das (Hbiles). Vencido este plazo, deber devolver la documentacin o hacer
solicitud de renovacin del prstamo, con las debidas justificaciones.
En el caso de detectarse inconsistencias en la entrega de la documentacin, el funcionario de Gestin
Documental, se abstendr de recibir la informacin, avisando de manera inmediata al Coordinador del
Grupo de Gestin Documental y ste a su vez a los Jefes del rea Administrativa y de la dependencia
que entrega, con el fin de iniciar la indagacin correspondiente, para su respectiva solucin. (Ver P-GD07 Procedimiento para la prestacin del servicio de consultas y/o prstamos de documentacin en
el Archivo Central).
USUARIOS EXTERNOS
Para la solicitud de copias o consultas de documentos al Archivo Central, los funcionarios de Gestin
Documental, indicarn a los usuarios externos, presentar sus solicitudes a la dependencia responsable
de la documentacin, a travs de los diferentes medios de recepcin definidos por la Entidad (Ver
Captulo 5 Comunicaciones Oficiales Externas)
Para el caso especial de solicitudes realizadas por Historiadores e Investigadores, stas sern atendidas
por el Grupo de Gestin Documental.
16.
ELIMINACIN DE DOCUMENTOS
Para adelantar procesos de eliminacin de documentos, el Coordinador del Grupo de Gestin

Documental previa revisin de las Tablas de Retencin Documental y verificacin de los tiempos de
retencin en ella establecidos, presentar al Comit Institucional de Desarrollo Administrativo, las series y
subseries documentales que hayan cumplido sus tiempos de retencin y que por disposicin final se
puedan eliminar. Una vez el Comit autorice su eliminacin, se proceder de acuerdo con el artculo 15
del Acuerdo AGN 004 del 15 de marzo de 2014. (Ver P-GD-11 Procedimiento para la eliminacin de
documentos).
17.
LINEAMIENTOS PARA LA CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS
Se define como un conjunto de estrategias y procesos de preservacin y conservacin, acordes con el

Sistema de Archivo establecido en la Entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el
adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la
integridad fsica y funcional de toda la documentacin, desde el momento de su emisin, durante su
perodo de vigencia y hasta su disposicin final. (Ver M-GD-02 Sistema Integrado de Conservacin y
G-GD-01 Gua para la Conservacin de Documentos)
46

18.
Cdigo: M-GD-01
Versin: 12
MARCO LEGAL
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE Mapa de procesos Normograma o en el campo de

documentos asociados cuando se consulta el documento.
19.
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE Mapa de procesos Documentos y formatos o en el

campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.
20.
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Jefe del rea Administrativa
47

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